Cosa occorre per aprire un'agenzia vacanze. Piano aziendale per l'organizzazione delle vacanze

Oggi, per festeggiare un anniversario, un matrimonio, la nascita di un figlio o un battesimo, le persone non si accontentano solo di una festa.

L'anima richiede qualcosa di insolito, memorabile per tutta la vita. Inoltre, a volte è una buona idea mettersi in mostra. Organizzare tutto non è facile né economico.

Pertanto, hanno iniziato a ricorrere ai servizi di professionisti. Le agenzie di gestione degli eventi hanno guadagnato una popolarità diffusa. È per questo questo tipo il business è molto interessante per gli imprenditori. È necessario coprire più attentamente tutti gli aspetti principali caratteristici di questo campo di attività.

Cosa devi ricordare quando apri un'agenzia di organizzazione eventi?

Il piano aziendale di tale organizzazione è abbastanza semplice. Per prima cosa ti serve un ufficio. Questo è il volto della futura agenzia. Non può essere noioso o standard. L'ufficio dovrebbe dimostrare che lavorano qui persone creative, capace di trasformare la vita in una vacanza. È inoltre necessario affrontare correttamente la selezione del personale. A volte il toastmaster a un matrimonio ispira orrore e il clown in un ristorante per bambini ti rende triste. Non dovrebbe essere così.

Prima di aprire un’agenzia di vacanze, dovrai prepararti e fare molte cose. Ad esempio, dovrai acquistare attrezzature: attrezzature musicali, proiettori, schermi, decorazioni, ecc. Dovrai acquistare veicoli. E questi sono costi aggiuntivi.

Molto dipenderà dal modello veicolo. Sarebbe carino marchiarlo con il logo dell’organizzazione e qualche immagine divertente. Sarebbe un'ottima opzione se tutto quanto sopra potesse essere affittato in modo redditizio.

Attività promozionali e registrazione

Devi essere preparato al fatto che ci saranno spese per pubblicità e marketing, poiché la concorrenza in questo mercato è piuttosto seria. Dovrai anche registrare la tua attività. Come forma organizzativa e giuridica, dovresti scegliere LLC.

Questa scelta è la più ottimale, poiché tra i clienti abituali ci saranno molte aziende e società. L'imprenditore dovrà anche selezionare un certo tipo di tassazione. Non avrai bisogno di licenze o documenti specializzati per aprire un'agenzia per l'organizzazione delle vacanze.

Un business plan dovrebbe essere pianificato attentamente

Prima di avviare la propria azienda, è necessario pianificare tutte le entrate e le uscite su carta. Questa è la parte principale di un business plan. Per prima cosa devi fare un elenco dei servizi che l'agenzia fornirà. Ad esempio, organizzando celebrazioni come compleanni, feste per bambini, matrimoni, ritiri eventi aziendali, scenette, ecc.

Ogni servizio implica uno scenario specifico per la vacanza. Inoltre, per ogni articolo viene compilato un elenco di tutto il necessario. Ad esempio, una sala per banchetti, una sala con palco, trasporti, palloncini, colombe per un matrimonio, decorazioni floreali, musicisti, attori, costumi, attrezzatura fotografica e video, ecc. Ne risulterà quindi una stima approssimativa per ogni tipo di evento , almeno "dall'inizio alla fine."

Sarà utile analizzare quanto sarà attivo questo mercato nella città in cui aprirà l'agenzia di organizzazione vacanze. Il piano aziendale dovrà essere integrato qualora emergano nuove idee.

Locali commerciali

Come organizzare un'agenzia per l'organizzazione delle vacanze in modo che porti il ​​massimo profitto? Questo è possibile solo se si sceglie saggiamente l'ubicazione dell'ufficio.

Sarebbe meglio se fosse il centro degli affari della città. Lì si concentrano centri direzionali con molti uffici (e questi sono potenziali clienti dei servizi dell'agenzia), centri commerciali con un enorme traffico di possibili clienti privati.

Tali zone di solito hanno buoni collegamenti di trasporto, il che significa che sarà conveniente per i clienti provenienti da altre parti della città arrivarci.

L'ufficio dovrebbe essere composto da più stanze. La sala riunioni dovrebbe essere decorata in modo creativo e costoso. L'ufficio per i manager può essere più semplice (questo è un back office), ma dovrebbe essere comodo per lavorare. E, infine, una sala per le prove, l'installazione dell'attrezzatura, la preparazione di un fonogramma, ecc. Questo è il minimo. Dopotutto, il direttore e il contabile possono inizialmente condividere l'ufficio con i dirigenti.

Acquisto dei mobili e di tutte le attrezzature necessarie

Per l'ufficio avrai bisogno di mobili, attrezzature per ufficio, computer, laptop e articoli di cancelleria. Questo è tranne equipaggiamento speciale, di cui si è scritto sopra. Il personale di cui avrai bisogno è un contabile, un responsabile delle vendite (uno o più), un direttore creativo (uno o più) e un designer.

È importante che il responsabile delle vendite sia un maestro delle trattative, sappia parlare con eventuali clienti e sia una persona affascinante e sorridente. Deve formare, ricostituire e adattare costantemente la base di clienti. Quindi non dimenticherà di congratularsi con te per il tuo compleanno, Capodanno e inaugurazione della casa.

Sarebbe bello sapere quando sono i compleanni dei figli e degli amati nipoti, per ricordare anche le occasioni di vacanza più inaspettate di tutti i proficui clienti. Il resto dei dipendenti, come attori, musicisti, camerieri, addetti alle pulizie, ovviamente non hanno bisogno di essere assunti a tempo indeterminato, ma utilizzano i loro servizi di tanto in tanto.

Il sito sarà in grado di aumentare la redditività

Per aumentare le entrate che porterà l'agenzia di organizzazione delle vacanze, il piano aziendale deve essere integrato con il paragrafo descrizione dettagliata attività pubblicitarie. Inoltre, è necessario familiarizzare il cliente con l'intera gamma di servizi forniti dall'organizzazione. Pertanto, avrai bisogno di un sito web. Di conseguenza, ci saranno costi per la promozione della risorsa.

Sarebbe bello fare pubblicità sulla stampa, negoziare con gli uffici del registro in modo che offrano i tuoi servizi, fallo invii. Puoi assumere un team di promotori che distribuirà per le strade volantini con informazioni sull'agenzia. Man mano che l'agenzia cresce, non è più possibile fare a meno di un marketer.

L’ostacolo principale all’avvio di un’impresa è la mancanza di denaro.

Pertanto, l’immaginazione è limitata solo dal budget. Dopotutto, un'agenzia può essere composta da due studenti che decorano la stanza con palloncini e fanno ridere i bambini con costumi da clown. O forse un intero team creativo che porta 500 persone nella natura, organizza lanci con il paracadute, un torneo di paintball, pesca, caccia all'orso e la sera Elton John canta per loro.

Inoltre, il piano aziendale dell'agenzia di vacanze dovrebbe descrivere gli aspetti legali dell'azienda. Forma di organizzazione, statuto, capitale autorizzato, ecc. Puoi investire in affari con il tuo o fondi presi in prestito. In Russia le banche non concedono prestiti ad un’idea imprenditoriale basata solo su un business plan. Esistono programmi a sostegno delle piccole e medie imprese, ma anche lì è necessario che l'azienda operi con successo da tempo e sono previsti investimenti per il suo ulteriore sviluppo.

Il prestito deve essere garantito da qualcosa: la garanzia è altamente liquida e supera l'importo del prestito di due o più volte. Anche gli investitori privati ​​hanno bisogno di garanzie. Inoltre, di solito sono più alti tasso d'interesse. Cioè, è facile calcolare quanto puoi contare in un dato caso. Ecco come appare la comprensione del budget del progetto.

Quali spese dovrà affrontare un imprenditore?

Vale la pena riassumere quanto sopra descritto ed entrare più nel dettaglio sui costi. Saranno necessari per:

1. Affittare locali. Per questo dovrai spendere circa 300 mila rubli in un anno.
2. Riparazione e Finendo il lavoro. Dovrai spendere almeno 50 mila rubli.
3. Acquistando tutto equipaggiamento necessario- circa 100mila rubli.
4. Lo stipendio dei dirigenti è di circa 400mila rubli all'anno.

Risulta quindi che prima di aprire un'agenzia per l'organizzazione delle vacanze, è necessario riscuotere un importo pari ad almeno 850mila rubli.

Dovresti aspettarti grandi rendimenti all’inizio?

Il business plan è un lavoro lungo e minuzioso che potrebbe dover essere delegato a professionisti e commissionato all'esterno. Puoi scriverlo tu stesso, ma devi tenere conto di alcune sfumature. Avrai bisogno della consulenza di un avvocato, contabile, specialista in ottimizzazione fiscale, agente immobiliare, reclutatore esperto, operatore di marketing, responsabile delle relazioni con i media, designer. Tutti questi servizi costano denaro. Nel caso di un ordine esterno, tutti questi costi sono a carico del contraente.

Le agenzie di eventi hanno una natura decisamente stagionale. Il picco si verifica in estate e all'inizio periodo autunnale. In inverno, gli eventi aziendali vengono spesso prenotati durante le vacanze di Capodanno e Natale. Ma come consigliano gli imprenditori esperti, dovresti aprire la tua azienda in primavera in modo da avere il tempo di acquisire una base di clienti.

All'inizio non dovresti nemmeno pensare a un reddito che supererà i 40mila. Solo dopo un certo tempo, quando il numero di ordini sarà sufficientemente elevato, potrai contare su un profitto pari a 70mila rubli. Naturalmente, la redditività non farà che aumentare. Il rientro dell'impresa avverrà in circa due anni di attività attiva.

Ci auguriamo che questa recensione abbia aiutato a comprendere la questione su come aprire un'agenzia per l'organizzazione delle vacanze. In ogni caso, successo in tutti i tuoi sforzi e prosperità!

In questo articolo parleremo dei punti principali dell'organizzazione di un'agenzia vacanze.

Nonostante il fatto che la concorrenza nel settore dei servizi per eventi non sia così elevata come in altri settori dei servizi, è fondamentale una ricerca di mercato approfondita.

È necessario scoprire quali servizi sono più richiesti e in che misura questa domanda viene soddisfatta dalle aziende esistenti. Dovresti scoprire in quali aree lavorano i tuoi concorrenti, quali aree coprono e quanto si sentono sicuri. Solo dopo il chiarimento e l'analisi di tutti i dettagli dovrebbe.

Servizi

Le grandi agenzie di organizzazione vacanze forniscono servizi in vari settori:

• organizzare compleanni e anniversari;
• organizzazione matrimoni;
• preparazione di eventi aziendali;
• accompagnamento di celebrazioni e celebrazioni messe;
• organizzare matinée per bambini, cerimonie di laurea e altri eventi nelle organizzazioni pubbliche.

Nella fase di scoperta è difficile coprire tutte le aree, quindi non bisogna disperdersi, ma concentrarsi piuttosto su una o due di esse, le più interessanti.

Questioni organizzative

Prima di iniziare il lavoro devi registrati ufficio delle imposte come imprenditore o creare la propria azienda (IE o LLC).

È molto più semplice registrare un singolo imprenditore e inoltre il proprietario privato paga meno tasse, quindi quando si inizia a lavorare vale la pena scegliere questa opzione. Tuttavia, man mano che la tua attività si sviluppa, molto probabilmente dovrai aprire una società (LLC), poiché la maggior parte delle organizzazioni preferisce lavorare con persone giuridiche rispettabili.

Affitto di uffici

Per l'ufficio di una giovane agenzia di vacanze è possibile affittare una o due stanze nel centro direzionale con superficie totale fino a 30 mq.

Il compito principale dell'ufficio è impressionare i potenziali clienti, ecco perché dovrebbe essere formattato di conseguenza.

Foto di eventi, recensioni dei clienti, opuscoli colorati con esempi di organizzazione e programmi di feste: tutto questo deve essere visibile.

Parte spazio ufficio può essere adattato per riporre oggetti di scena e il design originale del "magazzino" improvvisato può essere utilizzato anche come pubblicità.

Oggetti di scena e personale

Hai bisogno di molti oggetti di scena per le celebrazioni: costumi e attrezzature per le competizioni, materiali per la decorazione, strumenti musicali, attrezzatura fotografica e video, ecc. Non è realistico acquistare tutto in una volta, quindi Puoi acquistare solo ciò di cui hai bisogno, e tutto il resto può essere noleggiato o noleggiato durante gli eventi.

Solo nella fase iniziale Materiali di consumo(colori, palloncini, nastri coriandoli, ecc.), e oggetti per decorare le sale.

Anche avere uno staff numeroso di propri dipendenti non è un'esigenza urgente.

Animatori, musicisti e presentatori possono essere invitati secondo necessità, stipulando con loro accordi una tantum contratti di lavoro. Obbligatorio unità di personale dovrebbe diventare solo un segretario-direttore, in grado di comunicare bene con i clienti.

Pubblicità

– il motore principale nel campo dei servizi per lo spettacolo. Devi pubblicizzare costantemente la tua agenzia e in più direzioni:

• stampa e distribuzione di biglietti da visita e opuscoli;
• alloggio annunci su giornali, riviste tematiche;
• creazione e promozione del proprio sito web e gruppo nei social network. reti;
• alloggio banner pubblicitari sulle risorse Internet più popolari;
• attraente pubblicità esterna sulla strada.

Redditività dell'agenzia di eventi

È inoltre necessario tenere conto della stagionalità dell'attività., perché la domanda di servizi festivi aumenta durante le festività tradizionali e le celebrazioni pubbliche.

Un'agenzia di eventi non porterà un rapido rimborso, perché solo Ci vorrà circa un anno per promuovere l'azienda e acquisire un'immagine positiva..

Relativamente reddito stabile l'agenzia inizierà a generare entrate solo nel secondo o terzo anno della sua esistenza. Profitto netto per un’impresa media in questo settore – 200-300 mila rubli al mese.

La nostra interlocutrice è Yulia Ibragimova, proprietaria di una catena di saloni di fiori e dello studio di vacanze “Julie” ad Astrakhan. In soli tre anni di esistenza, il marchio Julie è diventato uno dei leader nel mercato del settore degli eventi della città. Oggi Giulia- leader di successo della sua azienda, che organizza lui stesso eventi alto livello. Come è riuscita a raggiungere questo obiettivo?

 

Abstract:

• Tipo di attività: settore degli eventi (società di organizzazione aziendale)
• Sede dell'attività: Astrachan'
• data d'inizio attività imprenditoriale: 2010
• Forma organizzativa e giuridica dell'impresa: imprenditore individuale
• Numero di dipendenti: 8
• Fonti di investimento: fondi propri

Ciao Giulia! Racconta ai nostri lettori cosa fai?

Ciao! Sono anche il proprietario dell'azienda per l'organizzazione delle celebrazioni “Julie” ad Astrakhan.

Quanto tempo fa hai aperto questa azienda?

Organizziamo eventi ormai da tre anni, ma l'ho registrato come azienda e linea di lavoro separata un anno fa.

Cosa puoi attribuire ai successi durante l'esistenza dell'organizzazione?

Il nostro successo sono tutte le vacanze e gli eventi che abbiamo realizzato. Ce ne sono stati moltissimi nel corso degli anni! Posso definire un successo il fatto che oggi i nostri clienti siano le persone più influenti e ricche della città di Astrakhan. Siamo stati coinvolti nella progettazione della fiaccola olimpica e di altri eventi significativi per la città.

Perché hai deciso di lavorare nel campo dell'organizzazione di eventi?

Quali sono le specificità di questa attività? Qual è la cosa più importante?

Il primo è una base di partner valida e affidabile, ovvero un elenco di quelle persone di cui venderai i servizi: fotografi, presentatori, DJ, pasticceri, operatori video, designer e così via. Questa è la cosa più difficile e più importante. Poi stipuli contratti con loro e lavori. La stragrande maggioranza di coloro che sono miei partner sono diventati miei amici. È molto più facile lavorare con loro, ho fiducia in loro al 100%.

In generale, la cosa più importante in questo settore è avere capacità di vendita. Discorso pronunciato con competenza, capacità oratorie e persuasive, capacità di comunicazione, presentabile aspetto- qui tutto è importante! Se sei trasandato e sgradevole nella comunicazione, non hai affari in questo business! Il cliente deve piacerti così tanto da affidarti il ​​suo evento.

Ha una stagionalità? Come si superano le stagioni “morte”?

Non esiste praticamente alcuna stagionalità in quanto tale, dal momento che le persone nascono, si sposano e festeggiano qualcosa tutto l'anno! Naturalmente in estate e in autunno, ad esempio, ci sono un po' più matrimoni che in inverno. Ma d’inverno ci sono le feste aziendali di Capodanno, in primavera gli anniversari e gli eventi aziendali, e così via. Quindi non abbiamo basse stagioni, c’è sempre molto lavoro!

Ricorda il primo evento, il primo ordine. Come ti sei sentito?

Il primo evento andò perfettamente e lo ricordo ancora con dovizia di particolari. Era il matrimonio del nipote di un funzionario di altissimo rango ad Astrakhan. Questo funzionario era un cliente abituale del mio salone di fiori e sono stato invitato a discutere della decorazione della cerimonia con i fiori. Durante la conversazione mi sono offerto dei miei servizi per l'intera organizzazione della celebrazione. Poiché il rapporto con il cliente era di fiducia, ha accettato con gioia.

Di conseguenza, abbiamo organizzato questo matrimonio dalla A alla Z, ad eccezione dell'abito della sposa, dell'abito dello sposo e delle fedi nuziali, che hanno scelto loro stessi.

Quale vacanza è stata la più memorabile per te?

Non faccio il nome del cliente, ma ricordo ancora il matrimonio che abbiamo organizzato per lui. Sono stati investiti molti sforzi in questo evento: l'intero team ha lavorato 24 ore su 24 per diversi giorni, ma il risultato ha superato tutte le aspettative, sia nostre che del cliente. Ora il cliente è il nostro grande amico, riceviamo da lui regali costosi in tutte le festività e comunichiamo bene.

È stata una celebrazione meravigliosa in un centro ricreativo fuori città. E uno dei principali indicatori di successo era che anche il padre, di cui i giovani avevano paura, era soddisfatto.

Il matrimonio è stato realizzato “chiavi in ​​mano” nel senso letterale del termine: abbiamo ospitato gli ospiti in un albergo, organizzato il loro trasferimento, effettuato la registrazione sul posto, un banchetto, ecc... Questo matrimonio ha suscitato molte risposte, è diventato uno tra i più cool della nostra città ed è ricordato ancora oggi por.

Succede mai che un cliente sia insoddisfatto del risultato? Come risolvete le controversie?

Durante tutto il tempo in cui ho lavorato, ho avuto un malinteso con un cliente solo una volta: riguardava la decorazione della sala. Poco prima che gli sposi arrivassero nella sala del banchetto, il cliente ha deciso di apportare le proprie modifiche al design.

Sono sempre sensibile ai commenti dei clienti. La mia posizione è questa: preferisco perdere soldi e rimanere in rosso, ma il cliente deve essere soddisfatto. Se il cliente non è soddisfatto di qualcosa, offro modi per risolvere il problema o lo invito a determinare una sorta di bonus o servizio come compenso. Nel nostro business la reputazione è tutto. Posso tranquillamente affermare che non ne abbiamo cliente insoddisfatto- Troviamo un compromesso con tutti.

È possibile includere nel contratto tutti gli aspetti legati all’organizzazione di un evento?

In generale, più tutto è chiaramente spiegato nel contratto, meglio è. Dovrà essere annotato l'elenco dei servizi, l'importo della cauzione e quando, come e quanto il cliente dovrà pagare.

Il deposito è una storia diversa. Questa parola deve essere nel contratto, poiché secondo la legge hai il diritto di trattenere la caparra; se c'è scritto "cauzione", dovrai restituire l'importo se il cliente cambia improvvisamente idea e vuole rescindere il contratto.

Come riesci a far fronte alla concorrenza? Qual è il tuo vantaggio?

E non guardiamo ai concorrenti. Abbiamo il nostro percorso, strategia e visione e, a dire il vero, non sono affatto interessato a ciò che offrono i concorrenti e al modo in cui si stanno sviluppando. Abbiamo il nostro cliente, siamo conosciuti in città, non ci guardiamo intorno e guardiamo solo avanti.

Qual è la cosa più importante negli affari?

Devi sapere cosa vuoi. Ad esempio, mi hai chiesto dei conflitti con i clienti. Sai perché non li avevo? Perché prima di iniziare il lavoro mi sono seduto, ho riflettuto nei dettagli e ho disegnato un ritratto del mio cliente ideale. Ho descritto in dettaglio come dovrebbe essere: ricco, piacevole con cui parlare e così via. Sai, funziona, questo è il tipo di persone che vengono da me.

Stabilisci degli obiettivi per te stesso, scrivili, pensaci, fai passi verso i tuoi sogni.

Quali ritieni siano i pro e i contro del business per te personalmente?

I vantaggi sono che faccio quello che amo, sono felice! Quando realizzo un matrimonio, un anniversario o una qualsiasi cerimonia chiavi in ​​mano, e vedo il risultato del mio lavoro, questa sensazione non si riesce a trasmettere.

Naturalmente ci sono anche degli svantaggi. Sono impegnata e penso ai miei affari quasi 24 ore al giorno, e poiché sono anche moglie e madre, combinare lo stile di vita di una donna d'affari e di una casalinga è molto difficile, quasi impossibile. Vorrei mettere in guardia quelle donne che stanno progettando di aprire un'attività in proprio.

Pensi che sia difficile essere un uomo d'affari in Russia? Ci sono aiuti da parte dello Stato?

Non c'è aiuto. Essere un uomo d'affari è piuttosto difficile, gli errori sono costosi e devi fare affidamento solo su te stesso.

Nota di Moneymaker Factory: siamo in qualche modo in disaccordo con questa affermazione dell'eroe dell'intervista; gli aspiranti imprenditori possono ricevere (il cui importo dipende dalla regione di residenza). Per capire che ricevere un sussidio per avviare un'impresa è abbastanza realistico e alla portata di tutti, ti suggeriamo di familiarizzare con il modo in cui ha ricevuto fondi per organizzare la sua attività.

Quali sono i tuoi piani per il futuro?

Diventa un monopolista nel mercato dei servizi turistici nella città di Astrakhan.

Che consiglio puoi dare a chi vuole avviare un’attività di ristorazione per le vacanze?

Imparare. Se non hai letto letteratura, frequentato seminari o corsi sul settore degli eventi, non avrai successo. Devi studiare tutto il tempo! Se sei un host, un decoratore, un wedding planner, impara a essere il migliore, il mercato dei servizi per le vacanze sta crescendo rapidamente e rischi di rimanere indietro.

Attualmente sto programmando un viaggio a Mosca per formare i manager delle agenzie sull'organizzazione delle vacanze. Tra tutti i numerosi formatori che ho ascoltato su questo argomento, ho scelto quelli a me vicini nello spirito e leggo costantemente i loro libri e ascolto seminari. Consiglio a chi vuole organizzare eventi di fare lo stesso.

Agenzia per l'organizzazione delle vacanze – 2 rischi che possono privare i profitti + 3 schemi per lavorare con il personale + 5 metodi efficaci pubblicità per un'agenzia.

Investimenti di capitale all'agenzia: 150.000 rubli.
Periodo di rimborso dell'agenzia: da 8 mesi.

– non è più una linea di business focalizzata esclusivamente sulla categoria di clienti VIP.

Richiesta vari eventiè cresciuto così tanto da creare una grande nicchia nel mercato dei servizi.

E tutti possono provare a prenderne il posto.

Eppure: non sei il primo che ha deciso di guadagnare soldi durante le vacanze.

Come avere successo?

È possibile creare un’impresa con un investimento minimo?

Oppure hai bisogno di un intero staff di professionisti di ogni genere e di attrezzature costose per avere successo?

Troverai le risposte qui sotto.

Analisi della possibilità di aprire un'agenzia di organizzazione eventi

Prima di aprire un'agenzia per l'organizzazione delle vacanze, è importante “tastare il terreno” nella propria regione.

L’elevata concorrenza è un fenomeno onnipresente.

Tuttavia, alcuni possono diventare quasi un monopolio nella loro piccola città.

Questo stato di cose ha anche il suo rovescio della medaglia: a volte un servizio non “esce” semplicemente perché non ce n’è bisogno.

Quindi prenditi il ​​tempo per valutare la domanda in città, i bisogni della popolazione e la loro solvibilità.

Decidi un elenco di servizi e crea un ritratto dettagliato del tuo "cliente target".

Se sei “fortunato” ad avere concorrenti, puoi analizzare il loro lavoro sotto le spoglie dei visitatori.

A cosa devi prestare attenzione:

1. Elenco dei servizi e relativa domanda.
2. Feedback dei clienti sulle vacanze organizzate.
3. Qualità dei reportage video e fotografici.
4. Listino prezzi per i servizi delle agenzie di vacanza.
5. Possibili carenze e evidenti punti di forza.

Quali documenti sono necessari per aprire un'agenzia per l'organizzazione di feste per bambini?

Alcuni imprenditori non hanno fretta di registrare ufficialmente le proprie attività, ma invano.

Senza i pezzi di carta necessari, dovresti solo "testare una nicchia", ma non gestire attivamente un'agenzia per l'organizzazione di feste per bambini e adulti.

Ciò non solo influenzerà negativamente la tua immagine e il tuo prestigio, ma interferirà anche con la conclusione di contratti di lavoro e potrebbe comportare sanzioni da parte delle autorità fiscali.

Nel peggiore dei casi, l’agenzia verrà chiusa.

Quindi spendi un po' di tempo e denaro per registrarti come imprenditore individuale (per lavorare esclusivamente con privati) o LLC (per servire persone giuridiche e istituzioni).

Per quanto riguarda la scelta del codice OKVED, quello principale è 90.01.

Tra quelli minori è possibile specificare 59.11, 90.03 e 59.12.

Non è necessario ottenere licenze o permessi aggiuntivi.

Inoltre l'agenzia di organizzazione eventi non può utilizzare un registratore di cassa.

Ma devi essere premuroso.

In questo settore il “nome” gioca un ruolo particolarmente importante.

Scegliere la sede giusta per la tua agenzia

Un altro vantaggio di un’agenzia di organizzazione eventi è che puoi facilmente fare a meno di affittare un ufficio.

D'accordo, questo è un importante elemento di risparmio.

Tuttavia, incontrare i clienti “in territorio neutrale” non è molto conveniente, e anche poco rispettabile.

Se sei pronto a stanziare dei soldi per l'affitto, scegli una stanza con una superficie di almeno 50 mq.

Tale territorio dovrebbe essere sufficiente per essere diviso in tre zone:

• posto di lavoro direttore delle vendite;
• area clienti;
• spazio per riporre attrezzature e costumi.

Apertura di un'agenzia per l'organizzazione di vacanze con attrezzature minime

Infatti, per iniziare a lavorare come agenzia di vacanze, serve il minimo indispensabile: un blocco note, una penna, un computer con accesso a Internet e un telefono cellulare.

Ma se hai intenzione di iniziare “sul serio” e di allestire un posto di lavoro separato in un ufficio in affitto, avrai bisogno del seguente set di attrezzature:

Voce di spesa	Importo (sfregamento)
Totale:	39.000 rubli.
Tavolo e sedia per responsabile vendite	7 000
Divano e tavolo per i clienti	11 000
Computer portatile	15 000
Router wifi	3 000
Cellulare	3 000

Reclutamento

Il successo di un'agenzia di organizzazione vacanze dipende interamente dalle competenze dei suoi dipendenti.

Sono il collegamento chiave: sviluppano idee, contattano i clienti, progettano l'ambiente, creano o acquistano oggetti di scena e così via.

Il numero di dipendenti specifico per la tua azienda dipende dall'elenco dei servizi che intendi fornire.

Esistono tre schemi per organizzare il lavoro di un'agenzia per le vacanze dei bambini e altre festività:

Una grande agenzia dispone di un proprio ampio staff di specialisti in vari settori e organizza autonomamente qualsiasi vacanza chiavi in ​​mano.

Richiede investimenti finanziari e costi di manodopera significativi all'inizio.

Nessuno figura “nel bilancio” dell'azienda e i dipendenti vengono selezionati per un evento specifico.

La maggior parte dei proprietari di agenzie di vacanza alle prime armi preferisce lavorare con gli appaltatori, perché questa opzione è la più accessibile dal punto di vista finanziario.

Ma c'è un unico neo in questo barile di miele:

• l'appaltatore lavora da solo, quindi non puoi garantire che tutto andrà liscio;
• il margine medio per tali servizi arriva fino al 15%; Questo è l'importo massimo del profitto derivante dall'evento che riceverà l'agenzia di vacanze.

1. L’opzione di lavoro più stabile e comune è ancora una combinazione delle due opzioni di cui sopra: avere diversi dipendenti chiave nello staff e assumere appaltatori per altri servizi.

   Gli "outsider" assumono ballerini, maghi, clown, istruttori, cioè tutti coloro che non saranno richiesti regolarmente.

   Ma di solito è sufficiente assumere tre persone.

Il personale di una piccola agenzia per l'organizzazione delle vacanze può essere il seguente:

Titolo di lavoro	Responsabilità	Stipendio (strofinare)
Totale:		30 000 + %
Direttore delle vendite	Spesso gli imprenditori svolgono essi stessi queste funzioni (attrarre clienti, comunicare con loro). Tuttavia, attirare un dipendente “esterno” con esperienza ti consentirà di ottenere come bonus un certo numero dei suoi clienti abituali.	10 000 + %
progettista	Impegnati a decorare le feste e a creare accessori festivi. Può lavorare come appaltatore per altre società, apportando entrate aggiuntive alla tua agenzia.	5 000 + %
Autista	Portare e ritirare appaltatori, dipendenti, attrezzature.	15 000

Ricerca collaboratori per agenzia vacanze

Tutti i collaboratori necessari per le celebrazioni possono essere approssimativamente suddivisi in due categorie: presentatori e artisti di generi diversi.

L'host è la persona che “terrà” la vacanza.

Deve trovare un approccio con ogni ospite, assicurarsi che nessuno si annoi ed essere in grado di risolvere situazioni di conflitto nella sua infanzia.

Prima delle vacanze svolge un serio lavoro preparatorio, sviluppa scenari e dettagli personali.

Spesso il comportamento di questa persona determina l'opinione che i presenti alla celebrazione avranno dell'intera azienda nel suo insieme.

Pertanto, è importante scegliere 2-3 appaltatori affidabili e collaborare con loro su base continuativa.

Convenzionalmente si possono definire tre categorie di leader:

Segmento di bilancio.

Presentatori principianti o, al contrario, persone anziane.

Di regola, non sono creativi.

Puoi trovare queste persone nel centro ricreativo più vicino o sui siti di annunci.

Gruppo principale.


Prezzi medi, avere un portafoglio, energico, socievole, comprendere le tendenze attuali.

Spesso questi professionisti hanno la propria base di clienti.

Spesso "ritrovano" se stessi: inviano i loro curriculum.

Presentatori che si occupano solo delle principali festività.

I prezzi sono altrettanto alti: a partire da 30.000 rubli per evento.

Vale la pena cercare nei forum specializzati o avvalersi dei consigli di altre agenzie turistiche.

Gli artisti e i vari programmi di spettacolo sono facili da trovare: hanno tutti siti web personali o almeno pubblicano informazioni su se stessi su forum e siti di annunci.

Assicurati di guardare il portafoglio prima di assumere appaltatori per le vacanze.

Per la maggior parte, è importante avere un video che dimostri il lavoro “dal vivo”.

Inoltre, prenditi il ​​tempo per studiare le recensioni sulla qualità dei servizi forniti su Internet.

Come pubblicizzare la tua agenzia di vacanze?

Ovviamente, il livello di professionalità dei dipendenti e la qualità delle attrezzature non contano se la tua agenzia non ha clienti.

A seconda dell'elenco dei servizi forniti, questi possono essere genitori (feste per bambini), aziende, sposi novelli, festeggiati con reddito medio e superiore alla media.

Per promuovere un'azienda di organizzazione di eventi, utilizzare i seguenti metodi:

Ordina ai designer con cui sviluppare un opuscolo breve descrizione servizi e biglietti da visita.

Questi materiali devono essere distribuiti nei luoghi frequentati dal tuo pubblico target.

Crea un sito web personale, ma non sprecare soldi.

I testi devono essere colti e vendibili, le foto devono essere di alta qualità, i prezzi devono essere rilevanti.

In futuro, puoi assumere uno specialista per promuovere la risorsa: ciò comporterà un aumento significativo dei clienti.

Partecipa a una fiera di beneficenza o organizza una festa per bambini in un parco cittadino.

Ciò aumenterà il riconoscimento del nome.

1. Partecipa ai forum sull'organizzazione e lo svolgimento delle vacanze e comunica attivamente anche sui siti Web per genitori (se stai organizzando eventi per bambini), sulle risorse sui matrimoni (se il pubblico target sono gli sposi novelli).

Non dimenticare di scattare fotografie delle festività che festeggi e di girare videoclip.

Utilizza questo materiale per aggiornare regolarmente il tuo portafoglio.

Una situazione sfortunata può diventare una macchia sulla tua reputazione.

Fai un lavoro di qualità e la voce si spargerà su di te.

Quanti soldi ci vorranno per aprire un'agenzia del genere?

Uno dei principali vantaggi di organizzare un’agenzia di vacanze è la possibilità di aprire un’attività con un investimento minimo.

Misurare capitale iniziale dipende dall'elenco dei servizi, dalla forma di collaborazione con gli artisti e dall'insieme delle attrezzature.

Consideriamo le voci di costo per l'organizzazione di un'azienda media.

Investimenti di capitale nelle imprese

Investimenti regolari nel mondo degli affari

Man mano che la tua attività cresce, le spese aziendali ricorrenti possono crescere in modo esponenziale.

Tuttavia, nei primi mesi l’importo può essere relativamente modesto:

Periodo di rimborso per un'agenzia di eventi

Nei primi mesi di vita un'agenzia che organizza vacanze può ricevere solo 2-3 ordini con un costo medio.

Tuttavia, i profitti aumenteranno gradualmente (ci vorranno 6-7 mesi).

Stimiamo il profitto potenziale dopo sei mesi di attività della società:

• 4-6 eventi/mese;
• "assegno medio" - 50.000 rubli;
• reddito medio – 200.000-300.000 rubli/mese;
• importo del profitto – da 140.000 rubli/mese.

Con tali indicatori, un'agenzia di eventi può raggiungere il pareggio in 7-12 mesi.

L'importante è ottenere un flusso stabile di clienti e aumentare la fattura media.

La mia esperienza nell'apertura e gestione di un'attività di organizzazione vacanze

azioni di successo Imprenditore russo nel video:

Potenziali rischi per le imprese nel settore degli eventi

Per un’azienda che organizza vacanze i rischi principali sono due:

Dipendenza della domanda dalla stagione.

Questo rischio è più tipico delle agenzie di feste per bambini e di quelle focalizzate sui clienti aziendali.

Poiché la maggior parte delle attività in queste categorie avviene durante il periodo di Capodanno.

Emergenze regolari.

Ogni evento è “costruito” da zero.

Pertanto, è semplicemente impossibile prevedere tutte le forature.

Artisti bloccati nel traffico, interruzioni di corrente, copioni confusi: tutto è possibile.

Non puoi prepararti per questo, ma puoi sviluppare rapidamente l'abilità e risolvere qualsiasi difficoltà con un sorriso.

Agenzia di eventi– una delle idee imprenditoriali più rilevanti del nostro tempo.

Festeggiare con stile e su larga scala è diventato non solo una tendenza della moda, ma anche un attributo integrale.

Ciò che prima sembrava un capriccio dei “ricchi” viene ora utilizzato attivamente da persone con redditi medi.

Pertanto, nonostante la concorrenza sempre crescente, c’è ancora spazio per nuovi “attori” per entrare nel mercato dei servizi per eventi.

Forse dovresti essere tu a prenderlo?

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La teoria del famoso economista scozzese Adam Smith secondo cui la domanda crea l’offerta non è stata finora confutata da nessuno. Ed è proprio secondo questa legge che oggi operano le imprese. C'è bisogno di un prodotto, il che significa che verrà prodotto e venduto. Tuttavia, ora le persone vivono più secondo il principio degli antichi romani, che gridavano ai loro governanti: "Pane e circhi!" E sapevano come organizzare gli spettacoli. Il tema dell'organizzazione di eventi di intrattenimento è ancora attuale, e da allora veramente bello spettacolo pochi possono mantenere, e quindi tra queste aziende solo poche rimangono a galla, ho deciso di raccontarvi come creare un'agenzia per l'organizzazione delle vacanze, quali insidie ​​​​può evitare un imprenditore alle prime armi e come, se possibile, raggiungere il successo in questo business .

Sicuramente lo hai sentito in Russia vacanze più che in qualunque altro paese del mondo. Ed è vero: i nostri connazionali hanno inventato così tante ferie che sono già diventate anche più di 1/3 dei giorni lavorativi. Quest'anno, ad esempio, lavoriamo 240 giorni e riposiamo 125, cioè ogni 3 giorni. La domanda è: quando lavorare e di cosa sono insoddisfatte le persone che pensano di lavorare troppo? In un modo o nell'altro, i russi amano le vacanze e sono abituati a celebrarle su larga scala, se escono a fare una passeggiata, in modo da ricordarselo per molto tempo.

Breve analisi aziendale:
Costi per avviare un’impresa:500.000 - 1.500.000 rubli
Rilevante per le città con la popolazione: da 100.000 persone
Situazione del settore:il mercato dell’offerta è saturo
Difficoltà di organizzare un'impresa: 4/5
Rimborso dell'investimento: 1-1,5 anni

I nostri cittadini ci riescono abbastanza bene, soprattutto se si considera che in pochi giorni di vacanza “scaricano” tutto ciò che hanno potuto accumulare in diversi anni. Esempi vividi di ciò sono i matrimoni, gli anniversari, la nascita di un bambino, ecc. Quindi le somme in questo settore sono piuttosto considerevoli e anche il "biglietto d'ingresso" nel mercato per tali servizi non è economico. Ma l'agenzia per l'organizzazione delle vacanze riceve ordini anche tutto l'anno, a differenza della stagionalità di altri ambiti di intrattenimento, come le attrazioni in spiaggia o un cinema all'aperto.

A proposito, secondo la tradizione ormai “di moda” di chiamare in parole straniere tutto ciò che è possibile e tutto ciò che non è possibile, ora si sente l'espressione “evento” sulle agenzie di organizzazione delle vacanze. Naturalmente, il concetto stesso è in qualche modo più ampio della parola "vacanza", ma i proprietari dell'azienda non prestano particolare attenzione alla semantica, nominando con orgoglio la loro impresa in modo straniero.

Tuttavia, le moderne agenzie di organizzazione delle vacanze non si occupano solo delle vacanze stesse, ma anche di altri eventi che possono essere definiti vacanze solo con un allungamento:

• Cerimonie di premiazione
• Organizzazione di presentazioni
• Eventi aziendali
• Picnic
• Campagne di pubbliche relazioni
• E così via e così via

Elaboriamo un business plan e registriamo le nostre attività

Un business plan in qualsiasi attività è la base che consente non solo di tracciare un quadro dell'attività futura, ma anche di prevenire il rischio di fallimento o di "attenuare" le conseguenze del fallimento. Ho già detto ai miei lettori come creare un business plan, non lo ripeterò. Chi è interessato può visionare tutte le informazioni a questo link.

Se vuoi semplificare il tuo compito e ricevere consigli avvocati professionisti e contabili o assistenza nell'elaborazione di tutti documenti necessari, allora vieni qui.

Organizziamo un posto di lavoro

Senti la differenza? Non un ufficio, ma un luogo di lavoro. Perché quasi sempre gli incontri e la conclusione dei contratti si svolgono in un luogo neutrale (bar, ristorante) o presso il cliente. Pertanto, avrai bisogno della stanza principalmente per lavorare: discutere i prossimi eventi con il team, elaborare copioni, ecc. Ma succede anche che un cliente voglia incontrarvi presso la vostra sede e quindi il posto di lavoro dovrebbe essere progettato di conseguenza.

Foto appese alle pareti dei vari eventi che hai organizzato (all'inizio queste potrebbero non essere affatto le tue foto), buoni mobili per ufficio, recensioni di clienti riconoscenti: tutto ciò dovrebbe impressionare i clienti. Inoltre, dovresti avere sempre pronto un portfolio, composto dai video dello spettacolo che hai organizzato.

Reclutare una squadra

Organizzare le vacanze è esattamente il tipo di attività in cui “il personale decide tutto”. 2-3 specialisti non possono gestire questo compito, tranne forse per lavorare su eventi con un budget limitato. Per raggiungere il successo nella tua attività, avrai bisogno di un team di specialisti di prima classe:

• Animatori
• Autisti
• Sceneggiatori
• Principali showmen
• Fotografo, videografo

Inoltre, avrai bisogno di cuochi, addetti all'installazione dell'illuminazione e di altre strutture, ballerini, artisti circensi, musicisti di vari generi, pirotecnici, camerieri, decoratori e un sacco di altre persone. Naturalmente, è semplicemente impossibile mantenere tutte queste persone nello staff, quindi ho inserito per primi nell'elenco gli specialisti necessari e ho elencato il resto in una riga.

Sta a te decidere chi invitare esattamente nella tua squadra su base ufficiale e chi sarà coinvolto secondo necessità ai sensi del contratto. Ma che durante il lavoro di un'agenzia che organizza vacanze si debbano “far crescere tentacoli” di connessioni utili è un dato di fatto, non solo tra gli “squali” dello spettacolo, ma anche tra comuni, direttori di scuole, di asili nido, teatri, proprietari di bar e ristoranti e altre persone “necessarie”.

“Lungo il percorso”, diverse attività “correlate” possono essere identificate come un’area separata: decorare con palloncini, fornire un autobus per le feste, ecc.

Scenari per le vacanze

Una sceneggiatura competente, interessante e accattivante rappresenta la metà del successo della tua squadra, quindi non puoi lesinare sugli scrittori. È meglio se ci lavorano 2-3 persone e gli aggiustamenti necessari verranno apportati dopo aver scritto da tutto il team. Il solito “bere, festeggiare, ballare” non sorprenderà nessuno adesso, la gente vuole creatività.

A proposito, sul risparmio. Poiché tra le agenzie di eventi c'è una forte concorrenza, e letteralmente “combattono” per i clienti, soprattutto quelli grandi, non è possibile risparmiare su tutto il personale, soprattutto se si tratta di professionisti di alto livello, poiché, avendo maturato esperienza, acquisito determinate conoscenze, lavorando nella tua squadra, nessuno impedirà loro di partire per i concorrenti (tale bracconaggio è molto diffuso nel settore dell'intrattenimento). La “lealtà” aziendale dovrebbe essere supportata non solo dalle banconote, ma anche da un atteggiamento leale nei confronti dei dipendenti, da alcune “ideologie” aziendali e dalla coesione dell’intero team.

E ancora una cosa sugli scenari: devono essere protetti dai diritti di proprietà intellettuale, altrimenti, dopo che la tua vacanza viene “copiata” dai concorrenti, dovrai inventarti ogni volta qualcosa di nuovo.

Attrezzatura, inventario e attrezzatura necessari

Quando si organizza un'impresa, l'acquisto di tutte le attrezzature e l'inventario necessari sarà probabilmente la voce di spesa maggiore. Avrai sicuramente bisogno di un'auto che trasporterà attrezzature e artisti sul luogo dello spettacolo.

• Apparecchiature luci e audio
• Abiti
• Attrezzatura fotografica e video
• Scenario

- Ovviamente non sarai in grado di acquistare tutto ciò di cui hai bisogno e non è necessario acquistarlo subito, tutto apparirà nel processo di sviluppo del business, ma dovresti avere ciò che è elencato nell'elenco.

Cerchiamo clienti

La cosa più importante per te nel mondo degli affari, soprattutto nel primo anno o due, dovrebbe essere compilare il tuo portafoglio. Nessuno si fiderà di un'azienda che ha organizzato diverse matinée per bambini, un paio di balli di fine anno, anniversari e un matrimonio per organizzare uno spettacolo del valore di centomila dollari. Ecco perché dovresti sempre puntare al rialzo, costruendo un portafoglio e non aver paura di offrire i tuoi servizi a clienti famosi.

Le "insidie" di un'agenzia di eventi

L'errore principale di chi avvia agenzie di eventi è la voglia di fare tutto, e quindi, senza l'esperienza necessaria, spesso si assumono eventi che, per usare un eufemismo, non sono ancora all'altezza del compito. Devi muoverti verso il successo in modo fluido, graduale, ma costante, e poi avrai sicuramente successo.

Date un piccolo consiglio: cercate di scoprire tutte le date significative per le persone “giuste”: compleanni di vostra moglie, dei figli, dell'amato cane, anniversari aziendali, ecc. E non solo per congratularsi quando necessario e offrire discretamente i propri servizi, ma anche semplicemente per “segnare” nella loro memoria, in modo che al momento giusto la propria candidatura “apparisca” nella testa della persona.

Un altro punto pericoloso in questo business è l'uso di script obsoleti. Se il cliente vuole che sia diverso dagli altri, non è necessario rifarlo vecchia sceneggiatura, meglio scriverne uno nuovo.

Allo stesso tempo, impara te stesso, come leader di un team ampio e poliedrico, sviluppa professionalità, capacità di prevedere eventi, flessibilità di pensiero e rapido orientamento nella situazione. Il successo non ti farà aspettare!

Intervista al fondatore di una delle più famose e antiche agenzie di eventi di Mosca

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