Structura scopului și funcțiile sistemelor dow automatizate. Cum să alegi un sistem automat de gestionare a documentelor

Problema managementului documentelor electronice, automatizării instituțiilor de învățământ preșcolar este strâns legată de problema unui document electronic.

În prezent, diverse companii au dezvoltat și implementat un număr mare de sisteme automatizate managementul documentelor (ASUD), caracterizat prin abordări specifice și mijloace informatice-comunicații de implementare. Din păcate, nu există o terminologie unificată în aceste evoluții. Produsele firmelor de dezvoltare poartă denumiri precum: sistem de management al documentelor, sistem informatic automatizarea muncii de birou și a fluxului de documente, sistem de management al biroului, sistem de gestionare a documentelor distribuite, arhivă electronică etc. Diversitatea denumirilor sistemelor dezvoltate și dezvoltate indică doar că astăzi această zonă piata informatiilor nu s-a conturat încă ca un segment independent, iar în unele cazuri produsele ASUD apar ca dezvoltări aferente sau un produs secundar atunci când rezolvă alte probleme mai complexe.

Cu toate acestea, numărul de ASUD-uri crește destul de rapid. Aproximativ 30-40 de companii participă în mod regulat la conferințele DOCFLOW și oferă dezvoltările lor consumatorilor. Aceștia sunt, desigur, cei mai mari dezvoltatori care stabilesc nivelul soluțiilor tehnice și tehnologice. De asemenea, se știe că multe ASUD-uri sunt dezvoltate individual pentru uz intern și nu sunt puse pe piață.

Din păcate, în acest sector al industriei informaționale, în ciuda necesității evidente, nu există un sistem bine stabilit de monitorizare a evoluțiilor care apar pe piață și, de asemenea, nu există un sistem funcțional de licențiere și certificare a acestora. Rare sunt recenziile făcute de experți cu privire la sistemele de acest tip în principalele publicații informatice și informatice, ca să nu mai vorbim de publicațiile pentru birou și arhive. Ultimele recenzii publicate sunt lăudabile, deși gama de criterii, indicatorii de performanță și terminologia utilizată nu sunt optime din punctul de vedere al teoriei și practicii managementului documentelor. Niciunul dintre participanți analiza comparativa sistemele nu sunt testate pentru conformitatea cu standardele și regulile aplicabile pentru lucrul cu documente, costurile implementării unui anumit sistem nu sunt comparate cu beneficiile directe și indirecte primite (ca să nu mai vorbim de efectul economic).

Evident, această muncă ar trebui să fie efectuată de experți independenți, cum ar fi VNIIDAD, pentru o evaluare mai calificată a meritelor sau dezavantajelor unui anumit sistem de control automatizat.

Principii de dezvoltare și criterii de selecție pentru sistemele automate de control

Să încercăm să luăm în considerare principalele tendințe în dezvoltarea ASUD.

În primul rând, observăm că este important să creați un produs cu drepturi depline abordarea sistemelor, care permite, după introducerea ASUD, să vorbim despre o soluție cuprinzătoare a problemei suportului documentar pentru management într-o organizație.

A doua caracteristică a sistemului - este un sistem specializat sau un sistem de uz general? Adică sistemul este conceput special pentru instituția de învățământ preșcolar sau, alături de alte scopuri, poate fi adaptat pentru a îndeplini (sau a îndeplini simultan) sarcinile instituției de învățământ preșcolar?

În al treilea rând, costul sistemului și amploarea organizației în care poate fi aplicat, volumul fluxului de lucru sunt importante pentru consumator.

Atunci când alegeți sistemul necesar pentru consumatori, în primul rând, trebuie luat în considerare pentru ce tip structura de management ASUD este selectat. În opinia noastră, putem distinge următoarele categorii de consumatori:

1) structuri ierarhice complexe (minister, agenție, corporație, bancă etc.);

2) autorităţi teritoriale (administraţii ale oraşelor, subiecte ale federaţiei, municipii etc.);

3) comerciale și organizatii nonprofit nivelurile mijlocii și inferioare.

Desigur, sistematizarea de mai sus este condiționată, dar absoarbe în principal principalele tipuri de consumatori de sisteme de control automatizate. Pentru fiecare dintre aceste grupuri de consumatori, există o serie de propuneri.

De exemplu, dezvoltările companiilor Electronic Office Systems, Vest, Ankey, Lanit și altele sunt destinate ministerelor și departamentelor, evoluțiile campaniei Granit Center, Centrul de cercetare și dezvoltare al Institutului de Dezvoltare din Moscova sunt cel mai bine cunoscute pentru a doua. categorie de consumatori. Majoritatea dezvoltărilor sunt destinate consumatorilor din a treia categorie de organizații. Aici puteți acorda atenție produselor Intertrust, IT, Optima, Centerinvestsoft și altele.

Unul dintre produsele care îndeplinește aproape toate cerințele practicii de birou este sistemul Delo-96 și modificările ulterioare dezvoltate de compania Electronic Office Systems. Acest sistem îndeplinește tradițiile muncii de birou casnice și ține cont de cerințele de reglementare și metodologice existente pentru astfel de sisteme.

O abordare ușor diferită a proiectării sistemelor de control automate a fost aleasă de specialiștii Inter Trust, care folosesc tehnologiile Lotus în dezvoltarea lor. Într-o gamă largă de evoluții ale companiei, un loc demn este ocupat de sistemele de suport documentar pentru management. Primul produs al companiei în această direcție a fost sistemul de suport documentar „Office Media”.

Suita de baze de date „Office Media” rulează în mediul Lotes Notes și oferă automatizare de birou și organizare activitati de management intreprinderi si organizatii. Utilizatorii sistemului pot fi astfel de departamente ale structurilor de stat și comerciale precum servicii: suport documentar, control asupra execuției documentelor, suport informațional pentru contactele externe ale organizației, managementul personalului, managementul vânzărilor și marketingului și altele.

Noul cuvânt al Inter Trust este noul dezvoltat așa-numitul „sistem de gestionare a documentelor electronice corporative și de automatizare a biroului”.

Un alt exemplu de ASUD este dezvoltarea Întreprinderii de cercetare și producție de stat Granit-Center a sistemului automatizat de gestionare a documentelor și de lucru de birou al organizației Grand-Doc, care este destul de bine cunoscut în structurile guvernamentale municipale din Moscova.

Scopul sistemului este de a automatiza principalele procese de prelucrare a documentelor: contabilitate, stabilirea căii de la înregistrare la anulare la caz, controlul fiecărei etape a luării în considerare a documentului, primire. informații generale despre documente, analiza fluxului de lucru al organizației.

Utilizarea tehnologiei originale de procesare a documentelor ajută la gestionarea mai rațională a fluxului de documente în organizație și asigură monitorizarea disciplinei performanței.

Cerințe pentru un sistem de management al documentelor

Este posibil să se formuleze anumite cerințe pentru sistem modern managementul documentelor în organizație.

În primul rând, ASUD trebuie să îndeplinească în totalitate toate sarcinile de suport documentar pentru management: pregătirea documentelor, înregistrarea acestora, controlul execuției, căutarea documentelor, stocarea acestora și lucrări de referință pe o serie de documente.

Sistemul ar trebui să fie construit pe principii metodologice uniforme, software, hardware și solutii tehnologiceși în cadrul condițiilor organizatorice și legale actuale sub forma legislației interne, standardelor de stat, instrucțiunilor și cerințelor.

ASUD ar trebui să asigure utilizarea completă (integrarea) a acumulatului resursă informaționalăși implementarea principiului unei intrări unice a informațiilor și a utilizării sale multiple atât documentar cât și efectiv. De asemenea, sistemul ar trebui să ajute administratorii să aleagă căile de deplasare a documentelor în cadrul organizației, oferind gradul necesar de protecție a informațiilor împotriva accesului neautorizat.

ASUD în conditii moderne trebuie să fie capabil de expansiune în anumite componente (număr de dispozitive tehniceși tehnologii, numărul de documente (volumul de informații), numărul de utilizatori) și să se poată adapta în limite rezonabile la cerințele în schimbare ale utilizatorilor.

Introducere……………………………………………………………………………………….3

1CAPITOLUL. Gestionarea documentației…………….…..…….……….5

1 Conceptul de serviciu de suport pentru documentația de management…………....5

2 Scopuri și obiective…………………………………………………….……….……….7

3 Funcțiile serviciului DOW……………………….…………………...8

2 CAPITOLUL. Documentația organizatorică și administrativă a serviciului DOW……….9

1 personalîntreprinderi……………………………………………..………..9

2 Reglementări privind serviciul instituției de învățământ preșcolar……….……………..……………………………....12

3 Instrucțiuni pentru documentația suport al conducerii……..………14

4 Documente privind îmbunătățirea activităților serviciului DOE……………15

3 CAPITOLUL. Structura și puterea serviciului…….………………………………17

Concluzie………………………………………………………….….…………………………...26

Referințe……………………………………………………………………………………………28

Introducere

În prezent, pentru majoritatea rușilor organizatii guvernamentaleȘi firme comerciale caracteristică este absența unui sistem ordonat de evidență, în ciuda faptului că este o evidență rațională și bine organizată, ceea ce determină suportul documentar pentru conducerea unei organizații, care poate crește semnificativ eficiența unei întreprinderi.

Suport documentar al managementului - activitate care acoperă organizarea documentației și managementului documentației în procesul de implementare a funcțiilor unei instituții, organizații și întreprinderi, care acționează ca unitate structurală independentă. Poate fi: managementul afacerii, Departamentul comun, birou sau secretariat. Suportul documentației pentru activitățile de management ale organizației este cea mai importantă funcție de serviciu a managementului, de a cărei organizare rațională depinde viteza și calitatea adoptării. decizii de management performanța organizației în ansamblu.

Relevanța subiectului termen de hârtie este că munca de birou este una dintre funcțiile de management bazate pe organizare stiintifica folosind tehnologia modernă. În condiții moderne, munca cu documentația de gestiune în multe instituții se bazează pe tehnologia informatică, funcțiile serviciului de suport pentru documentația de management nu se limitează doar la organizarea fluxului de documente al instituției, contabilizarea documentelor și controlul executării acestora. Serviciul de suport pentru documentația de management este implicat direct în stabilirea sarcinilor în dezvoltarea sistemelor informatice automatizate pentru lucrul cu documente, în asigurarea accesului la informații și protejarea informațiilor și în îmbunătățirea lucrului cu documente. Și trăim într-o eră progres stiintific unde totul se bazează pe îmbunătățirea noilor tehnologii care ne ajută în continuare în munca noastră.

Scopul cursului este de a studia problema științifică a managementului documentelor într-o organizație, de a descrie structura și de a dezvălui principalele funcții ale serviciului de gestionare a documentelor, de a determina scopul în organizație.

Pe baza obiectivului, au fost stabilite următoarele sarcini:

Explora periodice, dezvăluirea temei lucrării de curs;

Spuneți despre serviciul de gestionare a documentelor din organizație, enumerați principalele sarcini și funcții ale acestuia;

Luați în considerare structura serviciilor de documentație de management și descrieți principalele lor funcții.

Pentru redactarea lucrării au fost studiate următoarele surse. :

1 Organizarea muncii cu documente: Manual / Pod. ed. prof. V.A. Kudryaeva. - Ed. a 2-a și suplimentar - M. INFA, 2002.- 592 p.

2 Yankovskaya V.F. Funcțiile serviciului de gestionare a documentelor / V.F. Yankovskaya // carte de referință a secretarului și directorului de birou - 2005. - Nr. 1 - p. 16-19

3 Rumyantseva S.A. Reglementări privind instituția de învățământ preșcolar (gestionarea documentației) / S.A. Rumyantseva / / directorul secretariatului și biroului - manager - 2009. - Nr. 11 - 24-36 p.

4 http://www.termika.ru/dou/enc/razd4/sdou1.php

5 Berezina N.M. Modern office work., ed. a III-a, - Sankt Petersburg: Peter, 2007.-224 p.

6 http://clubs.ya.ru/4611686018427393915/replies.xml?item_no=1012

7 http://revolutionaudit/d00203596.html

8 Kuznetsova T.V. Lucrări de birou, DOW ediția a 5-a corectată. si suplimentare - M .: SRL „Revista de management al personalului”, 2007 - 528 p.

1 CAPITOLUL Managementul documentaţiei.

1 Conceptul de serviciu de gestionare a documentelor.

Managementul documentelor- o disciplină științifică care studiază tiparele de formare și funcționare a sistemelor de suport de documentare pentru management. La baza sistemului terminologic de management al documentelor se află terminologia instituției de învățământ preșcolar. În mod tradițional, domeniul de activitate asociat procesării documentelor se numește muncă de birou.

Standardul terminologic definește munca de birou ca o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale. Termenul „muncă de birou” în conformitate cu GOST R 51141 - 98 este sinonim cu termenul „gestionare documentară”

Termenul „management documentar” subliniază componenta tehnologiei informației în organizare modernă munca de birou și se formează prin analogie cu termeni precum „software”, „suport informațional” etc. Acest termen a intrat în circulație științifică în urmă cu mai bine de 10 ani, ca urmare a schimbării bazei organizatorice și tehnice a muncii de birou și a abordărilor metodologice ale îmbunătățirii acestuia, ca urmare a introducerii active a tehnologiei informatice în domeniul lucrului cu documente și a apariției de noi tehnologia Informatiei crearea, colectarea, prelucrarea, acumularea, stocarea, căutarea și utilizarea informațiilor.

Munca de birou (managementul documentației) presupune, în primul rând, realizarea de documente sau documentație, care se referă la înregistrarea informațiilor pe diverse medii pe regulile stabilite, organizarea muncii cu documente, păstrarea și utilizarea acestora în activitățile curente.

Gestionarea documentației este realizată de un serviciu special care acționează ca o unitate structurală independentă. Poate fi: administrația afacerilor, departamentul general, biroul sau secretariatul.

În organizațiile mici, în care volumul documentelor procesate este mic și crearea unui astfel de serviciu este imposibilă, toate lucrările de gestionare a documentelor sunt efectuate de secretarul șefului sau de un angajat special alocat pentru această activitate.

Sprijinul documentar al activităților de management ale organizației este cea mai importantă funcție de serviciu a managementului, a cărei organizare rațională determină viteza și calitatea luării deciziilor manageriale, eficiența organizației în ansamblu.

Alegerea formei organizatorice a serviciului de gestionare a documentelor depinde de decizia conducerii organizației și a serviciului în sine. Reglementarea formei alese de lucru cu documente este fixată în instrucțiunile pentru munca de birou.

Managementul documentației este prezent în fiecare organizație, indiferent de forma și proprietatea naturii și direcției activității.

2 Scopuri și obiective

Serviciul de management al documentelor este implicat direct în stabilirea sarcinilor în dezvoltarea sistemelor informatice automatizate pentru lucrul cu documente, în asigurarea accesului la informații și protejarea informațiilor și în îmbunătățirea lucrului cu documente.

Scopul principal al serviciului DOW este organizarea, managementul, coordonarea, controlul și implementarea lucrărilor de suport documentar pentru management.

Pe baza obiectivelor, serviciul DOW rezolvă următoarele sarcini :

1 îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentele;

2 asigurarea unei proceduri unificate de documentare, organizare a lucrului cu documente, construirea motoarelor de cautare, monitorizarea executiei si intocmirea documentelor pentru transferul intr-o arhiva departamentala in conformitate cu standardele aplicabile;

3 controlul executării și întocmirii documentelor în vederea trecerii la arhiva statului în conformitate cu reglementările aplicabile;

4 reducerea fluxului de lucru, a numărului de forme de documente;

5 elaborarea și implementarea documentelor normative și metodologice pentru îmbunătățirea suportului documentației în sistemul organizațional și subordonat (pentru organizațiile cu sistem subordonat), tehnologii progresive pentru suport pentru managementul documentelor bazate pe utilizarea tehnologiei informatice și organizaționale.

6 participarea la dezvoltarea și implementarea tehnologiilor avansate de suport pentru managementul documentelor bazate pe utilizarea computerelor și tehnologiei organizaționale, calculatoare personale

Scopul serviciului DOW este de a organiza, menține și îmbunătăți sistemul de suport documentar pentru managementul întreprinderii pe baza unui sistem unificat. politica tehnicași utilizarea mijloacelor tehnice moderne în lucrul cu documentele.

3 Funcții ale serviciului DOW

În condițiile moderne, când munca cu documentația de management în multe instituții se bazează pe tehnologia informatică, funcțiile serviciului de suport pentru documentația de management nu se limitează la organizarea fluxului de documente al organizației, contabilizarea documentelor și monitorizarea executării acestora.

Funcțiile serviciului de suport documentar pentru conducerea organizației:

1 Organizațional și metodologic. Elaborarea documentelor normative și metodologice privind munca de birou (instrucțiuni pentru suportul documentației, nomenclatorul cazurilor etc.); elaborarea documentelor normative care reglementează activitățile serviciului de gestionare a documentelor (regulamente privind serviciul, fișele postului angajaților); organizarea de formare avansată a angajaților serviciului de gestionare a documentelor etc.

Reglementări privind serviciul instituției de învățământ preșcolar: structura, componența informațiilor. Reglementarea atribuțiilor salariaților serviciului instituției de învățământ preșcolar.

Serviciul DOW- o unitate structurală care se ocupă de problemele suportului documentar pentru activitatea unei organizații, întreprinderi, instituții.

sarcini Serviciile DOW sunt:

Implementarea unei proceduri unificate de lucru cu documente

Îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documente

Îmbunătățirea eficienței managementului hardware.

Baza construirii serviciului DOE este forma de lucru cu documentele adoptate în organizație: centralizat, descentralizat sau mixt.

La centralizat formular, toate operațiunile de procesare a documentelor sunt concentrate într-un singur centru - birou sau secretarul asistent, de regulă, acest formular este utilizat în întreprinderile mici și mijlocii.

descentralizate formularul în prezența unui secretar al șefului implică dispersarea operațiunilor de birou între diviziile structurale ale organizației, acest formular este utilizat în organizațiile dispersate teritorial, precum și atunci când documentarea se realizează direct în divizii.

La amestecat forma, unele operatiuni sunt efectuate centralizat (receptie, inregistrare, control, reproducere documente), iar unele sunt descentralizate (referinta serviciu de informare, stocarea documentelor, formarea dosarelor). Acest formular este folosit de majoritatea organizațiilor.

Structura, scopurile și obiectivele, funcțiile serviciului PEI sunt stipulate de actele juridice de reglementare ale autorităților executive federale și gestionarea unui număr de documente interne.

Cele mai importante documente organizatorice interne care reglementează activitatea serviciului PEI includ:

Reglementări privind serviciul instituției de învățământ preșcolar

Instrucțiuni privind suportul documentației ale managementului;

Fișele postului pentru angajații serviciului instituțiilor de învățământ preșcolar.

Fișa de formulare a documentelor utilizate în organizație

La reglementarea activităților angajaților instituției de învățământ preșcolar, este necesar să se utilizeze instrucțiuni standard pentru munca de birou din industria din care face parte această organizație.

Cerințe de calificare pentru angajații serviciului instituției de învățământ preșcolar: Șefii serviciului instituției de învățământ preșcolar, adjuncții și șefii de secții trebuie; executanți tehnici.

Activitățile serviciului DOW sunt determinate de Regulamentul cu privire la serviciul DOW

Poziţie– act juridic, reglementarea și stabilirea componenței organizatorice, structurii, procedurii de lucru, responsabilităților funcționale, relațiilor dintre angajații unității structurale.

Regulamentul privind serviciul unei instituții de învățământ preșcolar într-o organizație, de regulă, este elaborat pe baza unui regulament standard în vigoare în industrie.

Reglementări privind serviciul instituției de învățământ preșcolar - un document de mai multe pagini întocmit sub forma unui anumit tip de document.

Șeful organizației aprobă Regulamentul

Textul este împărțit în secțiuni, fiecare secțiune este numită Cifra arabă cu un punct. Articolele de secțiune conțin numărul de secțiune și numărul de serie al articolului.

Titluri aproximative ale secțiunilor textului și conținutul acestora:

1. Dispoziții generale - cuprinde denumirea completă a unității, o indicație a șefului serviciului și a adjunctului acestuia, pe documentele care reglementează activitățile serviciului instituției de învățământ preșcolar.

2. Structura servicii preșcolare - cuprinde denumirea departamentelor care alcătuiesc serviciul preșcolar, personal.

3. Sarcini și funcții ale serviciului DOW - definirea sarcinilor principale ale serviciului; repartizarea funcțiilor între departamentele serviciului (secretariat, expediție, birou de copiere și reproducere...).

4. Drepturile, îndatoririle și responsabilitățile serviciului DOW. Stabilește ce acțiuni are dreptul să efectueze, în primul rând în persoana șefului, pentru a îndeplini funcțiile unității (să elibereze documente individuale (de exemplu, documente administrative); să conducă corespondența; să dea instrucțiuni subordonaților, să ceară de la șefii de departamente și angajații organizației pentru a respecta regulile stabilite lucrează cu documente etc.) Răspunderea este de obicei formulată ca consecințe juridice ale neîndeplinirii obligațiilor, exprimate în aplicarea anumitor măsuri de influență.

5. Relațiile serviciului DOW cu alte divizii structurale - stabilește cu ce organizații și divizii se realizează interacțiunea, ce informații primește și prezintă divizia, frecvența și momentul depunerii sau primirii acesteia; stabilește în ce ordine și de către cine sunt luate în considerare dezacordurile apărute în activitățile unității.

Numărul și numele secțiunilor pot varia în funcție de structura organizației, volumul fluxului de lucru.

O reglementare exemplară privind serviciul de suport documentativ pentru management, plasat ca aplicație în Sistemul de stat de suport documentar pentru management.

Fișele postului pentru angajații instituției de învățământ preșcolar

Descrierea postului- un document organizatoric și juridic local care stabilește atribuții specifice de muncă (oficiale) pentru un angajat al organizației în conformitate cu funcția deținută.

Fișa postului îndeplinește un rol organizatoric, de reglementare și de reglementare. Se eliberează pe antetul general al organizației. Textul instrucțiunii constă din secțiuni:

- Dispoziții generale- subordonare, acte de reglementare...

- principalele sarcini și funcții- document. şi inf. oferi management; funcții - primirea, înregistrarea, contabilizarea corespondenței primite și trimise, controlul executării la timp a documentelor;

- atributii oficiale- să îndeplinească funcţiile care îi sunt atribuite în calitate de funcţionar;

- drepturi– solicitați materialele necesare, faceți propuneri, cereți creația conditii normale a presta servicii. obligația...;

- responsabilitate;

- relatii(legături după poziție);

- cerinte de calificare - educație, cunoștințe, abilități, experiență...

Principal document normativ pentru elaborarea fișelor posturilor este Directorul de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat prin Decretul Ministerului Muncii și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37, care conține calificarea caracteristicile posturilor.

La elaborarea instrucțiunilor adecvate, este, de asemenea, necesar să se țină seama de lista lucrărilor care sunt caracteristice funcției corespunzătoare în condiții organizatorice și tehnice specifice și se stabilesc cerințele pentru pregătirea specială necesară a lucrătorilor din această industrie.

Utilizarea eficientă a tehnologiei fluxului de lucru corporativ se bazează pe consolidarea acesteia în documentele de reglementare, existența unor „reguli scrise” pentru munca angajaților. În același timp, este important de reținut că, cu cât sunt introduse sisteme de automatizare a fluxului de lucru la scară mai mare și mai multifuncțională, cu atât mai multă atenție ar trebui acordată problemelor de suport normativ și metodologic.

Uneori vă puteți întâlni cu o oarecare subestimare a necesității de a consolida noi proceduri de lucru în documentele organizatorice și administrative ale organizației. Logica raționamentului în acest caz este cam așa: au fost angajați în automatizare înainte, dar nu au fost aprobate documente, cu excepția instrucțiunilor pentru munca de birou. Astăzi situația se schimbă, deoarece, după cum sa menționat mai sus, a existat o tranziție către sisteme informatice calitativ noi.

Fara indoiala, instrucțiuni de afaceri - acesta este principalul document care definește organizarea și tehnologia lucrului cu documente, inclusiv în ceea ce privește automatizarea, deși se poate observa că în practica întreprinderilor și organizațiilor, în special a celor create în ultimul deceniu, există și alte abordări. De exemplu, o întreprindere rezolvă problemele de optimizare a muncii sale. În același timp, eliminarea deficiențelor în organizarea muncii de birou și circulația documentelor la întreprindere este luată în considerare numai în raport cu sarcini specifice(sau, după cum se spune mai des acum, proceselor de afaceri). Procedurile de lucru propuse sunt incluse în descrierile proceselor de afaceri și înainte instrucție nouă afacerea nu trece. Cu toată utilitatea optimizării proceselor individuale de afaceri, ar trebui să țineți cont și de problemele generale ale organizării unei instituții de învățământ preșcolar în întreprindere în ansamblu.

În același timp, conținutul și natura muncii în condițiile tehnologiei corporative depășesc domeniul de aplicare al muncii tradiționale de birou și al instrucțiunilor tradiționale de lucru de birou (procedura de conectare a utilizatorilor la sistem, menținerea directoarelor, lucrul cu fișiere electronice etc. ). Dacă astfel de întrebări sunt incluse în instrucțiunile de lucru de birou, atunci puteți obține un document de mai multe pagini cu informații eterogene, al cărui nume nu va corespunde conținutului său. Prin urmare, există documente normative și metodologice cu alte denumiri (de exemplu, „Instrucțiuni privind documentația suport al conducerii” ), mai mult ținând cont de particularitățile muncii în condițiile sistemelor de management al documentelor corporative.

Pentru un anumit sistem automatizat, dezvoltatorii săi compun "Ghidul utilizatorului". Cu toate acestea, acest document nu poate satisface toate nevoile legate de reglementarea fluxului de lucru. „Ghidul utilizatorului” este mai degrabă ghid de referință, un ghid al sistemului. De obicei, descrie toate operațiunile posibile, iar atunci când se fac modificări la software, poate fi necesar să fie revizuit Ghidul utilizatorului. Reglementarea funcțiilor anumitor categorii de angajați necesită fixarea în documente organizatorice și administrative, care ar trebui să definească îndatoririle angajaților de a îndeplini anumite funcții și operațiuni într-un sistem automatizat (de exemplu, a lua rezoluții și a marca transferul unui document, a face pachete formale și tematice de documente, atașate la fișierul documentului cardului electronic etc.). Cerințele de acest fel sunt mai mult de natură administrativă și, prin urmare, nu sunt relevante în Ghidul utilizatorului.

Nu este întotdeauna convenabil să supraîncărcați cu astfel de cerințe și descrierea postului lucrătorilor, deoarece aceste cerințe pot fi aceleași pentru toți utilizatorii sistemului automatizat. În plus, există probleme care nu sunt reglementate de fișele postului sau de instrucțiunile de lucru de birou.

Prin urmare, este necesar să se pregătească un document de reglementare și metodologic special pentru lucrul cu sistemul de management al documentelor corporative. Separate, dar interconectate conform cerințelor, pot fi emise documente care reglementează activitatea serviciului DOE și a diviziilor structurale, deoarece funcțiile utilizatorilor sistemului vor diferi.

Să notăm problemele care necesită reglementare în legătură cu introducerea sistem integrat automatizarea instituţiilor de învăţământ preşcolar.

Prevederi generale pentru utilizarea unui sistem integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar scopul sistemului; procedura de instalare a locurilor client; reglementarea accesului la baza de date; rolul serviciului instituție de învățământ preșcolar în contextul utilizării unui sistem integrat de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar; cerințe pentru pregătirea utilizatorilor unui sistem integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar.

Categorii de documente care sunt procesate în sistemul integrat de automatizare al DOW: clasificarea documentelor in raport cu specificul organizatiei; delimitarea funcţiilor de înregistrare a unor categorii specifice de documente; tipuri de documente pentru care se utilizează transferul de fișiere electronice și cerințe pentru furnizarea de informații; categorii de documente care trebuie scanate.

Tipuri de muncă cu documente: o listă de tipuri de lucrări privind documentele de intrare, ieșire și interne pentru serviciul instituției de învățământ preșcolar și diviziilor structurale; cerințe pentru completarea detaliilor cardurilor de documente electronice și efectuarea operațiunilor de bază; munca executorilor cu acte; controlul asupra executării comenzilor; ordin de executare documente pe hârtieși imaginile lor electronice.

Control asupra corectitudinii completării câmpurilor de informații: organizarea controlului asupra corectitudinii completarii detaliilor cardurilor de documente electronice si efectuarea operatiunilor de baza; obligațiile angajaților în identificarea abaterilor de la procedurile standard de lucru într-un sistem automatizat (trecerea unui document nu respectă tehnologia standard sau detectarea informațiilor introduse incorect); procedura de corectare a acțiunilor incorecte ale utilizatorului.

Menținerea directoarelor sistemului complex de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar: organizarea întreținerii directoarelor de sistem (clasificatoare) și a procedurii de efectuare a modificărilor (de exemplu, în directoare de structură și oficiali organizații, corespondenți, tipuri de documente etc.); cerințe pentru completarea câmpurilor de informații ale clasificatorilor.

Funcțiile și drepturile de bază ale tehnologilor de sistem (administratori): configurarea sistemului în conformitate cu cerințele de organizare a fluxului de lucru și structura actuală a organizației; întreținerea directoarelor de sistem; întreținerea sistemului și interacțiunea cu serviciile de suport tehnic; lucrul cu utilizatorii; participarea la munca organizatorica si metodologica; instrucțiuni obligatorii ale tehnologilor de sistem (administratorilor) cu privire la procedura de utilizare a sistemului.

Această listă reflectă probleme de natură destul de generală. Practica ultimilor ani a arătat stabilitatea acestui set de probleme cu care se confruntă organizațiile din diverse industrii atunci când implementează sisteme de automatizare a fluxului de lucru. În același timp, lista nu este exhaustivă și conținutul ei specific depinde atât de specificul organizației, cât și de capacitățile tehnologiei introduse.

Din lista de mai sus se poate observa că printre problemele cele mai semnificative ale suportului normativ și metodologic pentru utilizarea unui sistem integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar se numără și definirea funcțiilor unui tehnolog de sistem, i.e. un specialist care realizează administrarea aplicației sistemului, ajustarea acestuia la o tehnologie specifică a fluxului de lucru și, prin urmare, asigură munca altor utilizatori. Fără astfel de specialiști, utilizarea unui sistem integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar este imposibilă. Prin urmare, este important ca acestea să fie cel puțin două (astfel încât în ​​lipsa unuia dintre ele să existe cineva care să rezolve problemele curente). În organizațiile care implementează un sistem integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar, acum responsabilitățile unor astfel de specialiști sunt diferite.

În primul rând, atribuțiile tehnologilor de sistem sunt încredințate atât specialiștilor serviciilor instituției de învățământ preșcolar, cât și specialiștilor departamentelor de informatizare. În opinia noastră, se poate folosi una sau cealaltă variantă, sau chiar ambele (un tehnolog de la serviciul DOW, iar celălalt de la departamentul de informatizare). Întrebarea este doar în calificările specialiștilor și nu numai în pregătirea lor în domeniul informaticii, ci și în cunoștințele lor domeniul subiectului DOW.

În al doilea rând, adesea funcțiile tehnologilor de sistem sunt atribuite angajaților pe lângă responsabilitățile existente. Această opțiune este acceptabilă, dar este important să se găsească o combinație rezonabilă a acestora. Mai mult, în organizații mari pe măsură ce utilizarea sistemului de flux de lucru corporativ se extinde, domeniul de aplicare al tehnologului de sistem se extinde.

Mai jos este o listă aproximativă a funcțiilor unui tehnolog de sistem, care poate fi utilizată în distribuirea responsabilităților specifice între angajați.

Lucrul cu utilizatorii:

o participarea la instruirea noilor utilizatori ai sistemului integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar;

o învățarea de noi versiuni softwareși aducerea schimbărilor de tehnologie utilizatorilor sistemului integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar;

o consultarea utilizatorilor cu privire la funcționarea sistemului integrat de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar;

o Corectarea acțiunilor eronate ale utilizatorului.

Întreținerea directorului sistem integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar :

o conectarea de noi utilizatori pentru a lucra în sistem (menținerea unui director de utilizatori);

o menținerea unui director al organizațiilor și verificarea corectitudinii introducerii informațiilor în acest director de către utilizatorii unui sistem integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar;

o schimbări sistematice în directorul structurii organizatorice și al funcționarilor;

o menținerea directorului „Nomenclatorul cauzelor”;

o introducerea de informații în alte directoare disponibile în sistemul integrat de automatizare al instituției de învățământ preșcolar.

Configurare și întreținere sistem integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar:

o stabilirea sistemului la structura actuală a organizației și tehnologia fluxului de lucru (în cooperare cu șeful instituției de învățământ preșcolar);

o control asupra respectării disciplinei tehnologice;

o controlul setărilor personale ale utilizatorilor;

o înregistrarea cazurilor de defecțiuni ale sistemului, informarea dezvoltatorului despre erorile remediate în software;

o impreuna cu seful serviciului DOW si administratorul de sistem, intocmesc propuneri de imbunatatire a software-ului.

Munca organizatorica si metodologica:

o participarea la elaborarea documentelor care reglementează activitatea utilizatorilor sistemului integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar;

o participarea la inspecțiile de organizare a muncii cu documente și utilizarea unui sistem integrat de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar din diviziile structurale;

o participarea la activitățile desfășurate de serviciul instituției de învățământ preșcolar pentru îmbunătățirea organizării muncii de birou și a fluxului de documente în instituție.

În general, sistemul de reglementare corporativă al DOE poate include în prezent:

o documente organizatorice și administrative semnate sau aprobate de conducerea organizației și obligatorii pentru utilizare de către toate diviziile structurale (de exemplu, un ordin de implementare a sistemului; procedura de instalare a locurilor clienți; un program de conectare a diviziilor; un ordine de lucru pentru o perioadă operațiune de probă sisteme; procedura (regulamentele) de lucru cu documentele după introducerea sistemului în funcționare permanentă; instrucțiuni pentru munca de birou și alte documente);

o documente organizatorice și metodologice întocmite de direcțiile de specialitate (serviciul instituției de învățământ preșcolar, direcția de informatizare etc.), recomandări privind tehnologia muncii, inclusiv privind procesele specifice de afaceri;

o materiale informative, metodologice și de referință, inclusiv informații postate pe intranetul organizației, formulare informatice standard, șabloane de documente.

Această din urmă împrejurare merită o atenție deosebită, deoarece dezvoltarea noilor tehnologii informaționale a condus la o altă oportunitate importantă pentru reglementarea corporativă a DOE. În condițiile moderne, utilizarea tehnologiilor Internet și a sistemelor de informații și referințe devine un element esențial suport informativ angajații pe probleme de învățământ preșcolar și utilizarea sistemului de management al documentelor corporative. Atunci când utilizați această formă de lucru, este posibil nu numai să răspundeți la întrebări specifice privind organizarea și tehnologia managementului documentelor, ci și să aduceți prompt aceste informații în atenția tuturor utilizatorilor organizației Intranet.

La problemele luate în considerare de suport normativ și metodologic în ceea ce privește automatizarea, este important de adăugat că reglementarea corporativă a DOE este asociată cu utilizarea nu numai a metodelor de reglementare, ci și a componentelor culturii corporative.

Cultura corporativă este exact ceea ce „lipește” sau chiar „cimentează” elementele individuale ale managementului organizației, inclusiv echipa angajaților acesteia. Prin urmare, una dintre funcțiile culturii corporative, care este importantă și în organizarea muncii cu documente, este de reglementare, adică. formarea si controlul formelor de comportament caracteristice unei organizatii date, completand sau inlocuind in unele cazuri folosirea influentei administrative. Oamenii sunt purtătorii culturii corporative. Dar cultura corporativă consacrată capătă un sens independent și devine un atribut al organizației în ansamblu, un mijloc de identificare corporativă.

Formarea unei culturi corporative nu înseamnă că nu există subculturi în cadrul organizației. Cultura dominantă exprimă valorile de bază împărtășite de majoritatea. Subculturile apar, de regulă, în organizații destul de mari, fiind formate pe baza funcțiilor specifice ale departamentelor (servicii funcționale), a condițiilor locale (departamentelor teritoriale), a caracteristicilor structurii echipei și a componenței angajaților. Este posibilă și o altă opțiune - nu există o cultură dominantă în organizație (sau nu s-a format încă), dar există subculturi disparate separate. În acest caz, coeziunea organizațională și, uneori, gestionabilitatea organizației în ansamblu, lasă mult de dorit. Introducerea unui sistem de management al documentelor corporative, care este conceput să joace un rol de legătură, creează premisele pentru creșterea gradului de interacțiune între unitățile structurale, formarea de caracteristici ale stilului de lucru și contacte de afaceri care sunt caracteristice organizației în ansamblu.

Versiunea integrală a acestui document cu tabele, grafice și figuri Poate sa Descarca de pe site-ul nostru gratuit!
Linkul de descărcare a fișierului este în partea de jos a paginii.

Disciplina:	Programare, calculatoare și cibernetică
Tipul muncii:	abstract
Limba:	Rusă
Data adaugata:	11.12.2009
Mărime fișier:	31 Kb
Vizualizări:	11441
Descărcări:	46
Dificultatea de a crea, implementa și opera un sistem automat de management al documentației. Protecția informațiilor în managementul documentelor electronice. Sistem automat LanDocs. Principalele funcții ale sistemului. Principiile securității informațiilor.

- Introducere -

Etapa actuală de dezvoltare socială, caracterizată prin adâncire legături economiceși creșterea interdependenței statelor, determină în mod obiectiv o creștere continuă a rolului informației în procesul social și tehnic, în decizia probleme globale cu care se confruntă omenirea, intrând în mileniul trei. Realizări stiintifice si tehnice progresul în multe industrii, inclusiv în informatica comunicațiilor, a oferit posibilitatea implementării practice a ideii de formare a unei societăți informaționale.

ÎN dezvoltare ulterioară societăţilor rol deosebit aparține tehnologiilor informaționale ᴨȇrsᴨȇactive care asigură o eficiență sporită a producției și economii de forță de muncă, diseminare rapidă a informațiilor și cunoștințelor științifice. Astăzi ele sunt nucleul și catalizatorul progresului științific și tehnologic, cu ajutorul lor problemele creării și implementării de noi tehnologii bazate pe activarea și utilizare eficientă principala resursă strategică a omenirii - informația.

În programul țintă federal " Rusia electronică(2002-2010)” precizează dezvoltarea și utilizarea pe scară largă a informațiilor și tehnologii de comunicare are o importanţă decisivă pentru îmbunătăţirea eficienţei funcţionării economiei, statului şi administrația locală. Unul dintre domeniile de utilizare a tehnologiilor informației și comunicațiilor în activitățile autorităților publice, organizațiilor și întreprinderilor este „dezvoltarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor, a standardelor de lucru de birou și de flux de documente”. Relevanța îmbunătățirii muncii tradiționale de birou este determinată de necesitatea eficacității activităților de management, de accelerarea mișcării documentelor în organizație și de reducerea complexității procesării documentelor. Sistemul automatizat (denumit în continuare AS) de lucru de birou creat de tehnologiile informaționale avansate ar trebui să sporească eficiența managementului prin formarea unui spațiu informațional unic documentat, oferind utilizatorilor mijloacele de a colabora eficient cu documentele oriunde și în orice moment.

Principala dificultate în crearea, implementarea și funcționarea lucrărilor de birou AS (în conformitate cu standard de stat sinonim cu suportul documentației de management) este generat de inconsecvența cerințelor de suport informațional din partea utilizatorilor legate de management. Utilizatorii sunt orice entitate care apelează la mijloacele de suport informațional pentru informațiile faptice, documentare, analitice și de altă natură de care au nevoie și le folosesc în luarea deciziilor de management.

Munca de birou AS, care satisface nevoile de informare ale utilizatorilor, trebuie să asigure realizarea următoarelor obiective:

Îmbunătățirea eficienței și eficientizarea activității autorităților publice, organizațiilor sau întreprinderilor;

Integrarea proceselor de suport documentar pentru managementul instituției în cadrul unui sistem informațional corporativ unificat;

Creșterea productivității, eficienței muncii a conducerii și a angajaților autorităților publice, organizațiilor sau întreprinderilor;

Integrarea proceselor informaționale în cadrul cooperării autorităților publice, organizațiilor și întreprinderilor.

Principala formă de transmitere a informațiilor către conducere este un document. Funcția principală a documentului de management este de a asigura activitățile centralizate ale organizației. Cu ajutorul documentării, informația dobândește proprietățile necesare și sub formă de documente își îndeplinește rolul principal în procesele de management, managementul ᴨȇredovaya influențează de la subiect la obiectul managementului, semnalând o reacție.

Principala caracteristică a industriei, crearea de sisteme automatizate, este concentrarea complexității în etapele inițiale ale analizei cerințelor și proiectării caietului de sarcini, cu complexitate relativ scăzută și intensitate de muncă a etapelor ulterioare. De fapt, aici există o înțelegere a ceea ce va face viitorul sistem, cum va funcționa pentru a satisface cerințele impuse acestuia. Neclaritatea și incompletitudinea cerințelor sistemului, problemele nerezolvate și erorile făcute în etapele de analiză și proiectare dau naștere la probleme dificile, adesea insolubile în etapele ulterioare și, în cele din urmă, duc la eșecul întregii lucrări în ansamblu.

La nivelul întregii organizații ar trebui să fie un singur sistem nume de câmpuri și atribute și terminologie pentru descrierea datelor de sistem. Subtilitatea aici este că majoritatea acestor clasificatoare potrivesc fiecare termen cu un cod care nu se repetă corespunzător doar acestui termen.

1. Sarcini și modalități de implementareCA DOW

În contextul reformelor dinamice din Rusia, apar destul de des schimbări în domeniile de activitate agentii guvernamentale, organizații și întreprinderi (denumite în continuare organizații), ceea ce, de regulă, duce la o reorganizare a structurii acestora. Introducerea tehnologiei informației dă cel mai semnificativ efect în modernizare structura interna organizatii. Strategia principală de implementare este dezvoltarea maximă a comunicațiilor și dezvoltarea de noi relații organizaționale care anterior erau inadecvate din punct de vedere economic. Productivitatea structurii organizatorice crește, întrucât arhivele de date sunt distribuite rațional, volumul de informații care circulă prin canalele sistemului este eliminat și se realizează un echilibru între eficiența fiecărui nivel de management și volumul sarcinilor de rezolvat. Sistemul se extinde strict în conformitate cu nevoile și capacitățile organizației, iar decalajul dintre informație și structura organizațională este eliminat. În aceste condiții, rolul eficienței și calității deciziilor manageriale crește, prin urmare, sistemul automatizat de lucru de birou este una dintre cele mai importante componente ale pregătirii și luării deciziilor.

munca de birou - ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale. Suportul documentației pentru management definește un sistem de principii și reguli care stabilesc cerințe uniforme pentru documentare, organizarea muncii cu documente și stocarea lor arhivă în procesul de management, ținând cont de tehnologiile informaționale utilizate. Documentarea activităților de management - un proces reglementat de creare a unui document (elaborare a conținutului, proiectare, coordonare, aprobare, publicare) pe hârtie sau alt suport, îi asigură forța juridică. Organizarea muncii cu documente, crearea unui flux de lucru optim, asigurarea depozitării, căutarea utilizării și controlul execuției documentelor în activitățile curente ale instituției.

Fluxul documentelor - circulatia documentelor in organizatie din momentul crearii sau primirii acestora pana la finalizarea executiei si expedierii. Trebuie remarcat faptul că munca de birou este un set de măsuri pentru asigurarea DOW, iar fluxul de documente este deplasarea documentelor în cadrul suportului documentar pentru management.

AS DOW este conceput pentru a crește eficiența activităților de management ale organizațiilor prin automatizarea întregii game de lucrări cu documente și ar trebui să rezolve următoarele sarcini principale:

Documentație (întocmirea, executarea, avizarea, aprobarea și eliberarea documentelor);

Asigurarea fluxului de lucru (primirea, înregistrarea, organizarea trecerii documentelor și a proiectelor acestora, transmiterea, emiterea documentelor și depozitarea arhivei);

Asigurarea lucrului cu documentele în procesul de gestiune (controlul execuției, contabilitate, stocare, organizarea sistemelor de clasificare, indexare, căutare și prelucrare a documentelor; protecție împotriva accesului neautorizat; partajarea documentelor cu menținerea nivelului necesar de control al accesului; asigurarea deciziei- proces de realizare și raportare pe documente; serviciu de informare pentru utilizatori);

Automatizarea procedurilor de arhivare, stocare arhivă și distrugere a documentelor al căror ciclu de viață este finalizat (implementarea regulilor de stocare, asigurarea căutării și utilizării; implementarea transferului în stocarea de stat sau distrugerea documentelor de arhivă).

Sistemul automat de gestionare a documentelor creează un spațiu informațional unificat care oferă utilizatorilor mijloacele de colaborare cu toate documentele organizației: corespondență de intrare și de ieșire, materiale organizaționale și administrative interne, precum și corespondența însoțitoare - pe toată durata lor. ciclu de viață. După încheierea „vieții active” a documentelor, sistemul trebuie să mențină arhiva lor sau să înregistreze informații despre distrugerea sau transferul lor în depozitul public.

Este posibil să se implementeze AS de suport pentru managementul documentar în organizații după cum urmează:

Comandați sau efectuați pe cont propriu dezvoltarea unui sistem care este direct concentrat pe domeniul de subiect al organizației;

Achiziționați un sistem gata de circulație-comandă, dintre programele oferite în continuare piata ruseascași ajustați-l la domeniul de subiect al organizației.

2. Protecția informațiilor înelectronicfluxul documentelor

După cum știți, informația este cea mai valoroasă marfă. În timpul nostru, este suficient să devii socialist în domeniul tehnologiei informatice și să furi această marfă cea mai valoroasă - informația.

În rusă modernă economie de piata o condiție prealabilă pentru succesul unui antreprenor în afaceri, realizarea de profit și menținerea unei structuri organizatorice intacte este asigurarea securității economice a activităților sale. Una din principalele părțile constitutive securitate economică - securitatea informațiilor.

Problema protejării informațiilor prin modificarea acesteia, făcând imposibilă citirea acesteia de către un străin, a îngrijorat omenirea încă din cele mai vechi timpuri. Istoria criptografiei este la fel de veche ca istoria limbajului uman. Mai mult, din moment ce în societățile antice doar elita o deținea. Așa, de exemplu, sa născut stenografia.

Odată cu utilizarea pe scară largă a scrisului, criptografia a început să se formeze ca știință independentă. Primele criptosisteme se găsesc deja în lucrările lui Nostradamus și Leonardo da Vinci.

Dezvoltarea rapidă a sistemului criptografic a fost primită în anii răsturnărilor mondiale: revoluții, primul și al doilea război mondial. Din perioada postbelică și până în prezent, apariția instrumentelor de calcul a accelerat dezvoltarea și îmbunătățirea metodelor criptografice.

Extinderea domeniului de aplicare a tehnologiilor informaționale moderne propune noi cerințe pentru principiile construcției și proprietățile sistemelor informaționale. Astăzi, problema asigurării securității devine din ce în ce mai importantă. Acest lucru se va explica în primul rând prin introducerea și modernizarea tehnologiilor informaționale în organizațiile și întreprinderile care și-au dat seama de necesitatea asigurării confidențialității datelor lor, precum și apariția de noi tehnici cum ar fi o semnătură digitală obligatorie din punct de vedere juridic. În plus, în mod paradoxal, îmbunătățirea tehnologiei informatice a dus la formarea multor lacune pentru scurgerea de informații cu preț. Astfel, dezvoltarea locală, apoi corporativă și globală retele de calculatoare, conform cărora se eliberează volume mari de stat, militare. Caracterul comercial și privat, care nu permite accesul persoanelor neautorizate la acesta, crește semnificativ posibilitatea pătrunderii intrușilor în sistemul informațional al întreprinderii, dacă nu se iau măsurile corespunzătoare.

În același timp, noile computere puternice, tehnologii de rețea și de calcul neuronal au făcut posibilă discreditarea sistemelor criptografice care până de curând erau considerate nedezvăluite.

Problema protejării informației prin transformarea acesteia este tratată de criptologie (kryptos – „secret”, logos – „știință”). Criptologia este împărțită în două domenii - criptografie și criptoanaliza. Obiectivele acestor zone sunt direct opuse și seamănă cu lupta dezvoltatorilor de arme de calibru mic și veste antiglonț.

Documentul și informația sunt concepte umanitare, dar nu se poate renunța la matematică pentru a rezolva problemele securității informațiilor.

Criptografia este angajată în căutarea și studiul metodelor matematice de transformare a informațiilor.

Domeniul de interes este criptoanaliza - studiul posibilității de decriptare a informațiilor fără a cunoaște cheile.

Cheile - cu alte cuvinte, parolele - sunt anumite informații secrete necesare pentru criptarea și decriptarea textelor.

Dacă ați uitat complet parola pentru a intra în baza de date,

Apoi încercați, trebuie să îl ridicați prin scrisoare.

Dacă nu este foarte lung - șapte caractere - nu mai mult,

Probabil că îl vei folosi, îl vei ridica în timpul vieții.

Askar Tuganbaev

Criptografia modernă este formată din patru secțiuni majore:

Criptosisteme simetrice.

criptosisteme cu cheie publică.

sisteme semnatura electronica.

managementul cheilor.

Principalele direcții de utilizare a metodelor criptografice sunt transmiterea informațiilor confidențiale prin canale de comunicare (de exemplu, prin e-mail), autentificarea mesajelor în curs de editare, stocarea informațiilor (documente, baze de date) pe medii criptate.

3. Sistem automat LanDocs

În acest capitol, vreau să vorbesc despre sistemul automat LanDocs, pe care l-am întâlnit pentru prima dată când făceam un stagiu la întreprinderea Irkutskenergo. Mi-a plăcut acest sistem automat pentru că este convenabil și ușor de utilizat.

4. Scop și regiuneParte a utilizării LanDocs

Scopul sistemului LanDocs este automatizarea biroului și construirea de arhive corporative de documente electronice. Scopul implementării sistemului este de a crea un mediu sistem-tehnic unificat modern la instalația de automatizare pentru a sprijini munca colectivă a personalului cu documente electronice, care, în prezența unui software de sistem adecvat și a unei tehnologii dovedite pentru lucrul cu sistemul, automatizează următoarele domenii de lucru de birou:

crearea și întreținerea unei baze de date structurate centralizate de informații documentare cu acces multi-utilizator;

· crearea și întreținerea stocărilor centralizate ale documentelor electronice (arhivă rotativă și de lungă durată) și lucrul cu textele documentelor electronice;

contabilizarea muncii de birou și menținerea istoricului muncii cu documentul;

Căutare automată după detaliile documentului și textul documentului;

· asigurarea diferențierii accesului utilizatorilor la drepturile funcționale și drepturile asupra documentelor;

Semnarea documentelor electronice cu semnătură electronică digitală;

integrare cu e-mailul corporativ.

Utilizarea sistemului implică utilizarea tehnologiei pentru lucrul cu documente într-un mediu de birou automatizat, prin urmare termenii utilizați în acest manual pot să nu coincidă întotdeauna pe deplin cu conceptul de muncă de birou tradițională („hârtie”).

5 . Structura programeo mulțime de furnizare a liniei LanDocs

Software-ul liniei LanDocs este destinat automatizare integrată procesele de birou și menținerea unei arhive de documente electronice în organizații de diferite dimensiuni și afilieri industriale. Produsele familiei LanDocs fac posibilă includerea nu numai a utilizatorilor conectați într-o rețea locală de calculatoare, ci și a celor la distanță geografică în fluxul de lucru automatizat de birou - oferind posibilitatea de a efectua lucrări de birou și acces la documente folosind infrastructura și sistemele Internet / Intranet E-mail. Funcționalitatea și compoziția modulelor de sistem vizează asigurarea unei lucrări complete cu documente electronice, similară din punct de vedere funcțional cu lucrul cu documente pe hârtie.

Sistemul LanDocs este o combinație a următoarelor produse software:

LanDocs: Munca clericală. Sistem de bază automatizarea proceselor de lucru de birou și menținerea unei arhive de documente electronice. Implementat în arhitectura „client-server” bazată pe un DBMS industrial, funcționează într-o rețea locală de computere personale care rulează Windows 95/98/NT 2000. Acestea sunt furnizate pentru a funcționa cu Oracle DBMS și MS SQL Server. Echipat cu o interfață OLE documentată pentru încorporarea serviciilor de gestionare a documentelor LanDocs în aplicații Windows terțe.

LanDocs: SERVER DE DOCUMENTE. Software server pentru gestionarea centralizată a stocării conținutului documentelor (fișiere de documente) într-o arhivă electronică. Interacționează cu sistemul LanDocs: WORKING și oferă suport pentru citirea, scrierea, ștergerea, transferul fișierelor de document pentru stocare pe termen lung și înregistrarea tuturor acestor operațiuni pe un server socializat care rulează Windows NT 4.0/2000.

Opțiunea de căutare a textului integral LanDocs: SERVER DE DOCUMENTE oferă posibilitatea de a căuta printre textele documentelor folosind analiza morfologică.

LANImagine: SCANAREA SI VIZUALIZAREA IMAGINILOR. Sistem pentru scanarea documentelor pe hârtie și lucrul cu imaginea documentelor (imagini electronice ale documentelor pe hârtie). Vă permite să lucrați confortabil cu copii electronice ale documentelor pe hârtie, să treceți la pagina dorită, să afișați o imagine la diferite scări, să vizualizați detalii în modul „lupă”, să vă deplasați, să eliminați petele din imagine și multe altele.

LanDocs: ACCES LA INTERNET. Un WEB-server socializat pentru accesarea datelor sistemului de automatizare de birou și a arhivei corporative de documente electronice prin internet. Vă permite să efectuați înregistrarea, căutarea, distribuirea și alte operațiuni cu documente folosind browser-ul de internet standard (Internet Explorer, Netscape Navigator) ca client independent de platformă.

LanDocs: SERVER DE POSTA. Software de server personalizat care acționează ca o poartă către un sistem de e-mail compatibil MAPI. Oferă posibilitatea de a trimite mesaje, sarcini și documente din sistemul LanDocs către executanți care nu au software pentru sistemul LanDocs: PRODUCTIE BIRO.

CLIENT DE MAIL LanDocs. Software client care rulează în MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Acestea oferă utilizatorului posibilitatea de a primi sarcini și documente din baza de date LanDocs și de a raporta despre execuția sarcinilor în timp ce se află în căsuța poștală MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

LanDocs: SUBSISTEM DE SECURITATE. Subsistemul de securitate din sistemul LanDocs este conceput pentru a proteja informațiile prin mijloace electronice semnatura digitalași criptare. Subsistemul de securitate include serverul de securitate și părțile client ale aplicațiilor utilizator LanDocs. Serverul de securitate implementează funcțiile Autorității de Certificare, care asigură emiterea de certificate de cheie publică pe baza solicitărilor utilizatorilor și organizarea accesului utilizatorilor la baza de date de certificate (formatul de certificat este conform recomandărilor ITU-T.509). Partea client a subsistemului permite utilizatorului să semneze documente, mesaje și alte obiecte de informații LanDocs cu cheia sa privată și să verifice semnăturile altor utilizatori. Evenimentele care implică utilizarea semnăturii digitale electronice, criptarea, generarea cheilor și emiterea certificatelor sunt înregistrate în protocoalele de funcționare a subsistemului.

LanDocs: RUTING. Un instrument software care extinde capacitățile LanDocs: OFFICE PRODUCTION pentru gestionarea proceselor de procesare a documentelor. Modelarea proceselor de mișcare a documentelor se realizează într-un mod convenabil și vizual - prin construirea de hărți grafice. Harta determină traseul de mișcare a mesajului, iar documentul determină condițiile pentru trecerea de la o etapă de procesare la alta. Traseul astfel creat este folosit pentru a iniția mișcarea documentului și apoi a controla traseul mișcării acestuia. Funcțiile de analiză vă permit să obțineți date statice despre parametrii actuali ai proceselor.

6 . Principalele funcții ale sistemuluiSubiecte. LanDocs: MANAGEMENT BIROURI

Sistemul LanDocs: PRODUCTIE BIRO vă permite să îndepliniți următoarele funcții principale:

înregistrarea documentelor;

· introducerea textelor documentelor și suportul funcțiilor de lucru cu fișiere;

schimb de documente și mesaje, trimitere sarcini pentru execuție;

controlul asupra executării documentelor și sarcinilor;

munca în modul de înlocuire a interpretului;

· urmărirea relaţiilor clericale dintre documente, formarea unor dosare structurate complexe;

· navigarea și căutarea documentelor;

· Raportarea managementului documentelor;

Scanarea documentelor pe hârtie, lucrul cu imagini ale documentelor (instrumente LAN Image);

integrare cu aplicații de birou pentru lucrul cu documente electronice;

integrare cu aplicații externe Windows;

· aplicarea semnăturii electronice a executării și controlului lucrărilor de birou asupra documentelor;

lucru prin internet;

Mentinerea directoarelor.

7 . Document în LanDocs

LanDocs este un sistem orientat spre documente. Un document în sistemul LanDocs este o colecție de date despre documentul și obiectele de informații asociate documentului - un card de înregistrare, fișiere și versiunile acestora cu textul documentului, informații despre istoricul mișcării documentului, electronic digital semnătură etc. Deci, un document înregistrat în sistemul LanDocs este înțeles ca un obiect de informații sociale - „Documentul LanDocs”.

Un document LanDocs este o combinație de trei componente principale: un card de înregistrare, textul documentului (un fișier cu textul documentului atașat cardului de înregistrare), informații despre istoricul lucrului cu documentul (istoria documentului). deplasarea și executarea acțiunilor de birou și a operațiunilor de sistem asociate accesării documentului). La introducerea unui document, sistemul nu numai că introduce informații despre document și introduce textul documentului, dar creează un nou obiect de informații - un document LanDocs, care, dacă textul documentului este prezent, este un document cu drepturi depline. .

· Card de înregistrare - se introduce pentru fiecare document (pe hârtie sau electronic) care trebuie introdus în sistem. Fișa de înregistrare a documentului conține atribute care caracterizează documentul și servesc la căutarea documentului. Atributele cărții de înregistrare, de regulă, coincid cu detaliile documentului.

· Fișier document (text document care conține text, tabel, imagine, sunet etc.) - este atașat cardului de înregistrare și stocat în sistem în formatul de fișier original (fără conversie). Sistemul vă permite să stocați mai multe fișiere ale unui document și mai multe versiuni ale unui fișier. Lista formatelor de fișiere permise pentru utilizare este stabilită de administrator. Fișierul poate fi importat în sistem și definit ca prima versiune a textului documentului direct în timpul creării RC sau ulterior. Dacă documentul există ca original de hârtie, atunci poate fi, atunci poate fi scanat de către modulul software LAN Image numit pentru a efectua un import de scanare; în viitor, imaginea documentului va fi stocată în sistem ca imagine electronică a documentului, prezentată în format grafic.

· Informații despre istoricul deplasării documentului și lucrul cu documentul - reprezintă o colecție de informații cuprinse în lista de mesaje de pe document și înregistrări în protocoalele sistemului cu privire la informații despre semnăturile electronice aplicate.

„Reprezentarea” unui document în sistem ca „document LanDocs” vă permite să acordați documentelor LanDocs aceeași funcționalitate pe care o au documentele obișnuite „de hârtie”: informațional, managerial și juridic.

8 . Principii de protecție a informațiilor și diferențierea puterilor utilizatorilor

Implementate în sistemul LanDocs, mecanismele de protecție a informațiilor și de separare a puterilor utilizatorilor permit:

Protejați-vă împotriva accesului neautorizat cu o parolă;

determinarea drepturilor de acces utilizator la documente cu diferite niveluri de confidențialitate;

· Personalizarea dreptului de acces la document prin definirea unei liste de persoane care au dreptul de a lucra cu documentul;

criptați (criptați) documentele confidențiale.

Sistemul este prevăzut cu protecție prin parolă pentru autentificarea în sistem. Când un utilizator intră în sistem, îi sunt solicitate numele și parola, după care sistemul îi oferă posibilitatea de a îndeplini doar funcțiile care sunt acordate utilizatorului în conformitate cu drepturile sale funcționale.

Diferențierea suplimentară a puterilor utilizatorilor de a accesa documentele este implementată pe baza mecanismului nivelurilor de confidențialitate.

Sistemul oferă Permisiuni pentru fișiere- o listă de descrieri cu dosare de document care sunt reglementate pentru fiecare dosar. Următoarele drepturi pot fi atribuite unui fișier deja introdus într-un document:

Revenirea la o versiune anterioară

schimbarea numelui fișierului;

modificarea stării unui fișier;

atribuirea drepturilor unui fișier;

vizionare;

editare;

îndepărtare.

Atunci când utilizați software-ul LanDocs: SECURITY SUBSYSTEM, este asigurată suplimentar integritatea documentelor LanDocs (securitatea revizuirii la nivel de software).

Atunci când este utilizat pentru stocarea pe termen lung a suporturilor neinscriptibile, securitatea revizuirii este asigurată la nivel fizic în legătură cu fișierele de document.

Caracteristici suplimentare de securitate pot fi incluse în ciclul tehnologic de utilizare și întreținere a sistemului.

9 . LanDocs: un produs replicabil și baza pentru construirea unei corporațiiraţional Sistem informatic

Scopul liniei de program LanDocs

Linia de produse software LanDocs este concepută pentru a construi sisteme automate pentru instituțiile de învățământ preșcolar la întreprinderi de diferite dimensiuni și specializări. Programul LanDocs vă permite să implementați o întreagă gamă de soluții de proiectare diverse, cum ar fi:

Un sistem de automatizare a muncii de birou și a fluxului de documente, bazat pe standardele interneși norme, practici de contabilizare a documentelor și control asupra executării instrucțiunilor. Oferă diferite niveluri functionalitate pentru diferite categorii de angajati;

· stocarea (arhiva) corporativă a documentelor electronice, oferind protecție fiabilă a documentelor împotriva accesului neautorizat, posibilitatea căutării full-text ținând cont de morfologia limbii, înregistrarea și auditarea acțiunilor utilizatorului legate de accesul la documente;

· un sistem de automatizare a activităților arhivelor departamentale și diviziilor de arhivă ale organizației, care funcționează în conformitate cu cerințele Serviciului de Arhivă de Stat al Federației Ruse. Oferă pregătirea de raportare socializată a arhivelor departamentale și sprijină tehnologiile sociale pentru introducerea în lot a documentelor pe hârtie într-o arhivă electronică;

· sistem suport automatizat procesele de afaceri ale organizației, ceea ce vă permite să determinați ruta de mișcare a documentelor și să gestionați fluxul acestora.

Tehnologii de implementare pentru software-ul LanDocs

După introducerea AS DOW, strategia ulterioară implică construirea unui sistem eficient de management al proiectelor, care ar trebui să ofere:

· conformitatea maximă a rezultatelor obținute cu obiectivele strategice ale proiectului;

Îmbunătățirea acurateței planificării proiectelor;

· control maxim de către managementul proiectului, oferind posibilitatea identificării și eliminării tendințelor negative în implementarea proiectului în diferite etape;

minimizarea riscurilor proiectului.

Implementarea proiectului este realizată de o echipă comună, care include:

De la creatorul programului - managerul de proiect, personalul grupului de implementare care lucrează la sediul clientului, personalul grupului de suport, întrebări decisive suport tehnic pentru mentinerea documentatiei proiectului;

de la client - un reprezentant responsabil care are dreptul fixat pentru a rezolva rapid toate problemele, legate de implementare proiect, și un grup de lucru, care include, de regulă, specialiști întreținere software, suport pentru OS, DBMS, e-mail etc., specialiști în securitatea informațiilor, personalul unităților funcționale necesare în proiect.

În timpul implementării, se utilizează o metodologie standard, care se modifică în funcție de specificul unui anumit proiect - amploarea acestuia, tipul de implementare a sistemului, gradul de participare a personalului de la creatorul programului la munca de implementare etc. O schemă tipică include următoarele etape - pregătire, examinare a stării managementului documentelor, implementare proiect pilot(la un număr limitat de locuri de muncă), exploatare de probă în zona pilot, clarificarea regulilor de funcționare a sistemului pe baza rezultatelor exploatării de probă a sistemului, asistență în garanție și post-garanție.

O atenție deosebită în implementarea sistemelor este acordată documentării proiectului. De regulă, pe baza rezultatelor etapei anchetei, documentele „Raport de anchetă”, „Obiective, constrângeri și riscuri ale proiectului”, „ Sarcina tehnică pentru implementarea sistemului. Când editați în operatiune comerciala clientului, de regulă, i se pune la dispoziție un proiect de document „Instrucțiuni pentru lucrul automatizat de birou”, iar ca parte a proiectelor de introducere a tehnologiilor fără hârtie, „Regulamentele privind document electronic” și „Regulamente privind semnătura digitală electronică”.

10. Analiza sistemelor automatizate ale instituțiilor de învățământ preșcolar pe baza diagramelor funcționale

În acest capitol vom lua în considerare unul dintre sistemele automate caracteristice de suport documentar pentru management, care este un reprezentant al primului grup.

Sistemul informatic automatizat „DELO” respectă pe deplin practica de birou existentă. În primul rând, sistemul poate însoți gestionarea documentelor electronice adoptată în mod tradițional la întreprindere, eficientizând tehnologiile de lucru de birou. În al doilea rând, sistemul vă permite să extindeți în mod semnificativ domeniul de aplicare al organizării tradiționale a fluxului de lucru prin parțial sau utilizare deplină funcții de gestionare a documentelor electronice și de prelucrare a documentelor pe un computer.

Structura software-ului și hardware-ului sistemului automatizat „DELO” este prezentată în fig. 1. AS DOU "DELO" este conceput să funcționeze folosind posibilitățile retea locala organizație, implementată în arhitectura „client-server” bazată pe DBMS industrial și constă dintr-un număr de stații de lucru automatizate socializate (AWP) configurate pentru a îndeplini funcțiile de bază ale muncii de birou

Sistemele DELO instalate în organizații cu o structură distribuită geografic trebuie să fie conectate între ele prin e-mail care acceptă interfața MAPI. Sistemul include un server WEB de birou, care oferă managerilor și oamenilor de știință acces simplu și eficient la datele despre documente și documentele în sine de la orice stație de lucru locală sau la distanță prin Internet (Intranet). Versiunea standard a sistemului DELO funcționează cu Oracle DBMS și MC SQL Server. Funcțiile oferite fiecărui utilizator individual al sistemului sunt determinate de acesta atributii oficialeși rolul în fluxul de lucru al organizației.

AWP pentru înregistrarea documentelor primite oferă înregistrarea centralizată sau descentralizată a întregii corespondențe primite de organizație. În același timp, pentru fiecare document primit de organizație, indiferent de locul înregistrării acesteia, se creează un card de înregistrare, în care sistemul înregistrează numărul de intrare (index). Pentru fiecare subgrup de documente este posibilă o numerotare proprie conform regulilor care coincid cu procedura de indexare a documentelor adoptată în organizație.

AWP control efectuează lucrări cu documente care au ordine cu date de execuție planificate. Fișa de înregistrare a controlului documentelor este evidențiată cu caracteristica corespunzătoare. La trimiterea comenzilor de control ale unui document, cardul de înregistrare al acestuia, pe lângă trimiterea acestuia către antreprenor, este plasat într-un folder sub control. Utilizatorii care exercită controlul asupra executării documentelor întocmesc rapoarte privind executarea documentelor de control și certificate de reamintire privind executarea documentelor de control.

Stația de lucru a unui funcționar asigură munca angajaților întreprinderii care sunt participanți oficiali la fluxul de documente - corespondenți și destinatari ai documentelor. Funcționarii primesc documente, le aprobă și le semnează, dau instrucțiuni. Oficialii înregistrați de sistem nu sunt neapărat utilizatorii acestuia. Pentru oficialii din sistem, utilizatorii cu autoritatea corespunzătoare (stația de lucru asistent) pot lucra. Dacă oficialii înșiși și asistenții lor lucrează direct în sistem, atunci ei trebuie să fie înregistrați ca utilizatori ai utilizatorilor AWP - aceștia sunt la locul de muncă utilizator care întocmește documentul în conformitate cu instrucțiunile funcționarilor.

Stația de lucru a tehnologului de sistem sprijină activitatea administratorului de sistem. Tehnologul de sistem efectuează operațiuni de monitorizare și corectare a erorilor în activitatea utilizatorilor, completarea, completarea și modificarea conținutului directoarelor de sistem; adaptează sistemul la schimbările curente în structura și fluxul de lucru al organizației. Implementează includerea utilizatorilor în sistem, distribuirea drepturilor și privilegiilor.

Stația de lucru pentru primirea certificatelor și a rapoartelor pe documente sprijină munca unui angajat de birou care primește diverse certificate și generează rapoarte de chat care conțin informații despre fluxul de lucru, rezumate ale execuției documentelor.

Postul de lucru al lucrătorului de birou al unității îndeplinește toate funcțiile necesare pentru a sprijini execuția documentului în unitatea relevantă.

AWP pentru înregistrarea documentelor de ieșire oferă înregistrarea corespondenței de ieșire semnate de un funcționar din una sau mai multe divizii structurale ale organizației. Indiferent de locul de înregistrare a documentului de ieșire, i se atribuie un număr de înregistrare, care se formează conform regulilor uniforme pentru acest subgrup de documente. Includerea unui document în dosar se realizează prin efectuarea unei înscrieri în fișa de înregistrare care conține denumirea cauzei (conform directorului nomenclatorului cauzelor), data și ora radierii. Directorul nomenclatorului de cazuri este completat de tehnologul de sistem în conformitate cu nomenclatorul de cazuri aprobat anual al organizației.

AWP pentru distribuirea documentelor permite socialul unitate structurală organizație să trimită corespondență. Totodată, data și ora trimiterii efective a documentului în timpul organizare externă, metoda de trimitere este fixă ​​(feldsvyaz, poștă, telegramă etc.) numărul de înregistrare al serviciului poștal. Registrele pentru trimiterea documentelor pot fi calculate pentru emiterea corespondentei serviciu poștalîmpreună cu documentele. În plus, este acceptată posibilitatea de a forma plicuri cu suprapunerea lor ulterioară.

Stația de lucru a unui programator de sistem oferă suport pentru sistemul de lucru automatizat de birou.

Schema funcțională a AS DOU „DELO”, construită de autor în conformitate cu structura de mai sus a software-ului și hardware-ului sistemului, este prezentată în fig. 2.

Sistemul automat de suport documentar pentru management „CASE” este format din patru subsisteme: munca de birou, formulare de raportare, directoare, administrare.

Subsistemul de păstrare a evidențelor implementează principalele funcții ale sistemului și constă din următoarele module:

Modulul „Înregistrare” vă permite să introduceți valorile detaliilor cardului de înregistrare, inclusiv „atașarea” unui fișier cu textul documentului la card, să stabiliți legături între documente și, de asemenea, să editați documentul în „ modul de execuție”;

· modulul „Executarea” asigură executarea documentului, inclusiv emiterea de instrucțiuni asupra înscrisului, executarea rapoartelor executorilor, radierea înscrisului la cauză;

· modulul „Căutare” oferă o căutare a documentelor în fișierul cardului prin alocarea detaliilor cardurilor lor de înregistrare. Găsirea unui document folosind căutarea este necesară dacă utilizatorul nu știe în ce dulap de fișiere se află documentul. Rezultatele căutării, în special, pot fi utilizate ca instrument pentru monitorizarea execuției documentelor sau formarea de rezumate de raportare arbitrare (de exemplu, formarea unei liste de documente neexecutate de un anumit funcționar);

Modulul de registru. Cu ajutorul acestuia, prelucrarea documentelor ce urmează a fi transmise, inclusiv formarea și proiectarea formularelor standard de registre de distribuție;

Subsistemul „Formulare de raportare” generează o listă în conformitate cu criterii de selecție predeterminate și le întocmește sub forma unor formulare standard ᴨȇchat. Subsistemul suportă formarea de informații despre fluxul de lucru, un rezumat al execuției documentelor de control, un rezumat al mementourilor privind execuția documentelor de control etc.

Subsistemul „Directoare” implementează funcțiile de deservire a directoarelor sistemului, cum ar fi un director al structurii organizaționale a unei instituții, regulile de lucru de birou etc.

Subsistemul „Administrare” este utilizat pentru a menține o listă de utilizatori ai sistemului. În această listă, pentru fiecare utilizator, se determină un identificator personal și o parolă, drepturi de acces la dulapurile de fișiere ale sistemului, documente cu diferite ștampile de toleranță, subsisteme și funcții ale sistemului. Sistemul prevede utilizarea EDS și criptare.

- Concluzie -

Ca urmare a luării în considerare a acestor două sisteme automatizate de învățământ preșcolar, putem trage o concluzie despre caracteristicile implementării unei analize calitative, putem determina lista parametrilor principali și selectam scalele pentru măsurarea acestora. În urma analizei efectuate, trebuie trase următoarele concluzii principale:

Organizațiile ar trebui să implementeze numai sisteme de comandă de circulație gata făcute, dintre cele oferite pe piața rusă, cu garanție și service post-garanție ulterioare.

Sistemele automate moderne de circulație-comandă propuse pentru suport pentru managementul documentelor trebuie să fie de la o companie dezvoltator de încredere, specializată în acest domeniu și având un număr suficient de implementări practice de succes. Acest lucru garantează fiabilitatea investițiilor, oferind întreținere confortabilă a sistemului, implementarea proprietăților necesare consumatorului, deoarece compania dezvoltatoare lansează versiuni produs software, este obligat să monitorizeze tendințele globale în dezvoltarea AS DOW;

AS DOW ar trebui să fie un factor de formare a sistemului în construirea unui sistem de informații corporative sau să se potrivească organic într-un sistem automatizat existent.

La scara întregii organizații, trebuie urmate principiile fundamentale ale creării AS, ar trebui să funcționeze un sistem unificat de clasificare, nume de câmpuri, atribute și terminologie pentru descrierea datelor de sistem. Mai mult, clasificatorii trebuie să fie unificați cu tot mediul extern cu care interacționează organizația, întrucât acesta este conditie necesara crearea unui singur spațiu informațional. Utilizarea clasificatorului funcției manageriale și menținerea istoriei moștenirii în procesul de reformă structuri organizatorice va permite analiza retrospectivă, controlul și determinarea adecvată a succesorului oricărui document la orice interval de timp;

Informarea serviciilor organizațiilor în implementarea AS DOW ar trebui să se concentreze nu numai pe îmbunătățirea activității serviciilor de birou, ci și pe asigurarea creșterii eficienței funcționarilor, executorilor, angajaților secretariatului pentru îmbunătățirea calității deciziilor luate și a documentelor create.

De fapt, AS DOE ar trebui să ofere nu numai reutilizarea șabloanelor și fragmentelor de rezoluții și documente pregătite anterior, ci și posibilitatea de lucru colectiv a serviciilor de birou, dar și să asigure creșterea eficienței funcționarilor, executorilor, angajaților secretariatului. pentru a îmbunătăți calitatea deciziilor luate și a documentelor create.

Introducerea managementului electronic al documentelor și includerea activă în procesarea automată a documentelor participanților la procesul de documentare va crește disciplina executivă, eficiența și calitatea controlului asupra implementării instrucțiunilor, programelor și planurilor.

Bibliografie

1. Romanov D.A., Ilyina T.N., Loginova A.Yu. „Adevărul despre managementul documentelor electronice”. M.: DMK Press2002. Business PRO.

2. Cernov V.N. ROO „Analiza calitativă a sistemelor automatizate de suport pentru managementul documentației” carte de referință. ONG „Breasla Managerilor de Documentare” 2005.

3. „Ghidul utilizatorului. (C) Informații publicate pe site
AS LanDocs" CJSC LANIT 2004.

Accesați lista de eseuri, lucrări, teste și diplome
disciplina