Usaldusväärsete elektrooniliste dokumendihaldusoperaatorite loend. Kliendirakenduse funktsionaalsus

Peal Sel hetkel territooriumil Venemaa Föderatsioon 94 EDI operaatorit töötavad legaalselt

Elektroonilise dokumendihalduse kohta alates selle kontseptsiooni kasutuselevõtust aastal igapäevane elu ainult laisk ei kirjutanud. Töötamise põhimõte elektroonilised dokumendid ning konfidentsiaalse teabe ja ärihuvi pakkuvate andmete vahetamise eest vastutavate EDI operaatorite vastutuse aste.

Mäletan, et lugesime isegi operaatoreid kokku elektrooniline dokumendihaldus on kantud föderaalse maksuteenistuse ametlikku registrisse, selgitades, miks kõik ei saa selles vormingus dokumendihaldusega tegeleda.

Küll aga on aeg rääkida sellest, kuidas valida endale EDI-operaator ja mida otsida endale pakutavate tingimustega tutvudes.

Näo kasv!

Statistika järgi kasvab iga kvartaliga poolteist korda nende ettevõtjate ja ettevõtete arv, kes eelistavad vahetada paberkandjal dokumentide asemel elektroonilisi dokumente. Loomulikult ei ole ühel operaatoril lihtsalt võimalik kasvavaid vajadusi rahuldada. Praegu tegutseb Venemaal seaduslikult 94 operaatorit. Nad on kantud maksuhaldurite registrisse ja tegutsevad seaduslikult.

Valik muutub potentsiaalsele kliendile probleemiks. Tõepoolest, sellise hulga populaarse teenuse pakkujate seas pole lihtne navigeerida.

Spetsialistid, kes on selle turusegmendi arengut pikka aega hoolikalt jälginud, märgivad seda kõige rohkem õige valik EDI operaatori saab teha seitsme peamise kriteeriumi alusel, mida me allpool käsitleme.

Kliendirakendus ja selle funktsioonid

Sobiva operaatori valikul tutvu tema poolt pakutava kliendipakkumise võimalustega, omamoodi analoogiga Meil. Peaksite suutma:

• Vahetage mis tahes tüüpi vormistatud ja vormistamata elektroonilisi dokumente.
• Tutvuge liideses olevate dokumentide sisuga ilma teistesse rakendustesse üles laadimata.
• Kinnitada mitme töötaja allkirjaga dokumendid või keelduda allkirjastamast.
• Printige dokumendid operaatori templiga.
• Arhiveerige dokumentatsioon personaalarvutisse või elektroonilisse arhiivi koos kogu ülekande käigus tekkinud seotud tehnoloogiliste dokumentide komplektiga.
• Tühistage varem sisestatud andmed või eemaldage dokument täielikult.
• Hõlbustab soovitud dokumendi otsimist arhiivist.
• Tehke mitut asja korraga.

Iga punkt on edasise produktiivse ja mugava töö jaoks võtmetähtsusega, sest ilma nendeta ei saa te lahendada isegi kõige suuremat lihtsaid ülesandeid elektrooniline dokumendihaldus.

Hea lisandina saate pakkuda:

1. Oskus organisatsioonisiseselt dokumente kooskõlastada.
2. Automaatne vastaspoolte otsing ja kutsed elektrooniliste dokumentide vahetamiseks.
3. Operatiivne ülekanne eraldi dokumendid ja pakid vastavalt vajadusele siseriiklikule tuluteenistusele.

Integratsioon raamatupidamissüsteemidega

Veebiliides on kasulik ainult väikese koguse dokumentatsiooniga töötamisel. Kui aga rääkida elektroonilisest dokumendihaldusest, mis eeldab suurt ja regulaarset andmevoogu, peaks kasutajatel olema võimalik integreerida EDI-süsteem oma raamatupidamissüsteemi. Enne EDI operaatori valimist oleks tore teada, kuidas ta selle probleemi lahendab.

Kui tema süsteem on integreeritud raamatupidamissüsteemidega, ei teki teil probleeme ühegi töövoo mahuga.

Veelgi parem on, kui teie operaator teeb koostööd kasutatava raamatupidamissüsteemi arendaja ja teistega.

Integreerimine on võimalik ka siis, kui kasutate mittestandardset raamatupidamissüsteemi. Tõsi, antud juhul toodetakse see operaatori pakutava API abil.

Ärge unustage täpsustada, kui kiiresti teenus reageerib tehniline abi teie valitud operaator. See sõltub mitmesuguste arusaamatuste kõrvaldamise tõhususest. Mida rohkem suhtlusvõimalusi, seda parem.

Elektroonilise dokumendihalduse operaator (EDO) on organisatsioon, millel on piisavad tehnoloogilised, inim- ja juriidilised võimed, et tagada juriidiliselt oluline arvete dokumendivoog. elektrooniline vorm kasutades elektrooniline allkiri.

Tegelikkus aastast 2012 Vene äri hakkas aktiivselt levima mõiste "elektrooniline dokumendihaldusoperaator" (EDO).

Fakt on see, et just sel aastal sai Venemaal võimalikuks juriidiliselt oluline elektrooniliste arvete vahetamine. See on tingitud asjaolust, et 23. mail jõustus föderaalse maksuteenistuse korraldus 05.03.2012 nr ММВ-7-6/138. Dokumendiga kinnitati elektrooniliste arvete vormingud, ostu-müügiraamatud ning väljastatud ja saadud arvete register.

Seega enne Vene jur. isikud avasid ametlikult uksed legitiimse elektroonilise dokumendihalduse maailma. Nüüd saavad organisatsioonid vahetada osapooltega elektroonilisi dokumente, lühendades oluliselt nende kohaletoimetamise aega, samuti postiteenuste ja paberarhiivide säilitamise kulusid.

Loomulikult peavad juriidiliselt olulise elektroonilise dokumendihalduse läbiviimiseks olema täidetud teatud tingimused:

• dokumendid peavad olema allkirjastatud elektroonilise allkirjaga;
• dokumentide üleandmise peab läbi viima elektroonilise dokumendihalduse korraldaja.

Kes on elektroonilise dokumendihalduse operaator?

Vastavalt Vene Föderatsiooni Föderaalse Maksuteenistuse 20. aprilli 2012 korraldusele nr ММВ-7-6/ [e-postiga kaitstud] elektroonilise dokumendihalduse korraldaja on organisatsioon, millel on piisavad tehnoloogilised, inim- ja juriidilised võimalused tagamaks elektroonilisel kujul arvete juriidiliselt olulise dokumendihalduse elektroonilist allkirja kasutades.

Lihtsamalt öeldes on EDI operaatorid äriettevõtted mis pakuvad juriidilised isikud elektrooniliste arvete ja muude dokumentide vahetamise teenus. Nad rakendavad elektrooniliste dokumentide edastamise protsessi, tagavad edastatava teabe turvalisuse ja arvete juriidilise tähenduse.

Dokumentide õigusliku tähenduse tagamiseks peab EDI operaator esmalt läbi viima mitmeid korralduslikke meetmeid. Kõige olulisem on hankida litsentsid elektroonilise allkirja sertifikaatide ja krüpteerimisvahenditega töötamiseks, samuti telemaatiliste sideteenuste pakkumiseks jne. vajalik tingimus- operaatoril peavad olema tehnilised vahendid, et oma süsteeme vastavalt seaduse nõuetele hooldada ja nende muutumisel teha vastavad seadistused.

Just sel põhjusel ei saa elektroonilisi juriidiliselt olulisi dokumente vahetavad ettevõtted tegutseda EDI operaatorina. Selleks peaksid nad kõik ise hankima. nõutavad litsentsid, samuti jälgida seadusandluse muudatusi ja nende järgi ümber seadistada kasutatavaid süsteeme.

Riigiasutus, näiteks föderaalne maksuteenistus, ei saa EDFi operaatoriks saada. Elektroonilise dokumendihalduse tehniliste võimaluste tagamiseks on vaja märkimisväärseid materiaalseid kulusid. Ja kui eeldame, et EDI operaator on riiklik struktuur, siis me räägime eelarvelistest vahenditest.

Teine oluline punkt on see, et on vaja personali laiendada ja uusi spetsialiste koolitada. Samas ei tohi unustada, et Venemaal on riigiteenistujate arvu vähendamise teema aktuaalne. Seetõttu tundub asjade selline käik ebatõenäoline.

Lisaks saab EDI operaator vaidlusalustes olukordades tegutseda sõltumatu poolena. Kui probleem on seotud föderaalsele maksuteenistusele dokumentide esitamisega, ei saa osakond ise sõltumatut hinnangut anda.

Milliseid muid funktsioone EDI operaator täidab?

Esiteks kontrollib see iga uut liitujat, kes tema süsteemis registreerub. Seega tagab operaator kõigi juriidiliste isikute kohta teabe usaldusväärsuse. EDI süsteemiga ühendatud isikud ning iga klient võib olla kindel, et ta edastab arveid ja muid dokumente reaalsele organisatsioonile.

Teiseks salvestab see kõikide dokumentide muudatuste ajaloo, fikseerides nii ostja tegevused dokumendiga kui ka müüja tegevused. Vaidlusaluste olukordade korral, näiteks kui maksuhalduril on küsimus dokumendi kohta või kui juriidiline isik isik kaebab vastaspoole kohtusse, määrav on operaatori sertifikaat.

Kolmandaks säilitab operaator elektroonilisi dokumente vastavalt seaduse nõuetele. Seega tuleb arvet säilitada 5 aastat.

Lõpuks toetab operaator kasutajat kõigis tema organisatsiooni EDI-le ülemineku etappides, alustades optimaalse lahenduse valikust EDI süsteemi integreerimiseks ettevõtte raamatupidamissüsteemidesse. Diadoc pakub siin mitmeid võimalusi. Näiteks SAP-i ja Oracle'i integratsioonikompleks või 1C integratsioonimoodul – sellised lahendused võimaldavad EDI-d organisatsiooni jaoks valutult juurutada. Jur. inimene ei pea sisemisi protsesse muutma ja uuesti üles ehitama.

Edaspidi pakub operaator klientidele tuge nende töös EDI süsteemiga. Näiteks Diadoka kontaktkeskus töötab ööpäevaringselt kõigil nädalapäevadel, et kliendid saaksid kiiresti lahendada oma elektroonilise dokumendihaldusega seotud probleemid.

Elektroonilise dokumendihalduse usaldusväärsed operaatorid

Föderaalse maksuteenistuse 20. aprilli 2012 korraldus nr ММВ-7-6/ [e-postiga kaitstud] kinnitas "Elektroonilise dokumendihalduse usaldusväärsete operaatorite võrgustiku ajutise määruse". Dokumendi kohaselt peab elektroonilise dokumendihaldusteenuse osutamiseks operaatoril olema usaldusväärse staatus. Selleks peate järgima föderaalse maksuteenistuse teatud nõudeid ja hankima usaldusväärse operaatori passi.

SKB Kontur on omalt poolt täitnud kõik ettenähtud nõuded ja on usaldusväärne EDF operaator.

Organisatsioonide ja üksikettevõtjate arv, mis kvartalis suureneb poolteist korda (dokumentide vahetamise tehnoloogia ja reeglite kohta saate lugeda artiklitest "" ja ""). Koos nõudlusega kasvab ka pakkumine: täna on föderaalse maksuteenistuse registris 94 elektroonilist dokumendihaldusoperaatorit (EDF). Sellise valikurikkuse juures pole lihtne leida kedagi, kes suudaks täpselt sinu ülesandeid ellu viia. Toome välja mitu kriteeriumi, millele saate usaldusväärse EDI-teenuse pakkuja valimisel tugineda.

1. Kliendirakenduse funktsionaalsus

Esimene asi, millele peate tähelepanu pöörama, on kliendirakendus. Enamik klientrakendusi on analoogsed meiliga (veebiteenus, töölauarakendus või mobiilirakendus). Veenduge, et süsteem võimaldab teil:

• saata ja vastu võtta igat liiki vormistatud ja vormistamata elektroonilisi dokumente;
• vaadata dokumente liideses ilma teistesse rakendustesse üles laadimata;
• panna dokumentidele mitme töötaja allkiri, samuti keelduda allkirja andmisest;
• printida dokumente operaatori templiga;
• salvestada dokument arvutisse või elektroonilisse arhiivi koos edastamise käigus tekkinud tehnoloogiliste dokumentidega;
• tühistada ja tühistada dokument;
• lihtsalt ja kiiresti leida arhiivist dokumente;
• teha massitoiminguid (näiteks allkirjastada suur hulk dokumente).

Kui süsteem "ei oska" seda teha, siis ei suuda ta rakendada isegi vajalikku minimaalset EDI ülesandeid. Teenuse täiendavad, kuid üsna olulised eelised:

• dokumentide kooskõlastamine ettevõtte sees;
• vastaspoolte otsimine, elektrooniliste dokumentide vahetamise kutsete saatmine;
• elektrooniliste dokumentide edastamine föderaalsele maksuteenistusele nõudmisel (vt "").

2. Arvestussüsteemidega integreerimise võimalused

Suure hulga elektrooniliste dokumentidega töötamiseks on veebiliidese kasutamine ebamugav. Sel juhul on optimaalne integreerida EDI süsteem ettevõtte raamatupidamissüsteemi. Uurige, millised integreerimisvõimalused operaatoril on.

Pluss tema jaoks - integratsioonilahendused enamlevinud raamatupidamissüsteemidega: 1C, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Parus jt. On topelt hea, kui ta on loonud partnerlussuhted nende toodete arendajatega ja nad teevad koostööd EDI projekti elluviimisel.

Kui kasutate kohandatud konfiguratsiooni raamatupidamissüsteem või patenteeritud süsteem, siis toimub integreerimine operaatori pakutava API abil.

On oluline, et operaatoril oleksid konverterid, mis suudavad kliendi andmed teisendada vajalikus formaadis failideks ja vastupidi EDI-süsteemist andmeid töödeldavasse vormingusse. infosüsteem klient.

Nii EDI-süsteemi juurutamisel kui ka hiljem vajate operaatori spetsialistide abi rohkem kui korra, seega uurige, kas tal on tehnilise toe teenus ja kuidas see töötab. Pange tähele, kohalik telefoninumber on loetletud või tasuta föderaalne; kas on veel mingeid viise nõu saamiseks, nt kodulehe, posti, skype vms kaudu. Kvaliteetne tehniline tugi on operaatori valikul oluline tegur.

3. EDIks valmis olevate osapoolte arv

Mida rohkem teie vastaspooled on EDI-ga seotud, seda käegakatsutavamaid tulemusi saate sellest (EDI rakendamise eesmärkide ja tulemuste kohta vt "" ja ""). Kuid ärge lootke ainult operaatori teatatud registreeritud kasutajate arvule. Et teada saada, kes tema süsteemis registreeritud vastaspooltest on tõesti valmis elektrooniliste dokumentide vahetamist alustama, saatke selle kaudu kutsed. Keskenduge neile, kes nõustusid. Seetõttu on vastaspoolte kutsumise funktsioon operaatori EDI süsteemis täiendav argument tema kasuks.

4. Kogemus

Erinevate majandussektorite ettevõtetel on oma dokumendihaldusfunktsioonid. Veenduge, et operaatoril oleks nõutava või sellega seotud tööstusharu kogemus, uurige juhtumiuuringuid ja klientide ülevaateid. Olge üksikasjaliku teabe hankimisel järjekindel, ärge juhinduge ainult operaatori veebisaidil olevatest klientide logodest.

5. Valmisolek SLA sõlmimiseks

Pakkuge operaatorile SLA - lepingu sõlmimist teenuse osutamise taseme kohta. Tema nõusolek või keeldumine näitab teile, kas ta on valmis tagama kvaliteetse teenuse. Mõnes ettevõttes on dokumentide vahetamine vastaspooltega tihedalt seotud tootmisprotsessid. Nende jaoks on oluline saada õigeaegselt hoiatusi ennetava hoolduse, hädaolukordade ja süsteemi taastamise aja kohta. Operaator peab selle tagama ja see on SLA-s fikseeritud. Kui ta lepingust keeldub, pole ta valmis sellist teenindustaset tagama.

6. Seotud teenus

See on mugav, kui operaator pakub lisaks EDI-le ka aruandlusteenust reguleerivatele asutustele. Seejärel peate IFTS-i nõudele vastamiseks lihtsalt valima vajalikud dokumendid süsteemis ja inventar genereeritakse automaatselt. Nii säästate aega arhiivis otsimisel ja inventuuri täitmisel.

7. Rändlus

Mõned teie vastaspooled osutuvad suure tõenäosusega mõne teise operaatori klientideks. See ei ole teievahelise EDI jaoks probleem, kui operaatorid töötavad rändluses (vt näiteks ""). Veenduge, et teie potentsiaalne operaator on valmis seda teenust pakkuma. Selleks piisab, kui saata ja vastu võtta süsteemi veebiliidese kaudu peamised dokumenditüübid, mida vastaspoolega vahetate, ja vaadata, kas tulemus teile sobib.

Muud kriteeriumid

Kokkuvõtteks tuletame meelde, et juriidiline olulised dokumendid sisaldama olulist äriteavet. Seetõttu küsige EDFi operaatorilt sõltumatult arvamust audiitorfirma infoturbe taseme kohta.

Samuti kuuluvad operaatori eeliste hulka arenenud haru või sidusettevõtete võrgustik. See võimaldab teie ka geograafiliselt kaugemal asuvatel vastaspooltel vajadusel kiiresti spetsialistide abi saada.

Kui teie valitud operaator ei vastanud ootustele, ei tasu alla anda ja EDI-le ülemineku plaanidele punkt teha. Arvestada tuleb olemasoleva, kuigi kurva kogemusega ning nende uute teadmistega valida järgmine operaator ning asuda temaga tööle.

Foto Boris Maltsev, IA Clerk.Ru

Arvatakse, et elektroonilise dokumendihalduse korraldamisel on kasutajatel kaks võimalust: teha seda ise või kasutada spetsialiseeritud EDI-operaatorite teenuseid. Seetõttu tekib kõigil, kes otsustavad paberitest loobuda, küsimus - kas see on tõesti nii? Milleks maksta raha mõnele vahendusorganisatsioonile, kui kõike saab ise korraldada?

Tõepoolest, kui kaks vastaspoolt lepivad omavahel kokku ja sõlmivad lepingud, saavad nad elektroonilisi lepinguid, toiminguid ja arveid vahetada ilma operaatori osaluseta, allkirjastades need elektroonilise allkirjaga.

Kuid Venemaa seadusandlus sätestab, et arvete vahetamine võib toimuda rangelt EDI operaatorite kaudu, kellel on vastavad litsentsid ja kes täidavad mitmeid rangeid nõudeid vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktidele. Vastasel juhul ei ole esitatud arvel juriidilist jõudu ning seda ei saa kasutada tõendina kohtus ega käibemaksu mahaarvamisel.

Seega, kui kasutaja otsustab minna üle paberivabale töövoole, ei saa ta hakkama ilma operaatori osaluseta.

Kehtestatud?

Järgmine küsimus, mis paljude kasutajate seas kerkib, on see, et õigusaktid meile peale sunnivad tasulised teenused? Ja miks siis sel juhul ei saa föderaalne maksuteenistus ise operaatorina tegutseda, kui ta kohustab teid esitama arveid ainult sel viisil?

Kujutage ette vastuolulist olukorda, kus peate maksuametile midagi tõestama. Ja kui ta oleks operaator, kes siis garanteeriks teile "sõltumatu" arvamuse?

EDI operaator on alati kolmas, "sõltumatu" osapool.

Lisaks peaks riik selleks, et föderaalne maksuteenistus saaks operaatorina tegutseda, eraldama infrastruktuuri loomiseks tohutu eelarve: tehniline varustus, tohutu hulk operaatoreid ja tehnilist tuge.

Teatud teenustega on teatud turg. Ja need teenused pakuvad spetsialiseeritud organisatsioonid nagu igas teises tööstusharus. See on levinud praktika.

Mis kasu on vahendamisest?

Kuna EDI operaatorid on äriorganisatsioonid, vastavalt nende vahel, nagu igas tööstuses, on olemas võistluslik võitlus. Selle tulemusena paraneb klienditeeninduse kvaliteet, väheneb teenuste hind.

Kui kasutajatel on probleeme, saavad nad alati ühendust võtta tehnilise toe teenusega, kus kvalifitseeritud spetsialistid aitavad neid alati hea meelega.

Samuti saavad abonendid operaatori kaudu vahetada nii vormistatud dokumente (arved, aktid, saatelehed kujul TORG-12) kui ka vormistamata (lepingud, kirjade skaneeritud koopiad, spetsifikatsioonid jne).

Noh, ja võib-olla on kõige olulisem pluss liitumine vahetuseeskirjadega, mille kohaselt peab kasutaja elektrooniliste dokumentide vahetamise lepingu allkirjastama ainult üks kord - operaatoriga. Kui vahetate otse, ilma operaatorita, peavad kõik osalejad allkirjastama tohutul hulgal neid lepinguid "igaühega". Sel juhul muutub see äriprotsess kulukaks nii materiaalselt kui ka ajaliselt. Vaatamata asjaolule, et nad ei saa ikkagi arveid vahetada (ilma oma juriidilist tähendust kaotamata).

Seega, kui otsustate elektroonilisele dokumendihaldusele üle minna, usaldage professionaale. Hästi teostatud EDI projekt on teie raha ja aja säästmise tagatis.

Kõik eriprojekti materjalid: