Oggi discuteremo gli scopi e gli obiettivi delle attività del servizio PEI in condizioni moderne. Gli attuali cambiamenti nell'organizzazione delle attività dei servizi dell'istituto di istruzione prescolare dovrebbero riflettersi nel regolamento su questo servizio. Con che frequenza deve essere rivisto questo documento? Terminologia moderna e modifiche del contenuto del Regolamento sul servizio dell'istituto scolastico prescolare.

Lo stato del servizio dell'istituto di istruzione prescolare, i suoi scopi, obiettivi, responsabilità funzionali sono fissi nella posizione della divisione, quindi è importante, quando si passa a moderne tecnologie lavorare con i documenti, introdurre nuovi approcci e utilizzare nuovi metodi di organizzazione del lavoro con i documenti, rivedere periodicamente il regolamento sul servizio dell'istituto di istruzione prescolare, riflettendo in esso quei cambiamenti che sono importanti dal punto di vista organizzativo.

Lo scopo di questo articolo è quello di considerare i cambiamenti più importanti che stanno avvenendo nell'organizzazione delle attività dei servizi PEI, e come questi cambiamenti possono riflettersi nel regolamento su questa unità.

La funzione di gestione dei documenti in un'organizzazione è svolta dal servizio di gestione dei documenti o dal servizio di lavoro d'ufficio (questo nome è utilizzato nei recenti documenti normativi). Chiameremo questa unità nel modo in cui si è sviluppata negli ultimi anni: il servizio DOW.

Nonostante il supporto documentario (lavoro d'ufficio) sia un'area di attività abbastanza conservatrice, attualmente stiamo assistendo a cambiamenti molto seri che stanno avvenendo nel supporto documentario. Questi cambiamenti sono causati da una serie di fattori, tra i quali i più significativi sono:

• cambiamenti nella legislazione nel campo dell'informazione e della documentazione;
• cambiamento nella tecnologia di creazione, elaborazione, archiviazione e utilizzo dei documenti (applicazione nei processi di gestione dei documenti informatica, automazione dei processi d'ufficio, implementazione e applicazione dei sistemi gestione elettronica dei documenti e documenti elettronici);
• cambiamenti nell'organizzazione processi di gestione, che può essere causato da vari motivi: sia un cambiamento nella forma giuridica dell'organizzazione o nella sua giurisdizione, sia l'attuazione di un sistema di gestione della qualità in conformità con Standard del SGQ, o altri motivi.

Lo scopo di questo articolo è di presentarne alcuni approcci moderni alla formazione del servizio DOW.

Naturalmente, in alcune organizzazioni questi cambiamenti sono più evidenti, in altri meno, ma il fatto che questi cambiamenti stiano avvenendo è ovvio per tutti gli specialisti nel campo del supporto alla documentazione. Naturalmente, questi cambiamenti si riflettono nell'organizzazione delle attività dei servizi dell'istituzione educativa prescolare e si esprimono principalmente in un cambiamento nei compiti e nelle funzioni di questa unità, nella struttura organizzativa e funzionale del servizio dell'istituzione educativa prescolare , e i requisiti per il personale d'ufficio.

Terminologia del servizio DOW

Il servizio DOE è:

1. Suddivisione strutturale dell'organizzazione che svolge le funzioni di supporto documentale alla direzione.
2. Suddivisione strutturale dell'organizzazione che svolge le funzioni di supporto documentale attività di gestione, e dipendenti delle divisioni strutturali responsabili dello svolgimento del lavoro d'ufficio nelle divisioni.

Nel secondo significato, questo concetto è sancito nelle Regole del lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali:

"Il servizio dell'istituto di istruzione prescolare è una suddivisione strutturale dell'organo esecutivo federale, a cui sono affidate le funzioni di svolgimento del lavoro d'ufficio, nonché le persone responsabili del mantenimento del lavoro d'ufficio in altre unità strutturali dell'organo esecutivo federale".

È il secondo significato del concetto di "servizio dell'istituto scolastico prescolare" che è importante per l'organizzazione del lavoro d'ufficio nelle condizioni moderne. In qualsiasi organizzazione, in ogni unità strutturale o in ogni area di attività, deve esserci un dipendente responsabile dell'organizzazione del lavoro d'ufficio. Può essere indipendente unità di personale- segretario di suddivisione, impiegato - ovvero un dipendente che coniuga lo svolgimento di mansioni d'ufficio con mansioni funzionali nella posizione principale. Sottolineiamo che in quest'ultimo caso è possibile affidare a un dipendente dell'unità l'esercizio delle funzioni di tenuta dei registri solo sulla base di un ordine (istruzione) del capo dell'organizzazione. Tuttavia, in relazione alla disposizione sul servizio dell'EDI, avremo in mente un'unità specifica che svolge le funzioni di organizzazione del lavoro con i documenti.

In effetti, questa disposizione ha il più delle volte un nome specifico: dipartimento di lavoro d'ufficio, ufficio, Dipartimento comune, dipartimento delle istituzioni educative prescolari, ecc. Nelle organizzazioni con un gran numero di dipendenti e una struttura complessa, questo può essere rispettivamente un dipartimento o un dipartimento di lavoro d'ufficio, supporto alla documentazione o gestione dei documenti.

Pratiche burocratiche, supporto documentale, gestione documentale. Come sapete, il termine "lavoro d'ufficio" è un vecchio termine, il termine "supporto documentario (supporto documentale della gestione)", o abbreviato DOW, è relativamente nuovo, è stato usato insieme al termine "lavoro d'ufficio" nel corso degli anni ultimi 30-35 anni. Attualmente, in letteratura non ci sono definizioni sufficientemente convincenti di questi concetti che mostrino la differenza tra loro. Gli specialisti nel campo delle istituzioni educative prescolari, di norma, li usano come sinonimi e nel significato fissato da GOST R 51141: “lavoro d'ufficio; supporto alla documentazione (gestione): un ramo di attività che fornisce la documentazione e l'organizzazione del lavoro con documenti ufficiali. Tuttavia, esiste un punto di vista secondo il quale è preferibile utilizzare il termine "DOE" nei casi in cui noi stiamo parlando sul lavoro d'ufficio basato sul moderno Tecnologie informatiche e il termine "lavoro d'ufficio" - in altri casi, quando si tratta principalmente dell'elaborazione tradizionale dei documenti. Ma, in primo luogo, questa differenza non si riflette nella definizione ufficiale e, in secondo luogo, al momento una tale divisione sembra non essere più rilevante.

Se ricordiamo la storia dell'emergere del termine "DOE", si scopre che la sua comparsa è stata facilitata non tanto da un cambiamento di idee sul concetto designato, ma dai gusti dell'epoca. Il termine "supporto alla documentazione" è stato creato da specialisti nel campo della tecnologia informatica per analogia con altri termini utilizzati dagli sviluppatori di sistemi di controllo automatizzati: Software, software matematico, supporto informativo, ecc., e anche per il fatto che la stessa parola "lavoro d'ufficio" era da loro percepita come obsoleta.

Negli ultimi anni è entrato in uso un altro termine: "gestione dei documenti", che è una traduzione letterale del corrispondente Termine inglese"gestione dei record", che significa, in conformità con GOST R ISO 15489-1-2007, "un insieme di azioni sistematiche ed efficaci per creare, utilizzare, archiviare e distruggere documenti nelle organizzazioni al fine di dimostrare le operazioni aziendali (gestionali)." Confrontando la definizione di questo termine con la definizione di lavoro d'ufficio secondo GOST R 51141-98, vedremo che in entrambi i casi si tratta di attività ("un insieme di azioni sistematiche ed efficaci") associate alla documentazione (creazione che dà documenti) e organizzazione del lavoro con i documenti (elaborazione, archiviazione, utilizzo, distruzione dei documenti). Pertanto, vi sono tutte le ragioni per affermare che questo termine non porta nulla di fondamentalmente nuovo nella sua definizione, che ci consentirebbe di individuarlo e assegnargli un contenuto speciale. Limitandoci a questa rassegna, forse un po' superficiale, ci permettiamo di considerare tutti e tre i termini come sinonimi, almeno nell'ambito di questo articolo.

Regolamento normativo delle attività dell'istituto di istruzione prescolare

Allo stato attuale, non esistono documenti normativi o documenti metodologici che contengano una disposizione approssimativa o modello sul servizio di un istituto di istruzione prescolare, come era un tempo in Sistema statale supporto alla gestione della documentazione (GSDM).

La disposizione approssimativa sul servizio dell'istituto di istruzione prescolare fornita nel GSDOU può ora essere utilizzata solo dopo un adeguamento molto serio, tenendo conto dei cambiamenti avvenuti nel sistema di gestione e che si riflettono nella legislazione moderna.

Tuttavia, a partire da questa disposizione approssimativa sul servizio DOW e in base alla sua struttura, considereremo quali disposizioni sullo stato del servizio di lavoro d'ufficio, i suoi compiti e funzioni sono rilevanti per il nostro tempo e, di conseguenza, dovrebbero riflettersi nel regolamento sul servizio DOW.

Disposizioni generali

La prima cosa stabilita dal regolamento sulla divisione (sezione "Disposizioni generali") è il nome della divisione e il suo status (il nome ufficiale della divisione e il grado della sua indipendenza; posto nella struttura dell'organizzazione; chi dirige e riferisce alla divisione; quali atti legislativi e altri atti normativi sono guidati nelle loro attività; chi approva la struttura e il personale dell'unità; se l'unità ha un sigillo). In generale, tutte queste questioni sono rilevanti per determinare lo stato di un'unità strutturale oggi, l'unica domanda è come vengono risolte in ogni caso specifico.

È importante sapere!

Nel determinare lo stato del servizio PEI, la questione più dolorosa è il posto dell'unità nella struttura dell'organizzazione.

Secondo una ricerca condotta dal VNIIDAD dal 2007, anche negli organi esecutivi federali (ministeri, servizi, agenzie), il servizio PEI è solo in alcuni casi un'unità indipendente. In pratica, può essere la Direzione Amministrativa e Legale, la Direzione Supporto Legale, la Direzione Controlli e Analisi, la Direzione Attività Organizzative e Speciali, la Direzione Servizio Pubblico e Personale, la Direzione Amministrativa e Personale, ecc. Nel vasto nella maggior parte dei casi fa parte della struttura di un'altra unità.

Tale situazione è dovuta al fatto che il Regolamento Modello organizzazione interna organi esecutivi federali (clausole 1.5-1.9) si stabilisce che la struttura e il personale dell'ufficio centrale dell'organo esecutivo federale siano approvati dal capo dell'organo di governo, tenendo conto del registro degli incarichi della funzione pubblica statale federale e atti definenti numero normativo le rispettive divisioni. Pertanto, ogni organo esecutivo federale decide autonomamente l'organizzazione del lavoro d'ufficio e la formazione di un'unità strutturale adeguata. A livello federale non c'è unità non solo nel determinare il posto di questa unità nella struttura dell'autorità, ma anche nel nome, nelle funzioni e nel personale.

La stessa situazione è tipica per i servizi delle istituzioni educative prescolari di altre organizzazioni statali e non statali.

Nel determinare il luogo di servizio del DOW nella struttura dell'organizzazione, si dovrebbe procedere dal fatto che il servizio DOW gestisce la documentazione e i flussi documentali dell'intera organizzazione, quindi dovrebbe essere una suddivisione indipendente, anche se con una piccola personale (se il volume del flusso documentale non è elevato), con subordinazione diretta al capo dell'organizzazione oa uno dei vicedirettori, che si occupa dell'informazione, della documentazione e degli archivi. Ciò è anche di fondamentale importanza perché il servizio DOW lavora direttamente con la direzione, risolve i problemi di revisione dei documenti, la loro approvazione, controlla l'esecuzione dei documenti, svolge lavori di riferimento sui documenti, anche su istruzioni della direzione, esegue altre istruzioni dal gestione.

La possibilità di un servizio di istituto di istruzione prescolare è di "uscire" direttamente dalla direzione dell'organizzazione (capo, vice capo) è di fondamentale importanza per l'organizzazione lavoro efficace con i documenti e la corrispondente attitudine alla documentazione da parte di altri dipartimenti, che, come spesso accade, percepiscono come irragionevoli o insignificanti i requisiti dell'istituto di istruzione prescolare in merito all'organizzazione del lavoro con i documenti.

Opinione di un esperto V.O. Bianco, specialista senior della gestione dei documenti "Sviluppo totale dell'intelligence Russia" L'articolo è di "natura enciclopedica" con profondità e descrizione universale obiettivi e obiettivi delle attività dell'istituto di istruzione prescolare in condizioni moderne. In una forma di realizzazione parziale, sono caratteristici di molte organizzazioni e imprese nazionali. I tempi moderni sono caratterizzati dall'assenza di un servizio chiaramente strutturato dell'istituto di istruzione prescolare come centro organizzativo e metodologico che forma regole uniformi per la tenuta dei registri, controllando il rispetto di queste regole da parte di tutti i dipendenti dell'organizzazione. L'autore chiede di assegnare una serie di regole e requisiti all'istituto di istruzione prescolare a livello aziendale. L'approccio metodologico dell'autore mostra la necessità di un regolamento sul servizio di un'istituzione educativa prescolare e i principi per la sua preparazione e attuazione. Inoltre, l'autore fornisce un'intera gamma di compiti, funzioni, diritti, responsabilità del DOE, che sono alla base della formazione di un vero e proprio fondo documentario dell'organizzazione e della creazione delle condizioni per il suo uso efficace nelle attuali attività dell'organizzazione. La lettura di questo articolo consente, nell'applicazione pratica, non solo di analizzare le aree più problematiche in quest'area di attività per una determinata impresa, ma anche di determinare quali sono i compiti più importanti per migliorare il sistema delle istituzioni educative prescolari che devono essere risolto.

Obiettivi, compiti e funzioni

Nella regolamentazione delle attività del servizio DOW Grande importanza ha una definizione dei suoi scopi e obiettivi, nella già citata disposizione esemplare sul servizio dell'istituzione educativa prescolare, questa sezione è denominata "Obiettivi e scopi del servizio dell'istituzione educativa prescolare". In una posizione approssimativa, l'obiettivo del servizio DOW è formulato come segue: "L'obiettivo principale del servizio DOW è l'organizzazione, la guida, il coordinamento, il controllo e l'attuazione del lavoro sul supporto documentale per la gestione". A nostro avviso, questa formulazione ("organizzazione, gestione, coordinamento, controllo e attuazione del lavoro") può essere attribuita a quasi tutte le attività, soprattutto perché questo non è nemmeno un obiettivo, ma funzioni manageriali.

Opinione di un esperto UN. Nazarov, Responsabile del Dipartimento di Gestione e Metodologia dei Documenti Informatici Aziendali Dipartimento degli affari di Gazprom Mezhregiongaz LLC, Ph.D. storia delle scienze Come obiettivo del suo articolo "Servizio dell'istituzione educativa prescolare: scopi, obiettivi e attività nelle condizioni moderne" V.F. Yankova ha delineato “una considerazione dei cambiamenti più importanti in atto nell'organizzazione delle attività dei servizi PEI, e come questi cambiamenti possono riflettersi nel regolamento su questa suddivisione” e ha immediatamente espresso la riserva che “il supporto documentale (cancelleria lavoro) è un'attività dell'area abbastanza conservativa". Questa contraddizione è più o meno evidente in tutto l'articolo. Ciò è particolarmente evidente nell'esempio di V.F. Yankova analisi comparativa i termini "lavoro d'ufficio", "supporto documentale" e "gestione documentale" e un breve riassunto della storia della loro apparizione, sulla base del quale si traggono conclusioni che, in effetti, nessuno di questi termini "porta nulla di veramente nuovo di fondamentale nella sua definizione, che permetterebbe di individuarlo e assegnargli un contenuto speciale” e tutti e tre i termini possono essere considerati sinonimi. Secondo noi, dato esempio molto indicativo, perché la maggior parte dei cambiamenti avvenuti negli ultimi anni nel campo del supporto documentale al management (DOE) hanno riguardato non tanto le finalità e gli obiettivi che si pongono ai servizi del DOE, quanto piuttosto le tecnologie utilizzate per risolverli i problemi. Naturalmente, questi cambiamenti sono stati in gran parte associati all '"uso della tecnologia informatica nei processi di gestione dei documenti, all'automazione dei processi d'ufficio, all'introduzione e all'uso di sistemi di gestione elettronica dei documenti e documenti elettronici", tuttavia, nonostante ciò, i principali -dacie della scuola materna le istituzioni educative sono rimaste pressoché invariate. E qui V.F. Yankovaya concorda nuovamente sul fatto che l'elenco dei compiti che devono affrontare i servizi dell'istituto di istruzione prescolare, nel suo insieme, è stato formulato correttamente nel Sistema di gestione della documentazione statale (GSDOU), pubblicato dall'Archivio principale dell'URSS nel 1991 da V.F. Yankovaya osserva solo che al momento i compiti dei servizi PEI elencati nel GSDOU devono essere formulati in modo più chiaro. Inoltre, l'autore dell'articolo solleva dubbi sull'attività associata alla riduzione del flusso di lavoro, perché, secondo V.F. Yankova, non è corretto parlarne “in condizioni in cui la crescita della circolazione dei documenti è una tendenza oggettiva. Possiamo solo parlare di ottimizzazione del flusso di lavoro, instradamento razionale dei documenti ed eliminazione dei casi di documentazione non qualificata”. Tuttavia, anche in questo caso si tratta più di questioni terminologiche che di differenze fondamentali. Ad esempio, GOST R 51141-98 “Lavoro d'ufficio e archiviazione. Termini e definizioni" definisce il flusso di lavoro come "il movimento dei documenti in un'organizzazione dal momento in cui vengono creati o ricevuti fino al completamento dell'esecuzione o della spedizione". Pertanto, se assumiamo che l'instradamento razionale dei documenti sia finalizzato ad accelerarne la circolazione e, di conseguenza, a ridurre i tempi per la loro esecuzione nell'organizzazione, e l'esclusione dei casi di documentazione non qualificata è finalizzata, tra l'altro, a ridurre il numero di documenti preparati nell'organizzazione razione di documenti all'ottimale, quindi il confine tra la riduzione del flusso di lavoro e l'ottimizzazione cessa di essere troppo netto. Probabilmente, possiamo dire che gli scopi e gli obiettivi dei servizi PEI rimangono sostanzialmente tradizionali nel nostro tempo, ma l'uso di nuove tecnologie e strumenti rende possibile rendere più efficace la soluzione di questi compiti.

Su una nota

Un nome sfortunato per il servizio d'ufficio è il nome "dipartimento generale", poiché la parola "generale" non implica in alcun modo che si tratti di un'unità che fornisce lavoro con documenti.

Sembra che nel formulare lo scopo del servizio PEI si debba partire da quello che in pratica è il risultato di un supporto documentale. Come risultato del supporto documentale in ciascuna organizzazione, viene creato il suo fondo documentario - la totalità di tutti i documenti formati nelle attività dell'organizzazione, sia creati in essa che ricevuti da altre organizzazioni. Il fondo documentario viene creato secondo determinate regole, inizia a formarsi nella fase di registrazione dei documenti, il fondo documentario viene utilizzato nelle attività correnti dell'organizzazione, essendo una fonte di informazioni per l'adozione decisioni di gestione. La vita di un documento nel lavoro d'ufficio termina quando il documento viene distrutto dopo la scadenza del periodo di conservazione o, se è oggetto di conservazione a lungo termine o permanente, viene trasferito dal fondo documentario al fondo archivistico, cioè al archivio dell'organizzazione. Pertanto, lo scopo delle attività del servizio PEI può essere formulato come segue: la formazione di un vero e proprio fondo documentario dell'organizzazione e la creazione delle condizioni per il suo effettivo utilizzo nelle attuali attività dell'organizzazione.

Questa affermazione può essere considerata abbastanza ovvia, ma va notato che il concetto stesso di "fondo documentario" è un concetto nuovo. Non è fissato in alcun dizionario o standard contenente la terminologia dell'ufficio. Fino a poco tempo fa veniva utilizzato senza una corrispondente definizione chiara. L'unico documento normativo in cui questo termine viene utilizzato con spiegazioni che ne rivelano il contenuto è il Regolamento per le scartoffie negli organi esecutivi federali, approvato. Decreto del governo della Federazione Russa del 15 giugno 2009 n. 447.

I paragrafi 26 e 27 di questo documento dicono: "L'organo esecutivo federale: a) forma il suo fondo documentario con i documenti formati nel corso delle sue attività<...>La formazione del fondo documentario dell'organo esecutivo federale viene effettuata dal servizio di gestione degli archivi compilando una nomenclatura dei casi, formando ed elaborando i casi, garantendone la sicurezza, registrando e trasferendo i casi all'archivio dell'organo esecutivo federale.

I compiti risolti nelle attività dell'unità derivano dall'obiettivo o sono determinati dall'obiettivo. A loro volta, gli scopi e gli obiettivi del servizio PEI determinano il contenuto funzionale delle attività di questa unità.

Per formulare i compiti del servizio PEI, è necessario rispondere alla domanda: cosa è necessario fare per formare un vero e proprio fondo documentario dell'organizzazione?

Nella disposizione approssimativa sul servizio dell'istituto di istruzione prescolare, i compiti della suddivisione sono formulati come segue: "... Sulla base degli obiettivi, il servizio dell'istituto di istruzione prescolare risolve i seguenti compiti:

2.1.1. miglioramento delle forme e dei metodi di lavoro con i documenti;

2.1.2. garantire una procedura unificata per la documentazione, l'organizzazione del lavoro con i documenti, i sistemi di recupero delle informazioni, il monitoraggio dell'esecuzione e la preparazione dei documenti per il trasferimento a un archivio dipartimentale in conformità con GSDOU, GOST e altri standard applicabili;

2.1.3. riduzione delle scartoffie, quantità moduli di documento e documenti;

2.1.4. sviluppo e implementazione di documenti normativi e metodologici per migliorare il supporto della documentazione nell'organizzazione e nel sistema subordinato (per le organizzazioni con un sistema subordinato), tecnologie avanzate per il supporto della gestione dei documenti basate sull'uso di tecnologie informatiche e organizzative finalizzate all'attuazione delle attività dell'organizzazione zzazioni".

Opinione di un esperto V.M. Kozlova, specialista in documenti Bureau of Document Management Organization di JSC "OKB Sukhoi" Nelle attività di qualsiasi organizzazione senza scopi e obiettivi chiaramente definiti, è impossibile ottenere risultati efficaci nel lavoro. Pertanto, è necessario adottare un approccio responsabile allo sviluppo delle normative locali dell'organizzazione, che guideranno i dipendenti nello svolgimento delle loro attività doveri ufficiali. Il regolamento sull'unità strutturale consente di definire chiaramente il posto dell'unità nella struttura organizzativa dell'azienda, riflettere gli obiettivi, le funzioni e i compiti svolti dai dipendenti. In questo articolo, V.F. Yankovaya ha descritto in dettaglio i requisiti per il contenuto delle sezioni del Regolamento sul servizio dell'istituto di istruzione prescolare. L'autore ha determinato lo scopo delle attività del servizio PEI, i suoi principali compiti e funzioni che sono rilevanti oggi nel contesto dello sviluppo della tecnologia dell'informazione, che possono essere integrati e perfezionati a seconda delle specificità delle attività dell'organizzazione. Le informazioni fornite nell'articolo aiuteranno a sviluppare il Regolamento sull'unità strutturale che soddisfa i requisiti moderni per gli specialisti nel campo del supporto documentale per la gestione. In un'azienda in via di sviluppo dinamico, con un'ottimizzazione regolare dei processi aziendali dell'azienda, i dipendenti devono monitorare la pertinenza delle informazioni fornite dalle normative locali. Tutti i cambiamenti che si verificano nei processi delle attività dell'azienda devono essere fissati nel tempo nei regolamenti di gestione interni e controllarne l'attuazione da parte di tutti i dipendenti dell'azienda.

L'elenco dei compiti, a nostro avviso, è generalmente formulato correttamente, ma il paragrafo 2.1.3 è discutibile, poiché non è corretto impostare il compito di "ridurre il flusso di lavoro, il numero di moduli di documenti e documenti" in condizioni in cui il la crescita del flusso di lavoro è una tendenza oggettiva. Non si può che parlare di ottimizzazione del flusso documentale, di razionale instradamento dei documenti, di esclusione dei casi di documentazione non qualificata. Inoltre, i compiti dell'istituto di istruzione prescolare devono essere formulati in modo più chiaro.

Sulla base dell'obiettivo del servizio DOW che abbiamo formulato, la formazione di un vero e proprio fondo documentario dell'organizzazione e la creazione di condizioni per il suo utilizzo effettivo nelle attuali attività dell'organizzazione, possiamo costruire i compiti dell'EDI servizio come segue:

• garantire una tecnologia unificata per la creazione, l'elaborazione, l'archiviazione e l'utilizzo dei documenti di un'organizzazione in tutto il loro ciclo vitale;
• sviluppo di documenti normativi e metodologici che regolano i processi di creazione, elaborazione, archiviazione e utilizzo dei documenti nelle attività dell'organizzazione, la loro attuazione nella pratica del lavoro con i documenti e il controllo sull'applicazione;
• miglioramento delle forme e dei metodi di lavoro con i documenti basati sull'uso della tecnologia dell'informazione, unificazione e standardizzazione dei documenti e dei processi di gestione dei documenti;
• indirizzo organizzativo e metodologico e controllo sulla tenuta dei registri nelle divisioni strutturali e nelle organizzazioni subordinate. I compiti del servizio DOW consentono di visualizzare le funzioni svolte da questa unità.

Le funzioni di qualsiasi unità, indipendentemente da ciò che fa, possono essere suddivise in due gruppi: funzioni di gestione generali (funzioni inerenti a qualsiasi unità) e specifiche (che riflettono le caratteristiche di questa unità, derivanti dalla natura e dal contenuto delle sue attività) e al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati. Le funzioni di direzione generale comprendono: organizzazione, pianificazione, regolazione (coordinamento) e controllo delle attività. Le funzioni che derivano direttamente dai compiti sopra formulati si riferiscono alle funzioni specifiche del servizio DOW. Pertanto, nell'ambito delle attività funzionali del servizio PEI, dovrebbero essere previste anche funzioni gestionali generali e funzioni specifiche che garantiscano l'attuazione degli scopi e degli obiettivi del servizio PEI.

Buono a sapersi!

Le funzioni della suddivisione sono in realtà tipi specifici di lavoro che la suddivisione deve svolgere per raggiungere i compiti assegnati.

Le effettive funzioni di gestione del servizio possono essere così formulate:

• organizzazione, pianificazione, regolamentazione del lavoro sul supporto documentale della gestione (si potrebbe dire diversamente: processi di gestione dei documenti), partecipazione alla formazione della politica dell'organizzazione nel campo della gestione dei documenti;
• controllo dell'esecuzione regole stabilite e tecnologie per la creazione, l'elaborazione, l'archiviazione e l'utilizzo di documenti in un'organizzazione in tutte le fasi del loro ciclo di vita, compreso l'utilizzo di un sistema elettronico di gestione dei documenti;
• controllo sulla formazione del fondo documentario dell'organizzazione (controllo sulla formazione dei fascicoli e garanzia della loro sicurezza) nelle divisioni strutturali dell'organizzazione;
• controllo sullo stato dell'organizzazione del lavoro con documenti nelle organizzazioni subordinate.

Le funzioni specifiche del servizio DOE includono quanto segue:

• sviluppo di documenti normativi e metodologici sul supporto documentale (istruzioni per il lavoro d'ufficio (DOU), nomenclatura dei casi, regolamenti amministrativi sui processi di gestione dei documenti, un foglio di moduli di documento e un album di moduli e altri documenti) che regolano i processi di creazione, elaborazione , conservare e utilizzare i documenti dell'organizzazione;
• progettazione di campioni di moduli di documenti, sviluppo di moduli unificati di documenti, monitoraggio del loro utilizzo nelle divisioni strutturali dell'organizzazione;
• sviluppo di schemi di percorso e percorso tecnologico per il passaggio di documenti, diagrammi di flusso dei processi amministrativi e aziendali per la gestione dei documenti (creazione, elaborazione, archiviazione e utilizzo di documenti);
• implementazione del trattamento di inoltro dei documenti;
• organizzazione dell'esame preliminare dei documenti, garantendo la tempestiva presentazione dei documenti all'esame da parte della direzione dell'organizzazione;
• organizzazione del movimento dei documenti in entrata, in uscita, interni (organizzazione della circolazione dei documenti), anche con l'utilizzo di un sistema elettronico di gestione dei documenti;
• formazione, manutenzione e utilizzo di banche dati che forniscono registrazione, contabilità, controllo, manutenzione di informazioni e lavoro di riferimento su documenti, creazione, archiviazione, ricerca e utilizzo di documenti nell'organizzazione;
• organizzazione del controllo sulle scadenze per l'esecuzione dei documenti (ordini), regolazione dell'avanzamento dell'esecuzione dei documenti;
• conduzione lavoro analitico sulla base dei risultati del monitoraggio dell'esecuzione dei documenti (ordini) e dell'informazione della direzione sui risultati dell'esecuzione dei documenti (ordini) e sulla disciplina delle prestazioni;
• garantire la documentazione dell'attività degli organi collegiali (consultivi, di coordinamento, metodologici, ecc.);
• organizzazione della pronta produzione di documenti, copia e replica di documenti;
• distribuzione di documenti (copie di documenti) alle divisioni strutturali dell'organizzazione e alle organizzazioni subordinate;
• sviluppo e coordinamento di nomenclature di casi di divisioni strutturali dell'organizzazione, formazione di una nomenclatura consolidata di casi;
• svolgimento di lavori annuali sull'esame del valore dei documenti, preparazione di documenti per il trasferimento all'archiviazione (o all'archivio di un'organizzazione) e selezione di documenti con periodi di conservazione scaduti per la distruzione;
• preparazione di proposte di lavoro sull'automazione dei processi di gestione dei documenti, proposte di miglioramento e sviluppo funzionalità sistema utilizzato di gestione elettronica dei documenti;
• formazione avanzata dei dipendenti del servizio dell'istituto di istruzione prescolare, consulenza ai dipendenti dell'organizzazione sulla creazione, l'elaborazione, l'archiviazione e l'uso dei documenti.

L'elenco proposto di funzioni del servizio DOW può essere considerato universale, ovvero pienamente utilizzabile in un'organizzazione, indipendentemente dal contenuto e dalla natura delle sue attività, dalla forma organizzativa e legale, dal volume del flusso di documenti e da altre caratteristiche .

Opinione di un esperto G.V. Podkorytova, capo del dipartimento di lavoro d'ufficio di CJSC "FINEKS Quality", membro della Gilda dei gestori di record Ancora una volta, con interesse per gli argomenti delineati e grande rispetto per l'autore specifico della pubblicazione, ho preso conoscenza dell'articolo della rivista. Come professionista con esperienza pluriennale, anche in organizzazioni di varie forme di proprietà, posso affermare con sicurezza che gli obiettivi dell'articolo, indicati dall'autore come analisi dei cambiamenti in atto nelle attività dei servizi PEI, e documentare questi cambiamenti creando (adeguando) disposizioni sull'unità sono più che importanti e rilevanti nel lavoro dell'organizzazione. Purtroppo la guida livello superiore in pratica, di regola, non è a conoscenza di tali pubblicazioni o semplicemente non vuole approfondire l'essenza della questione. Le ragioni sono diverse: i compiti primari, molto più importanti e urgenti, a loro avviso, sono la produzione di prodotti, l'erogazione di servizi e, in alcuni casi, la mancanza di proposte per ottimizzare la documentazione dei processi aziendali da gli specialisti dell'istituzione educativa prescolare. Inoltre, alla domanda su come stanno andando le cose nell'organizzazione con l'organizzazione del lavoro d'ufficio, molti manager risponderanno positivamente. Anche se va notato che recentemente i manager stanno sollevando sempre più la questione del miglioramento qualitativo del lavoro d'ufficio nell'organizzazione, rendendosi conto dell'alto grado della sua importanza e significato. Nella mia pratica, ho avuto la fortuna di lavorare con il regista, poi con lui... Amministratore delegato, più che attenta al supporto documentale della direzione, si è fidata degli specialisti dell'EDI, e ha anche supportato il servizio DOW in tutte le sue innovazioni con un'analisi preliminare delle modifiche proposte. Va sottolineato che trattava con uguale rispetto anche gli specialisti degli altri servizi dell'organizzazione. E con questo atteggiamento ha cresciuto molti eccellenti specialisti. Cosa abbiamo oggi nelle singole organizzazioni? Penso che quello che sto per dire sia familiare a molti. Che cos'è un impiegato specializzato, sia esso un responsabile del servizio o un lavoratore ordinario? Quali sono i problemi del servizio rispetto ad altre, secondo il capo, le unità più importanti? Spesso il nostro servizio e i suoi dipendenti si trovano "nel cortile di casa". Chi viene licenziato per primo? Case-produttori. Chi è l'ultima persona motivata a raggiungere risultati? Impiegato-lei. Chi non ritiene importante stanziare fondi per l'alta formazione, la partecipazione ad eventi collegiali per lo scambio di esperienze? Impiegati. Chi non è nominato nelle divisioni strutturali? Ancora una volta, responsabile dello svolgimento del lavoro d'ufficio. E cosa dovremmo aspettarci allora in termini di ottimizzazione del flusso di lavoro, eliminando i casi di documentazione non qualificata? Sì, quasi niente. Quindi e risultato finale: a lungo termine, compreso il ritorno, il movimento di documenti eseguiti in modo analfabeta; basso livello di disciplina esecutiva nel lavorare con i documenti; esecuzione di semplici operazioni di elaborazione di documenti di routine da parte di dipendenti altamente qualificati dell'istituto di istruzione prescolare a causa della mancanza di lavoratori invece di svolgere i compiti di introduzione e manutenzione delle moderne tecnologie nel lavoro con i documenti. E questo non è un elenco completo delle omissioni nell'organizzazione del supporto documentale per la gestione. In conclusione, vorrei dire quanto segue. Cari leader, colleghi! Il nostro servizio DOW non occupa l'ultimo posto nel lavoro dell'organizzazione. Ancora una volta, presta molta attenzione ai nostri problemi, compiti e il risultato non tarderà ad arrivare. E risparmiare denaro sulle esigenze del servizio oggi, compresa l'automazione della documentazione, domani potrebbe essere uno dei motivi dell'indebolimento relazioni di mercato con tutte le conseguenze che ne derivano.

Tuttavia, questo elenco di funzioni non è esaustivo, in alcuni casi può essere integrato da altre funzioni, ad esempio, per i servizi delle istituzioni educative prescolari delle autorità, è importante individuare come funzioni separate l'organizzazione del lavoro su l'esame e l'esecuzione dei ricorsi dei cittadini, delle richieste legali e individui, indagini di deputati delle autorità legislative (rappresentative), ecc.

Diritti, responsabilità e relazioni

Oltre a regolare le funzioni del servizio DOW, il regolamento su di esso stabilisce una serie di diritti e tipi di responsabilità per possibili violazioni, deviazioni dalla procedura stabilita per lavorare con i documenti, nonché la procedura per la sua interazione con la direzione, altro divisioni dell'organizzazione e (o) organizzazioni subordinate, organizzazioni di terze parti nizzazioni e individui.

Al servizio DOW devono essere concessi i seguenti diritti:

• richiedere ai capi delle suddivisioni strutturali, alle organizzazioni subordinate, ai dipendenti dell'organizzazione di rispettare le regole stabilite per la creazione, l'elaborazione, l'archiviazione e l'utilizzo dei documenti;
• richiedere alle divisioni strutturali e alle organizzazioni sub-dipartimentali le informazioni necessarie per organizzare il lavoro con i documenti e valutarne i risultati;
• restituire ai dipendenti dell'organizzazione - gli esecutori di documenti e istruzioni - documenti eseguiti in modo errato, documenti preparati in violazione delle regole stabilite per il coordinamento e la certificazione dei documenti;
• preparare bozze di documenti amministrativi (ordini, istruzioni) sulle attività dell'istituto di istruzione prescolare, organizzazione e miglioramento del lavoro con i documenti;
• presentare proposte alla direzione dell'organizzazione per migliorare il lavoro con i documenti, migliorare la disciplina delle prestazioni, migliorare le forme e i metodi di lavoro, creare condizioni favorevoli lavoro.

È importante sapere!

Il diritto di suddivisione strutturale è un meccanismo che consente di garantire lo svolgimento delle funzioni stabilite in caso di eventuali problemi (interferenze).

Nella sezione "Responsabilità" del regolamento sul servizio dell'istituzione educativa prescolare, sono stabiliti i criteri per valutare l'operato dell'unità. I criteri di valutazione in questo caso sono indicatori che caratterizzano la qualità, la tempestività, la conformità del lavoro svolto con i volumi stabiliti e altri indicatori che vengono utilizzati per misurare la qualità e la quantità del lavoro svolto. La qualità della prestazione lavorativa può essere determinata dal grado di conformità a standard, istruzioni, regole e altri documenti normativi e metodologici che stabiliscono il contenuto, i metodi di esecuzione e i risultati del lavoro, nonché l'assenza di errori, carenze, calcoli errati, eccetera.

Buono a sapersi!

La tempestività dei lavori è determinata dal rispetto dei termini specifici per il completamento dei lavori con le scadenze stabilite da documenti urbanistici, amministrativi o di altra natura.

In questa sezione della disposizione sul servizio dell'istituto di istruzione prescolare, è auspicabile riflettere la responsabilità di:

• violazione delle regole, dei termini di creazione, elaborazione, archiviazione e utilizzo dei documenti;
• violazione dei principi (regole) della formazione del fondo documentario dell'organizzazione, perdita o danneggiamento dei documenti;
• inosservanza della tecnologia di elaborazione dei documenti stabilita nell'organizzazione, incluso l'uso di un sistema elettronico di gestione dei documenti;
• divulgazione di informazioni di carattere ufficiale, inosservanza del regime di riservatezza stabilito nell'organizzazione;
• mancato rispetto delle scadenze e del volume stabilito di istruzioni da parte della direzione;
• inosservanza delle norme stabilite in materia di sicurezza antincendio, organizzazione e protezione del lavoro.

La sezione "Rapporti" del regolamento sul servizio dell'istituto di istruzione prescolare determina le comunicazioni informative e documentali del nucleo, i documenti realizzati nel nucleo; stabilisce con quali organizzazioni e divisioni si interagisce, quali informazioni riceve e presenta la divisione, la frequenza e i tempi della sua presentazione o ricezione, e determina anche in quale ordine e da chi vengono considerati i disaccordi che sorgono nelle attività della divisione.

Questa sezione della disposizione dovrebbe prevedere l'interazione del servizio DOW con la direzione dell'organizzazione, tutte le divisioni funzionali e ausiliarie dell'organizzazione, il servizio DOW dell'organizzazione madre, le autorità archivistiche, la ricerca o altre istituzioni sull'organizzazione e il miglioramento del lavoro con documenti.

Gli scopi, i compiti, le funzioni del servizio PEI, stabiliti dal regolamento su di esso, dovrebbero trovare il loro dettaglio nelle descrizioni delle mansioni dei dipendenti di questa unità.

Il supporto alla documentazione della direzione nell'organizzazione è svolto da un servizio speciale, che funge da unità strutturale indipendente, subordinata direttamente al capo dell'organizzazione. A seconda del volume del flusso di lavoro e delle strutture tipiche, potrebbero esserci i seguenti servizi dell'EDI: gestione dei casi, dipartimento generale, servizio dell'EDI, ecc.

La gestione degli affari comprende il servizio dell'istituto di istruzione prescolare (ufficio di corrispondenza governativa, spedizione, ufficio di dattilografia, ufficio di copiatura e riproduzione), ispezione sotto il capo, segreteria (reception, segreteria del capo, segreterie dei vice capi, segreteria del il consiglio, l'ufficio di protocollo), il dipartimento per il miglioramento del lavoro con i documenti, il dipartimento delle lettere (reclami) e l'archivio centrale.

Il dipartimento generale comprende un ufficio, un gruppo di controllo, un gruppo di protocollo, un gruppo per migliorare il lavoro con i documenti, un gruppo di lettere (reclami), un servizio di fotocopie, un ufficio di dattilografia e stenografia e un archivio.

Nelle associazioni e imprese, la composizione e la struttura del servizio PEI sono determinate dalla direzione dell'organizzazione:

in joint venture (organizzazioni) - dal consiglio;

v società per azioni– conferenza di fondazione;

nelle cooperative incontro generale soci della cooperativa.

Nelle organizzazioni che non dispongono di un servizio DOW, le sue funzioni sono svolte dal segretario del capo o da un altro funzionario appositamente nominato.

Il lavoro dell'istituto di istruzione prescolare è regolato dal regolamento su questo servizio e le attività dei dipendenti del servizio prescolare sono regolate da descrizioni delle mansioni che stabiliscono una razionale divisione del lavoro, prevedono un carico di lavoro uniforme dei dipendenti, distribuzione del lavoro in base alla complessità dell'esecuzione e alle qualifiche degli esecutori. Le descrizioni del lavoro sono sviluppate dal capo dell'istituto di istruzione prescolare e approvate dal capo dell'organizzazione (impresa). Come necessario descrizione del lavoro può essere rivisto.

Il servizio DOW svolge le seguenti funzioni principali:

Attuazione di standard e sviluppi statali per migliorare la documentazione;

Sviluppo e implementazione di forme razionali di documenti, organizzazione del lavoro tenendo conto delle specificità dipartimentali;

Monitoraggio della conformità agli standard documentali;

Elaborazione dell'inoltro e consegna dei documenti agli esecutori;

Registrazione di documenti e lavoro contabile e di riferimento;

Controllo sull'esecuzione dei documenti;

Formazione, registrazione, archiviazione di file e loro rilascio per l'uso;

Produzione dattiloscritta, copiatura e riproduzione di documenti;

Gestione organizzativa e metodica, controllo del lavoro con i documenti nelle divisioni strutturali dell'organizzazione.

Attualmente, i servizi delle istituzioni educative prescolari devono affrontare il compito di un più stretto coordinamento del lavoro con sistemi di controllo automatizzati ( sistema automatizzato gestione) sulla base di sistemi unificati di documentazione e processi di gestione, flusso di lavoro razionale. Nelle condizioni di ricostruzione scientifica e tecnica, a causa dei cambiamenti del mercato, l'economia della repubblica ha registrato un forte aumento della quantità di informazioni causata dall'attivazione attività commerciali imprese, la crescita del numero di istituzioni, organizzazioni e imprese, l'aumento della gamma di manufatti e la complicazione del processo del loro movimento, l'espansione legami economici. A questo proposito, si è reso necessario razionalizzare il flusso di informazioni, stabilire il numero necessario e sufficiente di tipi di documenti che svolgono il ruolo supporto informativo funzioni di gestione. L'elaborazione manuale non ha consentito un trattamento tempestivo e di alta qualità dei crescenti flussi di informazioni. C'era bisogno di meccanizzazione, e quindi di automazione dell'elaborazione delle informazioni documentarie. Tuttavia, l'implementazione pratica e l'applicazione della tecnologia informatica, l'efficacia del loro utilizzo dipendono direttamente dal grado di razionalizzazione della documentazione a cui sono destinate.

1 INTRODUZIONE 2

2 CONCETTO DI SERVIZIO DOW 4

3 COMPITI E FUNZIONI PRINCIPALI DEL SERVIZIO DOW 6

4 REGOLAMENTO NORMATIVO DEL SERVIZIO DOW 9

5 STRUTTURA E FUNZIONI DEI SERVIZI DOW 14

6 CONCLUSIONE 26

INTRODUZIONE

Attualmente, per la maggior parte delle organizzazioni statali russe e imprese commerciali caratteristica è l'assenza di un sistema ordinato di tenuta dei registri, nonostante si tratti di una tenuta dei registri razionale e ben organizzata, che determina il supporto documentale per la gestione di un'organizzazione, che può aumentare significativamente l'efficienza di un'impresa.

Supporto alla documentazione della gestione - un'attività che copre l'organizzazione della documentazione e la gestione della documentazione nel processo di attuazione delle funzioni di un'istituzione, organizzazione e impresa, che agisce come unità strutturale indipendente. Può essere: l'amministrazione degli affari, il dipartimento generale, l'ufficio o la segreteria. La documentazione delle attività di gestione dell'organizzazione è la funzione di servizio più importante della gestione, la cui organizzazione razionale determina la velocità e la qualità delle decisioni di gestione, l'efficienza dell'organizzazione nel suo insieme.

La rilevanza dell'argomento del lavoro del corso risiede nel fatto che il lavoro d'ufficio è una delle funzioni gestionali basate su un'organizzazione scientifica che utilizza la tecnologia moderna. Nelle condizioni moderne, il lavoro con la documentazione gestionale in molte istituzioni si basa sulla tecnologia informatica, le funzioni del servizio di supporto alla documentazione gestionale non si limitano solo all'organizzazione del flusso documentale dell'istituzione, alla contabilità dei documenti e al controllo sulla loro esecuzione. Il servizio di supporto alla documentazione per le attività di gestione è direttamente coinvolto nell'impostazione dei compiti nello sviluppo di sistemi informativi automatizzati per lavorare con i documenti, nel fornire l'accesso alle informazioni e proteggere le informazioni e nel migliorare il lavoro con i documenti. E viviamo in un'epoca progresso scientifico dove tutto si basa sul perfezionamento di nuove tecnologie che ci aiutano ulteriormente nel nostro lavoro.

scopo tesinaè uno studio del problema scientifico della gestione dei documenti in un'organizzazione, una descrizione della struttura e la divulgazione delle principali funzioni del servizio di gestione dei documenti, determinando lo scopo nell'organizzazione.

Sulla base dell'obiettivo, sono state impostate le seguenti attività:

studiando periodico, rivelando l'argomento del lavoro del corso;

parlare del servizio di gestione dei documenti nell'organizzazione, elencarne i compiti e le funzioni principali;

considerare la struttura dei servizi di documentazione gestionale e descrivere le loro funzioni principali.

1. IL CONCETTO DEL SERVIZIO DOE

Il lavoro d'ufficio è un ramo di attività che fornisce documentazione e organizzazione del lavoro con documenti ufficiali.

Il lavoro d'ufficio copre l'intera gamma di lavori sulla creazione e l'esecuzione di documenti, la loro esecuzione e controllo delle scadenze, sulla contabilità dei documenti, la formazione di casi da documenti eseguiti, l'archiviazione e l'uso di casi correnti e la loro preparazione per l'archiviazione .

Attualmente, il termine "lavoro d'ufficio" suona spesso come "supporto alla documentazione gestionale" (DOE).

Il supporto documentale della direzione è svolto da un apposito servizio che funge da unità strutturale autonoma. Può essere: l'amministrazione degli affari, il dipartimento generale, l'ufficio o la segreteria.

SDOU è una suddivisione strutturale separata organizzativa di un'istituzione che esegue il lavoro con i documenti.

Il compito principale del servizio DOW è l'elaborazione e la trasmissione tempestiva a diversi livelli, informazioni gestionali necessarie per l'implementazione delle funzioni.

Nelle piccole organizzazioni, dove il volume dei documenti elaborati è ridotto e la creazione di un tale servizio è poco pratica, tutto il lavoro sulla gestione dei documenti viene svolto dal segretario del capo o da un dipendente appositamente assegnato a questo lavoro.

Il supporto della documentazione per le attività di gestione di un'organizzazione è la funzione di servizio più importante della gestione, la cui organizzazione razionale determina la velocità e la qualità del processo decisionale manageriale, l'efficienza dell'organizzazione nel suo insieme.

La scelta della forma organizzativa del servizio dell'istituto scolastico prescolare dipende dalla decisione della direzione e del servizio prescolare stesso. La regolamentazione della forma di lavoro prescelta con i documenti è fissata nelle istruzioni per il lavoro d'ufficio

2. PRINCIPALI COMPITI E FUNZIONI DEL SERVIZIO DOW

Nelle condizioni moderne, quando il lavoro con la documentazione gestionale in molte istituzioni si basa sulla tecnologia informatica, le funzioni del servizio DOW non si limitano solo all'organizzazione del flusso documentale dell'istituzione, alla contabilizzazione dei documenti e al monitoraggio della loro esecuzione. Il servizio DOW è direttamente coinvolto nell'impostazione dei compiti nello sviluppo di sistemi informativi automatizzati per lavorare con i documenti, nel fornire l'accesso alle informazioni e proteggere le informazioni e nel migliorare il lavoro con i documenti.

Gli obiettivi del servizio DOW:

Migliorare le forme ei metodi di lavoro con i documenti;

Attuazione di una procedura unificata per lavorare con i documenti (la loro preparazione ed elaborazione);

Controllo sull'esecuzione e predisposizione degli atti da trasferire all'Archivio di Stato secondo la normativa vigente;

Ridurre il flusso di lavoro, il numero di forme di documenti;

Sviluppo e implementazione di documenti normativi e metodologici per migliorare l'istituto di istruzione prescolare dell'organizzazione;

Partecipazione allo sviluppo e all'attuazione del progressivo tecnologia basati sull'uso di tecnologie informatiche e organizzative, personal computer.

Pertanto, il servizio DOW risolve tre serie principali di attività e le funzioni derivano da queste attività:

1. Fornire la documentazione delle attività di gestione. Questi compiti possono essere risolti eseguendo le seguenti funzioni:

• sviluppo e progettazione di forme, assicurandone la produzione;

• garantire la produzione di documenti, la copia e la replica;

• controllo di qualità della preparazione e dell'esecuzione dei documenti, conformità.

2. Organizzazione del lavoro con documenti nell'istituzione. Questi compiti vengono risolti eseguendo le seguenti funzioni:

• istituzione di una procedura unificata per il passaggio degli atti (flusso documentale dell'ente);

• elaborazione dell'inoltro dei documenti in entrata e in uscita;

• registrazione e contabilizzazione dei documenti in entrata, in uscita e interni;

• controllo sull'esecuzione dei documenti;

• sistematizzazione dei documenti, assicurandone l'archiviazione e l'utilizzo; organizzazione del lavoro con gli appelli dei cittadini;

• garantire la protezione delle informazioni.

3. Migliorare le forme ei metodi di lavoro con i documenti. Queste attività includono l'esecuzione delle seguenti funzioni:

• sviluppo e revisione di documenti normativi, istruttivi, metodologici e portarli all'attenzione dei dipendenti dell'organizzazione;

• orientamento metodologico e controllo sul rispetto delle regole stabilite per lavorare con i documenti nelle divisioni strutturali dell'organizzazione;

• formazione avanzata dei dipendenti dell'organizzazione e loro consulenza sul lavoro con i documenti;

• razionalizzare la documentazione dell'organizzazione, svolgendo lavori sull'unificazione dei documenti, lo sviluppo della Report Card e dell'Album dei moduli dei documenti utilizzati nelle attività dell'organizzazione;

• sviluppo e implementazione di nuove forme e metodi di lavoro con i documenti, miglioramento del flusso di lavoro dell'organizzazione, miglioramento della disciplina esecutiva;

• definizione di compiti per lo sviluppo e il miglioramento di sistemi informativi automatizzati e database per lavorare con i documenti.

3. REGOLAMENTAZIONE NORMATIVA DEL SERVIZIO DOW

Per un funzionamento di successo e prospettive favorevoli per lo sviluppo del servizio DOW, è necessaria la regolamentazione normativa del servizio DOW stesso.

Il Servizio Gestione Documentale (DOE) e i suoi dipendenti svolgono la propria attività sulla base dei seguenti documenti organizzativi e legali:

• disposizioni sull'unità strutturale;

• descrizione del lavoro;

• istruzioni commerciali.

Nella regolamentazione delle attività del servizio d'ufficio, un ruolo significativo è svolto dalla Carta dell'organizzazione - un atto giuridico che determina la procedura per la formazione, la competenza dell'organizzazione, le sue funzioni, i compiti e la procedura per lavorare. Lo sviluppo della carta influisce sull'organizzazione complessiva del lavoro d'ufficio. La struttura organizzativa prevista dalla carta consente di determinare i set di documenti che saranno utilizzati nelle attività di gestione.

INTRODUZIONE

Lo scopo della creazione della mia tesina è descrivere la struttura dei servizi DOE e divulgare le loro funzioni principali.

L'argomento del mio lavoro: "La struttura e le funzioni dei servizi dell'istituto scolastico prescolare".

Considero questo argomento particolarmente rilevante ai nostri tempi, poiché il lavoro d'ufficio è una delle funzioni di gestione su cui si basa organizzazione scientifica con l'uso della tecnologia moderna, e viviamo in un'era di progresso scientifico, dove tutto si basa sul miglioramento delle nuove tecnologie che ci aiutano ulteriormente nel nostro lavoro.

Sulla base dell'obiettivo, sono state impostate le seguenti attività:

Studia la letteratura che rivela l'argomento del mio lavoro;

Raccontare il servizio di gestione dei documenti;

Elencare i principali compiti e funzioni dell'istituto di istruzione prescolare;

Studiare la regolamentazione normativa del servizio delle istituzioni educative prescolari;

Considerare la struttura dei servizi dell'EDI e descriverne le principali funzioni;

Il concetto e lo scopo del servizio DOW

Il lavoro d'ufficio è un ramo di attività che fornisce documentazione e organizzazione del lavoro con documenti ufficiali.

Il lavoro d'ufficio copre l'intera gamma di lavori sulla creazione e l'esecuzione di documenti, la loro esecuzione e controllo delle scadenze, sulla contabilità dei documenti, la formazione di casi da documenti eseguiti, l'archiviazione e l'uso di casi correnti e la loro preparazione per l'archiviazione .

Attualmente, il termine "lavoro d'ufficio" suona spesso come "supporto alla documentazione gestionale" (DOE).

Il supporto documentale della direzione è svolto da un apposito servizio che funge da unità strutturale autonoma. Può essere: l'amministrazione degli affari, il dipartimento generale, l'ufficio o la segreteria.

Nelle piccole organizzazioni, dove il volume dei documenti elaborati è ridotto e la creazione di un tale servizio è poco pratica, tutto il lavoro sulla gestione dei documenti viene svolto dal segretario del capo o da un dipendente appositamente assegnato a questo lavoro.

Il supporto della documentazione per le attività di gestione di un'organizzazione è la funzione di servizio più importante della gestione, la cui organizzazione razionale determina la velocità e la qualità del processo decisionale manageriale, l'efficienza dell'organizzazione nel suo insieme.

Scelta forma organizzativa il servizio prescolare dipende dalla decisione della direzione e dal servizio prescolare stesso. La regolamentazione della forma di lavoro prescelta con i documenti è fissata nelle istruzioni per il lavoro d'ufficio.

I principali compiti e funzioni dell'istituto di istruzione prescolare

Nelle condizioni moderne, quando il lavoro con la documentazione gestionale in molte istituzioni si basa sulla tecnologia informatica, le funzioni del servizio DOW non si limitano solo all'organizzazione del flusso documentale dell'istituzione, alla contabilizzazione dei documenti e al monitoraggio della loro esecuzione. Il servizio DOW è direttamente coinvolto nell'impostazione dei compiti nello sviluppo di sistemi informativi automatizzati per lavorare con i documenti, nel fornire l'accesso alle informazioni e proteggere le informazioni e nel migliorare il lavoro con i documenti.

Pertanto, il servizio DOW risolve tre serie principali di attività:

1) garantire la documentazione delle attività di gestione;

2) organizzazione del lavoro con documenti nell'istituzione;

miglioramento delle forme e dei metodi di lavoro con i documenti.

I compiti che devono affrontare il servizio dell'EDI ne determinano le funzioni.

1. I compiti di garantire la documentazione delle attività di gestione possono essere risolti svolgendo le seguenti funzioni:

sviluppo e progettazione di forme, assicurandone la produzione;

garantire la produzione di documenti, la copia e la replica;

controllo di qualità della formazione e scartoffie, rispetto della procedura stabilita per l'approvazione e la certificazione dei documenti.

2. I compiti di organizzazione del lavoro con i documenti in un'istituzione sono risolti svolgendo le seguenti funzioni:

Istituzione di una procedura unificata per il passaggio degli atti (flusso documentale dell'ente);

Elaborazione dell'inoltro dei documenti in entrata e in uscita;

Registrazione e contabilizzazione dei documenti in entrata, in uscita e interni;

Controllo sull'esecuzione dei documenti;

Sistematizzazione dei documenti, garantendone l'archiviazione e l'utilizzo; organizzazione del lavoro con gli appelli dei cittadini.

Garantire la protezione delle informazioni.

3. I compiti di miglioramento delle forme e dei metodi di lavoro con i documenti comprendono le seguenti funzioni:

sviluppo e revisione di documenti normativi, istruttivi, metodologici e portarli all'attenzione dei dipendenti dell'organizzazione;

orientamento metodologico e controllo sul rispetto delle regole stabilite per lavorare con i documenti nelle divisioni strutturali dell'organizzazione;

formazione avanzata dei dipendenti dell'organizzazione e loro consulenza sul lavoro con i documenti;

razionalizzare la documentazione dell'organizzazione, svolgendo lavori sull'unificazione dei documenti, lo sviluppo della Report Card e dell'Album dei moduli dei documenti utilizzati nelle attività dell'organizzazione;

sviluppo e implementazione di nuove forme e metodi di lavoro con i documenti, miglioramento del flusso di lavoro dell'organizzazione, miglioramento della disciplina esecutiva;

definizione di compiti per lo sviluppo e il miglioramento di sistemi informativi automatizzati e database per lavorare con i documenti.

Tra i compiti organizzativi da risolvere nel processo di creazione di un servizio DOW, c'è anche il compito di regolazione normativa del lavoro del servizio stesso. Compiti e funzioni possono differire a seconda del tipo di organizzazione e del contesto giuridico e sociale in cui essa opera.

La struttura, le funzioni, i compiti del servizio sono fissati in una serie di documenti organizzativi e amministrativi locali: regolamenti, istruzioni, regole, regolamenti, struttura e personale, personale, ordini per la distribuzione dei compiti.

Tra i documenti organizzativi più importanti la fissazione stato giuridico dipendenti del servizio dell'istituto di istruzione prescolare, includere la posizione nel servizio e le descrizioni del lavoro. Questi documenti dovrebbero essere sviluppati sulla base della legislazione vigente, dei documenti normativi e metodologici dell'azione intersettoriale e dei documenti organizzativi che determinano le attività dell'organizzazione stessa (carta, atto costitutivo). Lo sviluppo di regolamenti e descrizioni delle mansioni garantisce che al servizio sia assegnato l'ambito totale delle funzioni, costruzione interna servizi dell'istituto di istruzione prescolare e stabilisce anche la distribuzione delle funzioni e delle responsabilità dei dipendenti.

Nella regolamentazione delle attività del servizio d'ufficio, un ruolo significativo è svolto dallo statuto dell'organizzazione - atto giuridico, che determina l'ordine di formazione, la competenza dell'organizzazione, le sue funzioni, compiti, ordine di lavoro. La carta ha un impatto sulla formulazione complessiva del lavoro d'ufficio, poiché questo documento definisce i compiti, le direzioni e le specifiche delle attività dell'organizzazione, la procedura per l'approvazione della struttura organizzativa, degli stati e della leadership. Le disposizioni stabilite nella carta creano l'iniziale quadro istituzionale gestione documentale dell'ente, contribuiscono alla regolamentazione delle comunicazioni informative e consentono di determinare la reale gamma di documenti che verranno creati nell'organizzazione. La sezione della carta dedicata alla procedura per la gestione di un'organizzazione stabilisce la procedura per la documentazione delle attività amministrative e, di conseguenza, determina l'ambito della documentazione emessa dalla direzione, influenza l'ordinamento dei processi di formazione dei documenti e determina i parametri dei flussi di informazioni e del flusso di lavoro .

I regolamenti sul servizio di un'istituzione educativa prescolare possono essere sviluppati sulla base di quelli tipici o esemplari, la cui presenza non può sostituire la creazione di un'offerta individuale. Quando si sviluppano disposizioni individuali, la composizione dei compiti e delle funzioni del servizio è specificata in base a condizioni reali le sue attività. Ad esempio, alle funzioni tecnologiche tipiche per altre unità strutturali possono essere aggiunte le funzioni di previsione dello sviluppo del supporto documentale, unificazione dei documenti, guida metodologica sul supporto documentale delle divisioni strutturali, ecc.

Il regolamento è sviluppato e firmato dal capo del servizio di gestione dei record, approvato dal capo dell'organizzazione. Il regolamento è redatto su carta intestata generale dell'organizzazione ed è concordato con i responsabili di quelle unità strutturali con le quali è fissato il rapporto. Il regolamento entra in vigore dalla data della sua approvazione.

Il modulo di fornitura e la struttura del testo sono unificati in USORD 1 (vedi sezione 4.1).

Nel cap "Disposizioni generali" vengono stabiliti il ​​nome esatto del servizio di lavoro d'ufficio, il suo posto nella struttura organizzativa dell'organizzazione, il grado di indipendenza. Il servizio DOW dovrebbe essere creato come unità strutturale indipendente, riportando direttamente al capo dell'organizzazione. Non è raro che il servizio PEI faccia parte di unità che svolgono altre funzioni (ad esempio, dipartimenti amministrativi ed economici, dipartimenti amministrativi, gestione del personale e lavoro d'ufficio, ecc.). Anche nei casi in cui queste unità hanno lo status di indipendenti, questa pratica complica la circolazione dei documenti e non può contribuire all'organizzazione razionale del supporto documentale alla gestione.

Nella sezione "Disposizioni generali" è fissato struttura interna Servizi. Se c'è un certo numero di divisioni interne (gruppi, uffici, sezioni, ecc.) nel servizio DOW, queste devono essere elencate. Se solo pochi dipendenti lavorano come parte del servizio, le posizioni degli impiegati sono elencate nella posizione.

Il paragrafo successivo nella sezione "Disposizioni generali" fornisce un elenco dei principali atti legislativi e regolamentari della Federazione Russa, documenti normativi e istruttivi da cui il servizio PEI è guidato nel suo lavoro. Allo stesso tempo, vengono elencati prima gli atti legislativi della Federazione Russa, i documenti legali normativi, i documenti normativi e metodologici dell'azione intersettoriale, quindi i documenti organizzativi e amministrativi interni dell'organizzazione stessa, che determinano il lavoro dell'istituto di istruzione prescolare.

Se il servizio DOW ha un proprio sigillo (sigilli), la disposizione ne fornisce una descrizione, le condizioni per la sua conservazione e utilizzo. Il regolamento stabilisce anche la responsabilità del servizio DOW per la sicurezza e la certificazione dei documenti con il sigillo dell'organizzazione.

La seconda sezione della disposizione è chiamata "Traguardi e obbiettivi” e contiene la formulazione dell'obiettivo principale della creazione e del funzionamento del servizio e dei compiti per la sua attuazione. Pertanto, tra i compiti del servizio del lavoro d'ufficio figurano attualmente l'organizzazione, la manutenzione e il miglioramento del lavoro d'ufficio sulla base di un'unica politica, l'uso delle moderne tecnologie informatiche nel lavoro con i documenti, l'orientamento metodologico e il monitoraggio del rispetto della procedura stabilita per lavorare con i documenti nelle divisioni strutturali.

La terza sezione è quella principale. Contiene una descrizione completa delle attività del servizio DOW e si chiama "Funzioni". La loro descrizione contiene tutti i tipi di lavoro svolto dal servizio DOW. Allo stesso tempo, è consuetudine indicare le funzioni nella loro sequenza logica: ricevere documenti in arrivo, elaborarli, registrarli, rivederli, trasferirli agli esecutori, ecc. Questa sezione termina con i tipi di lavoro sull'archiviazione dei documenti e il loro trasferimento nell'archivio.

Se nel servizio sono presenti delle suddivisioni strutturali, nella sezione “Funzioni” vengono inserite le sottosezioni corrispondenti alle loro denominazioni e per ciascuna suddivisione strutturale viene fornita una descrizione delle funzioni. Questo fissa l'ambito di lavoro per ciascuna sezione del servizio. Nello sviluppo di una disposizione, il responsabile del servizio dell'istituto di istruzione prescolare dovrebbe considerare attentamente la delimitazione delle funzioni del servizio tra singoli collegamenti o sezioni al fine di evitare duplicazioni e parallelismi nel lavoro, nonché la "perdita" o l'omissione di uno qualsiasi dei le funzioni, non includendolo nel provvedimento. Quando si compila questa sezione, è consuetudine stabilire quali funzioni l'unità svolge nel suo insieme, a quali prende parte e in quale forma. La sezione dovrebbe contenere una formulazione chiara del lavoro da eseguire, non consentendo la loro comprensione ambigua.

Le funzioni del responsabile del servizio di gestione degli archivi possono essere regolamentate documento separato(descrizione del lavoro, regolamenti del lavoro), tuttavia, abbastanza spesso, invece di loro, la sezione " Gestione”, dove sono fissati: il nome della posizione, (capo, capo, dirigente), requisiti per il livello e il profilo di istruzione, qualifiche ed esperienza lavoro pratico capo del servizio DOE. Tra i compiti indicare la funzione di coordinare le attività del servizio di gestione degli archivi, pianificarne il lavoro, monitorare il lavoro dei dipendenti, migliorare la struttura organizzativa, creare o partecipare allo sviluppo del supporto normativo e metodologico per le attività del servizio e documentario supporto all'organizzazione.

Vi sono disposizioni in cui la sezione "Linee guida" è suddivisa in tre sottosezioni: doveri, diritti, responsabilità.

Tra i compiti del responsabile del servizio di gestione archivi, vi è necessariamente una funzione di indirizzo e monitoraggio delle attività dell'unità. Ma spesso in questa sezione le disposizioni fissano lo svolgimento di determinate funzioni del servizio (ad esempio, esame preliminare dei documenti in entrata, preparazione dei documenti per una relazione alla direzione, controllo delle scadenze, ecc.), che vengono eseguite dal capo lui stesso. Il comma stabilisce anche i diritti del responsabile del servizio di gestione degli archivi, tra cui solitamente il diritto di stabilire l'ambito di responsabilità

i loro deputati (se presenti), firmano, approvano, approvano determinati documenti, emettono ordini su una determinata gamma di questioni, nominano e licenziano dipendenti dell'istituto di istruzione prescolare (o inviano documenti per queste procedure), applicano incentivi o sanzioni, ecc.

Al capo del servizio di gestione dei record è assegnata la responsabilità personale per le attività dell'intero servizio, l'esecuzione di tutte le funzioni, la sicurezza dei documenti, il rispetto delle norme e delle regole stabilite per lavorare con i documenti, ecc. GOST R ISO 15489-2007 assegna responsabilità per tutti gli aspetti della gestione dei documenti, compresa la progettazione, l'implementazione e la manutenzione dei sistemi di gestione dei documenti e dei loro caratteristiche di performance, nonché per la formazione degli utenti nella gestione dei documenti e nell'applicazione dei sistemi di gestione dei documenti in un individuo attività pratiche. La responsabilità specifica in conformità con lo standard dovrebbe essere assegnata a una persona con autorità appropriata all'interno dell'organizzazione.

Quinta sezione del provvedimento "Diritti" contiene un elenco di diritti assegnati al servizio nel suo complesso per l'attuazione dei compiti e delle funzioni ad esso assegnati. I diritti del servizio DOE includono il diritto di controllare l'organizzazione del lavoro con documenti nelle divisioni strutturali, richiedere agli esecutori di finalizzare i documenti in caso di violazione delle regole per la loro preparazione, richiedere informazioni alle divisioni strutturali necessarie per svolgere le loro funzioni, ecc. Un impatto significativo sullo stato del lavoro con i documenti può dare al servizio DOW il diritto di non accettare per la registrazione e l'invio di documenti interni e in uscita redatti in violazione di requisiti stabiliti(ad esempio, con l'assenza dei necessari visti o firme, con date scadute, ecc.). Tale diritto, ad esempio, è concesso ai servizi di segreteria delle autorità esecutive federali: “Il servizio di segreteria controlla la correttezza del documento, la completezza del documento e la corrispondenza del numero di copie del documento alla mailing list . Gli atti erroneamente eseguiti vengono restituiti all'esecutore testamentario” 2 .

Capitolo "Responsabilità" o spicca a sé stante, oppure è abbinato alla sezione “Diritti” e contiene l'elenco delle principali posizioni di competenza del servizio per lo svolgimento dei propri compiti, lo stato della documentazione, il rispetto dei requisiti di legge e documenti normativi, l'affidabilità delle informazioni, la loro fuoriuscita, l'organizzazione del lavoro del servizio, il lavoro con il personale, ecc. Una delle disposizioni di GOST R ISO 15489-2007 sottolinea l'importanza e il significato di determinare la responsabilità per lavorare con i documenti. Allo stesso tempo, si sottolinea che tutti i dipendenti dell'organizzazione sono responsabili (compresi i gestori dei documenti, gli specialisti nelle relative professioni dell'informazione, la direzione dell'organizzazione, i capi delle divisioni strutturali, gli amministratori dei sistemi di gestione dei documenti e altre persone per le quali lavorano con i documenti fa parte dei loro doveri ufficiali). Il regolamento sul servizio dell'istituto scolastico prescolare è il documento organizzativo che dovrebbe contenere una chiara indicazione delle posizioni di competenza del servizio d'ufficio.

Capitolo " Rapporti con altre divisioni strutturali» dovrebbe riflettere la presenza e la natura del rapporto del servizio lavoro d'ufficio con altre divisioni strutturali dell'organizzazione che sorgono nel corso dello svolgimento dei suoi compiti e funzioni, obblighi reciproci, la composizione e le caratteristiche dei documenti elaborati dal servizio lavoro d'ufficio insieme a altre unità strutturali, la tempistica della loro presentazione, la frequenza dello scambio di informazioni. Di norma, in questa sezione sono registrati i rapporti con l'ufficio del personale, la segreteria dell'organo collegiale, le divisioni strutturali funzionali e l'ufficio legale. Nella sezione sono elencate le tipologie di attività che l'istituto di istruzione prescolare svolge in convenzione con altre unità.

La revisione della situazione viene effettuata quando si modifica la struttura dell'organizzazione, subordinando nuovamente il servizio dell'istituto di istruzione prescolare, cambiando il suo nome o la struttura organizzativa interna, introducendo nuove forme e metodi di organizzazione del lavoro, nonché introducendo nuova tecnologia, poiché in questo caso c'è una ridistribuzione delle funzioni tra divisioni strutturali. La procedura di revisione del provvedimento è stabilita o nella sezione finale del presente documento, o in " Disposizioni generali».

Un esempio di regolamento sul servizio di un istituto di istruzione prescolare è riportato nell'Appendice 29.

Il principale documento organizzativo che regola la delimitazione dei doveri e dei diritti tra i dipendenti è la descrizione del lavoro.

Una descrizione del lavoro è un documento che stabilisce la posizione organizzativa e legale di un singolo dipendente nella struttura di un'organizzazione o di un'unità strutturale. Nello sviluppo delle descrizioni dei lavori e dei loro applicazione pratica sia i leader che gli artisti dovrebbero essere interessati. Questo documento svolge un ruolo organizzativo, normativo e normativo, è un efficace strumento di gestione che consente al responsabile di delineare chiaramente doveri e diritti, stabilire responsabilità, assicurare i rapporti tra le singole posizioni, eliminare duplicazioni ed eliminare il parallelismo nello svolgimento delle stesse operazioni da parte dei dipendenti di ogni unità strutturale dell'organizzazione. Inoltre, le descrizioni delle mansioni consentono di determinare l'intercambiabilità dei lavoratori. Questo documento consente ai dirigenti di valutare le attività di ciascun dipendente del servizio, applicare oggettivamente misure di influenza.

La descrizione del lavoro è un documento organizzativo necessario dal punto di vista dell'esecutore, che è interessato a idee chiare sulla natura e sui tipi del suo lavoro, la portata doveri ufficiali, propri poteri, diritti e doveri, instaurando rapporti. Gli psicologi notano che la presenza di descrizioni del lavoro ben scritte per tutte le posizioni riduce significativamente il verificarsi di situazioni di conflitto un gruppo.

La descrizione del lavoro, secondo il suo scopo, è un documento di azione stabile, dovrebbe essere progettato per un lungo periodo di utilizzo, che contribuisce a una chiara distribuzione delle funzioni e dei tipi di lavoro tra i singoli dipendenti e consolida la loro specializzazione.

Quando sviluppano le descrizioni delle mansioni, usano il Manuale delle qualifiche, tipiche descrizioni delle mansioni.

Il manuale delle qualifiche contiene un elenco regolamentato di requisiti per le qualifiche di specialisti di varie categorie, le loro conoscenze e abilità. Caratteristiche di qualificazione i dipendenti dell'istituto di istruzione prescolare sono riportati nell'Appendice 30.

La presenza di job description standard facilita notevolmente la preparazione di quelle individuali, ma non le sostituisce. Poiché le descrizioni delle mansioni sono un documento che regola lo stato organizzativo e legale di un dipendente in specifica organizzazione, allora è necessario redigerli per ogni posizione prevista personale questa organizzazione.

La fonte principale per lo sviluppo delle descrizioni dei compiti dovrebbe essere il regolamento sull'unità strutturale, poiché contiene un elenco completo dei tipi di lavoro assegnati all'unità.

La posizione e le descrizioni delle mansioni sono documenti correlati e complementari, poiché i doveri di ciascun dipendente sono stabiliti per distribuire l'intera gamma di funzioni svolte dal servizio DOW e derivano dai compiti e dalle funzioni dell'intero servizio nel suo insieme. Le descrizioni delle mansioni regolano compiti e funzioni, stabiliscono la loro distribuzione tra i dipendenti, determinano il contenuto, la natura e la procedura per ciascun dipendente.

Il testo della job description è soggetto a requisiti di completezza nella definizione di compiti, funzioni, responsabilità. Una definizione sfocata e incompleta delle attività di ciascun dipendente porta all'instabilità e all'incoerenza nelle azioni dei singoli dipendenti. Quando si fissano compiti generali, non specifici e semplificati nella formulazione della descrizione del lavoro, viene creato un documento puramente formale che non soddisfa il suo scopo. Tutti i paragrafi della descrizione del lavoro dovrebbero escludere la possibilità di una diversa interpretazione del suo contenuto, specificare i compiti e i tipi di lavoro. I verbi d'azione dovrebbero essere usati nel modo indicativo: "L'ispettore esegue", "Il segretario organizza", "Il referente compone", ecc. - e allo stesso tempo riflettere accuratamente il grado di indipendenza nello svolgimento del lavoro: "partecipa a ...", "insieme a .....", "organizza l'avvistamento ...", "fornisce

controlla l'esecuzione...”.

Il modulo di descrizione del lavoro e la struttura del testo sono unificati in USORD 1 (vedi sezione 4.1).

La sezione "Disposizioni generali" stabilisce il nome della posizione (in conformità con la tabella del personale), il suo stato e le informazioni di base su di essa: il nome dell'unità strutturale, la subordinazione del dipendente, la procedura di nomina e revoca della posizione , la procedura per la sostituzione di tale posizione durante l'assenza temporanea del dipendente. Un paragrafo separato fornisce la procedura per l'assunzione e il licenziamento dal lavoro. Articolo successivo contiene i requisiti dell'organizzazione a livello di formazione professionale, istruzione, esperienza lavorativa. Quando si elencano i requisiti per la formazione professionale, è possibile utilizzare il Manuale delle qualifiche o stabilire requisiti aggiuntivi per le qualifiche dei dipendenti dell'istituto di istruzione prescolare, il livello di istruzione, l'esperienza lavorativa.

Se l'organizzazione impone maggiori requisiti per il livello di formazione professionale, è possibile includere una clausola speciale nella descrizione del lavoro che elenchi i requisiti per la conoscenza professionale. Ad esempio: “Il segretario deve sapere: struttura organizzativa e aree di attività dell'organizzazione, le funzioni delle divisioni strutturali e i nomi dei loro capi, la distribuzione delle responsabilità tra i capi dell'organizzazione, le regole interne orario di lavoro, lavoro d'ufficio, regole per la preparazione e l'esecuzione di documenti, regole per il funzionamento delle apparecchiature informatiche e organizzative, comunicazioni, regole di sicurezza, norme di etichetta ufficiale.

Inoltre, la descrizione del lavoro può includere anche requisiti per abilità lavorative pratiche, ad esempio: "La segretaria deve essere in grado di: lavorare su un computer in un ambiente Parola, Windows E Eccellere,“digitare su una macchina da scrivere alla velocità di ... caratteri”, “redigere ed elaborare documenti ufficiali”, “usare … mezzi di comunicazione”.

Questa sezione include una clausola sul quadro normativo per le attività di un dipendente dell'istituto di istruzione prescolare, che elenca quegli atti legislativi e regolamentari, la cui conoscenza è necessaria nel lavoro, nonché i documenti amministrativi e organizzativi dell'organizzazione che il dipendente è guidato nelle sue attività professionali.

Nel cap "Compiti e funzioni principali» il compito principale del dipendente, l'oggetto della sua competenza e l'area di lavoro sono formulati in modo generalizzato. Di seguito è riportato un elenco di tipi specifici di lavoro che costituiscono l'attuazione dell'attività principale. Ad esempio: il compito principale di un dipendente è registrare i documenti; v diverse organizzazioni questo compito può comportare l'esecuzione di lavori come il mantenimento di uno o più giornali, la compilazione di schede di registrazione o di registrazione e controllo, il mantenimento di un database informatico, il trasferimento di informazioni, la compilazione e la manutenzione di file di riferimento, l'elaborazione di richieste da parte del personale dirigente, ecc. Pertanto, nella descrizione del lavoro, ogni elemento dovrebbe essere attentamente formulato sulla base della tecnologia di lavoro con i documenti adottati nell'organizzazione. Nella stessa sezione sono formulate le caratteristiche della predisposizione e trasmissione degli atti, l'accesso del dipendente a determinate informazioni, le regole per il trattamento e la trasmissione degli atti, le modalità e i termini per l'adempimento degli obblighi, la procedura per l'esecuzione delle singole istruzioni e le norme deontologiche che deve essere osservato nella squadra.

La sezione "Diritti" include tali diritti di un dipendente del servizio di gestione dell'ufficio dell'istituto di istruzione prescolare come: prendere decisioni su determinate questioni, ottenere informazioni per svolgere il proprio lavoro, il diritto di approvare determinati tipi di documenti, il diritto di controllare, il diritto di restituire i documenti per la revisione, ecc. Una chiara formulazione dei diritti del dipendente ci consente di formulare la sua responsabilità, che è assegnata in una sezione separata. I compiti di solito includono: rispetto delle norme interne sul lavoro, regole per il funzionamento delle attrezzature e dei mezzi di comunicazione, riservatezza delle informazioni ufficiali, garanzia della sicurezza dei documenti, conformità standard etici, subordinazione ufficiale, ecc.

La sezione "Responsabilità" stabilisce il contenuto e le forme di responsabilità di un funzionario per i risultati e le conseguenze della sua attività, nonché per la mancata tempestiva adozione di misure o atti connessi alle sue funzioni. La responsabilità può essere stabilita disciplinare e materiale, ma necessariamente in conformità con la legge applicabile e tenendo conto delle specificità dell'organizzazione.

Nel cap "Connessioni per posizione" (questa sezione può essere chiamata " Relazioni") la procedura per l'interazione del dipendente con altre unità strutturali e funzionari. La sezione svolge un ruolo di coordinamento ed è essenziale per stabilire e regolare i collegamenti tra le diverse unità strutturali, stabilendone la gerarchia e gli obblighi reciproci. La sezione stabilisce un cerchio di unità strutturali dalle quali il dipendente riceve (o trasferisce) la documentazione, alle quali fornisce informazioni, con le quali collabora su determinate questioni. Qui, così come in altre sezioni, è necessaria l'esattezza della formulazione della natura delle relazioni.

Secondo Codice del Lavoro RF con la descrizione del lavoro del dipendente è tenuta a familiarizzare contro ricevuta quando fa domanda per un lavoro. Il visto di familiarizzazione si trova sotto la firma del capo del servizio di gestione dei record (lo sviluppatore della descrizione del lavoro) ed è composto dalle parole "Familiarizzato con l'istruzione (on)", la firma del dipendente, le sue iniziali, il cognome e data.

Un esempio di descrizione del lavoro è fornito nell'Appendice 31.

Le responsabilità lavorative degli impiegati e dei dipendenti responsabili dell'organizzazione del lavoro con i documenti nelle suddivisioni strutturali dell'organo esecutivo federale sono stabilite dai regolamenti del lavoro, che sono parte integrale regolamenti amministrativi agenzia governativa.

L'articolo 47 della legge federale "Sulla funzione pubblica statale della Federazione Russa" 1 stabilisce la procedura per lo sviluppo e il contenuto regolamenti ufficiali. Conformemente alla legge, i regolamenti ufficiali devono stabilire:

• requisiti di qualificazione al livello e alla natura delle conoscenze e delle competenze richieste a un dipendente pubblico, nonché all'istruzione, all'anzianità di servizio civile ( Servizio pubblico altri tipi) o esperienza lavorativa (esperienza) nella specialità;
• doveri ufficiali, diritti e responsabilità di un dipendente pubblico per inadempimento (esecuzione impropria) di doveri ufficiali in conformità con i regolamenti amministrativi dell'ente statale, i compiti e le funzioni dell'unità strutturale e le caratteristiche funzionali della posizione di servizio civile occupata dentro;
• un elenco di questioni su cui un dipendente pubblico ha il diritto o l'obbligo di prendere autonomamente decisioni gestionali e di altro tipo;
• un elenco di questioni su cui un funzionario pubblico ha il diritto o l'obbligo di partecipare alla preparazione di progetti di atti normativi e (o) progetti di gestione e altre decisioni;
• termini e procedure per la preparazione, l'esame del progetto di gestione e altre decisioni, la procedura per concordare e adottare tali decisioni;
• la procedura per l'interazione ufficiale di un dipendente pubblico in relazione allo svolgimento delle sue funzioni ufficiali con dipendenti pubblici dello stesso ente statale, dipendenti pubblici di altri enti statali, altri cittadini, nonché con organizzazioni;
• scorrere servizi pubblici reso a cittadini e organizzazioni in conformità con i regolamenti amministrativi dell'ente statale;
• indicatori di efficacia ed efficienza della prestazione professionale di un dipendente pubblico. legge federale"Sul servizio civile statale

Federazione Russa” ha stabilito che le disposizioni dei regolamenti ufficiali siano prese in considerazione quando si tiene una competizione per posizione vacante servizio civile, attestazione, esame di abilitazione, programmazione delle prestazioni professionali.

Istruzioni per il lavoro d'ufficio (supporto documentale della direzione) - base atto normativo, che regola la tecnologia per lavorare con i documenti in un'istituzione, regole, tecniche, processi per la creazione di documenti, la procedura per lavorare con essi, momenti organizzativi chiave. In pratica, l'istruzione fissa il sistema di lavoro d'ufficio che si è sviluppato in una particolare organizzazione. La procedura per lo sviluppo delle istruzioni per il lavoro d'ufficio è stabilita solo per le autorità esecutive federali. Comprende diversi passaggi e mostra l'importanza attribuita a questo documento.

L'organo esecutivo federale, tenendo conto delle condizioni e delle specificità delle sue attività, sviluppa un'istruzione sul lavoro d'ufficio, approvata dal capo dell'organo esecutivo federale in accordo con l'organo esecutivo federale nel campo dell'archiviazione. L'istruzione è sviluppata dal servizio di gestione degli archivi sulla base dell'ordine dell'organo esecutivo federale 1 . Le modifiche all'Istruzione sul lavoro d'ufficio sono eseguite su ordine dell'organo esecutivo federale dopo il loro accordo con l'Agenzia archivistica federale.

Le istruzioni sono sviluppate tenendo conto degli atti legislativi e di altri atti normativi della Federazione Russa nel campo dell'informazione, della documentazione e degli archivi, della carta dell'organizzazione (o regolamento sull'autorità), degli atti normativi vigenti, dei documenti normativi e metodologici di azione intersettoriale, norme statali, gli sviluppi dell'Archivio federale e le normative locali come il regolamento dell'organizzazione interna, l'ordinanza sulla ripartizione dei compiti, ecc.

Inoltre, quando si sviluppano le istruzioni, è necessario tenere conto delle specificità del lavoro dell'organizzazione stessa. In effetti, l'istruzione fissa il sistema di lavoro d'ufficio dell'organizzazione. È necessario sia per i dipendenti del servizio DOW che per gli specialisti che lavorano con i documenti. La presenza di istruzioni fornisce uno dei compiti principali del servizio DOW: la creazione di una procedura unificata per documentare e lavorare con i documenti.

La struttura del testo di istruzione comprende disposizioni generali, sezioni tematiche e applicazioni.

Nel cap "Disposizioni generali" stabilire la portata dell'istruzione (ad esempio, "l'istruzione si applica a tutti i documenti", "... ai documenti amministrativi", "... salvo

documenti riservati”, “non si applica all'organizzazione del lavoro con documenti contenenti informazioni costituenti segreto di Stato”, “.... segreti d'ufficio o altro, dati personali”, ecc.). Un paragrafo separato in questa sezione dovrebbe stabilire la responsabilità per il mancato rispetto dei requisiti delle istruzioni per lavorare con i documenti. Le “Disposizioni generali” istituiscono un'unità che è responsabile di una procedura unificata per la documentazione e l'organizzazione del lavoro con i documenti nell'insieme dell'istituzione e nelle sue divisioni strutturali, la loro subordinazione amministrativa e metodologica e il quadro normativo e metodologico.

In conformità con le Regole del lavoro d'ufficio, le disposizioni delle istruzioni per il lavoro d'ufficio si applicano all'organizzazione del lavoro con i documenti, indipendentemente dal tipo di supporto, incluso documenti elettronici, compresa la preparazione, l'elaborazione, l'archiviazione e l'utilizzo di documenti, effettuati mediante strumenti informatici 1 . Inoltre, in questa sezione, le istruzioni sono generalmente impostate regole generali lavorare con documenti ufficiali, che includono la procedura per il trasferimento dei documenti quando si va in vacanza, si parte per un viaggio d'affari, malattia, licenziamento di un dipendente; il divieto di cessione di documenti ufficiali a terzi; la divulgazione di informazioni e il contenuto di documenti e casi ufficiali è effettuata secondo la legge.

Le sezioni tematiche, di norma, iniziano con la sezione " La procedura per il rilascio dei documenti, dove sono definiti:

• domande di attività dell'organizzazione data che sono soggette a documentazione obbligatoria;
• tipi e varietà di documenti utilizzati per documentare attività amministrative, organizzative, informative;
• regole generali per la preparazione e l'esecuzione degli atti;
• tipi di moduli utilizzati nell'organizzazione e composizione delle loro informazioni;
• regole di preparazione alcuni tipi atti normativi, documenti amministrativi, compreso l'ordine di avvistamento, coordinamento, approvazione e firma;
• la procedura per la produzione e la riproduzione dei documenti;
• regole per la redazione e certificazione di copie e allegati;
• la procedura per l'uso e la conservazione di moduli, sigilli, timbri;
• ordine di lavoro degli esecutori testamentari con documenti.

Vedi: Regole di scartoffie nelle autorità esecutive federali della Federazione Russa. Approvato Decreto del governo della Federazione Russa del 15 giugno 2009 n. 477 // СЗ RF. 2009. N. 25. art. 3060.

Il contenuto di questa sezione può essere ampliato includendo sottosezioni separate che stabiliscono le regole per la preparazione degli atti per l'organo collegiale, nonché i vicedirettori. Un certo numero di organizzazioni sta seguendo il percorso di separare tutte le questioni elencate in un documento organizzativo indipendente come le "Regole" o "Regolamenti per la preparazione e l'esecuzione dei documenti", è più razionale includere queste norme nel lavoro d'ufficio Istruzioni.

Capitolo "Gestione documenti" include:

• la procedura per la ricezione, l'elaborazione, la distribuzione dei documenti in entrata;
• organizzazione del loro trasporto e trasferimento da un'unità strutturale all'altra;
• le principali istanze di circolazione dei documenti;
• la procedura per la preparazione e l'invio dei documenti in uscita;
• la procedura per la contabilizzazione del volume di circolazione dei documenti;
• ricezione ed elaborazione dei documenti ricevuti attraverso i canali E-mail e fax.

In questa sezione, è necessario stabilire la procedura per la ricezione e il trattamento dei documenti ricevuti e inviati dall'organizzazione con tutti i mezzi di comunicazione utilizzati.

Nel cap "Registrazione dei documenti" l'istruzione sul lavoro d'ufficio stabilisce la procedura e l'organizzazione per la registrazione dei documenti in entrata, in uscita e interni, fornisce una descrizione della tecnologia adottata. Inoltre, al fine di consolidare una procedura unificata per lavorare con i documenti in questa sezione, è necessario determinare il luogo e le modalità di registrazione dei documenti, i tempi di registrazione dei documenti in entrata e in uscita, la struttura degli indici di registrazione dei documenti in entrata e in uscita documenti in uscita, un elenco di informazioni sul documento incluso in sistema informativo(e, se disponibile, al sistema elettronico di gestione dei documenti). Questa sezione deve contenere informazioni sulla registrazione dei singoli flussi di documenti. Ad esempio, negli organi esecutivi federali, possono essere individuati come matrici di documenti registrati separati: documenti ricevuti dall'organo esecutivo federale da autorità superiori, da organi territoriali dell'organo esecutivo federale; ricorsi dei cittadini; documenti ricevuti da corrispondenti esteri, ecc.

Capitolo "Organizzazione del lavoro di riferimento"(O " Sistema di recupero informazioni»- E PS) stabilisce i principi per la costruzione di informazioni e lavoro di riferimento in un'organizzazione, contiene una descrizione degli array di riferimento, le regole per l'uso e la loro disponibilità per varie categorie di dipendenti e varie divisioni strutturali, l'ordine di sistematizzazione e classificazione informazioni di base, tecnologia di recupero delle informazioni.

Capitolo " Organizzazione del controllo sull'esecuzione dei documenti» stabilisce le categorie di documenti da costituire controllo obbligatorio, la procedura per il controllo dei documenti, le regole per il rinvio del termine per l'esecuzione o l'appaltatore, la tecnologia di controllo, i doveri degli esecutori, i termini tipici per l'esecuzione, la procedura per il riepilogo dei dati sul monitoraggio dell'esecuzione dei documenti, la procedura per informare i manager sulla disciplina delle prestazioni.

Capitolo " Conservazione operativa dei documenti»contiene il principio di base dell'organizzazione della conservazione (centralizzata, decentrata o mista), le regole per la conservazione dei documenti al servizio dell'istituto di istruzione prescolare, nelle divisioni strutturali e la responsabilità per la sicurezza dei documenti, le regole per la formazione di alcune categorie di documenti nei casi, la procedura per lo sviluppo e l'utilizzo della nomenclatura dei casi, la procedura per la sistematizzazione e l'indicizzazione dei casi .

Nella sezione " Preparazione dei documenti per l'archiviazione»includere la procedura e l'organizzazione per lo svolgimento di un esame (selezione dei documenti per l'archiviazione e la distruzione), le regole per la preparazione dei fascicoli per l'archiviazione, i requisiti per la descrizione dei casi e la procedura per il trasferimento dei fascicoli all'archivio.

La composizione delle sezioni tematiche può essere modificata e integrata a seconda delle condizioni di lavoro di una particolare organizzazione, delle aree di attività e della tecnologia adottata.

Le istruzioni possono contenere sezioni su come lavorare con i ricorsi dei cittadini, documenti con un ambito di distribuzione limitato, corrispondenza estera, supporto tecnico preparazione dei documenti (stampa, fonografo, stenografia, facsimile, ecc.), secondo le regole per la conservazione e l'uso di moduli, sigilli, timbri.

Le applicazioni alle istruzioni devono contenere un massimo di materiale di riferimento e illustrativo, sistematizzato nell'ordine delle sezioni, ciascuna delle quali riporta opportuni riferimenti. Le applicazioni includono schemi di flusso di documenti, sigilli e timbri, moduli di esempio, esempi di compilazione di moduli di documenti, esempi di elaborazione di determinati tipi di documenti, elenchi di documenti controllati, documenti certificati da un sigillo e documenti soggetti ad approvazione, moduli di contabilità del flusso di documenti, moduli della nomenclatura dei casi e altri

L'istruzione dovrebbe riflettere l'intero processo di lavoro con i documenti, tutti operazioni tecnologiche nel loro ordine logico. L'istruzione è un documento normativo non solo per il servizio di lavoro d'ufficio, ma anche per tutti gli specialisti dell'apparato gestionale.

L'istruzione è preparata dal servizio DOW. Se in un'organizzazione è stato creato un archivio, anche il suo capo partecipa alla preparazione delle istruzioni. Se l'organizzazione ha servizio legale l'istruzione deve essere preventivamente concordata con essa.

L'istruzione è approvata dal capo dell'organizzazione e attuata dal suo ordine, dopodiché viene inviata a tutti unità strutturali per l'uso sul lavoro.

DOMANDE DI CONTROLLO

• 1. Quali problemi dovrebbero essere risolti quando si crea un istituto di istruzione prescolare?
• 2. Quali fattori determinano la scelta della forma di organizzazione del lavoro con i documenti?
• 3. Quali sono i nomi dei servizi dell'istituzione educativa prescolare stabiliti dai documenti normativi e metodologici dell'azione intersettoriale?
• 4. Quali funzioni tipiche sono assegnate al servizio DOW?
• 5. Qual è una tipica struttura di gestione dei casi?
• 6. Qual è la struttura dell'ufficio?
• 7. Nomina del provvedimento sul servizio dell'istituto scolastico prescolare.
• 8. Qual è la procedura per la revisione del provvedimento?
• 9. Che ruolo gioca la descrizione del lavoro nell'organizzazione del lavoro dell'istituto di istruzione prescolare?
• 10. Chi sviluppa il regolamento sul servizio dell'istituto di istruzione prescolare e le descrizioni delle mansioni per i suoi dipendenti?
• 11. Qual è la procedura per la revisione di questi documenti?
Vedere: GOST R ISO 15489-2007. Sistema di standard in materia di informazione, biblioteconomia ed editoria. Gestione documenti. Requisiti generali. M., 2007. Regole di scartoffie nelle autorità esecutive federali della Federazione Russa. Approvato Decreto del governo della Federazione Russa del 15 giugno 2009 n. 477 // СЗ RF. 2009. N. 25. art. 3060.
• Elenco delle qualifiche delle posizioni di dirigenti, specialisti e altri dipendenti. M.: Ministero del Lavoro della Federazione Russa, 2001. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Vedi: Forme uniformi, Didattica e materiale didattico sulla loro applicazione. Mosca: VNIIDAD, 1980.
• Vedi: Regole di scartoffie nelle autorità esecutive federali della Federazione Russa. Approvato Decreto del governo della Federazione Russa del 15.06.2009 n. 477 // SZ RF. 2009. N. 25. art. 3060.
• Cm.: Linee guida sullo sviluppo di istruzioni per il lavoro d'ufficio nelle autorità esecutive federali. Approvato con ordinanza dell'Archivio federale del 23 dicembre 2009 n. 76. Non necessita registrazione statale(Lettera del Ministero della Giustizia della Russia del 26 aprile 2010 n. 01/6756-D K).