Sistemi automatizzati di gestione aziendale: tecnologie, programma e funzionalità. Automazione dei processi gestionali: aumentiamo l'efficienza dell'azienda Automazione della pianificazione e della gestione aziendale

• Perché viene eseguita l'automazione dei processi di gestione aziendale.
• Quali condizioni devono essere soddisfatte per l'implementazione dell'automazione dei processi di gestione.
• Quali fattori influenzano la velocità e la qualità dell'implementazione dell'automazione.

Automazione del processo gestione aziendale - una serie di misure, la cui attuazione solleva le seguenti domande:

• quali parametri misurati sono critici per valutare le prestazioni dell'azienda e devono essere presi in considerazione;
• quali modelli gerarchici dovrebbero essere utilizzati per descrivere i processi di gestione e pianificazione;
• per quali scopi sarà giustificata ed efficace l'applicazione di metodi economici e matematici;
• come utilizzare le tecnologie di gestione dei progetti.

L'American Manufacturing and Inventory Society (APICS) ha sviluppato un approccio a metà degli anni '60 per rispondere alle domande chiave che sorgono durante l'implementazione dell'automazione. Sono stati formulati principi adatti alla costruzione di modelli di imprese in generale e di processi produttivi chiave per esse. Il concetto si basa su questi principi. MRP (pianificazione delle risorse materiali), che è stato utilizzato per la prima volta per i sistemi di gestione dell'inventario.

1. Il processo di produzione è un flusso di ordini correlati.
2. Gli ordini vengono sempre eseguiti con vincoli di risorse.
3. Si prevede di ridurre i cicli tecnologici e le scorte.
4. Le esigenze di produzione e fornitura sono determinate dai volumi e dai tempi di attuazione.
5. Il movimento degli ordini è correlato agli indicatori economici.
6. Il tempo necessario per l'esecuzione dell'ordine è rigorosamente definito.

Il valore pratico di MRP, MRPII, ERP è dovuto a:

• utilizzando i risultati dell'analisi delle attività delle imprese operative;
• sviluppo progressivo, ogni sistema successivo ha ampliato le capacità del precedente;
• comprovata efficacia dell'applicazione;
• la capacità di coprire tutti i processi di gestione dell'impresa nel suo complesso.

Per caratterizzare il volume e il tipo di attività di gestione da risolvere, è emersa la terminologia corrispondente: sistema di classi MRP, sistema di classi ERP o semplicemente: sistema ERP, sistema MRP.

Diffuso, tuttavia, non ci consente di prendere in considerazione MRP, raccomandazioni ERP sull'organizzazione di processi di produzione e la loro gestione. Rimangono raccomandazioni APICS, a differenza Norme ISO serie 9000 (9000-9004), che regolano la creazione di programmi di gestione della qualità nell'industria e nel settore dei servizi (ad eccezione di alcuni sistemi di controllo automatizzati della classe MRP-APS, il cui utilizzo consente alle aziende di ottenere un certificato ISO).

Automazione della gestione aziendale sulla base di modelli economici e matematici, Tecnologie informatiche e la tecnologia informatica per quasi tutte le aziende è la fase di sviluppo più importante, portando l'attività a un livello di gestione qualitativamente nuovo.

I sistemi e le reti di calcolo distribuiti, il miglioramento dei sistemi di gestione dei database e degli strumenti di progettazione, l'introduzione di sottosistemi funzionali contribuiscono alla creazione di complessi sistemi automatizzati integrati che combinano tutti i compiti della gestione aziendale.

Tra i prodotti software simili presentati su mercato russo, gran parte sono gli sviluppi delle più grandi imprese straniere.

Implementazione di un sistema integrato sistema automatizzatoè un processo lungo, laborioso e costoso.

Il manager in questa situazione ha due compiti principali: determinare gli obiettivi per i quali si prevede di modernizzare i metodi di gestione e sviluppare la giusta strategia di sviluppo automazione aziendale consentendo il raggiungimento di questi obiettivi.

Dovrebbero essere presi in considerazione:

• livello attuale automazione gestionale;
• esperienza di potenziali sviluppatori;
• peculiarità struttura organizzativa impresa specifica;
• risorse finanziarie e umane;
• esperienze estere e tendenze attuali.

Durante pianificazione strategica spesso è necessario prendere una decisione informata sulla scelta del sistema di automazione. I leader aziendali dovrebbero avere una comprensione dei concetti della moderna tecnologia dell'informazione, come progettarli e implementarli.

Automazione dei processi di gestione: un algoritmo per il manager

L'approccio del progetto all'automazione della gestione aziendale inizia con la preparazione di tre documenti vincolanti: termini di riferimento, programma e budget. Un finanziere non può scrivere un compito tecnico competente e un programmatore non può calcolare il budget. I documenti dovrebbero essere redatti da specialisti, interagendo strettamente tra loro, solo questo consentirà di organizzare con successo il lavoro.

Termini di riferimento (TOR) definisce gli obiettivi, gli obiettivi del progetto e i modi per risolverli. Descrive nel modo più dettagliato possibile tutti i requisiti per il sistema di gestione, la protezione dei dati, l'architettura del pacchetto software e gli algoritmi per l'interazione di oggetti, tipi di moduli, directory e report, fasi di lavoro sull'implementazione, nonché come procedura di accettazione prodotto finito. Più dettagli vengono presi in considerazione e registrati, più rapida e migliore sarà l'attuazione del progetto.

Di norma, il project manager è responsabile dello sviluppo dei termini di riferimento e presenta la versione finale alla direzione. Nel nostro paese esiste un certo standard: "GOST su TK per la creazione di sistemi automatizzati", sebbene negli ultimi anni la stretta aderenza a GOST non sia considerata obbligatoria.

Requisiti standard per i sistemi automatizzati oggi:

• compatibilità con tutti i prodotti software utilizzati in azienda;
• affidabilità - funzionamento stabile e sicurezza dei dati;
• adattabilità: la capacità di riconfigurare rapidamente il sistema in caso di eventuali cambiamenti nell'azienda;
• scalabilità: la capacità di aumentare la quantità di dati e il numero di utenti;
• il potenziale di sviluppo previsto inizialmente: la possibilità di espandere la funzionalità, aggiornare le versioni senza interruzioni nel funzionamento, aggiornare tenendo conto dei cambiamenti nella legislazione russa;
• la capacità di lavorare con strutture distribuite (sezioni remote e filiali);
• rispetto dei requisiti informazioni di sicurezza– separazione dei diritti di accesso e dei ruoli degli utenti a seconda delle posizioni e delle responsabilità.

Un programma è un documento di gestione standard che guida l'implementazione di qualsiasi progetto. Riflette le fasi di lavoro con le scadenze per la loro attuazione, persone responsabili, esecutori assegnati, numero di dipendenti coinvolti. Ad esempio, l'automazione dei processi di gestione richiederà la preparazione di una certa documentazione, la formazione del personale, test ripetuti del sistema prima di metterlo in funzione. Il project manager consolida le informazioni provenienti da diversi reparti in un unico programma e lo aggiorna a intervalli regolari.

Il budget riflette il costo del progetto. Le principali voci di spesa nell'implementazione di un nuovo sistema gestionale sono l'acquisto del software, il suo adeguamento alle esigenze dell'impresa e il supporto tecnico.

Dal punto di vista del marketing, è più redditizio per le società di sviluppo presentare il "costo di un posto di lavoro". Ad esempio: sistema ERP al prezzo di cinquemila rubli per due utenti o diecimila rubli per dieci utenti. Di norma, il costo specificato non include il costo dell'installazione e del supporto tecnico.

Quando si sceglie il software, è necessario conoscere tali dettagli in anticipo per formare correttamente un budget. Un capitolato ben scritto consente di calcolare i costi dei periodi successivi in ​​base al costo di un'ora di lavoro di uno specialista dell'azienda che fornisce ulteriore supporto al prodotto. Il rispetto del budget è un indicatore del lavoro di qualità del project manager, il che significa che tutte le risorse necessarie sono state prese in considerazione.

Il processo di automazione aziendale può essere considerato completo quando viene messo in funzione un sistema informativo funzionante stabile, nonché una serie completa di regolamenti e istruzioni per utenti con diversi livelli di accesso e ruoli.

La fattibilità economica di un progetto viene solitamente valutata sulla base di indicatori finanziari: periodo di ritorno dell'investimento, ritorno sull'investimento, redditività interna, patrimonio netto. Nel caso dell'introduzione del software, è problematico effettuare calcoli accurati secondo questo schema. Se i costi si riflettono nel budget, molto spesso è impossibile correlare quale parte del profitto è stata ottenuta proprio attraverso l'uso di un sistema di controllo automatizzato.

L'automazione dell'impresa, prima di tutto, influisce sugli indicatori di gestione, ad esempio la produttività del lavoro, il numero di clienti serviti, la velocità di elaborazione degli ordini. La dinamica positiva del loro cambiamento funge da criterio implementazione di successo del progetto e un indicatore che le risorse umane dell'azienda sono state utilizzate in modo più efficiente grazie a:

• ottimizzazione del flusso documentale;
• aumentare la velocità di accesso alle informazioni;
• visione consolidata di tutti i dati e documenti;
• standardizzazione dei processi aziendali;
• tempestivo e rapido aggiornamento dei documenti normativi;
• accelerare il processo di formazione e adattamento dei nuovi assunti;
• integrazione con sistemi informativi esterni e aumento della velocità di scambio dei dati.

Principi di automazione dei processi gestionali

Le imprese moderne sono strutture complesse, quindi gradualmente l'automazione dei sistemi di produzione ha trovato applicazione non solo nell'industria, ma anche in molti altri settori di attività. Banche, assicurazioni, vendita al dettaglio, compagnie di trasporto disposti a investire pesantemente in software per migliorare la loro efficienza. Anche le piccole imprese cercano di automatizzare i processi di gestione di base.

Diverse scale, livelli e tipi di processi di gestione sono automatizzati sulla base di principi comuni:

• il principio di coerenza. Il punto di uscita di un'azione all'interno di un processo è sempre il punto di ingresso per un'altra. Una discrepanza nella catena di azioni porta a un fallimento o a un'errata esecuzione del processo;
• il principio di integrazione. Un processo automatizzato non dovrebbe esistere al di fuori dell'ambiente informativo generale dell'impresa, ma interagire con esso. Il grado di integrazione può essere più o meno dipendente dal livello di automazione e dai compiti risolti con il suo aiuto, ma questo principio è sempre rispettato;
• il principio di indipendenza dell'esecuzione. L'essenza del processo automatizzato è che viene eseguito senza intervento umano o questa partecipazione è minima. Un processo che procede correttamente, in conformità con requisiti stabiliti non necessita di intervento esterno.

I principi fondamentali sopra elencati si scompongono in principi più specifici in relazione ad un certo livello di automazione e controllo del processo.

Quali fattori influenzano la velocità e la qualità dell'implementazione dell'automazione

1. Un buon prodotto. Il software incompleto porta a conseguenze indesiderabili. La necessità di impostazioni aggiuntive, modifiche al programma, test ripetuti interferiscono con il normale funzionamento.
2. Consulente qualificato.
3. Team di implementazione energico che lavora per i risultati. Un buon consulente non risolverà il compito se l'azienda non ha dipendenti qualificati che possano parlare con lui la stessa lingua e avere le capacità e le competenze necessarie.
4. Controllo personale del CEO sul processo. Per controllare il lavoro sul progetto, non è necessario immergersi in profondità nel campo della tecnologia dell'informazione e apprendere le basi della programmazione. L'importante è che le informazioni sullo stato di avanzamento del processo siano sempre disponibili e affidabili. Rapporti regolari basati sul programma elaborato forniranno un quadro abbastanza completo della situazione attuale e consentiranno adeguamenti tempestivi.
5. Il lavoro dei dipendenti dell'impresa con un sistema automatizzato. Il software installato dovrebbe essere utilizzato dalla maggior parte dei dipendenti. E prima iniziano a farlo da soli modalità normale quanto prima saranno identificati ed eliminati. possibili errori sistemi.

Livelli di automazione dei processi di gestione

In ogni azienda esiste una certa gerarchia del processo decisionale, ovvero dei livelli di gestione. Per più lavoro efficaceè necessaria l'automazione di tutti i livelli di gestione aziendale.

Allocare livelli operativi, tattici e strategici di gestione e, in conformità con essi, e livelli di automazione:

1. Operativo: il livello degli artisti. Processi automatizzati stereotipati e regolarmente eseguiti che costituiscono la base delle operazioni dell'azienda. Ad esempio, un trasportatore di produzione, operazioni di commercio al dettaglio, mantenendo i parametri specificati di un sistema di ingegneria.
2. Tattico: il livello di gestione. Creando interconnessioni tra diversi processi del livello precedente, la gestione della produzione viene automatizzata. Ad esempio, processi pianificazione operativa, approvvigionamento, vendite di prodotti, logistica, flusso di documenti primari.
3. Strategico: il livello del senior management. I processi di gestione aziendale nel loro complesso sono automatizzati. Il sistema ti permette di decidere compiti analitici, costruire previsioni, finalizzate alla pianificazione finanziaria, economica e strategica.

Per automatizzare la gestione aziendale vengono utilizzati diversi tipi di sistemi (CRM, ERP, OLAP e altri), suddivisi in tre tipi principali:

1. sistemi immutabili. In essi, una certa rigida sequenza di operazioni è inizialmente configurata per una configurazione o un processo di apparecchiature esistenti.
2. Sistemi programmabili. In essi, la sequenza di azioni cambia a seconda della configurazione corrente o del programma dato. I nuovi parametri operativi vengono impostati utilizzando istruzioni a cui il sistema accede ed esegue quando le condizioni cambiano.
3. Sistemi di autoregolazione. Eseguono la selezione delle operazioni necessarie nel corso dell'operazione sulla base delle informazioni su stato attuale processi.

Tutti e tre i tipi di sistemi possono essere utilizzati a qualsiasi livello di automazione, sia separatamente che in combinazione tra loro.

Quali compiti risolve l'automazione dei processi di gestione della produzione?

Per gestire un'impresa di successo è necessario mantenere la solvibilità dell'azienda, aumentare la redditività della produzione o di altre attività economiche, pianificare e ridistribuire correttamente le risorse finanziarie.

Grandi imprese diversificate con una struttura organizzativa complessa e una rete di filiali sviluppata risolvono i problemi che ostacolano il raggiungimento degli indicatori desiderati automatizzando i processi di gestione:

1. Difficoltà nel coordinare i piani operativi, attuali ea lungo termine di unità eterogenee.
2. Il problema dell'impostazione e del monitoraggio dell'esecuzione dei compiti per ogni divisione e filiale.
3. Differenze nell'organizzazione del lavoro e mancanza di una comprensione comune dei processi aziendali tra i dipartimenti.
4. Mancanza di informazioni di riferimento generali, forme unificate di documenti, metodi unificati.
5. bassa velocità l'aggiornamento dei dati sull'attività economica e finanziaria operativa delle filiali, delle divisioni e della società nel suo complesso.
6. Grandi costi di manodopera per la raccolta, l'analisi e il riepilogo dei dati delle filiali e delle imprese che fanno parte dell'azienda. Ciò è particolarmente importante per la contabilità, quando è necessario riunire bilanci eterogenei provenienti da fonti diverse per avere un quadro completo della situazione finanziaria dell'azienda.
7. Il problema del controllo operativo sugli accordi reciproci con consumatori, fornitori esterni e interni. Ottenere dati errati sui conti da pagare e da ricevere.
8. Bassa affidabilità e incoerenza delle informazioni raccolte in tutte le aree di attività, sulla base delle quali è impossibile effettuare un calcolo e farsi un'idea corretta delle attività materiali e finanziarie dell'impresa.

L'automazione della gestione non è un obiettivo, ma uno strumento per ridurre i problemi di cui sopra. Allo stesso tempo, il sistema non ricostruisce completamente il lavoro dell'impresa, ma mantiene e migliora l'efficienza dei processi già stabiliti che soddisfano le esigenze dell'azienda.

Di grande importanza è la creazione di una base informativa comune dell'organizzazione come parte di un approccio integrato all'automazione. Moduli separati del sistema funzioneranno in uno spazio informativo e opereranno con dati comuni.

L'introduzione di un sistema automatizzato e la creazione di un database comune è un processo graduale, durante il quale i passaggi vengono eseguiti in una sequenza rigorosamente definita. In primo luogo, vengono eseguite le attività critiche e di base per l'impresa. Ogni passaggio è caratterizzato dal raggiungimento di risultati specifici e funge da base per il passaggio successivo.

È vantaggioso per l'azienda ridurre al minimo il costo dell'automazione, ma il risparmio nella scelta della soluzione giusta non dovrebbe portare alla scelta di un sistema che, a causa delle basse prestazioni, non giustificherà l'investimento effettuato.

È impossibile ritardare i termini di attuazione in modo che entro la fine del processo non sorgano nuove esigenze e problemi che non siano presi in considerazione nel capitolato d'oneri.

La gestione dei progetti di un'impresa ha le proprie funzionalità di automazione.

L'automazione in questo caso copre due aree: funzioni (parte procedurale) e standard (parte documentale) della gestione del progetto.

Uno standard è un insieme di documenti che esplicitano la sequenza di azioni, i modelli raccomandati e il tempo che deve essere impiegato per la loro implementazione nel processo di gestione del progetto. Questi documenti non appartengono a nessun progetto in particolare, ma sono un supporto metodologico per l'intero attività del progetto aziende.

Una delle tendenze moderne è l'organizzazione della parte documentaria sotto forma di una base di conoscenza, che dispone di tutti i servizi richiesti per la ricerca e l'aggiornamento dei dati, dove vengono inseriti tutti i documenti sui progetti completati, la relazione tra i documenti sotto forma di cross -references è implementato.

L'automazione della parte procedurale della gestione del progetto viene effettuata tenendo conto del fatto che sia le divisioni permanenti dell'azienda che la struttura temporanea - il team di progetto - sono coinvolte nel progetto. Cioè, ci sono nuove interazioni che non sono tipiche delle attività operative dell'azienda.

La parte documentaria dovrebbe riflettere i requisiti per l'automazione della gestione del progetto. In futuro, potrebbe essere necessario utilizzare un sistema di gestione per una serie di processi coinvolti in progetti specifici.

I processi da automatizzare includono:

• budget di progetto;
• gestione delle interazioni commerciali, compreso il coordinamento dei documenti di progetto;
• pianificazione delle risorse del calendario del progetto;
• gestione dei documenti di progetto.

Chiariamo ancora una volta che in questo caso stiamo parlando dei documenti e delle procedure di un determinato progetto, ma non dei documenti e delle procedure della norma.

I sistemi di automazione della gestione dei progetti sono integrati con i sistemi informativi aziendali, il che richiede la creazione di interfacce aggiuntive per la comunicazione tra i pacchetti principali programmi applicativi imprese.

La creazione di uno standard di gestione del progetto è un grande passo avanti nello sviluppo della struttura informativa di un'azienda. Da un lato richiede l'automazione dei metodi di gestione del progetto e, dall'altro, tutta l'esperienza acquisita in questo caso rientra nei documenti della norma.

Automazione dei processi di gestione del personale

La risorsa principale di qualsiasi impresa è il suo personale. Il desiderio di utilizzare questa risorsa nel modo più efficiente possibile ha portato all'uso diffuso di sistemi di automazione per la gestione dei processi del personale. La maggior parte degli sviluppatori offre prodotti software progettati per i dipartimenti delle risorse umane.

Inizialmente, solo i processi principali erano automatizzati: buste paga, tasse, lavoro d'ufficio del personale. Oggi le esigenze del mercato impongono un approccio diverso e la funzionalità dei sistemi di gestione del personale è in continua espansione. Tiene conto dell'efficacia e della competenza degli specialisti, consente di sviluppare schemi motivazionali complessi, condurre efficacemente la formazione durante l'assunzione o migliorare le competenze dei dipendenti esistenti. Modalità di reclutamento, processo di formazione riserva di personale e anche la struttura organizzativa dell'impresa è diventata più produttiva grazie all'utilizzo di strumenti di automazione. I nuovi sistemi offrono non solo l'accesso a informazioni personali e la capacità di generare report, ma anche la capacità di condurre lavoro analitico che influenza le decisioni del personale. In effetti, un insieme così voluminoso di compiti da risolvere trasforma le attività del servizio del personale in una vera gestione. dalle risorse umane aziende.

Il mercato russo presenta sviluppi nazionali ed esteri nel campo dell'automazione dei processi di gestione del personale. Date le diverse esigenze e capacità finanziarie delle imprese di consumo, sono molto variabili in termini di costi e specifiche tecniche, ma sono simili nella loro funzionalità.

Molti sistemi possono essere sviluppati al livello richiesto. Le grandi aziende IT sono in grado di acquistare soluzioni modulari specializzate da altri sviluppatori, il che consente loro di sviluppare i propri prodotti.

Quando si sceglie e si implementa un software per automatizzare i processi HR, ci sono diversi punti da considerare.

Allocare condizionalmente sistemi e sistemi finanziari e gestionali gestione elettronica dei documenti(SED). Possono essere usati separatamente, ma, di regola, si completano a vicenda. Differiscono nel metodo di elaborazione dei documenti. Nel primo caso, il documento generato viene "condotto" e questo completa il lavoro con esso. In EDMS, il documento non è chiuso, ma è supportato il suo intero ciclo di vita.

Come con la maggior parte dei prodotti software, vengono offerte soluzioni "locali" e "in scatola" per i sistemi di gestione del personale. Esistono anche sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) che consentono di pianificare e gestire molte risorse aziendali che vengono utilizzate per automatizzare i processi aziendali dell'azienda nel suo complesso.

È consigliabile utilizzare i sistemi ERP nelle grandi aziende non solo per l'elevato costo di sviluppo e implementazione, ma anche per la ridondanza delle funzionalità per le esigenze delle medie e piccole imprese.

Le piccole aziende di solito hanno abbastanza versioni "in scatola". Il loro costo è significativamente inferiore rispetto ai sistemi ERP, sono rapidamente installati, facilmente configurabili e non richiedono un serio supporto tecnico. Naturalmente, ciò si ottiene limitando la possibilità di apportare ulteriori modifiche e miglioramenti. Se l'azienda utilizza anche altri sistemi informativi, potrebbe essere difficile integrare un prodotto "in scatola". Cioè, il principio di un unico spazio informativo può essere violato.

Un posto intermedio tra le "scatole" e i sistemi ERP è occupato da "soluzioni integrate" - moduli separati che consentono di automatizzare solo una determinata area di attività. La funzionalità del modulo per la risoluzione dei problemi nel campo automatizzato è molto elevata e non ci sono problemi con l'integrazione nel sistema informativo aziendale.

Perché abbiamo bisogno di automatizzare i processi di supporto della documentazione per la gestione

La maggior parte delle operazioni eseguite in azienda richiedono prove documentali. I contratti vengono conclusi con fornitori e clienti, il pagamento viene effettuato mediante ordini di pagamento, la spedizione di merci - mediante lettere di vettura, esecuzione di lavori o prestazioni di servizi - mediante atti e fatture. L'elenco dei documenti può essere continuato ulteriormente, mentre tutti devono seguire un certo percorso all'interno dell'azienda, essere controllati, concordati e approvati.

L'influenza del fattore umano porta a errori, perdita di documenti, ritardi nell'approvazione e altri fattori che non contribuiscono al rapido passaggio del documento attraverso tutte le istanze e alla consegna tempestiva al destinatario.

Questi problemi si verificano anche nelle piccole aziende con piccoli volumi di attività e nelle grandi aziende può essere catastrofico.

Più grande è l'azienda, più suddivisioni separate e filiali, tanto più tangibili saranno le perdite derivanti dal lavorare esclusivamente con supporti cartacei in tutte le fasi del ciclo di vita dei documenti.

Spesso il generatore di problemi con il flusso documentale è direttamente la prima persona dell'azienda. Esiste un tale tipo di amministratori che si sforzano di partecipare a tutti i processi che si svolgono in azienda e, senza il loro visto personale, non viene accettato un solo documento per il lavoro. Un tale leader è semplicemente sopraffatto da un'ampia varietà di documenti, e non sempre davvero Documenti importanti cadere prima nelle sue mani. Sia i top manager che i dipendenti ordinari lo usano abilmente. In assenza di tempo per una revisione e un'analisi dettagliate del documento, il direttore può concordare le dubbie decisioni prese dai subordinati e la responsabilità gli sarà già trasferita in sicurezza.

L'automazione del flusso di lavoro può cambiare la situazione. Quando tutti i documenti si trovano in un unico database elettronico, diventa possibile tenere traccia del movimento e dello stato corrente di ciascun documento. In questo caso, non dovrai più firmarli ad occhi chiusi. Solo i documenti approvati da tutti i servizi interessati (a seconda del loro scopo) arrivano al direttore, e talvolta queste approvazioni sono sufficienti e non è affatto necessaria la firma del capo dell'impresa.

L'automazione del processo del flusso di lavoro è vitale per le aziende in cui:

• spesso i documenti vengono persi o è impossibile rintracciarne l'ubicazione;
• le scadenze non vengono costantemente rispettate;
• esiste una fitta rete di filiali o divisioni remote con cui è necessario scambiare documentazione;
• il tema della riservatezza delle informazioni è fondamentale.

L'introduzione di un sistema elettronico di gestione dei documenti consentirà:

• automatizzare il processo di coordinamento dei documenti;
• conservare tutti i documenti in un archivio elettronico;
• controllare lo stato di esecuzione del documento.

A seconda della scala, l'azienda può applicare soluzioni semplici(Excel o Access) o sistemi più complessi e costosi (1C, Microsoft Axapta, SAP, ecc.).

Professionisti:

• tutte le divisioni dell'azienda utilizzano un unico database contenente moduli unificati di documenti;
• aumenta la velocità di circolazione delle informazioni all'interno dell'organizzazione;
• esistono standard uniformi per lavorare con i documenti, la qualità del controllo sulla loro esecuzione sta migliorando;
• aumenta il grado di protezione delle informazioni;
• maggiore produttività, ridotta dipendenza da qualifiche dei dipendenti.

Svantaggi:

• la necessità di cambiare il solito sistema di flusso di lavoro, la difficoltà di adattare i dipendenti alle innovazioni;
• costi aggiuntivi per l'implementazione del software e un possibile aumento delle unità di apparecchiature informatiche;
• costi materiali e di tempo per la formazione del personale;
• incapacità di stimare il profitto o la perdita derivanti dall'uso del sistema;
• problemi di sicurezza dei dati associati alla memorizzazione di tutte le informazioni in un unico database.

Fasi di automazione dei processi di supporto documentale della gestione

L'iniziatore del progetto di automazione dovrebbe essere una delle prime persone dell'azienda: amministratore delegato, finanziario o Direttore commerciale. Se il top management non attribuisce grande importanza a questo compito, possono esserci ragionevoli dubbi sulla sua corretta attuazione.

L'automazione del flusso di lavoro è composta da due parti: processo e report (controllo). Se l'introduzione della gestione elettronica dei documenti è accompagnata da un audit e da un'ottimizzazione dei processi aziendali esistenti, tutti i dirigenti responsabili dovrebbero partecipare alla stesura dei termini di riferimento. Senza questo, è impossibile creare una versione effettivamente funzionante della gestione elettronica dei documenti e, in fase operativa, appariranno sicuramente divisioni "insoddisfatte", i cui interessi non sono stati presi in considerazione.

Il processo si svolge in più fasi.

Fase 1. Cosa automatizzare.

È necessario determinare quali reparti necessitano maggiormente dell'automazione del flusso di lavoro. Di norma, i più "cartacei" sono i reparti contabilità e finanza. Effettuare pagamenti, negoziare contratti è molto lento, soprattutto nelle aziende con una struttura di filiali.

Gli stessi problemi sorgono con i documenti aziendali interni (ordini, relazioni, regolamenti) che incidono direttamente sull'andamento dell'impresa.

Fase 2. Descrizione dei processi aziendali.

Affinché l'automazione non crei ulteriori difficoltà, ma aumenti l'efficienza del lavoro, è necessario prima verificare gli attuali processi aziendali di un dipartimento, divisione o intera azienda. È necessario descrivere passo dopo passo il modo in cui il documento attraversa l'azienda e tutti i processi ad esso associati. Solo dopo aver ricevuto questi dati, è possibile formulare chiaramente i compiti che l'implementazione del sistema dovrebbe risolvere.

Fase 3. Pianificazione.

In questa fase vengono elaborati un programma, preventivi e un elenco delle risorse necessarie.

Fase 4. Scelta di una soluzione IT.

Le aziende con una piccola quantità di flusso di lavoro per risolvere il problema possono essere sufficienti per utilizzare un semplice database elettronico (creato in Excel o Access).

Il proprio dipartimento IT è in grado di preparare tale risorsa e organizzare un accesso sicuro ad essa. Se esiste un sito aziendale chiuso, è perfetto per ospitare un database elettronico oppure è possibile utilizzare la rete locale dell'azienda per questi scopi. Anche la differenziazione del livello di accesso ai documenti non è difficile. Cioè, nelle piccole imprese, la creazione della gestione elettronica dei documenti non richiede costi materiali e di manodopera significativi.

Le grandi aziende e le holding devono essere pronte per un lungo e costoso processo di automazione, anche se solo una delle sezioni del flusso di lavoro è interessata.

Fase 5. Attuazione.

Il project manager coordina il lavoro. Il Direttore Generale determina i seguenti punti:

• punti critici nel ciclo di vita dei documenti - punti in cui subiscono evidenti cambiamenti nel processo di passaggio attraverso il sistema;
• il tempo totale necessario per l'approvazione elettronica in tutti i reparti dell'azienda.

L'amministratore delegato gestisce il processo di automazione in base al principio di rilevamento delle deviazioni dal normale flusso del processo, quindi deve vedere le statistiche dei ritardi dei documenti durante il passaggio attraverso i punti di riferimento (critici), nonché il numero di azioni nel sistema causato da un determinato documento.

Fase 6. Completamento.

Test prima della messa in servizio. In questa fase, c'è ancora l'opportunità di identificare gravi difetti nel sistema e apportare correzioni, quindi è obbligatoria la partecipazione attiva ai test da parte del CEO.

Fase 7. Controllo dell'utilizzo del sistema.

L'automazione del processo del flusso di lavoro è stata introdotta in modo che i dipendenti lo utilizzassero e non come un insieme statico di file in un database. È necessario controllare il lavoro del personale nel sistema dopo la sua messa in servizio e quindi identificare ed eliminare le carenze perse durante i test.

1. Cosa si intende oggi con il termine "automazione della gestione aziendale"? Quale gamma di attività viene risolta in questo caso (contabilità, gestione delle risorse, gestione dei documenti, gestione dei progetti, ecc.)? 2. Cosa si può dire dei compiti della direzione d'impresa in relazione ai vari settori di mercato (organizzazioni commerciali e governative, piccole-medie-grandi imprese, industrie verticali)? 3. A quanto pare, oggi possiamo dire che la fase di automazione "primaria" delle imprese (quando prima semplicemente non esisteva una vera infrastruttura IT) è stata completata? O non completato? Come vengono risolti oggi i compiti di modernizzazione dei sistemi informativi esistenti e di utilizzo di soluzioni legacy? Come si risolvono i problemi di integrazione con altri componenti software dei sistemi? 4. Cosa puoi dire sui compiti di automazione della gestione aziendale in termini di tecnologia (sistemi distribuiti, utilizzo Web, tecnologie mobili, piattaforme di base industriale, DBMS)? 5. Negli ultimi anni, la discussione dei problemi di automazione aziendale è stata sempre più nel contesto della necessità di un'architettura SOA orientata ai servizi. Usi questi approcci nella tua pratica? In cosa si esprime nello specifico? 6. Che consiglio daresti alle aziende clienti nella scelta di prodotti, tecnologie, esecutori di progetti IT?

1. Dal nostro punto di vista, è ovvio che ogni azienda decide da sola come intendere il termine "automazione della gestione aziendale", nonostante i concetti generalmente accettati siano stati sviluppati da tempo. Per le piccole imprese, si tratta di una contabilità operativa della loro attività principale con una serie di report secondo caratteristiche specificate. Per le aziende più grandi: un sistema completo che copre le risorse dell'azienda: contabilità, analisi, pianificazione. Recentemente l'attività si è consolidata, la geografia della sua presenza si sta espandendo. A questo proposito, le questioni relative alla gestione delle unità di business distribuite e alla loro subordinazione processo comune e strategia di sviluppo aziendale.

2. A seconda del settore di mercato, l'automazione ha caratteristiche simili e specificità pronunciate. Ad esempio, quasi tutte le imprese richiedono progetto finanziario. Ma se è importante che le strutture statali rispettino il budget stanziato per le voci di costo mirate (questo è ciò che intendono per automazione della gestione aziendale), allora le organizzazioni commerciali si concentrano principalmente sul calcolo dei profitti, determinando e minimizzando la composizione dei costi che formano il costo di prodotti o servizi.

3. Sì, nella maggior parte delle aziende russe che operano sul mercato da più di dieci anni, la fase di creazione di una struttura IT (complesso software e hardware di vari fornitori e produttori) può essere considerata completata. Il passo successivo sarà la modernizzazione della struttura informatica creata. Molte aziende hanno da tempo sviluppato standard e requisiti aziendali per la struttura IT e siamo molto lieti che l'80% delle aziende russe (secondo fonti indipendenti) utilizzi il software 1C. È importante che quando si passa da una versione di questi programmi a un'altra, ci siano strumenti di trasferimento e non ci siano problemi con il trasferimento o lo scambio di dati. E i problemi di interazione con altri sistemi vengono risolti individualmente. La piattaforma 1C dispone di tutti i mezzi tecnici necessari per lo scambio di informazioni con applicazioni esterne.

4. La moderna automazione della gestione aziendale implica la presenza o almeno la possibilità di integrare tutti i servizi citati. Pertanto, il sistema 1C:Enterprise 8.0 si basa su una serie di meccanismi tecnologici, la cui presenza consente di automatizzare nel modo più semplice e rapido possibile varie opzioni tecniche per il suo utilizzo, ad esempio il meccanismo delle basi informative distribuite progettate per creare sistemi geograficamente distribuiti; Accesso Web all'infobase 1C:Enterprise, accesso al terminale, accesso ai dati mobili tramite un PDA, ecc.

6. I prodotti, le tecnologie e gli esecutori sono interconnessi, tutti questi sono componenti dell'introduzione della contabilità automatizzata nei processi aziendali di un'impresa. Prima di tutto, devono mettersi alla prova e soddisfare il livello di mercato in termini di rapporto qualità-prezzo. Inoltre, il cliente dovrebbe tenere conto delle qualifiche dei dipendenti dell'azienda IT, capacità produttiva azienda selezionata, la presenza di progetti realizzati nell'area di interesse per il cliente.

La soluzione dovrebbe fornire quelle attività di automazione impostate dalla direzione dell'azienda. Il cliente deve decidere il contorno dell'automazione, allocare un budget, organizzare un concorso e scegliere tra un gran numero di proposte un partner degno che possa aiutare a risolvere la gamma di compiti delineati.

1. Il processo di gestione aziendale consiste nello sviluppo, nell'adozione e nell'attuazione di strategie e tattiche decisioni di gestione. Il sistema di automazione della gestione è solo uno strumento che fornisce una tempestiva ricezione di informazioni finanziarie e gestionali e aiuta a prendere le giuste decisioni sulla base di queste informazioni. E sebbene i produttori di sistemi espandano costantemente la gamma di attività che una soluzione software può coprire, le questioni relative all'aumento della redditività e alla gestione dei costi più efficiente rimangono rilevanti per tutte le imprese; ridurre i costi di produzione, i volumi dei lavori in corso, le scorte; crescita della produttività del lavoro. Per far fronte a questi problemi e oggi aiuta ad automatizzare i compiti tattici dell'impresa, come la gestione del personale, materie prime e materie prime, inventario e lavori in corso, attrezzature e tecnologia dei processi produttivi, qualità dei prodotti e dei servizi, finanza, lavoro condizioni e produzione.

Le tendenze nello sviluppo di sistemi di automazione gestionale e contabile sono un aumento della scala delle soluzioni, un ampliamento della gamma di compiti da risolvere, la creazione di nuove condizioni tecniche in cui operano i sistemi di automazione. I sistemi sono sempre più richiesti intelligenza aziendale per analisi complete, soluzioni di modellazione. Un compito urgente per le imprese è l'automazione della gestione dei documenti e dei processi aziendali.

2. Esistono attività tipiche della maggior parte delle aziende. Allo stesso tempo, le imprese, soprattutto quelle di grandi dimensioni, hanno sempre avuto, hanno e avranno compiti gestionali ed economici propri, che nessuno dei sistemi di circolazione esistenti è in grado di coprire. Anche all'interno dello stesso settore, le imprese presentano differenze significative nell'organizzazione dei processi aziendali e ciò che è adatto per uno spesso non è adatto per altri. Pertanto, ogni impresa in un particolare settore impone requisiti per il supporto informativo dei processi che non si riflettono nelle funzioni incluse nella consegna standard dei sistemi ERP.

Tali compiti vengono risolti grazie agli sviluppi propri dei clienti e alla loro integrazione con software specializzati (sistemi di fatturazione, CAD). Pertanto, è importante che il sistema di automazione scelto non abbia solo ricche funzionalità applicative come finale soluzione chiavi in ​​mano, ma includeva anche strumenti per la creazione di applicazioni aggiuntive e strumenti di integrazione con altri ambienti software. Ad esempio, "Galaktika ERP" può essere utilizzato sia come nucleo di un sistema di automazione sia come toolkit per sviluppi interni.

3. Oggi, non c'è quasi nessuna impresa che non utilizzi alcun software nelle sue attività. In genere, durante l'implementazione sistema integrato non necessariamente un obiettivo sostituzione completa software utilizzato in azienda. Tutto ciò di prezioso che non ha perso la sua rilevanza viene rivelato nella fase del sondaggio aziendale e cerchiamo di tenerne conto nel progetto e di trovare modi per integrare il software necessario per l'impresa in un sistema informativo completo.

4. Gli scopi e gli obiettivi del progetto di automazione del controllo determinano l'insieme di strumenti software e tutti i passaggi successivi, che, prima di tutto, dovrebbero portare benefici economici. L'utilizzo di piattaforme industriali e DBMS ben note riduce significativamente i rischi dei progetti, consente di semplificare la manutenzione dell'infrastruttura IT e la sua modernizzazione in futuro. L'utilizzo delle moderne tecnologie (Web, sistemi mobili, SOA, ecc.) offre all'azienda l'opportunità non solo di risolvere molti problemi ora, ma anche nel prossimo futuro di fare a meno di seri investimenti nella modernizzazione dei prodotti software.

5. Certo, applichiamo. Sviluppo promettente aziende: una piattaforma RA.net multifunzionale per la creazione di sistemi di gestione aziendale distribuiti in SOA.

6. Prima di tutto, devi comprendere chiaramente gli obiettivi del progetto di automazione, rispondere tu stesso alla domanda su cosa vuoi ottenere come risultato e se i tuoi costi saranno giustificati. Tipicamente, un sistema di automazione aziendale viene scelto in base alle specificità delle attività dell'azienda, alle dimensioni del business e ai compiti che il top management dell'azienda si prefigge. Scegliere il sistema giusto non è affatto facile: dopotutto, in ogni "categoria di peso" ci sono necessariamente diverse proposte che quasi coincidono nella funzionalità di base. Prima di tutto, è imperativo trovare un equilibrio tra il costo di implementazione delle soluzioni trovate e i potenziali benefici che ne derivano.

Quando si sceglie uno sviluppatore, è necessario prestare attenzione alle sue competenze e abilità tecnologiche, alla capacità di organizzare efficacemente l'interazione con il cliente, alla disponibilità di una tecnologia collaudata per l'implementazione del progetto.

1. L'impresa è un organismo complesso, che tuttavia, ai fini dell'analisi, può essere semplificato in un modello a “scatola nera”. Allo stesso tempo, le risorse (materiali, immateriali, lavoro del personale, ecc.) entrano in input, prodotti, lavori, servizi sono in output. La gestione aziendale comprende:

• funzioni di azione di controllo diretto (inizio dell'attivazione);
• fornire feedback;
• confrontare le prestazioni rispetto a criteri stabiliti;
• sviluppo di un'azione di controllo che corregga i processi interni del sistema al fine di raggiungere il risultato desiderato.

Cosa significa essere automatizzati quando si parla di automazione dei processi di gestione aziendale?

Nel caso dell'avvio dell'attività, questa è la costruzione di un sistema che organizza il flusso delle azioni di controllo con la massima velocità possibile e la minima perdita di informazioni. Qui si forma un "ciclo ordinario" di feedback - viene costruito un sistema di raccolta di informazioni: "Si fa tutto da ciò che è stato ordinato di fare?". Ciò è implementato dai sistemi di gestione dei documenti elettronici (EDMS).

Tutti i reparti dell'organizzazione coinvolti nel processo di produzione hanno bisogno di informazioni per funzionare: dove, cosa e come fare. Le informazioni devono essere accurate e tempestive. Il trasferimento di tali informazioni può essere costruito sia sulla base di sistemi di gestione elettronica dei documenti sia mediante sistemi di gestione delle risorse. Inoltre, un sistema di gestione dei progetti è adatto per alcuni tipi di attività, da qualche parte è organizzato con i mezzi più semplici utilizzando la posta elettronica, ecc.

Ma in aggiunta, è necessario analizzare se l'organizzazione raggiunge i propri obiettivi: se realizza un profitto, se espande la produzione, se i clienti sono soddisfatti, se ci sono risorse sufficienti per evadere gli ordini, ecc. Per una gestione efficace, queste informazioni devono essere il più affidabile e tempestivo possibile. La prossima direzione dell'automazione della gestione è la raccolta di tali informazioni per i leader dell'organizzazione.

I principali sistemi informativi risolvono esattamente questi problemi: si tratta di sistemi contabili, inclusi sistemi contabili, finanziari, di gestione delle risorse, gestione dei progetti. Il compito del manager è analizzare le informazioni ricevute, decidere se l'attività ha avuto successo e cosa deve essere fatto dopo. Tradizionalmente, l'analisi delle prestazioni è stata basata su indicatori finanziari. Ma il problema è che il profitto è un indicatore ritardato, mostra il risultato delle decisioni di gestione passate e non dice nulla su come si svilupperà l'organizzazione in futuro. Pertanto, ai fini della gestione, è necessario un insieme più ampio di indicatori informativi che consentano di costruire un "doppio ciclo" di feedback, adattando le attività dell'organizzazione in base ai risultati di quanto è stato fatto.

2. I compiti di gestione sono determinati principalmente dalla missione e dagli obiettivi dell'organizzazione. Poiché questi obiettivi sono molto diversi, l'approccio alla gestione dovrebbe essere diverso. Ciò è più evidente nel settore finanziario: per le organizzazioni commerciali viene analizzata la redditività delle attività, ad esempio organizzazioni governative- efficienza dei fondi spesi. Di conseguenza, vengono costruiti sistemi contabili automatizzati.

Per le strutture statali, sono importanti la regolamentazione dei processi di approvazione degli atti, la pubblicità dei risultati delle attività e la garanzia dell'attuazione delle attività pianificate. Pertanto, l'automazione del flusso di lavoro è così importante all'ordine del giorno. Ciò è necessario anche per le strutture commerciali - per garantire il livello di qualità richiesto e ridurre i costi delle attività produttive.

Quando si confrontano organizzazioni piccole-medie-grandi, il coordinamento delle azioni e il trasferimento completo e tempestivo delle informazioni giocano un ruolo importante nella gestione. Molti sistemi ideali per le piccole imprese non supportano l'organizzazione geograficamente distribuita, quindi non forniscono un salto di qualità (dalle piccole o medie imprese alle grandi).

3. Sulla base della mia esperienza di lavoro con molte organizzazioni, posso dire che il quadro è molto variegato. Lo stato delle infrastrutture nelle imprese è caratterizzato da una parola: "zoo", e l'insieme degli "animali" è molto diverso ovunque. Le aree di attività più caricate sono automatizzate e i sistemi altamente specializzati sopravvivono, se c'è un dipendente che li adatta alle mutevoli attività. Per risolvere i problemi di integrazione, vengono scritti miglioramenti specializzati, poiché le attività di integrazione sono generalmente non standard.

4. Soffermiamoci sui sistemi di gestione dei documenti elettronici basati su Lotus Notes. Le caratteristiche della tecnologia Lotus sono che il trasferimento delle informazioni non è fornito da singoli messaggi, ma da uno speciale meccanismo per mantenere copie complete dei database su server diversi: la replica. Ciò consente di scambiare informazioni rapidamente e con perdite minime, supportando contemporaneamente il lavoro di un gran numero di utenti.

Nei sistemi che la nostra azienda è specializzata nello sviluppo e nell'implementazione, gli utenti remoti possono lavorare tramite applicazioni Web. La tecnologia "Mobile Portal" è implementata per i manager: lavora tramite un computer tascabile in modalità di accesso remoto.

Le tecnologie Lotus sono database non relazionali progettati per archiviare ed elaborare informazioni non strutturate, che consentono di implementare molti processi di gestione a un livello qualitativamente diverso (semplice riconfigurazione dei sistemi, percorsi del flusso di documenti, partecipanti al flusso di documenti, collegamento di altri reparti, organizzazione del lavoro di applicazioni Web e molto altro).

5. Sì, lo facciamo. In breve, lo sviluppo di qualsiasi sistema inizia con la definizione dei compiti e degli obiettivi del sistema, funzioni e processi, utenti, la loro distribuzione per ruoli, scrittura di script, ecc. Nella fase di scrittura dei termini di riferimento, processi di integrazione con altri sistemi sono progettati. Nel nostro caso, lo stesso sistema di gestione dei documenti elettronici è strutturalmente costituito da più basi che risolvono problemi diversi e forniscono servizi diversi. A seconda dei desideri del cliente, è possibile creare sistemi di diverse configurazioni.

6. Prima di fare una scelta, è necessario fare chiarezza nella formulazione degli obiettivi fissati durante l'implementazione del sistema, quindi possiamo parlare di quale sistema risolverà il problema.

E vorrei augurare di capire che l'automazione di per sé non porta soldi. È come la tensione in un circuito elettrico: più è alta, più lavoro viene svolto dalla corrente che passa attraverso gli elementi del circuito. I sistemi informativi "aumentano la tensione", ma il sistema funzionerà solo quando c'è "corrente", cioè quando l'organizzazione e i dipendenti stanno lavorando e tutto il resto sta andando bene. Se automatizzi solo il caos, ottieni il caos automatizzato, tutto qui.

Andrey Treschuk, Direttore dello sviluppo commerciale, "TerraLink" (http://www.terralink.ru)

1. I compiti di automazione e controllo tengono il passo con gli scopi e gli obiettivi delle organizzazioni moderne. Fusioni e acquisizioni, lo sviluppo dell'apparato gestionale delle strutture holding, la crescente importanza dell'informazione richiedono nuove soluzioni per automatizzare la gestione. La gamma di compiti dei dipartimenti IT include sempre più l'implementazione di sistemi di gestione della conoscenza, soluzioni distribuite, piattaforme di integrazione e soluzioni per il consolidamento dei dati. Di grande importanza sono i sistemi che garantiscono il rispetto delle norme e dei requisiti legali.

2. Parlando di industrie verticali, si può notare che le più avanzate in termini di attività di automazione sono quelle organizzazioni la cui competitività dipende fortemente dalla qualità delle soluzioni IT implementate. In primo luogo, ricordiamo le società di telecomunicazioni e le organizzazioni del settore finanziario. È in esse che puoi vedere soluzioni avanzate che non si trovano spesso non solo in un'azienda russa, ma anche all'estero, ad esempio i sistemi di gestione della conoscenza. Anche i problemi degli ingegneri energetici e delle imprese sono specifici. servizi pubblici. Qui sono rilevanti i compiti di ottimizzazione dei processi di manutenzione e riparazione delle immobilizzazioni.

In termini di sistemi di automazione gestionale, sono interessanti anche quelle aziende che si pongono l'obiettivo di entrare nel mercato globale dei titoli o acquisire attività all'estero. Devono risolvere molti problemi relativi al funzionamento nel campo legale di altri paesi. Dal punto di vista dell'automazione, questi sono principalmente i compiti dell'automazione dei processi controllo interno e attestazione del SCI, compiti di gestione documentale, standardizzazione della reportistica, gestione del rischio.

3. Nonostante il fatto che molte organizzazioni abbiano già acquisito un'ampia gamma di sistemi informativi, la domanda per la maggior parte delle classi di soluzioni IT non diminuisce. C'è un processo di graduale sostituzione delle soluzioni con altre migliori. Prendiamo ad esempio il mercato dei sistemi di gestione documentale: il 70% dei clienti di quest'area dispone già di un sistema informativo implementato. I progetti per tali clienti di solito comportano il processo di migrazione dei dati dai vecchi sistemi e talvolta l'esecuzione in parallelo del vecchio sistema e del nuovo sistema per un po' di tempo.

4. In termini di tecnologia, va notato il crescente bisogno di soluzioni distribuite geograficamente. L'elevata domanda di soluzioni Web su questo momento non visibile. Sebbene i clienti RFP richiedano quasi sempre un client Web completo, in realtà il thick client viene utilizzato più spesso. Ad esempio, per i sistemi di flusso di lavoro, i clienti spesso preferiscono il software client integrato con Microsoft Outlook o Windows Explorer.

6. Spesso una soluzione best-of-breed (i migliori componenti della loro categoria) è migliore di una soluzione integrata di un singolo fornitore. E infatti, quante aziende conosci che gestiscono i documenti nei sistemi ERP? Tra le piattaforme di base, consigliamo le tecnologie Microsoft: l'esperienza dimostra che soluzioni di qualità comparabile risultano molto più economiche. La scelta di un appaltatore a progetto è molto simile alla selezione di un dipendente in un'azienda: vale la pena scegliere interpreti che abbiano un'esperienza reale che può essere verificata e confermata.

1. Quando si automatizza la gestione aziendale, indipendentemente dalle dimensioni dell'attività, tutte le aziende sono costrette a risolvere approssimativamente lo stesso insieme standard di attività: organizzare la logistica, gestire risorse e finanze, creare lavoro con i clienti, ecc. Imprese industriali, inoltre a questo, deve anche gestire ciclo vitale prodotti, l'andamento dei processi tecnologici e produttivi, le scorte. A causa del fatto che le aziende si sforzano sempre più di utilizzare le migliori pratiche mondiali, in particolare per quanto riguarda le soluzioni di settore, quelle aziende IT le cui soluzioni terranno maggiormente conto delle specificità del business dei clienti otterranno un vantaggio.

2. Il mercato dell'automazione per le grandi aziende è già abbastanza saturo, sebbene esista anche un potenziale di ulteriore crescita. A proposito, la maggior parte dei progetti nel settore pubblico può essere attribuita a questa categoria: di norma risultano essere i più grandi, costosi e complessi, indipendentemente dal fatto che si tratti di un sistema ERP "pesante" o di uno sviluppo personalizzato si usa.

In un'azienda media, i compiti sono leggermente diversi: qui esiste già una sorta di automazione, ma i sistemi informativi possono essere sparsi e non interconnessi. Pertanto, la soluzione consiste nel combinare i sistemi locali esistenti basati su un'unica piattaforma di integrazione basata su standard aperti e semplificare l'assemblaggio della configurazione richiesta da vari moduli, inclusi quelli che potrebbero essere necessari solo in futuro.

Anche le piccole imprese mostrano un serio interesse per l'IT e sono disposte a stanziare fondi per questo. Questo settore ha sicuramente bisogno di un sistema flessibile, conveniente e di facile utilizzo che consenta di automatizzare i processi passo dopo passo proprio nel tipo di attività in cui è impegnata l'azienda.

3. In effetti, la prima fase dell'automazione nella maggior parte delle imprese può essere considerata completa. Tuttavia, di norma, non si tratta di un sistema complesso per supportare il processo decisionale manageriale, ma di un'automazione frammentata dell'esecuzione di alcuni dei compiti più importanti per un'impresa. Attualmente vengono utilizzate numerose tecnologie di integrazione moderne per modernizzare l'infrastruttura IT esistente al minor costo e preservare gli investimenti già effettuati nell'IT. Questi includono SOA (architettura orientata ai servizi), BPEL (Business Process Execution Language), middleware (middleware). Tutti questi strumenti hanno lo stesso scopo: consentono di costruire processi aziendali nel modo più efficiente possibile, automatizzarli secondo le migliori pratiche mondiali e gestirli con la stessa efficienza.

4. Nell'ultimo decennio, c'è stata una transizione verso un'architettura distribuita multilivello dei sistemi IT, che prevede l'uso di servizi Web, reti virtuali e altre tecnologie avanzate. Innanzitutto, ciò consente di risolvere una classe di problemi fondamentalmente diversa che prima era inaccessibile. Un altro grande vantaggio di queste tecnologie è la riduzione dei costi di proprietà del sistema.

5. Sì, usiamo questo approccio nella pratica. Le soluzioni che offriamo basate su prodotti Oracle già contengono capacità tecnologica complessi progetti di integrazione. Pertanto, abbiamo sviluppato un convertitore speciale per tradurre i processi aziendali da Oracle Workflow nell'ambiente BPEL, che consente una migrazione indolore da un sistema all'altro. BPEL funge semplicemente da singola piattaforma di integrazione per un'ampia varietà di applicazioni, comprese quelle legacy, all'interno di SOA.

6. Quando si prende una decisione, non si dovrebbe procedere dall'attuale necessità percepita di qualsiasi prodotto o tecnologia (ad esempio, automazione del flusso di lavoro, sistemi CRM), ma dalla strategia IT a lungo termine dell'impresa, tenendo conto delle dinamiche di il suo sviluppo in futuro. Dovrebbe essere presa in considerazione tutta una serie di fattori, tra cui tecnologici, di costo, organizzativi e altri. Affinché la strategia IT soddisfi veramente gli obiettivi aziendali chiave dell'azienda, è estremamente importante raggiungere la comprensione reciproca tra la direzione dell'azienda e i responsabili dell'informatizzazione. Questo approccio consentirà di formulare chiaramente i requisiti sia per il sistema informativo che per il partner per la sua implementazione, che sarà il criterio principale per analizzare le proposte sul mercato IT e prendere la decisione giusta. Ma non dobbiamo dimenticare che dovrai lavorare con le persone. Il contatto umano, la fiducia e l'esperienza di lavorare insieme difficilmente possono essere sopravvalutati.

1. Fino ad ora, a nostro avviso, non solo i clienti dei servizi IT, ma anche, in alcuni casi, i fornitori non hanno le idee chiare sull'essenza della "automazione gestionale". I clienti possono, a seconda del livello di sviluppo informatico in azienda, intendere per “management” la redazione di più report gestionali sullo stato delle finanze o processo produttivo. Nelle aziende IT più avanzate emergono nuovi requisiti e viene implementato un livello granulare di gestione.

L'automazione della gestione aziendale comporta l'introduzione di sistemi informativi che dovrebbero fornire al capo dell'impresa le informazioni necessarie per garantire un controllo tempestivo e l'adozione di decisioni di gestione ottimali. I fornitori di soluzioni IT sono spesso tenuti prigionieri dalle tecniche introdotte dall'Occidente. Probabilmente non c'è nessuno che non abbia sentito parlare di MRP II, ERP, CRM, ecc. Questi standard generalmente riconosciuti sono stati a lungo utilizzati nelle aziende occidentali, ma va ricordato che qualsiasi sistema informatico automatizzato deve rispettare non solo questi metodi, ma anche con le attuali esigenze dell'impresa e svilupparsi in conformità con i cambiamenti di tali esigenze.

2. Non c'è dubbio che diversi gruppi di imprese hanno i propri compiti specifici nel campo della gestione. Ad esempio, in molte organizzazioni governative il livello di automazione è ancora molto basso o inesistente. E in questo settore l'introduzione di tecnologie che semplificheranno i maggiori flussi di informazioni rimane un risultato auspicabile nel prossimo futuro.

Le piccole e medie imprese sono le più mobili e flessibili, le scelte gestionali per questo settore sono nettamente differenziate per settori di attività (commercio, produzione, diversi tipi Servizi). Per quasi tutte le aree, sono disponibili soluzioni standard e di settore di vari fornitori.

Per le strutture di holding medie e grandi, la difficoltà è organizzare correttamente la struttura di holding e garantire la gestibilità di questa struttura. Prima di tutto, è necessario organizzare la contabilità nelle nuove imprese, per garantire la ricezione di un consolidato rapporto finanziario nel formato richiesto per i consumatori esterni - enti creditizi, autorità fiscali, agenzie di rating, ecc. La fase successiva è la creazione di un sistema di gestione trasparente ed efficiente (in primo luogo la gestione dei costi).

Riassumendo, possiamo dire che per ogni azienda, le attività di automazione fungono da specchio dei problemi che le aziende affrontano quotidianamente.

3. È troppo presto per dire che la fase dell'automazione "primaria" è finita. Diverse aziende non dispongono ancora di un'infrastruttura IT moderna. Allo stesso tempo, il compito di modernizzare i sistemi esistenti è davvero rilevante. Nel caso generale, "modernizzazione" significa lo sviluppo e l'implementazione di nuove soluzioni su una nuova piattaforma tecnologica con l'eredità della logica aziendale. Quando si risolvono tali problemi nella fase iniziale, è necessario analizzare l'efficacia dei vecchi sistemi e identificare i colli di bottiglia. Allo stesso tempo, nell'ambito dell'introduzione di un nuovo sistema, è spesso consigliabile riprogettare i processi aziendali, ottimizzare la struttura dell'impresa e il lavoro dei dipendenti. Qui, le questioni della gestione del progetto, le regole di interazione tra le parti, ecc. giocano un ruolo chiave nel raggiungimento del successo.

In alcuni casi, durante l'aggiornamento dei sistemi informativi, è consigliabile mantenere il software utilizzato, specifico per una determinata azienda o settore, e garantirne l'integrazione con il sistema implementato. Di norma, la maggior parte dei moderni strumenti software dispone di un'interfaccia di programmazione per la comunicazione con altre applicazioni o di un mezzo per scambiare dati in un determinato formato.

4. Ovviamente, senza l'uso di piattaforme di base industriali e DBMS, non è possibile creare una soluzione seria. La scelta specifica deve comunque essere fatta dal fornitore o sviluppatore della soluzione applicata insieme al cliente. Quando si utilizzano piattaforme web e tecnologie mobili, è necessario prestare particolare attenzione alla sicurezza, soprattutto quando si tratta di strumenti finanziari o mezzi di pagamento elettronico.

5. L'architettura orientata ai servizi cerca da tempo di sostituire la classica architettura client-server e, senza dubbio, prima o poi ciò accadrà. Tuttavia, una serie di problemi di sicurezza e prestazioni impedisce l'adozione diffusa di SOA come piattaforma sottostante per lo sviluppo e l'implementazione di applicazioni aziendali. La nostra azienda utilizza SOA per espandere la funzionalità dell'architettura client-server, ad esempio per organizzare lavori remoti tramite Internet.

6. La scelta dei prodotti, delle tecnologie e degli esecutori del progetto è il primo e più importante passo. In ogni caso, la sequenza di azioni dovrebbe essere la seguente. Per prima cosa devi eseguire sondaggio pre-progetto, determinare gli scopi e gli obiettivi dell'automazione, formulare i requisiti per un sistema automatizzato; dopodiché si può fare una scelta più o meno consapevole dei prodotti software e delle tecnologie.

Quando si sceglie un appaltatore, è necessario tenere conto della sua esperienza di implementazioni in imprese simili nello stesso settore. È consigliabile ottenere raccomandazioni dai capi delle imprese in cui l'appaltatore ha implementato con successo l'implementazione e persino visitare tali imprese. Non dimenticare che il successo dell'implementazione dipende non solo dal prodotto software correttamente selezionato e dalla sua funzionalità, ma ancor di più dalle qualifiche dell'azienda implementatrice.

1. L'automazione della gestione aziendale è principalmente l'ordine del caos, per il quale sono stati creati i sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS). Molte imprese russe sono in attesa di riorganizzazione, o la stanno attraversando, o vengono rianimate dopo la riorganizzazione. EDMS è diventato un "faro" che aiuta le imprese a strutturare e migliorare il lavoro con i documenti, perché, secondo la ricerca, l'80% dei risorse di informazione organizzazioni.

Gli obiettivi principali della gestione aziendale sono fornire meccanismi di controllo interno, migliorare il lancio o la consegna di un prodotto (servizio), privacy aziendale, trasparenza delle azioni del personale, capi di dipartimento e top management. Pertanto, il raggiungimento della controllabilità e della trasparenza dell'impresa, nonché l'accumulo di conoscenze e la gestione delle informazioni, sono il compito principale di qualsiasi sistema automatizzato, e in particolare dell'EDMS.

2. In organizzazioni di diverse dimensioni, anche le linee guida per l'implementazione di un sistema di automazione differiscono. Una piccola azienda con un piccolo personale si concentra sulla contabilità e sul controllo delle interazioni con i clienti. Con l'aumento del personale dirigenziale cresce anche il flusso interno di documenti elettronici. E dalla riduzione del tempo di transito documenti contrattuali può migliorare significativamente le prestazioni aziendali. Nelle istituzioni statali al servizio della popolazione, il tempo minimo per considerare le questioni è già un requisito fondamentale, per non parlare del controllo della disciplina esecutiva. Tutto ciò richiede un livello qualitativamente nuovo di supporto per i meccanismi di instradamento dei documenti e la distribuzione delle funzioni di ruolo. In particolare, dovrebbe essere supportato l'instradamento parallelo-seriale multi-hop, tenendo conto della struttura organizzativa dell'impresa e delle funzioni di ruolo degli utenti del sistema.

3. Ora possiamo già dire che l'informatizzazione primaria (almeno, organi statali a livello federale e regionale, nonché grandi banche e imprese commerciali) è avvenuta. Questa potrebbe essere una buona notizia, se non fosse per un "ma" significativo. A livello regionale (soprattutto nelle agenzie governative), si è formato un parco eterogeneo di sistemi IT, non scalabili e praticamente non uniti tra loro. È facile immaginare quale sarà l'ulteriore sviluppo di questo scenario in assenza di standard approvati dallo stato per il software implementato, che sia gli utenti che gli sviluppatori di sistemi automatizzati non vedono l'ora.

4. Considera queste domande con un esempio ultima versione system "Delo" - 8.8, lanciato sul mercato nel luglio 2006. Utilizza il main moderne tecnologie utilizzati nella realizzazione di sistemi di automazione.

Risolvere i problemi di gestione di una struttura distribuita richiedeva una seria espansione del sistema. La nuova versione ha una gestione del passaggio dei documenti con molte soluzioni; generalizzazione del concetto di materia di lavoro d'ufficio; introduzione della funzione di ruolo del responsabile del trattamento; espandere la funzionalità del thin client. Gli utenti Web possono diventare partecipanti a pieno titolo al sistema di gestione dei documenti, supportando l'implementazione di funzioni come l'implementazione di progetti e documenti e la loro approvazione elettronica.

Il nostro sistema utilizza Microsoft SQL Server o Oracle DBMS per archiviare i documenti. A differenza dei sistemi che utilizzano la propria memoria, "Delo" è esente da problemi come l'incapacità di utilizzare le risorse standard dell'ambiente informativo esistente; dipendenza delle informazioni critiche dei clienti dal fornitore EDMS. Nel caso di utilizzo di un DBMS standard, esiste sempre la possibilità di migrazione.

5. Ora i professionisti parlano molto del concetto di SOA (Service Oriented Architecture) nello sviluppo IT. Questo ci ha interessato soprattutto dopo la presentazione da parte di Software AG e IBM del concetto di un'infrastruttura IT efficiente basata su SOA, inizialmente incentrata su prestazioni, efficienza e rapido recupero dei costi. Gli sviluppatori russi di sistemi automatizzati, inclusa la nostra azienda, comprendono anche che il futuro dei prodotti software domestici risiede nel concetto di architettura SOA come mezzo per ottimizzare i processi aziendali.

6. Qualsiasi EDMS differisce poco dagli altri sistemi distribuiti. Secondo il principio dell'architettura, è popolare il concetto di un ambiente aperto, adattabile al massimo alle esigenze specifiche, ma allo stesso tempo facile da installare e mantenere, con un thin client e un server applicativo dedicato, se possibile, multipiattaforma. Si tratta di un ideale, che però non deve necessariamente servire da linea guida per il cliente nella scelta di un impianto. Dopotutto, l'importante è che il sistema sia adatto a te in termini di prezzo / funzionalità e non corrisponda all'ultima moda nella costruzione di sistemi IT.

1. La domanda è piuttosto filosofica, ma parlando essenzialmente, il termine "automazione della gestione aziendale" può essere inteso come l'automazione di qualsiasi procedura volta a migliorare l'efficienza della gestione. E in termini di compiti da risolvere, questi possono essere ERP, BPM, qualsiasi sistema informativo e analitico e, naturalmente, sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS). Inoltre, in Russia, sono i sistemi della classe EDMS i più richiesti in questo senso, poiché sono focalizzati sull'automazione dei meccanismi di controllo che si sono formati da tempo nel nostro Paese.

2. Naturalmente, i compiti di gestione per imprese di diverse dimensioni e specificità aziendali differiscono in modo significativo. Ad esempio, nelle organizzazioni pubbliche non manifatturiere, non è affatto necessario utilizzare i sistemi di classe ERP. Lo stesso si può dire delle piccole e medie imprese, dove l'introduzione di sistemi così potenti nella maggior parte dei casi non è economicamente giustificata. Ciò è particolarmente vero per le piccole imprese.

Allo stesso tempo, ci sono attività di gestione generale, la cui automazione è giustificata sia su grandi imprese sia nelle strutture statali che nel segmento delle piccole e medie imprese. Questo vale per l'automazione del lavoro con i documenti, perché in realtà è il flusso di documenti che fornisce supporto a tutti i processi aziendali nell'organizzazione e funge da mezzo di interazione tra divisioni strutturali e singoli dipendenti, tra l'organizzazione e i suoi clienti, partner e autorità superiori. Nei processi di creazione, spostamento, elaborazione, distribuzione e archiviazione dei documenti, in un modo o nell'altro, sono coinvolti tutti i partecipanti alle attività dell'azienda, dai normali dipendenti ai dirigenti. A mio avviso, l'automazione del flusso di lavoro e dei processi aziendali è una delle aree prioritarie per lo sviluppo delle imprese, che migliora la qualità della gestione e l'efficienza.

3. Si può infatti parlare di fine della fase di automazione “primaria” solo nelle grandi strutture commerciali e governative. È in tali organizzazioni che la questione dell'integrazione di soluzioni legacy e sistemi software moderni è ora rilevante. Ciò è dovuto al fatto che vengono spesso utilizzate soluzioni software che un tempo venivano create dai nostri specialisti IT, ma, purtroppo, oggi non soddisfano il cliente, sebbene gli sviluppi implementati in esse (ad esempio, le informazioni accumulate nel database) siano fondamentale per le attività dell'organizzazione. In tali casi la nostra azienda, in qualità di project integrator, cerca di sfruttare al meglio i sistemi esistenti, implementati ed operativi per il cliente e, se necessario, aggiornarli.

Parlando di automazione “primaria” nel segmento delle PMI, la maggior parte di loro ha guardato con cautela ai processi di automazione nelle grandi strutture, e infatti la loro esperienza nell'automazione è limitata all'uso di programmi di contabilità. Ma adesso è arrivato il momento in cui anche loro sentono il bisogno reale di altre soluzioni per automatizzare la gestione. Noi, a nostra volta, lo osserviamo nell'esempio del nostro prodotto "Euphrates-Document Management", il cui interesse in questo segmento è cresciuto notevolmente nell'ultimo anno.

4. Attualmente, gli affari in Russia stanno attraversando una fase crescita attiva, e questo, ovviamente, impone nuovi requisiti ai sistemi informativi. Pertanto, uno dei compiti urgenti richiesti oggi dal mercato può essere definito la creazione di uno spazio unico di informazione e gestione presso le imprese con una struttura di filiale distribuita. Per risolverlo nelle grandi organizzazioni che dispongono di hardware potente e canali di trasmissione dati stabili, l'utilizzo di piattaforme industriali e DBMS sembra essere il più allettante. Se parliamo di piccole e medie imprese, non hanno una base tecnologica così sviluppata e non dispongono di budget per la realizzazione di progetti su larga scala. A questo proposito, le soluzioni che possono funzionare sia online che offline sono più accettabili per loro. Abbiamo implementato questo approccio nella 12a versione di "Euphrates-Document Management", che consente di organizzare una vera e propria gestione elettronica dei documenti in organizzazioni con una struttura di filiali, senza porre elevate esigenze sui canali di trasmissione dei dati.

5. Sì, utilizziamo la tecnologia SOA. L'architettura dei sistemi software sviluppati dalla nostra azienda si basa su un insieme di componenti, ciascuno dei quali risolve una certa gamma di compiti (ad esempio, un modulo di riconoscimento, un servizio di database di documenti, un servizio di flusso di lavoro, ecc.). Ciò consente di sviluppare le funzionalità del sistema senza effettuare una completa revisione e riprogettazione dell'architettura, apportando modifiche solo ai componenti necessari. L'uso della tecnologia SOA ci dà la possibilità di creare in tempi relativamente brevi soluzioni di progettazione basate su prodotti rilasciati in precedenza. Allo stesso tempo, vengono utilizzati componenti già collaudati sul campo, il che riduce i costi di sviluppo e aumenta l'affidabilità della soluzione risultante.

6. Naturalmente, è impossibile sviluppare criteri uniformi per la scelta di prodotti e tecnologie per tutte le organizzazioni. E se per grandi organizzazioni e agenzie governative è importante che il fornitore abbia esperienza nell'implementazione grandi progetti, quindi per le piccole e medie imprese consigliamo quelle soluzioni che hanno superato la prova del tempo e sono già utilizzate in vero affare. È anche importante che lo sviluppatore del software abbia lungo termine presenza sul mercato, è stato impegnato nel costante sviluppo dei suoi prodotti e tecnologie, ha eseguito l'intera gamma di servizi per l'implementazione e il supporto. Tutto ciò può servire da garanzia che in futuro l'organizzazione non sarà lasciata sola con un prodotto moralmente e tecnologicamente obsoleto.

1. A mio parere, la cosa più vicina al termine "gestione d'impresa" è la gestione delle risorse. Il passo successivo metterei la gestione dei documenti. Molto spesso, lo stesso concetto include l'automazione della contabilità. Per quanto riguarda la gestione dei progetti, nella stragrande maggioranza dei casi non si parla di “gestione d'impresa”, anche se possono esserci delle eccezioni.

2. Naturalmente, qualsiasi impresa deve affrontare compiti universali: è l'integrazione delle applicazioni esistenti e la creazione di un unico spazio informativo. In quasi tutti i progetti, l'obiettivo principale è fornire informazioni aggiornate al management e ai dirigenti dell'azienda, il che aumenta l'efficienza e la tempestività del processo decisionale manageriale. Ma è ovvio che non possono esserci compiti uniformi per tutte le imprese: ci saranno sempre differenze dovute alle dimensioni delle aziende, ai loro tipi e al settore.

Nelle grandi aziende, a differenza di quelle piccole e medie, la pianificazione delle risorse ei meccanismi flessibili di integrazione giocano un ruolo di primo piano. Raggiungere un unico sistema omogeneo con una tale dimensione aziendale è quasi impossibile, quindi se le applicazioni sono ben integrate e i dati sono coerenti, l'azienda può ottenere un enorme effetto economico. Vorrei anche sottolineare che per le grandi organizzazioni è molto Grande importanza ha l'automazione del flusso di lavoro.

Nelle aziende più piccole, viene in primo piano la flessibilità e la scalabilità del sistema, la sua capacità di adattarsi a un ambiente aziendale in evoluzione. Ciò è dovuto all'intensa crescita di tali società e alla mancanza di processi aziendali consolidati e "cementati". Di norma, nelle aziende di medie dimensioni cresciute da piccole imprese, il compito di migliorare l'efficienza della contabilità, che viene mantenuta in sistemi disparati e non fornisce dati aggiornati, è molto acuto.

Per quanto riguarda le specifiche del settore, a mio parere, ci sono attività tipiche per la vendita al dettaglio relative alla pianificazione dell'assortimento, alla gestione del piano di vendita, allo spazio di vendita al dettaglio e all'inventario. La soluzione di questi problemi, insieme alla gestione delle catene di approvvigionamento e dei costi su queste catene, sta diventando quasi la cosa principale. vantaggio competitivo rete di vendita al dettaglio. Per imprese manifatturiere i problemi del calcolo dei costi e della riduzione dei costi e dei tempi di inattività delle apparecchiature sono molto acuti. E per la distribuzione, ad esempio, un compito importante sarà ridurre al minimo le scorte.

3. Direi che la fase di automazione "primaria" è quasi completata. Probabilmente, puoi ancora trovare sezioni separate di imprese che non sono state toccate dalla tecnologia dell'informazione, ma ce ne sono sempre meno. I compiti di modernizzazione dei sistemi informativi esistenti vengono risolti nel solito modo: viene assegnato un circuito o l'intero sistema e si prevede di sostituirli con nuovi. Di norma, un progetto di modernizzazione differisce poco dall'introduzione di un nuovo sistema: i compiti e le fasi sono gli stessi, prima dell'inizio viene effettuato un sondaggio pre-progetto. Analizzando i processi aziendali e identificando i punti deboli e punti di forza vecchia soluzione IT, devi capire che prendere e copiare il vecchio sistema in quello nuovo sarà uno spreco di denaro.

Allo stesso tempo, non possiamo cambiare completamente la struttura delle applicazioni aziendali dell'azienda: tuttavia, tutte le fasi vengono eseguite in sequenza ei sistemi vecchi e nuovi coesistono tra loro per molti anni. In questo caso, ci sono attività di integrazione delle applicazioni che sono più efficienti da implementare utilizzando le moderne soluzioni di integrazione. Quindi, nella nostra azienda ci sono tre di queste soluzioni sviluppate a livello locale e internazionale.

4. In termini di tecnologia, le aziende russe sono diventate molto più audaci: lo vediamo nell'esempio dei nostri clienti esistenti e potenziali che decidono di implementare soluzioni IT completamente nuove e non completamente testate. Questa tendenza sta senza dubbio dando slancio all'intero mercato e promuovendo lo sviluppo della tecnologia. Ora in Russia, le tecnologie mobili e le tecnologie di controllo remoto vengono utilizzate sempre più a livello industriale; Le tecnologie Web hanno da tempo e saldamente preso il loro posto nella gestione dell'azienda. In questo senso, possiamo affermare che il mercato IT russo è abbastanza tecnologicamente avanzato e non è inferiore a quello occidentale in termini di utilizzo di strumenti progressivi.

5. No, non usiamo questi approcci.

6. Il consiglio più importante, anche se molto banale: la scelta delle tecnologie informatiche, oltre che di produzione e di mercato, è una questione strategica e dovrebbe essere decisa a livello strategico, cioè dai vertici dell'azienda. In nessun caso dovresti scegliere sistema informativo, e con esso l'intero progetto di implementazione, sulle spalle di un reparto IT.

1. Esistono pochi principi fondamentali di una corretta automazione: le informazioni vengono immesse nel sistema automatizzato una volta, la decisione viene presa sulla base dell'analisi delle informazioni solo dal sistema, il sistema deve crescere insieme alla crescita delle esigenze aziendali. Se questi principi vengono rispettati, significa che l'azienda ha risolto da sola il compito di automatizzare la gestione. Allo stesso tempo, varie cose possono essere automatizzate, dalla contabilità e gestione finanziaria alla gestione dei progetti. Dalla nostra esperienza possiamo affermare che negli ultimi anni sempre più esigenze si stanno spostando verso l'automazione delle aree di servizio (documenti, progetti, analytics).

2. Se parliamo di grandi aziende, allora qui, prima di tutto, ci sono compiti di aggregazione delle informazioni, gestione distribuita, controllo del flusso di documenti tra filiali e informazioni di base. A livello locale e per le piccole imprese, la questione chiave è l'effettiva interazione dei dipendenti, riducendo la duplicazione di dati e lavoro.

3. Naturalmente, mi piacerebbe pensare che l'infrastruttura IT delle imprese sia sviluppata, che vengano elaborati schemi per il suo sviluppo e la sua gestione e che lavori con tali società. Ma la realtà finora è che non tutti hanno nemmeno una rete locale ben organizzata, per non parlare dei sistemi informativi centralizzati. Pertanto, si può parlare di fine dell'automazione primaria principalmente solo in relazione alle grandi aziende con un management relativamente giovane. E anche qui il mercato è tutt'altro che saturo, ci sono poche soluzioni legacy e in generale è possibile effettuare una transizione relativamente indolore a nuovi sistemi se si presenta tale necessità. Negli ultimi tempi si è posta sempre più spesso la questione dell'integrazione con sistemi esistenti che risolvono problemi paralleli. Sebbene l'integrazione avvenga principalmente con il coinvolgimento degli sviluppatori di software, l'uso di gateway standard non viene quasi mai praticato.

4. È la tecnologia che determina l'ulteriore sviluppo del sistema di gestione aziendale, a causa della crescita del business. Pertanto, l'apertura della piattaforma tecnologica su cui è implementato il sistema (DBMS, piattaforma software) è molto importante. Inoltre, più grande è l'azienda, più importante è il supporto della piattaforma per i sistemi distribuiti, riducendo i costi di adattamento e sviluppo del sistema. Pertanto, la maggior parte giocatori principali sul mercato dei sistemi di gestione aziendale, implementano il proprio strumento che consentirebbe loro di creare rapidamente nuove applicazioni, risolvere nuovi problemi, astraendo da questioni relative alle sottigliezze tecniche e alle caratteristiche del sistema operativo e del DBMS.

Stiamo seguendo lo stesso percorso, offrendo IS-Builder, uno strumento per il rapido sviluppo di sistemi informativi aziendali per la gestione aziendale, in cui, in particolare, è già stato implementato il supporto per il lavoro distribuito (replica). Anche le tecnologie web sono ovviamente importanti: quando i requisiti per dati aggiornati sono elevati, le linee di comunicazione sono buone ed è richiesto il lavoro a distanza. Supportiamo client Web (alla pari con la versione desktop), ma finora non siamo sicuri della necessità di client mobili: dopotutto, non dispongono di funzionalità di interfaccia sufficienti per risolvere le classiche attività aziendali.

5. Fornire un approccio SOA è principalmente responsabilità della piattaforma, sia essa .NET, Java o altro. Questo approccio consente di ridurre il costo delle soluzioni finali applicate. In questo contesto, noi a livello di IS-Builder offriamo tale opportunità. Un'altra cosa è che, nella nostra esperienza, questo non basta; l'integrazione con le applicazioni è un'attività diversificata, dallo scambio di dati alla collaborazione di parti client di diverse applicazioni sul computer dell'utente. È in quest'ultimo caso che SOA non aiuterà, quindi è importante un approccio equilibrato a questo concetto.

6. Prima di tutto, concentrati sull'esperienza di coloro che sono coinvolti nell'implementazione di tali soluzioni e sul loro adattamento. Valuta i progetti completati, osserva la producibilità del lavoro dell'appaltatore. Quando si sceglie una tecnologia e dei prodotti, è importante non soccombere alla moda, ma valutarne le capacità (principalmente dal punto di vista del business), i limiti e la maturità (secondo me, ad esempio, la piattaforma .NET è maturata solo per versione 3.0 al punto in cui vale la pena andare oltre e navigare). È molto importante definire chiaramente gli obiettivi e l'effetto atteso dall'introduzione di un prodotto o di una tecnologia: questo è già metà del successo.

1. Esistono diversi approcci classici alla definizione di "automazione" utilizzati dalla maggior parte delle società di consulenza. Ad esempio, possiamo dire che questo è uno strumento che un manager potrebbe utilizzare nel processo di analisi delle attività finanziarie ed economiche di un'impresa e di prendere decisioni manageriali.

Non parlerei di "automazione", considerando il concetto di "gestione". Il top management ha bisogno, prima di tutto, non di "automazione" (complessa o patchwork), ma di uno strumento per influenzare efficacemente la catena del valore nel processo di esecuzione piano di produzione, nonché strumento per la formazione delle aspettative economico-finanziarie (piani). Questo strumento è necessario non per prendere decisioni manageriali in quanto tali (le decisioni possono essere prese senza automazione), ma per aumentare la velocità della loro adozione e rafforzare l'impatto di controllo. Questo è il significato del concetto di "automazione" che OXS mette nei suoi progetti.

2. Possiamo parlare a lungo dei compiti di gestione: in ogni caso ci saranno compiti sia simili che diversi. Tuttavia, in tutti i settori del mercato rimane una comunanza: i cambiamenti in atto nell'economia cambiano costantemente l'ambiente esterno delle organizzazioni. Le aziende sono costrette ad adattarsi costantemente alle regole aziendali in rapida evoluzione per mantenere la loro posizione di mercato e resistere alla crescente concorrenza. Le nuove regole aziendali includono anche il miglioramento continuo del sistema di gestione aziendale. Penso che il compito principale del sistema di gestione sia quello di adattarsi al cambiamento degli obiettivi aziendali e dei fattori ambientali.

3. L'analisi dei progetti mostra che la fase dell'automazione "primaria" sta davvero volgendo al termine. Questo periodo nell'IT può essere paragonato al periodo di accumulazione iniziale del capitale, quando sono stati acquistati vari pacchetti software per risolvere i problemi dei singoli dipartimenti. L'esperienza dei consulenti OXS dimostra che oggi la maggior parte delle aziende ha bisogno di sviluppare strategie IT che combinino obiettivi aziendali strategici, obiettivi dipartimentali e lo stato target dell'IT che garantisca il raggiungimento di questi obiettivi aziendali. Cerchiamo di trasmettere ai nostri clienti che il compito principale del momento attuale è determinare lo stato e il vettore target dello sviluppo IT in modo tale che coincida con la direzione dello sviluppo del business dell'azienda e serva a raggiungere obiettivi aziendali strategici.

4. La fornitura IT deve essere scalabile, flessibile e interconnessa, il che consentirà di modificare la strategia in caso di cambiamenti della situazione del mercato o della legislazione e della crescita dell'azienda. Ovviamente, sarà più efficiente raggiungere questo obiettivo utilizzando diversi prodotti di diversi produttori. Tuttavia, la fornitura IT deve anche supportare l'integrazione dei processi efficiente e flessibile e ridurre il costo dell'integrazione futura utilizzando tecnologie standard.

5. Certo, usiamo. Utilizziamo sviluppi all'avanguardia nei nostri progetti, ma nel caso di SOA è necessario un ragionevole compromesso. Per determinare i requisiti per il supporto IT e la validità della scelta dell'architettura, i nostri consulenti devono analizzare i processi aziendali integrati che costituiscono per l'IT una mappatura dei parametri ambientali e delle variabili del sistema di controllo. A tal fine, devono essere eseguiti i seguenti passaggi obbligatori:

• creare un modello informativo dello stato target dell'impresa basato sullo stato attuale dei processi aziendali e sull'analisi dei flussi InfoFlow, DocFlow, WorkFlow;
• ottimizzare il modello informativo secondo le esigenze aziendali;
• implementare un modello informativo ottimizzato sotto forma di un'architettura IT (in questo caso verrà risolto il problema della fattibilità e del costo dell'utilizzo della SOA per il cliente);
• valutare le opportunità di implementazione e le prospettive di sviluppo del modello informativo nell'impresa e il corrispondente insieme di servizi IT (condotta cambiamenti organizzativi e così via.)

6. L'attuale tendenza nel mercato IT è tale che quasi tutti i moderni impresa russa massimizza il ritorno finanziario dalle sue attività di produzione e dalla base di risorse esistente, "spremendo", anche dalla tecnologia dell'informazione, il massimo miglioramento della produzione e delle prestazioni finanziarie dell'impresa di cui sono capaci queste tecnologie dell'informazione.

Consiglierei di iniziare con un piano di sviluppo IT (o una strategia IT), che:

• formalizza le capacità informatiche in relazione alla tua azienda;
• indicherà le direzioni in cui l'uso dell'IT migliorerà le performance produttive e finanziarie della tua azienda.

Come ho detto, non è il fatto di “automazione” che conta, ma il risultato di business. Allo stesso tempo, è ovvio che con il giusto approccio alla pianificazione del lavoro basato sulla strategia aziendale dell'azienda, il risultato aziendale sarà un aumento della competitività dell'azienda, dell'affidabilità del suo funzionamento e dell'efficienza del sistema di gestione.

1. L'automazione della gestione aziendale è uno dei compiti chiave che la teoria e la pratica della gestione hanno cercato di risolvere durante il suo sviluppo. Prima dell'avvento dell'IT, i primi consulenti di gestione - Fayol, Emerson, Taylor, Gant - erano impegnati in questo. A quel tempo, l'automazione della gestione implicava la descrizione più accurata dei processi amministrativi, costruendo una struttura organizzativa gerarchica trasparente e una chiara descrizione delle mansioni funzionali ogni lavoratore.

Cosa significa automazione aziendale oggi? In primo luogo, è la gestione dei processi aziendali con l'ausilio di applicazioni specializzate. In secondo luogo, è la creazione di un ambiente informativo comune e di uno spazio per l'accumulo e lo scambio di conoscenze. In terzo luogo, è un'infrastruttura IT flessibile che serve processi di comunicazione gestionale anche non formalizzabili.

2. Complesso compiti manageriali, che può essere automatizzato, è in gran parte universale per organizzazioni di diverse forme di proprietà e dimensioni. Anche se, ovviamente, ovunque ha le sue specificità. Ad esempio, lo scambio di documenti e risoluzioni è l'essenza dell'attività burocratica delle organizzazioni statali; rispettivamente, gestione del flusso documentale, creazione di archivi elettronici e traduzione documenti cartacei v modulo elettronico prima di tutto, agiscono come oggetti di automazione. Per le grandi aziende del settore dei carburanti e dell'energia, che hanno una struttura geograficamente distribuita, insieme a EDMS orientati al flusso di lavoro, sono richiesti sistemi ERP pesanti, sistemi di gestione della logistica (WMS) e sistemi di gestione della produzione.

Inoltre, nell'ambito di una grande holding integrata verticalmente nelle sue singole divisioni, l'automazione di alcuni processi di gestione: è necessario un sistema CRM per una rete di distributori di benzina e per un ufficio centrale compagnia petrolifera importanti aree di automazione saranno la gestione dei documenti elettronici, la gestione dei database, la gestione del personale, ecc. Il settore finanziario ha sempre occupato una posizione speciale nel mercato: le banche utilizzano ancora software specifici, dove il posto centrale è occupato dalle ABS e dal cliente- sistema bancario. In altre parole, l'automazione gestionale è un riflesso dei processi che si svolgono nell'organizzazione: per alcuni è il lavoro con i documenti, per altri è la gestione dello sviluppo del design o il ciclo di vita di un prodotto.

3. La fase dell'automazione primaria in molte imprese sovietiche è stata completata negli anni '70 del secolo scorso, quando i programmatori in camice bianco hanno evocato nei centri di calcolo Elbrus, Eesk, Mir e altri computer che ispiravano rispetto per le loro dimensioni. All'inizio degli anni '90, con l'avvento dell'ideologia dei personal computer, la struttura informatica della maggior parte delle organizzazioni ha conosciuto una rinascita: ora non solo i programmatori professionisti, ma anche un imponente esercito di impiegati sono diventati utenti dei sistemi informativi gestionali. In Russia, queste trasformazioni tecnologiche sono state vissute in modo ancora più acuto: privatizzazione, cambiamento del profilo di molte imprese, bancarotta, creazione di nuove industrie: tutto questo insieme può essere descritto come una fase di automazione caotica in un'economia di mercato emergente.

Quindi, prima di tutto, i processi finanziari, la contabilità, ovvero quelle aree considerate critiche per il funzionamento dell'organizzazione, sono state sottoposte ad automazione. Non senza motivo, molti noti sviluppatori di software russi hanno iniziato con modeste applicazioni software per un contabile, direttore finanziario. A quel tempo, l'automazione della gestione avveniva secondo il principio "automatizziamo solo ciò di cui non possiamo fare a meno", poiché molte imprese erano in bilico sull'orlo del fallimento.

Al momento, la situazione è fondamentalmente diversa: avendo guadagnato con la crescita economica, molte aziende si sono prese cura della propria infrastruttura IT. Ora si può osservare un approccio ponderato all'automazione dei sistemi di controllo: in primo luogo, i principali sviluppatori mondiali di software aziendale sono rappresentati sul mercato e, in secondo luogo, gli stessi reparti IT dispongono di risorse intellettuali sufficienti per effettuare una scelta informata delle applicazioni aziendali. Cosa verrà aggiornato? Probabilmente molti saranno impegnati e sono già impegnati nell'implementazione dell'EDMS; anche le organizzazioni in via di sviluppo possono trarre vantaggio dalle soluzioni BPM e dai sistemi di supporto ai progetti. Si è scoperto che gli analoghi dei sistemi CRM sono abbastanza adatti non solo per le imprese, ma anche per i servizi statali e municipali che forniscono servizi alla popolazione. Pertanto, mentre il mercato IT per l'automazione della sfera gestionale si sente abbastanza bene, si sta attivamente sviluppando e si può presumere che questo processo continuerà almeno fino alla fine del 2008.

4. Apparentemente, il problema principale dell'automazione della gestione aziendale rimane il rimanente "patchwork" e la necessità di "cucire" sistemi con funzionalità diverse. Idealmente, le aziende vorrebbero avere uno o due sistemi incentrati sulla risoluzione della maggior parte dei problemi di gestione di un'organizzazione. Tuttavia, è improbabile che ciò accada nel prossimo futuro. Pertanto, dal punto di vista tecnologico, le organizzazioni creano il nucleo della struttura IT, costituito da una piattaforma basata su CIS, EDMS o un portale aziendale. Attorno al nucleo si forma una periferia ramificata, costituita da un'intera famiglia di applicazioni aziendali progettate per risolvere i propri problemi. compiti specifici. Le tecnologie mobili sono state ampiamente utilizzate nel commercio e nella logistica da molto tempo: ad esempio, i PDA con applicazioni CRM installate. Per quanto riguarda la "mobilitazione" di dirigenti e impiegati, in realtà le aziende russe non sono ancora pronte a trasformare i propri dipendenti in soldati aziendali dotati di informazioni.

5. In linea di principio, l'intera struttura IT di un'azienda dovrebbe essere orientata ai servizi. Stiamo parlando non solo di sistemi CRM, ERP, EAM, ma anche di altri mezzi utilizzati dall'azienda. In altre parole, l'architettura orientata ai servizi è veramente seria e per molto tempo.

6. Quando si scelgono prodotti, tecnologie e implementatori di progetti IT, è importante considerare diversi fattori interni ed esterni. I fattori dell'ambiente interno includono le dinamiche sviluppo organizzativo(rispettivamente, il requisito per la scalabilità del sistema); la dimensione dell'organizzazione, le qualifiche degli utenti del sistema, l'attuale struttura IT e molti altri. Tra i fattori dell'ambiente esterno e i criteri per la scelta di un cliente, si può nominare la popolarità della società di sviluppo, l'esperienza di implementazione nel settore in cui opera l'organizzazione del cliente, la disponibilità di servizi avanzati di supporto e rete di affiliazione. Naturalmente, la raccomandazione è sempre quella di "scegliere la migliore soluzione della classe", ma a volte un sistema poco conosciuto ha la funzionalità che meglio si adatta alle esigenze individuali di una particolare organizzazione. La cosa principale è rispondere da soli alla domanda "Perché acquistiamo software?". L'automazione non dovrebbe essere fatta per amore dell'automazione.

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MINISTERO DELL'ISTRUZIONE E DELLA SCIENZA DELLA RUSSIA

Istituto di istruzione di bilancio dello Stato federale

istruzione professionale superiore

"Università pedagogica statale di Nizhny Novgorod. Cosma

Dipartimento di istruzione professionale secondaria

DITHET

Ditecnologicopratica

Completato dallo studente: Tokmina M.A. Gruppo: PKS - 11

Base di pratica: emporio Kantaurovskoye, negozio n. 43

Leader dell'organizzazione: Tolchkova Yu.M.

Capo di NGPU: Balunova S.A.

Nižnij Novgorod 2013

introduzione

1. Descrizione dell'impresa

2. . Incarichi di pratica dall'impresa

3. Compito individuale

3.1 Dichiarazione del problema

3.2 Algoritmo per la risoluzione del problema

Conclusione

Fonti informative

Appendice n. 1. Elenco dei file sul CD, codice a barre, etichetta

introduzione

La pratica tecnologica si è svolta sulla base dell'emporio Kantaurovsky, nel negozio n. Il capo dello studio dell'istituto era Yulia Mikhailovna Tolchkova, un'operatore di personal computer.

Posizione del negozio n. 43: 606473 regione di Nizhny Novgorod, distretto di Borsky, villaggio di Kalikino, st. Oktyabrskaya, 18 anni.

Lo sviluppo delle relazioni economiche e sociali, l'espansione della rete e delle imprese e l'aumento delle loro dimensioni, l'emergere di nuovi legami tra imprese e industrie, l'aumento del flusso e del volume delle informazioni: tutto ciò ha portato a una forte complicazione dei compiti manageriali.

La complicazione dei compiti risolti nel campo della gestione, a sua volta, ha portato a un cambiamento nella natura dei processi di gestione.

L'uso dei computer aumenta notevolmente l'efficienza della gestione, ma presuppone la partecipazione attiva di una persona al processo di gestione. È lui che prende la decisione finale sulla base di una valutazione di varie opzioni di calcolo, tenendo conto dei dati aggiuntivi a sua disposizione.

La pratica tecnologica è una parte organica del processo educativo e mira a consolidare e approfondire le conoscenze acquisite nel processo attività teorica, per introdurre lo studente al lavoro socialmente utile e per collegare le conoscenze teoriche acquisite con le reali condizioni di produzione.

La pratica tecnologica dovrebbe essere svolta presso le imprese (organizzazioni) di base sotto la guida di specialisti esperti.

Durante il passaggio della pratica tecnologica, gli studenti tirocinanti lavorano secondo il regime stabilito per questa impresa e obbediscono ai regolamenti interni di questa organizzazione.

Lo scopo della pratica tecnologica è studiare da parte degli studenti un'impresa reale e le condizioni di lavoro su di essa, acquisire competenze applicate nello sviluppo e manutenzione di programmi, studiare flussi di informazioni e flussi di lavoro, modalità di archiviazione ed elaborazione delle informazioni, raccolta di materiali per un rapporto e preliminare selezione di un probabile argomento per un progetto di laurea.

Inoltre, durante il loro tirocinio, anche gli studenti stagisti dovrebbero prendere parte attiva vita pubblica imprese.

1. Descrizione dell'impresa

1.1 informazioni generali sull'impresa

La società è stata registrata il 6 febbraio 1995 dall'Ispettorato del registro del Ministero delle imposte della Russia per il distretto di Bor Regione di Nižnij Novgorod. Presidente del consiglio di amministrazione dell'organizzazione - Poletaeva Galina Valerievna. L'azienda KANTAUROVSKOE SELPO si trova a 606472, NIZHGOROD REGION, BORSKY DISTRICT, S KANTAUROVO, STREET KOPERATIVNAYA D 2, l'attività principale è "Commercio al dettaglio in negozi non specializzati di prodotti non surgelati, comprese bevande e prodotti del tabacco". L'organizzazione opera anche nelle seguenti aree non core: “Commercio al dettaglio principalmente in esercizi non specializzati prodotti alimentari, comprese bevande, e tabacchi”, “Affitto di altri macchinari e attrezzature non compresi in altri gruppi”, “Affitto di beni immobili di proprietà”. Il ramo principale dell'azienda è "Commercio al dettaglio di cooperazione con i consumatori".

L'impresa dispone di 20 negozi di proprietà di un edificio non residenziale separato, di cui 2 destinati alla vendita di beni industriali, 2 negozi sono dotati di software, il resto dei negozi funziona con registratori di cassa, un magazzino è assegnato a l'impresa.

L'intero personale dell'impresa ha un'istruzione professionale superiore o secondaria nella loro specialità.

L'azienda organizza anche corsi di aggiornamento.

L'attività principale del negozio n. 43 - vedere al dettaglio nei negozi non specializzati principalmente con prodotti alimentari, comprese le bevande, e tabacchi. Il negozio dispone di un sistema di contabilità dati automatizzato. Questo negozio appartiene al gruppo di self-service.

Il negozio n. 43 ha 4 commessi, un operatore di PC e un addetto alle pulizie.

Il 19 luglio 2011, KANTAUROVSKOE SELPO ha stipulato un accordo con 1C-Rarus NN, dove ha acquistato i prodotti software 1C-Rarus: Trade Complex. Prodotti alimentari, edizione 8", "1C: Contabilità 8", nonché il necessario attrezzature per negozi al dettaglio. A questo proposito, è stato introdotto il personale dell'impresa nuova posizione Operatore informatico.

La persona in questa posizione è responsabile di:

Controllo sull'installazione, il funzionamento e la manutenzione degli impianti

· impianti di sicurezza e antincendio e videosorveglianza del punto vendita n. 43.

amministrazione della rete locale dell'ente;

Implementazione, configurazione del software applicativo;

garantire la sicurezza informatica del sistema informativo;

A uno studente in fase di pratica tecnologica come programmatore sono stati affidati i seguenti compiti:

Mantenere le apparecchiature informatiche in condizioni di lavoro;

installazione, configurazione e manutenzione di sistemi operativi;

1.2 Tipi di software per sistemi aziendali automatizzati

Tutte le informazioni sono in formato numerico o di testo. Vari ordini, dichiarazioni, richieste di merci sono un esempio di informazioni testuali di input. Il sistema informativo “1C-Rarus: Complesso commerciale. Prodotti alimentari, edizione 8.

Il software consente non solo di registrare tutte le transazioni commerciali nei negozi, di scambiare i dati necessari, ma anche di controllare i processi di acquisto di beni, accordi reciproci con i fornitori, registrazione di merci in magazzino, accordi reciproci con acquirenti e fornitori.

Tutto il flusso di documenti tra l'ufficio e il negozio avviene tramite Internet.

Tutte le attrezzature dell'azienda sono costantemente aggiornate, questi compiti sono assegnati alla società "1C Rarus - NN". Ora l'intera azienda dispone di moderni computer ad alte prestazioni basati sul processore Intel Core - i3 2630 QM. RAM - 4 GB, capacità del disco rigido - 180 GB.

"Stella": una topologia con un centro chiaramente definito sotto forma di un hub (switch) a cui sono collegati i computer di lavoro e un server. Il server controlla l'intera rete, registra gli utenti, imposta varie restrizioni, monitora ogni fase degli utenti. Il server è il "re e dio" dell'intera rete. Ma può funzionare anche senza un server connesso da un solo switch. In questo caso, le impostazioni vengono effettuate singolarmente su ogni computer. Questa è la rete più affidabile esistente. Se per qualche motivo uno dei computer non viene rimosso, ciò non influirà in alcun modo sulle prestazioni dell'intera rete. C'è anche un piccolo svantaggio di una tale rete, a mio avviso, non abbastanza significativo. Dopo il dispiegamento dell'intera rete, non sarà facile dotarla di nuovi posti di lavoro.

2. Incarichi pratici dall'impresa

2.1 Analisi dell'implementazione dell'attività pratica da parte dell'impresa

Dato esercizio era :

1. v formazione elenco in arrivo merce da fornitori

2. rendersi conto cancellazione della merce

3. Invia richieste di merci al server

4. Stampa un codice a barre sul prodotto

5. Annotare il codice chiave per il registratore di cassa

È necessario creare un semplice sistema di contabilità di magazzino per diversi magazzini, che consentirà di ricevere e rilasciare prodotti, nonché di generare un report sul saldo dei prodotti.

Oggetti di configurazione:

1. Libri di riferimento

Prodotti (numero di livelli: 1)

Magazzini

2. Documenti

Arrivo (dettagli intestazione: Magazzino)

Consumi (dettagli testata: Magazzino)

dettagli della parte tabellare: (Materiale, Quantità)

3. Registro documenti

· Magazzino

4. Rapporto

Prodotti rimanenti

5. Documento

entrata, spesa

Forma automaticamente la maschera del documento Arrivo.

Per questo compito avevo bisogno di quelli registrati durante la lezione. Nella prima fase, conosciamo l'intero database di questo negozio n. 43 (Fig. 1)

(Fig. 1)

La seconda fase è la formazione di una fattura per il ricevimento della merce. Per fare ciò, ho utilizzato le speciali funzionalità del programma, che mi consentono di inserire in modo rapido e preciso il prodotto tramite il suo codice a barre nel database (Fig. 2)

(figura 2)

programma automatizzato di gestione dei documenti informativi

La terza fase consiste nel compilare un codice a barre per il registratore di cassa (Fig. 3)

(figura 3)

Il completamento di questa attività ha richiesto circa 20-30 minuti per fornitore. Il compito è molto interessante, ci sono alcune difficoltà nel trovare il prodotto nel database principale. Elencando le operazioni del processo tecnologico, vorrei spendere qualche parola sull'operazione di memorizzazione delle informazioni. Più recentemente, le informazioni sono state memorizzate su supporti macchina come schede perforate, nastri perforati, nastri magnetici e dischi magnetici. Con lo sviluppo di BT, anche i vettori di informazioni sono cambiati. Già un floppy disk (floppy magnetic disk), in continua evoluzione sia esternamente che nella quantità di informazioni registrate, oggi non può più soddisfare le esigenze degli utenti. Ciò vale non solo per l'affidabilità tecnica dei supporti di memorizzazione, ma anche per la quantità di informazioni memorizzate. I moderni sistemi di informazione economica con potenti processori dotati di dischi rigidi rimovibili, CDROM con dischi laser forniscono di più ad alta velocità elaborazione delle informazioni e consentono all'utente di lavorare con grandi quantità di dati, fornendo facilità d'uso e affidabilità nella sicurezza delle informazioni.

La tecnologia per progettare l'elaborazione automatizzata delle informazioni economiche per risolvere qualsiasi problema economico è suddivisa in 4 fasi:

iniziale;

preparatorio;

· di base;

finale.

La composizione e la struttura delle operazioni di ciascuna delle fasi del processo tecnologico possono essere diverse a seconda dei mezzi di CT utilizzati, dei mezzi di organizzazione delle comunicazioni e dei requisiti per la tecnologia di conversione delle informazioni. Secondo il suo scopo operazioni tecnologiche sono ausiliari, principali e di controllo. Questi ultimi costituiscono la base e si riferiscono alle operazioni all'interno della tecnologia di elaborazione dati della macchina. Si tratta di operazioni di ordinazione, rettifica, accumulo ed elaborazione vera e propria.

Ordinamento: i dati disposti in modo casuale vengono inseriti in una sequenza specifica di valori di parole chiave.

Correzione: il processo di apportare modifiche ai file di dati già generati, consentendo loro di essere aggiornati per l'elaborazione.

Accumulazione: il processo di aggiunta periodica di dati a file esistenti per formare i dati iniziali per un certo periodo di tempo.

Elaborazione: esecuzione di tutte le operazioni aritmetiche e logiche per convertire le informazioni di origine nel risultato.

Esistono varie forme all'interno della tecnologia di elaborazione delle informazioni della macchina. Le forme più comuni sono l'elaborazione dei dati in modalità batch e di dialogo.

A volte la soluzione automatizzata dei problemi deve essere coordinata nel tempo con il corso dei processi controllati. Di conseguenza, l'organizzazione dell'elaborazione delle informazioni per queste esigenze è chiamata tecnologia di elaborazione dei dati in tempo reale.

Una caratteristica importante che determina l'ambito della modalità in tempo reale è la velocità di risposta del sistema di controllo ai cambiamenti negli stati dell'oggetto di controllo.

Attualmente, c'è una tendenza verso la massima approssimazione delle informazioni e delle risorse software all'utente. I PC che operano in rete hanno un vantaggio significativo rispetto alle workstation che operano in modalità time sharing. E, soprattutto, strumenti di interfaccia intelligenti forniscono all'utente modi semplici e affidabili per risolvere i propri problemi professionali. Il risultato principale è un cambiamento nell'interfaccia dell'utente finale con il terminale.

Dal metodo "ricorda (lo stato delle tue risorse) quanto segue:

design (sequenza necessaria di azioni in termini di comandi)

tipo (testo di controllo)" c'è una transizione al metodo "guarda (al modello grafico dello stato delle risorse)

selezionare (azione richiesta dal menu gerarchico)".

Tale interfaccia è supportata da tutti i mezzi della tecnologia dell'informazione - componenti della base di conoscenza, incluso un database, software applicativo e tecnologia di supporto basata su hardware, software di sistema e strumento.

Tornando alla questione delle fasi di sviluppo dei processi tecnologici, va detto che nella fase finale viene effettuato il controllo e il rilascio dei documenti di esito.

Tutte le fasi dello sviluppo dei processi tecnologici (fase preliminare al progetto, progettazione tecnica, fase di progettazione dettagliata, messa in servizio) sono documentate.

Documentazione: registrazione della descrizione delle opzioni selezionate per la tecnologia dell'informazione degli edifici con commenti che ne garantiscono l'utilizzo durante il funzionamento del sistema.

La presenza di giustificazione documentale consente di verificare la correttezza dell'opzione.

La fase di progettazione del programma influenza lo stile di programmazione, l'affidabilità, l'efficienza, il debug, i test e le prestazioni del programma. Pertanto, è una parte essenziale di qualsiasi sviluppo software.

I piccoli programmi non causano difficoltà come quelli grandi, poiché una persona può gestire facilmente la loro compilazione. Ma è impossibile organizzare la progettazione di programmi di volume così significativo che una persona non possa riuscire a svilupparli.

3. Compito individuale

3.1 Dichiarazione del problema

Il programma di pratica nel profilo della specialità prevede la necessità per lo studente di completare un compito individuale proposto dal capo della pratica. Il compito può essere:

sviluppo del programma;

creazione di modelli (disegni, disegni, diagrammi) utilizzando software specializzati;

creazione di siti Internet;

preparazione delle istruzioni per l'uso prodotto software;

sviluppo o modifica di database.

Un compito individuale contribuisce a uno studio approfondito di alcune questioni relative allo sviluppo e al funzionamento dei sistemi informativi automatizzati, allo studio di sezioni teoriche di discipline speciali, allo sviluppo attività cognitiva studente e capacità di lavoro indipendente. Un compito individuale può contenere elementi di ricerca scientifica, che sono determinati dal capo della pratica dell'università.

Le reali situazioni problematiche di produzione possono servire come materiale per compiti individuali. È consigliabile che il tema di un singolo edificio sia rilevante e abbia un significato pratico per un'impresa, un'università.

Studiando argomento argomenti dell'incarico per la pratica: lo studio della documentazione normativa per la tecnologia informatica esistente. Elaborazione del flusso di lavoro dell'attività, regole per la compilazione (compilazione) di documenti primari. Determinazione delle unità coinvolte nel trattamento delle informazioni su questo compito, loro funzioni, poteri, delimitazione delle responsabilità.

Studio dell'enunciato del problema. Determinazione della configurazione hardware e software delle apparecchiature informatiche nell'azienda. Struttura rete locale imprese. Elaborazione della composizione e delle strutture dei database in cui vengono inserite le informazioni operative. Elaborazione della composizione e delle strutture dei database che conservano le informazioni normative e di riferimento. Lo studio dei principali algoritmi per l'elaborazione delle informazioni in questo problema. Affinamento delle strutture di database esistenti, sviluppo di nuove strutture di database (se necessario) e sviluppo di algoritmi di elaborazione delle informazioni per la sezione dei compiti proposta per lo sviluppo indipendente. Sviluppare un test case per questa sezione del problema.

Un compito individuale è studiare il pacchetto Illustrator e creare un opuscolo sulla base pratica:

1. Termini di riferimento: studiare il pacchetto Illustrator, applicarlo alla pratica, creare un biglietto da visita, applicare le conoscenze in Word per creare un opuscolo.

2. Descrizione del lavoro: descrizione della struttura, descrizione dei font supportati, elenco dei font utilizzati e altre caratteristiche tecniche.

3.2 Algoritmo per la risoluzione del problema

Algoritmo di sviluppo del libretto.

Attualmente, ci sono molti programmi che rappresentano editor di testo. Il pacchetto Microsoft Office è destinato alla creazione di documenti e allo sviluppo del design generale ed è focalizzato sull'output di documenti finiti ad alta risoluzione. Il pacchetto consente di creare presentazioni e altri file forma libera, quindi ridimensionali, ruotali e deformali. Inoltre, Word contiene un'ampia gamma di strumenti per lavorare con documenti di testo e multipagina. Algoritmo per la creazione di un opuscolo:

Formazione dei requisiti;

Implementazione di idee e correzione di difetti minori;

Stampa di opuscoli.

Formazione dei requisiti

L'opuscolo dovrebbe essere attraente, non avere informazioni inutili, dovrebbero essere indicati il ​​\u200b\u200btitolo, lo slogan dell'azienda, i dettagli di contatto.

Implementazione di idee e correzione di difetti minori

Secondo l'algoritmo di creazione del libretto, il passo successivo è l'implementazione pratica delle idee sviluppate. Questo può essere fatto non solo con il testo, ma anche con mezzi grafici. Tuttavia, non bisogna dimenticare la comodità di utilizzare il libretto, quindi è necessario riflettere non solo sul design esterno, ma anche sulla struttura. È possibile che durante il processo di creazione vengano rilevati errori minori. Pertanto, prima del lancio definitivo degli opuscoli per la stampa, è necessario verificare che siano state eliminate le carenze che possono causare una reazione negativa da parte dell'utente.

Conclusione

Durante il periodo di pratica tecnologica, la studentessa tirocinante teneva un diario in cui annotava quotidianamente il lavoro svolto, un piano di lavoro del capo dello studio.

La tirocinante ha inoltre consolidato le competenze teoriche acquisite durante gli studi con quelle pratiche. Ho conosciuto l'organizzazione, la struttura ei principi del funzionamento dell'impresa. Abilità comunicative sviluppate. Maturata esperienza di lavoro in team.

Durante il tirocinio si è dimostrata una dipendente capace e responsabile. Ha completato i compiti assegnati in modo tempestivo. L'attività individuale ricevuta presso l'impresa è stata completata per intero e in tempo.

Fonti informative

Letteratura principale

1. Golitsyna O.A., Popov I.I. Fondamenti di algoritmizzazione e programmazione: Esercitazione. M.: FORUM: INFRA-M, 2002. 432 p.

2. Duvanov A.A. Costruzione del web. HTML. San Pietroburgo: BHV-Pietroburgo, 2003.

3. Istruzioni dell'impresa in materia di sicurezza e sicurezza antincendio.

4. Manuale dell'utente per il prodotto software 1C Rarus: Centro commerciale (prodotti alimentari). Mosca, 2007.

Ulteriori fonti di informazione

5. Manuali e manuali su sistemi di programmazione, lavoro d'ufficio, contabilità, metodologie di modellazione.

6. Shaposhnikov I.V. Esercitazione sull'HTML. San Pietroburgo: BHV-Peterburg, 2003. 288 p.

Fonti elettroniche di informazione

7. http://www.nlr.ru/ - Biblioteca nazionale russa (RNL).

8. http://www.rsl.ru/ - Russo biblioteca di stato(RGB).

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• Contenuto
• introduzione
• Analisi del problema (parte principale)
• Modi per migliorare (razionalizzare o sviluppare) il problema in esame
• Bibliografia

introduzione

Recentemente, sempre più imprese si trovano ad affrontare il problema di migliorare la gestibilità dell'azienda: migliorare il controllo e velocizzare i processi aziendali, migliorare la capacità di tracciarli e la possibilità di ottenere metriche che caratterizzano la qualità dei processi aziendali. L'unico modo per implementare tali compiti è introdurre un sistema automatizzato che svolga le funzioni di cui sopra. Tuttavia, allo stato attuale, il tentativo di risolvere il problema dell'introduzione di un tale sistema incontra notevoli difficoltà legate alla mancanza di un'offerta adeguata sul mercato.

IN organizzazione moderna il manager si trova di fronte alla necessità di risolvere molti problemi a fronte di una carenza di orario di lavoro. Tra le principali fonti di problemi nel lavoro di un manager moderno ci sono le seguenti:

• Un gran numero di processi in cui il gestore è coinvolto, pur svolgendo ruoli diversi: iniziatore, esecutore responsabile, controllore.
• Un numero enorme di documenti che richiedono approvazione, chiarimento, reazione, monitoraggio, esecuzione.
• La necessità di controllare la tempestiva esecuzione degli incarichi e il tracciamento degli obblighi assunti.
• Volumi in costante crescita di informazioni aggiuntive necessarie per prendere decisioni manageriali.

Ogni giorno, l'efficienza nel processo decisionale, il controllo sull'esecuzione delle decisioni, l'uso razionale delle informazioni accumulate e l'esperienza precedente stanno diventando sempre più importanti.

Molte applicazioni in un posto di lavoro

Nelle applicazioni convenzionali (software di contabilità, sistemi di contabilità di magazzino, ecc.), l'utente lavora con le informazioni all'interno di una postazione di lavoro e raramente va oltre. Le applicazioni del flusso di lavoro automatizzano i processi di gestione di base in un'organizzazione che copre la maggior parte dei dipendenti. A questo proposito, ogni dipendente è costretto a utilizzare l'intera gamma di applicazioni sul posto di lavoro e, di conseguenza, a padroneggiare l'interfaccia di ciascuna applicazione.

Uso poco frequente delle app

L'utente interagisce con le funzioni dell'applicazione in modo aperiodico secondo necessità per eseguire una funzione specifica in un processo aziendale. Può svolgere una determinata funzione estremamente raramente, ad esempio, partecipare al coordinamento del testo relazione annuale. Tutto ciò richiede, in primo luogo, una certa attività dell'applicazione nei confronti dell'utente, l'applicazione deve dirgli cosa e quando dovrebbe fare; in secondo luogo, per fornire un'interfaccia unificata per varie funzioni in diversi.

La necessità di organizzare uno spazio informativo comune

Le disposizioni di questa classe accumulano informazioni sugli aspetti principali delle attività dei dipendenti dell'organizzazione. A questo proposito, è necessario prestare particolare attenzione alla generalità dei meccanismi di ricerca, estrazione di conoscenza, accumulazione di informazioni statistiche e processi di analisi. Allo stesso tempo, è importante avere accesso alle informazioni sull'occupazione dei dipendenti in vari processi aziendali. La presenza di tali meccanismi integrati fornirà informazioni qualitativamente nuove sul lavoro dell'organizzazione.

La necessità di strumenti di modifica delle applicazioni flessibili

Complessità della gestione complessa dell'applicazione

Con la successiva implementazione di un gran numero di applicazioni che automatizzano le singole attività di elaborazione dei documenti che non sono integrate in unico sistema, complica notevolmente e aumenta il costo della loro manutenzione. Ciò può in definitiva annullare l'effetto dell'automazione e richiede l'implementazione di applicazioni all'interno di un unico sistema di amministrazione e manutenzione.

Tutto ciò rende impossibile implementare efficacemente un insieme di applicazioni di automazione del flusso di lavoro in assenza della loro stretta integrazione e della creazione di un'infrastruttura unificata per l'implementazione di queste attività.

Pertanto, comprendiamo che l'introduzione dell'infrastruttura per l'automazione integrata dei processi del flusso di lavoro è una condizione necessaria per il successo dell'implementazione del sistema.

Con questo approccio, l'attività viene sviluppata in due fasi, vale a dire l'introduzione di un'infrastruttura per l'automazione di attività di questa classe e l'implementazione di un complesso di applicazioni integrate sulla base.

Tuttavia, l'implementazione di una tale piattaforma non è sempre appropriata. Il grafico illustra la fattibilità dell'implementazione di una piattaforma di automazione del flusso di lavoro. Quando si implementa un insieme di applicazioni non integrate, le prime implementazioni sono relativamente poco costose, ma quando si implementa un gran numero di applicazioni, da un lato, il costo della loro manutenzione e formazione del personale diventa significativamente più costoso, dall'altro, il necessità di integrarli (ad esempio, la necessità di creare report che includano informazioni provenienti da più fonti), il che comporta costi aggiuntivi. Inoltre, man mano che il sistema si sviluppa, gli utenti sono costretti a utilizzare molte applicazioni con un'interfaccia eterogenea, il che ne riduce anche l'efficienza.

Riso. 1 Dipendenza dei costi totali di implementazione e del numero di applicazioni implementate quando si utilizzano strategie diverse.

Tutti hanno sia i loro pro che i loro contro. Soffermiamoci sul sistema DocsVision. Include sia una piattaforma di sviluppo delle applicazioni che strumenti di automazione dei processi aziendali.

• Supporto all'approccio per processi nell'organizzazione del management;
• Automazione dei processi di coordinamento e approvazione dei documenti;
• Instradamento e consegna dei documenti alle postazioni degli utenti;
• Organizzazione dell'interazione con appaltatori e clienti;

La piattaforma DocsVision 3.0 ti consente di implementare un'ampia varietà di applicazioni nella tua organizzazione, come ad esempio:

• Creazione di archivi elettronici di documenti ad accesso distribuito
• Sistema di gestione della documentazione di progettazione e progetto
• Creazione di basi di conoscenza su prodotti, processi (repository aziendale di normative e procedure)

La workstation client universale dovrebbe fornire la navigazione attraverso l'albero delle cartelle dell'applicazione, gli strumenti di ricerca per gli oggetti di sistema, l'inizializzazione dell'elaborazione degli oggetti e la gestione dinamica dei dati tabulari e dei report.

Mantenere una struttura di directory comune.

Oggi esistono due approcci alternativi per automatizzare le attività di gestione in un'organizzazione. Il primo è l'implementazione sequenziale singole applicazioni, automatizzando i processi di gestione separata . Il secondo - nell'implementazione di una piattaforma per l'implementazione di un sistema integrato per l'automazione della gestione dei processi e la creazione di applicazioni basate su di esso, integrate in un unico complesso.

Implementazione di applicazioni complesse che implementano funzionalità "fisse".

Esempi di tali applicazioni sono i sistemi di automazione dell'ufficio, gli strumenti di automazione del controllo dell'esecuzione e i sistemi di gestione della documentazione di progetto. Il vantaggio principale di questo approccio è il costo relativamente basso e l'effetto abbastanza rapido dell'implementazione delle applicazioni. Le applicazioni di questo gruppo sono ideali per automatizzare workstation specializzate focalizzate sull'esecuzione di operazioni di routine isolate da altre aree dell'automazione aziendale, ad esempio, come il posto di lavoro di un impiegato in una grande organizzazione o un sistema di archiviazione archivistica.

Tuttavia, in un'organizzazione moderna, vi è una crescente necessità di un'automazione di gestione complessa. Per far fronte a questa sfida, le applicazioni devono coprire più lavori. Inoltre, un utente può partecipare a diversi processi di elaborazione dei documenti in ruoli diversi. Ad esempio, un utente può agire come persona approvante nel sistema di approvazione dei documenti amministrativi, essere responsabile della formazione della documentazione di progetto nel sistema di gestione del progetto, controllare l'esecuzione delle attività nel sistema di controllo dell'esecuzione.

Risolvendo con successo compiti isolati, le applicazioni finali non consentono di combinare tutte le funzioni in un unico sistema di gestione dei documenti e dei processi in un'azienda, il che limita in modo significativo l'efficacia dell'implementazione di tali applicazioni e limita il potenziale per il suo utilizzo in futuro. Un'alternativa a questo approccio è l'implementazione di un sistema di automazione gestionale integrato basato su un'unica piattaforma software.

Per questo motivo, il costo dell'implementazione del sistema e dell'utilizzo delle applicazioni aumenta in modo significativo. Inoltre, per organizzare l'interazione ottimale delle applicazioni, la scalabilità del sistema, la capacità di integrarsi nell'infrastruttura del sistema informativo dell'organizzazione, la massima flessibilità ed estensibilità del sistema e la capacità di creare soluzioni distribuite

Ogni documento può essere associato a un insieme di attività per la sua esecuzione.

• La struttura del lavoro associato al documento. Il sistema supporta cinque metodi di instradamento dei lavori:
  • attività offline DocsVision
  • attività comune in Microsoft Outlook
  • normale messaggio di posta elettronica
  • messaggio di posta elettronica con collegamento URL alla scheda attività di DocsVision
  • inserendo un collegamento sulla scheda attività DocsVision nella cartella personale dell'utente DocsVision .
• Strutture invio automatico e la raccolta di informazioni sulle prestazioni. Nel caso in cui l'attività abbia più esecutori, il sistema determina il metodo di instradamento:
  • Il metodo di instradamento parallelo implica la distribuzione simultanea del compito a tutti gli esecutori,
  • Seriale - seriale,
  • Alternativa - invio a tutti gli esecutori con ritiro automatico dell'incarico quando viene accettato dal primo esecutore.

• Gestione del tempo dell'utente.
• Consolidato controllo della disciplina delle prestazioni. Il controllo consolidato della disciplina delle prestazioni si riduce alla formazione di rapporti sullo stato delle attività. Esempi di report possono essere i seguenti:
  • Tutti i documenti scaduti fino ad oggi
  • Tutti i documenti non completati in tempo da un dipendente specifico per un determinato periodo
  • Attività in uno stato incompleto sotto il controllo di un utente specifico

8. Organizzazione delle procedure per il trattamento periodico degli atti e la diffusione degli atti.

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La creazione di un sistema di gestione produttivamente funzionante di un'entità economica comporta le seguenti attività:

Identificare i fattori che influenzano in modo significativo le attività dell'unità e assegnargli la priorità;

1. Determinare la direzione dei processi verticali dovuti alla raccolta e fornitura di informazioni;

2. Selezionare o progettare un organigramma tipo per ciascuna unità strutturale secondo il principio di ruolo (informazioni sul personale, dati di prodotto, dati di flusso finanziario, ecc.);

3. Determinare il focus dei processi orizzontali (HP) che integrano il focus prioritario dei processi verticali;

4. Progettare processi orizzontali tenendo conto dell'approccio di ruolo;

5. Per i dipendenti che affrontano con successo le funzioni assegnate per l'attuazione del GP, fornire modalità formali e informali per migliorare le loro attività.

Considera in dettaglio modi formali che assicurano il mantenimento del funzionamento produttivo di un'entità economica.

* Documentazione procedure e processi aziendali. L'obiettivo principale è aumentare l'efficienza del lavoro dei dipendenti regolando le loro responsabilità di ruolo e decentralizzando il processo decisionale. Questo approccio consente di sviluppare standard "interni" per ciascun dipendente e legittimare la procedura di interazione tra divisioni strutturali, fissandola con i documenti normativi pertinenti.

* Ottimizzazione processi aziendali e procedure decisionali chiave al fine di aumentare la "controllabilità" di tutti i collegamenti nella struttura organizzativa gerarchica, dal singolo esecutore all'entità economica nel suo complesso. Ciò si ottiene bilanciando la chiave Business aziendale processi e aumentare la stabilità del loro funzionamento.

* Creazione gruppi intellettuali nell'ambito della definizione delle attività al fine di generare proposte per le loro aree promettenti.

* Organizzazione un team di dipendenti per realizzare un progetto specifico all'interno di una particolare area di attività del soggetto. Questa attività è la più responsabile, poiché il team è obbligato a monitorare rigorosamente la spesa risorse finanziarie e rispettare le scadenze, realizzando i compiti prefissati. Inoltre, le attività del team stesso nell'attuazione del progetto devono essere svolte secondo le fasi pianificate.

Considera il massimo fasi caratteristiche dell'attuazione del progetto. Tali fasi possono essere le seguenti: determinazione dei parametri principali, pianificazione del lavoro, formazione di un team di sviluppo, organizzazione del lavoro sull'attuazione del progetto, controllo dello stato di avanzamento dell'attuazione, completamento.

La fase di “determinazione dei parametri principali” prevede: fissare un obiettivo; allocazione delle risorse umane, finanziarie e materiali; termini di attuazione; possibili rischi. Nella fase di "pianificazione del lavoro", viene determinata la sequenza del lavoro da eseguire, la loro interazione, i risultati di ciascuno dei lavori, viene redatto un programma per la loro attuazione, eventuali scostamenti dalle scadenze e misure per eliminarli, viene specificata la disponibilità delle risorse di ogni opera. La fase "formazione di un gruppo di sviluppatori" prevede la selezione di specialisti in ciascuna area prevista dal progetto, la distribuzione delle responsabilità tra di loro. Nella fase di "organizzazione del lavoro per l'attuazione del progetto" vengono elaborate misure organizzative per l'effettiva attuazione di ciascun lavoro e per la creazione del progetto nel suo insieme. La fase di “controllo avanzamento attuazione” prevede il costante monitoraggio, registrazione e tracciatura di tutte le tipologie di lavoro e fasi; identificazione di "colli di bottiglia" nell'attuazione e loro eliminazione. La fase di "rifinitura" prevede la sintesi dei risultati del progetto; sviluppo di misure per garantire l'eliminazione degli errori di calcolo registrati nel primo ciclo del progetto.

Controllo dell'automazione

Quando in un'organizzazione viene posta una domanda e si decide di automatizzare la gestione, sorgono molte domande. Elenchiamo i più significativi di loro. Cosa motiva questa decisione? Cosa significa "controllo automatico"? Da dove cominciare? Quali sono le principali fasi di sviluppo? Come affrontare il problema della scelta? Quali dovrebbero essere i criteri di valutazione? Quali sono le preferenze per l'una o l'altra metodologia di progettazione e ambiente degli strumenti? Cosa richiede?

Cercheremo di rispondere a queste e ad altre domande che inevitabilmente sorgono nel corso della creazione del sistema di automazione della gestione di un'organizzazione, le cui fasi principali sono mostrate in un diagramma schematico generalizzato (Fig. 2.4).

Figura 2.4. Schema generalizzato dell'automazione della gestione dell'organizzazione

approccio metodico. Il funzionamento di qualsiasi organizzazione è finalizzato alla soluzione produttiva di un determinato insieme di compiti. Questi includono quanto segue: assumere un dipendente, licenziare un dipendente, monitorare la crescita della carriera, compilare personale, paghe, conclusione di vari contratti, trasferimento di denaro, fornitura quantità necessaria risorse di produzione, comportamento di successo nel mercato del prodotto, ecc. Quando si imposta ciascuna delle attività, vengono descritti lo stato iniziale delle cose, le risorse disponibili, gli strumenti e i requisiti per gli esecutori. Inoltre, vengono determinati gli obiettivi che dovrebbero essere raggiunti a seguito dell'attuazione di determinati compiti.

La soluzione nella forma generale di un particolare compito comporta l'implementazione di un certo insieme di azioni che formano un certo processo. Schematicamente, ciò può essere rappresentato come segue: gli esecutori eseguono in sequenza azioni secondo un processo predeterminato, attirando gli strumenti appropriati e spendendo le risorse necessarie. Lo specialista in tali processi funge da esecutore testamentario. In altre parole, il funzionamento dell'organizzazione è considerato come l'attuazione di un certo insieme di compiti, ognuno dei quali ha processi corrispondenti.

Riassumendo quanto sopra, concludiamo: per il funzionamento produttivo di un'organizzazione (nel caso generale di un'entità economica), è necessario disporre di dichiarazioni di tutti i compiti che si prevede di sviluppare e descrizioni dei processi per la loro attuazione.

D'altra parte, qualsiasi organizzazione dovrebbe essere considerata come un sistema che deve rispondere adeguatamente ai cambiamenti dell'ambiente interno ed esterno e adattarsi efficacemente alle nuove condizioni del suo funzionamento. Allo stesso tempo, è necessario tenere conto delle questioni relative alla riorganizzazione dell'entità economica stessa, che porta a una possibile trasformazione della struttura organizzativa, che, a sua volta, comporta cambiamenti nell'elenco dei compiti da risolvere, le loro formulazioni, sequenza, nonché i processi per la loro attuazione.

La modifica dei processi di risoluzione dei problemi, a sua volta, può portare a cambiamenti qualitativi e quantitativi delle risorse, alla ridefinizione degli strumenti, alla modifica della composizione degli esecutori e/o alla ridistribuzione delle responsabilità funzionali tra gli esecutori, nonché al miglioramento del loro livello professionale.

Procederemo dal fatto che nell'organizzazione, per qualsiasi attività, viene definito un processo per la sua soluzione con la sua disponibilità. risorse necessarie, strumenti e personale addestrato. Allo stesso tempo, lo sviluppo congiunto e la soluzione di diversi problemi dovrebbero essere coordinati tra loro in termini di tempo, risorse, composizione degli esecutori e una serie di strumenti.

Definiamo collegamento manageriale dell'organizzazione come un insieme di divisioni strutturali e dipendenti che forniscono: compilazione di un elenco di compiti da risolvere nell'organizzazione; la loro impostazione; implementazione di processi per la risoluzione di compiti; supporto di risorse, strumentali e di personale per ciascun processo; implementazione dei processi e coordinamento della loro esecuzione. Allo stesso tempo, si dovrebbe prestare attenzione ad aumentare l'efficienza del funzionamento del collegamento manageriale, a causa di un aumento della produttività dei lavoratori nel risolvere compiti specifici senza compromettere gli indicatori di qualità raggiunti grazie all'automazione della gestione.

Pertanto, il motivo per prendere una decisione sull'automazione della gestione è il desiderio di semplificare ambiente interno il funzionamento dell'organizzazione al fine di aumentare la produttività degli specialisti - manager.

L'ulteriore presentazione del materiale comporta il chiarimento di una serie di concetti.

Automazione- questo è un sistema di misure volte ad aumentare la produttività di un individuo attraverso il trasferimento e lo svolgimento delle sue funzioni da parte di macchine e / o meccanismi.

Controllo dell'automazione- questa è l'esecuzione delle funzioni di un individuo da parte di software e hardware nell'implementazione di parte o dell'intero processo di risoluzione di un particolare problema. Di norma, l'automazione del controllo si identifica con la disponibilità delle informazioni necessarie a tali fini. Ciò significa che dovresti iniziare ad automatizzare la gestione se esistono effettivamente processi informativi supportati da documenti pertinenti.

È noto che il funzionamento dell'organizzazione e il suo collegamento gestionale vengono effettuati sulla base di determinati documenti. Il documento è coinvolto nella risoluzione di compiti di produzione, personale, contabilità, finanziari o di altro tipo. Così, documento dovrebbe essere considerato come una componente fondamentale della gestione.

Definiamo lavoro d'ufficio come processo di creazione di forme di documenti ed esecuzione di procedure di gestione sulla base al fine di risolvere un determinato insieme di compiti che assicurano il funzionamento (possibilmente produttivo) dell'organizzazione. Pertanto, l'automazione dell'ufficio è considerata una componente principale del sistema di automazione della gestione dell'organizzazione nel suo complesso.

Esistono due approcci al processo di automazione del sistema di gestione dell'organizzazione. Il primo approccio è progettato per automatizzare il sistema di gestione esistente, che si basa, di norma, sul lavoro d'ufficio basato su carta. La seconda prevede la realizzazione dell'ufficio elettronico per un nuovo sistema gestionale, che assicuri la massima automazione dell'intero processo gestionale.

Considera l'organizzazione e il sistema di gestione, che si basa sul flusso di lavoro cartaceo. Allo stesso tempo, sotto scartoffie comprenderemo il processo di produzione di una serie di documenti cartacei come il principale vettore di informazioni necessarie per il processo decisionale, e si presume che l'uno o l'altro specialista sia l'esecutore testamentario. In questo caso, lo sviluppo di un sistema di automazione dovrebbe iniziare con l'automazione del processo di gestione esistente, che di solito si basa su un sistema di registrazione cartaceo. Questa decisione è dovuta al fatto che il processo di gestione esiste di fatto e l'organizzazione funziona effettivamente. Richiama questo sistema operativo le scartoffie riflettono il livello di sviluppo del sistema di gestione di una particolare organizzazione, che è comprensibile, familiare ai suoi dipendenti e corrisponde alle loro qualifiche. Pertanto, una transizione graduale all'automazione gestionale è indolore, quando solo il supporto delle informazioni cambia da cartaceo a elettronico e il consueto ordine di esecuzione dei processi e delle procedure di gestione rimane lo stesso. In questo caso, è necessario descrivere formalmente il sistema di gestione cartaceo esistente. È necessario coinvolgere i dipendenti dell'organizzazione coinvolti in un particolare processo nello sviluppo di un sistema di automazione gestionale, poiché solo loro ne conoscono tutte le funzionalità. È necessario descrivere un processo separato per risolvere un'attività specifica e il processo di esecuzione delle forme dei documenti utilizzati nella sua implementazione. Con una tale formulazione della domanda, il documento descrittivo copre un solo compito, ed è visibile al lavoratore che ne formalizza la descrizione. In questo caso, il dipendente deve descrivere formalmente il proprio lavoro, che svolge quotidianamente. I documenti descrittivi per ogni attività e processo all'interno dello sviluppo di un sistema di controllo automatizzato sono documentazione di progetto. La creazione della documentazione del progetto comporta l'uso di un linguaggio formalizzato, la cui sintassi e il cui vocabolario sono chiaramente compresi da tutti i partecipanti allo sviluppo. Il vocabolario di tale lingua si basa sul vocabolario dell'area tematica e / o dell'attività tematica, nonché sul vocabolario delle scartoffie. Questo approccio è dettato dal fatto che lo scambio di informazioni viene effettuato a livello di documenti, del loro scopo funzionale, dei tipi di dati in essi presentati, nonché delle operazioni eseguite sia sui singoli dati che sui documenti nel loro insieme. Nota che insieme al termine "documenti" useremo il termine "documenti".

Considera un'organizzazione e il suo sistema di gestione, che si basa sul lavoro d'ufficio elettronico. Sotto lavoro d'ufficio elettronico si riferisce a tali procedimenti in cui un documento elettronico viene utilizzato come supporto di informazioni di base e gli esecutori sono dipendenti i cui luoghi di lavoro sono dotati di computer, che, a loro volta, possono essere combinati in una rete di computer. Si noti che insieme al termine "archiviazione elettronica" verrà utilizzato il termine "gestione elettronica dei documenti".

Per quanto riguarda i documenti cartacei, in questo caso svolgono un ruolo di supporto.

Lo sviluppo di un sistema di automazione basato sulla documentazione di progettazione del lavoro d'ufficio cartaceo si riduce alla progettazione di uno schema di lavoro d'ufficio elettronico. Elenchiamo le principali differenze: il principale vettore di informazioni è un documento elettronico; le operazioni vengono eseguite sia su parti che sul documento informatico nel suo complesso; la manutenzione delle metainformazioni di un documento elettronico, che è parte integrante di un unico spazio informativo di un'organizzazione, è assegnata a un computer; la manutenzione dei documenti elettronici (distribuzione, replica, raccolta, replica, copia, archiviazione, ecc.) viene eseguita all'interno dell'ambiente informatico in rete.

Nella fase successiva dello sviluppo di un sistema automatizzato, viene implementata una descrizione intrasistema utilizzando gli strumenti della piattaforma software selezionata. Considera come puoi scegliere una piattaforma software.