Главная » Акты » Оператор ЭДО: кто это и зачем он нужен. Система электронного документооборота: что это такое, для чего он нужен, как подключить

Оператор ЭДО: кто это и зачем он нужен. Система электронного документооборота: что это такое, для чего он нужен, как подключить

Всё большее число компаний переходят на отправку отчётности в налоговый орган с помощью оператора ЭДО – электронного документооборота. Правда, любого попавшегося выбирать нельзя. В нашем материале – полный перечень таких операторов, которые получили одобрение со стороны центрального аппарата ФНС России.

Сдача отчётности

Представление отчетности в электронном виде происходит по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) и с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. При этом посредником по передаче электронных документов выступает оператор системы электронного документооборота.

Через доверенного оператора электронного документооборота можно сдавать:

отчётность по налогам;
отчётность по страховым взносам;
бухгалтерскую отчётность.

На сегодня ситуация такова, что в некоторых случаях без оператора электронного документооборота не обойтись. Он необходим, когда (п. 3 ст. 80 НК РФ):

Среднесписочное количество персонала за минувший календарный год – от 100 человек.
Создано новое юридическое лицо (в т. ч. в рамках реорганизации) с количеством персонала от 100 сотрудников.
По конкретному налогу (страховым взносам) прямо предусмотрена обязанность сдавать только электронную отчётность.

Медлить нельзя: организации из этого перечня должны в течение 10 дней с момента отнесения к одной из этих категорий обеспечить обмен электронными документами с налоговой с помощью одного из операторов электронного документооборота ФНС России. Для этого с оператором нужно заключить специальный договор на оказание таких услуг.

Каждый оператор ЭДО должен соответствовать требованиям, которые перечислены в приказе ФНС от 04 марта 2014 года № ММВ-7-6/76.

Преимущества

Можно выделить однозначные плюсы в отношении работы с оператором электронного документооборота:

не нужна явка в налоговую инспекцию, так как отчетность в любое время дня и ночи может быть отправлена из офиса (экономия времени);
не нужно дублировать сдаваемые материалы на бумаге;
меньше ошибок технического характера (отчетность формируется по утвержденному формату; механизм выходного контроля проверяет правильность заполнения строк отчетности);
быстрота обновления форматов сдачи отчетности (при изменении или введении новых форм до срока их представления плательщик может обновить их версии);
есть гарантия, что отчётность пришла в налоговую (в течение суток можно получить подтверждение выполнения своих обязательств по сдаче, а также оперативно посмотреть свою личную карточку; нет потребности ждать актов сверки);
защита отчетности от просмотра и корректировки третьими лицами;
возможность получать в электронном варианте справки и выписки о расчетах с бюджетом, перечень сданной отчетности, акт сверки расчетов, разъяснения ФНС, а также направить налоговикам запрос.

Список

Полный список операторов ЭДО ведёт и постоянно актуализирует на своём официальном сайте www.nalog.ru Налоговая служба России. Вот точная ссылка (для московского региона):

https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/

№ п/п	Наименование организации	Адрес компании	ИНН организации	Интернет сайт
1	ЗАО ПФ СКБ Контур	620017, г. Екатеринбург, пр. Космонавтов д.56	6663003127	https://kontur.ru/
2	АНО БЕЛИНФОНАЛОГ	115093, г.Москва, Подольское шоссе,д.5/8,оф.444	3123101188	http://www.belinfonalog.ru/
3	ОАО ИнфоТеКС Интернет Траст	127287, г. Москва, Старый Петровско-Разумовский проезд, д.1/23, стр.1	7743020560	http://iitrust.ru/
4	ООО ИнфоЦентр	600005, г. Владимир, Октябрьский проспект, д.36	3328430017	http://www.icentr.ru/
5	ООО Электронные Бизнес Системы	650099, г. Кемерово, пр.Советский,74/1, офис 218	4205011410	http://www.e-tax.ru/
6	ООО Компания Тензор	150000, г. Ярославль, Московский проспект, д. 12	7605016030	http://tensor.ru/
7	ООО КОРУС Консалтинг СНГ	194100, Санкт-Петербург, Большой Сампсоновский проспект, дом 68, литер «Н»	7801392271	www.esphere.ru
8	ООО Такском	115095 Москва, ул. Пятницкая, д.54, стр.2, а/я №1	7704211201	http://taxcom.ru/
9	ООО АРГОС	196191,г. Санкт-Петербург, Ленинский пр., д.168	7810225534	http://www.argos-nalog.ru/
10	ООО Русь-Телеком	115093 Москва, ул. Подольское шоссе, дом 8/5	6731071801	http://www.rus-telecom.ru/
11	ООО Сибтел-Крипто	620017, Тюмень, Ул. Широтная, 29,корп. 2/2	7203158243	http://www.s-crypto.ru/
12	ЗАО Калуга Астрал	248023 г.Калуга, пер.Теренинский, д.6	4029017981	http://astralnalog.ru/
13	ООО РПЦ Партнер	410005 г.Саратов, ул. Большая Садовая, д. 239, к. 42 оф. 422	6454066437	http://parc.ru/
14	ООО НПП Ижинформпроект	426008, г. Ижевск, ул. Бородина, 21, оф. 207	1831014533	http://www.infotrust.ru/
15	ОАО СКБ-банк	620026, г. Екатеринбург, ул. Куйбышева, д. 75	6608003052	http://www.skbbank.ru/
16	ЗАО РЦ Практик	127051, г. Москва, ул. Неглинная, д.17	7714143134	http://www.a-practic.ru/
17	ООО ДСЦБИ Маском	680038, Хабаровский край, г. Хабаровск, ул. Яшина, 40	2721110853	http://mascom-dv.ru/
18	АО ГНИВЦ	127381, г.Москва, Ул. Неглинная, 23	7707083861	http://www.gnivc.ru/
19	УФМФ ФГУП ЦентрИнформ	191123, г. Санкт-Петербург, ул. Шпалерная, д. 26	7841016636	http://center-inform.ru
20	ООО РСЦ Инфо-Бухгалтер	360000, Кабардино-Балкарская Республика, г. Нальчик, ул. Тарчокова, д. 19	721009708	http://www.rsc-infobuh.ru/
21	ООО Комплексные услуги безопасности	634021 г.Томск, пр.Фрунзе, 117а, офис 501	7017154234	http://kub.tomline.ru/
22	ЗАО Сервер-Центр	690650, г. Владивосток э ул. Нерчинская 10, оф.315	2539038819	http://www.serverc.ru/
23	ЗАО ЦЭК	603000, Н. Новгород,Ул. Новая, 15	5260013152	http://www.nalog.cek.ru/
24	ООО Электронный Экспресс	119991, Москва, ул. Ленинские горы, дом 1.стр.77	7729633131	http://www.garantexpress.ru/
25	ООО Эдисофт	199178, г. Санкт-Петербург, Наб. реки Смоленки д. 14, лит. А	7801471082	http://ediweb.ru/
26	ООО ИКЦ ЭТАЛОН	429000, Чувашская Республика, г. Чебоксары, Московский пр., д. 17, стр. 1	2130029371	http://www.etalon-ikc.ru/
27	ФГУП ЦентрИнформ	191123, г.Санкт-Петербург, ул.Шпалерная,26	7841016636	http://center-inform.ru
28	ООО Линк-Сервис	456501, Челябинская область, Сосновский район, п.Кременкуль кв.Солнечкая долина, 1	7438014673	http://www.link-service.ru/
29	ООО Информационный медицинский центр	443010, г. Самара, ул. Некрасовская, 56 "Б"	6317036857	http://imctax.parus-s.ru/
30	ЗАО Фирма НТЦ КАМИ	107241, г. Москва, ул. Уральская, д. 21	7733091756	http://www.kami.ru/
31	ЗАО ТаксНет	420021, г.Казань, Ул. Каюма Насыри, д. 28,	1655045406	http://www.taxnet.ru/
32	ООО УЦ ГИС	198097, г. Санкт-Петербург, пр.Стачек, д.47	7805544260	http://ca.gaz-is.ru/
33	ЗАО Новокузнецктелефонстрой	654041, г. Новокузнецк, ул. Кутузова, д. 15	4220016317	http://www.rdtc.ru/
34	ЗАО УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЦЕНТР	195112, г. Санкт-Петербург, Малоохтинский пр. д.68	7806122720	http://nwudc.ru/
35	ООО Группа Бестком	655017, Республика Хакасия, г. Абакан, ул. Ленина, 76	1901042390	http://bestcom-group.ru/
36	ООО Е-Портал	644023, г. Омск, ул.Рабочая 17-я, д.101в	5503065726	http://www.e-portal.ru/
37	ООО Сибирские телекоммуникации		7202106274	http://sibtel.ru/
38	ООО НТЦ Тезис	400005, г. Волгоград, пр.им В.И.Ленина, 33А	3445076225	http://www.ntc-tezis.ru
39	ООО Гвард-Информ	300041, г. Тула, пр.Ленина, д.46, офис 407	7107065081	http://www.ginf.ru/
40	ООО УЦ Аском	355003, г. Ставрополь, ул. Ленина, д.293	263504985	http://www.ackom.net/
41	НН ФГУП ЦентрИнформ	603098,г.Нижний Новгород Гагарина пр.,д.28, лит А	7841016636	http://www.r52.center-inform.ru/
42	ООО ЭСОТЕЛ-Рустелком	677008, г. Якутск, ул. Гоголя, д. 1	1435106300	http://www.esotel.ru/
43	ООО Безопасные информационные технологии	400001, г. Волгоград, ул. Калинина, д. 19	3445050474	http://www.binteh.ru
44	ООО Технокад	115114, г. Москва, Павелецкая наб, д.8 стр.6, офис 601-602	5009046312	http://www.technokad.ru/
45	ЗАО НТЦ СТЭК	454080,Челябинск, ул. Энтузиастов, 12б	7451019159	http://www.stek-trust.ru/
46	ООО Роста	344010, г. Ростов-на-Дону, пр. Ворошиловский, д.52, оф.67	6163143849	http://www.rostagroup.ru/
47	ООО Центр Бухгалтерских Услуг	353925, г.Новороссийск, пр. Дзержинского, д.211	2315096691	http://cacbu.ru
48	ООО Центр Документальной Связи	360099, г. Новосибирск, ул. Потанинская, д.3а	5406631969	http://www.cds-sib.ru
49	ООО КДС	302028, г. Орел, ул.Ленина, д.45	5754003919	http://www.kds-trust.ru/
50	ООО Петрокрипт	185035, г. Петрозаводск, ул. Ф. Энгельса, 10, оф.600	1001146614	http://www.petrotax.ru/
51	ООО КРИПТЭКС	445043, г.Самара, ул.Московское шоссе 3, оф.404	6315629971	http://cryptex.pro
52	АНО ИО Деловой вестник	308012, г.Белгород, ул.Костюкова, д.36а	3123082552	http://www.nalogtelecom.ru/
53	ЗАО Инфанет	428003 Республика Чувашия, г.Чебоксары, ул.Ярославская, 30	2128053070	www.infanet.ru
54	АО Эридан	600022, г. Владимир, ул. Ставровская, 8	3328419341	http://nalog33.ru/
55	ОГБУ Белгородский информационный фонд	308000, г. Белгород, Соборная площадь, д. 4	3123077111	http://bif.belregion.ru/
56	ООО Компьютерные технологии	241011 Брянская область, г.Брянск, ул.Софьи Перовской, д.83	3234042788	http://www.ipct.ru/
57	ООО Деловые Сети	440008, Пензенская область, г. Пенза, ул. Суворова, 122А	5835068079	http://penza-net.ru/
58	КрвФ ФГУП ЦентрИнформ	610000, г.Киров, ул.Ленина, д.85	7841016636	http://www.r43.center-inform.ru/
59	ООО ИЦ Выбор	214000 г.Смоленск, ул.Коммунистическая, д.6	6730025009	http://icvibor.ru/
60	ООО Русская Компания	625003, г. Тюмень, ул. Железнодорожная, 52	7204141323	http://www.rk72.ru/
61	ООО ТЕЛ	660135, г.Красноярск, ул.Взлетная, д.3	2465097373	http://www.nalog.scn.ru/
62	ООО МО ПНИЭИ-КрасКрипт	660077, г. Красноярск, ул. 78й Добровольческой бригады 2, офис 242	2466077563	http://www.kraskript.com/
63	ОАО Центр информатизации Республики Мордовия	430030, Республика Мордовия, г. Саранск, ул. Власенко, д. 32	1326134964	http://www.delmor.net/
64	ООО УНЦИБ	424000, Республика Марий Эл, г.Йошкар-Ола, ул.Машиностроителей, д.8Г, офис 313	1215136109	http://uncib.ru/
65	НвсФ ФГУП ЦентрИнформ	630091, г. Новосибирск, ул. Фрунзе, д.5	7841016636	http://www.ci54.ru/
66	ООО УЦ Сибири	634050, г. Томск, пр-т ленина, д.40	7017311494	http://www.cbsib.ru/
67	УлнФ ФГУП ЦентрИнформ	432027, г. Ульяновск, ул. Радищева, д.143, копус 3	7841016636	http://www.r73.center-inform.ru/
68	ООО Центр электронных услуг	420124, г. Казань, ул. Чистопольская, 20б	1657055576	http://esc-kazan.ru/
69	МУП АРЦИС	440044, ул. Суворова, д. г. Пенза	5835038469	http://www.arcis.ru/
70	ООО НПФ Форус	664003, г. Иркутск, ул. Урицкого, д8	3812023430	http://www.forus.ru/
71	ООО ИНЕТ	650099, г. Кемерово, пр.Советский,61	4205016288	http://www.kemnet.ru/
72	ООО Славсервис-Связь	302020, Орел, Наугорское шоссе, д.5	5753024987	http://slavservis.ru/
73	ООО Северо-Западный Таможенно-Логистический Сервис	197342, Санкт-Петербург, ул. Торжковская, д.4	7814325226	http://www.sztls.ru/
74	ООО Тверские КРИПТО-графические системы	170100, г. Тверь, ул. Новоторжская, д.3	6901060158	http://www.tvercrypto.ru/
75	ООО Альянс	667010, г. Кызыл, ул. Оюна Курседи, д. 54	1701037508	0
76	ООО ТК Контакт	394062, г. Воронеж, ул. Южно-Моравская, д.2	3666125016	http://ktkt.ru/
77	ООО Датаком	685000, г. Магадан, ул. Советская, д.5	4909080434	http://dtcom.ru/
78	ЗАО Удостоверяющий центр	109012, г. Москва, ул. Ильинка, д.4, пом.94	5260112900	http://www.ekey.ru/
79	АОООИ ОРСОДИН	675000, г. Благовещенск, ул. Калинина 141, оф.30А	2801063817	http://orsodin.ru
80	ООО Паскаль	385000, г. Майкоп, ул. Первомайская, д. 208	105053578	?www.pascal.ru
81	ООО Салон 2116 - электронный почтамп	305001, г. Курск, ул. Карла Либхнехта, д.5	4630004308	?www.docmail.ru
82	ООО Сервис ТВ - Инфо	153003, г. Иваново, ул. Парижской Комунны, д.16	3730011113	?www.stv-it.ru
83	Пермский филиал ОАО Ростелеком	614096, г. Пермь, ул. Ленина, д. 68	7707049388	www.ural.rt.ru
84	ООО "Компания Реноме"	660049, г. Красноярск, ул. Карла Маркса, д. 48	2466122625	www.renome-pb.ru
85	ЗАО "Национальный удостоверяющий центр"	111024, г. Москва, ул. Авиамотрная, д. 8а	7722766598	www.nucrf.ru
86	ООО "Аргос СПб"	196191, г. Санкт-Петербург, пл., Конституции, д.7 лит. А, помещение 109-Н	7810447985	www.argos-nalog.ru
87	ООО "Компания "Мехатроника"	460009, г. Оренбург, ул. Цвиллинга, д. 102	5610069482	http://www.mtron.ru/
88	ООО "Эврика"	432017, г. Ульяновск, ул. Спасская, д.5, оф.69	7326020252	www.evrica73.ru
89	НОУ "Учебный центр Мезон"	160009, г. Вологда, ул. Чехова, д.26	3525086839	0
90	ООО "Информзащита"	394029, г. Воронеж, ул. Ленинградская, д. 134	3662097504	www.2410000.ru
91	ООО "СЗТЛС"	197183, г. Санкт-Петербург, ул. Дибуновская, д.50, офис 219	7801219478	www.sztls.ru
92	ООО "Центр инфрмационной Безопасности"	656052, г. Барнаул, ул. Северо - Западная, д.159	2225100262	www.secret-net.ru
93	ООО "УЦ "СОЮЗ"	127006, г. Москва, ул. Садово-Триумфальная, д. 18, пом. I, ком. 1	7710963520	www.ucsouz.ru
94	ООО "Солар"	620137, г. Екатеренбург, ул. Вилонова 6, д. 249	6670241877	0
95	ООО "Региональный аттестационный центр"	400137, г. Волгоград, бульвар 10 летия Победы д.17 Б	3443084990	0
96	ООО "Северсталь-инфоком"	162602, г. Череповец, ул. Ленина, 123А	3528007105	0
97	ООО "Фалькон Плюс"	163002, г. Архангельск, ул. Вельская, д.1	2901063507	www.falconplus.ru
98	ООО "Илим Центр"	660055, г. Красноярск, ул. Космонавта Быковского 11	2465294396	0
99	БУ УР "Ресурсно информационный центр Удмутрской Республики"	426069, г. Ижевск, ул. 7-я Подлесная, д. 24	1833046026	www.ricudm.ru
100	ЗАО "СИБЕРИЯ"	173021, г. Великий Новгород, ул. Нехинская, д.61	5321149717	www.siberiya.net
101	ООО "Небо"	420074, г. Казань, ул. Петербурская, д.52	1655233505	www.nebopro.ru
102	ООО "НПФ "ИСБ"	634034, г. Томск, пр-т Ленина, д. 28	7017091200	www.npf-isb.ru
103	ООО "Альфа-сервис"	125375, г. Москва, ул. Тверская, д.7	7735513121	www.4trust.ru
104	ЗАО "Такснет-сервис"	420021, г. Казань, ул. Каюма Насыри, д.28	1655109956	0
105	АО "Энергитические системы и коммуникации"	115114, г. Москва, 1-й Кожевнический переулок, д.6, стр. 1, помещение 14А	7709364346	0
106	ООО "СИСЛИНК"	125493, г.Москва, ул. Авангардная, д.3	7743801719	www.cislink.com
107	ООО "ЦЗИ "ГРИФ"	152914, г. Рыбинск, бульвар Победы, д.17	76100814123	www.czi-grif.ru
108	ООО "Восточные коммуникации"	677005, г. Якутск, ул. Стадухина, д.63/1	1435302087	0
109	ООО "НТСсофт"	620062, г. Екатеренбург, ул. Чебышева, д.4	6670237020	www.ntssoft.ru
110	ООО "Удостоверяющий центр "Белинфоналог"	308007, г. Белгород, ул. Мичурина, 48 Б	3123304163	http://www.belinfonalog.ru/
111	ООО "Индекс ПК"	119002, г. Москва, Плотников пер., дом 19/38, стр. 2	7704882182	0
112	ООО "ЭТП ГПБ"	117342, г. Москва, Миклухо-Маклая д. 40	7724514910	https://etpgpb.ru
113	ЗАО "Информационный центр"	127349, г. Москва, Алтуфьевское ш., д.37, корп. 1	7701553038	0
114	ООО "Бизнес Студия"	347740, г. Ростов, ул. Урожайная, д. 77, кв.2	6111984819	0
115	ООО "Систем Групп Рус"	115088, г. Москва, Южнопортовый проезд, д. 18, стр. 1	7723749362	http://systemservice-tsd.ru/
116	ООО "Электронные коммуникации"	115280, Москва, Ленинская Слобода, д.26 ком.82	9715218298
117	ООО "Финтендер-Крипто"	656056, Барнаул, Максима Горького, д.29	2225129102	www.ft-crypto.ru
118	ООО «МАСКОМ-Техлайн»	680038, г. Хабаровск, ул. Яшина, д.40	2722050371	www.mascom-it.ru
119	ООО "Бифит ЭДО"	105203, г. Москва, ул. Нижняя Первомайская д. 46	7719443460	www.bifit.com

Хозяйствующий субъект взаимодействует с широким кругом лиц, как физических, так и юридических. При этом все они могут находиться на значительном расстоянии друг от друга. Обменивать документами на бумагах при этом достаточно проблематично и требует наличия определенного времени. В настоящее время на помощь бизнесу приходит система электронного документооборота, которая значительно ускоряет все бизнес-процессы.

Система электронного документооборота представляет собой обмен документами между сторонами в виде электронных файлов. Сегодня практически любая специализированная программа по бухучету или кадрам позволяет создавать документы в электронном формате, который признается положениями законов стандартным.

Но просто отправить созданный подобным образом бланк и при этом надеяться, что на основании его возникнуть правоотношения между сторонами нельзя. Чтобы придать этим документам юридическую силу необходимо, чтобы они подписывались специальной ЭЦП.

Система электронного документооборота включает в себя два уровня - он может быть построен внутри одной компании, или же выходить за ее рамки и осуществляться между сторонними организациями. Эти уровни могут быть построены отдельно друг от друга, или сгруппированы в одну единую систему.

Когда руководство предприятия примет решение об использовании системы документооборота внутри самого хозяйствующего субъекта, оно должно быть готовым к приобретению специализированного оборудования (сервера, оборудования для построения сети и т.д.) и программного обеспечения (Платформа ЭДО).

Внимание! Когда необходимо создать между хозяйствующими субъектами ЭДО, помимо выше перечисленного в системе должен присутствовать оператор электронного документооборота. На него, согласно законодательству, возлагаются обязанности по хранению, приему-передачи документов, а также проверки применения компаниями соответствующих ЭЦП.

Например, в настоящее время можно к такому оператору можно отнести «диадок электронный документооборот». Электронные бланки, которыми обмениваются компании при использовании данного оператора являются юридически значимыми, когда каждый субъект данных правоотношений поставил на документе свою подпись.

С кем можно обмениваться электронными документами

Электронный документооборот может осуществляться в зависимости от уровня: внутри фирмы - между работающими на предприятии лицами, внешний документооборот - с партнерами по бизнесу, разнообразными государственными органами, гражданами, посредниками при предоставлении информации. Также обмен документами можно осуществлять с провайдерами, регистраторами имен доменов.

Никаких критериев, установленных законодательством, с кем можно обмениваться электронной документацией, а с кем – нет, не существует. Главное чтобы у участника документооборота была в наличии , с помощью которой его можно будет идентифицировать в системе.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Главными преимуществами системы обмена электронными бланками по сравнению с бумажными является следующее:

Возможность упорядочить систему делопроизводства - каждый документ в системе ЭДО имеет уникальный номер, поэтому присвоить повторно его другому документы нельзя.
Возможность постоянного отслеживания каждого этапа прохождения пути электронного бланка - это можно делать в любой удобное время. Документ нельзя потерять, испортить, удалить. Так как любой документ в системе можно восстановить после удаления.
Скорость передачи документа - бумажный документ необходимо либо лично, либо через посредников передавать его получателю, что требует затрат денег, времени и т. д. Электронный документ поступает его получателю мгновенно.
Возможность различных версий - система периодически обновляется, но при этом сохраняется каждая конфигурация, которая позволяет использовать при необходимости различные версии.
В системе возможно работать удаленно круглые сутки - данная система позволяет работать с документами удаленно из любой части земли в любое время.
Возможность организации планирования в системе - так как каждый документ создается, поступает, обрабатывается в определенные даты и сроки, то их можно планировать.
Удобный поиск необходимых документов - так как система упорядочена, то в ней легко можно организовать поиск по определенным словам и фразам.
Возможность экономии бумаги - электронный формат документа исключает использование бумаги, а это позволяет ее экономить.

Основные недостатки

Несмотря на то, что электронный документооборот программы предоставляют огромные возможности по работе с документами, им также присущи и некоторые недостатки:

Существенные затраты на приобретение и внедрение программного комплекса, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять 100 т. руб и выше;
После покупки системы длительное время проходит ее настройка и внедрение;
Нужно обязательно обучить всех пользователей, которые будут далее работать с системой.
Обеспечить безопасность системы - определить права пользователей на доступ к документам, внедрить защиту от проникновения извне.
В штате компании нужно иметь администратора, который будет следить за функционированием системы и вовремя решать возникающие проблемы;
Для сохранности данных обязательно нужно регулярно выполнять резервное копирование всей базы данных;
Если партнеры не используют ЭДО, придется совмещать электронный оборот и бумажный.

Функционал электронного документооборота

Каждая система должна давать возможность выполнять несколько действий:

Выполнять действия с любыми документами - создавать, регистрировать, обрабатывать, согласовывать, контролировать исполнение и т. д.
Определять документооборот внутри компании - определять маршруты движения документов, устанавливать права доступа к ним для различных пользователей, давать права нескольким пользователям на работу с одним и тем же документом.
Создавать архив документов с возможностью поиска в нем.

При внедрении ЭДО пользователь должен получать все те же возможности, какие бы у него существовали при использовании бумажных бланков.

Наиболее развитые системы, имеющиеся на рынке, предлагают следующие возможности:

Регистрация в системе всех документов - входящих, исходящих, внутренних, определение их дальнейшего пути обработки;
Обеспечение единых правил обработки документов в каждом подразделении компании;
Предоставлять возможность работы с каждым документом как единственному сотруднику, так и группе;
Производить разграничение доступа как между отдельными работниками, так и между подразделениями;
Использовать для всех документов единые стандартные формы;
Вести контроль, что исполнение и согласование документа произойдет в строго установленный срок;
Производить формирование различного вида отчетов по использованию и движению документов;
Вести архивное хранение документов и фиксировать дату и имя сотрудников, которые запрашивали к ним доступ.

Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным

После того, как введен электронный документооборот в организации, все равно сразу не получится уйти от документов в бумажном виде.

На это существуют несколько причин:

Некоторые партнеры не используют систему ЭДО;
В организации существует множество бумажных документов, которые используются в текущий момент.

Есть несколько существенных отличий в работе с бумажными и электронными документами. Бумажный документ нужно сначала распечатать, а потом передать на подпись. В то же время электронный документ можно отправить адресату при помощи системы ЭДО. Бумажные бухгалтерские документы могут быть потеряны на почте при пересылке, в то время как за доставкой электронного документа следит система.

Одним из основных отличий в этих двух типах документов является их хранение. Документы в электронном виде могут быть сразу загружены в систему, и с ними сразу могут работать другие сотрудники.

Для бумажных документов в любом случае нужно создать архив, где они будут все храниться в упорядоченном виде. Кроме этого, любой бланк на бумаге, который попал в организацию, должен быть отсканирован и загружен в систему, чтобы с ним могли работать все желающие.

Таким образом, если в организации внедрен электронный документооборот, то всю работы с бумагами нужно вести в электронном виде. Если поступает бумажный документ, то его должен видеть только получивший его работник (например, секретарь), а все остальные должны работать уже со скан-копией.

Внимание! С контрагентом, у которого нет ЭДО, придется обмениваться документами в бумажном виде. Однако оператор дает возможность отправить электронный документ на электронную почту в виде специальной ссылки. Для ее открытия и подписания бланка потребуется ЭЦП.

Операторы электронного документооборота

В настоящее время на рынке функционируют различные системы и операторы электронного документооборота . У каждой из них есть свои достоинства и недостатки.

Система	Особенности	Стоимость
Дело	Одна из самых крупных программ, предоставляющих ЭДО. Предлагает большую функциональность при простоте использования	11 – 13,5 т. руб. за каждое место работы
Логика	Можно применять в организациях различного размера. Легка в обучении, можно подстроить под конкретного пользователя.	4,9 - 5,9 т. руб. за каждое место работы
Евфрат	Является одной из самых продвинутых систем ЭДО. Предлагает легкий в освоении интерфейс и собственную систему ведения баз данных.	5 т. руб. за место при развертывании на собственном оборудовании, 10 т. руб. за место при развертывании на оборудовании продавца.
1С:Архив	Легко взаимодействует с любыми системами 1С. Может производить обмет графическими, звуковыми, видео файлами.	12 – 57 т. руб. за весь комплект.
DIRECTUM	Это наиболее оптимальный выбор для фирм малого и среднего бизнеса. Позволяет совмещать бумажный и электронный документообороты.	7 т. руб. – 2 млн. руб. за право использования
OPTIMA-WorkFlow	Новый игрок на рынке систем ЭДО. Обладает несколькими уникальными функциями, активно развивается и модифицируется.	55 – 75 т. руб. за право использования

Самые популярные операторы ЭДО. Они образовали роуминговый центр, позволяющий обмениваться документами между пользователями разных систем:

Оператор	Особенности	Стоимость
диадок электронный документооборот	Система документооборота от крупного разработчика интернет-сервисов СКБ Контур. Позволяет обмениваться документами как между контрагентами, так и внутри компании.	Исходящие документы от 9 руб. Входящие документы бесплатны.
Сфера (Корус Консалтинг)	Разработчик интернет-сервисов для бизнеса. Данную систему используют крупные торговые сети (Ашан, Магнит, Леруа Мерлен и т.д.)	Исходящие документы от 8,26 руб. Входящие документы бесплатно
Тензор	Разработчик программы для передачи отчетности СБИС. Возможен обмен как межу партнерами, так и внутри организации. Оплата производится за пакеты каждый квартал.	От 6 т. р. за пакет (оплачивается раз в квартал)
Такском	Компания-разработчик специализируется на внедрении систем ЭДО. Автоматическая работа с программами 1С.	От 1800 руб за пакет из 150 документов. Входящие документы бесплатно.

Взаимодействие электронного документа с другими программами (1с и другие)

Когда система электронного документооборота встраивается в уже существующую структуру организации, он должна легко взаимодействовать с остальными, уже имеющимися, приложениями. Например, она должна легко работать с различными бухгалтерскими документами - счетами, актами, счетами-фактурами, накладными и т. д.

Во время своего взаимодействия система должна работать согласованно, и использовать одни и те же данные. Поэтому очень важно, чтобы выбранная система могла пользоваться справочниками, которые уже существуют на предприятии и используются другими приложениями, и при необходимости могла их обновлять.

Также очень важно, чтобы система могла работать и с различными источниками получения данных извне - электронной почтой, различными сайтами и площадками и т. д.

Когда принимается решение - какую именно систему внедрять в организации, в первую очередь нужно обращать внимание на поддержку уже имеющихся программ.

Внимание! Как правило, наиболее популярные, а потому активно развивающиеся системы уже включают в себя модули, поддерживающие самые популярные корпоративные решения - Парус, 1С, Oracle и т. д.

Например, программа 1С имеет возможность прямо из нее отправлять либо принимать различные бухгалтерские и налоговые документы, при этом производя их подписание квалифицированной ЭЦП.

На данный момент на территории Российской Федерации легально работают 94 оператора ЭДО

Об электронном документообороте с момента внедрения этого понятия в повседневную жизнь не писал только ленивый. Неоднократно разъяснялся и принцип работы с электронными документами, и степень ответственности операторов ЭДО, которые берут на себя ответственность за обмен конфиденциальной информацией и данными, представляющими коммерческий интерес.

Помнится, мы даже подсчитывали, сколько же операторов электронного документооборота числится в официальном реестре Федеральной налоговой службы, попутно объясняя, почему документооборотом в таком формате не могут заниматься все желающие.

Однако пришло время поговорить о том, как выбирать своего оператора ЭДО и на что обращать внимание при изучении условий, предлагаемых вам.

Рост на лицо!

По статистике, каждый квартал количество предпринимателей и компаний, которые предпочли обмениваться электронными документами , а не их бумажными аналогами, вырастает в полтора раза. Естественно, удовлетворить растущие потребности одному оператору просто не под силу. В данный момент на территории России легально работают 94 оператора. Они внесены в реестр налоговиков и действуют на законных основаниях.

Проблемой для потенциального клиента становится выбор. И в самом деле, сориентироваться в таком количестве поставщиков популярной услуги непросто.

Специалисты, давно и внимательно наблюдающие за развитием этого сегмента рынка, отмечают, что самый правильный выбор оператора ЭДО можно сделать, основываясь на семи основных критериях, которые мы и рассмотрим ниже.

Клиентское приложение и его возможности

Выбирая подходящего оператора, ознакомьтесь с возможностями предлагаемого им клиентского предложения, своеобразного аналога электронной почты. Вы должны иметь возможность:

Обмениваться любыми типами формализованных и неформализованных электронных документов.
Знакомиться с содержимым документов в интерфейсе без выгрузки в другие приложения.
Визировать документы подписями нескольких сотрудников или отказывать в подписи.
Выводить на печать документы со штампом оператора.
Архивировать документацию на личный ПК или в электронный архив вместе со всем набором сопутствующих технологических документов, сформированных при передаче.
Аннулировать ранее внесенные данные или вовсе отзывать документ.
Облегчить поиск нужного документа в архиве.
Параллельно совершать несколько действий.

Каждый из пунктов имеет ключевое значение для дальнейшей продуктивной и комфортной работы, так как без них вы не сможете решить даже самые простые задачи электронного документооборота.

В качестве приятного дополнения вам могут предложить:

Возможность согласования документов внутри организации.
Автоматический поиск контрагентов и приглашение их к обмену электронными документами.
Оперативная передача отдельных документов и пакетов в Налоговую службу по мере необходимости.

Интеграция с системами учета

Веб-интерфейс удобен только при работе с небольшими объемами документации. Однако когда речь заходит об электронном документообороте, подразумевающем большой и регулярный поток данных, у пользователей должна быть возможность встроить систему ЭДО в свою учетную систему. Прежде, чем сделать выбор оператора ЭДО, неплохо было бы узнать, а как он решает эту задачу.

Если его система интегрируется с учетными системами, значит, у вас не будет проблем с любыми объемами документооборота.

Еще лучше, если ваш оператор сотрудничает с разработчиком используемой системы учета и другими.

Интеграция возможна даже в том случае, если вы используете нестандартную систему учета. Правда, в этом случае, она производится средствами API, предоставляемыми оператором.

Не забудьте уточнить, насколько отзывчивой является служба технической поддержки выбранного вами оператора. От этого будет зависеть оперативность устранения разного рода недоразумений. Чем больше вариантов связи — тем лучше.

Число организаций и ИП, которые , ежеквартально увеличивается в полтора раза (о технологии и регламенте обмена документами можно прочитать в статьях « » и « »). Вместе со спросом растет и предложение: в реестре ФНС на сегодня числится 94 оператора электронного документооборота (ЭДО). При таком богатстве выбора непросто найти того, кто сможет реализовать именно ваши задачи. Мы выделим несколько критериев, на которые можно опираться для выбора надежного поставщика услуг ЭДО.

1. Функциональность клиентского приложения

Первое, на что нужно обратить внимание, это клиентское приложение. Большинство клиентских приложений — аналог электронной почты (веб-сервис, приложение для компьютера или мобильное приложение). Убедитесь, что система позволит вам:

отправлять и получать все типы формализованных и неформализованных электронных документов;
просматривать документы в интерфейсе без выгрузки в другие приложения;
ставить на документы подпись нескольких сотрудников, а также отказывать в подписи;
распечатывать документы со штампом оператора;
сохранять документ на компьютер или в электронный архив вместе с технологическими документами, формирующимися при передаче;
аннулировать и отзывать документ;
легко и быстро находить документы в архиве;
совершать массовые действия (например, подписывать большое количество документов).

Если система этого «не умеет», то она не сможет реализовать даже необходимый минимум задач ЭДО. Дополнительные, но достаточно важные плюсы сервиса:

согласование документов внутри компании;
поиск контрагентов, рассылка приглашения для обмена электронными документами;
передача электронных документов в ФНС по требованию (см. « »).

2. Возможности интеграции с учетными системами

Для работы с большим объемом электронных документов пользоваться веб-интерфейсом неудобно. Оптимально в этом случае встроить систему ЭДО в учетную систему компании. Узнайте, какими возможностями для интеграции обладает оператор.

Плюс для него — интеграционные решения с наиболее распространенными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус и другими. Вдвойне хорошо, если у него налажены партнерские связи с разработчиками этих продуктов, и при реализации проекта ЭДО они работают вместе.

Если вы пользуетесь нестандартной конфигурацией учетной системы или системой собственной разработки, то интеграция производится средствами API, которые предоставляет оператор.

Важным является наличие у оператора конвертеров, которые могут преобразовать данные клиента в файлы необходимого формата и, напротив преобразовать данные из системы ЭДО в формат, который может быть обработан информационной системой клиента.

Как при внедрении системы ЭДО, так и впоследствии вам не раз понадобится помощь специалистов оператора, поэтому узнайте, есть ли у него служба техподдержки и как она работает. Обратите внимание, местный номер телефона указан или бесплатный федеральный; есть ли другие способы получить консультацию, например, через сайт, почту, skype и др. Качественная техподдержка — важный фактор при выборе оператора.

3. Число готовых к ЭДО контрагентов

Чем больше ваших контрагентов будут вовлечены в ЭДО, тем более ощутимые результаты вы от него получите (о целях и результатах внедрения ЭДО см. « » и « »). Но не полагайтесь лишь на озвученное оператором количество зарегистрированных пользователей. Чтобы узнать, кто из контрагентов, зарегистрированных в его системе, действительно готов начать обмен электронными документами, разошлите через нее приглашения. Ориентируйтесь на тех, кто согласился. Поэтому функция приглашения контрагентов в системе ЭДО оператора — дополнительный аргумент в его пользу.

4. Опыт работы

У предприятий из разных отраслей экономики свои особенности документооборота. Убедитесь, что у оператора есть опыт работы в нужной или смежной отрасли, изучите кейсы и отзывы клиентов. Проявите настойчивость в получении детальной информации, не руководствуйтесь только логотипами клиентов на сайте оператора.

5. Готовность к заключению SLA

Предложите оператору заключить SLA — соглашение об уровне предоставления услуги. Его согласие или отказ покажет вам, готов ли он гарантировать качественный сервис. В некоторых компаниях обмен документами с контрагентами тесно связан с производственными процессами. Им важно вовремя получать предупреждения о профилактических работах, аварийных ситуациях, сроках восстановления работоспособности системы. Оператор должен это обеспечить, и в SLA это закреплено. Если он отказывается от соглашения, значит, не готов гарантировать такой уровень сервиса.

6. Смежный сервис

Удобно, когда оператор помимо ЭДО предоставляет также сервис отчетности в контролирующие органы. Тогда для ответа на требование ИФНС вам нужно будет просто выбрать нужные документы в системе, а опись сформируется автоматически. Таким образом вы экономите время на поиске в архиве и заполнении описи.

7. Роуминг

Часть ваших контрагентов наверняка окажется клиентами другого оператора. Это не проблема для ЭДО между вами, если операторы работают в роуминге (см., например « »). Убедитесь, что ваш потенциальный оператор готов обеспечить эту услугу. Для этого достаточно отправить и получить через веб-интерфейс системы основные типы документов, которыми вы обмениваетесь с контрагентом и посмотреть, устраивает ли вас результат.

Другие критерии

В заключение напомним, что юридически значимые документы содержат важную бизнес-информацию. Поэтому запросите у оператора ЭДО заключение независимой аудиторской компании об уровне его информационной безопасности.

Также к преимуществам оператора относится развитая филиальная или партнерская сеть. Это позволит вашим даже географически отдаленным контрагентам оперативно получить помощь специалистов в случае необходимости.

Если же оператор, на котором вы остановили выбор, все-таки не оправдал ожиданий, не стоит опускать руки и ставить крест на планах о переходе на ЭДО. Нужно учесть имеющийся, пусть и печальный, опыт и с этими новыми знаниями выбрать следующего оператора и начать работу с ним.

Внес изменения в Налоговый кодекс РФ, которые позволили российским организациям обмениваться счетами-фактурами в электронном виде. Процесс обмена электронными счетами-фактурами утвержден в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи ». Отдельный Порядок представления документов по ТКС подробно описывает, как представлять электронные счета-фактуры в ФНС по требованию.

Оба документа четко оговаривают, что электронные счета-фактуры должны быть подписаны электронной подписью и переданы только через оператора электронного документооборота. В противном случае электронный счет-фактура не имеет юридической силы, по нему нельзя получить вычет по НДС, а также использовать для защиты интересов организации в суде.

Так кто же они — операторы электронного документооборота?

В законодательных актах РФ операторы электронного документооборота определяются как «организации, предоставляющие услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем».

В переводе на более простой язык это означает, что операторы электронного документооборота - это коммерческие компании, которые на конкурентной основе предоставляют бизнесу возможность обмениваться электронными счетами-фактурами и другими документами. Они обеспечивают для этого, во-первых, техническую возможность, во-вторых, безопасность передаваемых сведений, в-третьих, юридическую значимость счетов-фактур, в-четвертых, техподдержку пользователям при работе с электронными документами.

Подключиться к Диадоку

В Диадоке все входящие документы бесплатные, вне зависимости от способа работы в системе:

Какие компании могут быть операторами электронного документооборота?

Компании, которая предоставляет услуги обмена электронными документами, необходимо:

уметь взаимодействовать с налоговыми органами, как в техническом, так и в организационном аспектах;
иметь соответствующие лицензии для работы с сертификатами электронной подписи и средствами криптографической защиты информации;
обладать ресурсами для регулярной настройки и доработки систем в условиях быстро меняющегося законодательства.

Сейчас этим требованиям наиболее отвечают компании, предоставляющие российскому бизнесу услуги электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат, ФСС), так как технологически они наиболее близки к электронному документообороту между компаниями.

Почему ФНС или другая госструктура не могут выступать в качестве оператора электронного документооборота?

Обеспечение технических возможностей для электронного документооборота — это значительные затраты. В случае, если в качестве оператора ЭДО выступает госструктура, это будут бюджетные средства. Кроме того, в штат ведомства понадобится набрать огромное количество новых специалистов и обучить их. При том, что в России остро стоит проблема сокращения числа госслужащих, все это представляется трудновыполнимым.

Коммерческие предприятия предоставляют свои услуги на конкурентной основе. Поэтому они заинтересованы в качестве сервиса, развитии функциональности систем, лояльности свои клиентов, обеспечивают им поддержку и помощь.

Кроме того, в случае возникновения спорных ситуаций при представлении документов в налоговые органы именно оператор выступает в качестве третьей независимой стороны. Если же оператором будет, например, ФНС, то как обеспечить независимость и объективность?

Могут ли обменивающиеся компании сами выступать в качестве операторов электронного документооборота?

Услуги обмена электронными документами — это такой же сервис, как, например, телефонная связь. Когда компания хочет обеспечить свой офис телефонной связью, она обращается к специалистам в этой сфере — телефонному оператору. Логика проста: чтобы обеспечивать сервис на должном уровне, нужно, чтобы данный вид деятельность был профильным для компании. Особенно, учитывая, что речь идет не только об обеспечении собственных нужд, но и обслуживании контрагентов. Как уже говорилось выше, обеспечение сервиса ЭДО — это бизнес, требующий значительных технических, финансовых и профессиональных ресурсов.

Чтобы перейти на юридически значимый электронный документооборот через оператора, компании нужно подписать только одно соглашение об обмене электронными документами — между ней и оператором. В случае самостоятельной организации документооборота все будет по-другому. Так, если электронными документами обмениваются пять компаний, то им необходимо подписать 10 соглашений между собой.

При этом необходимо обеспечивать совместимость внутренних систем, бесперебойность работы, соответствующую техническую поддержку и т д.

О функциях операторов электронного документооборота.