Kodu » Tegutseb » Kohtumine mõnel teemal või teemal. Ettevõttes koosolekute pidamise korralduslik aspekt

Kohtumine mõnel teemal või teemal. Ettevõttes koosolekute pidamise korralduslik aspekt

Kui sageli olete istunud koosolekutel, mis on üle 2 tunni kestnud, püüdnud lahendada kõiki maailma probleeme korraga? Kui umbsusest punased, väsimusest enesekontrolli kaotanud inimesed hakkavad õige lahenduse leidmiseks üksteist maha karjuma? Kui iga kohtumine ei lõppe millegagi ja kõik osalejad vannuvad endale, et nad ei kogune enam kunagi nendele mõttetutele kohtumistele?

Originaalartikkel: tvoyplan.com/2013/04/28/effective-meeting-rules

Mis teeb koosoleku tõhusaks?

Kui kasutame koosolekute tõhususe hindamiseks populaarset investeeringutasuvuse (ROI, investeeringutasuvuse) arvutamise loogikat, saame midagi sellist:

Koosoleku efektiivsus = tehtud otsuste väärtus / (koosoleku aeg * osalejate arv * keskmine osaleja palk)

Ilmselgelt saate tehtavate otsuste väärtust suurendades (lugeja) ja koosolekute aega ja osalejate arvu vähendades, samuti püüdes minimeerida kõrgelt tasustatud inimeste aja kasutamist (nimetaja), maksimeerida selle tulu. Püüdes kõiki neid parameetreid optimeerida, saavutate juba märkimisväärset edu, nende vahel on vastastikune seos ja nende oskuslik tasakaalustamine on keeruline ülesanne, mis ei õnnestu paljudel juhtidel.

Seetõttu on kohtumine üsna kallis asi, mis pälvis õigustatult kontoritöötajate hirmu ja vihkamise. Samad emotsioonid laienevad ka nende kohtumiste korraldajatele, sealhulgas teile. Kui soovite teenida oma meeskonna lugupidamist, peate suutma juhtida tõhusaid koosolekuid.

See artikkel õpetab teile, kuidas oma koosolekutest maksimumi võtta, kulutades osalejatele võimalikult vähe aega ja emotsionaalset raiskamist.

Koosolekuks valmistumine

Kas koosolek on vajalik?

"Koosolekud on halva korralduse sümptom. Mida vähem kohtumisi, seda parem." - Peter Drucker, tõhus juht.

Koosoleku ROI on sageli väiksem kui kõne, tekstisõnumi või kiirsõnumite saatmine. Kohtumist on vaja ainult neil harvadel juhtudel, kui muud sidevahendid oleksid vähem tõhusad. Tavaliselt peab vastama rohkem kui üks järgmistest tingimustest.

Keerukus. Arutletav teema on nii keeruline, et osalejad peavad visuaale koos vaatama, et mitte aruteluvoolust välja kukkuda. Näiteks arutledes andmebaasi olemite arhitektuuri või laenutaotluse läbivaatamise keeruka äriprotsessi üle.
Kiireloomulisus. Kõnealune teema on nii kiireloomuline, et selleteemalise tegevuskava väljatöötamine e-mail võtab lubamatult palju aega.
Tähtsus. Arutlusel olev teema on nii oluline, et selle tähtsus ületab grupiliikmete võimaliku koosolekule kulunud aja.

Muudel juhtudel võite koosoleku kogumisest julgelt keelduda.

Pole vaja koosolekuid kokku kutsuda valel põhjusel. Kui te olete:

soovid vastutust probleemi eest grupile üle kanda,
otsib oma ideedele kuulajaid või
Kas soovite oma meeskonda tugevdada?

siis otsi muid suhtlemisviise.

Seadke selge eesmärk ja päevakava

Nagu iga teinegi ettevõtmine, on ilma selge eesmärgita kohtumine määratud läbikukkumisele.

Iga koosoleku eesmärk on tegevuskava. Mitte “võimaluste üle arutleda”, mitte “küsimust lahendada”, vaid “nii-ja-nii-nii-nii-nii-nii-nii-nii-nii-nii-nii-nii-nii-nii-nii-miskuupäevaks teha”. Mis tahes muu eesmärgi seadmine võib kaasa tuua selle, et koosolekul ei ole mõju.

Seetõttu koostage koosolekut planeerides osalejatele selgelt tegevuskava, millise probleemi või probleemide lahendamiseks soovite saada ja saada neile sellest tulenev päevakava. Kirjalik päevakava võimaldab inimestel veenduda, et nad ei raiska aega mõttetule arutelule ja arutatavad teemad on nende huvivaldkonnaga seotud.

Juhul kui koosolekuks aega napib, tuleks päevakorras olevad küsimused järjestada tähtsuse kahanevas järjekorras (siis on aega kõige olulisema läbi arutada) või keerukuse tõusvas järjekorras (siis on aega sulgeda maksimaalselt küsimusi).

Ärge kutsuge lisaosalejaid

Kõik koosolekul osalejad veedavad paratamatult üldise aja rääkimisele ja küsimuste esitamisele, olgu siis tõelisest huvist mõne teema vastu või lihtsalt oma kohaloleku õigustamiseks. Lisaks väheneb osalejate arvu suurenedes tõenäosus, et täiendav inimene teab midagi, mida teised ei tea. See tähendab, et lisaks grupi aja ilmselgele suurenemisele vähendab osalejate arvu kasv arutelu tõhusust.

Kas tal on sellel teemal erakordsed teadmised, mida teistel koosolekul osalejatel ei ole?
Kas käsitletav teema mõjutab tema huve? Kas tema huvid ei lange kokku ühegi teise osaleja huvidega?
Kas see inimene on valmis konstruktiivseks aruteluks?
Kas piisaks sellest inimesele lihtsalt koosoleku tulemustest teavitamisest?

Koosoleku pidamine

Kohtumise korraldaja ehk teie vastutate selle eesmärkide saavutamise eest. Sa pead:

järgige kõiki allpool kirjeldatud arutelureegleid
katkestada need, kes neid rikuvad
võtta kokku grupi otsus
järgige päevakava ja tehke kindlaks, millal rühm järgmise küsimuse juurde liigub

Siin on 7 tõhusate koosolekute reeglit:

Üks ütleb...Ärge laske osalejatel üksteist segada. See pole mitte ainult lugupidamatuse märk, vaid suure tõenäosusega ei püüa osalejad samaaegse rääkimise hetkel üksteist mõista, mis ei ole koosolekule tervikuna hea.
…ja kõik teised kuulavad. Tõhusa arutelu võti on see, et kõik rühmaliikmed jälgivad rühmas räägitavat. Kõigil peaks olema arutatavatest küsimustest ühesugune "pilt". Kui grupp jaguneb mitmeks aruteluks või kui kellegi tähelepanu hakkab hajuma (näiteks telefonis e-kirjade kontrollimine või lihtsalt "tõmbumine"), läheb edasine aeg kaotsi, kuni grupp taas üheks saab. Kõik, mis juhtus ajal, mil keegi "puudub", tuleb tema jaoks korrata, kulutades sellele kõigi teiste aega.
Tulge asja juurde! Isegi kui väsinud inimesed tahavad lõõgastuda ja segavatel teemadel rääkida, raiskab selline kõrvalejuhtimine kõigi asjaosaliste aega ja viib teid lahenduseni jõudmisest eemale. Viige kõik õrnalt tagasi arutlusteema juurde.
Võitle probleemiga, mitte inimestega. Arutelu tuisus võivad osalejad lubada endale kommentaare, mida teised võivad isiklikult võtta. Sellised olukorrad, kui neid kohe alguses ei näpi, rikuvad paratamatult tööõhkkonda, tekitavad tarbetuid pingeid, "invaliidistavad" mõjutatud liikmed, raiskavad aega ja tõenäoliselt takistavad rühmal oma eesmärke saavutada. Lõpetage kohe arutelud, mis on läinud "vales suunas".
Salvestage kõik, mida ütlete. Seda saate teha teie ise või mõni teine liige, kelle määrate koosoleku sekretäriks. Ilma fikseerimiseta hakkab grupp unustama tehtud fakte või järeldusi ning protsessi efektiivsus paratamatult langeb. Lisaks aitavad märkmed grupil aega kokku hoida, lubades kõnelejal lihtsalt ühele või teisele noodiosale osutada, selle asemel et üksikasjalikult selgitada, mida nad juba öeldu all täpselt silmas peavad. Fikseerimine peaks toimuma kogu rühmale nähtavale paberilehele või seinale rippuvale tahvlile.
Tehke pause. Kasutage Pomodoro tehnikat (töötage tsüklitena 5-minutilise puhkusega iga 25 minuti järel). Minu kogemuse kohaselt kaotavad üle pooleteise tunni kestvad koosolekud osalejate väsimuse tõttu oma efektiivsuse üldse. Sellised kohtumised on parem katkestada, nihutades jätkamise teisele päevale.
Kui gruppi enam vaja pole, minge laiali. Kuna probleemi arutatakse, jääb järjest vähemaks keerulisi küsimusi, mis nõuavad üldist arutelu. Kui saate aru, et probleem on lagunenud mitmeks ülesandeks, mis nõuavad individuaalset täitmist, ei ole mõtet kulutada kogu aega rühmaarutelule – koosolek tuleb lõpetada. Kui koosolek on veel liiga vara lõpetada, kuid juba on inimesi, kelle teadmisi edasises arutelus ei nõuta või kelle huvid enam ei puutu, laske neil minna.

Koosoleku lõpp

Koosoleku lõpus pöörduge tagasi eesmärgi juurde – tegevuskava (ehk koosoleku protokolli) väljatöötamise juurde. See protokoll peab:

olemas mitte suulises, vaid kirjalikus vormis
vältida erinevaid tõlgendusi
olema kirjutatud keeles, millest saab aru ka kahe kuu pärast
iga elemendi kohta sisaldama täitmise ja tähtaja eest vastutavat isikut

Saatke protokoll (sina või koosoleku sekretär) kõigile osalejatele ja vastutajatele välja – see on veel üks samm selle poole, et kõik öeldud saaks täidetud.

Kohtumise ajal peaks juht alluvatele edastama kasulik informatsioon ja seada neile selged eesmärgid. Kui kõik on õigesti tehtud, suureneb tööjõu efektiivsus, vastasel juhul tuleks koosolekute järjekord üle vaadata.

Kui tihti te koosolekuid korraldate? Kui sageli saavad teie töötajad neilt midagi kasulikku? Kas nad mõistavad teie seatud eesmärke ja eesmärke?

Kas nende töö efektiivsus tõuseb pärast koosolekute planeerimist? Kas saate piisavat tagasisidet? Kui vastasite vähemalt ühele küsimusele "ei", siis peate õppima tõhusaid koosolekuid läbi viima ja koosolekuid planeerima, et raisata neile minimaalselt aega ja saada maksimaalset kasu.

Tõhus kohtumine

Koosolekute abil hoitakse sidet erinevate osakondade vahel ja osakondade endi sees, kehastatuna tehtud otsused ja tõsta üksikute töötajate motivatsiooni tööd teha. Kuid ainult tõhus koosolek võib neid probleeme lahendada, seega kontrollige ise, kas teie koosolekud vastavad järgmistele kriteeriumidele.

1. Vormingu vastavus. Koosolekuid on mitut tüüpi: koosolekud, instruktaažid ja operatiivkoosolekud. Igal neist kohtumistest on oma eesmärgid ja need kestavad vastavalt erinevatele aegadele. Operatiivtöötaja on mõeldud just tekkinud probleemi lahendamiseks.

Tavaliselt kestab see 5-10 minutit, sinna kogunevad probleemiga otseselt seotud inimesed. Planeerimiskoosolek toimub tavaliselt iga päev hommikul ja see kestab 25-30 minutit. Selle aja jooksul on juhil vaja paika panna päeva ülesanded, saada tagasisidet eelmise päeva tulemustele ja vajadusel plaane korrigeerida.

Kohtumise eesmärk on leida lahendus globaalne probleem, moodustage oma turule uus pakkumine, arendage uus programm motivatsioon jne.

Sageli jagunevad koosolekud kaheks etapiks – esimene toimub õhtul, see seab koosoleku eesmärgid, visandatakse probleemid, mida arutatakse. Hommikul algab teine etapp, mis võib kesta kuni kaks tundi. Täielik kohtumine on puhas loovus.

2. Ülesannete täpsustamine. Igal koosolekul peaksid olema selgelt määratletud ülesanded, millest osalejatele eelnevalt teatatakse. Päevakorrast kõrvalekaldumine on äärmiselt ebasoovitav.

3. Jäigad eeskirjad. Koosolekul peab olema algus- ja lõppaeg, olenemata sellest, kas kõik kutsutud kohale tulevad või mitte. Seadke selged ajapiirangud, nt lõpetage päevakorrapunkt 1 25 minuti pärast.

Varu iga kõneleja jaoks kindel aeg – 5 minutist piisab, see õpetab inimesi asja juurde rääkima. Kui kuulete kõrvalisi vestlusi või teemast kõrvalekaldumist, lõpetage need katsed, säästke oma aega.

4. Optimaalne koostis. Koosolekul peavad osalema inimesed, keda see puudutab. Niisama istu ja kuula, ära kutsu kedagi. Las igaüks tegeleb oma asjadega.

5. Sõna kõigile. Igal koosolekul osalejal peaks olema võimalus avaldada oma arvamus konkreetses küsimuses. Ärge sekkuge ja pealegi ärge katkestage töötaja kõnet, isegi kui see läheb teie vaatenurga vastu. Kas vajate piisavat tagasisidet?

6. Arvestuse pidamine. Päevakord pole ainus siduv dokument koosolekud. Protokoll, kus on kirjas kõik põhipunktid, rääkinud töötajad tähtsuse järjekorras, nende arvamus konkreetses küsimuses ja mis kõige tähtsam, koosoleku tulemused, on väga kasulik paber.

Kindlasti saatke koosolekul osalejatele välja uudiskiri, et neil oleks see alati käepärast võimalike punktide selgitamiseks. Nii on ülesannete täitmist mugavam kontrollida ja tulemusi analüüsida. Just skeem "ülesanne - tulemused - kontroll - ülesanne" võimaldab teil muuta koosolekud kõige tõhusamaks ja kokkuvõtlikumaks.

7. Planeeritud kohtumine. Iga töötaja peaks teadma, millal teda uuesti koosolekuruumi kutsutakse. Üllatus on halb abimees koosolekute korraldamisel, osalejatel pole aega valmistuda või ei tule nad kontorist puudumise tõttu üldse kohale.

Kui probleem tekkis ootamatult ja otsustasite selle lahendamiseks kutsuda operatiivtöötaja, valmistuge vastusteks "Ma ei tea", "Ma pean kontrollima" ja "Ma esitan teile aruande hiljem".

Kuidas tõhusat koosolekut ette valmistada ja läbi viia?

Tõhusaks kohtumiseks peate esmalt selleks valmistuma. Enne koosoleku algust peaks juht enda jaoks selgeks tegema järgmised küsimused:

Milliseid eesmärke koosolek taotleb ja milliseid ülesandeid koosolek lahendab?
milline on koosoleku formaat, millised on koosolekul osalejate rollid. Töötajate rollid on eelnevalt jaotatud: peab olema esimees ja sekretär. Samuti määratleda täpne aeg koosoleku algus ja lõpp.
milline on koosoleku ülesehitus. Tüüpiline struktuur näeb välja selline:
tervitused;
koosoleku eesmärkide, püstitatud ülesannete, koosoleku formaadi väljakuulutamine;
olemasolevate probleemide arutelu ja analüüs;
saamine tagasisidet esinejatelt;
tulemuste analüüs ja lähituleviku ülesannete püstitamine;
kokkuvõtteid tehes.
mis on koosoleku päevakord. Määrake iga päevakorrapunkti läbitöötamiseks täpne aeg, eraldage aega vaheajaks, kui koosolek hõlmab pikka aega.
milliseid dokumente on vaja. Valmistage ette kogu vajalik teave, mis osalejatele huvi pakub, jagage materjalid nii, et neid eelnevalt uuritaks.
kas koosolek on vajalik. Enne koosolekukutse saatmist kontrollige, kas see on tõesti vajalik.

Vasta enda jaoks neile küsimustele:

Kas seatud ülesannetega tuleb kohe tegeleda?
Mida peaksid osalejad koosolekult kaasa võtma?
Kuidas peaks nende töö pärast kohtumist muutuma?
On kõik vajalikku teavet tasakaalukas? Kas saate mõnele küsimusele vastuse "ma ei tea"?
Kas probleemi on võimalik lahendada muul viisil, koosolekuid pidamata?

Pea meeles umbes lihtsad reeglid viia läbi tõhusaid koosolekuid, hoida publiku tähelepanu peal peamine eesmärk, hoidke arutelu positiivse või neutraalsena ning julgustage inimesi oma arvamust avaldama.

Siis saate oma töötajate efektiivsuse tõusu ja samal ajal vähendate ajaraiskamist.

Palun öelge, millist eessõna on õige kasutada lauses: "Kohtumine on kavandatud novembrisse / novembrisse 2019." Kas mõlema eessõna kasutamine on vastuvõetav?

Täpselt nii: planeeritud novembrisse.


	Küsimus nr 301610

Artikkel predikaadi kokkuleppimisest numbriga ei käsitle subjektiga nõustumise küsimust, väljendatuna % võrra 1, ilma sõltuvate sõnadeta. Näiteks: - Kontrollige piletite saadavust: 21% on juba broneeritud. või - Kontrollige piletite saadavust: 21% juba broneeritud. Milline kokkulepe on antud juhul õige/eelistav? Tänud.

Vastus kasutajatugi vene keel

D. E. Rosenthali teatmeteos ütleb järgmist.

Numbritega lõppevate liitnumbritega üks, predikaat pannakse reeglina vormi ainsus, Näiteks: Koosolekule saabus 21 delegaati; ... Korraga esitati kolmkümmend üks avaldust(Šolohhov). Mitmuse vorm selles konstruktsioonis on võimalik vastavalt konteksti tingimustele, näiteks: Kakskümmend üks delegaati kohtusid ümarlaua taga(predikaat met tähistab vastastikust tegevust, mida väljendatakse mitmuse vormis); Kõige eest maksti 92 681 rubla(subjekti formaalse rolli juures loeb loendatav käive passiivses konstruktsioonis meetme asjaolu); Eksamile ilmus 21 õpilast(kõnekeelne variant, tähenduses harmoniseerumiskalduvuse mõju); Kakskümmend üks kasti nõusid, mis baasi toimetati, sattusid sinna kogemata.(alllause mõju liitsõnaga, mis on mitmuse vormis).

Seega on tõsi: 21% juba broneeritud. Lubatud: 21% juba broneeritud.


	Küsimus #298486

Tere! Öelge mulle, kuidas korraldada kohtumist direktoriga või direktoriga. Aitäh.