Что такое 1с документооборот.

Мы уверены в своих ценах: найдете дешевле — вернем разницу.

Если вы решите купить программу 1С СЭД 8 у нас сегодня Вы бесплатно получите:

• первые 3 месяца поддержки, консультаций и обновлений
• доставку по Москве и регионам
• установку

Система электронного документооборота 8 (далее — 1С СЭД ) — это программный продукт, который позволяет осуществлять деятельность с различными видами документации компании. Кроме того система дает возможность управлять бизнес-процессами предприятия и контролировать их деятельность.

В состав 1С СЭД входит несколько подсистем:

• актуальные документы. Данная подсистема включает в себя работу с документацией компании, которая актуальна на данном этапе деятельности;
• задачи сотрудников и рабочие процессы. Здесь программой создаются бизнес-процессы компании, над которыми потом осуществляется контроль. Сюда же входит настройка матрицы действующих заместителей в случае отсутствия исполнителя, а также функция ролевой адресации задач;
• подготовка отчетов и статистических данных. Данная подсистема включает в себя перечень отчетов, необходимых для статистического анализа документации, а также осуществление контроля над деятельностью сотрудников и выполнением ими поставленных задач;
• автоматическая обработка информации. Эта подсистема подразумевает под собой механизмы, с помощью которых происходит автоматическая обработка документов. Сюда входит контроль над каталогами с файлами, выдача сотрудникам компании периодической печати и т.д.;
• ведение архива. Сюда входят средства, используемые при работе с архивом, например, просмотр, выдача информации, изъятие документа и т.д.;
• обмен данными. Подсистема способствует обмену данными между составными частями структуры;
• функция администрирования. С помощью этой подсистемы система настраивается, и в нее вводятся персональные данные пользователей;
• форум и чат. Данная подсистема способствует организации коллектив и его деятельности. Здесь же размещаются новости компании и список ссылок в интернете, которые могут быт полезными для сотрудников.

Система работает с бизнес-процессами компании, при этом пользователи программы могут настроить эти бизнес-процессы «под себя», учитывая различные опции и параметры. Помимо этого, программа может автоматически переадресовывать эти бизнес-процессы на заместителей тех исполнителей, которые на данный момент отсутствуют.

Модуль отчетности включает в себя составление различных видов отчетов, включая статистику документооборота, отслеживание динамики изменения файлов, исполнительскую дисциплину и т.д.

Программа также дает возможность пользователям настраивать внешний вид документов, изменять состав реквизитов, при этом не прибегая к конфигурации всего программного обеспечения 1С Предприятие 8.3.

Основные преимущества системы

• программа проста в установке и использовании;
• построение бизнес-процессов возможно как в обычном режиме, так и с помощью веб-интерфейса;
• программа отлично совмещается с другими программными инструментами от компании «1С»;
• в данные легко можно вносить изменения;
• библиотека, в которой хранятся бизнес-процессы, является общедоступной и пополняемой.

Программный продукт 1С СЭД дает возможность полностью автоматизировать все процессы на предприятии, в том числе и выдачу персоналу заданий, а также контроль над исполнением этих заданий и получение отчетов. Кроме того, с помощью программы можно также автоматизировать ведение учета документов и их регистрацию в системе. Программа позволяет оперативно найти в базе нужный документ, располагая при этом минимальной информацией.

Дополнительные возможности программы

Благодаря использованию 1С СЭД можно также создавать различные шаблоны, например – шаблоны документов, которые можно использовать в дальнейшем. Есть также возможность вести учет документов, находящихся в архиве, а также организовывать доступ к ним. Система электронного документооборота на все 100% использует возможности платформы 1С, поскольку все составляющие модули системы созданы на основе управляемой платформы «1С: Предприятие 8.2».

Стоит также заметить, что альтернативой этой программе может быть продукт «1С: Документооборот». С его помощью также можно вести процесс учета корпоративной документации и руководить бизнес-процессами.

Программный продукт "1С: Документооборот 8", является преемником программного продукта "1С: Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота предприятия.

"1С: Документооборот 8" позволяет:

Упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

Сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

Повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

Что касается стоимости системы, то она также варьируется в зависимости от многих параметров:

Таблица 2.5. Цены на поставку СЭД «1С: Документооборот 8»

Число рабочих мест	Общая стоимость программы
30-50 (10 активных пользователей)
300-500 (100 активных пользователей)
1000-2000 (400 активных пользователей)
3000-5000 (1000 активных пользователей)

Сравнительная таблица систем электронного документооборота

В ходе сравнения систем электронного документооборота была составлена таблица преимуществ функциональных возможностей рассмотренных ранее систем:

Таблица 2.6. Сравнительная таблица систем электронного документооборота

Наименование СЭД				«Е1 Евфрат»
Наличие web-клиента		Приобретается отдельно (1 б.)
Ведение договоров		Докупается отдельно (1 б.)	Докупается отдельно (1 б.)
Управление работами	Только в расширенной версии (1 б.)
Интеграция с другими системами		Докупается отдельно (1 б.)
Ведение клиентской базы	Функция не заявлена (0 б.)	Функция не заявлена (0 б.)	Докупается отдельно (1 б.)
Распознавание документов	Докупается отдельно (1 б.)	Докупается отдельно (1 б.)	Докупается отдельно (1 б.)
Итоговый балл

Обзор системы электронного документооборота Directum .

1. Общее описание системы

Система Directum является корпоративной системой электронного документооборота, которая упрощает работу с большим потоком документов. СЭД Directum нацелена на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Функционирование системы электронного документооборота Directum зависит в первую очередь от той конфигурации, которую выберет заказчик. В поставку могут входить девять модулей, реализующих функции электронного документооборота и управления взаимодействием, а также средства, расширяющие возможности их использования. Этими средствами являются такие модули, как: модуль управления электронными документами, модуль управления деловыми процессами, модуль канцелярия, модуль обращения граждан и организаций, модуль управления взаимодействием с клиентами, модуль управления договорами, модуль управления совещаниями и заседаниями, модуль управления показателями эффективности, модуль интеграции с системами обмена документами.

Модули управления электронными документами и управления деловыми процессами являются базовыми модулями системы. Остальные модули – являются дополнительными модулями системы, которые позволяют расширить функционал системы.

Также СЭД Directum оснащена дополнительными возможностями, которые открывают большие возможности и помогают упросить работу с ней. Например, технология быстрой идентификации, которая позволяет проставлять штрих код на документы, чтобы в дальнейшем получать быстрый доступ к ним.

Помимо этого СЭД Directum интегрирован с приложениями Microsoft Office, то есть, существует возможность взаимодействия с системой непосредственно из приложений MS Office.

Также СЭД Directum оснащен веб-доступом. Это значит, что у пользователей системы есть возможность получить доступ к данным системы Directum с помощью веб-браузера.

Ещё одним полезным дополнительным средством является предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Данный инструмент позволяет создавать и дорабатывать компоненты системы посредством визуальной настройки их форм и задания вычислений на встроенном языке ISBL. Язык предназначен для адаптации системы к нуждам конкретного предприятия программистами этого предприятия.

Такое средство, как служба ввода документов позволяет автоматически вводить документы, полученные из различных источников в систему DIRECTUM (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта).

Также в системе Directum реализована служба преобразования документов. Она позволяет преобразовывать документ в форматы HTML, PDF, а также в многостраничный TIFF при различных действиях пользователя с документами. Например, при экспорте документов из системы.

В системе Directum также предусмотрена интеграция с 1С: Предприятие 8* и Dynamics AX*.

Обзор модулей системы.

Структурно модули системы представляют собой наборы компонент различных типов. Компоненты имеют характерный интерфейс и наборы данных, определяемые их назначением.

Обзор базовых модулей

В данной таблице представлен обзор базовых модулей системы:

Таблица 2.7. Базовые модули СЭД Directum

Обзор дополнительных модулей

В данной таблице представлен обзор дополнительных модулей, которые расширяют функционал системы:

Таблица 2.8. Дополнительные модули СЭД Directum

Наименование	Краткое описание
1.Канцелярия	Модуль предназначен для секретарей и делопроизводителей, облегчается выполнение рутинных операций в работе с бумажными документами, поиску документов и отправке поручений в работу.
2.Обращения граждан и организаций	Позволяет организовать работы с обращения граждан и организаций в соответствии с ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.
3.Управление взаимодействия с клиентами	Позволяет вести единую базу клиентов компании, учитывать все контакты и маркетинговые мероприятия.
4.Управление договорами	Организация процесса регистрации, согласования договоров и прочих договорных документов, оперативная работа с ними (поиск, анализ, редактирование и т.п.), а так же контроль за ходом договорного процесса.
5.Управление совещаниями и заседаниями	Модуль поддерживает полный ЖЦ совещания, начиная от подготовки и проведения и заканчивая согласованием протокола и контролем исполнения решений.
6.Управление показателями эффективности	Позволяет проводить оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности.

В ходе написание выпускной квалификационной работы особое внимание будет уделено единственному дополнительному модулю – это модуль «Канцелярия». Связанно это с тем, что данный модуль позволяет вести Журнал регистрации, Номенклатуру дел и позволяет заполнять РКК (регистрационно-контрольные карточки), с помощью которых в дальнейшем можно будет формировать отчеты о работе предприятия, а также в данном модуле реализована работа с поручениями. Эти функции были необходимы для осуществления внутреннего документооборота компании.

Рассмотрим функциональные возможности этого модуля более подробно.

Модуль «Канцелярия»

Работа модуля «Канцелярия» тесно связана с работой других модулей СЭД Directum.

Во многих организациях основная нагрузка по контролю исполнения поручений или же по обеспечению бумажного документооборота лежит на делопроизводственных службах предприятия. Для таких служб был разработан модуль «»Канцелярия».

Обмен документами автоматизируется в соответствии со стандартом Гильдии управляющих Документацией «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления».

Данный модуль используется для автоматизации работы с официальными бумажными документами, например, с приказами по основной деятельности, входящими и исходящими письмами, запросами, поручениями и т.п.

Работа с такими документами не может быть полностью переведена в электронный вид, т.к. большинство документов, имеющих юридическую силу, по законодательству должны оформляться в бумажном виде.

В то же время, многие организации обмениваются электронными сообщениями и документами, которые считаются «официальными» наравне с бумажными документами, и поэтому подлежат регистрации, вынесению резолюций и т.д.

Модуль облегчает обработку бумажных документов и позволяет автоматически обмениваться электронными документами между организациями.

Обработка бумажных документов осуществляется в соответствии с требованиями ГСДОУ (Государственная Система Документационного Обеспечения Управления), на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства.

Модуль «Канцелярия» обеспечивает:

единую регистрацию всех входящих, исходящих и внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (Далее РКК);

регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа.

осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

быстрый поиск информации по наличию, состоянию и движению бумажных документов в системе;

получение стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

Что дает использование СЭД Сокращение объема документооборота Укрепление исполнительской дисциплины Контроль сроков и результатов исполнения Централизованное хранение документов Сокращение времени на поиск документов Организация коллективной и групповой работы Создание основы для комплексной информационной системы

Преимущества «1С:Документооборот 8» Современная отечественная платформа «1С:Предприятие 8», сертифицированная согласно требованиями ст.152 ФЗ Легкая интеграция с другими продуктами на платформе «1С:Предприятие 8» и системами других вендоров Возможность создания СЭД как в небольших, так и в крупных, территориально-распределенных организациях Возможность работы в удаленном режиме, в том числе и через КПК Возможность настроек системы по потребности конкретного сотрудника без необходимости привлечения ИТ специалистов Создание графических бизнес-процессов Встроенные инструменты для создания отчетов любых видов (таблицы, графики и т.п.) Небольшие затраты на внедрение и владение системой Налаженная система обучения пользователей, включая очное, дистанционное и электронное обучение. Возможность обучения без отрыва от производства Список завершенных проектов по внедрению «1С:Документооборот 8» -

Какие задачи решает «1С:Документооборот 8» Учет входящих, исходящих, внутренних документов и договоров; Учет обращений граждан; Автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление; Построение иерархии исполнения - управленческая деятельность сверху вниз, отчетность по исполнительской дисциплине и контроль исполнения снизу вверх. Контроль исполнительской дисциплины; Хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий; Разграничение прав доступа по видам документов и ролям; Возможность работы с электронной цифровой подписью; Использование штрихкодирования документов; Автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера; Ведение архива организации; Полнотекстовый поиск любых данных; Ведение статистической отчетности; Учет и анализ рабочего времени сотрудников.

Возможности «1С:Документооборот 8» Веб-доступ Нумераторы документов Атрибутивный и полнотекстовый поиск данных Гибкая система прав доступа Маршрутизация работ и документов Протоколирование событий Поддержка распределенной работы Учет затрат рабочего времени сотрудников Отчетность Уведомление исполнителей Централизованное и децентрализованное администрирование Настройка интерфейса Обработка внешней корреспонденции Ролевая маршрутизация Контроль исполнительской дисциплины Внутренний документооборот Административные регламенты, НСИ Хранение и контроль версий файлов Ведение архива И многое другое… Сканирование и распознавание

Принципы учета документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике: ГОСТ Р «Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; Федеральный закон Российской Федерации от г. 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Федеральный закон Российской Федерации от г. 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федеральный закон от ФЗ «О персональных данных»; Требования ГСДОУ. Работа с документами

Виды бизнес-процессов Исполнение – исполнение входящего или внутреннего документа одним или несколькими сотрудниками с одновременным контролем. Ознакомление – ознакомление одного или нескольких сотрудников с внутренним, входящим, исходящим документом или файлом. Поручение – выдача поручения одному сотруднику. Рассмотрение – рассмотрение входящего или внутреннего документа ответственным лицом. Регистрация – регистрация исходящего документа секретарем. Согласование – циклическое согласование исходящего, внутреннего документа или файла одним или несколькими сотрудниками, как параллельное, так и последовательное. Утверждение – утверждение исходящего или внутреннего документа ответственным лицом.

С учетом морфологии: Русской, английской и украинской. Поиск похожих слов. Выполняется моментально. Ищет по всем данным: Входящие, исходящие, ОРД, файлы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты и т. д. Всегда под рукой: Полнотекстовый поиск Как по реквизитам, так и по содержимому файлов. Команда Поиск или Ctrl + Shift + F в каждом разделе.

Руководитель организации Повышение управляемости, укрепление исполнительской дисциплины Организация коллективной и групповой работы, с возможностью делегирования задач Ощутимые результаты в короткие сроки с минимальными затратами Руководитель финансового департамента Снижение расходов и издержек на расходные материалы, хранение документов Эффективность возврата инвестиций Руководитель департамента информатизации Построение ИС на единой платформе и легкая интегрируемость с другими системами Возможность масштабировать систему Обеспечение информационной безопасности организации Руководитель канцелярии Сокращение объема документооборота Контроль сроков и результатов исполнения Оперативное составление отчетности и поиск документов Преимущества внедрения СЭД

Внедрение СЭД: примерный план проекта Обследование организации Разработка технического задания с учетом требований заказчика Выработка программ и методик внедрения Разработка, тестирование и адаптация информационной системы Обеспечение интеграции с существующими системами Обучение пользователей в специализированном учебном центре или на территории заказчика Подписка на информационно-техническое сопровождение (в течение первых 6 месяцев - бесплатно) Преимущества работы с фирмой 1С Фирма «1С» рекомендует пользователям осуществлять внедрение «1C:Документооборот 8» в тесном сотрудничестве с партнерами фирмы «1С», имеющими необходимые компетенции в области автоматизации предприятий на платформе «1С:Предприятие 8», штат сертифицированных специалистов. информация о системе и актуальный перечень выполненных проектов по внедрению «1С:Документооборот 8». Фирма «1С» обеспечивает поддержку и курирование масштабных и технологически сложных проектов. Фирма «1С» использует технологию быстрых результатов, которая позволяет получать быстрые результаты в короткие сроки и снижать финансовые риски.

Предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота .

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учет документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов , требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства . Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети , так и через интернет (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. Функционал системы постоянно расширяется.

Основные возможности

Учет и хранение документов

Работа с документами

Дополнительные возможности

Безопасность

Контроль исполнительской дисциплины

• контроль сроков и объемов выполнения задач
• ежедневный учёт рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач)
• анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений, проектов на основе отчетов

Прочие

Особенности

1С:Документооборот представлен в версиях КОРП и ПРОФ. Версия КОРП больше подходит для средних и крупных коммерческих предприятий и бюджетных учреждений со сложной структурой или документооборотом. Версия ПРОФ способна обеспечить потребности организаций с небольшой структурой и несложным документооборотом. Функционал версий ПРОФ и КОРП имеет ряд различий .

Интеграция

Имеется возможность настройки взаимодействия с другими приложениями и обмена данными через текстовые файлы , XML -документы и DBF -файлы.

Внедрение

Каких-либо ограничений (кроме соответствующего технического обеспечения) на внедрение системы неизвестно. Возможность ее использования не зависит от отраслевой принадлежности предприятия, его структуры, организационной формы, вида деятельности, численности персонала и т. д. Система может быть настроена и адаптирована под конкретные задачи и требования клиента. Легко осваивается пользователями. Имеются примеры внедрений 1С:Документооборот в самых разных отраслях, в том числе в коммерческих, бюджетных и некоммерческих организациях.

Конкуренты

Среди конкурентов на российском рынке можно выделить ДЕЛО , DIRECTUM , ЕВФРАТ , DocsVision , IBM Lotus Notes .

Критика, недостатки

На сегодняшний день критика связана в основном со сложностями настройки прав доступа , ограниченным взаимодействием с почтовыми сервисами и отсутствием полноценного почтового клиента , а также отсутствием англоязычного интерфейса.

Ссылки

• Финансовая газета, № 4, январь 2010. И.Сидоров, «1С:Документооборот 8»: новое решение для автоматизации делопроизводства и документооборота
• Финансовая газета, № 4, январь 2011. И.Сидоров, «1С:Документооборот 8 КОРП»: новое решение для автоматизации делопроизводства и документооборота

Примечания

Категории:

• Программное обеспечение по алфавиту
• Системы электронного документооборота
• Программы для бизнеса
• Автоматизация
• Программное обеспечение для управления проектами

Wikimedia Foundation . 2010 .

Смотреть что такое "1С:Документооборот" в других словарях:

Документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Содержание 1 Этапы 2 Электронный документооборот … Википедия

Документооборот - движение документов в органе, организации, учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Движение документов между их составителями и исполнителями, а также теми, кто должен быть ознакомлен с документами. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

Сущ., кол во синонимов: 1 оборот (43) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов

Движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. Райзберг Б.А.,… … Экономический словарь

Документооборот … Орфографический словарь-справочник

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;... Источник: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти… … Официальная терминология

Документооборот - (flow of documents) движение документов в организации (компании, предприятии) с момента их создания или получения вплоть до отправления или завершения работы с ними внутри организации … Экономико-математический словарь

документооборот - Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное делоэкономика Обобщающие термины организация работы с документами …

документооборот (админ.-хоз. деятельность в спорте) - документооборот Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. [Департамент лингвистических услуг Оргкомитета «Сочи 2014». Глоссарий терминов] EN document circulation… … Справочник технического переводчика

Документооборот электронный - 1.3. Электронный документооборот (документооборот) последовательность транзакций по обмену документами между участниками документооборота, обеспечивающая некоторый регламентированный процесс по обмену документами (например, документооборот по… … Официальная терминология

Книги

• Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете (+ CD-ROM) , В книге изложен методологический подход и даны практические рекомендации по документированию хозяйственных операций и организации документооборота. Все рекомендации даны с учетом требований… Издатель:

Порядок работы и начальные настройки в программе 1С Документооборот 8 КОРП.

1)Добавить информационную базу

2)Зайти в режиме конфигуратор и добавить пользователя с полными правами (Администратор)

Администрирование --> Пользователи --> Действия --> Добавить:

Дать полные права на закладке "прочие".

После этого переходим в режим 1С Предприятие, после заполнения настроек, система предложит перезапуститься. Необходимо будет заполнить основные настройки в разделе «Настройка и администрирование» -->»Настройка программы».

Перед созданием пользователей и папок документов желательно заполнить данные об организационной структуре, должностях сотрудников и физических лицах.

Создаем физических лиц:

Раздел «Нормативно-справочная информация» -->»Физические лица» --> «Добавить».

В этом же разделе заполняем справочник должности.

После этого можно заполнить справочник «Пользователи»:

раздел «Настройка и администрирование» -->»Пользователи».

1) Создаем структуру предприятия - создание элементов - групп.

2) В группы добавляем пользователей (элементы списка справочника).

При выборе подразделения в форме элемента справочника пользователи, мы попутно заполняем справочник «Структура предприятия». При выборе руководителя подразделения возникает коллизия, если он еще не создан (или мы его создаем). Выбираем пустой элемент.

После заполнения структуры и создания всех пользователей желательно еще раз пройти структуру предприятия и заполнить поле руководитель для каждого подразделения. Это важно для раздела бизнес-процессы, если направление задач пользователям зависит от подразделения.

После создания пользователей можно перейти к настройке прав доступа папок, в которых будут храниться документы. Рассмотрим для примера настройку прав внутренних документов.

Существуют по крайнем мере две стратегии создания папок для документов: в соответствии с организационной структурой и другая. Во втором случае обычно за основу берется структура бизнес-процессов предприятия. Возможна также смешанная модель.

После создания организационной структуры создаем виды документов. Путь по меню:

Нормативно-справочная информация --> Виды документов -->Создать:

Удобнее будет создать весь перечень видов документов и потом уже производить настройки связанные с бизнес-процессами, нумерацией и т.д.

Если нумерация документов зависит от вида документа, можно указать индекс нумерации нажав на кн. «Индекс нумерации».

После создания видов документов можно создать новые свойства и категории документов.

Создадим дополнительное свойство. По команде:

«Набор дополнительных свойств документов данного вида» --> «Подбор» -->»Создать».

При создании нового свойства нужно указать тип и, если это справочник или перечисление, «указать значение свойств объекта». Значения задаются при нажатии соответствующей гиперссылки:

Для того, чтобы данный реквизит был доступен для данного вида документов, необходимо по кн. «Добавить в набор» добавить его в список доступных реквизитов.

Если видов документов много, а для разных документов свойства различаются, надо проводить работу по добавлению дополнительных реквизитов в список их дополнительных свойств. Для общих свойств можно установить признак принадлежности ко всем видам документов.

Путь по которому проходит общий бизнес-процесс внутреннего документа состоит из базовых бизнес процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение и т.д.

В процессе участвует один или несколько исполнителей, либо ролей исполнителей. Например, роль Юрист могут выполнять три сотрудника, и всем им будет адресована задача. Адресация задачи может ограничиваться подразделением или задаваться служебной иерархией, например, руководитель это непосредственный руководитель сотрудника. Участие исполнителей в выполнении бизнес-процесса может быть как последовательным, так и параллельным.

Чтобы запустить простейшие бизнес-процессы необходимо:

Запуск б.п шаг 1)Задать список ролей.

Путь по меню:

Управление бизнес-процессами --> Роли исполнителей -->Создать:

В списке исполнителей можно задавать конкретных пользователей, но этот способ имеет единственный плюс - сэкономить время сейчас. Т.к. не все руководители отделов даже из трех человек хотят /могут подключаться к процессу во время своего отсутствия. При этом, при добавлении заместителя в список исполнителей данной роли, руководители во всех случаях будут также получать информацию о поступающих задачах.

Запуск б.п шаг 2) Задать исполнителей ролей.

Если, допустим, какая то роль действует только в пределах какого то подразделение, указываем адресацию:

В свойствах элемента Роль исполнителя должна быть задана возможность использовать адресацию:

Запуск б.п шаг 3) Создать шаблоны бизнес-процессов.

Путь по меню:

Управление бизнес-процессами --> Шаблоны бизнес-процессов --> выбрать тип бизнес-процесса -->Создать:

Можно выделить два типа шаблонов: с одним исполнителем и несколькими.

В случае с несколькими исполнителями, необходимо задать порядок согласования:

Последовательно

Паралллельно

Смешанно.

Кроме ролей и собственно, пользователей, можно указывать исполнителей, которые вычисляются согласно предоставленным в списке выбора функциям автоподстановкой. Например, непосредственный руководитель автора документа.

Для всех типов документов (внутренних, входящих, исходящих) предусмотрены предопределенные простые шаблоны и сложный шаблон, который является последовательностью этих простых шаблонов. Связь представлена на таблице:

	Простые бизнес-процессы	Композиция
Входящих документ	Рассмотрение, Исполнение, Ознакомление, Поручение	Обработка входящего документа= Рассмотрение+ Исполнение/Ознакомление+ Поручение (поместить в дело)
Внутренний документ	Согласование, Рассмотрение,Утверждение, Поручение	Обработка внутреннего документа= Согласование + Утверждение+ Регистрация+ Рассмотрение+ Исполение/Ознакомление+ Списание(поручение)
Исходящий документ	Согласование, Утверждение, Исполнение, Ознакомление,Регистрация, Поручение	Обработка исходящего документа= Согласование+ Утверждение+ Регистрация

Обработка документа не обязана состоять из перечисленных бизнес процессов:

Изложенного выше достаточно, чтобы задать основные контуры бизнес-процессов предприятия и тестировать их с сотрудниками какого-нибудь подразделения, например с юристами.

Желательно, чтобы эти люди были заинтересованы в проекте (автоматизации), поскольку увеличение труда может неприятно удивить энтузиастов автоматизации.