Acasă » Acte » Întâlnire pe o temă sau pe o temă. Aspectul organizatoric al desfășurării întâlnirilor la întreprindere

Întâlnire pe o temă sau pe o temă. Aspectul organizatoric al desfășurării întâlnirilor la întreprindere

Cât de des ați stat la întâlniri care, depășind durata de 2 ore, au încercat să rezolve toate problemele din lume în același timp? Când oamenii, roșii din cauza oboselii, pierzând controlul de sine din cauza oboselii, încep să încerce să se strige unii pe alții în încercarea de a găsi soluția potrivită? Când fiecare întâlnire se termină în nimic și toți participanții își jură că nu se vor mai aduna niciodată pentru aceste întâlniri fără sens?

Articolul original: tvoyplan.com/2013/04/28/effective-meeting-rules

Ce face o întâlnire eficientă?

Dacă aplicăm logica populară de calculare a rentabilității investiției (ROI, return on investment) pentru a evalua eficiența întâlnirilor, obținem cam așa:

Eficiența întâlnirii = valoarea deciziilor luate / (ora întâlnirii * numărul de participanți * salariul mediu al participantului)

Evident, prin creșterea valorii deciziilor luate (numărătorul) și reducerea timpului de întâlnire și a numărului de participanți, precum și încercând să minimizezi utilizarea timpului oamenilor foarte plătiți (numitorul), poți maximiza rentabilitatea acestuia. În timp ce încercați să optimizați fiecare dintre acești parametri, veți obține deja un succes considerabil, există o interrelație între aceștia și echilibrarea abil a acestora este o sarcină dificilă pe care nu mulți lideri o reușesc.

Prin urmare, o întâlnire este un lucru destul de costisitor, care și-a câștigat pe bună dreptate frica și ura în rândul lucrătorilor de birou. Aceleași emoții se extind și asupra organizatorilor acestor întâlniri, inclusiv asupra dumneavoastră. Dacă vrei să câștigi respectul echipei tale, trebuie să fii capabil să conduci întâlniri eficiente.

Acest articol este despre a vă învăța cum să profitați la maximum de întâlnirile dvs. cu cel mai mic timp și risipă emoțională a participanților.

Pregătirea pentru întâlnire

Este necesară o întâlnire?

„Întâlnirile sunt un simptom de organizare proastă. Cu cât sunt mai puține întâlniri, cu atât mai bine.” - Peter Drucker, liderul eficient.

Rentabilitatea investiției unei întâlniri este adesea mai mică decât a unui apel, text sau mesagerie instantanee. O întâlnire este necesară doar în acele rare ocazii când alte mijloace de comunicare ar fi mai puțin eficiente. De obicei, mai mult de una dintre următoarele condiții trebuie să corespundă:

Complexitate. Subiectul discutat este atât de complex încât participanții trebuie să se uite împreună la imagini pentru a nu cădea din fluxul discuției. De exemplu, discutarea arhitecturii entităților bazei de date sau a procesului de afaceri complex de revizuire a unei cereri de împrumut.
Urgenţă. Tema în discuție este atât de urgentă încât elaborarea unui plan de acțiune pe această temă e-mail va dura o perioadă inacceptabil de mare.
Importanţă. Subiectul în discuție este atât de important încât importanța sa prevalează pe orice posibil timp petrecut de membrii grupului la întâlnire.

În alte cazuri, puteți refuza în siguranță să colectați întâlnirea.

Nu este nevoie să convocați întâlniri pentru un motiv greșit. Daca esti:

doresc să transfere responsabilitatea pentru problemă către grup,
caută ascultători pentru ideile tale sau
Vrei să-ți consolidezi echipa?

apoi caută alte moduri de a comunica.

Stabiliți un obiectiv și o agendă clare

Ca orice alt demers, fără un scop clar, o întâlnire este sortită eșecului.

Scopul oricărei întâlniri este un plan de acțiune. Nu pentru a „discuta posibilitățile”, nu pentru a „rezolva problema”, ci pentru a „instrui așa și așa să facă așa și așa până la cutare și cutare dată”. Orice altă stabilire a obiectivelor ar putea avea ca rezultat ca întâlnirea să nu aibă impact.

Prin urmare, atunci când programați o întâlnire, enumerați clar participanților planul de acțiune pentru rezolvarea problemei sau problemelor pe care doriți să le primiți și trimiteți-le agenda rezultată. O agendă scrisă va permite oamenilor să se asigure că nu pierd timpul în discuții inutile, iar problemele discutate vor fi relevante pentru domeniul lor de interes.

În cazul în care nu este suficient timp pentru întâlnire, problemele de pe ordinea de zi trebuie sortate în ordine descrescătoare a importanței (atunci vei avea timp să le discuti pe cele mai importante) sau în ordine crescătoare a complexității (atunci vei avea timp să închizi maximul de întrebări).

Nu invitați participanți suplimentari

Fiecare persoană din întâlnire își va petrece inevitabil timpul general vorbind și punând întrebări, fie din interes real pentru o problemă, fie pur și simplu pentru a-și justifica prezența. Mai mult, probabilitatea ca o persoană suplimentară să știe ceva ce alții nu știu scade odată cu creșterea numărului de participanți. Adică, pe lângă creșterea evidentă a timpului de grup, o creștere a numărului de participanți reduce eficacitatea discuției.

Are cunoștințe excepționale despre subiect pe care alți participanți la întâlnire nu le au?
Subiectul în discuție îi afectează interesele? Interesele lui nu coincid cu interesele oricărui alt participant?
Este această persoană pregătită pentru o discuție constructivă?
Ar fi suficient să anunțăm pur și simplu această persoană despre rezultatele întâlnirii?

Ținând o întâlnire

Organizatorul întâlnirii, adică dumneavoastră, este responsabil să vă asigurați că obiectivele acesteia sunt atinse. Trebuie să vă:

urmați toate regulile de discuție descrise mai jos
întrerupe pe cei care le sparg
rezuma decizia grupului
urmați ordinea de zi și stabiliți când grupul trece la următoarea întrebare

Iată cele 7 reguli pentru întâlniri eficiente:

Unul spune... Nu lăsați participanții să se întrerupă reciproc. Nu numai că este un semn de lipsă de respect, dar cel mai probabil, în momentul vorbirii simultane, participanții nu încearcă să se înțeleagă, ceea ce nu este bine pentru întâlnirea în ansamblu.
... și toți ceilalți ascultă. Cheia unei discuții eficiente este ca toți cei din grup să urmărească ceea ce se spune în grup. Toată lumea ar trebui să aibă aceeași „imagine” a problemelor în discuție. Odată ce grupul se desparte în mai multe discuții sau cineva începe să se distragă (de exemplu, verificând e-mailul la telefon sau doar „retragerea”), se va pierde mai mult timp până când grupul devine din nou unul. Tot ceea ce s-a întâmplat în timp ce cineva a fost „absent” va trebui să fie repetat pentru el, petrecând timpul tuturor celorlalți în asta.
Treci la subiect! Chiar dacă atunci când oamenii obosiți vor să se relaxeze și să vorbească despre subiecte care distrag atenția, orice astfel de abatere pierde timpul tuturor celor implicați și te îndepărtează de a ajunge la o soluție. Aduceți ușor pe toată lumea înapoi la subiectul de discuție.
Luptă cu problema, nu cu oamenii.În plină discuție, participanții își pot permite comentarii pe care ceilalți le pot lua personal. Asemenea situații, dacă nu sunt rupte din răsputeri, vor strica inevitabil atmosfera de lucru, vor crea tensiune inutilă, vor „dezactiva” membrii afectați, vor pierde timpul și, cel mai probabil, vor împiedica grupul să-și atingă obiectivele. Opriți imediat discuțiile care au mers „în direcția greșită”.
Înregistrați tot ce spuneți. Acest lucru poate fi făcut de dvs. sau de un alt membru căruia îi atribuiți rolul de secretar al ședinței. Fără fixare, grupul va începe să uite faptele sau concluziile care au fost făcute, iar eficacitatea procesului va scădea inevitabil. În plus, notele ajută grupul să economisească timp, permițând vorbitorului să indice pur și simplu una sau alta parte a notelor, în loc să explice în detaliu ce înseamnă exact prin ceea ce a fost deja spus. Fixarea ar trebui să aibă loc pe o foaie de hârtie care este vizibilă pentru întregul grup sau pe o placă atârnată pe perete.
Luați pauze. Utilizați Tehnica Pomodoro (lucrați în cicluri cu o pauză de 5 minute la fiecare 25 de minute de lucru). Din experiența mea, întâlnirile care durează mai mult de o oră și jumătate își pierd complet eficacitatea din cauza oboselii participanților. Este mai bine să întrerupeți astfel de întâlniri mutând continuarea într-o altă zi.
Dacă grupul nu mai este necesar, dispersați-vă. Pe măsură ce problema este discutată, sunt din ce în ce mai puține probleme complexe care necesită o discuție generală. Dacă înțelegeți că problema s-a împărțit în mai multe sarcini care necesită execuție individuală, nu are sens să petreceți timpul total într-o discuție de grup - întâlnirea trebuie să fie finalizată. Dacă întâlnirea este încă prea devreme pentru a se încheia, dar există deja persoane ale căror cunoștințe nu vor fi solicitate în discuții ulterioare sau ale căror interese nu vor mai fi afectate, lăsați-le să plece.

Sfârșitul ședinței

La sfârșitul întâlnirii, reveniți la scopul său - elaborarea unui plan de acțiune (alias procesele verbale ale întâlnirii). Acest protocol trebuie:

există nu în formă orală, ci în formă scrisă
evita interpretările diferite
să fie scris într-o limbă care va fi înțeleasă chiar și după două luni
pentru fiecare articol conțin o persoană responsabilă de execuție și termen

Trimiteți (dvs. sau secretarul ședinței) protocolul tuturor participanților și celor responsabili - acesta este încă un pas către faptul că tot ce s-a spus va fi îndeplinit.

În timpul întâlnirii, liderul ar trebui să transmită subordonaților Informatii utileși stabiliți-le obiective clare. Dacă totul este făcut corect, eficiența muncii va crește, altfel ordinea întâlnirilor ar trebui revizuită.

Cât de des țineți întâlniri? Cât de des obțin angajații tăi ceva util de la ei? Înțeleg ei scopurile și obiectivele pe care le-ați stabilit pentru ei?

Eficiența muncii lor crește după întâlnirile de planificare? Primești feedback adecvat? Dacă ați răspuns „nu” la cel puțin o întrebare, atunci trebuie să învățați cum să desfășurați întâlniri eficiente și să planificați întâlniri pentru a pierde un minim de timp cu ele și pentru a obține beneficii maxime.

Întâlnire eficientă

Cu ajutorul întâlnirilor se menține comunicarea între diferite departamente și în cadrul departamentelor în sine, întruchipate deciziile luate si cresterea motivatiei de a presta munca individuala a angajatilor. Dar numai o întâlnire eficientă poate rezolva aceste probleme, așa că verificați-vă dacă întâlnirile dvs. îndeplinesc următoarele criterii:

1. Conformitatea formatului. Există mai multe tipuri de întâlniri: întâlnire, briefing și operative. Fiecare dintre aceste întâlniri are propriile obiective și, în consecință, durează timpuri diferite. Operativul este conceput pentru a rezolva problema care tocmai a apărut.

De obicei durează 5-10 minute, adună persoane direct legate de problemă. O întâlnire de planificare se ține de obicei în fiecare zi dimineața și durează 25-30 de minute. În acest timp, managerul trebuie să stabilească sarcini pentru ziua respectivă, să obțină feedback cu privire la rezultatele zilei precedente și să ajusteze planurile dacă este necesar.

Întâlnirea are ca scop găsirea unei soluții problema globala, formați o nouă ofertă pentru piața dvs., dezvoltați program nou motivație etc.

Adesea, întâlnirile sunt împărțite în două etape - prima are loc seara, stabilește obiectivele întâlnirii, conturează problemele care vor fi discutate. Dimineața începe a doua etapă, care poate dura până la două ore. O întâlnire completă este creativitate pură.

2. Specificarea sarcinilor. Fiecare întâlnire ar trebui să aibă sarcini clar definite, care sunt anunțate participanților în prealabil. Abaterea de la ordinea de zi este extrem de nedorită.

3. Reglementări rigide. O întâlnire trebuie să aibă o oră de început și de sfârșit, indiferent dacă toți invitații apar sau nu. Stabiliți limite de timp clare, de exemplu, încheierea punctului 1 al ordinii de zi în 25 de minute.

Alocați un anumit timp pentru fiecare vorbitor - 5 minute sunt suficiente, acest lucru îi va învăța pe oameni să vorbească la obiect. Dacă auziți conversații străine sau digresiuni de la subiect, opriți aceste încercări, economisiți-vă timp.

4. Compoziție optimă. La întâlnire trebuie să participe persoanele vizate. Doar așa, stați și ascultați, nu invitați pe nimeni. Lăsați fiecare să se ocupe de treburile lui.

5. Cuvânt pentru toată lumea. Fiecare participant la întâlnire ar trebui să aibă posibilitatea de a-și exprima opinia cu privire la o anumită problemă. Nu interveni și, în plus, nu întrerupe discursul angajatului, chiar dacă este împotriva punctului tău de vedere. Aveți nevoie de feedback adecvat?

6. Păstrarea înregistrărilor. Agenda nu este singura document obligatoriuîntâlniri. Protocolul, care consemnează toate punctele principale, angajații care au vorbit în ordinea priorităților, părerea lor cu privire la o anumită problemă și, cel mai important, rezultatele întâlnirii, este o lucrare foarte utilă.

Asigurați-vă că trimiteți un buletin informativ participanților la întâlnire, astfel încât să îl aibă întotdeauna la îndemână pentru clarificarea oricăror puncte. Deci, va fi mai convenabil să controlați implementarea sarcinilor și să analizați rezultatele. Este schema „sarcină - rezultate - control - sarcină” care vă permite să faceți întâlnirile cât mai eficiente și concise.

7. Întâlnire planificată. Fiecare angajat ar trebui să știe când va fi invitat din nou în sala de ședințe. Surpriza este un ajutor prost în organizarea întâlnirilor, participanții nu au timp să se pregătească sau nu vin deloc din cauza absenței de la birou.

Dacă o problemă a apărut brusc și ați decis să suni un agent pentru a o rezolva, pregătește-te pentru răspunsurile „Nu știu”, „Trebuie să verific” și „Îți voi oferi un raport mai târziu”.

Cum să pregătiți și să desfășurați o întâlnire eficientă?

Pentru a avea o întâlnire eficientă, trebuie mai întâi să vă pregătiți pentru ea. Înainte de a începe întâlnirea, liderul ar trebui să clarifice următoarele întrebări pentru el însuși:

Ce obiective urmărește întâlnirea și ce sarcini rezolvă întâlnirea?
care este formatul întâlnirii, care sunt rolurile participanților la întâlnire. Rolurile angajaților sunt repartizate în prealabil: trebuie să existe un președinte și un secretar. De asemenea, definiți timpul exactînceputul și sfârșitul întâlnirii.
care este structura întâlnirii. O structură tipică arată astfel:
Salutari;
anunțarea scopurilor întâlnirii, sarcinile stabilite, formatul întâlnirii;
discutarea si analiza problemelor existente;
primind părere de la interpreți;
analiza rezultatelor și stabilirea sarcinilor pentru viitorul apropiat;
rezumând.
care este ordinea de zi a ședinței. Stabiliți timpul exact pentru a lucra cu fiecare punct de pe ordinea de zi, alocați timp pentru o pauză dacă întâlnirea implică o perioadă lungă de timp.
ce documente sunt necesare. Pregătiți toate informațiile necesare care vor fi de interes pentru participanți, faceți o distribuție a materialelor astfel încât acestea să fie studiate în prealabil.
dacă este necesară o întâlnire. Înainte de a trimite invitații la o întâlnire, verificați dacă este cu adevărat necesar.

Răspundeți singuri la aceste întrebări:

Sarcinile pe care le-ați stabilit trebuie abordate chiar acum?
Ce ar trebui să ia participanții de la întâlnire?
Cum ar trebui să se schimbe munca lor după întâlnire?
Este totul informatie necesara colectat? Veți primi un răspuns „nu știu” la orice întrebare?
Este posibil să se rezolve problema într-un alt mod, fără a avea ședințe?

Amintește-ți despre reguli simple desfășurați întâlniri eficiente, mențineți atenția publicului asupra scopul principal, păstrați discuția pozitivă sau neutră și încurajați oamenii să-și exprime propriile opinii.

Atunci vei obține o creștere a eficienței angajaților tăi și, în același timp, vei reduce timpul pierdut.

Vă rog să-mi spuneți ce prepoziție este corectă să folosesc în propoziția: „Întâlnirea este programată pentru noiembrie / în noiembrie 2019”. Este acceptabil să folosiți ambele prepoziții?

Așa este: programat pentru noiembrie.


	Întrebarea nr. 301610

Articolul despre acordul predicatului cu numeralul nu acoperă problema acordului cu subiectul, exprimat în % cu 1, fără cuvinte dependente. De exemplu: - Verificați disponibilitatea biletelor: 21% deja rezervate. sau - Verificați disponibilitatea biletului: 21% deja rezervat. Care acord este corect/preferabil în acest caz? Mulţumesc mult.

Răspuns Ghișeu de ajutor Limba rusă

Cartea de referință a lui D. E. Rosenthal spune următoarele.

Cu numere compuse care se termină în unu, predicatul, de regulă, se pune sub formă singular, De exemplu: Douăzeci şi unu de delegaţi au sosit la întâlnire; ... Treizeci și una de cereri au fost depuse deodată(Șolohov). Forma de plural în această construcție este posibilă în funcție de condițiile contextului, de exemplu: Douăzeci și unu de delegați s-au întâlnit la o masă rotundă(predicatul met indică o acțiune reciprocă, care se exprimă la plural); Pentru totul a plătit 92 681 de ruble(cu rolul formal al subiectului, cifra de afaceri numarabila conteaza imprejurarea masurii in constructia pasiva); Douăzeci și unu de studenți s-au prezentat la examen(varianta colocviala, influenta tendintei de armonizare in sens); Douăzeci și una de lăzi cu vase care au fost livrate la bază au ajuns acolo din greșeală.(influența unei propoziții subordonate cu un cuvânt asociat care este la plural).

Astfel, este adevărat: 21% au rezervat deja. Permis: 21% au rezervat deja.


	Întrebarea #298486

Buna ziua! Spune-mi cum să organizez o întâlnire cu directorul sau cu directorul. Mulțumesc.