Eventi aziendali. Come organizzare un evento aziendale in un'azienda in modo che nessuno si vergogni

Sei stato incaricato di organizzare un evento aziendale e ti stai chiedendo da dove cominciare. Non affrettarti a cercare un'agenzia di eventi o prenotare una sala per banchetti. Per una buona vacanza non basta radunare personale e apparecchiare una tavola festiva.

È necessario stabilire un'azione utile, cioè scegliere l'obiettivo giusto. Solo allora l'evento sarà utile per l'azienda e interessante per i dipendenti.

La scelta di un obiettivo è il primo passo nella preparazione. Sapendo perché stai organizzando un evento, capirai quali compiti devi risolvere, quale formato della vacanza è meglio scegliere e come valutare in ultima analisi l'efficacia.

Evento aziendale senza obiettivo: soldi buttati via

L'errore più grande è considerare le festività aziendali come un semplice intrattenimento che non richiede la definizione di obiettivi e l'organizzazione. Di conseguenza, gli eventi dell'azienda diventano una formalità, non c'è bisogno di parlare di risultati positivi. Tutto si trasforma in una sbronza o in un noioso evento ufficiale, a cui partecipano i dipendenti solo sotto la minaccia del licenziamento.

Comprendere lo scopo aiuta ad organizzare il programma in modo tale da coinvolgere i dipendenti, aiutarli ad esprimersi. Se lo scopo dell'evento è compreso dai leader, partecipano alla celebrazione, il che significa che i dipendenti possono comunicare con i capi, mostrarsi con lato migliore. Hanno motivazione, desiderio di partecipare a eventi aziendali.

Life Story # 1: nessun obiettivo, nessuna celebrazione

Il responsabile delle risorse umane dell'azienda X ha notato che i concorrenti spendono ogni anno eventi aziendali per tutte le principali festività. Ha deciso che avrebbero dovuto organizzare anche una festa l'8 marzo, per la quale è stato affittato un caffè, è stata apparecchiata una tavola con molto alcol e cibo ed è stato trovato un ospite. Sembrerebbe, cos'altro è necessario per unire la squadra? Tuttavia, le battute del padrone di casa non erano interessanti per i dipendenti, erano annoiati, ma avevano paura di andarsene prima del tempo.

Di conseguenza, diversi dipendenti hanno esagerato con l'alcol, due colleghi hanno litigato quasi fino a litigare e il manager ha dovuto organizzare il trasporto di persone ubriache in taxi.

Locandina del film russo "Corporate Party"

Quali obiettivi possono essere

L'obiettivo viene scelto tenendo conto delle esigenze attuali dell'azienda. Molto spesso, gli eventi aziendali sono organizzati per:

• aiutare i nuovi dipendenti a integrarsi nel team (rilevante se l'azienda ha subito cambiamenti globali del personale, ci sono molti nuovi arrivati);
• premiare i dipendenti per le loro prestazioni, segnare la fine di un periodo di rendicontazione o grande progetto;
• aumentare la fedeltà dei dipendenti all'azienda, formare capitale emotivo positivo; motivare i dipendenti a lavorare;
• radunare la squadra, insegnare al personale a lavorare insieme per risolvere i problemi; permettere situazioni di conflitto tra dipendenti;
• valutare i dipendenti, identificare i futuri leader, formare una squadra sotto nuovo progetto; presentarsi reciprocamente al personale dei diversi dipartimenti;
• informare i dipendenti sugli aggiornamenti nel lavoro dell'azienda: una nuova missione o inno, rebranding o fusione di due società;
• attrarre potenziali dipendenti (PR esterne dell'evento e feedback dei dipendenti esistenti nei social network o su altri siti attirano personale dall'esterno).

Gli eventi aziendali non sono necessariamente rivolti solo ai dipendenti, ma si svolgono anche per aumentare la fedeltà dei partner e dimostrare il successo dell'azienda.

Modi per raggiungere gli obiettivi

Ci sono tre compiti principali che devi risolvere per raggiungere l'obiettivo di un evento aziendale:

1. Scegli un formato e un'idea.
2. Organizzalo correttamente senza perdere di vista nulla.
3. Comprendere come valutare l'efficacia in un secondo momento.

L'algoritmo di selezione del formato è semplice: guardiamo all'obiettivo e scegliamo il programma più adatto per raggiungerlo.

Per il team building

Se l'obiettivo è rafforzare lo spirito aziendale, adattare nuovi dipendenti e risolvere altri problemi collettivi, sono adatti giochi di squadra o altri eventi in cui i risultati possono essere raggiunti solo attraverso sforzi congiunti. Ad esempio, spettacoli teatrali: nel processo di preparazione, i dipendenti lavorano a lungo in una squadra e uno spettacolo di successo crea un senso di appartenenza, le persone condividono l'una con l'altra emozioni positive. Lo spirito di squadra è formato anche da eventi con un focus sociale, ad esempio subbotnik aziendali.

Per impegno e motivazione

Il coinvolgimento maggiore è dato dalle missioni e dalle vacanze creative, comprese le master class, che prevedono la creazione di qualcosa con le proprie mani. I dipendenti sono coinvolti in beneficenza, ad esempio, puoi consegnare doni congiuntamente a orfanotrofi o case di cura.

L'idea di una vacanza può essere qualsiasi, la cosa più importante da ricordare è che più i dipendenti partecipano a ciò che sta accadendo, più forte è il loro coinvolgimento.

Per ricompensa

Banchetti e ricevimenti con un programma interessante sono adatti per premiare i dipendenti: dovresti pensare a cosa fare con le persone in modo che non si annoino. Un'altra opzione sono i concorsi e la promozione i migliori dipendenti. Ad esempio, durante le festività aziendali annuali, i membri più efficaci del team possono ricevere regali o annunciare che hanno ricevuto un bonus. Le competizioni si svolgono per un po 'di tempo prima dell'evento e i vincitori vengono annunciati.

Per raggiungere più obiettivi

L'opzione migliore in presenza di diversi obiettivi è un evento all'aperto / team building più un tavolo da buffet. Per i manager, questo formato è preferibile, poiché risolve un massimo di compiti.

Life Story #2: Il formato sbagliato può rovinare un evento

Il nuovo capo dell'azienda Y ha deciso di organizzare una ricerca sportiva aziendale per il suo dipartimento. Ma molti dipendenti del dipartimento non avevano l'età per partecipare a competizioni difficili: il programma è stato compilato senza tener conto delle caratteristiche della squadra.

Di conseguenza, una parte significativa del personale si è annoiata a guardare la competizione. In tal caso, è più adatto un intrattenimento più intellettuale, ad esempio corsi di perfezionamento.

Efficienza: stabiliamo i KPI in fase di preparazione

Dopo l'evento, è importante fare il punto. Per fare ciò, è necessario capire su quali indicatori concentrarsi.

KPI, NPC, EEI, ROI, EAE?

Efficienza organizzativa

Il livello di organizzazione della vacanza: quante persone sono venute, se tutti erano soddisfatti, quanto è andato liscio l'evento e così via. Efficienza organizzativa viene valutato utilizzando l'indicatore NPC - indice di fedeltà del consumatore.

Viene calcolato come segue: la quota di dipendenti fedeli all'evento, meno i dipendenti negativi. Per raccogliere feedback, condurre un sondaggio subito dopo l'evento. Il sondaggio dovrebbe essere anonimo, quindi le informazioni saranno più accurate.

Efficienza di mercato

Raggiungimento degli obiettivi prefissati. Efficienza di mercato contato utilizzando tre indici:

1. EEI - indice di coinvolgimento dei dipendenti

Questa è la percentuale di dipendenti impegnati che desiderano lavorare per l'azienda, parlarne positivamente in comunicazione con colleghi e conoscenti e compiere ulteriori sforzi sul lavoro. Per il coinvolgimento, è importante che i dipendenti si sentano apprezzati. E gli eventi aziendali sono un modo per mostrare ai dipendenti che l'azienda li apprezza. Dimostrano anche il valore del datore di lavoro, permettendoti di parlare della posizione dell'azienda nel mercato, dei suoi risultati e dei suoi piani.

A proposito del test di fidanzamento

Esistono anche metodi più complessi che richiedono la compilazione di più questionari e sono di difficile applicazione pratica.

2. ROI - rapporto ritorno sull'investimento

Questo rapporto è stimato solo a lungo termine. Se i dipendenti sono fedeli all'azienda, non partono per altri datori di lavoro, c'è meno turnover del personale, costi di ricerca e formazione del personale. Inoltre, i dipendenti fedeli lavorano in modo più produttivo, portando maggiori profitti all'azienda.

La formula di calcolo è simile a questa:

(Entrate - Costo) ÷ Importo dell'investimento × 100%

Calcolare il ROI dopo un evento è quasi impossibile, poiché non è direttamente correlato alle vendite. Ma con le normali festività aziendali, puoi tracciare la connessione tra il raggiungimento degli obiettivi e l'aumento dei profitti.

3. EAI - Indice di attrattiva del datore di lavoro

Un marchio forte è più attraente per i dipendenti di valore. Parlando di eventi, puoi attirare potenziali dipendenti.

L'EAI viene calcolato in due modi: sondando i dipendenti utilizzando questionari speciali e sondando i potenziali dipendenti per valutare il loro atteggiamento nei confronti dell'azienda. L'elenco delle domande è compilato dagli specialisti delle risorse umane, tenendo conto delle specificità delle attività dell'azienda e della sua posizione nel mercato.

Gli eventi aziendali regolari contribuiscono alla formazione di una cultura aziendale, migliorano il clima psicologico nel team e aiutano a lavorare sistematicamente con la motivazione del personale.

M - Motivazione

conclusioni

Il primo passo per garantire che la vacanza aziendale abbia successo è fissare obiettivi:

Un obiettivo chiaro dell'evento aiuterà a determinare il formato e scegliere l'idea della vacanza.

Partendo dall'obiettivo, capirai quali criteri di performance sono importanti per l'azienda.

L'obiettivo aiuterà a evitare il caos che inizia durante le vacanze senza un'idea definita e una gestione competente dall'esterno.

L'obiettivo ti consentirà di organizzare l'evento in modo che i dipendenti ottengano l'esperienza emotiva desiderata.

Una struttura ben congegnata della vacanza risolve i compiti, la mancanza di struttura porta a uno spreco di denaro.

Organizzare un evento da soli o contattare un'agenzia di eventi? La risposta dipende da quante persone partecipano alla vacanza e da quanto è complesso il programma.

Se l'evento è progettato per 20-30 persone, si terrà in un ufficio o in un bar: probabilmente sarai in grado di pensare e organizzare una vacanza da solo.

Se l'azienda ha più di cento dipendenti, è necessario implementare diverse attività, organizzare una festa, team building e corsi di perfezionamento: solo i professionisti possono coordinare un evento complesso.

Indipendentemente dall'opzione adatta a te, il secondo passaggio nella preparazione sarà il budget. Come calcolare il costo delle vacanze aziendali - abbiamo detto

Se vuoi fare una vacanza sulla tua strada,
stabilirsi per strada dove c'è già una vacanza.
Yefim Shpigel

Ragioni per divertenti feste aziendali molto: Capodanno, 8 marzo, fine di un grande progetto, compleanno dell'azienda, ecc. E se per la maggior parte dei dipendenti questo è solo un piacevole passatempo, per l'altra parte dei dipendenti è il lavoro di organizzare una vacanza e la seccatura associata a rifletterne i costi in contabilità. Pertanto, per aiutare quest'ultimo, considereremo quali documenti saranno necessari quando si terrà una festa aziendale presso l'azienda e forniremo esempi della loro esecuzione

CPI contro la riflessione delle spese societarie tra gli oneri tributari e il diritto al credito d'imposta per l'IVA su beni e servizi utilizzati per l'organizzazione o lo svolgimento di un soggiorno (comma 139.1.1, comma 198.3 del C.I.F.). Tuttavia, questo non ferma tutti i contabili. Anche noi aderiamo a questa posizione: se provi ad aggiungere un po' di magia festiva, puoi provare a dimostrare che le spese aziendali hanno un posto tra quelle fiscali. Possiamo offrirti i seguenti costi:

• costi di commercializzazione. Vale a dire, come spese per pubblicità e ricerche di mercato (marketing), per la preparazione pre-vendita di merci (clausola "d" clausola 138.10.3, clausola 140.1.5 del TCU);
• costi di manutenzione e gestione. Poiché queste includono, in particolare, le spese aziendali generali, incluse le spese organizzative, le spese per lo svolgimento delle riunioni annuali e di altro tipo degli organi di gestione, le spese di ospitalità (paragrafi “a” dei paragrafi 138.10.2 del TCU).

In tali circostanze, resta fermo il diritto al credito d'imposta IVA (clausola “a”, comma 198.1 TCU).

Pertanto, sono possibili quattro opzioni:

Opzione 1. Una festa aziendale come vacanza (intrattenimento) non si riflette nella contabilità fiscale.

Opzione 3. Corporate as a team meeting - come spese amministrative.

Opzione 4. Corporate come incontro con delegazioni estere o nazionali - come
spese amministrative.

E se la prima opzione richiede solo una registrazione formale, le restanti tre richiedono un'attenta giustificazione documentale. Che cosa esattamente - considereremo ulteriormente.

Avviso!

Se vuoi ancora riconquistare l'opportunità di mostrare le spese aziendali tra le tasse e difendere il credito d'imposta, allora in nessun caso dovresti usare diciture come "vacanza", "festa aziendale", "evento aziendale", ecc. Dovrebbe essere utilizzato un linguaggio puramente commerciale che non dia agli ispettori motivi per considerare i costi sostenuti come non correlati alle attività commerciali.

Finora, né nell'NKU, né in altri regolamenti non trovare un elenco chiaro di documenti che dovrebbero essere redatti durante eventi promozionali, riunioni annuali o riunioni con le delegazioni, per poi riflettere liberamente i costi della loro attuazione tra l'imposta. Pertanto, prenderemo in considerazione i documenti che vengono più spesso redatti nella pratica per lasciare queste spese in imposta e mostrarle correttamente in contabilità.

Aziendale come una vacanza

I costi di tali eventi non rientrano nell'imposta, poiché non sono correlati all'attività economica dell'impresa, in particolare, non sono finalizzati a generare reddito (clausola 14.1.36 del Codice Fiscale). Pertanto, la documentazione di tale soggetto aziendale è necessaria solo ai fini della riflessione contabile. Le basi per la contabilizzazione delle transazioni commerciali sono documenti di origine fissando i fatti della loro attuazione (articolo 9 della legge dell'Ucraina "Sulla contabilità e rapporto finanziario in Ucraina” del 16 luglio 1999 n. 996-XIV). Pertanto, qui possiamo limitarci ai seguenti documenti.

1. Ordine (istruzioni) del capo dell'impresa sullo svolgimento di una festa aziendale. Dovrebbe indicare lo scopo, il motivo della vacanza e i responsabili dell'organizzazione.

Ad esempio, in questo caso, è possibile specificare i seguenti obiettivi vacanza aziendale:

• formazione della cultura aziendale dell'impresa, divulgazione dei suoi valori;
• mantenere lo spirito aziendale della società;
• manifestazione di cura della direzione nei confronti della squadra;
• costruzione di gruppo;
• gratificante i migliori lavoratori e motivazione per il resto del personale;
• formazione sotto forma di gioco o complementare alla formazione e ai programmi di formazione per il team building;
• ricreazione, intrattenimento.

Nell'ordine, puoi anche formare le seguenti attività per un evento aziendale:

• decollare tensione nervosa dopo aver lavorato a un progetto complesso;
• incontrare nuovi dipendenti, partner, ecc.;
• aumentare il potenziale creativo dei dipendenti;
• portare all'attenzione dei dipendenti le regole, le norme, i valori della cultura aziendale;
• premiare i migliori dipendenti;
• motivare i dipendenti a lavorare ulteriormente;
• espandere i legami amichevoli e di lavoro tra i dipendenti.

2 . Piano (programma) della vacanza. Indica quali attività verranno svolte, chi è responsabile.

3. Documenti di origine confermando le spese sostenute. A titolo esemplificativo, atti di prestazione di servizi (in particolare, nel caso di affitto di locali per una vacanza), scontrini di vendita per l'acquisto di regali per i dipendenti. Se il denaro è stato emesso in base al rapporto, avrai bisogno sia di un rapporto anticipato che di un'organizzazione primaria, che confermerà le spese sostenute, ecc.

In questo caso, l'elenco dei documenti aumenterà in modo significativo. Spieghiamo perché. Un'impresa ha il diritto di mostrare le spese tra le tasse se può dimostrare che sono correlate all'attività economica, e anche i documenti primari sono eseguiti correttamente (clausole 14.1.27, clausola 138.2, clausole 139.1.1 e 139.1.9 del TCU) . Tenendo conto del fatto che il TCU vieta direttamente che le spese per ferie siano classificate come spese fiscali, e del fatto che le spese pubblicitarie sono classificate come spese a duplice uso (clausole 140.1.5 del TCU), qui si dovrebbe prestare particolare attenzione:

• documentare il rapporto delle spese con l'attività economica. L'evento deve essere di natura pubblicitaria, cioè essere necessariamente associato alla vendita di beni (lavori, servizi) dell'impresa. Per fare ciò, dovrebbero essere invitati ad esso acquirenti, potenziali acquirenti, rappresentanti di aziende con cui l'impresa collabora, ecc. Non sarebbe superfluo prevedere la distribuzione di prodotti promozionali, volantini, opuscoli, ecc. per tale evento, o indicare che la pubblicità viene effettuata attraverso annunci orali e dimostrazioni durante l'evento;
• prendersi cura di tutti i documenti primari necessari che confermano le spese sostenute.

Quindi, proviamo a combinare eventi aziendali e promozionali documentati.

Quali documenti saranno richiesti?

1. Ordine (istruzione) del capo dell'impresa sull'esecuzione promozione (che includerà una festa aziendale). Dovrebbe indicare lo scopo dell'evento, la data e il luogo della sua tenuta, la cerchia delle persone responsabili dell'organizzazione e dell'esecuzione dei lavori preparatori e la tempistica.

2. Piano (programma) dell'evento promozionale. Questo documento è piano del calendario attività finalizzate alla preparazione di una campagna pubblicitaria. Indica tutte le tecniche pubblicitarie che verranno utilizzate durante la promozione (in caso di organizzazione di una festa aziendale, è imperativo indicare un incontro con acquirenti, potenziali acquirenti e partner commerciali), nonché i tipi e le quantità di prodotti che verrà utilizzato durante questo.

3. Costi. Indica l'importo delle spese future (pianificate) per un evento promozionale. In particolare, la gamma e la quantità di propri prodotti, merci, materiale promozionale e altri beni materiali che si suppone vengano utilizzati (distribuiti) durante l'evento promozionale, il costo per l'acquisto di servizi o prodotti da soggetti commerciali terzi necessari per la promozione .

4. Elenco delle persone invitate alla promozione, ha inviato loro inviti e risposte. L'elenco delle persone invitate non è proprio il solito documento per una promozione, ma vista la volontà di mostrare le spese aziendali tra quelle fiscali, tornerà utile. Tale elenco servirà come conferma che non solo i dipendenti sono invitati alla serata festiva, ma anche acquirenti, potenziali acquirenti e partner commerciali. Pertanto, questo elenco dovrebbe includere rappresentanti delle organizzazioni clienti con le quali sono stati conclusi contratti al momento dell'evento (quelle società a cui sono stati rilasciati documenti sull'attuazione dopo la festa), rappresentanti delle imprese partner per migliorare l'immagine dell'azienda (questi sono anche a fini pubblicitari).

5. Documenti di origine, confermando le spese sostenute per la campagna pubblicitaria. A titolo esemplificativo, atti di prestazione di servizi (in particolare, in caso di locazione di una sala riunioni), ricevute di vendita per l'acquisto di beni materiali, fatture fiscali, ecc. Se le spese sono state sostenute in contanti da soggetti responsabili, saranno richieste anche anticipazioni sull'utilizzo. Soldi emesso in base al rapporto. Al verbale sono allegati i relativi assegni, quietanze, altri documenti di liquidazione attestanti le spese.

6. Rapporto sui costi effettivi della promozione. Dopo lo svolgimento della promozione (parte aziendale), il responsabile della sua organizzazione e svolgimento deve redigere una relazione sui costi effettivi di tale evento. Quest'ultimo, in particolare, confronta i costi pianificati e quelli effettivi. Tale relazione deve essere approvata dal capo dell'impresa, dopodiché viene trasferita al reparto contabilità.

Aziendale come riunione di squadra, conferenza

In questo caso anche due o tre documenti non bastano, ne serviranno alcuni in più. Ciò è dovuto al fatto che è necessario dimostrare la connessione dell'evento con l'attività economica.

Su una nota!

Se decidi di dimostrare che le spese aziendali sono tra quelle fiscali sulla base dei paragrafi. "a" pagg. 138.10.2 GCC (ovvero il costo di una riunione o di una conferenza), dovresti rallentare un po'. Infatti, sulla base di questa norma, le spese aziendali possono essere imputate all'imposta, ma se noi stiamo parlando circa piccole quantità. Certo, ogni azienda ha "il proprio limite di spesa media", ma volevamo dire che se una piccola azienda spende per la riunione annuale (festa aziendale di Capodanno), ad esempio, 50mila UAH, e prima ancora, tutte le spese amministrative le spese per l'anno sono state di circa 20mila UAH, ovviamente questo solleverà molte domande da parte degli ispettori.

Quali documenti serviranno a chi sceglie questa modalità di tutela delle spese fiscali?

1. Ordine (istruzione) del capo dell'impresa sull'esecuzione incontro annuale. Naturalmente, senza lo scopo dell'ordine, i responsabili dell'organizzazione dell'evento, la data e il luogo della sua tenuta non possono essere dispensati.

Qui, ad esempio, potrebbero esserci obiettivi come riassumere i risultati del lavoro dell'azienda per l'anno o presentare nuove strategie e soluzioni nello sviluppo dell'azienda, ecc.

In base agli obiettivi, le attività nell'ordine possono essere:

• in un contesto informale per produrre nuove idee e sviluppare un'ulteriore strategia di azione;
• aumentare il potenziale creativo dei dipendenti;
• ottenere una migliore comprensione da parte del personale del concetto di azienda e della sua storia, portata, obiettivi e prospettive;
• riassumere per un dato periodo.

2. Programma degli incontri annuali.

3. Costi. Indica l'importo delle spese future (pianificate) per lo svolgimento della riunione annuale.

4. Documenti di origine, confermando le spese sostenute per l'assemblea annuale. Sono individuali in ogni caso. A titolo esemplificativo, atti di prestazione di servizi, resoconti anticipati, ricevute di vendita per l'acquisto di beni materiali, fatture fiscali, ecc.

5. Verbale della riunione. Affinché nessuno possa dubitare che si sia tenuta la riunione annuale, è necessario approvare il verbale della riunione annuale.

6. Relazione sulle spese effettive per lo svolgimento della riunione annuale. Dopo che si è tenuta la riunione annuale (parte aziendale), la persona responsabile dell'organizzazione deve riferire sulle spese effettive sostenute.

Evento aziendale come incontro con le delegazioni (spese di rappresentanza)

Nel caso di mascherare una festa aziendale come un incontro con una delegazione, è necessario redigere documenti che devono essere forniti al Ministero delle Entrate per confermare le spese di ospitalità.

1. Ordine (istruzione) del capo dell'impresa sull'esecuzione accoglienza ufficiale con i rappresentanti della delegazione . Inoltre, assicurati di annotare lo scopo dell'ordine, i responsabili dell'accoglienza e della scorta dei rappresentanti della delegazione.

Qui puoi specificare obiettivi come:

• comunicazione, costruzione di relazioni
• creare un'immagine (di norma, di fronte a clienti esterni, partner);
• conclusione di contratti.

In base agli obiettivi, le attività nell'ordine possono essere le seguenti:

• espandere i legami commerciali tra le imprese;
• rafforzare i legami tra l'organizzazione e partner o clienti;
• dimostrarsi sostenibile posizione finanziaria aziende.

2. Programma di delega. Questo documento dovrebbe contenere un elenco dettagliato delle attività pianificate, indicando la data e il luogo della loro attuazione.

3. Invito dei rappresentanti delle delegazioni e relative risposte. Le autorità ispettive insistono sulla disponibilità di questi documenti per confermare che l'impresa ha effettivamente invitato rappresentanti di altre società per trattative, conclusione di contratti, ecc., e hanno concordato di incontrare i rappresentanti.

4. Costi. Indica l'ammontare delle spese future (pianificate) per l'accoglienza dei rappresentanti aziendali.

5. Documenti di origine, confermando le spese sostenute per l'incontro con la delegazione. Sono individuali in ogni caso. A titolo esemplificativo, atti di prestazione di servizi, resoconti anticipati, ricevute di vendita per l'acquisto di beni materiali, fatture fiscali, ecc. I controllori, in particolare, chiamano atti di lavoro svolto, fatture per il rilascio di prodotti, merci dal magazzino e altri documenti primari correttamente eseguiti che confermano la connessione di tali spese con le attività economiche dell'impresa, in particolare, i costi di trasporto, fornire un traduttore, se uno non è in stato, ecc. (lettera del Ministero delle Entrate dell'Ucraina del 25 ottobre 2013). Una posizione simile dei controllori è stata espressa nella consultazione nella Knowledge Base (sottocategoria 102.07.20).

6. Rapporto sulle spese effettive per il ricevimento ufficiale. Dopo l'incontro con la delegazione, il responsabile dell'organizzazione deve anche riferire sui costi effettivi sostenuti.

7. Contratti di compravendita di prodotti, protocollo d'intenti per la conclusione di contratti, ecc. Se dopo l'evento l'impresa dispone di tali documenti, gli ispettori avranno meno dubbi sul fatto che l'evento sia correlato all'attività economica dell'impresa.

8. Regolamento sulle spese di rappresentanza. In alcune imprese, tale disposizione è approvata per determinare quali spese l'impresa può sostenere durante una riunione ufficiale. Ma allo stesso tempo, le spese indicate in questa disposizione non rientreranno necessariamente nell'imposta. Gli specialisti del Ministero delle Entrate osservano che il TCU non attribuisce al contribuente dell'imposta sul reddito il diritto di determinare autonomamente l'elenco delle spese che rientrano nell'imposta, in particolare, nel Regolamento sulle spese di ospitalità (lettera del Ministero delle Entrate di Ucraina del 25/10/2013).

Riassumere!

Bene, abbiamo considerato tutte le opzioni più comuni. documentazione festa aziendale. Con l'ausilio dei nostri consigli sarà possibile imputare a tassazione in tutta sicurezza i costi della vacanza e usufruire del diritto al credito d'imposta. E anche se il Codice Fiscale non consente esplicitamente di classificare come imposta le spese per ferie, si può comunque fare. Tuttavia, bisogna stare molto attenti che gli ispettori non abbiano la possibilità di dimostrare il contrario.

• In primo luogo , non esagerare con l'importo di tali spese (dopotutto, maggiore è l'importo, più domande hanno gli ispettori);
• In secondo luogo , documentare correttamente tutto e mostrare la connessione con l'attività. Dopotutto, allora gli ispettori non potranno avanzare le loro pretese in merito all'ingiustificazione documentale delle spese, ei tribunali saranno dalla tua parte. Ad esempio, la Corte d'appello amministrativa di Kiev, nella sua decisione del 13.08.2013, non ha tutelato gli oneri fiscali di un'impresa che ha inviato i propri dipendenti all'incontro finale in Turchia, in quanto non ha fornito: giustificazioni per tenere una riunione di produzione in Turchia; conferma documentale della connessione del viaggio con le attività economiche dell'impresa; documenti primari, che ha approvato compito tecnico, lo scopo del viaggio è determinato, ecc.

Quindi è arrivata la prossima ondata "stagionale" di interesse per le festività aziendali. Come organizzare una buona vacanza in compagnia? Questo argomento è quasi diventato uno degli argomenti "eterni" della gestione delle risorse umane. Ma poche aziende possono ancora vantare vacanze di vero successo, di cui sono soddisfatti sia i dipendenti che il management. Perché? E come affrontare correttamente la questione? Lo racconta Anna Shibanova, che da oltre 12 anni si occupa professionalmente di eventi aziendali.

Business coach, consulente, capo della scuola-studio del sistema di team building "Wheel" (Ufa, Bashkortostan). Più di 10 anni di esperienza nel campo della gestione del personale, sono laureato in economia e istruzione aggiuntiva allenatore d'affari. Specializzazione: team building, comunicazione, eventi aziendali. Sono sicuro che nulla è impossibile per la squadra!

Se hai domande, commenti e idee, sempre pronto per un dialogo aperto.

Da dove cominciare?

Avrebbe più senso ricominciare. Tuttavia, nel nostro caso, puoi provare a iniziare dalla fine dell'articolo - con breve piano organizzare una vacanza (20 passaggi per un evento di successo).

È bene iniziare fissando un obiettivo. Lo scopo di un evento aziendale è la prima e più importante cosa. Se non riesci a formulare lo scopo dell'evento, non sprecare risorse.

Quali sono gli obiettivi degli eventi e da dove vengono? Gli obiettivi nascono dai bisogni. Bisogno - obiettivo - mezzi.

Definiamo i termini. Nel nostro caso, la parola “bisogno” indicherà la necessità di cambiamenti urgenti nella Società.

Ad esempio, è necessario presentare ai dipendenti qualcosa di nuovo e importante (è stata creata una missione, è stato scritto un inno, è stato fatto il branding o il rebranding), sono entrati molti nuovi dipendenti e hanno bisogno di conoscere rapidamente tra loro e la Società. Oppure è necessario mostrare ai dipendenti altre divisioni dell'azienda, per dare un'idea di "che azienda forte, grande e promettente abbiamo", per segnare l'inizio o il completamento di un grande progetto, anno o altro periodo di riferimento nel lavoro. Altre opzioni: aumentare la lealtà dei dipendenti verso l'Azienda, radunare il team, insegnare ai colleghi a interagire efficacemente nella risoluzione di problemi complessi prima della svolta pianificata, prima di aprire una nuova direzione nel lavoro. Creazione e mantenimento di un team operativo per il progetto, tentativo di risolvere situazioni di conflitto nel team, conoscenza degli obiettivi, dei piani e degli obiettivi dell'azienda per il futuro, riepilogo, riepilogo dei risultati gare aziendali e tanti tanti altri...

Quindi, l'obiettivo è definito, espresso e, meglio, enunciato. Qual è il prossimo?

Inoltre è necessario prescrivere compiti dall'obiettivo. Cioè, l'obiettivo è ciò che deve essere raggiunto e i compiti sono modi per avvicinarsi all'obiettivo. L'organizzazione di una vacanza aziendale (evento aziendale) è uno dei compiti.

Ora dobbiamo capire per chi stiamo organizzando una vacanza? Chi saranno i partecipanti, gli ospiti, gli spettatori?

I destinatari per l'organizzazione di una vacanza aziendale possono essere i dipendenti dell'azienda, le loro famiglie, i clienti dell'azienda, i partner, i potenziali consumatori di beni e servizi, ecc. Pertanto, quando si sceglie un modo per organizzare una vacanza, è necessario concentrarsi sul pubblico di destinazione e non sul capo dell'azienda che ha deciso di organizzare la vacanza (a meno che il capo in questo caso particolare non sia il pubblico di destinazione, ad esempio stai organizzando una vacanza in onore del compleanno del leader, anche se in questo caso, a mio avviso, la vacanza è ancora per i dipendenti e il compleanno del capo è solo un'occasione informativa).

Cos'è un'occasione informativa?

Un'occasione informativa è una data effettiva, un evento a cui è possibile programmare una vacanza. A volte un'occasione informativa è il punto di partenza o l'argomento quando si scrive un copione per le vacanze.

Supponiamo che l'evento di notizie nel nostro caso sia il 23 febbraio e l'8 marzo (molte aziende hanno a lungo combinato queste due occasioni di notizie per una festività aziendale).

Ora conosciamo l'obiettivo (lascia che sia - conoscenza dei nuovi dipendenti con l'Azienda, aumento della lealtà, mobilitazione, premiazione dei dipendenti per un anno completato con successo), il pubblico di destinazione sono i dipendenti dell'Azienda, l'occasione informativa è una vacanza combinata il 23 febbraio e l'8 marzo.

Ora è necessario selezionare (nominare) una persona responsabile dell'organizzazione di una vacanza all'interno dell'azienda (ad esempio, uno specialista nell'ufficio del personale, nell'ufficio pubblicità, nell'ufficio marketing, ecc., In ogni caso, dovrebbe essere un dipendente a lungo termine che conosce dall'interno la cultura aziendale della Società, persona di fiducia e dipendenti e dirigenti).

Chiedi - e chi ha fatto le azioni precedenti, preso decisioni e analizzato la situazione? Certo - leader! Molto spesso nelle aziende questa è una funzione del top management, del capo del dipartimento di gestione del personale, del direttore di una filiale e talvolta del fondatore dell'azienda.

Successivamente, poniamo la domanda: qual è l'idea della nostra vacanza? Come vogliamo decorare la vacanza, riempirla, dove trascorrerla, in quale contesto, ecc.? Sono d'accordo, queste domande non sono semplici ed è difficile rispondere in modo inequivocabile, ad alcune persone piace una cosa, ad altre piace un'altra ...

La soluzione più semplice è condurre un sondaggio (forse anche anonimo) per scoprire cosa vogliono i dipendenti e, in base alle tendenze generali, decidere la forma della vacanza. Ad esempio, la maggior parte dei dipendenti desidera vacanza originale, non solo per bere e mangiare in un ristorante, vogliono qualcosa di attivo, divertente e che tutti siano coinvolti nel processo, molti vogliono venire in vacanza con le loro "altre metà", e alcuni con i bambini ... Non un compito facile, vero?

Come organizzare il processo?

Può essere difficile far fronte a un simile compito per un organizzatore tra i dipendenti dell'azienda, e anche se organizzi una sessione di brainstorming all'interno dell'azienda, non è facile trovare una soluzione che soddisfi tutte le richieste...

In questo caso, ti consigliamo di contattare organizzatori di eventi esterni. Ora ci sono molte aziende che organizzano vacanze nel mercato dei servizi per eventi. Si può presumere che abbiano un'esperienza ampia e ricca nel senso di idee originali e la loro attuazione, e loro, avendo assunto la maggior parte delle preoccupazioni dell'organizzazione, faranno di tutto per il livello più alto e la tua vacanza sarà indimenticabile...

Ma la collaborazione con una società di eventi non sempre dà il risultato atteso.

Si tratta di scegliere un fornitore. Questo problema deve essere affrontato con molta attenzione, perché dipende da come sarà la tua vacanza. Se hai deciso che la tua vacanza sarà più attiva dei semplici incontri al tavolo festivo, dovresti scegliere aziende che organizzano professionalmente programmi attivi, organizzeranno incontri per te senza problemi. Ma l'azienda che "ha mangiato il cane" durante le vacanze tradizionali (in un ristorante con artisti) non se la caverà sempre bene con l'organizzazione del team building. Pertanto, scegliamo la parte più importante e difficile della vacanza e troviamo un fornitore per essa. Anche la qualità dei servizi forniti da questo fornitore deve essere verificata. ma come farlo? Dopotutto, i servizi non possono essere "toccati" in anticipo (a differenza dei beni) e capire se questo fornitore ha un servizio di qualità o meno. In questo caso funziona bene il passaparola o, in altre parole, le recensioni. Trova persone e organizzazioni che hanno già utilizzato questo provider e chiedi loro un feedback sul loro lavoro. Da diverse recensioni, puoi ottenere una "foto" che riflette pienamente la realtà, e solo dopo puoi prendere una decisione sulla cooperazione. Presta attenzione anche all'Accordo: tutto dovrebbe essere spiegato il più possibile e riflettere accordi reali: cosa, dove, quando, come accade, ecc. Più domande e piccoli dettagli sono coperti dal contratto, meglio è.

Bene, il fornitore è stato scelto, l'accordo più dettagliato è stato concluso ... Posso espirare?

Anticipando il tuo desiderio di sentire "sì", dico con coraggio "No!"

Molto lavoro importante per l'organizzazione di un evento aziendale - il suo PR interno!

Cos'è la PR interna per un evento?

Ora capisci che tipo di evento dovresti ottenere, per chi è, in cosa consiste, quali obiettivi persegue e quali compiti risolve. Ma solo tu, la società fornitrice e, possibilmente, il gestore che ha firmato l'Accordo, ne sei a conoscenza.

Molto spesso, i dipendenti non hanno informazioni: dove e perché stanno andando fino al loro arrivo nel luogo dell'evento, è corretto?

Da cosa sono guidati i manager aziendali nell'organizzazione di un evento del genere?

Credo che sia sbagliato non informare in anticipo i dipendenti sul formato dell'evento. Inoltre, non sarebbe fuori luogo in anticipo (1-2 mesi prima) iniziare a preparare i dipendenti per il prossimo evento, tenere presentazioni della vacanza, in modo che i dipendenti abbiano il desiderio di andare all'evento e concordare sui loro progetti personali.

Un altro questione importante, che dà luogo a molte polemiche: i dipendenti dovrebbero essere costretti ad andare agli eventi aziendali?

La nostra risposta è inequivocabile: mai! La violenza (in qualsiasi forma) nelle collaborazioni tra un dipendente e un datore di lavoro è inaccettabile. E come tutti ricordiamo, non c'è servitù e schiavitù nel nostro paese. Quindi che si fa? Motivare!

I dipendenti devono presentare correttamente e con largo anticipo il progetto della vacanza, rispondere a tutte le domande, interessare, affascinare. Un approccio sistematico è molto importante qui. Se gli eventi in Azienda si tengono sistematicamente, questo aiuta molto, perché se l'ultimo evento ha avuto successo ei dipendenti che vi hanno partecipato raccontano agli altri quanto è stato bello, allora ci saranno più persone al prossimo evento. I dipendenti saranno interessati al programma e ai componenti, approfondiranno le sfumature per prendere una decisione "andare - non andare, interessante - non interessante", e il tuo compito è convincere gradualmente i dipendenti che i tuoi eventi sono sempre interessanti e buoni . Quindi, quando in Azienda compaiono le prime informazioni che presto ci sarà una vacanza aziendale, avrai una coda di persone che vogliono iscriversi all'elenco dei partecipanti e domande su cosa accadrà esattamente durante la vacanza, con questo livello di fiducia, non sorgerà quasi mai.

Quindi, siamo arrivati ​​al passaggio successivo. Fai una lista di persone che vogliono partecipare all'evento.

Fare una lista

L'ho fatto semplicemente. Ho appeso nel luogo più visitato dai dipendenti - la sala da pranzo - un foglio bianco con il titolo "Elenco per l'evento tal dei tali allora" e ho legato la penna. Tutti coloro che desiderano partecipare hanno inserito il proprio nome e cognome. È anche importante specificare per quanto tempo l'elenco rimarrà bloccato e quando l'elenco verrà chiuso; e chi lo desidera potrà arrivare all'evento dopo la chiusura della lista solo al posto di qualcuno (se qualcuno si rifiuta improvvisamente per varie circostanze).

C'è un'altra sfumatura. E come garantire la presenza di tutti gli iscritti? In modo che non risulti così: 100 persone si sono iscritte, ma 70 sono arrivate davvero? In modo che la Compagnia non sprechi soldi per quei 30 che non sono venuti?

Nella mia pratica di lavoro come responsabile delle risorse umane, ho fatto quanto segue:

se non puoi andare, avvisami in anticipo (indica la data ultima per prendere una decisione);

trovare un sostituto (dopo aver chiuso l'elenco);

pagamento parziale delle ferie da parte dei dipendenti (ad esempio, 70% - la Società, 30% - il dipendente) - in modo che il contributo personale motivi a visitare, e in caso di "assenteismo" compensi almeno in qualche modo i costi.

Non è necessario esigere dai dipendenti il ​​100% del pagamento per le ferie.

Anche se conosco esempi di ferie con pagamento volontario al 100% da parte dei dipendenti. Il livello di cultura aziendale si è rivelato tale che quando, a causa della crisi, l'Azienda non aveva i soldi per tali eventi, i dipendenti hanno deciso di non rifiutare la vacanza e se la sono tenuta “a proprie spese”.

Non trascorrere le vacanze nei fine settimana legali. A mio avviso, il modo migliore sarebbe quello di accorciare parzialmente la giornata lavorativa di chi va in vacanza, in modo da occupare solo in minima parte il tempo personale serale dei dipendenti con la vacanza. Allo stesso tempo, chi non va in vacanza lavora a tempo pieno e la produzione non si ferma.

Ed eccola qui: una vacanza

L'organizzatore interno deve approfondire attentamente tutto, prescrivere tutto e preparare chiaramente tutto. Per non dimenticare nulla, ho immaginato mentalmente la cronologia del giorno stesso della vacanza. Pertanto, molte sfumature importanti sono state "ricordate". Cerca di immaginare il giorno della vacanza nel modo più dettagliato possibile e scrivi tutto per non dimenticare nulla. Fai una lista - cosa deve essere fatto, segna cosa è stato fatto e non andare mai a un evento senza guardare questo volantino - 3 giorni prima, 1 giorno prima e subito prima di andare all'autobus.

Assicurati di fornire ai dipendenti le informazioni più complete sull'evento prima delle vacanze, spiega loro come vestirsi, come arrivarci, ecc.

Ad alcuni manager piace "sorprendere" i propri dipendenti portandoli a un evento nei boschi senza avvisarli. Non c'è niente di bello in questo! Le persone entrano in gonne, tacchi alti, ecc., si sentono a disagio e non si tratta di lealtà verso l'Azienda.

È importante controllare tempestivamente l'arrivo dei partecipanti nel luogo di inizio dell'evento.

E non meno importante: organizzare e controllare il processo a seconda di te in modo che tutto ciò che è stato pianificato chiaramente "accada" al momento specificato nel contratto. Quando una vacanza è composta da tante componenti, è necessario che ogni "violino" entri a tempo e suoni una "parte" prestabilita, solo allora l'"orchestra" suonerà "col botto"!

Se partecipa l'organizzatore interno servizi necessari da una vacanza comune (parte dei servizi è fornita dal fornitore e parte dei servizi è organizzata dalla Società stessa nella persona di organizzatori interni, ad esempio l'acquisto di bevande, l'ordinazione di un autobus, l'acquisto di regali, ecc.) - devi affrontarlo in modo molto responsabile, perché tutto dipende dall'esito delle vacanze delle tue azioni.

Se gli artisti sono coinvolti nella celebrazione, vengono ordinati una base, fuochi d'artificio, ecc. - tutto questo viene spesso svolto da diversi appaltatori, concludono singoli trattati, che indicano l'orario dello spettacolo (noleggio della base), e possono avere più spettacoli (ordini) al giorno, quindi qualsiasi ritardo può "interrompere" uno o più spettacoli e la vacanza programmata perderà solo da questo. Inoltre, possono avere pagamenti basati sul tempo e altre sfumature.

Più sono diversi i servizi di cui è composto il programma, maggiore è l'attenzione necessaria per mantenere il programma orario.

È anche importante pagare tempestivamente i servizi dei fornitori, perché la qualità del tuo evento futuro dipende anche dalla data di pagamento; effettuare gli acquisti necessari in anticipo.

Discuti con i potenziali partecipanti che porteranno sicuramente tutto con sé buon umore. Per chi non ce l'ha molto bene questo momento- lascia che lo prendano anche loro, quasi sempre durante una buona vacanza l'umore migliora e le persone dimenticano i loro problemi. Ed è molto importante infondere in Azienda l'abitudine all'attività e alla positività.

I partecipanti (e ancor di più - l'organizzatore interno) dovrebbero osservare la misura nell'uso di bevande alcoliche durante il banchetto, dopotutto una vacanza aziendale è un evento lavorativo, anche se informale. Se non conosci la misura o non riesci a controllarti, è meglio non bere affatto, puoi divertirti senza libagioni.

Se una parte attiva della vacanza è pianificata sotto forma di team building, non dovresti combinarla con l'alcol (questo può essere traumatico, in uno stato di intossicazione anche lieve è più difficile capire il compito e i colleghi, concordare, completare all'ora specificata e secondo le regole annunciate, e il risultato dell'allenamento in questo caso diminuisce in modo significativo).

Ne vale la pena unire studio e svago?

SÌ! Solo ci sono regole che ti permettono di farlo in modo efficace.

Non puoi informare i dipendenti che stai andando a una formazione (formazione) e, di conseguenza, organizzare solo intrattenimento e un banchetto (ricreazione).

O viceversa - per dire che ti riposerai, ma in realtà gli organizzatori ordinano l'allenamento. Di conseguenza, le persone si sintonizzano su una cosa, ma ne ottengono un'altra, quindi le aspettative non sono giustificate e la valutazione della vacanza è notevolmente ridotta.

Allora qual è il modo giusto per coniugare riposo e studio?

La vacanza dovrebbe essere divisa in blocchi (e informarne i dipendenti in anticipo):

blocco formativo (team building, durante il quale impareremo come interagire efficacemente con i colleghi);

blocco del banchetto (dopo l'allenamento con programma di intrattenimento e un po' di alcool).

A mio avviso, la vacanza più efficace da tutti i lati (sia per risolvere i compiti del manager che per soddisfare i desideri dei dipendenti) è la vacanza "apprendimento + divertimento".

Per una vacanza composta solo da un banchetto la parte è meno produttiva e interessante, e talvolta è dannosa per la Compagnia.

Negli ultimi tempi è comune anche una vacanza sotto forma di un solo blocco di allenamento: elimina le conseguenze negative dell'eccesso, puoi limitarti a un breve buffet dopo la parte attiva (blocco di allenamento) o eliminare completamente il buffet.

Nel frattempo, le festività aziendali sono indicatori dello sviluppo della cultura aziendale e del successo complessivo dell'organizzazione.

Se le persone vanno alle tue vacanze con piacere e gli eventi si svolgono regolarmente ed efficacemente, questo indica l'efficienza dell'intera azienda:

l'azienda guadagna bene e può spendere soldi per le vacanze;

l'azienda ha molte buone occasioni informative;

il dipartimento del personale lavora in modo efficiente, seleziona correttamente i dipendenti, lavora con loro (si adatta, forma, accompagna le vacanze, i dipendenti si sentono a proprio agio nell'organizzazione e lavorano con piacere e con piena dedizione, ecc.);

manager e dipendenti hanno collaborazioni reciprocamente vantaggiose e piacevoli.

La vacanza deve avere un inizio e una fine chiari.

La vacanza è finita, il lavoro continua

Ma con la fine della vacanza stessa, il lavoro sulla sua organizzazione non finisce.

In nessun caso dovresti dimenticare di riassumere dopo l'evento, raccogliere feedback e analizzarlo, pubbliche relazioni post-vacanze dell'evento, lavorare sugli errori, firmare atti e preparare rendiconti finanziari.

Sfortunatamente, l'abilità di organizzare buoni eventi si affina negli anni, forse la mia esperienza accelererà il tuo processo. Bene, in sintesi, porto alla tua attenzione...

Breve piano per l'organizzazione di un evento aziendale (20 passaggi per un evento di successo):

1. Formulare lo scopo dell'evento (se non puoi farlo, non organizzare l'evento).

2. In base all'obiettivo, è necessario prescrivere compiti, tra i quali può esserci l'organizzazione della vacanza stessa; e compiti che questa vacanza può risolvere.

3. Identifica il pubblico di destinazione per la vacanza.

4. Trova un'occasione informativa adeguata per la vacanza.

5. Selezionare (nominare) un responsabile dell'organizzazione di una vacanza all'interno dell'Azienda.

6. Trova un'idea per il nostro evento (ad esempio, un carnevale, paintball, gara di sci, ecc. questo può essere fatto in collaborazione con un fornitore di servizi per eventi, è consigliabile condurre un sondaggio tra i dipendenti).

7. Selezionare un fornitore di servizi per le vacanze (se necessario).

8. Concludere un contratto dettagliato con il fornitore.

9. Condurre PR interne dell'evento ("sedurre" i dipendenti a venire all'evento, preferibilmente 1-2 mesi prima dell'inizio).

10. Fai un elenco di coloro che desiderano partecipare all'evento.

11. Motivare i potenziali partecipanti (secondo l'elenco) a venire all'evento.

12. Dal lato dell'organizzatore interno - prepara tutto il più accuratamente possibile (e prescrivi - questo aiuta nell'organizzazione) - servizi indipendenti, acquisto di alcolici, regali, ecc.

13. Istruire accuratamente ogni potenziale partecipante sull'evento imminente e discutere tutti i dettagli, rispondere a tutte le domande, fornire tutte le informazioni necessarie.

14. Garantire l'arrivo tempestivo dei partecipanti presso la sede dell'evento, nonché i servizi che dipendono da te, nel rigoroso rispetto dell'orario specificato nel contratto.

15. Partecipa agli eventi festivi nel modo più attivo e positivo possibile.

16. L'organizzatore interno dovrebbe svolgere tutte le azioni di controllo per organizzare il trasferimento dei partecipanti dalla sede dell'evento, nonché ulteriori azioni necessarie per completare l'evento (raccolta dei partecipanti, controllo e ritiro delle cose rimanenti, ecc.) .

17. Firmare gli atti dei servizi prestati con i fornitori. In caso di servizi di scarsa qualità, scrivi e invia un reclamo per restituire parte dei fondi.

18. Compila i rapporti finanziari per l'evento, che sono accettati nella tua azienda.

19. Raccogliere feedback dai partecipanti sull'evento. Pubblica notizie sull'evento, foto e recensioni sul portale aziendale o in altro modo racconta a tutti i dipendenti le vacanze passate.

20. Condurre un'analisi dell'evento e lavorare sugli errori.

Sfortunatamente, il giorno dopo la vacanza è impossibile tenere traccia del raggiungimento di tutti gli obiettivi, e ancora di più - calcolare risultati finanziari investimenti, ma da segnali indiretti puoi capire se la vacanza è efficace nella tua Azienda.

Noi (scuola-studio del sistema di team building "Wheel") ti auguriamo in esclusiva Buone vacanze, successo dell'azienda e benessere dei dipendenti!

Dopotutto, sappiamo che solo dipendenti felici possono rendere felici gli utenti finali!

La conduzione di eventi aziendali non è solo finalizzata all'intrattenimento dei dipendenti, ma è una necessità per la gestione dell'azienda, specialisti delle risorse umane. Attraverso le PR interne, puoi ottenere un rapporto più coerente e lavoro efficace del team, per aumentare l'interesse immateriale dei dipendenti nel lavoro attivo finalizzato a un obiettivo comune.

Perché gli eventi aziendali sono importanti?

Tutto ciò che avviene all'interno dell'azienda - dagli incontri di lavoro al Buone vacanze, - progettato per risolvere importanti problemi dell'organizzazione. l'obiettivo principale eventi aziendali - team building, in altre parole, aumento dello spirito di squadra, fiducia reciproca dei dipendenti, motivazione a lavorare in squadra. È necessario che i dipendenti sviluppino un senso del proprio coinvolgimento personale nell'azienda, siano interessati allo sviluppo dell'azienda.

Notiamo quali altri compiti stanno affrontando gli eventi volti a formare una cultura aziendale all'interno dell'azienda: 1. Trattenere i dipendenti in azienda, aumentando la loro fedeltà all'organizzazione. 2. Motivazione immateriale dipendenti attraverso premi, auguri di compleanno, concerti gratuiti, ecc. 3. Rafforzare il rapporto tra direzione e personale. Gli eventi aziendali offrono l'opportunità di comunicazioni informali e più riservate tra top manager e altri dipendenti. 4. Identificazione dei problemi interni dell'azienda, delle sue carenze politica del personale. 5. Familiarizzazione dei dipendenti con i cambiamenti nell'impresa: nuove soluzioni, dipendenti, piani. 6. Promuovere le tradizioni e i valori dell'azienda. 7. Migliorare il background emotivo nella squadra.

Tipologie di eventi aziendali:

A seconda dello scopo, della situazione e del tono specifici, gli eventi aziendali sono classificati in una serie di varietà: affari (ricevimento con il capo, riunioni, presentazioni, riepilogo dell'anno); sviluppo (seminari, corsi di perfezionamento, corsi di formazione, conferenze); team building o team building (allenamento di coesione, giochi aziendali, competizioni, percorso di corda, escursionismo); sport (giochi, gare, gare, tornei); intrattenere (vacanze aziendali, ricevimenti, concerti, eventi aziendali in natura);

Solenne (premiare i dipendenti, conferire titoli) Spesso le caratteristiche di vari tipi di eventi sono combinate in una. Ad esempio, gli eventi aziendali in natura possono combinare un gioco di team building, una competizione sportiva e un picnic. In ogni caso, tutti gli elementi di ciò che sta accadendo dovrebbero essere finalizzati a un risultato e rigorosamente organizzati.

Pianificazione di eventi aziendali

Senza una sceneggiatura ben ponderata e obiettivi chiaramente definiti, una formazione o una festa può rivelarsi caotica e frustrante per i dipendenti. Nella fase di elaborazione di un piano per un evento aziendale, è imperativo tenere conto dei seguenti punti: l'interesse dei dipendenti per l'evento imminente (preliminarmente chiarito attraverso un sondaggio); partecipazione volontaria all'evento; tempi chiari; la data dell'evento dovrebbe essere adatta alla maggioranza; locali accuratamente e preselezionati, idonei per capienza e comfort, corrispondenti alle condizioni dell'evento (convegno, vacanza); la preparazione di uno scenario chiaro e dettagliato di un evento aziendale, il suo coordinamento con tutti coloro che prendono parte all'organizzazione, parla; approccio responsabile alla progettazione: dagli inviti aziendali al design delle sale. L'organizzazione di un evento aziendale è complicata dal fatto che è necessario coinvolgere ogni partecipante. Va tenuto presente che ad alcuni piace aiutare a organizzare l'evento, ad altri piace partecipare a concorsi, ad altri piace tenere un discorso e al quarto piace ricevere premi.

Una vacanza aziendale non è solo un modo per rafforzare lo spirito di squadra in un'organizzazione. È anche un ottimo meccanismo per creare un'immagine positiva di qualsiasi azienda.

Perché hai bisogno di una vacanza aziendale

Famosi manager affermano che per formare squadra efficace, oltre a un'atmosfera amichevole nel team, le persone non dovrebbero solo lavorare insieme, ma anche rilassarsi. Una vacanza aziendale è una delle modi migliori raggiungere la coesione nel gruppo di lavoro, nonché un'atmosfera amichevole.

Anche se la vacanza è evento di intrattenimento, le autorità dovranno mostrare diplomazia per interessare i subordinati. È importante che la partecipazione a questo evento sia auspicabile e non coercitiva, perché è improbabile che l'obiettivo principale venga raggiunto. Se tutto è fatto correttamente, la festa aziendale può diventare un meccanismo per la formazione di un gruppo di lavoro efficace.

È necessaria anche una vacanza aziendale per risolvere i conflitti interpersonali nel team. Con il giusto approccio all'organizzazione di tali eventi, molti momenti di lavoro possono essere risolti, e quindi possiamo dire che l'intrattenimento ben pianificato può diventare la chiave del successo dell'organizzazione.

Come pianificare un evento

Gli eventi aziendali no compito semplice come potrebbe sembrare a prima vista. Questo processo richiede un'attenta pianificazione, vale a dire lo sviluppo dettagliato dei seguenti punti:

• tutte le date solenni che saranno accompagnate da celebrazioni aziendali devono essere determinate con un anno di anticipo (questo può essere l'anniversario dell'azienda, il capodanno, l'8 marzo, nonché altri giorni festivi o date importanti per l'organizzazione stessa);
• determinare la cerchia degli ospiti dell'evento (questo può essere il team di lavoro nel suo insieme, l'alta dirigenza, i clienti dell'organizzazione, nonché una celebrazione generale);
• determinazione della dimensione del budget, che dovrebbe includere non solo i costi organizzativi, ma anche i bonus per i dipendenti.

Ogni leader lo sa senza programma dettagliato impossibile avere successo sul lavoro. Questo approccio dovrebbe trovare la sua applicazione anche nell'organizzazione di feste per i dipendenti dell'azienda.

I segreti di una festa aziendale di successo

La formazione di una cultura aziendale semplicemente non è possibile senza la celebrazione collettiva di date solenni. Affinché l'evento abbia successo e raggiunga il suo obiettivo, vale la pena seguire una serie di raccomandazioni riguardanti l'organizzazione e lo svolgimento:

• Avvicinati con cautela al luogo dell'evento festivo. È importante che lo spazio sia sufficientemente ampio e ben ventilato affinché gli ospiti si sentano a proprio agio. Inoltre, è meglio scegliere un bar, un ristorante, una sala per banchetti, una pensione o altro. Ma trascorrere una vacanza in ufficio vale la pena solo se riguarda direttamente l'organizzazione.
• Affinché la vacanza passi come un orologio, è necessario nominare un responsabile che si occuperà dell'organizzazione. Potrebbe trattarsi di un dipendente dell'azienda o di una persona coinvolta dall'esterno (è meglio utilizzare i servizi di un'agenzia speciale).
• Anche la vacanza più movimentata sarà lenta e noiosa senza un buon menu. I pasti dovrebbero essere abbastanza abbondanti in modo che gli ospiti non abbiano fame, ma anche abbastanza leggeri in modo che l'umore per il divertimento non scompaia. È necessario procedere dal fatto che una persona dovrebbe avere almeno un chilogrammo di cibo. Ma per quanto riguarda l'alcol, dovresti sapere quando fermarti.
• Affinché l'atmosfera risulti davvero festosa, è importante occuparsi della decorazione della stanza. Per aumentare lo spirito aziendale, puoi coinvolgere il team di lavoro in questo processo.
• Poiché le feste sono organizzate in onore di qualsiasi festività, sarebbe opportuno fare regali aziendali ai dipendenti. Il loro costo dovrebbe variare, a seconda di quanto sia significativo e solenne l'evento. È meglio regalare qualcosa di pratico e non solo bigiotteria di marca. Se le autorità hanno dei dubbi, allora è meglio cavarsela con un bonus in denaro.
• Assicurati di sviluppare una sceneggiatura per una festa aziendale in modo che gli ospiti non debbano annoiarsi per un minuto. Può essere sia formale che divertente.
• È abbastanza difficile per il capo assumere i doveri di leader, perché è importante per lui far parte della squadra. Ecco perché è meglio assumere un professionista per la celebrazione. Potrebbe essere una persona famosa (se il budget lo consente) o forse un toastmaster dell'agenzia.
• È meglio pianificare una festa aziendale in modo che dopo ci sia un giorno libero.

Organizzare un buon evento aziendale non è un compito facile. Ci sono molte sottigliezze e segreti qui, senza i quali questo evento si trasformerà in un normale buffet.

Opportunità per risparmiare sul budget

L'organizzazione delle vacanze aziendali è un processo piuttosto costoso, quindi ogni capo è alla ricerca di opportunità per risparmiare denaro. Questo è possibile per i seguenti punti:

• decorare i locali è un compito abbastanza semplice che i dipendenti possono assumere (inoltre, questo è un ulteriore contributo al rafforzamento dello spirito di squadra);
• presentatore - non è affatto necessario invitare una persona famosa (a volte gli attori alle prime armi possono trascorrere una vacanza non peggiore dei professionisti);
• non dovresti stampare inviti speciali: puoi creare una newsletter per i dipendenti tramite SMS o e-mail;
• non assumere fotografo professionale- le foto scattate da te risulteranno più vivaci e interessanti;
• per risparmiare su musicisti o DJ, scarica da Internet buona selezione canzoni;
• inventa tu stesso uno scenario per la vacanza o annuncia una competizione tra i dipendenti.

Nonostante nell'organizzazione di una festa aziendale si possa risparmiare su alcuni punti, qui è importante non esagerare.

Cosa non salvare

Gli eventi aziendali, le vacanze e tutto ciò che riguarda la cultura aziendale devono essere organizzati al massimo livello. Per raggiungere questo obiettivo, in nessun caso risparmiare sui seguenti punti:

• la cucina è uno dei momenti più costosi, ma qui la riduzione dei costi è semplicemente impossibile (i prodotti devono essere gustosi e, soprattutto, di alta qualità e in quantità sufficiente);
• i locali - o il ristorante dovrebbero essere spaziosi, e situati anche in una zona con un buon interscambio di trasporti;
• attrezzatura audio - la musica, così come il discorso del presentatore, devono essere chiari e comprensibili;
• regali o bonus: i dipendenti devono sentirsi curati dall'azienda.

Obiettivi degli eventi aziendali

Organizzare e realizzare una vacanza aziendale non è solo un'occasione di divertimento e relax. Questo processo ha obiettivi specifici che contribuiscono al miglioramento dell'impresa:

• la formazione di una cultura aziendale, nonché dell'immagine dell'impresa (si sta costruendo un team affiatato che risponde con dedizione e diligenza alle cure e alle attenzioni del management);
• creazione di un'atmosfera psicologica favorevole nella squadra (nel corso di tali eventi, i conflitti possono essere appianati e si possono formare relazioni amichevoli tra i dipendenti);
• motivazione del personale (l'azienda diventa una sorta di ricompensa per il lavoro coscienzioso, nonché un incentivo per ulteriori risultati).

È imperativo tenere a mente queste tre componenti quando si pianifica lo svolgimento dell'evento, altrimenti la festa aziendale non sarà altro che un banale banchetto.

Tipi di eventi aziendali

Gli eventi aziendali sono di due tipi principali:

• Intrattenere: svolgere la funzione di alleviare lo stress emotivo e fisico, che consente di sfuggire ai pensieri sul lavoro. Quindi, ad esempio, la fine di un progetto su larga scala può essere contrassegnata da tali festività. Possiamo anche parlare di festività così amate come Capodanno, 8 marzo e così via. C'è solo spazio per l'intrattenimento. Non si dovrebbe dire una parola sul lavoro. Basta organizzare un buon menu e invitare artisti.
• Mirato a rafforzare i legami nel team e stabilire una cultura aziendale. Qui, gli elementi della cultura aziendale - stile, loghi e così via - dovrebbero scorrere come un filo rosso. Qui è importante trovare un equilibrio tra la parte ufficiale e quella di intrattenimento. Tali eventi includono l'anniversario dell'azienda, nonché altre date significative per una particolare impresa.

Idee per eventi aziendali

Un evento aziendale può essere organizzato nella seguente forma:

• Un banchetto è forse la forma più comune di eventi aziendali. Resta inteso che tutti gli ospiti si siedono al tavolo e il leader diluisce l'atmosfera. L'obiettivo principale qui è sulla cucina.
• Partenza fuori città: tali feste aziendali sono caratterizzate da un'atmosfera più informale e sono perfette per costruire uno spirito di squadra.
• Un evento aziendale familiare è un formato in cui alla celebrazione sono presenti non solo i dipendenti dell'azienda, ma anche i loro parenti.
• Una festa aziendale concettuale implica la presenza di una certa idea, sulla base della quale è costruito l'intero evento. Potrebbe essere scenario da favola o a tema festivo.
• Mostra e programma del concerto prevede il coinvolgimento di artisti nell'evento. Questa può essere un'ottima opzione per premiare i dipendenti per un lavoro ben fatto.
• Programma competitivo - una buona opzione per festività come capodanno e simili. I regali saranno un grande motivatore per gli ospiti a partecipare allo scenario sviluppato dall'ospite.
• Una presentazione è un'opzione ideale per celebrare date legate al lavoro dell'impresa, ad esempio potrebbe essere l'anniversario dell'azienda. Inoltre, in modo simile, puoi contrassegnare la fine dell'anno di riferimento. In questo caso, l'ospite per l'anniversario dovrebbe organizzare la vacanza in modo tale da ricordare tutte le fasi dello sviluppo dell'impresa.
• Le competizioni sportive saranno un ottimo meccanismo per costruire lo spirito di squadra. Sarà piuttosto interessante se la competizione si svolgerà tra diversi dipartimenti o anche diverse aziende.

Come scegliere un leader per l'anniversario dell'organizzazione

Il leader è l'anima di ogni evento. È dalla correttezza di questa scelta che dipende in gran parte il successo della vacanza. Quindi, l'host per l'anniversario dell'azienda deve soddisfare le seguenti caratteristiche:

• una personalità brillante che può contagiare tutti i presenti con la sua eccitazione ed entusiasmo;
• spiccate capacità di recitazione che consentono al presentatore di abituarsi a qualsiasi ruolo, a seconda del concetto dell'evento;
• carisma personale, che assicurerà un atteggiamento amichevole degli ospiti dell'evento;
• vocabolario ricco e consolidato, nonché capacità di improvvisare in caso di deviazione imprevista dal copione;
• musicalità e senso del ritmo;
• un senso del tatto e l'adesione alle norme dell'etichetta, che eviteranno situazioni scomode e conflittuali.

È importante ricordare che l'ospite è l'anima di ogni evento. È dal suo lavoro che dipende l'impressione generale della festa aziendale e il successo nel raggiungimento degli obiettivi.

Capodanno aziendale

Questa è una delle festività più importanti e preferite, e quindi dovrebbe ricevere un'attenzione particolare nella cultura aziendale. Se per qualsiasi persona questa data simboleggia l'inizio di un nuovo periodo di vita, allora per un'impresa è il momento di fare il punto, che dovrebbe diventare il tema principale della festa aziendale.

La vacanza dovrebbe consistere in parti ufficiali e divertenti. La prima è una descrizione dei risultati dell'azienda nell'ultimo anno. Queste informazioni possono essere espresse sia in categorie astratte che in figure e diagrammi concreti. Qui si possono ascoltare anche i nomi dei migliori dipendenti con i loro successivi premi. La parte ufficiale si conclude con l'annuncio dei piani per il prossimo periodo.

Per quanto riguarda la parte di intrattenimento, qui deve essere sicuramente organizzato un buffet festivo e un programma di spettacoli. Gli ospiti possono agire come spettatori e partecipanti a questo concerto. Il design dei locali dovrebbe contenere elementi della cultura aziendale: colori aziendali, loghi, slogan, ecc., Che evocano associazioni con l'impresa.

Poiché è consuetudine fare regali per il nuovo anno, anche questo oggetto deve essere incluso nel programma dei festeggiamenti. Nonostante molti dipendenti delle aziende preferiscano ricevere un bonus in denaro, tutti saranno lieti di tenere in mano la confezione regalo. Può essere un souvenir di marca, cosmetici, articoli per la casa o oggetti di arredamento. È importante che tutti i regali abbiano lo stesso valore.

Conclusione

Le festività aziendali sono parte integrante cultura organizzativa. Svolgono più ruoli contemporaneamente. In un evento del genere, puoi rilassarti e fare una pausa dal duro lavoro. Inoltre, molti problemi associati a tensioni e condizioni sfavorevoli possono essere risolti e, naturalmente, tali vacanze formano una cultura aziendale e creano un'immagine positiva dell'impresa sia agli occhi dei dipendenti che dei clienti. Per raggiungere gli obiettivi prefissati, è importante elaborarne uno dettagliato e anche determinare i responsabili della sua attuazione. Inoltre, è importante tenere conto delle opinioni e dei desideri degli stessi lavoratori, perché sono loro i protagonisti della vacanza.