» »

Operatorul EDI: cine este și de ce este necesar. Sistem electronic de gestionare a documentelor: ce este, de ce este necesar, cum se conectează

Un număr tot mai mare de companii trec la trimiterea de rapoarte către autoritatea fiscală cu ajutorul unui operator EDI - managementul documentelor electronice. Adevărat, nu poți alege pe nimeni care se întâlnește. Materialul nostru conține o listă completă a acestor operatori care au primit aprobarea de la biroul central al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei.

Depunerea rapoartelor

Raportarea în în format electronic se desfășoară pe canale de telecomunicații (TCS) și cu utilizarea de calificate îmbunătățite semnatura electronica. În acest caz, operatorul sistemului electronic de gestionare a documentelor acționează ca intermediar pentru transferul documentelor electronice.

Printr-un operator de management electronic de documente de încredere, puteți trimite:

  • raportare fiscală;
  • raportarea primelor de asigurare;
  • raportare contabilă.

Astăzi situația este de așa natură încât în ​​unele cazuri este imposibil să faci fără un operator de gestionare electronică a documentelor. Este necesar atunci când (clauza 3, articolul 80 din Codul fiscal al Federației Ruse):

  1. Numărul mediu de angajați pentru ultimul an calendaristic este de la 100 de persoane.
  2. Creat nou entitate(inclusiv ca parte a reorganizării) cu un personal de 100 sau mai mulți angajați.
  3. Pentru un anumit impozit (contribuții de asigurare), este prevăzută în mod expres obligația de a depune doar raportare electronică.

Nu puteți amâna: organizațiile din această listă trebuie, în termen de 10 zile de la data atribuirii la una dintre aceste categorii, să ofere un schimb documente electronice cu taxe cu ajutorul unuia dintre operatorii de gestionare a documentelor electronice ai Serviciului Federal de Taxe din Rusia. Pentru a face acest lucru, trebuie să încheiați un contract special cu operatorul pentru furnizarea unor astfel de servicii.

Fiecare operator EDI trebuie să respecte cerințele enumerate în ordinul Serviciului Fiscal Federal din 04 martie 2014 Nr. ММВ-7-6/76.

Avantaje

Există avantaje clare în legătură cu lucrul cu un operator de gestionare electronică a documentelor:

  • nu este nevoie să participi oficiu fiscal, deoarece raportarea poate fi trimisă de la birou la orice oră din zi sau din noapte (economisind timp);
  • nu este nevoie să duplicați materialele trimise pe hârtie;
  • mai puține erori de natură tehnică (raportarea este generată conform formatului aprobat; mecanismul de control al ieșirii verifică corectitudinea completării liniilor de raportare);
  • viteza de actualizare a formatelor de raportare (dacă se modifică sau se introduc noi formulare înainte de termenul limită de depunere a acestora, plătitorul își poate actualiza versiunile);
  • există garanția că raportarea a ajuns la biroul fiscal (în 24 de ore puteți obține confirmarea îndeplinirii obligațiilor dvs. de predare, precum și să vă uitați prompt la cardul personal; nu este nevoie să așteptați actele de reconciliere) ;
  • protecția raportării împotriva vizionarii și ajustărilor de către terți;
  • capacitatea de a primi în formă electronică certificate și declarații privind decontările cu bugetul, o listă a rapoartelor depuse, un act de reconciliere a decontărilor, clarificări de la Serviciul Fiscal Federal și, de asemenea, trimite o cerere către autoritățile fiscale.

Listă

O listă completă a operatorilor EDI este menținută și actualizată constant pe site-ul său oficial www.nalog.ru de către Serviciul Fiscal al Rusiei. Iată linkul exact (pentru regiunea Moscova):

https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/

Nu. p / pNumele companieiAdresa companieiTIN al organizațieisite web
1 CJSC PF SKB Kontur620017, Ekaterinburg, pr. Cosmonauți, 566663003127 https://kontur.ru/
2 ANO BELINFONALOG115093, Moscova, Podolskoye shosse, 5/8, birou 4443123101188 http://www.belinfonalog.ru/
3 OJSC InfoTeKS Internet Trust127287, Moscova, pasajul vechi Petrovsky-Razumovsky, 1/23, clădirea 17743020560 http://iitrust.ru/
4 OOO InfoCentre600005, Vladimir, prospect Oktyabrsky, 363328430017 http://www.icentr.ru/
5 OOO Electronic Business Systems650099, Kemerovo, Sovetsky Ave., 74/1, birou 2184205011410 http://www.e-tax.ru/
6 Compania OOO Tenzor150000, Yaroslavl, prospect Moskovsky, 127605016030 http://tensor.ru/
7 SRL KORUS Consulting CIS194100, Sankt Petersburg, Bolshoi Sampsonovsky Prospekt, 68, litera „H”7801392271 www.esphere.ru
8 SRL Taxcom115095 Moscova, st. Pyatnitskaya, 54, clădirea 2, Căsuța PO nr. 17704211201 http://taxcom.ru/
9 OOO ARGOS196191, oraș Sankt Petersburg, Leninsky pr., 1687810225534 http://www.argos-nalog.ru/
10 OOO Rus-Telecom115093 Moscova, st. Autostrada Podolsk, casa 8/56731071801 http://www.rus-telecom.ru/
11 LLC Sibtel-Crypto620017, Tyumen, str. Shirotnaya, 29 de ani, clădire. 2/2
7203158243 http://www.s-crypto.ru/
12 CJSC Kaluga Astral248023 Kaluga, per. Tereninsky, 64029017981 http://astralnalog.ru/
13 SRL Partener ROC410005 Saratov, str. Bolshaya Sadovaya, 239, biroul 42 4226454066437 http://parc.ru/
14 SRL NPP Izhinformproekt426008, Izhevsk, st. Borodina, 21, of. 2071831014533 http://www.infotrust.ru/
15 OJSC SKB-bank620026, Ekaterinburg, str. Kuibysheva, 75 de ani6608003052 http://www.skbbank.ru/
16 CJSC RC Praktik127051, Moscova, st. Neglinnaya, 17 ani7714143134 http://www.a-practic.ru/
17 LLC DSCBI Masca680038, Teritoriul Khabarovsk, Khabarovsk, st. Yashin, 402721110853 http://mascom-dv.ru/
18 SA GNIVC127381, Moscova, st. Neglinnaya, 23 de ani7707083861 http://www.gnivc.ru/
19 UFMF FSUE CenterInform191123, Sankt Petersburg, st. Shpalernaya, 26 de ani7841016636 http://center-inform.ru
20 SRL RSC Info-Contabil360000, Republica Kabardino-Balkaria, Nalchik, st. Tarchokova, 19 ani721009708 http://www.rsc-infobuh.ru/
21 OOO Servicii complete Securitate634021 Tomsk, Frunze Ave., 117a, birou 5017017154234 http://kub.tomline.ru/
22 CJSC Server-Center690650, Vladivostok, str. Nerchinskaya 10, birou 3152539038819 http://www.serverc.ru/
23 CJSC CEC603000, Nijni Novgorod, st. Nou, 15
5260013152 http://www.nalog.cek.ru/
24 OOO Electronic Express119991, Moscova, st. Munții Leninsky, casa 1. str. 777729633131 http://www.garantexpress.ru/
25 Edisoft LLC199178, Sankt Petersburg, Nab. Râul Smolenka, 14, lit. A7801471082 http://ediweb.ru/
26 LLC ICC ETALON429000, Republica Ciuvaș, Ceboksary, pr. Moskovski, 17, clădirea 12130029371 http://www.etalon-ikc.ru/
27 FSUE CenterInform191123, Sankt Petersburg, str. Shpalernaya, 267841016636 http://center-inform.ru
28 OOO Link-Service456501, regiunea Chelyabinsk, raionul Sosnovsky, satul Kremenkul, Solnechkaya Dolina, 17438014673 http://www.link-service.ru/
29 Centrul Medical de Informare OOO443010, Samara, str. Nekrasovskaya, 56 „B”6317036857 http://imctax.parus-s.ru/
30 CJSC Firma STC KAMI107241, Moscova, st. Uralskaya, 217733091756 http://www.kami.ru/
31 CJSC TaxNet420021, Kazan, str. Kayum Nasyri, 28 de ani,1655045406 http://www.taxnet.ru/
32 LLC UC GIS198097, St. Petersburg, Stachek Ave., 477805544260 http://ca.gaz-is.ru/
33 CJSC Novokuznetsktelefonstroy654041, Novokuznetsk, st. Kutuzova, 154220016317 http://www.rdtc.ru/
34 CENTRUL DE CERTIFICARE CJSC195112, Sankt Petersburg, Malookhtinsky pr. 687806122720 http://nwudc.ru/
35 Bestcom Group LLC655017, Republica Khakassia, Abakan, st. Lenina, 76 de ani1901042390 http://bestcom-group.ru/
36 OOO E-Portal644023, Omsk, 17th Working St., 101v5503065726 http://www.e-portal.ru/
37 OOO Telecomunicații din Siberia 7202106274 http://sibtel.ru/
38 OOO NTC Tezis400005, Volgograd, bulevardul V.I. Lenin, 33A3445076225 http://www.ntc-tezis.ru
39 Guard-Inform LLC300041, Tula, Lenin Ave., 46, birou 4077107065081 http://www.ginf.ru/
40 SRL UC Askom355003, Stavropol, str. Lenina, d.293263504985 http://www.acom.net/
41 NN FSUE CenterInform603098, Nijni Novgorod, pr. Gagarina, 28, lit. A7841016636 http://www.r52.center-inform.ru/
42 OOO ESOTEL-Rustelcom677008, Yakutsk, str. Gogol, d. 11435106300 http://www.esotel.ru/
43 LLC Tehnologii informaționale securizate400001, Volgograd, st. Kalinina, 19 ani3445050474 http://www.binteh.ru
44 SRL Technocad115114, Moscova, Paveletskaya nab, 8 clădirea 6, birou 601-6025009046312 http://www.technokad.ru/
45 CJSC NTC STEK454080, Chelyabinsk, st. Enthusiastov, 12b7451019159 http://www.stek-trust.ru/
46 OOO Rosta344010, Rostov-pe-Don, str. Voroshilovsky, 52, birou 676163143849 http://www.rostagroup.ru/
47 Centrul SRL pentru Servicii de Contabilitate353925, Novorossiysk, Dzerzhinsky Ave., 2112315096691 http://cacbu.ru
48 SRL Centrul pentru Comunicare Documentară360099, Novosibirsk, st. Potaninskaya, 3a5406631969 http://www.cds-sib.ru
49 OOO KDS302028, Orel, strada Lenin, 455754003919 http://www.kds-trust.ru/
50 OOO Petrokript185035, Petrozavodsk, st. F. Engels, 10, birou 6001001146614 http://www.petrotax.ru/
51 CRYPTEX LLC445043, Samara, Moscova autostrada 3, birou 4046315629971 http://cryptex.pro
52 Buletinul de afaceri ANO IO308012, Belgorod, strada Kostyukova, 36a3123082552 http://www.nalogtelecom.ru/
53 CJSC Infanet428003 Republica Ciuvasia, Ceboksary, str. Yaroslavskaya, 302128053070 www.infanet.ru
54 SA Eridan600022, Vladimir, str. Stavrovskaia, 83328419341 http://nalog33.ru/
55 Fondul de informare OGBU Belgorod308000, Belgorod, Piața Catedralei, 43123077111 http://bif.belregion.ru/
56 LLC Tehnologii computerizate241011 regiunea Bryansk, Bryansk, str. Sophia Perovskoy, 833234042788 http://www.ipct.ru/
57 LLC Rețele de afaceri440008, regiunea Penza, Penza, str. Suvorova, 122A5835068079 http://penza-net.ru/
58 KrvF FSUE CenterInform610000, Kirov, strada Lenina, 857841016636 http://www.r43.center-inform.ru/
59 SRL ITs Vybor214000 Smolensk, str. Kommunisticheskaya, 66730025009 http://icvibor.ru/
60 Compania rusă OOO625003, Tyumen, str. Căi ferate, 527204141323 http://www.rk72.ru/
61 OOO TEL660135, Krasnoyarsk, str. Vzletnaya, 32465097373 http://www.nalog.scn.ru/
62 OOO MO PNIEI-KrasCrypt660077, Krasnoyarsk, st. Brigada 78 Voluntari 2, biroul 2422466077563 http://www.kraskript.com/
63 Centrul de Informare OJSC al Republicii Mordovia430030, Republica Mordovia, Saransk, st. Vlasenko, 32 de ani1326134964 http://www.delmor.net/
64 OOO UNTSIB424000, Republica Mari El, Yoshkar-Ola, str. Mashinostroiteley, 8G, birou 3131215136109 http://uncib.ru/
65 NvsF FSUE CenterInform630091, Novosibirsk, st. Frunze, d.57841016636 http://www.ci54.ru/
66 OOO UC Siberia634050, Tomsk, Lenin Ave., 407017311494 http://www.cbsib.ru/
67 UlnF FSUE CenterInform432027, Ulyanovsk, st. Radishcheva, 143, clădirea 37841016636 http://www.r73.center-inform.ru/
68 Electronic Services Center LLC420124, Kazan, str. Chistopolskaya, 20b1657055576 http://esc-kazan.ru/
69 MUP ARTSIS440044, str. Suvorov, Penza5835038469 http://www.arcis.ru/
70 OOO NPF Forus664003, Irkutsk, st. Uritskogo, d83812023430 http://www.forus.ru/
71 OOO INET650099, Kemerovo, Sovetsky Ave., 614205016288 http://www.kemnet.ru/
72 OOO Slavservis-Svyaz302020, Orel, Naugorskoe shosse, 55753024987 http://slavservis.ru/
73 SRL Serviciul Vamal și Logistic de Nord-Vest197342, Sankt Petersburg, st. Torzhkovskaya, 47814325226 http://www.sztls.ru/
74 SRL Tver Sisteme CRYPTO-grafice170100, Tver, str. Novotorzhskaya, 36901060158 http://www.tvercrypto.ru/
75 Alianța OOO667010, Kyzyl, str. Oyuna Kursedi, 54 de ani1701037508 0
76 OOO TK Contact394062, Voronezh, st. Yuzhno-Moravskaya, d.23666125016 http://ktkt.ru/
77 Datacom LLC685000, Magadan, str. Sovetskaya, d.54909080434 http://dtcom.ru/
78 Centrul de Certificare CJSC109012, Moscova, st. Ilyinka, 4, camera 945260112900 http://www.ekey.ru/
79 AOOOOI ORSODIN675000, Blagoveshchensk, st. Kalinina 141, birou 30A2801063817 http://orsodin.ru
80 OOO Pascal385000, Maykop, st. Pervomaiskaya, 208105053578 www.pascal.ru
81 SRL Salon 2116 - e-mail305001, Kursk, st. Karl Liebkhnecht, 54630004308 www.docmail.ru
82 SRL Service TV - Info153003, Ivanovo, str. Comuna Paris, 163730011113 www.stv-it.ru
83 Filiala Perm a OJSC Rostelecom614096, Perm, str. Lenina, d. 687707049388 www.ural.rt.ru
84 SRL „Company Renome”660049, Krasnoyarsk, st. Karl Marx, 48 de ani2466122625 www.renome-pb.ru
85 CJSC „Centrul Național de Certificare”111024, Moscova, st. Aviamotornaya, d. 8a7722766598 www.nucrf.ru
86 SRL „Argos SPb”196191, Sankt Petersburg, pl., Constituție, d.7 lit. A, camera 109-H7810447985 www.argos-nalog.ru
87 OOO "Compania" Mekhatronika "460009, Orenburg, str. Zwillinga, 1025610069482 http://www.mtron.ru/
88 OOO Evrika432017, Ulyanovsk, st. Spasskaya, 5, biroul 697326020252 www.evrica73.ru
89 ŞTIU" Centrul educațional Meson"160009, Vologda, str. Cehov, d.263525086839 0
90 SRL „Informzaschita”394029, Voronezh, st. Leningradskaya, 1343662097504 www.2410000.ru
91 SRL „SZTLS”197183, Sankt Petersburg, st. Dibunovskaya, 50, biroul 2197801219478 www.sztls.ru
92 Information Security Center LLC656052, Barnaul, str. Severo-Zapadnaya, 1592225100262 www.secret-net.ru
93 SRL „UC „SOYUZ”127006, Moscova, st. Sadovo-Triumfalnaya, 18, camera eu, com. 17710963520 www.ucsouz.ru
94 SRL „Solar”620137, Ekaterenburg, str. Vilonova 6, 2496670241877 0
95 SRL „Centrul Regional de Certificare”400137, Volgograd, bulevardul a 10-a aniversare a Victoriei, 17 B3443084990 0
96 OOO "Severstal-infocom"162602, Cherepovets, str. Lenina, 123A3528007105 0
97 SRL „Falcon Plus”163002, Arhangelsk, st. Velskaya, 12901063507 www.falconplus.ru
98 SRL „Ilim Center”660055, Krasnoyarsk, st. Cosmonautul Bykovsky 112465294396 0
99 BU UR „Centrul de informare a resurselor din Republica Udmutra”426069, Izhevsk, st. 7 Podlesnaya, 241833046026 www.ricudm.ru
100 CJSC „SIBERIA”173021, Veliky Novgorod, st. Nekhinskaya, 61 de ani5321149717 www.siberiya.net
101 OOO "Nebo"420074, Kazan, str. Petersburg, d.521655233505 www.nebopro.ru
102 SRL „NPF „ISB”634034, Tomsk, Lenin Ave., 287017091200 www.npf-isb.ru
103 SRL „Alfa-service”125375, Moscova, st. Tverskaya, 77735513121 www.4trust.ru
104 CJSC „Serviciul Taxnet”420021, Kazan, str. Kayum Nasyri, 28 de ani1655109956 0
105 SA „Sisteme energetice și comunicații”115114, Moscova, strada 1 Kozhevnichesky, 6, clădirea 1, camera 14A7709364346 0
106 SRL „SISLINK”125493, Moscova, st. Avangardnaya, 37743801719 www.cislink.com
107 OOO "ZZI "GRIF"152914, Rybinsk, bulevardul Pobedy, 1776100814123 www.czi-grif.ru
108 Eastern Communications LLC677005, Yakutsk, str. Stadukhina, d.63/11435302087 0
109 SRL „NTSsoft”620062, Ekaterenburg, str. Cebișeva, 46670237020 www.ntssoft.ru
110 SRL „Centrul de certificate” Belinfonalog „308007, Belgorod, str. Michurina, 48 B3123304163 http://www.belinfonalog.ru/
111 OOO „Index PK”119002, Moscova, Plotnikov per., 19/38, bloc 27704882182 0
112 LLC „ETP GPB”117342, Moscova, Miklukho-Maklaya 407724514910 https://etpgpb.ru
113 CJSC „Centrul de informare”127349, Moscova, autostrada Altufevskoe, 37, bldg. 17701553038 0
114 SRL „Studio de afaceri”347740, Rostov, str. Seceriș, d. 77, ap. 26111984819 0
115 SRL „Grupul de sistem Rus”115088, Moscova, Yuzhnoportovy proezd, 18, clădirea 17723749362 http://systemservice-tsd.ru/
116 SRL „Comunicații electronice”115280, Moscova, Leninskaya Sloboda, 26 camera 829715218298
117 Fintender-Crypto LLC656056, Barnaul, Maxim Gorki, 292225129102 www.ft-crypto.ru
118 SRL „MASCOM-Techline”680038, Khabarovsk, st. Yashina, 402722050371 www.mascom-it.ru
119 OOO „Se potrivește EDO”105203, Moscova, st. Pervomayskaya de jos 467719443460 www.bifit.com

O entitate economică interacționează cu o gamă largă de persoane, atât persoane fizice, cât și persoane juridice. Cu toate acestea, toate pot fi la o distanță considerabilă unul de celălalt. În același timp, schimbul de documente pe hârtie este destul de problematic și necesită o anumită perioadă de timp. În prezent, un sistem electronic de gestionare a documentelor vine în sprijinul afacerilor, care accelerează semnificativ toate procesele de afaceri.

Sistemul electronic de management al documentelor este un schimb de documente între părți sub formă de fișiere electronice. Astăzi, aproape orice program specializat de contabilitate sau personal vă permite să creați documente în format electronic, care este recunoscut ca standard de prevederile legilor.

Dar este imposibil să trimiți pur și simplu un formular creat în acest mod și, în același timp, să speri că pe baza acestuia nu pot apărea raporturi juridice între părți. Pentru a da forță legală acestor documente, este necesar ca acestea să fie semnate de un EDS special.

Sistemul electronic de management al documentelor include două niveluri - poate fi construit în cadrul unei singure companii sau poate depăși și poate fi realizat între organizații terțe. Aceste niveluri pot fi construite separat unul de celălalt sau grupate într-unul singur sistem unic.

Atunci când conducerea întreprinderii decide să utilizeze sistemul de management al documentelor în cadrul entității de afaceri în sine, aceasta ar trebui să fie gata să achiziționeze echipamente specializate (server, echipamente pentru construirea unei rețele etc.) și software(platforma EDO).

Atenţie! Atunci când este necesar să se creeze un EDI între entitățile comerciale, pe lângă cele de mai sus, în sistem trebuie să fie prezent un operator de management electronic al documentelor. Potrivit legislației, acesta este responsabil de stocarea, primirea și transmiterea documentelor, precum și de verificarea utilizării de către companii a EDS-ului corespunzător.

De exemplu, în prezent, un astfel de operator poate fi atribuit „gestiei electronice de documente diadoc”. Formularele electronice care sunt schimbate de companii la utilizarea acestui operator sunt semnificative din punct de vedere juridic atunci când fiecare subiect al acestor raporturi juridice și-a pus semnătura pe document.

Cu care puteți face schimb de documente electronice

Gestionarea electronică a documentelor se poate realiza în funcție de nivel: în cadrul companiei - între persoanele care lucrează la întreprindere, managementul documentelor externe - cu parteneri de afaceri, diverse organisme guvernamentale, cetățeni, intermediari în furnizarea de informații. De asemenea, schimbul de documente se poate realiza cu furnizorii, registratorii de nume de domenii.

Nu există criterii stabilite prin lege cu care să se poată face schimb de documentație electronică și cu cine să nu facă. Principalul lucru este că participantul la fluxul de lucru ar trebui să îl aibă, cu ajutorul căruia poate fi identificat în sistem.

Avantajele și dezavantajele EDI

Principalele avantaje

Principalele avantaje ale sistemului de schimb de formulare electronice în comparație cu formularele pe hârtie sunt următoarele:

  • Capacitatea de a eficientiza sistemul de lucru de birou - fiecare document din sistemul EDI are un număr unic, deci nu poate fi reatribuit altui document.
  • Capacitatea de a urmări în mod constant fiecare etapă a călătoriei formularului electronic - acest lucru se poate face în orice moment convenabil. Documentul nu poate fi pierdut, deteriorat, șters. Deoarece orice document din sistem poate fi restaurat după ștergere.
  • Viteza de transfer a documentelor - document pe hârtie este necesar fie personal, fie prin intermediari, transferul acestuia către destinatar, ceea ce necesită cheltuiala de bani, timp, etc. Documentul electronic ajunge la destinatar instantaneu.
  • Posibilitatea de versiuni diferite - sistemul este actualizat periodic, dar în același timp fiecare configurație este păstrată, ceea ce vă permite să utilizați versiuni diferite dacă este necesar.
  • Sistemul vă permite să lucrați de la distanță non-stop - acest sistem vă permite să lucrați cu documente de la distanță din orice parte a lumii în orice moment.
  • Capacitatea de a organiza planificarea în sistem - deoarece fiecare document este creat, primit, procesat la anumite date și ore, acestea pot fi planificate.
  • Căutare convenabilă documente necesare- deoarece sistemul este ordonat, este ușor să organizați o căutare pentru anumite cuvinte și expresii în el.
  • Abilitatea de a economisi hârtie format electronic documentul elimină utilizarea hârtiei, iar acest lucru vă permite să o salvați.

Principalele dezavantaje

În ciuda faptului că programele electronice de gestionare a documentelor oferă oportunități excelente de lucru cu documente, ele au și câteva dezavantaje:

  • Costuri semnificative pentru achiziția și implementarea pachetului de software, care, în funcție de numărul de utilizatori, pot fi de 100 de mii de ruble sau mai mult;
  • După achiziționarea sistemului, este nevoie de mult timp pentru a-l configura și implementa;
  • Este necesar să se instruiască toți utilizatorii care vor continua să lucreze cu sistemul.
  • Asigurați securitatea sistemului - definiți drepturile utilizatorului de acces la documente, implementați protecție împotriva intruziunilor din exterior.
  • Firma trebuie să aibă în personal un administrator care să monitorizeze funcționarea sistemului și să rezolve problemele la timp;
  • Pentru a vă păstra datele în siguranță, asigurați-vă că faceți periodic copii de siguranță ale întregii baze de date;
  • Dacă partenerii nu folosesc EDI, ei vor trebui să combine circulația electronică și circulația pe hârtie.

Funcționalitatea managementului documentelor electronice


Fiecare sistem ar trebui să ofere capacitatea de a efectua mai multe acțiuni:

  • Efectuați acțiuni cu orice documente - creați, înregistrați, procesați, coordonați, controlați execuția etc.
  • Determinați fluxul de documente în cadrul companiei - determinați rutele de circulație a documentelor, setați drepturi de acces la acestea pentru diferiți utilizatori, acordați drepturi mai multor utilizatori pentru a lucra cu același document.
  • Creați o arhivă de documente cu posibilitatea de a căuta în ea.

La introducerea EDI, utilizatorul ar trebui să primească aceleași oportunități pe care le-ar avea dacă ar folosi formulare pe hârtie.

Cele mai avansate sisteme disponibile pe piață oferă următoarele caracteristici:

  • Înregistrarea în sistem a tuturor documentelor - de intrare, de ieșire, internă, determinarea căii lor de prelucrare ulterioară;
  • Asigurarea regulilor uniforme de prelucrare a documentelor in fiecare divizie a companiei;
  • Oferiți posibilitatea de a lucra cu fiecare document atât unui singur angajat, cât și unui grup;
  • Efectuează controlul accesului atât între angajați individuali, cât și între departamente;
  • Folosiți formulare standard uniforme pentru toate documentele;
  • Să controleze ca executarea și aprobarea documentului să aibă loc într-un termen strict stabilit;
  • Formarea produselor alt fel rapoarte privind utilizarea și circulația documentelor;
  • Păstrează arhivele documentelor și înregistrează data și numele angajaților care au solicitat accesul la acestea.

Este posibil să combinați gestionarea documentelor electronice cu hârtie

După introducerea managementului electronic al documentelor într-o organizație, tot nu va fi posibil să scapi imediat de documentele pe hârtie.

Există mai multe motive pentru aceasta:

  • Unii parteneri nu folosesc sistemul EDI;
  • Organizația are multe documente pe hârtie care sunt în uz în prezent.

Există mai multe diferențe semnificative în lucrul cu documente pe hârtie și electronice. Documentul pe hârtie trebuie mai întâi tipărit și apoi depus spre semnare. Totodată, un document electronic poate fi transmis destinatarului folosind sistemul EDI. Documentele contabile pe hârtie pot fi pierdute prin poștă în timpul expedierii, în timp ce livrarea unui document electronic este monitorizată de sistem.

Una dintre principalele diferențe dintre aceste două tipuri de documente este stocarea acestora. Documentele în formă electronică pot fi încărcate imediat în sistem, iar alți angajați pot lucra imediat cu ele.

Pentru documentele pe hârtie, în orice caz, trebuie să creați o arhivă în care toate vor fi stocate într-o manieră ordonată. În plus, orice formular pe hârtie care a intrat în organizație trebuie scanat și încărcat în sistem, astfel încât toată lumea să poată lucra cu el.

Astfel, dacă o organizație a implementat managementul electronic al documentelor, atunci toate lucrările cu documente trebuie efectuate electronic. Dacă sosește un document pe hârtie, atunci doar angajatul care l-a primit (de exemplu, o secretară) ar trebui să-l vadă, iar toți ceilalți ar trebui să lucreze cu o copie scanată.

Atenţie! Cu o contraparte care nu are EDI, va trebui să faceți schimb de documente pe hârtie. Cu toate acestea, operatorul face posibilă trimiterea unui document electronic la e-mail sub forma unui link special. Pentru a-l deschide și a semna formularul, veți avea nevoie de un EDS.

Operatori de gestiune electronică a documentelor

În prezent pe piață sunt diverse sistemeși operatori de gestionare a documentelor electronice. Fiecare dintre ele are propriile sale avantaje și dezavantaje.

Sistem Particularități Preț
Caz Unul dintre cele mai mari programe care oferă EDI. Oferă funcționalitate excelentă cu ușurință în utilizare 11 - 13,5 mii de ruble. pentru fiecare loc de muncă
Logici Poate fi aplicat organizațiilor de diferite dimensiuni. Ușor de învățat, poate fi personalizat pentru un anumit utilizator. 4,9 - 5,9 mii de ruble pentru fiecare loc de muncă
Eufratul Este unul dintre cele mai avansate sisteme EDI. Oferă o interfață ușor de învățat și propriul sistem de gestionare a bazelor de date. 5 t. frecați. pe loc atunci când este instalat echipamente proprii, 10 t. frec. pe loc atunci când este instalat pe echipamentul furnizorului.
1C: Arhivă Interacționează ușor cu orice sistem 1C. Poate produce fișiere grafice, audio și video acoperite. 12 - 57 mii de ruble. pentru întregul set.
DIRECTUM Acesta este cel mai mult alegere optimă pentru întreprinderile mici și mijlocii. Vă permite să combinați gestionarea documentelor pe hârtie și electronică. 7 t. frecați. - 2 milioane de ruble. pentru dreptul de utilizare
OPTIMA-WorkFlow Un nou jucător pe piața sistemelor EDI. Are mai multe caracteristici unice, este dezvoltat și modificat în mod activ. 55 - 75 mii de ruble. pentru dreptul de utilizare

Cei mai populari operatori EDI. Au format un centru de roaming care vă permite să faceți schimb de documente între utilizatori sisteme diferite:

Operator Particularități Preț
managementul documentelor electronice diadoc Sistem de gestionare a documentelor de la un dezvoltator major de servicii de internet SKB Kontur. Vă permite să faceți schimb de documente atât între contractori, cât și în cadrul companiei. Documente de ieșire de la 9 ruble. Documentele primite sunt gratuite.
Sfera (Korus Consulting) Dezvoltator de servicii Internet pentru afaceri. Acest sistem folosiți mari lanțuri de magazine(Auchan, Magnet, Leroy Merlin etc.) Documente de ieșire de la 8,26 ruble. Documente primite gratuit
Tensor Dezvoltator al unui program de transmitere a raportării VLSI. Schimbul este posibil atât între parteneri, cât și în cadrul organizației. Plata se face pentru pachete in fiecare trimestru. De la 6 tr. per pachet (platit trimestrial)
Taxcom Compania de dezvoltare este specializată în implementarea sistemelor EDI. Lucru automat cu programele 1C. De la 1800 de ruble pentru un pachet de 150 de documente. Documentele primite sunt gratuite.

Interacțiunea unui document electronic cu alte programe (1 și altele)

Atunci când un sistem electronic de gestionare a documentelor este încorporat într-o structură deja existentă a unei organizații, ar trebui să interacționeze cu ușurință cu alte aplicații existente. De exemplu, ar trebui să funcționeze cu ușurință cu diverse documente contabile - facturi, acte, facturi, facturi etc.

În timpul interacțiunii sale, sistemul trebuie să funcționeze constant și să utilizeze aceleași date. Prin urmare, este foarte important ca sistemul selectat să poată utiliza directoare care există deja în întreprindere și care sunt utilizate de alte aplicații și, dacă este necesar, să le poată actualiza.

De asemenea, este foarte important ca sistemul să poată funcționa cu diverse surse de date din exterior - e-mail, diverse site-uri și platforme etc.

Când se ia o decizie - ce sistem să implementeze într-o organizație, în primul rând, trebuie să acordați atenție susținerii programelor existente.

Atenţie! De regulă, cele mai populare sisteme și, prin urmare, în curs de dezvoltare activă, includ deja module care acceptă cele mai populare soluții corporative - Sail, 1C, Oracle etc.

De exemplu, programul 1C are capacitatea de a trimite sau primi diverse documente contabile și fiscale direct de la acesta, în timp ce le semnează cu un EDS calificat.

Pe acest momentîn teritoriu Federația Rusă 94 de operatori EDI lucrează legal

Despre managementul documentelor electronice de la introducerea acestui concept în viata de zi cu zi numai leneșii nu au scris. Au fost explicate în repetate rânduri principiul lucrului cu documente electronice și gradul de responsabilitate al operatorilor EDI, care își asumă responsabilitatea schimbului de informații confidențiale și de date de interes comercial.

Îmi amintesc că am numărat chiar câți operatori de gestionare electronică a documentelor sunt trecuți în registrul oficial al Serviciului Federal de Taxe, explicând pe parcurs de ce toată lumea nu se poate ocupa de gestionarea documentelor în acest format.

Cu toate acestea, este timpul să vorbim despre cum să-ți alegi operatorul EDI și despre ce să cauți atunci când studiezi condițiile care ți se oferă.

Creșterea feței!

Potrivit statisticilor, în fiecare trimestru numărul antreprenorilor și companiilor care preferă să facă schimb de documente electronice, decât omologii lor pe hârtie, crește de o dată și jumătate. Desigur, pur și simplu nu este posibil ca un operator să satisfacă nevoile în creștere. În prezent, 94 de operatori activează legal în Rusia. Sunt incluse în registrul autorităților fiscale și funcționează în mod legal.

Alegerea devine o problemă pentru un potențial client. Într-adevăr, nu este ușor să navighezi într-un astfel de număr de furnizori ai unui serviciu popular.

Specialiștii care urmăresc cu atenție dezvoltarea acestui segment de piață de mult timp notează că cel mai mult alegerea potrivita Operatorul EDI poate fi realizat pe baza a șapte criterii principale, pe care le vom lua în considerare mai jos.

Aplicația client și caracteristicile acesteia

Atunci când alegeți un operator potrivit, familiarizați-vă cu posibilitățile ofertei pentru clienți oferite de acesta, un fel de analog E-mail. Ar trebui să fii capabil să:

  • Schimbați orice tip de documente electronice formalizate și neformalizate.
  • Familiarizați-vă cu conținutul documentelor din interfață fără a le încărca în alte aplicații.
  • Aprobați documente cu semnăturile mai multor angajați sau refuzați semnarea.
  • Imprimați documente cu ștampila operatorului.
  • Arhivați documentația pe un computer personal sau într-o arhivă electronică împreună cu întregul set de documente tehnologice aferente generate în timpul transferului.
  • Anulați datele introduse anterior sau retrageți complet documentul.
  • Facilitati cautarea documentului dorit in arhiva.
  • Faceți mai multe lucruri în același timp.

Fiecare dintre puncte este de o importanță cheie pentru o muncă productivă și confortabilă în continuare, deoarece fără ele nu veți putea rezolva nici cel mai mult sarcini simple managementul documentelor electronice.

Ca un plus frumos, puteți oferi:

  1. Abilitatea de a coordona documente în cadrul organizației.
  2. Căutare automată a contrapărților și invitații la schimb de documente electronice.
  3. Transfer operațional documente separateși pachete către Internal Revenue Service după cum este necesar.

Integrare cu sisteme contabile

Interfața web este utilă numai atunci când lucrați cu cantități mici de documentație. Cu toate acestea, când vine vorba de gestionarea electronică a documentelor, care implică un flux mare și regulat de date, utilizatorii ar trebui să poată integra un sistem EDI în sistemul lor de contabilitate. Înainte de a alege un operator EDI, ar fi bine să știți cum rezolvă acesta această problemă.

Dacă sistemul său este integrat cu sistemele de contabilitate, atunci nu veți avea probleme cu nicio cantitate de flux de lucru.

Este chiar mai bine dacă operatorul dumneavoastră cooperează cu dezvoltatorul sistemului de contabilitate utilizat și alții.

Integrarea este posibilă chiar dacă utilizați un sistem contabil non-standard. Adevărat, în acest caz, este produs prin intermediul API-ului furnizat de operator.

Asigurați-vă că verificați cât de receptiv este serviciul de asistență tehnică al operatorului ales. Va depinde de eficiența eliminării diferitelor tipuri de neînțelegeri. Cu cât mai multe opțiuni de comunicare, cu atât mai bine.

Numărul de organizații și antreprenori individuali, care, trimestrial, crește de o dată și jumătate (puteți citi despre tehnologie și regulile de schimb de documente în articolele "" și ""). Odată cu cererea, și oferta crește: astăzi există 94 de operatori electronici de gestionare a documentelor (EDF) în registrul Serviciului Fiscal Federal. Cu o astfel de bogăție de opțiuni, nu este ușor să găsești pe cineva care să-ți implementeze exact sarcinile. Vom evidenția câteva criterii pe care vă puteți baza pentru a selecta un furnizor de servicii EDI de încredere.

1. Functionalitatea aplicatiei client

Primul lucru la care trebuie să acordați atenție este aplicația client. Majoritatea aplicațiilor client sunt similare cu e-mailul (serviciu web, aplicație desktop sau aplicatie mobila). Asigurați-vă că sistemul vă permite să:

  • trimiteți și primiți toate tipurile de documente electronice formalizate și neformalizate;
  • vizualizați documente în interfață fără a încărca în alte aplicații;
  • pune semnătura mai multor angajați pe documente, precum și refuză semnarea;
  • tipăriți documente cu ștampila operatorului;
  • salvați documentul pe un computer sau într-o arhivă electronică împreună cu documentele tehnologice generate în timpul transmiterii;
  • anularea și revocarea documentului;
  • găsiți ușor și rapid documente în arhivă;
  • efectuați acțiuni în masă (de exemplu, semnați un număr mare de documente).

Dacă sistemul „nu știe” să facă acest lucru, atunci nu va putea implementa nici măcar minimul necesar de sarcini EDI. Avantaje suplimentare, dar destul de importante ale serviciului:

  • coordonarea documentelor in cadrul companiei;
  • căutarea contrapărților, trimiterea invitațiilor pentru schimbul de documente electronice;
  • transferul documentelor electronice către Serviciul Fiscal Federal la cerere (a se vedea „”).

2. Posibilitati de integrare cu sisteme contabile

Pentru a lucra cu un volum mare de documente electronice, utilizarea interfeței web este incomod. În acest caz, este optimă integrarea sistemului EDI în sistemul de contabilitate al companiei. Aflați ce opțiuni de integrare are un operator.

Plus pentru el - soluții de integrare cu cele mai comune sisteme de contabilitate: 1C, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Parus și altele. Este de două ori bine dacă a stabilit parteneriate cu dezvoltatorii acestor produse și aceștia lucrează împreună la implementarea proiectului EDI.

Dacă utilizați o configurație personalizată sistem de contabilitate sau un sistem proprietar, atunci integrarea se realizează prin intermediul API-ului furnizat de operator.

Este important ca operatorul să aibă convertoare care să poată converti datele clientului în fișiere de formatul cerut și, dimpotrivă, să convertească datele din sistemul EDI într-un format care poate fi procesat Sistem informatic client.

Atât în ​​timpul implementării sistemului EDI, cât și ulterior, vei avea nevoie de ajutorul specialiștilor operatorului de mai multe ori, așa că află dacă are un serviciu de suport tehnic și cum funcționează. Vă rugăm să rețineți că numărul de telefon local este listat sau gratuit federal; Există și alte modalități de a obține sfaturi, de exemplu, prin intermediul site-ului web, prin e-mail, prin Skype etc. Asistența tehnică de înaltă calitate este un factor important atunci când alegeți un operator.

3. Numărul de contrapărți pregătite pentru EDI

Cu cât contrapărțile dvs. sunt mai implicate în EDI, cu atât veți obține rezultate mai tangibile din acesta (a se vedea „” și „” despre obiectivele și rezultatele implementării EDI). Dar nu vă bazați doar pe numărul de utilizatori înregistrați anunțat de operator. Pentru a afla care dintre contrapărțile înregistrate în sistemul său este cu adevărat pregătită să înceapă schimbul de documente electronice, trimiteți invitații prin intermediul acestuia. Concentrează-te pe cei care au fost de acord. Prin urmare, funcția de invitare a contrapărților în sistemul EDI al operatorului este un argument suplimentar în favoarea acestuia.

4. Experiență

Întreprinderile din diferite sectoare ale economiei au propriile caracteristici de gestionare a documentelor. Asigurați-vă că operatorul are experiență în industria necesară sau conexă, studiază studii de caz și recenzii ale clienților. Fiți perseverenți în obținerea de informații detaliate, nu vă lăsați ghidați doar de siglele clienților de pe site-ul operatorului.

5. Disponibilitatea de a încheia un SLA

Oferiți operatorului să încheie un SLA - un acord privind nivelul de prestare a serviciilor. Consimțământul sau refuzul lui vă va arăta dacă este gata să garanteze un serviciu de calitate. În unele companii, schimbul de documente cu contrapărțile este strâns legat de Procese de producție. Este important ca aceștia să primească avertismente în timp util despre întreținerea preventivă, situații de urgență și momentul recuperării sistemului. Operatorul trebuie să asigure acest lucru, iar acest lucru este fixat în SLA. Dacă refuză acordul, atunci nu este pregătit să garanteze un astfel de nivel de servicii.

6. Servicii conexe

Este convenabil atunci când operatorul, pe lângă EDI, oferă și un serviciu de raportare autorităților de reglementare. Apoi, pentru a răspunde cerinței IFTS, trebuie doar să selectați documente necesareîn sistem, iar inventarul va fi generat automat. Astfel, economisești timp la căutarea în arhivă și la completarea inventarului.

7. Roaming

Unele dintre contrapărțile dumneavoastră se vor dovedi, cel mai probabil, a fi clienți ai altui operator. Aceasta nu este o problemă pentru EDI între voi dacă operatorii lucrează în roaming (vezi, de exemplu, „”). Asigurați-vă că transportatorul potențial este pregătit să ofere acest serviciu. Pentru a face acest lucru, este suficient să trimiteți și să primiți prin interfața web a sistemului principalele tipuri de documente pe care le schimbați cu contrapartea și să vedeți dacă rezultatul vi se potrivește.

Alte criterii

În concluzie, reamintim că legala documente semnificative conțin informații comerciale importante. Prin urmare, solicitați operatorului EDF opinia unui independent firma de audit despre nivelul securității informațiilor sale.

De asemenea, avantajele operatorului includ o ramură dezvoltată sau rețea afiliată. Acest lucru va permite chiar și contrapărților dvs. îndepărtate geografic să obțină rapid ajutorul specialiștilor, dacă este necesar.

Dacă operatorul pe care l-ați ales nu s-a ridicat la înălțimea așteptărilor, nu ar trebui să renunțați și să puneți capăt planurilor de trecere la EDI. Este necesar să se țină cont de experiența existentă, deși tristă, și cu aceste noi cunoștințe, selectați următorul operator și începeți să lucrați cu el.

S-au făcut modificări la Codul fiscal RF, care a permis organizații rusești face schimb electronic de facturi. Procesul de schimb de facturi electronice este aprobat în „Procedura de emitere și primire a facturilor în formă electronică prin canale de telecomunicații folosind semnătură electronică calificată îmbunătățită”. O procedură separată pentru depunerea documentelor pentru TMS descrie în detaliu modul de transmitere a facturilor electronice către Serviciul Fiscal Federal, la cerere.

Ambele documente prevăd clar că facturile electronice trebuie semnate cu semnătură electronică și transmise doar printr-un operator de gestionare electronică a documentelor. În caz contrar, factura electronică nu are forță juridică, nu poate fi folosită pentru a obține o deducere de TVA și, de asemenea, pentru a proteja interesele organizației în instanță.

Deci cine sunt ei - operatorii de gestionare electronică a documentelor?

În actele legislative ale Federației Ruse, operatorii de gestionare a documentelor electronice sunt definiți ca „organizații care furnizează servicii pentru schimbul de informații deschise și confidențiale prin canale de telecomunicații, ca parte a gestionării documentelor electronice a facturilor între vânzător și cumpărător”.

Tradus într-un limbaj mai simplu, asta înseamnă că operatorii de management electronic al documentelor sunt societăţi comerciale, care oferă companiilor posibilitatea de a schimba facturi electronice și alte documente pe o bază competitivă. Acestea prevăd, în primul rând, posibilitatea tehnică, în al doilea rând, securitatea informațiilor transmise, în al treilea rând, semnificația juridică a facturilor și, în al patrulea rând, suport tehnic pentru utilizatori atunci când lucrează cu documente electronice.

Conectați-vă la Diadoc

În Diadoc, toate documentele primite sunt gratuite, indiferent de modul în care lucrați în sistem:

Ce companii pot fi operatori de management electronic al documentelor?

O companie care furnizează servicii de schimb electronic de documente trebuie:

  • să poată interacționa cu autoritățile fiscale, atât din punct de vedere tehnic, cât și aspecte organizatorice;
  • să aibă licențe corespunzătoare pentru a lucra cu certificate de semnătură electronică și mijloace de protecție a informațiilor criptografice;
  • au resursele pentru a regla și a perfecționa în mod regulat sistemele într-un mediu în schimbare rapidă.

Acum aceste cerințe sunt cel mai bine îndeplinite de companiile care oferă afaceri rusești Servicii raportare electronică de autoritățile de reglementare (FTS, PFR, Rosstat, FSS), deoarece din punct de vedere tehnologic sunt cele mai apropiate de gestionarea electronică a documentelor între companii.

De ce nu poate Serviciul Fiscal Federal sau o altă agenție guvernamentală să acționeze ca un operator de gestionare electronică a documentelor?

Furnizarea de capabilități tehnice pentru gestionarea documentelor electronice este un cost semnificativ. În cazul în care o agenție guvernamentală acționează ca operator EDF, acestea vor fi resurse bugetare. În plus, personalul departamentului va trebui să recruteze un număr mare de specialiști noi și să-i instruiască. Având în vedere că problema reducerii numărului de funcționari publici este acută în Rusia, toate acestea par greu de implementat.

Întreprinderile comerciale își oferă serviciile pe o bază competitivă. Prin urmare, sunt interesați de calitatea serviciilor, de dezvoltarea funcționalității sistemelor, de loialitatea clienților lor și le oferă suport și asistență.

În plus, în cazul unor litigii la depunerea documentelor la organele fiscale, operatorul este cel care acționează ca terț independent. Dacă operatorul este, de exemplu, Serviciul Fiscal Federal, cum se asigură independența și obiectivitatea?

Pot companiile schimbătoare să acționeze ca operatori de gestionare electronică a documentelor?

Serviciile de schimb electronic de documente sunt același serviciu ca, de exemplu, comunicarea telefonică. Atunci când o companie dorește să pună la dispoziție biroului său o conexiune telefonică, apelează la specialiști în acest domeniu – un operator de telefonie. Logica este simplă: pentru a oferi un serviciu la nivelul corespunzător, este necesar ca această specie activitatea a fost de profil pentru companie. Mai ales având în vedere că vorbim nu numai despre satisfacerea propriilor nevoi, ci și despre deservirea contractanților. După cum sa menționat mai sus, furnizarea unui serviciu EDI este o afacere care necesită resurse tehnice, financiare și profesionale semnificative.

Pentru a trece la o gestionare a documentelor electronice semnificative din punct de vedere juridic prin intermediul operatorului, compania trebuie să semneze un singur acord privind schimbul de documente electronice - între aceasta și operator. În cazul organizării independente a fluxului de documente, totul va fi diferit. Deci, dacă cinci companii fac schimb de documente electronice, atunci trebuie să semneze 10 acorduri între ele.

În același timp, este necesar să se asigure compatibilitatea sisteme interne, funcționare neîntreruptă corespunzătoare suport tehnic etc.

Despre funcțiile operatorilor de gestionare a documentelor electronice.