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Università tecnica statale di Ulyanovsk

Istituto di tecnologia e gestione dell'aviazione

Dipartimento di Economia, Management e Informatica

CORSO DI LAVORO

Informazioni e tecnologie della comunicazione nella gestione dell'organizzazione

Specialità: 08050765 "Gestione dell'organizzazione"

Oggetto: "Teoria della gestione"

Ulyanovsk 2010

Sommario

• introduzione
• 1. Gestione dell'organizzazione
• 2.2 Stili di comunicazione
• 3. Processi organizzativi
• 3.1 Processo di comunicazione
• 3.2 Reti di comunicazione
• 3.3 Interferenza di comunicazione
• Conclusione

introduzione

Ogni organizzazione ha una natura artificiale, creata dall'uomo. Inoltre, si sforza sempre di complicarne la struttura e la tecnologia. Queste due circostanze rendono impossibile controllare e coordinare efficacemente le azioni dei membri dell'organizzazione a livello informale oa livello di autogoverno. Ogni organizzazione più o meno sviluppata dovrebbe avere un organismo speciale nella sua struttura, la cui attività principale è l'esecuzione di un certo insieme di funzioni volte a fornire obiettivi ai partecipanti all'organizzazione, coordinando i loro sforzi. Questo tipo di attività si chiama gestione.

Per sopravvivere, l'organizzazione deve rimanere resistente alla pressione di disintegrazione su di essa dall'ambiente esterno. Per fare ciò, l'organizzazione sviluppa e mantiene la propria struttura e cultura. Tuttavia, la sola soluzione dei problemi strutturali non è sufficiente. Un insieme di status (posizioni) e ruoli costituisce una struttura organizzativa formale. Tuttavia, non determinano il potenziale vitale dell'organizzazione, ma le persone che occupano queste posizioni o svolgono questi ruoli. I dipendenti dell'organizzazione a vari livelli mostrano la loro individualità nel processo di esecuzione del lavoro. Di conseguenza, non solo ci sono diversi stili di fare lo stesso lavoro, ma ci sono anche diversi modelli di relazioni tra le persone all'interno dell'organizzazione. Nel tempo, questi modelli "tipizzano" e si trasformano in tradizioni che definiscono la natura e la direzione di come le persone interagiscono in un'organizzazione.

Tradizioni di questo tipo non possono essere identificate e considerate solo dal punto di vista delle relazioni organizzative formali fissate nella struttura dell'organizzazione. Pertanto, per comprendere la natura delle relazioni informali, delle tradizioni, della cultura che circondano la struttura dell'organizzazione, è necessario studiare anche le dinamiche del sistema, vale a dire processi che si verificano quando le persone interagiscono. Comprendere la struttura e i processi aiuta il manager a garantire il raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione, a determinare il ruolo e il posto di ciascuno persona individuale in un'organizzazione in termini di raggiungimento dei suoi obiettivi individuali.

La gestione nell'organizzazione viene effettuata attraverso le persone. Uno di strumenti essenziali la gestione nelle mani del manager è l'informazione a sua disposizione. Utilizzando e trasmettendo queste informazioni, oltre a ricevere feedback, organizza, dirige e motiva i subordinati. Molto dipende dalla sua capacità di trasmettere informazioni in modo tale da ottenere la percezione più adeguata di queste informazioni da parte di coloro a cui sono destinate.

Il processo di trasferimento delle informazioni e i mezzi per questo trasferimento sono chiamati comunicazione. Allo stesso tempo, la comunicazione è intesa come la connessione tra oggetti, nonché il processo di interazione nell'organizzazione e tra organizzazioni. La comunicazione gioca un ruolo enorme nella gestione, è il mezzo più importante per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione.

Lo sviluppo di nuove tecnologie di comunicazione influisce direttamente e indirettamente processi economici. Gli specialisti prevedono un cambiamento significativo nel mercato del lavoro e la globalizzazione, l'accelerazione e il decentramento sono definiti come indicatori di una nuova fase dell'economia di mercato.

Le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, per il loro grande potenziale di crescita e sviluppo, sono riconosciute in tutto il mondo come l'anello formante e centrale della nuova economia mondiale. Nel concetto USA nuova economia svolge già un ruolo significativo nella formazione del bilancio e della politica finanziaria dello Stato. La crescente attenzione alle aree dell'informazione e della comunicazione in tutto il mondo è dovuta al generale aumento del ruolo delle industrie dell'informazione nel sistema economico globale.

1. Gestione dell'organizzazione

La gestione è una funzione di un organo specifico dell'organizzazione, che fornisce la direzione per le attività di tutti gli elementi dell'organizzazione senza eccezioni, mantiene entro limiti accettabili la deviazione delle singole parti e dell'organizzazione nel suo insieme dagli obiettivi prefissati. Ad esempio, un dipartimento in Istituzione pubblica ha regole e regolamenti che disciplinano tempo di lavoro dipendenti, la quantità e la qualità del loro lavoro, i rapporti con gli altri reparti, ecc. La direzione del dipartimento, svolgendo la funzione di gestione, controlla l'attuazione di queste norme e regole, applicando metodi di ricompensa o punizione.

Funzionamento organizzazioni moderne affronta molti problemi, alcuni dei quali sono tipici e possono essere risolti in modo relativamente semplice da specialisti che utilizzano tecnologie convenzionali per lo sviluppo e l'implementazione di soluzioni. Per risolvere problemi non tipici, sono necessarie tecnologie speciali: lo sviluppo di soluzioni e, infine, la soluzione di alcuni problemi potrebbe essere al di là del potere sia dei manager che degli specialisti. Un insieme di tali problemi caratterizza l'organizzazione come uno degli oggetti più difficili per lo studio e la conoscenza. Di particolare interesse è il sistema di gestione dell'organizzazione. Il suo studio e miglioramento è un compito costante del leader.

Sistema di gestione (CS) - un insieme di tutti gli elementi, sottosistemi e comunicazioni tra di loro, nonché processi che garantiscono il funzionamento (finalizzato) specificato dell'organizzazione.

Per il sistema di gestione delle organizzazioni è necessario:

- sviluppare la missione delle organizzazioni;

- distribuire le funzioni di produzione e gestione;

- distribuire i compiti tra i dipendenti;

- stabilire l'ordine di interazione tra i dipendenti e la sequenza delle funzioni da essi svolte;

- acquistare o aggiornare la tecnologia di produzione;

- istituire un sistema di incentivi, offerta e commercializzazione;

- organizzare la produzione.

L'implementazione di queste attività richiede la creazione di una SU, che deve essere coerente con il sistema produttivo dell'organizzazione (Fig. 1).

rete di gestione delle informazioni di comunicazione

Riso.1 . Sistemagestioneorganizzazioni

SU si compone di quattro sottosistemi: metodologia, processo, struttura e tecniche di gestione (Fig. 2).

Riso.2 . Strutturaelementisistemigestioneorganizzazione

La metodologia di gestione include scopi e obiettivi, leggi e principi, funzioni, mezzi e metodi, scuole di gestione.

Processo di controllo - part attività di gestione, compresa la formazione di un sistema di comunicazione, lo sviluppo e l'attuazione delle decisioni di gestione, la creazione di un sistema supporto informativo gestione.

Struttura di gestione - un insieme di collegamenti stabili tra oggetti e soggetti di gestione di un'organizzazione, implementati in specifiche forme organizzative. La struttura di gestione comprende strutture funzionali, schemi di relazioni organizzative, strutture organizzative e un sistema di formazione o formazione avanzata del personale.

Le apparecchiature e la tecnologia di gestione includono apparecchiature informatiche e organizzative, mobili per ufficio, reti di comunicazione, sistema di gestione dei documenti.

La metodologia e il processo di gestione caratterizzano l'attività di gestione come un processo e la struttura e la tecnica di gestione come un fenomeno. Tutti gli elementi inclusi nelle SS devono anche essere organizzati professionalmente per lavoro efficace l'azienda nel suo complesso.

Gli elementi principali che compongono il sistema di gestione aziendale sono: obiettivo, processo di gestione, metodo, comunicazione, compito, legge, principio, relazioni organizzative, funzione, tecnologia, soluzione, caratteristiche del supporto informativo, sistema di gestione documentale, struttura organizzativa.

L'obiettivo è un'immagine ideale di ciò che è desiderato, possibile, necessario e storicamente accettabile per l'azienda.

Processo di gestione: una sequenza di fasi di formazione e attuazione dell'impatto per raggiungere l'obiettivo.

Metodo: un modo per influenzare una persona e una squadra. Viene selezionato in base alle priorità dei bisogni e degli interessi di una persona o di una squadra.

comunicazioni - il processo di interazione o opposizione nel sistema "uomo - uomo", "uomo - computer" attraverso il trasferimento di informazioni.

Un compito è un problema specifico derivante da un obiettivo che deve essere risolto.

Il diritto è una relazione necessaria e stabile tra i fenomeni. Ci sono leggi di natura, sviluppo sociale e istituzioni pubbliche (stati). Le leggi non hanno alternative.

Principio: la posizione di base di qualsiasi teoria, dottrina, visione del mondo. I principi hanno alternative.

Relazioni organizzative: vari tipi di influenza su una persona, inclusi quelli amministrativi, funzionali, di patrocinio.

Una funzione è un lavoro, un servizio o un incarico affidato a una persona.

Tecnologia: un insieme di metodi e processi per l'esecuzione di funzioni specificate.

decisione - il risultato dell'attività mentale di una persona, che porta a una conclusione o azioni Caratteristiche del supporto informativo - parametri di volume, valore, affidabilità, ricchezza e apertura delle informazioni.

Strutture funzionali - schemi di interazione delle funzioni necessarie per il buon funzionamento dell'azienda. Sistema di gestione dei documenti - la procedura per lo spostamento dei documenti in entrata, in uscita e interni adottata nell'organizzazione.

Struttura organizzativa - un diagramma dell'interazione di posizioni, funzioni e subordinazione. La relazione tra gli elementi del sistema di controllo è mostrata schematicamente in Fig.3.

Riso.3 . Relazioneelementisistemigestione

Gli obiettivi dell'azienda sono suddivisi in un gruppo di compiti specifici che sono uniti in base al campo di attività: compiti economici, tecnici, sociali, ambientali, ecc.

Per risolvere i problemi, viene formato un insieme di funzioni o operazioni che devono essere eseguite. Quindi, per risolvere problemi economici, è necessario svolgere le seguenti funzioni: contabilità, lavoro e salario, marketing, ecc.

Diverse attività diverse possono richiedere la stessa funzionalità. Pertanto, l'intero insieme di funzioni viene analizzato, raggruppato e quindi viene compilata la struttura funzionale dell'azienda. A seconda delle condizioni operative dell'azienda, il processo di esecuzione delle funzioni può essere ciclico e una tantum, continuo e discreto, sequenziale e parallelo.

Lo schema di processo selezionato determina la priorità di determinate relazioni organizzative. Sulla base dello schema funzionale, dei processi e delle relazioni organizzative, la composizione del personale è determinata dal numero e dalle qualifiche. Questi dati sono sufficienti per costruire una struttura di gestione organizzativa (lineare-funzionale, gerarchica, a matrice, ecc.).

Conoscendo l'elenco di tutte le posizioni, le funzioni svolte e la subordinazione, è possibile calcolare equipaggiamento tecnico posto di lavoro del personale. Successivamente, in conformità con l'autorità delegata, i dipendenti possono sviluppare, concordare, adottare, approvare e attuare decisioni. Inoltre, quasi tutti gli elementi sono soggetti a leggi e regolamenti (principi) attività professionale. Da quel momento si considera che la società abbia iniziato a lavorare.

2. Comunicazioni nel sistema di controllo

2.1 Comunicazioni - concetto, tipi

Comunicazione (latino communicatio), che letteralmente significa "comune" o "condiviso da tutti". In termini pratici, è il processo di scambio di idee e informazioni tra due o più persone, che porta alla comprensione reciproca.

Obiettivi di comunicazione:

· Garantire un efficace scambio di informazioni tra i soggetti e gli oggetti della gestione.

· Migliorare le relazioni interpersonali nel processo di scambio di informazioni.

· Creazione di canali informativi per lo scambio di informazioni tra singoli dipendenti e gruppi e il coordinamento dei loro compiti e azioni.

· Regolazione e razionalizzazione dei flussi informativi.

Le comunicazioni sono suddivise nelle seguenti tipologie:

comunicazioni interpersonali o organizzative basate sulla comunicazione orale;

comunicazione basata sullo scambio scritto di informazioni.

Le comunicazioni interpersonali, a loro volta, si dividono in:

formale o ufficiale. Queste Comunicazioni sono regolate da politiche, regole, descrizione del lavoro una certa organizzazione e realizzato attraverso canali formali;

comunicazioni informali che non seguono regole generali certa organizzazione; vengono eseguiti secondo il sistema stabilito di relazioni personali tra i dipendenti dell'organizzazione.

Informazioni tipiche trasmesse attraverso canali di comunicazione informali: imminenti licenziamenti di addetti alla produzione, nuove sanzioni per ritardi, modifica della struttura organizzativa, prossimi trasferimenti e promozioni, una discussione dettagliata tra due dirigenti all'ultimo incontro di vendita, chi esce con chi dopo il lavoro, ecc. D.

Tra le comunicazioni organizzative formali ci sono:

verticale, quando le informazioni si spostano da un livello all'altro della gerarchia;

· orizzontale tra diversi dipartimenti, destinato a coordinare le attività dei vari dipartimenti.

Le comunicazioni verticali, a loro volta, si dividono in:

ascendente, quando le informazioni vengono trasmesse dal basso verso l'alto (dai livelli inferiori a quelli superiori). Questo tipo di comunicazione contiene le informazioni necessarie ai gestori per valutare l'area di attività di cui sono responsabili;

discendente, effettuato dall'alto verso il basso. Questo tipo di comunicazione è direttamente correlato alla gestione e al controllo dei dipendenti.

Le comunicazioni interpersonali si dividono inoltre in:

verbale (verbale) e non verbale.

verbale , quelli. lingua, i mezzi vocali sono i principali. La capacità di affermare in modo conciso, chiaro e chiaro le idee principali è la più importante qualità professionale manager e specialista di marketing.

Come non verbale ( mezzi non linguistici), vengono utilizzati i gesti, i cambiamenti nella posizione del corpo di chi parla, le sue caratteristiche aspetto, così come l'ambiente che accompagna la sua esibizione (ad esempio, accompagnamento musicale, vocale, presenza di personaggi famosi e autorevoli nelle vicinanze, ecc.).

Le informazioni inviate dal mittente senza utilizzare le parole come sistema di codifica formano un messaggio non verbale che è alla base della comunicazione non verbale. Recentemente, quest'area della comunicazione interpersonale ha attirato sempre più l'attenzione di scienziati e specialisti. Il fatto è che l'effetto della maggior parte dei messaggi è creato da informazioni non verbali: il 37% - dal tono della voce e il 55% - dalle espressioni facciali. Ciò è particolarmente evidente nei casi in cui la parte verbale del messaggio del mittente è contraddittoria.

Le forme di comunicazione verbale e non verbale non sempre e necessariamente si escludono a vicenda. Di norma, l'interpretazione del messaggio da parte del destinatario si basa non solo sulle parole, ma anche su elementi quali gesti ed espressioni facciali che accompagnano le parole della parte trasmittente.

I compiti di comunicazione vengono risolti nel corso dei processi di comunicazione, ad es. processi di scambio di informazioni.

2.2 Stili di comunicazione

Lo stile di comunicazione è il modo in cui un individuo preferisce costruire interazioni comunicative con gli altri. Ci sono molti stili diversi usati dalle persone nella comunicazione interpersonale. così come molti approcci alla definizione di questi stili. La conoscenza degli stili aiuta a determinare come comportarsi e cosa aspettarsi dal comportamento associato a un particolare stile.

Due variabili possono essere prese come base per misurare la comunicazione interpersonale, come ad esempio apertura v comunicazioni E adeguatezza inversione connessioni. La prima dimensione comprende la misura in cui ci si apre o ci si espone nella comunicazione con gli altri per ottenere da loro una risposta, soprattutto la loro risposta, mostrando come percepiscono noi e le nostre azioni. La seconda dimensione mostra la misura in cui le persone condividono i loro pensieri e sentimenti su di loro con gli altri. Costruita su questa base una matrice, dove la prima dimensione sarà disposta verticalmente, e la seconda dimensione orizzontalmente, possiamo distinguere cinque stili di comunicazione interpersonale (Fig. 4).

Lo stile di comunicazione degli individui nel primo quadrante può essere definito come apertura me stessa. Questo stile è caratterizzato da un alto grado di apertura verso gli altri, ma un basso livello di feedback da parte dell'individuo che utilizza questo stile. La scoperta di sé in questo caso è misurata nell'intervallo dalla media al massimo. L'individuo lo fa, concentrando così l'attenzione su se stesso per evocare una reazione da parte degli altri al suo comportamento. Sfortunatamente, questo stile soffre del fatto che la reazione degli altri è spesso lasciata senza una risposta o un feedback adeguato da parte dell'individuo che lo chiama. Prendendo a cuore le reazioni degli altri al loro comportamento, l'individuo che utilizza questo stile può mostrare emozioni sfrenate che fanno ben poco per stabilire relazioni efficaci tra le parti comunicanti.

Fig.4. Stili di comunicazione

Lo stile comunicativo di un individuo nel secondo quadrante è definito come realizzareUNzione me stessa ed è caratterizzato sia dalla massima apertura che dal massimo feedback. In condizioni ideali, questo stile è auspicabile, ma fattori situazionali (politica dell'organizzazione, differenze di status, ecc.) possono indurre un individuo che possiede questo stile ad abbandonarlo.

Lo stile comunicativo nel terzo quadrante è caratterizzato da serraturaUNniem v te stesso quelli. sia un basso livello di apertura che un basso livello di feedback. L'individuo in questo caso, per così dire, si isola, impedendo agli altri di conoscerlo. Questo stile è spesso usato dagli "introversi", persone con la tendenza a rivolgere la propria mente verso l'interno. L'estremo nella manifestazione di questo stile è associato al nascondere le proprie idee, opinioni, disposizioni e sentimenti nei confronti degli altri.

Lo stile di comunicazione nel quarto quadrante è associato a protezione me stessa e, come si può vedere dalla matrice, è caratterizzato da un basso livello di apertura, ma da un alto livello di feedback. È ampiamente utilizzato per conoscere meglio gli altri o valutarli in modo più corretto. Di solito le persone che usano questo stile non sono molto aperte agli altri, ma amano discutere con gli altri. Amano sentir parlare di se stessi, ma non amano discutere delle loro qualità, specialmente quelle cattive, con gli altri.

Al centro della matrice ci sono gli individui che si "vendono" se gli altri fanno lo stesso. Questo stile è chiamato commercio dietro me stessa" ed è caratterizzato da moderata apertura e feedback scambiati nel processo di comunicazione interpersonale.

Sarebbe sbagliato pensare che ognuno di questi stili di comunicazione sia il più desiderabile. Tuttavia, la pratica di una comunicazione efficace mostra che lo stile in cui l'individuo si realizza è più desiderabile e utilizzato in più situazioni. Possedere questo stile è un vero vantaggio. Per quanto riguarda l'uso di altri stili, è importante comprendere i problemi del feedback efficace, della scoperta di sé e della capacità di ascoltare gli altri.

3. Processi organizzativi

3.1 Processo di comunicazione

Il processo di comunicazione è il processo di scambio di informazioni tra due o più persone. Il suo scopo è garantire la trasmissione e la comprensione delle informazioni scambiate. Se la comprensione reciproca non viene raggiunta, la comunicazione non ha avuto luogo, il che implica che entrambe le parti vi svolgano un ruolo attivo.

Ci sono quattro elementi fondamentali del processo di comunicazione:

1. Mittente - una persona che genera un'idea o raccoglie informazioni e le trasmette;

2. Messaggio - direttamente informazioni;

3. Canale mezzi di trasmissione delle informazioni (trasmissione orale, riunioni, conversazioni telefoniche, trasmissione scritta, promemoria, relazioni, posta elettronica, reti informatiche);

4. Destinatario (destinatario) - la persona a cui sono destinate le informazioni e che le interpreta.

Il processo di comunicazione dello scambio di informazioni comprende passaggi correlati:

1. Origine di un'idea o selezione di informazioni;

2. Scelta del canale di trasmissione delle informazioni;

3. Trasmissione del messaggio;

4. Interpretazione del messaggio.

Per esempio, Amministratore delegato le imprese commerciali hanno deciso di discutere con i gestori dei negozi la questione dello stato e il miglioramento della qualità dei servizi commerciali alla popolazione durante l'incontro. In questo caso, l'amministratore delegato è il mittente che ha avuto l'idea; informazioni sullo stato e sul miglioramento della qualità del commercio - messaggi; l'incontro è un canale di informazione; i destinatari sono gli store manager che interpretano il messaggio e, attraverso lo stesso incontro, danno un feedback al CEO.

I partecipanti ai processi di comunicazione sono: la fonte dell'informazione; informazioni trasmesse; mezzi di trasmissione delle informazioni; consumatore di informazioni.

Come fonti di informazione i suddetti oggetti dell'ambiente interno ed esterno dell'organizzazione agiscono: superiori e subordinati, divisioni funzionali di questa organizzazione, fonti di risorse, consumatori, partner, altre entità di mercato, infrastrutture di gestione, organismi controllato dal governo, pubblico, media.

Informazioni trasmesse caratterizzato da contenuto, volume e forma di codifica:

a seconda del contenuto l'informazione può essere informativa, di poco contenuto, di nessun contenuto. Il grado di contenuto contenuto delle informazioni è valutato esclusivamente dal consumatore in termini di quantità e qualità delle informazioni che contiene utili per il raggiungimento degli scopi dell'organizzazione;

volume le informazioni sono definite in unità a seconda del mezzo di trasmissione. Quindi, possono essere pagine per informazioni di testo, tempo di lettura - per un rapporto, byte - per un computer

forma di codifica l'informazione dipende dal mezzo della sua trasmissione e può essere sotto forma di discorso orale o testo stampato in una determinata lingua, un segnale elettronico, ecc.

Trasferisci file multimediali le informazioni possono essere cartacee (stampate), vocali, elettroniche (telefono, fax, TV, radio, computer).

Come consumatori di informazioni autorità e oggetti dell'atto di gestione, nonché altre fonti di informazioni sopra menzionate.

Il processo di comunicazione si svolge in più fasi: produzione di informazioni, codifica di informazioni, trasferimento di informazioni, consumo di informazioni.

Produzione di informazioni è l'acquisizione, la compilazione delle informazioni, la loro valutazione, la selezione tra di esse necessarie, l'opportuno ordinamento.

Codifica delle informazioni consiste nel dargli la forma richiesta per la trasmissione (vocale, cartacea, elettronica), se necessario - nella classificazione delle informazioni.

Trasferimento di informazioni legati alla scelta e all'utilizzo del canale di comunicazione. Ciò dovrebbe tenere conto della larghezza di banda del canale, della sua affidabilità, della conformità con le informazioni trasmesse, della velocità, del costo.

Il consumo di informazioni implica metterle nella forma necessaria, portarle in una forma conveniente per l'uso, implementare le informazioni attraverso lo sviluppo di decisioni gestionali.

La formazione dei processi di comunicazione, nonché la scelta dei mezzi e dei canali di comunicazione, vengono effettuate presso l'impresa dopo aver progettato la sua struttura organizzativa in conformità con il campo di attività prescelto, adottato programma di produzione e struttura gestionale. Le decisioni di comunicazione contenenti le regole delle procedure di comunicazione dovrebbero essere stabilite per ciascun livello gerarchico di gestione e comunicate a un funzionario specifico.

3.2 Reti di comunicazione

Rete di comunicazione - questa è una connessione di individui che partecipano al processo di comunicazione in un certo modo con l'aiuto di flussi di informazioni (Fig. 5). In questo caso, non vengono considerati gli individui in quanto tali, ma comunicazione relazione tra individui. Una rete di comunicazione include il flusso di messaggi o segnali tra due o più individui. La rete di comunicazione si concentra sui modelli dell'organizzazione di questi flussi, non sul fatto che il significato o il significato del messaggio sia stato trasmesso. Tuttavia, la rete di comunicazione può avere l'effetto di restringere o ampliare il divario tra il valore inviato e ricevuto.

Fig.5. Rete di comunicazione interpersonale di un team leader in un'organizzazione

La rete creata dal gestore è costituita da collegamenti verticali, orizzontali e diagonali. verticale connessioni sono costruiti lungo la linea di leadership dal capo ai subordinati. Orizzontale connessioni svolto tra livelli uguali di individui o parti dell'organizzazione: tra deputati, tra capi di dipartimento, tra subordinati . Legami diagonali - questi sono collegamenti con altri superiori e con altri subordinati. La rete di queste connessioni crea la vera struttura dell'organizzazione. Il compito di una struttura organizzativa formale è quello di dare la giusta direzione ai flussi di comunicazione. La dimensione dei dipartimenti di un'organizzazione limita le possibilità di sviluppare una rete di comunicazione. Se la dimensione del gruppo aumenta in modo esponenziale, il numero di possibili relazioni comunicative aumenta in modo esponenziale. Quindi la rete di comunicazione in un gruppo di 12 è più varia e complessa che in un gruppo di tre. A seconda di come sono costruite le reti di comunicazione, le attività del gruppo possono essere più o meno efficaci.

Esistono modelli ben consolidati di reti di comunicazione per gruppi di dimensioni uguali o diverse (Fig. 6). Nelle reti circolari, i membri del gruppo possono comunicare solo con coloro che si trovano accanto a loro. Le reti di ruote presentano una gerarchia di potere formale e centralizzata in cui i subordinati comunicano tra loro attraverso il loro capo. La base oggettiva di una tale situazione è che la persona che è B il centro della "ruota", ha più collegamenti comunicativi rispetto agli altri membri del gruppo. Riceve più messaggi, è più spesso riconosciuto dagli altri membri del gruppo come una persona che svolge funzioni di leadership, ha più influenza sociale sugli altri membri del gruppo, di solito ha più responsabilità nel trasmettere informazioni, è più di altri che ci si aspetta che risolva finalmente il problema.

Fig.6. Esempi di reti di comunicazione in gruppi

Un'immagine simile si osserva nelle reti di tipo "Y". Tali reti sono chiamate centralizzate e possono essere efficaci se vengono risolti problemi semplici. Un altro tipo di gerarchia di potere è rappresentato dalle reti del tipo "a catena", in cui compaiono collegamenti orizzontali, elemento di decentramento. Le reti "omnichannel" rappresentano gruppi completamente decentralizzati. Questo di solito è richiesto quando è necessario coinvolgere tutti nella risoluzione di problemi complessi. Questo approccio è anche chiamato comunicazione aperta.

Conoscere i tipi di reti di comunicazione è particolarmente importante per comprendere le relazioni di potere e controllo in un'organizzazione. Nascondere o centralizzare le informazioni è noto per supportare le relazioni di potere.

La natura dell'interdipendenza di posti di lavoro e persone in un gruppo o organizzazione determinerà il tipo di rete di comunicazione più efficiente. La semplice interdipendenza consente l'uso di reti centralizzate. L'interdipendenza complessa richiede un approccio "di squadra" per costruire reti di comunicazione. Tuttavia, una rete complessa potrebbe non risolvere un problema semplice.

Quando si organizzano reti di comunicazione in un'impresa, è necessario tenere conto delle specificità dei vari tipi e canali di comunicazione in ogni fase del processo di comunicazione.

3.3 Interferenza di comunicazione

Una caratteristica molto importante di qualsiasi forma di comunicazione è la sua suscettibilità a ogni tipo di interferenza. L'interferenza è intesa come ostacoli, barriere che sorgono durante la formazione, la trasmissione e la ricezione di informazioni e interrompono la comunicazione.

Principali barriere comunicative sono interferenze relative al contenuto del messaggio, alla forma del messaggio, ai mezzi di comunicazione, all'organizzazione del messaggio.

Interferenza relativa al contenuto del messaggio:

1. Lingua verbale ( associato al discorso, alle parole). Prima di tutto, si tratta di interferenze semantiche causate da un'incomprensione del significato delle parole (ad esempio, a causa di una traduzione scadente), una formazione professionale insufficiente (incomprensione di termini speciali), pronuncia scadente, ecc.

2. Linguaggio non verbale ( associati al linguaggio del corpo, ai movimenti del corpo, alle espressioni facciali). Questi sono gli ostacoli che sorgono durante le trattative, quando parti diverse attribuiscono significati diversi agli stessi gesti (ad esempio, un cenno del capo tra i bulgari non significa accordo, come facciamo noi, ma diniego).

3. Interferenza logica . Qui, un diverso sistema di prove adottato dalle parti, una diversa visione delle stesse circostanze, diversi principi e atteggiamenti diventano una barriera. Pertanto, la logica del ricco è diversa dalla logica del povero, la logica del coraggioso è diversa dalla logica del cauto, la logica dell'acquirente è diversa dalla logica del venditore e così via.

4. Interferenza percettiva . La barriera può essere l'ambiente in cui le informazioni vengono percepite (ad esempio, un'atmosfera ostile), un atteggiamento prevenuto nei confronti delle informazioni ricevute, una mancanza di fiducia, contraddizioni con i messaggi precedenti, una mancanza di disponibilità alla percezione (ad esempio, a causa trascurando i necessari lavori preparatori).

L'interferenza relativa al contenuto del messaggio può essere ampiamente neutralizzata da:

un'attenta preparazione alla formazione, trasmissione e ricezione delle informazioni;

coinvolgimento nella creazione del messaggio e nella sua ricezione di specialisti;

formare il personale dell'organizzazione nei processi di comunicazione;

creare un ambiente favorevole alle attività di comunicazione.

Disturbi relativi alla forma del messaggio:

1. La complessità della forma . Qui, l'interferenza sorge a causa della difficoltà di comprendere il messaggio (ad esempio, quando si abusa di termini speciali, abbondanza di dati digitali, ecc.).

2. Forma insolita. L'interferenza appare, ad esempio, quando l'ordine è impartito in modo non convenzionale (ad esempio, con una formulazione insolita).

3. Incoerenza della forma con il contenuto delle informazioni . Ad esempio, una chiamata di soccorso dovrebbe essere trasmessa in un breve messaggio e informazioni finanziarie deve essere esaustivo.

4. Mediazione ingiustificata nel trasferimento e nell'interpretazione delle informazioni. L'interferenza si verifica a causa dell'inevitabile distorsione in ogni fase della trasmissione e della ricezione di un messaggio (l'effetto del "telefono danneggiato").

Gli ostacoli associati alla forma del messaggio possono essere superati:

rendere il messaggio comprensibile e accessibile;

rispetto delle regole stabilite e concordate per la fornitura delle informazioni;

assicurare la conformità della forma del messaggio al suo contenuto;

esclusione di istanze intermedie ingiustificate nella trasmissione e ricezione delle informazioni.

Interferenza associata ai mezzi di comunicazione:

1. Bassa efficienza del trasferimento delle informazioni . Ad esempio, la codifica delle informazioni richieste da questo mezzo, causando un ritardo nella sua trasmissione.

2. Mezzi di rendimento basso . Ciò causa un sovraccarico di informazioni, ad esempio, quando l'organizzazione non dispone delle apparecchiature per ufficio necessarie per l'elaborazione e la trasmissione del messaggio.

3. Incoerenza dei mezzi con la natura delle informazioni trasmesse. Ad esempio, la mancanza di apparecchiature video ci costringe a limitarci alle apparecchiature audio, le cui capacità sono molto inferiori.

4. Debole immunità al rumore e bassa qualità dei mezzi di comunicazione. Ciò porta all'interruzione del processo di comunicazione e ne riduce drasticamente la qualità.

L'interferenza associata ai mezzi di comunicazione può essere notevolmente ridotta stanziando fondi aggiuntivi per dotare le comunicazioni della tecnologia moderna.

Interferenze associate all'organizzazione del messaggio:

1. Feedback negativo o la sua assenza. Ciò aumenta le possibilità di distorsione delle informazioni, priva l'organizzazione della capacità di controllare il processo di gestione.

2. Ritardo nell'informazione . Ciò riduce drasticamente il valore delle informazioni e l'efficacia del loro utilizzo.

3. Selezione infruttuosa dei partner nel processo di comunicazione. Ciò aumenta la possibilità di distorcere i messaggi e in alcuni casi può portare a un'interruzione della comunicazione.

4. Sfortunata scelta di tempo e ambiente per la comunicazione. Ciò riduce il valore del messaggio e l'efficacia della sua attuazione.

L'interferenza associata all'organizzazione di un messaggio può essere notevolmente ridotta:

istituzione obbligatoria di un feedback costante e stabile;

garantire la tempestiva trasmissione delle informazioni;

attenta selezione dei partecipanti al processo di comunicazione;

scelta ponderata del tempo e dell'ambiente di comunicazione.

3.4 Processi di comunicazione efficaci

L'efficacia dei processi di comunicazione dipende da molti fattori.

1. È necessario determinare la necessità di informazioni. Allo stesso tempo, è necessario garantire che i dipendenti comprendano come verranno utilizzate le informazioni e la corretta direzione delle richieste di informazioni. Esistono due approcci principali per trovare informazioni:

attivo, quando un particolare insieme di dati viene cercato direttamente o indirettamente, ad esempio con l'aiuto di un bibliotecario. Questo approccio nel linguaggio dei vettori informatici è chiamato "pull " - "tirare";

passivo, quando un dipendente notifica alla sua unità o organizzazione nel suo insieme, quali informazioni ha bisogno ( " spingere " - "spingere fuori").

2. Il personale deve essere a conoscenza della disponibilità di informazioni, ad es. dovrebbero esserci indici, elenchi, elenchi telefonici, navigatori, ecc., nonché la possibilità di contattare professionisti per ottenere informazioni sulle conoscenze accumulate nell'organizzazione.

3. Fornire accesso alle informazioni. Per ottenere informazioni utilizzando i metodi "pull" e "push", è necessario fornire all'utente i mezzi più convenienti e mantenere un equilibrio tra questi metodi.

4. Il sistema di comunicazione nell'organizzazione dovrebbe essere caratterizzato da completezza e completezza, il che significa che l'accesso è fornito sia alle informazioni gestite centralmente che a quelle create individualmente.

garantire la gestione dei flussi informativi all'interno dell'organizzazione, ovvero rappresentare chiaramente le esigenze informative di tutti i livelli di gestione e organizzare i flussi informativi in ​​conformità con tali esigenze;

utilizzare diversi canali di comunicazione in parallelo durante la trasmissione di messaggi (ad esempio, discorso scritto e orale);

mostrare costante attenzione ai processi di scambio di informazioni (incontri con i subordinati, discussione di cambiamenti imminenti, relazioni sui risultati del controllo);

organizzare sistemi di feedback (sondaggio dei dipendenti, sistema di raccolta delle proposte dei dipendenti, rotazione del personale);

esercitarsi nell'emissione di newsletter;

fornire una formazione avanzata per i dipendenti della direzione;

utilizzare le moderne tecnologie dell'informazione (videoconferenza, ecc.).

Per una comunicazione di successo, i manager dovrebbero essere guidati dalle seguenti regole:

1. Prima della comunicazione, definire chiaramente le idee che sono investite nei messaggi. È necessario tener conto degli obiettivi e degli atteggiamenti di coloro ai quali è diretto il messaggio e di coloro ai quali si riferisce.

2. Analizzare il vero scopo di ogni comunicazione. L'obiettivo più importante dovrebbe essere identificato, e quindi il linguaggio, il tono e l'approccio dovrebbero essere adattati in modo che tutti contribuiscano al raggiungimento dell'obiettivo. Non dovresti ottenere troppo con una comunicazione.

3. Analizzare l'intero ambiente fisico e umano in qualsiasi comunicazione. Di grande importanza sono: la tempistica della comunicazione, personale o altra forma di comunicazione, il clima sociale nell'organizzazione, nell'unità, ecc. La comunicazione deve adattarsi costantemente alle mutevoli condizioni ambientali.

4. Quando si pianifica la comunicazione, è necessario consultare altri dipendenti; spesso è importante cercare la partecipazione di altri dipendenti. Questo può dare ulteriore persuasività e obiettività al messaggio. Spesso, coloro che hanno contribuito a pianificare la comunicazione la sosterranno attivamente.

5. Dovresti prestare molta attenzione all'intonazione e al contenuto principale del messaggio. Ciò influisce sulla posizione delle persone a cui è diretto il messaggio.

6. Approfitta delle opportunità, quando si presentano, per includere nel messaggio qualcosa di utile e di valore per il destinatario. I subordinati rispondono più prontamente a tali messaggi.

7. È necessario stabilire una comunicazione non solo per l'oggi, ma anche per il futuro. Sebbene la comunicazione sia finalizzata principalmente alla risoluzione di problemi immediati, dovrebbe essere organizzata tenendo conto dell'esperienza passata e corrispondere agli interessi e agli obiettivi a lungo termine dell'organizzazione.

Conclusione

È quasi impossibile sopravvalutare l'importanza della comunicazione nella gestione. Quasi tutto ciò che i leader fanno per aiutare un'organizzazione a raggiungere i propri obiettivi richiede una comunicazione efficace. Se le persone non possono condividere le informazioni, non saranno in grado di lavorare insieme, stabilire obiettivi e raggiungerli. Tuttavia, la comunicazione è un processo complesso costituito da passaggi interdipendenti. Ciascuno di questi passaggi è molto necessario per rendere comprensibili i nostri pensieri a un'altra persona. Ogni passo è un punto in cui, se siamo disattenti e non pensiamo a quello che stiamo facendo, il significato potrebbe perdersi.

Secondo una ricerca, i manager dedicano dal 50 al 90% del loro tempo alla comunicazione. Sembra incredibile, ma diventa chiaro se si considera che il manager lo fa per adempiere ai suoi ruoli nelle relazioni interpersonali, nello scambio di informazioni e nei processi decisionali, per non parlare delle funzioni manageriali di pianificazione, organizzazione, motivazione e controllo. Proprio perché lo scambio di informazioni è integrato in tutti i principali tipi di attività di gestione, chiamiamo le comunicazioni un processo di connessione.

Poiché il manager svolge tre dei suoi ruoli e svolge quattro funzioni principali al fine di formulare e raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione, la qualità della comunicazione può influire direttamente sul grado di attuazione degli obiettivi.

Ciò significa che una comunicazione efficace è essenziale per il successo di individui e organizzazioni.

La scarsa comunicazione è una delle principali aree di preoccupazione. Riflettendo profondamente sulla comunicazione a livello dell'individuo e dell'organizzazione, dobbiamo sforzarci di ridurre l'incidenza della comunicazione inefficace e diventare manager migliori e più efficaci. I leader efficaci sono quelli che sono efficaci nella comunicazione. Rappresentano l'essenza del processo di comunicazione, hanno capacità di comunicazione orale e scritta ben sviluppate e comprendono come l'ambiente influisce sullo scambio di informazioni.

La struttura comunicativa, nella misura in cui è sviluppata, aumenta la flessibilità e le capacità di autoregolamentazione dell'organizzazione. È il mezzo principale per formare e migliorare i quadri intermedi. Viene stimolato lo sviluppo delle strutture di comunicazione nelle organizzazioni progresso tecnico e utilizzando tecnologie avanzate.

Elenco delle fonti utilizzate

1. Abchuk VA Gestione: libro di testo. - San Pietroburgo: casa editrice Soyuz, 2002. - 463 p.

2. Bolshakov A.S. Gestione: Esercitazione. - San Pietroburgo: "Peter Publishing House", 2000. - 160 p.

3. Vikhansky O.S., Naumov A.I. Gestione: libro di testo. - 3a ed. - M.: Gardariki, 2003. - 528 p.

4. Gerchikova I.n. Gestione: libro di testo. - 3a ed., rivista. e aggiuntivi - M.: Banche e borse, UNITI, 1997. - 501 p.

5. Krylov A.N. Gestione delle comunicazioni. Teoria e pratica: - M.: Casa editrice del National Institute of Business, 2002. - 228 p.

Blagoveshchensk 2016

INTRODUZIONE

1.1 Il concetto di informazione.

1.2 Proprietà delle informazioni.

1.3 Tipi di informazioni.

SEMIOTICA..

ENTROPIA.

CONCLUSIONE.

APPLICAZIONE.

INTRODUZIONE

CONCETTI GENERALI DI INFORMAZIONI E SCAMBIO DI INFORMAZIONI

Il concetto di informazione

Le informazioni sono intese come informazioni sul mondo circostante, che ha la forma di simboli, entrambi accessibili, comprensibili a una persona e che richiedono analisi, comprensione, decodifica. Le informazioni svolgono un ruolo importante nella gestione. Le informazioni sono necessarie nella preparazione e adozione di una decisione di gestione; le informazioni di feedback sono necessarie per controllare l'esecuzione della decisione; le informazioni sono necessarie anche nello sviluppo piani strategici impresa per raggiungere i suoi obiettivi. Pertanto, consideriamo i concetti di base della teoria dell'informazione. Ora ci sono molte definizioni del concetto di "informazione" e nessuna di esse è generalmente accettata. Questo è naturale, poiché una definizione generalmente accettata appare nella scienza quando diventa classica e cessa di svilupparsi. Fortunatamente, questo non si può dire della scienza dell'informazione.

“Informazioni 1) messaggio, consapevolezza dello stato delle cose, informazioni su qualcosa trasmesse dalle persone; 2) ridotta, rimossa incertezza a seguito della ricezione di un messaggio; 3) un messaggio indissolubilmente legato al controllo, segnali nell'unità di caratteristiche sintattiche, semantiche e pragmatiche; 4) trasferimento, riflesso della diversità in qualsiasi oggetto e processo (natura inanimata e vivente) ".

Parashchenko I.P. in Informazione e Informatica. (Troitsk, 2005) cita a scopo illustrativo alcune delle definizioni raccolte nel lavoro di Melik-Gaykazyan I.V. "Processi informativi e realtà". (Mosca, 1997)

- "L'informazione è la conoscenza trasmessa da qualcun altro o acquisita attraverso la propria ricerca o studio."

- "Informazioni sono le informazioni contenute in questo messaggio e considerate oggetto di trasmissione, archiviazione ed elaborazione."

- "L'informazione in senso ordinario è informazione, notizia, nelle applicazioni scientifiche e tecniche - ciò che porta un segnale".

“L'informazione è la designazione del contenuto derivato da mondo esterno nel processo del nostro adattamento ad esso e dell'adattamento dei nostri sensi ad esso.

- "L'informazione è il contenuto oggettivo della connessione tra oggetti materiali interagenti, manifestata in un cambiamento nello stato di questi oggetti."

- “Informazioni sono dati attuali sulle variabili in un determinato campo di attività, informazioni sistematizzate riguardanti le principali relazioni causali che sono contenute nella conoscenza come concetto di più classe generale, rispetto al quale l'informativa è subordinata.

- "L'informazione è la conoscenza di qualche evento speciale, caso o qualcosa del genere."

Il filosofo russo V. G. Afanasiev nella sua opera “Informazione sociale”, ripubblicata nel 1994, ha descritto l'informazione nel modo seguente: “...L'informazione nel senso più generale del termine è il risultato del riflesso della diversità della realtà, della comunicazione , informazioni a riguardo. Non è materiale, non energetico nella sua essenza, ma una categoria mentale, ideale. Non è inerente a tutta la natura, alla materia, ma solo alla materia vivente e sociale. L'informazione non è solo il risultato della riflessione, non è solo conoscenza. Lei è precisamente messaggi, informazioni, ad es. tale conoscenza che è necessaria e che ha un consumatore. Solo interagendo con il consumatore la conoscenza acquista il carattere di un messaggio, di un'informazione, cioè di diventare informazione. L'informazione è conoscenza che è in costante circolazione, movimento, che viene raccolta, immagazzinata, elaborata, trasmessa e utilizzata (o può essere utilizzata) dal sistema. E non uno qualsiasi, ma solo un sistema di autogoverno ... L'informazione è dove c'è il controllo.

Proprietà delle informazioni

La qualità delle informazioni è determinata secondo quattro criteri principali:

1. Affidabilità - Se i dipendenti riscontrano errori nelle informazioni contenute nel documento, saranno diffidenti nei confronti di tutti i dati ricevuti attraverso di esso.

2. Tempestività - Solo le informazioni ricevute tempestivamente hanno valore. Il dirigente responsabile dell'esecuzione del budget ha bisogno di informazioni aggiornate sul livello dei costi, che gli consentano di rispondere adeguatamente a cambiamenti indesiderati.

3. Volume richiesto - Molti manager soffrono di un eccesso di informazioni, perché non sono in grado di considerarne e utilizzarne grandi quantità. Forse questo significa che è un peccato scegliere un formato per convertire i dati in informazioni di gestione.

4. Significato - Il responsabile della produzione ha bisogno di informazioni sui volumi di produzione, indicatori di fermo macchina; un senior manager ha bisogno di dati più generalizzati. La Figura 1 mostra il processo di conversione dei dati primari in informazioni di gestione attraverso un sistema informativo (SI).

Tipi di informazioni

riflessione meccanica.

Un sasso, urtando contro un muro, lascia da un lato un'ammaccatura, una traccia, e dall'altro si riflette con l'angolo con cui ha colpito il muro, cioè l'angolo di riflessione è uguale all'angolo di incidenza . Il secondo esempio di riflessione meccanica è la riflessione speculare, cioè nello specchio vediamo una copia, un'immagine, un segno, un'impronta dell'oggetto che si riflette nello specchio. Ma, naturalmente, vediamo solo le caratteristiche esterne riflesse nello specchio; la riflessione speculare è un passo verso altre riflessioni fisiche. C'è un riflesso meccanico, c'è un riflesso fisico.

riflessione fisica

Questa è solo l'interazione di particelle elementari di diversi campi: campi elettromagnetici e di altro tipo, e l'apparizione di alcuni nuovi fenomeni, la ricezione di alcune nuove interazioni.

riflessione chimica.

L'atomo di ossigeno riceve un segnale dall'atomo d'oro e "capisce" che non puoi cucinare il porridge con l'oro, l'oro non entrerà in contatto con l'ossigeno e non c'è interazione. L'oro non è ossidato dall'ossigeno. E quando l'ossigeno riceve un segnale dall'idrogeno, si verifica una connessione piuttosto violenta. Ad esempio, questa connessione può avvenire attraverso un'esplosione, se una proporzione appropriata di idrogeno e ossigeno si accumula in un contenitore o in un appartamento, si ottiene un'esplosione. Oppure, l'idrogeno e l'ossigeno si combinano per dare calore. Su questa base vengono creati bruciatori ossigeno-idrogeno, che danno temperature fino a 3000 gradi, fondono e cuociono i metalli. Ma, a quanto pare, gli stessi segnali o approssimativamente gli stessi segnali vengono ricevuti da qualsiasi altro atomo e molecola, a seguito della quale si verificano interazioni chimiche.

SEMIOTICA

La semiotica trova i suoi oggetti ovunque: nel linguaggio, nella matematica, finzione, in un'unica opera letteraria, nell'architettura, nella pianificazione degli appartamenti, nell'organizzazione familiare, nei processi subconsci, nella comunicazione animale, nella vita vegetale.

Ma ovunque sia il suo soggetto immediato Sistema informativo, cioè un sistema che trasporta informazioni e il nucleo elementare di tale sistema è un sistema di segni.

Qualunque siano tali sistemi - siano essi operanti nella società, nella natura o nell'uomo (il suo organismo, il pensiero e la psiche) - sono oggetto di semiotica.

I tre lati del triangolo di Frege danno tre sezioni di semiotica, che C. Morris ha dato i seguenti nomi:
1. Sintassi. Studia la relazione tra i segni, anche nella catena del discorso (o la sfera delle relazioni interne tra i segni). La sintattica può essere caratterizzata dal rapporto di espressione, che si realizza tra una parola e un concetto.
2. Semantica. Studia il rapporto tra i segni e l'oggetto designato; o il rapporto tra i segni e i loro oggetti. Cioè, la sfera di interesse della semantica è nello studio del rapporto tra la cosa e la parola, che si realizza attraverso il rapporto di designazione.
3. Pragmatica (che studia la relazione tra un segno e una persona, o la relazione tra i segni e chi li usa, la relazione tra una cosa e un concetto, cioè la pragmatica può essere caratterizzata attraverso la relazione “ha senso”).

Tutte le informazioni che circolano nei circuiti esterni ed interni possono essere suddivise in tre flussi informativi:

1. Dal tipo di conoscenza incorporata nei prodotti ad alta intensità scientifica;

2. Conoscenze professionali umane (brevetti, licenze, invenzioni, abilità e tecniche);

3. Arte, metodi e tecnologia soluzione pratica compiti della moderna gestione aziendale.

Nella letteratura straniera, il terzo flusso informativo è rappresentato da una combinazione delle seguenti componenti:

o management (gestione dell'impresa, del personale e della produzione);

o marketing (gestione sviluppo prodotto e mercato di vendita);

o targeting (programmi di targeting a lungo termine per conquistare i mercati di vendita in un altro paese).

Così, risorse informative, che si fondano sull'essenza e sui modelli di sviluppo del concetto di informazione, costituiscono una risorsa strategica e consentono:

o sviluppare obiettivi strategici e tattici;

o attuare programmi (piani) per raggiungere gli scopi e gli obiettivi;

o accettare decisioni di gestione sul coordinamento delle azioni delle divisioni sulla base del monitoraggio delle informazioni;

o migliorare il sistema di gestione sulla base della sua diagnostica;

o sviluppare processi di informatizzazione basati sul miglioramento della propria infrastruttura (Fig. 2).

ENTROPIA

L'entropia (informazione) è una misura della casualità delle informazioni, l'incertezza dell'aspetto di qualsiasi carattere dell'alfabeto primario. In assenza di perdita di informazioni, è numericamente uguale alla quantità di informazioni per simbolo del messaggio trasmesso

Ad esempio, nella sequenza di lettere che compongono una frase in russo, lettere diverse compaiono con frequenze diverse, quindi l'incertezza di occorrenza per alcune lettere è minore che per altre. Se teniamo conto che alcune combinazioni di lettere (in questo caso si parla di entropia dell'ordine n-esimo, vedi sotto) sono molto rare, allora l'incertezza diminuisce ancora di più.

Per illustrare il concetto di entropia informativa, si può anche ricorrere a un esempio tratto dal campo dell'entropia termodinamica, chiamato demone di Maxwell. I concetti di informazione ed entropia hanno profonde connessioni tra loro, ma nonostante ciò, lo sviluppo delle teorie della meccanica statistica e della teoria dell'informazione ha richiesto molti anni per farle corrispondere tra loro.

CONCLUSIONE

In questo lavoro del corso, abbiamo esaminato i concetti di informazione e l'importanza della comunicazione per funzionamento efficiente responsabile dell'organizzazione. Senza conoscenze e abilità speciali, è impossibile gestire le persone; Ci sono varie barriere lungo la strada.

I leader di talento sono interessati a mantenere i contatti con dipendenti e clienti e a plasmare la direzione delle loro aziende. E tali contatti devono essere effettuati continuamente, il che significa che i leader devono aver sviluppato capacità interpersonali.

Ho stabilito (credo) che l'informazione sia fondamentale per la gestione di un'organizzazione. Anche quella comunicazione è un processo in cui due o più persone si scambiano e comprendono le informazioni ricevute, il cui scopo è motivare o influenzare un determinato comportamento.

Un manager che non ascolta nessuno è come un venditore di auto usate che dice: "Vendo! Non vogliono comprare". La comunicazione manageriale è una strada a doppio senso che richiede ascolto e altre forme di feedback. La conoscenza acquisita dai manager dalla comunicazione personale con i dipendenti forma la loro comprensione della vita dell'azienda. Credo che con questa conoscenza, i manager nel processo di comunicazione siano in grado di influenzare le menti dei subordinati, oltre a lavorare efficacemente con i clienti.

Pertanto, è molto importante mantenere uno spirito aziendale "sano" nell'organizzazione attraverso riunioni regolari, corsi di formazione ed eventi congiunti per dipendenti di diversi dipartimenti. Dopotutto, solo il lavoro coordinato di tutte le parti di un tutto può portare al buon funzionamento dell'organizzazione.

APPLICAZIONE

Glossario

Gestione- Gestione obbligatoria dell'attività economica, che a sua volta è un tipo autonomo di attività professionale.

Sfera di gestione- questa è l'attività delle imprese che agiscono nel meccanismo di mercato come entità economiche indipendenti.

Oggetto di gestione – attività economica, l'impresa nel suo insieme o la sua divisione separata.

Manager- un manager professionale appositamente formato che è uno specialista in questo campo. Si tratta di una persona che ricopre una posizione dirigenziale permanente ed è autorizzata a prendere decisioni su attività specifiche di un'organizzazione operante in a economia di mercato.

Fasi di gestione.

1.Gestione strategica- sviluppo degli obiettivi di gestione, previsione e pianificazione a lungo termine delle azioni di gestione.

2.gestione operativa– tempestivo processo decisionale in relazione alle mutevoli condizioni esterne e ambiente interno organizzazioni.

3.Controllo- confrontare i risultati conseguiti con il piano e sviluppare misure correttive per eliminare errori indesiderati e conseguenze delle attività.

Ambito di gestione:

– economico;

– socio-psicologico;

– legale;

- organizzativo e tecnico.

Campo di attività economica- gestione processo produttivo. L'attività del manager è coordinare le risorse materiali e di manodopera per raggiungere gli obiettivi al minor costo.

Oggetto della gestione- una persona fisica o giuridica che esercita un'influenza di potere.

Oggetto di controllo- ciò che è diretto dall'influenza dell'oggetto di controllo. L'oggetto del controllo può essere fisico e persone giuridiche, sistemi e processi sociali, socio-economici.

meccanismo di controlloÈ l'ambiente in cui si svolgono le attività di gestione. Tale ambiente di controllo è il sistema di controllo e la tecnologia di controllo.

Due interpretazioni del concetto di "gestione":

1) come processo di gestione di un'organizzazione - attività di gestione;

2) come meccanismo di controllo. il processo di gestione e il meccanismo di gestione devono corrispondere tra loro e gli obiettivi della gestione come tipo di attività.

MINISTERO DELL'ISTRUZIONE E DELLA SCIENZA DELLA REGIONE DELL'AMUR ISTITUTO AUTONOMO EDUCATIVO PROFESSIONALE STATALE DELLA REGIONE DELL'AMUR

"COLLEGIO PEDAGOGICO AMUR"

Informazioni sulla comunicazione nella gestione dell'organizzazione

Lavoro del corso

Blagoveshchensk 2016

INTRODUZIONE

CONCETTI GENERALI DI INFORMAZIONI E SCAMBIO DI INFORMAZIONI..

1.1 Il concetto di informazione.

1.2 Proprietà delle informazioni.

1.3 Tipi di informazioni.

1.4. Cos'è lo scambio di informazioni.

1.5. Funzioni di scambio di informazioni.

DI QUALI INFORMAZIONI HANNO BISOGNO I DIPENDENTI PER LAVORARE CON SUCCESSO IN CONFORMITÀ CON GLI OBIETTIVI DELL'AZIENDA..

1.1. Lo scopo dell'azienda dovrebbe essere noto a tutti i dipendenti. La presenza di un obiettivo generale determina la definizione di obiettivi intermedi e definisce quindi la struttura dell'azienda, le fasi di lavoro dell'intera azienda nel suo insieme e le sue divisioni.

1.2. Tutti i dipendenti devono comprendere lo scopo dell'azienda. Gli obiettivi non solo dovrebbero essere conosciuti, ma dovrebbero essere realizzati da tutti i dipendenti. Poiché è la consapevolezza che ti consente di vedere il sistema delle priorità dell'obiettivo, l'utilità soggettiva.

1.3. I dipendenti devono avere accesso alle informazioni sui mezzi per raggiungere l'obiettivo. L'obiettivo può essere raggiunto con vari mezzi. I mezzi specifici sono determinati non tanto dall'obiettivo quanto da condizioni, circostanze e opportunità.

1.4. I dipendenti devono avere accesso alle informazioni necessarie per il processo decisionale indipendente per raggiungere l'obiettivo. La consapevolezza dell'obiettivo e la scelta dei mezzi precedono attività e comportamenti specifici.

SEMIOTICA..

ENTROPIA.

LA RETE DI COMUNICAZIONE NELL'ORGANIZZAZIONE..

LA TECNOLOGIA DI GESTIONE COME PROCESSO INFORMATIVO.

CONCLUSIONE.

ELENCHI DI LETTERATURA USATA..

APPLICAZIONE.

INTRODUZIONE

IN società moderna Una delle questioni fondamentali è la comunicazione. Nelle organizzazioni, questo problema risulta essere la mancanza di comprensione del fatto che la comunicazione non è solo uno scambio di informazioni, ma un processo interpersonale dinamico di scambio di comportamenti. Di tutti processi organizzativi le comunicazioni, forse, occupano un posto centrale, cardine, poiché sono alla base della vita di un'organizzazione. Il processo decisionale è spesso definito come una scelta tra due o più alternative. Tuttavia, in realtà, questo è un processo di raccolta ed elaborazione delle informazioni, sviluppo di alternative e scelta di una di esse e, soprattutto, questa è l'attuazione della decisione. L'interazione di gestione viene effettuata nell'organizzazione a vari livelli e in ciascuno di essi si verificano conflitti. I conflitti sono considerati oggi come una fonte di sviluppo individuale e organizzativo, poiché nel corso della risoluzione dei conflitti nasce una nuova situazione.

Scopo della scrittura tesinaè determinare il posto dell'informazione e della comunicazione nella gestione dell'organizzazione.

I compiti del lavoro sono scoprire esattamente come le informazioni contribuiscono al normale funzionamento dell'azienda, quale ruolo svolge nella gestione, come un manager può lavorare efficacemente con l'aiuto della comunicazione.

1. Il concetto e le caratteristiche della comunicazione.

2. Migliorare le comunicazioni organizzative.

3. Il concetto di informazione, il suo significato nel processo di gestione.

Il concetto e le caratteristiche della comunicazione

La gestione è un processo che garantisce che le persone eseguano determinate azioni e la base di questo processo è la comunicazione.

Il problema delle comunicazioni efficaci è uno di quelli chiave nelle attività dei manager, poiché sono utilizzate per scambiare messaggi espressi in vari simboli e hanno un certo carico semantico.

Comunicazioni- questo è lo scambio di informazioni, sulla base del quale il manager riceve i dati necessari per prendere decisioni e li porta ai dipendenti dell'organizzazione.

Comunicazione effettiva(cioè quello che porta al tipo di comportamento desiderato del destinatario) ha 4 fasi:

1. Garantire l'attenzione del destinatario(garantire la disponibilità del destinatario a ricevere informazioni). Il processo di comunicazione può essere interrotto già nella prima fase, se il mittente non riesce a vincere la concorrenza dei messaggi, intesa come l'impatto simultaneo sul destinatario di più fonti di informazione.

2. Assicurare la comprensione dell'essenza del messaggio. Molte comunicazioni falliscono in questa fase, quindi il manager, utilizzando i canali di feedback, deve assicurarsi che i subordinati comprendano l'essenza del messaggio.

3. Riconoscimento. Questa fase consiste nell'assicurare la disponibilità del destinatario ad obbedire (a fare ciò che gli viene richiesto in relazione alla notifica ricevuta).

4. Azione. Questa è l'ultima fase di una comunicazione efficace. Prevede il compimento da parte del destinatario di determinati atti sulla base dei requisiti comunicati. Il modo più efficace per attuare questa fase è convincere i subordinati che esiste una connessione tra gli obiettivi dell'organizzazione e le esigenze dei dipendenti.

Comunicazione- questo è il processo di scambio di informazioni, compresi i soggetti della comunicazione (mittente e destinatario), il metodo di comunicazione e l'oggetto della comunicazione (informazioni trasmesse).

Esigenze di comunicazione dell'organizzazione dipende da:

Caratteristiche dell'ambiente esterno dell'organizzazione (il suo dinamismo, complessità, incertezza)

Attività risolte dall'organizzazione (ad esempio, se l'attività è rilasciare file di alta qualità nuovo prodotto, conquistare nuovi mercati di vendita, modernizzare la produzione, diversificare le attività, allora il bisogno di comunicazione aumenta a dismisura);

Le principali caratteristiche dell'organizzazione: scala, struttura, scopo, natura dei prodotti (servizi), grado di diversificazione, posizione nel settore, ecc.

Mezzi di comunicazione comprendono i mezzi tecnici di comunicazione (telefono, telefax, telex, posta, e-mail), nonché promemoria, relazioni, materiale di riferimento e promozionale.

Classificazione delle comunicazioni effettuato in funzione di:

mezzi di comunicazione;

Obiettivi e obiettivi da risolvere nel processo di comunicazione;

I soggetti della comunicazione (esterna e interna).

♦ comunicazioni tra l'organizzazione e il suo ambiente esterno (comunicazioni esterne)

♦ comunicazioni tra livelli e funzioni dell'organizzazione (comunicazioni interne). Questi includono la comunicazione verso l'alto, tra diversi reparti, il leader-pidpeglia, la comunicazione tra il leader e il gruppo di lavoro, la comunicazione informale.

Comunicazioni esterneè lo scambio di informazioni tra un'organizzazione e il suo ambiente esterno. Qualsiasi organizzazione non esiste isolatamente, ma in interazione con il suo ambiente esterno. Da quali fattori di questo ambiente (consumatori, concorrenti, autorità regolamento statale, ecc.) hanno il maggiore impatto sull'operato dell'organizzazione ei suoi risultati dipendono dalla natura e dalle modalità della sua comunicazione (Fig. 17.1).

Riso. 17.1. Soggetti delle comunicazioni esterne dell'organizzazione

Comunicazioni interne sono scambi di informazioni effettuati tra elementi dell'organizzazione. All'interno dell'organizzazione, gli scambi di informazioni avvengono tra livelli di gestione (comunicazioni verticali) e tra reparti (comunicazioni orizzontali) (Fig. 17.2). Comunicazione tra i livelli nelle organizzazioni includono:

comunicazione tra i diversi reparti(divisioni) - le organizzazioni hanno bisogno di comunicazioni orizzontali. Poiché un'organizzazione è un sistema di elementi correlati, la direzione deve garantire che gli elementi speciali lavorino insieme per spostare l'organizzazione nella giusta direzione. Servizi aggiuntivi dalle comunicazioni orizzontali sono nella formazione di relazioni paritarie - una componente importante della soddisfazione dei dipendenti dell'organizzazione;

responsabile della comunicazione - subordinatoè la componente più ovvia della comunicazione in un'organizzazione. Alcuni dei molti tipi di scambio di informazioni tra un leader e un subordinato sono legati alla manifestazione di compiti, priorità e risultati attesi; garantire il coinvolgimento nella risoluzione dei compiti del dipartimento; discutere di problemi di prestazioni; ottenere riconoscimenti e premi ai fini della motivazione;

comunicazione tra il leader e il gruppo di lavoro- consentire al leader di aumentare l'efficacia delle azioni del gruppo. Poiché tutti i membri del gruppo partecipano allo scambio di informazioni, ognuno ha l'opportunità di parlare di nuovi compiti e priorità per il dipartimento, di come dovrebbero lavorare insieme.

Riso. 17.2. Soggetti della comunicazione interna dell'organizzazione

Le comunicazioni interne si dividono in due tipi di comunicazioni: formale e informale .

Comunicazioni formali previsto dalla struttura organizzativa. Sotto le comunicazioni formali comprendere lo scambio di informazioni effettuato tra gli elementi dell'organizzazione. Si dividono in verticali, orizzontali e diagonali.

A comunicazioni verticali appartengono alla comunicazione dall'alto verso il basso e dal basso verso l'alto, ovvero le informazioni vengono trasmesse dall'alto verso il basso dalla direzione ai subordinati. Pertanto, i dipendenti dell'organizzazione vengono informati sui nuovi obiettivi strategici e tattici, compiti specifici per un certo periodo, modifiche alle regole, istruzioni.

Se un'organizzazione è composta da più dipartimenti che devono coordinare le proprie azioni, ciò rende necessario scambiarsi informazioni tra loro. Pertanto, vi è la necessità di comunicazioni orizzontali. Queste comunicazioni sono effettuate tra persone allo stesso livello della gerarchia. Questo scambio di informazioni garantisce il coordinamento delle attività (ad esempio, tra i vicepresidenti del marketing, della finanza, della produzione).

Comunicazioni diagonali sono svolti tra persone a diversi livelli gerarchici (ad esempio, tra unità di linea e di sede, quando i servizi di sede gestiscono lo svolgimento di determinate funzioni). Tali comunicazioni sono anche caratteristiche delle comunicazioni tra divisioni lineari, se una di esse è la principale in determinata funzione.

Le comunicazioni sono divise in due grandi classi: orale e scritta.

Comunicazioni orali si svolgono durante conversazioni faccia a faccia, discussioni di gruppo, conversazioni telefoniche, ecc., in cui la lingua parlata viene utilizzata per trasmettere significato. Vantaggio principale comunicazioni oraliè che forniscono un feedback immediato e reciprocità sotto forma di domande verbali o contratti verbali, espressioni facciali e gesti. Le comunicazioni orali (tutto ciò che il mittente deve fare è parlare) lo sono conversazioni telefoniche, spettacolo pubblico, riunioni, ecc. L'aspetto positivo di tali comunicazioni è il risparmio di tempo, fornendo una comprensione reciproca più profonda.

Comunicazioni scritte- si tratta di note, lettere, rapporti, registrazioni, ecc. Con il loro aiuto è possibile risolvere molti problemi associati alle comunicazioni orali.

Uno dei maggiori svantaggi delle comunicazioni scritte è che ritardano il feedback e la reciprocità. Quando un dirigente invia lettere ad un altro, questa lettera deve essere scritta o dettata, stampata, spedita, aperta e letta. Se le informazioni nella lettera sono incomprensibili, puoi dedicare qualche giorno a scoprirlo. Naturalmente, anche la comunicazione scritta presenta alcuni vantaggi. Sono abbastanza affidabili: registrano costantemente relazioni reciproche. Il mittente può utilizzare il tempo per raccogliere ed elaborare informazioni.

Processo di comunicazioneè lo scambio di informazioni tra due o più persone.

Funzioni di base del processo di comunicazione sono da raggiungere Comunità sociale pur mantenendo l'individualità di ciascuno dei suoi elementi.

L'obiettivo principale del processo di comunicazione- garantire la comprensione delle informazioni oggetto dello scambio, ovvero messaggi. Tuttavia, il fatto stesso dello scambio di informazioni non garantisce l'efficacia della comunicazione tra le persone che hanno partecipato allo scambio.

Il processo di comunicazione rappresenta il processo di movimento delle informazioni nella catena "mittente - canale - destinatario".

Durante lo scambio di informazioni, otto elementi fondamentali :

1. Mittente- un trasmettitore che genera idee o raccoglie informazioni e le trasmette. Può essere un individuo o un gruppo di persone che lavorano insieme.

Nello scambio di informazioni, il mittente e il destinatario attraversano diverse fasi interconnesse: la nascita di un'idea, la codifica e la selezione del canale, la trasmissione, la decodifica. Lo scambio di informazioni inizia con la formulazione di un'idea o la selezione di informazioni.

2. Codifica- questo è il processo di conversione delle idee in simboli, immagini, disegni, forme, suoni, discorsi, ecc. Cioè, prima di trasmettere un'idea, il mittente deve codificarla usando simboli, usando parole, intonazioni, gesti (linguaggio del corpo) per questo e fornire buone idee di "imballaggio". Questa codifica trasforma un'idea in un messaggio.

3. Messaggio- questo è un insieme di caratteri, le informazioni effettive codificate con l'aiuto di caratteri e trasmesse al destinatario. È a questo scopo che si compie l'atto di comunicazione. Molti messaggi vengono trasmessi sotto forma di caratteri linguistici. Tuttavia, i simboli possono anche essere non verbali, come immagini grafiche, gesti, espressioni facciali e altri movimenti corporei.

4. Canali di trasmissione - il mezzo con cui un segnale viene inviato da un mittente a un destinatario. I divani si dividono in media e divani interpersonali. Il mittente deve scegliere un canale: materiale parlato e scritto, comunicazioni elettroniche, posta elettronica, videocassette e videoconferenza.

5. Decodifica Il processo mediante il quale il destinatario di un messaggio traduce i caratteri ricevuti in informazioni specifiche e ne interpreta il significato.

6. Destinatario- il pubblico di destinazione o la persona a cui è assegnata l'informazione e come essa interpreta.

7. Feedback- la totalità della reazione del delimitatore del messaggio dopo aver familiarizzato con il suo contenuto. Si possono osservare tre tipi principali di risultati della comunicazione: cambiamenti nella conoscenza del destinatario, cambiamenti negli atteggiamenti del destinatario, cambiamenti nel comportamento del destinatario del messaggio.

Dal punto di vista del gestore, la comunicazione dovrebbe essere considerata efficace se il destinatario ha dimostrato di aver compreso l'idea intraprendendo le azioni attese dal mittente.

8. Feedback- parte della risposta del destinatario che viene inviata al mittente. Caratterizza il grado di comprensione o incomprensione delle informazioni. Il feedback può essere verbale e non verbale (sorriso, cenno del capo, stretta di mano, gesto negativo, ecc.).

Ministero dell'Istruzione e della Scienza della Federazione Russa

Istituto di istruzione di bilancio dello Stato federale

Istruzione superiore e professionale

"Università tecnica statale Magnitogorsk

loro. G.I. Nosov"

Dipartimento di Stato e Amministrazione Comunale

e gestione del personale

CORSO DI LAVORO

Per disciplina: Fondamenti di teoria del management

Sul tema: Il ruolo della comunicazione nel management

Artista: Karimova Alina Ildarovna

Responsabile: Ritter Irina Vladimirovna

Magnitogorsk, 2014

INTRODUZIONE

La comunicazione gioca un ruolo importante nel processo di gestione. Agiscono come un processo di collegamento necessario al manager per svolgere azioni manageriali. Quasi l'80% del tempo di lavoro dei dirigenti è dedicato alla comunicazione, dato che devono comunicare in ruoli interpersonali, informativi e decisionali, nonché per tutte le funzioni manageriali. La qualità dello scambio di informazioni influisce direttamente sul grado di attuazione degli obiettivi dell'organizzazione. Lo scambio di informazioni è integrato in tutti i principali tipi di attività di gestione, motivo per cui questo argomento è il più rilevante oggi.

Spesso si presume irragionevolmente che un sistema di comunicazione efficace si sviluppi "da solo" non appena a un gruppo di artisti viene affidato un compito comune. In molti casi, anche tentativi attivi e mirati di creare un clima favorevole per le comunicazioni non danno il risultato sperato. Secondo i sondaggi di opinione, il 73% dei leader americani, il 63% dei britannici, l'85% dei giapponesi considerano la scarsa comunicazione il principale ostacolo al raggiungimento dell'efficacia delle proprie organizzazioni. La comunicazione inefficace è una delle principali cause dei problemi di gestione. A sua volta, l'efficacia delle comunicazioni dipende interamente dall'efficacia del manager che lavora, dalle sue capacità manageriali.

Per fare questo, il leader deve:

Conoscere il meccanismo di sviluppo dei processi di comunicazione, la natura dell'influenza condizioni esterne sui risultati raggiunti.

Avere le competenze necessarie per comunicare in modo efficace.

In situazioni difficili, può anche richiedere una persona speciale nell'organizzazione, a cui dovrebbe essere assegnata la responsabilità di studiare e migliorare i sistemi di comunicazione nell'organizzazione.

È quasi impossibile sopravvalutare l'importanza della comunicazione nella gestione. Quasi tutto ciò che i leader fanno per aiutare un'organizzazione a raggiungere i propri obiettivi richiede una comunicazione efficace. Se le persone non possono condividere informazioni, è chiaro che non saranno in grado di lavorare insieme, formulare obiettivi e raggiungerli.

L'oggetto dello studio è l'analisi del sistema di comunicazione dell'impresa JSC "Bashkirenergo". L'oggetto dello studio è la comunicazione nella gestione presso JSC "Bashkirenergo". Lo scopo del lavoro del corso è studiare le comunicazioni nel campo della gestione.

Per raggiungere questo obiettivo, è necessario risolvere i seguenti compiti nel lavoro:

˗ definire le comunicazioni, evidenziarne la natura e la complessità;

˗ considerare l'importanza della comunicazione in un'organizzazione;

˗ divulgare il contenuto del processo di comunicazione e considerare gli ostacoli alla comunicazione;

˗ considerare vari specie esistenti comunicazioni;

˗ individuare modi per migliorare la comunicazione all'interno dell'organizzazione;

˗ caratterizzare le attività dell'impresa JSC "Bashkirenergo";

˗ identificare un'analisi del miglioramento delle comunicazioni presso l'impresa di JSC "Bashkirenergo".

Nel corso vengono utilizzati i seguenti metodi: analisi, descrizione, previsione, confronto.

Pertanto, la comunicazione è un processo complesso costituito da passaggi interdipendenti. Ciascuno di questi passaggi è necessario per rendere comprensibili i nostri pensieri a un'altra persona. Ogni passo è un punto in cui, se siamo disattenti e non pensiamo a quello che stiamo facendo, il significato può perdersi.

1. COMUNICAZIONI NELL'ORGANIZZAZIONE

1 Essenza, problemi e ruolo della comunicazione

La maggior parte dei suoi Vita di ogni giorno una persona spende in organizzazioni: scuole, aziende, ecc. Viviamo in una società fatta di organizzazioni. Quasi ognuno di noi è membro di una o più organizzazioni in cui è la comunicazione a rivitalizzare la struttura organizzativa.

La comunicazione è:

trasferimento di informazioni (idee, immagini, valutazioni, atteggiamenti) da persona a persona;

l'interazione mediante la quale le informazioni vengono trasmesse e ricevute; il processo di trasmissione e ricezione delle informazioni;

una linea o un canale che collega i partecipanti allo scambio di informazioni.

La gestione nell'organizzazione viene effettuata attraverso le persone. Uno degli strumenti di gestione più importanti nelle mani di un manager sono le informazioni a sua disposizione. Utilizzando e trasmettendo queste informazioni, oltre a ricevere feedback, organizza, dirige e motiva i subordinati. Molto dipende dalla sua capacità di veicolare le informazioni in modo tale da ottenerne la percezione più adeguata da parte di coloro ai quali sono destinate.

Si distinguono le seguenti caratteristiche della comunicazione tra le persone:

la possibilità di influenza reciproca dei partner l'uno sull'altro attraverso un sistema di segni (comunicazioni verbali e non verbali);

influenza comunicativa solo se esiste un sistema unico o simile di codifica e decodifica per chi comunica (chi invia l'informazione) e chi riceve (chi la riceve);

possibilità di barriere comunicative.

Secondo Vikhansky O.S. Il termine "comunicazione" deriva dal latino. "communis", che significa "generale": il mittente dell'informazione cerca di stabilire una "comunità" con il destinatario dell'informazione. Da qui, la comunicazione può essere definita come il trasferimento non solo di informazioni, ma di significato o significato attraverso simboli.

Il termine "comunicazione" divenne ben presto un'accettazione generale, ma la sua diffusione non significava affatto che la comunicazione fosse diventata una delle componenti importanti della ricerca sociale. Solo lo sviluppo di vari concetti di organizzazioni ha dato rilevanza ai problemi associati alla costruzione e al funzionamento delle reti di comunicazione.

Una comunicazione interpersonale efficace è importante per il successo nella gestione per una serie di motivi. Innanzitutto, la soluzione di molti compiti manageriali sono costruiti sull'interazione diretta delle persone (un capo con un subordinato, un subordinato con un altro subordinato) nell'ambito di vari eventi. In secondo luogo, la comunicazione interpersonale lo è il modo migliore discutere e risolvere questioni caratterizzate da incertezza e ambiguità.

Parlando del ruolo della comunicazione in un'organizzazione, va notato che la formazione di reti di comunicazione e la creazione di condizioni per il buon funzionamento delle comunicazioni in un'organizzazione costituiscono uno dei compiti più importanti della gestione. Lo scambio di informazioni, infatti, è incluso come collegamento essenziale in tutte le principali attività dell'organizzazione, pertanto, se i collegamenti di comunicazione (sia interni che esterni) non esistono o non funzionano, ciò influisce negativamente sul funzionamento dell'intera organizzazione.

Ciò è dovuto a una serie di motivi:

i capi dei dipartimenti dell'organizzazione devono dedicare molto tempo alla ricerca delle informazioni necessarie e alla loro elaborazione;

si verifica la duplicazione delle informazioni, poiché le stesse informazioni entrano nel dipartimento dell'organizzazione e nella sua gestione da fonti diverse;

in alcuni reparti e in alcuni dirigenti c'è carenza di informazioni, mentre in altri reparti può verificarsi un sovraccarico di informazioni;

i dipendenti dell'organizzazione sono poco consapevoli delle sue attività, piani, orientamento e situazione in ambiente esterno, che influisce negativamente sui processi di integrazione, sull'esatta attuazione delle istruzioni della direzione, ecc.

A questo proposito, uno dei principali obiettivi del management in un'organizzazione è creare un sistema di comunicazione, avviarlo e controllarne il normale funzionamento. L'implementazione delle comunicazioni in alcuni casi è irta di difficoltà significative:

Se due persone hanno una significativa divergenza di opinioni su qualsiasi questione, solo l'istituzione di una comunicazione bidirezionale lo chiarirà. La pubblicazione di diversi punti di vista porta spesso alla formazione di visioni polari, quando le parti assumono posizioni estreme. Sotto l'influenza della minaccia di potenziali problemi, inevitabili in caso di perdita, i partecipanti alla discussione spesso “scartano” la logica e la razionalità e passano all'argomentazione difensiva: si concentrano sulle qualità personali del “nemico”, selettivamente usa i fatti che hanno, sforzati di controllarti e sopprimere le emozioni negative. L'argomentazione difensiva evita rischi e manifestazioni di incompetenza, ma il motivo principale del suo utilizzo è il desiderio di controllare la situazione e il desiderio di prendere il sopravvento, che porta a una diminuzione dell'efficacia delle comunicazioni. Secondo possibile problema- dissonanza cognitiva (cognitiva), ad es. conflitto interno e ansia che sorgono quando le persone ricevono informazioni che non sono coerenti con i loro sistemi di valori, decisioni precedenti o altri dati a loro noti. Poiché il suo verificarsi provoca una sensazione di disagio, una persona cerca di liberarsene o almeno di ridurlo. Forse cercherà di ottenere nuovi input di comunicazione, cambiare l'interpretazione dei dati ricevuti o decidere se apportare modifiche al sistema di valori. Forse l'individuo si rifiuta semplicemente di credere alle informazioni dissonanti o le ignora. Quando si prende contatto, il mittente deve prestare particolare attenzione, poiché le comunicazioni sono sia una potente forma di auto-rivelazione ad altre persone sia una fonte di possibile valutazione del comunicatore da parte di altri. Nel corso della comunicazione, non solo riveliamo qualcosa ad altre persone (contenuto), ma mentre trasmettiamo un messaggio (parlare), i destinatari ci danno una certa valutazione. Questo aspetto della comunicazione incoraggia il mittente a pensare a salvare la faccia, ad es. cerca di impedire ad altre persone di criticare se stesso. Le valutazioni negative mettono a repentaglio soprattutto l'autostima dell'individuo. A volte lo stesso "critico" si rammarica, dicendo qualcosa che contraddice la nostra idea di se stesso. Sebbene tali messaggi "deplorevoli" vengano spesso consegnati involontariamente, di solito provocano rancore nel destinatario, creando tensione nella relazione, che a volte porta alla loro rottura. I messaggi "sfortunati" includono, ad esempio. Grossi errori verbali, attacchi personali, affermazioni stereotipate diffamatorie, critiche sarcastiche o informazioni pericolose. Molto spesso, questo tipo di messaggi viene trasmesso durante un confronto emotivo. I problemi associati alla creazione di comunicazioni efficaci possono essere suddivisi in due gruppi principali: i problemi delle comunicazioni strutturali ei problemi che sorgono nel corso della comunicazione interpersonale.

Pertanto, parlando del ruolo della comunicazione in un'organizzazione, va notato che la formazione di reti di comunicazione e la creazione di condizioni per il buon funzionamento delle comunicazioni in un'organizzazione sono uno dei compiti più importanti della gestione, ma abbiamo anche incontrato problemi che sorgono e ostacolano il processo di comunicazione.

2 Processo di comunicazione in un'organizzazione

Organizzazione: un sistema stabile di individui che lavorano insieme sulla base di una gerarchia di ranghi e di una divisione del lavoro per raggiungere obiettivi comuni. La comunicazione è un sistema vitale di un'organizzazione: se in qualche modo elimini il flusso di messaggi in un'organizzazione, cesserà di esistere. La comunicazione permea tutte le attività di un'organizzazione, è un importante strumento di lavoro per far percepire alle persone i propri ruoli organizzativi e per l'integrazione delle unità organizzative. Dal punto di vista della teoria sistemi aperti l'organizzazione è rappresentata da una rete sviluppata di canali di comunicazione progettati per raccogliere, organizzare e analizzare le informazioni sull'ambiente esterno, nonché per trasmettere messaggi elaborati all'ambiente. La comunicazione è il filo conduttore che collega le parti interdipendenti di un'organizzazione. Non appena la comunicazione viene sospesa, l'attività organizzativa cessa di esistere. Invece, ricompare l'attività non coordinata degli individui. La comunicazione non è solo un elemento essenziale del funzionamento interno di un'organizzazione, ma svolge un ruolo vitale nello scambio di informazioni tra l'organizzazione e l'ambiente. Il sistema di comunicazione serve come mezzo per includere le organizzazioni nel loro ambiente esterno. Le comunicazioni all'interno delle organizzazioni e tra un'organizzazione e il suo ambiente costituiscono insieme quella che viene chiamata comunicazione organizzativa. Va notato che il processo di comunicazione nell'organizzazione, di norma, è ordinato e condizionato da una certa regolamentazione e prevedibilità. La base del processo di gestione è l'interazione tra gli elementi della struttura di gestione - unità, posizioni, individui, effettuata con l'ausilio di canali di comunicazione che li collegano, creati nel processo di contatti personali, scambio di documenti, funzionamento mezzi elettronici, comunicazioni, ecc. L'obiettivo principale del processo comunicativo è garantire la comprensione delle informazioni oggetto della comunicazione. Tuttavia, il mero fatto dello scambio di informazioni non garantisce l'efficacia della comunicazione. Per comprendere meglio il processo di scambio di informazioni e le condizioni per la sua efficacia, prenderemo in considerazione gli elementi e le fasi principali del processo di comunicazione. Ci sono quattro componenti principali del modello di comunicazione: fonte, messaggio, canale e destinatario. Poiché questi componenti sono presenti in quasi tutti gli atti di comunicazione, questo semplice modello di comunicazione viene spesso definito ISPC.

La fonte è l'originatore del messaggio. È la principale responsabilità per la preparazione del messaggio. Possono essere individui o gruppi di individui che lavorano insieme, così come Istituzione pubblica o organizzazione.

Un messaggio è uno stimolo che una fonte trasmette a un destinatario. È per questo che si compie l'atto della comunicazione, e in questo atto si trasmette una certa idea. I messaggi sono costituiti da caratteri che hanno un significato specifico per l'origine e il destinatario. I messaggi sono codificati o decodificati.

La codifica è la traduzione di un'idea già significativa in un messaggio adattato per la trasmissione; è quello di convertire il significato dell'idea in simboli, e la decodifica è la traduzione degli stimoli ricevuti in una specifica interpretazione del messaggio trasmesso. Pertanto, i destinatari decodificano il messaggio convertendo i caratteri in valori. Per dare significato ai simboli, gli individui classificano i fenomeni in categorie e danno loro nomi - codici.

Molti messaggi vengono trasmessi sotto forma di caratteri linguistici. Tuttavia, i simboli possono anche essere non verbali: gesti, espressioni facciali, altri movimenti del corpo o immagini grafiche.

Un canale è il mezzo attraverso il quale un messaggio viene trasmesso da una sorgente a un destinatario, il percorso attraverso il quale un messaggio viene trasmesso fisicamente. I canali possono essere suddivisi in:

I canali multimediali sono mezzi di comunicazione come giornali, riviste, radio e televisione che consentono a una fonte di fornire informazioni a molti destinatari.

I canali interpersonali sono quei canali utilizzati nello scambio diretto di messaggi tra una fonte e un destinatario.

Il destinatario è l'elemento più importante del processo di comunicazione. Come mostrato (Fig. 1.), la comunicazione non è un flusso unidirezionale di messaggi dalla sorgente al destinatario. Il ricevitore genera anche informazioni e messaggi per la fonte, e tale interazione è condizione necessaria per una comunicazione di successo.

Il feedback è la reazione del destinatario al messaggio della fonte. La fonte può tenere conto del feedback quando modifica i messaggi successivi. Pertanto, il feedback rende la comunicazione un processo dinamico a due vie. I feedback possono essere visti come messaggi alla fonte che contengono dati sull'efficacia del precedente atto di comunicazione. Il feedback positivo informa la fonte che il risultato desiderato del messaggio è stato raggiunto. Il feedback negativo informa la fonte che il risultato desiderato del messaggio non è stato raggiunto. In questo senso, il feedback negativo influisce negativamente sulla relazione tra la fonte e il destinatario e può creare conflitti tra di loro.

In termini di miglioramento dell'efficienza della comunicazione, il feedback negativo è più importante del feedback positivo. Ci sono una serie di fattori che riducono l'efficacia della comunicazione, che sono chiamati barriere alla comunicazione interpersonale. Le barriere comunicative sono ostacoli psicologici all'adeguato trasferimento di informazioni tra i partner di comunicazione. Nel corso della comunicazione possono sorgere vari ostacoli. La presenza di comunicazioni ben funzionanti nelle organizzazioni contribuisce alla soluzione di molti problemi, in particolare, il coordinamento delle attività delle singole unità strutturali dell'organizzazione rispetto a un obiettivo comune.

Il problema principale della comunicazione tra gli elementi della struttura organizzativa è dovuto all'incertezza nel rapporto tra le singole unità strutturali dell'organizzazione. In condizioni di incertezza, possono aumentare i seguenti tipi principali di barriere nei processi di comunicazione:

La distorsione dei messaggi è un fenomeno in cui le unità strutturali dell'organizzazione ricevono informazioni non adeguate alla situazione reale. La distorsione nelle reti di comunicazione porta a un significativo rallentamento del ritmo di lavoro nell'organizzazione. Il processo decisionale e l'implementazione devono iniziare contemporaneamente: capire come svolgere il lavoro è importante tanto quanto decidere cosa fare. Ma la distorsione delle informazioni non consente di procedere all'immediata attuazione della soluzione, poiché basata su premesse errate. A questo proposito, dobbiamo tornare su questa situazione, ripetere i messaggi. Inoltre, la distorsione delle informazioni porta a un'errata definizione degli obiettivi, che si ripercuote immediatamente sul resto dell'organizzazione.

Distorsioni involontarie che sorgono a causa della mancanza di informazioni, ambiguità della situazione o difficoltà nei contatti interpersonali.

Distorsioni consapevoli che rappresentano un grande pericolo nel processo decisionale nell'organizzazione e nella definizione degli obiettivi: in questo caso, l'anello intermedio nella catena di comunicazione è incoerente con il contenuto del messaggio e cerca di cambiare la natura del suo impatto.

Filtraggio delle informazioni nel messaggio, quando le informazioni non necessarie vengono tagliate questo momento informazioni, rimane solo l'essenza. Il sovraccarico di informazioni è possibile nei casi in cui i membri dell'organizzazione non sono in grado di rispondere efficacemente a tutte le informazioni di cui hanno bisogno e ne filtrano una certa parte, a loro avviso, la meno importante. Tuttavia, è possibile una situazione in cui questa particolare informazione sarà particolarmente necessaria per garantire il normale funzionamento dell'organizzazione o delle sue divisioni.

Le carenze nella struttura dell'organizzazione hanno un significato significativo Influenza negativa sul funzionamento delle reti di comunicazione. La più comune di queste carenze dovrebbe essere riconosciuta come una configurazione non riuscita: l'esistenza di un gran numero di livelli di controllo, quando le informazioni vengono perse o distorte quando si passa da un livello all'altro. Ciò è particolarmente vero per i flussi di comunicazione verso l'alto (dal basso verso l'alto, dai subordinati ai dirigenti).

Un altro importante svantaggio strutturale è la mancanza di collegamenti orizzontali stabili tra i singoli dipartimenti dell'organizzazione, ad esempio quando la direzione dell'organizzazione consente solo collegamenti verticali e le comunicazioni tra dipartimenti dello stesso livello sono considerate insignificanti e non necessarie.

Un altro svantaggio significativo è la presenza di conflitti tra singoli gruppi e dipartimenti dell'organizzazione. Spesso i conflitti sono inerenti alla struttura stessa dell'organizzazione. I dipartimenti oi singoli leader in uno stato di conflitto possono non solo contribuire alla rottura dei legami di comunicazione all'interno dell'organizzazione, ma anche utilizzare le reti di comunicazione per raggiungere i propri obiettivi nella lotta contro altri dipartimenti.

Un elevato grado di differenziazione spaziale crea barriere al passaggio delle informazioni attraverso determinati canali di comunicazione a causa della lontananza delle singole strutture delle unità organizzative. Ciò riguarda innanzitutto i canali di controllo e di feedback, nonché i canali attraverso i quali vengono trasmesse le informazioni stampate (documenti, letteratura scientifica o tecnologica, ecc.). Di conseguenza, può sorgere una sfiducia reciproca tra i membri dell'organizzazione e l'efficacia dell'interazione è ridotta.

Sulla via delle comunicazioni interpersonali ci sono anche delle barriere. La comunicazione è molto spesso ostacolata dall'incomprensione reciproca da parte dei membri del processo di comunicazione. Le cause dei problemi di comunicazione dovuti a incomprensioni sono le seguenti:

Differenze nella percezione del messaggio e della sua idea e concetto principale, cosa succede in effetti:

codifica errata del messaggio da parte dei dirigenti senza tener conto della cultura e delle attitudini dei membri dell'organizzazione (il messaggio è scritto o trasmesso in un linguaggio incomprensibile, contiene molte parole appartenenti ad un'altra sottocultura, o termini speciali, un campo di attività o si sceglie la conoscenza che è poco nota ai membri dell'organizzazione, ecc.);

conflitto tra le aree di competenza, fondamento dei giudizi del mittente e del destinatario dell'informazione (un conflitto strutturale di questo tipo può portare a una percezione selettiva dell'informazione da parte del suo destinatario, in funzione dei propri interessi e bisogni, e a prescindere dagli interessi del mittente);

diversi atteggiamenti sociali dei membri delle organizzazioni, diverse strutture di valori.

Barriere semantiche dovute a messaggi mal formulati che possono portare alla perdita di informazioni quando trasmesse dal destinatario, soprattutto molti di questi problemi sono generati in un ambiente multinazionale.

La semantica è la scienza che studia i modi in cui le parole vengono usate e i significati ad esse attribuiti. Poiché le parole (simboli) possono avere significati diversi per persone diverse, ciò che il mittente voleva comunicare non sarà sempre interpretato e compreso dal destinatario allo stesso modo. Le variazioni semantiche portano spesso a fraintendimenti, poiché in molti casi è piuttosto difficile capire quale significato sia stato assegnato al carattere mittente. I simboli non hanno il loro significato originale fisso. Una persona comprende il loro significato in base alla loro esperienza e varia a seconda del contesto, ad es. la situazione in cui viene utilizzato il simbolo. E poiché ognuno ha un'esperienza diversa e ogni contatto di comunicazione è diverso dagli altri in un modo o nell'altro, non puoi mai essere sicuro che il destinatario abbia assegnato a questo simbolo lo stesso significato che hai assegnato a te.

Barriere interpersonali non verbali. Questi includono tutti i caratteri diversi dalle parole. Spesso la trasmissione non verbale viene effettuata contemporaneamente a quella verbale e può migliorare o modificare il significato delle parole. Contatto visivo, un sorriso o un cipiglio, un'espressione tesa sono tutti esempi di comunicazione non verbale.

Feedback insoddisfacente (ad esempio, a causa dell'incapacità di ascoltare).

Al fine di evitare perdite derivanti dalle carenze della comunicazione interpersonale, è possibile utilizzare le seguenti tecniche:

preparazione preliminare alla trasmissione del messaggio; ad esempio, il chiarimento delle disposizioni principali, il contenuto del messaggio;

rimozione delle barriere semantiche eliminando l'ambiguità, l'ambiguità dei concetti;

costante attenzione alla comunicazione simbolica non verbale - il tono del messaggio, i gesti, le espressioni facciali, ecc.;

manifestazione di apatia e apertura nella comunicazione e trasmissione di messaggi;

stabilire un feedback, per il quale si dovrebbe: porre domande al destinatario delle informazioni sul contenuto del messaggio e sul grado della sua percezione; valutare la reazione non verbale dei destinatari del messaggio, prestare particolare attenzione a gesti, postura ed espressioni facciali che indicano confusione o incomprensioni; creare un'atmosfera di fiducia, buona volontà e disponibilità a discutere i problemi emergenti, tenendo conto degli interessi e delle esigenze del destinatario dei messaggi informativi.

Concludendo, in generale, possiamo affermare che l'uso più efficace della comunicazione dipende da fattori importanti quali la professionalità dei dirigenti, la struttura dell'organizzazione e le sue caratteristiche, la presenza di rapporti interpersonali stabili tra i membri dell'organizzazione, la cultura del subordinati, la posizione dell'organizzazione nell'ambiente esterno (vicinanza e apertura) , la competenza dei dipendenti.

3 Tipi di comunicazione in un'organizzazione

Le comunicazioni effettuate nelle organizzazioni possono essere classificate secondo una serie di criteri (Tabella 1.)

Tabella 1. Classificazione delle comunicazioni nell'organizzazione

Segno di classificazioneTipi di comunicazioneSoggetto e mezzo di comunicazioneComunicazioni che utilizzano mezzi tecnici, tecnologie dell'informazione Interpersonale Forma di comunicazione Verbale Non verbale Canali di comunicazione Formale Informale Segno organizzativo (disposizione spaziale dei canali) Verticale Orizzontale Diagonale Orientamento della comunicazione Discendente Ascendente A seconda dei soggetti e dei mezzi di comunicazione, è consuetudine distinguere:

Comunicazioni effettuate con l'ausilio di mezzi tecnici dell'informatica, in condizioni moderne diventato di fondamentale importanza. Sono svolti utilizzando posta elettronica, sistemi di telecomunicazione, tecnologie informatiche gestionali (MIS).

Comunicazioni interpersonali - comunicazioni effettuate tra persone in situazioni "faccia a faccia" e in gruppi utilizzando parole e mezzi di comunicazione non verbali. Sono di grande importanza per lo studio del comportamento organizzativo.

SU comunicazioni interpersonali vari fattori influenzano (Fig. 1).

Fig.1 - Fattori che influenzano le comunicazioni interpersonali

gestione della comunicazione verbale

Comunicazione sotto forma di comunicazione:

Le comunicazioni verbali sono comunicazioni effettuate utilizzando il discorso orale come sistema di codifica.

I manager trascorrono la maggior parte del loro tempo lavorativo in comunicazioni personali con altre persone. I vantaggi della comunicazione orale sono la velocità, la spontaneità e la possibilità di un ampio uso di segnali non verbali contemporaneamente alle parole.

Comunicazioni non verbali: messaggi inviati dal mittente senza utilizzare il discorso orale come sistema di codifica, ad esempio utilizzando gesti, espressioni facciali, posture, sguardi, maniere. Agiscono come mezzi di comunicazione nella misura in cui il loro contenuto può essere interpretato da altri.

Le informazioni vengono trasmesse attraverso la comunicazione verbale. Le comunicazioni non verbali trasmettono l'atteggiamento nei confronti del partner nel messaggio.

Le comunicazioni formali consentono di snellire e limitare i flussi informativi.

Sono determinati dalle normative vigenti:

Organizzativo (ad esempio, organigramma);

Funzionale (ad esempio, il regolamento su dipartimenti e servizi, contenente la sezione “Rapporti tra dipartimenti”).

I canali di comunicazione formali sono ampiamente utilizzati nelle organizzazioni con una struttura di gestione gerarchica.

Le comunicazioni informali sono interazioni sociali tra persone che riflettono l'espressione del bisogno umano di comunicazione. Completano le comunicazioni formali.

A seconda della disposizione spaziale dei canali e della direzione della comunicazione, è consuetudine suddividere in:

Comunicazioni organizzative dall'alto verso il basso - rappresentano il flusso di informazioni dai livelli più alti di gestione a quelli inferiori (manager - subordinati). Questo è il tipo più ovvio di comunicazione organizzativa. La comunicazione tra il leader e i subordinati è correlata al chiarimento di compiti, priorità e risultati attesi; garantire il coinvolgimento nella risoluzione dei compiti del dipartimento; discutere di problemi di prestazioni; ottenere riconoscimenti e premi ai fini della motivazione; migliorare e sviluppare le capacità dei subordinati; con la raccolta di informazioni sull'imminente o reale problema esistente; notificare a un subordinato un cambiamento imminente; oltre a ricevere informazioni su idee, miglioramenti e suggerimenti.

Le comunicazioni organizzative verso l'alto hanno anche la funzione di fornire ai manager informazioni su ciò che sta accadendo ai livelli inferiori. Grazie a loro, i manager vengono a conoscenza dei problemi attuali e potenziali e suggeriscono azioni correttive. Le comunicazioni verso l'alto sono solitamente effettuate sotto forma di relazioni, proposte e note esplicative.

Comunicazioni orizzontali - comunicazioni volte a coordinare e integrare le attività dei dipendenti di vari dipartimenti e divisioni agli stessi livelli della gerarchia per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione; aiuta ad aumentare l'efficienza dell'uso di tutti i tipi di risorse dell'organizzazione.

Comunicazioni diagonali - comunicazioni effettuate da dipendenti di reparti e suddivisioni di vari livelli della gerarchia. Sono utilizzati nei casi in cui la comunicazione dei dipendenti dell'organizzazione in altri modi è difficile.

Comunicazioni elettroniche. La posta elettronica (e˗mail) è un sistema informatico comunicativo.

2. MIGLIORAMENTO DEL SISTEMA DI COMUNICAZIONI SULL'ESEMPIO DI JSC "BASHKIRENERGO"

1 Caratteristiche socio-economiche dell'organizzazione JSC "Bashkirenergo"

Baschiro aperto Società per Azioni Creazione di energia ed elettrificazione di Bashkirenergo (JSC Bashkirenergo). Comitato di Stato Repubblica di Bashkortostan per la gestione del demanio 30 ottobre 1992. L'ambito delle sue attività - la produzione di energia elettrica e termica; riparazione e Manutenzione apparecchiature di potenza.

OJSC "Bashkirenergo" è uno dei più grandi sistemi energetici regionali in Russia. La potenza elettrica installata è di 4.295 MW, la potenza termica installata è di 13.141 Gcal/h.

Nell'ambito delle capacità di generazione del sistema energetico della Repubblica di Bashkortostan - una centrale elettrica distrettuale statale (GRES), dieci centrali elettriche e termiche combinate (CHP), tra cui la cogenerazione a pistoni a gas Zauralskaya CHP, due centrali idroelettriche (HPP) , cinque turbine a gas, sei pistoni a gas, una centrale eolica e sette piccole centrali idroelettriche .

Il numero totale di consumatori domestici al 01.07.2010 è di 1.191.452.

Parlando più specificamente del sistema di comunicazione in questa azienda, vale la pena notare che, secondo la ricerca, il manager dedica dal 50 al 90% di tutto il suo tempo alla comunicazione. Ciò sembra improbabile, ma diventa chiaro se consideriamo che il manager lo fa per realizzare i suoi ruoli nelle relazioni interpersonali, nello scambio di informazioni e nei processi decisionali, per non parlare delle funzioni manageriali di pianificazione, organizzazione, motivazione e controllo. Proprio perché lo scambio di informazioni è integrato in tutti i principali tipi di attività di gestione, le comunicazioni sono un processo di connessione.

Il processo di comunicazione è il processo di interazione tra vari soggetti di comunicazione, in cui si svolge il processo di scambio di informazioni.

L'obiettivo principale del processo di comunicazione è garantire la comprensione delle informazioni oggetto della comunicazione, ad es. messaggi. Nel processo di scambio di informazioni, si possono distinguere quattro componenti di collegamento:

mittente, una persona che genera idee o raccoglie informazioni e le trasmette;

messaggio, informazione codificata da caratteri appropriati;

canale, mezzo di trasmissione delle informazioni;

destinatario, la persona a cui sono destinate le informazioni.

Secondo il tipo di strutture organizzative, JSC "Bashkirenergo" è struttura lineare gestione (Fig. 2.).

Fig. 2 - Schema della struttura organizzativa lineare della direzione

Questa è una delle strutture di gestione organizzativa più semplici. A capo di ciascuno unità strutturale c'è un leader - un capo individuale, dotato di tutti i poteri e che esercita la guida esclusiva dei dipendenti subordinati e concentra nelle sue mani tutte le funzioni di gestione.

Ogni subordinato ha un leader, attraverso il quale tutti i comandi di gestione passano attraverso un unico canale, in questo caso i collegamenti di gestione sono responsabili dei risultati di tutte le attività degli oggetti gestiti.

Per analizzare il funzionamento dei canali di comunicazione nell'impresa in esame, è necessario sapere quali vantaggi e svantaggi sono inerenti a questo struttura organizzativa gestione.

Vantaggi:

unità e chiarezza di comando;

coordinamento di azioni ed esecuzioni;

chiara responsabilità;

efficienza nel processo decisionale;

responsabilità personale dei leader risultati finali attività del tuo dipartimento.

Screpolatura:

elevate esigenze per il leader, che deve essere preparato in modo completo per fornire una leadership efficace a tutti i livelli di gestione;

mancanza di collegamenti per la pianificazione e la preparazione delle decisioni;

sovraccarico di informazioni, molti contatti di subordinati, superiori e strutture di turno;

collegamenti difficili tra le autorità;

concentrazione del potere al vertice.

In questa struttura comunicativa, la decisione trasmessa da un capo all'altro diventa nota a tutti gli esecutori e viene discussa da tutti. Tutte le connessioni in tale comunicazione sono le stesse e non esiste uno stile di leadership di comando. Una tale struttura di relazioni cade rapidamente a pezzi se la connessione tra i due partecipanti alla comunicazione viene interrotta.

2 Analisi delle comunicazioni JSC "Bashkirenergo".

LLC "Bashkir Distribution Electric Networks" continua le migliori tradizioni stabilite in OJSC "Bashkirenergo". In particolare, viene prestata molta attenzione cultura fisica e sport. Il coinvolgimento degli ingegneri energetici in uno stile di vita sano è stato facilitato da entrambi eventi aziendali, e quelli che si sono svolti sotto il segno dei decreti del Presidente della Repubblica del Bashkortostan: Anno della salute, Anno dello sport e stile di vita sano, Anno della prevenzione della tossicodipendenza, dell'alcolismo e del tabacco, Anno dell'infanzia prospera e del rafforzamento valori famigliari, Anno del sostegno e dello sviluppo delle iniziative giovanili, Anno della tutela dell'ambiente. Tutto ciò migliora il processo di comunicazione in azienda. I dipendenti si conoscono meglio attraverso tali eventi e le relazioni migliorano, il che è necessario nel loro lavoro congiunto. In un'economia di mercato, uno dei fattori decisivi per l'efficienza e la competitività di un'impresa (JSC "Bashkirenergo") è garantire elevate risorse umane. E il modo più produttivo per raggiungere questo obiettivo è sviluppare e implementare politica del personale, che è parte integrale politica strategicamente orientata dell'organizzazione. Comprendiamo che investire nel lavorare con le persone è l'investimento più efficace nella nostra attività a lungo termine.

L'obiettivo principale della politica del personale dell'azienda è quello di attrarre, sviluppare e trattenere manager e specialisti altamente qualificati ed efficienti che siano in grado di aumentare il valore dell'azienda attraverso una gestione professionale ed efficiente del patrimonio aziendale. Il principio fondamentale della politica del personale dell'azienda è mantenere dinamiche di funzionamento e sviluppo efficaci mantenendo e sviluppando il personale ottimale, un team coeso, responsabile, altamente sviluppato e ad alte prestazioni necessario per risolvere i compiti.

Il concetto di politica del personale dell'azienda comprende le seguenti aree di lavoro:

costruire un'efficace struttura gestionale aziendale basata sull'ottimizzazione dei processi aziendali e sulla razionale distribuzione delle funzionalità lavorative per reparti e livelli dirigenziali;

fornitura tempestiva dell'azienda con personale della qualifica richiesta, necessaria per risolvere i problemi aziendali;

garantire la focalizzazione del personale su prestazioni elevate, contribuendo al raggiungimento degli obiettivi;

miglioramento delle relazioni sociali e lavorative;

Istituzione di garanzie sociali e controllo sulla loro osservanza;

Creazione di condizioni per l'acquisizione delle competenze professionali del personale necessarie per la soluzione di successo dei problemi aziendali, creazione di condizioni per la crescita professionale e l'autorealizzazione dei dipendenti attraverso un sistema di formazione professionale e formazione avanzata dei dipendenti;

La crescita della produttività del lavoro migliorando il sistema di materiale e incentivi non finanziari E previdenza sociale dipendenti, oltre a garantire condizioni di lavoro sicure.

Raggiungere una crescita sostenibile dell'azienda è impossibile senza il lavoro professionale e coordinato di tutto il team, pertanto, nella strategia di sviluppo del sistema energetico, viene prestata grande attenzione al personale.

La direzione risolve con successo i compiti di raggiungimento alto livello responsabilità dei dipendenti e l'efficacia del loro lavoro. JSC "Bashkirenergo" svolge un lavoro mirato sulla progettazione della struttura ottimale del personale e sul suo sviluppo, che viene svolto nelle seguenti aree principali:

fornire alla società personale qualificato;

motivazione al lavoro, aumentando la soddisfazione lavorativa per tutte le categorie di personale;

formazione della coscienza aziendale;

creazione di condizioni per l'uso efficace delle capacità, delle conoscenze e dell'esperienza dei dipendenti;

formazione professionale e formazione avanzata dei dipendenti.

Analizziamo le attività dell'azienda, dal punto di vista della sicurezza dell'impresa risorse lavorative, il movimento della forza lavoro, la composizione qualitativa, nonché l'uso delle risorse lavorative nell'impresa.

Iniziamo l'analisi con la fornitura all'impresa di risorse di manodopera, che viene calcolata confrontando il numero effettivo di dipendenti per categorie e professioni con il fabbisogno pianificato, lo elaboreremo nella tabella 2.

Tabella 2 - Fornitura della società con risorse di lavoro per il 2011 - 2012

Categorie di dipendenti

Come si evince dalla Tabella 2, l'offerta di specialisti, rispetto al piano, aumenta di 46 unità (la quota di piano = 17%, appunto = 18%), l'offerta di ingegneri e tecnici e impiegati è aumentata di 134 persone (la quota secondo il piano era del 66%, anzi del 67%). L'aumento del numero di dipendenti presso l'impresa del sistema energetico nel 2011 è dovuto al trasferimento delle strutture energetiche comunali al sistema energetico. Il numero di dirigenti è leggermente diminuito (di 1 persona), ciò non ha influito sul lavoro dell'impresa.

Analizzeremo il movimento della forza lavoro calcolando i coefficienti necessari. L'analisi dinamica viene effettuata in base all'indice di stabilità del personale; dinamiche occupazionali; la dinamica dell'organico, il tasso di turnover del personale, le motivazioni del licenziamento dei dipendenti. L'analisi utilizza una serie di indicatori. I più utilizzati sono: il coefficiente della dinamica del numero dei dipendenti, il coefficiente di rotazione per le assunzioni, il coefficiente di rotazione del personale, il coefficiente di composizione costante (Tabella 3).

Tabella 3. - Il movimento del lavoro nell'impresa

Indicatori20112012DeviazioneNumero personale industriale e produttivo a inizio anno16806189582152Occupati23601756˗604Pensionati208172˗36 di cui:˗ volontariamente 6753˗14˗ licenziati per violazione disciplina del lavoro 141119˗22 Numero di personale alla fine dell'anno18958205421584Average HeadCount15801712132 TAVELLO DI LOURNOVER per assunzione di dipendenti1.491.03˗0.46 tasso di produzione 0.130.1˗0.03 Ottimo tasso di staff1212121212120Coefficiente del numero di dipendenti X0.130.05˗05

K pr.0 \u003d 2360 / 1580 \u003d 1,49 (1)

K pr. - Coefficiente di turnover per le assunzioni nel 2011

A pr.1 \u003d 1756 / 1712 \u003d 1.03 (2)

Al pr.1. - Indice di turnover per le assunzioni nel 2012

K mk.0 ​​​​= 208 / 1580 = 0,13 (3)

K mk.0 ​​​​- Tasso di turnover del personale nel 2011

K mk.1 \u003d 172 / 1712 \u003d 0,10 (4)

K TC.1 - Tasso di turnover del personale nel 2012

K ps.0 = 18958/1580 = 12 (5)

K ps.0 - Coefficiente di costanza della composizione del personale di JSC "Bashkirenergo" nel 2011.

K ps.1 = 20542/1712 = 12 (6)

A ps.1 - Il coefficiente di costanza della composizione del personale di JSC "Bashkirenergo" nel 2012

K chz.0 = 2360 ˗ 208 / 16806 = 0.13 (7)

K chz.0 - Il coefficiente della dinamica del numero di lavoratori occupati nel 2011

K ch.1 = 1756 ˗ 172 / 18958 = 0.08 (8)

K cap.1 - Coefficiente di dinamica del numero di occupati nel 2012

Come si evince dalla Tabella 3, nel periodo analizzato sono diminuite le assunzioni (di 604 persone), le uscite di propria spontanea volontà (14 persone) e per violazione della disciplina del lavoro (22 persone). Ciò indica la soddisfazione dell'impresa nel personale attuale e nei dipendenti stessi nelle condizioni di attività lavorativa. Sulla base degli indicatori della tabella sono stati calcolati gli indici di rotazione per le assunzioni (˗0,46), il cui risultato mostra una diminuzione dell'ingresso di nuovi dipendenti, turnover del personale (˗0,03), una diminuzione di questo coefficiente indica che le parti sono meno propensi a sperimentare reclami e disaccordi sulla qualità delle mansioni svolte, sulla dinamica del numero di dipendenti (˗0,05). Il coefficiente di composizione costante non è cambiato, questo avrà un effetto benefico sul lavoro. Pertanto, il movimento della forza lavoro e i risultati dei coefficienti sono nella norma.

Le attività di JSC "Bashkirenergo" si concentrano principalmente sul miglioramento dell'efficienza della produzione e distribuzione di energia elettrica e termica, fornitura affidabile e ininterrotta di energia a tutti i consumatori della Repubblica di Bashkortostan. Allo stesso tempo, la compagnia energetica è attivamente politica sociale volto a creare condizioni favorevoli per migliorare l'efficienza e la produttività del personale, buon riposo per i dipendenti e le loro famiglie.

Un efficace sistema di protezione sociale implementato presso JSC Bashkirenergo svolge un ruolo importante nell'attrarre specialisti altamente qualificati alla compagnia energetica, aiuta a ridurre il turnover del personale ed è uno dei componenti delle attività produttive e commerciali di successo.

Al fine di migliorare la qualità del personale, OJSC Bashkirenergo continua una stretta collaborazione con l'energia leader più in alto istituzioni educative Paesi. Nel 2011 sono stati ammessi nell'area target 110 giovani specialisti laureati presso le università in specialità energetiche, nonché 78 laureati dell'Ufa Fuel and Energy College.

18 manager e specialisti sono stati inviati alla Kazan State Power Engineering University per l'istruzione part-time (budget) nella direzione target per la formazione in specialità energetiche. In KSEU per un giorno modulo di bilancio 10 laureati sono stati inviati a studiare e 17 diplomati delle scuole secondarie sono stati inviati all'Università tecnica dell'aviazione statale di Ufa.

165 persone sono state formate in corsi di formazione avanzata in istituti di istruzione professionale aggiuntiva, l'Istituto per gli studi avanzati (IPK) dei dipendenti pubblici di Mosca, l'IPK per l'energia di San Pietroburgo e le sue filiali, e 4.144 persone sono state formate presso NNOU UTK Bashkirenergo. Nel 2011 sono state formate 226 persone operative. 1371 specialisti e manager hanno superato la preparazione e la certificazione pre-esame presso il TTC. Il costo della formazione, riqualificazione e formazione avanzata del personale per NNOU UTK nel 2206 ammontava a 13 milioni 541 mila rubli.

3. DIREZIONI PRINCIPALI PER MIGLIORARE LE COMUNICAZIONI IN JSC BASHKIRENERGO

1 Problemi dell'azienda elettrica

Notiamo due importanti problemi di comunicazione che esistono all'interno di questa organizzazione di JSC "Bashkirenergo"

I dipendenti considerano il loro diretto superiore la principale fonte di informazioni per se stessi. Non ricevendo da lui informazioni sufficienti, cercano altre fonti, il che porta alla nascita di voci che distorcono la situazione reale;

Le condizioni per la cooperazione e l'interazione in una squadra dovrebbero essere caratterizzate da:

fiducia reciproca e fiducia tra il manager e il dipendente;

libera circolazione delle informazioni sia a monte che a valle della struttura gerarchica, nonché canali orizzontali di comunicazione ben consolidati;

Soddisfazione dei membri del team per il loro status, che garantisce la loro partecipazione attiva alle attività dell'azienda;

cooperazione costante nel lavoro senza lotte e intrighi;

buon clima psicologico;

risultati positivi dell'impresa nel mercato;

stime ottimistiche sul futuro dell'azienda.

I principali principi di PR per le relazioni interne sono determinati da una serie di disposizioni essenziali:

riconoscimento del contributo positivo dei dipendenti al successo dell'impresa;

incoraggiamento, approvazione. Tutte le ricerche nel campo della gestione della comunicazione dimostrano che gli stimolanti più importanti sono il denaro, oltre a vari privilegi forniti ai dipendenti. Oltre a loro, c'è un fattore così importante come la semplice lode;

libertà di espressione da parte dei dipendenti della propria opinione su tutte le questioni di gestione, comprese le critiche giustificate alla direzione;

confondere i confini tra dirigenza e dipendenti ordinari in termini di privilegi;

priorità delle comunicazioni interne rispetto a quelle esterne. La cosa peggiore che può capitare a un'azienda è quando i suoi dipendenti sentono brutte notizie da un telegiornale in televisione;

coinvolgimento diretto e indiretto dei dipendenti nel processo di gestione, identificando e tenendo conto delle loro opinioni, posizioni, nonché delle idee da loro presentate;

conoscenza dei piani dell'organizzazione. I dipendenti di qualsiasi azienda si sforzano sempre di sapere in quale direzione si sta muovendo la loro organizzazione e qual è il loro vero ruolo in questo processo;

adempimento obbligatorio delle promesse fatte dalla direzione dell'azienda;

soddisfare le esigenze dei dipendenti per l'attenzione personale; i badge consentono loro di rivolgersi l'un l'altro per nome. I colleghi si conoscono più velocemente, il che contribuisce alla formazione di un clima psicologico favorevole in azienda.

Pertanto, abbiamo trascurato due problemi importanti nell'organizzazione di JSC "Bashkirenergo" Nel paragrafo successivo, cercheremo di trovare modi per eliminare questi problemi

Esistono diversi modi per migliorare i processi di comunicazione in un'organizzazione. Regolazione dei flussi informativi. I manager a tutti i livelli dell'organizzazione devono rappresentare i bisogni informativi dei loro superiori, colleghi e subordinati. Per fare ciò, è necessario valutare gli aspetti qualitativi e quantitativi dei bisogni informativi nell'organizzazione. Il manager deve definire cosa è "troppo" e "troppo poco" negli scambi di informazioni. Le esigenze di informazione dipendono in gran parte dagli obiettivi del manager, dalle decisioni che prende e dalla natura degli indicatori per valutare i risultati del suo lavoro, nonché dal suo dipartimento e dai suoi subordinati. azioni di gestione. Nelle organizzazioni, i dirigenti tengono riunioni settimanali (riunioni, riunioni di pianificazione, riunioni, ecc.), In cui vengono discussi e chiariti nuovi piani, opzioni per strategie, obiettivi e obiettivi, nonché risultati intermedi. Sistemi di retroazione. Il feedback è parte integrante del controllo e della gestione base informativa organizzazioni. Indagine sui dipendenti - dalle opzioni del sistema di feedback, che vengono effettuate per ottenere informazioni da dirigenti e lavoratori su un ampio elenco di questioni: gli obiettivi delle loro attività sono loro chiaramente comunicati; quali problemi potenziali o effettivi devono affrontare o potrebbero incontrare; se ricevono le informazioni accurate e tempestive di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro; se il loro leader è aperto ai suggerimenti, ecc.

Sistema di raccolta delle offerte. Lo scopo della raccolta delle proposte è facilitare il flusso di informazioni verso l'alto. Allo stesso tempo, tutti i dipendenti hanno l'opportunità di generare idee riguardanti il ​​miglioramento di qualsiasi aspetto delle attività dell'organizzazione. Questo, a sua volta, tende a ridurre il livello di filtraggio oa ignorare le idee nel percorso dal basso verso l'alto. Le modalità di organizzazione del sistema sono varie: allocare una linea telefonica separata attraverso la quale i dipendenti possono chiamare in modo anonimo e porre domande su appuntamenti e promozioni. A volte i manager lavorano in linea, rispondendo immediatamente alle domande. Le risposte vengono inviate direttamente ai dipendenti (a meno che la domanda non sia anonima) o stampate nella newsletter dell'azienda.

Tecnologie dell'informazione. Il sistema di posta elettronica contribuisce al miglioramento dello scambio di informazioni nelle organizzazioni. La posta elettronica offre ai dipendenti la possibilità di inviare messaggi scritti a chiunque all'interno dell'organizzazione. Ciò riduce notevolmente il flusso delle conversazioni telefoniche.

Insieme all'uso di canali ufficiali di comunicazione, i dipendenti dell'organizzazione soddisfano il loro bisogno di consulenza e supporto attraverso la consultazione reciproca. La consultazione tra individui allo stesso livello ha spesso implicazioni importanti per l'organizzazione; rivolgersi costantemente l'uno all'altro per chiedere consiglio aumenta la fiducia nelle proprie decisioni. L'esperienza ha dimostrato che affidarsi completamente ai dirigenti per informazioni e consulenza è un limite e può essere evitato nella maggior parte dei casi. Apparentemente, ogni leader dovrebbe essere interessato alla circolazione dei flussi di informazioni in tutte e tre le direzioni: su, giù e orizzontalmente. Le comunicazioni (ovviamente in volumi diversi) in ciascuna delle tre direzioni vengono effettuate simultaneamente.

La percezione dei dipendenti di qualsiasi comunicazione è determinata da molti fattori organizzativi e personali. Un cambiamento nelle percezioni di un dipendente può essere causato da un cambiamento nelle informazioni ricevute o nell'ambiente di lavoro. La percezione è influenzata anche dall'esperienza passata. Nell'organizzazione operativa, gli ordini del top manager vengono filtrati e poi accettati.

CONCLUSIONE

L'importanza della comunicazione negli affari nell'attuale fase di sviluppo è in costante aumento. Ciò è dovuto al fatto che le imprese, le organizzazioni, i loro dirigenti e dipendenti devono ricevere e padroneggiare informazioni in continua espansione che aiutino a risolvere i problemi emergenti.

È quasi impossibile sopravvalutare l'importanza della comunicazione nella gestione. Quasi tutto ciò che i leader fanno per aiutare un'organizzazione a raggiungere i propri obiettivi richiede una comunicazione efficace. Se le persone non possono condividere informazioni, è chiaro che non saranno in grado di lavorare insieme, formulare obiettivi e raggiungerli. La comunicazione è un processo complesso costituito da fasi interdipendenti.

La comunicazione è lo scambio di informazioni, sulla base del quale il manager riceve le informazioni necessarie per prendere decisioni efficaci e porta le decisioni prese ai dipendenti dell'organizzazione.

Il processo di comunicazione consiste in fasi: invio di un messaggio, trasmissione di un messaggio, ricezione di un messaggio e feedback. Gli elementi più importanti del processo di comunicazione sono il mittente, il messaggio, i canali di trasmissione, il destinatario e il feedback. È la presenza di feedback che rende bidirezionale il processo di comunicazione. La presenza di tutti questi elementi è essenziale per una comunicazione efficace.

La classificazione delle comunicazioni è necessaria per individuarne le diverse tipologie ai fini della successiva analisi e miglioramento. Le comunicazioni in un'organizzazione possono essere classificate secondo una serie di criteri: dal soggetto e dai mezzi di comunicazione, dalla forma di comunicazione, dal canale di comunicazione, dalla loro posizione spaziale, dalla direzione della comunicazione.

Ci sono vari ostacoli alla comunicazione efficace. Conoscendo le possibili barriere, i manager dovrebbero cercare di prevenirne il verificarsi o di cercarle e pianificarle modi efficaci superandoli.

L'ascolto attivo è il mezzo più importante per una comunicazione efficace, quindi i manager devono imparare a padroneggiare questa importante arte.

Per organizzare comunicazioni efficaci in un gruppo, in un'organizzazione, è necessario costruire e utilizzare correttamente le reti di comunicazione.

I modi principali per migliorare lo scambio di informazioni in un'organizzazione includono: la regolamentazione dei flussi di informazioni, le azioni manageriali, l'introduzione di sistemi di feedback, l'introduzione di sistemi di raccolta delle proposte, l'uso di newsletter, l'uso delle moderne tecnologie dell'informazione e delle risorse informative mondiali.

Allo stato attuale, è necessario introdurre nuovi sistemi che svolgano le funzioni sia globali che rete locale organizzazioni.

Il progresso sta accelerando a un ritmo rapido, quindi è difficile immaginare cosa accadrà nel prossimo futuro. Ma il fatto è lì: la vecchia forma di fare affari è finita. Molte tipologie di report, bilanci, documentazione interna vengono ormai creati in formato cartaceo solo al fine di duplicare il formato elettronico.

Fino a quando il problema della sicurezza delle informazioni non sarà risolto inequivocabilmente, questo continuerà ad essere praticato. Ma molte transazioni si concludono già senza lasciare l'ufficio, si tengono i conti, si concludono contratti.

Poiché le comunicazioni sono una delle componenti più importanti della gestione, il manager dovrebbe provare a monitorare processo di comunicazione, identificare i problemi in ogni fase e cercare di eliminarli al fine di aumentare l'efficienza della trasmissione e della percezione delle informazioni.

Facendo una conclusione sull'azienda in esame, vale la pena notare che negli ultimi anni, insieme all'aumento del ruolo del marketing, è aumentato il ruolo delle comunicazioni di marketing. Questi due concetti sono ormai diventati inseparabili, poiché il marketing moderno richiede molto di più che creare un prodotto che soddisfi le esigenze del cliente, valutarlo in modo appropriato e renderlo disponibile ai consumatori target. Le aziende hanno bisogno di comunicare con i propri clienti, informare sui loro prodotti, rendere redditizio il loro acquisto.

Nell'onore pratico del lavoro, sono state prese in considerazione le opzioni per migliorare le comunicazioni presso l'impresa di JSC "Bashkirenergo". È stata effettuata un'analisi delle comunicazioni sull'esempio di JSC "Bashkirenergo", sono state studiate le caratteristiche dell'oggetto e sono stati individuati i modi per migliorare il sistema di comunicazione. Vengono presentati i vantaggi e gli svantaggi di questa impresa.

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Gestione delle informazioni e delle comunicazioni del progetto (Project Communications Management)

La fornitura di informazioni ai partecipanti e ai processi del progetto include canali di comunicazione, accumulo di dati, scambio e aggiornamento di dati, manutenzione del database, distribuzione di informazioni ai consumatori. La gestione delle informazioni garantisce la fornitura, la valutazione, l'elaborazione, il monitoraggio, l'analisi delle informazioni, i flussi di informazioni durante ciclo vitale progetto.

La comunicazione e le relative informazioni sono una sorta di base per il coordinamento delle azioni dei partecipanti al progetto.

Sotto informazione comprendere i dati raccolti, elaborati e distribuiti. Per essere utili per il processo decisionale, le informazioni devono essere fornite in modo tempestivo, come previsto, e in una forma conveniente. Ciò viene risolto utilizzando le moderne tecnologie informatiche all'interno del sistema di gestione del progetto.

Gestione delle comunicazioni di progetto (gestione delle interazioni, link informativi) - funzione manageriale finalizzato a garantire la tempestiva raccolta, generazione, distribuzione e conservazione delle necessarie informazioni progettuali.

Gestione delle comunicazioni Il progetto prevede i seguenti processi:

Pianificazione della comunicazione(Pianificazione delle comunicazioni) - determina le esigenze di informazione e comunicazione del team di progetto (chi, quando e quali informazioni sono necessarie).

Distribuzione delle informazioni(Distribuzione delle informazioni) - fornitura tempestiva informazione necessaria partecipanti al progetto.

Rapporti sulle prestazioni(Performance Reporting) - raccolta e diffusione di informazioni sullo stato di avanzamento del progetto.

Completamento amministrativo(Chiusura amministrativa) - preparazione, raccolta e distribuzione di informazioni e materiali per il completamento ufficiale di una fase o di un progetto.

I principali consumatori di informazioni sul progetto sono:

Responsabile del progetto - analizzare le discrepanze tra gli indicatori di performance effettivi e quelli pianificati e prendere decisioni sul progetto.

Cliente - essere al corrente dello stato di avanzamento dei lavori di progettazione.

Fornitori- se c'è bisogno di materiali, attrezzature, ecc. necessari per l'esecuzione del lavoro.

Designer - se necessario, apportare modifiche alla documentazione di progetto.

Diretti esecutori dei lavori.

Il contenuto della gestione delle comunicazioni di progetto. La gestione delle comunicazioni di progetto fornisce supporto per il sistema di comunicazione (interazioni) tra i partecipanti al progetto, il trasferimento delle informazioni gestionali e di reporting volte a garantire il raggiungimento degli obiettivi del progetto. Ogni partecipante al progetto deve essere preparato per l'interazione all'interno del progetto in conformità con le sue responsabilità funzionali.

La gestione delle comunicazioni include i seguenti processi.

Pianificazione di un sistema di comunicazione - determinazione delle esigenze informative dei partecipanti al progetto (determinazione della composizione delle informazioni, dei tempi e delle modalità della loro consegna).

Raccolta e diffusione delle informazioni - i processi di raccolta regolare e consegna tempestiva delle informazioni necessarie ai partecipanti al progetto.

Preparazione di rapporti sullo stato di avanzamento del progetto - elaborazione dei risultati effettivi dello stato del progetto, confronto con indicatori pianificati, analisi delle tendenze, previsioni.

Documentare lo stato di avanzamento dei lavori - raccolta, elaborazione e organizzazione dell'archiviazione della documentazione del progetto.

Diamo un'occhiata più da vicino a questi processi.

Progettazione del sistema di comunicazione. Il piano di comunicazione è parte integrante del piano di progetto. Include:

un piano di raccolta delle informazioni che definisce le fonti delle informazioni e le modalità per ottenerle;

piano di distribuzione delle informazioni, che definisce i consumatori delle informazioni e le modalità della loro consegna;

una descrizione dettagliata di ciascun documento da ricevere o trasmettere, compresi il formato, il contenuto, il livello di dettaglio e le definizioni utilizzate;

un piano per la messa in servizio di alcuni tipi di comunicazioni;

modalità di aggiornamento e miglioramento del piano di comunicazione.

Il piano di comunicazione viene formalizzato e dettagliato a seconda delle esigenze del progetto.

Raccolta e diffusione di informazioni. Nell'ambito del progetto, è necessario implementarlo vari tipi comunicazioni:

• interno (all'interno del team di progetto) ed esterno (con la direzione aziendale, cliente, organizzazioni esterne, ecc.);
• formali (rapporti, richieste, incontri) e informali (solleciti, discussioni);
• scritta e orale;
• verticale e orizzontale.

Reportistica sullo stato di avanzamento del progetto. I processi per la raccolta e l'elaborazione dei dati sui risultati effettivi e la visualizzazione delle informazioni sullo stato del lavoro nei rapporti forniscono una base per coordinare il lavoro, pianificazione operativa e gestione. I rapporti sullo stato di avanzamento includono:

• informazioni su stato attuale il progetto nel suo insieme e nel contesto dei singoli indicatori;
• informazioni sulle deviazioni dai piani di base;
• prevedere lo stato futuro del progetto.

I sistemi per la raccolta e la distribuzione delle informazioni dovrebbero soddisfare le esigenze di vari tipi di comunicazioni. A tali fini possono essere utilizzati metodi automatizzati e non automatizzati di raccolta, elaborazione e trasmissione delle informazioni.

I metodi manuali includono la raccolta e la trasmissione dei dati su carta, lo svolgimento di riunioni.

I metodi automatizzati comportano l'uso della tecnologia informatica e mezzi moderni comunicazioni per migliorare l'efficienza dell'interazione: posta elettronica, sistemi di gestione documentale e archiviazione dati.

Documentare lo stato di avanzamento dei lavori. I principali risultati intermedi dello stato di avanzamento dei lavori dovrebbero essere formalmente documentati. La documentazione dei risultati di avanzamento comprende:

• raccolta e verifica dei dati definitivi;
• analisi e conclusioni sul grado di raggiungimento dei risultati del progetto e sull'efficacia del lavoro svolto;
• archiviazione dei risultati per uso futuro.

I sistemi informatici per il mantenimento degli archivi elettronici consentono di automatizzare i processi di archiviazione e indicizzazione dei documenti testuali e grafici e facilitano notevolmente l'accesso alle informazioni archivistiche.