Должностная инструкция главного специалиста отдела муниципальной службы и кадров администрации ивановского района. Специалиста по кадрам должностная инструкция Должностные обязанности главного специалиста по кадрам

МУНИЦИПАЛИТЕТ ВНУТРИГОРОДСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ХОВРИНО В ГОРОДЕ МОСКВЕ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО КАДРАМ И НАГРАДНЫМ ВОПРОСАМ

1. Общие положения.

1.1. Ведущий специалист по кадрам и наградным вопросам (далее - специалист) назначается на должность Руководителем муниципалитета внутригородского муниципального образования Ховрино в городе Москве (далее - Руководитель муниципалитета).

1.2. Назначение на должность специалиста производится из числа лиц, имеющих высшее профессиональное образование .

1.3. Специалист подотчетен в выполнении своих функциональных обязанностей руководителю муниципалитета.

1.4. Руководитель муниципалитета обеспечивает специалиста необходимыми условиями труда.

1.5. В своей деятельности специалист руководствуется:

· законодательными и нормативными документами, регулирующими вопросы,

относящиеся к его компетенции;

· методическими материалами по вопросам выполняемой работы ;

· Положением о муниципалитете внутригородского муниципального образования Ховрино в городе Москве;

· правилами внутреннего трудового распорядка;

· приказами, распоряжениями и поручениями Руководителя муниципалитета;

· настоящей должностной инструкцией;

· решениями муниципального Собрания.

1.6. Специалист по вопросам выполняемой работы должен знать:

Конституцию РФ, федеральное законодательство, законодательство города Москвы; законодательство о муниципальной службе;

· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы вышестоящих и других органов касающихся правовой деятельности муниципалитета;

· Трудовое законодательство.

· Законодательные и нормативные правовые акты , методические материалы по управлению персоналом.

· Структуру муниципалитета, стратегию и перспективы его развития.

· Кадровую политику.

· Порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах.

· Методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров.

· Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.

· Организацию табельного учета.

· Методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности.

· Основы социологии, психологии, педагогики и организации труда.

· Основы экономики.

· Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.

· Культуру труда и служебную этику.

1.7. Специалист должен уметь пользоваться персональным компьютером и оргтехникой, справочно-правовой системой.

2. Функции и должностные обязанности ведущего специалиста

по кадрам и наградным вопросам

2.1.Функции

· Организация и ведение учета личного состава муниципалитета и кадрового делопроизводства.

· Подготовка и предоставление установленных нормативными документами кадровых отчетов.

· Подготовка и оформление наградных листов для награждения муниципальных служащих согласно законодательства о наградах и почетных званиях РФ и города Москвы.

· 2.2.Должностные обязанности

2.2.1. Формирование кадрового состава для замещения должностей муниципальной службы;

2.2.2. Подготовка предложений о реализации положений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений Работодателю;

2.2.3. Организация подготовки проектов муниципальных правовых актов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора (контракта), назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением муниципального служащего с муниципальной службы и выходом его на пенсию, и оформление соответствующих документов;

2.2.4. Ведение трудовых книжек муниципальных служащих;

2.2.5. Ведение личных дел муниципальных служащих;

2.2.6. Ведение реестра муниципальных служащих в муниципалитете;

2.2.7. Оформление и выдача служебных удостоверений муниципальных служащих;

2.2.8. Проведение конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих в кадровый резерв;

2.2.9. Проведение аттестации и квалификационного экзамена муниципальных служащих;

2.2.10. Организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

2.2.11. Организация проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;

3.2.4. Быть поверенным или представителем по делам третьих лиц в органе местного самоуправления, муниципальном органе, в котором он замещает должность муниципальной службы либо который непосредственно подчинен или подконтролен ему, если иное не предусмотрено федеральными законами.

3.2.5. Получать в связи с должностным положением или в связи с исполнением должностных обязанностей вознаграждения от физических и юридиче­ских лиц (подарки, денежное вознаграждение , ссуды, услуги, оплату развле­чений, отдыха, транспортных расходов и иные вознаграждения). Подарки, полученные муниципальным служащим в связи с протокольными мероприя­тиями, со служебными командировками и с другими официальными меро­приятиями, признаются муниципальной собственностью и передаются муни­ципальным служащим по акту в орган местного самоуправления, муници­пальный орган, в котором он замещает должность муниципальной службы, за исключением случаев, установленных Гражданским кодексом Российской Федерации.

3.2.6. Выезжать в командировки за счет средств физических и юридических лиц, за исключением командировок, осуществляемых на взаимной ос­нове по договоренности органа местного самоуправления, муниципального органа с органами местного самоуправления, муниципальными органами других муниципальных образований, а также с органами государственной власти и органами местного самоуправления иностранных государств, меж­дународными и иностранными некоммерческими организациями .

3.2.7. Использовать в целях, не связанных с исполнением должностных обязанностей, средства материально-технического, финансового и иного обеспечения, другое муниципальное имущество.

3.2.8. Разглашать или использовать в целях, не связанных с муниципаль­ной службой, сведения, отнесенные в соответствии с федеральными закона­ми к сведениям конфиденциального характера, или служебную информацию, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

3.2.9. Допускать публичные высказывания, суждения и оценки, в том числе в средствах массовой информации , в отношении деятельности органов мест­ного самоуправления, муниципальных органов и их руководителей, если это не входит в его должностные обязанности.

3.2.10. Принимать без письменного разрешения Руководителя муниципального образования награды, почетные и специальные звания (за исключе­нием научных) иностранных государств, международных организаций.

3.2.11. Использовать преимущества должностного положения для предвыборной агитации, а также для агитации по вопросам референдума.

3.2.12. Использовать свое должностное положение в интересах политических партий, религиозных и других общественных объединений , а также публично выражать отношение к указанным объединениям в качестве муни­ципального служащего.

3.2.13. Создавать в органах местного самоуправления, муниципальных органах структуры политических партий, религиозных и других общественных объединений (за исключением профессиональных союзов, а также ветеранских и иных органов общественной самодеятельности) или способствовать созданию указанных структур.

3.2.14. Прекращать исполнение должностных обязанностей в целях урегулирования трудового спора.

3.2.15. Входить в состав органов управления, попечительских или наблюдательных советов, иных органов иностранных некоммерческих неправи­тельственных организаций и действующих на территории Российской Феде­рации их структурных подразделений, если иное не предусмотрено междуна­родным договором Российской Федерации или законодательством Россий­ской Федерации.

3.2.16. Заниматься без письменного разрешения представителя нанимателя (работодателя) оплачиваемой деятельностью, финансируемой исключитель­но за счет средств иностранных государств, международных и иностранных организаций, иностранных граждан и лиц без гражданства, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральным законодательством.

3.2.17. Гражданин после увольнения с муниципальной службы не вправе разглашать или использовать в интересах организаций либо физических лиц сведения конфиденциального характера или служебную информацию, став­шие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

4. Ответственность.

Специалист несёт дисциплинарную и материальную ответственность за совершенное по его вине, (в соответствии с законодательством о муниципальной службе и трудовым законодательством Российской Федерации) правонарушение:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, нарушающие права и законные интересы граждан, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством Российской Федерации и законодательством о муниципальной службе:

Обоснованность и достоверность лично разрабатываемых им материалов (справок, заключений);

Соответствие действующему законодательству визируемых им документов;

Работник несёт персональную ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности

правонарушения - пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определённых трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За неисполнение или ненадлежащее исполнение специалистом возложенных на него обязанностей (должностной проступок), нарушение трудовой дисциплины на специалиста руководителем органа местного самоуправления могут налагаться дисциплинарные взыскания :

Замечание;

Выговор;

Увольнение по основаниям, предусмотренном федеральным законодательством.

4.5. Специалист несёт ответственность за нарушения установленных сроков рассмотрения дел, подготовку документов и ответов на письма, заявления, жалобы.

Работа специалиста по кадрам требует глубоких знаний и чётко определённых . Сегодня человек, занимающий такую должность, работает сразу по двум направлениям: подбирает персонал и документально оформляет трудовые отношения.

Должностная инструкция специалиста по кадрам

Трудовая функция каждого работника строго определяется внутренними документами организации. Чаще всего это положение об отделе и должностная инструкция. Должностная инструкция – это комплексный документ, который включает в себя следующие разделы.

Требования к образованию

Сегодня существует несколько вузов, которые осуществляют профессиональную подготовку специалистов по данному профилю. Однако работодатели нередко снижают планку, выбирая будущих работников из числа выпускников гуманитарных вузов любого профиля.

Подчинённость

В инструкции необходимо установить, кто является непосредственным начальником сотрудника.

Знания и навыки

Перечень областей, информацией в которых должен владеть специалист, а также определённых практических умений. Данный список является примерным, так как должность может занимать сотрудник без опыта, который в процессе выполнения своих обязанностей овладевает необходимым инструментарием.

Должностные обязанности

Общий список направлений деятельности, в рамках которых работнику будут ставиться текущие задачи.

Права

Для выполнения возложенных на специалиста обязанностей он наделяется определёнными полномочиями, перечисленными в данном разделе.

Ответственность

Данный раздел обычно содержит отсылки к дисциплинарным мерам, установленным действующим трудовым законодательством.

Теперь перейдём к разбору положений должностной инструкции более детально.

Знания и навыки

Для эффективного выполнения поставленных задач специалист по кадрам должен иметь следующие знания и навыки:

Знание основ психологии

Работнику предстоит быстро находить подход к самым разным людям. Сделать это будет непросто, так как многие изначально настроены по отношению к специалисту по кадрам враждебно.

Чтобы не возникло конфликта, сотруднику пригодятся некоторые психологические приёмы. Также это поможет понять мотивацию поступков других людей.

Знание основ трудового права

Специалисту по кадрам придётся иметь дело с большим количеством правовых документов. Такой сотрудник оформляет трудовые договоры и книжки, изменения к трудовым договорам, приказы, участвует в составлении должностных инструкций и так далее.

Владение современными методами оценки персонала

Грамотный специалист по кадрам может значительно повысить эффективность работы структурного подразделения. Труд каждого сотрудника, вне зависимости от выполняемых задач, можно подвергнуть объективной оценке. Нередко подразделения имеют избыточную численность, а часть работников выполняет функции, которые не относятся к их основной работе.

Владение навыками подбора персонала

Сюда входят умение читать резюме, проводить собеседования, использовать методы анкетирования и тестирования при подборе подходящего кандидата. Сотрудник должен уметь оценить соискателя на любую должность, суметь выявить конфликтных и необязательных людей и отказать им.

Навыки делового общения и грамотно поставленная речь

Специалист по кадрам – это первый представитель компании, с которым взаимодействует соискатель на должность. Кандидат сам присматривается к будущему нанимателю.

Нарушение правил делового общения, несоблюдение этики, ошибки в письменной и устной речи – всё это создаст крайне негативное впечатление не только о конкретном сотруднике, но и обо всей организации. Вряд ли опытный профессионал, имеющий определённые амбиции, остановит свой выбор на компании с некомпетентными сотрудниками.

Обязанности специалиста по кадрам, его права

Задачи, которые ставятся перед специалистом по кадрам, можно разделить на 3 большие категории:

Правовое сопровождение

Сюда входит подготовка трудовых договоров, сопровождение перевода и увольнения сотрудников, составление изменений к договорам, записи в трудовых книжках, подготовка приказов по персоналу и так далее. Вся документация, которая касается трудовых взаимоотношений организации и работников, так или иначе будет проходить через специалиста по кадрам.

Подбор кадров

Сотрудник должен следить за выпусками профильных вызов, прогнозировать потребность в кадрах различных подразделений. При возникновении потребности в найме нового работника, потребуется грамотно составить вакансию, отбирать резюме подходящих соискателей, проводить с ними первичные собеседования. Подходящие кандидаты будут направляться для разговора с непосредственными руководителями отделов.

Работа с персоналом

Сюда входит совершенствование структуры подразделений, корректировка перечня задач, изменение системы мотивации сотрудников и так далее. Грамотный специалист по кадрам немало времени уделяет улучшению работы имеющегося персонала. Отправить работника на нужные курсы повышения квалификации дорогого стоит.

Специалист по кадрам имеет следующие права:

• Пользоваться информационными ресурсами и нормативными документами, необходимыми для выполнения возложенных на него задач.
• Вносить предложения по вопросам улучшения организации своей работы.
• Запрашивать у руководителей структурных подразделений информацию о знаниях и навыках, необходимых для занятия вакантной должности.
• Повышать свою квалификацию в порядке, установленном законодательством.

Какие личные качества приветствуются?

При найме специалиста по кадрам руководители организаций обращают внимания на следующие аспекты характера соискателей:

Коммуникабельность

Данное требуется практически всем работникам, взаимодействующим с людьми.

Специалист по кадрам часто занимается не только подбором кандидатов на вакантную должность, но и проводит первичное собеседование. Работнику предстоит понять, подходит ли конкретный человек компании, сможет ли он органично влиться в коллектив, не будет ли он конфликтовать с руководством и так далее. Для этого придётся задавать не всегда удобные вопросы о предыдущих местах работы и о личной жизни. И желательно уложиться в ограниченные временные рамки.

Поэтому такой сотрудник должен вызывать симпатию, располагать к себе незнакомых людей. То есть, создавать доброжелательную и открытую атмосферу на собеседовании.

Стрессоустойчивость

Работнику придётся много общаться с различными людьми, готовить и исправлять множество документов. Чтобы всегда контролировать эмоции, держать себя в рамках делового общения и выполнять при этом поставленные задачи понадобится определённая выдержка.

Внимательность

Специалист по кадрам работает с правовой документацией. В этом вопросе необходимо чётко следовать требованиям нормативных актов и действовать по заранее утверждённому алгоритму.
Ошибки могут дорого обойтись всей организации. Нарушение трудового законодательства оборачивается большими компенсациями для работодателя.

Беспристрастность

Это очень важное качество, так как специалист по кадрам может в значительной степени влиять на то, как будет выглядеть коллектив в его организации. Он должен руководствоваться интересами компании и результатами тестов, а не личными впечатлениями от общения с соискателем на должность. То есть, специалисту потребуется чётко разделять

Стратегическое мышление

Специалист по кадрам должен не только планировать подготовку кадровых документов таким образом, чтобы успеть всё сделать в срок, но и прогнозировать поведение сотрудников, приглашённых на работу.

Например, целесообразно ли брать молодую девушку в отдел, полностью состоящий из мужчин за 40? В такой ситуации высок риск того, что большая часть рабочего времени будет потрачена на неформальное общение, а уважение новый сотрудник вряд ли получит.

Специалист по кадрам выполняет большой перечень разнообразных задач. Поэтому в данной профессии особенно ценится практический опыт, позволяющий быстро справляться с большим объёмом работы.

Вконтакте

Образец должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта

1. Общие положения

1.1. На должность специалиста по кадровому делопроизводству принимается лицо:

1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;

2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.

1.2. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:

1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;

2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;

3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;

4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

5) основы документооборота и документационного обеспечения;

6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

8) структуру организации;

9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;

10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;

11) нормы этики и делового общения;

12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;

13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;

14) Правила внутреннего трудового распорядка;

15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;

16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)

1.3. Специалист по кадровому делопроизводству должен уметь:

1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;

2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;

4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;

6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;

7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;

8) разрабатывать проекты кадровых документов;

9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;

10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;

11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;

12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;

13) вести деловую переписку;

14) соблюдать нормы этики делового общения;

15) ……… (другие навыки и умения)

1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.6. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:

1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;

2) ведение документации по учету и движению кадров;

3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Специалист по кадровому делопроизводству исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;

2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);

3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;

2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;

3) проводит сбор и проверку личных документов работников;

4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;

5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;

6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;

7) ведет учет рабочего времени работников;

8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.

3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;

2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;

3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;

4) осуществляет подготовку:

По запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;

Уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;

Информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Специалист по кадровому делопроизводству привлекается к ответственности:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;

За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта " ", утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения)

1.1. Настоящая инструкция составлена в соответствии с Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998г. №37 «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, учреждениях и организациях».

1.2. Специалист по кадрам относится к категории специалистов.

1.3. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности специалиста по кадрам.

1.4. На должность специалиста по кадрам принимается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Специалист по кадрам назначается и освобождается от должности приказом директора техникума по представлению начальника отдела кадров.

1.6. Специалист по кадрам непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров, дополнительно может получать распоряжения от директора техникума.

1.7. Специалист по кадрам в своей работе руководствуется:

Положением об отделе кадров;

Настоящей должностной инструкцией.

1.8. Специалист по кадрам должен знать:

Трудовое законодательство;

Законодательство и нормативные правовые акты;

Методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

Структуру и штаты техникума;

Порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных делработников техникума;

Порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего, страхового и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций;

Оформленияпенсий работникам;

Порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

Порядок ведения банка данных о персонале техникума; основы делопроизводства;

Средства вычислительной техники, коммуникации и связи;

Формы и методы контроля исполнения документов;

Правила и нормы охраны труда.

1.9. На время отсутствия специалиста по кадрам (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора техникума, которое несет ответственность за их ненадлежащее исполнение.

2. Функции

2.1. Оформление приема, перевода и увольнения работников.

2.2. Ведение и учет трудовых книжек.

2.3. Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных комиссий.

2.4. Оформление и учет отпусков.

2.5. Оформление документов для назначения пенсий.

2.6. Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка.

2.7. Подготовка, оформление и сдача отчетности по вопросам квотирования.

2.8. Анализ текучести кадров.

2.9. Обеспечение выполнения функций, возложенных на техникум в повседневной деятельности по первичному воинскому учету, воинскому учету и бронированию, граждан, пребывающих в запасе, из числа работающих и обучающихся техникума.

2.10. Осуществление первичного воинского учета граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу, проживающих или пребывающих (на срок более трех месяцев).

2.11.Разъяснение должностным лицам техникума и гражданам их обязанности по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации, установленные законодательством Российской Федерации и Положением о воинском учете и осуществление контроля над их исполнением.

2.12. Оформление документов по кадрово-финансовой деятельности.

3. Должностные обязанности

Специалист по кадрам обязан:

3.1. Осуществлять контроль над своевременным исполнением распоряжений, приказов директора техникума и поручений начальника отдела кадров.

3.2. Вести учет личного состава техникума, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

3.3.Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами директора техникума, а также другую установленную документацию по кадрам.

3.4. При приеме на работу выдавать контрольный лист для прохождения вводного, первичного инструктажа, знакомить с локальными актами техникума.

3.5. Формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

3.6. Оформлять приказы по кадрово-финансовой деятельности работников техникума.

3.7. Подготавливать необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям

3.8. Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

3.9. Производить запись в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

3.10. Готовить документы для сдачи отчета по квотированию.

3.11. Вносить информацию в банк данных о количественном и качественном составе работников, их движении, следить за его своевременным обновлением и пополнением.

3.12. Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

3.13. Вести табельный учет фактического времени пребывания работников в техникуме, осуществлять контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах.

3.14. Делать соответствующие отметки в табеле и ежедневно составлять рапорты (сводки) о явках на работу, а также об опозданиях и неявках с указанием причин, их вызвавших, вести учет списочного состава работников.

3.15. Систематически вносить изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.

3.16. Контролировать своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих их право на отсутствие на работе.

3.17. В установленном порядке представлять табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.

3.18. Оформлять карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам техникума и их семьям, установления льгот и компенсаций.

3.19. Изучать причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

3.20. Подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

3.21. Вести первичный учет граждан, пребывающих в запасе по карточкам первичного учета, а граждан, подлежащих призыву на военную службу, по спискам.

3.22. Содействовать в постановке на воинский учет (снятие с воинского учета) граждан, которые прибывают (переезжают в другой район, город) на постоянное или временное (на срок свыше 3 месяцев) место жительство.

3.23. Выявлять совместно с органами внутренних дел граждан, подлежащих постановке на воинский учет.

3.24. Ежегодно сверять карточки первичного учета и списки граждан, подлежащих призыву на военную службу, с документами воинского учета военного комиссариата района.

3.25. Направлять по запросам военного комиссариата необходимые для занесения в документы воинского учета сведения о гражданах, встающих на воинский учет и гражданах, состоящих на воинском учете.

3.26. Ежегодно представлять в военный комиссариат района в сентябре списки юношей 15- и 16-летнего возраста, а в декабре- списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет.

3.27. Осуществлять контроль за посещением гражданами, подлежащими призыву на военную службу, лечебно-профилактических учреждений, в которые они направлены для медицинского обследования или освидетельствования.

3.28. Вносить в карточки первичного учета и в списки граждан, подлежавших призыву на военную службу, изменения, касающиеся образования, места работы, должности, семейного положения и места жительства, состоящих на воинском учете, и в 14-дневный срок сообщать в военный комиссариат о внесенных изменениях.

3.29. Разъяснять гражданам их обязанности по воинскому учету, установленные Законом Российской Федерации "О воинской обязанности и военной службе", осуществлять контроль за их выполнением.

3.30. При постановке граждан на воинский учёт:

Проверять подлинность военных билетов (временных удостоверенийвзамен военных билетов) и удостоверений граждан, подлежащих призыву на военную службу, наличие отметок о снятии граждан с воинского учета по прежнему месту жительства и постановке офицеров запаса и граждан, подлежащих призыву на военную службу, на воинский учет в военном комиссариате района по новому месту жительства.

При обнаружении в военном билете (временных удостоверениях) граждан, подлежащих призыву на военную службу, неоговоренных исправлений, неточностей и подделок, неполного количества листов немедленно сообщать об этом в военный комиссариат для принятия соответствующих мер.

Выдавать расписки при приеме от граждан военных билетов (временных удостоверений взамен военных билетов) удостоверений граждан подлежащих призыву на военную службу.

Заполнять карточки первичного учета на граждан, пребывающих в запасе. В соответствии с записями в военных билетах заполнять учетные карточки на прапорщиков, мичманов, сержантов, старших солдат и матросов запаса.

3.31. В 14-дневный срок сообщать в военный комиссариат о приеме на работу (увольнении) граждан пребывающих в запасе и состоящих на воинском учете.

3.32. Выполнять требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных.

3.33. Осуществлять контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях техникума и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

3.34. Составлять установленную отчетность.

3.35. Проходить обязательные, предварительные (при поступлении на работу) и периодические (ежегодные) медицинские осмотры и аттестацию.

3.36. Выполнять требования в соответствии с инструкцией по охране труда.

3.37. Исполнять другие поручения руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью.

4. Права

Специалист по кадрамимеет право:

4.1. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности техникума; варианты устранения имеющихся в деятельности техникума недостатков;

4.2. Запрашивать лично или по поручению начальника отдела кадров от руководителей структурных подразделений техникума и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;

4.3. Требовать от руководства техникума оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

5. Ответственность

Специалист по кадрамнесет ответственность:

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности,- в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба- в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4. За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных - в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения - в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.

6. Взаимодействия

Специалист по кадрам:

6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.

6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы согласуется с начальником отдела кадров, утверждается директором техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.

6.3. Получает от начальника отдела кадров техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.4. Систематически передает кадрово-финансовую документацию сотрудникам бухгалтерии.

6.5. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора и работниками техникума.

6.6. Соблюдает конфиденциальность.

Читайте о том, что необходимо указать в должностной инструкции ведущего специалиста отдела кадров: каковы его трудовые функции, должностные обязанности и зона ответственности.

Из статьи вы узнаете:

Что включает должностная инструкция ведущего специалиста отдела кадров

Должностная инструкция «Ведущий специалист отдела кадров» включает следует разделы:

• общие положения;
• функции;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность;
• взаимоотношения с критерием эффективности и оценки работы.

Общие положения должностной инструкции содержат требования по приему на должность и освобождения от нее. Такие функции возложены на Генерального директора организации. На должность принимают лицо с высшим профессиональным образованием по направлению , «Социология», «Психология», стажем работы в сфере управления персоналом не менее 2 лет.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Полный справочник должностных инструкций по всем отраслям деятельности.

Скачайте документы по теме:

Ведущий специалист по кадрам подчиняется начальнику отдела. В период временного его замещает должностное лицо, которое назначено в установленном порядке. В своей деятельности ведущий специалист руководствуется соответствующими правовыми актами, а так же нормативными документами:

• уставом организации;
• Трудовым кодексом РФ;
• приказами (или указаниями) прямого руководства компании;
• действующими правилами внутреннего трудового распорядка;
• положением об отделе кадров;
• концепцией системы развития персонала;
• кадровой политикой и стратегией;
• другими внутренними нормативными документами кадровой службы.

Ведущий специалист обязан знать:

• действующее ;
• нормативные правовые, законодательные акты, полный перечень методических материалов по управлению персоналом;
• основы структуры и штатов организации, профиль и специализацию, перспективы стратегического развития;
• основы кадровой политики и стратегии предприятия;
• принцип построения всей системы управления персоналом;
• систему и методы проведения оценки персонала;
• методики анализа профессионально - квалификационных структур кадров;
• возможности применения современных информационных технологий в повседневной работе кадровой службы;
• передовые отечественные и зарубежные опыты работы с персоналом;
• основы профессиографии, профориентации, психологии, педагогики, социологии, организации труда;
• основы организации производства и управления и экономики;
• принципы применения средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;
• правила и нормы охраны труда .

Функции в соответствии с должностной инструкцией ведущего специалиста по кадрам

В функции ведущего специалиста по кадрам входит разработка методик и проведение систематического аудита, оценки персонала компании. Под его руководством осуществляется организация, разработка и проведение аттестации, формирование и контроль за членами квалификационной комиссии. На основании проведенных работ составляется план по созданию кадрового резерва, необходимости проведения обучения и планирования карьеры работающих сотрудников.

Каковы права и ответственность ведущего специалиста

Ведущий специалист обладает правом принимать непосредственное участие в обсуждении вопросов, которые напрямую связаны с работой кадровой службы. Правом является и внесение предложений по улучшению деятельности кадровой службы, совершенствованию методик работы и устранению существующих недостатков. Узнайте, обязана ли организация составлять должностные инструкции

ознакомление с проектами всех решений, принятых руководителем отдела или руководителем компании по направлению деятельности;

присутствие на совещаниях комитетов или рабочих групп, а так же других собраниях сотрудников по направлению деятельности;

осуществление взаимодействий с сотрудниками всех филиалов, структурных подразделений;

требование от директора по персоналу и начальника ОК содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией ;

действие от имени отдела кадров и представление его интересов во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции;

личное запрашивание или по поручению руководства от иных структурных подразделений информации и документов, необходимых для качественного исполнения должностных обязанностей;

привлечение специалистов структурных подразделений с разрешения директора по персоналу или руководителя отдела кадров к решению основных задач по направлению деятельности;

визирование и подписание документы в пределах своей основной компетенции;

представление кадровой службы организации при взаимоотношениях с внешними компаниями по направлению деятельности.

Ответственность ведущего специалиста по кадрам

В сферу ответственности ведущего специалиста по кадрам входит несвоевременное, нечеткое исполнение должностных обязанностей, совершение правовых нарушений, причинение материального вреда в действующих рамках, определенных трудовым или гражданским законодательством.

Скачать в.doc

Если ведущий специалист по кадрам систематически нарушает трудовую дисциплину , правила внутреннего поведения, установленные в организации, некорректно обращается с сотрудниками, ему грозит ответственность в рамках установленного законодательства. Узнайте, как оформить должностную инструкцию

При разработке должностной инструкции стоит учитывать, что ведущий специалист в процессе своей деятельности взаимодействует с персоналом всех филиалов, структурных подразделений компании. В пункте «Взаимоотношения» необходимо прописать порядок таких отношений.