L'essenza della pianificazione è fissare obiettivi e modi per raggiungerli sulla base della formazione di un insieme di opere (misure, azioni) che devono essere eseguite, l'applicazione di metodi e mezzi per attuare queste opere, collegando le risorse necessarie per la loro attuazione , e coordinare le azioni delle organizzazioni che partecipano al progetto.

L'attività di sviluppo dei piani copre tutte le fasi della creazione e dell'esecuzione del progetto. Inizia con la partecipazione del project manager (project manager) nel processo di sviluppo del concept del progetto, continua con la selezione decisioni strategiche sul progetto, nonché nello sviluppo dei suoi dettagli, compresa la preparazione di proposte contrattuali, la conclusione di contratti, l'esecuzione di lavori e termina con il completamento del progetto.

Nella fase di pianificazione vengono determinati tutti i parametri necessari per l'attuazione del progetto: la durata per ciascuno degli elementi controllati del progetto, la necessità di manodopera, materiale, tecnica e risorse finanziarie, termini di consegna di materie prime, materiali, componenti e dotazioni tecnologiche, termini e volumi di coinvolgimento di organizzazioni di progettazione, costruzione e altre. I processi e le procedure di pianificazione del progetto dovrebbero garantire che il progetto sia fattibile entro il periodo di tempo specificato, al minor costo possibile, entro i costi delle risorse standard e di qualità adeguata.

Il processo di pianificazione inizia prima che lo scopo del lavoro venga approvato e continua man mano che il progetto avanza e vengono apportate modifiche. Ogni fase ciclo vitale Il progetto prevede un certo tipo di progettazione con i suoi metodi e strumenti intrinseci.

Pianificazione è un processo ciclico. Inizia con la definizione più generale degli obiettivi, passando a una descrizione più dettagliata di quando, come e quale lavoro dovrebbe essere svolto per raggiungere gli obiettivi. Man mano che il progetto procede dall'ideazione al completamento, diventano disponibili ulteriori informazioni sulle condizioni che influenzano l'avanzamento dei lavori. L'uso di strumenti di pianificazione e gestione del progetto consente ai membri del team di descrivere più chiaramente i problemi e controllare le modifiche al progetto in modo più efficace.

La pianificazione è un insieme di procedure interconnesse. La prima fase della pianificazione del progetto è lo sviluppo dei piani iniziali, che sono la base per lo sviluppo del budget del progetto, la determinazione dei requisiti delle risorse, l'organizzazione del supporto al progetto, la conclusione dei contratti, ecc. La pianificazione del progetto precede il controllo del progetto ed è la base per la sua applicazione, poiché viene effettuato un confronto tra i dati pianificati e quelli effettivi.

La struttura specifica dei piani applicati su diversi livelli e le fasi della pianificazione del progetto, dipende dagli standard e dagli approcci adottati nel settore e nelle organizzazioni che implementano il progetto. Ad esempio, nel settore delle costruzioni, la documentazione di progetto comprende le stime dei costi fornite dal cliente e dettagliate dagli appaltatori, il piano di cantiere dell'impianto, gli schemi organizzativi e tecnologici per la costruzione degli impianti, i programmi per l'esecuzione dei lavori e la ricezione di la struttura. materiali da costruzione. Nei progetti industriali, i programmi di lavoro si basano sulla progettazione e sulla documentazione tecnologica, in progetti informativi- specifica del sistema.

La fase di progettazione è una delle più importanti. In questa fase vengono determinati i compiti, il budget e la tempistica del progetto. Molto spesso, la pianificazione è intesa solo come programmazione, perdere di vista la gestione delle risorse, il budget, ecc.

Una tecnica di pianificazione completa include i seguenti passaggi:

• 1) Definire gli obiettivi del progetto e la loro descrizione. Molto spesso, i progetti iniziano senza un obiettivo chiaro.
• 2) Definizione delle fasi tecnologiche. Per il progetto, dovrebbe essere selezionata una tecnologia di implementazione che determini le fasi di sviluppo del progetto. Uno di errori comuni la pianificazione è l'incoerenza del piano con il ciclo tecnologico.
• 3) Per le fasi tecnologiche, è necessario definire un elenco di compiti, indicare le loro interrelazioni (sequenza) e la durata prevista (dipende dalle risorse assegnate).
• 4) È necessario concordare la questione delle risorse assegnate al progetto. Va notato che tutte le risorse aziendali dovrebbero essere distribuite centralmente. Molto spesso si verifica un errore di pianificazione dovuto al fatto che alcune risorse scarse vengono utilizzate contemporaneamente in due diversi progetti contemporaneamente.
• 5) Se vengono determinate le tariffe delle risorse, anche il budget può essere ottenuto automaticamente. Uno degli errori tipici è che il budget viene stabilito senza prestare attenzione al costo previsto del progetto.
• 6) L'attività scritta, il budget e il programma di lavoro formano un documento formale "Piano di progetto". Molto spesso, prima dell'inizio del progetto, mancano alcuni di questi documenti.

Pertanto, per il successo della pianificazione del progetto, sono importanti una serie di fattori che devono essere considerati:

• classe di compiti da risolvere, circolazione prodotto finito, tipo di lavoro (sviluppo, sviluppo, manutenzione);
• Scelta dello schema di lavoro (modello del ciclo di vita) tenendo conto della complessità del progetto e delle capacità del team di sviluppo;
• ·Esperienza in argomento e sugli strumenti di automazione dello sviluppo;
• · equipaggiamento degli sviluppatori con mezzi di automazione e base hardware-software;
• Il livello dei requisiti del cliente per i tempi e la qualità del lavoro.

In un progetto ben organizzato, un organo di gestione specifico dovrebbe essere responsabile dell'attuazione di ciascun obiettivo: il project manager, per tutti gli obiettivi (missione del progetto), esecutori responsabili per obiettivi privati, ecc. Cioè, l'albero degli obiettivi del progetto dovrebbe coincidere con la struttura dell'unità organizzativa responsabile della realizzazione del progetto. Per questo, è in fase di sviluppo una cosiddetta matrice di responsabilità, che determina responsabilità funzionali esecutori del progetto, specifica l'insieme delle opere della cui realizzazione sono personalmente responsabili.

Lo scopo principale della pianificazione è costruire un modello di implementazione del progetto. È necessario coordinare le attività dei partecipanti al progetto, determina l'ordine in cui il lavoro deve essere eseguito, ecc.

Le fasi principali del processo di pianificazione sono illustrate nella Tabella 1 e comprendono nove passaggi. Ad ogni passaggio, il project manager può scoprire che il progetto è inefficace o impossibile da implementare e sollevare la questione della sua chiusura.

Tabella 1 - Principali fasi del processo di pianificazione del progetto

		Risultato
	Sviluppo del concept e pianificazione degli obiettivi del progetto.
	Scomposizione degli obiettivi del progetto, costruzione di una struttura di lavoro gerarchica (WBS).
	Nomina del responsabile. Costruzione di un diagramma a blocchi dell'organizzazione (CCO) del progetto.
	Sviluppo di una strategia di implementazione del progetto, costruzione di un piano per pietre miliari.
	Sviluppo di tattiche di progetto, costruzione di modelli di rete.	Dettagliato come?
	Sviluppo di un programma di lavoro ideale.	Perfetto quando?
	Pianificazione delle risorse, sviluppo di un vero programma di calendario del lavoro, tenendo conto dei vincoli delle risorse.	Realisticamente quando?
	Stima dei costi, sviluppo del budget.
	Sviluppo e adozione del piano di progetto.	Tutto è preso in considerazione?

Per la realizzazione di progetti grandi e complessi, diventa consigliabile utilizzare procedure ausiliarie di pianificazione del progetto:

• pianificazione della qualità;
• pianificare i rischi e le misure per lavorare con loro;
• pianificazione organizzativa;
• pianificazione della comunicazione.

In ogni caso, il project manager, sulla base del rapporto risultato/costo, deve valutare la fattibilità di utilizzare l'una o l'altra procedura ausiliaria disponibile nell'arsenale delle tecnologie di progetto.

Figura 3 Flusso di pianificazione del progetto

INTRODUZIONE

La gestione del progetto riguarda l'elaborazione di un piano e il monitoraggio dell'avanzamento del lavoro su di esso. Di conseguenza, rispetto piano migliore progetto, più accuratamente viene redatto, più facile è eseguire il lavoro di progettazione in un secondo momento e completare con successo il progetto.

Per pianificare bene, devi prima avere una buona idea di cosa sia un progetto e di quali elementi sia composto il suo piano.

L'attività di qualsiasi organizzazione è quella di realizzare operazioni e progetti. Entrambi hanno molto in comune, ad esempio, sono eseguiti da persone per le quali sono allocate risorse limitate.

La principale differenza tra attività e progetti è che le attività sono continue e ripetitive, mentre i progetti sono temporanei e unici. Sulla base di ciò, un progetto è definito come uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o servizio unico. "Temporaneo" significa che ogni progetto ha una data di inizio e di fine specifica. Quando parliamo dell'unicità di un prodotto o servizio, intendiamo che è nettamente diverso da prodotti o servizi simili.

L'unicità di ogni progetto rende difficile la pianificazione, poiché spesso è difficile prevedere come i risultati saranno effettivamente raggiunti. Pertanto, il risultato attività del progetto non è solo un prodotto o servizio, ma anche lezioni apprese, ovvero esperienza che viene utilizzata in futuro durante la pianificazione e l'implementazione di progetti futuri.

PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO

La fase di progettazione è una delle più importanti. In questa fase vengono determinati i compiti, il budget e la tempistica del progetto. Molto spesso, la pianificazione è intesa solo come programmazione, perdere di vista la gestione delle risorse, il budget, ecc.

Una tecnica di pianificazione completa include i seguenti passaggi:

• 1) Definire gli obiettivi del progetto e la loro descrizione. Molto spesso, i progetti iniziano senza un obiettivo chiaro.
• 2) Definizione delle fasi tecnologiche. Per il progetto, dovrebbe essere selezionata una tecnologia di implementazione che determini le fasi di sviluppo del progetto. Uno dei tipici errori di pianificazione è la discrepanza tra il piano e il ciclo tecnologico.
• 3) Per le fasi tecnologiche, è necessario definire un elenco di compiti, indicare le loro interrelazioni (sequenza) e la durata prevista (dipende dalle risorse assegnate).
• 4) È necessario concordare la questione delle risorse assegnate al progetto. Va notato che tutte le risorse aziendali dovrebbero essere distribuite centralmente. Molto spesso si verifica un errore di pianificazione dovuto al fatto che alcune risorse scarse vengono utilizzate contemporaneamente in due diversi progetti contemporaneamente.
• 5) Se vengono determinate le tariffe delle risorse, anche il budget può essere ottenuto automaticamente. Uno degli errori tipici è che il budget viene stabilito senza prestare attenzione al costo previsto del progetto.
• 6) L'attività scritta, il budget e il programma di lavoro formano un documento formale "Piano di progetto". Molto spesso, prima dell'inizio del progetto, mancano alcuni di questi documenti, le conseguenze di ciò considereremo di seguito.

Pertanto, per il successo della pianificazione del progetto, sono importanti una serie di fattori che devono essere considerati:

• la classe di compiti da risolvere, la circolazione del prodotto finito, il tipo di lavoro (sviluppo, sviluppo, manutenzione);
• Scelta dello schema di lavoro (modello del ciclo di vita) tenendo conto della complessità del progetto e delle capacità del team di sviluppo;
• Esperienza nell'area tematica e sugli strumenti di automazione dello sviluppo;
• · equipaggiamento degli sviluppatori con mezzi di automazione e base hardware-software;
• Il livello dei requisiti del cliente per i tempi e la qualità del lavoro.

In un progetto ben organizzato, un organo di gestione specifico dovrebbe essere responsabile dell'attuazione di ciascun obiettivo: il project manager, per tutti gli obiettivi (missione del progetto), esecutori responsabili per obiettivi privati, ecc. Cioè, l'albero degli obiettivi del progetto dovrebbe coincidere con la struttura dell'unità organizzativa responsabile della realizzazione del progetto. Per questo è in fase di sviluppo la cosiddetta patrix di responsabilità, che definisce le responsabilità funzionali degli esecutori del progetto, specifica l'insieme delle opere per la cui realizzazione sono personalmente responsabili.

Lo scopo principale della pianificazione è costruire un modello di implementazione del progetto.

Errori di pianificazione comuni

Pianificare con gli obiettivi sbagliati. Qualsiasi progetto nel suo contenuto è progettato per risolvere un problema, soddisfare un'esigenza specifica, ecc. A seconda di ciò, vengono formulati determinati obiettivi specifici. Se il problema non è chiaro e non è chiaramente indicato, allora potresti riscontrare un errore comune quando viene presa la decisione giusta, ma non si sa esattamente su quale problema specifico.

Per evitare una situazione del genere, è necessario individuare la base reale del lavoro: fissare - preferibilmente documentata - una descrizione dei problemi e delle esigenze che devono essere risolti alla fine del progetto; stabilire come la soluzione di problemi specifici si riflette nella descrizione degli scopi e degli obiettivi del progetto. Solo allora puoi iniziare a pianificare.

Pianificazione basata su dati incompleti. Una situazione simile è tipica quando è necessario pianificare il lavoro, il cui inizio, e possibilmente il fatto stesso della cui attuazione dipende dai risultati dei test di prova o dai successi / fallimenti nelle fasi precedenti.

Una situazione simile si riscontra spesso nei progetti di sviluppo e adeguamento dei sistemi informativi. Il cliente ha un desiderio irresistibile di ottenere lo strumento finito il più rapidamente possibile. Tuttavia, ha solo una vaga idea delle capacità del software che ha scelto e di cosa vuole automatizzare. D'altra parte, i fornitori di software conoscono molto poco i processi di gestione effettivi (strutture funzionali, informative, organizzative) nell'organizzazione del cliente. E solo quando iniziano a realizzare il progetto, inizia il processo di informazione e formazione reciproca. Il perfezionamento dell'affermazione porta a un aumento significativo, a volte più volte, del volume di lavoro e a un cambiamento dei loro obiettivi e composizione.

La pianificazione viene effettuata con il coinvolgimento dei soli pianificatori. Una tale organizzazione di pianificazione può portare a perdite significative a causa della mancanza di considerazione di fattori importanti. Di norma, vengono dimenticati dettagli o circostanze apparentemente insignificanti, il cui fallimento, tuttavia, può portare a enormi perdite. Pertanto, dovrebbero essere coinvolti nella pianificazione anche gli esecutori responsabili di specifiche attività progettuali, responsabili del project financing, delle forniture, ecc. Per non parlare di aspetti psicologici per l'attuazione del piano, alla cui realizzazione non hanno preso parte specifici esecutori.

Pianificazione senza tener conto dell'esperienza precedente. Anche con il miglior budget, senza utilizzare precedenti esperienze nell'attuazione di progetti simili, si possono commettere gravi errori di pianificazione.

Pianificazione delle risorse senza tener conto della loro disponibilità. Ciò riguarda, in primo luogo, risorse lavorative che hanno determinate qualifiche e la capacità di arrivare a una determinata data in un determinato luogo per eseguire il lavoro sul progetto. Un altro problema è se lo stesso gruppo di specialisti è pianificato in più progetti che vengono eseguiti contemporaneamente.

Pianificazione senza motivazione. Di norma, per il lavoro sui progetti, sono coinvolti artisti di unità funzionali che ne hanno uno proprio. Management, i loro obiettivi e compiti specifici e, ovviamente, la loro forma di remunerazione, che di solito non hanno nulla a che fare con gli obiettivi e gli obiettivi del progetto. Pertanto, gli esecutori non sentono la responsabilità e l'importanza del lavoro sul progetto senza incentivi adeguati per i risultati delle loro attività. E il project manager non è dotato di diritti sufficienti per stimolare gli artisti e non può formare un budget incentivi finanziari sui risultati del progetto.

Pianificazione con troppi dettagli. Quando un progetto è pianificato in modo troppo dettagliato , sorgono problemi nell'analizzare, pianificare e monitorare il suo stato, ad esempio cosa è stato fatto e qual è il ritardo. Inoltre, è difficile gestire efficacemente un gran numero di risorse, determinare ritardi, stimare i costi e sviluppare grafici reali e accettabili ai fini della gestione. L'eccessivo dettaglio nella considerazione dei fattori porta alla necessità di risolvere un numero enorme di conflitti, a frequenti cambiamenti, alla necessità di un costante coordinamento con altri progetti in corso contemporaneamente. Tuttavia, l'overscaling può anche portare a problemi di perdita di controllo. È necessaria una media aurea quando nel progetto sono pianificati solo quei parametri che possono e devono essere controllati.

Di cosa hai bisogno per evitare errori di pianificazione (alcuni consigli):

• dovrebbe essere formulato un elenco di problemi da risolvere per il progetto;
• · l'obiettivo principale del progetto (missione) dovrebbe essere portato all'attenzione di tutti i partecipanti;
• · i rischi dovrebbero essere identificati e, se possibile, gli incidenti dovrebbero essere esclusi;
• È necessario assicurarsi che la strategia del progetto possa essere implementata e soddisfi i vincoli di budget, tempistica e scopo (è stato effettuato lo studio di fattibilità PCTS: P - Prestazioni, C - Costo, T - Tempo, S - Scopo. I costi sono una funzione del livello di esecuzione P, tempo T e contenuto, scopo del lavoro S);
• la presenza di risultati positivi dell'analisi "a favore e contro" l'attuazione del progetto (effettuata Force-field - un'analisi consistente nella descrizione e quantificazione fattori che possono facilitare e ostacolare la realizzazione del progetto);
• · il risultato finale dovrebbe essere chiaro a tutti i membri del team di progetto;
• · Gli indicatori per la valutazione dei risultati delle attività del progetto dovrebbero fornire una valutazione dello stato delle cose con la necessaria accuratezza. È opportuno sviluppare scale interne per valutare le attività per tipo di lavoro.

Determinazione degli obiettivi del progetto

Fissare obiettivi prima di tutto significa che il progetto dovrebbe iniziare con una dichiarazione di obiettivi. In questo caso, l'obiettivo dovrebbe essere fissato per iscritto sotto forma di indicatori misurabili.

La fase di impostazione dell'attività, questa fase viene eseguita in base a un contratto di consulenza, ad es. il pagamento rateale è basato sul tempo. A causa dell'incertezza del compito, è impossibile pianificarne il costo in anticipo. Il costo dello stage è approssimativamente pari al 10% del costo di tutto il lavoro.

Il prodotto principale dello stage è il documento "Problem Statement" (Product Vision).

Questo documento dovrebbe definire lo scopo del progetto e includere un elenco di requisiti chiave senza una ripartizione dettagliata. Criterio importante: nonostante la mancanza di una descrizione dettagliata, l'elenco dovrebbe essere suscettibile di valutazione statistica dell'intensità del lavoro con una deviazione standard (rischio) entro un intervallo accettabile.

Sulla base della "Dichiarazione del problema" è necessario redigere un documento "Giustificazione economica".

Questo documento deve contenere una valutazione statistica dell'intensità del lavoro (costo) del lavoro. D'altra parte, un'analisi deve essere fatta effetto economico dall'attuazione.

L'analisi utilizza le statistiche sull'intensità del lavoro (efficienza) di progetti simili. In assenza di queste statistiche, gli errori nelle stime sono inevitabili e, in questo caso, si dovrebbe cercare di ottenere statistiche basate sui risultati dello sviluppo/dimostrazione dei prototipi di un ordine di grandezza.

La valutazione del rischio deve essere espressa sotto forma di un possibile eccesso di intensità di lavoro (valutazione pessimistica). È da questa valutazione che si dovrebbe procedere per determinare l'intensità di lavoro totale (prezzo) del prodotto.

Di conseguenza, abbiamo un'attività formulata in modo vago "Dichiarazione del problema" e una stima dei costi nel "Business Case". I rischi derivanti da requisiti vaghi dovrebbero essere coperti da una valutazione pessimistica. Condizione di completamento della fase: sottoscrizione da parte delle parti della "Dichiarazione di Problema" e della "Giustificazione Economica".

Gestione e pianificazione delle risorse

risorsa di pianificazione del progetto di gestione

La gestione delle risorse è uno dei principali sottosistemi della gestione dei progetti. Include i processi di pianificazione, acquisto, fornitura, distribuzione, contabilizzazione e controllo delle risorse, solitamente manodopera e logistica. Il compito della gestione delle risorse è garantire il loro uso ottimale per raggiungere obiettivo finale- formazione del risultato del progetto con gli indicatori previsti.

Le risorse materiali e tecniche sono materie prime, materiali, strutture, componenti, risorse energetiche, risorse tecnologiche, ecc.

Le risorse di lavoro sono quelle che svolgono direttamente il lavoro con risorse materiali e tecniche.

La gestione delle risorse materiali del progetto inizia, infatti, nella fase di pre-investimento durante lo sviluppo di uno studio di fattibilità, gli impegni nella fase di pianificazione vengono elaborati i fabbisogni di risorse e la possibilità della loro fornitura. La pratica mostra che le risorse sono limitate in un dato momento e quindi i compiti principali della gestione delle risorse sono:

• 1. Pianificazione ottimale delle risorse
• 2. Gestione della logistica, tra cui:
  • gestione dell'approvvigionamento di risorse;
  • gestione dell'allocazione delle risorse.

Il concetto di risorse è interconnesso con il concetto di "lavoro", poiché le risorse non si riferiscono al progetto nel suo insieme, ma a determinati lavori eseguiti in una sequenza pianificata corrispondente al programma di lavoro del progetto.

Pianificazione e organizzazione degli acquisti e delle consegne - il primo passo nella gestione delle risorse del progetto. Si compone di fasi, tra cui la selezione dei fornitori, l'immissione degli ordini e il monitoraggio delle consegne.

Nella fase di pianificazione, viene eseguita un'analisi equilibrata dei pacchetti di lavoro e delle risorse consumate, tenendo conto delle restrizioni e della loro distribuzione predittiva in base ai programmi della domanda di risorse. La pianificazione delle risorse del progetto è la base per determinare i requisiti delle risorse nel tempo e determinare la possibilità di fornire risorse per concludere contratti per l'acquisto di risorse, pianificare la fornitura di risorse, nonché la base per distribuire le risorse già acquistate alle attività del progetto.

In quanto componente principale della gestione del progetto, la pianificazione delle risorse include una serie di componenti, tra cui:

• · sviluppo e analisi equilibrata dei pacchetti di lavoro e delle risorse finalizzati al raggiungimento degli obiettivi del progetto;
• · sviluppo di un sistema di allocazione delle risorse e nomina degli esecutori responsabili;
• · controllo sull'andamento dei lavori - confronto dei parametri di lavoro pianificati con quelli effettivi e sviluppo di azioni correttive.

Le risorse fungono da componenti di supporto del lavoro del progetto, inclusi esecutori, energia, materiali, attrezzature, ecc. La corrispondente funzione del fabbisogno di risorse può essere associata a ciascun lavoro e calcolata con metodi programmazione i requisiti delle risorse per il progetto nel suo insieme e i metodi di livellamento per far corrispondere le esigenze con la disponibilità o la disponibilità delle risorse.

In linea di principio, una cosa dovrebbe essere presa in considerazione quando si pianifica di soddisfare i requisiti di risorse per le attività del progetto. regola generale: l'importo totale del fabbisogno di ciascun tipo di risorsa in ogni momento del ciclo di vita del progetto non deve essere inferiore all'importo totale della disponibilità di tale risorsa in quel momento, tenendo conto delle riserve.

Stima del costo del progetto

A seconda della fase del ciclo di vita del progetto e degli obiettivi della valutazione, diversi tipi e metodi per stimare i costi del progetto. In base agli scopi delle valutazioni, varia anche l'accuratezza di tali valutazioni. Non considereremo in dettaglio, ma dobbiamo tenere presente che l'errore più grande si verifica, ovviamente, nella fase di stabilizzazione del progetto, quando gli errori di qualche versione vengono identificati e corretti, tale opzione è possibile anche quando tutto ciò che era done è stato implementato in modo errato ( nel senso della tecnologia), ma questo vale già per il design analfabeta.

Per stimare il costo del progetto, è necessario conoscere il costo delle risorse che compongono il progetto, il tempo necessario per completare il lavoro e il costo di questo lavoro.

Pertanto, la stima dei costi inizia con la definizione delle risorse del progetto e della struttura del lavoro. Questi compiti vengono risolti nell'ambito della pianificazione del progetto e i risultati di questo processo devono essere inviati al modulo di stima dei costi. Il costo del progetto è determinato dalle risorse, necessario per eseguire il lavoro.

L'essenza del design è sviluppare una strategia per raggiungere determinati obiettivi. Viene creato un modello, in base al quale vengono gradualmente implementate determinate azioni che le avvicinano al risultato finale. Ma la pianificazione del progetto in quanto tale richiede un'attenta analisi ed elaborazione in modo che la strategia per risolvere il compito a portata di mano implichi l'uso di mezzi e metodi ottimali che aumenteranno le possibilità di successo nel raggiungimento degli obiettivi.

Il concetto e lo scopo della pianificazione

Anche prima dell'inizio della progettazione diretta, si formano un concetto, principi e un modello, in base ai quali verrà sviluppato un piano d'azione. Questa è la base su cui si costruisce un sistema di passaggi mirati finalizzati al raggiungimento dei risultati. Il risultato è inteso come l'obiettivo finale, per il quale si sta sviluppando la soluzione progettuale. Inizialmente, viene creato un quadro della struttura organizzativa, all'interno del quale viene approvato l'ordine, la sequenza e la natura del lavoro. Vengono inoltre impostate attività di pianificazione del progetto, che possono rivelare le tattiche di utilizzo delle risorse materiali e tecniche. La pianificazione copre direttamente tutte le fasi della creazione di una soluzione progettuale, ma ciò non significa che debbano essere sviluppate secondo un unico modello. In ogni fase è possibile applicare un approccio individuale, tenendo conto delle specificità delle azioni lavorative e della complessità della loro attuazione. Tuttavia, le pietre miliari del progetto dovrebbero essere strutturate in sistema comune pianificazione.

Il modello secondo il quale si svilupperà il progetto, in ogni caso, è costruito ponendo l'accento sul raggiungimento del risultato finale. Solo in questo caso si potrà contare sulla creazione di una strategia di gestione ottimale in termini di qualità. Un ruolo importante è svolto dai dati di input, che possono introdurre regole, principi o restrizioni, il cui significato diventerà evidente dopo l'attuazione del progetto. Allo stesso tempo, dovrebbe essere determinato l'obiettivo della pianificazione del progetto, che sarà quello di creare un modello di azione ottimale in termini di attuazione dell'attività.

Pianificazione del dominio

Una delle fasi iniziali della progettazione, durante la quale vengono determinati alcuni dei parametri fondamentali del progetto. In questo caso, l'area tematica è intesa come un insieme di scopi e obiettivi, il cui raggiungimento deve essere implementato nel processo di completamento del progetto. Inoltre, se specifiche direzioni di movimento graduale verso l'obiettivo stabiliscono punti di conseguimento abbastanza definiti in termini di parametri misurati, allora l'area tematica è definita come un'infrastruttura più ampia dell'obiettivo finale. Può anche influire su fattori che appariranno già durante il funzionamento del prodotto o della soluzione tecnologica sviluppata. Cosa esattamente nella fase iniziale la pianificazione del progetto può tenere conto dell'area tematica? Questo modello consente di eseguire le seguenti attività:

• Sulla base dell'analisi degli obiettivi, è specificato Stato attuale sistema di controllo.
• Affinamento dei parametri chiave della soluzione progettuale.
• Formulazione dettagliata dei criteri di successo e fallimento.
• Analisi e aggiustamento delle ipotesi sui vincoli.
• Determinazione dei parametri per la valutazione intermedia e risultati finali progetto.

Composizione dei processi di pianificazione

Man mano che il piano si sviluppa, i suoi creatori passano dalla formulazione generale e dalla giustificazione tecnica degli obiettivi a una descrizione dettagliata delle attività che dovranno essere svolte per raggiungere obiettivi specifici. E ancora, il sistema di formazione della struttura organizzativa del piano non può considerarsi chiuso anche dopo l'integrazione dei dati di input. Anche senza input esterno nuova informazione potrebbe esserci bisogno di Informazioni aggiuntive o chiarimento dei dati precedenti. Per lo stesso motivo, i processi di pianificazione del progetto sono ciclici. La ripetizione è necessaria affinché l'operazione venga eseguita tenendo conto dei dati aggiornati.

Allo stesso tempo, ogni iterazione dovrebbe inizialmente avere una chiara sequenza di esecuzione, sia per le singole fasi che nell'ambito di un modello di pianificazione generale. I processi specifici includono quanto segue:

• Sviluppo della struttura del contenuto del progetto, indicando le fasi principali del progetto.
• Suddivisione di compiti grandi in compiti piccoli: dettagli e segmentazione in processi separati.
• Elaborazione di un progetto preventivo, che terrà conto delle risorse necessarie sia per la pianificazione che per lo sviluppo del progetto.
• Compilazione di un elenco con specifiche attività lavorative. Formazione di una base documentaria, che indicherà i parametri del lavoro, le loro dipendenze tecnologiche, ecc.
• Disposizione delle azioni di lavoro nella struttura complessiva della pianificazione. Determinare le possibilità di modificare la configurazione della loro esecuzione.

A seconda della complessità dell'esecuzione, il sistema di pianificazione del progetto può includere diverse serie di processi ausiliari. I più comuni includono lo sviluppo di standard di controllo e qualità, la definizione di stati di subordinazione e responsabilità, la preparazione dei necessari mezzi di informazione e comunicazione. Inoltre, nel corso della pianificazione, potrebbero essere necessari nuovi processi che non sono stati previsti nella fase di formulazione degli scopi e degli obiettivi.

Fasi di creazione di un programma

Indipendentemente dalle tattiche di pianificazione scelte, il dipartimento di gestione dovrà sviluppare una struttura con lo scopo del lavoro, indicando rischi e restrizioni. Ma non sarà possibile determinare un modello specifico di movimento verso l'obiettivo senza la pianificazione del progetto, che consiste nei seguenti passaggi:

• Determinazione dell'ambito di lavoro utilizzando l'elenco. Un elenco operativo che riflette la sequenza di passaggi nell'implementazione dell'attività in un modo o nell'altro.
• A ogni attività e lavoro collegato vengono assegnati parametri di runtime, soggetti a vincoli di risorse. In questa fase viene solitamente utilizzato il metodo di scomposizione delle attività con una stima parallela della durata del lavoro.
• Fase mirata per determinare la disponibilità e il volume della base di risorse. È possibile prendere in considerazione un ampio elenco di tipi di risorse, comprese le risorse informative, tecnologiche, lavorative e finanziarie.
• Stabilire limiti. In genere, questo riguarda fattori esterni a seconda della stagione processi logistici, eventi casuali, ecc.

In questa struttura del piano, vale la pena evidenziare le fasi associate a rischi e vincoli. La qualità della pianificazione della gestione del progetto dipenderà dai modi inizialmente approvati di rispondere a determinati fattori. In particolare, ci sono due modi di rispondere: attivo e passivo. Nel primo caso, il progetto prevede una tattica di azioni che riducano al minimo la probabilità stessa dei rischi. La risposta strategica passiva si basa sull'assunzione di rischi, nonché sul risarcimento del danno condizionale dalle conseguenze della loro attuazione.

Metodi di sviluppo del piano

La creazione di una strategia di controllo consente l'utilizzo di quattro metodi di sviluppo, ciascuno dei quali può essere applicato in diverse fasi della pianificazione del progetto

• Concettuale. In questo caso, la soluzione progettuale può essere considerata come un mezzo per raggiungere un obiettivo comune, alla cui attuazione parteciperanno tutti i partecipanti al sistema. In conformità con la strategia concettuale, il progetto è suddiviso in diverse fasi separate, ognuna delle quali rappresenta compito specifico con le sue tattiche di realizzazione, limitazioni e risorse necessarie.
• Pianificazione strategica. Si basa sugli scopi e sugli obiettivi previsti, prevedendo l'analisi di modi alternativi per raggiungere il risultato. Questo piano è caratterizzato dalla presa in considerazione di una vasta gamma di vari fattori e sfumature di sviluppo del progetto, in cui positivo e lati negativi diversi percorsi verso la meta. I principali criteri di ammissibilità sono i tempi di attuazione, il costo del progetto e gli sforzi organizzativi.
• piano tattico. Si distingue per un alto grado di dettaglio e chiarimento degli obiettivi strategici. Nel corso dello sviluppo, i singoli processi di pianificazione del progetto, le scadenze, la quantità di lavoro e le risorse spese possono essere soggetti a correzioni.
• Piano operativo. Solitamente utilizzato come soluzione ausiliaria in relazione a processo comune pianificazione. È costruito per un periodo di analisi a breve termine, tenendo conto delle deviazioni identificate dai parametri pianificati.

Caratteristiche della pianificazione delle risorse

Logistica, informazioni e supporto organizzativo nei processi di preparazione e attuazione dei progetti hanno Grande importanza. Determinano in gran parte le configurazioni e le sequenze delle singole fasi e operazioni sulla strada per raggiungere sia i compiti principali che quelli intermedi. Pertanto, vale la pena considerare separatamente il metodo di pianificazione del progetto dal punto di vista della distribuzione della base delle risorse. Quindi, la base per lo sviluppo strutturale di questo modello di pianificazione sarà la classificazione delle risorse per esauribilità. Dobbiamo immediatamente decidere che gli stessi mezzi materiali e tecnici possono essere dati in tutto o in parte all'attuazione di una fase separata. Qui influenzerà anche il principio del consumo razionale e della ridistribuzione delle risorse, in cui una pianificazione competente consentirà di consumare in modo efficiente, ad esempio, carburante in alcune aree e risparmiarlo in altre.

Un fattore essenziale nella pianificazione delle risorse del progetto è la necessità, che è determinata attraverso l'intensità dei costi. La fase di lavorazione dipenderà dalla quantità di materie prime utilizzate. Di conseguenza, insieme alla durata dell'esecuzione di una particolare operazione, verrà indicato anche l'ammontare della base di risorse richiesta. Naturalmente, a seconda della natura dell'attività, un'operazione può richiedere diversi tipi di risorse.

Pianificazione delle fasi di realizzazione del progetto

È coinvolto un gruppo di processi di controllo, che chiude la pianificazione, lasciando materiali e linee guida aggiuntivi per l'attuazione del progetto. Questa parte tiene conto dei fattori di coordinamento, reattività e qualità di leadership dell'esecutore o del gruppo di esecutori. Pertanto, la pianificazione dell'attuazione del progetto comporta lo sviluppo delle seguenti fasi:

• Formazione della squadra. Sono coinvolti specialisti ed esperti dei profili necessari, che, in linea di principio, possiedono le tecnologie per svolgere compiti simili.
• Scelta degli appaltatori. Questi possono essere fornitori di determinati beni, partner o team di terze parti che forniscono determinati servizi necessari per l'attuazione del progetto.
• Sviluppo di condizioni per il controllo di qualità del lavoro svolto. Un insieme può essere sviluppato specifiche con particolare attenzione alle normative esistenti nell'area target.
• Creazione di un modello di coordinamento tra i diversi partecipanti ai processi di implementazione del progetto.

Pianificazione del rischio di progetto

L'importanza di pre-creare un modello di risposta al rischio è già stata discussa. Un modello specifico per la loro elaborazione può essere basato sui seguenti meccanismi di risposta:

• Determinazione della probabilità di rischi. Può essere utilizzato un sistema percentuale o individuale con propri criteri di valutazione.
• Determinazione della natura dei rischi.
• Calcolo del grado di influenza di un particolare rischio per il progetto nel suo complesso.
• Classificazione dei rischi per priorità in termini di impatto sul progetto.
• Sviluppo di una serie di misure che impediranno l'una o l'altra minaccia al progetto. Il lavoro di programmazione in questa direzione prevede la creazione di un sistema di nomina dei responsabili di ogni evento.
• Sviluppo di azioni modello per eliminare le conseguenze conseguenti al verificarsi di un evento di rischio.

Errori di pianificazione comuni

Molti calcoli errati in determinati fattori e parametri della creazione di un piano possono apparire solo durante il funzionamento del prodotto o della soluzione progettata. Ma ci sono anche errori di modello, con i quali è meglio correlare in anticipo i materiali di progettazione preparati:

• Usare gli obiettivi sbagliati. Di norma, gli errori in questa parte sono espressi in una formulazione imprecisa o completamente errata.
• Utilizzo di dati incompleti. L'errore di pianificazione della gestione del progetto è particolarmente comune nei settori dell'ingegneria, dove esiste un'alta probabilità di ottenere dati incompleti o errati a causa di violazioni in processi di test complessi.
• Collegamento di un ristretto gruppo di specialisti. Spesso nel lavoro sono inclusi solo i pianificatori che risolvono compiti correlati tramite appaltatori, il che di per sé riduce la qualità del risultato.
• Formalizzazione della pianificazione. Un problema comune è quando i singoli processi vengono eseguiti non per il bene di chiari obiettivi specifici, ma per completare una certa parte del lavoro senza concentrarsi sull'ulteriore effetto.

Conclusione

Vedere l'immagine della struttura stessa del piano per l'attuazione di azioni che ci avvicinano all'obiettivo finale è molto significativo per i partecipanti ai processi di progettazione. Ciò consente di tenere conto dell'intera gamma di sfumature e fattori che, in un modo o nell'altro, influenzano il corso del lavoro. Pertanto, dentro pianificazione strategica progetti, viene posta una risorsa per la preparazione del concetto di ulteriore sviluppo. Come minimo, vengono formulati i principi per l'attuazione dei compiti fissati. Solo con un tale approccio si può contare sul raggiungimento con successo degli obiettivi finali. Inoltre, un'approfondita analisi progettuale consente di ottimizzare sensibilmente il progetto, vantaggioso anche dal punto di vista economico per il cliente.

La gestione del progetto è una simbiosi di tecnologia e l'arte di risolvere un compito unico in tempo all'interno del budget assegnato per i suoi obiettivi. Affinché il progetto abbia successo, è necessario raggiungere un'intesa tra la direzione dell'azienda e la RM, come verrà implementato, da chi, quando e che tipo di lavoro dovrebbe essere svolto. Il piano di progetto non è visto come un documento, ma come un insieme di decisioni documentate che rispondono alle domande di cui sopra. Presento alla tua attenzione un articolo di revisione che esamina le basi della tecnologia di pianificazione del progetto.

Essenza della pianificazione del progetto

La pianificazione del progetto prevede molte iterazioni interconnesse, il cui risultato è un unico piano generale. Sotto il piano del progetto, comprenderemo ulteriormente il sistema delle attività pianificate, documentate a seguito della compilazione. Questo sistema è costituito da parametri collegati in modo speciale, a condizione che venga risolto un problema di sviluppo separato. Questi parametri sono formati sulla base di una serie di aree funzionali delle attività del progetto:

• contenuto;
• termini;
• costo;
• personale;
• forniture;
• comunicazioni;
• rischi, ecc.

Il piano è un elemento chiave del sistema di gestione del progetto. Se RM è riuscito a redigere una serie dettagliata di documenti di pianificazione, allora ha il diritto di aspettarsi la ricezione garantita dei risultati richiesti al termine dei lavori. Per questo, le tempistiche, le risorse e altri aspetti devono essere ben pianificati. Fino a quando non viene sviluppato un piano, è impossibile sapere quanti soldi e tempo ci vorranno per completare un compito unico. Senza un piano, il manager ha poca o nessuna direzione per far corrispondere il lavoro agli obiettivi del progetto.

Deve essere chiaro che la pianificazione alla fine non sempre dà risultati positivi, ma le conclusioni negative possono portare non meno, e talvolta più, benefici. In ogni caso, l'efficienza degli investimenti aumenta e non si verifica la "dispersione" del profitto guadagnato. La pianificazione del progetto pone le basi lavoro produttivo e risolve i seguenti problemi applicati.

1. Chiarire, dettagliare gli obiettivi e i risultati dell'evento.
2. Determinare la composizione e lo scopo del lavoro.
3. Stimare le tempistiche e i costi di budget.
4. Comporre piano del calendario e il budget per le fasi principali o l'intero progetto.
5. Effettuare una valutazione aggiornata dei requisiti delle risorse per ciascuna fase o per l'intera attività.
6. Prepara un piano per la fornitura di risorse.
7. Eseguire una valutazione del rischio e creare un piano di risposta al rischio.
8. Spiegare i dettagli dell'evento al cliente.
9. Concordare il piano con le principali parti interessate.
10. Distribuire la responsabilità del lavoro e dei compiti tra i partecipanti.
11. Approva il piano generale.
12. Chiarire i piani di interazione, pianificare le procedure di gestione.

Il posto del piano di Project Management nella fase del suo ciclo di vita. Fonte: Guida PMBOK 5

Il posto dei processi di pianificazione tra gli altri processi di attuazione del progetto. Fonte: Guida PMBOK 5

La pianificazione del progetto non può essere "in aria". È preceduto dall'avvio e l'output di questi processi è l'effettiva esecuzione del progetto. E siamo a conoscenza di un numero punti importanti su quale pianificazione:

• legato a un punto temporale specifico nel ciclo di vita di un compito unico e al suo periodo significativo (vedere i diagrammi mostrati sopra);
• iterativo - non termina dopo che i piani sono stati scritti, richiede un aggiornamento regolare fino alla fase di chiusura attiva;
• complesso - non è limitato a uno strumento e include una serie di strumenti e relativi documenti di output.

Composizione allargata dei processi di pianificazione

Il piano di progetto è distinto dal piano di Project Management e dai relativi processi di pianificazione. Come abbiamo già deciso, in senso lato, per piano si intende un sistema di attività pre-pianificato per il quale sono stabiliti l'ordine di esecuzione, la sequenza e la tempistica del lavoro. In senso stretto, un piano è un documento che riflette l'ordine delle azioni previste e le scadenze per l'attuazione. Il piano di project management è il risultato di procedure di pianificazione regolamentate (processi), in cui il gestore assume procedure regolari e regolamentate per la creazione di piani come documenti.

Definizioni dei concetti di pianificazione di base dal PMI. Fonte: Guida PMBOK 5

La pianificazione degli eventi comprende due gruppi di processi: processi di sviluppo diretto di piani e procedure ausiliarie. L'output di un blocco di sviluppo è un documento chiamato piano generale del progetto. Include un piano del calendario, un budget per gli eventi e una serie di altri documenti. La composizione e il contenuto dell'opera, le risorse necessarie per la sua attuazione determinano la sequenza, la durata e l'ammontare dei costi per la sua produzione.

La pianificazione del rischio (identificazione, identificazione e valutazione) e la gestione del rischio influiscono non solo sullo sviluppo del piano del calendario, ma anche sui requisiti di bilancio. Chiarire gli obiettivi, definire i confini di un compito unico e strutturare il team e la responsabilità pone le basi per un lavoro di pianificazione del progetto significativo. Successivamente, la vostra attenzione è invitata a un modello di relazioni delle principali procedure dei processi in esame.

Modello dei processi di pianificazione nella gestione dei progetti

È noto che secondo lo standard PMI, in quasi ogni sezione delle Linee guida PMBOK, un intero blocco è assegnato alla pianificazione. Sulla base del diagramma sopra, questo è abbastanza naturale. Il quadro più olistico della gestione della pianificazione e della creazione di un unico piano generale è mostrato nella sezione PMBOK "Project Integration Management". Di seguito è mostrato un riquadro del diagramma del flusso di dati di sviluppo del piano di gestione degli eventi locali.

Gestione del progetto Piano di sviluppo Diagramma di flusso dei dati Blocco locale

Il blocco visivo presentato sopra è degno di nota per una serie di motivi. La base di conoscenze sulla gestione dei progetti, tutta l'esperienza maturata in questa direzione, le normative sono essenziali per il successo della progettazione. Ciò vale anche per standard, software, strutture organizzative e cultura, pratiche di gestione, infrastrutture, ecc. La carta è un riferimento fondamentale per la pianificazione. Questi processi sono la base per l'integrazione nel piano generale e offrono come input per lo sviluppo della sua versione finale:

• piani di gestione dei parametri di progetto;
• piani di base per contenuti, costi e pianificazione;
• aggiornamenti del piano.

Fasi di sviluppo del piano del calendario

Come ricordiamo, la gestione del progetto si basa sui "tre pilastri": il contenuto del lavoro, i vincoli ei rischi. Se un manager sa lavorare bene con questi tre parametri, allora non ci sono compiti irrisolvibili per lui. Considera lo sviluppo di un piano di calendario dalla posizione di queste tre posizioni e suddividi questo processo in fasi. Attribuiremo la prima e la seconda fase al contenuto dell'opera.

1. La fase di determinazione e scrittura dell'ambito di lavoro come elenco. Molto spesso si commettono errori dovuti all'impossibilità di presentare tutte le opere contemporaneamente. Per una definizione qualitativa dell'ambito delle operazioni, è utile utilizzare le basi del metodo di scomposizione sequenziale del lavoro.
2. La fase di determinazione dell'esecuzione del progetto in termini di sequenza e durata del lavoro, che dipendono dalla tecnologia della loro attuazione. Per creare un risultato di qualità questa fase il metodo già citato di scomposizione sequenziale delle attività è adatto e revisione di esperti durata del lavoro utilizzando metodi come il brainstorming.
3. Determinazione della disponibilità delle risorse. L'evento utilizza una varietà di risorse: finanziarie, materiali, manodopera, informazioni, ecc. Dalla posizione risorse monetarieè necessario collegare il programma di lavoro con il programma di finanziamento. Viene introdotto il concetto di risorse scarse: specialisti e capacità uniche. Ciò lascia un'impronta sulla sequenza e sulla durata del lavoro.
4. Definizione di vincoli esterni. Queste restrizioni includono stagionalità, processi tecnologici forniture di attrezzature, vari eventi esterni. Se prendiamo in considerazione l'esempio dei desideri speciali del cliente (per partner specifici) o eventi esterni (ad esempio, i tempi del completamento di una fase entro il tempo di una festa nazionale), tali eventi sono inclusi nell'evento in sotto forma di pietre miliari.
5. La fase di creazione di un piano di risposta al rischio. Analizziamo i rischi del progetto e sviluppiamo un piano di risposta alle principali minacce. Sulla base di questo piano, definiamo quindi il piano del calendario.

La terza e la quarta fase si riferiscono alle posizioni di restrizione, la quinta fase - ai rischi. Due basi di risposta (attiva e passiva) determinano il momento della decisione e la sua inclusione nel piano progettuale. Risposta attiva significa che includiamo nel piano del calendario Lavoro extra volte a minimizzare i rischi. Ciò potrebbe influire sui tempi di altri lavori.

Ad esempio, possiamo considerare un progetto da portare sul mercato nuovo servizio. Diciamo che si rivela il rischio della sua mancanza di domanda sul mercato. Quindi, per ridurre al minimo questo rischio, è necessario condurre uno studio aggiuntivo e questo lavoro deve essere incluso nel piano del calendario. La risposta passiva implica la formazione di riserve finanziarie aggiuntive per i rischi identificati. Le fasi di sviluppo della schedulazione possono anche essere presentate nella sequenza logica mostrata di seguito.

La sequenza logica dello sviluppo del programma

Fasi di pianificazione di base del progetto

Per creare un piano generale, il project manager implementa una serie di iterazioni di pianificazione. Nel corso dei processi di progettazione si formano importanti documenti strumentali e finali, che insieme costituiscono il masterplan. Tra loro:

• struttura di scomposizione del lavoro (WBS);
• diagramma di rete;
• piano di gestione della qualità;
• programma del progetto;
• bilancio;
• organigramma;
• registro dei rischi;
• piano di comunicazione;
• piano generale del progetto.

Modello visivo dei processi di pianificazione del progetto

Sopra è riportato un modello di processi di pianificazione per un'attività di progetto. Squadra al completo processi che hai l'opportunità di considerare nel diagramma. I processi di pianificazione della corsia del pool sono legati a quasi tutte le sezioni della gestione del progetto. Molti dei processi indicati nel modello avranno la possibilità di essere presentati in articoli separati sul nostro sito. In questo articolo, ci concentriamo brevemente sulle principali procedure di pianificazione.

1. Il processo di definizione dell'ambito viene eseguito per chiarire l'ambito del progetto, i confini con la descrizione del suo prodotto. Il processo inizia con il chiarimento degli obiettivi dell'evento, la sua connessione con la strategia dell'azienda e la considerazione di approcci alternativi all'implementazione. Il PM deve essere chiaro su quale lavoro è al di fuori dell'ambito del progetto e quali sono i requisiti del prodotto.
2. Il processo di determinazione dell'ambito di lavoro. Le basi stabilite nel processo precedente sono sviluppate in una gamma completa di operazioni necessarie per il successo. La loro struttura e composizione sono legate al compito principale del progetto. WBS è lo strumento principale utilizzato da PM per risolvere il problema di questo processo.
3. Definizione dei rapporti di lavoro. La sequenza logica delle opere è il soggetto e lo scopo di questo processo. Lo strumento migliore e il risultato dell'implementazione del processo è un modello di rete (diagramma, grafico) costruito e ottimizzato utilizzando il metodo PERT e CPM.
4. Il processo di stima della durata del lavoro. Prevedere la durata di ogni lavoro incluso nella WBS e modello di rete, viene effettuata sulla base di vari approcci. I metodi principali sono metodi di valutazione da parte di analoghi, "dal basso verso l'alto", da esecutori, valutazione esperta e parametrica.
5. Processo di valutazione del fabbisogno di risorse. Lo scopo del processo è determinare l'importo richiesto risorse umane, risorse di macchine e meccanismi. Le risorse sono suddivise in gruppi: rinnovabili, spendibili e finanziarie.
6. Programmare il processo di sviluppo. Il processo viene eseguito al fine di determinare il tempo stimato singole opere e il progetto nel suo complesso. La questione dei dettagli del piano è importante. La profondità del suo studio dovrebbe essere sufficiente affinché il project manager possa controllare lo stato di avanzamento dei lavori e l'adempimento dei compiti assegnati.
7. Sviluppo di un masterplan per il progetto. Combina tutti i risultati del lavoro di pianificazione dell'evento in un unico documento di integrazione del progetto.

In questo articolo abbiamo conosciuto la "massima configurazione" di procedure e documenti che creano un piano di progetto. Nella pratica, soprattutto quando il progetto è di portata media o piccola e di natura regolare, spesso non sono richiesti sforzi di pianificazione eccessivi. In tali casi, puoi limitarti a soluzioni di pianificazione tipiche e una serie incompleta di documenti. Allo stesso tempo, è quasi impossibile fare a meno di un documentario di base ambientato nel piano generale e gli sforzi spesi per il suo sviluppo sono ampiamente ripagati.

La pianificazione è la base su cui si costruisce qualsiasi progetto. E più forte è, più è probabile che il progetto abbia successo. Per questo c'è gestione del progetto piano, costituito da tre blocchi: attività (obiettivi, concetti di progetto, assegnazione delle risorse, ecc.), compiti e risorse (persone, attrezzature, denaro, ecc.).

Che cos'è un piano di gestione del progetto?

Un piano di project management è un documento che contiene tutti gli elementi di un progetto: dalle attività e risorse ai criteri di valutazione del successo e dei rischi. Sviluppando questo piano, il project manager cerca di coprire l'intero progetto, dall'inizio alla chiusura.

Il piano di gestione del progetto è il massimo documento importante durante la creazione di un progetto - a livello di coinvolgimento delle parti interessate. Proprio come un progetto non può essere realizzato senza la partecipazione di una parte interessata, un progetto fallirà senza un piano di gestione ben ponderato. Documenti come un piano per la gestione di costi, scadenze, qualità, rischi, risorse, ecc. fanno parte di un piano di gestione più ampio.

Nella gestione del progetto tradizionale, il piano fornisce vincoli in tutte e cinque le fasi: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e completamento. I progetti agili non possono essere pianificati fino in fondo a causa della natura del lavoro con un modello agile. Pertanto, i piani vengono sviluppati e approvati durante il ciclo di vita del progetto.

Di solito ci sono due piani di gestione coinvolti in un progetto:

1. base— approvato dalla direzione (cliente). Determina il successo dei compiti, controlla i tempi e la qualità.
2. lavoratore- a differenza del precedente, il project manager apporta modifiche ad esso in base a nuove informazioni o compiti.

Cosa serve?

Un buon piano di gestione del progetto dovrebbe rispondere a domande di base:

• Perché?— Quale problema risolve il progetto, qual è il suo valore? Perché il progetto è sponsorizzato?
• Che cosa?— Quali sono i principali prodotti (consegne) del progetto? Cosa bisogna fare per completare con successo?
• Chi?— Chi sarà coinvolto nel lavoro sul progetto e di cosa sarà responsabile ciascuno dei partecipanti? In che formato saranno organizzati?
• Quando?- Qual è la tempistica del progetto? Quando verranno raggiunti i traguardi chiave?

Una pietra miliare è una pietra miliare durante un progetto (ad esempio, il passaggio a una nuova iterazione).

Gli obiettivi del Piano di Project Management sono:

Componenti chiave di un piano di Project Management

Non funzionerà per elaborare piani di gestione del progetto secondo un modello, ma c'è un insieme di elementi di base, sapendo quali, è facile costruire un quadro per un progetto futuro:

• breve descrizione del piano- un paio di paragrafi sugli elementi chiave del progetto, che sono divulgati nel piano.
• allineamento strategico e organizzativo- questo include i risultati dell'analisi delle parti interessate e degli obiettivi organizzativi che saranno supportati durante l'attuazione del progetto.
• definizione dell'ambito del progetto- questo paragrafo include i seguenti elementi: compito e obiettivi, risultati attesi, strumenti P.B.S E WBS. Nella sezione è anche importante indicare le specifiche di qualità - criteri per l'efficacia di un prodotto o servizio dal punto di vista del cliente.

PBS (struttura di scomposizione del prodotto) è uno strumento per analizzare, documentare e comunicare i risultati del progetto. PBS fa parte della metodologia di pianificazione basata sul prodotto (uno dei metodi principali nel gestione del progetto PRINCIPE2).

WBS (work breakdown structure) - scomposizione gerarchica lavoro di progettazione in compiti più piccoli (operazioni) al livello in cui le modalità di esecuzione del lavoro sono chiare, c'è la possibilità di valutazione e pianificazione.

• valutazione di fattibilità e piani di emergenza- contiene una valutazione della fattibilità economica, tecnica e organizzativa del progetto, l'identificazione e l'analisi dei rischi, propone piani d'azione in situazioni critiche per eliminare i fattori di rischio.
• restrizioni- un elenco di restrizioni note imposte dall'ambiente o dalla direzione (budget fisso, mancanza di risorse, ecc.).
• requisiti del team di progetto— definire l'organizzazione del gruppo di progetto, i ruoli e le responsabilità dei partecipanti. È qui che entrano in gioco i requisiti di formazione.
• requisiti materiali- include elementi del sito, software, hardware e altre risorse per completare il progetto.
• programma e pietre miliari- Questa sezione definisce le pietre miliari e il programma delle attività del progetto, inclusi tre elementi chiave: consegne (risultati del lavoro), date o durata e dipendenze critiche.
• budget (stima)- le spese previste sono generalmente suddivise in tre tipologie: capitale (acquisto di un magazzino per lo stoccaggio dei prodotti), materiali di consumo (acquisti settimanali di materiali per l'approvvigionamento) e manodopera (pagamento degli stipendi ai membri del team)
• Gestione dei rischi— descrizione dettagliata processo di gestione del rischio: dall'identificazione (tramite brainstorming, interviste, analisi SWOT) alla scelta di un sistema di monitoraggio (pro- o reattivo).
• cambio gestione- simile al paragrafo precedente, riguarda solo le possibili modifiche (e ce ne saranno molte). Qui vale la pena prescrivere un algoritmo per apportare modifiche, metodologie di gestione (ADKAR, AIM e altri), una formula per calcolare la probabilità di successo delle modifiche, ecc.
• gestione delle comunicazioni— il punto riguarda sia il team che le parti interessate. Il project manager in questa sezione dovrebbe descrivere il sistema di comunicazione che verrà utilizzato e i canali per comunicare la documentazione sulle prestazioni del progetto alle parti coinvolte nel progetto.
• allegati- tutti i documenti possono arrivare qui: dalle singole note alle presentazioni e ai certificati.

L'elenco delle sezioni del piano è integrato in base alle specifiche di un particolare progetto.

Piani di base ed esecutivi del progetto

Mentre si lavora a un progetto, il project manager, i membri del team e Le parti interessate lavorano con due tipi di piani:

• base- primario, stabile, approvato dal cliente o altra persona prestabilita, concordato con tutte le parti interessate.
• lavoratore- versione del piano di base, che visualizza le modifiche in termini, costi e altri parametri del progetto.

Durante lo sviluppo del progetto puoi confrontare i piani di base e di lavoro, per capire dove il lavoro "cede" e dove, al contrario, il progetto viene completato più velocemente (più economicamente) del previsto. In rari casi le modifiche nel corso del progetto vengono apportate al piano di gestione di base.

In Worksection, il diagramma di Gantt ti consente di vedere la differenza tra il piano di base e quello di lavoro
(blu - tempo totale, rosso - attività scadute, verde - attività completate in tempo)

Sviluppo di un piano di gestione del progetto

Come nel caso di elementi chiave piano di gestione del progetto, non esiste un unico algoritmo corretto per il suo sviluppo.

Abbiamo progettato una semplice procedura passo-passo per scrivere un piano, composta da 16 punti:

1. Determinare le condizioni di partenza per lo sviluppo di un piano- è importante capire con chi lo svilupperai (da solo, con la partecipazione del management, delle parti interessate), dove e quando, ecc. È importante prescrivere tecniche (ad esempio, brainstorming) e Software(come Microsoft Visual Studio) che verrà utilizzato nella creazione del piano: ciò farà risparmiare molto tempo e semplificherà l'attività.
2. Determinare le condizioni di partenza per il progetto- descrive il contenuto del progetto, un elenco di requisiti per i risultati e la sua gestione. Ad esempio, è stato concepito un progetto per vendere filatori al neon di alta qualità con stampe di supereroi. A seguito della corretta attuazione del progetto annuale, entro 12 mesi dall'inizio del progetto devono essere vendute 100.000 unità di merce, dopodiché avverrà la vendita dell'attività. La struttura di gestione del progetto sarà composta da un project manager generale presso l'ufficio centrale e dai dipartimenti competenti in uffici regionali progetto.
3. Definire le azioni da intraprendere per quelli che verranno eseguiti dal team di progetto e dall'outsourcing.
4. Crea una WBS di progetto suddividendola in blocchi più piccoli e gestibili. Questo è simile all'approccio Agile, quando il codice completo è diviso in tanti piccoli pezzi di lavoro.
5. Scrivi una serie di attività per eseguire ciascuna parte della WBS e crea una dipendenza tra di esse. Pertanto, il compito di acquistare e organizzare un magazzino regionale per lo stoccaggio dei filatori può essere completato solo dopo aver analizzato il mercato e aver venduto una certa quantità merci in una determinata area.
6. Determinare competenze necessarie per completare ogni compito.È importante qui non personalizzare le conoscenze e le competenze richieste per soddisfare i potenziali partecipanti al progetto, ma concentrarsi sui requisiti "ideali".
7. Stima il tempo e il costo per completare le attività.
8. Disegna un progetto. La tecnica è valida solo per il settore alimentare ed è facile da visualizzare tramite diagrammi (ad esempio un diagramma di Gantt).
9. Crea una pianificazione del progetto- date di inizio, intermedie, finali. Ad esempio, uno schema semplificato: il 1 novembre viene lanciato il progetto, il 1 dicembre - l'inizio delle vendite per il nuovo anno, il 31 dicembre - riassumendo saldi di capodanno, 15 gennaio - lancio di una linea specializzata per San Valentino, 20 febbraio - riassumendo, ecc.
10. Calcola il costo del progetto(nel nostro caso quanto costerà? implementazione di successo 100.000 filatori e la vendita dell'azienda).
11. Specificare i requisiti di qualità(ad esempio, standard di qualità prescritti per la produzione di filatori).
12. Assegnare persone specifiche responsabili delle attività.È qui che tornerà utile l'articolo 6, con l'elenco del quale assocerai le competenze dei membri del team.
13. Pianificare il formato del lavoro con le parti interessate- selezionare i canali di comunicazione, determinare il grado del loro coinvolgimento nel lavoro sul progetto, ecc.
14. Calcolare i rischi (ad esempio, utilizzando la formula del metodo cumulativo). Nel nostro esempio con i filatori, può trattarsi di una banale saturazione eccessiva del mercato, violazione dei termini del contratto da parte degli spedizionieri, ecc. Nell'analisi del rischio, utilizzare i dati dei paragrafi precedenti.
15. Annotare i vincoli del progetto e, tenendone conto, inserire i dati nel piano di gestione del progetto. Nel nostro caso, le parti del filatore vengono consegnate dalla Cina, l'assemblaggio avviene in Ucraina, e questo limita già la possibilità di un rigoroso controllo di qualità dei materiali e di un rapido cambio.
16. Ripassa tutti i punti del piano raggiungere lo zen. Resta da finalizzare l'elenco degli acquisti e dei requisiti per loro, coordinarsi con le parti interessate e ce l'hai nelle tue mani piano pronto gestione del progetto.

Il metodo di calcolo del rischio cumulativo è un metodo per valutare i fattori di rischio che potrebbero impedirti di ricevere il reddito previsto. Quando si costruisce un tasso di sconto per questo metodo Il tasso di rendimento privo di rischio viene preso come base e ad esso viene aggiunto il tasso di rendimento per il rischio di investimento in un progetto o in un'azienda.

In Vladislav Gagarsky, ad esempio, fornisce il seguente schema di asserzioni:

1. I responsabili del team di progetto inviano il piano sviluppato congiuntamente al project manager.
2. Il responsabile approva il piano di gestione del progetto o, in caso di errori, dispone le modifiche da apportare.
3. Il project manager passa il piano approvato ai capi del team di progetto per l'ulteriore implementazione.

Ma questo schema è più adatto per squadre già pronte che realizzano più progetti uno dopo l'altro o hanno cambiato il proprio profilo di attività. Per coloro che "da zero" hanno deciso di scrivere e approvare un piano di gestione del progetto, la tecnica non funzionerà. In tali casi, il progetto di base viene approvato dal capo dell'azienda o del progetto (cliente) su suggerimento del project manager.

Verdetto

Non salvavita.

Sarà una dichiarazione inizialmente senza strumenti per la sua attuazione. Lo strumento può diventare con esso progetti/compiti/sottocompiti e tenendo conto di denaro, tempo e persone responsabili proprio nei compiti. Questo è il modo migliore per organizzare il lavoro visivo dell'azienda, dove il legame tra baseline e piani di lavoro è evidente a tutti.

Ma il piano è l'inizio che determinerà il 50% del successo del progetto.