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Sotto forma di documenti di esempio elettronici. Elenco dei documenti che non possono essere redatti su carta

29 giugno 2017 12:55

Un tempo, gli impiegati hanno resistito alla transizione dai registri cartacei ai sistemi gestione elettronica dei documenti. Ora nella maggior parte delle organizzazioni, il coordinamento interno dei documenti è già effettuato nell'EDMS (sistema di gestione elettronica dei documenti) e non desta preoccupazione. Ora abbiamo davanti a noi nuove opportunità che danno ancora più prospettive per il passaggio a pieno regime documenti elettronici. Tuttavia, allo stesso tempo, nuove paure iniziano a sopraffarci.

Alcuni possono avere una spiacevole sensazione di incertezza e dubbio quando leggono la frase "documento elettronico". Mi vengono subito in mente tante domande: è affidabile? Come conservare? I tribunali accetteranno?

Ma perché nessuno fa le stesse domande quando lavora con la carta, ma semplicemente perché è familiare e sembra affidabile. Anche se la legislazione "cartacea" è imperfetta e si possono trovare carenze. SÌ, base normativa anche sulla gestione dei documenti elettronici è tutt'altro che perfetta e ci sono ancora punti bianchi, ma è in evoluzione e in costante miglioramento, mentre la legislazione "cartacea" sta gradualmente diventando obsoleta.

Ma per quanto riguarda le nostre domande? Dobbiamo cercare risposte a loro. Documento elettronico: archivialo e corteggialo.

Ora è il momento di decidere sulla transizione ai documenti elettronici e non vivere la sua vita con la carta. È tempo di ottenere risposte alle tue domande e preoccupazioni, in modo da non avere il ruolo di recuperare in seguito.

Significato legale di un documento elettronico

Per capire cosa possono fare i documenti senza la carta, è necessario prima di tutto scoprire come viene considerato dal punto di vista legale un documento elettronico.

Ma anche i documenti elettronici stanno conquistando quest'area conservatrice. Anche una cosa di carta apparentemente irremovibile come storico lavorativo, i legislatori stanno pianificando di convertirlo presto in formato elettronico.

Tuttavia, ci sono documenti registri del personale, già interamente convertibili in formato elettronico:

registro di registrazione dei contratti di lavoro e loro modifiche;
registro degli ordini di lavoro;
modulo T-60 (una nota-calcolo sulla concessione di ferie a un dipendente);
modulo T-61 (calcolo della nota alla risoluzione (risoluzione) contratto di lavoro con un dipendente (licenziamento));
foglio presenze, ecc.

Per quanto riguarda la conservazione di questi documenti, secondo la normativa, i documenti elettronici vengono conservati per lo stesso periodo di tempo dovuto alle loro controparti cartacee. Tuttavia, poiché questo non è solo un documento che, come la carta, può essere semplicemente preso dallo scaffale, è sovrapposto obbligo di deposito aggiuntivo, fornendo la riproduzione di documenti elettronici, nonché mezzi per verificare l'autenticità di una firma elettronica. Il periodo di conservazione di questi fondi è pari al periodo di conservazione del documento.

Nel passaggio ai documenti elettronici, va ricordato che devono essere pronti per il trasferimento da parte di controparti, autorità di regolamentazione e, se necessario, giudiziarie. In particolare, il Servizio fiscale federale impone requisiti rigorosi sul formato e sul metodo di scambio. Con le controparti lo scambio è più facile.

La tabella sottostante mostra tutto eventuali documenti, che al momento della stesura di questo documento sono accettati dal Servizio fiscale federale (secondo l'ordine del Servizio fiscale federale del 29 giugno 2012 n. MMV-7-6 / [e-mail protetta]). I documenti si dividono in quelli che devono essere inviati rigorosamente in un formato specifico (xml) e quelli che possono essere inviati come immagini scansionate.

Documenti elettronici generati secondo formati approvati che possono essere sottoposti all'ispezione in un file xml (documenti formalizzati)

Tipo di documento	Scopo del documento	Informazioni aggiuntive
Fattura		Una fattura elettronica è un originale giuridicamente significativo, come la sua controparte cartacea. Contiene gli stessi dettagli e dati, deve essere firmato dal capo o confidente e pubblicato entro cinque giorni. La fattura elettronica deve inoltre essere registrata nel libro mastro e nei libri degli acquisti e delle vendite, nonché conservata in in formato elettronico almeno 4 anni. Può essere presentato come base per ottenere una detrazione IVA. Secondo l'ordine del servizio fiscale federale della Russia del 04.03.2015 n. ММВ-7-6/ [e-mail protetta] deve contenere l'identificativo dell'operatore di gestione dei documenti elettronici. Il venditore e l'acquirente devono avere le stesse fatture (solo elettroniche o cartacee). Utilizzate fino al 30 giugno 2017, le fatture create prima del 1 luglio 2017 sono accettate fino al 31 dicembre 2020.
Libro degli acquisti	Progettato per la registrazione di documenti che confermano il pagamento dell'IVA sull'acquisto di beni, lavori eseguiti, servizi resi, al fine di determinare l'importo dell'imposta da detrarre (rimborsare) secondo le modalità previste dal Codice Fiscale della Federazione Russa.	Compilato rigorosamente secondo forma unificata. Forme libere sono vietati per l'uso e sono respinti dagli specialisti delle autorità fiscali. La forma del libro degli acquisti e delle vendite è stata approvata con decreto del governo della Federazione Russa del 26 dicembre 2011 n. 1137. È necessario conservare almeno 4 anni (dalla data dell'ultimo inserimento). Formato e-book acquisti e vendite, approvato con ordinanza del Servizio fiscale federale della Russia del 04.03.2015 n. ММВ-7-6/ [e-mail protetta]
Libro di vendita	È destinato alla registrazione di fatture, e talvolta altri documenti, nella vendita di beni (esecuzione di lavori, prestazione di servizi) da parte di organizzazioni e imprenditori in tutti i casi in cui sorge l'obbligo di calcolare le imposte.
Storico delle fatture ricevute ed emesse	Documento di rendicontazione per l'imposta sul valore aggiunto (IVA), che riflette le fatture ricevute ed emesse.	Indipendentemente dalla registrazione iniziale (cartacea o in formato elettronico), viene fornita alle autorità di regolamentazione esclusivamente in formato elettronico. Va notato che la normativa non prevede la necessità di presentare una rivista corretta se in essa è stato riscontrato un errore dopo l'invio all'autorità di regolamentazione. Tuttavia, la maggior parte degli esperti consiglia di farlo dopo aver invalidato le voci errate. Il giornale è prescritto per essere conservato per almeno 4 anni insieme a tutti i documenti primari.

Foglio aggiuntivo del libro degli acquisti		Simile ai libri di acquisti e vendite.
Foglio supplementare Libro di vendita	Utilizzato per registrare le fatture rettificate dopo la fine del periodo d'imposta in cui è stato commesso l'errore	Simile ai libri di acquisti e vendite.
		Dal 1 luglio 2017 non si applica.
		Utilizzate fino al 30 giugno 2017, le fatture di rettifica create prima del 1 luglio 2017 sono accettate fino al 31 dicembre 2020. Dal 1 luglio sono formati in conformità con l'ordine del Servizio fiscale federale del 13 aprile 2016 n. ММВ-7-15/189.
Documento sul trasferimento di merci nelle operazioni commerciali	Il documento formalizza l'accettazione e il trasferimento di beni durante l'esecuzione di contratti nell'ambito di un rapporto di compravendita.	Atti in conformità con l'ordine del Servizio fiscale federale del 30 novembre 2015 n. ММВ-7-10 / [e-mail protetta]
Documento sul trasferimento dei risultati del lavoro (sulla prestazione di servizi)	Un documento che formalizza l'accettazione e il trasferimento dei risultati del lavoro svolto (servizi resi)	Atti in conformità con l'ordine del Servizio fiscale federale del 30 novembre 2015 n. ММВ-7-10 / [e-mail protetta]
Fattura e un documento sulla spedizione di merci (esecuzione del lavoro), trasferimento dei diritti di proprietà (documento sulla prestazione di servizi), inclusa una fattura	Un documento di trasferimento universale che sostituisce il documento principale o una serie di documenti di chiusura per una transazione. UPD sostituisce: Fattura; Documento primario: fattura/atto; Set di documenti: fattura + lettera di vettura/atto.	A seconda di come il compilatore utilizza il formato, il file xml conterrà un set di determinati dettagli richiesti. È obbligatorio dal 1 luglio 2017. Se l'UPD viene utilizzato come documento principale, può essere trasferito senza la partecipazione di un operatore di gestione elettronica dei documenti. Se l'UPD viene utilizzato come fattura e documento primario, non si può fare a meno di un operatore EDF.
Fattura di rettifica e un documento sulle variazioni del valore delle merci spedite (lavori eseguiti, servizi resi), diritti di proprietà trasferiti, inclusa una fattura di rettifica	Un documento correttivo universale che può essere utilizzato per più scopi contemporaneamente: per fatture correttive; durante la correzione documenti primari; durante la correzione di documenti primari, inclusa una fattura (documenti di trasferimento universale).	A seconda della qualità con cui il compilatore utilizza il formato, il file xml conterrà una serie di alcuni dettagli obbligatori. Obbligatorio dal 1 luglio 2017. Se nuovo formato viene utilizzato solo con la funzione del documento sulla variazione del costo delle merci spedite (lavoro svolto, servizi resi), diritti di proprietà trasferiti (UKD con stato "2"), quindi include anche un file di scambio per rappresentare le informazioni del venditore e un file di scambio per rappresentare le informazioni dell'acquirente, che (a seconda delle disposizioni del codice civile della Federazione Russa) potrebbe non esserlo. Allo stesso tempo, non ci sarà alcuna fattura di rettifica nel file di scambio di informazioni del venditore e, di conseguenza, tale file sarà firmato solo firma elettronica persona responsabile della registrazione del fatto della vita economica.
Risposta alla richiesta di chiarimenti	La risposta è fornita alle disposizioni dell'articolo 88 codice fiscale Legge RF ufficio delle imposte sulla base dei risultati di una verifica documentale della dichiarazione e di altri documenti contenenti informazioni sull'imposta sul valore aggiunto e sulle detrazioni dei contribuenti per periodo di rendicontazione, richiedere chiarimenti alla dichiarazione IVA.	Dal 1° gennaio 2017 la risposta alla richiesta di chiarimenti IVA dovrà essere presentata esclusivamente in forma elettronica tramite i canali telematici (TCS). La risposta alla richiesta inviata all'ispezione in forma cartacea si considera non presentata. Ciò è espressamente previsto dall'articolo 88 della legge federale del 1 maggio 2016 n. 130-FZ. Per la mancata presentazione (o presentazione prematura) di spiegazioni, è prevista una multa di 5.000 rubli.

Documenti elettronici in qualsiasi formato (o documenti su carta) che possono essere sottoposti all'ispezione via Internet in formato grafico jpg, tif, pdf o pgn (documenti grezzi)

Tipo di documento	Scopo del documento	Informazioni aggiuntive
Fattura	Un documento che attesta l'effettiva spedizione di beni o la prestazione di servizi e il loro costo.	Descritto sopra
polizza di carico	La base per confermare il costo del trasporto delle merci. Rilasciato in alcuni casi, anche se la consegna della merce è effettuata da terzi	Viene rilasciato insieme all'UPD durante il trasporto di merci ed è compilato in 4 copie identiche: una per il destinatario e uno per il mittente e 2 per l'impresa di trasporto. Dal 1 luglio 2017 non ci sono cambiamenti. SU questo momentoè richiesta una copia cartacea. Tuttavia, puoi rivolgerti alle autorità di regolamentazione tramite il TCS. Va notato che la traduzione in forma elettronica di questo documento è questione importante Per compagnie di trasporto. Al momento ci sono anche proposte per migliorare il processo di scambio TTN, le trovi nell'articolo
L'atto di accettazione e consegna di lavori (servizi)	Conferma il fatto di esecuzione di lavori (servizi).	Descritto sopra
Dichiarazione doganale del carico / Dichiarazione di transito	Il documento principale emesso durante lo spostamento delle merci frontiera doganale stati (esportazione, importazione). Serve come base per il passaggio attraverso il confine.	Errori, macchie, cancellature esclusi. Se hai commesso un errore durante la compilazione della dichiarazione, puoi cancellare i dati errati e indicare quelli corretti sopra di essi. Ogni modifica è certificata dalla firma e dal sigillo del dichiarante. Si raccomanda di compilarlo in formato elettronico al fine di evitare le situazioni sopra descritte (che possono comportare la restituzione della dichiarazione per revisione, anche per grafia illeggibile). Quando si utilizza il modulo di dichiarazione elettronica, la persona che dichiara le merci dichiara in modulo elettronico informazioni da inserire Dichiarazione doganale, e fornisce anche informazioni dai documenti richiesti per sdoganamento merci conformi al regime doganale prescelto, autorità doganale Attraverso metodo elettronico scambio di informazioni. Applicato in conformità con l'ordine del Comitato doganale statale della Federazione Russa del 30 marzo 2004 n. 395
Foglio aggiuntivo alla dichiarazione doganale del carico/dichiarazione di transito	Viene utilizzato durante l'esportazione di merci dal territorio doganale.	Uguale alla dichiarazione doganale del carico/dichiarazione di transito.
Specifica (calcolo, calcolo) del prezzo (costo)	Un documento che specifica accuratamente, completamente e in forma verificabile i requisiti, la progettazione, il comportamento o altre caratteristiche di un sistema, componente, prodotto, risultato o servizio e le procedure in grado di determinare se tali condizioni sono state soddisfatte. Viene utilizzato per determinare i costi in forma di valore (contanti) per la produzione di un'unità o gruppo di unità di prodotti, o per alcuni tipi produzioni.	Le caratteristiche non vengono rivelate.
Lettera di Vettura (TORG-12)	Registrazione del rilascio di merci e materiali a terzi e tenuta dei registri delle transazioni rilevanti.	Descritto sopra
Aggiunta al contratto	Un addendum o un'appendice ad esso che costituisce parte integrante del contratto. Le aggiunte al contratto, di regola, modificano i termini essenziali del contratto e sono firmate contestualmente al contratto o successivamente, durante il processo di esecuzione della transazione.	Prima di tutto, le parti devono concludere tra loro due ulteriori accordi. Il primo descriverà il metodo di scambio di documenti che le parti sceglieranno (oggi, una delle opzioni più sicure può essere chiamata lo scambio attraverso i servizi degli operatori di gestione elettronica dei documenti). Nel secondo accordo, è necessario indicare il tipo di ES che le parti hanno concordato di utilizzare ed equipararlo a una firma autografa. Se le parti hanno concordato di utilizzare Enhanced firma qualificata, allora non è necessario concludere un secondo accordo, poiché questa specie ES equivale alla firma autografa e al sigillo dell'organizzazione. I contratti possono essere conclusi in forma elettronica o cartacea. Pertanto, in conformità con la legislazione e la pratica dell'elettronica piani di negoziazione quando si effettua un ordine statale sulla base dei risultati di un'asta aperta, è possibile concludere solo un contratto elettronico. Ma se l'ordine è stato effettuato in un altro modo, è possibile emettere una versione cartacea.
Accordo (accordo, contratto)	Accordo di due o più persone sull'istituzione, la modifica o la cessazione di diritti e obblighi civili
Fattura di rettifica	Un documento che funge da base per l'accettazione da parte dell'acquirente degli importi IVA richiesti dal venditore per la detrazione, che viene redatto quando il costo della merce spedita (lavoro svolto, servizi resi), diritti di proprietà trasferiti, anche in caso di una modifica del prezzo (tariffa) e (o) l'indicazione della quantità (volume) delle merci spedite (lavoro svolto, servizi resi), diritti di proprietà trasferiti.	Descritto sopra
Rapporto di ricerca e sviluppo	Rapporto sul lavoro svolto finalizzato all'acquisizione di nuove conoscenze e uso pratico durante la creazione di un nuovo prodotto o tecnologia.	Nella lettera n. ED-4-3/ [e-mail protetta] del 26 marzo 2013, l'Agenzia delle Entrate Federale ha ricordato che se un contribuente ha il diritto di tenere conto dei costi di ricerca e sviluppo utilizzando un coefficiente di 1,5, allora deve accompagnare la dichiarazione dei redditi con una relazione sulla ricerca e sviluppo. Una relazione sulla R&S completata è presentata dal contribuente per ogni lavoro di ricerca e sviluppo scientifico (fase separata del lavoro) e deve essere conforme a Requisiti generali, stabilito dalle norme nazionali per la struttura della progettazione dei rapporti scientifici e tecnici (in particolare, GOST 7.32-2001). Per inviarlo alle autorità fiscali, è necessario utilizzare il flusso di documenti per l'implementazione richieste scritte abbonati (Appendice n. 5 all'ordine del Servizio fiscale federale della Russia del 9 novembre 2010 n. ММВ-7-6/ [e-mail protetta]). Il Servizio fiscale federale raccomanda inoltre di presentare un rapporto di ricerca e sviluppo dopo aver ricevuto una ricevuta dall'autorità fiscale che conferma l'accettazione della dichiarazione dei redditi.

Dopo l'entrata in vigore dell'ordinanza del servizio fiscale federale del 18 gennaio 2017 n. ММВ-7-6/ [e-mail protetta], che ha approvato il nuovo formato del file xml dell'inventario dei documenti, è diventato possibile inviare file xml secondo il TMS, e documenti cartacei sotto forma di immagini scansionate (nei formati jpg, tif, pdf). Il nuovo inventario è valido dal 1° giugno 2017. Pertanto, tramite il TCS possono essere inviati non solo documenti elettronici, ma anche documenti originariamente redatti su carta.

Allo stesso tempo, va ricordato che il contenitore trasferito al fisco può contenere contemporaneamente sia file con estensione xml che file scansionati negli appositi formati.

L'elenco dei documenti riportati nella tabella sopra è esaustivo (al momento) e se al contribuente vengono richiesti altri dati, allora non sarà possibile utilizzare alcun account personale contribuente, né un sistema elettronico di gestione dei documenti. In questo caso, è necessario utilizzare qualsiasi altro metodo specificato nell'articolo 93 del codice fiscale della Federazione Russa.

Invece di uscita

Per stare al passo con i tempi bisogna sempre andare, e talvolta correre di pari passo con nuovi prodotti. E affinché questa corsa sia una passeggiata facile, è necessario utilizzare tutti gli strumenti disponibili. In questo caso, il massimo strumento importante sono un sistema di gestione dei documenti elettronici (interno) e servizi di scambio elettronico giuridicamente rilevanti (esterni). I fornitori e gli operatori si tengono al passo con la legislazione e la tecnologia, possono consigliarti e aiutarti a costruire correttamente il lavoro senza carta. È con il loro supporto che il tuo passaggio ai documenti elettronici sarà indolore.

Un documento elettronico è un'informazione documentata presentata in forma elettronica, cioè in una forma adatta alla percezione umana mediante computer elettronici, nonché alla trasmissione su reti di informazione e telecomunicazione o all'elaborazione in sistemi di informazione(Clausola 11.1, articolo 2 della legge federale n. 149-FZ del 27 luglio 2006 "Informazioni, tecnologie dell'informazione e sicurezza informatica).

Secondo la definizione presentata nel paragrafo 3.1 "GOST R 7.0.8-2013. Standard nazionale Federazione Russa. Sistema di standard in materia di informazione, biblioteconomia ed editoria. Lavoro d'ufficio e archiviazione. Termini e definizioni" (approvato dall'Ordine di Rosstandart del 17 ottobre 2013 n. 1185-st), un documento elettronico è un documento le cui informazioni sono presentate in formato elettronico.

Allo stesso tempo, un documento informatico è caratterizzato da:

autenticità - una proprietà di un documento elettronico che garantisce che un documento elettronico sia identico a quello dichiarato;
affidabilità - la proprietà di un documento elettronico, in cui il contenuto di un documento elettronico è una rappresentazione completa e accurata delle transazioni, attività o fatti confermati e di cui ci si può fidare nelle operazioni successive o nelle attività successive;
integrità: lo stato di un documento elettronico in cui non sono state apportate modifiche dopo la sua creazione;
idoneità all'uso - una proprietà di un documento elettronico che ne consente la localizzazione e la riproduzione in qualsiasi momento.

Sulla base di ciò, possiamo concludere che un documento elettronico è qualsiasi documento presentato in formato elettronico, inclusa un'immagine scansionata di un documento, un file digitato in un editor di testo, ecc.

Allo stesso tempo, i documenti elettronici possono essere formalizzati, ad es. compilato in modo tale da consentire l'utilizzo di strumenti software per riconoscerne il contenuto e non formalizzato (ad esempio, una copia digitalizzata).

Nell'ambito dello scambio di documenti elettronici, le parti possono utilizzare sia documenti formalizzati sia documenti non formalizzati. L'eccezione sono i casi in cui la legislazione ha approvato un formato obbligatorio per lo scambio di un documento specifico (ad esempio, il formato di una fattura). Ma se il documento non è formalizzato, la sua accettazione e riconoscimento è possibile solo con la partecipazione di una persona.

Per scambiare documenti in formato elettronico senza partecipazione umana al riconoscimento del testo di questi documenti, è necessario redigere tutti i documenti in forma formalizzata, ad es. in un formato utilizzabile dal software di tutti i partecipanti allo scambio.

In pratica, la firma di documenti con una firma elettronica si è affermata saldamente in circolazione. Ma in relazione a ciò, sorge costantemente la domanda se una firma elettronica sia equivalente a una manoscritta. Rispondiamo sulla base delle norme dell'attuale legislazione in materia di EDS.

Cosa dice la legge

Le principali condizioni per riconoscere i documenti elettronici come equivalenti ai documenti cartacei sono esplicitate nell'art. 6 della legge federale del 6 aprile 2011 n. 63-FZ "sulla firma elettronica" (di seguito - legge n. 63-FZ).

Gli approcci legali all'uso delle firme elettroniche nei documenti elettronici sono i seguenti.

Situazione

Soluzione

qualificato firma elettronica

È riconosciuto come documento elettronico, equiparato a un documento cartaceo sottoscritto con firma autografa. Può essere utilizzato in qualsiasi rapporto legale in conformità con la legislazione della Federazione Russa.

Eccezione: se leggi federali o regolamenti adottati in conformità ad essi atti giuridiciè stabilito un requisito per la necessità di redigere un documento esclusivamente su carta.

Le informazioni in formato elettronico sono firmate semplice firma elettronica o non qualificato firma elettronica

È riconosciuto come documento informatico, equiparato ad un documento cartaceo sottoscritto con firma autografa, nei casi previsti da:

leggi federali;
atti giuridici normativi adottati in conformità con essi;
un accordo tra i partecipanti all'interazione elettronica (ad esempio, in relazione alla contabilità primaria).

non qualificato L'EDS, equivalente ai documenti su carta, firmati di proprio pugno, dovrebbe prevedere la procedura per la verifica di una firma elettronica.

Atti giuridici normativi e accordi tra i partecipanti all'interazione elettronica, che stabiliscono casi di riconoscimento dei documenti elettronici firmati semplice Gli EDS, equiparati ai documenti cartacei firmati di proprio pugno, devono soddisfare i requisiti di cui all'art. 9 della legge n. 63-FZ.

Che succede con la stampa

A volte in conformità con leggi federali, regolamenti adottati in conformità con esse o consuetudini giro d'affari il documento deve essere timbrato. Quindi un documento informatico firmato con un EDS potenziato e riconosciuto come equipollente a un documento cartaceo, firmato di proprio pugno, è riconosciuto come equipollente a un documento cartaceo, firmato con firma autografa e certificato da un sigillo.

Inoltre, le leggi federali, gli atti normativi adottati in conformità con essi o un accordo tra i partecipanti all'interazione elettronica possono prevedere aggiuntivo requisiti per un documento elettronico al fine di riconoscerlo come equivalente a un documento cartaceo certificato da un sigillo. Il sistema di firma elettronica dei documenti operanti nell'impresa dovrebbe tenere conto di questo principio.

Se più firmatari

A volte le leggi federali e gli atti normativi adottati in conformità con essi prevedono che un documento debba essere firmato da più persone.

Ciò significa che il documento elettronico deve essere firmato da persone (autorizzate funzionari ente / organizzazione) che ha prodotto questo documento, con il tipo di firma stabilito dalla legislazione della Federazione Russa per firmare il documento elettronico preparato con una firma elettronica.

Questa è una delle condizioni per il riconoscimento dei documenti elettronici.

Se il pacchetto di documenti

Secondo la legge, diversi documenti elettronici interconnessi (un pacchetto di documenti elettronici) possono essere firmati con un'unica firma elettronica.

Quindi ciascuno dei documenti elettronici inclusi in questo pacchetto è considerato firmato con una firma elettronica del tipo con cui è firmato il pacchetto stesso.

L'eccezione sono i casi in cui il pacchetto di documenti elettronici da parte della persona che lo ha firmato include documenti elettronici:

creato da altre persone (enti, organizzazioni);
firmato da loro con il tipo di firma elettronica stabilito dalla legislazione della Federazione Russa per la firma di tali documenti.

In questi casi, il documento elettronico incluso nel pacchetto si considera firmato dalla persona inizialmente chi ha creato tale documento elettronico, dal tipo di EDS con cui questo documento è stato firmato durante la creazione. Non importa con quale tipo di firma elettronica è firmato il pacchetto di documenti elettronici.

Collegare il lavoro d'ufficio tradizionale con la gestione elettronica dei documenti non è sempre facile. Nell'articolo troverai le risposte alle cinque domande più gettonate sui documenti elettronici. Ti diremo cos'è un documento elettronico, quando può e deve essere trasferito su carta, come rendere giuridicamente significativo lo scambio di documenti elettronici, come emettere un documento elettronico come allegato a una lettera cartacea e come conservare i documenti elettronici .

DOMANDA 1: CHE COS'È UN DOCUMENTO ELETTRONICO?

Un documento elettronico spende tutto il suo ciclo vitale- dalla creazione alla distruzione - in forma elettronica. Un documento elettronico stampato, come un documento cartaceo scansionato, è solo una copia dell'originale.

Negli ultimi anni, la teoria e la pratica del lavoro d'ufficio hanno cercato di “fare amicizia” tra documenti elettronici e documenti cartacei per stare al passo con il flusso documentale che si sta rapidamente spostando nello spazio online e allo stesso tempo mantenere il suo significato legale . Ad esempio, esistono diverse varianti di una e-mail, di cui solo una è un vero e proprio documento elettronico:

una lettera firmata con firma elettronica è un vero e proprio documento elettronico;
un messaggio inviato via e-mail non è un documento, ma può esserlo, a condizione che i partecipanti alla comunicazione lo abbiano concordato;
una copia scannerizzata di una lettera su carta non è un documento elettronico, ma se il mittente e il destinatario hanno concordato che lo scambio di tali copie è giuridicamente vincolante, tale copia inviata tramite e-mail può essere equiparata a un'e-mail. Ne parleremo più dettagliatamente nella risposta alla terza domanda.

DOMANDA 2: SU QUALI MEDIA LAVORARE CON DOCUMENTI ELETTRONICI?

Il lavoro con documenti elettronici può essere svolto sia online che su carta. Naturalmente, per scambiare documenti elettronici utilizzando E-mail oi sistemi di gestione dei documenti elettronici (di seguito denominati EDMS) sono più semplici e veloci, ma ciò non è sempre possibile. Il risultato sono copie cartacee di documenti elettronici.

stampa e-mail per lavorarci puoi, ma non dimenticare: se stai scambiando lettere con un destinatario su una piattaforma elettronica, allora la risposta a questa lettera deve essere elettronica. Inoltre: un cittadino può chiedere di inviargli una risposta al suo ricorso via e-mail.

Le regole interne dell'organizzazione possono stabilire che un determinato documento esiste solo in formato elettronico. Di norma, i promemoria sono i primi ad essere visualizzati online. I dipendenti li scambiano in EDMS, servizi cloud o via e-mail.

Tuttavia, ci sono regole che prescrivono che i documenti elettronici siano stampati per essere inseriti nel caso su carta.

DOMANDA 3: COME EFFETTUARE IL FLUSSO DI DOCUMENTI GIURIDICAMENTE SIGNIFICATIVI UTILIZZANDO DOCUMENTI ELETTRONICI?

I documenti elettronici sono firmati con firme digitali elettroniche (di seguito - EDS). Tuttavia, solo migliorato EDS qualificato, cioè registrato in un centro di certificazione accreditato dal Ministero delle telecomunicazioni e delle comunicazioni di massa della Russia, un analogo assoluto di uno scritto a mano. Può essere usato per comunicare con organi di governo. Le organizzazioni possono comunicare tra loro utilizzando documenti firmati da qualsiasi tipo di EDS: potenziato qualificato, potenziato non qualificato o semplice. Che tipo di EDS utilizzare deve essere stabilito nell'accordo.

Un frammento dell'accordo sull'uso delle firme elettroniche da parte delle sue parti è riportato nell'Esempio 1.

Se lo si desidera, le parti possono stipulare nell'accordo che i messaggi nei client di posta e nei servizi di messaggistica istantanea, i messaggi sms abbiano valore legale.

DOMANDA 4: COME ALLEGARE UN DOCUMENTO ELETTRONICO A UNA LETTERA CARTA?

Pacchetti di documenti vengono inviati dall'organizzazione con lettere di accompagnamento. I documenti elettronici non fanno eccezione. Ma a volte è necessario inviare una lettera di presentazione con diversi allegati cartacei e diversi allegati elettronici. In questo caso, devi prima prepararti applicazione elettronica: masterizzalo su un CD o un'unità flash. Poi scrivi una lettera di accompagnamento. Infine, inserisci un inserto in una busta con un disco o un'unità flash.

Oggetti di scena principali lettera di presentazione- requisito 19 "Marchio di applicazione".

Diamo esempi di progettazione di una lettera di accompagnamento (Esempio 2) e di una copertina di un disco (Esempio 3).

DOMANDA 5: COME CONSERVARE I DOCUMENTI ELETTRONICI?

Il principio fondamentale dell'archiviazione di documenti elettronici è la non discriminazione da parte dei media! Le regole di archiviazione sono le stesse sia per i file cartacei che per quelli elettronici. Tuttavia, ci sono alcune funzionalità per l'archiviazione di documenti elettronici. Sono specificati nelle Regole per l'organizzazione dell'archiviazione, l'acquisizione, la contabilità e l'uso dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti nelle autorità statali, negli organismi il governo locale e organizzazioni (di seguito - le Regole 2015).

Un documento elettronico viene scaricato dal programma in cui è stato creato e salvato in un formato immutabile prima di essere inviato in archiviazione: il Regolamento 2015 consiglia il PDF/A, ma l'organizzazione dovrà acquistare Software lavorare con lui. Il formato ottimale per il salvataggio di documenti elettronici, adatto a molte organizzazioni, è il PDF.

Un file elettronico è registrato su un supporto elettronico separato. L'opzione migliore- CD-ROM con possibilità di registrazione una tantum. Le regole del 2015 richiedono la registrazione di un file elettronico su due dischi: una copia è una copia di lavoro, la seconda è quella principale. Ciò si applica solo ai casi di periodi di conservazione permanente ea lungo termine (oltre 10 anni). Se il file ha un periodo di conservazione di cinque anni, può essere escluso dall'archivio semplicemente salvandolo in un formato invariato. Se un file di questo tipo deve ancora essere trasferito per l'archiviazione, sarà sufficiente masterizzarlo su un disco.

Per ogni caso viene redatta una copertina (Esempio 4).

I casi elettronici su dischi vengono trasferiti all'archivio secondo la procedura adottata dall'organizzazione.

RIEPILOGO

I documenti elettronici dalla creazione alla distruzione esistono in formato elettronico.
Puoi lavorare con documenti elettronici su qualsiasi supporto.
Le organizzazioni stabiliscono le regole per lo scambio di documenti elettronici in un accordo tra loro.
Un documento elettronico può essere allegato a una lettera cartacea. La domanda è redatta in conformità con GOST R 7.0.97. Sistema di standard in materia di informazione, biblioteconomia ed editoria. Documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione.
I documenti elettronici vengono trasferiti all'archivio dell'organizzazione su CD, emessi in conformità con le Regole 2015.