Ca urmare a întâlnirii, întâlnirii sau întâlnirii, aproape întotdeauna se întocmește un protocol după modelul corespunzător. Caracteristici de umplere și exemplu terminat documentul poate fi găsit mai jos.

Pe parcursul întâlnirii, întotdeauna se întocmește un protocol, iar conducerea decide singura care model este cel mai bine să folosească. Acest document îndeplinește mai multe funcții simultan:

1. Înregistrează informații despre toți cei prezenți și vorbitori.
2. Conține toate deciziile cheie luate în timpul acestei întâlniri.
3. Acesta reflectă starea actuală a procesului de negociere, stabilește acordurile cheie în această etapă.

Astfel, sarcina principală a documentului este de a consemna faptul întâlnirii și toate deciziile care au fost luate ca urmare.

NOTĂ. Nu toate întâlnirile sunt înregistrate, astfel încât conducerea companiei are dreptul de a decide în mod independent în ce caz să întocmească un document de raportare, în care nu este. De obicei, procesele-verbale sunt folosite la acele întâlniri care discută probleme care afectează direct dezvoltarea viitoare a organizației.

Legislația nu a dezvoltat nicio cerință pentru conținutul documentului și cu atât mai mult nu există o formă unică. Prin urmare, fiecare companie poate folosi propriul formular. În special, puteți utiliza diferite formulare pentru cazuri specifice (de exemplu, o ședință de departament, o ședință extraordinară sau o ședință comună cu reprezentanții contrapărții).

Documentul conține de obicei următoarele informații:

1. Numele complet al companiei, numărul protocolului și data întocmirii acestuia. Numerotarea poate fi efectuată prin - cu începutul numărătorii inverse din fiecare an calendaristic.
2. Componența celor prezenți:

• preşedintele comisiei;
• secretar executiv fixează înscrierile din procesul-verbal;
• restul celor prezenți – de obicei lista este plasată la sfârșitul documentului.

1. Agenda - i.e. lista problemelor de discutat. Întocmită în prealabil și comunicată tuturor celor prezenți (de obicei, anunțurile speciale se fac cu câteva zile înainte pentru întâlniri).
2. Lista vorbitorilor (nume, funcție, subiect de discurs, probleme ridicate).
3. Deciziile care au fost luate în urma ședinței.
4. Semnăturile președintelui și secretarului, stenogramele semnăturilor (nume și parafa).
5. Dacă la protocol sunt atașate documente suplimentare, precum și materiale de înregistrări audio, filmări foto și video, acest fapt trebuie reflectat în document. La sfârșit, este scris cuvântul „Anexe” și sunt enumerate numele documentelor și altor materiale, numărul și tipul acestora (original sau copie), precum și numărul de pagini.

Formă și eșantion 2019

În cel mai simplu caz, forma arată astfel.

Și ca exemplu, puteți alege acest formular:

NOTĂ. În secțiunea „REZOLȚĂ”, în care se descrie decizia, sunt prezentate adesea rezultatele procedurii de vot, dacă aceasta a avut loc în ședință. Rezultatele se consemnează printr-o simplă însumare a voturilor „PENTRU”, „ÎMPOTRIVA” și a abținerii.

Soiuri scurte și pline

În cadrul aceleiași organizații pot avea loc diferite întâlniri. Importanța unei întâlniri depinde de problemele pe care le abordează. Și ele determină și alegerea unuia sau a altui eșantion, conform căruia se va întocmi protocolul. În general, există 2 tipuri de documente:

Extras din protocol

Dacă este necesară obținerea unor informații din protocol, se întocmește un extras. Acest document este o copie exactă a unei părți a protocolului. Extrasul trebuie să consemneze data întocmirii documentului principal, numărul acestuia și denumirea companiei. Exactitatea copiei este certificată prin semnătura personală a secretarului și/sau a președintelui de ședință.

Caracteristici ale conducerii

În cazul ședințelor de raportare la sfârșitul anului, de obicei sunt alese forme extinse ale documentului. Dacă vorbim despre o întâlnire a unei unități structurale separate, managerii, de regulă, aleg cel mai simplu șablon.

Caracteristicile înregistrării faptelor și stocării protocolului sunt următoarele:

1. Un exemplu de proces verbal al întâlnirii este aprobat de conducerea companiei sau de o unitate structurală specifică a organizației.
2. Desfășurat direct la momentul întâlnirii. Un angajat special este numit responsabil pentru executarea documentului. În cele mai multe cazuri, acesta este secretarul care acționează și ca secretar de ședință.
3. Pentru a evita inexactitățile, interpretarea incorectă a frazelor vorbitorilor, se face adesea înregistrarea suplimentară a tuturor evenimentelor care au loc în timpul întâlnirii. Se folosesc mijloace de înregistrare audio și video. Ulterior, dacă este necesar, în anexa la protocol sunt date stenograme ale discursurilor - citate exacte din ceea ce au spus angajații și alte persoane invitate.
4. Numărul de copii originale este compilat în funcție de situație. De regulă, un original este suficient. Cu toate acestea, în cazul unei întâlniri cu participarea unui partener (reprezentanți ai unei alte companii), devine necesară întocmirea a 2 originale. De obicei, astfel de întâlniri au loc în diferite etape ale negocierilor de afaceri.
5. În ceea ce privește copiile documentului, puteți face orice număr dintre ele. O astfel de nevoie apare atunci când se organizează întâlniri, ale căror decizii sunt obligatorii pentru toate departamentele organizației. Apoi copiile sunt trimise la toate diviziile structurale. De regulă, acestea sunt certificate prin sigiliul original și semnătura de mână a capului.

Pentru a evita eventualele inexactități, instrumentele de înregistrare audio și video sunt folosite pentru a reproduce ulterior cu acuratețe discursul fiecărui angajat sau persoană invitată în stenografie.

La întâlniri, întâlniri, sesiuni, conferințe.

Protocoalele documentează activitățile organelor colegiale permanente, cum ar fi colegiile de comitete și ministere, guvernele municipale, precum și consiliile științifice, tehnice și metodologice. În plus, întâlniri organizate de lideri diviziuni structurale, deputati CEO, directori, pot fi, de asemenea, înregistrate.

Este obișnuit să se întocmească protocoale care să documenteze activitățile organelor colegiale temporare (conferințe, întâlniri, seminarii etc.).

Procesul-verbal se întocmește de către secretar pe baza notelor pe care le-a păstrat la ședință. Acestea pot fi note scurte, transcrieri sau înregistrări dictafon. Pentru întocmirea procesului-verbal, secretarul colectează rezumate ale rapoartelor și discursurilor, proiecte de hotărâri înainte de ședință.

Protocol emise pe un formular comun..

Titlul, data și numărul de protocol

Antetul protocolului va fi denumirea organului colegial sau tipul de ședință. De exemplu, procesele-verbale ale (ce?) întâlniri consiliu pedagogic; întâlniri ale șefilor diviziilor structurale etc.

Data procesului-verbal este data ședinței (procesul-verbal se întocmește de obicei după ședință). Dacă întâlnirea a durat câteva zile, data procesului-verbal include datele de început și de sfârșit.

De exemplu: 21 — 24.07.2009 .

Numărul (indexul) protocolului este numărul de ordine al ședinței din cadrul anului calendaristic sau al mandatului organului colegial.

Textul protocolului include următoarele părți:

• introductiv;
• principal.

Introducere

În partea introductivă a procesului-verbal, după titlu, sunt date numele și parafa președintelui și secretarului de ședință. CU linie nouă după cuvântul " a participat» enumerați în ordine alfabetică numele și parafa oficialilor prezenți la ședință.

Dacă au existat persoane din alții la întâlnire, atunci după cuvântul „Participat” dintr-un rând nou, cuvântul „ Invitat” și se indică o listă de persoane invitate, în acest caz, înaintea fiecărui nume sunt indicate funcția și denumirea organizației.

În partea introductivă a protocolului ordinea de zi este stabilită.

Acesta constă dintr-o listă de probleme care sunt discutate la întâlnire și fixează succesiunea discuțiilor lor și numele vorbitorilor (vorbitorilor). Fiecare punct de pe ordinea de zi este numerotat Cifra arabă, se formulează folosind prepozițiile „Despre” sau „Despre”. De exemplu: „Despre aprobare curricula»; — La însumarea rezultatelor anului universitar.

Pentru fiecare articol este indicat un vorbitor ( executiv care a pregătit această întrebare).

Parte principală

În conformitate cu succesiunea problemelor de pe ordinea de zi, se întocmește textul părții principale a protocolului - acesta trebuie să conțină atâtea secțiuni câte puncte sunt pe ordinea de zi.

Astfel, partea antet a protocolului este întotdeauna formatată în același mod. Dar textul protocolului poate fi prezentat sub diferite forme: scurt sau complet.

Protocol scurt- fixează problemele discutate în ședință, numele vorbitorilor și deciziile luate. Un astfel de protocol se păstrează cel mai adesea în cazurile în care întâlnirea este de natură operațională (vezi Fig. 3.3.).

Protocol complet - conține informații nu numai despre problemele discutate, deciziile luate și numele vorbitorilor, ci și note suficient de detaliate care transmit conținutul rapoartelor și discursurilor participanților la ședință, toate opiniile exprimate, întrebări și observații, comentarii , pozitii. Procesul verbal complet vă permite să documentați o imagine detaliată a întâlnirii (vezi Figura 3.4).

Orez. 3.3. Un exemplu de protocol scurt

Orez. 3.4. Un exemplu de protocol complet

Când se utilizează orice formă de protocol, textul acestuia va fi împărțit în atâtea secțiuni câte puncte sunt pe ordinea de zi.

Fiecare secțiune are trei părți: „AUZAT”, „VORBIT”, „REZOLUT” (“HOTARAT”), care sunt tipărite din marginea stângă cu majuscule. Acest design vă permite să evidențiați în text discursul vorbitorului principal, participanții la discuția problemei și partea dispozitivă, în care este formulată decizia.

In partea " ASCULTAT» se precizează textul discursului. La începutul textului, dintr-un rând nou la cazul nominativ, se indică numele vorbitorului. Înregistrarea discursului este separată de nume printr-o liniuță. Discursul este povestit la persoana a treia singular. Este permisă indicarea în loc de înregistrare a discursului după prenume („Se atașează înregistrarea discursului”, „Se atașează textul raportului”).

În acest din urmă caz, rapoartele devin o anexă la protocol.

In partea " EFECTUAT» dintr-un rând nou în cazul nominativ indicați numele vorbitorului și după liniuță, textul discursului sau al întrebării (dacă i-a fost adresată vorbitorului în timpul discursului).

In partea " REZOLVAT”(„DECIDE”) reflectă decizia luată cu privire la problema în discuție. Textul dispozitivului este tipărit integral în orice formă a protocolului.

Textul întregului protocol este tipărit cu spațiere de 1,5 rânduri.

Procesul-verbal se întocmește de către secretarul de ședință. Procesul-verbal se semnează de secretar și se depune spre semnare președintelui în termen de 3 (trei) zile lucrătoare de la ședință.

Semnăturile sunt separate de text prin 3 spații între rânduri. Numele postului este tipărit de la marginea câmpului din stânga, ultima literă din prenume este limitată la câmpul din dreapta.

În ziua semnării protocolului de către președinte, acesta trebuie înregistrat.

Extras din protocol

Un extras din procesul-verbal este o copie exactă a părții de text din protocolul original aferentă punctului de pe ordinea de zi pe care se întocmește extrasul. Extrasul reproduce toate detaliile formularului, partea introductivă a textului, punctul de pe ordinea de zi pe care se pregătește extrasul și textul care reflectă discuția problemei și decizia luată. Un extras din protocol este semnat doar de secretar, care îl certifică și el. Inscripția de certificare este scrisă de mână, constă din cuvântul „Adevărat”, o indicație a funcției persoanei care certifică copia (extrasul), semnătura personală, prenumele, parafa și data (vezi Fig. 3.5).

Orez. 3.5. Un exemplu de extras din protocol

Extrase din protocoale înlocuiesc uneori o astfel de decizie administrativă. În acest caz, extrasul servește ca instrument de comunicare cu interpreții deciziile luate. În acest caz, secretarul, de exemplu, al Colegiului, în cel mult 2 (două) zile de la semnarea procesului-verbal de ședință, distribuie extrase din procesul-verbal pe anumite aspecte executorilor responsabili. Declarațiile sunt semnate de secretar.

Extrasele din protocoalele trimise unei alte organizații sunt supuse sigilării obligatorii.

Copiile originale ale procesului-verbal se formează de către secretar în cazurile în funcție de tipul ședințelor. De exemplu, „Procesele verbale ale adunărilor generale”, „Procesele verbale ale ședințelor Consiliului de Administrație”, „Procesele verbale ale întâlnirilor cu directorul” etc. În interiorul carcasei, protocoalele sunt sistematizate după numere și cronologie. Cazurile se formează în cursul anului calendaristic.

Companie "Zori"
PROTOCOL _________№_________ Moscova
ședințele Consiliului
Președinte - Ivanov I.I. Secretar - Petrov P.P. Prezenți: Vasiliev V.V., Mihailov M.M., Romanov R.P., Sidorov S.S. Invitați: director adjunct pentru producție Kuznetsov K.K., Şeful Departamentului de Marketing Markov M.M.
Agendă: 1. Cu privire la implementarea proiectului de producere a produsului AA-11. Raportul directorului adjunct pentru producție Kuznetsov K.K. 2. Despre participarea la o expozitie de specialitate. Raportul șefului departamentului de marketing Markov M.A.
1. ASCULTAT: Kuznetsova K.K. - Textul raportului este atașat. EFECTUAT: Vasiliev V.V. - informat cu privire la necesitatea modernizarii echipamentelor. Romanov R.R. - a făcut o listă echipamentul necesarși studiază ofertele furnizorilor. Sidorov S.S. - a propus întocmirea unui plan de înlocuire a echipamentelor și realizarea modernizării pe etape.
HOTĂRÂT: 1.1. Continuați cu producția produsului AA-11. 1.2. Instruiți serviciului de producție să elaboreze și să trimită spre aprobare un plan de modernizare a echipamentului.
2. ASCULTAT: Markova M.A. - Textul raportului este atașat. EFECTUAT: Mihailov M.M. - a remarcat că expoziția este un eveniment destul de costisitor. Este recomandabil să participați numai dacă la stand vor fi prezentate mostre de produse noi. Vasiliev V.V. - Garantat că mostrele de produse vor fi produse la timp. El consideră că este necesar să se elaboreze un plan de marketing. Sidorov S.S. - s-a oferit să pregătească un pachet de materiale de prezentare.
HOTĂRÂT: 2.1. Participați la o expoziție specializată. 2.2. Atribuiți departamentului de marketing 2.2.1. Pregătiți un pachet de materiale de prezentare. 2.2.2 Asigurarea reproducerii materialelor promotionale. 2.2.3. Elaborați și trimiteți spre aprobare un plan de marketing.
Aplicație: 1. Textul raportului lui Kuznetsov K.K. pentru 3 l. în 1 exemplar. 2. Textul raportului lui Markov M.A. pentru 2 l. în 1 exemplar.
Preşedinte	I.I. Ivanov
Secretar	P.P. Petrov

• Inregistrarea documentelor organizatorice si administrative
• Înregistrarea tipurilor de documente organizatorice și administrative
• Scurtă descriere a sistemelor electronice de gestionare a documentelor
• Sistematizarea documentelor și pregătirea dosarelor pentru trecerea la depozitare în arhivele statului
• Aplicații
  • Anexa 1. O listă aproximativă a tipurilor și varietăților de documente utilizate în activitățile de management.
  • Anexele 2 și 3. Chei de aranjare cu dispoziție unghiulară și longitudinală a detaliilor permanente.
  • Anexele 4 și 5. Lista aproximativă a documentelor cu ștampilă de aprobare. O listă aproximativă a documentelor care nu fac obiectul înregistrării în serviciul DOW.

Anexe la protocoale

(1) Persoana care a condus acțiunea procesuală anexează la protocol.

2. Anexele la protocol pot fi:

1) copii special realizate, mostre de obiecte, lucruri și documente;

2) explicații scrise ale specialiștilor care au participat la desfășurarea acțiunii procesuale relevante;

3) transcrierea, înregistrarea audio și video a acțiunii procesuale;

4) tabele foto, diagrame, modele, suporturi informatice și alte materiale care explică conținutul protocolului.

3. Anexele la protocoale trebuie să fie întocmite în mod corespunzător, ambalate pentru păstrare în siguranță și, de asemenea, certificate prin semnăturile anchetatorului, procurorului, specialistului și ale altor persoane care au participat la întocmirea și/sau sechestrarea acestor anexe.

1. Diverse articole și documente pot fi adăugate la protocol ca mijloc de înregistrare a procedurilor penale. Anexele la protocol sunt parte integrantă a acestuia și, împreună cu procesul-verbal de acțiune procesuală, constituie surse de probă în procesul penal.

2. Partea 2 a articolului comentat indică posibile aplicații la protocolul acțiunii procesuale. În special, anexe la protocol pot fi: copii special realizate (fotocopii, fotocopii), mostre de obiecte, lucruri și documente; explicații scrise ale specialiștilor care au participat la desfășurarea acțiunii procesuale relevante; transcriere, înregistrare audio, video a acțiunii procesuale; tabele foto, diagrame, modele, suporturi informatice computerizate. Lista aplicațiilor enumerate nu este exhaustivă.

Pregătirea protocolului și aplicației

(1) Procesul-verbal în cursul cercetării preliminare se întocmește de către anchetator sau procuror, care efectuează acțiunea procesuală relevantă, în timpul efectuării acesteia sau imediat după finalizarea acesteia.

2. În componența acțiunii de investigație (de detectiv) sunt incluse și acțiuni pentru ambalarea corectă a lucrurilor și documentelor și alte acțiuni care sunt importante pentru verificarea rezultatelor acțiunii procesuale.

1. Articolul comentat stabilește că procesul-verbal în cursul cercetării preliminare este întocmit de anchetator sau procurorul care efectuează acțiunea procesuală relevantă (clauza 4, partea 2, articolul 36 din Codul de procedură penală al Ucrainei, clauza 2). , partea 2, articolul 40 din Codul de procedură penală al Ucrainei). Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că, în cazul unui ordin al anchetatorului, procurorul de a desfășura o acțiune de investigație (percheziție) sau o acțiune secretă de investigație (detectiv) către unitățile operaționale (clauza 5, partea 2, articolul 36, clauza 3, partea 2, art. 40 din Codul de procedură penală), protocolul trebuie întocmit de un membru al unității operaționale corespunzătoare. Lista subiecților de urmărire penală care pot desfășura acțiuni procesuale și, în consecință, întocmește protocoale, poate fi completată de șeful organului de cercetare preliminară (clauza 6, partea a 2-a, art. 39 din Codul de procedură penală). al Ucrainei).

2. Legiuitorul stabilește termenul de întocmire a protocolului - în timpul desfășurării sau imediat după încheierea acțiunii procesuale. Întârzierile în întocmirea unui protocol pot duce la consecințe negative, care constau în pierderea de informații despre o infracțiune, pune la îndoială conformitatea afișajului cursului și fiabilitatea rezultatelor obținute în cursul acțiunii procesuale.

3. Partea a 2-a a articolului comentat precizează că componența acțiunii de investigație (detectiv) include și acțiuni pentru ambalarea corectă a lucrurilor și documentelor și alte acțiuni care sunt importante pentru verificarea rezultatelor acțiunii procesuale. Această prevedere urmărește obținerea de probe admisibile și de încredere în cadrul procedurilor penale. Prin urmare, acțiuni pentru ambalarea corectă a lucrurilor și documentelor, implementarea semnăturilor explicative, semnăturilor de certificare și atașarea etichetelor și elementelor adecvate ale procedurii adecvate de colectare (obținere) probe, a căror încălcare atrage recunoașterea informațiilor primite ca inadmisibila cu consecintele prevazute in partea 2 a art. 86 Codul de procedură penală al Ucrainei. Acțiunile enumerate trebuie în mod necesar să se reflecte în partea finală a protocolului unei investigații (detective) sau a unei alte acțiuni procedurale.

Actualizăm acest material pe măsură ce sunt publicate modificări sau alte documente legate de protocol. intalnire generala. Ultima modificare a articolului: 28.01.2019 - luând în considerare toate modificările de la această dată.

Pe această pagină vă puteți familiariza cu ordinul Ministerului Construcțiilor privind aprobarea formularului procesului-verbal al adunării generale (începând cu 29 aprilie 2016), precum și să descărcați procesul-verbal al adunării generale, un exemplu de proces verbal a adunării generale a proprietarilor pentru utilizare la desfășurarea adunărilor generale în locuința dumneavoastră începând cu data de 29.04.2016 .

CU descărcați procesul-verbal al adunării generale formă nouă 2019 poate fi găsit în partea de jos a paginii (+ descărcați registrul proprietarilor de acolo)

MINISTERUL CONSTRUCTIILOR SI LOCUINTELOR SI UTILITATILOR

FERME ALE FEDERATIEI RUSE

PRIVIND APROBAREA CERINȚELOR

LA ÎNREGISTRAREA PROCES-VERBAL ALE ADUNĂRILOR GENERALE ALE PROPRIETARILOR

SPECIALE ÎN CĂLĂRI DE APARTAMENTE ȘI ORDINE DE ORIENTĂRI

HOTĂRÂRI ORIGINALE ȘI PROCES-VERBAL ȘI ADUNĂRILOR GENERALE

PROPRIETARI DE SPECURI ÎN CĂLĂRI DE APARTAMENTE

CĂTRE AUTORITĂȚI EXECUTIVE AUTORIZATE

SUBIECTE ALE IMPLEMENTAREA FEDERATIEI RUSA

SUPRAVEGHEREA LOCUINȚEI DE STAT

În conformitate cu părțile 1, 1.1 din articolul 46 din Codul locuinței Federația Rusă(Legislația colectată a Federației Ruse, 2005, N 1, Art. 14; Portal oficial de internet de informații juridice http://www.pravo.gov.ru, 22 ianuarie 2019, N 0001201901220025) Comand:

Vă vom pregăti un registru complet actualizat al proprietarilor de la 1000 de ruble. De asemenea, vom face un pachet complet de documente cu o garanție de acceptare a GZhI de la 3000 de ruble, lăsați o cerere în formularul de mai jos: