Menejerning kotibi lavozimi. Kotibning ish tavsifi

Kotibni xo'jayinning sodiq yordamchisi va o'ng qo'li deb atashadi va yaxshi sabablarga ko'ra, menejer kotibining vazifalari samarali boshqaruvni ta'minlash va boshqaruvni ta'minlashni o'z ichiga oladi. ma'muriy faoliyat. Menejerning kotibi uni tayyorlash va bajarishda ishtirok etadi biznes hujjatlari va hujjatlar, xo'jayinga biznesda yordam beradi, ko'plab tashkiliy masalalarni hal qiladi.

Kotib-yordamchi lavozimini ham vakillik lavozimi deb hisoblash mumkin, chunki u kompaniyaning yuzi - u mehmonlarni kutib oladi, qo'ng'iroqlar va xatlarga javob beradi. Bunday ish katta xotirjamlik, muloqot qobiliyatlari va tashkilotchilikni talab qiladi. Shu sababli, kotib kasbi katta istiqbollarni va'da qilishi mumkin - kelajakda mutaxassis ofis menejeri, keyin esa direktorlar yoki top-menejerlardan biri bo'lishi mumkin.

Ish joylari

Mijozlar va tashrif buyuruvchilar uchun ofisi bo'lgan deyarli har bir kompaniyada mas'ul kotib lavozimi talab qilinadi. Bu yirik korxonalar ham, kichik biznes tashkilotlari ham bo'lishi mumkin.

Kasb tarixi

Birinchi kotiblarni ulamolar va yilnomachilar deb hisoblash mumkin - ular qirol farmonlari va farmoyishlarini yozgan, joriy voqealarni yozib olgan va yozishmalarni yuritish uchun mas'ul bo'lgan. Vaqt o'tishi bilan kotibning vakolatlari sezilarli darajada kengaydi va bugungi kunda ular turli xil funktsiyalarni bajarishlari mumkin. Shunday qilib, tor mutaxassislikka ega bo'lgan mutaxassislarga ehtiyoj paydo bo'ldi, buning natijasida kotib yordamchisi, kotib, kotib-tarjimon va ofis menejeri kasblari paydo bo'ldi.

Kotibning majburiyatlari

Kotib yordamchisining lavozim majburiyatlariga quyidagilar kiradi:

• tashrif buyuruvchilarni qabul qilish;
• telefon qo'ng'iroqlarini qabul qilish;
• ish yuritish;
• menejerning ish kunini rejalashtirish;
• uchrashuvlar tashkil etish;
• xizmat safari paytida menejer va boshqa xodimlar uchun chiptalar va mehmonxonalarni bron qilish;
• ofis uchun kantselyariya buyumlariga buyurtma berish;
• menejerning talablarini bajarish.

Ba'zida menejer kotibining funktsiyalari ingliz tilida yozishmalarni o'z ichiga oladi.

Kotibga qo'yiladigan talablar

Kotib yordamchisiga qo'yiladigan talablarga quyidagilar kiradi:

• o'rta yoki oliy ma'lumot;
• shaxsiy kompyuterga egalik qilish;
• ish yuritish asoslarini bilish;
• bilim inglizchada(Ba'zan).

Shuningdek, kotib lavozimi quyidagi ko'nikmalarni talab qiladi:

• aniqlik;
• yaxshi ko'rinish qobiliyati (taqdim etish mumkin);
• tashkilot.

Kotib rezyume namunasi

Qanday qilib kotib bo'lish mumkin

Qanday qilib kotib bo'lish mumkin? Bu sekretarlik kurslarini tugatgan yoki bevosita ish joyida ta'lim olgan har qanday oliy ma'lumot egasi bo'lishi mumkin. Qoidaga ko'ra, ish beruvchilar talabnoma beruvchining olgan mutaxassisligiga alohida talablar qo'ymaydilar, lekin asosiy e'tibor talabnoma beruvchining zarur bo'lgan ixtisosligiga ega bo'lishini ta'minlashga qaratilgan. shaxsiy fazilatlar va vazifalarni kerakli darajada bajara oldi.

Kotib ish haqi

Kotibning ish haqi har xil bo'lishi mumkin - 15 dan 45 ming rublgacha. Daromad xodimning vazifalariga va u ishlayotgan hududga bog'liq. Kotib yordamchisining o'rtacha ish haqi 30 ming rublni tashkil qiladi.

Treningni qayerda olish kerak

Oliy ta'limdan tashqari, bozorda odatda bir haftadan bir yilgacha davom etadigan bir qator qisqa muddatli treninglar mavjud.

“IPO” Kasbiy ta’lim instituti sizni diplom yoki sertifikat olish uchun “” (256, 512 va 1024 akademik soat variantlari mavjud) yo‘nalishi bo‘yicha masofaviy kurslarga taklif qiladi. davlat standarti. Biz 200 ga yaqin shahardan 8000 dan ortiq bitiruvchilarni tayyorladik. Siz tashqi ta'limdan o'tishingiz va foizsiz to'lovlarni olishingiz mumkin.

Namuna yozing

MEN MASLAHAT ETDIM

______________________________________ (bosh harflar, familiya)
(tashkilot nomi, oldindan ___________________________________
qabul qilish va boshqalar, uning tashkiliy (direktor yoki boshqa
yuridik shakl) rasmiy shaxs, vakolatli
tasdiqlashi kerak
nostaljik ko'rsatma)
"" ____________ 20__

Ish tavsifi

Bosh kotibi
______________________________________________
(tashkilot, korxona va boshqalar nomi)

" " ______________ 20__ N________

Ushbu ish tavsifi ishlab chiqilgan va tasdiqlangan
asos mehnat shartnomasi Bilan __________________________________________
(u shaxsning lavozimi nomi
______________________________________________________ va muvofiq
bu ish tavsifi tuzilgan)
qoidalari Mehnat kodeksi Rossiya Federatsiyasi va boshqa normativ hujjatlar
Rossiya Federatsiyasida mehnat munosabatlarini tartibga soluvchi hujjatlar.

I. Umumiy qoidalar
1.1. Menejerning kotibi texnik toifaga kiradi
ijrochilar.
1.2. ega bo'lgan odam
oliy kasbiy ta'lim, tajriba talablarisiz
ish, yoki o'rta kasb-hunar ta'limi va ish tajribasi
kamida __________ yil mutaxassisligi.
1.3. Rahbar kotibi lavozimiga tayinlash va ishdan bo'shatish
undan taqdimnoma bo'yicha korxona rahbarining buyrug'i bilan amalga oshiriladi

1.4. Kotib bilishi kerak:
- qarorlar, ko'rsatmalar, buyruqlar, boshqa boshqaruv va
yuqori va boshqa organlarning normativ hujjatlari
korxona faoliyati;
- yuritish bo'yicha nizomlar, ko'rsatmalar, boshqa me'yoriy hujjatlar
ofis ishi;
- korxona va uning bo'linmalarining tuzilishi va boshqaruvi;
- korxona ustavi;
- ish yuritishni tashkil etish;
- hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash usullari;
- arxiv ishi;
- yozuv yozish;
- interkomlardan foydalanish qoidalari;
- yagona tashkiliy-ma'muriy tizim standartlari
hujjatlar;
- yozish qoidalari ish xatlari foydalanish standart shakllar;
- etika va estetika asoslari;
- qoidalar biznes aloqasi;
- kompyuter texnikasini ishlatish qoidalari;
- ma'muriy huquq va mehnat qonunchiligi asoslari;
- ichki qoidalar ish tartibi;
- mehnatni muhofaza qilish qoidalari va qoidalari, xavfsizlik choralari;
sanoat sanitariyasi va yong'indan himoya qilish;
1.5. Kotib bevosita menejerga hisobot beradi
________________________________________________________________________.
(korxona, tarkibiy bo'linma)
1.6. Kotib yo'qligida (ta'til, kasallik va boshqalar), uning
vazifalarni belgilangan tartibda tayinlangan shaxs bajaradi;
tegishli huquqlarga ega bo'ladi va javobgar bo'ladi
o'ziga yuklangan vazifalarni to'g'ri bajarish.
1.7. ______________________________________________________________.

II. Ish majburiyatlari
Kotib:
2.1. Tashkiliy-texnik ta'minot bo'yicha ishlarni amalga oshiradi
menejerning ma'muriy va ma'muriy faoliyati.
2.2. Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun taqdimnomani qabul qiladi
yozishmalar, muvofiq ravishda uzatadi qarori bilan V
tuzilmaviy birliklar yoki foydalanish uchun maxsus ijrochilar
ish jarayoni yoki javoblarni tayyorlash.
2.3. Ofis ishlarini olib boradi, bilan turli operatsiyalarni bajaradi
ilova kompyuter uskunalari yig'ish, qayta ishlash va uchun mo'ljallangan
qarorlarni tayyorlash va qabul qilishda ma'lumotlarni taqdim etish.
2.4. Hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni menejer imzosi uchun qabul qiladi.
2.5. Ish uchun zarur bo'lgan hujjatlar va materiallarni tayyorlaydi
yetakchi.
2.6. O'z vaqtida ko'rib chiqish va topshirishni ta'minlaydi.
tarkibiy bo'linmalar va hujjatlarning aniq ijrochilari;
menejerga imzolash uchun taqdim etiladi, ularning sifatini ta'minlaydi
tahrirlash.
2.7. Rahbar bilan telefon suhbatlarini tashkil qiladi,
o'zi yo'qligida olingan ma'lumotlarni qayd qiladi va uning e'tiboriga havola etadi
orqali axborot uning mazmunini, uzatadi va oladi
qabul qiluvchi va interkom qurilmalari (telefaks, teleks va boshqalar), shuningdek
telefon xabarlari, ma'lumotlarni o'z vaqtida uning e'tiboriga etkazish;
aloqa kanallari orqali qabul qilinadi.
2.8. Menejer nomidan xatlar, so'rovlar va boshqalarni tuzadi.
hujjatlar, xatlar mualliflariga javoblar tayyorlaydi.
2.9. Uchrashuvlar va konferentsiyalarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi,
menejer tomonidan o'tkaziladi (to'plam zarur materiallar, ogohlantirish
ishtirokchilar yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida),
majlislar va konferentsiyalarning bayonnomalarini yuritadi va tayyorlaydi.
2.10. Korxona xodimlari tomonidan bajarilishini nazorat qiladi
berilgan buyruqlar va ko'rsatmalar, shuningdek, belgilangan muddatlarga rioya qilish
rahbarning ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish, nazoratga olish.
2.11. Nazorat va ro'yxatga olish faylini yuritadi.
2.12. beradi ish joyi menejer kerak
tashkiliy jihozlar, ofis jihozlari,
uchun qulay sharoit yaratadi samarali ish yetakchi.
2.13. Rahbar ko'rsatmasi bo'yicha rasmiy materiallarni chop etadi,
uning ishlashi uchun zarur bo'lgan yoki joriy ma'lumotlarni ma'lumotlar bankiga kiritadi.
2.14. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, ish samaradorligini oshiradi
xodimlarning so'rov va takliflarini ko'rib chiqish.
2.15. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq ishlarni shakllantiradi;
ularning saqlanishini ta’minlaydi va o‘z vaqtida arxivga topshiradi.
2.16. Rahbarning shaxsiy rasmiy topshiriqlarini bajaradi.
2.17. _____________________________________________________________.

III. Huquqlar
Kotib quyidagi huquqlarga ega:
3.1. Kompaniya rahbariyatining qarorlari loyihalari bilan tanishish,
faoliyati bilan bog'liq.
3.2. Rahbariyat ko'rib chiqish uchun takliflar yuboring
nazarda tutilgan vazifalar bilan bog'liq ishlarni takomillashtirish
ushbu ko'rsatma.
3.3. O'z vakolatlaringiz doirasida darhol xabardor qiling
ularni bajarish jarayonida aniqlangan barcha kamchiliklar to'g'risida menejerga
lavozim majburiyatlari va ularni bartaraf etish bo'yicha takliflar kiritish.
3.4. Shaxsan yoki kompaniya rahbariyati nomidan so'rov yuboring
tarkibiy bo'linmalar va mutaxassislarning ma'lumotlari va hujjatlari,
o'z vazifalarini bajarish uchun zarur.
3.5. Korxona rahbariyatidan yordam so'rash
o'z xizmat vazifalari va huquqlarini bajarish.
3.6. ______________________________________________________________.

IV. Mas'uliyat
Kotib javobgardir:
4.1. O'z mansabdor shaxsini lozim darajada bajarmaganligi yoki bajarmaganligi uchun
bunda nazarda tutilgan majburiyatlar ish tavsifi, V
Rossiya Federatsiyasi mehnat qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.
4.2. O'z vazifalarini bajarish jarayonida sodir etilgan huquqbuzarliklar uchun
faoliyati - ma'muriy, jinoiy va tomonidan belgilangan chegaralar doirasida
rossiya Federatsiyasi fuqarolik qonunchiligi.
4.3. Moddiy zarar etkazganlik uchun - belgilangan chegaralarda
Rossiya Federatsiyasining mehnat va fuqarolik qonunchiligi.

Ish tavsifi ________________ ga muvofiq ishlab chiqilgan
(Ism,
_____________________________.
hujjat raqami va sanasi)

Tarkibiy bo'lim boshlig'i (ism-sharif, familiya)
_________________________
(imzo)

"" _____________ 20__

KUZILGAN:

Yuridik bo'lim boshlig'i

(bosh harflar, familiya)
_____________________________
(imzo)

"" ________________ 20__

Men ko'rsatma bilan tanishman: (bosh harflar, familiya)
_________________________
(imzo)

Kotib har qanday tashkilotga kerak, shuning uchun kotibning ish tavsifi har bir kompaniya uchun foydali bo'ladi. Kotibning qo'ng'iroqlarga javob berish va yoqimli tabassum bilan cheklanmagan ish vazifalarini aniq ko'rsatish muhimdir. Sizga menejerning kotibi - bosh direktor, bo'lim boshlig'i, filial direktori va boshqalar uchun ish tavsifi namunasini taklif qilamiz.

Kotibning ish tavsifi

MEN MASLAHAT ETDIM
Bosh direktor
Familiyasi I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Umumiy qoidalar

1.1. Kotib texnik ijrochilar toifasiga kiradi.
1.2. Kotib kompaniya bosh direktorining buyrug'i bilan lavozimga tayinlanadi va lavozimidan ozod qilinadi.
1.3. Kotib bevosita hisobot beradi bosh direktorga/ kompaniyaning tarkibiy bo'linmasi boshlig'i.
1.4. Kotib yo'qligida uning huquq va majburiyatlari boshqasiga o'tadi rasmiy, tashkilot tartibida e'lon qilinganidek.
1.5. Kotib lavozimiga quyidagi talablarga javob beradigan shaxs tayinlanadi: maʼlumoti – oliy, toʻliq boʻlmagan oliy yoki oʻrta maxsus maʼlumot, shu kabi ishlarda kamida olti oy ish tajribasi, orgtexnika (faks, nusxa koʻchirish, skaner, printer), dasturlari Microsoft Office(Word, Excel).
1.6. Kotib o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:
- Rossiya Federatsiyasi qonun hujjatlari;
- Kompaniya Ustavi, Ichki mehnat qoidalari va boshqalar qoidalar kompaniyalar;
- rahbariyatning buyruqlari va ko'rsatmalari;
- bu ish tavsifi.

2. Kotibning lavozim majburiyatlari

Kotib quyidagi vazifalarni bajaradi:
2.1. Rahbarning ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.
2.2. Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun qabul qilingan yozishmalarni qabul qiladi, uni tuzilmaviy bo'linmalarga yoki muayyan ijrochiga ish jarayonida foydalanish yoki javoblarni tayyorlash uchun qabul qilingan qarorga muvofiq yuboradi.
2.3. Hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni menejer imzosi uchun qabul qiladi.
2.4. ga javoblar telefon qo'ng'iroqlari, boshqaruvchiga rasmiy ma'lumotlarni yozib oladi va uzatadi, menejerning telefon suhbatlarini tashkil qiladi.
2.5. Rahbar nomidan xatlar, so'rovlar va boshqa hujjatlarni rasmiylashtiradi.
2.6. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi (kerakli materiallarni to'plash, ishtirokchilarni yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida xabardor qilish), yig'ilishlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritadi va rasmiylashtiradi.
2.7. Korxona xodimlari tomonidan chiqarilgan buyruqlar va ko'rsatmalarning bajarilishini, shuningdek rahbarning ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya etilishini nazorat qiladi.
2.8. Rahbarning ish joyini zarur tashkiliy jihozlar, idora anjomlari bilan ta’minlaydi, rahbarning samarali ishlashi uchun sharoit yaratadi.
2.9. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning so‘rov va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashadi.
2.10. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantiradi, ularning saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.
2.11. Menejer uchun xizmat safarlarini tashkil qiladi: avia va poezd chiptalariga buyurtma beradi, mehmonxonalarni kitoblaydi.
2.12. O'zining bevosita rahbarining shaxsiy rasmiy topshiriqlarini bajaradi.

3. Kotibning huquqlari

Kotib quyidagi huquqlarga ega:
3.1. Belgilangan vazifalarni hal qilish uchun zarur bo'lgan darajada ma'lumotlarni, shu jumladan maxfiy ma'lumotlarni oling.
3.2. Ishingizni va kompaniyangizni yaxshilash bo'yicha rahbariyatga takliflar yuboring.
3.3. Shaxsan yoki rahbar nomidan korxona bo'linmalaridan va boshqa mutaxassislardan o'z xizmat vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni so'rash.
3.4. Yaratish uchun boshqaruvni talab qiling normal sharoitlar ijro uchun rasmiy vazifalar va kompaniya faoliyati natijasida hosil bo'lgan barcha hujjatlarning xavfsizligi.
3.5. O'z vakolatlaringiz doirasida qarorlar qabul qiling.

4. Kotibning javobgarligi

Kotib javobgardir:
4.1. O'z vazifalarini bajarmaganlik va / yoki o'z vaqtida, beparvolik bilan bajarganlik uchun.
4.2. Amaldagi ko'rsatmalar, buyruqlar va konservatsiya buyurtmalariga rioya qilmaslik uchun tijorat siri va maxfiy ma'lumotlar.
4.3. Ichki mehnat qoidalarini buzganlik uchun, mehnat intizomi, xavfsizlik va yong'in xavfsizligi qoidalari.

Kotib lavozimi tasniflanadi mehnat qonunchiligi Qanaqasiga texnik toifa ijrochi xodimlar. Uning faoliyati ikki tomon, jarayon ishtirokchilari o'rtasidagi munosabatlarni tartibga soluvchi standart huquqiy hujjat doirasida amalga oshiriladi - ish beruvchi Va xodim, va malaka bo'limiga tegishli ish xususiyatlari ko'p tarmoqli rejasini o'z ichiga oladi ishlab chiqarish korxonalari, kompaniyalar, davlat tashkilotlari, shahar va xususiy muassasalar.

Ko'rsatma tuzilishi

Yaxshi yozilgan hujjat to'liq aks ettirilishi kerak quyidagi asosiy boblar, ma'lum bir tartibda yozilgan. Ularni batafsilroq ko'rib chiqish tavsiya etiladi.

Oliy kasbiy ta’limni tugatgan fuqaro kotiblikka qabul qilinadi. o'quv muassasasi muayyan mutaxassislik bo'yicha ish stajiga ega bo'lmagan yoki o'rta maxsus ma'lumotga ega bo'lgan shaxs. Ikkinchi holda, ishga joylashish uchun majburiy shart bo'lishi mumkin ushbu kasbda kamida 2 yil doimiy tajribaga ega bo'lish.

Kotibni kotib lavozimiga ishga olish va ishdan bo'shatish vakolatlari qonun bilan berilgan. tashkilot rahbari.

Ariza beruvchi sifatida ishlayotgan shaxs bo'lishi kerak bilim va kasbiy ko'nikmalarning quyidagi ro'yxati:

• korxona faoliyati bog'liq bo'lgan yuqori tashkilotlarning normativ hujjatlari va hujjatlarini - buyruqlar, qarorlar, aktlarni ro'yxatga olish qoidalari, qabul qilish va saqlash tartibini bilish;
• ish yuritish jarayonini amalga oshirish tartibi to'g'risida asosiy bilimga ega bo'lish, standart ko'rsatmalarning ma'nosini, xodim ish jarayonida hal qilishi kerak bo'lgan qoidalarni yaxshi tushunish va tushunish mehnat faoliyati;
• kompaniyaning bo'linmalar bo'yicha tarkibiy tasnifini bilish;
• hujjatlarni tayyorlash va ular bilan ishlashning asosiy tamoyillarini bilish;
• qog'ozlarni saqlash va arxivdan foydalanish haqida aniq tushunchaga ega bo'lish;
• bor yuqori tezlik kompyuterda yozish yoki yozish;
• muloqot, muzokaralar olib borish va diplomatik ko'nikmalarni namoyish etish;
• orgtexnika va aloqa vositalaridan foydalana olish;
• ma'muriy hujjatlarni rasmiylashtirishning asosiy standartlarini bilish;
• axloqiy va estetik xulq-atvor asoslarini aniq tushunish va ulardan malakali foydalanish;
• mehnat faoliyatini tartibga soluvchi davlat me'yoriy-huquqiy hujjatlarining ma'muriy-huquqiy bazasiga zarur bo'lgan darajada ega bo'lishi.

To'g'ridan-to'g'ri bo'ysunish - tashkilot rahbariga yoki bo'lim boshlig'iga.

Majburiy yo'q bo'lganda bu xodim uning vakolatlari korxonaning ichki buyrug'i bilan ushbu lavozimga vaqtincha tayinlangan boshqa ijrochiga o'tkazilishi mumkin.

Funktsiyalar va rasmiy huquqlar

Kotiblik kasbi ko'p funktsiyali va juda ko'p qirrali pozitsiya, shu jumladan amalga oshirish keyingi harakatlar maqsadga muvofiq:

Asosiy huquqlar:

• o'z vakolatlari va vakolatlari doirasidagi masalalar bo'yicha mustaqil qarorlar qabul qilish;
• sog'liq va hayot uchun xavf tug'diradigan ko'rsatmalar va topshiriqlarni bajarmaslik;
• bevosita rahbardan ish joyining normal ishlashini va ishda mehnatni muhofaza qilish qoidalariga rioya qilishni talab qilish;
• o'z vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan barcha ma'lumotlarga ega bo'lish;
• o‘z faoliyatini va to‘laqonli xodimlar mehnatini tartibga solish doirasida ratsionalizatorlik takliflari bilan chiqish;
• mehnat jarayonida aniqlangan qoidabuzarliklar va kamchiliklar to'g'risida rahbariyatni xabardor qilish, shuningdek ularni bartaraf etish bo'yicha mustaqil choralar ko'rish;
• agar xodimlar boshliqning buyrug'i va ko'rsatmalariga rioya qilmasa, sabablarini ko'rsatgan holda yozma hisobotni talab qilish.

Mas'uliyat

Kotibga o'zining rasmiy faoliyati doirasida ishonib topshirilgan keyingi mas'uliyat orqasida:

• shaxsan o'zining yoki boshqaruvi amalga oshirilayotgan tashkilotning rahbariyatga zid bo'lgan manfaatlarini ifodalash;
• o'z qarorlari va harakatlari;
• o'zining bevosita vazifalarini lozim darajada bajarmaslik;
• rioya qilmaslik umumiy qoidalar, kompaniyaning boshqaruv hujjatlari to'plami tomonidan belgilangan;
• shaxsiy, maxfiy ma'lumotlarga noto'g'ri munosabatda bo'lish, shuningdek tijorat sirini tashkil etuvchi ma'lumotlarni oshkor qilish;
• tashkilotga moddiy zarar etkazish;
• mehnat intizomiga, kun tartibiga rioya qilmaslik, sanoat xavfsizligi qoidalarini buzish;
• jamoada odob-axloq me'yorlari va kommunikativ xatti-harakatlarga e'tibor bermaslik.

Ish sharoitlari

Xodimning ish kuni quyidagilardan iborat tashkilot ustavida qabul qilingan muayyan jamoa uchun umumiy tartib qoidalari. Zarur hollarda kotib mahalliy va hududiy ahamiyatga ega rasmiy xizmat safarlariga yuborilishi mumkin.

Sayohat xarajatlari va ish haqi ushbu davr uchun amaldagi qonun hujjatlariga muvofiq hisoblab chiqiladi.

Kompaniya faoliyatining o'ziga xos xususiyatlaridan kelib chiqqan holda, rahbariyat kotibning rasmiy faoliyatini tartibga soluvchi qo'shimcha moddalarni kiritish huquqiga ega.

Imzo huquqi

Ba'zi hollarda kotibga imzo qo'yish huquqi beriladi, bu faqat uning rasmiy faoliyati bilan bevosita bog'liq bo'lgan hujjatlar va hujjatlar ro'yxatiga tegishli. Qonuniy jihatdan bunday imzo huquqlari sifatida tasniflanadi cheklangan.

Boshqa

Korxona rahbarining ixtiyoriga ko'ra, hujjatda majburiy bo'lmagan qo'shimcha bandlar bo'lishi mumkin. Masalan, ushbu ko'rsatmalarga o'zgartirishlar, qo'shimchalar va tasdiqlashlar kiritish imkoniyati.

Bundan tashqari, "boshqa" bo'limida hujjat qanday asosda qabul qilinganligi va u qanday hujjatlar bilan tartibga solinishi haqida ma'lumot mavjud.

Standart ko'rsatmalar namunasi

Kotibning funktsional majburiyatlarini o'z ichiga olgan har bir yo'riqnoma standart formatga ega bo'lishiga qaramay, u hali ham kompaniyaning o'ziga xos xususiyatlarini va uning faoliyat turini hisobga olgan holda tuziladi.

Xususiyatlari

Kasbning turiga qarab, kotibning ish vazifalari turli tashkilotlar mumkin biroz boshqacha ro'yxatga muvofiq funktsional majburiyatlar. Misol tariqasida, egallab turgan lavozimining o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda xodim faoliyatining asosiy yo'nalishlari keltirilgan.

Referent

Kotib yordamchisi chuqurroq kirib boradi ishlab chiqarish jarayonlari, shuning uchun ma'lum bir asosiy bilimga ega bo'lishi va oliy ma'lumotga ega bo'lishi kerak. Uning asosiy maqsadlar:

• tashkilotning mehnat faoliyatini to'liq amalga oshirishni ta'minlaydigan hujjatlarni tayyorlash;
• xo'jayinga ko'rib chiqish uchun taqdim etilgan hujjatlarning to'g'riligini tekshirish;
• tashrif buyuruvchilarni qabul qilish;
• qo'rg'oshin kadrlar ishi- xodimlar uchun ichki buyruqlar tuzish, rasmiylashtirish ish kitoblari, vaqt jadvallari, sayohat to'lovlarini qayta ishlash, kasallik ta'tillari, to'liq ishlaydigan xodimlarga so'rov joyida taqdim etish uchun sertifikatlar berish;
• joriy buyurtmalarni zudlik bilan bajarish boshqaruv jamoasi.

Sud majlisi

Kasb davlat ijroiya xizmati toifasiga kiradi. Faqat sudlarda ishlaydi. Xodim yordam beradi sud ishi, yig'ilishlarda qatnashadi, hujjat aylanishini ta'minlaydi. Unga ishonib topshirilgan quyidagi funktsiyalar:

• ishni sudda o'rganish uchun materiallarni tanlash va tayyorlash;
• yozma bayonnomalarni yuritish;
• jarayonning barcha ishtirokchilarini sudga kelishga chaqiruvchi chaqiruv qog'ozlarini tuzish va yuborish;
• normativ-huquqiy hujjatlarga amal qilgan holda ishlarni rasmiylashtirish.

kotib

Ushbu lavozimni egallagan xodim korxonada hujjatlarning butun aylanishi uchun javobgardir. Uning asosiy mas'uliyat:

• Mijozlar bilan to'g'ridan-to'g'ri va telefon orqali muzokaralar olib borish;
• rahbariyatning buyruq va ko'rsatmalarida belgilangan vazifalarning bajarilishini nazorat qilish va vazifalarni hal qilish;
• kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni qayta ishlash, ularni korxonada amaldagi ishlar nomenklaturasi doirasida rasmiylashtirish;
• xorijiy tarjimalarni amalga oshirish;
• arxivchi funktsiyalarining qisman kombinatsiyasi.

Offis menedjeri

Ofis menejeri kotib Ko'proq generalist . Standart majburiyatlardan tashqari, u:

• barcha yozishmalar va ichki buyurtmalarni diqqat bilan o'rganib chiqing va ular asosida ishlab chiqarish loyihalarini tayyorlashda ishtirok eting;
• kiruvchi hujjatlar va hujjatlarni tarqatish;
• chiquvchi buyurtmalarni yuborish;
• majlislar va majlislar bayonnomalarini yuritish;
• moddiy javobgarlik to'g'risida ishonchnomalar tuzish;
• telefon qo'ng'iroqlarini qabul qilish va ularni belgilangan manzilga yo'naltirish;
• xizmat ko'rsatuvchi va unga bo'ysunuvchi xodimlar - texnik xodimlar, haydovchilar, kurerlar faoliyatini muvofiqlashtirish.

Bosh

Asosiy xususiyatlar egallab turgan lavozimining o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda:

• boshqaruv va tashkiliy faoliyatni amalga oshiradi;
• bevosita rahbar uchun mo'ljallangan shaxsiy hujjatlarni qabul qiladi;
• ishlab chiqarish, xizmat ko'rsatish va kadrlar masalalari bo'yicha direktorga barcha zarur ma'lumotlarni taqdim etadi;
• boshliqning ko'rsatmasi bo'yicha uchinchi tomon tashkilotlariga xatlar, so'rovlar, talablar va da'volarni rasmiylashtiradi va ularni yuborish uchun javobgardir;
• rahbarning ish joyining tegishli darajada saqlanishini ta'minlaydi, uning bevosita vazifalarini bajarishi uchun qulay sharoitlar yaratadi;
• tashrif buyuruvchilarni qabul qilish jarayonini tashkil qiladi;
• kompaniyaning ichki ishlarini shakllantiradi;
• shaxsiy ofis jihozlarini yaxshi biladi.

Ular belgilangan lavozim uchun mehnat faoliyatini amalga oshirish bo'yicha ko'rsatmalarning asosiy qismini ifodalaydi. Muayyan tavsiyalar ro'yxatiga qo'shimcha ravishda, bunday hujjatda kotibning talablari, huquqlari, mas'uliyat sohasi, shuningdek umumiy mehnat qoidalari to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud. Bunday deb o'ylamaslik kerak professional lavozim oddiy va muayyan nuanslarni hisobga olishni talab qilmaydi.

Umumiy mas'uliyat

Birinchidan, siz kotibning klassik, birlashtirilgan ish majburiyatlari nima ekanligini tushunishingiz kerak. Qisqacha aytganda, ularni quyidagi majburiy tavsiyalar sifatida umumlashtirish mumkin:

Bilim talablari

Xodimning majburiyatlari uning asosiy ixtisosligiga qarab biroz farq qilishi mumkin. Biroq, nima bo'lishidan qat'iy nazar, ushbu lavozim uchun quyidagi sohalarda bilim foydali va juda foydali bo'ladi:

• Mehnat va ma'muriy qonunchilik asoslari.
• Etika va ishbilarmonlik odob-axloqining umumiy standartlari.
• Ofis ishining asoslari.
• Xavfsizlik muhandisligi.
• Kompyuterlar, qabul qilish va muzokaralar xonalari, shuningdek, orgtexnika bilan ishlash qoidalari.
• Mehnat muhofazasi.
• Ishbilarmonlik yozishmalarini olib borishga qo'yiladigan talablar.

Boshqa narsalar qatorida, bilimsiz kotibning vazifalarini to'g'ri bajarish mumkin emas ichki asoslar korxona faoliyati, muntazam, normativ hujjatlar va yana ko'p narsalar.

Menejer yordamchisining majburiyatlari

Menejer kotibining ish vazifalari unchalik farq qilmaydi umumiy talablar yuqorida berilgan. Shuningdek, u yozishmalarni qabul qiladi va uzatadi, hujjatlarni nusxalaydi va arxivlaydi, shuningdek menejerning buyruqlari bilan bog'lanishini nazorat qiladi. mas'ul shaxslar, zarur hujjatlarni yuritadi, ustuvor tovarlarni sotib olishni ta'minlaydi. Boshqa narsalar qatorida, bunday mutaxassis quyidagilarni bilishi kerak:

Qoidaga ko'ra, menejer kotibining bunday lavozim vazifalari oliy yoki o'rta kasb-hunar ma'lumotiga ega bo'lgan shaxslar tomonidan bajarilishi mumkin. Ikkinchi holda, muhim afzallik kasb bo'yicha kamida 2 yillik ish tajribasiga ega bo'lishdir.

Kotib huquqlari

Shuni esda tutish kerakki, nafaqat kotibning ish majburiyatlari uning ishini belgilaydi, balki xodim ham ma'lum huquqlarga ega. Shunday qilib, bularga ish loyihalari bilan tanishish imkoniyati va o'z takliflaringiz doirasida oqilona takliflar kiritish huquqi kiradi. xizmat ko'rsatish ko'rsatmalari. Bundan tashqari, o'z vakolatlari doirasidagi kamchiliklarni aniqlashda kotib rahbarning e'tiborini ushbu jihatlarga jalb qilish huquqiga ega.

Kotibning faoliyatiga qo'yiladigan talablar

Ruhoniy kotibning ish majburiyatlari, qoida tariqasida, yuqorida tavsiflanganlardan biroz farq qiladi. Shu bilan birga, menejer yordamchisi birinchi navbatda o'z rahbarlarining faoliyatini qo'llab-quvvatlashi kerak, kotib esa asosan qog'ozbozlik bilan shug'ullanadi. Uning mehnat faoliyati bo'yicha ko'rsatmalar quyidagi jihatlarni o'z ichiga olishi kerak:

Sud kotibining faoliyatiga qo'yiladigan talablar

Ko'proq muhim o'zgarishlar sud kotibining lavozim majburiyatlarini o'z ichiga oladi. Qoida tariqasida, ushbu mutaxassislar sud majlislarini o'tkazish va qayd etishda bevosita ishtirok etadilar. Bundan tashqari, ular xatlar, so'rovlar va boshqa hujjatlarni tayyorlaydilar, sud muhokamalarida ishtirok etuvchi shaxslarni chaqirishlari mumkin. O'xshash faol ish ham yuqori, ham to'liq bo'lmagan shaxs tomonidan bajarilishi mumkin Oliy ma'lumot, tegishli ish tajribasiga ega bo'lmagan. Qoidaga ko‘ra, ushbu lavozimni sud-huquq sohasida tajriba orttirish va huquq sohasida o‘z faoliyatini davom ettirish istagida bo‘lgan yigit-qizlar tanlaydi.

Ba'zilar bunday vakansiya maxsus bilim va ko'nikmalarni talab qilmaydi, deb o'ylashlari mumkin, shuning uchun u ko'p odamlarga mos keladi, ammo bu mutlaqo to'g'ri emas. Sud kotibi yana nima qiladi? Uning ish majburiyatlariga quyidagilar kiradi:

• Konstitutsiyaga rioya qilish, Federal qonunlar va boshqa har qanday qoidalar va buyruqlar.
• Sudyaning yoki boshqa vakolatli shaxslarning ko'rsatmalarini bajarish.
• Kotibning vakolatiga kiradigan masalalarni hal qilish uchun adliya tuzilmasining boshqa xodimlari bilan o'zaro hamkorlik qilish.

Umumiy ma'lumot

Kotib-kotib, mudir yordamchisi va sud xodimlarining lavozim majburiyatlari ish tavsifi deb ataladigan maxsus hujjat bilan tartibga solinadi. Uning har qanday kompaniyada bo'lishi majburiydir, chunki belgilangan qoidalar ro'yxatiga ko'ra, xodim qaysi harakatlarni bajarishi kerakligini va qaysi birini qilmasligi kerakligini tushunadi. Bunday hujjat boshqaruv jamoasi ishtirokida ishlab chiqiladi va tuziladi majburiy kabi kichik bo'limlarni o'z ichiga oladi Umumiy holat, huquq va majburiyatlar, mas'uliyat sohasi, kompaniya ichidagi xodimlar o'rtasidagi munosabatlar, shuningdek, zarur ilovalar.