Автоматизированные системы управления предприятием: технологии, программа и функции. Автоматизация процессов управления: повышаем эффективность компании Автоматизация планирования и управления предприятием

• Для чего осуществляется автоматизации процессов управления предприятием.
• Какие условия необходимо соблюсти для осуществления автоматизации процессов управления.
• Какие факторы влияют на скорость и качество внедрения автоматизации.

Автоматизация процессов управления предприятием – комплекс мероприятий, при реализации которых возникают следующие вопросы:

• какие измеряемые параметры являются критически важными для оценки деятельности компании и нуждаются в учете;
• какие иерархические модели целесообразно использовать для описания процессов управления и планирования;
• для каких целей будет обосновано и эффективно применение экономико-математических методов;
• как использовать технологии управления проектами.

Американское общество производством и запасами (APICS) в середине 60-х годов выработало подход, позволяющий ответить на основные вопросы, возникающие в ходе внедрения автоматизации. Были сформулированы принципы, пригодные для построения моделей предприятий в целом и ключевых производственных процессов на них. На данных принципах основана концепция MRP (планирование материальных ресурсов), которую впервые использовали для систем управления материальными запасами.

1. Процесс производства является потоком взаимосвязанных заказов.
2. Заказы всегда выполняются в условиях ограничения ресурсов.
3. Предусматривается сокращение технологических циклов и запасов.
4. Потребности производства и снабжения определяются объемами и графиками реализации.
5. Движение заказов соотносится с экономическими показателями.
6. Время, необходимое на исполнения заказа, строго определено.

Практическая ценность MRP, MRPII, ERP обусловлена:

• использованием результатов анализа деятельности работающих предприятий;
• поступательным развитием, каждая последующая система расширяла возможности предыдущей;
• доказанной результативностью применения;
• возможностью охватить все процессы управления предприятия в целом.

Для характеристики объема и вида решаемых задач управления возникла соответствующая терминология: система класса MRP, система класса ERP, или просто: ERP-система, MRP-система.

Широкое распространение, тем не менее, не позволяет считать утвержденными международными или национальными стандартами рекомендации MRP, ERP по организации производственных процессов и управления ими. Они так и остаются рекомендациями APICS, в отличие от стандартов ISO серии 9000 (9000-9004), регламентирующих создание программ управления качеством в промышленности и в сфере обслуживания (исключение составляет ряд АСУП класса MRP-APS, использование которых позволяет компаниям получать сертификат ISO).

Автоматизация управления предприятиями на базе экономико-математических моделей, информационных технологий и средств вычислительной техники практически для всех фирм является важнейшим этапом развития, выводящим бизнес на качественно новый уровень управления.

Распределенные вычислительные системы и сети, совершенствование систем управления базами данных и средств проектирования, внедрение функциональных подсистем способствуют созданию сложных интегрированных автоматизированных систем, объединяющих все задачи управления предприятием.

Среди подобных программных продуктов, представленных на российском рынке, большую долю составляют разработки крупнейших зарубежных фирм.

Внедрение интегрированной автоматизированной системы – это длительный, трудоемкий и дорогостоящий процесс.

Перед руководителем в данной ситуации стоят две основные задачи: определить цели, для которых планируется модернизация методов управления, и разработать правильную стратегию развития автоматизации предприятия , позволяющую этих целей достичь.

Должны учитываться:

• существующий на текущий момент уровень автоматизации управления;
• опыт потенциальных разработчиков;
• особенности организационной структуры конкретного предприятия;
• финансовые и кадровые ресурсы;
• зарубежный опыт и современные тенденции.

В ходе стратегического планирования часто возникает необходимость принятия обоснованного решения по выбору системы автоматизации. Руководители предприятий должны иметь представление о концепциях современных информационных технологий, способах их проектирования и внедрения.

Автоматизация процессов управления – алгоритм для руководителя

Проектный подход к автоматизации управления предприятием начинается с подготовки трех обязательных документов: технического задания, плана-графика и бюджета. Финансист не может написать грамотное техническое задание, а программист посчитать бюджет. Составлять документы должны специалисты, тесно взаимодействуя друг с другом, только это позволит успешно организовать работу.

Техническое задание (ТЗ) определяет цели, задачи проекта и способы их решения. В нем максимально подробно описываются все требования к системе управления, защите данных, архитектура программного комплекса и алгоритмы взаимодействия объектов, виды форм, справочников и отчетов, этапы работ по внедрению, а также порядок приемки готового продукта. Чем больше деталей учтено и зафиксировано, тем быстрее и качественнее будет реализация проекта.

Как правило, отвечает за разработку технического задания и представляет руководству итоговый вариант менеджер проекта. В нашей стране существует определенный стандарт – «ГОСТ на ТЗ по созданию автоматизированных систем», хотя в последние годы строгое следование ГОСТу не считается обязательным.

Стандартные требования к автоматизированным системам на сегодняшний день:

• совместимость со всеми программными продуктами, которые используются на предприятии;
• надежность – стабильная работа и обеспечение сохранности данных;
• адаптивность – возможность быстро перенастраивать систему при любых изменениях в компании;
• масштабируемость – возможность увеличения объема данных и количества пользователей;
• заложенный изначально потенциал развития – возможность расширения функционала, обновление версий без перерывов в эксплуатации, актуализация с учетом изменений в российском законодательстве;
• возможность работы с распределенными структурами (удаленными подразделениями и филиалами);
• соответствие требованиям информационной безопасности – разделение прав доступа и ролей пользователей в зависимости от должностей и обязанностей.

План-график – стандартный управленческий документ, на который ориентируются в ходе реализации любого проекта. В нем отражаются этапы работ со сроками их выполнения, ответственные лица, назначенные исполнители, количество задействованных сотрудников. Например, автоматизация процессов управления потребует подготовки определенной документации, обучения персонала, неоднократного тестирования системы перед запуском ее в эксплуатацию. Менеджер проекта консолидирует информацию из разных подразделений в единый план-график и актуализирует его с определенной периодичностью.

Бюджет отражает затратную часть проекта. Основные статьи расхода при внедрении новой системы управления – это покупка программного обеспечения, его настройка под нужды предприятия и техническое сопровождение.

Компаниям-разработчикам с маркетинговой точки зрения выгоднее презентовать «стоимость рабочего места». Например: ERP-система по цене пять тысяч рублей для двух пользователей или десять тысяч рублей для десяти пользователей. Как правило, в указанную стоимость не входят затраты на настройку и техническую поддержку.

При выборе программного обеспечения необходимо узнавать подобные детали заранее, чтобы правильно сформировать бюджет. Грамотно написанное техническое задание позволяет рассчитать затраты последующих периодов на основе стоимости часа работы специалиста компании, обеспечивающей дальнейшую поддержку продукта. Соблюдение бюджета – показатель качественной работы менеджера проекта, означающий, что все необходимые ресурсы были учтены.

Процесс автоматизации предприятия можно считать завершенным, когда в эксплуатацию передана стабильно работающая информационная система, а также полный набор регламентов и инструкций для пользователей с различными уровнями доступа и ролями.

Экономическая целесообразность проекта обычно оценивается на основе финансовых показателей: срок окупаемости, коэффициент возврата инвестиций, внутренняя рентабельность, чистая стоимость. В случае с внедрением программного обеспечения произвести точные расчеты по такой схеме проблематично. Если затраты отражены в бюджете, то соотнести какая часть прибыли получена именно за счет использования автоматизированной системы управления чаще всего невозможно.

Автоматизация предприятия, прежде всего, влияет на управленческие показатели, например, на производительность труда, количество обслуженных клиентов, скорость обработки заказов. Положительная динамика их изменения служит критерием успешной реализации проекта и показателем того, что человеческие ресурсы компании стали использоваться более эффективно за счет:

• оптимизации документооборота;
• увеличения скорости доступа к информации;
• консолидированного представления всех данных и документов;
• стандартизации бизнес-процессов;
• своевременной и быстрой актуализации нормативных документов;
• ускорение процесса обучения и адаптации новых сотрудников;
• интеграции с внешними информационными системами и повышения скорости обмена данными.

Принципы автоматизации процессов управления

Современные предприятия представляют собой сложные структуры, поэтому постепенно автоматизация систем производства нашла применение не только в промышленности, но и во многих других сферах деятельности. Банковский бизнес, страхование, ритейл, транспортные компании готовы вкладывать значительные средства в программное обеспечение, позволяющее повысить эффективность их работы. Даже небольшие фирмы стремятся автоматизировать основные процессы управления.

Разные масштабы, уровни и виды процессов управления автоматизируются на основе единых принципов:

• принцип согласованности. Точка выхода одного действия внутри процесса всегда является точкой входа для другого. Рассогласование цепочки действий приводит к сбою или некорректному исполнению процесса;
• принцип интеграции. Автоматизированный процесс должен не существовать вне общей информационной среды предприятия, а взаимодействовать с ней. Степень интеграции может быть больше или меньше в зависимости от уровня автоматизации и решаемых с ее помощью задач, но этот принцип соблюдается всегда;
• принцип независимости исполнения. Суть автоматизированного процесса в том, что он исполняется без участия человека либо это участие минимально. Процесс, проистекающий корректно, в соответствии с установленными требованиями, не требует вмешательств извне.

Основополагающие принципы, перечисленные выше, разбиваются на более частные применительно к определенному уровню автоматизации и процессу управления.

Какие факторы влияют на скорость и качество внедрения автоматизации

1. Хороший продукт. Недоработанное программное обеспечение приводит к возникновению нежелательных последствий. Необходимость в дополнительных настройках, внесении изменений в программу, повторном тестировании мешают нормальной эксплуатации.
2. Квалифицированный консультант.
3. Энергичная команда внедрения, работающая на результат. Хороший консультант не решит поставленную задачу, если в компании отсутствуют квалифицированные сотрудники, способные говорить с ним на одном языке и обладающие необходимыми навыками и компетенциями.
4. Личный контроль генерального директора над процессом. Чтобы контролировать работу над проектом, не нужно глубоко погружаться в сферу информационных технологий и изучать азы программирования. Главное, чтобы информация о ходе процесса была всегда доступна и достоверна. Регулярные отчеты на основе составленного плана-графика дадут достаточно полное представление о текущей ситуации и позволят своевременно внести коррективы.
5. Работа сотрудников предприятия с автоматизированной системой. Установленное программное обеспечение должно использоваться большинством работников. И чем быстрее они начнут это делать самостоятельно в штатном режиме, тем быстрее будут выявлены и устранены возможные ошибки системы.

Уровни автоматизации процессов управления

В каждой компании существует определенная иерархия принятия решений, то есть уровней управления. Для более эффективной работы необходима автоматизация всех уровней управления предприятием.

Выделяют оперативный, тактический и стратегический уровни управления, а в соответствии с ними и уровни автоматизации:

1. Оперативный – уровень исполнителей. Автоматизируются стереотипные, регулярно выполняющиеся процессы, составляющие основу операционной деятельности компании. Например, производственный конвейер, осуществление торговых операций в рознице, поддержание заданных параметров инженерной системы.
2. Тактический – уровень менеджмента. За счет создания взаимосвязей между разными процессами предыдущего уровня автоматизируется управление производством. Например, процессы оперативного планирования, снабжения, реализации продукции, логистики, первичный документооборот.
3. Стратегический – уровень высшего звена руководства. Автоматизируются процессы управления предприятием в целом. Система позволяет решать аналитические задачи, строить прогнозы, направлена на финансово-хозяйственное и стратегическое планирование.

Для автоматизации управления предприятием используют несколько видов систем (CRM, ERP, OLAP и другие), которые подразделяются на три основных типа:

1. Неизменяемые системы. В них определенная жесткая последовательность операций настроена изначально под существующую конфигурацию оборудования или процесс.
2. Программируемые системы. В них последовательность действий изменяется в зависимости от текущей конфигурации или заданной программы. Настройка новых параметров работы происходит с помощью инструкций, к которым система обращается и выполняет их при смене условий.
3. Самонастраиваемые системы. Они осуществляют выбор необходимых операций в ходе функционирования на основании информации о текущем состоянии процесса.

Все три типа систем могут применяться на любом из уровней автоматизации как отдельно, так и в сочетании друг с другом.

Какие задачи решает автоматизация процессов управления производством

Для успешного ведения бизнеса необходимо поддерживать платежеспособность компании, повышать рентабельность производства или иной хозяйственной деятельности, правильно планировать и перераспределять финансовые ресурсы.

Крупные многопрофильные предприятия со сложной организационной структурой и развитой филиальной сетью с помощью автоматизации процессов управления решают проблемы, которые мешают достичь желаемых показателей:

1. Трудность согласования оперативных, текущих и долгосрочных планов разобщенных подразделений.
2. Проблему постановки и контроля исполнения задач для каждого подразделения и филиала.
3. Различия в организации работы и отсутствие единого понимания бизнес-процессов среди подразделений.
4. Отсутствие общей нормативно-справочной информации, унифицированных форм документов, единых методов .
5. Низкую скорость актуализации данных об оперативной хозяйственно-финансовой деятельности филиалов, подразделений и компании в целом.
6. Большие трудозатраты на сбор, анализ и обобщение данных от филиалов и предприятий, входящих в состав фирмы. Особенно это значимо для бухгалтерского учета, когда необходимо сводить разрозненные балансы, поступающие из разных источников, чтобы получить полное представление о финансовом состоянии компании.
7. Проблема оперативного контроля над взаиморасчетами с потребителями, внешними и внутренними поставщиками. Получение некорректных данных по кредиторской и дебиторской задолженности.
8. Низкая достоверность и противоречивость информации, собранной по всем направлениям бизнеса, на основании которой невозможно произвести подсчет и получить верное представление о материальных и финансовых активах предприятия.

Автоматизация управления – это не цель, а инструмент, позволяющий сократить вышеизложенные проблемы. При этом система не перестраивает полностью работу предприятия, а поддерживает и повышает эффективность уже сложившихся процессов, соответствующих нуждам компании.

Большое значение имеет создание общей информационной базы организации в рамках комплексного подхода к автоматизации. Отдельные модули системы будут функционировать в одном информационном пространстве и оперировать едиными данными.

Внедрение автоматизированной системы и создание общей базы данных – поэтапный процесс, в ходе которого шаги совершаются в строго определенной последовательности. Сначала выполняются критические и базовые для предприятия действия. Каждый шаг характеризуется достижением конкретных результатов и служит основой для следующего этапа.

Для компании выгодно минимизировать затраты на автоматизацию, но экономия при выборе подходящего решения не должна приводить к выбору системы, которая за счет низкой эффективности работы не оправдает сделанные вложения.

Нельзя затягивать сроки внедрения, чтобы к окончанию процесса не возникли новые потребности и проблемы, не учтенные в техническом задании.

Управление проектной деятельностью предприятия имеет свои особенности автоматизации.

Автоматизация при этом охватывает два направления: функции (процедурная часть) и стандарты (документарная часть) управления проектами.

Стандарт – это совокупность документов, в которых прописаны последовательность действий, рекомендованные модели и время, которое необходимо затратить на их выполнение, в процессе управления проектом. Эти документы не принадлежат какому-то конкретному проекту, а являются методическим обеспечением всей проектной деятельности компании.

Одним из современных трендов является организация документарной части в виде базы знаний, в которой есть все требуемые сервисы по поиску и обновлению данных, куда вносятся все документы по осуществленным проектам, реализована взаимосвязь между документами в виде перекрестных ссылок.

Автоматизация процедурной части управления проектом производится с учетом того, что в проект вовлекаются как постоянные подразделения компании, так и временная структура – проектная группа. То есть появляются новые, не характерные для операционной деятельности фирмы взаимодействия.

В документарной части должны быть отражены требования к автоматизации управления проектом. В перспективе может возникнуть необходимость использования системы управления для ряда процессов, задействованных в конкретных проектах.

Подлежат автоматизации такие процессы, как:

• бюджетирование проекта;
• управление деловыми взаимодействиями, включая согласование документов проекта;
• календарно-ресурсное планирование проекта;
• управление документооборотом проекта.

Уточним еще раз, что в данном случае речь идет о документах и процедурах какого-то определенного проекта, но не о документах и процедурах стандарта.

Системы автоматизации управления проектами интегрируются с информационными системами предприятия, что требует создания дополнительных интерфейсов для связи между основными пакетами прикладных программ предприятия.

Создание стандарта управления проектами – большой шаг вперед в развитии информационной структуры компании. С одной стороны, он требует автоматизации методов управления проектами, а с другой – весь накопленный при этом опыт попадает в документы стандарта.

Автоматизации процессов управления персоналом

Главный ресурс любого предприятия – персонал. Стремление максимально эффективно использовать этот ресурс привело к широкому распространению систем автоматизации управления кадровыми процессами. Большинство разработчиков предлагают программные продукты, предназначенные для кадровых служб.

Изначально автоматизировались только основные процессы: расчет заработной платы, налогов, кадровое делопроизводство. Сегодня потребности рынка диктуют другой подход, и функционал систем управления персоналом постоянно расширяется. Он учитывает результативность и компетенции специалистов, позволяет разрабатывать сложные мотивационные схемы, эффективно проводить обучение при приеме на работу или с целью повышения квалификации действующих сотрудников. Методики подбора персонала, процесс формирования кадрового резерва и организационной структуры предприятия также стали более продуктивными за счет использования средств автоматизации. Новые системы предлагают не только доступ к кадровой информации и возможность формировать отчеты, но и возможность проводить аналитическую работу, что влияет на принятие кадровых решений. Фактически, столь объемный комплекс решаемых задач превращает деятельность кадровой службы в реальное управление человеческими ресурсами компании.

На российском рынке представлены отечественные и зарубежные разработки в сфере автоматизации процессов управления персоналом. Учитывая разные потребности и финансовые возможности фирм-потребителей, они очень вариабельны по стоимости и техническим характеристикам, но схожи по своей функциональности.

Многие системы могут дорабатываться до необходимого уровня. Крупные ИТ-компании в состоянии приобретать специализированные модульные решения других разработчиков, что позволяет им развивать собственные продукты.

При выборе и внедрении программного обеспечения для автоматизации кадровых процессов стоит учитывать несколько моментов.

Условно выделяют финансово-управленческие системы и системы электронного документооборота (СЭД). Их можно использовать по отдельности, но, как правило, они дополняют друг друга. Отличаются они методом обработки документов. В первом случае сформированный документ «проводится», и на этом работа с ним завершается. В СЭД документ не закрывается, а поддерживается его полный жизненный цикл.

Как и для большинства программных продуктов, для систем управления персоналом предлагаются «локальные» и «коробочные» решения. Существуют также ERP-системы (Enterprise Resource Planning), позволяющие планировать и управлять многими ресурсами предприятия, применяющиеся для автоматизации бизнес-процессов компании в целом.

Использовать ERP-системы целесообразно в крупных фирмах не только из-за высокой стоимости разработки и внедрения, но и из-за избыточности функционала для нужд среднего и мелкого бизнеса.

Небольшим компаниям обычно достаточно «коробочных» версий. Их стоимость существенно ниже ERP-систем, они быстро устанавливаются, легко настраиваются и не требуют серьезной технической поддержки. Естественно, это достигается за счет ограничения возможности внесения дальнейших изменений и доработок. Если фирма использует и другие информационные системы, то могут возникнуть сложности с интеграцией «коробочного» продукта. То есть принцип единого информационного пространства может быть нарушен.

Промежуточное место между «коробками» и ERP-системами занимают «интегрированные решения» – отдельные модули, позволяющие автоматизировать только определенную сферу деятельности. Функциональность модуля для решения задач в автоматизируемой сфере очень высока, а проблем с интеграцией в информационную систему компании не возникает.

Для чего нужна автоматизация процессов документационного обеспечения управления

Большинство операций, совершающихся в компании, требуют документального подтверждения. С поставщиками и заказчиками заключаются договора, оплата оформляется платежками, отгрузка товара – накладными, выполнение работ или оказание услуг – актами и счетами-фактурами. Перечень документов можно продолжать дальше, при этом все они должны пройти определенный путь внутри предприятия, быть проверены, согласованы и утверждены.

Влияние человеческого фактора приводит к ошибкам, утере бумаг, задержкам согласования и прочим факторам, которые не способствуют быстрому прохождению документа по всем инстанциям и своевременному попаданию к адресату.

Подобные проблемы встречаются даже в маленьких компаниях с небольшими объемами деятельности, а в крупных фирмах это может носить катастрофический масштаб.

Чем крупнее компания, чем больше в ней обособленных подразделений и филиалов, тем ощутимее будут потери от работы исключительно с бумажными носителями на всех этапах жизненного цикла документов.

Часто генератором проблем с документооборотом является непосредственно первое лицо фирмы. Существует такой тип директоров, которые стремятся участвовать во всех процессах, происходящих в компании, и без их личной визы ни один документ не принимается в работу. Такой руководитель просто завален самыми разнообразными бумагами, причем не всегда действительно важные документы попадают ему под руку первыми. Этим умело пользуются и топ-менеджеры, и обычные сотрудники. В условиях нехватки времени для подробного ознакомления и анализа документа директор может согласовать сомнительные решения, принятые подчиненными, и ответственность уже будет благополучно перенесена на него.

Изменить ситуацию способна автоматизация документооборота. Когда все документы находятся в одной электронной базе, появляется возможность отслеживать движение и текущий статус каждой бумаги. В данном случае уже не придется подписывать их с «закрытыми» глазами. К директору попадают только документы, завизированные всеми заинтересованными службами (в зависимости от их предназначения), а иногда этих согласований достаточно, и в подписи руководителя предприятия вообще нет необходимости.

Автоматизация процесса документооборота жизненно важна для компаний, в которых:

• документы часто теряются или невозможно отследить их местонахождение;
• постоянно не соблюдаются сроки согласования;
• есть разветвленная сеть филиалов или удаленные подразделения, с которыми нужно обмениваться документацией;
• принципиален вопрос конфиденциальности информации.

Внедрение системы электронного документооборота позволит:

• автоматизировать процесс согласования документов;
• держать все документы в электронном архиве;
• контролировать статус исполнения документа.

В зависимости от масштабов компания может применять простые решения (Excel или Access) либо более сложные и дорогостоящие системы (1С, Microsoft Axapta, SAP и др.).

Плюсы:

• все подразделения фирмы используют единую базу данных, содержащую унифицированные формы документов;
• повышается скорость обращения информации внутри организации;
• существуют единые стандарты работы с документами, улучшается качество контроля их исполнения;
• увеличивается степень защиты информации;
• повышается производительность труда, нивелируется зависимость от квалификации работника.

Минусы:

• необходимость изменения привычной системы документооборота, сложность адаптации сотрудников к нововведениям;
• дополнительные затраты на внедрение программного обеспечения и возможное увеличение единиц компьютерной техники;
• материальные и временные затраты на обучение персонала;
• невозможность оценить прибыль или убыток от использования системы;
• проблемы безопасности данных, связанные с хранением всей информации в единой базе.

Этапы автоматизация процессов документационного обеспечения управления

Инициатором проекта автоматизации должно быть одно из первых лиц компании: генеральный директор, финансовый или коммерческий директор. Если высшее руководство не придает большого значения этой задаче, то можно обоснованно сомневаться в ее успешной реализации.

Автоматизация документооборота состоит из двух частей: процесс и отчет (контроль). Если внедрение электронного документооборота сопровождается аудитом и оптимизацией действующих бизнес-процессов, то в написании технического задания должны принимать участие все руководители, ответственные за них. Без этого невозможно создать эффективно работающую версию электронного документооборота, а на этапе эксплуатации обязательно появятся «недовольные» подразделения, чьи интересы не были учтены.

Процесс происходит в несколько этапов.

Этап 1. Что автоматизировать.

Необходимо определить, какие подразделения больше всего нуждаются в автоматизации документооборота. Как правило, наиболее «бумагоемкими» являются бухгалтерия и финансовый отдел. Проведение платежей, согласование договоров происходит очень медленно, особенно в компаниях с филиальной структурой.

Такие же проблемы возникают с внутрикорпоративными документами (приказами, отчетами, регламентами), напрямую влияющими на результаты деятельности предприятия.

Этап 2. Описание бизнес-процессов.

Чтобы автоматизация не создала дополнительные сложности, а повысила эффективность работы, необходимо сначала провести аудит текущих бизнес-процессов отдела, подразделения или всей фирмы. Следует пошагово описать путь прохождения документа по компании и все процессы, которые с ним связаны. Только получив эти данные, можно четко сформулировать задачи, которые должно решить внедрение системы.

Этап 3. Планирование.

На этом этапе составляются план-график, сметы и перечень необходимых ресурсов.

Этап 4. Выбор IT-решения.

Предприятиям с малым объемом документооборота для решения проблемы может оказаться достаточным использование простой электронной базы данных (созданной в Excel или Access).

Собственный IT-отдел способен подготовить подобный ресурс и организовать к нему защищенный доступ. Если существует закрытый корпоративный сайт, то он прекрасно подойдет для размещения электронной базы данных, либо для этих целей можно использовать локальную сеть предприятия. Разграничение уровня доступа к документам также не представляет никакой сложности. То есть на малых предприятиях создание электронного документооборота не требует значительных материальных и трудовых затрат.

Крупные компании и холдинги должны быть готовы к длительному и дорогостоящему процессу автоматизации, даже если затрагивается только один из участков документооборота.

Этап 5. Реализация.

Координирует работы менеджер проекта. Генеральный директор определяет следующие моменты:

• критические точки в жизненном цикле документов – точки, в которых в них происходят явные изменения в процессе прохождения через систему;
• общее время, необходимое на электронное согласование во всех подразделениях компании.

Генеральный директор управляет процессом автоматизации по принципу выявления отклонений от нормального течения процесса, поэтому он должен видеть статистику задержки документов при прохождении через реперные (критические) точки, а также количество действий в системе, вызванных тем или иным документом.

Этап 6. Завершение.

Тестирование перед вводом в эксплуатацию. На этом этапе еще есть возможность выявить серьезные недостатки системы и внести исправления, поэтому активное участие в тестировании генерального директора обязательно.

Этап 7. Контроль использования системы.

Автоматизация процесса документооборота внедрялась для того, чтобы сотрудники ее использовали, а не как статичный набор файлов в базе данных. Следует контролировать работу персонала в системе после ее ввода в эксплуатацию и таким образом выявить и ликвидировать недочеты, пропущенные в ходе тестирования.

1. Что сегодня понимается под термином "автоматизация управления предприятием"? Какой круг задач при этом решается (учет, управление ресурсами, управление документами, управление проектами и т. д.)? 2. Что можно сказать о задачах управления предприятием применительно к различным секторам рынка (коммерческие и государственные организации, малые-средние-большие компании, вертикальные отрасли)? 3. По-видимому, сегодня можно говорить о том, что этап "первичной" автоматизации предприятий (когда ранее реальной ИТ-инфраструктуры просто не было) завершен? Или не завершен? Как решаются сегодня задачи модернизации уже действующих информационных систем и использования унаследованных решений? Как вы решаете проблемы интеграции с другими программными компонентами систем? 4. Что вы можете сказать о задачах автоматизации управления предприятием в технологическом плане (распределенные системы, использование Web, мобильные технологии, промышленные базовые платформы, СУБД)? 5. В последние годы обсуждение вопросов автоматизации предприятий все чаще идет в контексте необходимости сервис-ориентированной архитектуры SOA. Применяете ли вы в своей практике эти подходы? В чем это конкретно выражается? 6. Что бы вы посоветовали компаниям-заказчикам при выборе продуктов, технологий, исполнителей ИТ-проектов?

1. С нашей точки зрения очевидно, что каждая компания сама решает, как понимать термин «автоматизация управления предприятием», несмотря на то что давно выработаны общепринятые понятия. Для небольших компаний это оперативный учет их основного вида деятельности с набором отчетности по заданным характеристикам. Для более крупных компаний - комплексная система, которая охватывает ресурсы компании: их учет, анализ, планирование. В последнее время бизнес укрупняется, расширяется география его присутствия. В связи с этим становятся актуальными вопросы управления распределенными бизнес-единицами и подчинения их общему процессу и стратегии развития компании.

2. В зависимости от сектора рынка автоматизация имеет как схожие черты, так и выраженную специфику. Например, практически на всех предприятиях востребовано финансовое планирование. Но если для государственных структур важно соблюдение бюджета, выделенных на целевые статьи затрат (именно это они понимают под автоматизацией управления предприятием), то коммерческие организации прежде всего делают упор на расчет прибыли, определение и минимизацию состава затрат, которые формируют себестоимость продукции или услуги.

3. Да, в большинстве компаний России, работающих на рынке более десяти лет, этап создания ИТ-структуры (программно-аппаратного комплекса от различных поставщиков и производителей) можно считать завершенным. Следующим этапом станет модернизация созданной ИТ-структуры. Многие компании давно выработали корпоративные стандарты и требования к ИТ-структуре, и нам очень приятно, что 80% российских компаний (по данным независимых источников) используют ПО фирмы «1С» . Важно, что при переходе с одной версии этих программ на другую существуют инструменты переноса, и не возникает проблем с переносом или обменом данных. А вопросы взаимодействия с другими системами решаются индивидуально. Платформа «1С» имеет все необходимые технические средства для обмена информацией с внешними приложениями.

4. Современная автоматизация управления предприятием подразумевает наличие или как минимум возможность интеграции всех упомянутых сервисов. Так, система «1С:Предприятие 8.0» имеет в своей основе ряд технологических механизмов, присутствие которых позволяет максимально просто и быстро автоматизировать различные технические варианты ее использования, например, механизм распределенных информационных баз, предназначенный для создания территориально распределенных систем; Web-доступ к информационной базе «1С:Предприятие», терминальный доступ, мобильный доступ к данным через КПК и т. п..

6. Продукты, технологии и исполнители взаимосвязаны, все это компоненты внедрения автоматизированного учета в бизнес-процессы предприятия. Прежде всего они должны зарекомендовать себя и соответствовать рыночному уровню соотношения цены и качества. Кроме того, заказчику стоит учитывать квалификацию сотрудников ИТ-компании, производственные мощности выбираемой компании, наличие реализованных проектов в области, представляющей интерес для клиента.

Решение должно обеспечивать те задачи автоматизации, которые ставит руководство компании. Заказчику нужно определиться с контуром автоматизации, выделить бюджет, организовать конкурс и выбрать из большого числа предложений достойного партнера, способного оказать помощь в решении очерченного круга задач.

1. Процесс управления предприятием состоит из разработки, принятия и реализации стратегических и тактических управленческих решений. Система автоматизации управления - лишь инструмент, обеспечивающий оперативное получение финансовой и управленческой информации и помогающий принимать на основе этой информации правильные решения. И хотя производители систем постоянно расширяют круг задач, которые может охватить программное решение, для всех предприятий актуальными остаются вопросы повышения рентабельности, более эффективного управления издержками; снижения себестоимости продукции, объемов незавершенного производства, складских запасов; роста производительности труда. Справиться с этими проблемами и сегодня помогает автоматизация тактических задач предприятия, таких, как управление персоналом, исходными материалами и сырьем, объемами складских запасов и незавершенного производства, техникой и технологией производственных процессов, качеством продукции и услуг, финансами, условиями труда и производства.

Тенденции развития систем автоматизации управления и учета - это увеличение масштаба решений, расширение спектра решаемых задач, создание новых технических условий, в которых функционируют системы автоматизации. Все более востребованы системы Business Intelligence для всестороннего анализа, моделирования решений. Актуальной задачей для предприятий становится автоматизация управления документами и деловыми процессами.

2. Есть задачи, типичные для большинства предприятий. В то же время у предприятий, особенно крупных, всегда были, есть и будут специфические для них управленческие и экономические задачи, которые не в состоянии охватить ни одна из существующих тиражных систем. Даже в пределах одной отрасли на предприятиях есть существенные различия в организации бизнес-процессов, и то, что подходит одним, зачастую непригодно для других. Поэтому каждое предприятие определенной отрасли предъявляет требования информационной поддержки процессов, которые не отражены в функциях, входящих в стандартную поставку ERP-систем.

Такие задачи решаются за счет собственных разработок клиентов и их интеграции со специализированным ПО (биллинговые системы, САПР). Поэтому важно, чтобы выбираемая система автоматизации имела не только богатые прикладные возможности как конечное готовое решение, но и включала в себя инструментарий для создания дополнительных приложений и средства интеграции с другими программными средами. Например, "Галактика ERP" может использоваться и как ядро системы автоматизации, и как инструментарий для собственных разработок.

3. Сегодня уже вряд ли найдется хоть одно предприятие, не применяющее вообще никакого ПО в своей деятельности. Как правило, при внедрении комплексной системы не ставится непременно цель полной замены используемых на предприятии программных средств. Все ценное, не потерявшее актуальности, выявляется на стадии обследования предприятия, и мы стараемся обязательно учесть это в проекте и найти пути интеграции необходимого предприятию ПО в комплексную информационную систему.

4. Цели и задачи проекта автоматизации управления определяют набор программных инструментов и все последующие шаги, которые прежде всего должны приносить экономическую выгоду. Применение известных промышленных платформ и СУБД значительно снижает риски проектов, позволяет упростить в дальнейшем сопровождение ИТ-инфраструктуры, ее модернизацию. Использование современных технологий (Web, мобильных систем, SOA и т. д.) дает предприятию возможность не только решить многие проблемы уже сейчас, но и в ближайшей перспективе обойтись без серьезных вложений в модернизацию программных продуктов.

5. Безусловно, применяем. Перспективная разработка корпорации - многофункциональная платформа RA.net для создания распределенных систем управления предприятием в SOA.

6. Прежде всего необходимо четко осознать цели проекта автоматизации, ответить для себя на вопрос, что вы хотите получить в результате и оправдаются ли ваши затраты. Обычно систему для автоматизации бизнеса выбирают исходя из специфики деятельности компании, масштабов бизнеса, задач, которые ставит перед собой топ-менеджмент компании. Подобрать подходящую систему совсем не просто: ведь в каждой «весовой категории» обязательно есть несколько предложений, практически совпадающих по основной функциональности. Прежде всего надо обязательно соблюдать баланс между стоимостью внедрения найденных решений и потенциальной выгодой от них.

При выборе разработчика необходимо обращать внимание на его технологические компетенции и навыки, умение эффективно организовать взаимодействие с клиентом, наличие апробированной технологии выполнения проекта.

1. Предприятие - сложный организм, который тем не менее для целей анализа можно упростить до модели «черного ящика». При этом на вход поступают ресурсы (материальные, нематериальные, труд персонала и т. п.), на выходе оказываются продукция, работы, услуги. Управление предприятием включает:

• функции прямого управляющего воздействия (инициация деятельности);
• обеспечение обратной связи;
• сравнение результатов деятельности с установленными критериями;
• выработку управляющего воздействия, которое корректирует внутренние процессы системы с целью достижения нужного результата.

Что же автоматизируется, когда говорят об автоматизации процессов управления предприятием?

В случае инициации деятельности это построение системы, организующей поступление управляющих воздействий с максимально высокой скоростью и минимальными информационными потерями. Здесь формируется «ординарная петля» обратной связи - строится система сбора информации: «А все ли делается из того, что приказано сделать?». Реализуется это системами электронного документооборота (СЭД).

Все подразделения организации, участвующие в производственном процессе, нуждаются в информации для функционирования - где, что и как делать. Информация должна быть точной и своевременной. Передача такой информации может быть построена как на основе систем электронного документооборота, так и средствами систем управления ресурсами. Причем для каких-то видов деятельности подходит система управления проектами, где-то это организуется простейшими средствами при помощи электронной почты и т. д.

Но кроме того, необходимо анализировать, достигает ли организация поставленных целей - получает ли прибыль, расширяет ли производство, довольны ли клиенты, хватает ли ресурсов для выполнения заказов и т. п. Для эффективного управления эта информация должна быть максимально достоверной и максимально оперативной. Следующее направление автоматизации управления - сбор такой информации для руководителей организации.

Основные информационные системы решают именно эти задачи - таковы системы учета, включая бухгалтерские, финансовые, системы управления ресурсами, управления проектами. Задача руководителя - провести анализ полученной информации, решить, успешна ли была деятельность и что нужно делать дальше. Традиционно анализ деятельности шел по финансовым показателям. Но вся беда в том, что прибыль - это отсроченный индикатор, он показывает результат прошлых управленческих решений и ничего не говорит о том, как организация будет развиваться в будущем. Поэтому для целей управления требуется более широкий набор информационных показателей, которые позволят построить «двойную петлю» обратной связи - корректировку деятельности организации по результатам того, что было сделано.

2. Задачи управления определяются в первую очередь миссией и целями деятельности организации. Поскольку эти цели сильно различаются, то и подход к управлению должен быть различен. Наиболее это заметно в финансовой сфере - для коммерческих организаций анализируется прибыльность деятельности, для государственных организаций - эффективность затраченных средств. Соответственно строятся и автоматизированные системы учета.

Для государственных структур важна регламентированность процессов прохождения документов, публичность результатов деятельности, гарантированность выполнения запланированных мероприятий. Поэтому так остро на повестке дня стоит автоматизация документооборота. Это необходимо и для коммерческих структур - чтобы обеспечить необходимый уровень качества и снизить затраты на производственную деятельность.

При сравнении малые-средние-большие организации важную роль в управлении играет координация действий и полная и своевременная передача информации. Многие системы, идеально подходящие для малого бизнеса, не поддерживают территориально распределенную организацию, поэтому качественный скачок (от малого или среднего предприятия в большие) они не обеспечивают.

3. По опыту работы с множеством организаций могу сказать, что картина очень пестрая. Состояние инфраструктуры на предприятиях характеризуется одним словом - «зоопарк», причем набор «зверей» везде очень разный. Автоматизируются наиболее загруженные участки деятельности, причем выживают узкоспециализированные системы - при наличии сотрудника, который адаптирует их под меняющиеся задачи. Для решения проблем интеграции пишутся специализированные доработки, поскольку задачи интеграции, как правило, нестандартны.

4. Остановимся на системах электронного документооборота на базе Lotus Notes. Особенности технологии Lotus в том, что передача информации обеспечивается не единичными сообщениями, а специальным механизмом поддержания полных копий баз данных на разных серверах - репликацией. Это позволяет обмениваться информацией оперативно и с минимальными потерями, причем поддерживая одновременно работу большого количества пользователей.

В системах, на разработке и внедрении которых специализируется наша компания, для удаленных пользователей доступна работа через Web-приложения. Для руководителей реализуется технология «Мобильный портал» - работа через карманный компьютер в режиме удаленного доступа.

Технологии Lotus - это нереляционные базы данных, которые предназначены для хранения и обработки неструктурированной информации, что позволяет реализовать многие процессы управления на качественно ином уровне (простота перенастройки систем, маршрутов движения документов, состава участников документооборота, подключения других подразделений, организация работы Web-приложений и многое другое).

5. Да, применяем. Если коротко - разработка любой системы начинается с определения задач и целей системы, функций и процессов, пользователей, их распределения по ролям, написания сценариев и т. п. На стадии написания технического задания проектируются процессы интеграции с другими системами. В нашем случае сама система электронного документооборота архитектурно состоит из нескольких баз, которые решают разные задачи и обеспечивают разные сервисы. В зависимости от пожеланий заказчика могут быть созданы системы разной конфигурации.

6. Перед выбором нужно добиться четкости в формулировке целей, которые ставятся при внедрении системы, - тогда можно говорить о том, какая именно система решит проблему.

И хочется пожелать понимания, что сама по себе автоматизация денег не приносит. Это как напряжение в электрической схеме - чем оно выше, тем большую работу выполняет ток, проходящий по элементам схемы. Информационные системы «повышают напряжение», но работу система будет совершать только тогда, когда есть «ток», т. е. когда организация и сотрудники работают, и все остальное идет правильно. Если просто автоматизировать хаос, получится автоматизированный хаос, только и всего.

Андрей Трещук , директор по развитию бизнеса, "ТерраЛинк" (http://www.terralink.ru)

1. Задачи автоматизации и управления идут в ногу с целями и задачами современных организаций. Слияния и поглощения, развитие управленческих аппаратов холдинговых структур, возрастающее значение информации требуют новых решений для автоматизации управления. В спектр задач ИТ-подразделений все чаще входит внедрение систем управления знаниями, распределенных решений, интеграционных платформ и решений для консолидации данных. Большое значение приобретают системы, обеспечивающие соответствие стандартам и требованиям законодательства.

2. Говоря о вертикальных отраслях, можно отметить, что наиболее продвинутыми в плане задач автоматизации оказываются те организации, чья конкурентоспособность сильно зависит от качества внедренных ИТ-решений. В первую очередь мы отметили бы телекоммуникационные компании и организации финансового сектора. Именно в них можно увидеть передовые решения, которые не часто встретишь не только в российской компании, но и за рубежом, например, системы управления знаниями. Специфичны также проблемы энергетиков и предприятий коммунального хозяйства. Здесь актуальны задачи оптимизации процессов техобслуживания и ремонта основных фондов.

В плане систем автоматизации управления интересны и те компании, которые ставят перед собой цели выхода на мировой рынок ценных бумаг или приобретения активов за рубежом. Им необходимо решить множество задач, связанных с функционированием в правовом поле других стран. С точки зрения автоматизации это в первую очередь задачи автоматизации процессов внутреннего контроля и аттестации СВК, задачи управления документами, стандартизации отчетности, управления рисками.

3. Несмотря на то что многие организации уже обзавелись широким спектром информационных систем, спрос на большинство классов ИТ-решений не снижается. Идет процесс постепенной замены решений на более качественные. Возьмем, например, рынок систем документооборота: 70% заказчиков по этому направлению уже имеют внедренную информационную систему. Проекты для таких клиентов обычно предполагают процесс переноса данных из старых систем, а иногда - параллельное использование старой и новой системы в течение некоторого времени.

4. В технологическом плане следует отметить рост потребностей в территориально распределенных решениях. Высокого же спроса на Web-решения на данный момент не наблюдается. Несмотря на то что в RFP заказчики практически всегда требуют наличия полнофункционального Web-клиента, реально в работе чаще используется «толстый» клиент. Например, для систем документооборота заказчики часто предпочитают клиентское ПО, интегрированное в Microsoft Outlook или Windows Explorer.

6. Часто решение, выбранное по принципу best-of-breed (лучшие компоненты в своих классах), оказывается лучше интегрированного решения от одного поставщика. И в самом деле, много ли вы знаете компаний, ведущих документооборот в ERP-системах? Из базовых платформ мы рекомендуем технологии Microsoft: опыт показывает, что решения сопоставимого качества выходят значительно дешевле. Выбор же исполнителя проекта очень похож на подбор сотрудника в компанию: выбирать стоит исполнителей, имеющих реальный опыт, который можно проверить и подтвердить.

1. При автоматизации управления предприятием, независимо от масштабов бизнеса, все компании вынуждены решать приблизительно один и тот же стандартный набор задач - организовывать логистику, управление ресурсами и финансами, строить работу с клиентами и т. д. Предприятия производственного профиля дополнительно к этому должны еще управлять жизненным циклом изделия, ходом технологического и производственного процессов, складскими запасами. Вследствие того что компании все больше стремятся использовать лучшие мировые практики, особенно в том, что касается отраслевых решений, преимущество получают те ИТ-компании, решения которых будут наиболее полно учитывать специфику бизнеса клиентов.

2. Рынок автоматизации крупных компаний уже достаточно насыщен, хотя и потенциал для дальнейшего роста тоже есть. Кстати, большинство проектов в госсекторе можно как раз отнести к этой категории - они, как правило, оказываются наиболее масштабными, дорогостоящими и сложными, независимо от того, используется ли «тяжелая» ERP-система или заказная разработка.

В среднем бизнесе задачи несколько иные - какая-то автоматизация, как правило, здесь уже есть, но информационные системы могут быть разрознены и не связаны между собой. Поэтому решение видится в том, чтобы объединить имеющиеся локальные системы на базе единой интеграционной платформы, основанной на открытых стандартах и позволяющей легко собирать требуемую конфигурацию из различных модулей, в том числе и тех, которые могут понадобиться только в будущем.

Малые предприятия также проявляют серьезный интерес к ИТ и готовы выделять на это средства. В этом секторе, безусловно, нужна гибкая, удобная и простая в эксплуатации система, позволяющая автоматизировать процессы шаг за шагом именно в том виде деятельности, которым занимается компания.

3. Действительно, первый этап автоматизации на большинстве предприятий можно считать завершенным. Однако речь, как правило, идет не о комплексной системе для поддержки принятия управленческих решений, а о фрагментарной автоматизации выполнения некоторых, наиболее важных для предприятия задач. Сейчас применяется целый ряд современных интеграционных технологий, позволяющих модернизировать существующую ИТ-инфраструктуру с наименьшими затратами и сохранить уже сделанные вложения в ИТ. К ним можно отнести SOA (сервисно-ориентированную архитектуру), BPEL (Business Process Execution Language), middleware (промежуточное ПО). Все эти средства служат одной цели - они позволяют максимально эффективно выстроить бизнес-процессы, автоматизировать их в соответствии с лучшими мировыми практиками и столь же эффективно ими управлять.

4. В последнее десятилетие наблюдается переход к распределенной многозвенной архитектуре ИТ-систем, которая предполагает использование Web-сервисов, виртуальных сетей и других прогрессивных технологий. В первую очередь это позволяет решать принципиально иной класс задач, недоступных ранее. Другое важнейшее преимущество этих технологий - снижение стоимости владения системой.

5. Да, мы применяем на практике такой подход. Предлагаемые нами решения на основе продуктов Oracle уже содержат технологическую возможность сложных интеграционных проектов. Так, мы разработали специальный конвертор для трансляции бизнес-процессов из Oracle Workflow в среду BPEL, что позволяет провести безболезненную миграцию из одной системы в другую. BPEL как раз и служит такой единой интеграционной платформой для самых различных, в том числе унаследованных, приложений в рамках SOA.

6. При принятии решения следует исходить не из существующей на данный момент осознанной потребности в каком-либо продукте или технологии (к примеру, автоматизации документооборота, CRM-системы), а из долгосрочной ИТ-стратегии предприятия, учитывающей динамику его развития в будущем. Следует принимать во внимание целую совокупность факторов, включая технологические, стоимостные, организационные и другие. Для того чтобы ИТ-стратегия действительно отвечала ключевым бизнес-целям предприятия, чрезвычайно важно достичь взаимопонимания между руководством компании и лицами, ответственными за информатизацию. Такой подход позволит четко сформулировать требования и к информационной системе, и к партнеру по ее внедрению, что и будет основным критерием при проведении анализа предложений на ИТ-рынке и принятия правильного решения. Но нельзя при этом забывать, что работать вам придется с людьми. Человеческий контакт, доверие, наличие опыта совместной работы также трудно переоценить.

1. До сих пор четких представлений о сути «автоматизации управления», на наш взгляд, нет не только у заказчиков ИТ-услуг, но и в ряде случаев и у поставщиков. Заказчики могут, в зависимости от уровня развития ИТ в компании, понимать под «управлением» составление нескольких управленческих отчетов о состоянии финансов или производственного процесса. В более развитых в плане применения ИТ компаниях появляются новые требования и реализуется детальный уровень управления.

Автоматизация управления предприятием предполагает внедрение информационных систем, которые должны предоставлять руководителю предприятия необходимую информацию, обеспечивающую своевременный контроль и принятие оптимальных управленческих решений. Поставщики ИТ-решений часто находятся в плену у методик, привнесенных с Запада. Нет, наверное, никого, кто не слышал бы о MRP II, ERP, CRM и т. д. Эти общепризнанные стандарты давно используются в западных компаниях, но следует помнить, что любая автоматизированная информационная система должна отвечать не только этим методикам, но и текущим потребностям предприятия и развиваться в соответствии с изменениями этих потребностей.

2. Несомненно, что у различных групп предприятий есть свои специфичные задачи в области управления. Например, во многих государственных организациях до сих пор уровень автоматизации очень низок или она вообще отсутствует. И в этом секторе пока желанным результатом на ближайшую перспективу остается внедрение технологий, которые позволят упорядочить наиболее крупные потоки информации.

Малый и средний бизнес наиболее мобилен и гибок, управленческие решения для этого сектора четко дифференцируются по отраслям деятельности (торговля, производство, различные виды услуг). Практически для каждого направления существуют типовые и отраслевые решения от различных поставщиков.

Для средних и крупных холдинговых структур сложность состоит в том, чтобы правильно организовать структуру холдинга и обеспечить управляемость этой структуры. В первую очередь необходимо организовать учет на новых предприятиях, обеспечить получение консолидированной финансовой отчетности в формате, необходимом для внешних потребителей - кредитных организаций, фискальных органов, рейтинговых агентств и т. д. Следующий этап - создание прозрачной и эффективной системы управления (в первую очередь управления издержками).

Резюмируя, можно сказать, что для каждого бизнеса задачи автоматизации выступают как зеркало проблем, с которыми бизнес сталкивается ежедневно.

3. О том, что этап «первичной» автоматизации закончился, говорить еще рано. Ряд компаний до сих пор не имеют современной ИТ-инфраструктуры. В то же время задача модернизации существующих систем действительно актуальна. В общем случае под «модернизацией» понимается разработка и внедрение новых решений на новой технологической платформе с унаследованием бизнес-логики. При решении таких задач на начальной стадии необходимо проанализировать эффективность старых систем, выявить узкие места. При этом часто в рамках внедрения новой системы целесообразно провести реинжиниринг бизнес-процессов, оптимизацию структуры предприятия и работы сотрудников. Здесь ключевую роль в достижении успеха играют вопросы управления проектом, регламента взаимодействия сторон и т. д.

В ряде случаев при модернизации информационных систем целесообразно сохранить используемое ПО, специфичное для конкретного предприятия или отрасли, и обеспечить его интеграцию с внедряемой системой. Как правило, большинство современных программных средств имеют программный интерфейс для связи с другими приложениями либо средства обмена данными в определенном формате.

4. Очевидно, что без использования промышленных базовых платформ и СУБД ни одно серьезное решение создать невозможно. Конкретный выбор все же должны делать поставщик или разработчик прикладного решения совместно с заказчиком. При использовании Web-платформ и мобильных технологий следует особое внимание уделять безопасности, особенно если речь идет о финансовых инструментах или средствах электронных платежей.

5. Сервис-ориентированная архитектура уже давно пытается вытеснить ставшую классической клиент-серверную архитектуру, и, несомненно, рано или поздно это произойдет. Но ряд проблем, связанных с безопасностью и производительностью, не позволяет повсеместно применять SOA в качестве базовой платформы для разработки и внедрения бизнес-приложений. Наша компания использует SOA для расширения функциональности клиент-серверной архитектуры, например, для организации удаленных рабочих мест средствами Интернета.

6. Выбор продуктов, технологий и исполнителей проекта - это первый и наиболее важный шаг. В любом случае последовательность действий должна быть следующей. Сначала необходимо провести предпроектное обследование, определить цели и задачи автоматизации, сформулировать требования к автоматизированной системе; после этого можно проводить более или менее осознанный выбор программных продуктов и технологий.

При выборе исполнителя необходимо учитывать его опыт внедрений на сходных предприятиях той же отрасли. Желательно получить рекомендации от руководителей предприятий, на которых исполнитель успешно выполнил внедрение, и даже посетить такие предприятия. Не стоит забывать, что успех внедрения зависит не только от правильно подобранного программного продукта и его функциональности, но даже в большей степени - от квалификации компании-внедренца.

1. Автоматизация управления предприятием - это в первую очередь упорядочение хаоса, для того и создавались системы электронного документооборота (СЭД). Многие российские предприятия либо ожидают реорганизации, либо проходят через нее, либо реанимируются после реорганизации. СЭД стали «маяком», который помогает предприятиям структурировать и усовершенствовать работу с документами, поскольку, согласно исследованиям, именно в документах сосредоточено 80% информационных ресурсов организации.

Основные цели управления предприятием - обеспечить механизмы внутреннего контроля, улучшение запуска или доставки продукта (услуги), приватность бизнеса, прозрачность действий персонала, руководителей подразделений и топ-менеджмента. Поэтому достижение управляемости и прозрачности деятельности предприятия, а также накопление знаний и управление информацией составляют первоочередную задачу любой автоматизированной системы и в частности СЭД.

2. В разных по численности организациях различаются и ориентиры при внедрении системы автоматизации. Небольшая компания с маленьким штатом сосредоточена на учете и контроле взаимодействия с клиентами. С увеличением численности управленческого персонала растет и внутренний электронный документооборот. И от сокращения времени прохождения договорных документов может существенно повыситься эффективность бизнеса. В госучреждениях, обслуживающих население, минимальное время рассмотрения вопросов - это уже принципиальное требование, не говоря о контроле исполнительской дисциплины. Все это требует качественно нового уровня поддержки механизмов маршрутизации документов и распределения ролевых функций. В частности, должна поддерживаться многошаговая параллельно-последовательная маршрутизация с учетом организационной структуры предприятия и ролевых функций пользователей системы.

3. Сейчас уже можно говорить о том, что первичная информатизация (по крайней мере, государственных органов на федеральном и региональном уровнях, а также крупных банков и коммерческих предприятий) состоялась. Это могло бы быть хорошей новостью, если бы не одно значимое «но». На региональном уровне (особенно в госструктурах) образовался разношерстный парк ИТ-систем - не масштабируемых и практически не стыкующихся друг с другом. Несложно представить себе, чем обернется дальнейшее развитие этого сценария при отсутствии утвержденных на государственном уровне стандартов внедряемого ПО, которых с нетерпением ждут как пользователи, так и разработчики автоматизированных систем.

4. Рассмотрим эти вопросы на примере последней версии системы «Дело» - 8.8, выведенной на рынок в июле 2006 г. В ней использованы основные современные технологии, применяемые при создании систем автоматизации.

Решение задач управления распределенной структурой потребовало серьезного расширения системы. В новой версии появилось управление прохождением документов со множеством решений; обобщение понятия субъекта делопроизводства; введение ролевой функции контролера; расширение функциональности тонкого клиента. Web-пользователи могут стать полноценными участниками системы документооборота, поддерживая выполнение таких функций, как реализация проектов и документов и их электронное согласование.

В нашей системе используются СУБД Microsoft SQL Server или Oracle для хранения документов. В отличие от систем, использующих собственное хранилище, «Дело» избавлено от таких проблем, как невозможность использовать стандартные ресурсы имеющейся информационной среды; зависимость критически важной информации заказчика от поставщика СЭД. В случае использования стандартной СУБД всегда есть возможность миграции.

5. Сейчас профессионалы много говорят о концепции SOA (сервис-ориентированной архитектуры) в ИТ-разработках. Особенно это заинтересовало нас после представления компаниями Software AG и IBM концепции эффективной ИТ-инфраструктуры на базе SOA, изначально ориентированной на производительность, эффективность и быструю самоокупаемость. Российские разработчики автоматизированных систем, в том числе и наша компания, тоже понимают, что будущее отечественных программных продуктов - за концепцией SOA-архитектуры как средства оптимизации бизнес-процессов.

6. Любая СЭД мало отличается от других распределенных систем. По принципу построения архитектуры популярна концепция открытой среды, максимально адаптируемой под конкретные нужды, но при этом несложной в установке и сопровождении, с тонким клиентом и выделенным сервером приложений, по возможности многоплатформенным. Это идеал, который, впрочем, необязательно должен служить заказчику ориентиром при выборе системы. Ведь главное, чтобы система подходила вам по соотношению цена/функциональность, а не соответствовала последней моде в построении ИТ-систем.

1. Вопрос достаточно философский, но если говорить по существу, под термином "автоматизация управления предприятием" можно понимать автоматизацию любых процедур, ориентированных на повышение эффективности управления. А по кругу решаемых задач это могут быть ERP, BPM, любые информационно-аналитические системы и, безусловно, системы электронного документооборота (СЭД). Причем в России именно системы класса СЭД в этом плане наиболее востребованы, так как они ориентированы на автоматизацию механизмов управления, сформировавшихся в нашей стране за долгое время.

2. Естественно, задачи управления для разных по масштабу и специфике бизнеса предприятий существенно отличаются. Например, в государственных непроизводственных организациях вообще нет необходимости использовать системы класса ERP. То же самое можно сказать и о малом и среднем бизнесе, где внедрение таких мощных систем в большинстве случаев экономически необосновано. Особенно это относится к малому бизнесу.

В то же самое время есть общие управленческие задачи, автоматизация которых оправдана как на крупных предприятиях и в государственных структурах, так и в сегменте малого и среднего бизнеса. Это касается автоматизации работы с документами, ведь по сути именно документооборот обеспечивает поддержку всех бизнес-процессов в организации и служит средством взаимодействия между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, между организацией и ее клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями. В процессах создания, движения, обработки, распространения и хранения документов так или иначе задействованы все участники деятельности компании - начиная от рядовых сотрудников и заканчивая руководителями. На мой взгляд, автоматизация документооборота и бизнес-процессов - одно из приоритетных направлений развития предприятий, которое позволяет повысить качество управления и эффективность деятельности.

3. В действительности можно говорить об окончании этапа “первичной” автоматизации только в крупных коммерческих и государственных структурах. Именно в таких организациях сейчас актуален вопрос интеграции унаследованных решений и современных программных комплексов. Это связано с тем, что зачастую используются программные решения, созданные когда-то собственными ИТ-специалистами, но, к сожалению, не удовлетворяющие заказчика сегодня, хотя реализованные в них наработки (например, накопленная в БД информация) критичны для деятельности организации. В таких случаях наша компания как проектный интегратор старается максимально использовать уже существующие, внедренные и работающие у заказчика системы и в случае необходимости их модернизировать.

Если же говорить о “первичной” автоматизации в сегменте предприятий малого и среднего бизнеса, то большинство из них с осторожностью наблюдали за процессами автоматизации в крупных структурах, и фактически их опыт автоматизации ограничивается использованием бухгалтерских программ. Но сейчас пришло время, когда и они ощущают реальную потребность в других решениях для автоматизации управления. Мы, в свою очередь, наблюдаем это на примере своего продукта "Евфрат-Документооборот", интерес к которому в данном сегменте за последний год существенно вырос.

4. В настоящее время бизнес в России переживает стадию активного роста, и это, естественно, предъявляет новые требования к информационным системам. Так, одной из актуальных задач, востребованных сегодня рынком, можно назвать создание единого информационно-управленческого пространства на предприятиях, имеющих распределенную филиальную структуру. Для ее решения в крупных организациях, которые имеют мощные аппаратные средства и стабильные каналы передачи данных, наиболее привлекательным представляется использование промышленных платформ и СУБД. Если же говорить о предприятиях малого и среднего бизнеса, то они не обладают столь развитой технологической базой и не имеют бюджетов на реализацию крупномасштабных проектов. В связи с этим для них более приемлемы решения, которые могут работать в режиме как online, так и offline. Такой подход мы реализовали в 12-й версии "Евфрат-Документооборот", что позволяет организовать полноценный электронный документооборот и в организациях с филиальной структурой, не предъявляя высоких требований к каналам передачи данных.

5. Да, технологию SOA мы применяем. Архитектура программных комплексов, разрабатываемых нашей компанией, базируется на наборе компонентов, каждый из которых решает определенный круг задач (например, модуль распознавания, сервис работы с базой документов, сервис Workflow и т. п.). Это позволяет развивать функциональность системы, не проводя полного пересмотра и переработки архитектуры, внося изменения только в необходимые компоненты. Использование технологии SOA предоставляет нам возможность относительно быстро создавать проектные решения, опираясь на выпущенные ранее продукты. При этом используются уже проверенные в деле компоненты, что снижает стоимость разработки и повышает надежность полученного решения.

6. Конечно, нельзя выработать единых критериев при выборе продуктов и технологий для всех организаций. И если для крупных организаций и государственных структур важно наличие у поставщика опыта реализации крупных проектов, то для малого и среднего бизнеса мы бы посоветовали те решения, которые прошли проверку временем и уже сейчас используются в реальном бизнесе. Важно также, чтобы разработчик программного продукта имел большой срок присутствия на рынке, занимался постоянным развитием своих продуктов и технологий, выполнял весь комплекс услуг по внедрению и сопровождению. Все это может служить гарантией того, что в будущем организация не останется “один на один” с морально и технологически устаревшим продуктом.

1. На мой взгляд, ближе всего к термину «управление предприятием» находится управление ресурсами. На следующую ступень я бы поставил управление документами. Очень часто в это же понятие включается и автоматизация учета. Что касается управления проектами, оно в подавляющем большинстве случаев не относится к «управлению предприятием», хотя могут быть и исключения.

2. Безусловно, существуют универсальные задачи, стоящие перед любым предприятием, - это интеграция существующих приложений и создание единого информационного пространства. Практически в каждом проекте первоочередная цель - предоставление актуальной информации руководству и менеджерам компании, что повышает эффективность и своевременность принятия управленческих решений. Но очевидно, что единых задач для всех предприятий быть не может - всегда будут встречаться различия, обусловленные размером компаний, их типами и отраслью.

В крупных компаниях, в отличие от мелких и средних, ведущую роль играют планирование ресурсов и гибкие механизмы интеграции. Добиться единой гомогенной системы при таком размере бизнеса практически невозможно, поэтому если приложения хорошо интегрированы, а данные непротиворечивы, предприятие может получить огромный экономический эффект. Хочу также отметить, что для крупных организаций очень большое значение имеет автоматизация документооборота.

В более мелких компаниях на первый план выходит гибкость и масштабируемость системы, ее умение приспосабливаться к меняющейся бизнес-среде. Это связано с интенсивным ростом таких компаний и отсутствием устоявшихся, «зацементированных» бизнес-процессов. Как правило, в средних компаниях, выросших из малого бизнеса, очень остро стоит задача повышения эффективности учета, который ведется в разрозненных системах и не предоставляет актуальных данных.

Что касается отраслевой специфики, на мой взгляд, есть типичные задачи для розницы, связанные с планированием ассортимента, управлением торговым залом, торговыми площадями и запасами. Решение этих задач, наряду с управлением цепочками поставок и издержками на этих цепочках, становится чуть ли не главным конкурентным преимуществом розничной сети. Для производственных предприятий очень остро стоят вопросы расчета себестоимости и сокращения издержек и простоев оборудования. А для дистрибуции, например, важной задачей будет минимизация запасов.

3. Я бы сказал, что этап «первичной» автоматизации практически завершен. Наверное, можно еще найти отдельные участки предприятий, которых не коснулись информационные технологии, но их все меньше и меньше. Задачи модернизации существующих информационных систем решаются обычным путем: выделяется какой-то контур или целиком система и планируется их замена на новые. Как правило, проект модернизации немногим отличается от внедрения новой системы: задачи и этапы одинаковые, перед стартом проводится предпроектное обследование. Анализируя бизнес-процессы и выявляя слабые и сильные стороны прежнего ИТ-решения, надо понимать, что взять и скопировать старую систему в новую будет напрасной тратой денег.

При этом мы не можем полностью поменять структуру бизнес-приложений компании - все равно все этапы осуществляются последовательно, а старые и новые системы на протяжении многих лет сосуществуют друг с другом. В этом случае возникают задачи интеграции приложений, которые эффективнее реализовывать при помощи современных интеграционных решений. Так, в нашей компании существует три таких решения, разработанных на локальном и международном уровнях.

4. В технологическом плане российские компании стали гораздо смелее: мы наблюдаем это на примере наших существующих и потенциальных клиентов, которые решаются на внедрение совершенно новых и не вполне обкатанных ИТ-решений. Эта тенденция, несомненно, дает импульс всему рынку и способствует развитию технологий. Сейчас в России все чаще находят промышленное применение мобильные технологии и технологии удаленного управления; Web-технологии уже давно и прочно заняли место в управлении компанией. В этом смысле можно говорить о том, что российский ИТ-рынок довольно технологичен и не уступает западному в плане использования прогрессивных инструментов.

5. Нет, эти подходы мы не применяем.

6. Самый главный, хотя и очень банальный совет: выбор информационных технологий, равно как производственных и рыночных, - вопрос стратегический и должен решаться на стратегическом уровне, т. е. топ-менеджерами компании. Ни в коем случае нельзя взваливать выбор информационной системы, а с ним и весь проект внедрения, на плечи одного ИТ-подразделения.

1. Главных принципов правильной автоматизации немного: информация вводится в автоматизированную систему однажды, решение принимается на основе анализа информации только из системы, система должна расти вместе с ростом потребностей бизнеса. Если эти принципы соблюдены, значит, компания решила для себя задачу автоматизации управления. Автоматизировать при этом можно разные вещи, от бухучета и управления финансами до управления проектами. По нашему опыту можно сказать, что в последнее время все чаще потребности смещаются в сторону автоматизации сервисных областей (документы, проекты, аналитика).

2. Если говорить о крупных компаниях, то здесь в первую очередь стоят задачи агрегации информации, распределенного управления, контроля над потоками документов между филиалами и справочной информацией. На локальном уровне и для некрупных компаний ключевой вопрос заключается в эффективном взаимодействии сотрудников, в сокращении дублирования данных и работ.

3. Конечно, хотелось бы думать, что ИТ-инфраструктура у предприятий развита, продуманы схемы ее развития и управления, и работать именно с такими компаниями. Но реальность пока такова, что далеко не у всех есть даже грамотно организованная локальная сеть, не говоря уж о централизованных информационных системах. Поэтому об окончании первичной автоматизации можно говорить в основном лишь в применении к крупным компаниям с относительно молодым менеджментом. И даже здесь рынок еще далек от насыщения, унаследованных решений немного и в основном удается осуществить относительно безболезненный переход на новые системы, если такая потребность возникает. Вопрос интеграции с существующими системами, решающими параллельные задачи, возникает в последнее время все чаще и чаще. Пока интеграция большей частью идет с привлечением разработчиков ПО, почти не практикуется применение стандартных шлюзов.

4. Именно технология определяет дальнейшее развитие системы управления предприятием, обусловленное ростом бизнеса. Поэтому очень важна открытость технологической платформы, на которой реализуется система (СУБД, программная платформа). Причем чем крупнее компания, тем более важна платформенная поддержка работы распределенных систем, снижение стоимости адаптации и развития системы. Поэтому большинство крупнейших игроков на рынке систем управления предприятием реализуют свой инструмент, который позволял бы быстро строить новые приложения, решать новые задачи, абстрагируясь от вопросов, связанных с техническими тонкостями и особенностями ОС и СУБД.

Мы идем по тому же пути, предлагая IS-Builder - инструмент быстрой разработки корпоративных информационных систем управления предприятием, в котором, в частности, уже реализована поддержка распределенной работы (репликация). Web-технологии также, безусловно, важны: когда требования к актуальности данных высоки, линии связи хорошие и работать требуется удаленно. У нас поддерживаются Web-клиенты (наравне с десктоп-версией), но пока мы не уверены в необходимости мобильных клиентов - все-таки для решения классических корпоративных задач интерфейсных возможностей у них маловато.

5. Обеспечение SOA-подхода - это в первую очередь задача платформы, будь то.NET, Java или что-то иное. Такой подход позволяет снизить стоимость конечных прикладных решений. В этом контексте мы на уровне IS-Builder даем такую возможность. Другое дело, что, по нашему опыту, этого недостаточно; интеграция с приложениями - это разноплановые задачи, от обмена данными до совместной работы клиентских частей разных приложений на компьютере пользователя. Именно в последнем случае SOA не поможет, поэтому важен взвешенный подход к данной концепции.

6. В первую очередь ориентироваться на опыт того, кто занимается внедрением подобных решений и их адаптацией. Оценивать выполненные проекты, смотреть на технологичность работы исполнителя. При выборе технологии и продуктов важно не поддаваться моде, а оценивать их возможности (в первую очередь - с точки зрения бизнеса), ограничения и зрелость (по моему мнению, например, платформа.NET только к версии 3.0 созрела до того уровня, когда на нее стоит переходить и ориентироваться). Очень важно четко определить цели и ожидаемый эффект от внедрения продукта или технологии - это уже половина успеха.

1. Существует несколько классических подходов к определению понятия «автоматизация», которыми пользуется большинство консалтинговых фирм. Например, можно говорить, что это инструмент, который руководитель мог бы использовать в процессе анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия и принятия управленческих решений.

Я бы не стал говорить об «автоматизации», рассматривая понятие «управление». Топ-менеджменту нужна в первую очередь не «автоматизация» (комплексная или лоскутная), а инструмент эффективного воздействия на цепочку добавленной стоимости в процессе исполнения производственного плана, а также инструмент формирования экономических и финансовых ожиданий (планов). Этот инструмент необходим не для принятия управленческих решений как таковых (решения могут приниматься и без автоматизации), а для повышения скорости их принятия и усиления контролирующего воздействия. Именно такой смысл понятия «автоматизация» OXS вкладывает в свои проекты.

2. Можно достаточно долго говорить о задачах управления - в каждом конкретном случае будут как сходные, так и различные задачи. Однако во всех секторах рынка остается общность - изменения, происходящие в экономике, постоянно изменяют внешнюю среду организаций. Предприятия вынуждены постоянно приспосабливаться к быстро меняющимся правилам ведения бизнеса для того, чтобы удержать свои рыночные позиции и противостоять возрастающей конкуренции. К новым правилам ведения бизнеса относится и постоянное совершенствование системы управления предприятием. Думаю, что основная задача системы управления - это адаптация к изменяющимся бизнес-целям и факторам внешней среды.

3. Анализ проектов показывает, что этап "первичной" автоматизации действительно подходит к концу. Этот период в ИТ можно сравнить с периодом первоначального накопления капитала, когда закупались различные программные комплексы для решения задач отдельных подразделений. Опыт консультантов OXS показывает, что в настоящее время большинство предприятий нуждается в разработке ИТ-стратегий, которые объединили бы стратегические бизнес-цели, задачи подразделений и целевое состояние ИТ, обеспечивающее достижение этих бизнес-целей. Мы стараемся донести до наших клиентов, что основная задача текущего момента - определить целевое состояние и вектор развития ИТ таким образом, чтобы он совпадал с направлением развития бизнеса компании и служил достижению стратегических бизнес-целей.

4. ИТ-обеспечение должно быть масштабируемым, гибким и взаимосвязанным, что позволит изменять стратегию в случае изменений рыночной ситуации или законодательства и роста компании. Очевидно, что эффективнее будет достичь этого целевого состояния с использованием нескольких продуктов разных производителей. Однако ИТ-обеспечение также должно поддерживать эффективную и гибкую интеграцию процессов, снижать затраты на будущую интеграцию путем применения стандартных технологий.

5. Безусловно, используем. Мы применяем передовые разработки в своих проектах, но в случае SOA необходим разумный компромисс. Для того чтобы определить требования к ИТ-обеспечению и обоснованность выбора архитектуры, нашим консультантам необходимо проанализировать интегрированные бизнес-процессы, которые составляют для ИТ отображение параметров внешней среды и переменных систем управления. При этом необходимо выполнить следующие обязательные действия:

• создать информационную модель целевого состояния предприятия на основе фактического состояния бизнес-процессов и анализа потоков InfoFlow, DocFlow, WorkFlow;
• оптимизировать информационную модель в соответствии с бизнес-требованиями;
• реализовать оптимизированную информационную модель в виде ИТ-архитектуры (в этом случае будет решен вопрос целесообразности и стоимости применения SOA для заказчика);
• оценить возможности внедрения и перспективы развития информационной модели на предприятии и соответствующий ей набор ИТ-сервисов (провести организационные изменения и т. п.)

6. Текущая тенденция на ИТ-рынке такова, что практически каждое современное российское предприятие максимизирует финансовую отдачу от своих производственных фондов и существующей ресурсной базы, «выжимая» в том числе и из информационных технологий тот максимум улучшения производственно-финансовых показателей предприятия, на который способны эти информационные технологии.

Я бы посоветовал начать именно с плана развития ИТ (либо с ИТ-стратегии), которая:

• формализует возможности ИТ применительно к вашей компании;
• укажет направления, в которых применение ИТ позволит улучшить производственно-финансовые показатели вашей компании.

Как я уже говорил, важен не факт «автоматизации», а бизнес-результат. При этом очевидно, что при правильном подходе к планированию работ на основе бизнес-стратегии компании бизнес-результатом будет повышение конкурентоспособности компании, надежности ее функционирования и эффективности системы управления.

1. Автоматизация управления предприятием - одна из ключевых задач, которую стремилась решить теория и практика менеджмента на всем протяжении своего развития. До появления ИТ этим были заняты первые консультанты по управлению - Файоль, Эмерсон, Тейлор, Гант. Тогда автоматизация управления подразумевала максимально точное описание процессов администрирования, выстраивание прозрачной иерархической организационной структуры и четкое описание функциональных обязанностей каждого работника.

Что сегодня означает автоматизация управления предприятием? Во-первых, это управление бизнес-процессами с помощью специализированных приложений. Во-вторых, это создание общей информационной среды и пространства для накопления и обмена знаниями. В-третьих, это гибкая ИТ-инфраструктура, обслуживающая даже неформализуемые процессы управленческой коммуникации.

2. Комплекс управленческих задач, которые могут быть автоматизированы, во многом универсален для организаций разных форм собственности и размера. Хотя, конечно, везде есть своя специфика. Например, обмен документами и резолюциями составляет суть бюрократической деятельности государственных организаций; соответственно, управление потоками документов, создание электронных архивов и перевод бумажных документов в электронную форму в первую очередь выступают объектами автоматизации. Для крупных компаний сегмента ТЭК, имеющих территориально распределенную структуру, наряду с workflow-ориентированными СЭД востребованными оказываются тяжелые ERP-системы, системы управления логистикой (WMS), системы управления производством.

Кроме того, в рамках крупного вертикально интегрированного холдинга в отдельных его подразделениях требуется автоматизация определенных управленческих процессов: для сети бензозаправок необходима CRM-система, а для центрального офиса нефтяной компании важными направлениями автоматизации будут электронный документооборот, управление базами данных, управление кадрами и т. д. Финансовый сектор всегда занимал особое положение на рынке: банки по сию пору используют специфическое ПО, где центральное место занимает АБС и система «клиент-банк». Иными словами, автоматизация управления представляет собой отражение процессов, протекающих в организации: для одних это работа с документами, для других - управление проектно-конструкторскими разработками или жизненным циклом изделия.

3. Этап первичной автоматизации на многих советских предприятиях был завершен еще в 70-е годы прошлого века, когда программисты в белых халатах колдовали в вычислительных центрах над внушавшими уважение своими габаритами «эльбрусами», «еэсками», «мирами» и другими ЭВМ. В начале 90-х, с приходом идеологии персональных компьютеров, ИТ-структура большинства организаций пережила второе рождение: теперь пользователями информационных систем управления стали не только программисты-профессионалы, но и массовая армия офисных служащих. В России эти технологические трансформации переживались еще более остро: приватизация, изменение профиля деятельности многих предприятий, банкротство, создание новых производств - все это вместе можно обозначить как этап хаотичной автоматизации в условиях формирующейся рыночной экономики.

Тогда в первую очередь автоматизации подверглись финансовые процессы, бухгалтерский учет, т. е. те участки, которые считались критически важными для функционирования организации. Недаром многие известные российские разработчики ПО начинали со скромных программных приложений для бухгалтера, финансового директора. В тот период автоматизация управления происходила по принципу «автоматизируем только то, без чего нельзя обойтись», так как многие предприятия балансировали на грани банкротства.

В настоящее время ситуация принципиально другая - заработав на экономическом росте, многие компании озаботились своей ИТ-инфраструктурой. Теперь можно наблюдать продуманный подход к автоматизации систем управления: во-первых, на рынке представлены ведущие мировые разработчики корпоративного ПО, во-вторых, сами ИТ-отделы располагают достаточными интеллектуальными ресурсами для обоснованного выбора бизнес-приложений. Что будут модернизировать? Наверное, многие займутся и уже занимаются внедрением СЭД; для развивающихся организаций могут также оказаться полезными BPM-решения и системы поддержки проектной деятельности. Оказалось, что аналоги CRM-систем вполне подходят не только для бизнеса, но и для государственных и муниципальных служб, оказывающих услуги населению. Таким образом, пока ИТ-рынок автоматизации сферы управления чувствует себя достаточно хорошо, активно развивается, и можно предположить, что этот процесс продолжится как минимум до конца 2008 г.

4. По-видимому, главной проблемой автоматизации управления предприятия остается сохраняющаяся «лоскутность» и необходимость «сшивания» систем с различным функционалом. В идеале компаниям хотелось бы иметь одну-две системы, ориентированные на решение большинства проблем управления организацией. Однако в ближайшем будущем вряд ли такое возможно. Поэтому с технологической точки зрения организации создают ядро ИТ-структуры, состоящее из платформы, основанной на КИС, СЭД или корпоративном портале. Вокруг ядра формируется разветвленная периферия, состоящая из целого семейства бизнес-приложений, предназначенных для решения своих конкретных задач. Мобильные технологии давно и широко используются в торговле и логистике: это, например, КПК с установленными CRM-приложениями. Что касается «мобилизации» менеджеров и клерков, реально российские компании пока не готовы к тому, чтобы сделать своих сотрудников информационно оснащенными корпоративными солдатами.

5. В принципе вся ИТ-структура компании должна быть сервисно ориентированной. Речь идет не только о CRM-, ERP-, ЕАМ-системах, но и о других средствах, используемых компанией. Иными словами, сервисно ориентированная архитектура - это по-настоящему всерьез и надолго.

6. При выборе продуктов, технологий и исполнителей ИТ-проектов важно учитывать несколько внутренних и внешних факторов. К факторам внутренней среды относятся динамика организационного развития (соответственно требование масштабируемости системы); размеры организации, квалификация пользователей системы, сложившаяся ИТ-структура и ряд других. Из факторов внешней среды и критериев выбора заказчика можно назвать известность компании-разработчика, опыт внедрения в отрасли, в которой работает организация-заказчик, наличие развитой сервисной поддержки и партнерской сети. Конечно, всегда рекомендуют «выбирать лучшее в своем классе решение», но иногда малоизвестная система обладает функционалом, который наилучшим образом соответствует индивидуальным потребностям конкретной организации. Главное - ответить для себя на вопрос «Зачем мы приобретаем ПО?». Автоматизация не должна проводиться ради автоматизации.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Нижегородский государственный педагогический университет им. Козьмы

Отделение среднего профессионального образования

О Т Ч Е Т

по технологической практике

Выполнил студент: Токмина М.А. Группа: ПКС - 11

База практики: Кантауровское сельпо, магазин №43

Руководитель от организации: Толчкова Ю.М.

Руководитель от НГПУ: Балунова С.А.

Нижний Новгород 2013

Введение

1. Описание предприятия

2. . Задания практики от предприятия

3. Индивидуальное задание

3.1 Постановка задачи

3.2 Алгоритм решения задачи

Заключение

Источники информации

Приложение №1.Список файлов на компакт диске, штрих-код, этикетка

Введение

Технологическая практика проходила на базе Кантауровского сельпо, в магазине №43 с 25.11.2013 по 22.12.2013 г. Директором учреждения является Полетаева Галина Валерьевна. Руководителем практики от учреждения была Толчкова Юлия Михайловна, оператор персонального компьютера.

Место нахождения магазина № 43: 606473 Нижегородская область, Борский район, село Каликино, ул. Октябрьская, д.18.

Развитие экономических и социальных отношений, расширение сети и предприятий и увеличение их размеров, возникновение новых связей между предприятиями и отраслями, увеличение потоков и объемов информации - все это привело к резкому усложнению управленческих задач.

Усложнение задачи, решаемых в сфере управления, обусловило в свою очередь изменение характера процессов управления.

Применение вычислительных машин значительно повышает оперативность управления, но при этом предполагается активное участие человека в процессе управления. Именно он принимает окончательное решение на основе оценки различных расчетных вариантов, учитывая имеющиеся в его распоряжение дополнительные данные.

Технологическая практика является органической частью учебного процесса и имеет цель закрепить и углубить знания, полученные в процессе теоретической деятельности, приобщить студента к общественно-полезному труду и увязать полученные теоретические знания с реальными условиями производства.

Технологическая практика должна проводиться на базовых предприятиях (организациях) под руководством опытных специалистов.

Во время прохождения технологической практики студенты-практиканты работают по режиму, установленному для данного предприятия и подчиняются правилам внутреннего распорядка этой организации.

Цель технологической практики является изучение студентами реального предприятия и условий работы на нем, получение прикладных навыков в разработке и сопровождении программ, изучении информационных потоков и документооборота, способов хранения и обработки информации, сбор материалов для отчета и предварительный выбор вероятной темы дипломного проекта.

Кроме того, во время прохождения практики студенты-практиканты должны также принимать активное участие в общественной жизни предприятия.

1. Описание предприятия

1.1 Общие сведения о предприятии

Компания зарегистрирована 6 февраля 1995 года регистратором Инспекция МНС России по Борскому району Нижегородской области. Председатель правления организации - Полетаева Галина Валерьевна. Компания КАНТАУРОВСКОЕ СЕЛЬПО находится по адресу 606472, НИЖЕГОРОДСКАЯ ОБЛАСТЬ, БОРСКИЙ РАЙОН, С КАНТАУРОВО, УЛ КООПЕРАТИВНАЯ Д 2, основным видом деятельности является «Розничная торговля в неспециализированных магазинах незамороженными продуктами, включая напитки, и табачными изделиями». Организация также осуществляет деятельность по следующим неосновным направлениям: «Розничная торговля в неспециализированных магазинах преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями», «Аренда прочих машин и оборудования, не включенных в другие группировки», «Сдача внаем собственного недвижимого имущества». Основная отрасль компании - «Розничная торговля потребительской кооперации».

За предприятием закреплено 20 магазинов в праве собственности на отдельно стоящее нежилое здание, 2 из которых предназначены для продажи промышленных товаров, 2 магазина оснащены программным обеспечением, остальные магазины работают с кассовыми аппаратами, за предприятием закреплено складское помещение.

Весь коллектив предприятия имеет высшее или средне-профессиональное образование по своей специальности.

Так же данное предприятие занимается организацией курсов повышения квалификации.

Основная деятельность магазина №43 - розничная торговля в неспециализированных магазинах преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями. В магазине установлена автоматизированная система учета данных. Данный магазин относится к группе само обслуживающих.

За магазином №43 закреплено 4 продавца, оператор ПК, уборщица.

19 июля 2011 года КАНТАУРОВСКОЕ СЕЛЬПО заключила договор с компанией «1С-Рарус НН», где приобрели программные продукты «1С-Рарус:Торговый комплекс. Продовольственные товары, редакция 8», «1С:Бухгалтерию 8», а также необходимое торговое оборудование. В связи с этим в штат предприятия была введена новая должность оператор ПК.

На лицо в данной должности возложены обязанности:

· контроль за монтажом, эксплуатацией и обслуживанием средств

· охранно-пожарной сигнализации и системы видеонаблюдения магазина №43.

· администрирование локальной вычислительной сети учреждения;

· внедрение, настройка прикладного программного обеспечения;

· обеспечение компьютерной безопасности информационной системы;

На студента, проходящего технологическую практику на должности программиста были возложены обязанности:

· подержание вычислительной техники в работоспособном состоянии;

· установка, настройка и сопровождение операционных систем;

1.2 Виды программного обеспечения автоматизированных систем предприятия

Вся информация носит числовой или текстовый формат. Различные приказы, заявления, заявки на товар являются примером входной текстовой информации. На предприятие внедрена и функционирует информационная система «1С-Рарус: Торговый комплекс. Продовольственные товары, редакция 8».

Программное обеспечение позволяет не просто регистрировать все хозяйственные операции в магазинах, обмениваться необходимыми данными, но и контролировать процессы закупок товара, взаиморасчетов с поставщиками, оприходования товаров на складе, взаиморасчеты с покупателями и поставщиками.

Весь документооборот между офисом и магазином осуществляется по сети Интернет.

Вся техника на предприятии постоянно обновляется, эти обязанности закреплены за компанией «1С Рарус - НН». Сейчас на всем предприятии установлены современные производительные компьютеры на базе процессора Intel Core - i3 2630 QM. Оперативная память - 4 Гбайт, объем жесткого диска-180 Гбайт.

«Звезда» - топология с явно выделенным центром в виде концентратора (коммутатора) к которому подключаются рабочие компьютеры и сервер. Сервер управляет всей сетью, регистрирует пользователей ставит различные ограничения, наблюдает за каждым шагом пользователей. Сервер - это «царь и бог» всей сети. Но она может работать и без сервера соединяемая только одним коммутатором. В этом случае настройки производятся на каждом компьютере индивидуально. Это самая надежная сеть из всех существующих. Если по каким-то причинам один из компьютеров не пилингуется, то это никак не отразится на производительности всей сети. Есть и небольшой минус такой сети, по-моему, не совсем весомый. После развертывания всей сети, ее будет не просто дооснастить новыми рабочими местами.

2. Задания практики от предприятия

2.1 Анализ выполнения задания практики от предприятия

Данное задание заключалось :

1. в формирование списка поступающих товаров от поставителей

2. осуществлять списание товара

3. Отправлять заявки на товар на сервер

4. Печатать штрих-код на товар

5. Записывать ключевой код для кассового аппарата

Требуется создать простейшую систему складского учета для нескольких складов, которая позволит приходовать и отпускать продукты, а также формировать отчет по остаткам продуктов.

Объекты конфигурации:

1. Справочники

· Продукты (количество уровней: 1)

· Склады

2. Документы

· Приход (реквизиты шапки: Склад)

· Расход (реквизиты шапки: Склад)

реквизиты табличной части: (Материал, Количество)

3. Журнал документов

· Складские

4. Отчет

· Остатки продуктов

5. Документ

· Приход, расход

Экранную форму документа Приход сформировать автоматически.

Для данного задания мне потребовались, записанные в период лекции. Первым этапом мы знакомимся со всей базой данной магазина № 43 (рис.1)

(рис. 1)

Второй этап заключается в формирование накладной на поступление товара. Для этого я использовала специальные возможности программы, которая позволяет мне быстро и безошибочно заносить товар по его штрих-коду в базу данных (рис.2)

(рис. 2)

автоматизированный программа информационный документооборот

Третий этап заключается в составлении штрих-кода для кассового аппарата (рис. 3)

(рис. 3)

Для выполнения данного задания уходило примерно 20-30 минут на одного поставщика. Задание очень интересное, существуют некоторые затруднения в нахождение товара в основной базе данных. Перечисляя операции технологического процесса, хотелось бы несколько слов сказать об операции хранения информации. Еще совсем недавно информация хранилась на таких машинных носителях, как перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, магнитные диски. С развитием ВТ изменились и носители информации. Уже дискета (гибкий магнитный диск), которая подвергалась постоянно изменениям как внешне, так и объемом записываемой информации, на сегодняшний день уже не может отвечать требованиям пользователей. Это касается не только технической надежности носителей информации, но и объема хранимой информации. Современные экономические информационные системы с мощными процессорами, оснащенными съемными винчестерами, сидиромами с лазерными дисками, обеспечивают более высокую скорость обработки информации и предоставляют пользователю работать с большими объемами данных, обеспечивая удобство в работе и надежность в сохранности информации.

Технология проектирования автоматизированной обработки экономической информации при решении любой экономической задачи подразделяется на 4 этапа:

· начальный;

· подготовительный;

· основной;

· заключительный.

Состав и структура операций каждого из этапов технологического процесса могут быть различными в зависимости от используемых средств ВТ, средств оргсвязи и требований к технологии преобразования информации. По своему назначению технологические операции бывают вспомогательными, основными и контрольными. Вторые составляют основу и относятся к операциям внутри машинной технологии обработки данных. Это операции упорядочения, корректировки, накопления и собственно обработки.

Упорядочение - произвольно расположенные данные размещаются в определенной последовательности значений ключевых слов.

Корректировка - процесс внесения изменений в уже сформированные файлы данных, позволяющий поддержать их в актуальном для обработки состоянии.

Накопление - процесс периодического добавления данных в существующие файлы с целью формирования исходных данных за определенный интервал времени.

Обработка - выполнение всех арифметических и логических операций по преобразованию исходной информации в результатную.

Существуют различные формы внутри машинной технологии обработки информации. Наиболее распространенными формами являются обработка данных в пакетном и диалоговом режимах.

Иногда автоматизированное решение задач должно согласовываться по времени с ходом управляемых процессов. Соответственно организация обработки информации для этих нужд получила название технологии обработки данных в режиме реального времени.

Важной характеристикой, определяющей область применения режима реального времени является скорость реакции системы управления на изменение состояний объекта управления.

В настоящее время прослеживается тенденция к максимальному приближению информационных и программных ресурсов к пользователю. ПЭВМ, работающие в сети, имеют существенное преимущество перед АРМ, работающими в режиме разделения времени. А, главное, средства интеллектуального интерфейса обеспечивают пользователя простыми и надежными способами решения своих профессиональных задач. Основной результат - это изменение интерфейса конечного пользователя с терминалом.

От метода "запоминай (состояние своих ресурсов) следующее:

· проектируй (необходимую последовательность действий в терминах команд)

· набирай (управляющий текст)" происходит переход к методу "смотри (на графическую модель состояния ресурсов)

· выбирай (необходимое действие из иерархического меню)".

Такой интерфейс поддерживается всеми средствами информационной технологии - составными частями базы знаний, включающей базу данных, прикладное программное обеспечение и опорной технологии, базирующейся на аппаратных средствах, системном и инструментальном программном обеспечении.

Возвращаясь к вопросу об этапах разработки технологических процессов, необходимо сказать, что на заключительном этапе производится контроль и выпуск результатных документов.

Все этапы разработки технологических процессов (предпроектная стадия, техническое проектирование, стадия рабочего проектирования, ввода в действие) документируются.

Документирование - оформление описания выбранных вариантов построения информационной технология с комментариями, обеспечивающими их использование в процессе эксплуатации системы.

Наличие документального обоснования позволяет проверить правильность варианта.

Этап проектирования программ оказывает влияние на стиль программирования, надежность, эффективность, отладку, тестирование и эксплуатационные свойства программ. Таким образом, это важнейшая часть любой программной разработки.

Небольшие программы не вызывают таких трудностей, как большие, так как с их составлением легко справится один человек. Но так невозможно организовать проектирование программ, которые так значительны по объему, что при их разработке одним человеком не обойдешься.

3. Индивидуальное задание

3.1 Постановка задачи

Программой практики по профилю специальности предусматривается необходимость выполнения студентом индивидуального задания, предложенного руководителем практики. Заданием может быть:

­ разработка программы;

­ создание моделей (чертежей, рисунков, схем) с использованием специализированного программного обеспечения;

­ создание Интернет-сайтов;

­ составление инструкции по работе с программным продуктом;

­ разработка или модификация баз данных.

Индивидуальное задание способствует углубленному изучению отдельных вопросов разработки и эксплуатации автоматизированных информационных систем, изучению теоретических разделов специальных дисциплин, развитию познавательной деятельности студента и навыков самостоятельной работы. Индивидуальное задание может содержать элементы научных исследований, которые определяются руководителем практики от вуза.

Материалом для индивидуальных заданий могут служить реальные производственные проблемные ситуации. Целесообразно, чтобы тематика индивидуального здания была актуальной и имела практическую значимость для предприятия, вуза.

Изучение предметной области темы задания на практику: изучение нормативной документации на существующую технологию обработки информации. Проработка документооборота задачи, правил составления (заполнения) первичных документов. Определение подразделений, участвующих в обработке информации по данной задаче, их функций, полномочий, разграничение ответственности.

Изучение постановки задачи. Определение аппаратной и программной конфигурации средств вычислительной техники на предприятии. Структура локальной сети предприятия. Проработка состава и структур баз данных, в которые заносится оперативная информация. Проработка состава и структур баз данных, в которых хранится нормативно-справочная информация. Изучение основных алгоритмов обработки информации в данной задаче. Доработка структур существующих баз данных, разработка структур новых баз данных (при необходимости) и разработка алгоритмов обработки информации для раздела задачи, предложенного для самостоятельной разработки. Разработка контрольного примера для данного раздела задачи.

Индивидуальным заданием является изучение пакета Illustrator и создание буклета про базу практики:

1. Техническое задание: изучение пакета иллюстратор, применение на практики, создание визитной карточки, применение знаний в Word для создания буклета.

2. Описание работы: описание структуры, описание поддерживаемых, список используемых шрифтов и других технических возможностей.

3.2 Алгоритм решения задачи

Алгоритм разработки буклета.

В настоящее время существует множество программ представляющие текстовые редакторы. Пакет Microsoft Office предназначен для создания документов и разработки общего дизайна и ориентирован на вывод готовых документов с высоким разрешением. Пакет позволяет создавать презентации и другие файлы произвольной формы, а затем масштабировать, вращать и деформировать их. Кроме того, Word содержит широкий спектр инструментов для работы с текстом и многостраничными документами. Алгоритм создания буклета:

Формирование требований;

Воплощение идей и исправление мелких недостатков;

Печать буклета.

Формирование требований

Буклет должн быть привлекательным, не иметь лишней информации, должны быть указаны заголовок, слоган компании, контактные данные.

Воплощение идей и исправление мелких недостатков

Согласно алгоритму создания буклета следующим шагом становится практическое воплощение в жизнь разработанных идей. Это может быть сделано не только текстовыми, но и графическими средствами. Однако не стоит забывать и об удобстве использования буклета, поэтому необходимо продумать не только внешнее оформление, но и структуру. Вполне возможно, что в процессе создания могут обнаружиться мелкие погрешности. Поэтому перед окончательным запуском буклетов в печать необходимо проверить, чтобы били устранены недочеты, которые могут вызвать негативную реакцию со стороны пользователя.

Заключение

В период прохождения технологической практики студент-практикант вела дневник, в котором ежедневно вносила записи о проделанной работе, план работы от руководителя практики.

Так же практикант закрепила полученные во время учебы теоретические навыки практическими. Познакомился с организацией, структурой и принципами функционирования предприятия. Развил коммуникативные навыки. Получил опыт работы в коллективе.

Во время прохождения практики показала себя, как способного и ответственного сотрудника. Вовремя справлялась с поставленными задачами. Индивидуальное задание, полученное на предприятии, было исполнено полностью и в срок.

Источники информации

Основная литература

1. Голицына О.А., Попов И.И. Основы алгоритмизации и программирования: Учебное пособие. М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. 432 с.

2. Дуванов А.А. Web-конструирование. HTML. СПб.: БХВ-Петербург,2003.

3. Инструкции предприятия по технике безопасности и пожарной безопасности.

4. Руководство пользователя программным продуктом 1С Рарус: Торговый комплекс (Продовольственные товары). Москва, 2007 год.

Дополнительные источники информации

5. Справочники и учебники по системам программирования, делопроизводству, бухгалтерскому учету, методологиям моделирования.

6. Шапошников И.В. Самоучитель HTML. СПб.: БХВ-Петербург, 2003. 288 с.

Электронные источники информации

7. http://www.nlr.ru/ - Российская национальная библиотека (РНБ).

8. http://www.rsl.ru/ - Российская государственная библиотека (РГБ).

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Проблемы информатизации процесса управления предприятием. Особенности информационных технологий на разных уровнях управления. Диагностический анализ и проектирование информационных потоков в системе стратегического планирования и управления предприятием.

дипломная работа , добавлен 13.06.2017


Сущность, значение, особенности и технология организации информационного обеспечения управления предприятием. Автоматизированные информационные системы и их роль в управлении. Анализ информационных потоков и системы документооборота на предприятии.

курсовая работа , добавлен 06.11.2014


Общая характеристика и основные функции CAD-систем. Характерные особенности современных автоматизированных систем управления предприятием. Принципы управления документами и организации документооборота. Свойства систем делопроизводства на предприятии.

презентация , добавлен 27.10.2013


Процесс внедрения различных информационных систем на предприятии. Автоматизация бизнес-процессов в документообороте. Показатели автоматизации предприятия. Непрерывность движения документа. Применение информационной системы электронного документооборота.

реферат , добавлен 26.06.2012


Анализ финансово-производственной деятельности предприятия и оценка его инновационного потенциала. Автоматизация производства, путем внедрения конфигурации "1С: Предприятие 8". Автоматизированный учет материалов с помощью маркиратора штрих-кода и сканера.

дипломная работа , добавлен 22.02.2015


Значение информационных технологий в управлении предприятием. Характеристика систем автоматизации управления предприятием. Организационная структура ООО "Четыре сезона". Краткий обзор существующих систем. Выбор и эксплуатация информационной системы.

курсовая работа , добавлен 11.01.2011


Рассмотрение управления предприятием как составной части менеджмента. Автоматизация кадровой работы и задачи управления персоналом на базе информационных технологий. Изучение и создание недостающих элементов документооборота ЗАО "Тихвинского КЛПХ".

дипломная работа , добавлен 14.01.2012


Сущность и значение электронного документооборота, его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием. Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов. Классификация программ электронного документооборота.

курсовая работа , добавлен 22.04.2014


Организационная структура Минского автомобильного завода. Программное обеспечение информационных технологий в системе управления предприятием, функциональные подсистемы. Классификация современных автоматизированных информационных систем управления.

контрольная работа , добавлен 11.11.2010


Теоретические и методологические основы оперативного управления информационными потоками. Сущность коммуникационного процесса на предприятии. Характеристика службы информационного обеспечения. Правила организации, схема движения и обработки документов.

• Содержание
• Введение
• Анализ проблемы (основная часть)
• Пути совершенствования (рационализации или развития) исследуемой проблемы
• Библиография

Введение

В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания и возможности получение метрик, характеризующих качество исполнения бизнес-процессов . Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы , выполняющие вышеуказанные функции. Однако в настоящее время попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности, связанные с отсутствием на рынке адекватного предложения.

В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера можно выделить следующие:

• Большое количество процессов, в которых задействован руководитель, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера.
• Огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.
• Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.
• Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений .

С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений , рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта.

Множество приложений на одном рабочем месте

В обычных приложениях (бухгалтерская программа, систем складского учета и пр.) пользователь работает с информацией в рамках одного автоматизированного рабочего места, и редко выходит за его пределы. Приложения документооборота автоматизируют базовые процессы управления, в организации, которые охватывают большинство сотрудников. В связи с этим каждый сотрудник вынужден использовать на своем рабочем месте весь комплекс приложений и соответственно осваивать интерфейс каждого приложения.

Не регулярное использование приложений

Пользователь взаимодействует с функциями приложений апериодически по мере необходимости выполнения определенной функции в бизнес процессе. Он может выполнять определенную функцию крайне редко, например, участвовать в согласовании текста годового отчета. Все это требует во-первых, определенной активности приложения по отношению к пользователю, приложение должно сообщать ему, что и когда он должен сделать; во-вторых, обеспечивать унифицированный интерфейс для различных функций в различных .

Необходимость организации общего информационного пространства

Положения данного класса накапливают информацию об основных аспектах деятельности сотрудников организации. В связи с эти, необходимо уделять особое внимание общности механизмов поиска, извлечения знаний, накопления статистической информации и анализа процессов . При этом важно иметь доступ к информации о занятости сотрудников в различных бизнес процессах. Наличие подобных интегрированных механизмов позволит получить качественно новую информацию о работе организации.

Необходимость гибких инструментов модификации приложений

Сложность управления комплексом приложений

При последовательном внедрении большого количества приложений, автоматизирующих отдельные задачи обработки документов, не интегрированных в единую систему, существенно усложняется и удорожается их сопровождение. Это в конечном итоге может свести на нет эффект от автоматизации и требует внедрения приложений в рамках единой системы администрирования и сопровождения.

Все это, делает невозможным эффективное внедрение комплекса приложений автоматизации документооборота при отсутствии их тесной интеграции и создания единой инфраструктуры для реализации данных задач.

Таким образом, мы понимаем, что внедрение инфраструктуры для комплексной автоматизации процессов документооборота , необходимое условие успешной реализации системы.

При подобном подходе задача разрабатывается на два этапа, а именно – внедрение инфраструктуры для автоматизации задач данного класса и реализация не ее базе комплекса интегрированных приложений.

Однако не всегда внедрение подобной платформы оказывается целесообразным. График иллюстрирует целесообразность внедрения платформы автоматизации документооборота . При реализации набора не интегрированных приложений первые внедрения обходятся относительно не дорого, однако при внедрении большого количества приложений с одной стороны существенно удорожается стоимость их сопровождения и обучения персонала, с другой возникающая необходимость их интеграции (например, необходимость построения отчетов включающих информацию из множества источников), что приводит к дополнительным издержкам. Помимо этого пользователи по мере развития системы вынуждены пользоваться множеством приложений с разнородным интерфейсом, что также снижает эффективность их работы.

Рис. 1 Зависимость суммарных издержек на внедрение и количеством внедренных приложений при использовании различных стратегий.

Все они имеют как свои плюсы, так и минусы. Остановимся на системе DocsVision . Включающей в себя как платформу для разработки приложений, так и средства автоматизации бизнес-процессов .

• Поддержка процессного подхода в организации управления;
• Автоматизация процессов согласования и утверждения документов ;
• Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей ;
• Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками ;

Платформа DocsVision 3.0 позволяет внедрить в организации самые разнообразные приложения, такие как:

• Создание электронных архивов документов с распределенным доступом
• Система управления конструкторской и проектной документацией
• Создание баз знаний о продуктах, процессах (корпоративное хранилище регламентов и процедур)

Универсальное клиентское рабочее место должно обеспечивать навигацию по дереву папок приложений, средства поиска объектов системы, инициализацию обработки объектов, а также динамическое управление табличными представлениями данных и отчетов.

Поддерживать общую структуру справочников.

Сегодня существует два альтернативных подхода к автоматизации задач управления в организации. Первый заключается в последовательной реализации отдельных приложений, автоматизирующих отдельные процессы управления . Второй - во внедрении платформы для реализации комплексной системы автоматизации управления процессами и создание на ее базе приложений, интегрированных в единый комплекс.

Внедрение комплекса приложения, реализующие «фиксированную» функциональность.

Примерами такого рода приложений могут служить системы автоматизации канцелярии , средства автоматизации контроля исполнения , системы управления проектной документацией . Основным достоинством такого подхода является относительно невысокая стоимость и достаточно быстрое получение эффекта от внедрения приложений. Приложения данной группы идеально подходят для автоматизации специализированных рабочих мест ориентированных на выполнение рутинных операций изолированных от остальных участков автоматизации предприятия , например, таких как рабочее место канцеляриста в крупной организации или система архивной картотеки .

Однако в современной организации все чаще возникает необходимость комплексной автоматизации управления . Для решения этой задачи приложения должны охватывать множество рабочих мест. Причем, один пользователь может участвовать в разных процессах обработки документов в разных ролях. Например, пользователь может выполнять роль согласующего лица в системе согласования распорядительных документов , быть ответственным за формирование проектной документации в системе управления проектами , контролировать исполнение заданий в системе контроля исполнения .

Успешно решая изолированные задачи, конечные приложения не позволяют объединить все функции в единую систему управления документами и процессами в компании, что существенно ограничивает эффективность внедрения подобных приложений и ограничивает потенциальные возможности ее использования в будущем. Альтернативой подобному подходу является внедрение комплексной системы автоматизации управления на базе единой программной платформы.

Из-за этого стоимость внедрения системы и использования приложений существенно возрастает. К тому же, организовать оптимальное взаимодействие приложений, масштабируемость системы, возможность встраивания в инфраструктуру информационной системы организации, максимальная гибкость и расширяемость системы и возможность создания распределенных решений

С каждым документом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению.

• Структура задания, связанного с документом. Система поддерживает пять способов маршрутизации задания:
  • off-line задание DocsVision
  • обычное задание Microsoft Outlook
  • обычное сообщение электронной почты
  • сообщение с URL ссылки на карточку задания DocsVision по электронной почте
  • размещение ярлыка на карточку задания DocsVision в персональной папке пользователя DocsVision .
• Средства автоматической рассылки и сбора информации об исполнении. В том случае, если задание имеет несколько исполнителей, то система определяет способ маршрутизации:
  • Параллельный способ маршрутаризации подразумевает одновременную рассылку задания всем исполнителям,
  • Последовательный - последовательную,
  • Альтернативный - рассылку всем исполнителям с автоматическим отзывом задания при принятии его первым исполнителем.

• Управление рабочим временем пользователя.
• Консолидированный контроль исполнительской дисциплины . Консолидированный контроль исполнительской дисциплины сводится к формированию отчетности по состоянию заданий. Примерами отчетов могут быть следующие:
  • Все просроченные документы на сегодняшний день
  • Все документы, не выполненные вовремя конкретным сотрудником за определенный период
  • Задания в незавершенном состоянии на контроле у конкретного пользователя

8. Организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Создание продуктивно функционирующей системы управления хозяйствующего субъекта предполагает следующие мероприятия:

Выявить факторы, существенно влияющие на деятельность подразделения и расставить их приоритеты;

1. Определить направленность вертикальных процессов, обусловленных сбором и предоставлением информации;

2. Выбрать или спроектировать типовую организационную схему для каждого структурного подразделения по ролевому принципу (кадровые сведения, данные по продукции, данные по финансовым потокам и др.);

3. Определить направленность горизонтальных процессов (ГП), которые дополняют приоритетную направленность вертикальных процессов;

4. Спроектировать горизонтальные процессы с учетом ролевого подхода;

5. Для сотрудников, успешно справляющихся с возложенными функциями по реализации ГП, предусмотреть формальные и неформальные способы активизации их деятельности.

Рассмотрим подробноформальные способы , обеспечивающие поддержание продуктивного функционирования хозяйствующего субъекта.

* Документирование процедур и бизнес процессов. Основная цель - повышение эффективности работы сотрудников за счет регламентации их ролевых обязанностей и децентрализации принятия решений. Такой подход позволяет выработать “внутренние” стандарты для каждого сотрудника и узаконить порядок взаимодействия структурных подразделений, закрепив соответствующими регламентирующими документами.

* Оптимизация бизнес процессов и ключевых процедур принятия решений c целью повышения “управляемости” всех звеньев иерархической организационной структуры, начиная от отдельного исполнителя и кончая хозяйствующим субъектом в целом. Это достигается за счет сбалансированности ключевых корпоративных бизнес процессов и повышения устойчивости их функционирования.

* Создание интеллектуальных групп в рамках определяющих видов деятельности с целью генерации предложений по их перспективным направлениям.

* Организация коллектива сотрудников для реализации определенного проекта в рамках того или иного направления предметной деятельности. Эта деятельность является наиболее ответственной, так как коллектив обязан строго отслеживать расходование финансовых ресурсов и укладываться в установленные сроки, реализуя поставленные задачи. Кроме того, деятельность самого коллектива по реализации проекта должна выполняться в соответствии с намеченными этапами.

Рассмотрим наиболее характерные этапы реализации проекта . Такими этапами могут быть следующие: определение основных параметров, планирование работ, формирование группы разработчиков, организация работ по воплощению проекта, контроль хода реализации, окончание.

Этап “определение основных параметров” предполагает: постановка цели; выделение людских, финансовых и материальных ресурсов; сроки реализации; возможные риски. На этапе " планирование работ" определяется последовательность выполняемых работ, их взаимодействие, результаты каждой из работ, составляется график их выполнения, возможные отклонения от сроков и мероприятия по их устранению, уточняется ресурсная обеспеченность каждой работы. Этап "формирование группы разработчиков" предполагает подбор специалистов по каждому направлению, предусмотренному в проекте, распределение ответственности между ними. На этапе "организация работ по воплощению проекта" отрабатываются организационные мероприятия по эффективной реализации каждой работы и по созданию проекта в целом. Этап "контроль хода реализации" предусматривает постоянное наблюдение, фиксацию и отслеживание всех видов работ и этапов; выявление "узких" мест в реализации и их устранение. Этап "окончание" предполагает подведение итогов выполнения проекта; разработку мероприятий, гарантирующих устранение зафиксированных просчетов по первому циклу функционирования проекта.

Автоматизация управления

Когда в организации ставится вопрос и принимается решение автоматизировать управление, то возникает множество вопросов. Перечислим наиболее значимые из них. Чем мотивировано это решение? Что значит «автоматизировать управление»? С чего начать? Каковы основные этапы разработки? Как подойти к проблеме выбора? Какими должны быть критерии оценки? Каковы предпочтения той или иной методологии проектирования и инструментальной среды? Что для этого необходимо?

Постараемся ответить на эти и другие вопросы, которые неизбежно возникают в ходе создания системы автоматизации управления организации, основные этапы которой показаны на принципиальной обобщенной схеме (рис. 2.4).

Рис 2.4. Обобщенная схема автоматизации управления организации

Методический подход. Функционирование любой организации нацелено на продуктивное решение определенного множества задач. К их числу можно отнести следующие: прием сотрудника на работу, увольнение сотрудника, отслеживание карьерного роста, составление штатного расписания, начисление заработной платы, заключение различных договоров, перевод денег, обеспечение необходимым количеством производственных ресурсов, успешное поведение на рынке продукции и т.д. При постановке каждой из задач описывается исходное положение дел, имеющиеся ресурсы, инструментальные средства, требования к исполнителям. Кроме того, определяются цели, которые предполагается достичь в результате реализации тех или иных задач.

Решение в общем виде той или иной задачи предполагает реализацию определенного набора действий, образующих некий процесс. Схематически это можно представить следующим образом: исполнители последовательно выполняют действия согласно предопределенному процессу, привлекая соответствующие инструменты и расходуя необходимые ресурсы. Специалист в таких процессах выступает в роли исполнителя. Другими словами, функционирование организации рассматривается как реализация некоторого набора задач, каждой из которых присущи соответствующие процессы.

Обобщая изложенное выше, сделаем вывод: для продуктивного функционирования организации (в общем случае хозяйствующего субъекта) необходимо иметь постановки всех предполагаемых к разработке задач и описания процессов их реализации.

С другой стороны, любую организацию следует рассматривать как систему, которая должна адекватно реагировать на изменения внутренней и внешней среды и эффективно адаптироваться к новым условиям её функционирования. При этом необходимо учитывать вопросы, связанные с реорганизацией самого хозяйствующего субъекта, которая обусловливает возможное трансформирование организационной структуры, что, в свою очередь, предполагает изменения перечня решаемых задач, их постановок, последовательности, а также процессов их реализации.

Изменение процессов решения задач, в свою очередь, может повлечь за собой качественные и количественные изменения ресурсов, переопределение инструментальных средств, видоизменение состава исполнителей и/или перераспределение функциональных обязанностей между исполнителями, а также совершенствование их профессионального уровня.

Будем исходить из того, что в организации для любой задачи определен процесс ее решения при его обеспеченности необходимыми ресурсами, инструментальными средствами и подготовленными кадрами. При этом совместная разработка и решение нескольких задач должны быть скоординированы между собой по времени, ресурсам, составу исполнителей и набору инструментальных средств.

Определим управленческое звено организации как множество структурных подразделений и работников, обеспечивающих: составление перечня задач, решаемых в организации; их постановку; реализацию процессов решения поставленных задач; ресурсное, инструментальное и кадровое обеспечение каждого процесса; претворение в жизнь процессов и координацию их исполнения. При этом следует позаботиться о повышении эффективности функционирования управленческого звена, обусловленного увеличением производительности труда работников при решении характерных задач без ущерба для достигнутых качественных показателей за счет автоматизации управления.

Таким образом, мотивом для принятия решения об автоматизации управления является стремление упорядочить внутреннюю среду функционирования организации с целью повышения производительности труда специалистов - управленцев.

Дальнейшее изложение материала предполагает уточнение ряда понятий.

Автоматизация – это система мероприятий, имеющих своей целью повышение производительности труда индивидуума за счет передачи и выполнения его функций машинами и/или механизмами.

Автоматизация управления - это выполнение функций индивидуума программно-аппаратными средствами при реализации части или всего процесса решения той или иной задачи. Как правило, автоматизация управления отождествляется с наличием необходимой для этих целей информации. Это означает, что приступать к автоматизации управления следует при наличии реально существующих информационных процессов, поддерживаемых соответствующими документами.

Известно, что функционирование организации и его звена управления осуществляется на основании тех или иных документов. Документ участвует в решении производственных, кадровых, бухгалтерских, финансовых или иных задач. Таким образом, документ необходимо рассматривать как базовый компонент управления.

Определим делопроизводство как процесс создания форм документов и исполнения на их основе процедур управления с целью решения определенного множества задач, обеспечивающих функционирование (возможно продуктивное) организации. Таким образом, автоматизация делопроизводства рассматривается как ведущий компонент системы автоматизации управления организации в целом.

Известны два подхода к процессу автоматизации системы управления организации. Первый подход рассчитан на автоматизацию существующей системы управления, основанной, как правило, на бумажном делопроизводстве. Второй - предполагает создание электронного делопроизводства под новую систему управления, которая обеспечивает максимальную автоматизацию всего процесса управления.

Рассмотрим организацию и систему управления, в основе функционирования которой лежит бумажное делопроизводство. При этом под бумажным делопроизводством будем понимать процесс производства совокупности бумажныхдокументовкак основного носителя информации, необходимой для принятия решений, а в качестве исполнителя предполагается тот или иной специалист. В данном случае начинать разработку системы автоматизации следует с автоматизации существующего процесса управления, основанного, как правило, на системе бумажного делопроизводства. Такое решение обусловлено тем, что процесс управления существует де-факто, а организация реально функционирует. Напомним, что действующая система бумажного делопроизводства отражает уровень развития системы управления конкретной организацией, который понятен, привычен для её сотрудников и соответствует их квалификации. Поэтому безболезнен постепенный переход к автоматизации управления, когда только меняется носитель информации с бумажного на электронный, а привычный порядок исполнения процессов и процедур управления остается прежним. В этом случае надо формально описать существующую систему управления, основанную на базе бумажного делопроизводства. К разработке системы автоматизации управления надо обязательно привлекать сотрудников организации, задействованных в том или ином процессе, в связи с тем, что только им известны все его особенности. Описывать необходимо отдельный процесс решения определенной задачи и процесс исполнения форм документов, применяемых при её реализации. При такой постановке вопроса описательный документ охватывает только одну задачу, и он обозрим для работника, который формализует её описание. В этом случае сотрудник должен формально описать свою работу, которую он выполняет ежедневно. Описательные документы по каждой задаче и процессу в рамках разработки автоматизированной системы управления представляют собой проектную документацию. Создание проектной документации предполагает использование формализованного языка, синтаксис и лексика которого однозначно понятны всем участникам разработки. За основу лексики такого языка берется лексика предметной области и/или предметной деятельности, а также лексика бумажного делопроизводства. Такой подход продиктован тем, что обмен информацией ведется на уровне документов, их функционального назначения, типов представленных в них данных, а также операций, выполняемых как над отдельными данными, так и над документами в целом. Отметим, что наряду с термином "бумажное делопроизводство" будем употреблять термин "бумажный документооборот".

Рассмотрим организацию и её систему управления, в основе функционирования которой лежит электронное делопроизводство. Под электронным делопроизводством понимается такое производство дел, при котором в качестве базового носителя информации используется электронный документ, а исполнителями являются сотрудники, чьи рабочие места оборудованы компьютерами, которые, в свою очередь, могут быть объединены в компьютерную сеть. Отметим, что наряду с термином "электронноеделопроизводство" будем употреблять термин "электронныйдокументооборот".

Что касается бумажных документов, то они в данном случае выполняют вспомогательную роль.

Разра6отка системы автоматизации, основанной на проектной документации бумажного делопроизводства, сводится к проектированию схемы электронного делопроизводства. Перечислим основные отличия: основным носителем информации становится электронный документ; операции выполняются как над частями, так и над электронным документом в целом; ведение метаинформации электронного документа, являющейся неотъемлемой частью единого информационного пространства организации, возлагается на компьютер; обслуживание электронных документов (рассылка, репликация, подборка, тиражирование, копирование, хранение и т.п.) выполняется в рамках сетевой компьютерной среды.

На следующем этапе разра6отки автоматизированной системы посредством инструментальных средств выбранной программной платформы реализуется внутрисистемное описание. Рассмотрим, каким образом можно выбрать программную платформу.