uy » Amallar » Ish xatlarining turlari va ularning tuzilish xususiyatlari. Ish xatlarining asosiy turlari

Ish xatlarining turlari va ularning tuzilish xususiyatlari. Ish xatlarining asosiy turlari

Ish maktubi biznes olamida vakillar o'rtasidagi muloqotning eng muhim usullaridan biridir turli tashkilotlar. U qat'iy, aniq, rasmiy uslub bilan ajralib turadi.

Ish xati

Endi, Internet asrida, biznes yozishmalarining ahamiyati pasaymadi, balki oddiygina ommaviy axborot vositalarini - qog'ozdan elektronga - o'zgartirdi va tezroq bo'ldi. Shuning uchun har bir ishchi uchun bu juda muhim, ish qidiruvchi, shuningdek, egallab turgan odamlar uchun rahbarlik lavozimlari to‘g‘ri tuza bilish har xil turlari ish xatlari.

Bundan tashqari, bu qisman uni professional sifatida tavsiflaydi, imkoniyatlarni kengaytiradi martaba rivojlanishi. Shu sababli, o'z martabasiga befarq bo'lmagan har qanday shaxs uchun ish yozishmalarini olib borish qoidalarini bilish va uning turli turlarini hisobga olish juda muhimdir. Ish xatlarining mazmuni ham, sifati ham muxbirning professionalligiga bog‘liq bo‘ladi.

Yordam bilan savollar hal qilinadi, da'volar qo'yiladi, shartnomalar muhokama qilinadi, qimmatbaho narsalar va hujjatlarni kuzatib borish ta'minlanadi.

biznes uslubi

Harflar aniq bo'lishi va so'zlarni talqin qilishda o'zgarishlarga yo'l qo'ymasligi kerak. Leksik shtamplarning takrorlanishiga (cheklangan miqdorda) ruxsat berilgan va hatto rag'batlantirilgan bo'lsa ham, qat'iy rasmiy bo'ysunish bo'lishi kerak. Qoidaga ko'ra, turli xil qarashlar biznes mavzulari bilan cheklangan bir nechta muammolarni qamrab oladi. Ohang faqat neytral qo'llaniladi, shaxsiy baholash va noo'rin hissiyotlarga yo'l qo'ymaydi.

Ish yozishmalar har doim rasmiy bo'lib, u ko'pincha ro'yxatga olinadi va qayd etiladi.

Harflarning turlari

Biznes rivoji, axborot texnologiyalari biznes yozuvlari va uning turlariga ta'sir ko'rsatish, uni yangi shakllarni olishga majbur qilish. Hozirgi vaqtda harflarning quyidagi turlari mavjud:

Diqqat, qiziqish, aloqa darajasini o'rnatish uchun mo'ljallangan murojaat. Manzil lavozimi, familiyasi, ismi va otasining ismi bo'yicha yoki umumlashtirilgan bo'lishi mumkin.
Xatning mohiyatiga kirish, xatning maqsadi yoki sababini aniqlab, tavsif, havola, rahmat, tabriklar, da'volar va boshqalardan iborat.
Asosiy qism (har qanday biznes yozishmalari bo'lishi kerak). Ish xatlarining turlari turli uchrashuvlar asosiy ma'lumotlar, takliflar, talablar, takliflar, so'rovlar, buyruqlarni o'z ichiga oladi. Unda mantiqiy asoslar, faktlarning qat'iy xronologik taqdimoti, muammoning tahlili, tuzilgan foyda yoki mumkin bo'lgan yo'qotishlar mavjud.
Ish xatlarining barcha turlari xulosalar, takliflar, kelishuvlar, rad etishlar, ogohlantirishlardan iborat xulosaga ega bo'lishi kerak. Masalan, bunday: eslatamiz, taklif qilamiz, so'raymiz, ogohlantiramiz.
Sizni keyingi hamkorlik, vaqt chegarasi, mumkin bo'lgan rad etish uchun sozlash uchun mo'ljallangan standart yakuniy iboralar. Shuningdek, yakuniy murojaat ijtimoiy qadriyatlar va ustuvorliklar tizimiga bo'ysunadi.

1. Xat savodli va o‘qishga qulay bo‘lishi, so‘zlarni to‘p-to‘plash va aniq ma’nosi noma’lum bo‘lgan leksik birliklardan foydalanmaslik kerak.

2. Barcha turdagi ish xatlari juda katta bo'lmasligi kerak, ma'lumotni iloji boricha qisqartirish va tuzish yaxshiroqdir.

3. Mutolaa jarayonida adresatda hurmat, maktubning individualligi, mavzuni o‘zlashtirish, muallifning ijobiy infuzionligini his qilish kerak.

4. Yozish jarayonida shartnomalarni vaqt, muddatlar, aloqalar va shartnomalar shartlari bo'yicha o'rnatish muhim ahamiyatga ega. Bu variantlar ro'yxati yoki etakchi savollar shaklida amalga oshirilishi mumkin.

5. Xatning xushmuomala va professional, xayrixoh ohangi, albatta, qabul qiluvchini ijobiy va tezkor javob berishga tayyorlaydi.

Komponentlardan biri muvaffaqiyatli biznes- tashkilotlarning barcha hujjatlarining kamida 80 foizini tashkil etuvchi ish yozishmalari qoidalariga rioya qilish. Barcha me'yorlarga qat'iy rioya qilish biznes xatlarining huquqiy ahamiyatini ta'kidlaydi va tijorat maqsadlariga tez erishishni ta'minlaydi.

Ma'ruza No 8, 9. Axborot-ma'lumotnoma hujjatlarini rasmiylashtirish

Ish xatlari tushunchasi va tasnifi

Ish (rasmiy) xat - aloqa vositasi bo'lib xizmat qiladigan keng tarqalgan rasmiy hujjatlar turining umumlashtirilgan nomi. turli tashkilotlar ularning faoliyati haqida. Ish xatlari toifasiga, agar uning mazmuni o'zaro manfaatlarga tegishli bo'lsa, jismoniy shaxslar va tashkilotlar o'rtasidagi yozishmalar ham kiradi.

Ish xatining asosiy xususiyati ularni pochta orqali (telegraf, faksimile, elektron pochta orqali) jo'natishdir.

Funktsional asosda ish xatlari aylanma xatlarga, so'rov xatlariga, kafolat xatlari, taklif, shikoyatlar, muqobil xatlar, tasdiqlash xatlari, bildirishnomalar, eslatmalar, so'rovlar, ma'lumot xatlari, taklifnomalar, reklama va shaxsiy xatlar.

Doira xatlari odatda yuqori tashkilot tomonidan yuboriladi, u ma'lum ma'lumotlar yoki ko'rsatmalarni bo'ysunuvchi korxonalarga yuboradi.

So'rov xatida xaridor sotuvchiga, import qiluvchiga, ekspertga berish so'rovi bilan murojaat qiladi batafsil ma'lumot mahsulot yoki xizmat haqida. Bunday so'rovlar bitimlarni tayyorlash va tuzish uchun ishlatiladi.

Kafolat xatlari oldindan berilgan va'dalarni yoki kelishilgan shartlarni tasdiqlash uchun yuboriladi.

Taklif - bir shaxsning boshqa shaxsga (akseptorga) yozma taklifi, u bilan shartnoma tuzish istagini bildiradi. Taklifda ko'rsatilgan amal qilish muddati aniq.

Rekultivatsiya - tijorat hujjati bo'lib, u shartnoma majburiyatlarini buzgan tarafga da'vo va zararni qoplash to'g'risidagi da'voni taqdim etadi. Shikoyat shikoyatga javob xatini o'z ichiga oladi.

Murojaat xatlari har qanday hujjatlar yoki moddiy boyliklar adresatga yuborilganda tuziladi. Qo'shimcha xat - bu hujjatlar va moddiy boyliklar harakatini nazorat qilish vositasi.

Tasdiqlash xatlari hujjatlar yoki moddiy boyliklar olinganligini tasdiqlash uchun yuboriladi.

Xabarnomalarda biror narsa xabar qilinadi yoki tasdiqlanadi. Odatda bu xatlar so'rovga javob bo'lib, "Sizning so'rovingiz haqida sizga xabar beramiz", "Sizga xabar beramiz" so'zlari bilan boshlanadi.

Eslatma xatlari telefon suhbatlari yoki shaxsiy aloqa orqali kerakli natijaga erishish mumkin bo'lmagan hollarda yuboriladi. Xatlar, agar ular amalga oshirilmasa, qanday choralar ko'rilishi mumkinligi haqida gapirish mumkin.

So'rov xatlarida har qanday so'rov bayon etilgan bo'lib, uning tez bajarilishidan tashkilot manfaatdorligi juda qisqa va hurmat bilan ta'kidlanadi.

Axborot xatlari - bu manfaatdor mansabdor shaxs yoki tashkilotni amalga oshirilgan ishlar to'g'risida zudlik bilan xabardor qiladigan xabarnomaning bir turi. Bunday xat uchun kotibning imzosi etarli. Undagi ma'lumotlarning katta ahamiyati bilan xat tashkilot rahbari tomonidan imzolanadi.

Taklif xatlari individual yoki jamoaviy adresatga yuborilishi mumkin. Qabul qiluvchilarning ko'pligi bilan, bo'sh joylar qo'l bilan to'ldirilgan bosilgan stencillardan foydalanish tavsiya etiladi.

Oqim ichida pochta yozishmalari tashkilot tomonidan qabul qilingan, ma'lum bir qismini shaxsiy xatlar egallaydi. Ularda mualliflar turli talab, shikoyat, takliflar bilan tashkilot rahbariyatiga murojaat qilishadi.

Strukturaviy xususiyatlar bo'yicha harflar tartibga solinadigan va tartibga solinmaganlarga bo'linadi. Shakllangan namuna ko'rinishidagi tartibga solingan harflar ba'zilar tomonidan kelishib olinadi normativ hujjat. Tartibga solinmagan (nostandart) harflar - bu rasmiy-mantiqiy taqdimot yoki etiket matni shaklida amalga oshirilgan matn.

Kompilyatsiya joyi harflar tashqi va murojaat qilish uchun ishlatiladigan harflarga bo'linadi ichki ishlar. Tashqi yozishmalar kiruvchi (kiruvchi) va chiquvchi (chiqish) yozishmalariga bo‘linadi.

Ma'lumotni tuzatish usuli bilan harflar qo'lda, mashinada, bosilgan, nusxa ko'chirish mashinalarida tayyorlangan, elektron.

Muddati bo'yicha Xatlar shoshilinch va shoshilinch bo'lmaganlarga bo'linadi. Shoshilinch hujjatlar amal qilish muddati qonun hujjatlarida belgilangan va tegishli hujjatlardir huquqiy hujjatlar, shuningdek, tashkilot rahbarining qarori.

Qiyinchilik darajasi bo'yicha harflar oddiy va murakkabga bo'linadi. Oddiy hujjatlar bir masala bilan bog'liq bo'lsa, murakkab hujjatlar bir nechta masalalarni hal qiladi.

Ommaviylik darajasi bo'yicha Ochiq harflar (maxfiy bo'lmagan) va kirish imkoniyati cheklangan harflarni ajrating. Ikkinchisi turli darajadagi maxfiylik (o'ta maxfiy, maxfiy va boshqalar), rasmiy foydalanish uchun hujjatlar (DSP), maxfiy hujjatlar.

Majburiyat darajasiga ko'ra maktublar ma'lumotli bo'lib, tashkilotlarning ishlab chiqarish va boshqa faoliyati to'g'risidagi ma'lumotlar va faktlarni o'z ichiga oladi va direktiv - majburiydir.

Saqlash muddatiga ko'ra, xatlar doimiy saqlanadigan xatlarga va vaqtinchalik saqlash xatlariga (saqlash muddati 10 yilgacha va 10 yildan ortiq) bo'linadi.

Egalik biznes uslubi- bu til formulalaridan, nutq burilish modellaridan foydalanish bilimi va qobiliyatidir. Ish xatini tuzuvchiga qo'yiladigan asosiy talab - bu aniq bir narsani baholash qobiliyati boshqaruv holati professional tarzda, ichki xushmuomalalik va xolislikdan foydalangan holda.

"Axborot axlatida" yo'qolmaydigan va o'qiladigan ish xatini qanday yozish kerak? Qoidalar, tavsiyalar, misollar

Bu so'z hamyonbop biznes vositasidir. Ish dunyosida o'z ishida so'zni ishlatmaydigan odamni topib bo'lmaydi.

Zamonaviy biznes asta-sekin yozishma biznesiga aylanib bormoqda. Xatlar yordamida - elektron yoki an'anaviy - mijozlar, biznes sheriklar, ish beruvchilar bilan aloqa mavjud. Maktub muallifni professional yoki munosabatlarni davom ettirishga arzimaydigan shaxs sifatida ko'rsatadi.

Mutaxassis yozishni bilishi kerak

Tushunarli
samarali
astoydil
Qiziqarli

Va o'rganish uchun hech qachon kech emas. Biz asoslardan boshlaymiz: biz biznes va oddiy yozuv o'rtasidagi farqni tushunamiz.

Ish xati oddiy xatdan qanday farq qiladi? Ish xatining o'ziga xos xususiyatlari

Xat - bu bir yoki ikki sahifadan iborat qisqa matn bo'lib, uning maqsadi adresatga biror narsa haqida ma'lumot etkazishdir.

Axborotning tabiati va xatni jo'natuvchi va oluvchi o'rtasidagi munosabatlar yozishmalarni ajratadi

biznes (rasmiy)
shaxsiy (norasmiy)

Ish xati quyidagilar bilan tavsiflanadi:

ixchamlik
aniqlik
fikrlash va mantiq
ma'lumot beruvchi
baholash va hissiy betaraflik
standartlashtirish:
rasmiy shakllardan foydalaniladi
nutqning turg'un burilishlari, maxsus ish yuritish atamalari va konstruktsiyalari qo'llaniladi
mavzular soni - 1-2
nishonga olish
aniq belgilangan bo'ysunish (agar kerak bo'lsa)

Ish xatlarining qanday turlari bor?

Ish xatining turini belgilaydi

1. Uni yozishdan maqsad

Tijorat maqsadlari

Siz bitim tuzmoqchisiz va uning o'ziga xos shartlarini taklif qilmoqchisiz - qabul qiluvchiga taklif xati (taklif) yozing

Agar siz tranzaktsiyaning siz uchun maqbul shartlari haqida qaror qilmagan bo'lsangiz, so'rov xatini yuboring
Siz o'z manzilingizni shartnoma bo'yicha majburiyatlarni uning tomonidan buzganligi haqida xabardor qilishni xohlaysizmi? Shikoyat xatini yozing

Notijorat maqsadlarda

Rahmat maktubida minnatdorchilik bildiring
Majburiyatlaringizni kafolat xati bilan, roziligingizni esa tasdiqlash xati bilan tasdiqlang
Agar sizning ma'lumotlaringiz qabul qiluvchini qiziqtiradi deb o'ylasangiz, ma'lumot xatlarini yozing
Eslatma xatlari bilan muhim shartnomalar, majburiyatlar, jarimalar haqida eslatib o'ting
Tabrik maktublarida tabriklash, so'rov xatlarida so'rash, hamdardlik maktublarida hamdardlik bildirish
Agar yuborish kerak bo'lsa muhim hujjatlar yoki moddiy qadriyatlar, yukingizni qoplashni unutmang muqovali xat

2. Qabul qiluvchi

Agar siz bir vaqtning o'zida bir nechta oluvchilarga xat yuborayotgan bo'lsangiz, unda siz dumaloq xat yozasiz

Sizning xatingiz bir vaqtning o'zida bir nechta mavzularga tegishi mumkin, bu esa uni avtomatik ravishda ko'p qirrali qiladi

4. Tuzilishi

Tartibga solinadigan harflar xatning matn qismini ma'lum bir naqsh bo'yicha tuzishni o'z ichiga oladi, tartibga solinmagan harflar esa erkin taqdimot shakliga ega.

5. Ketish shakli

konvertda
elektron
faks orqali

Ish xatining tuzilishi: kirish, asosiy, xulosa

Standart ish xatining tuzilishi ko'proq diqqat bilan ko'rib chiqishni talab qiladi.

To'g'ri tuzilgan xat quyidagi sxema bo'yicha bo'lishi kerak:

Keling, sxemaning ba'zi nuqtalarini batafsil ko'rib chiqaylik:

1. Sarlavha

Qoida tariqasida, bu xat mavzusining qisqacha mazmuni.

Muhim: Qabul qiluvchi xatingizni o'qishini istasangiz, sarlavhani to'g'ri tuzing.

Ishbilarmonlik yozishmalarida sarlavhalarning yo'qligi biznes yozishmalari bo'yicha asosiy ko'nikmalarga ega bo'lmagan yangi boshlanuvchilar uchun xosdir.

2. Ishlov berish

"Azizim" an'anaviy shakliga ega
bilan yozilgan Bosh harf qatorning o'rtasida

Muhim: Muomalada qisqartmalardan foydalanish taqiqlanadi!

3. Preambula

oluvchini xatning asosiy g'oyasi bilan tanishtiradi
adresatni xatdagi keyingi ma'lumotlarni to'g'ri idrok etishga tayyorlaydi

4. Matnning asosiy qismi muqaddimada keltirilgan asosiy fikrni asoslaydi

Maktubning bu qismi

siz taklif / murojaatning mohiyatini aniq ko'rsatasiz
dalillarni keltiring: faktlar, raqamlar, xat mavzusi bo'yicha boshqa o'ziga xosliklar. ekspert xulosasi, o'zining ijobiy/salbiy tajribasi

Asoslash qulayligi uchun quyidagi sxemadan foydalanish mumkin:

Muhim: Oxirgi xatboshida ma'lum bir qadam yoki kutilgan natijani ko'rsatadigan va qabul qiluvchini harakatga undaydigan ibora bo'lishi kerak.

5. Xulosa:

6. "Imzo" oynasida adresat to'g'risidagi ma'lumotlar ko'rsatilishi kerak:

lavozim

Yozish uslubini tanlashda qanday xato qilmaslik kerak?

IN ish yozishmalar Siz doimo yozish uslubi va qabul qiluvchi bilan muloqot qilish ohangini tanlashga to'g'ri keladi. Sizning xabaringiz qanchalik quruq, rasmiy, rasmiy yoki aksincha, jonli, iliq, insonparvar bo'lishi kerak?

Ishbilarmonlik yozishmalarida shaxsiy uslub xat yozgan shaxsning individual fazilatlarini ta'kidlaydi.
Rasmiy uslubdan foydalanishda faktlar aytiladi va ular asosida tegishli xulosalar chiqariladi.
Shaxsiy uslub maktub muallifi va qabul qiluvchi o'rtasidagi teng huquqli muloqotni o'z ichiga oladi.
Rasmiy uslub maktubni o'quvchi hisoblashi kerak bo'lgan aniq bo'ysunish va kuchni ko'rsatadi.

Ish xatida to'g'ri muloqot uslubini tanlash uchun quyidagilarni ko'rib chiqing:

siz va sizning manzilingiz qaysi vazn toifalarida
siz yaxshi yo'l bilan muzokara qilishni yoki kuchli pozitsiyadan bosim o'tkazishni xohlaysiz

Tanlangan uslubga qanday rioya qilish kerak?

Shaxsiy uslub

Kishilik olmoshlarining mavjudligi: men, biz, siz
Masalan: Sizdan uzr so'rayman va bunday xatolar boshqa takrorlanmasligini chin dildan tilayman.
To'g'ridan-to'g'ri murojaatlar va so'rovlar
Masalan: Iltimos, shaxsiy narsalarni qarovsiz qoldirmang.
Hissiy baholovchi iboralardan foydalanish: yulduz yoshligi, karlik qobiliyatsizligi

rasmiy uslub

Kishilik olmoshlarini mavhum otlar bilan almashtirish
Masalan: Kinoteatr ma'muriyati kechki tomoshalar jadvali o'zgargani uchun chin dildan uzr so'raydi
Shaxsiy murojaatlar va so'rovlarni bayonotlar bilan almashtirish
Masalan: Iltimos, shaxsiy narsalarni qarovsiz qoldirmang
An'anaviy klerikalizmdan foydalanish: Men sizning ma'lumotingizga keltiraman, chunki

Agar siz minnatdorchilik maktubi yoki hamdardlik maktubi, ya'ni his-tuyg'ularingizni ifoda etishingiz kerak bo'lgan ish xatlarini yozayotgan bo'lsangiz, rasmiy uslub mutlaqo mos kelmaydi. Agar so'rov xati yoki taklif xati yozayotgan bo'lsangiz, shaxsiy uslubga rioya qilish yaxshiroqdir.

Da'vo xati nima va uni qanday yozish kerak? U boshqa turdagi harflardan nimasi bilan farq qiladi?

Muhim: xat yozayotganda, qabul qiluvchining e'tiborini undan qanday harakatlar kutayotganingizga qarating. Shuningdek, siz qo'ygan vazifalarni amalga oshirish uchun aniq vaqt oralig'ini belgilang.

Shikoyat xati shabloni uni to'g'ri yozishga yordam beradi:

Javob xati nima va uni qanday yozish kerak?

Maslahat xatlarining ikki turi mavjud:

rad etish xati
ijobiy javob xati

Har ikki turdagi harflarni yozish ikkitadan iborat umumiy qoidalar(tashabbus xati to'g'ri yozilgan bo'lsa):
1. Javob xatida tashabbus maktubining lug‘at boyligi va nutqiy namunalari saqlanadi
2. Javob xati matni haqida ma'lumot bo'lmasligi kerak

tashabbus maktubi yozilgan sana
uning ro'yxatga olish raqami

Do'stona va to'g'ri rad etish xatining namunasi quyida ko'rsatilgan:

Biroq, taslim bo'lish har doim ham yumshoq bo'lishi shart emas. Muloqotning qattiq va qat'iy uslubi zarur bo'lgan holatlar mavjud. Quyida qattiqdan yumshoqgacha bo'lgan barcha holatlar uchun rad etish xati shabloni keltirilgan:

Axborot xati: uning javob xatlari va shikoyat xatlaridan farqi

Ma'lumot xati ko'p funktsiyali:

ma'lumot beradi (masalan, narxlar ro'yxatidagi narxlar o'zgarishi haqida)
xabardor qiladi (direktorlar kengashi a’zolarini qayta saylash to‘g‘risida)
xabar beradi (tovar jo'natilganligi to'g'risida)
e'lon qiladi (niyatlari)
tasdiqlaydi (tovarlarni qabul qilish)
eslatadi (shartnoma bo'yicha o'z zimmasiga olgan majburiyatlarning bajarilishi to'g'risida)
reklama va ma'lumot beradi (umuman kompaniya haqida, xususan, tovarlar / xizmatlar haqida)

Ehtimol, bugungi kunda eng dolzarb masala reklama va axborot xatini qanday yozish kerakligi masalasidir.

1. Tuzilishning yo'qligi
2. Xat matnida jargon yoki norasmiy lug'atning mavjudligi
3. Bezovta dizayn
4. Imlo, sintaktik, stilistik xatolarning ko'pligi
5. Xatda ishonchli faktlar, ob'ektiv ma'lumotlarning yo'qligi
6. Xushmuomalalikning elementar qoidalarini buzish (ayniqsa, shikoyat xatlarida)
7. Matnda og'ir va tushunarsiz gaplardan foydalanish
8. Materialni taqdim etishda mantiqning yo'qligi
9. Qisqartmalarning transkriptlarining yo'qligi
10. Matnni maqsadsiz tuzilgan taqdirda uning umumiy xiralashishi

Ish xatlari haqida yana nimani bilishingiz kerak?

1. Zamonaviy ish yozishmalar uchun matn kompozitsiyasining blokli tuzilishi usuli qo'llaniladi.
Bu usul vaqtni tejaydi va barcha biznes hujjatlarining umumiy uslubini saqlaydi. Xarakterli usul - ochiq tinish belgilari yoki nuqtalar / vergullar yo'qligi (masalan, ro'yxatlarni tuzishda)

2. Xat sarlavhasi uchun sans-serif shriftidan (masalan, Arial) foydalanish mumkin. Bunday shrift ongsiz ravishda barqaror va mustahkam sifatida qabul qilinadi.

3. Asosiy matn serif shriftlardan foydalanishi kerak (Times News Roman). Seriflar ko'zlarning harfdan harfga o'tishini osonlashtiradi va o'qishni tezlashtiradi

Muhim: Har doim qo'lda yozilgan harflar bor!
Bu tabrik xatlari, hamdardlik maktublari, minnatdorchilik xatlari

Katta miqdorda foydali ma'lumotlar ish maktublari uchun matnlarni tayyorlash bo'yicha Sasha Karepinadan videoda topish mumkin.

Video: Muqova xatlari va rezyumeni qanday yozish kerak

Video: “Hikoyachilardan saboq”. Matnlarni sotish sirlari

Xat - pochta, kuryer, faksimil, elektron pochta va boshqalar orqali yuboriladigan turli mazmundagi hujjatlarning umumlashtirilgan nomi.

Ma'lumki, kiyimda tanishing. Shuning uchun, sizning maktubingizning "kiyimi", ya'ni. konvert va qog'oz benuqson bo'lishi kerak. Aks holda, xatingiz qabul qiluvchi uchun eng qimmatli ma'lumotlarni o'z ichiga olgan bo'lsa ham, chiqindi qog'oz savatida o'qilmagan bo'lish xavfini tug'diradi.

Bu, ayniqsa, kompaniyani tanishtirish, mahsulot, tovarlar, xizmatlarni taklif qilish va ishga murojaat qilish kabi xatlar uchun to'g'ri keladi. Konvert zich, shaffof bo'lmasligi kerak, standart o'lcham oq qog'ozdan. Konvertdagi manzil chop etilishi yoki shaffof oyna orqali ko'rinishi kerak. Bu erda qat'iy cheklovlar va qoidalar yo'q.

Agar siz ma'lumot so'ramoqchi bo'lsangiz, tovarlar yoki xizmatlarga buyurtma bermoqchi bo'lsangiz, konvert ham, qog'oz ham eng qimmat bo'lmasligi mumkin, lekin baribir sifatli.

Qog'oz, agar siz kompaniyangizning standart shaklini ishlatmasangiz, eng qat'iy talablarga ham javob berishi kerak: A4 formati, oq, qalin, nuqsonlar va dog'larsiz varaq, ayniqsa hamkorlikni taklif qilsangiz, kompaniyangizni vakillik qilsangiz yoki yollangan bo'lsangiz. Imzo shunday tuzilgan bo'lishi kerakki, qabul qiluvchi sizda munosib qalam yo'qligini yoki imzoingizni qayta tiklashga ishonchingiz komil emasligini his qilmasligi kerak. Sizning maktubingiz birinchi qarashda mustahkam, hurmatli taassurot qoldirishi kerak.

Xat ma'lumotli, qisqa va bir sahifadan ko'p bo'lmasligi kerak. Hech kim bir sahifadan ortiq o'qimaydi.

Barcha ish maktublari bajarilganligini bildiruvchi va uni amalga oshirish imkoniyatini oldindan ko'ra, javob xatini talab qiluvchi xatlarga va javob xatini talab qilmaydigan xatlarga, ish va tijorat xatlariga bo'linishi mumkin.

Ish xatlarining turlari:

1)Ma'lumot pochtasi yuborilgan mansabdor shaxslar, va u ishning borishi haqida ma'lumot beradi yoki har qanday ish, masala, faktlar, hodisalar va boshqalar haqida ma'lumot beradi. Ko'pincha bunday xatlar yordamida tashkilot va mahsulotlarning faoliyati targ'ib qilinadi.

2) ichida so'rov xati jo'natuvchi qiziqtirgan savolga javob so'raydi yoki talab qiladi yoki bajarilgan ish haqida tushuntirish beradi va hokazo.

3)Muqova (yoki qopqoq) xat- bu qabul qiluvchiga hujjatlar yoki moddiy boyliklar yuborilganligi haqida qisqacha xabarnoma. Bunday xatlar ijroning mohiyati yoki hujjatni jo'natish maqsadi haqida tushuntirishlarni o'z ichiga olgan holda tuziladi.

4) ichida eslatma xati har qanday harakatni amalga oshirish muddati yaqinlashayotgani, tezlashishi yoki tugashi haqida xabar beriladi.

5)Ariza xati- bu u yoki bu buyurtma qilingan xizmat xati, ariza.

6) ichida so'rov xati muassasalar, korxonalar, tashkilotlar yoki alohida fuqarolar adresatga ariza bilan murojaat qiladilar.

7)Javob xati- bu so'rovlar, arizalar, buyruqlar va boshqalarga javob beradigan xat. Matn tashabbus hujjati bo'yicha qabul qilingan qarorni belgilaydi.

8)Kafolat xatlari har qanday bitimlarda sheriklarning majburiyatlarini belgilash yoki tasdiqlash: bajarilgan ish uchun to'lov, uy-joy bilan ta'minlash va boshqalar. Ushbu hujjat bosh va bosh buxgalter tomonidan imzolanishi, tashkilot muhri bo'lishi kerak.

9)Taklifnoma. Xatning maqsadi - uchrashuv, yig'ilish, konferentsiya va hokazolarga taklif. Muayyan shaxsga, odamlar guruhiga, tashkilotga qaratilgan va tadbirning to'liq kun tartibini, ma'ruzachilarning ismlarini va boshqalarni o'z ichiga olishi mumkin.

10)Xabarnoma. Bu ko'pincha so'rovga javobdir.

11)Tasdiqlash xati hujjatlarni, qimmatbaho narsalarni olganligi haqida xabar beradi, faktlarni, harakatlarni tasdiqlaydi. Tasdiqlash xatlarini yuborish majburiy qismdir biznes aloqalari. Bu muammoni nazoratdan olib tashlash imkonini beradi.

12)Da'vo xati xarid qiluvchi korxona tomonidan yetkazib beruvchi tashkilot manziliga yuboriladi. Matn da'vo muallifi tomonidan taqdim etilgan talablarni ko'rsatadi.

Xatlar blankalarda tuziladi va quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi: adresat, matnning sarlavhasi, ariza mavjudligi to'g'risidagi eslatma, imzo, ijrochi haqidagi eslatma.

Rasmiy yozishmalarga xatlarning koʻp turlari va turlari kiradi: soʻrovlar, takliflar, bildirishnomalar, eslatmalar, bildirishnomalar, muqova va kafolat xatlari, taklifnomalar, arizalar, daʼvolar va boshqalar.

Ish xatining tuzilishi.

Har qanday xat yozishda siz har doim formulaga amal qilishingiz kerak: qisqacha va aniq. Ish xati bir sahifadan ko'p bo'lmasligi kerak.

Xat matni, qoida tariqasida, uch qismdan iborat: kirish, dalil va xulosa. Kirish qismida maktubni yozish sabablari, dalilda – faktlar, xat muallifining mulohazalari va tushuntirishlari, uning hisob-kitoblari, xulosada – xatning asosiy maqsadi ko‘rsatilgan.

Xat matni nafaqat barcha uch elementdan, balki ikkitadan - kirish va xulosadan, hatto bitta - xulosadan iborat bo'lishi mumkin.

Xatlar blankada beriladi.

Hujjat turining nomi harflarda ko'rsatilmagan.

Xatlar ikki nusxada tuziladi: birinchi nusxasi chiquvchi hujjatlar jurnalida ro'yxatdan o'tkazilgandan so'ng adresatga yuboriladi, ikkinchisi faylda saqlanadi.

Xizmat xatlari yuborilishidan oldin muassasa rahbari tomonidan imzolanishi kerak. Agar xat pul, mulkiy, moddiy yoki kredit xarakteriga ega bo'lsa, u holda buxgalterning imzosi talab qilinadi. "Imzo" rekvizitlariga qarang.

2. FAKSLAR, TELEGRAMLAR, TELEFON GRAMMALARI, E-Pochta

Fakslar, aslida, tezkor harflardir, shuning uchun harflarga qo'yiladigan barcha talablar ularga qo'llaniladi. Bundan tashqari, ba'zi hollarda faks xabari asl nusxani yuborish orqali tasdiqlanadi oddiy pochta orqali. Fakslarning ikki turi mavjud - shoshilinch javobni talab qiluvchi juda qisqa xabarlar va uzoqroq. Birinchi holda, xabar standart shaklda yoziladi. Agar uzoq xabar yuborilgan bo'lsa, standart shaklda ma'lumot kimga yuborilganligi va ilovalarning mazmuni to'g'risidagi xabar (shartnoma, buyurtma va boshqalar) ko'rsatilishi kerak.

Elektron pochta- interaktiv rejimda, telekonferentsiya rejimida va hokazolarda ishlash imkonini beruvchi mutlaqo maxsus aloqa turi. va elektron yozishmalarni olib borishning o'ziga xos xususiyatlari tufayli katta imkoniyatlar va katta qiyinchiliklarni ifodalaydi. Bir tomondan, elektron pochta xabarlari odatdagi o'tmishdoshlaridan deyarli farq qilmaydi - qog'oz harflar. Elektron pochtada oluvchining manzili va jo‘natuvchining manzili, xabarni jo‘natish va qabul qilish sanasi va vaqti, xat matni va jo‘natuvchining imzosi, xabar mavzusi, ilova qilingan fayl ariza vazifasini bajaradi.

Biznes elektron pochtasi bu xalqqa xos bo'lgan madaniyat va an'analarga rioya qilishni anglatadi, ijtimoiy daraja yoki hatto biznes sohalari. Masalan, amerikalik muloqotning deyarli norasmiy darajasiga tezda o'tishi mumkin, bu sizning biznesingiz uning uchun ustuvor ekanligini anglatmaydi, bu shunchaki ular buni qanday qilishlari. Ovrupoliklar o'zlarining masofalarini oxirgisigacha saqlab qolishadi va xuddi shu sababga ko'ra. Eng maqbuli, munosabatlarning bosqichma-bosqich rivojlanishini qat'iy rasmiydan norasmiygacha tanlashdir. Ishbilarmonlik aloqalarining uslubi va shakli rasmiy uslubda bo'lishi kerak.

Shuni esda tutish kerakki, sizning xabaringiz qabul qiluvchining pochta qutisiga etib borishidan oldin ko'plab serverlar bo'ylab sayohat qiladi va ko'pchilikning e'tiboriga havola etiladi. Shuning uchun, elektron pochta bilan ishlaganda, sizning elektron pochtangiz hech qanday sharoitda na sizga, na kompaniyangizga, na qabul qiluvchiga zarar keltirmasligini yodda tutishingiz kerak.

3. Hujjat shakli haqida tushuncha. Burchak va uzunlamasına shakllar.

Bo'sh hujjat - bu standart qog'oz varag'ida yoki maxsus muhr bilan bosilgan doimiy xat. zarur tafsilotlar. Ushbu rekvizitlar hujjatning rasmiy (kompaniya) shaklini tashkil qiladi.

Har bir hujjat rekvizitlar (nomi, manzili, matni, sanasi va boshqalar) deb ataladigan bir qator tarkibiy elementlardan iborat. GOST quyidagi ta'rifni tuzatadi:

Takliflar zarur element rasmiy hujjatning ma'lum bir turiga xos bo'lgan rasmiylashtirish.

Turli xil hujjatlar hujjatni yaratish maqsadlari, uning maqsadi va boshqalar bilan belgilanadigan turli xil rekvizitlar to'plamidan iborat. Lekin har qanday holatda ham, moddiy tashuvchida qayd etilgan ma'lumotlar affikslash orqali rasmiylashtirilishi kerak. zarur tafsilotlar. Shundagina u hujjatga aylanadi.

Xizmat shakllarini ishlab chiqarishda ikkita asosiy qog'oz standarti qo'llaniladi: A4 (210x297mm) va A5 (147x210mm). A3 (420x297mm) va A6 (148x105mm) formatdagi shakllardan foydalanishga ruxsat beriladi. Hujjatlar shakllari kamida 20 mm - chap va yuqori, 10 mm - o'ng va pastki chetlariga ega bo'lishi kerak.

Tashkiliy-ma’muriy hujjatlarga xizmat ko‘rsatish shakllarining uch turi mavjud: umumiy shakl, xat shakli, blank o'ziga xos turi hujjat. Xatdan tashqari har qanday turdagi hujjatlarni tayyorlash uchun umumiy shakl qo'llaniladi.

blanka

Ushbu shakl ta'kidlangan, chunki xat boshqa tashkilotlarga jo'natish uchun mo'ljallangan va shuning uchun korxonaning manzil ma'lumotlarini o'z ichiga oladi. Xatning shakli tafsilotlarni o'z ichiga oladi: tashkilot nomi, tashkilot to'g'risidagi ma'lumotnoma ma'lumotlari, tashkilot kodi. Xatlar uchun shaklda rekvizitlarning joylashuvi ko'rsatilgan: hujjatning sanasi, hujjatning ro'yxatga olish raqami, ro'yxatga olish raqamiga havola va hujjatning sanasi. Blankada gerb yoki gerbning tasviri va bosh tashkilot nomi ham bo'lishi mumkin.

Tafsilotlarni ro'yxatdan o'tkazish usullari

_________________ ________________________ _________________ ______________

___________ _________ ____________ __________

______ ____________ ______ ____________

Hujjatlarning shakllariga qo'yiladigan talablar: hujjatlar blankalarda tuziladi, belgilangan rekvizitlar to'plamiga va ularni joylashtirishning barqaror tartibiga ega bo'lishi kerak.

Hujjat shakllarining ikkita asosiy formati mavjud - A4 (210 x 297 mm) va A5 (148 x 210 mm).

Shaklda ham, unsiz ham tuzilgan hujjatning har bir varag'ida maydonlar bo'lishi kerak, mm:

20 - chap,

10 - o'ng,

20 - yuqori,