Secretarul de birou al șefului. Fișa postului secretarului

Secretarul este numit asistentul credincios și mâna dreaptă a șefului, și din motive întemeiate, deoarece îndatoririle secretarului șefului includ asigurarea eficientă a managementului și activitati administrative. Secretarul șefului se ocupă cu pregătirea și execuția acte de afaceriși documente, ajută șeful în afaceri, rezolvă multe probleme organizaționale.

Poziția de secretar asistent poate fi considerată și reprezentativă, întrucât este chipul companiei - întâlnește oaspeți, răspunde la apeluri și scrisori. O astfel de muncă necesită multă calm, comunicare și organizare. Din acest motiv, profesia de secretar poate promite perspective mari - în viitor, un specialist poate deveni manager de birou, iar apoi unul dintre directori sau manageri de top.

Locuri de lucru

Poziția de secretar executiv este cerută în aproape orice companie care are un birou pentru clienți și vizitatori. Poate fi atât întreprinderi mari, cât și întreprinderi mici.

Istoria profesiei

Primii secretari pot fi considerați cărturari și cronicari - ei notau decretele și ordinele regale, cronicau evenimentele curente și erau responsabili de corespondență. De-a lungul timpului, atribuțiile secretarului s-au extins semnificativ și astăzi pot îndeplini o mare varietate de funcții. Deci, a fost nevoie de specialiști de specializare îngustă, în urma cărora a apărut profesia de secretar-referent, funcționar, secretar-traducător și șef de birou.

Responsabilitatile secretarului

Responsabilitățile secretarului adjunct includ:

• primirea vizitatorilor;
• primirea apelurilor telefonice;
• păstrarea evidenței;
• planificarea zilei de lucru a șefului;
• organizarea de întâlniri;
• comandarea de bilete și rezervarea de hoteluri pentru manager și alți angajați în timpul unei călătorii de afaceri;
• comanda de papetărie pentru birou;
• indeplinirea solicitarilor managerului.

Uneori, funcțiile secretarului șefului includ corespondența în limba engleză.

cerințe pentru un secretar

Cerințele pentru secretarul-referent includ:

• studii medii sau superioare;
• Proprietatea PC-ului;
• cunoașterea elementelor de bază ale muncii de birou;
• cunoştinţe în limba engleză(Uneori).

De asemenea, postul de secretar necesită următoarele abilități:

• punctualitate;
• capacitatea de a arăta bine (prezentabilitatea);
• organizare.

model de CV secretar

Cum să devii secretar

Cum să devii secretar? Acesta poate fi proprietarul oricărui învățământ superior care a absolvit cursuri pentru asistente de secretariat sau a primit pregătire direct la locul de muncă. De regulă, angajatorii nu impun cerințe speciale specialității solicitantului, ci se concentrează pe faptul că solicitantul are calitati personaleși a fost capabil să îndeplinească sarcinile la nivelul corespunzător.

salariul de secretar

Salariul unui secretar poate fi diferit - de la 15 la 45 de mii de ruble. Venitul depinde de gama de sarcini ale angajatului și de regiunea în care lucrează. Salariul mediu al unui asistent secretar este de 30 de mii de ruble.

Unde să te antrenezi

Pe lângă studiile superioare, există pe piață o serie de studii de scurtă durată care durează, de regulă, de la o săptămână la un an.

Institutul de Învățământ Profesional „IPO” vă invită să urmați cursuri la distanță în direcția „” (există opțiunile 256, 512 și 1024 ore academice) cu diplomă sau certificat standard de stat. Am instruit peste 8000 de absolvenți din aproape 200 de orașe. Puteți studia extern, obțineți un plan de rate fără dobândă.

Tip eșantion

APROBA

___________________________________ (inițiale, prenume)
(numele organizației, pre- ________________________
acceptarea etc., organizatorică (director sau alt
formă juridică) persoană oficială, autorizată
trebuie să aprobe
instrucțiuni nostalgice)
"" ____________ 20__

Descrierea postului

Secretar șef
______________________________________________
(numele organizației, întreprinderii etc.)

"" ______________ 20__ N_________

Această fișă a postului a fost elaborată și aprobată pentru
bază contract de muncă Cu __________________________________________
(numele funcției persoanei pentru care
___________________________________________________________ și în conformitate cu
această fișă a postului a fost întocmită)
prevederi Codul Muncii Federația Rusăși alte reglementări
acte de reglementare a relațiilor de muncă în Federația Rusă.

I. Prevederi generale
1.1. Secretarul șefului aparține categoriei tehnicilor
interpreți.
1.2. O persoană care are
învățământ profesional superior, fără cerințe pentru experiență
muncă sau studii profesionale secundare și experiență de muncă
specialitate de cel puțin __________ ani.
1.3. Numirea în funcția de secretar al șefului și eliberarea din funcție
din acesta se face prin ordin al conducatorului intreprinderii la prezentare

1.4. Secretara trebuie sa stie:
- rezoluții, ordine, ordine, alte linii directoare și
acte normative ale organelor superioare si ale altor organe privind
activitati intreprinderi;
- reglementari, instructiuni, alte documente de reglementare privind intretinerea
munca de birou;
- structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia;
- statutul întreprinderii;
- organizarea muncii de birou;
- modalitati de inregistrare si prelucrare a documentelor;
- arhivare;
- dactilografiat;
- reguli de utilizare a dispozitivelor de recepție și comunicare;
- standardele unui sistem unificat de organizare și administrare
documentație;
- reguli de imprimare scrisori de afaceri folosind forme standard;
- fundamente de etică și estetică;
- reguli comunicare de afaceri;
- reguli de funcționare a tehnologiei informatice;
- Fundamentele dreptului administrativ și ale legislației muncii;
- regulile interne program de lucru;
- reguli si reglementari de protectia muncii, masuri de siguranta,
salubritate industrială și protecție împotriva incendiilor;
1.5. Secretarul raportează direct managerului
________________________________________________________________________.
(întreprindere, unitate structurală)
1.6. În absența secretarei (vacanță, boală etc.)
sarcinile sunt îndeplinite de o persoană desemnată în mod corespunzător,
care dobândeşte drepturile corespunzătoare şi răspunde de
îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care i-au fost încredințate.
1.7. ______________________________________________________________.

II. Responsabilitatile locului de munca
Secretar:
2.1. Efectuează lucrări pe suport organizatoric și tehnic
activităţile administrative ale şefului.
2.2. Acceptă depunerea spre examinare de către șef
corespondența, transmiteți-o în conformitate cu decizie V
unități structurale sau interpreți specifici pentru utilizare în
procesul de lucru sau pregătire a răspunsurilor.
2.3. Efectuează lucrări de birou, efectuează diverse operațiuni cu
aplicarea tehnologia calculatoarelor pentru colectare, prelucrare și
prezentarea informaţiilor în pregătirea şi luarea deciziilor.
2.4. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.
2.5. Pregătește documentele și materialele necesare lucrărilor
lider.
2.6. Asigură revizuirea și transmiterea în timp util
divizii structurale și executori specifici de documente,
transferat la cap pentru semnătură, asigură calitatea acestora
editare.
2.7. Aranjarea convorbirilor telefonice cu managerul
notează informaţiile primite în lipsa lui şi i le aduce
informații despre conținutul său, transmite și primește informații despre care
dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și
mesaje telefonice, îi aduce prompt în atenție informații,
primite prin canale de comunicare.
2.8. În numele șefului, scrie scrisori, solicitări etc.
documente, pregătește răspunsuri autorilor scrisorilor.
2.9. Efectuează lucrări la pregătirea ședințelor și ședințelor,
condus de șef (colecție materialele necesare, alerta
participanților despre ora și locul evenimentului, agenda, înregistrarea acestora),
întocmește și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.10. Supraveghează performanța angajaților companiei
a emis ordine și instrucțiuni, precum și respectarea termenelor
îndeplinirea instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului, luate sub control.
2.11. Menține un dosar de control și înregistrare.
2.12. Oferă la locul de muncăşeful necesarului
echipamente organizatorice, papetărie,
creează condiții propice munca eficienta lider.
2.13. Imprimă materiale de birou în direcția capului,
necesar pentru funcționarea acestuia sau introduce informații curente în banca de date.
2.14. Organizează primirea vizitatorilor, promovează eficiența
luarea în considerare a cererilor și propunerilor angajaților.
2.15. Formează cazuri în conformitate cu nomenclatura aprobată,
asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.
2.16. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale șefului.
2.17. _____________________________________________________________.

III. Drepturi
Secretarul are dreptul:
3.1. Faceți cunoștință cu proiectele de hotărâri ale conducerii companiei,
referitoare la activitățile sale.
3.2. Trimiteți propuneri spre examinare de către conducere
imbunatatirea muncii aferente atributiilor prevazute
această instrucțiune.
3.3. În limitele competenței sale, sesizează direct
manager despre toate neajunsurile identificate în procesul de îndeplinire a acestora
responsabilitățile postului și să facă sugestii pentru eliminarea lor.
3.4. Solicitați personal sau în numele conducerii întreprinderii de la
divizii structurale și informații și documente specialiști,
necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor lor.
3.5. Solicitați asistență conducerii întreprinderii
îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor lor.
3.6. ______________________________________________________________.

IV. Responsabilitate
Secretarul este responsabil:
4.1. Pentru executarea necorespunzătoare sau neexecutarea oficialului lor
obligațiile care decurg din aceasta Descrierea postului, V
în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.
4.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul exercitării acestora
activităţi - în limitele determinate de administrativ, penal şi
legislația civilă a Federației Ruse.
4.3. Pentru producerea de pagube materiale – in limitele stabilite
legislația civilă și a muncii a Federației Ruse.

Fișa postului a fost elaborată în conformitate cu ________________
(Nume,
_____________________________.
numărul și data documentului)

Șeful unității structurale (inițiale, prenume)
_________________________
(semnătură)

"" _____________ 20__

DE ACORD:

Șeful departamentului juridic

(inițiale, prenume)
_____________________________
(semnătură)

"" ________________ 20__

Sunt familiarizat cu instrucțiunea: (inițiale, prenume)
_________________________
(semnătură)

Secretar orice organizație are nevoie și, prin urmare, fișa postului de secretară este utilă fiecărei companii. Este important să definiți clar responsabilitățile postului de secretară, care nu se limitează la preluarea apelurilor și zâmbete dulci. Vă oferim un exemplu de fișă a postului pentru secretarul șefului - directorul general, șef de departament, directorul filialei etc.

Descrierea postului de secretar

APROBA
CEO
Nume I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
1.2. Secretarul este numit in functie si eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societatii.
1.3. Secretarul raportează direct către CEO/ șef al diviziei structurale a companiei.
1.4. În lipsa secretarului, drepturile și îndatoririle acestuia sunt transferate altuia oficial, care se anunta in ordinul de organizare.
1.5. În postul de secretar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de șase luni, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), programe Microsoft Office(Word, Excel).
1.6. Secretarul este ghidat în activitatea sa de:
- actele legislative ale Federației Ruse;
- Carta societatii, Regulamentul intern al muncii, altele reguli companii;
- ordinele si directivele conducerii;
- această fișă a postului.

2. Atribuțiile secretarului

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.
2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către diviziile structurale sau către un antreprenor specific pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
2.3. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.
2.4. Răspunsuri la apeluri telefonice, captează și transmite șefului informații oficiale, organizează convorbiri telefonice ale șefului.
2.5. În numele șefului, el întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.6. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.7. Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și ordinelor emise, precum și respectarea termenelor de implementare a instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului luate sub control.
2.8. Oferă locului de muncă al șefului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții propice pentru munca eficientă a șefului.
2.9. Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.
2.10. Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.
2.11. Organizează călătorii de afaceri ale șefului: comandă bilete de avion și de cale ferată, rezervă hoteluri.
2.12. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale supervizorului său imediat.

3. Drepturile secretarului

Secretarul are dreptul:
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.
3.2. Oferiți managementului sugestii pentru îmbunătățirea activității lor și a activității companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele șefului de la direcțiile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
3.4. Necesită management pentru a crea conditii normale pentru executare atributii oficialeși siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitatea secretarului

Secretarul este responsabil:
4.1. Pentru neexecutarea si/sau indeplinirea intempestiva, neglijenta a atributiilor lor.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor curente, comenzilor și comenzilor de conservare secret comercialși informații confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea regulamentului intern al muncii, disciplina muncii, reglementări de siguranță și securitate la incendiu.

Postul de secretar se clasifică în dreptul muncii Cum categorie tehnică ofițeri executivi. Activitățile sale se desfășoară în cadrul unui act juridic standard care reglementează relația dintre cele două părți, participanți la proces - angajatorȘi muncitor, și aparține secțiunii de calificare descrierea postului plan multisectorial implicat in întreprinderile producătoare, companii, organizatii guvernamentale, instituții municipale și private.

Structura de instruire

Un document bine scris ar trebui să reflecte pe deplin următoarele capitole principale scris într-o anumită ordine. Este recomandabil să le luați în considerare mai detaliat.

Un cetățean care a absolvit o profesie superioară instituție educațională fără pretenții cu privire la prezența vreunei experiențe de muncă în această specialitate, sau o persoană care a primit studii medii de specialitate. În acest din urmă caz, o condiție prealabilă pentru angajare poate fi sa aiba o experienta continua in aceasta profesie pe o perioada de minim 2 ani.

Competențele de angajare și eliberare din funcția de secretar sunt conferite prin lege şeful organizaţiei.

Persoana care acționează ca solicitant trebuie să aibă următoarea listă de cunoștințe și aptitudini profesionale:

• să cunoască regulile de înregistrare, procedura de primire și păstrare a actelor de reglementare și a documentelor organizațiilor superioare de care depinde funcționarea întreprinderii - ordine, rezoluții, acte;
• să aibă cunoștințe de bază despre procedura de desfășurare a procesului de lucru de birou, să fie bine versat și să înțeleagă sensul instrucțiunilor standard, prevederi pe care angajatul va trebui să le facă față în procesul de activitatea muncii;
• cunoașteți clasificarea structurală a companiei pe divizii;
• știe cum să întocmească documente și principiile de bază ale lucrului cu acestea;
• au o înțelegere clară a stocării lucrărilor și a utilizării arhivei;
• avea de mare viteză dactilografiere sau dactilografiere pe calculator;
• să demonstreze calități comunicative, de negociere și diplomatice;
• să poată utiliza echipamente de birou și echipamente de comunicații;
• cunoașterea standardelor de bază pentru proiectarea documentelor administrative;
• să aibă o înțelegere clară a elementelor de bază ale comportamentului etic și estetic și să le folosească în mod competent;
• sa posede, in masura necesara muncii, cadrul administrativ si legal al reglementarilor de stat care reglementeaza activitatea de munca.

transmitere directa - şeful organizaţiei sau sef departament.

În caz de absență forțată acest angajat puterile sale pot fi transferate altui executor desemnat temporar în funcţie printr-un ordin intern pentru întreprindere.

Funcții și drepturi oficiale

Profesia de secretar este o poziție multifuncțională și destul de multifațetă, care include implementarea pașii următori conform intenției:

Drepturi de bază:

• ia decizii independente cu privire la aspecte care intră în sfera atribuțiilor și competenței sale;
• nu îndeplinesc sarcini și sarcini care se limitează la un risc pentru sănătate și viață;
• să solicite supraveghetorului imediat să asigure un loc de muncă normal și respectarea regulilor de protecție a muncii la locul de muncă;
• au acces la toate informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor lor;
• să vină cu propuneri de raționalizare ca parte a reglementării activităților lor și a muncii membrilor personalului;
• să notifice echipa de conducere cu privire la încălcările și neajunsurile constatate în procesul de muncă, precum și să ia în mod independent măsuri pentru eliminarea acestora;
• solicita angajaților un raport scris în cazul nerespectării de către aceștia a ordinelor și instrucțiunilor șefului, cu indicarea motivelor.

Responsabilitate

Secretarului, în cadrul activităților sale oficiale, i se încredințează următoarea responsabilitate in spate:

• implementarea reprezentării intereselor acestuia personal sau ale organizației în care se desfășoară conducerea, în neconcordanță cu personalul de comandă;
• propriile decizii și acțiuni;
• îndeplinirea necorespunzătoare a sarcinilor lor directe;
• nerespectarea reguli generale prescris de pachetul de management al actelor companiei;
• atitudinea incorectă față de informațiile personale, confidențiale, precum și dezvăluirea de informații care constituie un secret comercial;
• cauzarea de pierderi materiale organizației;
• nerespectarea disciplinei muncii, rutina zilnică, încălcarea securității în muncă;
• neglijarea normelor de etichetă și comportament sociabil în echipă.

Conditii de lucru

Ziua de muncă a salariatului este alcătuită din reguli generale de procedură pentru o anumită echipă, adoptate prin statutul organizației. Dacă este necesar, secretarul poate fi trimis într-o călătorie de afaceri de importanță locală și regională.

cheltuieli de călătorie și salariu pentru această perioadă se acumulează în conformitate cu legislația în vigoare.

In functie de specificul activitatilor societatii, conducerea este indreptatita sa includa clauze suplimentare care reglementeaza activitatile oficiale ale secretarului.

Dreptul de a semna

În unele cazuri, secretarul este învestit cu dreptul de semnătură, care se aplică numai listei de lucrări și documente care au legătură directă cu activitățile sale oficiale. Din punct de vedere juridic, un astfel de drept de semnătură este clasificat ca limitat.

Alte

La discreția conducătorului întreprinderii, documentul poate conține elemente suplimentare care nu sunt obligatorii. De exemplu, capacitatea de a face modificări, completări și aprobări la această instrucțiune.

În plus, secțiunea „altele” conține informații în baza cărora a fost adoptat documentul și prin ce acte este reglementat.

Exemplu de manual de instrucțiuni

În ciuda faptului că fiecare instrucțiune care conține atribuțiile funcționale ale unui secretar are un formular tip, aceasta este totuși întocmită ținând cont de specificul companiei și de tipul acesteia de activitate.

Particularități

În funcție de ocupație, îndatoririle unui secretar diverse organizatii Mai oarecum diferit conform listei atributii functionale. De exemplu, sunt date principalele domenii de activitate ale unui angajat, ținând cont de specificul funcției ocupate.

Referent

Secretarul-referent aprofundează Procese de producție, prin urmare, trebuie să aibă anumite cunoștințe de bază și să aibă studii superioare. A lui scopuri principale:

• să întocmească documente care să asigure desfășurarea deplină a activității organizației;
• verifică corectitudinea executării documentelor depuse spre examinare șefului;
• primi vizitatori;
• conduce munca de personal- intocmeste comenzi interne pentru angajati, intocmeste cărți de muncă, foaie de pontaj, aranjați călătoria, concediu medical, eliberează adeverințe angajaților cu normă întreagă pentru prezentare la locul cererii;
• onorează prompt comenzile curente Echipa de management.

sedinta de judecata

Profesia aparține categoriei serviciului executiv de stat. Functioneaza doar in instante. Membrul personalului ajută munca judiciara, participă la întâlniri, asigură managementul documentelor. Lui i se încredințează următoarele caracteristici:

• selectarea și proiectarea materialelor pentru studierea cauzei în instanță;
• ținerea unei evidențe scrise;
• întocmirea și trimiterea de citații prin care toți participanții la proces să se prezinte în instanță;
• înregistrarea cazurilor, ghidată de actele legale și legislative de reglementare.

funcționar

Salariatul în această funcție este responsabil de întreaga circulație a documentelor la întreprindere. A lui responsabilitati principale:

• negociere cu clientii - atat in comunicare directa cat si telefonica;
• controlul asupra îndeplinirii atribuțiilor și soluționării sarcinilor prevăzute în ordinele și instrucțiunile conducerii;
• prelucrarea documentatiei de intrare si iesire, inregistrarea acesteia in nomenclatorul de cazuri actual in societate;
• executarea de traduceri straine;
• combinație parțială a funcțiilor de arhivist.

Manager de birou

Directorul biroului este secretarul Mai mult profil general . Pe lângă îndatoririle standard, el trebuie să:

• studiați cu atenție toată corespondența, comenzile interne, pe baza acestora pentru a participa la pregătirea proiectelor de producție;
• distribuie hârtiile și documentele primite;
• trimite comenzi de ieșire;
• ține procesele-verbale ale ședințelor și ședințelor;
• întocmește împuterniciri cu privire la răspundere;
• să primească apeluri telefonice și să le redirecționeze la scopul propus;
• coordonează activitățile personalului de serviciu și de nivel inferior - lucrători tehnici, șoferi, curieri.

Cap

Caracteristici cheieținând cont de specificul postului deținut:

• desfășoară activități administrative și organizatorice;
• acceptă documentația personală destinată supervizorului imediat;
• furnizează directorului toate informațiile necesare despre producție, service, probleme de personal;
• la instrucțiunile șefului, întocmește scrisori, cereri, cereri și revendicări către organizații terțe și răspunde de transmiterea acestora;
• asigură menținerea locului de muncă al managerului la un nivel corespunzător, creează condiții confortabile pentru îndeplinirea atribuțiilor sale directe;
• organizează procesul de primire a vizitatorilor;
• formează afacerile interne ale companiei;
• cunoaște fluent echipamentele personale de birou.

Ele reprezintă partea principală a instrucțiunilor de desfășurare a activităților de muncă pentru postul de lucru desemnat. Pe lângă o listă cu anumite recomandări care trebuie urmate, un astfel de document conține informații despre cerințele, drepturile, domeniul de ​​responsabilitate al secretarului, precum și reglementările generale ale muncii. Nu trebuie să presupunem că așa poziție profesională este simplu și nu necesită luarea în considerare a anumitor nuanțe.

Responsabilitati generale

Pentru început, este necesar să analizăm care sunt responsabilitățile de serviciu clasice, unificate, ale unei secretare. Pe scurt, acestea pot fi reduse la următoarele recomandări obligatorii:

Cerințe de cunoștințe

Atribuțiile unui angajat pot varia ușor în funcție de specializarea sa principală. Cu toate acestea, indiferent de aceasta, cunoștințele în următoarele domenii pentru această poziție vor fi utile și foarte utile:

• Fundamentele legislației muncii și administrative.
• Norme generale de etică și etichetă în afaceri.
• Fundamentele muncii de birou.
• Ingineria sigurantei.
• Reguli de lucru cu sălile de calcul și recepție și negociere, precum și cu echipamente de birou.
• Securitatea și sănătatea în muncă.
• Cerințe de corespondență comercială.

Printre altele, este imposibil să îndepliniți în mod corespunzător sarcinile de secretar fără cunoștințe fundații interne activitățile întreprinderii, programul de activități, documente normativeși mult mai mult.

Responsabilitățile unui asistent manager

Îndatoririle unui secretar la șef nu sunt foarte diferite de Cerințe generale de mai sus. De asemenea, primește și transmite corespondența, copiază și arhivează documente, controlează comunicarea ordinelor șefului către persoane responsabile, efectuează lucrările de birou necesare, asigură achiziționarea de bunuri prioritare. Printre altele, un astfel de specialist ar trebui să fie capabil să se ocupe de:

De regulă, astfel de atribuții oficiale ale secretarului șefului pot fi îndeplinite de persoane cu studii profesionale superioare, precum și secundare. În acest din urmă caz, un avantaj semnificativ este prezența experienței de muncă în profesie de la 2 ani.

Drepturile secretarului

Trebuie amintit că nu numai îndatoririle secretarului îi determină munca, angajatul, desigur, are și anumite drepturi. Deci, acestea includ posibilitatea de a se familiariza cu proiectele de lucru și dreptul de a face propuneri raționale în cadrul lor. instrucțiuni de birou. În plus, dacă se constată neajunsuri în competența lor, secretarul are dreptul să atragă atenția șefului asupra acestor aspecte.

Cerințe pentru activitatea de funcționar

Atribuțiile unui secretar-grefier, de regulă, diferă ușor de cele descrise mai sus. În același timp, asistentul managerului, în primul rând, ar trebui să asigure direct activitățile autorităților, în timp ce funcționarul este concentrat mai ales pe documente. Instruirea activității sale de muncă trebuie să includă în mod necesar aspecte precum:

Cerințe pentru munca de secretar al instanței

Modificări mult mai semnificative includ atribuțiile secretarului de ședință de judecată. De regulă, acești specialiști sunt implicați direct în desfășurarea și stabilirea ședințelor de judecată. În plus, pregătesc scrisori, cereri și alte documente, pot suna persoanele care participă la dezbaterea judiciară. Similar munca activă poate fi efectuată de o persoană cu atât mai mare cât și incompletă educatie inalta fără experiență de lucru relevantă. De regulă, această poziție este aleasă de tinerii bărbați și femei care doresc să dobândească experiență în domeniul judiciar și să-și continue cariera în domeniul dreptului.

Unora li se poate părea că un astfel de post vacant nu necesită cunoștințe și abilități speciale, așa că se va potrivi multora, dar acest lucru nu este în întregime adevărat. Ce altceva mai face un grefier? Îndatoririle sale includ:

• mentinerea constitutiei, legi federaleși orice alte acte și ordine juridice.
• Executarea ordinelor unui judecător sau ale altor persoane împuternicite.
• Interacțiunea cu alți angajați ai structurii judiciare pentru soluționarea problemelor care sunt de competența secretarului.

Informații generale

Atribuțiile secretarului-grefier, asistentului managerului și angajaților instanței sunt reglementate de un document special numit fișa postului. Prezența acestuia în orice companie este obligatorie, deoarece conform listei de reguli specificate, angajatul înțelege ce acțiuni trebuie să efectueze și ce nu. Un astfel de document este elaborat și compilat cu participarea echipei de management și în fara esec conţine subsecţiuni precum Dispoziții generale, drepturile și obligațiile, domeniul de responsabilitate, relațiile angajaților din cadrul companiei, precum și aplicațiile necesare.