Gestionarea electronică a documentelor pentru întreprinderile mijlocii și mici: sfaturi pentru începători. NauDoc - sistem electronic gratuit de gestionare a documentelor pentru întreprinderile mici și mijlocii

) NauDoc - pentru a îmbunătăți calitativ procesul de lucru cu documente ale managerilor și specialiștilor în materie de toate nivelurile, pentru a reduce timpul de lucru de rutină cu documente, cu alte cuvinte, automatizarea fluxului de lucru în întreprindere

NAUDOC este un produs software pentru automatizarea muncii de birou, a fluxului de lucru și a proceselor de afaceri dezvoltat de NAUMEN. NAUDOC vă permite să gestionați procesarea documentelor și să controlați disciplina de performanță, primind informații cuprinzătoare despre progresul sarcinilor.

Sistem managementul documentelor electronice NauDoc este potrivit optim pentru automatizarea fluxului de lucru al întreprinderilor mijlocii și mici, companiilor de management, organizații de proiectare, diviziuni ale structurilor de detinere, precum si pentru rezolvare sarcini specifice privind automatizarea fluxului de documente, cu care se confruntă diviziile companiilor mari (asigurarea lucrului cu documentația de reglementare în conformitate cu Cerințe ISO 9001:2000, interacțiunea dintre angajați și serviciul de personal etc.).

Folosind NAUDOC, este posibilă organizarea unui singur depozit de documente cu drepturi de acces pe roluri, ceea ce permite angajaților să acceseze documentele în orice moment și să găsească rapid toate informațiile necesare, indiferent de prezența proprietarului documentului la locul de muncă. Jurnalele vă permit să înregistrați documentele de intrare, interne și de ieșire, urmărind mișcarea copiilor pe hârtie ale documentelor în cadrul întreprinderii.

Controalele disciplinei de performanță ale NAUDOC fac posibilă atribuirea sarcinilor angajaților din sistem, controlul execuției acestora, urmărirea termenelor limită, trimiterea documentelor pentru aprobare și trimiterea lucrărilor aprobate pentru revizuire de către alți utilizatori ai sistemului. Setare ciclu de viață pentru categoriile de documente, vă permite să specificați rute tipice pentru deplasarea documentelor, să configurați rutarea automată a acestora și atribuirea sarcinilor.

Toate acțiunile cu documente și sarcini sunt efectuate printr-o interfață web, conectându-se la sistem de oriunde în lume, creând astfel un singur spațiu de informații pentru organizație, inclusiv sucursale la distanță și lucrători mobili.

Beneficii oferite de utilizarea sistemului electronic de gestionare a documentelor NauDoc:

Simplificarea procedurii de aprobare a documentelor de către funcționari

• După crearea documentului, angajatul îl trimite spre aprobare unui anumit cerc de persoane în conformitate cu procedura de aprobare a documentelor adoptată în organizație.
• Când se lucrează colectiv, toate acțiunile sunt efectuate pe o singură instanță a documentului. Utilizatorii NauDoc care aprobă un document au acces la acesta în timp ce lucrează.
• În orice etapă, poate fi generat un raport de aprobare (indicând numele și poziția autorizatorului și ora exactă în care documentul a fost aprobat).

Abilitatea de a înregistra în sistem documente electronice și hârtie

• Înregistrarea unui document în jurnalul de înregistrare are loc automat la o anumită etapă de lucru cu un document.
• Pentru documentele pe hârtie, în sistem este creat un card electronic special; o copie scanată a documentului poate fi atașată cardului.

Accelerarea căutării documentelor după detalii și conținut

• Sistemul NauDoc vă va oferi posibilitatea de a găsi instantaneu toate documentele după un anumit atribut (de exemplu, un număr de înregistrare sau o scurtă descriere).

Simplificarea muncii cu documente organizatorice și administrative

• Utilizatorul creează un document în sistemul NauDoc, conform unui șablon predefinit. Pentru a crea un document, trebuie să modificați valorile detaliilor din cardul său de înregistrare, acestea vor fi introduse automat în textul documentului. Dacă este necesar, puteți permite utilizatorului să schimbe textul șablonului.
• După crearea documentului, angajatul îl trimite la muncă unui anumit cerc de persoane în conformitate cu procedura adoptată în organizație.
• Sistemul „știe” ordinea aprobării: controlează termenele programate în etape, notifică persoane responsabile, sistemul trimite și notificări despre mutarea unui document de la o etapă la alta.
• Înregistrarea unui document în jurnalul de înregistrare are loc automat la o anumită etapă de lucru cu un document. În acest caz, documentului i se atribuie un număr de înregistrare și se stabilește data de înregistrare.

Administrarea procesului

• Sistemul NauDoc vă permite să automatizați producția sau procesele de management companiilor. Vă permite să evidențiați etapele, persoanele responsabile, termenele de reglementare. Acest lucru vă permite să raportați cu privire la stadiul în care se află fiecare dintre instanțe ale procesului, să găsiți „obstrucții” și persoane responsabile din cauza cărora termenele limită sunt ratate, să faceți procesul înainte de a face modificări.

Simplificarea muncii cu corespondența de intrare și de ieșire

• NauDoc poate fi configurat ca client de e-mail, permițându-vă să lucrați cu documentația de intrare și de ieșire ca și documentele obișnuite din sistem.
• La procesarea corespondenței primite, scrisorile sunt primite de către secretar, înregistrează scrisorile în Registrul de corespondență primită, documentului i se atribuie automat un număr de înregistrare. După pregătire, documentul este trimis spre rezoluție șefului, conform procedurii adoptate în organizație. După examinare, documentul este trimis pentru familiarizare sau execuție angajaților organizației.
• La procesarea corespondenței de ieșire, angajatul creează o scrisoare conform șablonului acceptat în organizație, o trimite spre aprobare șefului, conform procedurii adoptate în organizație. După aprobarea documentului, acesta este trimis automat la secretariat. Secretarul înregistrează scrisoarea în Registru și o trimite către e-mail. În acest caz, toate documentele sunt stocate în sistem și sunt disponibile pentru căutare.

Crearea unui portal web corporativ și a unei resurse de internet a companiei

• NAUDOC vă permite să creați site-uri Internet și intranet și să gestionați plasarea conținutului (funcționalitatea ENGINE). Conținutul poate fi lucrări, grafice și alte obiecte NAUDOC.
• Dezvoltarea și editarea convenabilă a paginilor de resurse în editorul WISYWIG încorporat, controlul versiunilor.
• Gestionarea publicării de știri, chestionare și vot.
• Dezvoltarea și reproiectarea încorporate a paginilor de resurse.
• Controlul accesului centralizat în secțiunile resursei, capacitatea de a coordona documente înainte de a publica pe o resursă web.

Caracteristicile tehnologice ale sistemului

• O interfață web 100% vă permite să vă conectați la sistem de oriunde în lume, creând un singur spațiu de informații pentru organizație, sucursalele sale la distanță și lucrătorii mobili.
• sistemul este încorporat cu software-ul de scanare și OCR ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
• sistemul permite autentificarea și autorizarea persoanelor în servicii de director extern, cum ar fi LDAP sau Microsoft Active Directory;
• Sistemul are un modul cu care se poate lucra semnatura digitala() și este posibil să utilizați EDS-ul oricărui furnizor de criptare care acceptă interfața Microsoft CRYPTOAPI.

Sistemul electronic de management al documentelor NauDoc este potrivit optim pentru automatizarea fluxului de lucru al întreprinderilor mijlocii și mici, companiilor de management, organizațiilor de proiectare, diviziilor structurilor holding, precum și pentru rezolvarea sarcinilor specifice de automatizare a fluxului de lucru cu care se confruntă diviziile companiilor mari (asigurarea lucrului cu documentație de reglementare în conformitate cu cerințele ISO 9001:2000, interacțiunea dintre angajați și serviciul personalului etc.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor NauDoc este conceput pentru lucrul confortabil de până la 50 de utilizatori care pot crea până la 5.000 de documente pe an. Acestea sunt limitări tehnologice ale platformei software Zope pe care este dezvoltat produsul.

Din observațiile practice, se pot distinge următorii factori:

• Fiabilitate ridicată a sistemului. Pentru 4 ani de funcționare nici o singură defecțiune.
• Grad ridicat de securitate a sistemului împotriva atacurilor hackerilor
• Funcționalitate bună pentru un sistem gratuit, dar extrem de slabă pentru unul plătit
• Încărcare mare pe server chiar și cu o bază de date mică. Optimizarea slabă a firelor pare să fie de vină. De aici muncă lentă cu acte.
• Inconvenientul introducerii datelor în baza de date.
• Utilizabilitatea ca atare lipsește , se pare că programatorii au scris sistemul pentru ei înșiși, și nu pentru vânzare.
• Impresia de subdezvoltare a sistemului.
• Suport tehnic și informațional slab (lent) pe forum, chiar și pentru clienții plătitori
• În versiunea gratuită începând de la o anumită sumă sarcini acumulate - căutarea returnează răspunsuri incorecte.
• În versiunea plătită, pornind de la un anumit număr de sarcini acumulate - căutarea începe să facă greșeli la alegerea zonei de căutare, caută documente în locul greșit, nu înțelege condițiile standard de căutare logice.
• Codul de sistem este deschis, dar nu este realist să schimbați ceva manual.

Platformă: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC este disponibil în 2 ediții: NAUDOC Free și NAUDOC Enterprise

Lasă comentariul tău!

Afacerile mici mi se par importante pentru piață, deoarece numărul marilor clienți federali este limitat și aproape toți au decis să aleagă platformele și software-ul. Iar mecanismele care funcționează acolo nu sunt foarte bazate pe piață.

Deci, dacă vorbim în mod specific despre piață, atunci principalul potențial de extindere a bazei de clienți este doar o mică afacere. Când întreprinderile mici văd beneficiile reale ale managementului electronic al documentelor și când funcționalitatea EDMS începe să reflecte nevoile lor reale, și nu reproduce ministerul în miniatură, atunci această piață va deveni la fel de masivă ca și contabilitatea. Poate unul dintre furnizorii de EDMS să repete succesul 1C?

Deci, 5 mituri despre EDMS pentru întreprinderile mici:

Deși gradul de pregătire pentru gestionarea documentelor electronice a crescut în ultimii ani, oamenii încă nu înțeleg unele aspecte ale tehnologiei. Ei confundă adesea gestionarea fișierelor cu Enterprise Content Management sau EDMS, care poate fi considerată parte a ECM. Aici vom încerca să risipim cinci mituri, în special în centrul provocărilor micilor afaceri.

Mitul #1: Am File Explorer, așa că nu am nevoie de un EDMS separat
Într-adevăr, Windows Explorer vă permite să gestionați fișiere, dar acest lucru este doar instrument de bază, limitarea sa semnificativă este structura ierarhică a folderelor.

Nici măcar o sarcină elementară, atunci când doriți să grupați documentele pe produse și pe clienți folosind dosare, nu este rezolvată - clientul A comandă produsele X și Y. Clientul B - produsele X și Z. Dorim să vedem comenzile pe produse și pe clienți și orice DBMS sau chiar Excel vă permite să faceți acest lucru. Dar sortarea documentelor în dosare în acest fel nu va funcționa.

Teoretic, puteți folosi etichete și link-uri, dar în realitate acest lucru este incomod. Se pare că, cu ajutorul sistemului de fișiere, este imposibil să construiți un sistem convenabil pentru clasificarea și căutarea documentelor.

Mitul #2. Întreprinderile mici nu au nevoie de EDMS
Nimic mai departe de adevăr. Întreprinderile mici operează sub constrângeri severe de resurse, nimeni nu va angaja angajați suplimentari pentru a efectua operațiuni de rutină cu documente, pentru a le plasa, clasifica și căuta. Chiar și acei angajați care sunt, ar trebui să lucreze mai productiv. Prezența unui EDMS într-o organizație poate asigura acest lucru documente necesare va fi disponibil cu un singur clic de mouse.
(Ei bine, poate două sau trei, ceea ce este încă mai rapid decât scotocirea prin hârtii sau depozitarea fișierelor.)

Mitul #3. EDMS este prea complicat pentru întreprinderile mici
Cerințele pentru fluxul de documente într-o afacere mică sunt de obicei mai simple și proprietarii le pot formula în fața antreprenorului. Există suficiente produse pe piață care sunt ușor de implementat. Puteți începe cu un singur departament sau funcție, cum ar fi gestionarea contului. Vedeți cum afectează acest lucru eficiența. Apoi vă puteți extinde la întreaga organizație. Asigurați-vă că EDMS îndeplinește următoarele cerințe: interfață de utilizator simplă, ușurință în instalare și configurare, înțeles și ghid completși disponibilitatea suportului tehnic de înaltă calitate.
(Voi adăuga de la mine însumi - nu încerca să devii ca un mare birou birocratic! Salvează-ți stilul de lucru. Este mai bine să antrenezi angajații, nu ar trebui să economisești pe asta. Este mai bine să economisești la analiza și desenarea proceselor de afaceri. Le înțelegi deja. Și dacă nu, cel mai probabil afacerile nu mai sunt mici.)

Mitul numărul 4. EDMS este prea scump pentru întreprinderile mici
Întreprinderile mici nu au nevoie de soluții integrate complexe prea avansate, care sunt de obicei implementate în corporațiile mari. Și nu aveți nevoie de multă scalabilitate, pentru că vor fi puțini utilizatori. Pe baza acestui lucru, puteți alege o soluție care va fi destul de rezonabilă ca preț. În plus, trecerea la gestionarea electronică a documentelor va contribui la reducerea costurilor de imprimare. (Dar acest lucru trebuie abordat și gestionat în mod conștient, altfel costul hârtiei va crește doar.)
(Și din nou, o voi spune pentru mine însumi - calcularea rentabilității investiției la implementarea unui EDMS este o chestiune întunecată. Analistii vă vor spune orice. Aveți încredere în intuiția dvs. În general, EDMS ar trebui să contribuie la reducerea costurilor și la creșterea productivității.)

Mitul numărul 5. Puteți scăpa complet de documentele pe hârtie după introducerea EDMS
Deci, ați implementat EDMS în afacerea dvs. mică. Felicitări! Dar nu vă grăbiți pentru un tocător nou. Mai sunt necesare documente pe hârtie. Să le împărțim în trei grupe:
1) Documente care trebuie să fie în formă de hârtie conform legii. De exemplu, contracte și alte documente oficiale.
2) Documente care rămân în formă de hârtie deoarece procesele de afaceri sunt astfel construite. Atâta timp cât curierii dumneavoastră nu sunt echipați cu iPad-uri, au nevoie de acte.
3) Documente care nu trebuie să fie tocmai pe hârtie. Tot felul de rapoarte, memorii, aplicații etc. - tot ce nu s-a încadrat în primele două grupe. Ele pot fi transportate în siguranță în tocătoare.

După luni și ani, documentele din primele două grupe vor trece treptat în a treia. Legislația se schimbă și tehnologiile se dezvoltă, în curând poate fi mai ușor să dai fiecărui curier câte o tabletă și să nu te prostești cu hârtie. Așa vom ajunge cândva la un birou fără hârtie.

EDMS este una dintre cele mai misterioase și mai mitologizate zone ale IT. Sectorul a devenit copleșit de mituri încă de la începuturile sale. Desigur, unele dintre ele sunt deja depășite și nu mai sunt relevante, dar noile tendințe din industrie și IT adaugă concepții greșite pe piață. Este timpul să le dezminți pe cele mai relevante dintre ele.

1. EDMS este automatizarea documentelor de birou, de intrare/ieșire și administrative

În ciuda faptului că sistemele electronice de gestionare a documentelor au fost mult timp înrădăcinate piata ruseasca, acest punct de vedere este destul de comun.

De fapt, toată lumea are gestionarea electronică a documentelor. De îndată ce ați creat un fișier în Word și l-ați trimis prin e-mail sau ați primit un fișier prin poștă - gestionarea documentelor electronice s-a întâmplat deja.

„Biroul este doar una dintre formele de organizare EDI care corespunde cel mai bine practicii interne de lucru cu documente pe hârtie", - a explicat Serghei Kuryanov, Director de marketing strategic„DocsVision”. Acest formular presupune o contabilizare totală centralizată a tuturor documentelor oficiale, precum și controlul asupra procesului de executare a instrucțiunilor emise asupra acestora de către conducere.

Cu toate acestea, conținutul întreprinderii nu este epuizat de documentele oficiale; înaintea acestora și în procesul de pregătire a acestora se creează și se circulă documente neoficiale. Iar fluxurile lor sunt mult mai complicate și mai mari.

Acest EDMS ar trebui să rezolve problema gestionării tuturor, fără excepție, documente electronice- atât oficial, cât și neoficial - Serghei Kuryanov

"Trăim în lumea informației și aproape 100% din informații există sub formă de documente electronice. Un adevărat EDMS ar trebui să rezolve problema gestionării tuturor documentelor electronice fără excepție, atât oficiale, cât și neoficiale", a spus Serghei Kuryanov. Potrivit lui, este mai corect să nu produci sisteme separate pentru fiecare tip de document, ci să ceri de la propriul EDMS solutie completa sarcini.

2. Numai EDMS va salva compania de dezordinea internă

Acesta este unul dintre miturile bine înrădăcinate. De fapt, EDMS nu rezolvă problemele haosului organizațional dacă acesta există deja în companie.

„Dacă sistemul este implementat într-o companie unde nu există înțelegere interacțiune internă, procesele de afaceri și domeniile de responsabilitate, atunci introducerea sistemului nu va face decât să agraveze aceste probleme”, a explicat Ivan Tarhanov, Șef Management Documente Electronice la Tehnologii Cognitive. Factorii de decizie privind implementarea ar trebui să fie clari cu privire la obiectivele pe care le urmăresc cu acest proiect.

Dacă sistemul este implementat într-o companie în care nu există înțelegere a interacțiunii interne, a proceselor de afaceri și a zonelor de responsabilitate, atunci implementarea sistemului nu va face decât să agraveze aceste probleme - Ivan Tarkhanov

3. Dacă fluxul de lucru este electronic, atunci este eficient

Acest mit a fost la apogeu acum câțiva ani. Acum majoritatea clienților înțeleg deja că nu este așa, dar mulți continuă să creadă în această iluzie.

„Gestionarea electronică a documentelor poate fi și ineficientă, totul depinde de cât de eficient este construit procesul de business în sine, și nu de implementarea sa tehnică”, a spus el. Serghei Plaunov, Șef BPM și ECM la CROC.

„Ar trebui să răspundeți la propriile întrebări: s-a efectuat reinginerie, au fost înțelese cele mai bune practici existente în companie, au fost luate în considerare și unificate procedurile care sunt importante pentru companie în ansamblu”, a explicat el. Ilya Constantinov, departament sisteme corporative, expert tehnic Design Digital. De asemenea, este important cine folosește sistemul și în ce mod, dacă manualul funcționează în EDMS sau tot ceea ce este necesar este realizat de către asistenți. Toate acestea sunt nuanțe, dar, potrivit lui Konstantinov, ele decurg din obiectivele clientului de implementare.

Deci, dacă reingineria și optimizarea procesului de afaceri de gestionare a documentelor sunt cronometrate la tranziția la gestionarea electronică a documentelor, atunci, potrivit lui Sergey Plaunov, poate fi implementată imediat în cea mai eficientă formă.

Dacă cronometram reingineria și optimizarea procesului de afaceri al fluxului de lucru la tranziția la gestionarea electronică a documentelor, atunci o putem implementa imediat în cea mai eficientă formă - Sergey Plaunov

4. Cea mai buna alegere- solutii lider de piata

Acest mit se află la suprafață și, datorită simplității și evidenței sale, captează mințile clienților, predeterminând sau cel puțin influențând serios alegerea acestora. Dar, de fapt, nu totul este atât de simplu.

„Sistemele, care se află astăzi la apogeul popularității, au cucerit piața în ultimii ani, când avantajele tehnologice și alte avantaje inerente lor erau cele mai solicitate”, - a spus Alexandru Nazarov, Șef de vânzări la Haulmont. Acum nevoile pieței se schimbă, iar soluțiile dezvoltate în urmă cu 4-5 ani devin din ce în ce mai relevante.

Sistemele, al căror vârf de popularitate se încadrează astăzi, au cucerit piața în ultimii ani, când avantajele tehnologice și alte avantaje inerente acestora erau cele mai solicitate - Alexander Nazarov

Astfel de sisteme cu un număr mai mic de implementări decât liderii, potrivit lui Nazarov, pot fi mult mai progresive, mai avansate tehnologic, se bazează pe tehnologii moderneși va fi relevant pentru cel puțin 5-7 ani de la implementare. În același timp, perioada de prezență a acestora pe piață și, în consecință, experiența în implementarea proiectelor, poate fi mai mult decât suficientă pentru implementarea proiectelor de orice amploare.

5. Sistemele occidentale sunt mai funcționale și mai flexibile

Acest mit are o bază reală. Din punct de vedere istoric sistemele rusești inferioare soluțiilor Western ECM, totuși, acestea erau mai concentrate pe procesele necesare în mod specific companiile rusești care, din punct de vedere al organizării manageriale, au anumite specificităţi.

„În ultimele decenii de dezvoltare a pieței EDMS, cei mai maturi producători autohtoni au implementat platforme de automatizare puternice și flexibile, care nu sunt inferioare sistemelor occidentale”, a explicat. Vladimir Andreev, preşedintele Docsvision. În același timp, potrivit acestuia, au anumite avantaje, întrucât conțin module gata făcute și aplicații axate pe automatizarea proceselor cu specific casnic, ca să nu mai vorbim de costul software-ului și disponibilitatea serviciilor.

În ultimele decenii de dezvoltare a pieței EDMS, cei mai maturi producători autohtoni au implementat platforme de automatizare puternice și flexibile, care nu sunt inferioare sistemelor occidentale - Vladimir Andreev

6. EDMS numai pentru organizații cu reglementări clare și procese de afaceri descrise

Într-adevăr, dacă există o mizerie în organizație, este puțin sens de la un EDMS funcțional. Dar nu este deloc necesar ca totul să fie corect și clar.

„Recent, tot mai multe companii care folosesc metodologii flexibile management, aplicați managementul adaptiv al cazurilor", a spus Ivan Tarkhanov. Potrivit acestuia, EDMS se adaptează și el la această tendință și își schimbă configurațiile clasice și regulile de funcționare.

Recent, tot mai multe companii care folosesc metodologii flexibile de management folosesc managementul adaptiv al cazurilor - Ivan Tarkhanov

7. Imediat după implementarea sistemului, puteți începe să îl utilizați în mod activ

Datorită naturii obiectului de automatizare – procese guvernanța corporativă- introducerea unui EDMS nu poate fi percepută ca un proiect obișnuit, care se încheie cu livrarea de operatiune comerciala. Orice proces de management este o entitate în continuă schimbare. În plus, la începutul implementării EDMS, gazda nu are nicio idee despre capacitățile reale ale sistemului potențial.

„În practică, introducerea unui EDMS este un lanț de proiecte interdependente atât pentru dezvoltarea nomenclaturii. procese automatizate, și să-și extindă conținutul funcțional și să modernizeze procesele”, a spus Vladimir Andreev. De aceea se impun cerințe specifice instrumentelor EDMS, dacă este posibil, personalizarea aplicațiilor deja implementate și automatizarea rapidă a tot mai multor procese noi.

În practică, implementarea EDMS este un lanț de proiecte interdependente atât pentru dezvoltarea gamei de procese automatizate, cât și pentru extinderea conținutului lor funcțional și modernizarea proceselor - Vladimir Andreev

8. La implementarea unui EDMS, nu se cere nimic de la client, totul va fi făcut de către antreprenor

Amăgirea este tipică în primul rând pentru companiile mici, precum și pentru cei care nu sunt pasionați de informatizare și realizează rar astfel de proiecte. De fapt, introducerea unui EDMS este aproape întotdeauna o schimbare în munca și rutina internă a companiei.

„Dacă echipa nu este pregătită pentru asta și nu există o motivație puternică pentru schimbare, atunci efectul va fi invers sau zero”, a spus Ivan Tarhanov. Totodată, în ultimii ani, după el, există o tendință de schimbare, pentru că. clienții au devenit mai experimentați.

9. Întreprinderile mici nu au nevoie de un EDMS bun

Mitul este destul de evident și este legat de concepția greșită generală că MS Office și 1C sunt suficiente pentru companiile mici.

Într-adevăr, dacă compania are 10 angajați, puteți să înregistrați și să înregistrați documente în Excel, să stocați imaginile documentelor în cloud și să le direcționați în Outlook.

„Pentru o organizație mică, o soluție cloud poate fi potrivită. Acesta este atât Google Apps, cât și Microsoft Office 365”, a spus Serghei Kuryanov.

„Acesta poate fi un sistem bun și de înțeles pentru această echipă în aceste condiții”, a explicat Ilya Konstantinov. Întrebarea este, ce sarcini își stabilesc întreprinderile mici și IT-ul?

"Totul depinde de ceea ce este considerat o afacere mică. Dacă excludem microbusiness-ul din această definiție, în care procesul de flux de lucru este destul de specific, atunci există un beneficiu din partea EDMS pentru întreprinderile mici", a spus Dmitry Shushkin, director al departamentului. proiecte corporative ABBYY Rusia. Desigur, din cauza amplorii, efectul utilizării unui EDMS pentru o afacere mică va fi mai puțin evident decât pentru una mijlocie sau mare.

„Desigur, funcții precum înregistrarea corespondenței primite, controlul asupra executării instrucțiunilor, automatizarea procedurilor de aprobare a documentelor sunt prea greoaie și inutile pentru întreprinderile mici, deoarece este mai ușor și mai rapid să discutați astfel de lucruri pentru un grup mic de oameni prin pur și simplu stând la o masă”, a explicat el. Serghei Plaunov. În același timp, mijloacele de formare a unui mediu informațional de lucru în care este posibilă structurarea calitativă a informațiilor, căutarea și furnizarea de informații. acces rapid, generați șabloane de documente, discutați despre ele etc., pot fi foarte potrivite chiar și în cazul unei afaceri mici.

„Dacă un antreprenor plănuiește să crească, atunci este necesar să se gândească la dezvoltarea și depanarea comunicațiilor interne, a proceselor de afaceri”, a explicat Ilya Konstantinov. Și, mai devreme sau mai târziu, problema alegerii unei platforme de flux de lucru va deveni relevantă.

10. SED-urile mobile sunt periculoase

În realitate, EDMS mobil nu este mai periculos decât alte aplicații corporative cu acces mobil.

„Amenințarea nu este în EDMS mobil, ci în implementarea unei anumite stații de lucru mobil, în absența sau aplicarea incorectă a politicilor de securitate de către personalul IT al clientului”, a explicat Sergey Kuryanov.

Amenințarea nu este în EDMS mobil, ci în implementarea unei stații de lucru mobile specifice, în absența sau aplicarea incorectă a politicilor de securitate de către personalul IT al clientului, - Sergey Kuryanov

„Aici depind foarte mult de politica companiei, de tehnologiile folosite și de abordarea asigurării securitatea informatiei- Ar trebui elaborate atât măsurile organizatorice, cât și cele tehnice", a spus Serghei Plaunov. Cu atenția cuvenită acestei probleme, folosind mijloace moderne este sigur. Și, potrivit lui Plaunov, este vital în realitățile moderne.

„În prezent, furnizorii de EDMS abordează problema accesului de securitate la datele corporative. Pentru unele platforme, există produse software furnizarea de acces mobil securizat la EDMS", a explicat Ilya Konstantinov. Varietatea metodelor de acces, potrivit lui, necesită instrumente de protecție cuprinzătoare. Și această sarcină este rezolvată de serviciile IT nu atât în ​​contextul EDMS, ci în context a întregului peisaj IT al companiei.

„De asemenea, răspunsul la acest mit este faptul că în marile corporații, inclusiv financiar și guvernamental, accesul mobil la EDMS există și este folosit cel mai mult niveluri înalte management”, a spus Ilya Konstantinov.

Corporațiile mari, inclusiv cele financiare și guvernamentale, au acces mobil la EDMS și sunt utilizate la cele mai înalte niveluri de management - Ilya Konstantinov

11. Nu există un cadru legal pentru implementarea EDS

De fapt cadrul legislativ pentru implementarea EDS este complet gata.

„Acum nimeni nu împiedică întreprinderile să treacă la fluxul de lucru fără hârtie cu orice documente, cu excepția unei mici liste convenite (personal și alte tipuri speciale de muncă de birou)”, a explicat Sergey Kuryanov. Problema este adesea nu că nu există legi și statut, ci că întreprinderea nu s-a dezvoltat intern reguli legitimând utilizarea instrumentelor EDS și, prin urmare, nu pot trece la fluxul de lucru fără hârtie.

Aceasta, potrivit lui Kuryanov, este ca problema „ultimului kilometru” în interior internet prin cablu- când există atât canale trunk cât și o infrastructură de rutare, dar nu există nicio conexiune de la un computer de acasă la această infrastructură.

„Nimeni nu va suna furnizorul pentru tine și va organiza conexiunea și rutarea în interiorul apartamentului”, explică el.

12. SED durează prea mult pentru a fi implementat

Această afirmație a fost odată destul de adevărată, dar mai departe acest moment acesta este un mit complet.

„Într-adevăr, acum cinci ani, a fost lung și dificil să se introducă un EDMS în imaginea, asemănarea și reglementările fluxului de lucru pe hârtie. Motivele pentru aceasta au fost: respingerea noilor standarde de lucru de către utilizatori, interfețele desktop „grele” ale EDMS. , duplicarea muncii cu documente electronice și pe hârtie, pregătire îndelungată în lucrul în SED”, a spus Alexander Nazarov. Și dat fiind timpul sondaj pre-proiect, setări lungi de sistem și încorporarea acestuia în infrastructura IT a organizației, timpul de instalare a aplicației pentru fiecare utilizator și alți factori, apoi implementarea EDMS a luat într-adevăr mult timp și resurse. Dar acum situația este alta.

„Platformele EDMS moderne conțin multe instrumente pentru implementare accelerată, de la un set de aplicații gata de utilizat până la instrumente care vă permit să creșteți treptat funcționalitatea de la simplu la complex”, a explicat Sergey Kuryanov. Deci, puteți începe destul de repede și ieftin și puteți dezvolta, dacă este necesar, la orice nivel.

„Momentul de implementare a EDMS depinde de complexitatea procesului de afaceri al fluxului de lucru în sine, de nevoia de optimizare a acestuia, de cantitatea de îmbunătățiri și de personalizare a unei anumite soluții, de numărul de utilizatori și de sisteme integrate din organizație etc. ”, a spus Serghei Plaunov. Când vorbim aproximativ zeci de mii de utilizatori și cam multe sisteme integrate, apoi 2 - 3 ani este o perioadă destul de normală. Afaceri medii, potrivit lui Plaunov, poate primi EDMS industrial în medie în jumătate de an.

Afacerile mijlocii pot obține EDMS industrial în medie într-o jumătate de an - Sergey Plaunov

„Viteza de implementare a EDMS depinde de amploarea sarcinii”, a spus Dmitri Shushkin. Pentru a nu aștepta efectul timp de câțiva ani, trebuie să faceți implementarea în etape. Prioritizarea corectă a sarcinilor, potrivit lui Shushkin, va ajuta la obținerea unor rezultate tangibile după prima etapă de implementare.

Prioritizarea corectă a sarcinilor, potrivit lui Shushkin, va ajuta la obținerea unor rezultate tangibile după prima etapă de implementare - Dmitry Shushkin

Despre răspunsul la întrebarea „De ce are nevoie compania dumneavoastră de gestionare electronică a documentelor?” cel puțin jumătate din succesul proiectului de introducere a unui sistem electronic de management al documentelor (EDMS) depinde. Destul de ciudat, de foarte multe ori puteți auzi un răspuns de genul: „Un concurent/partener are deja unul – de ce suntem mai rău?” Dar dacă stabiliți un astfel de obiectiv pentru introducerea unui EDMS, este puțin probabil ca rezultatele să fie impresionante.

Deci, ce obiective se poate confrunta o companie atunci când implementează un EDMS? Luați în considerare opțiunile posibile.

Deoarece realizarea fiecăruia dintre aceste obiective crește în mod constant atât bugetul unui proiect de automatizare, cât și riscurile ca proiectul să nu fie finalizat cu succes, stabilirea unor obiective înalte trebuie tratată cu cea mai mare prudență.

O altă greșeală comună la implementarea unui sistem este așteptarea că automatizarea în sine va ajuta la optimizarea procesului de flux de lucru în sine. Dar, așa cum spun programatorii în astfel de cazuri: „Când automatizați haosul, veți obține doar "haos automatizat"».

Apropo, o notă importantă cu privire la formarea bugetului proiectului: acesta trebuie calculat pe baza numărului total de angajați din companie. Proiecte pilot precum „să încercăm într-un singur departament” în cele mai multe cazuri nici măcar nu va ajuta să înțelegem dacă compania are nevoie sau nu de gestionare electronică a documentelor.

Când obiectivul este stabilit și sarcinile de automatizare sunt definite, puteți trece la următoarea etapă - alegerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor.

Cum să alegi?

Aproape până în a doua jumătate a anilor 2000, piața EDMS din Rusia era concentrată exclusiv pe clienții mari, companiile mici și mijlocii nu aveau de ales: exista un cerc foarte restrâns de EDMS „în cutie” potrivite pentru implementarea în companii de această dimensiune. . Mai mult decât atât, în cele mai multe cazuri, aceste EDMS erau doar versiuni reduse ale sistemelor „mari”, ceea ce înseamnă că costul de achiziție și întreținere, complexitatea utilizării nu erau tocmai adecvate așteptărilor companiilor mici și mijlocii.

În ultimii ani, piața EDMS pentru întreprinderile mici și mijlocii s-a extins semnificativ: vânzătorii și-au format o viziune pentru automatizarea fluxului de lucru al întreprinderilor mijlocii și mici și au apărut multe soluții noi care se concentrează în mod special pe acest segment de piață. Prin urmare, alegerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor este acum o sarcină destul de dificilă. Să încercăm să sistematizăm procesul de alegere a unui EDMS pe baza obiectivelor pe care compania și le stabilește prin introducerea managementului electronic al documentelor.

Toate sistemele electronice de gestionare a documentelor pot fi împărțite în 3 grupuri mari:

1. Sisteme de organizare a unei arhive (stocare) de documente.
2. Sisteme de automatizare de birou cu elemente de flux de lucru.
3. Sisteme complexe automatizarea fluxului de lucru.

Majoritatea EDMS moderne conțin elemente ale fiecăruia dintre cele trei grupuri, dar „generaliștii cu drepturi depline” sunt rari. De regulă, fiecare sistem este concentrat pe automatizarea unora anumit grup proceselor.

1. Sisteme de organizare a arhivei documentelor

Termenul „arhivă (depozitar) documente” are două sensuri. Aceste sisteme înseamnă:

• Sisteme specializate de stocare și procesare pentru volume super-mari de documente. Astfel de sisteme sunt necesare pentru un cerc restrâns de companii, de exemplu, organizațiile care fac coadă ( utilitati publice, sectorul public, asigurări, credit și sectorul bancar). Nu există atât de multe astfel de sisteme, ele rezolvă o gamă destul de restrânsă de probleme și nu le vom lua în considerare în acest articol.
• Sisteme „ușoare” de gestionare a documentelor care oferă numai funcționalitate de bază lucrul cu documente: stocarea centralizată a fișierelor documentelor și organizarea accesului angajaților la acestea.

Dacă vorbim despre arhiva documentelor ca un sistem de gestionare a documentelor „ușor”, atunci următoarele soluții sunt cele mai populare în această abordare a automatizării managementului documentelor:

În general, organizarea circulației documentelor sub forma unei „arhive de documente” are sens fie pentru întreprinderile mici (cu un personal de conducere mai mic de 10 persoane), fie pentru întreprinderile cu o cantitate mică de circulație a documentelor (până la 10). -20 de documente pe lună). Principalul bonus al unor astfel de sisteme este doar ieftinitatea și ușurința în utilizare.

2. Sisteme de automatizare de birou cu elemente de flux de lucru

Sistemele de automatizare de birou cu elemente de flux de documente reprezintă acum majoritatea EDMS oferite pe piața rusă. Funcții tipice ale sistemelor din acest grup:

• Arhiva documentelor:
• stocarea si arhivarea documentelor,
• căutarea după detalii ale cardurilor de înregistrare și control ale documentelor, căutarea textului integral după documente,
• scanarea si recunoasterea documentelor;
• munca de birou(în acest grup de sisteme, unitatea de automatizare de birou este cea mai dezvoltată):
• înregistrarea documentelor,
• organizarea nomenclatorului cazurilor,
• diferențierea drepturilor de acces.
• Fluxul documentelor:
• rutarea documentelor,
• emiterea de comenzi,
• vizualizarea proceselor de afaceri.

Toate sistemele au caracteristici aproape identice, dar fiecare, desigur, are propriile sale avantaje competitive. Informatii detaliate informații despre sisteme pot fi obținute la http://www.doc-online.ru și pe site-urile web ale producătorilor de EDMS.

3. Sisteme integrate de automatizare a fluxului de lucru

Acest grup de sisteme este cel mai „puternic” în automatizarea proceselor asociate fluxului de documente și managementului operațional al întreprinderii – emiterea și monitorizarea execuției instrucțiunilor, rutarea documentelor etc.

Introducerea unui astfel de EDMS este mai degrabă justificată în organizații mari(exploatații) datorită faptului că sistemele din această clasă sunt dezvoltate numai la comandă și, prin urmare, au un cost ridicat, sunt destul de dificil de stăpânit și necesită participarea specialiștilor IT în timpul implementării. Cu toate acestea, alegerea EDMS-ului acestui grup oferă și oportunități mari de modificare a sistemului la nevoile companiei, puteți crea un sistem echilibrat din punct de vedere al funcțiilor atât în ​​domeniul muncii de birou, cât și în domeniul documentului. management.

Ce urmeaza?

După ce v-ați hotărât cu privire la favoritele pentru achiziție, nu uitați să luați în considerare următoarele aspecte care vor afecta cu siguranță succesul proiectului de implementare EDMS:

• Întreabă ce are sistemul oportunități de creștere astfel încât, odată cu creșterea dimensiunii afacerii, nu trebuie să cheltuiți bani pentru introducerea unui nou EDMS.
• Când se compară costul sistemelor estimarea costului total proiect. Foarte des, o parte semnificativă a costului este ascunsă în module suplimentare, infrastructură software, servicii de examinare, implementare și întreținere a sistemului.
• Înainte de cumpărare uita-te la sistemul "live", și chiar mai bine - la clienții furnizorului de soluții. Nici o singură prezentare frumoasă sau demonstrație „de laborator” a sistemului nu va arăta caracteristicile reale ale lucrului cu acesta.
• Unele dintre sistemele de pe piață sunt așa-numitele "la cutie" SED. Aceasta înseamnă capacitatea de a instala și configura sistemul pe cont propriu. Calculați, această opțiune poate fi mai profitabilă, chiar dacă trebuie să vă trimiteți specialiștii IT la instruire.
• Asigurați-vă că angajații companiei dvs. „trag” sistemul- orice automatizare duce de obicei la o crestere a volumului de munca, mai ales in etapa de implementare. In cazul in care firma are un deficit de personal, este necesar fie sa-si mareasca numarul, fie sa alegeti un EDMS cu functii mai simple.
• Procedura de implementare a sistemului este un element important al succesului proiectului. Înainte de a cumpăra un sistem, asigurați-vă că planificați această etapă în avans și discutați despre caracteristicile acestuia cu furnizorul de soluții! Foarte des, fără un studiu amănunțit al acestei etape, EDMS atârnă ca o „greutate moartă” de companie.

Introducerea unui sistem electronic de management al documentelor este un pas responsabil pentru o companie, mai ales pentru firmele mijlocii si mici, unde orice cheltuieli afecteaza semnificativ „vitalitatea”. Prin urmare, alegerea corectă a unui EDMS și a unui furnizor de soluții care ține cont de particularitățile muncii întreprinderilor mijlocii și mici este un factor foarte important. În acest articol, am încercat să facem o idee despre de ultimă oră Piața EDMS pentru întreprinderile mici și mijlocii și ajutor în alegerea potrivita sisteme electronice de gestionare a documentelor. Vă doresc succes.

Restrângeți afișarea

Când selectați un EDMS, puteți solicita informații analitice pe site-urile http://www.doc-online.ru și http://www.docflow.ru, precum și direct la dezvoltatori:

• Sistemul „BOSS-Referent” al companiei „Ai-Ti”. Site http://www.boss-referent.ru
• Sistemul „DELO” al companiei „EOS”. Site http://www.eos.ru
• Euphrates-sistem de management al documentelor de către Cognitive Technologies. Site http://www.evfrat.ru
• Sistemul „CompanyMedia” al companiei „InterTrust”. Site http://www.intertrust.ru
• Sistemul NauDoc al companiei Naumen. Site http://www.naumen.ru
• Sistemul Acta de la DuxSoft. Site http://www.duxsoft.ru