Descrierea postului unui specialist de frunte în managementul documentelor. Un document important de personal: fișa postului De unde să obțineți fișele postului pentru angajați

1. Dispoziții generale

1.1. VSPDO aparține categoriei de specialiști. În funcția de VSPDO este numită o persoană cu studii superioare de specialitate și minim 3 ani de experiență în funcție.

1.2. Numirea în funcția de VSPDO și demiterea din aceasta se efectuează prin ordin al directorului general al companiei la propunerea șefului departamentului administrativ.

1.3. VSPDO raportează direct șefului departamentului administrativ. VSPODO este subordonat funcțional funcționarilor (angajații cărora le sunt încredințate sarcinile de evidență) și secretarilor tuturor diviziilor structurale ale companiei. VSPOD sunt subordonate liniar funcționarului și șefului serviciului arhivă al companiei.

1.4. VSPOD trebuie să știe:

1.4.1. Decrete, ordine, ordine, alte acte de conducere și de reglementare ale organelor superioare și ale altor organe referitoare la activitățile societății și, în special, la activitățile secretariatului.

1.4.2. Unit sistem de stat munca de birou, regulile de depozitare, arhivare a documentelor, auditarea documentelor, distrugerea, transferarea lor în arhivele companiei și arhivelor statului, precum și standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă.

1.4.3. Regulamente, instrucțiuni, alte documente de reglementare care reglementează activitatea companiei în domeniul managementului documentelor și al secretariatului.

1.4.4. structura organizationala, echipa de conducere a companiei și diviziile sale structurale (JV).

1.4.5. Specializarea activităților companiei, specificul lucrului cu documente ale industriei companiei.

1.4.6. Modalitati de inregistrare si prelucrare a documentelor.

1.4.7. Comandă suficient de bună Limba engleză(nivel nu mai mic decât Pre-Intermediar); știe să traducă sistemul actual coordonarea traducerilor, elementele de bază ale editării literare, abilități excelente în redactarea unui protocol.

1.4.8. Calculator personal: programe - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Reguli de utilizare a echipamentelor de birou și interfoane (mini-ATS - minim 50 de abonați interni, modem, fax, scaner, imprimantă, copiator, tocator, laminator, mașină de cusut, înregistrator de voce).

1.4.10. Scheme de flux de documente.

1.4.11. Procedura de întocmire a nomenclatorului cazurilor, inventarelor cazurilor de depozitare permanentă și temporară, raportare stabilită.

1.4.12. Termenele și procedurile de depunere a dosarelor la arhivă.

1.4.13. Sisteme de organizare a controlului asupra executării documentelor.

1.4.14. Echipamente de birou și alte mijloace de mecanizare a muncii manageriale.

1.4.15. Fundamentele economiei, organizarea producției, muncii și managementului.

1.4.16. Legislația muncii (Codul Muncii al Federației Ruse) și protecția muncii Federația Rusă.

1.4.17. Reguli de funcționare a tehnologiei informatice.

1.4.18. Regulile interne program de lucru companiilor.

1.4.19. Planificarea financiară și raportarea în competența lor.

1.4.20. Planificarea pregătirii personalului din subordine.

1.4.21. Sisteme de motivare.

1.5 VSPDO în activitățile sale este ghidat de:

1.5.1. Reglementări privind VSPDO, instrucțiuni, regulamente privind secretariatul companiei.

1.5.2. Reglementări privind fluxul de documente al companiei.

1.5.3. Această descriere a postului.

1.5.4. Regulamentul intern stabilit de societate.

1.5.5. Reglementări privind lucrul cu informații confidențiale.

1.5.6. Contract de munca.

1.5.7. Statutul personalului.

1.5.8. Alte documente legate direct de activitățile VSPDO.

1.6. VSPDO raportează direct șefului departamentului administrativ.

1.7. WSPDO supraveghează personalul secretariatului.

1.8. În absența VSPDO (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile sale sunt îndeplinite de deputat, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care îi sunt atribuite.

2. Responsabilitățile postului

2.1. Organizează activitatea fluxului de documente al companiei și activitatea serviciului de secretariat și arhivă al companiei, distribuie volumul de muncă între angajații din subordine. Oportunitati planificare financiarași raportarea în activitățile activității secretariatului și a fluxului de documente al companiei.

2.2. Oferă controlul fluxului de documente al companiei (pe hârtie și electronice), procesarea la timp a corespondenței de intrare și de ieșire, livrarea acesteia la destinație.

2.3. Controlează termenele de executare a documentelor și a acestora design corect. Oferă depozitarea sigiliilor companiei.

2.4. Planifică activitatea secretariatului, înaintează spre aprobare și aprobare planurile de lucru ale secretariatului. Organizează lucrările de înregistrare, contabilitate, depozitare și transfer către unitățile structurale relevante a documentelor de muncă curentă de birou, inclusiv ordine și ordine de gestiune, privind formarea dosarelor și depozitarea acestora.

2.5. Elaborează instrucțiuni pentru desfășurarea activității de birou în companie și organizează implementarea acestora. Creează un sistem unificat de management al documentelor (USDO) în companie (DO electronic și hârtie). Elaborează documente care reglementează activitățile companiei în domeniul managementului documentelor.

2.6. Ia măsuri pentru a pune la dispoziție angajaților secretariatului materialele de instruire și de referință necesare, precum și inventar, papetărie, echipamente, echipamente de birou, mijloace tehnice munca manageriala.

2.7. Efectuează managementul metodologic al lucrărilor de birou în diviziile structurale ale companiei, controlul formării corecte, păstrarea și livrarea la timp a dosarelor la arhivă, întocmirea certificatelor privind respectarea termenelor de execuție a documentelor.

2.8. Oferă tipărirea și reproducerea documentelor de birou.

2.9. Participă la pregătirea ședințelor convocate de conducere, ședințelor consiliului de administrație și ședințelor acționarilor și organizează întreținerea acestora.

2.10. Oferă un mod adecvat de acces la documente și de utilizare a informațiilor conținute în acestea.

2.11. Ia parte la dezvoltarea și implementarea de noi procese tehnologice de lucru cu documente, îmbunătățirea automatizată sisteme de informareși tehnologii (ținând cont de utilizarea tehnologiei informatice).

2.12. Menține o bază de date cu directoare de numere de telefon interne și externe pentru activitățile secretariatului.

2.13. Desfășoară lucrări privind protecția informațiilor care constituie secrete de stat, comerciale și oficiale.

2.14. Îndeplinește instrucțiunile supervizorului imediat - șeful departamentului administrativ și directorul general al companiei.

2.15. Elaborează și organizează activități pentru îmbunătățirea ESDO.

2.16. Efectuează planificarea financiară și raportarea în limitele competenței sale.

2.17. Planifică și conduce instruirea personalului din subordine.

2.18. Elaborează un sistem de motivare pentru personalul din subordine.

3. Drepturi

VSPDO are dreptul:

3.1. Trimite spre examinare de către directorul general, șeful departamentului administrativ și șefii diviziilor structurale ale companiei propuneri de îmbunătățire a activității de gestionare a documentelor, secretariat - formulare și metode de lucru cu documente.

3.2. Solicitați șefilor diviziilor structurale și altor angajați responsabili ai companiei să funcționeze corespunzător regulile stabilite lucrează cu documente în companie.

3.3. Returnează documentele artiștilor interpreți și solicită revizuirea lor în cazul încălcării regulilor stabilite.

3.4. Efectuați verificări ale organizării muncii de birou în diviziile structurale.

3.5. Semnează și avizează documentele legate de activitățile secretariatului.

3.6. Da instructiuni obligatorii pentru angajatii secretariatului; necesită implementare în timp util și de înaltă calitate.

3.7. Trimiteți propuneri spre luarea în considerare a șefului departamentului administrativ și a directorului general al companiei privind încurajarea angajaților distinși ai secretariatului, impunerea de sancțiuni contravenitorilor de producție și disciplina muncii.

4. Responsabilitate

VSPDO este responsabil pentru:

4.1. Pentru pierderea și deteriorarea documentelor, incompetență în luarea deciziilor în activitate profesională, îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor de serviciu prevăzute de prezenta fișă a postului - în limitele determinate de actuala dreptul muncii Federația Rusă.

4.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.

4.3. Pentru cauzarea de daune materiale - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse.

5. Interacțiunea cu alte divizii structurale ale companiei

VSPDO în activitățile sale interacționează cu alte unități structurale:

5.1. Cu șefii tuturor diviziilor structurale ale companiei - pe problemele de evidență, organizarea controlului și verificarea punerii în aplicare a instrucțiunilor secretariatului, pregătirea și prezentarea documentelor necesare.

5.2. cu departamentul juridic probleme legale asociate cu întocmirea documentelor.

5.3. CU serviciu economic companii - pe probleme de furnizare de echipamente de birou, formulare de documente, papetărie etc.

5.4. cu departamentul de personal şi Dezvoltare organizațională- pe probleme de selecție, angajare, concediere și relocare a angajaților departamentului, precum și formarea, pregătirea avansată, dezvoltarea unui sistem de stimulente și penalități.

5.5. Cu un departament IT în zonă tehnologia Informatieiși cele mai bune practici managementul documentelor electronice, utilizare cele mai recente metodeîn activitatea secretariatului (echipament de birou etc.).

5.6. Cu departamentul de securitate - pe probleme de securitate informatică și economică.

„Sunt familiarizat cu fișa postului”:

Specialist de top în managementul documentelor al departamentului administrativ al companiei

Data: "__" __________ 20____ ________________

DESCRIEREA POSTULUI

POST: PERMISIUNE DOCUMENTARE SPECIALIST

PRINCIPALE FUNCȚII ALE ACESTUI POST :

Lucrați cu documentație în vederea obținerii avizelor, licențelor și avizelor pentru desfășurarea activităților industriale, de construcții și comerciale.

1. SARCINILE DE SERVICIU (sarcini directe, raportare, formare):

1.1. Coordonează procesul de obținere a autorizațiilor, licențelor și coordonarea cu serviciile de la nivel federal, oraș și district.

1.2. Monitorizează executarea contractelor, lucrările de proiectare legate de dezvoltarea companiei, în numele supervizorului imediat.

1.3. Oferă asistență în însoțirea și monitorizarea inspecțiilor programate și neprogramate de către autoritățile de reglementare ale statului.

1.4. Controlează executarea instrucțiunilor organismelor de reglementare ale statului de către departamentele relevante ale companiei.

1.5. Pregătește documentația, corespondența, contractele și cererile pentru organizațiile guvernamentale.

1.6. Generează și actualizează arhiva permise companiilor.

1.7. Oferă suport administrativ managerului imediat și superior.

1.8. Respectă reglementările interne de muncă, normele și instrucțiunile privind protecția muncii și Siguranța privind incendiile.

2. RESPONSABILITATE (conform normelor legislatiei muncii si legislatiei civile)

Responsabil pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor oficiale prevăzute de această fișă a postului, în măsura stabilită de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.

Poartă răspunderea pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activităților sale, în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.

Poartă responsabilitatea pentru cauzarea daunelor materiale în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse.

3. INTERACŢIUNE

3.1. Contacte interne(in interiorul companiei):

personalul de conducere;

Angajații companiei.

3.2. Contacte externe(in afara companiei):

agenții guvernamentale federale;

Organismele guvernamentale municipale;

Autoritățile de supraveghere (din domeniul construcțiilor, al mediului și control sanitar, protecția muncii etc.);

Autoritățile de autorizare și înregistrare.

4. CERINȚELE PENTRU LOCUL DE MUNCĂ

4.1. Educaţie(de ce studii are nevoie angajatul pentru acest post):

Studii superioare (lingvistice, economice sau juridice).

4.2. experienţă(ce și durata):

Doi ani de experiență pe o poziție similară.

4.3. Aptitudini necesare(indicați abilitățile specifice și nivelul de competență în ele):

Abilitati organizatorice si administrative;

Cunoștințe bune programe de calculator(Microsoft Office, MS Word, MS Excel, MS Power Point);

Înalt simț al responsabilității, inițiativă, abordare corectă și onestă a soluționării problemelor, capacitatea de a stabili priorități și de a lucra la toate sarcinile în mod profesional;

Abilități de comunicare eficiente pentru a lucra cu oameni de diferite naționalități.

4.4. Trebuie știut(regulamente, legi etc.):

Decrete, ordine, ordine, alte acte de conducere și de reglementare ale organelor superioare și ale altor organe referitoare la activitățile departamentului;

Etica comunicării în afaceri;

Procedura de efectuare a corespondenței de afaceri;

Compoziția informațiilor care constituie secret de stat, oficial și comercial, procedura de protecție și utilizare a acestora;

Reglementări interne de muncă;

Reguli și norme de protecție a muncii.

Mai bine să fii îmbrăcat prea mult decât sub îmbrăcat.

înțelepciunea populară

Cred că nu mă voi înșela dacă spun că orice secretar care lucrează într-o organizație în care nu există reguli clare de gestionare a documentelor sau aceste reguli nu sunt bine elaborate, a fost vizitat în repetate rânduri de gânduri despre înalta responsabilitate pe care o poartă. umerii săi în pregătirea unuia sau altuia document organizatoric, administrativ sau comercial.

Împărtășesc pe deplin această îngrijorare. Într-adevăr, problemele ridicate în documente se află uneori pe planuri atât de diferite, încât este adesea dificil sau chiar imposibil pentru o persoană, chiar dacă are șapte trepte în frunte, să înțeleagă toate subtilitățile, nuanțele ascunse și posibilele consecințe pe care semnarea. a unuia sau altui document.

Calea de ieșire pentru funcționar (secretar) în acest caz va fi procedura de acord asupra proiectului de document înainte de aprobarea acestuia de către șeful companiei.

Să încercăm să dezvoltăm, să depanăm, să aprobăm și să punem în acțiune un mecanism viabil de coordonare a proiectelor de documente care să poată înlătura sarcina responsabilității unui angajat de birou sau angajat de birou și să minimizeze erorile în pregătirea și aprobarea anumitor documente ale companiei.

Referinta noastra

Există două forme de aprobare: internă și externă.

Coordonare interna - aceasta este o analiză și o evaluare de către experți de top (șefii serviciilor sau departamentelor relevante ale organizației) a unui proiect de document pentru a verifica corectitudinea formulării conținutului, atribuirea de responsabilitate, termene, beneficii sau pierderi financiare, verificarea conformitatea acestui document cu legislatia in vigoare si locala reguli companiilor.

Aprobare externă - acesta este acordul documentului cu organizații terțe sau cu oficialii acestora.

Coordonarea externă, în funcție de conținutul documentului, se poate desfășura atât cu organe subordonate cât și nesubordonate (dacă conținutul documentului le afectează interesele), organizații de cercetare, diferite comitete și organizatii publice, autorități de reglementare etc.

1. Ce document din organizație reglementează procedura pentru a conveni asupra unui anumit document?

extracţie

3.3.4. Pregătirea actelor juridice normative ale federalului

autoritatea executivă

[…] Instrucțiunile pentru documente dezvăluie:

componența detaliilor actului juridic de reglementare și procedura de executare a acestora;

procedura si termenele de intocmire a unui proiect de act normativ de reglementare;

procedura de aprobare a acestuia (coordonarea unui act juridic normativ cu funcționarii organului executiv federal, coordonarea proiectului de act cu alte organe executive federale, dacă conține prevederi, norme și instrucțiuni referitoare la alte organe executive federale, alte organisme și organizații , procedura de coordonare a proiectului de regulament întocmit serviciu federal sau agenție federală, cu ministerul federal sub a cărui jurisdicție se află);

alcătuirea documentelor care însoțesc proiectul, și anexele la acesta, regulile de executare a acestora;

procedura de depunere a unui act juridic normativ spre examinare la Ministerul Justiției al Federației Ruse;

procedura de adoptare (semnare, aprobare) a actelor juridice de reglementare;

procedura de aducere a unui act juridic normativ la executanţi. […]

Astfel, principalul ghid de acțiune, în care ar trebui prescrisă procedura de coordonare a documentelor, este instrucțiuni de afaceri.

După cum arată experiența mea, departe de toate organizațiile, acest document este întocmit corespunzător și cu un studiu detaliat al procesului. Multe organizații nu au nu numai o procedură de aprobare bine stabilită, ci și instrucțiunea în sine. Prin urmare, luați în considerare acesta, cel mai neplăcut caz pentru noi.

Secretarul sau funcționarul unei astfel de organizații are imediat o serie de întrebări.

2. În ce cazuri și ce tipuri de proiecte de documente în stadiul de creare necesită aprobare?

Să chemăm în ajutor Instrucțiunea privind munca de birou în aparatul Departamentului Judiciar de sub Curtea Supremă de Justiție al Federației Ruse, aprobat prin ordin al Departamentului Judiciar de la Curtea Supremă a Federației Ruse din 15 iunie 2007 nr. 76 (modificat la 20 ianuarie 2015), conform clauzei 3.3.18 din care aprobarea unui proiect de document se efectuează dacă este necesar să se evalueze validitatea documentului, conformitatea acestuia acte juridiceși deciziile anterioare.

În cazul nostru, acestea sunt toate contractele, acordurile și toate documentele administrative ale companiei. Alte documente, de regulă, au nevoie de aprobare mult mai rar, iar acest lucru se întâmplă în mod obișnuit și nu necesită o schemă de aprobare strict stabilită.

3. Ce specialiști și în ce ordine ar trebui să coordoneze proiectul cutare sau cutare document?

Aici poate trebuie să fiți pionieri și, într-un fel, legiuitori, adică. determină și aprobă procedura de coordonare internă. Simțiți-vă liber să solicitați ajutor și sfaturi de la experți de top din organizația dvs. Cu apelul dvs., veți demonstra o abordare responsabilă și o atitudine atentă față de problema în curs de dezvoltare și deloc incompetență.

Pentru a nu reinventa roata și a descoperi America iar și iar, vă recomand cu tărie să aprobați lista de omologare pentru fiecare tip specific. acte de afaceriși să adere la acesta atunci când convin asupra tuturor proiectelor de documente de acest tip fără excepție.

Să explic cu un exemplu. Se elaborează un proiect de contract pentru vânzarea produselor fabricate și vândute de întreprinderea dumneavoastră. Care ar trebui să fie lista de vize din acest document? În opinia mea, următoarea listă de aprobări va fi exhaustivă pentru acest tip de documente:

Executorul principal al documentului (GHID), numărul său de telefon de contact. Acesta este inițiatorul documentului, care va acumula și va face corecțiile corespunzătoare proiectului de document.

Ghidul este responsabil pentru conținutul și execuția documentului, la timp și aplicare corectă modificări și propuneri înaintate de specialiștii participanți la procedura de aprobare.

Supraveghetorul direct al ghidului, numărul său de contact(de exemplu, în acest caz particular, ar putea fi șeful departamentului de vânzări). În această etapă, șeful ghidului efectuează o examinare inițială a documentului, dezvăluie erori grave (și, în funcție de calificări și experiență, minore) în pregătirea documentului.

Împreună cu ghidul, el este responsabil pentru conținutul și calitatea documentului.

Contabil șef / director financiar. Efectuează o analiză a proiectului de contract depus pentru corectitudine financiară, analizează riscuri fiscale(termeni de plată, necesitatea unei garanții bancare, alegerea corectă a monedei contractului, respectarea Codul fiscal RF etc.).

Șef de Achiziții (Șef de Serviciu Achiziții). Analizează documentul din punctul de vedere al corectitudinii precizării denumirilor, numerelor de articol, numerelor de catalog în contract, precum și a posibilității de achiziție și a termenului de livrare a componentelor și semifabricatelor relevante achiziționate necesare îndeplinirii acestui lucru. contracta.

Șef departament logistică (sau transport)., adică cel care răspunde de costurile de expediere a produselor și de livrarea în sine. Verifică proiectul de document în ceea ce privește caracterul rezonabil al costului, termenii și metodele de livrare, securitatea vamală etc. specificate în contract.

Șef serviciu proiectare (designer șef). Consideră documentul prezentat spre aprobare din punctul de vedere al asigurării producerii documentului relevant documentatia de proiectare, adică analizează dacă au fost elaborate desenele și specificațiile necesare sau trebuie solicitate de la contraparte și aprobate ca anexe la contract, verifică dimensiunile menționate în schițe etc.

Şef serviciu tehnologic (tehnolog şef). Analizează documentul prezentat spre aprobare din punct de vedere al pregătirii tehnologice a producției: dispune de procese tehnologice dacă există echipamente, instrumente și dispozitive adecvate pentru fabricarea acestor produse.

Manager de producție. Verifică proiectul de contract depus din punct de vedere al posibilității de fabricație, ținând cont de comentariile specialiștilor de mai sus.

Lider (sau reprezentant) serviciu legal. Analizează proiectul de document transmis din punctul de vedere al conformității cu cerințele legislației actuale a Federației Ruse, controlează capacitatea juridică a funcționarilor și a contrapărților care participă la semnarea documentelor, dacă este necesar, solicită contrapartei să furnizeze informațiile lipsă și documente care confirmă drepturile funcționarilor.

Șeful serviciului de securitate economică. Verifică fiabilitatea și solvabilitatea contrapărții și alte aspecte ale securității economice a tranzacției.

Recunosc pe deplin că multora li se va părea această listă care nu corespunde realităților întreprinderii dumneavoastră: funcții persoane responsabileîn organizația dvs. pot diferi semnificativ, se pot suprapune etc. Deci, partea tehnologică, proiectare și producție poate fi coordonată de o singură persoană, securitatea economică poate fi luată în considerare de către un reprezentant al departamentului juridic sau contabil șef.

În acest caz, de comun acord cu experții de top și cu aprobarea șefului, puteți exclude unele verigi din lanțul pe care l-am dat și adăugați pe cele de care aveți nevoie, fără a uita să aprobi procedura acceptată de coordonare cu instrucțiunile pentru munca de birou sau o comandă separată.

Pentru a conveni asupra proiectelor de documente administrative (comenzi și instrucțiuni), recomand completarea listei de aprobări cu următoarele elemente:

Șeful serviciului de afaceri(secretariat, birou - adică tu însuți), a cărui sarcină va fi să monitorizeze respectarea reglementărilor interne, corectitudinea și alfabetizarea designului (stilistică și gramatică), respectarea cerințelor pentru emiterea documentelor administrative și de altă natură.

Șef Resurse Umane, a cărei sarcină este să verifice respectarea Codului Muncii al Federației Ruse și a reglementărilor locale interne privind munca cu personalul, respectarea reglementărilor interne ale muncii și disciplina muncii.

Şeful Securităţii organizația dumneavoastră, a cărei responsabilitate este să verifice respectarea regimului secret comercialși protecția informațiilor.

După stabilirea listei specialiștilor și diviziilor de top ale companiei care participă la aprobare, este necesar să se stabilească responsabilitatea acestora în procedura de aprobare, de exemplu. a contribui la regulamentele de muncași fișele postului, clarificările relevante și listarea responsabilităților pentru procedura de coordonare a documentelor.

Drepturile persoanelor care participă la aprobarea documentului pot include:

• dreptul de a respinge un proiect de document cu justificarea motivelor acțiunilor lor în fișa de aprobare sau prin atașarea unei liste de comentarii;
• solicita ghidului să coordoneze suplimentar documentul cu specialiști din alte departamente care nu sunt reprezentați în schema de aprobare, dar au legătură cu tema documentului în curs de elaborare;
• nu acceptați spre considerare un document care are încălcări în procedura de aprobare (dacă una sau mai multe etape de aprobare sunt omise);
• extinde perioada de aprobare a documentului pentru un anumit timp, argumentând această acțiune (de exemplu, serviciul juridic poate solicita o prelungire a perioadei de aprobare pentru timpul necesar pentru a solicita și primi de la organul fiscal un extras din registrul de stat entitati legale);
• initiaza aprobarea unui proiect de document dupa o procedura diferita de cea stabilita, daca:

a) aceasta este cerința primului șef al organizației, dictată de urgența și importanța acestui document;

b) sensul și conținutul documentului afectează aria de responsabilitate a departamentelor și specialiștilor, a căror participare la coordonarea procedurii stabilite nu este prevăzută.

4. Cum ar trebui aprobate vizele?

Să ne întoarcem la GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare:

extracţie

din GOST R 6.30-2003

3. Cerințe pentru înregistrarea detaliilor documentelor

[…] 3.24. Aprobarea documentului se formalizează cu o viză de aprobare a documentului (denumită în continuare viza), care include semnătura și poziția aprobatorului documentului, decodificarea semnăturii (inițiale, prenume) și data semnării. De exemplu:

Semnătura personală LA FEL DE. Orlov

Dacă există comentarii la document, viza se eliberează după cum urmează:

Comentarii atașate

Șef Departament Juridic

Semnătura personală LA FEL DE. Orlov

În practică, cele două opțiuni cel mai frecvent utilizate sunt:

a) sub forma unei fișe de aprobare (Exemplul 1);

b) sub forma unei ștampile pe spatele (în unele cazuri - pe fața) ultimei pagini a proiectului de document (Exemplul 2). Această ștampilă poate fi comandată de la gata făcuteși puneți-l după cum este necesar pe proiectul de document înainte de a începe procedura de aprobare.

Notă

Conform paragrafului 3.19 din Orientările pentru implementarea GOST R 6.30-2003, la discreția organizației, este permisă vizualizarea foaie cu foaie a actelor juridice de reglementare, aplicații de protecție împotriva unei posibile înlocuiri a foilor. Cu observarea foaie cu foaie, nu pot fi folosite toate elementele vizei, ci doar o semnătură personală scrisă de mână și transcrierea acesteia.

5. Cum ar trebui făcute comentariile? În ce ordine și de către cine ar trebui aduse modificările corespunzătoare în proiectul de document?

Iată ce se spune în acest sens în Regulamentul Administrativ agentie federala pentru administrarea proprietății statului în vederea executării functie de stat„Implementarea, în numele Federației Ruse, a acțiunilor în justiție pentru protejarea proprietății și a altor drepturi și interese legitime ale Federației Ruse în gestionarea proprietății federale și privatizarea acesteia pe teritoriul Federației Ruse și în străinătate, vânzarea bunurilor confiscate. ca urmare a hotărârilor judecătorești sau a actelor organismelor cărora li sa acordat dreptul de a lua decizii privind executarea silită asupra proprietăților, vânzarea de bunuri confiscate, fără proprietar, sechestrate și alte bunuri transformate în proprietatea statului în conformitate cu legislația Federației Ruse, aprobată de ordinul Ministerului Dezvoltării Economice al Rusiei din 22 iunie 2009 nr. 229:

extracţie

din Regulamentul Administrativ

30. Ordinea procedurii de acordare și semnare a proiectului de document

30.1. Proiectul de document întocmit este înaintat de către executorul responsabil cu întocmirea documentului șefului de compartiment în ordinea lucrărilor de birou.

30.2. Șeful compartimentului revizuiește proiectul de document întocmit pentru a respecta cerințele stabilite de lege. Timpul maxim de executie pentru această acțiune este de 1 zi lucrătoare.

30.3. În cazul în care există comentarii cu privire la proiectul de document transmis, șeful de compartiment îl returnează spre revizuire în ordinea lucrărilor de birou persoanei responsabile cu întocmirea documentului.

30.4. În cazul în care proiectul de document îndeplinește cerințele, șeful de compartiment îl aprobă și îl transferă șefului de compartiment în formă de acte. Timpul maxim de executie pentru această acțiune este de 1 zi lucrătoare.

30.5. Șeful Departamentului examinează proiectul de document pregătit pentru conformitatea cu cerințele. Timpul maxim de executie pentru această acțiune este de 2 zile lucrătoare.

[…] 30.11. Dacă proiectul de document este returnat, persoana responsabilă cu pregătirea documentului elimină comentariile. Timpul maxim de executie pentru această acțiune este de 1 zi lucrătoare.

30.12. După eliminarea comentariilor, persoana responsabilă cu pregătirea documentului, în ordinea lucrărilor de birou, transferă proiectul documentului funcționarului Agenției Federale de Administrare a Proprietății, de la care documentul a fost returnat pentru revizuire.

La efectuarea unor modificări de natură fundamentală în procesul de finalizare, proiectul de document este supus reaprobării obligatorii.

Prin urmare:

• responsabilitatea pentru conținutul proiectului de document, introducerea în timp util și de încredere a modificărilor pe baza comentariilor și propunerilor depuse în timpul procesului de aprobare, ținând cont de comentariile transmise de specialiștii care participă la aprobare, comentariile din proiectul de document sunt CEO și supervizorul său imediat care a eliberat prima viză;
• proiectul cu comentarii (dacă acestea provin de la persoanele care participă la coordonare) trebuie returnat directorului general din etapa de aprobare la care au apărut comentariile. Adică, dacă proiectul de document a fost aprobat cu succes, de exemplu, în patru etape și există comentarii la a cincea etapă, atunci nu este transferat în etapa a șasea, ci este returnat CEO-ului pentru a face modificările corespunzătoare;
• dupa ce comentariile au fost eliminate, documentul este returnat de GHID la nivelul de aprobare de la care proiectul a fost returnat cu comentarii;
• după efectuarea unor modificări de natură fundamentală, proiectul de document este supus reaprobării încă de la început;
• comentariile din proiectul de document trebuie notificate persoanei împuternicite să semneze versiunea finală a documentului;
• în cazul în care proiectul de document nu are viză de vreun specialist/unitate, atunci acest document se consideră neaprobat și, prin urmare, nu poate fi transferat la etapa următoare.

Toate cele de mai sus pot fi reprezentate sub forma unui algoritm.

6. În ce moduri se poate derula procedura de aprobare?

În practică, se folosesc de obicei următoarele metode de coordonare internă:

Coordonarea se realizează prin sistemul electronic de management al documentelor (EDMS) sau echivalentul acestuia, conform algoritmului încorporat în EDMS , - simultan de către toate persoanele responsabile sau departamentele care participă la coordonare, sau secvenţial.

Minusuri:

• EDMS nu este disponibil în toate organizațiile;
• SED nu este gratuit;
• Nu există un astfel de EDMS care să se potrivească în mod ideal fiecărei întreprinderi specifice.

Pro:

• urmărirea operațională a procesului de aprobare;
• informațiile sunt stocate în în format electronic, nu este nevoie să tipăriți în mod repetat documente legate de lucrul la acest proiect de document, deoarece oricând, puteți accesa baza de date și puteți citi comentariile oricărui specialist;
• în EDMS, se înregistrează timpul petrecut de un anumit document în fiecare etapă de aprobare, adică CEO-ul poate vedea întotdeauna în ce stadiu există o încălcare a condițiilor de examinare a proiectului de document și poate lua măsurile adecvate;
• transferul documentului din etapă în etapă se realizează automat.

Coordonarea se realizează prin e-mail.

Minusuri:

• un dezavantaj care decurge din însuși principiul coordonării paralele - este practic imposibil să se țină seama în mod corect de comentariile primite simultan de la mai mulți specialiști, deoarece acestea se exclud adesea reciproc;
• urmărirea procesului de aprobare are loc manual și este disponibilă numai în cazul în care specialiștii care aprobă documentul nu uită să trimită documentele legate de aprobare ghidului și/sau șefului acestuia;
• nu sunteți asigurat împotriva faptului că un alt specialist va corecta proiectul de document fără a evidenția corecturile efectuate și fără a atașa o listă de comentarii;
• absența vizei originale „în direct” a unui specialist în fișa de aprobare și în partea de jos a fișei de observații;
• prezența corespondenței care trebuie păstrată și sistematizată, i.e. se presupune că utilizatorii au abilități suficient de mari în lucrul cu clientul de e-mail (ceea ce în majoritatea cazurilor nu se întâmplă).

Pro:

• munca paralelă cu proiectul de document în toate etapele aprobării poate reduce semnificativ timpul de aprobare;
• prezența unui istoric de corespondență;
• eficienţă;
• proiectul de document și comentariile la acesta sunt mutate între etapele de aprobare în formă electronică.

Coordonarea se realizează prin mișcarea secvențială live a documentului , acestea. transferul unui document pe hârtie.

Minusuri:

• laboriozitate;
• creştere în ceea ce priveşte aprobarea.

Pro:

• CEO-ul face corecții și completări la proiectul documentului în mod succesiv, pe măsură ce se primesc comentarii de la specialiști. Astfel, specialiștii etapelor următoare analizează proiectul de document cu modificările deja efectuate;
• corecțiile în schița pe hârtie a documentului sunt aproape imposibil de făcut pe nesimțite, mai ales dacă aplicați aprobarea fișă cu foaie a proiectului de document de către GHID sau supervizorul său imediat;
• cel mai semnificativ: prezența vizelor „în direct” în foaia de aprobare și a semnăturilor sub foaia de observații, deoarece, după cum se spune înțelepciunea populară Mai bine să fii îmbrăcat prea mult decât sub îmbrăcat.

7. Cum se formalizează aprobarea externă a proiectului de document?

Iată ce se spune în Instrucțiunile privind munca de birou în aparatul Departamentului Judiciar de la Curtea Supremă a Federației Ruse, aprobate prin ordinul nr. 76 din 15 iunie 2007 (modificat la 20 ianuarie 2015):

extracţie

din Instrucţiunea privind munca de birou în aparatul Direcţiei Judiciare

la Curtea Supremă a Federației Ruse

3.3.18. Aprobarea proiectului de document

[…] Aprobarea externă a documentului se formalizează cu ștampila de aprobare. Ștampila de aprobare se află sub „Semnătura” obligatorie pe fața din câmpul din stânga jos al documentului și include: cuvântul „ACCORD”; numele postului persoanei cu care documentul este aprobat (inclusiv numele organizației), semnătura personală, semnătura și data aprobării sau numele documentului care confirmă aprobarea, data și numărul acestuia, de exemplu:

DE ACORD

ministru adjunct al Finanțelor

Federația Rusă

__________________ ____________________

(semnătură personală) (inițiale, prenume)

DE ACORD

decizia consiliului

Departamentul Judiciar

din data de 27.03.2007 Nr ___

Astfel, potrivirea externă:

• poate fi efectuată de un anumit oficial sau document (scrisoare, protocol etc.);
• eliberat sub forma unei ștampile de aprobare sau a unei foi de omologare;
• practic nereglementat de regulamentul intern al organizaţiei.

Rol de serviciu de birou

Rolul serviciului de gestionare a evidențelor în timpul procedurii de aprobare a documentelor este următorul:

• să sprijine și să controleze general respectarea procedurii stabilite de aprobare și a termenilor de luare în considerare în fiecare etapă;
• coordonarea și asigurarea interacțiunii specialiști - participanți la procedura de avizare;
• informarea în timp util a participanților cu privire la procedură și a conducerii superioare cu privire la stadiul procesului de aprobare.

În plus, serviciul de gestionare a evidențelor trebuie să monitorizeze și să verifice în mod constant relevanța și să îmbunătățească schemele și rutele de aprobare pentru circulația documentelor ca parte a procedurii de aprobare, să mențină la zi listele departamentelor și persoanelor responsabile implicate în aprobarea documentelor. Pentru îndeplinirea de înaltă calitate a acestor sarcini, angajații de birou trebuie să cunoască bine procesele, schemele, formele și procedurile de afaceri pentru interacțiunea unităților organizaționale.

Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare. Instrucțiuni pentru implementarea GOST R 6.30-2003, aprobat de Arhivele Federale.

„Ofițer HR. Lucrări de birou de personal”, 2009, N 11

Cum să întocmești, să agreezi și să aprobi o fișă a postului

Articolul explică ce tipuri de documente aparțin fișele postului, de către cine sunt aprobate, agreate, unde este înregistrată semnătura de familiarizare. Explică în detaliu care reguli se bazează conținutul instrucțiunii, se oferă recomandări pentru compilarea pachetului descrierea postului organizatii.

Ce este o descriere a postului?

O fișă a postului este un document care este inclus în Clasificator integral rusesc documentație de gestiune OK 011-93, aprobată. Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 30 decembrie 1993 N 299 (modificat la 23 aprilie 2009; în continuare - OKUD).

OKUD conține denumirile și denumirile de cod ale formelor unificate de documente incluse în sistemele de documentare unificate.

Cod formă unificată documentul (codul) este format din șapte zecimale digitale și un număr de control (CC).

Fișa postului aparține clasei sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă (cod 02), subclasa „Documentații privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților unei organizații, întreprinderi” (cod 52), numărul său de înregistrare este 051, numărul de control în OKUD este 9.

Scrisoarea Rostrud N 4412-6 din 31 octombrie 2007 „Cu privire la procedura de modificare a fișelor de post ale angajaților” afirmă că, în ciuda faptului că Codul Muncii al Federației Ruse nu conține o mențiune a fișei postului, este un important document, al cărui conținut nu este numai functia muncii angajatul, gama de atribuții, limitele de responsabilitate, dar și cerințele de calificare pentru postul ocupat.

Deoarece procedura de compilare a instrucțiunilor nu este reglementată de actele juridice de reglementare, angajatorul decide în mod independent cum să o emită și să-i facă modificări.

Atunci când pregătiți o fișă a postului și faceți modificări la aceasta, cerințele ar trebui să fie luate în considerare Standard de stat GOST R 6.30-2003 "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente", pusă în aplicare prin Decretul Standardului de stat al Rusiei din 03.03.2003 N 65-st.

Este general acceptat că fișa postului este de natură impersonală și definește funcția, nu persoana. Acest lucru este, desigur, adevărat, dar dacă vorbim despre un funcționar public, o astfel de abordare nu ar trebui să permită deloc excepții. Dar trebuie înțeles că întreprindere comercială Fișa postului este scrisă și pentru confortul angajatului și al angajatorului. Prin angajarea unei noi persoane care are mai multa experienta si cunostinte decat specialistul anterior, numindu-l mai sus salariile, chiar nu intenționează angajatorul să profite de aceste beneficii ale angajatului și să-i adauge responsabilități de serviciu în comparație cu angajatul anterior, să crească nivelul de responsabilitate? Deci, de ce să nu reflectați acest lucru în fișa postului? Deci, deși impersonală, fișa postului poate fi scrisă pentru o anumită persoană.

Cine dezvoltă, cine aprobă

Fișa postului poate fi o anexă la contractul de muncă și poate fi aprobată și ca document independent. Pentru a alcătui corect un pachet de fișe de post, departamentele de personal ale unei întreprinderi se pot referi atât la recomandările specialiștilor, cât și la reglementări. Nu, nimeni nu controlează modul în care organizațiile comerciale își compun instrucțiunile, dar există experiența serviciilor publice. Deci, puteți studia Scrisoarea Ministerului Muncii al Rusiei din 13 martie 1996 N 482-VK „Recomandări pentru elaborarea fișelor postului (îndatoririle postului) pentru funcțiile funcționarilor publici ai organelor executive federale”, Ordinul FCS din Rusia din data de 03.12.2004 N 355 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind procedura de elaborare si aprobare a fisei postului. oficial al autorității vamale a Federației Ruse”, Ordinul Serviciului de Stat pentru Controlul Drogurilor din Rusia din 25 noiembrie 2003 N 235 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind procedura de elaborare și aprobare a fișei postului unui angajat, civil federal servitor, angajat al organului de control al circulației stupefiante și substanțe psihotrope”.

Șeful organismului executiv federal aprobă fișele posturilor (îndatoririle) pentru adjuncții săi și șefii unităților structurale și pentru restul pozitii guvernamentale- tipic. Pe baza fișelor tipice de post, șeful unitate structurală aprobă fișele posturilor pentru anumite funcții guvernamentale din unitate.

Gosnarkokontrol al Rusiei a pictat o schemă clară de competențe pentru dezvoltarea, coordonarea și aprobarea fișelor posturilor (Tabelul 1). Serviciu de personal organizare comercială vor putea întocmi, prin analogie, propriul act local privind repartizarea competențelor pentru elaborarea și aprobarea fișelor posturilor. Un astfel de document va trebui aprobat prin ordin. Dacă nu este de așteptat o astfel de structură ramificată, atunci toate informațiile despre ordinea de aprobare a instrucțiunilor pot fi plasate direct în comandă.

tabelul 1

Repartizarea puterilor organului de conducere al organelor

Gosnarkokontrolya privind organizarea dezvoltării, coordonării

și aprobarea fișelor postului

Nume pozitii	Organizați dezvoltarea oficial instrucțiuni	De acord oficial instrucțiuni	Revendicare oficial instrucțiuni
Primul adjunct (adjunct) preşedinte Gosnarkokontrolya Rusia	Şeful şefului organizatoric - analitic management Gosnarkokontrolya Rusia	Şeful legale management Gosnarkokontrolya Rusia	Preşedinte Gosnarkokontrolya Rusia
Şeful teritorială corp, organizatii, diviziuni Gosnarkokontrolya Rusia	Şeful şefului organizatoric - analitic management Gosnarkokontrolya Rusia	Şeful legale management, sef managementul personalului Gosnarkokontrolya Rusia	Adjunct preşedinte Gosnarkokontrolya Rusia în Conform distributie responsabilități

Eșantion Eșantion

„Ofițer de resurse umane”

asupra procedurii de elaborare, de acord

și aprobarea fișelor postului

Moscova N 23 01.11.2009

Eu comand:

1. Serviciul de personal al SRL „Kadrovik” întocmește o schemă generală a fișelor posturilor pentru angajații organizației. Termen - până la 10.11.2009. Responsabil - Kryukov R.A.

2. Șefii de departamente și ateliere să instruiască angajații competenți să elaboreze fișe de post în conformitate cu schema pentru fiecare angajat al departamentului lor, în conformitate cu tabelul de personal. Termen - până la 25.11.2009. Responsabili: Zarubin O.O., Saparmurdinov K.Ch., Nekorchevy N.G., Leshchenko P.K.

3. Pentru a asigura conformitatea fișelor postului cu cerințele serviciului juridic al Kadrovik LLC Legislația rusă. Responsabil - Zimko U.Yu.

4. Șeful departamentului pentru protecția muncii să se asigure că fișele de post ale angajaților SRL „Kadrovik” respectă cerințele pentru protecția muncii. Responsabil - Shurochkina A.Ya.

5. După ce au convenit fișele postului cu serviciul juridic și cu compartimentul de protecție a muncii, șefii de departamente semnează instrucțiunile și le transmit la secretariat spre aprobare. CEO. Termen limită - până la 05.12.2009. Responsabil - Secretar Voronina O.L.

Directorul general Gnedykh A.R. dafin

Familiarizat cu comanda.

O copie primită pentru depozitare și utilizare la locul de muncă.

Inspectorul departamentului de personal Kryukov R.A. Kriukov 01.11.2009

Sef Departament Achizitii Zarubin O.O. Zarubin 02.11.2009

Şef magazin nr. 1 Saparmurdinov K.Ch. Saparmurdinov 01.11.2009

Șeful magazinului nr. 2 Nekorchevy N.G. Nekorchevy 02.11.2009

Șeful departamentului de transport Leshchenko P.K. Leshcenko 02.11.2009

Șeful Serviciului Juridic Zimko U.Yu. Zimko 01.11.2009

Șef departament protecția muncii

Shurochkina A.Ya. Shurochkin 01.11.2009

Secretar Voronina O.L. Voronin 01.11.2009

Această problemă este tratată mai detaliat în autoritatile vamale(Procedura tipică pentru elaborarea, aprobarea și aprobarea fișei postului).

Ce puteți sfătui dezvoltatorii? Serviciul de personal al întreprinderii ar trebui să formeze baza fișelor postului, schema conținutului acestora. Dezvoltarea este încredințată șefilor diviziilor structurale. Pentru conținut specific, trebuie să vă referiți mai întâi la cerințele de calificare pentru specialitatea pentru care se elaborează o anumită instrucție, iar apoi la profesioniști care au lucrat anterior la acest loc sau care supervizează direct specialiști într-o astfel de funcție, pentru că dacă vă spun ce funcții pe care le au șoferul, curierul, vânzătorul la acest loc, în această organizație, atunci fișa postului va aduce beneficii reale. Nu este rău să includeți în proces coordonarea instrucțiunilor cu serviciul juridic al organizației, avocatul corporativ. Aceste instrucțiuni vor fi aprobate de persoana care este autorizată în acest sens prin contractul său de muncă și fișa postului său. Cel mai adesea, fișele postului sunt aprobate de șeful întreprinderii, dar astfel de funcții pot fi transferate și șefului serviciului de personal. Fișele de post ale șefilor de unități structurale sunt elaborate direct sub controlul șefului organizației, aprobate de acesta.

Rechizite

Pagina de titlu a fișei postului trebuie să conțină următoarele detalii:

Numele companiei;

Titlul documentului;

Locul de dezvoltare;

Ştampila de aprobare;

Aprobarea vizei (dacă este furnizată aprobarea);

Semnătura șefului unității structurale;

Primirea angajatului care confirmă familiarizarea cu instrucțiunile.

Denumirea documentului este în concordanță cu titlul postului în cazul genitiv (fișa postului (a cui?) a șoferului).

Ștampila de aprobare este plasată în colțul din dreapta sus și constă din cuvântul „aprob” (nu se pun ghilimele), denumirea funcției persoanei care aprobă documentul, semnătura acestuia, parafa, prenumele și data aprobării. La aprobarea unei fișe de post prin comandă sau comandă, ștampila de aprobare este formată din cuvântul „Aprobat” (nu se pun ghilimele), denumirea documentului de aprobare în cazul instrumental, data acestuia, număr. De asemenea, este rezonabil să se coordoneze instrucțiunile cu șeful departamentului de protecție a muncii, dacă se lucrează la întreprindere, sau cu angajatul responsabil de respectarea cerințelor de protecție a muncii.

Fișa de familiarizare face parte din fișa postului, calculată pe numărul de salariați care vor fi aduși la cunoștința acestei fișe a postului în perioada de valabilitate a acesteia.

Pe versoul ultimei foi se face o înscriere: „În această fișă a postului, ___ foi sunt numerotate, dantelate și ștampilate” (număr în cuvinte). Înscrierea este semnată de conducătorul instituției sau de o persoană împuternicită de acesta, indicând data.

Eșantion Eșantion

De acord, aprob

12.11.2009 Director General

Şeful Serviciului Juridic Lyamkin P.D. Lyamkin

Evseev N.N. Evseev

De acord

Șef departament protecția muncii

Tkachenko Yu.A. Tkachenko 15.11.2009

Societate cu răspundere limitată

"Transportor"

Descrierea postului

conducător auto

Dezvoltat

Departamentul de transport

SRL „Transportator”

Moscova

Textul de instrucțiuni

Șef departament transport

Chizhik A.Ya. Chizhik

Chitanța salariatului, dacă instrucțiunea în sine este semnată, se află după semnătura șefului unității structurale în următoarea formă:

Sunt familiarizat cu fișa postului, Explicația semnăturii

a primit o copie. angajat de semnătură

ÎN organizații mari preferă să facă o listă de familiarizare cu fișele postului.

Eșantion Eșantion

Fișa de familiarizare cu fișa postului șoferului

Structura

Fișa postului constă din mai multe secțiuni.

1. Dispoziții generale.

2. Funcțiile unui angajat.

3. Responsabilitatile locului de munca.

4. Drepturi și puteri.

5. Responsabilitate.

Unii profesioniști în HR consideră că este necesar să evidențieze și secțiunea „Relații (conexiuni după poziție)”.

Secțiunea „Dispoziții generale”. În secțiunea „Dispoziții generale” indicați:

Titlul postului în conformitate cu tabelul de personal;

Denumirea unității structurale în care salariatul își va îndeplini atribuțiile;

Subordonarea salariatului;

Lista unităților structurale și (sau) posturilor individuale ale angajaților direct subordonați acestuia în serviciu (dacă există);

Procedura de numire și demitere a unui post, procedura de ocupare a acestui post în perioada de absență temporară a unui salariat;

Nivel de educație și suplimentar formare profesională un angajat necesar pentru îndeplinirea sarcinilor de serviciu prescrise;

Cerințe pentru experiență de muncă în specialitate;

Cerințe de calificare pentru un angajat în legătură cu cunoștințe speciale și abilități profesionale, precum și cunoștințe documente legale, materiale didactice, metodele și mijloacele utilizate în îndeplinirea atribuțiilor oficiale;

Acte organizatorice și juridice în baza cărora salariatul desfășoară activități oficiale și își exercită atribuțiile.

Dicţionar munca de birou de personal. Cerințele de personal sunt caracteristicile calitative pe care un angajat „ideal” ar trebui să le aibă la un anumit loc de muncă sau într-o anumită poziție. Cerințele pentru personal sunt incluse în fișele postului, fișele de calificare, fișele de competență și alte documente.

Caracteristica de calificare - un rezumat al cerințelor pentru cunoștințe, abilități și abilități, precum și drepturile și obligațiile pentru diferite specialități din organizație.

Să vorbim mai multe despre unele dintre punctele de mai sus. Coincidența numelui postului pentru care este angajat salariatul, în personalul, a lui cartea de munca, contract de munca, ordin de munca si fisa postului - cerință necesară, altfel sensul instrucțiunii în sine se pierde. Au angajat un expeditor de marfă, iar acesta a semnat că este familiarizat cu îndatoririle șoferului. Şi ce dacă? Da, s-a făcut cunoștință de dragul interesului, deoarece i s-a dat un document de citit, confirmă această cunoștință, pe care o semnează. Semnătura acestui angajat îi va impune atribuții oficiale în conformitate cu instrucțiunile dacă este angajat în baza unui contract de muncă pentru funcția de expeditor? Nu, nu va.

Denumirea unității structurale este necesară dacă lucrarea într-o anumită unitate implică cel puțin unele specificități. Și această specificitate ar trebui specificată în fișa postului.

Este foarte important să se determine subordonarea angajatului în instrucțiuni. În ciuda faptului că, în sistemul ierarhic al întreprinderii, un angajat poate avea mulți manageri superiori, el trebuie să-și cunoască supervizorul imediat. Absența unei astfel de indicații în instrucțiune duce la faptul că angajatul începe fie să se supună tuturor ordinelor superiorilor săi, inclusiv celor contradictorii, fie să aleagă în mod independent comenzile cele mai plăcute. Același lucru este valabil și pentru indicarea posturilor de angajați și departamente, care, dimpotrivă, trebuie să se supună salariatului căruia îi este destinată fișa postului.

Nivelul de educație și cerințele de calificare sunt în mod tradițional incluse în orice fișă a postului. Aceste articole clar nu sunt destinate lucrătorului, ci celui care îl angajează. Pentru că, după ce a aflat că nivelul său de studii nu se potrivește cu nivelul indicat în fișa postului, angajatul nu este obligat să întreprindă nicio măsură. El nu se angajează să primească educatie inalta daca s-a angajat deja la gimnaziu de specialitate, dar fisa postului indica studii superioare. Sau angajatul are studii superioare tehnice, iar instructiunile contin o studii superioare umanitare. Trebuie să recunoaștem că această parte a fișei postului este destinată servicii de personal, managerii și ar trebui să se ghideze după aceasta la angajare, și nu după semnarea comenzii. Pe parcursul certificării poate apărea o problemă, iar dacă aceasta nu reușește din cauza nivelului de studii care nu se potrivește cu cel specificat în instrucțiuni, angajatul va avea toate motivele să se adreseze instanței. Aș dori să recomand angajatorului sau să le respect cu strictețe cerințele stabilite sau, atunci când acceptați un angajat nou, promițător, asigurați-vă că nivelul său de educație corespunde cu cel înregistrat în fișa postului, de exemplu, desfășurați formare pe cheltuiala angajatorului.

Pentru formularea corectă a cerințelor de calificare se folosesc două documente completate în mod constant. Acesta este un tarif unic ghid de calificare locurile de muncă și profesiile lucrătorilor (constă în tarife- caracteristici de calificare, cuprinzând caracteristicile principalelor tipuri de muncă pe ocupații ale lucrătorilor, în funcție de complexitatea acestora și corespunzătoare acestora categorii tarifare, precum și cerințele pentru cunoștințe profesionaleși competențele lucrătorilor) (ETKS); precum și Directorul unificat de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și angajați (constă din caracteristicile de calificare ale posturilor de manageri, specialiști și angajați, care conține responsabilitățile postului și cerințele pentru nivelul de cunoștințe și calificări ale managerilor, specialiștilor și angajaților). ). Categoriile de muncă din ETKS sunt stabilite în funcție de complexitatea lor fără a ține cont de condițiile de muncă (cu excepția cazurilor extreme care afectează nivelul de complexitate a muncii și cresc cerințele pentru calificările executantului).

Caracteristicile tarifare și de calificare ale fiecărei profesii au două secțiuni.

Secțiunea „Specificația postului” conține o descriere a muncii pe care lucrătorul trebuie să o poată efectua.

Secțiunea „Trebuie să știi” conține cerințele de bază pentru lucrător în ceea ce privește cunoștințele speciale, precum și cunoștințele privind reglementările, instrucțiunile și alte linii directoare, metode și mijloace pe care lucrătorul trebuie să le aplice.

Caracteristicile tarifare și de calificare oferă o listă de locuri de muncă care sunt cele mai tipice pentru o anumită categorie a profesiei lucrătorului. Această listă nu epuizează toată munca pe care un muncitor o poate și ar trebui să o efectueze. Angajatorul poate elabora și aproba, ținând cont de opinia organului sindical ales sau a altui organ reprezentativ al salariaților lista suplimentara lucrări corespunzătoare în complexitate celor cuprinse în caracteristicile tarifare și de calificare ale profesiilor de lucrători din categoriile corespunzătoare.

Pe lângă lucrările prevăzute la secțiunea „Caracteristicile muncii”, lucrătorul trebuie să efectueze lucrări de recepție și livrare în schimburi, curățarea locului de muncă, a instalațiilor, uneltelor, precum și menținerea acestora în stare corespunzătoare, curățarea echipamentelor, întreținerea documentatia tehnica stabilita.

Alături de cerințele privind cunoștințele teoretice și practice cuprinse în secțiunea „Trebuie să știe”, lucrătorul trebuie să cunoască: norme privind protecția muncii, salubritatea industrială și securitatea la incendiu; regulile de utilizare a fondurilor protectie personala; cerințe pentru calitatea muncii (serviciilor) prestate, pentru organizarea rațională a muncii la locul de muncă; gama și marcarea materialelor utilizate, ratele de consum de combustibili și lubrifianți; reguli de circulație și depozitare a mărfurilor; tipuri de căsătorie și modalități de prevenire și eliminare; alarma industriala.

Un lucrător cu o calificare superioară, pe lângă munca prevăzută în tariful și caracteristicile sale de calificare, trebuie să fie capabil să presteze munca prevăzută de caracteristicile tarifare și de calificare a lucrătorilor cu calificare inferioară, precum și să supravegheze lucrătorii de ranguri inferioare de aceeași profesie. În acest sens, lucrările date în caracteristicile de calificare tarifară ale gradelor inferioare, de regulă, nu sunt date în caracteristicile gradelor superioare.

Caracteristicile de calificare ale fiecărui post de manager au trei secțiuni: „Responsabilitățile postului”, „Trebuie să știi”, „Cerințe de calificare”.

Pe lângă cerințele de calificare ca atare, există și cerințe de calificare pentru vechime. Deci, Decretul președintelui Federației Ruse din 27 septembrie 2005 N 1131 „Cu privire la cerințe de calificare la durata serviciului public ( serviciu public alte tipuri) sau experiență de muncă în specialitatea pentru funcționarii publici federali” (modificată la 26 iulie 2008) enumeră următoarele cerințe pentru vechimea în serviciul public de stat (serviciu public de alte tipuri) sau experiența de muncă în specialitate pentru inlocuire:

Cele mai înalte funcții ale serviciului public de stat federal - cel puțin șase ani de experiență în serviciul public de stat (serviciu public de alte tipuri) sau cel puțin șapte ani de experiență de muncă în specialitate;

Principalele funcții ale serviciului public de stat federal - cel puțin patru ani de experiență în serviciul public de stat (serviciu public de alte tipuri) sau cel puțin cinci ani de experiență de muncă în specialitate;

Funcții de conducere ale serviciului public de stat federal - cel puțin doi ani de experiență în serviciul public de stat (serviciu public de alte tipuri) sau cel puțin patru ani de experiență de muncă în specialitate;

Funcții senior și junior ale serviciului public al statului federal - fără a prezenta cerințe pentru experiență.

Secțiunea poate include și alte cerințe și prevederi care precizează și clarifică statutul salariatului și condițiile activității acestuia.

Secțiunea „Funcții”. Aceasta este exact secțiunea din fișa postului care ar trebui completată, concentrându-se pe o anumită poziție într-o anumită întreprindere. Puteți lua baza de la instrucție standard, dar principalul lucru este să acordați atenție acțiunilor pe care angajatul le va efectua atât în ​​mod constant, cât și ocazional, deoarece pentru acest angajat a luat-o. Dacă angajatul nu poate face față, atunci va fi necesar să se consulte din nou la această secțiune a instrucțiunii.

Secțiunea „Responsabilități”. Uneori, această secțiune este combinată cu secțiunea „Funcții”, ceea ce este destul de ușor de înțeles. Dacă angajatorul a considerat că este necesar să scrie o secțiune separată, atunci aici va stabili procedura de îndeplinire a funcțiilor, tipurile de muncă, individuale, inclusiv o singură dată, misiuni, precum și etică. standarde profesionale obligatoriu pentru executare în timpul activitatea muncii. Guvernul Federației Ruse adoptă coduri model etică profesională pentru diverse industrii. Codul tau etica corporativă poate fi adoptat în organizație ca act local, cu excepția cazului în care pentru acest tip de activitate a fost adoptată o procedură specială de aprobare a unor astfel de documente.

Secțiunea „Drepturi și puteri”. Această secțiune enumeră drepturile lucrătorului, precum și puterile în cadrul acestei poziții. Deoarece majoritatea drepturilor lucrătorilor sunt unificate și descrise în detaliu în Codul Muncii, atunci în această secțiune a instrucțiunii are sens să se indice doar drepturi specifice care aparțin numai angajatului care ocupă această funcție. Deci, de exemplu, în Fișa postului unui șofer de troleibuz, aprobată prin Ordinul Ministerului Transporturilor din Rusia din 08 octombrie 2003 N AK-25-r, sunt enumerate următoarele drepturi:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Șoferul de troleibuz are dreptul la: │

│ 1. Refuzați părăsirea depoului sau acceptați troleibuzul pe linie, │

│ dacă este stare tehnica nu respectă regulile tehnice

│ funcționarea troleibuzului. │

│ 2. Restricționați intrarea pasagerilor în troleibuz în funcție de │

│ umplerea troleibuzului. │

│ 3. Când condițiile de conducere se înrăutățesc (ceață, ploaie, ninsoare, gheață) │

│ pune o întrebare dispeceratului senior (central) despre schimbare │

│ modul de conducere. │

│ 4. Opriți deplasarea în cazurile prevăzute de regulament │

│ trafic rutier. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Este vorba de doar 4 puncte, în timp ce secțiunea „Responsabilități” include 51 de puncte, cu explicații detaliate în fiecare punct. Și pe bună dreptate, rescrierea Codului Muncii al Federației Ruse în fișa postului nu este deloc recomandată.

Secțiunea „Responsabilitate”. În această secțiune, este adecvat să se determine întinderea responsabilității angajatului față de organizație, inclusiv materialul. Dacă un angajat a încheiat un acord în totalitate răspundere, atunci iată un indiciu în acest sens.

Secțiunea „Relații”. Dacă angajatorul consideră că este important să reglementeze procesul de interacțiune a angajaților cu alte departamente și, probabil, cu organizații terțe, atunci procedura și condițiile pot fi plasate într-o secțiune separată.

Cum să trimiteți o modificare

Modificările aduse fișei postului pot fi asociate cu o modificare a termenilor obligatorii din contractul de muncă. În acest caz, trebuie respectate cerințele pentru notificarea prealabilă în scris a angajatului. Și numai după ce angajatul a fost de acord să continue relaţiile de muncă se fac modificări la fișa postului.

Dacă instrucțiunea este o anexă la contractul de muncă, se recomandă modificarea simultană a contractului de muncă și a fișei postului prin întocmirea unui acord adițional.

Dacă fișa postului a fost aprobată ca document separat si in acelasi timp, efectuarea de modificari la acesta nu atrage dupa sine necesitatea modificarii conditiilor obligatorii ale contractului de munca, cel mai convenabil este sa se aprobe fisa postului in noua editie prin informarea în scris a salariatului. Fișa postului, de regulă, se întocmește în două exemplare, dintre care unul, la cererea salariatului, îi poate fi înmânat.

1 -1