» »

Operatore EDI: chi è e perché serve. Sistema elettronico di gestione dei documenti: cos'è, perché è necessario, come connettersi

Un numero crescente di aziende sta passando all'invio di segnalazioni all'autorità fiscale con l'ausilio di un operatore EDI - gestione elettronica dei documenti. È vero, non puoi scegliere nessuno che incontri. Il nostro materiale contiene un elenco completo di tali operatori che hanno ricevuto l'approvazione dall'ufficio centrale del Servizio fiscale federale della Russia.

Invio di segnalazioni

Informare in formato elettronico avviene su canali di telecomunicazione (TCS) e con l'utilizzo di qualificati potenziati firma elettronica. In questo caso, l'operatore del sistema di gestione elettronica dei documenti funge da intermediario per il trasferimento di documenti elettronici.

Tramite un operatore di gestione documentale elettronica di fiducia, puoi inviare:

  • rendicontazione fiscale;
  • reporting sui premi assicurativi;
  • rendicontazione contabile.

Oggi la situazione è tale che in alcuni casi è impossibile fare a meno di un operatore di gestione elettronica dei documenti. È necessario quando (clausola 3, articolo 80 del codice fiscale della Federazione Russa):

  1. Il numero medio di dipendenti per l'ultimo anno solare è di 100 persone.
  2. Creato nuovo entità(anche nell'ambito della riorganizzazione) con un organico di 100 o più dipendenti.
  3. Per uno specifico tributo (contributi assicurativi) è espressamente previsto l'obbligo di presentazione della sola rendicontazione telematica.

Non puoi ritardare: le organizzazioni di questo elenco devono, entro 10 giorni dalla data di assegnazione a una di queste categorie, fornire uno scambio documenti elettronici con tasse con l'aiuto di uno degli operatori della gestione elettronica dei documenti del Servizio fiscale federale della Russia. Per fare ciò, è necessario concludere un contratto speciale con l'operatore per la fornitura di tali servizi.

Ogni operatore EDF deve soddisfare i requisiti elencati nell'ordine del Servizio fiscale federale del 04 marzo 2014 n. ММВ-7-6/76.

Vantaggi

Ci sono chiari vantaggi in relazione al lavorare con un operatore di gestione elettronica dei documenti:

  • non c'è bisogno di partecipare ufficio delle imposte, poiché la segnalazione può essere inviata dall'ufficio a qualsiasi ora del giorno e della notte (risparmio di tempo);
  • non è necessario duplicare i materiali inviati su carta;
  • minori errori di natura tecnica (la rendicontazione è generata secondo il format approvato; il meccanismo di controllo dell'output verifica la correttezza della compilazione delle righe di rendicontazione);
  • la velocità di aggiornamento dei formati di rendicontazione (se nuovi moduli vengono modificati o introdotti prima della scadenza per la loro presentazione, il pagatore può aggiornare le loro versioni);
  • c'è la garanzia che la denuncia sia pervenuta all'Agenzia delle Entrate (entro 24 ore puoi avere conferma dell'adempimento dei tuoi obblighi di riscatto, oltre che visionare tempestivamente la tua scheda personale; non c'è bisogno di attendere gli atti di riconciliazione) ;
  • protezione della segnalazione dalla visualizzazione e modifica da parte di terzi;
  • la possibilità di ricevere in formato elettronico certificati e dichiarazioni sugli accordi con il bilancio, un elenco delle relazioni presentate, un atto di riconciliazione degli accordi, chiarimenti dal Servizio fiscale federale e anche inviare una richiesta alle autorità fiscali.

Elenco

Un elenco completo degli operatori EDI è mantenuto e costantemente aggiornato sul suo sito Web ufficiale www.nalog.ru dal servizio fiscale della Russia. Ecco il link esatto (per la regione di Mosca):

https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operazioni/

N. p / pNome dell'aziendaIndirizzo aziendaleTIN dell'organizzazioneSito web
1 CJSC PF SKB Kontur620017, Ekaterinburg, libro Cosmonauti, 566663003127 https://kontur.ru/
2 ANO BELINFONALOGO115093, Mosca, Podolskoye shosse, 5/8, ufficio 4443123101188 http://www.belinfonalog.ru/
3 OJSC InfoTeKS Internet Trust127287, Mosca, Vecchio passaggio Petrovsky-Razumovsky, 1/23, edificio 17743020560 http://iitrust.ru/
4 OOO InfoCentro600005, Vladimir, prospettiva Oktyabrsky, 363328430017 http://www.icentr.ru/
5 OOO Electronic Business Systems650099, Kemerovo, Sovetsky Ave., 74/1, ufficio 2184205011410 http://www.e-tax.ru/
6 OOO Azienda Tenzor150000, Yaroslavl, prospettiva Moskovsky, 127605016030 http://tensor.ru/
7 LLC KORUS Consulting CIS194100, San Pietroburgo, Bolshoi Sampsonovsky Prospekt, 68, lettera "H"7801392271 www.esphere.ru
8 LLC Taxcom115095 Mosca, st. Pyatnitskaya, 54, edificio 2, casella postale n. 17704211201 http://taxcom.ru/
9 OOO ARGOM196191, città San Pietroburgo, Leninsky pr., 1687810225534 http://www.argos-nalog.ru/
10 OOO Rus-Telecom115093 Mosca, st. Autostrada Podolsk, casa 8/56731071801 http://www.rus-telecom.ru/
11 LLC Sibtel-Crypto620017, Tyumen, st. Shirotnaya, 29 anni, edificio. 2/2
7203158243 http://www.s-crypto.ru/
12 CJSC Kaluga Astrale248023 Kaluga, a cura di Tereninsky, 64029017981 http://astralnalog.ru/
13 Partner ROC LLC410005 Saratov, st. Bolshaya Sadovaya, 239, ufficio 42 4226454066437 http://parc.ru/
14 LLC NPP Izhinformproekt426008, Iževsk, st. Borodina, 21 anni, di. 2071831014533 http://www.infotrust.ru/
15 Banca OJSC SKB620026, Ekaterinburg, st. Kuibysheva, 75 anni6608003052 http://www.skbbank.ru/
16 CJSC RC Pratica127051, Mosca, st. Neglinnaja, 177714143134 http://www.a-practic.ru/
17 Maschera LLC DSCBI680038, territorio di Khabarovsk, Khabarovsk, st. Yashin, 40 anni2721110853 http://mascom-dv.ru/
18 JSC GNIVC127381, Mosca, st. Neglinnaja, 237707083861 http://www.gnivc.ru/
19 Centro UFMF FSUEInform191123, San Pietroburgo, st. Shpalernaya, 267841016636 http://center-inform.ru
20 LLC RSC Info-contabile360000, Repubblica cabardino-balcanica, Nalchik, st. Tarchokova, 19 anni721009708 http://www.rsc-infobuh.ru/
21 OOO Servizi completi sicurezza634021 Tomsk, Frunze Ave., 117a, ufficio 5017017154234 http://kub.tomline.ru/
22 Centro server CJSC690650, Vladivostok, st. Nerchinskaya 10, ufficio 3152539038819 http://www.serverc.ru/
23 CJSC CEC603000, Nižnij Novgorod, st. Nuovo, 15
5260013152 http://www.nalog.cek.ru/
24 OOO elettronico espresso119991, Mosca, st. Monti Leninsky, casa 1. via 777729633131 http://www.garantexpress.ru/
25 Edisoft LLC199178, San Pietroburgo, Nab. Fiume Smolenka, 14, lett. UN7801471082 http://ediweb.ru/
26 LLC ICC ETALON429000, Repubblica Chuvash, Cheboksary, Moskovsky pr., 17, edificio 12130029371 http://www.etalon-ikc.ru/
27 Centro FSUEInform191123, San Pietroburgo, via Shpalernaya, 267841016636 http://center-inform.ru
28 Servizio di collegamento OOO456501, regione di Chelyabinsk, distretto di Sosnovsky, villaggio di Kremenkul, Solnechkaya Dolina, 17438014673 http://www.link-service.ru/
29 OOO Informazioni Centro medico443010, Samara, st. Nekrasovskaya, 56 "B"6317036857 http://imctax.parus-s.ru/
30 Ditta CJSC STC KAMI107241, Mosca, st. Uralskaya, 217733091756 http://www.kami.ru/
31 CJSC TaxNet420021, Kazan, st. Kayum Nasyri, 28 anni,1655045406 http://www.taxnet.ru/
32 LLC UC GIS198097, San Pietroburgo, Stachek Ave., 477805544260 http://ca.gaz-is.ru/
33 CJSC Novokuznetsktelefonstroy654041, Novokuznetsk, st. Kutuzova, 15 anni4220016317 http://www.rdtc.ru/
34 CENTRO DI CERTIFICAZIONE CJSC195112, San Pietroburgo, Malookhtinsky pr.687806122720 http://nwudc.ru/
35 Bestcom Group LLC655017, Repubblica di Khakassia, Abakan, st. Lenina, 761901042390 http://bestcom-group.ru/
36 Portale elettronico OOO644023, Omsk, 17th Working St., 101v5503065726 http://www.e-portal.ru/
37 OOO Telecomunicazioni siberiane 7202106274 http://sibtel.ru/
38 OOO NTC Tezis400005, Volgograd, VI Lenin Avenue, 33A3445076225 http://www.ntc-tezis.ru
39 Guard-Inform LLC300041, Tula, viale Lenin, 46, ufficio 4077107065081 http://www.ginf.ru/
40 LLC UC Askom355003, Stavropol, st. Lenina, m.293263504985 http://www.acom.net/
41 NN Centro FSUEInformare603098, Nizhny Novgorod, Gagarina pr., 28, lettera A7841016636 http://www.r52.center-inform.ru/
42 OOO ESOTEL-Rustelcom677008, Jakutsk, st. Gogol, d.11435106300 http://www.esotel.ru/
43 LLC Tecnologie informatiche sicure400001, Volgograd, st. Calinina, 193445050474 http://www.binteh.ru
44 LLC Technocad115114, Mosca, Paveletskaya nab, 8 edificio 6, ufficio 601-6025009046312 http://www.technokad.ru/
45 CJSC NTC STEK454080, Chelyabinsk, st. Entusiastov, 12b7451019159 http://www.stek-trust.ru/
46 OOO Rosa344010, Rostov sul Don, Voroshilovsky Ave., 52, ufficio 676163143849 http://www.rostagroup.ru/
47 LLC Centro per i servizi di contabilità353925, Novorossijsk, viale Dzerzinskij, 2112315096691 http://cacbu.ru
48 LLC Centro per la comunicazione documentaria360099, Novosibirsk, st. Potaninsky, 3a5406631969 http://www.cds-sib.ru
49 OOO KDS302028, Orel, via Lenin, 455754003919 http://www.kds-trust.ru/
50 OOO Petrocripto185035, Petrozavodsk, st. F. Engels, 10 anni, ufficio 6001001146614 http://www.petrotax.ru/
51 CRIPTEX LLC445043, Samara, autostrada 3 Mosca, ufficio 4046315629971 http://cryptex.pro
52 Bollettino aziendale ANO IO308012, Belgorod, via Kostyukova, 36a3123082552 http://www.nalogtelecom.ru/
53 CJSC Infanet428003 Repubblica di Chuvashia, Cheboksary, via Yaroslavskaya, 302128053070 www.infanet.ru
54 JSC Eridan600022, Vladimir, st. Stavrovskaya, 83328419341 http://nalog33.ru/
55 Fondo informativo OGBU Belgorod308000, Belgorod, Piazza della Cattedrale, 43123077111 http://bif.belregion.ru/
56 LLC Tecnologie Informatiche241011 regione di Bryansk, Bryansk, Sophia Perovskoy st., 833234042788 http://www.ipct.ru/
57 LLC Reti aziendali440008, regione di Penza, Penza, st. Suvorova, 122A5835068079 http://penza-net.ru/
58 KrvF FSUE CenterInform610000, Kirov, via Lenina, 857841016636 http://www.r43.center-inform.ru/
59 LLC ITs Vybor214000 Smolensk, via Kommunisticheskaya, 66730025009 http://icvibor.ru/
60 OOO Azienda russa625003, Tyumen, st. Ferrovia, 527204141323 http://www.rk72.ru/
61 OOO TEL660135, Krasnoyarsk, via Vzletnaya, 32465097373 http://www.nalog.scn.ru/
62 OOO MO PNIEI-KrasCrypt660077, Krasnojarsk, st. 78a Brigata Volontari 2, ufficio 2422466077563 http://www.kraskript.com/
63 OJSC Centro di Informatizzazione della Repubblica di Mordovia430030, Repubblica di Mordovia, Saransk, st. Vlasenko, 32 anni1326134964 http://www.delmor.net/
64 OOO UNTSIB424000, Repubblica di Mari El, Yoshkar-Ola, Mashinostroiteley st., 8G, ufficio 3131215136109 http://uncib.ru/
65 NvsF FSUE CenterInform630091, Novosibirsk, st. Frunze, d.57841016636 http://www.ci54.ru/
66 OOO UC Siberia634050, Tomsk, Viale Lenin, 407017311494 http://www.cbsib.ru/
67 Centro UlnF FSUInformare432027, Ulyanovsk, st. Radishcheva, 143, edificio 37841016636 http://www.r73.center-inform.ru/
68 LLC Centro per i servizi elettronici420124, Kazan, st. Čistopolskaja, 20b1657055576 http://esc-kazan.ru/
69 MUP ARTIS440044, st. Suvorov, Penza5835038469 http://www.arcis.ru/
70 OOO NPF Forum664003, Irkutsk, st. Uritskogo, d83812023430 http://www.forus.ru/
71 OOO INET650099, Kemerovo, Sovetsky Avenue, 614205016288 http://www.kemnet.ru/
72 OOO Slavservis-Svyaz302020, Orël, Naugorskoe Shosse, 55753024987 http://slavservis.ru/
73 LLC Servizio doganale e logistico nord-occidentale197342, San Pietroburgo, st. Torzhkovskaja, 47814325226 http://www.sztls.ru/
74 LLC Tver Sistemi CRYPTO-grafici170100, Tver, st. Novotorzhskaya, 36901060158 http://www.tvercrypto.ru/
75 OOO Alleanza667010, Kyzyl, st. Oyuna Kursedi, 54 anni1701037508 0
76 OOO TK Contatto394062, Voronež, st. Yuzhno-Moravskaya, d.23666125016 http://ktkt.ru/
77 Datacom LLC685000, Magadan, st. Sovetskaya, d.54909080434 http://dtcom.ru/
78 Centro di certificazione CJSC109012, Mosca, st. Ilyinka, 4, stanza 945260112900 http://www.ekey.ru/
79 AOOOOI ORSODIN675000, Blagoveshchensk, st. Kalinina 141, ufficio 30A2801063817 http://orsodin.ru
80 OO Pascal385000, Maykop, st. Pervomaiskaya, 208105053578 www.pascal.ru
81 Salone LLC 2116 - e-mail305001, Kursk, st. Karl Liebkhnecht, 5 anni4630004308 www.docmail.ru
82 LLC Service TV - Info153003, Ivanovo, st. Comune di Parigi, 163730011113 www.stv-it.ru
83 Filiale di Perm di OJSC Rostelecom614096, Perm, st. Lenina, morto 68 anni7707049388 www.ural.rt.ru
84 LLC "Company Renome"660049, Krasnojarsk, st. Carlo Marx, 48 anni2466122625 www.renome-pb.ru
85 CJSC "Centro Nazionale di Certificazione"111024, Mosca, st. Aviamotornaya, d.8a7722766598 www.nucrf.ru
86 LLC "Argo SPb"196191, San Pietroburgo, pl., Costituzione, d.7 lett. A, stanza 109-H7810447985 www.argos-nalog.ru
87 OOO "Compagnia" Mekhatronika "460009, Orenburg, st. Zwillinga, 1025610069482 http://www.mtron.ru/
88 OOO Evrica432017, Ulyanovsk, st. Spasskaya, 5, ufficio 697326020252 www.evrica73.ru
89 SAPERE" Il centro educativo Mesone"160009, Vologda, st. Cechov, d.263525086839 0
90 LLC "Informzaschita"394029, Voronež, st. Leningradoskaya, 1343662097504 www.2410000.ru
91 LLC "SZTLS"197183, San Pietroburgo, st. Dibunovskaya, 50 anni, ufficio 2197801219478 www.sztls.ru
92 Centro per la sicurezza delle informazioni LLC656052, Barnaul, st. Severo-Zapadnaja, 1592225100262 www.secret-net.ru
93 LLC "UC "SOYUZ"127006, Mosca, st. Sadovo-Triumfalnaya, 18 anni, stanza Vengo. 17710963520 www.ucsouz.ru
94 LLC "Solare"620137, Ekaterenburg, st. Vilonova 6, 2496670241877 0
95 LLC "Centro di certificazione regionale"400137, Volgograd, viale del 10° anniversario della Vittoria, 17 B3443084990 0
96 OOO "Severstal-infocom"162602, Cherepovets, st. Lenina, 123A3528007105 0
97 LLC "Falco Plus"163002, Arcangelo, st. Velskaya, 12901063507 www.falconplus.ru
98 LLC "Centro Ilim"660055, Krasnojarsk, st. Cosmonauta Bykovsky 112465294396 0
99 BU UR "Centro informazioni sulle risorse della Repubblica di Udmutra"426069, Iževsk, st. 7a Podlesnaja, 241833046026 www.ricudm.ru
100 CJSC "SIBERIA"173021, Velikij Novgorod, st. Nechinskaja, 61 anni5321149717 www.siberiya.net
101 OOO "Nebo"420074, Kazan, st. Pietroburgo, d.521655233505 www.nebopro.ru
102 LLC "NPF "ISB"634034, Tomsk, Viale Lenin, 287017091200 www.npf-isb.ru
103 LLC "Servizio Alfa"125375, Mosca, st. Tverskaja, 77735513121 www.4trust.ru
104 CJSC "Servizio Taxnet"420021, Kazan, st. Kayum Nasyri, 28 anni1655109956 0
105 JSC "Sistemi energetici e comunicazioni"115114, Mosca, 1a corsia Kozhevnichesky, 6, edificio 1, stanza 14A7709364346 0
106 LLC "SISLINK"125493, Mosca, st. Avanguardia, 37743801719 www.cislink.com
107 OOO "ZZI "GRIF"152914, Rybinsk, viale Pobedy, 1776100814123 www.czi-grif.ru
108 Comunicazioni orientali LLC677005, Jakutsk, st. Stadukhina, m.63/11435302087 0
109 LLC "NTSsoft"620062, Ekaterenburg, st. Chebysheva, 46670237020 www.ntssoft.ru
110 LLC "Certificate Center" Belinfonalog "308007, Belgorod, st. Michurina, 48 a3123304163 http://www.belinfonalog.ru/
111 OOO "Indice PK"119002, Mosca, Plotnikov per., 19/38, edificio 27704882182 0
112 LLC "ETP GPB"117342, Mosca, Miklukho-Maklaya 407724514910 https://etpgpb.ru
113 CJSC "Centro informazioni"127349, Mosca, autostrada Altufevskoe, 37, bldg. 17701553038 0
114 LLC "Studio d'affari"347740, Rostov, st. Vendemmia, d.77, app.26111984819 0
115 LLC "Gruppo di sistema Rus"115088, Mosca, Yuzhnoportovy proezd, 18, edificio 17723749362 http://systemservice-tsd.ru/
116 LLC "Comunicazioni elettroniche"115280, Mosca, Leninskaya Sloboda, 26 stanza 829715218298
117 Fintender-Crypto LLC656056, Barnaul, Maxim Gorky, 292225129102 www.ft-crypto.ru
118 LLC "MASCOM Techline"680038, Khabarovsk, st. Yashina, 40 anni2722050371 www.mascom-it.ru
119 OOO "Adatto a EDO"105203, Mosca, st. Pervomayskaya inferiore 467719443460 www.bifit.com

Un'entità economica interagisce con una vasta gamma di persone, sia persone fisiche che giuridiche. Tuttavia, tutti possono trovarsi a una distanza considerevole l'uno dall'altro. Allo stesso tempo, lo scambio di documenti cartacei è piuttosto problematico e richiede un certo periodo di tempo. Attualmente, un sistema elettronico di gestione dei documenti viene in aiuto alle imprese, accelerando notevolmente tutti i processi aziendali.

Il sistema di gestione elettronica dei documenti è uno scambio di documenti tra le parti sotto forma di file elettronici. Oggi, quasi tutti i programmi specializzati di contabilità o personale consentono di creare documenti in formato elettronico, riconosciuto come standard dalle disposizioni di legge.

Ma è impossibile inviare semplicemente un modulo così creato e allo stesso tempo sperare che sulla base di esso non possano sorgere rapporti giuridici tra le parti. Per dare forza legale a questi documenti, è necessario che siano firmati da un EDS speciale.

Il sistema di gestione dei documenti elettronici comprende due livelli: può essere costruito all'interno di un'azienda o andare oltre ed essere eseguito tra organizzazioni di terze parti. Questi livelli possono essere costruiti separatamente l'uno dall'altro o raggruppati in uno solo unico sistema.

Quando la direzione dell'impresa decide di utilizzare il sistema di gestione dei documenti all'interno dell'entità aziendale stessa, dovrebbe essere pronta ad acquistare attrezzature specializzate (server, attrezzature per la costruzione di una rete, ecc.) e Software(piattaforma EDO).

Attenzione! Quando è necessario creare un EDI tra entità aziendali, oltre a quanto sopra, deve essere presente nel sistema un operatore di gestione elettronica dei documenti. Secondo la normativa, è responsabile dell'archiviazione, della ricezione e della trasmissione dei documenti, nonché della verifica dell'utilizzo da parte delle società dell'EDS corrispondente.

Ad esempio, allo stato attuale, tale operatore può essere attribuito alla "gestione elettronica dei documenti diadoc". I moduli elettronici che vengono scambiati dalle aziende quando utilizzano questo operatore sono giuridicamente significativi quando ciascun soggetto di questi rapporti giuridici ha apposto la propria firma sul documento.

Con chi puoi scambiare documenti elettronici

La gestione elettronica dei documenti può essere effettuata a seconda del livello: all'interno dell'azienda - tra persone che lavorano nell'impresa, gestione dei documenti esterni - con partner commerciali, vari organi di governo, cittadini, intermediari nella fornitura di informazioni. Inoltre, lo scambio di documenti può essere effettuato con provider, registrar di nomi di dominio.

Non ci sono criteri stabiliti dalla legge con chi è possibile scambiare documentazione elettronica e con chi no. La cosa principale è che il partecipante al flusso di lavoro dovrebbe averlo, con l'aiuto del quale può essere identificato nel sistema.

Vantaggi e svantaggi dell'EDI

Principali vantaggi

I principali vantaggi del sistema di scambio di moduli elettronici rispetto ai moduli cartacei sono i seguenti:

  • La capacità di semplificare il sistema di lavoro d'ufficio: ogni documento nel sistema EDI ha un numero univoco, quindi non può essere riassegnato a un altro documento.
  • La capacità di monitorare costantemente ogni fase del viaggio del modulo elettronico - questo può essere fatto in qualsiasi momento conveniente. Il documento non può essere perso, danneggiato, cancellato. Poiché qualsiasi documento nel sistema può essere ripristinato dopo l'eliminazione.
  • Velocità di trasferimento dei documenti - documento cartaceoè necessario trasferirlo personalmente o tramite intermediari al destinatario, il che richiede un dispendio di denaro, tempo, ecc. Il documento elettronico arriva al destinatario all'istante.
  • Possibilità di versioni diverse: il sistema viene aggiornato periodicamente, ma allo stesso tempo viene preservata ogni configurazione, il che consente di utilizzare versioni diverse se necessario.
  • Il sistema ti consente di lavorare in remoto 24 ore su 24: questo sistema ti consente di lavorare con documenti in remoto da qualsiasi parte del mondo in qualsiasi momento.
  • La capacità di organizzare la pianificazione nel sistema: poiché ogni documento viene creato, ricevuto, elaborato in determinate date e orari, è possibile pianificarli.
  • Ricerca conveniente documenti richiesti- poiché il sistema è ordinato, è facile organizzare una ricerca di determinate parole e frasi al suo interno.
  • Possibilità di risparmiare carta formato elettronico documento elimina l'uso della carta, e questo ti permette di salvarlo.

Principali svantaggi

Nonostante il fatto che i programmi di gestione elettronica dei documenti offrano grandi opportunità per lavorare con i documenti, presentano anche alcuni svantaggi:

  • Costi significativi per l'acquisizione e l'implementazione del pacchetto software, che, a seconda del numero di utenti, possono essere di 100 mila rubli o più;
  • Dopo aver acquistato il sistema, è necessario molto tempo per configurarlo e implementarlo;
  • È necessario formare tutti gli utenti che continueranno a lavorare con il sistema.
  • Garantire la sicurezza del sistema: definire i diritti degli utenti per accedere ai documenti, implementare la protezione contro le intrusioni dall'esterno.
  • L'azienda ha bisogno di avere un amministratore sul personale che monitorerà il funzionamento del sistema e risolverà i problemi in tempo;
  • Per mantenere i tuoi dati al sicuro, assicurati di eseguire regolarmente il backup dell'intero database;
  • Se i partner non utilizzano l'EDI, dovranno combinare la circolazione elettronica e la circolazione cartacea.

Funzionalità di gestione elettronica dei documenti


Ogni sistema dovrebbe fornire la possibilità di eseguire diverse azioni:

  • Esegui azioni con qualsiasi documento: crea, registra, elabora, coordina, controlla l'esecuzione, ecc.
  • Determinare il flusso di documenti all'interno dell'azienda: determinare i percorsi di movimento dei documenti, impostare i diritti di accesso per utenti diversi, concedere a più utenti i diritti per lavorare con lo stesso documento.
  • Crea un archivio di documenti con la possibilità di cercarli.

Quando si introduce l'EDI, l'utente dovrebbe ricevere tutte le stesse opportunità che avrebbe se utilizzasse moduli cartacei.

I sistemi più avanzati disponibili sul mercato offrono le seguenti caratteristiche:

  • Registrazione nel sistema di tutti i documenti: in entrata, in uscita, interni, determinazione del loro ulteriore percorso di elaborazione;
  • Garantire regole uniformi per l'elaborazione dei documenti in ogni divisione dell'azienda;
  • Fornire l'opportunità di lavorare con ciascun documento sia a un singolo dipendente che a un gruppo;
  • Effettuare il controllo degli accessi sia tra i singoli dipendenti che tra i reparti;
  • Utilizzare moduli standard uniformi per tutti i documenti;
  • Controllare che l'esecuzione e l'approvazione del documento avvengano entro un termine rigorosamente stabilito;
  • Produrre formazione diverso tipo rapporti sull'uso e la circolazione dei documenti;
  • Mantenere archivi di documenti e registrare la data e il nome dei dipendenti che ne hanno richiesto l'accesso.

È possibile combinare la gestione dei documenti elettronici con la carta

Dopo l'introduzione della gestione elettronica dei documenti in un'organizzazione, non sarà ancora possibile abbandonare immediatamente i documenti in formato cartaceo.

Ci sono diverse ragioni per questo:

  • Alcuni partner non utilizzano il sistema EDI;
  • L'organizzazione ha molti documenti cartacei che sono attualmente in uso.

Ci sono molte differenze significative nel lavorare con documenti cartacei ed elettronici. Il documento cartaceo deve essere prima stampato e poi sottoposto a firma. Allo stesso tempo, un documento elettronico può essere inviato al destinatario utilizzando il sistema EDI. I documenti contabili cartacei possono perdersi nella posta durante la spedizione, mentre la consegna di un documento elettronico è monitorata dal sistema.

Una delle principali differenze tra questi due tipi di documenti è la loro conservazione. I documenti in formato elettronico possono essere immediatamente caricati nel sistema e altri dipendenti possono lavorare immediatamente con essi.

Per i documenti cartacei, in ogni caso, è necessario creare un archivio dove verranno conservati tutti in maniera ordinata. Inoltre, qualsiasi modulo cartaceo entrato nell'organizzazione deve essere scansionato e caricato nel sistema in modo che tutti possano lavorarci.

Pertanto, se un'organizzazione ha implementato la gestione elettronica dei documenti, tutto il lavoro con i documenti deve essere eseguito elettronicamente. Se arriva un documento cartaceo, dovrebbe vederlo solo il dipendente che lo ha ricevuto (ad esempio una segretaria) e tutti gli altri dovrebbero lavorare con una copia scannerizzata.

Attenzione! Con una controparte che non ha un EDI, dovrai scambiare documenti in formato cartaceo. Tuttavia, l'operatore consente di inviare un documento elettronico alla posta elettronica sotto forma di un collegamento speciale. Per aprirlo e firmare il modulo, avrai bisogno di un EDS.

Operatori della gestione elettronica dei documenti

Attualmente sul mercato sono vari sistemi e gli operatori della gestione elettronica dei documenti. Ognuno di loro ha i suoi vantaggi e svantaggi.

Sistema Peculiarità Prezzo
Caso Uno dei più grandi programmi che forniscono EDI. Offre grande funzionalità con facilità d'uso 11 - 13,5 mila rubli. per ogni lavoro
Logiche Può essere applicato a organizzazioni di varie dimensioni. Facile da imparare, può essere personalizzato per un utente specifico. 4,9 - 5,9 mila rubli per ogni lavoro
Eufrate È uno dei sistemi EDI più avanzati. Offre un'interfaccia di facile apprendimento e un proprio sistema di gestione del database. 5 tonnellate strofinare. per posto quando distribuito su propria attrezzatura, 10 t sfregare. per postazione se distribuito su apparecchiature del fornitore.
1C: Archivio Interagisce facilmente con qualsiasi sistema 1C. Può produrre file grafici, audio e video coperti. 12 - 57 mila rubli. per tutto l'insieme.
DIRECTUM Questo è il massimo scelta ottimale per le piccole e medie imprese. Consente di combinare la gestione dei documenti cartacei ed elettronici. 7 tonnellate strofinare. - 2 milioni di rubli. per il diritto all'uso
OPTIMA-Flusso di lavoro Un nuovo attore nel mercato dei sistemi EDI. Ha diverse caratteristiche uniche, è attivamente sviluppato e modificato. 55 - 75 mila rubli. per il diritto all'uso

Gli operatori EDI più popolari. Hanno formato un centro di roaming che consente di scambiare documenti tra utenti sistemi diversi:

Operatore Peculiarità Prezzo
diadoc gestione elettronica dei documenti Sistema di gestione dei documenti di un importante sviluppatore di servizi Internet SKB Kontur. Consente di scambiare documenti sia tra appaltatori che all'interno dell'azienda. Documenti in uscita da 9 rubli. I documenti in entrata sono gratuiti.
Sfera (Consulenza Korus) Sviluppatore di servizi Internet per le imprese. Questo sistema usa grande catene di vendita al dettaglio(Auchan, Magnet, Leroy Merlin, ecc.) Documenti in uscita da 8,26 rubli. Documenti in arrivo gratuiti
Tensore Sviluppatore di un programma per la trasmissione di reportistica VLSI. Lo scambio è possibile sia tra i partner che all'interno dell'organizzazione. Il pagamento dei pacchetti viene effettuato ogni trimestre. Da 6 tr. per pacchetto (pagato trimestralmente)
Tax com La società di sviluppo è specializzata nell'implementazione di sistemi EDI. Lavoro automatico con i programmi 1C. Da 1800 rubli per un pacchetto di 150 documenti. I documenti in entrata sono gratuiti.

Interazione di un documento elettronico con altri programmi (1s e altri)

Quando un sistema di gestione dei documenti elettronici è integrato in una struttura già esistente di un'organizzazione, dovrebbe interagire facilmente con altre applicazioni esistenti. Ad esempio, dovrebbe funzionare facilmente con vari documenti contabili: fatture, atti, fatture, fatture, ecc.

Durante la sua interazione, il sistema deve funzionare in modo coerente e utilizzare gli stessi dati. Pertanto, è molto importante che il sistema selezionato possa utilizzare directory già esistenti nell'azienda e utilizzate da altre applicazioni e, se necessario, aggiornarle.

È anche molto importante che il sistema possa funzionare con varie fonti di dati dall'esterno: e-mail, vari siti e piattaforme, ecc.

Quando viene presa una decisione: quale sistema implementare in un'organizzazione, prima di tutto è necessario prestare attenzione al supporto dei programmi esistenti.

Attenzione! Di norma, i sistemi più popolari e quindi in via di sviluppo attivo includono già moduli che supportano le soluzioni aziendali più popolari: Sail, 1C, Oracle, ecc.

Ad esempio, il programma 1C ha la possibilità di inviare o ricevere vari documenti contabili e fiscali direttamente da esso, firmandoli con un EDS qualificato.

SU questo momento nel territorio Federazione Russa 94 operatori EDI lavorano legalmente

Sulla gestione elettronica dei documenti dall'introduzione di questo concetto in vita di ogni giorno solo i pigri non scrivevano. È stato ripetutamente spiegato il principio di lavorare con documenti elettronici e il grado di responsabilità degli operatori EDI, che si assumono la responsabilità dello scambio di informazioni riservate e dati di interesse commerciale.

Ricordo che abbiamo anche contato quanti operatori di gestione elettronica dei documenti sono iscritti nel registro ufficiale del Servizio fiscale federale, spiegando lungo il percorso perché tutti non possono occuparsi della gestione dei documenti in questo formato.

Tuttavia, è tempo di parlare di come scegliere il tuo operatore EDI e cosa cercare quando studi le condizioni che ti vengono offerte.

Crescita del viso!

Secondo le statistiche, ogni trimestre il numero di imprenditori e aziende che preferiscono scambiare documenti elettronici, piuttosto che i loro omologhi cartacei, cresce di una volta e mezza. Naturalmente, semplicemente non è possibile per un operatore soddisfare le crescenti esigenze. Attualmente, 94 operatori operano legalmente in Russia. Sono inclusi nel registro delle autorità fiscali e operano legalmente.

La scelta diventa un problema per un potenziale cliente. In effetti, non è facile navigare in un tale numero di fornitori di un servizio popolare.

Gli specialisti che da tempo osservano attentamente lo sviluppo di questo segmento di mercato lo notano di più giusta scelta L'operatore EDI può essere creato sulla base di sette criteri principali, che considereremo di seguito.

Applicazione client e sue caratteristiche

Quando si sceglie un operatore adatto, familiarizzare con le possibilità dell'offerta cliente da esso offerta, una sorta di analogo E-mail. Dovresti essere capace di:

  • Scambia qualsiasi tipo di documento elettronico formalizzato e non formalizzato.
  • Acquisisci familiarità con i contenuti dei documenti nell'interfaccia senza caricarli in altre applicazioni.
  • Approva documenti con le firme di più dipendenti o rifiuta di firmare.
  • Stampa i documenti con il timbro dell'operatore.
  • Archivia la documentazione su un PC personale o su un archivio elettronico insieme a tutta la documentazione tecnologica correlata generata durante il trasferimento.
  • Cancella i dati precedentemente inseriti o ritira completamente il documento.
  • Facilita la ricerca del documento desiderato nell'archivio.
  • Fai più cose contemporaneamente.

Ciascuno dei punti è di fondamentale importanza per un ulteriore lavoro produttivo e confortevole, perché senza di essi non sarai in grado di risolvere nemmeno il più compiti semplici gestione elettronica dei documenti.

Come bella aggiunta, puoi offrire:

  1. Capacità di coordinare i documenti all'interno dell'organizzazione.
  2. Ricerca automatica delle controparti e inviti allo scambio di documenti informatici.
  3. Trasferimento operativo documenti separati e pacchi all'Agenzia delle Entrate secondo necessità.

Integrazione con i sistemi contabili

L'interfaccia web è utile solo quando si lavora con piccole quantità di documentazione. Tuttavia, quando si tratta di gestione elettronica dei documenti, che implica un flusso ampio e regolare di dati, gli utenti dovrebbero essere in grado di integrare un sistema EDI nel proprio sistema contabile. Prima di scegliere un operatore EDI, sarebbe bello sapere come risolve questo problema.

Se il suo sistema è integrato con i sistemi di contabilità, non avrai problemi con nessuna quantità di flusso di lavoro.

È ancora meglio se il tuo operatore collabora con lo sviluppatore del sistema di contabilità utilizzato e altri.

L'integrazione è possibile anche se si utilizza un sistema di contabilità non standard. È vero, in questo caso, viene prodotto tramite l'API fornita dall'operatore.

Assicurati di controllare quanto è reattivo il servizio di supporto tecnico dell'operatore scelto. Dipenderà dall'efficienza nell'eliminare vari tipi di malintesi. Più opzioni di comunicazione ci sono, meglio è.

Il numero di organizzazioni e singoli imprenditori, che, trimestralmente, aumenta di una volta e mezza (puoi leggere la tecnologia e le regole per lo scambio di documenti negli articoli "" e ""). Insieme alla domanda, cresce anche l'offerta: oggi ci sono 94 operatori di gestione elettronica dei documenti (EDF) nel registro del Servizio federale delle imposte. Con una tale ricchezza di scelta, non è facile trovare qualcuno che possa svolgere esattamente i tuoi compiti. Evidenzieremo diversi criteri su cui fare affidamento per selezionare un fornitore di servizi EDI affidabile.

1. Funzionalità dell'applicazione client

La prima cosa a cui devi prestare attenzione è l'applicazione client. La maggior parte delle applicazioni client è analoga alla posta elettronica (servizio Web, applicazione desktop o app mobile). Assicurati che il sistema ti permetta di:

  • inviare e ricevere tutti i tipi di documenti elettronici formalizzati e non formalizzati;
  • visualizzare i documenti nell'interfaccia senza caricarli su altre applicazioni;
  • apporre la firma di diversi dipendenti sui documenti, nonché rifiutarsi di firmare;
  • stampare i documenti con il timbro dell'operatore;
  • salvare il documento su un computer o su un archivio elettronico insieme ai documenti tecnologici generati durante la trasmissione;
  • annullare e revocare il documento;
  • trovare facilmente e rapidamente i documenti nell'archivio;
  • eseguire azioni di massa (ad esempio, firmare un gran numero di documenti).

Se il sistema "non sa come" farlo, non sarà in grado di implementare nemmeno il minimo necessario di attività EDI. Vantaggi aggiuntivi, ma piuttosto importanti del servizio:

  • coordinamento dei documenti all'interno dell'azienda;
  • ricerca di controparti, invio di inviti per lo scambio di documenti informatici;
  • trasferimento di documenti elettronici al Servizio fiscale federale su richiesta (vedi "").

2. Possibilità di integrazione con i sistemi contabili

Per lavorare con un grande volume di documenti elettronici, l'utilizzo dell'interfaccia web è scomodo. In questo caso, è ottimale integrare il sistema EDI nel sistema contabile dell'azienda. Scopri quali opzioni di integrazione ha un operatore.

Inoltre per lui: soluzioni di integrazione con i sistemi contabili più comuni: 1C, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Parus e altri. È doppiamente positivo se ha stabilito partnership con gli sviluppatori di questi prodotti e collaborano all'implementazione del progetto EDI.

Se stai usando una configurazione personalizzata sistema di contabilità o un sistema proprietario, l'integrazione viene eseguita tramite l'API fornita dall'operatore.

È importante che l'operatore disponga di convertitori in grado di convertire i dati del cliente in file del formato richiesto e, al contrario, convertire i dati dal sistema EDI in un formato che possa essere elaborato sistema informativo cliente.

Sia durante l'implementazione del sistema EDI che successivamente, avrai bisogno dell'aiuto degli specialisti dell'operatore più di una volta, quindi scopri se ha un servizio di supporto tecnico e come funziona. Si prega di notare che il numero di telefono locale è elencato o federale gratuito; ci sono altri modi per ottenere consigli, ad esempio tramite il sito Web, la posta, Skype, ecc. Il supporto tecnico di alta qualità è un fattore importante nella scelta di un operatore.

3. Numero di controparti pronte per EDI

Più le vostre controparti sono coinvolte nell'EDI, più risultati tangibili ne otterrete (per gli scopi ei risultati dell'implementazione dell'EDI, vedere "" e ""). Ma non fare affidamento solo sul numero di utenti registrati annunciato dall'operatore. Per scoprire quale delle controparti registrate nel suo sistema è realmente pronta ad avviare lo scambio di documenti elettronici, invia tramite esso gli inviti. Concentrati su coloro che erano d'accordo. Pertanto, la funzione di invitare le controparti nel sistema EDI dell'operatore costituisce un ulteriore argomento a suo favore.

4. Esperienza

Le imprese di diversi settori dell'economia hanno le proprie funzionalità di gestione dei documenti. Assicurati che l'operatore abbia esperienza nel settore richiesto o correlato, studi di casi di studio e recensioni dei clienti. Sii persistente nell'ottenere informazioni dettagliate, non lasciarti guidare solo dai loghi dei clienti sul sito Web dell'operatore.

5. Disponibilità a concludere uno SLA

Offri all'operatore di concludere uno SLA - un accordo sul livello di fornitura del servizio. Il suo consenso o rifiuto ti dimostrerà se è pronto a garantire un servizio di qualità. In alcune società, lo scambio di documenti con le controparti è strettamente correlato a processi di produzione. È importante che ricevano avvisi tempestivi sulla manutenzione preventiva, sulle emergenze e sui tempi di ripristino del sistema. L'operatore deve garantire questo, e questo è fissato nello SLA. Se rifiuta l'accordo, non è pronto a garantire un tale livello di servizio.

6. Servizio correlato

È conveniente quando l'operatore, oltre all'EDI, fornisce anche un servizio di segnalazione alle autorità di regolamentazione. Quindi, per rispondere al requisito IFTS, devi solo selezionare documenti richiesti nel sistema e l'inventario verrà generato automaticamente. Pertanto, risparmi tempo nella ricerca nell'archivio e nella compilazione dell'inventario.

7. Roaming

Molto probabilmente alcune delle tue controparti risulteranno essere clienti di un altro operatore. Questo non è un problema per EDI tra voi se gli operatori lavorano in roaming (vedi, ad esempio, ""). Assicurati che il tuo potenziale operatore sia pronto a fornire questo servizio. Per fare ciò, è sufficiente inviare e ricevere tramite l'interfaccia web del sistema i principali tipi di documenti che scambi con la controparte e vedere se il risultato ti si addice.

Altri criteri

In conclusione, ricordiamo che il legale documenti significativi contengono importanti informazioni commerciali. Chiedere quindi all'operatore EDF un parere di un indipendente società di revisione sul livello della sua sicurezza delle informazioni.

Inoltre, i vantaggi dell'operatore includono un ramo sviluppato o rete di affiliazione. Ciò consentirà alle vostre controparti anche geograficamente distanti di ottenere rapidamente l'aiuto di specialisti, se necessario.

Se l'operatore che hai scelto non è stato all'altezza delle aspettative, non dovresti arrenderti e porre fine ai piani per passare a EDI. È necessario tenere conto dell'esperienza esistente, anche se triste, e con questa nuova conoscenza selezionare l'operatore successivo e iniziare a lavorare con lui.

Ha apportato modifiche a codice fiscale RF, che ha permesso organizzazioni russe scambiare le fatture elettronicamente. Il processo di scambio di fatture elettroniche è omologato nella “Procedura per l'emissione e la ricezione di fatture in formato elettronico tramite canali telematici mediante firma elettronica qualificata potenziata”. Una procedura separata per l'invio di documenti per TMS descrive in dettaglio come inviare fatture elettroniche al Servizio fiscale federale su richiesta.

Entrambi i documenti stabiliscono chiaramente che le fatture elettroniche devono essere firmate con una firma elettronica e trasmesse solo tramite un operatore di gestione dei documenti elettronici. In caso contrario, la fattura elettronica non ha valore legale, non può essere utilizzata per ottenere la detrazione dell'IVA, né può essere utilizzata per tutelare gli interessi dell'ente in sede giudiziaria.

Allora chi sono: operatori di gestione elettronica dei documenti?

Negli atti legislativi della Federazione Russa, gli operatori di gestione elettronica dei documenti sono definiti come "organizzazioni che forniscono servizi per lo scambio di informazioni aperte e riservate tramite canali di telecomunicazione nell'ambito della gestione elettronica dei documenti delle fatture tra il venditore e l'acquirente".

Tradotto in un linguaggio più semplice, ciò significa che gli operatori di gestione elettronica dei documenti lo sono società commerciali, che offrono alle imprese la possibilità di scambiare fatture elettroniche e altri documenti su base competitiva. Prevedono ciò, in primo luogo, la possibilità tecnica, in secondo luogo, la sicurezza delle informazioni trasmesse, in terzo luogo, il significato legale delle fatture e, in quarto luogo, il supporto tecnico per gli utenti quando lavorano con documenti elettronici.

Connettiti a Diadoc

In Diadoc, tutti i documenti in entrata sono gratuiti, indipendentemente da come lavori nel sistema:

Quali aziende possono essere operatori della gestione elettronica dei documenti?

Una società che fornisce servizi di scambio di documenti elettronici deve:

  • essere in grado di interagire con il fisco, sia tecnicamente che aspetti organizzativi;
  • disporre delle licenze appropriate per lavorare con certificati di firma elettronica e mezzi di protezione delle informazioni crittografiche;
  • avere le risorse per mettere a punto e perfezionare regolarmente i sistemi in un ambiente in rapida evoluzione.

Ora questi requisiti sono soddisfatti al meglio dalle aziende che forniscono Affari russi Servizi segnalazione elettronica alle autorità regolatorie (FTS, PFR, Rosstat, FSS), poiché tecnologicamente sono le più vicine alla gestione elettronica dei documenti tra le aziende.

Perché il servizio fiscale federale o un'altra agenzia governativa non può fungere da operatore di gestione dei documenti elettronici?

Fornire capacità tecniche per la gestione dei documenti elettronici è un costo significativo. Nel caso in cui un'agenzia governativa agisca come operatore EDF, questi lo saranno risorse di bilancio. Inoltre, il personale del dipartimento dovrà reclutare un numero enorme di nuovi specialisti e formarli. Dato che il problema della riduzione del numero dei dipendenti pubblici è acuto in Russia, tutto ciò sembra difficile da attuare.

Le imprese commerciali forniscono i propri servizi su base competitiva. Pertanto, sono interessati alla qualità del servizio, allo sviluppo della funzionalità dei sistemi, alla fidelizzazione dei propri clienti e forniscono loro supporto e assistenza.

Inoltre, in caso di contestazione in sede di presentazione di documenti all'erario, è l'operatore ad agire in qualità di terzo indipendente. Se l'operatore è, ad esempio, il Servizio fiscale federale, come garantire l'indipendenza e l'obiettività?

Le stesse società di scambio possono fungere da operatori della gestione elettronica dei documenti?

I servizi di scambio di documenti elettronici sono gli stessi servizi, ad esempio, della comunicazione telefonica. Quando un'azienda vuole dotare il proprio ufficio di una connessione telefonica, si rivolge a specialisti in questo campo: un operatore telefonico. La logica è semplice: per fornire un servizio di livello adeguato, è necessario che questa specie attività era profilo per l'azienda. Soprattutto considerando questo noi stiamo parlando non solo per provvedere alle proprie esigenze, ma anche per gli appaltatori di servizi. Come accennato in precedenza, fornire un servizio EDI è un'attività che richiede notevoli risorse tecniche, finanziarie e professionali.

Per passare a una gestione dei documenti elettronici giuridicamente significativa tramite l'operatore, la società deve firmare un solo accordo sullo scambio di documenti elettronici - tra essa e l'operatore. Nel caso di un'organizzazione indipendente del flusso di documenti, tutto sarà diverso. Quindi, se cinque aziende si scambiano documenti elettronici, devono firmare tra loro 10 accordi.

Allo stesso tempo, è necessario garantire la compatibilità sistemi interni, funzionamento ininterrotto corrispondente a supporto tecnico eccetera.

Sulle funzioni degli operatori di gestione elettronica dei documenti.