Список доверенных операторов электронного документооборота. Функциональность клиентского приложения

На данный момент на территории Российской Федерации легально работают 94 оператора ЭДО

Об электронном документообороте с момента внедрения этого понятия в повседневную жизнь не писал только ленивый. Неоднократно разъяснялся и принцип работы с электронными документами, и степень ответственности операторов ЭДО, которые берут на себя ответственность за обмен конфиденциальной информацией и данными, представляющими коммерческий интерес.

Помнится, мы даже подсчитывали, сколько же операторов электронного документооборота числится в официальном реестре Федеральной налоговой службы, попутно объясняя, почему документооборотом в таком формате не могут заниматься все желающие.

Однако пришло время поговорить о том, как выбирать своего оператора ЭДО и на что обращать внимание при изучении условий, предлагаемых вам.

Рост на лицо!

По статистике, каждый квартал количество предпринимателей и компаний, которые предпочли обмениваться электронными документами , а не их бумажными аналогами, вырастает в полтора раза. Естественно, удовлетворить растущие потребности одному оператору просто не под силу. В данный момент на территории России легально работают 94 оператора. Они внесены в реестр налоговиков и действуют на законных основаниях.

Проблемой для потенциального клиента становится выбор. И в самом деле, сориентироваться в таком количестве поставщиков популярной услуги непросто.

Специалисты, давно и внимательно наблюдающие за развитием этого сегмента рынка, отмечают, что самый правильный выбор оператора ЭДО можно сделать, основываясь на семи основных критериях, которые мы и рассмотрим ниже.

Клиентское приложение и его возможности

Выбирая подходящего оператора, ознакомьтесь с возможностями предлагаемого им клиентского предложения, своеобразного аналога электронной почты. Вы должны иметь возможность:

• Обмениваться любыми типами формализованных и неформализованных электронных документов.
• Знакомиться с содержимым документов в интерфейсе без выгрузки в другие приложения.
• Визировать документы подписями нескольких сотрудников или отказывать в подписи.
• Выводить на печать документы со штампом оператора.
• Архивировать документацию на личный ПК или в электронный архив вместе со всем набором сопутствующих технологических документов, сформированных при передаче.
• Аннулировать ранее внесенные данные или вовсе отзывать документ.
• Облегчить поиск нужного документа в архиве.
• Параллельно совершать несколько действий.

Каждый из пунктов имеет ключевое значение для дальнейшей продуктивной и комфортной работы, так как без них вы не сможете решить даже самые простые задачи электронного документооборота.

В качестве приятного дополнения вам могут предложить:

1. Возможность согласования документов внутри организации.
2. Автоматический поиск контрагентов и приглашение их к обмену электронными документами.
3. Оперативная передача отдельных документов и пакетов в Налоговую службу по мере необходимости.

Интеграция с системами учета

Веб-интерфейс удобен только при работе с небольшими объемами документации. Однако когда речь заходит об электронном документообороте, подразумевающем большой и регулярный поток данных, у пользователей должна быть возможность встроить систему ЭДО в свою учетную систему. Прежде, чем сделать выбор оператора ЭДО, неплохо было бы узнать, а как он решает эту задачу.

Если его система интегрируется с учетными системами, значит, у вас не будет проблем с любыми объемами документооборота.

Еще лучше, если ваш оператор сотрудничает с разработчиком используемой системы учета и другими.

Интеграция возможна даже в том случае, если вы используете нестандартную систему учета. Правда, в этом случае, она производится средствами API, предоставляемыми оператором.

Не забудьте уточнить, насколько отзывчивой является служба технической поддержки выбранного вами оператора. От этого будет зависеть оперативность устранения разного рода недоразумений. Чем больше вариантов связи — тем лучше.

Оператор электронного документооборота (ЭДО) - это организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме с использованием электронной подписи.

С 2012 года в реалии российского бизнеса стало активно проникать понятие «оператор электронного документооборота» (ЭДО).

Дело в том, что именно в этом году в России стал возможен юридически значимый обмен электронными счетами-фактурами. Это связано с тем, что 23 мая вступил в силу Приказ ФНС от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138. Документ утвердил форматы электронных счетов-фактур, книг покупок и продаж и журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур.

Таким образом, перед российскими юр. лицами были официально открыты двери в мир легитимного электронного документооборота. Теперь организации могли обмениваться электронными документами с контрагентами, значительно сокращая время на их доставку, а также снижая расходы на почтовые услуги и хранение бумажного архива.

Разумеется, чтобы вести юридически значимый электронный документооборот, нужно выполнять определенные условия:

• документы должны быть подписаны электронной подписью;
• выполнять передачу документов должен оператор электронного документооборота.

Кто является оператором электронного документооборота?

Согласно Приказу ФНС РФ от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@ оператор электронного документооборота — это организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме с использованием электронной подписи.

Говоря проще, операторы ЭДО — это коммерческие компании, которые предоставляют юридическим лицам услугу по обмену электронными счетами-фактурами и прочими документами. Они реализуют процесс передачи электронных документов, гарантируют безопасность передаваемой информации и юридическую значимость счетов-фактур.

Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, оператор ЭДО должен предварительно выполнить ряд организационных мер. Самое главное — получить лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами, а также на предоставление телематических услуг связи и др. Еще одно необходимое условие — оператор должен обладать техническими ресурсами, чтобы поддерживать свои системы в соответствии с требованиями законодательства и при их изменении делать соответствующие настройки.

Именно по этой причине компании, обменивающиеся электронными юридически значимыми документами, не могут выступать в роли оператора ЭДО. Для этого им пришлось бы самостоятельно получать все необходимые лицензии, а также отслеживать изменения законодательства и в соответствии с ними перенастраивать используемые системы.

Не может стать оператором ЭДО и государственное ведомство, например ФНС. Чтобы обеспечить технические возможности для электронного документооборота, потребуются существенные материальные траты. И если предположить, что оператором ЭДО будет государственная структура, то речь здесь пойдет о бюджетных средствах.

Еще один немаловажный момент — придется расширять штат и проводить обучение новых специалистов. При этом нельзя забывать, что в России актуальным является вопрос сокращения числа госслужащих. Поэтому такой ход развития событий кажется маловероятным.

Кроме того, оператор ЭДО может выступать независимой стороной в спорных ситуациях. Если же проблема будет связана с представлением документов в ФНС, то само ведомство не сможет дать независимую оценку.

Какие еще функции выполняет оператор ЭДО?

Во-первых, проверяет каждого нового абонента, который регистрируется в его системе. Таким образом оператор обеспечивает достоверность информации обо всех юр. лицах, подключенных к системе ЭДО, и каждый клиент может быть уверен, что передает счета-фактуры и другие документы реальной организации.

Во-вторых, сохраняет историю изменений всех документов, фиксируя как действия покупателя с документом, так и действия продавца. В случае спорных ситуаций, например, когда у налоговых органов возникает вопрос по документу или когда юр. лицо подает на контрагента в суд, решающим является свидетельство оператора.

В-третьих, оператор хранит электронные документы согласно требованиям законодательства. Так, счет-фактура должен храниться 5 лет.

Наконец, оператор поддерживает пользователя на всех этапах перехода его организации на ЭДО, начиная с выбора оптимального решения для интеграции системы ЭДО в учетные системы компании. Диадок предлагает здесь несколько возможностей. Например, интеграционный комплекс для SAP и для Oracle или интеграционный модуль для 1С — такие решения позволяют внедрить ЭДО безболезненно для организации. Юр. лицу не придется менять и перестраивать внутренние процессы.

В дальнейшем оператор осуществляет поддержку клиентов в процессе их работы с системой ЭДО. К примеру, контакт-центр Диадока работает круглосуточно все дни недели, поэтому клиенты могут оперативно решить свои вопросы, связанные с электронным документооборотом.

Доверенные операторы электронного документооборота

Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@ утвердил «Временное положение о Сети доверенных операторов электронного документооборота». Согласно документу, чтобы предоставлять услуги электронного документооборота, оператор должен иметь статус доверенного. Для этого нужно соблюсти определенные требования ФНС и получить паспорт доверенного оператора.

Со своей стороны компания СКБ Контур выполнила все прописанные требования и является доверенным оператором ЭДО.

Число организаций и ИП, которые , ежеквартально увеличивается в полтора раза (о технологии и регламенте обмена документами можно прочитать в статьях « » и « »). Вместе со спросом растет и предложение: в реестре ФНС на сегодня числится 94 оператора электронного документооборота (ЭДО). При таком богатстве выбора непросто найти того, кто сможет реализовать именно ваши задачи. Мы выделим несколько критериев, на которые можно опираться для выбора надежного поставщика услуг ЭДО.

1. Функциональность клиентского приложения

Первое, на что нужно обратить внимание, это клиентское приложение. Большинство клиентских приложений — аналог электронной почты (веб-сервис, приложение для компьютера или мобильное приложение). Убедитесь, что система позволит вам:

• отправлять и получать все типы формализованных и неформализованных электронных документов;
• просматривать документы в интерфейсе без выгрузки в другие приложения;
• ставить на документы подпись нескольких сотрудников, а также отказывать в подписи;
• распечатывать документы со штампом оператора;
• сохранять документ на компьютер или в электронный архив вместе с технологическими документами, формирующимися при передаче;
• аннулировать и отзывать документ;
• легко и быстро находить документы в архиве;
• совершать массовые действия (например, подписывать большое количество документов).

Если система этого «не умеет», то она не сможет реализовать даже необходимый минимум задач ЭДО. Дополнительные, но достаточно важные плюсы сервиса:

• согласование документов внутри компании;
• поиск контрагентов, рассылка приглашения для обмена электронными документами;
• передача электронных документов в ФНС по требованию (см. « »).

2. Возможности интеграции с учетными системами

Для работы с большим объемом электронных документов пользоваться веб-интерфейсом неудобно. Оптимально в этом случае встроить систему ЭДО в учетную систему компании. Узнайте, какими возможностями для интеграции обладает оператор.

Плюс для него — интеграционные решения с наиболее распространенными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус и другими. Вдвойне хорошо, если у него налажены партнерские связи с разработчиками этих продуктов, и при реализации проекта ЭДО они работают вместе.

Если вы пользуетесь нестандартной конфигурацией учетной системы или системой собственной разработки, то интеграция производится средствами API, которые предоставляет оператор.

Важным является наличие у оператора конвертеров, которые могут преобразовать данные клиента в файлы необходимого формата и, напротив преобразовать данные из системы ЭДО в формат, который может быть обработан информационной системой клиента.

Как при внедрении системы ЭДО, так и впоследствии вам не раз понадобится помощь специалистов оператора, поэтому узнайте, есть ли у него служба техподдержки и как она работает. Обратите внимание, местный номер телефона указан или бесплатный федеральный; есть ли другие способы получить консультацию, например, через сайт, почту, skype и др. Качественная техподдержка — важный фактор при выборе оператора.

3. Число готовых к ЭДО контрагентов

Чем больше ваших контрагентов будут вовлечены в ЭДО, тем более ощутимые результаты вы от него получите (о целях и результатах внедрения ЭДО см. « » и « »). Но не полагайтесь лишь на озвученное оператором количество зарегистрированных пользователей. Чтобы узнать, кто из контрагентов, зарегистрированных в его системе, действительно готов начать обмен электронными документами, разошлите через нее приглашения. Ориентируйтесь на тех, кто согласился. Поэтому функция приглашения контрагентов в системе ЭДО оператора — дополнительный аргумент в его пользу.

4. Опыт работы

У предприятий из разных отраслей экономики свои особенности документооборота. Убедитесь, что у оператора есть опыт работы в нужной или смежной отрасли, изучите кейсы и отзывы клиентов. Проявите настойчивость в получении детальной информации, не руководствуйтесь только логотипами клиентов на сайте оператора.

5. Готовность к заключению SLA

Предложите оператору заключить SLA — соглашение об уровне предоставления услуги. Его согласие или отказ покажет вам, готов ли он гарантировать качественный сервис. В некоторых компаниях обмен документами с контрагентами тесно связан с производственными процессами. Им важно вовремя получать предупреждения о профилактических работах, аварийных ситуациях, сроках восстановления работоспособности системы. Оператор должен это обеспечить, и в SLA это закреплено. Если он отказывается от соглашения, значит, не готов гарантировать такой уровень сервиса.

6. Смежный сервис

Удобно, когда оператор помимо ЭДО предоставляет также сервис отчетности в контролирующие органы. Тогда для ответа на требование ИФНС вам нужно будет просто выбрать нужные документы в системе, а опись сформируется автоматически. Таким образом вы экономите время на поиске в архиве и заполнении описи.

7. Роуминг

Часть ваших контрагентов наверняка окажется клиентами другого оператора. Это не проблема для ЭДО между вами, если операторы работают в роуминге (см., например « »). Убедитесь, что ваш потенциальный оператор готов обеспечить эту услугу. Для этого достаточно отправить и получить через веб-интерфейс системы основные типы документов, которыми вы обмениваетесь с контрагентом и посмотреть, устраивает ли вас результат.

Другие критерии

В заключение напомним, что юридически значимые документы содержат важную бизнес-информацию. Поэтому запросите у оператора ЭДО заключение независимой аудиторской компании об уровне его информационной безопасности.

Также к преимуществам оператора относится развитая филиальная или партнерская сеть. Это позволит вашим даже географически отдаленным контрагентам оперативно получить помощь специалистов в случае необходимости.

Если же оператор, на котором вы остановили выбор, все-таки не оправдал ожиданий, не стоит опускать руки и ставить крест на планах о переходе на ЭДО. Нужно учесть имеющийся, пусть и печальный, опыт и с этими новыми знаниями выбрать следующего оператора и начать работу с ним.

Фото Бориса Мальцева, ИА «Клерк.Ру»

Бытует мнение, что при организации электронного документооборота у пользователей есть 2 варианта: сделать это самим, либо воспользоваться услугами специализированных операторов ЭДО. Соответственно, у каждого, кто решается отказаться от бумаг, встает вопрос - действительно ли это так? Зачем платить деньги какой-то посреднической организации, если все можно организовать самому?

И действительно, если два контрагента договорятся между собой и подпишут соглашения, то они смогут обмениваться электронными договорами, актами и накладными без участия оператора, подписав их электронной подписью.

Однако российское законодательство предусматривает, что обмен счетами-фактурами может происходить в строгом порядке через операторов ЭДО, имеющих соответствующие лицензии и выполняющих ряд жестких требований в соответствии с законодательством РФ. В противном случае, переданный счет-фактура не будет иметь юридической силы, и им нельзя будет воспользоваться в качестве доказательства в суде, или при вычете НДС.

Таким образом, если пользователь решается перейти на безбумажный документооборот, то без участия оператора ему не обойтись.

Навязали?

Следующий вопрос, который возникает у многих пользователей - выходит, что законодательство нам навязывает платные услуги? И почему тогда в этом случае сама ФНС не может выступать в роли оператора, если обязует сдавать счет-фактуры только таким способом?

Представьте себе спорную ситуацию, когда вам приходится доказывать что-то налоговой службе. А если бы она являлась оператором, то кто бы вам гарантировал «независимое» мнение?

Оператор ЭДО будет всегда третьей, «независимой» стороной.

Кроме того, чтобы ФНС выступала в качестве оператора, государству пришлось бы выделить огромный бюджет на создание инфраструктуры: техническое оснащение, огромный штат операторов и технической поддержки.

Есть определенный рынок, с определенным набором услуг. И эти услуги предоставляют специализированные организации, как и в любой другой отрасли. Это обычная практика.

А в чем плюсы посредничества?

Так как операторы ЭДО являются коммерческими организациями, соответственно, между ними, как и в любой отрасли, идет конкурентная борьба. Как следствие, повышение качества обслуживания клиентов, снижение стоимости оказываемых услуг.

Если у пользователей возникают какие-либо проблемы, то они всегда могут обратиться в службу технической поддержки, где квалифицированные специалисты всегда с удовольствием им помогут.

Также, через оператора абоненты могут обмениваться как формализованными документами (счета-фактуры, акты, накладные по форме ТОРГ-12), так и неформализованными (договоры, скан-копии писем, спецификации и прочее).

Ну и, пожалуй, самый главный плюс - это присоединение к Регламенту обмена, при котором пользователю потребуется подписать соглашение об обмене электронными документами лишь один раз - с оператором. При обмене напрямую, без оператора, всем участникам придется подписать огромное количество этих соглашений «каждый с каждым». В данном случае, этот бизнес-процесс станет затратным как в материальном, так и во временном плане. При том, что счетами-фактурами они все равно обмениваться не смогут (без потери их юридической значимости).

Поэтому, если вы решились перейти на электронный документооборот - доверьтесь профессионалам. Грамотно реализованный проект ЭДО - залог экономии ваших денег и вашего времени.

Все материалы спецпроекта: