Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Găzduit la http://www.allbest.ru/

Universitatea Tehnică de Stat Ulyanovsk

Institutul de Tehnologie și Management Aviației

Departamentul de Economie, Management și Informatică

LUCRARE DE CURS

Informații și tehnologii de comunicareîn conducerea organizaţiei

Specialitatea: 08050765 „Managementul organizației”

Subiect: „Teoria managementului”

Ulianovsk 2010

Cuprins

• Introducere
• 1. Managementul organizației
• 2.2 Stiluri de comunicare
• 3. Procese organizatorice
• 3.1 Procesul de comunicare
• 3.2 Rețele de comunicații
• 3.3 Interferențe de comunicare
• Concluzie

Introducere

Fiecare organizație are o natură artificială, creată de om. În plus, se străduiește întotdeauna să-și complice structura și tehnologia. Aceste două circumstanțe fac imposibilă controlul și coordonarea efectivă a acțiunilor membrilor organizației la nivel informal sau la nivel de autoguvernare. Fiecare organizație mai mult sau mai puțin dezvoltată ar trebui să aibă în structura sa un corp special, a cărui activitate principală este îndeplinirea unui anumit set de funcții menite să ofere participanților la organizație obiective, coordonându-și eforturile. Acest tip de activitate se numește management.

Pentru a supraviețui, organizația trebuie să rămână rezistentă la presiunea de dezintegrare asupra ei din mediul extern. Pentru a face acest lucru, organizația își dezvoltă și își menține structura și cultura. Cu toate acestea, rezolvarea problemelor structurale singură nu este suficientă. Un set de statusuri (poziții) și roluri constituie o structură organizațională formală. Ele nu determină însă potențialul vital al organizației, ci oamenii care ocupă aceste posturi sau îndeplinesc aceste roluri. Angajații organizației, în diferite grade, își arată individualitatea în procesul de îndeplinire a muncii. Ca rezultat, nu numai că există stiluri diferite de a face aceeași muncă, dar există și modele diferite de relații între oamenii din organizație. De-a lungul timpului, aceste modele „tipifică” și devin tradiții care definesc natura și direcția modului în care oamenii interacționează într-o organizație.

Tradițiile de acest fel nu pot fi identificate și considerate doar din punctul de vedere al relațiilor organizaționale formale fixate în structura organizației. Prin urmare, pentru a înțelege natura relațiilor informale, tradițiilor, culturii care înconjoară structura organizației, este necesar să se studieze și dinamica sistemului, i.e. procese care apar atunci când oamenii interacționează. Înțelegerea structurii și proceselor ajută managerul să asigure atingerea scopurilor organizației, să determine rolul și locul fiecăruia. persoana individualaîntr-o organizaţie în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor sale individuale.

Managementul în organizație se realizează prin oameni. Unul dintre instrumente esențiale managementul în mâinile managerului este informația de care dispune. Folosind si transmitand aceste informatii, precum si primind feedback, el organizeaza, directioneaza si motiveaza subordonatii. Depinde mult de capacitatea lui de a transmite informații în așa fel încât să se realizeze cea mai adecvată percepție a acestor informații de către cei cărora le sunt destinate.

Procesul de transfer de informații și mijloacele pentru acest transfer se numesc comunicare. În același timp, comunicarea este înțeleasă ca legătura dintre obiecte, precum și procesul de interacțiune în organizație și între organizații. Comunicarea joacă un rol imens în management, este cel mai important mijloc de a atinge obiectivele organizației.

Dezvoltarea noilor tehnologii de comunicare afectează direct și indirect procesele economice. Specialiștii prevăd o schimbare semnificativă pe piața muncii, iar globalizarea, accelerarea și descentralizarea sunt definite ca indicatori ai unei noi faze a economiei de piață.

Tehnologiile informației și comunicațiilor, datorită potențialului lor mare de creștere și dezvoltare, sunt recunoscute în întreaga lume ca veriga formatoare și centrală a noii economii mondiale. În conceptul SUA noua economie joacă deja un rol semnificativ în formarea politicii bugetare și financiare a statului. Atenția din ce în ce mai mare acordată zonelor de informare și comunicare din întreaga lume se datorează creșterii generale a rolului industriilor informaționale în sistemul economic global.

1. Managementul organizației

Managementul este o funcție a unui organism specific al unei organizații care oferă direcție pentru activitățile tuturor elementelor organizației fără excepție, menține în limite acceptabile abaterea părților individuale și a organizației în ansamblu de la obiectivele stabilite. De exemplu, un departament în institutie publica are reguli și reglementări care reglementează timp de lucru angajații, cantitatea și calitatea muncii lor, relațiile cu alte departamente etc. Conducerea departamentului, îndeplinind funcția de conducere, controlează implementarea acestor norme și reguli, aplicând metode de recompensă sau pedeapsă.

Functionare organizatii moderne se confruntă cu multe probleme, dintre care unele sunt tipice și pot fi rezolvate relativ ușor de către specialiști folosind tehnologii convenționale pentru dezvoltarea și implementarea soluțiilor. Pentru a rezolva probleme atipice, sunt necesare tehnologii speciale - dezvoltarea de soluții și, în sfârșit, rezolvarea unor probleme poate depăși puterea atât a managerilor, cât și a specialiștilor. Un set de astfel de probleme caracterizează organizația ca fiind unul dintre cele mai dificile obiecte de studiu și cunoaștere. Un interes deosebit este sistemul de management al organizației. Studiul și îmbunătățirea acestuia este o sarcină constantă a liderului.

Sistem de management (CS) - un set de toate elementele, subsistemele și comunicațiile dintre ele, precum și procesele care asigură funcționarea specificată (intenționată) a organizației.

Pentru sistemul de management al organizațiilor este necesar:

- dezvolta misiunea organizatiilor;

- repartiza functiile de productie si management;

- repartizarea sarcinilor intre angajati;

- stabilirea ordinii de interacțiune între angajați și succesiunea funcțiilor îndeplinite de aceștia;

- achiziționarea sau modernizarea tehnologiei de producție;

- stabilirea unui sistem de stimulente, aprovizionare si marketing;

- organizarea productiei.

Implementarea acestor activități necesită crearea unui SU, care trebuie să fie în concordanță cu sistemul de producție al organizației (Fig. 1).

rețeaua de gestionare a informațiilor de comunicare

Orez.1 . Sistemmanagementorganizatii

SU este format din patru subsisteme: metodologie, proces, structură și tehnici de management (Fig. 2).

Orez.2 . Structuraelementesistememanagementorganizare

Metodologia managementului include scopuri și obiective, legi și principii, funcții, mijloace și metode, școli de management.

Proces de control - parte activitati de management, inclusiv formarea unui sistem de comunicare, elaborarea și implementarea deciziilor de management, crearea unui sistem suport informativ management.

Structura de management - un set de legături stabile între obiectele și subiectele managementului unei organizații, implementate în forme organizaționale specifice. Structura de management include structuri funcționale, scheme de relații organizaționale, structuri organizatorice și un sistem de pregătire sau formare avansată a personalului.

Echipamentele și tehnologia de management includ echipamente informatice și organizaționale, mobilier de birou, rețele de comunicații, sistem de gestionare a documentelor.

Metodologia și procesul de management caracterizează activitatea de management ca un proces, iar structura și tehnica de management ca un fenomen. Toate elementele incluse în SS trebuie să fie, de asemenea, organizate profesional pentru munca eficienta companiei în ansamblu.

Principalele elemente care alcătuiesc sistemul de management al companiei sunt: ​​scopul, procesul de management, metoda, comunicațiile, sarcina, legea, principiul, relațiile organizaționale, funcția, tehnologia, soluția, caracteristicile suport informațional, sistemul de management al documentelor, structura organizațională.

Scopul este o imagine ideală a ceea ce este dorit, posibil, necesar și acceptabil din punct de vedere istoric pentru companie.

Proces de management - o succesiune de etape de formare și implementare a impactului pentru atingerea scopului.

Metodă - o modalitate de a influența o persoană și o echipă. Este selectat în funcție de prioritățile nevoilor și intereselor unei persoane sau echipe.

Comunicații – procesul de interacțiune sau opoziție în sistemul „om – om”, „om – calculator” prin transferul de informații.

O sarcină este o problemă specifică care decurge dintr-un scop care trebuie rezolvat.

Legea este o relație necesară și stabilă între fenomene. Există legi ale naturii, dezvoltării sociale și instituțiilor publice (state). Legile nu au alternative.

Principiu - poziția de bază a oricărei teorii, doctrine, viziune asupra lumii. Principiile au alternative.

Relații organizaționale - diferite tipuri de influențe asupra unei persoane, inclusiv administrative, funcționale, patronate.

O funcție este un loc de muncă, serviciu sau îndatorire încredințată unei persoane.

Tehnologie - un set de metode și procese pentru îndeplinirea funcțiilor specificate.

Decizie - rezultatul activității mentale a unei persoane, care duce la o concluzie sau acțiune Caracteristici suport informațional - parametri de volum, valoare, fiabilitate, bogăție și deschidere a informațiilor.

Structuri functionale - scheme de interactiune a functiilor necesare functionarii cu succes a firmei. Sistem de management al documentelor - procedura de circulație a documentelor de intrare, ieșire și interne adoptată în organizație.

Structura organizațională - o diagramă a interacțiunii posturilor, funcțiilor și subordonării. Relația dintre elementele sistemului de control este prezentată schematic în Fig.3.

Orez.3 . Relaţieelementesistememanagement

Obiectivele companiei sunt împărțite într-un grup de sarcini specifice care sunt unite în funcție de domeniul de activitate: sarcini economice, tehnice, sociale, de mediu etc.

Pentru rezolvarea problemelor se formează un set de funcții sau operații care trebuie efectuate. Deci, pentru rezolvarea problemelor economice, este necesară îndeplinirea următoarelor funcții: contabilitate, muncă și salariu, marketing etc.

Un număr de sarcini diferite pot necesita aceeași funcționalitate. Prin urmare, se analizează, se grupează întregul set de funcții și apoi se alcătuiește structura funcțională a companiei. În funcție de condițiile de funcționare ale companiei, procesul de îndeplinire a funcțiilor poate fi ciclic și unic, continuu și discret, secvenţial și paralel.

Schema de proces selectată determină prioritatea anumitor relații organizaționale. Pe baza diagramei funcționale, proceselor și relațiilor organizaționale, componența personalului este determinată de numărul și calificările. Aceste date sunt suficiente pentru a construi o structură de management organizațional (liniar-funcțională, ierarhică, matriceală etc.).

Cunoscând lista tuturor posturilor, funcțiilor îndeplinite și subordonării, este posibil să se calculeze echipament tehnic locul de muncă al personalului. După aceea, în conformitate cu autoritatea delegată, angajații pot elabora, conveni, adopta, aproba și implementa decizii. În plus, aproape toate elementele sunt supuse legilor și reglementărilor (principiilor) activitate profesională. Din acel moment se consideră că firma a început lucrul.

2. Comunicații în sistemul de control

2.1 Comunicații - concept, tipuri

Comunicare (latină communicatio), însemnând literal „comun” sau „împărtășit de toți”. În termeni practici, este procesul de schimb de idei și informații între două sau mai multe persoane, care duce la înțelegerea reciprocă.

Obiective de comunicare:

· Asigurarea schimbului eficient de informații între subiecți și obiecte ale managementului.

· Îmbunătățirea relațiilor interpersonale în procesul de schimb de informații.

· Crearea de canale de informare pentru schimbul de informații între angajați individuali și grupuri și coordonarea sarcinilor și acțiunilor acestora.

· Reglarea și raționalizarea fluxurilor de informații.

Comunicațiile sunt împărțite în următoarele tipuri:

comunicări interpersonale sau organizaționale bazate pe comunicare orală;

comunicare bazată pe schimbul scris de informații.

Comunicările interpersonale, la rândul lor, sunt împărțite în:

formale sau oficiale. Aceste comunicări sunt guvernate de politici, reguli, descrierea postului o anumită organizare și desfășurată prin canale formale;

comunicări informale care nu urmează reguli generale anumită organizare; se desfăşoară conform sistemului stabilit de relaţii personale între angajaţii organizaţiei.

Informații tipice transmise prin canale informale de comunicare: viitoare disponibilizări ale lucrătorilor din producție, noi penalități pentru întârzieri, schimbarea structurii organizaționale, viitoare relocări și promovări, o ceartă detaliată între doi directori la ultima întâlnire de vânzări, cine se întâlnește cu cine după muncă etc. d.

Printre comunicările organizaționale formale se numără:

verticală, când informația trece de la un nivel al ierarhiei la altul;

· orizontală între diferite departamente, destinată coordonării activităților diverselor departamente.

Comunicațiile verticale, la rândul lor, sunt împărțite în:

ascendent, când informația este transmisă de jos în sus (de la nivelurile inferioare la cele superioare). Acest tip de comunicare conține informațiile necesare managerilor pentru a evalua domeniul de activitate de care sunt responsabili;

coborât, efectuat de sus în jos. Acest tip de comunicare este direct legat de managementul și controlul angajaților.

Comunicațiile interpersonale sunt, de asemenea, împărțite în:

verbal (verbal) și non-verbal.

verbal , acestea. limbajul, mijloacele de vorbire sunt principalele. Abilitatea de a exprima concis, clar și clar ideile principale este cea mai importantă calitate profesională manager și specialist în marketing.

Ca non-verbal ( non-lingvistice), sunt folosite gesturi, modificări ale poziției corpului vorbitorului, trăsături ale acestuia. aspect, precum și împrejurimile care însoțesc spectacolul său (de exemplu, acompaniament muzical, vocal, prezența unor oameni celebri, de autoritate în apropiere etc.).

Informațiile trimise de expeditor fără a utiliza cuvintele ca sistem de codificare formează un mesaj non-verbal care stă la baza comunicării non-verbale. Recent, această zonă a comunicării interpersonale a atras din ce în ce mai mult atenția oamenilor de știință și a specialiștilor. Cert este că efectul majorității mesajelor este creat de informații non-verbale: 37% - de tonul vocii și 55% - de expresiile faciale. Acest lucru este evident mai ales în cazurile în care partea verbală a mesajului expeditorului este contradictorie.

Formele verbale și non-verbale de comunicare nu se exclud întotdeauna și neapărat reciproc. De regulă, interpretarea mesajului de către destinatar se bazează nu numai pe cuvinte, ci și pe elemente precum gestul și expresiile faciale care însoțesc cuvintele părții care transmite.

Sarcinile de comunicare sunt rezolvate în cursul proceselor de comunicare, de ex. procesele de schimb de informații.

2.2 Stiluri de comunicare

Stilul de comunicare este modul în care o persoană preferă să construiască interacțiuni de comunicare cu ceilalți. Există multe stiluri diferite folosite de oameni în comunicarea interpersonală. precum şi multe abordări ale definirii acestor stiluri. Cunoașterea stilurilor ajută la determinarea modului de comportare și la ce să se aștepte de la comportamentul asociat cu un anumit stil.

Două variabile pot fi luate ca bază pentru măsurarea comunicării interpersonale, cum ar fi deschidere V comunicatii Și adecvarea verso conexiuni. Prima dimensiune include măsura în care cineva se deschide sau se expune în comunicare cu ceilalți pentru a obține un răspuns de la ei, în special răspunsul lor, arătând modul în care ne percep ei și acțiunile noastre. A doua dimensiune arată măsura în care oamenii își împărtășesc gândurile și sentimentele despre ei cu ceilalți. După ce am construit o matrice pe această bază, în care prima dimensiune va fi așezată vertical, iar a doua dimensiune pe orizontală, putem distinge cinci stiluri de comunicare interpersonală (Fig. 4).

Stilul de comunicare al indivizilor din primul cadran poate fi definit ca deschidere eu insumi. Acest stil se caracterizează printr-un grad ridicat de deschidere către ceilalți, dar un nivel scăzut de părere din partea individului care utilizează acest stil. Descoperirea de sine în acest caz este măsurată în intervalul de la medie la maxim. Individul merge pentru asta, concentrând astfel atenția asupra lui însuși pentru a evoca o reacție din partea celorlalți la comportamentul său. Din păcate, acest stil suferă de faptul că reacția celorlalți este adesea lăsată fără un răspuns sau feedback adecvat din partea individului care îl numește. Luând la inimă reacțiile celorlalți la comportamentul lor, individul care folosește acest stil poate prezenta emoții nestăpânite care nu contribuie la stabilirea unor relații eficiente între părțile care comunică.

Fig.4. Stiluri de comunicare

Stilul de comunicare al unui individ din al doilea cadran este definit ca realizAție eu insumi și se caracterizează atât prin deschidere maximă, cât și prin feedback maxim. În condiții ideale, acest stil este de dorit, dar factorii situaționali (politica organizației, diferențele de statut etc.) pot determina un individ care deține acest stil să-l abandoneze.

Stilul de comunicare în al treilea cadran se caracterizează prin LacătAniem V tu acestea. atât un nivel scăzut de deschidere, cât și un nivel scăzut de feedback. Individul, în acest caz, se izolează, împiedicându-i pe alții să-l cunoască. Acest stil este adesea folosit de „introvertiți” - oameni cu tendința de a-și întoarce mintea mai mult spre interior. Manifestarea extremă a acestui stil este asociată cu ascunderea ideilor, opiniilor, dispozițiilor și sentimentelor față de ceilalți.

Stilul de comunicare din al patrulea cadran este asociat cu protecţie eu insumi și, după cum se poate observa din matrice, se caracterizează printr-un nivel scăzut de deschidere, dar un nivel ridicat de feedback. Este utilizat pe scară largă pentru a-i cunoaște mai bine pe alții sau pentru a-i evalua mai corect. De obicei, indivizii care folosesc acest stil nu sunt foarte deschiși față de ceilalți, dar le place să discute despre alții. Le place să audă despre ei înșiși, dar nu le place să discute cu ceilalți despre calitățile lor, în special despre cele rele.

În mijlocul matricei se află indivizi care se „vând” dacă alții fac la fel. Acest stil se numește comerţul in spate eu insumi" și se caracterizează prin deschidere moderată și feedback schimbat în procesul de comunicare interpersonală.

Ar fi greșit să credem că oricare dintre aceste stiluri de comunicare este cel mai de dorit. Cu toate acestea, practica unei comunicări eficiente arată că stilul în care individul se realizează este mai dezirabil și folosit în mai multe situații. Deținerea acestui stil este un real avantaj. În ceea ce privește utilizarea altor stiluri, este important să înțelegem problemele de feedback eficient, auto-descoperire și capacitatea de a-i asculta pe ceilalți.

3. Procese organizatorice

3.1 Procesul de comunicare

Procesul de comunicare este procesul de schimb de informații între două sau mai multe persoane. Scopul său este de a asigura transmiterea și înțelegerea informațiilor care sunt schimbate. Dacă nu se realizează înțelegerea reciprocă, atunci comunicarea nu a avut loc, ceea ce implică faptul că ambele părți joacă un rol activ în aceasta.

Există patru elemente de bază ale procesului de comunicare:

1. Expeditor - persoana care genereaza o idee sau colecteaza informatii si o transmite;

2. Mesaj - informare directă;

3. Mijloace canal de transmitere a informațiilor (transmitere orală, întâlniri, convorbiri telefonice, transmitere scrisă, memorii, rapoarte, e-mail, rețele de calculatoare);

4. Destinatar (destinatar) - persoana căreia îi sunt destinate informațiile și care le interpretează.

Procesul de comunicare al schimbului de informații include pași interrelaționați:

1. Originea unei idei sau selecție de informații;

2. Alegerea canalului de transmitere a informațiilor;

3. Transmiterea mesajelor;

4. Interpretarea mesajului.

De exemplu, CEO firmele comerciale au decis să discute cu managerii de magazine problema stării și îmbunătățirea calității serviciilor comerciale către populație în cadrul ședinței. În acest caz, CEO-ul este expeditorul care a avut ideea; informarea privind starea și îmbunătățirea calității comerțului - mesaje; întâlnirea este un canal de informare; destinatarii sunt manageri de magazine care interpretează mesajul și, prin aceeași întâlnire, oferă feedback CEO-ului.

Participanții proceselor de comunicare sunt: ​​sursa informației; informatii transmise; mijloace de transmitere a informațiilor; consumator de informatii.

Ca surse de informare obiectele sus-menționate ale mediului intern și extern al organizației acționează: superiorii și subordonații, direcțiile funcționale ale acestei organizații, sursele de resurse, consumatorii, partenerii, alte entități de piață, infrastructurile de management, organisme. controlat de guvern, public, mass-media.

Informații transmise caracterizat prin conținut, volum, precum și forma de codificare:

dupa continut, informatia poate fi informativa, cu continut putin, fara continut. Gradul de conținut al informațiilor este evaluat exclusiv de către consumator în ceea ce privește cantitatea și calitatea informațiilor pe care le conține utile pentru atingerea scopurilor organizației;

volum informaţia este definită în unităţi în funcţie de mijloacele de transmitere a acesteia. Deci, pot fi pagini pentru informații text, timp de citire - pentru un raport, octeți - pentru un computer

forma de codificare informația depinde de mijloacele de transmitere a acesteia și poate fi sub formă de vorbire orală sau text tipărit într-o anumită limbă, un semnal electronic etc.

Transferați media informația poate fi hârtie (tipărită), voce, electronică (telefon, fax, TV, radio, computer).

Ca consumatori de informații autoritatile si obiectele actului de conducere, precum si alte surse de informatii mentionate mai sus.

Procesul de comunicare se desfășoară în mai multe etape: producerea informațiilor, codificarea informațiilor, transferul informațiilor, consumul de informații.

Producția de informații este necesara achizitia, compilarea informatiilor, evaluarea acestora, selectia dintre ele, ordonarea corespunzatoare.

Codificarea informațiilor constă în a-i da forma necesară transmiterii (voce, hârtie, electronică), dacă este cazul - în clasificarea informaţiilor.

Transferul de informații legate de alegerea și utilizarea canalului de comunicare. Acest lucru ar trebui să ia în considerare lățimea de bandă a canalului, fiabilitatea acestuia, conformitatea cu informațiile transmise, viteza, costul.

Consumul de informaţie presupune punerea acesteia în forma necesară, aducerea ei într-o formă convenabilă utilizării, implementarea informaţiei prin elaborarea deciziilor de management.

Formarea proceselor de comunicare, precum și alegerea mijloacelor și canalelor de comunicare, se realizează la întreprindere după proiectarea structurii sale organizatorice în conformitate cu domeniul de activitate ales, adoptat program de producție si structura de management. Deciziile de comunicare care conțin regulile procedurilor de comunicare ar trebui stabilite pentru fiecare nivel ierarhic de conducere și comunicate unui anumit funcționar.

3.2 Rețele de comunicații

Rețea de comunicații - aceasta este o conexiune a indivizilor care participă într-un anumit mod la procesul de comunicare cu ajutorul fluxurilor de informații (Fig. 5). În acest caz, nu sunt considerați indivizi ca atare, ci comunicare relaţie între indivizi. O rețea de comunicații include fluxul de mesaje sau semnale între două sau mai multe persoane. Rețeaua de comunicare se concentrează pe tiparele organizației ale acestor fluxuri, nu pe dacă sensul sau sensul mesajului a fost transmis. Cu toate acestea, rețeaua de comunicații poate avea ca efect micșorarea sau extinderea decalajului dintre valoarea trimisă și cea primită.

Fig.5. Rețeaua de comunicare interpersonală a unui lider de echipă într-o organizație

Rețeaua creată de manager este formată din legături verticale, orizontale și diagonale. vertical conexiuni sunt construite pe linia de conducere de la șef la subordonați. Orizontală conexiuni desfășurate între niveluri egale de indivizi sau părți ale organizației: între adjuncți, între șefi de departamente, între subordonați . Legături diagonale - acestea sunt legaturi cu alti superiori si cu alti subordonati. Rețeaua acestor conexiuni creează structura reală a organizației. Sarcina unei structuri organizaționale formale este de a oferi fluxurilor de comunicare direcția corectă. Mărimea departamentelor dintr-o organizație limitează posibilitățile de dezvoltare a unei rețele de comunicații. Dacă dimensiunea grupului crește exponențial, atunci numărul posibilelor relații de comunicare crește exponențial. Prin urmare, rețeaua de comunicații într-un grup de 12 este mai variată și mai complexă decât într-un grup de trei. În funcție de modul în care sunt construite rețelele de comunicare, activitățile grupului pot fi mai mult sau mai puțin eficiente.

Există modele bine stabilite de rețele de comunicații pentru grupuri de dimensiuni identice sau diferite (Fig. 6). În rețelele de cerc, membrii grupului pot comunica doar cu cei care se află lângă ei. Rețelele de roți prezintă o ierarhie formală, centralizată a puterii, în care subordonații comunică între ei prin șeful lor. Baza obiectivă a unei astfel de situații este aceea că persoana care este b centrul „roții”, are mai multe legături de comunicare decât ceilalți membri ai grupului. Primește mai multe mesaje, este mai des recunoscut de alți membri ai grupului ca o persoană care îndeplinește funcții de conducere, are o influență socială mai mare asupra celorlalți membri ai grupului, are de obicei mai multă responsabilitate pentru transmiterea informațiilor, este mai mult decât se așteaptă ca alții să rezolve în cele din urmă problema.

Fig.6. Exemple de rețele de comunicații în grupuri

O imagine similară se observă în rețelele de tip „Y”. Astfel de rețele se numesc centralizate și pot fi eficiente dacă sunt rezolvate probleme simple. Un alt tip de ierarhie a puterii este reprezentat de rețele de tip „lanț”, în care apar conexiuni orizontale – element de descentralizare. Rețelele „omnicanal” reprezintă grupuri complet descentralizate. Acest lucru este de obicei necesar atunci când este necesar să se implice pe toată lumea în rezolvarea unor probleme complexe. Această abordare se mai numește și comunicații deschise.

Cunoașterea tipurilor de rețele de comunicații este deosebit de importantă pentru înțelegerea relațiilor de putere și control dintr-o organizație. Ascunderea sau centralizarea informațiilor este cunoscută pentru a sprijini relațiile de putere.

Natura interdependenței locurilor de muncă și a oamenilor dintr-un grup sau organizație va determina tipul de rețea de comunicare mai eficientă. Interdependența simplă permite utilizarea rețelelor centralizate. Interdependența complexă necesită o abordare „de echipă” pentru construirea rețelelor de comunicații. Cu toate acestea, o rețea complexă poate să nu rezolve o problemă simplă.

La organizarea rețelelor de comunicații într-o întreprindere, este necesar să se țină cont de specificul diferitelor tipuri și canale de comunicare în fiecare etapă a procesului de comunicare.

3.3 Interferențe de comunicare

O caracteristică foarte importantă a oricărei forme de comunicare este susceptibilitatea acesteia la tot felul de interferențe. Interferența este înțeleasă ca obstacole, bariere care apar în timpul formării, transmiterii și recepționării informațiilor și perturbă comunicarea.

Principalele bariere de comunicare sunt interferente legate de continutul mesajului, forma mesajului, mijloacele de comunicare, organizarea mesajului.

Interferențe legate de conținutul mesajului:

1. Limbajul verbal ( asociat cu vorbirea, cuvintele). În primul rând, acestea sunt interferențe semantice cauzate de o înțelegere greșită a sensului cuvintelor (de exemplu, din cauza traducerii proaste), pregătire profesională insuficientă (înțelegerea greșită a termenilor speciali), pronunție proastă etc.

2. Limbajul non-verbal ( asociate cu limbajul corpului, mișcările corpului, expresiile faciale). Acestea sunt obstacolele care apar în timpul negocierilor, când părțile diferite acordă semnificații diferite acelorași gesturi (de exemplu, o înclinare din cap în rândul bulgarilor nu înseamnă acord, așa cum facem noi, ci negare).

3. Interferențe logice . Aici, un alt sistem de probă adoptat de părți, o viziune diferită asupra acelorași circumstanțe, principii și atitudini diferite devin o barieră. Astfel, logica bogaților diferă de logica săracului, logica curajoșilor diferă de logica precauților, logica cumpărătorului diferă de logica vânzătorului și așa mai departe.

4. Interferența perceptivă . Bariera poate fi mediul în care informația este percepută (de exemplu, o atmosferă neprietenoasă), o atitudine părtinitoare față de informațiile primite, o lipsă de încredere, contradicții cu mesajele anterioare, o lipsă de pregătire pentru percepție (de exemplu, din cauza la neglijarea lucrărilor pregătitoare necesare).

Interferența legată de conținutul mesajului poate fi în mare măsură neutralizată prin:

pregătirea atentă pentru formarea, transmiterea și recepția informațiilor;

implicarea în crearea mesajului și receptarea acestuia de către specialiști;

instruirea personalului organizației în procesele de comunicare;

crearea unui mediu propice activităților de comunicare.

Tulburări legate de forma mesajului:

1. Complexitatea formei . Aici, interferențele apar din cauza dificultății de înțelegere a mesajului (de exemplu, când se abuzează de termeni speciali, o abundență de date digitale etc.).

2. Forma neobișnuită. Interferența apare, de exemplu, atunci când comanda este dată într-un mod neconvențional (de exemplu, într-o formulare neobișnuită).

3. Incoerența formularului cu conținutul informațiilor . De exemplu, un apel de urgență ar trebui transmis într-un mesaj scurt și informatie financiara trebuie să fie exhaustivă.

4. Medierea nejustificată în transferul și interpretarea informațiilor. Interferența apar din cauza distorsiunii inevitabile în fiecare etapă a transmiterii și recepționării unui mesaj (efectul „telefonului deteriorat”).

Obstacolele asociate cu forma mesajului pot fi depășite prin:

a face mesajul inteligibil si accesibil;

respectarea regulilor stabilite și convenite pentru furnizarea informațiilor;

asigurarea conformității formei mesajului cu conținutul acestuia;

excluderea instanțelor intermediare nejustificate în transmiterea și primirea informațiilor.

Interferențe asociate cu mijloacele de comunicare:

1. Eficiență scăzută a transferului de informații . De exemplu, codificarea informațiilor solicitate prin acest mijloc, provocând o întârziere în transmiterea acesteia.

2. Debit scăzut înseamnă . Acest lucru determină supraîncărcare de informații, de exemplu, atunci când organizației îi lipsește echipamentul de birou necesar pentru procesarea și transmiterea mesajului.

3. Incoerența mijloacelor cu natura informațiilor transmise. De exemplu, lipsa echipamentelor video ne obligă să ne limităm la echipamente audio, ale căror capacități sunt mult mai reduse.

4. Imunitate slabă la zgomot și calitatea scăzută a mijloacelor de comunicare. Acest lucru duce la întreruperea procesului de comunicare și reduce drastic calitatea acestuia.

Interferența asociată cu mijloacele de comunicare poate fi redusă semnificativ prin alocarea de fonduri suplimentare pentru dotarea comunicațiilor cu tehnologie modernă.

Interferențe asociate cu organizarea mesajului:

1. Feedback prost sau absența acestuia. Acest lucru crește șansele de denaturare a informațiilor, privează organizația de capacitatea de a controla procesul de management.

2. Întârzierea informațiilor . Acest lucru reduce dramatic valoarea informațiilor și eficiența utilizării acesteia.

3. Selectarea nereușită a partenerilor în procesul de comunicare. Acest lucru crește posibilitatea de a distorsiona mesajele și, în unele cazuri, poate duce la o întrerupere a comunicării.

4. Alegerea nefericită a timpului și a mediului pentru comunicare. Acest lucru reduce valoarea mesajului și eficacitatea implementării acestuia.

Interferența asociată cu organizarea unui mesaj poate fi redusă semnificativ prin:

stabilirea obligatorie a feedback-ului constant și stabil;

asigurarea transmiterii la timp a informațiilor;

selectarea atentă a participanților la procesul de comunicare;

alegerea atentă a timpului și a mediului de comunicare.

3.4 Procese eficiente de comunicare

Eficacitatea proceselor de comunicare depinde de mulți factori.

1. Este necesar să se determine nevoia de informare. În același timp, ar trebui să se asigure că angajații înțeleg cum vor fi utilizate informațiile și direcția corectă a solicitărilor de informații. Există două abordări principale pentru a găsi informații:

activ, atunci când un anumit set de date este căutat fie direct, fie indirect, cum ar fi cu ajutorul unui bibliotecar. Această abordare în limbajul purtătorilor de tehnologie a informației se numește „pull " - „tragerea”;

pasiv, atunci când un angajat își anunță unitatea sau organizația în ansamblu, de ce informații are nevoie ( " Apăsaţi " - „împingând afară”).

2. Personalul trebuie să fie conștient de disponibilitatea informațiilor, de ex. ar trebui să existe indexuri, directoare, directoare telefonice, navigatori etc., precum și posibilitatea de a contacta profesioniști pentru a obține informații despre cunoștințele acumulate în organizație.

3. Asigurarea accesului la informații. Pentru a obține informații folosind metodele „pull” și „push”, este necesar să se ofere utilizatorului cele mai convenabile mijloace și să se mențină un echilibru între aceste metode.

4. Sistemul de comunicare din organizație ar trebui să se caracterizeze prin completitudine și completitudine, ceea ce înseamnă că accesul este oferit atât la informații gestionate central, cât și la informații create individual.

asigura managementul fluxurilor de informatii din organizatie, i.e. să reprezinte clar nevoile de informare ale tuturor nivelurilor de management și să organizeze fluxurile de informații în conformitate cu aceste nevoi;

folosiți mai multe canale de comunicare în paralel la transmiterea mesajelor (de exemplu, vorbirea scrisă și orală);

să dea dovadă de atenție constantă la procesele de schimb de informații (întâlniri cu subalternii, discuții despre schimbările viitoare, rapoarte privind rezultatele controlului);

organizarea sistemelor de feedback (sondarea angajaților, un sistem de colectare a propunerilor de la angajați, rotația personalului);

practica emiterea de buletine informative;

furnizarea de formare avansată pentru angajații din management;

utilizați tehnologii informaționale moderne (videoconferințe etc.).

Pentru o comunicare de succes, managerii ar trebui să fie ghidați de următoarele reguli:

1. Înainte de comunicare, definiți clar ideile care sunt investite în mesaje. Este necesar să se țină seama de scopurile și atitudinile celor cărora le este îndreptat mesajul și ale celor cărora le privește.

2. Analizează adevăratul scop al fiecărei comunicări. Cel mai important obiectiv trebuie identificat, iar apoi limbajul, tonul și abordarea ar trebui adaptate astfel încât toate să contribuie la atingerea scopului. Nu ar trebui să obții prea mult cu o singură comunicare.

3. Analizați întregul mediu fizic și uman în orice comunicare. De mare importanță sunt: ​​momentul comunicării, personală sau altă formă de comunicare, climatul social din organizație, din unitate etc. Comunicarea trebuie să se adapteze în mod constant la condițiile de mediu în schimbare.

4. Atunci când planificați comunicarea, este necesar să vă consultați cu alți angajați; este adesea important să se caute participarea altor angajați. Acest lucru poate oferi un plus de persuasivitate și obiectivitate mesajului. Adesea, cei care au ajutat la planificarea comunicării o vor sprijini activ.

5. Ar trebui să acordați o atenție deosebită intonației și conținutului principal al mesajului. Acest lucru afectează poziția persoanelor cărora le este direcționat mesajul.

6. Profitați de oportunități, atunci când sunt prezentate, pentru a include ceva util și valoros pentru destinatar în mesaj. Subordonații răspund mai ușor la astfel de mesaje.

7. Este necesar să se stabilească comunicarea nu numai pentru azi, ci și pentru viitor. Deși comunicarea vizează în primul rând rezolvarea problemelor imediate, ea trebuie organizată ținând cont de experiența trecută și să corespundă intereselor și obiectivelor pe termen lung ale organizației.

Concluzie

Este aproape imposibil de supraestimat importanța comunicării în management. Aproape tot ceea ce fac liderii pentru a ajuta o organizație să-și atingă obiectivele necesită o comunicare eficientă. Dacă oamenii nu pot împărtăși informații, nu vor putea să lucreze împreună, să-și stabilească obiective și să le atingă. Cu toate acestea, comunicarea este un proces complex format din pași interdependenți. Fiecare dintre acești pași este foarte necesar pentru a face gândurile noastre să fie înțelese de o altă persoană. Fiecare pas este un punct în care, dacă suntem neglijenți și nu ne gândim la ceea ce facem, se poate pierde sensul.

Potrivit cercetărilor, managerii petrec între 50 și 90% din timp pe comunicare. Acest lucru pare incredibil, dar devine clar atunci când consideri că managerul face acest lucru pentru a-și îndeplini rolurile în relațiile interpersonale, schimbul de informații și procesele de luare a deciziilor, ca să nu mai vorbim de funcțiile manageriale de planificare, organizare, motivare și control. Tocmai pentru că schimbul de informații este încorporat în toate principalele tipuri de activități de management, numim comunicații un proces de conectare.

Întrucât managerul îndeplinește trei dintre rolurile sale și îndeplinește patru funcții principale pentru a formula și atinge obiectivele organizației, calitatea comunicării poate afecta direct gradul de implementare a obiectivelor.

Aceasta înseamnă că comunicarea eficientă este esențială pentru succesul indivizilor și al organizațiilor.

Comunicarea deficitară este unul dintre principalele domenii de îngrijorare. Gândind profund la comunicare la nivelul individului și al organizației, trebuie să ne străduim să reducem incidența comunicării ineficiente și să devenim manageri mai buni, mai eficienți. Liderii eficienți sunt cei care sunt eficienți în comunicare. Ei reprezintă esența procesului de comunicare, au abilități de comunicare orală și scrisă bine dezvoltate și înțeleg modul în care mediul afectează schimbul de informații.

Structura comunicativă, în măsura în care este dezvoltată, crește flexibilitatea și capacitățile de autoreglare ale organizației. Este principalul mijloc de formare și perfecționare a managerilor de mijloc. Este stimulată dezvoltarea structurilor de comunicare în organizații progres tehnicși folosind tehnologii avansate.

Lista surselor utilizate

1. Abchuk V.A. Management: manual. - Sankt Petersburg: Editura Soyuz, 2002. - 463 p.

2. Bolşakov A.S. Management: Tutorial. - Sankt Petersburg: „Editura Peter”, 2000. - 160 p.

3. Vikhansky O.S., Naumov A.I. Management: manual. - Ed. a 3-a. - M.: Gardariki, 2003. - 528 p.

4. Gercikova I.N. Management: manual. - Ed. a 3-a, revizuită. si suplimentare - M.: Bănci și burse de valori, UNITI, 1997. - 501 p.

5. Krylov A.N. Managementul comunicațiilor. Teorie și practică: - M.: Editura Institutului Național de Afaceri, 2002. - 228 p.

Blagoveșcensk 2016

INTRODUCERE

1.1 Conceptul de informare.

1.2 Proprietățile informațiilor.

1.3 Tipuri de informații.

SEMIOTICA..

ENTROPIE.

CONCLUZIE.

APLICARE.

INTRODUCERE

CONCEPTE GENERALE DE SCHIMB DE INFORMAȚII ȘI DE INFORMAȚII

Conceptul de informare

Informația este înțeleasă ca informație despre lumea înconjurătoare, care are forma unor simboluri, atât accesibile, de înțeles unei persoane, cât și necesitând analiză, înțelegere, decodare. Informația joacă un rol important în management. Informațiile sunt necesare în pregătirea și adoptarea unei decizii de management; informațiile de feedback sunt necesare pentru a controla executarea deciziei; informaţia este, de asemenea, necesară în dezvoltare planuri strategice firma pentru a-si atinge obiectivele. Prin urmare, luăm în considerare conceptele de bază ale teoriei informației. Acum există multe definiții ale conceptului de „informație” și niciuna dintre ele nu este general acceptată. Acest lucru este firesc, deoarece o definiție general acceptată apare în știință atunci când devine clasică și încetează să se dezvolte. Din fericire, acest lucru nu se poate spune despre știința informației.

„Informații 1) mesaj, conștientizare a stării de fapt, informații despre ceva transmis de oameni; 2) incertitudinea redusă, eliminată ca urmare a primirii unui mesaj; 3) un mesaj indisolubil legat de control, semnale în unitatea caracteristicilor sintactice, semantice și pragmatice; 4) transfer, reflectare a diversității în orice obiecte și procese (natura neînsuflețită și vie)”.

Parașcenko I.P. în Informaţii şi Informatică. (Troitsk, 2005) citează pentru ilustrare câteva dintre definițiile adunate în lucrarea lui Melik-Gaykazyan I.V. „Procese informaționale și realitate”. (Moscova, 1997)

- „Informația este cunoștințe transmise de altcineva sau dobândite prin propria cercetare sau studiu”.

- „Informația este informațiile conținute în acest mesaj și considerate ca obiect de transmitere, stocare și prelucrare”.

- „Informația în sensul obișnuit este informație, știri, în aplicații științifice și tehnice – ceea ce poartă un semnal”.

„Informația este desemnarea conținutului derivat din lumea de afaraîn procesul de adaptare a noastră la el și de adaptare a simțurilor noastre la acesta.

- „Informația este conținutul obiectiv al conexiunii dintre obiectele materiale care interacționează, manifestată printr-o schimbare a stării acestor obiecte”.

- „Informația reprezintă date actuale privind variabilele dintr-un anumit domeniu de activitate, informații sistematizate privind principalele relații cauzale care sunt cuprinse în cunoaștere ca concept de mai mult clasa generala, în raport cu care informația este subordonată.

- „Informația este cunoașterea unui eveniment special, caz sau ceva de genul acesta.”

Filosoful rus V.G. Afanasyev în lucrarea sa „Informații sociale”, care a fost republicată în 1994, a descris informațiile în felul următor: „...Informația în sensul cel mai general al cuvântului este rezultatul reflectării diversității realității, a comunicării. , informații despre acesta. Nu este material, nu energetic în esență, ci o categorie mentală, ideală. Este inerentă nu întregii naturi, materiei, ci numai materiei vii și sociale. Informația nu este doar rezultatul reflecției, nu doar cunoașterea. Ea este tocmai mesaje, informații, adică. asemenea cunoștințe care sunt necesare și care are un consumator. Numai prin interacțiunea cu consumatorul, cunoașterea capătă caracter de mesaj, informație, adică. devin informatie. Informația este cunoștințele aflate în continuă circulație, mișcare, care sunt colectate, stocate, procesate, transmise și utilizate (sau pot fi utilizate) de către sistem. Și nu oricare, ci doar un sistem de autoguvernare... Informația este acolo unde există control.

Proprietățile informațiilor

Calitatea informațiilor este determinată în funcție de patru criterii principale:

1. Fiabilitate – Dacă angajații găsesc erori în informațiile conținute în document, aceștia vor fi neîncrezători în toate datele primite prin intermediul acestuia.

2. Promptitudine - Numai informațiile primite în timp util au valoare. Managerul responsabil cu execuția bugetului are nevoie de informații actualizate cu privire la nivelul costurilor, care să îi permită să răspundă în mod adecvat la schimbările nedorite.

3. Volumul necesar - Mulți manageri suferă de un exces de informații, deoarece nu sunt capabili să ia în considerare și să utilizeze matrice mari de informații. Poate că asta înseamnă că este regretabil să alegeți un format pentru conversia datelor în informații de management.

4. Semnificație - Managerul responsabil cu producția are nevoie de informații despre volumele de producție, indicatori ai timpului de nefuncționare a echipamentelor; un manager superior are nevoie de date mai generalizate. Figura 1 prezintă procesul de conversie a datelor primare în informații de management printr-un sistem informațional (IS).

Tipuri de informații

reflexie mecanică.

O piatră, ciocnind de un perete, lasă pe de o parte o adâncitură, o urmă, iar pe de altă parte, se reflectă la unghiul la care a lovit peretele, adică unghiul de reflexie este egal cu unghiul de incidență. . Al doilea exemplu de reflexie mecanică este reflexia speculară, adică. în oglindă vedem o copie, o imagine, un semn, un semn al obiectului care se reflectă în oglindă. Dar, firesc, vedem doar trăsăturile exterioare reflectate în oglindă; reflexia speculară este un pas către alte reflexii fizice. Există o reflexie mecanică, există o reflexie fizică.

reflexia fizica

Aceasta este doar interacțiunea particulelor elementare din diferite câmpuri: câmpuri electromagnetice și alte câmpuri și apariția unor fenomene noi, primirea unor noi interacțiuni.

reflexie chimică.

Atomul de oxigen primește un semnal de la atomul de aur și „înțelege” că nu puteți găti terci cu aur, aurul nu va intra în contact cu oxigenul și nu există nicio interacțiune. Aurul nu este oxidat de oxigen. Și când oxigenul primește un semnal de la hidrogen, atunci are loc o conexiune destul de violentă. De exemplu, această conexiune poate apărea printr-o explozie, dacă o proporție adecvată de hidrogen și oxigen se acumulează într-un container sau într-un apartament, atunci se obține o explozie. Sau, hidrogenul și oxigenul se combină pentru a da căldură. Pe această bază, se creează arzătoare de oxigen-hidrogen, care dau temperaturi de până la 3000 de grade, topesc și gătesc metalele. Dar, aparent, aceleași semnale sau aproximativ aceleași semnale sunt primite de orice alți atomi și molecule, în urma cărora apar interacțiuni chimice.

SEMIOTICA

Semiotica își găsește obiectele peste tot - în limbaj, matematică, fictiune, într-o singură operă de literatură, în arhitectură, în planificarea apartamentelor, în organizarea familiei, în procesele subconștiente, în comunicarea animală, în viața vegetală.

Dar peste tot este subiectul ei imediat Sistem informatic, adică un sistem care transportă informații, iar nucleul elementar al unui astfel de sistem este un sistem de semne.

Oricare ar fi astfel de sisteme - indiferent dacă funcționează în societate, în natură sau în om (organismul, gândirea și psihicul lui) - ele sunt subiectul semioticii.

Cele trei laturi ale triunghiului Frege dau trei secțiuni de semiotică, cărora C. Morris le-a dat următoarele nume:
1. Sintactica. El studiază relația dintre semne, inclusiv în lanțul vorbirii (sau sfera relațiilor interne dintre semne). Sintactica poate fi caracterizată prin relația de exprimare, care se realizează între un cuvânt și un concept.
2. Semantică. Studiază relația dintre semne și obiectul desemnat; sau relaţia dintre semne şi obiectele lor. Adică, sfera de interes a semanticii este în studiul relației dintre lucru și cuvânt, care se realizează prin relația de desemnare.
3. Pragmatica (studiind relația dintre un semn și o persoană, sau relația dintre semne și cei care le folosesc, relația dintre un lucru și un concept, adică pragmatica poate fi caracterizată prin relația „are sens”).

Toate informațiile care circulă în circuitele externe și interne pot fi împărțite în trei fluxuri de informații:

1. După tipul de cunoștințe întruchipate în produsele intensive în știință;

2. Cunoștințe profesionale umane (brevete, licențe, invenții, aptitudini și tehnici);

3. Artă, metode și tehnologie solutie practica sarcinile managementului modern al întreprinderii.

În literatura străină, al treilea flux de informații este reprezentat de o combinație a următoarelor componente:

o management (managementul întreprinderii, al personalului și al producției);

o marketing (managementul dezvoltării produselor și pieței de vânzare);

o targeting (programe de direcționare pe termen lung pentru a cuceri piețele de vânzare din altă țară).

Prin urmare, resurse informaționale, care se bazează pe esența și modelele de dezvoltare a conceptului de informație, sunt o resursă strategică și permit:

o dezvoltarea obiectivelor strategice și tactice;

o implementează programe (planuri) pentru atingerea scopurilor și obiectivelor;

o accepta decizii de management privind coordonarea acțiunilor diviziilor pe baza monitorizării informațiilor;

o îmbunătățirea sistemului de management pe baza diagnosticelor acestuia;

o dezvoltarea proceselor de informatizare bazate pe îmbunătățirea infrastructurii sale (Fig. 2).

ENTROPIE

Entropia (informația) este o măsură a aleatoriei informațiilor, incertitudinea apariției oricărui caracter al alfabetului primar. În absența pierderii de informații, aceasta este numeric egală cu cantitatea de informații per simbol al mesajului transmis

De exemplu, într-o succesiune de litere care alcătuiesc o propoziție în limba rusă, apar litere diferite cu frecvențe diferite, astfel încât incertitudinea apariției pentru unele litere este mai mică decât pentru altele. Dacă luăm în considerare că unele combinații de litere (în acest caz vorbesc despre entropia de ordinul n-a, vezi mai jos) sunt foarte rare, atunci incertitudinea scade și mai mult.

Pentru a ilustra conceptul de entropie informațională, se poate recurge și la un exemplu din domeniul entropiei termodinamice, numit demonul lui Maxwell. Conceptele de informație și entropie au conexiuni profunde între ele, dar, în ciuda acestui fapt, dezvoltarea teoriilor în mecanica statistică și teoria informației a durat mulți ani pentru a le face să corespundă între ele.

CONCLUZIE

În acest curs, am examinat conceptele de informare și importanța comunicării pentru funcţionare eficientă manager de organizatie. Fără cunoștințe și abilități speciale, este imposibil să gestionezi oamenii; Există diverse bariere pe parcurs.

Liderii talentați sunt interesați să mențină contactul cu angajații și clienții și să modeleze direcția companiilor lor. Iar astfel de contacte trebuie efectuate continuu, ceea ce înseamnă că liderii trebuie să aibă abilități interpersonale dezvoltate.

Am stabilit (cred) că informațiile sunt esențiale pentru managementul unei organizații. De asemenea, acea comunicare este un proces în care două sau mai multe persoane schimbă și înțeleg informațiile primite, al cărei scop este acela de a motiva sau influența un anumit comportament.

Un manager care nu ascultă de nimeni este ca un vânzător de mașini second hand care spune: „Vând! Ei nu vor să cumpere”. Comunicarea de management este o stradă cu două sensuri care necesită ascultare și alte forme de feedback. Cunoștințele dobândite de manageri din comunicarea personală cu angajații formează înțelegerea lor asupra vieții companiei. Consider că cu aceste cunoștințe, managerii în procesul de comunicare sunt capabili să influențeze mințile subordonaților, precum și să lucreze eficient cu clienții.

Prin urmare, este foarte important să se mențină un spirit corporativ „sănătos” în organizație prin întâlniri regulate, traininguri și evenimente comune pentru angajații din diferite departamente. La urma urmei, numai munca coordonată a tuturor părților unui întreg poate duce la funcționarea cu succes a organizației.

APLICARE

Glosar

management- Managementul obligatoriu al activității economice, care la rândul ei este un tip de activitate profesională independentă.

Sfera managementului- aceasta este activitatea întreprinderilor care acţionează în mecanismul pieţei ca entităţi economice independente.

Obiect de management – activitate economică, întreprinderea în ansamblu sau diviziunea sa separată.

Administrator- un manager profesionist special pregătit, care este specialist în acest domeniu. Aceasta este o persoană care deține o funcție de conducere permanentă și este împuternicită să ia decizii cu privire la activitățile specifice ale unei organizații care operează într-un economie de piata.

Etape de management.

1.Management strategic- dezvoltarea obiectivelor managementului, prognozarea si planificarea pe termen lung a actiunilor de management.

2.Managementul operational– luarea în timp util a deciziilor în legătură cu schimbarea condițiilor externe și mediu intern organizatii.

3.Control- compararea rezultatelor obținute cu planul și elaborarea măsurilor corective pentru eliminarea erorilor și consecințelor nedorite ale activităților.

Domeniul managementului:

– economic;

– socio-psihologic;

– legal;

- organizatoric si tehnic.

Domeniul economic de activitate– management proces de producție. Activitatea managerului este de a coordona resursele materiale si de munca pentru atingerea obiectivelor la cel mai mic cost.

Subiectul managementului- persoana fizica sau juridica care exercita influenta de putere.

Obiect de control- ceea ce este dirijat de influenta obiectului de control. Obiectul controlului poate fi fizic şi entitati legale, sistemele și procesele sociale, socio-economice.

mecanism de control este mediul în care se desfășoară activitățile de management. Un astfel de mediu de control este sistemul de control și tehnologia de control.

Două interpretări ale conceptului de „management”:

1) ca proces de conducere a unei organizații - activități de management;

2) ca mecanism de control. procesul de management şi mecanismul de management trebuie să corespundă între ele şi scopurile managementului ca tip de activitate.

MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI ȘTIINȚEI AL REGIUNII AMUR INSTITUȚIA AUTONOMĂ DE ÎNVĂȚĂMÂNT PROFESIONALĂ DE STAT DIN REGIUNEA AMUR

„COLEGIUL PEDAGOGIC AMUR”

Informații de comunicare în managementul organizației

Lucrări de curs

Blagoveșcensk 2016

INTRODUCERE

CONCEPTE GENERALE DE INFORMAȚII ȘI SCHIMB DE INFORMAȚII..

1.1 Conceptul de informare.

1.2 Proprietățile informațiilor.

1.3 Tipuri de informații.

1.4. Ce este schimbul de informații.

1.5. Funcții de schimb de informații.

DE CE INFORMAȚII AU NEVOIE ANGAJATII PENTRU A PERFORMA CU SUCCES ÎN CONFORMITATE CU OBIECTIVELE COMPANIEI..

1.1. Scopul companiei ar trebui să fie cunoscut de toți angajații. Prezența unui scop general determină stabilirea unor obiective intermediare și, prin urmare, stabilește structura companiei, etapele de lucru ale întregii companii în ansamblu și diviziile acesteia.

1.2. Toți angajații trebuie să înțeleagă scopul companiei. Obiectivele nu trebuie doar cunoscute, ci trebuie realizate de toți angajații. Deoarece conștientizarea vă permite să vedeți sistemul de priorități țintă, utilitatea subiectivă.

1.3. Angajații trebuie să aibă acces la informații despre mijloacele pentru atingerea scopului. Scopul poate fi atins prin diferite mijloace. Mijloacele specifice sunt determinate nu atât de scop, cât de condiții, circumstanțe și oportunități.

1.4. Angajații trebuie să aibă acces la informațiile necesare pentru luarea independentă a deciziilor pentru atingerea scopului. Conștientizarea scopului și alegerea mijloacelor preced activitățile și comportamentul specific.

SEMIOTICA..

ENTROPIE.

REȚEA DE COMUNICARE ÎN ORGANIZARE..

TEHNOLOGIA DE MANAGEMENT CA PROCES INFORMATIC.

CONCLUZIE.

LISTELE LITERATURII UTILIZATE..

APLICARE.

INTRODUCERE

ÎN societate modernă Una dintre problemele cheie este comunicarea. În organizații, această problemă se dovedește a fi că există o lipsă de înțelegere a faptului că comunicarea nu este doar un schimb de informații, ci un proces interpersonal dinamic de schimb de comportament. Dintre toate procesele organizatorice comunicațiile, probabil, ocupă un loc central, pivot, deoarece stau la baza vieții unei organizații. Luarea deciziilor este adesea definită ca o alegere între două sau mai multe alternative. Cu toate acestea, în realitate, acesta este un proces de colectare și prelucrare a informațiilor, dezvoltarea alternativelor și alegerea uneia dintre ele și, cel mai important, aceasta este punerea în aplicare a deciziei. Interacțiunea managerială se desfășoară în organizație la diferite niveluri, iar conflictele au loc la fiecare dintre ele. Conflictele sunt considerate astăzi ca o sursă de dezvoltare individuală și organizațională, deoarece în cursul rezolvării conflictului se naște o nouă situație.

Scopul scrierii termen de hârtie este de a determina locul informaţiei şi comunicării în conducerea organizaţiei.

Sarcinile lucrării sunt de a afla exact cum informația contribuie la funcționarea normală a companiei, ce rol joacă ea în management, cum poate lucra eficient un manager cu ajutorul comunicării.

1. Conceptul și caracteristicile comunicațiilor.

2. Îmbunătățirea comunicării organizaționale.

3. Conceptul de informaţie, semnificaţia acesteia în procesul de management.

Conceptul și caracteristicile comunicațiilor

Managementul este un proces care asigură că oamenii efectuează anumite acțiuni, iar baza acestui proces este comunicarea.

Problema comunicării eficiente este una dintre cele cheie în activitățile managerilor, deoarece aceștia sunt folosiți pentru a face schimb de mesaje exprimate în diferite simboluri și au o anumită încărcătură semantică.

Comunicatii- acesta este schimbul de informații, pe baza căruia managerul primește datele necesare luării deciziilor și le aduce angajaților organizației.

Comunicare efectiva(adică unul care duce la tipul de comportament dorit al destinatarului) are 4 etape:

1. Asigurarea atentiei destinatarului(asigurând disponibilitatea destinatarului de a primi informații). Procesul de comunicare poate fi întrerupt deja în prima etapă, dacă expeditorul nu poate depăși competiția de mesaje, care este înțeleasă ca impactul simultan asupra destinatarului a mai multor surse de informații.

2. Asigurarea înțelegerii esenței mesajului. Multe comunicări eșuează în această etapă, așa că managerul, folosind canale de feedback, trebuie să se asigure că subordonații înțeleg esența mesajului.

3. Recunoaștere. Această etapă presupune asigurarea disponibilității destinatarului de a se supune (să facă ceea ce i se cere în legătură cu notificarea primită).

4. Acțiune. Aceasta este ultima etapă a comunicării eficiente. Acesta prevede efectuarea de către destinatar a unor acțiuni pe baza cerințelor raportate. Cea mai eficientă modalitate de implementare a acestei etape este de a convinge subordonații că există o legătură între obiectivele organizației și nevoile angajaților.

Comunicare- acesta este procesul de schimb de informații, incluzând subiectele comunicării (emițător și destinatar), modalitatea de comunicare și obiectul comunicării (informația transmisă).

Nevoile de comunicare ale organizației depinde de:

Caracteristicile mediului extern al organizației (dinamism, complexitate, incertitudine)

Sarcini rezolvate de organizație (de exemplu, dacă sarcina este de a elibera de înaltă calitate produs nou, captarea de noi piețe de vânzare, modernizarea producției, diversificarea activităților, apoi nevoia de comunicații crește dramatic);

Principalele caracteristici ale organizatiei - scara, structura, domeniul de aplicare, natura produselor (serviciilor), gradul de diversificare, pozitia in industrie etc.

Mijloace de comunicare includ mijloace tehnice de comunicare (telefon, telefax, telex, poștă, e-mail), precum și memorii, rapoarte, materiale de referință și promoționale.

Clasificarea comunicațiilor efectuat in functie de:

mijloace de comunicare;

Scopuri și obiective de rezolvat în procesul de comunicare;

Subiectele comunicării (externă și internă).

♦ comunicări între organizație și mediul ei extern (comunicații externe)

♦ comunicări între niveluri și departamente ale organizației (comunicații interne). Acestea includ comunicarea ascendentă, între diferite departamente, liderul-pidpeglia, comunicarea între lider și grupul de lucru, comunicarea informală.

Comunicații externe este schimbul de informații între o organizație și mediul ei extern. Orice organizație nu există izolat, ci în interacțiune cu mediul său extern. Din ce factori ai acestui mediu (consumatori, concurenți, autorități reglementare de stat, etc.) au cel mai mare impact asupra activității organizației, iar rezultatele acesteia depind de natura și metodele comunicării acesteia (Fig. 17.1).

Orez. 17.1. Subiectele comunicării externe ale organizației

Comunicatii interne sunt schimburi de informaţii efectuate între elementele organizaţiei. În interiorul organizației, schimburile de informații au loc între niveluri de conducere (comunicații verticale) și între departamente (comunicații orizontale) (Fig. 17.2). Comunicarea între niveluriîn organizații includ:

comunicarea între diferite departamente(diviziuni) - organizațiile au nevoie de comunicații orizontale. Întrucât o organizație este un sistem de elemente interconectate, managementul trebuie să se asigure că elementele speciale lucrează împreună pentru a muta organizația în direcția corectă. Servicii aditionale din comunicațiile orizontale sunt în formarea de relații egale - o componentă importantă a satisfacției angajaților organizației;

manager de comunicare – subordonat este cea mai evidentă componentă a comunicării într-o organizație. Unele dintre numeroasele tipuri de schimb de informații între un lider și un subordonat sunt legate de manifestarea sarcinilor, priorităților și rezultatelor așteptate; asigurarea implicarii in rezolvarea sarcinilor departamentului; discutarea problemelor de performanță; obținerea recunoașterii și recompenselor în scopul motivației;

comunicarea dintre lider și grupul de lucru- permit liderului să crească eficacitatea acţiunilor grupului. Deoarece toți membrii grupului participă la schimbul de informații, toată lumea are posibilitatea de a vorbi despre noi sarcini și priorități pentru departament, despre cum ar trebui să lucreze împreună.

Orez. 17.2. Subiectele comunicării interne ale organizației

Comunicațiile interne sunt împărțite în două tipuri de comunicații: formale și informale .

Comunicări formale asigurate de structura organizatorica. În cadrul comunicării formale înțelegeți schimbul de informații efectuat între elementele organizației. Ele sunt împărțite în verticală, orizontală și diagonală.

LA comunicatii verticale aparțin comunicării de sus în jos și de jos în sus, adică informațiile sunt transmise de sus în jos de la conducere la subordonați. Astfel, angajații organizației sunt informați despre noile obiective strategice și tactice, sarcini specifice pentru o anumită perioadă, modificări ale regulilor, instrucțiunilor.

Dacă o organizație este formată din mai multe departamente care trebuie să își coordoneze acțiunile, atunci acest lucru îi face să aibă nevoie să facă schimb de informații între ei. Astfel, este nevoie de comunicații orizontale. Aceste comunicări se realizează între persoane aflate la același nivel al ierarhiei. Acest schimb de informații asigură coordonarea activităților (de exemplu, între vicepreședinții de marketing, finanțe, producție).

Comunicații diagonale se desfășoară între persoane de la diferite niveluri ale ierarhiei (de exemplu, între unitățile de linie și sediu, când serviciile de la sediu gestionează îndeplinirea anumitor funcții). Astfel de comunicări sunt, de asemenea, caracteristice comunicațiilor între diviziunile liniare, dacă una dintre ele este cea principală în anumită funcție.

Comunicările sunt împărțite în două mari clase: orale și scrise.

Comunicări orale se desfășoară în timpul conversațiilor față în față, discuțiilor de grup, conversațiilor telefonice etc., în care limbajul vorbit este folosit pentru a transmite sens. Avantajul principal comunicări orale este că oferă feedback imediat și reciprocitate sub formă de întrebări verbale sau contracte verbale, expresii faciale și gesturi. Comunicarea orală (tot ce trebuie să facă expeditorul este să vorbească) este convorbiri telefonice, performanță publică, întâlniri etc. Aspectul pozitiv al unor astfel de comunicări este economisirea de timp, oferind o înțelegere reciprocă mai profundă.

Comunicări scrise- acestea sunt note, scrisori, rapoarte, înregistrări etc. Cu ajutorul lor pot fi rezolvate multe probleme asociate comunicării orale.

Unul dintre cele mai mari dezavantaje ale comunicării scrise este că întârzie feedback-ul și reciprocitatea. Când un manager trimite scrisori altuia, această scrisoare trebuie scrisă sau dictată, tipărită, trimisă, deschisă și citită. Dacă informațiile din scrisoare sunt de neînțeles, atunci puteți petrece câteva zile pentru a le afla. Desigur, comunicarea scrisă are și unele avantaje. Sunt destul de de încredere: înregistrează constant relații reciproce. Expeditorul poate folosi timpul pentru a colecta și procesa informații.

Procesul de comunicare este schimbul de informații între două sau mai multe persoane.

Funcțiile de bază ale procesului de comunicare sunt de realizat comunitate socială păstrând totodată individualitatea fiecăruia dintre elementele sale.

Scopul principal al procesului de comunicare- asigurarea înțelegerii informațiilor care fac obiectul schimbului, i.e. mesaje. Cu toate acestea, însuși faptul schimbului de informații nu garantează eficacitatea comunicării între persoanele care au participat la schimb.

Procesul de comunicare reprezintă procesul de mișcare a informațiilor în lanțul „emițător – canal – destinatar”.

În timpul schimbului de informații, opt elemente de bază :

1. Expeditor- un emitator care genereaza idei sau colecteaza informatii si le transmite. Poate fi un individ sau un grup de oameni care lucrează împreună.

Atunci când fac schimb de informații, emițătorul și destinatarul trec prin mai multe etape interdependente: nașterea unei idei, codificare și selecția canalului, transmisie, decodare. Schimbul de informații începe cu formularea unei idei sau selectarea informațiilor.

2. Codificare- acesta este procesul de transformare a ideilor în simboluri, imagini, desene, forme, sunete, vorbire etc. Adică înainte de a transmite o idee, emițătorul trebuie să o codifice folosind simboluri, folosind cuvinte, intonații, gesturi (limbajul corpului) pt. asta și oferă idei bune de „ambalare”. Această codificare transformă o idee într-un mesaj.

3. Mesaj- acesta este un set de caractere, informațiile efective codificate cu ajutorul caracterelor și transmise destinatarului. În acest scop se realizează actul de comunicare. Multe mesaje sunt transmise sub formă de simboluri lingvistice. Cu toate acestea, simbolurile pot fi și non-verbale, cum ar fi imagini grafice, gesturi, expresii faciale și alte mișcări ale corpului.

4. Canale de transmisie - mijlocul prin care un semnal este transmis de la un emițător la un receptor. Canapele sunt împărțite în canapele media și interpersonale. Expeditorul trebuie să aleagă un canal: materiale vorbite și scrise, comunicații electronice, e-mail, casete video și videoconferințe.

5. Decodare Procesul prin care destinatarul unui mesaj traduce caracterele primite în informații specifice și interpretează semnificația acestuia.

6. Destinatar- publicul țintă sau persoana căreia îi sunt atribuite informațiile și modul în care acestea se interpretează.

7. Feedback- totalitatea reacţiei delimitatorului de mesaj după familiarizarea cu conţinutul acestuia. Pot fi observate trei tipuri principale de rezultate ale comunicării: modificări ale cunoștințelor destinatarului, schimbări ale atitudinilor destinatarului, modificări ale comportamentului destinatarului mesajului.

Din punctul de vedere al managerului, comunicarea ar trebui considerată eficientă dacă destinatarul a demonstrat înțelegerea ideii prin luarea acțiunilor la care se aștepta expeditorul.

8. Feedback- o parte a răspunsului destinatarului care este trimisă expeditorului. Caracterizează gradul de înțelegere sau neînțelegere a informațiilor. Feedback-ul poate fi verbal și non-verbal (zâmbet, încuviințare, strângere de mână, gest negativ etc.).

Ministerul Educației și Științei al Federației Ruse

Instituția de învățământ bugetară de stat federală

Învățământ superior și profesional

„Universitatea Tehnică de Stat Magnitogorsk

lor. G.I. Nosov"

Departamentul de Stat și Administrație Municipală

și managementul personalului

LUCRARE DE CURS

După disciplină: Fundamentele teoriei managementului

Pe tema: Rolul comunicațiilor în management

Artista: Karimova Alina Ildarovna

Șef: Ritter Irina Vladimirovna

Magnitogorsk, 2014

INTRODUCERE

Comunicarea joacă un rol important în procesul de management. Acţionează ca un proces de conectare necesar managerului pentru a desfăşura acţiuni manageriale. Aproape 80% din timpul de lucru al managerilor este petrecut în comunicare, având în vedere că aceștia trebuie să comunice în roluri interpersonale, informaționale și decizionale, precum și pentru toate funcțiile manageriale. Calitatea schimbului de informații afectează direct gradul de implementare a obiectivelor organizației. Schimbul de informații este integrat în toate tipurile majore de activități de management, motiv pentru care acest subiect este cel mai relevant astăzi.

Adesea se presupune în mod nerezonabil că un sistem de comunicare eficient se dezvoltă „de la sine” de îndată ce unui grup de interpreți i se încredințează o sarcină comună. În multe cazuri, chiar și încercările active și intenționate de a crea un climat favorabil pentru comunicații nu dau rezultatul dorit. Potrivit sondajelor de opinie, 73% dintre liderii americani, 63% dintre britanici, 85% dintre liderii japonezi consideră că comunicarea slabă este principalul obstacol în atingerea eficienței organizațiilor lor. Comunicarea ineficientă este una dintre principalele cauze ale problemelor de management. La rândul său, eficacitatea comunicării depinde în totalitate de eficacitatea managerului de lucru, de aptitudinile sale manageriale.

Pentru a face acest lucru, liderul trebuie:

Să cunoască mecanismul de dezvoltare a proceselor de comunicare, natura influenței conditii externe asupra rezultatelor obținute.

Să aibă abilitățile necesare pentru a comunica eficient.

În situații dificile, poate chiar necesita o persoană specială în organizație, căreia ar trebui să i se atribuie responsabilitatea de a studia și îmbunătăți sistemele de comunicare din organizație.

Este aproape imposibil de supraestimat importanța comunicării în management. Aproape tot ceea ce fac liderii pentru a ajuta o organizație să-și atingă obiectivele necesită o comunicare eficientă. Dacă oamenii nu pot împărtăși informații, este clar că nu vor putea să lucreze împreună, să formuleze obiective și să le atingă.

Obiectul studiului este analiza sistemului de comunicare al întreprinderii SA „Bashkirenergo”. Subiectul studiului este comunicarea în management la SA „Bashkirenergo”. Scopul cursului este de a studia comunicațiile în domeniul managementului.

Pentru a atinge acest obiectiv, este necesar să rezolvați următoarele sarcini în lucrare:

˗ definesc comunicațiile, arată natura și complexitatea acestora;

˗ ia în considerare importanța comunicării într-o organizație;

˗ dezvăluie conținutul procesului de comunicare și ia în considerare barierele în calea comunicării;

˗ considera diverse specii existente comunicații;

˗ identificarea modalităților de îmbunătățire a comunicării în organizație;

˗ să caracterizeze activitățile întreprinderii SA „Bashkirenergo”;

˗ să identifice o analiză a îmbunătățirii comunicațiilor la întreprinderea SA „Bashkirenergo”.

În cadrul cursului sunt utilizate următoarele metode: analiză, descriere, prognoză, comparație.

Astfel, comunicarea este un proces complex format din pași interdependenți. Fiecare dintre acești pași este necesar pentru ca gândurile noastre să fie înțelese de o altă persoană. Fiecare pas este un punct în care, dacă suntem neglijenți și nu ne gândim la ceea ce facem, sensul se poate pierde.

1. COMUNICAȚII ÎN ORGANIZARE

1 Esența, problemele și rolul comunicării

Cele mai multe dintre ele Viata de zi cu zi o persoană cheltuiește în organizații: școli, firme etc. Trăim într-o societate formată din organizații. Aproape fiecare dintre noi este membru al uneia sau mai multor organizații în care comunicarea este cea care revitalizează structura organizațională.

Comunicarea este:

transferul de informații (idei, imagini, aprecieri, atitudini) de la persoană la persoană;

interacțiunea prin care informațiile sunt transmise și primite; procesul de transmitere și primire a informațiilor;

o linie sau un canal care leagă participanții la schimbul de informații.

Managementul în organizație se realizează prin oameni. Unul dintre cele mai importante instrumente de management aflate în mâinile unui manager este informația de care dispune. Folosind si transmitand aceste informatii, precum si primind feedback, el organizeaza, directioneaza si motiveaza subordonatii. Depinde mult de capacitatea lui de a transmite informația în așa fel încât să se realizeze cea mai adecvată percepție a acesteia de către cei cărora le este destinată.

Se disting următoarele caracteristici ale comunicării între oameni:

posibilitatea influenței reciproce a partenerilor unul asupra celuilalt printr-un sistem de semne (comunicații verbale și non-verbale);

influența comunicativă numai dacă există un sistem unic sau similar de codificare și decodificare pentru comunicator (persoana care trimite informația) și destinatar (persoana care o primește);

potențialul de bariere de comunicare.

Potrivit lui Vikhansky O.S. Termenul „comunicare” provine din latină. „communis”, care înseamnă „general”: expeditorul informației încearcă să stabilească „comunitate” cu destinatarul informațiilor. De aici, comunicarea poate fi definită ca transferul nu doar de informații, ci și de sens sau semnificație prin simboluri.

Termenul de „comunicații” a devenit rapid general acceptat, dar răspândirea lui nu a însemnat deloc că comunicațiile au devenit una dintre componentele importante ale cercetării sociale. Doar dezvoltarea diferitelor concepte de organizații a dat relevanță problemelor asociate cu construcția și funcționarea rețelelor de comunicații.

Comunicarea interpersonală eficientă este importantă pentru succesul în management din mai multe motive. În primul rând, soluția multora sarcini manageriale sunt construite pe interacțiunea directă a oamenilor (un șef cu un subordonat, un subordonat cu un alt subordonat) în cadrul diferitelor evenimente. În al doilea rând, comunicarea interpersonală este cel mai bun mod discutarea și rezolvarea problemelor caracterizate de incertitudine și ambiguitate.

Vorbind despre rolul comunicării într-o organizație, trebuie menționat că formarea rețelelor de comunicații și crearea condițiilor pentru funcționarea cu succes a comunicațiilor într-o organizație constituie una dintre cele mai importante sarcini ale managementului. Într-adevăr, schimbul de informații este inclus ca o verigă esențială în toate activitățile principale ale organizației, prin urmare, dacă legăturile de comunicare (atât interne cât și externe) nu există sau nu funcționează, aceasta afectează negativ funcționarea întregii organizații.

Acest lucru se datorează mai multor motive:

șefii de departamente ai organizației trebuie să petreacă mult timp căutând informațiile necesare și procesând-o;

apare dublarea informațiilor, deoarece aceleași informații intră în departamentul organizației și în managementul acesteia din surse diferite;

în unele departamente și unii manageri există o lipsă de informații, în timp ce în alte departamente poate apărea supraîncărcare de informații;

angajații organizației sunt puțin conștienți de activitățile, planurile, orientarea și situația acesteia în Mediul extern, care afectează negativ procesele de integrare, implementarea exactă a ordinelor de gestiune etc.

În acest sens, unul dintre obiectivele principale ale managementului într-o organizație este crearea unui sistem de comunicare, lansarea acestuia și controlul funcționării sale normale. Implementarea comunicațiilor în unele cazuri este plină de dificultăți semnificative:

Dacă două persoane au o diferență semnificativă de opinii cu privire la orice problemă, doar stabilirea unei comunicări bidirecționale va clarifica. Publicarea diferitelor puncte de vedere duce adesea la formarea unor opinii polare, atunci când partidele iau poziții extreme. Sub influența amenințării potențialelor probleme, care sunt inevitabile în caz de pierdere, participanții la discuție „renunță” adesea la logica și raționalitatea și trec la argumentarea defensivă: se concentrează pe calitățile personale ale „inamicului”, în mod selectiv. folosește faptele pe care le au, încearcă să se controleze și să suprime emoțiile negative. Argumentarea defensivă evită riscul și manifestările de incompetență, dar motivul principal al utilizării acesteia este dorința de a controla situația și dorința de a câștiga avantajul, ceea ce duce la scăderea eficienței comunicării. Al doilea posibilă problemă- disonanța cognitivă (cognitivă), adică conflicte interne și anxietate care apar atunci când oamenii primesc informații care sunt incompatibile cu sistemele lor de valori, deciziile anterioare sau alte date cunoscute de ei. Deoarece apariția lui provoacă o senzație de disconfort, o persoană caută să scape sau cel puțin să o reducă. Poate că va încerca să obțină noi intrări de comunicare, să schimbe interpretarea datelor primite sau să decidă dacă să facă ajustări la sistemul de valori. Poate că individul pur și simplu refuză să creadă informația disonantă sau o ignoră. Atunci când intră în contact, expeditorul trebuie să fie deosebit de atent, deoarece comunicările sunt atât o formă puternică de autodezvăluire către alte persoane, cât și o sursă de posibilă evaluare a comunicatorului de către alții. În timpul comunicării, nu numai că dezvăluim ceva altor persoane (conținut), dar în timp ce transmitem un mesaj (vorbând), destinatarii ne oferă o anumită evaluare. Acest aspect al comunicării încurajează expeditorul să se gândească la salvarea feței, de exemplu. el caută să împiedice alți oameni să se critice pe sine. Evaluările negative pun în pericol, mai presus de toate, stima de sine a individului. Uneori, „criticul” însuși regretă, spunând ceva care contrazice ideea noastră despre sine. Deși astfel de mesaje „regretabile” sunt adesea transmise neintenționat, de obicei provoacă dureri la destinatar, creând tensiune în relație, ducând uneori la despărțirea lor. Mesajele „nefericite” includ, de exemplu. Erori verbale grosolane, atacuri personale, declarații stereotipe defăimătoare, critici sarcastice sau informații periculoase. Foarte des, astfel de mesaje sunt transmise în timpul unei confruntări emoționale. Problemele asociate cu crearea unei comunicări eficiente pot fi împărțite în două grupe principale: problemele comunicațiilor structurale și problemele care apar în cursul comunicării interpersonale.

Astfel, vorbind despre rolul comunicării într-o organizație, trebuie menționat că formarea rețelelor de comunicații și crearea condițiilor pentru funcționarea cu succes a comunicațiilor într-o organizație reprezintă una dintre cele mai importante sarcini ale managementului, dar am întâlnit și probleme care apar și împiedică procesul de comunicare.

2 Procesul de comunicare într-o organizație

Organizație - un sistem stabil de indivizi care lucrează împreună pe baza unei ierarhii a rangurilor și a diviziunii muncii pentru a atinge obiective comune. Comunicarea este un sistem vital al unei organizații: dacă elimini cumva fluxul de mesaje într-o organizație, acesta va înceta să mai existe. Comunicarea pătrunde în toate activitățile dintr-o organizație, este un instrument de lucru important pentru asigurarea faptului că indivizii își percep rolurile organizaționale și pentru integrarea unităților organizaționale. Din punct de vedere al teoriei sisteme deschise organizația este reprezentată de o rețea dezvoltată de canale de comunicare care sunt concepute pentru a colecta, organiza și analiza informații despre mediul extern, precum și pentru a transmite mesaje procesate înapoi către mediu. Comunicarea este firele de legătură care leagă părțile interdependente ale unei organizații. Imediat ce comunicarea este suspendată, activitatea organizațională încetează să mai existe. În schimb, activitatea necoordonată a indivizilor reapare. Comunicarea nu este doar un element esențial al funcționării interne a unei organizații, ci joacă un rol vital în schimbul de informații între organizație și mediu. Sistemul de comunicare servește ca mijloc de includere a organizațiilor în mediul lor extern. Comunicațiile în cadrul organizațiilor și între o organizație și mediul ei, împreună constituie ceea ce se numește comunicare organizațională. Trebuie remarcat faptul că procesul de comunicare în organizație, de regulă, este ordonat și condiționat de anumite reglementări și predictibilitate. Baza procesului de management este interacțiunea dintre elementele structurii manageriale - unități, posturi, indivizi, realizată cu ajutorul canalelor de comunicare care le conectează, create în procesul contactelor personale, schimbului de documente, funcționării. mijloace electronice, comunicatii etc. Scopul principal al procesului comunicativ este de a asigura înțelegerea informațiilor care fac obiectul comunicării. Totuși, simplul fapt al schimbului de informații nu garantează eficacitatea comunicării. Pentru a înțelege mai bine procesul de schimb de informații și condițiile de eficacitate a acestuia, vom avea în vedere principalele elemente și etapele procesului de comunicare. Există patru componente principale ale modelului de comunicare: sursa, mesajul, canalul și destinatarul. Deoarece aceste componente sunt prezente în aproape orice act de comunicare, acest model simplu de comunicare este adesea denumit ISPC.

Sursa este inițiatorul mesajului. Este responsabilitatea principală pentru pregătirea mesajului. Ele pot fi indivizi sau grupuri de indivizi care lucrează împreună, precum și institutie publica sau organizație.

Un mesaj este un stimul pe care o sursă îl transmite unui destinatar. Tocmai pentru aceasta se realizează actul de comunicare, iar în acest act se transmite o anumită idee. Mesajele sunt alcătuite din caractere care au o semnificație specifică pentru sursă și destinatar. Mesajele sunt fie codificate, fie decodificate.

Codificarea este traducerea unei idei deja semnificative într-un mesaj adaptat pentru transmitere; este de a converti sensul ideii în simboluri, iar decodarea este traducerea stimulilor recepționați într-o interpretare specifică a mesajului transmis. Astfel, destinatarii decodifică mesajul prin conversia caracterelor în valori. Pentru a da semnificație simbolurilor, indivizii clasifică fenomenele în categorii și le dau nume - coduri.

Multe mesaje sunt transmise sub formă de caractere de limbă. Totuși, simbolurile pot fi și non-verbale: gesturi, expresii faciale, alte mișcări ale corpului sau imagini grafice.

Un canal este mijlocul prin care un mesaj este transmis de la o sursă la un receptor, calea prin care un mesaj este transmis fizic. Canalele pot fi împărțite în:

Canalele media sunt medii de comunicare, cum ar fi ziare, reviste, radio și televiziune, care permit unei surse să livreze informații către mulți destinatari.

Canalele interpersonale sunt acele canale care sunt utilizate în schimbul direct de mesaje între o sursă și un destinatar.

Destinatarul este cel mai important element al procesului de comunicare. După cum se arată (Fig. 1.), comunicarea nu este un flux unidirecțional de mesaje de la sursă la destinatar. De asemenea, receptorul generează informații și mesaje pentru sursă și o astfel de interacțiune este conditie necesara pentru o comunicare de succes.

Feedback-ul este reacția receptorului la mesajul sursei. Sursa poate lua în considerare feedback-ul atunci când schimbă mesajele ulterioare. Astfel, feedback-ul face din comunicare un proces dinamic în două sensuri. Feedback-ul poate fi privit ca mesaje către sursă care conțin date despre eficacitatea actului anterior de comunicare. Feedback-ul pozitiv informează sursa că rezultatul dorit al mesajului a fost atins. Feedback-ul negativ informează sursa că rezultatul dorit al mesajului nu a fost atins. În acest sens, feedback-ul negativ afectează grav relația dintre sursă și destinatar și poate crea conflicte între aceștia.

În ceea ce privește îmbunătățirea eficienței comunicării, feedback-ul negativ contează mai mult decât feedback-ul pozitiv. Există o serie de factori care reduc eficacitatea comunicării, care se numesc bariere în calea comunicării interpersonale. Barierele de comunicare sunt obstacole psihologice în calea transferului adecvat de informații între partenerii de comunicare. În cursul comunicării, pot apărea diverse bariere. Prezența unei comunicări care funcționează bine în organizații contribuie la rezolvarea multor probleme, în special, coordonarea activităților unităților structurale individuale din organizație în raport cu un scop comun.

Principala problemă a comunicării între elementele structurii organizaționale se datorează incertitudinii în relația dintre unitățile structurale individuale ale organizației. În condiții de incertitudine, următoarele tipuri principale de bariere în procesele de comunicare pot crește:

Distorsiunea mesajelor este un fenomen în care unitățile structurale ale organizației primesc informații care nu sunt adecvate situației reale. Distorsiunea în rețelele de comunicații duce la o încetinire semnificativă a ritmului de lucru în organizație. Luarea deciziilor și implementarea trebuie să înceapă în același timp: înțelegerea modului de a face treaba este la fel de importantă ca și a decide ce să faci. Dar denaturarea informațiilor nu permite să se procedeze la implementarea imediată a soluției, deoarece se bazează pe premise incorecte. În acest sens, trebuie să revenim la această situație, să repetăm ​​mesajele. În plus, denaturarea informațiilor duce la stabilirea greșită a obiectivelor, care afectează imediat restul organizației.

Distorsiuni neintenționate care apar din cauza lipsei de informații, a ambiguității situației sau a dificultăților în contactele interpersonale.

Distorsiuni conștiente care reprezintă un mare pericol în luarea deciziilor în organizație și stabilirea scopurilor: în acest caz, veriga intermediară din lanțul de comunicare este inconsecventă cu conținutul mesajului și urmărește să schimbe natura impactului acestuia.

Filtrarea informațiilor din mesaj, atunci când informațiile inutile sunt întrerupte acest moment informație, rămâne doar esența. Supraîncărcarea de informații este posibilă în cazurile în care membrii organizației nu sunt capabili să răspundă eficient la toate informațiile de care au nevoie și să filtreze o anumită parte a acestora, în opinia lor, cea mai puțin importantă. Cu toate acestea, este posibilă o situație în care această informație specială va fi deosebit de necesară pentru a asigura funcționarea normală a organizației sau a diviziilor sale.

Deficiențele în structura organizației au o semnificativă Influență negativă privind funcționarea rețelelor de comunicații. Cele mai frecvente dintre aceste neajunsuri ar trebui recunoscute ca o configurație nereușită - existența unui număr mare de niveluri de control, atunci când informațiile sunt pierdute sau distorsionate la trecerea de la un nivel la altul. Acest lucru este valabil mai ales pentru fluxurile de comunicare ascendente (de jos în sus, de la subordonați la manageri).

Un alt dezavantaj structural important este lipsa unor legături orizontale stabile între departamentele individuale ale organizației, de exemplu, atunci când conducerea organizației permite doar conexiuni verticale, iar comunicările între departamente de același nivel sunt considerate nesemnificative și inutile.

Un alt dezavantaj semnificativ este prezența conflictelor între grupurile individuale și departamentele organizației. Adesea, conflictele sunt inerente în însăși structura organizației. Departamentele sau liderii individuali aflați în stare de conflict nu pot contribui doar la ruperea legăturilor de comunicare în cadrul organizației, ci și pot folosi rețelele de comunicare pentru a-și atinge propriile obiective în lupta cu alte departamente.

Un grad ridicat de diferențiere spațială creează bariere în calea trecerii informațiilor prin anumite canale de comunicare din cauza îndepărtării structurilor individuale ale unităților organizaționale. În primul rând, aceasta se referă la canalele de control și feedback, precum și canalele prin care sunt transmise informații tipărite (documente, literatură științifică sau tehnologică etc.). Ca urmare, poate apărea neîncrederea reciprocă între membrii organizației, iar eficiența interacțiunii este redusă.

Pe calea comunicării interpersonale există și bariere. Comunicarea este foarte adesea împiedicată de neînțelegerea reciprocă de către membrii procesului de comunicare. Cauzele problemelor de comunicare din cauza neînțelegerii sunt următoarele:

Diferențele în percepția mesajului și ideile și conceptele sale principale, ceea ce se întâmplă în mod efectiv:

codificarea incorectă a mesajului de către manageri fără a ține cont de cultura și atitudinile membrilor organizației (mesajul este scris sau transmis într-un limbaj de neînțeles, conține multe cuvinte aparținând unei alte subculturi, sau termeni speciali, un domeniu de activitate sau se aleg cunoștințe care sunt puțin cunoscute de membrii organizației etc.);

conflictul între domeniile de competență, baza judecăților emițătorului și destinatarului informațiilor (un conflict structural de acest fel poate duce la perceperea selectivă a informațiilor de către destinatarul acesteia, în funcție de propriile interese și nevoi, și ignorarea intereselor expeditor);

atitudini sociale diferite ale membrilor organizațiilor, structuri de valori diferite.

Bariere semantice datorate mesajelor prost formulate care pot duce la pierderea de informații atunci când sunt transmise de către destinatar, în special multe dintre aceste probleme sunt generate într-un mediu multinațional.

Semantica este știința care studiază modurile în care sunt folosite cuvintele și semnificațiile care le sunt date. Deoarece cuvintele (simbolurile) pot avea semnificații diferite pentru persoane diferite, ceea ce a dorit să comunice expeditorul nu va fi întotdeauna interpretat și înțeles de către destinatar în același mod. Variațiile semantice duc adesea la neînțelegeri, deoarece în multe cazuri este destul de dificil de înțeles ce semnificație a fost atribuită caracterului emițător. Simbolurile nu au sensul lor fix inițial. O persoană își înțelege semnificația pe baza experienței sale și variază în funcție de context, de exemplu. situația în care este utilizat simbolul. Și din moment ce toată lumea are o experiență diferită și fiecare contact de comunicare este diferit de ceilalți într-un fel sau altul, nu poți fi niciodată sigur că destinatarul a atribuit acestui simbol același sens ca și tine.

Bariere interpersonale non-verbale. Acestea includ orice alte caractere decât cuvinte. Adesea transmiterea non-verbală se realizează simultan cu cea verbală și poate spori sau schimba sensul cuvintelor. Contact vizual, un zâmbet sau o încruntare, o expresie tensionată sunt toate exemple de comunicare non-verbală.

Feedback nesatisfăcător (de exemplu, din cauza incapacității de a asculta).

Pentru a evita pierderile cauzate de deficiențele comunicării interpersonale, puteți utiliza următoarele tehnici:

pregătirea prealabilă pentru transmiterea mesajului; de exemplu, clarificarea principalelor prevederi, conținutul mesajului;

eliminarea barierelor semantice prin eliminarea ambiguității, ambiguității conceptelor;

atenție constantă la comunicarea simbolică non-verbală - tonul mesajului, gesturile, expresiile faciale etc.;

manifestarea apatiei și deschiderii în comunicare și transmitere a mesajelor;

stabilirea feedback-ului, pentru care ar trebui: să adreseze întrebări destinatarului informațiilor despre conținutul mesajului și gradul de percepție al acestuia; evaluați reacția nonverbală a destinatarilor mesajului, acordați o atenție deosebită gesturilor, posturii și expresiilor faciale care indică confuzie sau neînțelegeri; creați o atmosferă de încredere, bunăvoință și disponibilitate pentru a discuta problemele emergente, ținând cont de interesele și nevoile destinatarului mesajelor de informare.

Concluzionând, în general, putem spune că cea mai eficientă utilizare a comunicării depinde de factori atât de importanți precum profesionalismul managerilor, structura organizației și caracteristicile acesteia, prezența unor relații interpersonale stabile între membrii organizației, cultura organizației. subordonații, poziția organizației în mediul extern (apropiere și deschidere), competența angajaților.

3 Tipuri de comunicare într-o organizație

Comunicările efectuate în organizații pot fi clasificate în funcție de o serie de criterii (Tabelul 1.)

Tabelul 1. Clasificarea comunicațiilor în organizație

Semn de clasificare Tipuri de comunicații Subiectul și mijloacele de comunicareComunicații folosind mijloace tehnice, tehnologii informaționale Forma interpersonală de comunicareVerbală Non-verbală Canale de comunicareFormal Informal Semn organizatoric (dispunerea spațială a canalelor)Vertical Orizontal Diagonală Orientarea comunicării Descrescătoare Crescătoare În funcție de subiecte și mijloace de comunicare, se obișnuiește să se distingă:

Comunicari realizate cu ajutorul mijloacelor tehnice ale tehnologiei informatiei, in conditii moderne devin de o importanță capitală. Acestea sunt realizate folosind e-mail, sisteme de telecomunicații, tehnologii informaționale de management (MIS).

Comunicări interpersonale – comunicări efectuate între oameni în situații „față în față” și în grupuri folosind cuvinte și mijloace de comunicare non-verbale. Ele sunt de mare importanță pentru studiul comportamentului organizațional.

Pe comunicări interpersonale influențează diverși factori (Fig. 1).

Fig.1 - Factori care afectează comunicațiile interpersonale

managementul comunicarii verbale

Comunicarea sub formă de comunicare:

Comunicările verbale sunt comunicări efectuate folosind vorbirea orală ca sistem de codificare.

Managerii își petrec cea mai mare parte a timpului de lucru în comunicarea personală cu alte persoane. Avantajele comunicării orale sunt viteza, spontaneitatea și posibilitatea utilizării pe scară largă a semnalelor non-verbale simultan cu cuvintele.

Comunicații non-verbale - mesaje trimise de expeditor fără a utiliza vorbirea orală ca sistem de codare, de exemplu, folosind gesturi, expresii faciale, posturi, priviri, maniere. Acţionează ca mijloace de comunicare în măsura în care conţinutul lor poate fi interpretat de alţii.

Informația este transmisă prin comunicare verbală. Comunicările non-verbale transmit atitudinea față de partener în mesaj.

Comunicările formale vă permit să eficientizați și să limitați fluxurile de informații.

Acestea sunt determinate de reglementările existente:

Organizațional (de exemplu, organigramă);

Funcțional (de exemplu, regulamentul privind departamentele și serviciile, care conține secțiunea „Relații între departamente”).

Canalele formale de comunicare sunt utilizate pe scară largă în organizațiile cu o structură de management ierarhică.

Comunicările informale sunt interacțiuni sociale între oameni care reflectă expresia nevoii umane de comunicare. Ele completează comunicările formale.

În funcție de aranjarea spațială a canalelor și de direcția de comunicare, se obișnuiește să se subdivizeze în:

Comunicațiile organizaționale de sus în jos – reprezintă fluxul de informații de la cele mai înalte niveluri de conducere către cele inferioare (manager – subordonați). Acesta este cel mai evident tip de comunicare organizațională. Comunicarea dintre lider și subordonați este legată de clarificarea sarcinilor, priorităților și rezultatelor așteptate; asigurarea implicarii in rezolvarea sarcinilor departamentului; discutarea problemelor de performanță; obținerea recunoașterii și recompenselor în scopul motivației; îmbunătățirea și dezvoltarea abilităților subordonaților; cu culegerea de informaţii despre iminent sau real problema existenta; notificarea unui subordonat despre o schimbare iminentă; precum și primirea de informații despre idei, îmbunătățiri și sugestii.

Comunicațiile organizaționale ascendente au și funcția de a oferi managerilor informații despre ceea ce se întâmplă la niveluri inferioare. Datorită acestora, managerii învață despre problemele actuale și potențiale și sugerează acțiuni corective. Comunicările ascendente sunt de obicei efectuate sub formă de rapoarte, propuneri și note explicative.

Comunicații orizontale - comunicări care vizează coordonarea și integrarea activităților angajaților diferitelor departamente și divizii la aceleași niveluri ale ierarhiei pentru atingerea scopurilor organizației; ajută la creșterea eficienței utilizării tuturor tipurilor de resurse ale organizației.

Comunicații diagonale - comunicări efectuate de angajații departamentelor și subdiviziunilor diferitelor niveluri ale ierarhiei. Ele sunt utilizate în cazurile în care comunicarea angajaților organizației în alte moduri este dificilă.

Comunicatii electronice. Poșta electronică (e˗mail) este un sistem informatic comunicativ.

2. ÎMBUNĂTĂȚAREA SISTEMULUI DE COMUNICAȚII PE EXEMPLU DE SA „BASHKIRENERGO”

1 Caracteristicile socio-economice ale organizației SA „Bashkirenergo”

Bashkir deschis Societate pe acțiuniÎnființată Energie și Electrificare a Bashkirenergo (JSC Bashkirenergo). Comitetul de Stat Republica Bashkortostan pentru gestionarea proprietății de stat 30 octombrie 1992. Domeniul activităților sale - producția de energie electrică și termică; repara si întreținere echipamente de putere.

OJSC „Bashkirenergo” este unul dintre cele mai mari sisteme energetice regionale din Rusia. Capacitatea electrică instalată este de 4.295 MW, capacitatea termică instalată este de 13.141 Gcal/h.

Ca parte a capacității de generare a sistemului energetic al Republicii Bashkortostan - o centrală de stat districtuală (GRES), zece centrale termice și electrice combinate (CHP), inclusiv cogenerarea cu piston cu gaz Zauralskaya, două centrale hidroelectrice (HPP) , cinci turbine cu gaz, șase unități cu piston cu gaz, o centrală eoliană și șapte centrale hidroelectrice mici.

Numărul total de consumatori casnici la 01.07.2010 este de 1.191.452.

Vorbind mai precis despre sistemul de comunicare la această întreprindere, este de remarcat faptul că, conform cercetărilor, managerul petrece între 50 și 90% din tot timpul pe comunicare. Acest lucru pare puțin probabil, dar devine clar dacă avem în vedere că managerul face acest lucru pentru a-și realiza rolurile în relațiile interpersonale, schimbul de informații și procesele de luare a deciziilor, ca să nu mai vorbim de funcțiile manageriale de planificare, organizare, motivare și control. Tocmai pentru că schimbul de informații este integrat în toate tipurile majore de activități de management, comunicațiile sunt un proces de conectare.

Procesul de comunicare este procesul de interacțiune între diversele subiecte ale comunicării, în care se desfășoară procesul de schimb de informații.

Scopul principal al procesului de comunicare este de a asigura înțelegerea informațiilor care fac obiectul comunicării, adică. mesaje. În procesul de schimb de informații, se pot distinge patru componente de legătură:

expeditor, o persoană care generează idei sau colectează informații și le transmite;

mesaj, informații codificate prin simboluri adecvate;

canal, mijloc de transmitere a informațiilor;

destinatar, persoana căreia îi sunt destinate informațiile.

În funcție de tipul de structuri organizaționale, SA „Bashkirenergo” este structura liniara management (Fig. 2.).

Fig. 2 - Schema structurii organizatorice liniare a managementului

Aceasta este una dintre cele mai simple structuri de management organizațional. În fruntea fiecăruia unitate structurală există un lider - un șef unic, înzestrat cu toate puterile și care exercită conducerea exclusivă a angajaților din subordine și concentrând toate funcțiile de conducere în mâinile sale.

Fiecare subordonat are un lider, prin care toate comenzile de management trec printr-un singur canal, în acest caz, legăturile de management sunt responsabile pentru rezultatele tuturor activităților obiectelor gestionate.

Pentru a analiza funcționarea canalelor de comunicare în întreprinderea studiată, este necesar să se cunoască ce avantaje și dezavantaje sunt inerente acestui lucru. structura organizationala management.

Avantaje:

unitatea și claritatea comenzii;

coordonarea acțiunilor și execuțiilor;

responsabilitate clară;

eficienta in luarea deciziilor;

responsabilitatea personală a liderilor rezultate finale activitățile departamentului dvs.

Defecte:

pretenții ridicate la adresa liderului, care trebuie să fie pregătit cuprinzător pentru a oferi un leadership eficient la toate nivelurile de management;

lipsa legăturilor pentru planificarea și pregătirea deciziilor;

supraîncărcare informațională, multe contacte ale subordonaților, superiorilor și structurilor de schimb;

legături dificile între autorități;

concentrarea puterii la vârf.

În această structură de comunicare, decizia transmisă de la un capăt la altul devine cunoscută tuturor interpreților și este discutată de toți. Toate conexiunile într-o astfel de comunicare sunt aceleași și nu există un stil de conducere de comandă. O astfel de structură a relațiilor se destramă rapid dacă legătura dintre cei doi participanți la comunicare este ruptă.

2 Analiza comunicațiilor SA „Bashkirenergo”.

LLC „Bashkir Distribution Electric Networks” continuă cele mai bune tradiții stabilite în OJSC „Bashkirenergo”. În special, se acordă multă atenție educație fizică si sport. Implicarea inginerilor energetici într-un stil de viață sănătos a fost facilitată de ambii evenimente corporative, și cele care s-au desfășurat sub semnul Decretelor Președintelui Republicii Bashkortostan: Anul Sănătății, Anul Sportului și al stilului de viață sănătos, Anul Prevenirii Dependenței de Droguri, Alcoolismului și Tutunului, Anul Copilăriei prospere și al Consolidării Valorile familiei, Anul susținerii și dezvoltării inițiativelor tineretului, Anul protecției mediului. Toate acestea îmbunătățesc procesul de comunicare în companie. Angajații se cunosc mai bine prin astfel de evenimente și relațiile se îmbunătățesc, ceea ce este necesar în munca lor comună. Într-o economie de piață, unul dintre factorii decisivi în eficiența și competitivitatea unei întreprinderi (SA „Bashkirenergo”) este asigurarea unor resurse umane ridicate. Iar cea mai productivă modalitate de a realiza acest lucru este dezvoltarea și implementarea politica de personal, care este parte integrantă politica orientată strategic a organizaţiei. Înțelegem că investiția în lucrul cu oamenii este cea mai eficientă investiție în afacerea noastră pe termen lung.

Scopul principal al politicii de personal a companiei este atragerea, dezvoltarea și reținerea managerilor și specialiștilor de înaltă calificare și eficiență, capabili să crească valoarea afacerii printr-un management profesional și eficient al activelor companiei. Principiul principal al politicii de personal a companiei este menținerea unei dinamici eficiente de funcționare și dezvoltare prin menținerea și dezvoltarea personalului optim, a unei echipe coezive, responsabile, foarte dezvoltate, performante necesare rezolvării sarcinilor.

Conceptul politicii de personal a companiei include următoarele domenii de activitate:

construirea unei structuri eficiente de management al companiei bazată pe optimizarea proceselor de afaceri și distribuirea rațională a funcționalității muncii pe departamente și niveluri de conducere;

asigurarea la timp a companiei cu personal cu calificarea necesară, necesar pentru rezolvarea problemelor de afaceri;

asigurarea focalizării personalului pe performanță ridicată, contribuind la atingerea obiectivelor;

îmbunătățirea relațiilor sociale și de muncă;

Stabilirea garanțiilor sociale și controlul respectării acestora;

Crearea condițiilor pentru dobândirea competențelor profesionale ale personalului necesare soluționării cu succes a problemelor de afaceri, crearea condițiilor pentru creșterea profesională și autorealizarea angajaților printr-un sistem de pregătire profesională și formare avansată a angajaților;

Creşterea productivităţii muncii prin îmbunătăţirea sistemului de materiale şi stimulente nefinanciareȘi Securitate Socială angajaților, precum și asigurarea condițiilor de muncă sigure.

Realizarea unei creșteri durabile a companiei este imposibilă fără munca profesională și coordonată a întregii echipe, prin urmare, în strategia de dezvoltare a sistemului energetic, se acordă o mare atenție personalului.

Conducerea rezolvă cu succes sarcinile de realizare nivel inalt responsabilitatea angajaților și eficacitatea muncii lor. JSC „Bashkirenergo” desfășoară activități intenționate privind proiectarea structurii optime de personal și dezvoltarea acesteia, care se desfășoară în următoarele domenii principale:

asigurarea societatii cu personal calificat;

motivarea muncii, creșterea satisfacției în muncă pentru toate categoriile de personal;

formarea conștiinței corporative;

crearea condițiilor pentru utilizarea eficientă a abilităților, cunoștințelor și experienței angajaților;

pregătirea profesională și formarea avansată a angajaților.

Să analizăm activitățile companiei, din punctul de vedere al securității întreprinderii resurselor de muncă, mișcarea forței de muncă, componența calitativă, precum și utilizarea resurselor de muncă în întreprindere.

Să începem analiza cu asigurarea întreprinderii cu resurse de muncă, care se calculează prin compararea numărului real de salariați pe categorii și profesii cu nevoia planificată, o vom întocmi în tabelul 2.

Tabelul 2 - Asigurarea societății cu resurse de muncă pentru 2011 - 2012

Categorii de angajați

După cum se arată în tabelul 2, oferta de specialiști, în comparație cu planul, crește cu 46 de persoane (ponderea conform planului = 17%, de fapt = 18%), furnizarea de muncitori și angajați ingineri și tehnici a crescut cu 134 oameni (ponderea conform planului a fost de 66%, de fapt 67%). Creșterea numărului de angajați la întreprinderea de sistem energetic în 2011 sa datorat transferului instalațiilor energetice municipale în sistemul energetic. Numărul de manageri a scăzut ușor (cu 1 persoană); acest lucru nu a afectat activitatea întreprinderii.

Vom analiza mișcarea forței de muncă prin calcularea coeficienților necesari. Analiza dinamicii se realizeaza in functie de indicele de stabilitate a personalului; dinamica angajării; dinamica numărului de personal, rata de rotație a personalului, motivele concedierii angajaților. Analiza folosește o serie de indicatori. Cele mai utilizate sunt: ​​coeficientul de dinamică a numărului de salariați, coeficientul de rotație pentru angajarea angajaților, coeficientul de rotație a personalului, coeficientul de compoziție constantă (Tabelul 3).

Tabelul 3. - Mișcarea forței de muncă în întreprindere

Indicatori20112012AbatereNumăr de personal industrial și de producție la începutul anului16806189582152Angajați23601756˗604Pensirat208172˗36 inclusiv:˗ voluntar 6753˗14˗ concediat pentru încălcare disciplina muncii 141119˗22Număr de personal la sfârșitul anului18958205421584Numărul mediu de angajați15801712132Rata de rulaj pentru angajarea de angajați1.491.03˗0.46Rata de cifra de afaceri0.130.1˗0.03Rata de coeficient de personal 12128. ˗0,05

K pr.0 \u003d 2360 / 1580 \u003d 1,49 (1)

K pr. - Coeficientul de cifra de afaceri pentru angajarea salariatilor in anul 2011

Pentru pr.1 \u003d 1756 / 1712 \u003d 1,03 (2)

Pentru a pr.1. - Raportul de cifra de afaceri pentru angajarea angajaților în 2012

K mk.0 ​​​​= 208 / 1580 = 0,13 (3)

K mk.0 ​​​​- Rata de rotație a personalului în 2011

K mk.1 \u003d 172 / 1712 \u003d 0,10 (4)

K TC.1 - Rata de rotație a personalului în 2012

K ps.0 = 18958/1580 = 12 (5)

K ps.0 - Coeficientul de constanță al componenței personalului SA „Bashkirenergo” în 2011.

K ps.1 = 20542/1712 = 12 (6)

La ps.1 - Coeficientul de constanță al componenței personalului SA „Bashkirenergo” în 2012

K ch.0 = 2360 ˗ 208 / 16806 = 0,13 (7)

K chz.0 - Coeficientul de dinamică a numărului de lucrători angajați în 2011

K ch.1 = 1756 ˗ 172 / 18958 = 0,08 (8)

K cap.1 - Coeficientul de dinamică al numărului de lucrători angajați în anul 2012

După cum se arată în Tabelul 3, numărul celor angajați în perioada analizată a scăzut (cu 604 persoane), precum și al celor plecați de bunăvoie (14 persoane) și pentru încălcarea disciplinei muncii (22 persoane). Aceasta indică satisfacția întreprinderii în personalul actual și a angajaților înșiși în condițiile activității de muncă. Pe baza indicatorilor din tabel, au fost calculate ratele de rotație la angajare (˗0,46), rezultatul cărora arată o scădere a admiterii de noi angajați, a fluctuației de personal (˗0,03), o scădere a acestui coeficient indică faptul că părțile sunt mai puțin probabil să experimenteze pretenții și dezacorduri cu privire la calitatea sarcinilor îndeplinite, dinamica numărului de angajați (˗0,05). Coeficientul de compoziție constantă nu s-a schimbat, acest lucru va avea un efect benefic asupra muncii. Astfel, mișcarea forței de muncă și rezultatele coeficienților sunt în normă.

Activitățile SA „Bashkirenergo” se concentrează în primul rând pe îmbunătățirea eficienței producției și distribuției de energie electrică și termică, furnizarea fiabilă și neîntreruptă de energie pentru toți consumatorii din Republica Bashkortostan. În același timp, compania energetică este activă politică socială care vizează crearea conditii favorabile pentru a îmbunătăți eficiența și productivitatea personalului, odihnă bună pentru angajați și familiile acestora.

Un sistem eficient de protecție socială implementat la JSC Bashkirenergo joacă un rol important în atragerea de specialiști cu înaltă calificare către compania energetică, ajută la reducerea fluctuației personalului și este una dintre componentele activităților de producție și afaceri de succes.

Pentru a îmbunătăți calitatea personalului, OJSC Bashkirenergo continuă cooperarea strânsă cu liderii din domeniul energetic. institutii de invatamantţări. În 2011, în zona țintă au fost admiși 110 tineri specialiști absolvenți ai universităților în specialități energetice, precum și 78 de absolvenți ai Colegiului Combustibil și Energetic Ufa.

18 manageri și specialiști au fost trimiși la Universitatea de Stat de Inginerie Energetică din Kazan pentru educație cu frecvență redusă (bugetar) în direcția țintă pentru formarea în specialitățile energetice. În KSEU pentru o zi formă de buget 10 absolvenți au fost trimiși la studii, iar 17 absolvenți ai școlilor secundare au fost trimiși la Universitatea Tehnică de Aviație de Stat Ufa.

165 de persoane au fost instruite la cursuri de perfecționare în instituțiile de învățământ profesional suplimentar, Institutul de Studii Avansate (IPK) al funcționarilor publici din Moscova, Sankt Petersburg Energy IPK și filialele sale, iar 4.144 de persoane au fost instruite la NNOU UTK Bashkirenergo. În 2011, au fost instruiți 226 de personal operațional. 1371 de specialiști și manageri au promovat pregătirea și certificarea pre-examinare la TTC. Costul pregătirii, recalificării și formării avansate a personalului pentru NNOU UTK în 2206 s-a ridicat la 13 milioane 541 mii de ruble.

3. PRINCIPALE DIRECȚII PENTRU ÎMBUNĂTĂȚIREA COMUNICAȚILOR ÎN JSC BASHKIRENERGO

1 Probleme cu compania electrică

Remarcăm două probleme importante de comunicare care există în cadrul acestei organizații a SA „Bashkirenergo”

Angajații consideră că supervizorul lor imediat este principala sursă de informații pentru ei înșiși. Neprimind suficiente informatii de la el, ei cauta alte surse, ceea ce duce la nasterea zvonurilor care denatureaza situatia reala;

Condițiile de cooperare și interacțiune într-o echipă ar trebui să fie caracterizate prin:

încredere unul în celălalt și încredere între manager și angajat;

libera circulație a informațiilor atât în ​​sus, cât și în jos în structura ierarhică, precum și canale orizontale de comunicare bine stabilite;

Satisfacția membrilor echipei cu statutul lor, ceea ce le asigură participarea activă la activitățile companiei;

cooperare constantă în muncă fără luptă și intrigi;

climat psihologic bun;

realizările pozitive ale întreprinderii pe piață;

estimări optimiste ale viitorului companiei.

Principalele principii de PR pentru relațiile interne sunt determinate de o serie de prevederi esențiale:

recunoașterea contribuției pozitive a angajaților la succesul întreprinderii;

încurajare, aprobare. Toate cercetările din domeniul managementului comunicării demonstrează că cei mai importanți stimulenți sunt banii, precum și diversele privilegii oferite angajaților. Pe lângă ele, există un factor atât de important ca simpla laudă;

libertatea de exprimare a angajaților cu privire la propria opinie cu privire la toate problemele de management, inclusiv criticile justificate la adresa managementului;

estomparea liniilor dintre management și angajații obișnuiți în ceea ce privește privilegiile;

prioritatea comunicaţiilor interne faţă de cele externe. Cel mai rău lucru care se poate întâmpla unei companii este atunci când angajații ei aud vești proaste dintr-un știri la televizor;

implicarea directă și indirectă a angajaților în procesul de management, identificând și luând în considerare opiniile, pozițiile acestora, precum și ideile prezentate de aceștia;

conștientizarea planurilor organizației. Angajații oricărei companii se străduiesc întotdeauna să știe în ce direcție se mișcă organizația lor și care este rolul lor real în acest proces;

indeplinirea obligatorie a promisiunilor date de conducerea societatii;

satisfacerea nevoilor angajaților de atenție personală; insignele le permit să se adreseze unul altuia prin prenume. Colegii se cunosc mai repede, ceea ce contribuie la formarea unui climat psihologic favorabil în companie.

Astfel, am trecut cu vederea două probleme importante în organizarea SA „Bashkirenergo” În paragraful următor, vom încerca să găsim modalități de a elimina aceste probleme.

Există diferite moduri de a îmbunătăți procesele de comunicare într-o organizație. Reglarea fluxurilor de informații. Managerii de la toate nivelurile organizației trebuie să reprezinte nevoile de informare ale superiorilor, colegilor și subordonaților lor. Pentru a face acest lucru, este necesar să se evalueze aspectele calitative și cantitative ale nevoilor de informații din organizație. Managerul trebuie să definească ce este „prea mult” și „prea puțin” în schimburile de informații. Nevoile de informații depind în mare măsură de obiectivele managerului, de deciziile pe care le ia și de natura indicatorilor de evaluare a rezultatelor muncii sale, precum și de departamentul și subordonații acestuia. actiuni de management. În organizații, directorii țin întâlniri săptămânale (întâlniri, întâlniri de planificare, întâlniri etc.), la care sunt discutate și clarificate noi planuri, opțiuni de strategii, scopuri și obiective, precum și rezultate intermediare. Sisteme de feedback. Feedback-ul este o parte integrantă a controlului și managementului baza de informatii organizatii. Sondajul angajaților - din opțiunile sistemului de feedback, care sunt efectuate pentru a obține informații de la manageri și lucrători cu privire la o listă mare de probleme: obiectivele activităților lor le sunt comunicate clar; cu ce probleme potențiale sau reale se confruntă sau se pot confrunta; dacă primesc informațiile exacte și în timp util de care au nevoie pentru a-și face treaba; dacă liderul lor este deschis la sugestii etc.

Sistem de colectare a ofertelor. Scopul colectării propunerilor este de a facilita fluxul de informații către vârf. În același timp, toți angajații au posibilitatea de a genera idei privind îmbunătățirea oricărui aspect al activităților organizației. Acest lucru, la rândul său, tinde să reducă nivelul de filtrare sau să ignore ideile pe calea de jos în sus. Modalitățile de organizare a sistemului sunt variate – să se aloce o linie telefonică separată prin care angajații să poată suna anonim și să pună întrebări despre programări și promovări. Uneori, managerii lucrează pe linie, răspunzând imediat la întrebări. Răspunsurile sunt fie trimise direct angajaților (cu excepția cazului în care întrebarea este anonimă), fie tipărite în buletinul informativ al companiei.

Tehnologia de informație. Sistemul de e-mail contribuie la îmbunătățirea schimbului de informații în organizații. E-mailul oferă angajaților posibilitatea de a trimite mesaje scrise oricui din organizație. Acest lucru reduce semnificativ fluxul convorbirilor telefonice.

Odată cu utilizarea canalelor oficiale de comunicare, angajații organizației își satisfac nevoia de consiliere și sprijin prin consultare reciprocă. Consultarea între indivizi de la același nivel are adesea implicații importante pentru organizație; apelând constant unul la altul pentru sfaturi sporește încrederea în propriile decizii. Experiența a arătat că încrederea totală pe manageri pentru informații și sfaturi este o limitare și poate fi evitată în majoritatea cazurilor. Aparent, fiecare lider ar trebui să fie interesat de circulația fluxurilor de informații în toate cele trei direcții - sus, jos și orizontal. Comunicările (desigur, în volume diferite) în fiecare dintre cele trei direcții sunt efectuate simultan.

Percepția angajaților asupra oricărei comunicări este determinată de mulți factori organizaționali și personali. O schimbare în percepțiile unui angajat poate fi cauzată de o schimbare a informațiilor primite sau a mediului de lucru. Percepția este influențată și de experiența trecută. În organizația de operare, comenzile managerului de top sunt filtrate și apoi acceptate.

CONCLUZIE

Importanța comunicării în afaceri în stadiul actual de dezvoltare este în continuă creștere. Acest lucru se datorează faptului că întreprinderile, organizațiile, managerii și angajații acestora trebuie să primească și să stăpânească informații în continuă extindere care ajută la rezolvarea problemelor emergente.

Este aproape imposibil de supraestimat importanța comunicării în management. Aproape tot ceea ce fac liderii pentru a ajuta o organizație să-și atingă obiectivele necesită o comunicare eficientă. Dacă oamenii nu pot împărtăși informații, este clar că nu vor putea să lucreze împreună, să formuleze obiective și să le atingă. Comunicarea este un proces complex format din pași interdependenți.

Comunicarea este schimbul de informații, pe baza căruia managerul primește informațiile necesare pentru luarea unor decizii eficiente și aduce deciziile luate angajaților organizației.

Procesul de comunicare constă din etape: trimiterea unui mesaj, transmiterea unui mesaj, primirea unui mesaj și feedback. Cele mai importante elemente ale procesului de comunicare sunt expeditorul, mesajul, canalele de transmisie, destinatarul și feedback-ul. Prezența feedback-ului este cea care face procesul de comunicare bidirecțională. Prezența tuturor acestor elemente este esențială pentru o comunicare eficientă.

Clasificarea comunicațiilor este necesară pentru a identifica diferitele lor tipuri în scopul analizei și îmbunătățirii ulterioare. Comunicațiile dintr-o organizație pot fi clasificate după o serie de criterii: după subiect și mijloace de comunicare, după forma de comunicare, canalul de comunicare, după poziția lor spațială, după direcția comunicării.

Există diverse bariere în calea comunicării eficiente. Cunoscând posibilele bariere, managerii ar trebui să încerce să prevină apariția acestora sau să caute și să planifice moduri eficiente depășindu-le.

Ascultarea activă este cel mai important mijloc de comunicare eficientă, așa că managerii trebuie să învețe să stăpânească această artă importantă.

Pentru a organiza comunicații eficiente într-un grup, într-o organizație, este necesară construirea și utilizarea corectă a rețelelor de comunicare.

Principalele modalități de îmbunătățire a schimbului de informații într-o organizație includ: reglementarea fluxurilor de informații, acțiunile manageriale, introducerea sistemelor de feedback, introducerea sistemelor de colectare a propunerilor, utilizarea buletinelor informative, utilizarea tehnologiilor informaționale moderne și a resurselor informaționale mondiale.

În prezent, este necesar să se introducă noi sisteme care să îndeplinească funcțiile atât globale, cât și retea locala organizatii.

Progresul se accelerează într-un ritm rapid, astfel încât este greu de imaginat ce se va întâmpla în viitorul apropiat. Dar adevărul este acolo: vechea formă de a face afaceri s-a terminat. Multe tipuri de rapoarte, bilanţuri, documentaţii interne sunt acum create pe hârtie doar pentru a duplica formularul electronic.

Până când problema securității informației va fi rezolvată fără echivoc, aceasta va continua să fie practicată. Dar multe tranzacții sunt deja încheiate fără a părăsi biroul, se țin conturile, se încheie contracte.

Deoarece comunicațiile sunt una dintre cele mai importante componente ale managementului, managerul ar trebui să încerce să monitorizeze proces de comunicare, identificați problemele în fiecare etapă și încercați să le eliminați pentru a crește eficiența transmiterii și a percepției informațiilor.

Făcând o concluzie despre firma studiată, este de remarcat faptul că în ultimii ani, odată cu creșterea rolului marketingului, rolul comunicării de marketing a crescut. Aceste două concepte au devenit acum inseparabile, deoarece marketingul modern necesită mult mai mult decât crearea unui produs care să satisfacă nevoile clientului, stabilirea unui preț adecvat și punerea la dispoziția consumatorilor țintă. Firmele trebuie să comunice cu clienții lor, să informeze despre produsele lor, să facă achiziția lor profitabilă.

În onoarea practică a lucrării, au fost luate în considerare opțiuni pentru îmbunătățirea comunicațiilor la întreprinderea SA „Bashkirenergo”. A fost efectuată o analiză a comunicațiilor pe exemplul SA „Bashkirenergo”, au fost studiate caracteristicile obiectului și au fost identificate modalități de îmbunătățire a sistemului de comunicații. Sunt prezentate avantajele și dezavantajele acestei întreprinderi.

LISTA SURSELOR UTILIZATE

1.Albastova L.M., Ignatov V.G. Teoria managementului: manual//.˗Rostov˗on˗Donu: Editura: martie, 2006.

.Romanov A.A., Panko A.V. Comunicări de marketing. - M.: Eksmo, 2006 2. Arzhanykh E.V. Munca stiintifica: dezvoltarea unui complex de comunicații de marketing pe exemplul complexului hotelier Holiday˗Inn˗Moscova - p.54˗63, Moscova, 2005

.Abchuk, V.A. Management: Manual / A.V. Abchuk//.˗ Sankt Petersburg: Soyuz, 2002. ˗ 348s.

.Basovsky, L.E. Management: manual / ed. Basovsky L.E.// - M.: INFRA˗M, 2003.˗216s.

.Bulygin, A.V. Management eficient: Manual / A.V. Bulygin//. - M.: Finpress, 2000. - 1056 p.

.Vikhansky, O.S. Management: un manual pentru universități. / Ed. Vikhansky O.S., Naumov A.I. ˗ M., ed. Gadariki, 2001.˗ 528s.

.Vikhansky, O.S. Management: un manual pentru universități. / Ed. Vikhansky O.S., Naumov A.I. ˗ M., ed. „Gadariki”, 2004. - 530s.

.Volkov, Yu.G., Dobrenkov V.I., Nechipurenko V.N., Popov A.V. Sociologie: Manual / Ed. prof. SUD. Volkov. - Ed. al 2-lea, rev. si suplimentare - M.: Gardariki, 2000. - 512 p.

.Gibson, J.L. etc. Organizatii: comportament, structura, procese: Per. din engleza. //ed. a 8-a. - M., 2000˗ 280s.

.Gluhov, V.V. Management: manual - ed. a II-a, corectat. si suplimentare / sub. ed. Gluhov V.V. Sankt Petersburg: ed. Lan, 2002. - 528s.

.Dobrotvorsky, I.L. management. Tehnologii eficiente: un ghid de studiu. - M., 2002˗ 401s.

.Ivanov, A.P. Management: manual / ed. Ivanov A.P. Sankt Petersburg: Mihailov, 2002˗ 320p.

.Kibanov, A.Ya., Zakharov D.K., Konovalova V.G. Etică relații de afaceri: Manual / Ed. ȘI EU. Kibanova. - M.: INFRA˗M, 2004. - 328 p. - (Serie " educatie inalta»)

.Kabushkin, N.I. Fundamentele managementului: Manual / ed. Kabușkin N.I.˗ ediția a 5-a, stereotip. Mn.: Cunoștințe noi, 2002˗ 336s

.Korgova, M.A. Management: Manual / sub. ed. Korgova M.A. Rostov - pe Don: Phoenix, 2008. - 378s.

.Korolev Yu.B. Managementul în complexul agroindustrial: manual / ed. Korolev Yu.B., Mozloev V.Z., Mefed A.V. - M.: Kolos, 2002˗376s.

.Korolev Yu.B. Managementul în complexul agroindustrial: manual / ed. Korolev Yu.B., Korotnev V.D., Kochetova G.N., Nikiforova E.N. - M.: Kolos, 2003˗304s.

.Kroshelev A.N. Fundamentele managementului: manual / ed. Kroshelev A.N., Shvannikov N.N. - M.: Examen, 2007 - 365s.

.Kryshova E.N. Management: Manual / sub. ed. Kryshova E.N.M.: FORUM: INFRA˗M, 2005 - 258s.

.Latfullina G.R. Comportament organizational: Manual pentru universități. Ed. a II-a, adaugă. Și revizuită / Ed. G.R.Latfullina, O.N.Gromova. - Sankt Petersburg: Petru, 2008 - 464 p.: ill.

.Mescon, Albert, Hedouri. Fundamentele managementului. Ed. a 3-a, supliment. Și un relucrător. M., 2008.

.NewsstromDzh.V., Davis K. Comportament organizațional: Tradus din engleză / ed. Yu.N.Kapturevsky. - Sankt Petersburg, 2000.

.Litvinov F.I. Modelare structuri de managementîntreprinderi / ed. Litvinov F.I.//Management în Rusia și în străinătate.˗2008.˗№2˗p.91˗96.

Managementul comunicațiilor de proiect (Managementul comunicațiilor de proiect)

Furnizarea de informații participanților și proceselor de proiect include canale de comunicare, acumularea de date, schimbul și actualizarea datelor, întreținerea bazei de date, distribuirea de informații către consumatori. Managementul informației asigură furnizarea, evaluarea, prelucrarea, monitorizarea, analiza informațiilor, fluxurile de informații în timpul ciclu de viață proiect.

Comunicarea și informațiile conexe reprezintă un fel de fundație pentru coordonarea acțiunilor participanților la proiect.

Sub informație să înțeleagă datele colectate, prelucrate și distribuite. Pentru a fi utile pentru luarea deciziilor, informațiile trebuie furnizate în timp util, conform intenției și într-o formă convenabilă. Acest lucru se rezolvă prin utilizarea tehnologiilor informaționale moderne în cadrul sistemului de management al proiectelor.

Managementul comunicațiilor de proiect (managementul interacțiunii, legături de informații) - functie manageriala menite să asigure colectarea, generarea, distribuirea și stocarea în timp util a informațiilor de proiectare necesare.

Managementul comunicațiilor Proiectul include următoarele procese:

Planificarea comunicarii(Planificarea comunicațiilor) - determină nevoile de informare și comunicare ale echipei de proiect (cine, când și ce informații sunt necesare).

Distribuirea informațiilor(Distribuire de informații) - furnizare în timp util informatie necesara participanții la proiect.

Raportarea performanței(Raportare de performanță) - colectarea și diseminarea informațiilor privind derularea proiectului.

Finalizare Administrativă(Închidere administrativă) - pregătirea, colectarea și distribuirea de informații și materiale pentru finalizarea oficială a unei faze sau a unui proiect.

Principalii consumatori de informații despre proiect sunt:

Manager de proiect - să analizeze discrepanțe între indicatorii de performanță actuali și cei planificați și să ia decizii cu privire la proiect.

Client - pentru a fi la curent cu evoluția lucrărilor de proiectare.

Furnizori- daca este nevoie de materiale, utilaje etc necesare efectuarii lucrarilor.

Designeri - dacă este necesar, efectuați modificări în documentația proiectului.

Executori direcți de lucrări.

Conținutul managementului comunicațiilor de proiect. Managementul comunicațiilor de proiect oferă suport pentru sistemul de comunicare (interacțiuni) dintre participanții la proiect, transferul de management și raportarea informațiilor menite să asigure atingerea obiectivelor proiectului. Fiecare participant la proiect trebuie să fie pregătit pentru interacțiunea în cadrul proiectului în conformitate cu responsabilitățile sale funcționale.

Managementul comunicațiilor include următoarele procese.

Planificarea unui sistem de comunicare - determinarea nevoilor de informații ale participanților la proiect (determinarea compoziției informațiilor, a calendarului și a metodelor de livrare a acesteia).

Colectarea și diseminarea informațiilor - procesele de colectare regulată și livrare la timp a informațiilor necesare către participanții la proiect.

Întocmirea rapoartelor privind progresul proiectului - prelucrarea rezultatelor efective ale stării proiectului, compararea acestora cu indicatorii planificați, analiza tendințelor, prognozarea.

Documentarea progresului lucrărilor - colectarea, prelucrarea și organizarea stocării documentației de proiect.

Să aruncăm o privire mai atentă asupra acestor procese.

Planificarea sistemului de comunicații. Planul de comunicare este o parte integrantă a planului de proiect. Include:

un plan de colectare a informațiilor care definește sursele de informații și metodele de obținere a acestora;

planul de distribuție a informațiilor, care definește consumatorii de informații și modalitățile de livrare a acestora;

o descriere detaliată a fiecărui document care urmează să fie primit sau transmis, inclusiv formatul, conținutul, nivelul de detaliu și definițiile utilizate;

un plan de punere în funcțiune a anumitor tipuri de comunicații;

metode de actualizare si imbunatatire a planului de comunicare.

Planul de comunicare este formalizat și detaliat în funcție de nevoile proiectului.

Colectarea si difuzarea informatiilor.În cadrul proiectului, este nevoie de implementare diferite feluri comunicatii:

• intern (în cadrul echipei de proiect) și extern (cu managementul companiei, clienți, organizații externe etc.);
• formale (rapoarte, solicitări, întâlniri) și informale (mementouri, discuții);
• scris și oral;
• verticală și orizontală.

Raportarea progresului proiectului. Procesele de colectare și prelucrare a datelor privind rezultatele reale și afișarea informațiilor despre starea muncii în rapoarte oferă o bază pentru coordonarea activității, planificare operationala si management. Raportarea progresului include:

• informatii despre starea curenta proiectul în ansamblu și în contextul indicatorilor individuali;
• informații despre abaterile de la planurile de referință;
• prognozarea stării viitoare a proiectului.

Sistemele de colectare și distribuire a informațiilor ar trebui să răspundă nevoilor diferitelor tipuri de comunicații. În aceste scopuri pot fi utilizate metode automate și neautomatizate de colectare, prelucrare și transmitere a informațiilor.

Metodele manuale includ colectarea și transmiterea datelor pe hârtie, organizarea de întâlniri.

Metodele automate presupun utilizarea tehnologiei informatice și mijloace moderne comunicații pentru îmbunătățirea eficienței interacțiunii: e-mail, sisteme de gestionare a documentelor și arhivare a datelor.

Documentarea progresului lucrărilor. Principalele rezultate intermediare ale progresului lucrărilor ar trebui să fie documentate oficial. Documentarea rezultatelor progresului include:

• colectarea și verificarea datelor finale;
• analiză și concluzii despre gradul de realizare a rezultatelor proiectului și eficacitatea muncii efectuate;
• arhivarea rezultatelor pentru utilizare ulterioară.

Sistemele informatice de întreținere a arhivelor electronice fac posibilă automatizarea proceselor de stocare și indexare a documentelor text și grafice și facilitează foarte mult accesul la informațiile de arhivă.