Office "Open Space" - le basi ei principi dell'organizzazione dello spazio di lavoro. Ufficio Open Space: cos'è? Regole per lavorare in spazi aperti

L'idea tradizionale di un ufficio come una stanza con una serie di corridoi e armadi viene sostituita da nuovi concetti. Quindi, alcuni anni fa, le aziende erano preoccupate per quanti dipendenti possono stare nelle quattro pareti di una stanza. Oggi in molte aziende è evidente approccio moderno: unico locale ufficio. Questo approccio presuppone che la maggior parte dei locali dell'azienda sia occupata da un'area in cui i dipendenti lavorano insieme. Allo stesso tempo, vengono separate le aree per la ricreazione, le negoziazioni e una serie di uffici.

Lo spazio aperto è

Open Space è: tecnologia open space. La tecnologia open space viene applicata con successo quando un dipendente può muoversi durante il giorno, scegliendo un luogo dove è possibile non solo lavorare al computer, ma anche parlare con gli altri, incontrare visitatori, pensare in silenzio, ecc.

Oltretutto, aziende di successo, in cui le persone sognano di lavorare, creano zone con un'atmosfera rilassata per i dipendenti, dove possono passare a qualche tipo di attività fisica, stare all'aria aperta, ecc. La tecnologia dell'open space si basa sui principi dell'ergonomia, della filosofia gestionale e della cultura aziendale. "Solo la conoscenza complessa può essere veramente fruttuosa", è il motto dei leader che scelgono lo spazio aperto.

Cos'è un ufficio open space

Trasparenza, permeabilità, possibilità di contatto visivo: queste sono le caratteristiche principali spazio aperto. Nella serie, vediamo costantemente come funziona questo spazio. Tutto è organizzato al suo interno in modo che i dipendenti sentano il "polso del polso" della loro azienda, qui e ora. Anche le autorità sono lì dietro una vetrata.

In molti aziende moderne non ci sono solo stanze di lavoro individuali per dipendenti ordinari, non ci sono nemmeno tramezzi tra di loro. Ci sono parecchie aziende in cui un individuo non è assegnato ai dipendenti ordinari. posto di lavoro. E tutto questo - spazio aperto.

Per ottimizzare il processo, si consiglia di separare lo spazio di lavoro di ciascun dipendente con tramezzi bassi (non superiori a 150 cm). Un simile surrogato dello spazio privato ci permette di risolvere due problemi. Da un lato, questo è fattore psicologico il comfort, che è importante per una persona, d'altra parte, una misura in cui si risparmia spazio.

Un'altra caratteristica dell'ufficio open space sono le aree di lavoro "flessibili". Ad esempio, l'area comune centrale è attrezzata con tavoli su ruote. Questo aiuta a cambiare l'organizzazione dello spazio a seconda del lavoro svolto, che si tratti di un progetto di gruppo, un workshop o sessioni di brainstorming.

Si tratta quindi di uno spazio interattivo, ben visto dall'interno. Idealmente, promuove la produttività aziendale e consente ai dipendenti di scegliere tra comunicazione confortevole e privacy. Quando brutta decisione spazio aperto riduce la produttività, costringendo i dipendenti a cercare un altro posto di lavoro. L'impresa di costruzioni n. 1 sa quali errori evitare nell'organizzazione di questo tipo di spazio ufficio e lo realizzerà in base alle esigenze e ai desideri del cliente.

Per chi è l'ufficio open space?

Questa organizzazione dello spazio è più adatta per le aziende in cui i dipendenti interagiscono molto e la loro libertà di movimento è incoraggiata. Open Space implica una certa cultura aziendale: se lo spazio è conveniente per il lavoro e vi contribuisce, e le persone hanno imparato a non interferire tra loro, allora un'organizzazione del genere è adatta a tutti. Se i lavoratori sono semplicemente seduti in una grande sala senza chiedere la loro opinione e senza garantire il silenzio, la produttività del lavoro diminuisce. Specialisti società di costruzioni Il numero 1 affronta questo problema in modo professionale e ti dirà immediatamente se è adatto alla tua organizzazione spazio aperto ufficio.

Un altro punto: spazio aperto questo luogo non è destinato a un grande flusso di visitatori. Dopotutto, ora stiamo parlando del luogo di lavoro e non dello spazio per le riunioni. Questo tipo di organizzazione dello spazio è destinato alle aziende in cui esiste un regime di passaggio.

E inoltre: spazio aperto si adatta ai dipendenti di un'azienda in cui i legami orizzontali sono forti, dove si formano team con una composizione variabile e si pratica uno stile di leadership democratico. È ideale per le aziende che sono principalmente impegnate nella realizzazione di progetti specifici. In questo caso, infatti, tutti i dipendenti sono uno di fronte all'altro, risolvono insieme i problemi e delineano i propri confini solo quando necessario.

Separatamente, vale la pena ricordare che scelgono aziende in rapida crescita per le quali questa fase il risparmio è una priorità. Un tale ufficio è di per sé un'illustrazione delle dinamiche, della motivazione e dello spirito del lavoro di squadra.

Cosa è importante quando si progetta un ufficio open space

Anche in fase di progettazione, è necessario risolvere diversi compiti contemporaneamente: in primo luogo, l'organizzazione spaziale deve essere chiaramente visibile. In secondo luogo, l'ergonomia deve essere realizzabile senza compromettere il comfort psicologico dei dipendenti. In terzo luogo, l'ufficio deve rispettare i moderni standard per le aree di lavoro (ventilazione, livello di illuminazione, assorbimento acustico).

Cosa include un layout di ufficio open space?

· Lo spazio dovrebbe essere organizzato tenendo conto della traiettoria del movimento delle persone. Perché dentro area di lavoro non ci sono muri in quanto tali, è necessario che i dipendenti siano il più a loro agio possibile sul posto di lavoro e non interferiscano con gli altri quando si spostano in ufficio.

· Lo spazio dovrebbe essere suddiviso in zone funzionali. Considerando che le persone trascorrono la maggior parte della giornata al lavoro, la loro efficienza dipende in gran parte dalla capacità di passare a tipi diversi attività o ricreazione. Pertanto, è necessario progettare luoghi per trattative private, spazi per riunioni, aree ricreative, ecc. È molto importante prevedere dove si osserva il silenzio e dove ci si può comportare più liberamente.

· Numero di posti di lavoro privati ​​e zone. Dove saranno collocati gli uffici, in un modo o nell'altro separati dallo spazio comune. Come saranno suddivisi in zone, come verrà effettuata la ventilazione lì.

Cosa include il design di un ufficio open space?

· Come verranno posizionati i desktop: in file o "isole" o verranno utilizzate diverse opzioni.

Quale stile di interni verrà scelto: il colore delle pareti, lo stile dei mobili, la forma dei tavoli e persino la scelta delle lampade dipendono da questo.

· Quali tipi di partizioni verranno utilizzate. Il livello di rumore nell'ufficio open space dipende dall'altezza delle partizioni.

· Come organizzare e quali idee attuare per la progettazione di quelle aree destinate alla ricreazione e alla comunicazione informale.

Gli specialisti della società di costruzioni n. 1 applicheranno la loro pluriennale esperienza di successo nello sviluppo di spazi per uffici open space, forniranno consulenza e proporranno un progetto che soddisfi al meglio le esigenze dell'azienda cliente.

• Quali sono le caratteristiche di un ufficio open space.
• Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di una tale organizzazione dello spazio.
• Come pianificare correttamente lo spazio aperto per essere efficace.
• Quali regole di condotta devono essere osservate quando si lavora in spazi aperti.

Il design dell'ufficio nel formato open space è diventato di moda a causa dell'influenza occidentale. Questo sistema l'organizzazione è conveniente in termini di accesso gestionale ai subordinati e consente anche di risparmiare spazio utilizzabile nell'edificio.

Ufficio open space: vantaggi e svantaggi

Gli uffici open space si sono diffusi grazie ai vantaggi.

1. Lo spazio utile viene salvato. Anche in una piccola stanza, puoi attrezzare posti di lavoro per un grande staff. Approfitta di piano finanziario inequivocabile.
2. È più facile per i dipendenti interagire tra loro, il che contribuisce alla rapida risoluzione dei problemi. Se il lavoro richiede efficienza, l'ufficio open space lo fornirà.
3. L'attività del personale è facile da controllare. Le persone che lavorano in uffici separati sono spesso distratte da questioni estranee ed è impossibile tenerne traccia. Ufficio open space - aperto, quindi questo problema non si pone.
4. Il principio della democrazia è rispettato. Tutti i dipendenti si sentono uguali. I gruppi chiusi all'interno del team si formano molto meno spesso o non si formano affatto.
5. Lo spirito aziendale è preservato. Le persone che lavorano in un unico spazio si sentono parte di un tutto, il che ha un effetto positivo sulla motivazione.
6. In un ufficio open space, i nuovi dipendenti si uniscono rapidamente al team, poiché una persona conosce i colleghi il primo giorno. Un principiante in difficoltà non ha bisogno di girovagare per l'ufficio alla ricerca di consigli da dipendenti più esperti.
7. Semplifica il lavoro con i documenti, poiché tutti i documenti necessari possono essere trovati in una stanza.

L'organizzazione di un ufficio secondo il sistema open space è principalmente vantaggiosa per il titolare dell'azienda. Non c'è bisogno di pensare a come trovare un posto di lavoro separato per ogni membro del team. Puoi semplicemente affittare una grande stanza e installarla una certa quantità di partizioni, soprattutto perché tale riattrezzatura non è costosa.

Tuttavia, gli uffici open space presentano anche degli svantaggi.

1. Il livello di rumore al loro interno è superiore a quello degli uffici tradizionali. Quando diverse dozzine di persone lavorano nella stessa stanza, è impossibile risolvere adeguatamente questo problema. Conversazioni costanti, telefonate, il suono delle apparecchiature operative non consentono ai dipendenti di concentrarsi correttamente.
2. Le persone sperimentano uno stress costante e diventano irritabili. Anche se dimentichiamo il rumore circostante, il vincolo e la mancanza di spazio personale non si aggiungono Buon umore. Questo stato di cose non può che influenzare la produttività nel modo più negativo.
3. C'è il rischio di furto in un ufficio open space. Gli effetti personali dei dipendenti sono costantemente in vista, quindi molti potrebbero preoccuparsi della sicurezza della proprietà.
4. Sono possibili tutti i tipi di conflitti, anche a causa di sciocchezze. Qualcuno è soffocante e apre la finestra. Un altro ha paura di prendere un raffreddore. Tutto ciò non contribuisce a creare un'atmosfera favorevole.
5. Le malattie infettive si stanno diffondendo con grande velocità. Vale la pena che un dipendente si ammali (ad esempio, con l'influenza) e il giorno dopo diverse persone non si sentono bene. Studi speciali ha confermato che in un ufficio open space le persone sono più soggette alle malattie.

Riassumendo quanto sopra, possiamo concludere che un tale sistema di organizzazione del lavoro consente di risparmiare sull'affitto, ma può avere un effetto negativo sulla produttività del personale.

Come aumentare la produttività negli spazi aperti

I redattori della rivista " Amministratore delegato” ha fornito raccomandazioni che aiuteranno a organizzare correttamente lo spazio aperto, in modo che i dipendenti risolvano rapidamente i problemi attuali, ma allo stesso tempo si sentano a proprio agio e mantengano prestazioni elevate.

Quale dovrebbe essere il layout di un ufficio open space

Quando si progetta un ufficio open space e si scelgono i mobili per esso, è necessario prestare attenzione a quanto segue:

• come l'azienda si posiziona sul mercato e quale status ha;
• caratteristiche delle sue attività (qui si considerano le specificità del lavoro, i rapporti tra dipendenti e clienti, superiori e subordinati);
• il percorso lungo il quale si muoveranno i visitatori;
• orario di lavoro dei dipendenti degli uffici open space;
• la possibilità di un uso razionale dei locali;
• la sua combinazione di colori;
• Facilità di accesso dei dipendenti alle aree comuni.

Quando si organizza un ufficio in un formato open space, è meglio aderire al principio modulare. Ciò ti consentirà di organizzare i lavori in modo molto compatto e di risparmiare lo spazio disponibile.

Lo spazio di lavoro per i dipendenti è realizzato con l'ausilio di componenti aggiuntivi e piedistalli. Spesso diversi posti di lavoro vengono combinati per ottenere un'area per attività di squadra. In un ufficio open space, tali zone sono generalmente progettate per tre o quattro persone. Anche uffici simili in senza fallire dotato di uffici per trattative e presentazioni. Quando si acquistano mobili per l'organizzazione di luoghi di lavoro e locali individuali, è meglio collaborare con un'azienda che non solo può selezionare o produrre beni desiderati, ma anche per realizzare il progetto stesso.

Tutto il lavoro sulla progettazione di un ufficio open space è suddiviso in più fasi.

Progetto. Se si prevede di realizzare un ufficio open space compatto, per un massimo di 10 dipendenti, il metodo ad anello per collocare i lavori è più adatto qui. I tavoli sono disposti lungo il perimetro, formando un anello. Le stanze rettangolari sono molto più comuni di quelle quadrate, quindi con un tale sistema di sistemazione al centro della stanza c'è abbastanza spazio per il comodo movimento dei dipendenti.

Quando hai bisogno di un ufficio open space medio (fino a 30 persone), ci sono più opzioni di layout. Se c'è molto spazio e le specifiche del lavoro comportano molto rumore, si consiglia il cosiddetto posizionamento dell'isola dei lavoratori. La densità delle persone con un tale layout è ridotta. In situazioni in cui è richiesta la collaborazione dei dipendenti e c'è poco rumore nella stanza, è adatta una distribuzione lineare dei posti di lavoro. Le tabelle in questo caso si allineano in righe.

Se l'ufficio open space è grande, il sistema di moduli viene utilizzato più spesso. E qui è meglio cercare l'aiuto di un designer professionista. Ogni modulo è un dipartimento. Tra di loro, sono separati da tramezzi, scaffali o posti a sedere.

I mobili per tali uffici sono solitamente realizzati in stile high-tech. Ha molti tipi diversi di armadi e partizioni. In questo caso, gli armadi stessi spesso fungono da quest'ultimo. Un ufficio open space non deve solo apparire moderno, ma anche ergonomico. La maggior parte dei tavoli ha ritagli aerodinamici per un comodo posizionamento delle mani, nonché uno speciale bordo in poliuretano, che garantisce comfort e sicurezza d'uso. Ci sono spesso serrature centrali sui piedistalli.

Attrezzatura da lavoro. Un classico set di mobili per un dipendente è un tavolo, una sedia da ufficio e un armadio. In aggiunta, agisce un rack o un armadio.

I mobili devono essere inizialmente provvisti di fori per i cavi, sezioni per la posa dei cavi, canaline verticali o orizzontali.

Per quanto riguarda gli armadi per ufficio open space, dovrebbe essere possibile assemblarli in modo tale da soddisfarli compiti specifici(ad esempio, archiviazione della documentazione) e allo stesso tempo si inseriscono armoniosamente all'interno. È possibile utilizzare armadi realizzati con vari materiali, anche le dimensioni possono variare. Ma la copertura posteriore di tali mobili dovrebbe essere esteticamente attraente: abbinata a colori, rivestita in tessuto, truciolato laminato, ecc. Spesso gli uffici sono dotati di armadi bifacciali con una parete posteriore comune: ciò consente di risparmiare denaro e spazio.

Divisori in vetro e armadi separati. Anche un ufficio open space non può fare a meno di attrezzature per sale riunioni e uffici separati per top manager. Spesso le pareti di tali stanze sono di vetro e il loro unico vantaggio è l'insonorizzazione. Una tale decisione progettuale può essere definita piuttosto controversa, poiché le persone sono costrette a essere costantemente in vista. Alcuni semplicemente non sono in grado di lavorare normalmente in tali condizioni, quindi è meglio utilizzare le pareti divisorie in vetro solo quando si organizzano stanze di negoziazione, destinate principalmente a discussioni e lavoro di squadra.

Le sale riunioni sono spesso dotate di sedie o poltroncine speciali che possono essere rapidamente ripiegate o spostate per liberare spazio. Ma allo stesso tempo, non dobbiamo dimenticare l'affidabilità e la praticità di questo tipo di arredamento: ogni persona ha la sua corporatura e il suo modo di sedersi, e le trattative a volte si trascinano per diverse ore. In base a questo, sedie e poltrone vanno scelte con molta attenzione: per testarle, come si suol dire, personalmente, per valutare tutte le possibili caratteristiche.

L'ufficio del manager in un ufficio open space dovrebbe apparire confortevole, creare un senso di stabilità per i visitatori. Mobili adeguati aiuteranno in questo, con controsoffitti e supporti massicci, realizzati con materiali costosi e dotati di accessori adeguati. Oltre alle scrivanie, gli uffici dovrebbero essere dotati di scaffalature alte o basse (armadi), tavoli da conferenza per conferenze e riunioni di lavoro, allegati per briefing, freegobar e tavolini da caffè. Con l'aiuto di tutti questi elementi, in ufficio non sono attrezzati solo uno spazio di lavoro e un luogo per le trattative, ma anche un'area ricreativa.

Cucina e area salotto. Sul territorio dei grandi centri commerciali c'è sempre un bar dove il personale dell'ufficio può pranzare. Ma in ogni caso formato aperto lo spazio ufficio implica organizzazione posto speciale dove bere tè o caffè, oltre che rilassarsi e trascorrere qualche minuto in silenzio. Tali aree ricreative sono generalmente dotate di comode poltrone e divani. Se l'ufficio è piccolo o medio, l'area ricreativa è spesso abbinata alla cucina o per niente. Quindi nella stanza devi mettere almeno un piccolo tavolo da pranzo o un bar con diverse sedie.

La cosa principale è che una stanza separata con una porta dovrebbe essere assegnata per la cucina. In una stanza del genere, le persone possono comunicare liberamente senza interferire con il lavoro degli altri dipendenti.

Suggerimento 1. Fai più lavori. Se una persona sa come adattarsi, allora una stanza enorme con tavoli identici è abbastanza adatta per lavorare. Ma non tutti hanno un tale dono, e quindi tali condizioni influenzeranno negativamente la produttività del lavoro. La maggior parte delle persone ha le proprie preferenze. Qualcuno è in grado di lavorare solo in silenzio, e per una persona del genere è più adatto uno spazio semi-isolato. Qualcuno, al contrario, ha bisogno di una comunicazione attiva con i colleghi e in questo caso grandi partizioni interferiranno solo.

Naturalmente, il formato di un ufficio open space non implica la necessità di soddisfare le esigenze individuali di ciascun dipendente. Inoltre, è improbabile che ciò avvenga anche se lo si desidera. Ma è del tutto possibile fornire una scelta di almeno diverse opzioni. Molte aziende creano uno spazio simile a una biblioteca oltre allo spazio dell'ufficio principale. In questo luogo è vietato parlare al telefono, accendere la musica e condurre conversazioni ad alto volume. Un dipendente che ha bisogno di silenzio e ha bisogno dell'opportunità di concentrarsi può lavorare in una stanza del genere sul suo laptop.

Ha anche senso allocare uno spazio separato e dotarlo di un grande tavolo aperto, in cui sarà conveniente per i membri del team discutere questioni relative a un progetto comune senza disturbare i colleghi.

Suggerimento 2.Pianificare la corretta ubicazione delle singole aree dell'ufficio. Ricorda: i dipendenti degli uffici open space non dovrebbero essere sempre nella stessa stanza. Oltre allo spazio di lavoro, è necessario attrezzare un bagno e una sala riunioni, oltre a un luogo per mangiare. Alcune aziende hanno anche allestito una cabina telefonica speciale dove le persone possono effettuare chiamate senza disturbare i colleghi.

Tutti questi locali devono essere posizionati in modo tale che i dipendenti possano raggiungerli rapidamente e facilmente. Se una persona che ha bisogno di parlare al telefono è costretta a recarsi in un luogo appositamente designato dall'altra parte del corridoio, semplicemente non lo farà e inizierà a chiamare dal suo posto di lavoro. Lo stesso si può dire della zona pranzo. Se non vuoi che i dipendenti bevano il caffè direttamente alla scrivania, devi posizionare la sala da pranzo nel modo più comodo possibile.

È abbastanza difficile scegliere l'opzione ottimale per l'ubicazione delle zone, quindi è meglio affidare la questione a un designer professionista. Dopo aver analizzato le dimensioni, lo scopo e il numero di stanze, sarà in grado di offrire L'opzione migliore la loro collocazione. Inoltre, prima di iniziare a lavorare sull'accordo, vale la pena consultare lo staff. Dopotutto, queste persone lavoreranno in un ufficio open space, e quindi possono suggerire la posizione più conveniente per se stesse.

Suggerimento 3.Non dare la preferenza a partizioni alte. Le partizioni sono solitamente montate per creare almeno una parvenza di privacy per le persone. Ma se le pareti sono troppo alte, questo sarà uno dei motivi dell'aumento del livello di rumore in ufficio. Il fatto è che le persone che non vedono i volti dei loro vicini tendono a credere che queste partizioni facciano anche un buon lavoro nell'isolare il suono, e quindi puoi parlare a voce piuttosto alta al telefono. In realtà, questo è tutt'altro che vero. Le partizioni basse o la loro assenza fanno sì che i dipendenti si comportino in modo più sobrio: dopotutto, una persona può essere ascoltata e vista da tutti intorno.

Suggerimento 4.Stabilisci regole di comportamento. Ogni zona dell'ufficio è progettata per uno scopo specifico. E in ogni stanza devi comportarti di conseguenza. Ad esempio, l'area di lavoro principale non è destinata a conversazioni ad alto volume, al telefono o durante una discussione collettiva su eventuali problemi. I computer portatili non sono ammessi nella sala da pranzo. La sala riunioni non è un luogo dove bere il tè o ascoltare musica.

Se i dipendenti devono comunicare nell'ufficio open space principale, è possibile utilizzare una chat interna. Da un lato è comodo per il personale: non c'è bisogno di andare dall'altra parte del corridoio per risolvere qualche problema. D'altra parte, i manager possono sempre smascherare le persone che sono impegnate in chiacchiere inutili invece che nel lavoro.

Sarebbe bello introdurre un segnale condizionale che qualsiasi dipendente può dare se è occupato questione importante e non può essere distratto. Un tale segno, ad esempio, può essere una cuffia indossata sulla testa o speciali indicatori USB sui laptop. L'indicatore rosso in questo caso significa occupato, verde - disponibilità alla comunicazione.

Suggerimento 5Decora la stanza con la vegetazione.È stato a lungo dimostrato che le piante viventi che sono vicine alle persone nel senso più positivo influenzano la produttività del lavoro. E i dipendenti degli uffici open space non fanno eccezione. La presenza di tale "supporto verde" rende più facile il processo decisionale, la risposta a compiti complessi più rapida e il numero di errori commessi è inferiore. Molte aziende avanzate non si limitano a decorare i propri uffici con la vegetazione, ma allestiscono interi parchi e giardini al chiuso, spesso destinando a questo un piano o un tetto separato dell'edificio. Una persona che ha l'opportunità di visitare un giardino del genere in qualsiasi momento e trascorrere del tempo lì lavora meglio e in modo più produttivo dopo.

Naturalmente, non tutte le aziende possono permettersi tali spese. Ma decorare ogni stanza di un ufficio open space con piante viventi non è così costoso. Vasi alti di erbe aromatiche sono facili da posizionare sui davanzali e anche solo sul pavimento. Allo stesso tempo, non sarà difficile scegliere piante che non necessitino di cure particolari. Di tanto in tanto pulire le foglie e innaffiare il terreno può essere addebitato alla donna delle pulizie. Tali spazi verdi non solo daranno forza ai dipendenti dell'ufficio open space, ma nobiliteranno anche la stanza, rendendola più vivace e luminosa.

Suggerimento 6Non dimenticare i lavori per i superiori. Spesso, mentre le persone lavorano nella sala comune, i dirigenti dell'azienda sono seduti in uffici separati. Ma per fondersi con il team e controllare il processo di lavoro, a volte anche le autorità devono essere presenti nello spazio aperto. Ciò non significa che non sia necessario un account personale: solo poche ore al giorno devi stare tra i subordinati. Oppure puoi dedicare un'intera giornata a questo un paio di volte a settimana.

Tale modalità di lavoro consentirà al leader di essere più vicino alla squadra, per comprendere meglio le attività della squadra. Conoscere i punti di forza e lati deboli flusso di lavoro, è più facile trovare modi per ottimizzarlo.

Consiglio 7.Non aver paura di sperimentare.È quasi impossibile trovare al primo tentativo il formato open space ideale per i dipendenti che lavorano per l'azienda. Ogni squadra ha le sue caratteristiche, le persone hanno le loro esigenze e preferenze. Un manager che si preoccupa veramente del personale non approverà una volta per tutte le condizioni di lavoro. Dopo determinati intervalli, dovrebbero essere cambiati e vedere come ciò influisce sull'umore e sulle prestazioni dei subordinati.

Ci sono molte opzioni per organizzare un ufficio open space. I posti di lavoro possono essere disposti sia uno di fronte all'altro, sia sotto forma di "locomotiva". I tavoli possono essere disposti in file chiare, a forma di labirinto o anche in modo casuale. Anche il numero di persone sedute a un tavolo può variare. Solo lavorando in formati diversi, le persone potranno capire quale si adatta meglio a loro.

5 regole di comportamento in un ufficio open space

Daria Solovieva, Direttore delle Risorse Umane, KPMG in Russia e CSI, Mosca

Le persone che lavorano in spazi aperti sono tenute a seguire determinate regole di comportamento. Se ciò non viene fatto, allora su una comoda collaborazione e lavoro produttivo fuori questione.

1. Ogni dipendente deve disporre di spazio sufficiente, sia per il lavoro che per l'archiviazione di documenti e oggetti personali. Altrimenti, i tavoli saranno un disastro. È noto da tempo che la sensazione di caos riduce le prestazioni.
2. Una persona dovrebbe sempre sentirsi a proprio agio, anche sul posto di lavoro. Le partizioni in un ufficio open space proteggeranno i dipendenti dal rumore eccessivo e dal camminare dietro di loro. Non male se le finestre della stanza offrono una bella vista. Abbiamo finestre come questa lungo il perimetro della sala.
3. In un ufficio open space non dovrebbe esserci una sola sala riunioni, ma diverse. Ciò consente di convocare riunioni senza disturbare il resto dell'azienda. Inoltre, non puoi fare a meno di una cucina separata e di un'area ricreativa. Le persone dovrebbero essere in grado di sedersi su comode sedie, rilassarsi e parlare tra loro su argomenti astratti.
4. Le apparecchiature per ufficio nella sala comune devono essere posizionate nel modo più compatto possibile e il più lontano possibile dai luoghi di lavoro. È ancora meglio separarlo con un tramezzo in modo che il rumore di stampanti e fax non interferisca con le attività dei dipendenti.
5. Suono cellulari i lavoratori dovrebbero mantenerlo al minimo o spegnerlo del tutto. Una melodia di chiamata ad alto volume (particolarmente lunga se il proprietario non è a posto) interferisce notevolmente con il lavoro degli altri.

L'ufficio è un luogo di creatività, creatività, nascita di idee, e quindi il design di un ufficio in stile open space è diventato così popolare non solo in Occidente, ma anche in Russia.

Il concetto di open space (ovvero open space) nell'interior design di un ufficio moderno è diventato popolare non molto tempo fa. L '"ufficio aperto" è stato "rodato" in Occidente e oggi in Russia possiamo osservare un boom generale.

Cos'è un ufficio open space

Ufficio open space o ufficio di tipo aperto: il layout dell'area di lavoro, dell'ufficio, in cui non ci sono muri in quanto tali. Un'eccezione possono essere solo gli uffici dei dirigenti: pareti di vetro. La trasparenza delle partizioni supporta il concetto di ufficio aperto.

Ufficio design in stile open space: un unico spazio senza pareti e porte

A prima vista, nel paesaggio dell'ufficio, tutti i tavoli sono sparsi in disordine, con angoli diversi tra loro, formando aree di lavoro di diverse dimensioni e configurazioni. Tuttavia, in realtà, come spiega il creatore dello spazio aperto Frank Duffy, in questo caos c'è un chiaro ordine basato su studio dettagliato rapporti tra i diversi dipartimenti e individui.

Progettazione di uffici open space: modello di gestione orizzontale

Se nel vecchio tipo di uffici le chiacchiere dei dipendenti non erano incoraggiate, l'atmosfera di quelli nuovi, al contrario, li incoraggia a scambiare opinioni. I manager sono diventati più uniti sotto tutti gli aspetti.

Il rifiuto degli incarichi ha consentito risparmi significativi e una promozione non significa più separazione dalla squadra, a meno che il fortunato non ottenga un tavolo più grande.

Pro e contro di un ufficio open space

Nella progettazione di ogni spazio ci sono vantaggi e svantaggi. È come la legge dei vasi comunicanti, come una medaglia con due facce, yin e yang. Lo spazio aperto non fa eccezione. La nostra lista supera gli aspetti positivi del lavoro all'aperto. Forse non abbiamo ancora sentito pienamente tutte le difficoltà.

Vantaggi dello spazio aperto

• facilità di controllo di gestione;
• facilità di comunicazione tra i dipendenti;
• mancanza di pettegolezzi;
• massima interazione operativa tra i dipendenti impegnati nella stessa mansione;
• contatto visivo;
• relazioni democratiche;
• la pianificazione risolve il problema del risparmio.

Contro di spazio aperto

• conflitti interni sulla base di "aria fresca" - due campi opposti del condizionatore d'aria acceso e spento;
• facilità di diffusione delle infezioni;
• mancanza di spazio personale.

Design dell'ufficio in stile open space: risparmio sui costi

disposizione dell'ufficio open space

Un layout aperto è utile quando i dipendenti sono impegnati in lavori monotoni, ben regolati e di routine (call center, supporto tecnico, ecc.). Se noi stiamo parlando O lavoro creativo- lo spazio aperto, sorprendentemente, non è adatto.

È più pratico utilizzare stanze separate spaziose come studi creativi.

Design per ufficio in stile open space - galleria fotografica

Progettazione di uffici open space: il rumore

Progettazione di uffici in stile open space: facilità di controllo gestionale

Design dell'ufficio in stile open space: facilità di comunicazione tra i dipendenti

Progettazione di uffici in stile open space: facilità di diffusione dei contagi

Progettazione di uffici open space: contatto visivo

Progettazione di uffici open space: mancanza di spazio personale

Progettazione di uffici in stile open space: relazioni democratiche

Gli uffici open space sono noti fin dai tempi degli ingegneri di Henry Ford e rimangono ancora uno dei tipi di pianificazione più popolari. Lo dimostrano numerosi studi 9 motivi per cui gli uffici open space sono follemente stupidi che questo formato è diventato obsoleto: l'efficienza del lavoro è inferiore rispetto agli uffici tipo ufficio e i dipendenti si stancano più velocemente e hanno meno tempo.

I principali problemi che sorgono nello spazio aperto:

1. Rumore generato da persone e attrezzature.
2. Il rischio di diffondere il contagio se uno dei colleghi “responsabili” arriva in ufficio malato.
3. Incapacità di lavorare a causa di frequenti interruzioni e riunioni.

Se lavori meglio la mattina o la sera, quando la maggior parte dei tuoi colleghi non è al lavoro, e in due ore riesci a fare quello che non hai fatto nelle altre sei, dai un'occhiata ai nostri consigli.

Lasciando l'ufficio

Orario di lavoro flessibile

Se il formato del tuo lavoro lo consente, utilizza un programma flessibile. Per alcuni è meglio e più comodo lavorare la mattina, quando la maggior parte dei colleghi non è ancora sul posto di lavoro, mentre altri si svegliano nel tardo pomeriggio.

Segui i tuoi bioritmi.

Negoziare un programma del genere con i tuoi superiori può essere difficile, ma vale almeno la pena provarci. Se l'attività è completata, allora che differenza fa, in quale particolare periodo di tempo?

La pratica della casa editrice in cui ho lavorato ha mostrato l'efficacia di questo approccio. Solo i dipendenti coinvolti nel servizio clienti e i venditori avevano un orario di inizio e di fine chiaro per la giornata lavorativa. La redazione, la promozione e gli altri dipartimenti iniziavano formalmente alle 10:00, ma anche all'interno dello stesso dipartimento c'erano distinzioni tra gufi e allodole.

Transizione al telecomando parziale

Per alcune persone, indossare cuffie con cancellazione attiva del rumore può causare vertigini o mal di testa. E il punto qui non è la qualità delle prestazioni delle cuffie stesse, ma le caratteristiche anatomiche di una determinata persona e del suo apparato vestibolare.

Per non sprecare denaro, chiedi agli amici che hanno tali cuffie di prenderle in prestito per un paio di giorni, oppure prima di acquistare chiedi al negozio le caratteristiche del reso se improvvisamente le cuffie non ti si addicono.

Secondo la legge sulla protezione dei diritti dei consumatori Legge della Federazione Russa del 07.02.1992 n. 2300-1 "Sulla protezione dei diritti dei consumatori". e l'articolo 502 Codice civile Puoi restituire un articolo di buona qualità al negozio entro 14 giorni dall'acquisto. Ma il negozio potrebbe insistere sul fatto che queste cuffie sono prodotti tecnicamente sofisticati. Decreto del governo della Federazione Russa del 19.01.1998 n. 55. che non possono essere restituiti o scambiati.

Siamo impegnati nella riqualificazione

Osserva in modo critico la disposizione del luogo in cui lavori. Hai uno spazio dedicato alla cucina ed è una stanza separata, una staccionata o un tavolo al centro della stanza con bollitore per tè e caffè?

La caffettiera e altri elettrodomestici rumorosi dovrebbero essere isolati il ​​più possibile dalla stanza principale. Se c'è una recinzione separata, prova a negoziare per portarla al soffitto e separare la cucina dall'area comune con una porta.

Le stampanti e i dispositivi di raffreddamento devono essere posizionati il ​​più lontano possibile dai luoghi di lavoro.

L'ufficio dovrebbe essere diviso in aree rumorose e silenziose. Stabilire insieme marketer e programmatori - cattiva idea per entrambi i reparti.

Organizza il tuo posto di lavoro in modo che ti piaccia stare lì, perché trascorriamo la maggior parte della giornata al lavoro. Un posto di lavoro confortevole è un equilibrio tra apertura e spazio personale. Puoi isolarti dai colleghi con fiori, un tramezzo o un armadietto senza lasciare lo spazio comune.

Risparmia tempo

Il pericolo dello spazio aperto è che ogni dipendente è quasi a debita distanza. Quindi il vantaggio di questo layout si trasforma in una maledizione, perché sei costantemente distratto. Allo stesso tempo, quello che potrebbe essere un compito urgente e importante per il tuo collega si trasforma per te.

Quando si pianificano le riunioni, attenersi alla regola di assegnazione dei partecipanti obbligatori e facoltativi, al termine della riunione di pianificazione, inviare a tutti un protocollo con le decisioni finali e le scadenze per il completamento delle attività.

Dedica del tempo che sarà solo tuo per completare i tuoi compiti, quando nessuno dei tuoi colleghi ti distrarrà con le sue domande. Avvisa in anticipo i colleghi che ti stai preparando per una scadenza importante per l'intero team, quindi chiedi loro di non disturbarti in un determinato giorno o ora.

Lavorare in spazi aperti è una serie di compromessi. Inizia i cambiamenti con te stesso e il tuo ambiente immediato, poi gradualmente il resto dei tuoi colleghi raggiungerà i nuovi standard. Anche se non sei un leader, ma un normale impiegato, puoi cambiare in meglio la vita del tuo ufficio. Basta prendere una posizione attiva e promuovere le tue idee.

Raccontaci come risolvi i problemi del lavoro in open space?

La forma più comune di organizzazione del processo lavorativo oggi è l'ufficio. In una società sviluppata, la maggior parte delle persone ci lavora. Esistono varie configurazioni di uffici, una di queste è l'ufficio Open space. Diamo un'occhiata più da vicino a cosa si tratta.

Cos'è lo spazio aperto?

Spazio aperto (tradotto "spazio aperto“) è un tipo di layout dello spazio ufficio in cui i luoghi di lavoro si trovano in una grande stanza e sono separati l'uno dall'altro da sottili tramezzi.

Il primo ad utilizzare questo tipo di ufficio in America. Oggi, oltre il 90% degli impiegati statunitensi lavora in tali locali. Si è diffuso in Russia a metà del XX secolo.

Vantaggi e svantaggi

L'aumento sistematico del numero di uffici Open space è principalmente associato a un gran numero di vantaggi.

Tra i principali vantaggi ci sono:

1. Risparmio sull'affitto. La maggior parte delle organizzazioni affitta locali per le proprie attività. Open Space aiuta a posizionare i dipendenti in modo molto più compatto di quanto si ottenga con un tipo di armadio a corridoio. Di conseguenza, un'area più piccola significa costi inferiori.
2. Comoda interazione tra i dipendenti. La vicinanza dei dipendenti l'uno all'altro aiuta a risolvere rapidamente i problemi che sono sorti. Non c'è bisogno di correre in diversi uffici spendendo molto tempo su di esso.
3. Controllo migliorato. Lo spazio aperto non consente al dipendente di impegnarsi in questioni estranee, poiché in qualsiasi momento il capo può sorprenderlo a farlo.
4. Spirito di squadra e unità. Uno spazio senza pareti fa sentire i dipendenti uguali. Un ufficio aperto riduce notevolmente la possibilità di formare piccoli gruppi chiusi e aiuta i membri del team a sentirsi un tutt'uno. L'attenzione generale al raggiungimento degli obiettivi prefissati è in aumento. I dipendenti hanno un senso di responsabilità condivisa.
5. Migliore adattabilità per i principianti. Una parte integrante del flusso di lavoro è l'emergere di nuovi collegamenti in esso. I dipendenti che hanno appena iniziato le loro mansioni possono facilmente contattare qualsiasi persona esperta per un aiuto. Un principiante conosce anche l'intera squadra in breve tempo.
6. Tempo di scartoffie ridotto. Tutti i documenti sono in un unico posto, quindi non è necessario ritirarli dagli uffici.
7. Ridurre i costi delle apparecchiature. La disposizione compatta dei posti di lavoro consente di risparmiare almeno sui cavi di collegamento. Si risparmia anche sulle apparecchiature per ufficio.
8. Aumentare la fiducia dei clienti. Secondo la ricerca, a livello inconscio, i clienti si fidano maggiormente delle aziende con layout di uffici open space.

Come ogni fenomeno, gli uffici open space hanno i loro svantaggi:

1. Ambiente rumoroso. Viene creato un ambiente rumoroso, che non ha il miglior effetto sulle prestazioni dei dipendenti, in particolare il rumore colpisce le persone con bassa tolleranza allo stress.
2. Furto. In questo caso, ciò non significa il furto di effetti personali, ma la scomparsa di oggetti di lavoro di penne, carta, cucitrice.
3. Crescente conflitto. Ogni persona ha le sue caratteristiche individuali. È molto difficile trovare un compromesso su qualsiasi questione con un gran numero di persone interessate.
4. La diffusione della malattia. Nei luoghi in cui si accumula un gran numero di persone, le malattie trasmesse dalle goccioline trasportate dall'aria si diffondono molto più velocemente. La progettazione di un ufficio aperto contribuisce direttamente alla diffusione delle malattie a un ritmo accelerato.

Recensioni dei dipendenti

Negli Stati Uniti d'America molti ricercatori hanno studiato la comodità di lavorare negli uffici Open Space. Secondo la ricerca, la maggior parte dei dipendenti si lamenta di:

• che mancano di spazio personale;
• sulle condizioni climatiche all'interno;
• all'ambiente rumoroso di questo tipo di ufficio. Il rumore impedisce loro di concentrarsi.

Come aumentare la produttività dei dipendenti nella zona Open Space?

Se la produttività in un ufficio open space lascia molto a desiderare, ci sono una serie di misure per aiutarla ad aumentarla:

1. Disposizione intelligente della stanza. Il primo passo è occuparsi della disposizione interna dell'ufficio. È meglio abbandonare la standardizzazione del posto di lavoro a favore della diversità. È necessario fornire ai dipendenti la possibilità di scegliere un luogo in cui è più conveniente per loro lavorare. IN spazio ufficio allestire un grande tavolo assemblee generali, oltre ad attrezzare un'area ricreativa vicino al posto di lavoro. Vale anche la pena riempire l'intero spazio dell'ufficio con piante, ma in modo che non interferiscano con il flusso di lavoro.
2. Possibilità di regolazione ambiente interno . Tutti i dipendenti dovrebbero essere in grado di regolare la temperatura e l'umidità dell'aria, nonché la sua climatizzazione. Ciò creerà condizioni di lavoro accettabili per ogni persona.
3. Rifiuto di partizioni alte. Le partizioni alte contribuiscono ad aumentare il livello di rumore in tutto l'ufficio, mentre l'effetto di aumentare lo spazio personale è quasi impossibile da ottenere.
4. Stabilire regole. In qualsiasi grande squadra non si può fare a meno di un insieme di regole che regoleranno l'atteggiamento dei colleghi l'uno verso l'altro. Ad esempio, vale la pena raccomandare l'introduzione di segnali speciali, il divieto di ascoltare musica senza cuffie, parlare ad alta voce, ecc.
5. La leadership dovrebbe essere più vicina alle "persone". Di solito, i manager si assegnano un ufficio separato, mentre i dipendenti lavorano in uno spazio comune. Se il capo organizza un posto di lavoro non lontano dai suoi dipendenti e si rifiuta di farlo account personale, può migliorare il microclima nella squadra, aumentando così notevolmente la produttività.
6. "Respiro d'aria fresca. L'aria fresca aumenta l'attività cerebrale e riduce anche l'irritazione del sistema nervoso. Aiuta anche a combattere varie malattie. Pertanto, vale la pena installare una ventilazione forzata in ufficio, che fornisce un regolare apporto di ossigeno.