Specialist Administrativ. Aho decodare și funcții

Fiecare persoană care a avut experiență de lucru înțelege cât de important este atunci când compania este întreținută corespunzător și siguranța angajaților este asigurată. Să aflăm ce angajați ar trebui să fie incluși în personalul companiei pentru a face șederea în ea confortabilă.

De ce este creat AHO?

În primul rând, să explicăm că AHO este un departament administrativ și economic. De obicei, astfel de unități structurale sunt create pe mari intreprinderi structură ramificată activitate economică. În companiile mici, funcțiile unui întreg departament pot fi îndeplinite de o singură persoană. Funcția principală a angajaților acestui departament este de a organiza în mod competent activitățile administrative și economice, minimizând costurile companiei pentru a-și asigura activitatea vitală și creând condiții confortabile pentru șederea la locul de muncă.

Structura departamentului

După cum am menționat mai sus, un angajat AXO este o poziție mai tipică pentru organizație mare, unde formează o unitate structurală independentă și creează un regulament privind AHO.

În exploatațiile cu mai multe mii din cadrul AHO, pot fi alocate parcele și grupuri.

Deci, în cadrul departamentului se pot distinge sectoare:

1. Planificare și calcul, a căror sarcină principală este de a planifica cheltuielile și de a determina fezabilitatea acestora.

2. Material și resurse - transportă consumabile.

3. Asigurări sociale – creează condițiile unei existențe confortabile a angajaților companiei.

Principalele sarcini ale departamentului

Destul de multe sarcini sunt stabilite înaintea acestei unități, într-o organizație mare se aude rar întrebarea: „ Specialist AXO - cine este?

Toți membrii echipei înțeleg că angajații departamentului se ocupă de probleme importante, a căror soluție contribuie la funcționarea eficientă a întreprinderii:

Departamentul administrativ. Funcții

Datorită faptului că sarcinile în fața acestei unități structurale pot fi foarte diverse, dar într-un fel sau altul legate de furnizarea de servicii economice de un nivel adecvat, pot fi identificate următoarele funcții:

• asigurarea intretinerii corespunzatoare a sediului intreprinderii;
• controlul funcționării corecte a echipamentului;
• planificarea reconstrucției, ;
• implementare reparatii programate, controlul și acceptarea acestuia;
• îmbunătățirea clădirii și a fațadei acesteia, grădinărit;
• cheltuieli;
• pregătirea tuturor documentației necesare;
• oferind angajaților de birou tot ceea ce este necesar pentru o muncă eficientă.

Pe baza acestui fapt, putem concluziona că munca în ACS necesită respectarea unui număr mare de reguli și reglementări și este indisolubil legată de un grad ridicat de responsabilitate pentru executarea lucrărilor.

Despre drepturi

Acum să vorbim despre ce drepturi Specialist AHO (cine este - am decis deja). Tot în acest alineat se va indica cine răspunde de îndeplinirea atribuțiilor de serviciu de către angajații departamentului.

După cum v-ați putea aștepta, acest paragraf include tot ceea ce este legat de controlul conformității diverse norme, cerințe pentru conservarea proprietății companiei, care se află în utilizare operațională.

De asemenea, departamentul poate controla depozitarea corectă a proprietății în depozit, poate solicita rapoarte privind utilizarea consumabilelor de birou.

Desigur, dreptul acestei unități structurale este de a reprezenta interesele companiei în interacțiunea cu diverse instituții (reparații, organizatii de constructii) dacă este necesar să se rezolve probleme din aria sa de responsabilitate.

Pe baza rezultatelor verificărilor, șeful ACS poate iniția, prin conducere, emiterea unui ordin de impunere acțiune disciplinară pentru daune materiale.

Despre interacțiune

Specialist AHO (cine este -manager sau un angajat obișnuit, nu contează) atunci când își desfășoară activitatea în fara esec Construiește relații cu colegii din alte departamente. Acest lucru este necesar pentru performanța de calitate a funcțiilor.

De la angajații altor divizii structurale, un angajat al departamentului administrativ și economic primește cereri pentru achiziționarea de lucruri necesare muncii (echipamente de birou, articole de papetărie etc.), precum și rapoarte privind daunele materiale, explicații scrise despre cauzele avarii.

AKhO nu numai că controlează alte departamente pentru executarea gamei de probleme care îi sunt încredințate, ci întocmește și planuri de realizare a reparațiilor în incintă pe baza standardelor furnizate de serviciile financiare și contabile.

În plus, unitatea structurală interacționează cu departamentul de administrare HR (solicitarea personalului, obținerea de informații despre călătoriile de afaceri ale angajaților) și departamentul juridic (solicitarea asistenței de consultanță la redactarea contractelor).

Despre responsabilitate

Acum este necesar să atingem zona de responsabilitate, care poartă Specialist AHO. Oricine decide să-l controleze trebuie să știe că șeful compartimentului administrativ și economic este pe deplin responsabil de îndeplinirea funcțiilor.

Atribuțiile sale includ, printre altele, organizarea muncii angajaților unității structurale care i-au fost încredințate. Managerul asigură pregătirea de înaltă calitate și la timp a documentației, managementul documentelor. Șeful AHO este responsabil pentru implementarea disciplinei de producție de către angajați. Zona de responsabilitate a altor angajați ai departamentului economic este determinată de fișele postului, care vor fi discutate pe scurt în acest articol.

Fișa postului șefului AHO

Angajații care nu sunt la conducere fluxul documentelor de personal, cu greu cred că instrucțiunea indicată trebuie să îndeplinească anumite cerințe.

Cu toate acestea, așa este. Fără eșec, documentul trebuie să conțină o indicație a calificărilor șefului de departament și a cerințelor pentru experiența în muncă. De regulă, pentru funcția de manager sunt acceptați specialiști cu studii superioare (în cazul nostru, studiile pot fi tehnice sau economice), experiență de muncă (minim trei ani ca specialist, 1-2 ani ca manager).

Șeful departamentului trebuie să cunoască toate reglementările locale, ordinele organizației care îi reglementează activitățile și, de asemenea, să fie un conducător al culturii corporative adoptate în companie.

Orice fișă a postului, fie că este un manager, un inginer ACS sau un alt angajat, trebuie să includă cerințe pentru cunoașterea normelor și regulilor SSM, contramăsuri Siguranța privind incendiile.

Documentul trebuie să conțină și informații despre cine este supervizorul imediat al salariatului, care îl înlocuiește în timpul bolii.

Responsabilitățile pentru funcția de „șef al AHO” în multe privințe au ceva în comun cu funcțiile departamentului, ceea ce nu este surprinzător. Cu toate acestea, să le etichetăm:

• asigurarea serviciilor de înaltă calitate și respectarea normelor și regulilor SNiP ale stării clădirii și a spațiilor interne;
• intocmirea devizelor, planificarea lucrarilor de reparatii;
• asigurarea angajatilor firmei mobilierul necesar, utilaje, inventariere, ținerea contabilității acestora pentru întreprindere, organizarea utilizării raționale a materialelor;
• conducerea lucrarilor de imbunatatire a teritoriului;
• organizarea de servicii la nivelul corespunzător pentru întâlniri, conferințe și alte evenimente;
• conducerea angajaţilor departamentului care îi este încredinţat.

Informații despre drepturi sunt, de asemenea, necesare în fișa postului. Aici ar trebui să vorbim despre depunerea proiectelor de îmbunătățire a serviciului pentru management, cunoașterea documentelor care reglementează activitățile companiei, informarea conducerii despre deficiențele activității economice. Ca parte a managementului angajaților, un funcționar poate face propuneri pentru recompensarea/pedepsirea specialiștilor săi.

Secțiunea privind responsabilitatea include informații despre necesitatea de a-și îndeplini în mod corespunzător atribuțiile și de a avea grijă de proprietatea angajatorului.

Alte posturi din departament

Structura AHO presupune existența unui număr suficient de mare de angajați în acesta: aceștia pot fi ingineri, specialiști, asistenți.

În funcție de cât de complexă este organizația, pot exista specialiști lideri, seniori, juniori, asistenți. Fișa postului, desigur, în acest caz este prescrisă direct pentru o anumită poziție și organizare, implică o împărțire clară a responsabilităților.

Separat, ar trebui spus despre îndatoririle unor astfel de angajați ca un îngrijitor, un curățenie care se ocupă de aducerea teritoriului și a spațiilor în stare corespunzătoare. Munca lor nu este deosebit de dificilă, dar implică și un anumit grad de responsabilitate.

Din cele de mai sus, putem concluziona că munca angajaților AHO constă în planificarea competentă și asigurarea angajaților cu resurse. În același timp, specialiștii nu ar trebui să permită cheltuirea excesivă și apariția unor situații de urgență.

Astfel, munca în AHO este asociată cu o responsabilitate nu mai mică decât în ​​alte posturi.

Cheia succesului oricărei companii mari constă în munca bine coordonată: trebuie să funcționeze ca un singur organism. Și, bineînțeles, trebuie să aibă acel „organ”, acel sistem care garantează munca confortabilă a tuturor angajaților, le asigură tot ce au nevoie. Acesta este un departament special - AHO. Nu toată lumea are o idee concretă despre ceea ce se ascunde în spatele abrevierei. Și cine este acesta - un specialist AHO? Să aflăm mai departe prezentând pe parcurs fișa postului angajatului.

Ce este AHO?

Pentru a ne da seama cine este acest specialist, vom explica mai întâi cititorului caracteristicile și funcțiile principale ale locului de muncă al acestui funcționar. Abrevierea AKHO - departament administrativ și economic. Este creat în aproape toate companiile în care numărul de angajați depășește 100 de persoane. Departamentul se ocupă de achiziționarea de consumabile pentru activitățile companiei, calculul necesarului acestora, este responsabil pentru ordinea și confortul locurilor de muncă, asigură curățenia publicului și spatii industriale companiilor.

Dacă corporația este la scară largă, atunci AXO în sine este împărțit suplimentar în mai multe divizii:

• planificare și decontare;
• material și resurse;
• sociale si domestice.

Principalele sarcini ale departamentului

Cine este specialistul AHO? Un funcționar care îndeplinește toate (sau parțial - în funcție de dimensiunea organizației) funcțiile departamentului administrativ și economic. Și sarcinile AHO sunt următoarele:

• Achizitionarea, depozitarea, distribuirea catre angajati a diverselor articole, bunuri materiale necesare muncii lor.
• Repararea defecțiunilor bunurilor materiale ale companiei, refacerea spațiilor.
• Respectarea reglementărilor și regulilor de securitate la incendiu, monitorizarea angajaților care le respectă.
• Răspunderea materială pentru proprietatea firmei operate de salariati.
• Cauta firme care ofera curatenie si utilitati publice.
• Încheierea de contracte și acorduri relevante - pentru internet, telefon, eliminarea gunoiului etc.
• Furnizarea la timp și completă a angajaților organizației cu bunurile materiale necesare muncii lor.
• Monitorizarea stării spațiilor de lucru, eliminarea în timp util a problemelor emergente.
• Organizarea unor condiții confortabile pentru restul angajaților în timpul zilei de lucru.
• Controlul asupra securității spațiilor de lucru.

Personalul departamentului

Departamentul administrativ și economic nu este doar specialistul principal al AHO. Unitatea angajează o întreagă echipă de angajați - curățători de camere, ingineri echipamente tehnice, agenți de pază, economiști, șoferi, expeditori, însoțitori de vestiar, curieri etc.

Personalul departamentului depinde de dimensiunea companiei. În medie, sunt 15 specialiști AHO la 100 de angajați (conform instrucțiunilor). Acești lucrători sunt împărțiți în trei niveluri profesionale:

1. Tehnicieni, instalatori, dulgheri, șoferi, electricieni, însoțitori de garderobe, electrotehnici, secretare.
2. Ingineri șefi, administratori, specialiști de frunte, șefi AHO.
3. Directori adjuncți pentru ACS, directori tehnici, șefi pentru ACS.

Fișa postului unui specialist ACS este un document care dictează atribuțiile unui specialist de conducere, administrator sau alt angajat care deține o funcție de conducere. Să trecem direct la el.

Cerințe pentru un specialist

Instruirea postului (specialist principal al AHO) implică o serie de cerințe pentru angajat. Angajatul trebuie să știe:

• Ordine, ordine, rezoluții, alte reglementări și reguli legate direct de activitățile sale (de specialitate).
• Structura organizației angajatoare, drepturile și obligațiile angajaților săi.
• Reguli și recomandări pentru deservirea vizitatorilor, consumatorilor.
• Tipuri de muncă și servicii furnizate.
• Fundamentele economiei, managementul personalului, organizarea muncii.
• Fundamentele marketingului, promovării.
• Amenajarea, proiectarea estetică a spațiilor.
• Fundamentele psihologiei sociale.
• Dreptul muncii.
• Reguli si regulamente de protectie a muncii.

Cerințe minime pentru formarea de specialitate:

• In medie educatie profesionala.
• Studii profesionale inițiale cu experiență de minim 2 ani în specialitate.

Pentru ocuparea functiilor de conducere este necesara experienta de minim 5 ani in departamentul administrativ si economic.

Calitățile personale ale unui angajat

Cine este specialistul AHO? Un angajat cu următoarele calități personale:

• Rezistență la stres.
• Inițiativă.
• Abilitati de conducere si organizare.
• Onestitate.
• Integritate.
• Abilitatea de a găsi rapid o cale de ieșire din situații dificile.

Principalele funcții de muncă ale unui angajat

Conform standardului profesional, specialistul AHO îndeplinește următoarele sarcini principale la locul său de muncă:

• Asigură activitatea economică a firmei-angajator.
• Controlează utilizarea rațională a consumabilelor și a altor active materiale.
• În competența sa, documentatia contabilași, de asemenea, furnizează supervizorului imediat rapoarte privind activitățile departamentului.

Responsabilitățile postului unui specialist

Gama de sarcini ale specialistului AHO este neobișnuit de largă:

• Controlează siguranța bunurilor materiale.
• Ia măsuri eficiente de prevenire și rezolvare situatii conflictualeîn departament.
• Ia în considerare pretențiile angajaților și clienților organizației pentru servicii de proastă calitate din partea subordonaților săi. Efectuează măsurile organizatorice și tehnice necesare pentru eradicarea reapariției unor astfel de cazuri.
• Supraveghează proiectarea corectă a spațiilor de lucru și, de asemenea, monitorizează interiorul și publicitate in aer liber- asigură reînnoirea acestuia, are grijă de starea sa atractivă din punct de vedere estetic.
• Asigură curățenia și ordinea atât în ​​organizație propriu-zisă, cât și în teritoriile adiacente sediului companiei.
• Supravegheaza respectarea de catre salariatii din subordine a normelor de protectie a muncii, salubritate, Siguranța privind incendiile.
• Informează conducerea despre deficiențele din activitățile departamentului, sugerează modalități de eliminare a acestora.
• Monitorizează curățenia și ordinea în birouri, organizează repararea la timp a mobilierului, echipamentelor și spațiilor.
• Organizează achiziția de mobilier de birou, papetărie și echipament tehnic.
• Organizeaza si supravegheaza activitatile serviciilor de curatenie.
• Organizează felicitări atât pentru angajații organizației, cât și pentru clienții acesteia cu ocazia sărbătorilor legale, zilelor de naștere, aniversarilor.
• Dacă angajatorul închiriază spații, atunci specialistul AHO rezolvă toate problemele economice legate de închiriere.
• Organizează restaurarea în timp util, restructurarea spațiilor de lucru.
• Responsabil cu depozitarea rechizitelor de birou, echipamentelor, materialelor de uz casnic, inventar. Furnizează, dacă este necesar, tuturor angajaților de mai sus ai organizației.
• Organizați mese pentru angajați.
• Întocmește documentele contabile și de raportare necesare.

Interacțiunea cu alte divizii

Atribuțiile unui specialist al ACS sunt și interacțiunea cu alte departamente, oficiali in cadrul organizatiei.

Șeful AHO. Pentru chestiuni care necesită aprobarea unui manager superior.

Toate celelalte unități structurale ale organizației. Iată o listă de întrebări de primit:

• Cereri pentru furnizarea de inventar casnic, mobilier, echipamente, dispozitive tehnice, papetărie etc.
• Rapoarte privind utilizarea resurselor materiale furnizate.
• Aplicații pentru gestionarea conferințelor, seminariilor, întâlnirilor etc.
• Aplicații pentru lucrări de reparații de diferite scări.
• Cereri de catering pentru muncitori.

AHO, la rândul său, asigură tuturor diviziilor structurale ale organizației resursele materiale solicitate - papetărie, mobilier, echipamente etc.

Departamentul de raportare și contabilitate. Întrebări despre primirea de la AXO:

• Contabilitatea proprietății, tranzacțiile comerciale primite Baniși așa mai departe.
• Date despre mișcarea finanțelor.

Următoarele sunt furnizate de către Departamentul Contabilitate și Raportare:

• Documente cu limite privind eliberarea resurselor materiale și cheltuirea acestora de către diviziile structurale.
• Propuneri de vânzare a activelor materiale neutilizate.
• Estimări ale cheltuielilor pentru întreținerea spațiilor de lucru, clădirilor organizației, inclusiv și pentru echipamentele aferente.
• Estimări de costuri pentru achiziționarea de mobilier, papetărie, echipamente tehnice etc.

Management juridic. Intrebari de obtinut de catre departamentul administrativ si economic:

• Consultanță juridică în probleme de interes.
• Documente pentru expertiza juridica.
• Răspunsuri la întrebări legale.

Secretar-referent. Transfer de documente pentru trimitere și/sau replicare. De la secretară, departamentul primește corespondență adresată ei.

Drepturile unui specialist

Specialistul AHO are dreptul de a:

• Solicitați informații de la diviziile structurale ale companiei despre starea spațiilor și echipamentelor, utilizarea consumabilelor.
• Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activității lor spre examinare de către șef.
• Solicitați angajatorului să ofere conditii normale activitatea muncii.
• Luați decizii responsabile în limitele competenței dumneavoastră.

Responsabilitate de specialist

Muncitorul suportă Responsabilitatea deplină in spate:

• Furnizarea la timp a organizației materialele necesare, echipamente, mobilier etc.
• Securitatea documentației.
• Actualitatea și acuratețea rapoartelor personale către conducere.
• Dezvăluirea informațiilor care constituie un secret comercial al angajatorului.
• Conservarea bunurilor materiale puse la dispoziție de companie pentru activități de muncă.
• Nerespectarea cerințelor postului.

Specialistul AHO este o poziție responsabilă. La urma urmei, departamentul administrativ și economic menține o atmosferă confortabilă de lucru a organizației, munca cu drepturi depline a angajaților săi. Uneori, posibilitatea de funcționare non-stop a companiei depinde chiar de AXO.

12 martie 2020 - Responsabilitati: Elaborarea normelor de cheltuire a stocurilor si materialelor in domeniile activitatilor administrative si economice; Bugetarea cheltuielilor (conform normelor) pentru activități administrative și economice; Achiziționarea de bunuri și materiale (papetărie, mobilier etc., în general, aproximativ 13 direcții); ...

12 martie 2020 - Responsabilitati: Interactiune cu personalul departamentului administrativ; Redactarea termeni de referinta Antreprenori, suport de lucru; Coordonarea contractelor, participarea la incheierea si prelungirea contractelor de inchiriere pentru spatii si control...

11 martie 2020 - Vrei să faci parte din echipa noastră prietenoasă și profesionistă? Vrei să-ți construiești o carieră în companie internationala că-i pasă de angajații săi? Atunci tu la noi! Avem un post vacant pentru un Specialist AXO Veți avea un rol foarte important: Monitorizarea stării de sănătate a...

16 martie 2020 - Responsabilități: Furnizarea completă a AXO în cinema Pregătire și transfer documentatie primara Monitorizarea procesului de curatenie a spatiilor si a teritoriului Contabilitatea mijloacelor fixe, stocurilor si activelor materiale Colectarea cererilor pt. Consumabile(hârtie, papetărie...

1 martie 2020 - Citymobil este o companie mare cu o cultură de startup. Nu există birocrație obositoare și aprobări dureroase. Comunicăm unul cu altul pe tine, dar nu ne pierdem respectul reciproc. De peste 12 ani, Citymobil dezvoltă, sprijină și îmbunătățește...

12 martie 2020 - Compania KIT Stroy INVITĂ un specialist de frunte al Departamentului Administrativ și Economic să se alăture ECHIPEI sale Responsabilitățile dumneavoastră vor include următoarele lucrări: Analiza și raportarea primară a mișcării și depozitării mărfurilor și materialelor; Controlul corectarii...

12 martie 2020 - Responsabilitati: Organizare si achizitii de bunuri, lucrari, servicii. Organizarea achizițiilor de bilete de avion și de cale ferată, Achiziționarea și comandarea fabricației de sigilii și ștampile și ținerea unui jurnal al contabilității acestora. menținerea documentației de reglementare și de referință și raportare...

12 martie 2020 - Responsabilități: Asigură întreținerea și starea corespunzătoare în conformitate cu regulile și normele de salubritate industrială și de protecție împotriva incendiilor a clădirilor și spațiilor în care diviziile întreprinderii, instituții, organizații,...

6 martie 2020 - „Eapteka.ru” - farmacia online nr. 1 invită Administratorul la AHO. Peste 300.000 de utilizatori folosesc site-ul și aplicația zilnic, și noastre obiectivul principal- faceți procesul de cumpărare cât mai confortabil și transparent posibil. Principiile noastre: preturi democratice, ...

13 martie 2020 - Responsabilitati: 1. Achizitii (mobilier, echipamente de birou, Aparate, salopete). 2. Contabilitatea inventarului proprietății, inventarierea, controlul asupra mișcării activelor materiale, radierea proprietății, întocmirea unui act stabilit...

5 martie 2020 - Echipa noastră anunță căutarea unui nou angajat! Sarcini: Achizitii in ceea ce priveste asigurarea aprovizionarii cu mobilier, inventar, utilaje, consumabile; Incheierea si sustinerea contractelor cu contractorii (cumparare, inchiriere, curatenie, internet, tehnic...

10 martie 2020 - Responsabilități: Implementarea vieții Companiei în ceea ce privește desfășurarea activităților de afaceri, interacțiunea cu companiile de servicii; Organizarea si controlul starii sanitare corespunzatoare a spatiului, curatenie; Controlul tehnic...

4 martie 2020 - Responsabilități: Furnizarea angajaților cu articole de papetărie, rechizite de birou și consumabile, bunuri gospodărești. Intretinere echipamente de birou, mobilier in stare de functionare (reparatii si prevenire), inventariere. Cumpărare...

3 martie 2020 - Responsabilitati: Asigurarea suportului administrativ si economic centralizat companiei. Formarea cererilor de achiziție de bunuri și materiale Planificarea și monitorizarea respectării bugetului ACS, furnizarea unui raport lunar privind cheltuirea fondurilor; Aprovizionare completă...

3 martie 2020 - Responsabilitati: Suport economic al companiei; Reparații minore cu mâinile „proprii”, precum și o provocare specialiştii necesari; Comanda consumabile pentru birou, monitorizarea preturilor la produsele necesare, alegerea furnizorului. Receptie, depozitare...

2 martie 2020 - Responsabilități: - Furnizarea completă a ACS la birou și la fața locului - Organizarea și controlul local reparatii curente- Controlul calitatii curatenii zonelor si intretinerii spatiilor - Intocmirea necesarului documentatie tehnica sa fac contracte...

27 februarie 2020 - ATOL, lider IT în domeniul retailului și automatizării serviciilor, caută un specialist în managementul documentelor care să se alăture echipei sale. 18 ani de experiență pe piața software și hardware POS 1.000.000 de clienți folosesc soluțiile noastre POS Dezvoltarea continuă a...

2 martie 2020 - Responsabilitati: Organizarea asigurarii intretinerii corespunzatoare a sediului companiei; Monitorizarea functionarii corecte a echipamentelor; Planificarea reconstrucției, repararea clădirilor; Realizarea reparatiilor programate, controlul si acceptarea acestora; Intretinere si control...

13 martie 2020 - Legis Group of Companies vă invită la un loc de muncă permanent! Cautam un barbat cu maini de aur! Responsabilitati: Abilitati de reparatii si constructii necesare intretinerii utilitatilor publice in birou si la facilitati; Efectuarea diverselor administratii...

13 martie 2020 - Responsabilitati: 1) Furnizarea la timp a societatii cu diverse valori materiale utilizate pentru munca angajatilor organizatiei 2) Organizarea depozitarii, emiterea si contabilizarea diverselor valori dobandite pentru nevoile organizatiei. întreprindere. 3) Servicii complete...

11 martie 2020 - Responsabilitati: Asigurarea menajului si intretinerea corespunzatoare a biroului si prize (95 centre de copiere); Managementul personalului (3 persoane); Stabilirea obiectivelor, raportare; Execut reparatii, finisare de la zero noi...

25 februarie 2020 - Țintă: Prima linie de escortă sisteme de informare(IS) pe procese: Managementul apelurilor (Service Desk) Managementul INS Contabilitatea personalului Gestionarea accesului Contabilitatea activelor IT Contabilitatea pentru ACS Trezorerie Contabilitate Management financiar...

21 februarie 2020 - Guvernul de la Moscova implementează un nou ambițios proiect economic Clusterul de inovare de la Moscova. Obiectivul proiectului este de a introduce o nouă abordare a suportului administrativ al mediului de afaceri din capitală, de a stabili relații inter-industriale, de a stimula start-up-urile...

4 martie 2020 - Responsabilitati: Lucru pentru un angajat tanar, activ in cadrul Departamentului de Vanzari Dezvoltator (responsabilitati noi, colegi noi, cunostinte noi!!!): Rezolvarea problemelor administrative si economice ale Departamentului; Lucrari de birou pe toate cele economice, contabile...

4 martie 2020 - Responsabilitati: Efectuarea de reparatii minore pe cont propriu (inlocuirea becurilor, reparatii minore de mobilier, feronerie usi etc.) atat in biroul propriu cat si pentru chiriasi; ținerea evidențelor de uz casnic și consumabile; inventarul echipamentelor; ...

3 martie 2020 - Responsabilitati: Emisiune speciala. haine; Înregistrarea specialului emis haine; Controlul reziduurilor speciale de o singură dată. haine (haine, pălării, huse de pantofi etc.); Program de curățenie, însoțitori de vestiar; Întocmirea programelor de ture pentru departamentul dumneavoastră; Comandarea și distribuirea detergenților...

21 februarie 2020 - Responsabilitati: Exercitarea controlului stare tehnica punctele de vânzare cu amănuntul și spațiile prin efectuarea de inspecții sistematice programate; Asigurarea bunei functionari a echipamentelor si retelelor de inginerie: electricieni, apa calda, apa rece, instalatii sanitare, retele de joasa tensiune,...

27 februarie 2020 - Responsabilități: Organizarea unui oraș rezidențial temporar (VZhK), a unui sediu de construcție, a unui punct de servire alimentară, spatiu de birouri, precum și clădiri aferente, alte spații la noile unități ale companiei. Supravegherea activității departamentelor specializate ale companiei...

19 februarie 2020 - Responsabilitati: Organizarea si controlul executarii lucrarilor administrative si economice; Securitate serviciu cuprinzătorși întreținerea teritoriului administrativ; Achizitie de consumabile; Organizarea intretinerii; Implementarea micilor...

19 februarie 2020 - Responsabilitati: Mentinerea biroului in stare de functionare, achizitionarea bunurilor si materialelor, papetarie, apa; Controlul lucrărilor de reparații ale biroului și comunicațiile de inginerie; Funcționarea sistemelor de inginerie ale biroului - alimentare cu energie, alimentare cu apă, canalizare, ...

7 februarie 2020 - Compania 585 ZOLOTOY invită un specialist din cadrul Departamentului Tehnic și Economic să se alăture echipei sale Responsabilități: Menținerea obiectelor fixe în stare tehnică sănătoasă - executarea directă a solicitărilor de defecțiuni (instalații, electrice, minore...

18 februarie 2020 - MANGO TELECOM este lider în piata ruseasca comunicații de afaceri în cloud. Ajutăm companiile să organizeze comunicațiile telefonice, să economisească echipamente și apeluri, să creștem productivitatea angajaților care lucrează la telefon, să creștem vânzările și calitatea...

18 februarie 2020 - Responsabilitati: 1. Veti fi responsabil pentru doua obiecte (cladire de birouri) acestea sunt situate la 5 min. mers pe jos. 2. Plimbați-vă în jurul șantierului în fiecare dimineață pentru depanare și inspecție de curățare. 3. Faci singur reparații minore. 4. Urmați toate comenzile...

20 februarie 2020 - Responsabilitati: Colectare/demontare mobilier, rafturi etc la punctele de eliberare a comenzilor Achizitionare de consumabile pentru punctele de emisiune de comenzi si birou Reparatii minore de mobilier Deplasare in numele conducerii Cerinte: conducere categoria B licenta punctualitate diligenta...

17 februarie 2020 - Responsabilități: Reparații minore echipamente comerciale si corpuri de iluminat Participare la deschiderea de noi magazine (negocieri cu administratia centrului comercial) Coordonare proiecte, control in toate etapele lucrarilor de reparatii, asistenta in amenajarea si mutarea...

16 martie 2020 - Ingrad Group este o mare companie de investiții și dezvoltare care funcționează din 2012. Grupul de companii Ingrad este specializat în construcția de complexe rezidențiale și microdistricte de confort și clasă business în Moscova și suburbiile Moscovei, ...

16 martie 2020 - Poziția este deschisă într-o companie parteneră din industrie (mutarea în Bangladesh) Responsabilități: Interacțiune activă cu șefii diviziilor structurale în problema depunerii cererilor de recrutare și efectuarea interviurilor, efectuarea inițiale...

13 martie 2020 - 28 de ani de muncă de succes, 4.000 de angajați, 19 regiuni de prezență, peste 200 de sucursale în toată țara, ratingurile Băncii sunt confirmate de internațional și agentiile rusesti. Banca a depășit cu succes perioada de instabilitate începută la sfârșitul anului 2016, menținând...

Orice organizație trebuie să funcționeze ca un singur organism armonios pentru a obține rezultate maxime ale activităților sale. În companiile mari și mijlocii, pentru a asigura securitatea personalului la locul de muncă, confortul, toate consumabilele necesare trebuie AXO.

Această divizie este creată pentru a controla și asigura performanța ridicată a întregii întreprinderi. Prin urmare, este foarte important să existe specialiști calificați ai departamentului administrativ și economic, capabili să coopereze organic cu toate celelalte departamente.

Ce este

AXO - Departamentul administrativ. Este creat în toate companiile în care numărul de angajați este mai mare de 100 de persoane. Firmele mari (corporațiile) au divizii interne în departament.

Ei sunt responsabili pentru performanța fiecărui angajat din organizație: calculeaza cantitatea si achizitioneaza consumabile, raspund de comanda, curatenia spatiului si in teren, asigura siguranta si confortul locurilor de munca.

Există următoarele divizii ale AHO:

• sociale și domestice;
• material și resurse;
• planificare si decontare.

Când aplici pentru un loc de muncă la AHO, așa calitate, precum eficiența, rezistența la stres, abilitățile de conducere, experiența organizațională, capacitatea de a găsi rapid mai multe modalități alternative de a rezolva o problemă, decența, onestitatea.

Treceți prin departamentul economic sume mari de bani. De aceea este atât de important ca candidații pentru oricare dintre posturile din unitate să îndeplinească toate cerințele.

De ce este creat departamentul?

În întreprinderile mici, toate funcțiile economice sunt atribuite directorului sau șefului. El poate încredința, de asemenea, soluționarea problemelor emergente secretarului sau directorului de birou.

O AHO cu drepturi depline este deja organizată în Mai mult companii mari . El este capabil să creeze totul conditii favorabile pentru munca. Dar o singură persoană nu poate face față tuturor problemelor, prin urmare, șeful departamentului administrativ și economic îi este subordonat intreaga echipa: ingineri software întreținere, economiști, agenți de securitate, curățători, însoțitori de vestiar, curieri, expeditori, șoferi și altele.

Specialistii AHO depind de specificul companiei, tipul de activitate, localizarea teritoriala, marimea.

Departamentul este creat pentru a rezolva sarcinile următoare:

• achiziționarea, depozitarea, eliberarea diverselor obiecte și obiecte de valoare necesare muncii tuturor angajaților companiei;
• repararea spațiilor, daune materiale;
• respectarea normelor și regulilor de securitate la incendiu, control asupra implementării tuturor recomandărilor;
• responsabilitate financiară pentru valorile companiei;
• cautare companii care furnizeaza toate utilitatile;
• încheierea de contracte pentru furnizarea de comunicații telefonice prin cablu, comunicare celulară, Internet, utilitati;
• asigurarea angajaților companiei cu toate valorile necesare pentru o muncă eficientă;
• control asupra stării spațiilor, eliminarea tuturor problemelor - reparații în timp util, lucrări de inginerie, curatenie birouri;
• organizarea de condiții confortabile pentru restul angajaților, prevăzute de legislația Federației Ruse;
• control asupra securității clădirii, spațiilor, angajaților

Dispoziții generale

Orice întreprindere are reglementări privind compartimentul administrativ. Parțial, poate varia ușor în funcție de tipul de activitate al companiei, dimensiunea. Dar multe prevederi sunt norma standard, aceleași în toate companiile. Aici sunt câțiva dintre ei.

1. Regulamentul definește baza pentru structurarea ACS, funcții, drepturi, sarcini, responsabilități, scop, scopuri, instrucțiuni.
2. AHO realizează și organizează sprijinul administrativ și economic al companiei și rezolvă, de asemenea, toate problemele materiale și tehnice.
3. Departamentul este o divizie independentă. Raportează directorului sau adjunctului acestuia.
4. Toate lucrările trebuie să fie pe deplin ghidate de legi, acte ale Guvernului Federația Rusă/ Președintele Federației Ruse / Constituția Federației Ruse.
5. Departamentul este obligat să respecte actele, regulile de menaj, să cunoască normele de întreținere și exploatare a spațiilor, a întregii clădiri, să efectueze reparații la timp, să monitorizeze starea echipamentelor tehnice, să respecte procedurile de securitate la incendiu, să monitorizeze respectarea regimuri sanitare şi antiepidemice.
6. Cerințele de calificare pentru șeful ACS și alți angajați, drepturile, funcțiile, îndatoririle acestora sunt indicate în fișele postului, care sunt aprobate de șeful întreprinderii.
7. ACS, in limitele competentei sale, interactioneaza cu toate departamentele, diviziile firmei/companii/intreprinderii. De asemenea, dacă este necesar, își desfășoară activitatea, cooperând cu organizații terțe, diviziile acestora.
8. Pentru nerespectarea fiselor postului, lipsa disciplina muncii orice angajat poate fi amendat de supervizorul său imediat sau se iau măsuri împotriva sa, prevăzute de legislația Federației Ruse.
9. Departamentul administrativ și economic trebuie să aibă un șef cu un grad ridicat de profesionalism și abilități organizatorice. Experiența, educația, alte cerințe sunt stabilite de șeful organizației.

Detalii despre șeful AHO sunt prezentate în videoclip.

Responsabilitatile locului de munca

Se realizează sprijinul economic al organizației echipa imensa de specialisti. Numărul de angajați depinde de tipul de activitate. În medie, o companie cu peste 1000 de angajați are nevoie de cel puțin 15 specialiști AHO. După nivelul profesional, acestea sunt împărțite în trei niveluri:

1. Tehnician, tâmplar, electrician, instalator, curățenie, însoțitor de garderobă, șofer, inginer electrotehnic, secretar, specialist, inginer.
2. Specialist principal, Inginer sef, șef AHO, administrator.
3. Sef intreprindere, director adjunct, sef ACS, director tehnic.

Persoana șef al departamentului sef(în funcție de activitatea întreprinderii, de dimensiunea acesteia, acesta poate fi un inginer șef, administrator sau specialist principal). pozitie de management ocupat de o persoană cu experienţă.

experienta - cel putin 5 ani. El se supune către CEO sau adjunctul lui. Șeful trebuie să aibă cunoștințe speciale, decide probleme critice. Are dreptul de a semna documente, reprezinta interesele directorului direct al societatii.

Șeful AHO ar trebui să fie întotdeauna conștient de:

• Codul Muncii al Federației Ruse și reglementările interne exacte ale organizației;
• toate diviziuni structurale, caracteristici ale cooperării lor reciproce;
• normele si regulile de protectie a muncii;
• toate actele, ordinele, instrucțiunile, rezoluțiile conducerii superioare privind desfășurarea serviciilor administrative și economice;
• reguli de management al echipei, organizarea muncii;
• șeful trebuie să aibă cel puțin cunoștințe minime de economie, management și raportare material;
• cunoașteți procedura, termenii de raportare și menținere a evidenței timpului;
• operarea si intretinerea echipamentelor organizatorice si informatice;
• aptitudini comunicare de afaceri, intocmirea documentatiei contractuale;
• ordinea achizitiilor, locul si cantitatea stocurilor si echipamentelor achizitionate pentru firma;
• au cunoștințe despre istoria organizației și perspectivele de dezvoltare.

Însuși șeful AHO are dreptul de a stabili penalitățile pentru angajații săi, de a distribui concedii, de a acorda permisiunea de a părăsi locul de muncă în cazul unor circumstanțe neprevăzute. De asemenea, controlează pe deplin execuția tuturor sarcinilor atribuite, atrage contractori, controlează achiziționarea de inventar, elaborează planuri de reparații și multe altele.

Responsabilitățile locului de muncă ale șefului AHO:

1. Monitorizează munca angajaților, distribuie sarcinile între aceștia, monitorizează execuția tuturor fișelor postului.
2. Efectuează recrutări pentru divizia administrativă și economică.
3. Controlează funcționarea echipamentelor tehnice - ascensoare, sisteme de ventilație, dispozitive de iluminat.
4. Organizeaza planuri si lucrari de reparatii spatii interioare, intreaga cladire. Supervizează activitățile de amenajare a teritoriului. Acest lucru este valabil atât pentru îngrijirea constantă a curții, a coridoarelor, cât și a decorațiunii în timpul sărbătorilor, evenimente importante.
5. Controlează designul documente necesare pentru a furniza servicii de la furnizori de servicii terți. Șeful semnează contractele, ține situațiile financiare, monitorizează întocmirea acestora.
6. Raspunde de distributia, achizitionarea, depozitarea, integritatea echipamentelor de lucru, echipamentelor tehnice.
7. Oferă o distribuție rațională a bugetului alocat, planificarea cheltuielilor pentru nevoile tehnice ale organizației.
8. Actualizare, implementare, distribuire de noi mijloace de comunicare, articole de apărare împotriva incendiilor, echipamente organizatorice, echipamente de lucru.

Pe umerii șefului responsabilitatea pentru mecanismul complex al unei clădiri uriașe (sau mai multor). Asigură confortul tuturor angajaților. Aceasta se referă la asigurarea locului de muncă în sine, acces rapid la el, toate lucrurile mărunte pentru un rezultat eficient, curățenie și ordine în toate zonele clădirii, reparații estetice în jur, iluminare puternică, căldură în sezonul rece. Orice defecțiuni ale echipamentului trebuie tratate de personalul AHO.

Specialist - inginer / administrator / manager au dreptul la:

• solicita informatii de la alte compartimente cu privire la probleme de natura administrativa si economica;
• pedepsiți angajații pentru încălcări, raportați acest lucru conducerii superioare;
• ia inițiativa în îmbunătățirea activității organizației în domeniul serviciilor tehnice și administrative;
• pentru a respecta toate regulile și reglementările, solicită conducerii să asigure condițiile necesare;
• evaluează calitatea muncii subordonaților lor.

Drepturi, funcții și responsabilități

AXO oferă activitatea tuturor celorlalte departamente. Fiecare companie are propriile sale caracteristici. Dar funcțiile specialiștilor departamentului administrativ și economic sunt practic aceleași peste tot. Și anume:

• asigurarea unor achiziții mari de orice echipament;
• cumpărare, distribuție de articole de papetărie;
• furnizarea tuturor angajaților cu echipamente de birou, obiecte de uz casnic, mobilier;
• acțiuni operaționale pentru repararea echipamentelor, prevenirea avariilor;
• management document, baze de date, dosare tehnice;
• curatenie, reparatii, decorare spatii;
• îmbunătățirea teritoriului stradal;
• companie de catering;
• organizarea transportului la timp;
• organizare de zone de recreere, locuri pentru pauza de fum, petreceri corporative;
• interacțiunea cu proprietarii, furnizorii, alte companii terțe;
• organizarea alimentării cu energie electrică, controlul sistemului de încălzire;
• respectarea standardelor sanitare și de securitate la incendiu;
• recrutarea angajaților, evaluarea muncii acestora;
• informarea internă a personalului despre noi acte, introduceri, evenimente.

În multe organizații, este obișnuit întâlniri de planificare. Ele pot fi zilnice, săptămânale sau lunare. Șeful îi anunță informație nouă angajaților săi, distribuie instrucțiuni, stabilește sarcini. Acestea din urmă pot fi atât globale, cât și mici, aparând spontan.

Toți angajații, și în primul rând șeful AHO au serie de obligații:

• îndeplinirea scopurilor și obiectivelor stabilite de conducerea superioară;
• menține toată documentația necesară, completează fișe de pontaj, formulare, estimări, calcule;
• să fie gata să rezolve cu promptitudine orice situație;
• să utilizeze bunurile materiale, resursele umane în scopul propus și rațional;
• respecta toate atributii oficiale, regulile de securitate sanitară și la incendiu ale întregii organizații;
• furnizarea în timp util autorităților de rapoarte, informații statistice;
• își desfășoară activitatea eficient, eficient, la timp.

AHO are dreptul de a solicita în orice moment informații generale la oricare dintre departamente, propune idei de îmbunătățire a muncii, participă la întâlniri și ședințe de planificare pe toate problemele administrative și economice.

Cooperare cu alte departamente

Performanța de înaltă calitate a tuturor sarcinilor și funcțiilor este imposibilă fără interacțiunea cu toate departamentele și diviziile organizației. Fiecare angajat al AHO este obligat să construiască relații de lucru cu colegii.

Cel mai frecvent în activitatea departamentului - primirea cererilor de la alte structuri. De exemplu, dacă un bec s-a ars în oricare dintre birouri, șeful va stabili imediat sarcina unui electrician. În cazul unui telefon care nu funcționează, acesta va trimite un tehnician gratuit să sune.

Pot exista sute de exemple. Toate sunt conectate într-un fel sau altul. AHO se referă adesea la următoarele diviziuni:

1. Contabilitate- cea mai strânsă cooperare cu acest departament se datorează faptului că AHO este obligat să raporteze toate cheltuielile pentru achiziționarea bunurilor materiale, inventar. Sunt furnizate copii ale contractelor cu locatorii, furnizorii, antreprenorii.
2. Departament de productie- furnizează echipamente pentru organizație, iar AXO exercită deja controlul asupra echipamentelor.
3. Legal- ajută la furnizarea conditiile necesare pentru încheierea contractelor, monitorizați respectarea tuturor normelor și regulilor Legislației Federației Ruse.
4. Departamentul de achizitii– desfășoară licitații dacă este necesar, analizează piața furnizorilor, ajută la alegerea celor mai favorabile condiții.
5. Planificare și economic- distribuie salariile, acumulează bonusuri, plăți de concediu. Șeful AHO, împreună cu aceștia, reglementează salariul subordonaților săi, în funcție de munca prestată, de gradul de încărcare.
6. Departamentul de Resurse Umane- stabileste personal, notificări despre călătorii de afaceri.

AHO este responsabil pentru furnizarea, livrarea, siguranța bunurilor materiale necesare lucrărilor. În plus, departamentul controlează comanda, repararea spațiilor clădirii și a curții, creează condiții confortabile pentru fiecare angajat al organizației.

Implementarea a sute de sarcini, funcții atribuite unitate de afacere, este imposibil fără coerență nu numai în cadrul unității în sine, ci și fără o relație strânsă între toate structurile companiei.

Este obligat să monitorizeze respectarea instrucțiunilor, regulilor, ordinelor departamentului administrativ și economic manager/administrator/inginer principal. Această persoană trebuie să aibă calități de conducere, profesionalism ridicat, abilități de management, cunoștințe în economie, să fie sinceră, responsabilă, atentă.

Videoconferință privind automatizarea activităților AHO - mai jos.