РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 9 марта 2007 г. N 377р

(В ред. Распоряжений ОАО "РЖД" от 10.10.2008 N 2160р, от 17.02.2011 N 355р,
от 23.11.2012 N 2388р)

В целях упорядочения организации участия ОАО "РЖД" в российских и международных выставках и конференциях, а также обеспечения надлежащей организации собственных подобных мероприятий:
1. Утвердить прилагаемые:
Положение о выставочной деятельности ОАО "РЖД";
Положение о выставочном комитете ОАО "РЖД".
2. Признать утратившими силу пункт 2 распоряжения ОАО "РЖД" от 27 февраля 2004 г. N 1237р "О выставочном комитете открытого акционерного общества "Российские железные дороги" и распоряжение ОАО "РЖД" от 23 января 2006 г. N 113р "Об изменении состава выставочного комитета открытого акционерного общества "Российские железные дороги".

Президент
ОАО "РЖД"
В.И.Якунин

ПОЛОЖЕНИЕ
О ВЫСТАВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОАО "РЖД"

(В ред. Распоряжений ОАО "РЖД" от 10.10.2008 N 2160р, от 17.02.2011 N 355р)

1. Настоящее Положение определяет порядок организации выставочной деятельности ОАО "РЖД".
2. Под выставочной деятельностью понимается деятельность по организации участия ОАО "РЖД" в международных и российских выставках и конференциях (далее - выставки и конференции), а также по подготовке и проведению ОАО "РЖД" собственных подобных мероприятий.
3. Выставочная деятельность осуществляется в целях:
а) содействия расширению сферы оказания ОАО "РЖД" транспортных услуг и повышению их качества;
б) организации обмена опытом между организациями, работающими в сфере железнодорожного транспорта, как на территории России, так и за рубежом, в решении технических, экономических, экологических и социальных проблем;
в) содействия оперативному внедрению в производство новых технологий, технических средств и решений, а также ресурсосберегающих технологий;
г) повышения престижа российских железных дорог в России и за рубежом, формирования позитивного имиджа ОАО "РЖД".
д) проведения эффективной целенаправленной брендориентированной коммуникационной деятельности, позволяющей повысить капитал и стоимость бренда.
(Подпункт д введен Распоряжением ОАО "РЖД" от 17.02.2011 N 355р)
4. Выставочная деятельность ОАО "РЖД" осуществляется с учетом следующих условий:
наряду с узкопрофильной информацией, посвященной теме конкретного мероприятия, в рамках выставочной деятельности должны освещаться брендориентированные темы;
выставочная деятельность проводится в соответствии с принципами отбора мероприятий для проведения выставочной деятельности и условиями участия в них ОАО "РЖД".
(Пункт 4 дан в ред. Распоряжения ОАО "РЖД" от 17.02.2011 N 355р)
5. Координацию организации участия ОАО "РЖД" в выставках и конференциях, а также проведения ОАО "РЖД" собственных подобных мероприятий осуществляет выставочный комитет ОАО "РЖД" (далее - комитет).
(Пункт введен Распоряжением ОАО "РЖД" от 17.02.2011 N 355р)
6. Организацию и реализацию выставочной деятельности, включая вопросы ее методического и материально-технического обеспечения, осуществляет Департамент технической политики, который во взаимодействии с причастными подразделениями аппарата управления ОАО "РЖД", филиалами и структурными подразделениями ОАО "РЖД":
а) готовит на основе поручений президента ОАО "РЖД" и председателя комитета, предложений от подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", филиалов, других структурных подразделений, дочерних и зависимых обществ ОАО "РЖД" проект плана выставочной деятельности ОАО "РЖД" на соответствующий год, а также планирует расходы для его реализации;
б) обеспечивает подготовку материалов для выставок и конференций;
в) обобщает и изучает международный и российский опыт проведения выставок и конференций в целях его использования в дальнейшем при осуществлении выставочной деятельности;
г) организует проведение в установленном порядке конкурса по отбору компании исполнителя для организации сопровождения выставочной деятельности (обеспечение сервисного обслуживания, проведение маркетинговых исследований, изготовление выставочной сувенирной и печатной продукции, оказание переводческих услуг, аренда выставочных площадей и их застройка, организация выезда делегаций ОАО "РЖД" на выставки и конференции, организация изготовления макетов натурных образцов железнодорожной техники и оборудования для демонстрации на выставках и конференциях и другое);
д) обеспечивает в установленном порядке заключение договоров с подрядными организациями на оказание услуг по сопровождению выставочной деятельности, организует их исполнение;
е) готовит проекты внутренних документов ОАО "РЖД", по вопросам касающимся участия ОАО "РЖД" в выставках и конференциях, а также по организации и проведению ОАО "РЖД" собственных подобных мероприятий;
ж) готовит предложения по составу делегаций ОАО "РЖД", направляемых на выставки и конференции;
7. Подразделения аппарата управления ОАО "РЖД", филиалы и структурные подразделениями ОАО "РЖД" представляют в Департамент технической политики предложения и материалы по формированию проектов выставочных экспозиций и конференций ОАО "РЖД", а также предложения по составу делегаций направляемых на выставки и конференции.
Предложения и материалы по формированию проектов выставочных экспозиций и конференций ОАО "РЖД", предложения по составу делегаций направляются в Департамент технической политики за один месяц до их проведения.
8. Департамент технической политики представляет компании исполнителю, выбранной на конкурсной основе для сопровождения выставочной деятельности, требования по выполнению работ и подготовке материалов для каждого мероприятия. Проекты указанных работ и материалов рассматриваются рабочей группой комитета и утверждаются председателем комитета.
9. Для обеспечения участия ОАО "РЖД" в выставках Департамент технической политики организует работу по подготовке проектов выставочных экспозиций ОАО "РЖД".
10. Проекты выставочных экспозиций утверждаются председателем комитета, а при его отсутствии заместителем председателя комитета.
Дизайн выставочных стендов, тексты, дизайн, количество и номенклатура полиграфической и сувенирной продукции, сценарии, закадровые тексты, раскадровка видеоматериалов, номенклатура и содержание фотоматериалов, предполагаемых к производству и распространению на выставках и конференциях, представляются в Департамент корпоративных коммуникаций.

Не позднее 5 рабочих дней с даты получения материалов Департамент корпоративных коммуникаций представляет письменные замечания или согласовывает представленные материалы.
(Абзац добавлен Распоряжением ОАО "РЖД" от 10.10.2008 N 2160р)
11. Для участия во внеплановой выставке или конференции, а также организации и проведения ОАО "РЖД" собственных подобных мероприятий подразделения аппарата управления ОАО "РЖД", филиалы и структурные подразделениями ОАО "РЖД" представляют в Департамент технической политики предложения с обоснованием участия (проведения), которые после предварительного рассмотрения направляются в рабочую группу комитета для подготовки в недельный срок доклада президенту ОАО "РЖД" о целесообразности участия (проведения) в предлагаемых мероприятиях.
12. Предложения об официальной поддержке ОАО "РЖД" выставок и конференций подаются в течение года в рабочую группу комитета для подготовки соответствующего решения президента ОАО "РЖД".

ПОЛОЖЕНИЕ
О ВЫСТАВОЧНОМ КОМИТЕТЕ ОАО "РЖД"

(В ред. Распоряжения ОАО "РЖД" от 23.11.2012 N 2388р)

1. Выставочный комитет ОАО "РЖД" (далее - комитет) осуществляет координацию организации участия ОАО "РЖД" в международных и российских выставках и конференциях, а также проведения ОАО "РЖД" собственных подобных мероприятий.
Основными целями деятельности комитета являются пропаганда инновационного и научно-технического развития, популяризация новых технических средств, энергоэффективных и ресурсосберегающих технологий, внедряемых на железнодорожном транспорте, представление возможностей ОАО "РЖД",в области оказания транспортных услуг, организация обмена опытом между странами в решении технических, экономических, экологических и социальных проблем в сфере железнодорожного транспорта, повышение престижа ОАО "РЖД" в стране и за рубежом.
(В ред. Распоряжения ОАО "РЖД" от 23.11.2012 г. N 2388р)
2. Основными задачами комитета являются:
а) координация организации и осуществления выставочной деятельности ОАО "РЖД";
б) способствование изучению рынков транспортных услуг и продвижению услуг, работ и продукции ОАО "РЖД";
в) оказание содействия работникам подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалов, других структурных подразделений, дочерних и зависимых обществ в изучении, использовании и распространении передового отечественного и зарубежного опыта в области организации выставочной деятельности.
3. Комитет для решения возложенных на него основных задач выполняет следующие функции:
а) обеспечивает взаимодействие ОАО "РЖД" с органами государственными власти и организациями;
б) рассматривает проект годового плана выставочной деятельности ОАО "РЖД" на соответствующий год;
в) определяет направления развития выставочной деятельности ОАО "РЖД";
г) рассматривает предложения по совершенствованию выставочной деятельности ОАО "РЖД" и рекомендует их к использованию;
д) содействует развитию материально-технической базы выставочной деятельности ОАО "РЖД";
е) рассматривает предложения по проведению внеплановых выставок и конференций ОАО "РЖД".
4. Заседания комитета проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал.
5. Состав комитета формируется из работников ОАО "РЖД". Председателем комитета является первый вице-президент ОАО "РЖД".
6. Председатель комитета осуществляет руководство деятельностью комитета, проводит заседания комитета, утверждает состав комитета и его рабочей группы, подписывает протоколы заседаний комитета, дает поручения членам комитета, утверждает тематический план выставочных экспозиций ОАО "РЖД".
7. Ответственный секретарь комитета:
а) возглавляет рабочую группу комитета;
б) организует деятельность рабочей группы комитета;
в) представляет председателю комитета или его заместителю отчеты об эффективности проведенных ОАО "РЖД" мероприятий;
г) представляет председателю комитета кандидатуры членов рабочей группы;
д) запрашивает от департаментов, филиалов, других структурных подразделений ОАО "РЖД" материалы и документы, необходимые для организации выставочных экспозиций и конференций ОАО "РЖД".
8. Секретарь комитета:
а) готовит материалы и документы для рассмотрения на заседании комитета;
б) оформляет протоколы заседаний комитета.

Попутно поисковик осуществляет анализ степени доступности сведений о тех или иных событиях. Это позволяет сделать вывод о том, насколько проинформированы о том или ином предстоящем мероприятии потенциальные посетители выставки. Если источник информации обладает высокой степенью доступности, то есть все основания предположить высокую степень информированности публики касательно грядущего маркетингового события. И напротив, если источник не доносит до значительной части публики (целевой аудитории) необходимых сведений, то мероприятие соберет незначительное число посетителей. С учетом степени доступности информации о будущей выставке предприятие организует и проводит рекламную кампанию (самостоятельно или же через рекламное агентство).

Одновременно поисковиком пристально изучаются предшествующие, параллельно проводимые и последующие события в деловой и культурной жизни. Эффект наложения событий проявляется двояко: одно событие либо усиливает, либо ослабляет другое. Характерным примером из сферы культурной жизни можно назвать катастрофическое снижение интереса иностранных коммерческих и общественных организаций к празднованиям 850-летия г. Москвы в связи с трагической кончиной британской принцессы Дианы («леди Ди»). Желательно подбирать время для участия в выставке таким образом, чтобы ей если и сопутствовали какие-нибудь события, то они неизменно бы стимулировали дополнительный интерес к ней. В особенности сказанное касается мероприятий многодневных.

После проделанной поисковиком работы заботы о выставке ложатся на плечи курьеров и менеджеров по связям с общественностью. На этих лиц возлагается ответственность за ведение документации по продвижению мероприятия – досье события (event file). Досье включает в себя бегунок (running list, перечень организаций, которые нужно оповестить о событии путем личного контакта или личной доставки пригласительного письма), перечень рассылок (для электронной и обычной почты), список готовых дел (включая перечень промоконтактов на отдельной странице), учет затрат на общение.

Планирование завершается разработкой экспозиции и подбором экспонатов, о чем пойдет речь в других пунктах пособия.

7.2. Формы участия в выставке

В выставке можно участвовать как:

а) экспонент;

б) посетитель – потенциальный клиент одного или нескольких экспонентов;

в) бизнес-консультант или юрист-консультант;

г) обозреватель от СМИ;

д) спонсор.

Возможны и иные вариации, но они встречаются на практике реже. Экспонент обязан держать в уме все разнообразие форм участия в выставке, с тем чтобы определиться с информационным воздействием. На первый взгляд может показаться, что экспонента интересует только один класс посетителей – потенциальная клиентура, то есть реальные покупатели товаров (работ, услуг), которые предлагает компания-участник. Но подобное мнение глубоко ошибочно.

В целях упрочения имиджа, создания позитивного пиара и проведения мощной кампании устной рекламы фирма обязана позаботиться и о привлечении всех прочих участников: консультантов и обозревателей. Приглашение спонсоров выгодно в плане получения финансовой поддержки для более активного привлечения на выставку потенциальной клиентуры.

Все указанные группы участников нуждаются в оповещении о предстоящем мероприятии. Подготовку средств информирования целевой аудитории осуществляют сотрудники отдела маркетинга на основании работы, проделанной поисковиком. Всецело поручить эту задачу агентству маркетинговых коммуникаций невозможно, поскольку предприятие несет ответственность за директ-мейл – прямую почтовую рассылку, а также за тексты для нее. При координации предприятия рекламное агентство выбирает адресатов рассылки, рекомендуя, в свою очередь, каким образом оповестить эти организации о предстоящей выставке:

Письмо (специально заказанный конверт, бумага с графическим оформлением вроде рамок, герба, логотипа, подпись в виде авторской сигнатуры);

Электронное письмо (без графического сопровождения, но с обязательными атрибутами деловой корреспонденции и со ссылкой на сайт);

Факсимильное сообщение (аналогично оформленный текст с привлекательным графическим украшением и ай-стоппером).

Письмо целесообразно отправлять в крупную солидную организацию, обладающую отделом по связям с общественностью. Электронное письмо-оповещение (e-newsletter) предназначается более для организаций, активно использующих в своей деятельности ресурсы Сети и ведущих переписку преимущественно через e-mail. Факсимильное сообщение отправляется фирмам такого типа, которые неактивно переписываются и неадекватно реагируют на поступающую к ним почту (либо вовсе никак не реагируют). Факс обращает на себя внимание и заставляет ознакомиться с содержанием сообщения, когда снабжается ай-стоппером (eye-stopper), то есть графическим знаком, который в совокупности с логотипом, авторской сигнатурой и традиционными украшениями текста служит оформительским инструментом, повышающим интерес (в первую очередь) и отчасти доверие к документу.

Вид текста и способы оформления, включая вид ай-стоппера, зависят от типа целевой аудитории. Тип целевой аудитории диктует и свои правила касательно времени оповещения и способа напоминания о нем. В определенных случаях напоминание не требуется, но чаще всего допустимо незадолго до начала выставки отправить короткое письмо с традиционными заверениями, чтобы дополнительно напомнить о приближающемся мероприятии. В английском такое напоминание называется «night before» («за ночь до…»), хотя, естественно, отсылается не за ночь до события, а в приемлемые сроки – за 2–3 дня. Это почти всегда электронная рассылка, адресованная тем, кто заведомо заинтересовался выставкой и однозначно выразил желание посетить мероприятие.

Получатели уведомлений и приглашений директ-мейл подразделяются на несколько категорий. Представители каждой из них нуждаются в особом подходе, чем и гарантируется привлечение достаточно многочисленной публики. Назовем важнейших адресатов:

а) постоянные клиенты и партнеры фирмы, в том числе VIP – им следует уделять внимание в самую последнюю очередь, поскольку на эту категорию проще всего воздействовать; друзья компании не нуждаются в массированной рекламе, особых приглашениях, напоминаниях, этим лицам достаточно письма от руководителя, где в теплых интонациях будет сообщаться о желании встретиться ради деловых и прочих бесед на предстоящем мероприятии;

б) прочие клиенты и партнеры фирмы – эта категория нуждается в напоминании о тех выгодных сделках, которые удалось заключить с фирмой-экспонентом, и приглашении на выставку в целях заключения новых контрактов, а также ознакомления с новыми причинами для продолжения плодотворного сотрудничества;

в) несостоявшиеся клиенты и партнеры, то есть лица, демонстрировавшие живой интерес и внесенные в картотеку фирмы, но так и не заключавшие договоров; эта категория нуждается в умеренном рекламном воздействии, обилии предваряющей информации о выставке и дополнительных формах поощрения в случае изъявления готовности принять участие в данном мероприятии;

г) ассоциации предпринимателей и заинтересованные общественные организации – эти адресаты нуждаются в достаточном объеме эффективной, солидной рекламы; важно отметить, что данные получатели не только сами могут отправить своих представителей на выставку, но и помогут распространять информацию о событии среди своих членов и партнеров.

Текст письма обязательно должен содержать существенные подробности о мероприятии: условия проведения, имена организаторов и спонсоров проекта, перечень основных участников (хотя бы кратко), тема выставки, время и место (в последнем случае не помешает даже карта города с указанием на здание, в котором откроются выставочные павильоны).

Письмо обязательно содержит приветствие, заверения в почтении и поздравления с календарным/народным праздником, который недавно был или приближается, в особенности если праздник имеет отношение к бизнесу оповещаемого лица (любой соответствующий профессиональный праздник).

Стоит отметить, что, в соответствии с законами маркетинга, из каждых десяти приглашенных откликнутся лишь двое максимум. Исходя из этого правила, участнику следует планировать степень посещаемости экспозиций.

Особого внимания заслуживает такая форма участия в выставочной деятельности, как спонсорство. Наличие спонсоров весьма выгодно для организаторов и экспонентов, поскольку позволяет им минимизировать затраты на застройку павильонов при сравнительно легком осуществлении условий договора: спонсорской организации требуется эффективное размещение обширной и продвинутой рекламы, что само по себе нетрудно осуществить Оргкомитету и экспонентам выставки, поскольку данное мероприятие носит в целом сугубо рекламный характер.

Единственная трудность возникает при регулировании деловых отношений со спонсором, поскольку таковые должны быть надлежащим образом оформлены документально. В первую очередь факт спонсорства должен утверждаться в концепции выставки (см. п. 3.2 настоящего пособия). На основании концепции, определяющей формы и способы получения выгоды из мероприятия (а стало быть, деловую этику и общие правила экономической активности участников), пишется положение о спонсорской поддержке, в котором определяются цели организатора/участника выставки при привлечении спонсоров.

Также положение призвано регулировать финансовую и рекламную деятельность организатора/экспонента в отношении спонсорской организации и поступлений от нее. В соответствии с текстом концепции и положения составляются оферта – предложение принять участие в выставке в качестве спонсора и договор спонсорства (правильнее: договор о спонсорской поддержке). Тексты обоих документов, оферты и договора, приводятся ниже.

Положение о спонсорской поддержке [наименование выставочно-ярмарочного мероприятия]

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано на основании [нормативно-правовые акты Российской Федерации, на которых основывались авторы Положения].

1.2. Настоящим Положением определяется порядок оказания спонсорской поддержки мероприятий по подготовке и проведению [наименование выставочно-ярмарочного мероприятия] (в дальнейшем – Выставка).

1.3. Под оказанием спонсорской поддержки понимается осуществление юридическим или физическим лицом на добровольных началах вклада в виде предоставления финансовых (денежных) средств, необходимых для организации и проведения Выставки, на условиях распространения рекламной информации о спонсоре в объеме, указанном в договоре о спонсорской поддержке.

1.4. В качестве спонсоров Выставки могут привлекаться физические и юридические лица – резиденты Российской Федерации.

2. Целевое использование спонсорской поддержки

2.1. Денежные средства, составляющие поддержку от спонсора, должны быть направлены на реализацию следующих мероприятий:

2.1.1. Разработка дизайн-проекта экспозиции Выставки, застройка и оборудование экспозиционных площадей в выставочном павильоне, оформление самого выставочного павильона.

2.1.2. Разработка и создание экспонатов Выставки, демонстрационных макетов в составе экспозиции, элементов оформления павильона.

2.1.3. Производство видео-, фото-, аудиоматериалов, мультимедийных презентаций, полиграфической продукции для тематических разделов экспозиции на Выставке.

2.1.4. Оснащение основных разделов экспозиции новейшим презентационным оборудованием и техническими средствами, организации интерактивного доступа посетителей к информационным массивам экспозиции;

2.1.5. Подготовка и проведение деловой, конкурсной, культурной программы Выставки, а также иных мероприятий, связанных с обеспечением функционирования Выставки.

3. Порядок оказания спонсорской поддержки

3.1. Размеры и формы спонсорской поддержки определяются спонсором по согласованию с Оргкомитетом и фиксируются в договоре о спонсорской поддержке (договор спонсорства), заключенным между спонсором и Оргкомитетом в соответствии с [нормативно-правовые акты, на основании которых составляется упомянутый договор].

3.2. Целевое использование спонсорской поддержки, сроки ее оказания, банковские реквизиты получателя выделенных в качестве спонсорской поддержки финансовых средств определяются договором о спонсорской поддержке.

3.3. Лица, оказавшие спонсорскую поддержку, вправе осуществлять контроль над целевым расходованием средств.

3.4. Генеральным спонсором признается эксклюзивно юридическое или физическое лицо, осуществившее наибольший спонсорский вклад.

3.5. Число юридических и/или физических лиц, претендующих на статус спонсоров других категорий, не ограничено.

3.6. Условия предоставления спонсору пакета рекламных и информационных услуг в качестве вознаграждения за финансовую помощь оговариваются в договоре о спонсорской поддержке.

Настоящим Положением предусматриваются следующие категории спонсоров:

Генеральный спонсор – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму свыше […] рублей.

Официальный спонсор – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор Выставки – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор официальных мероприятий Выставки – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор конкурсной программы Выставки – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор деловой программы – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор культурной программы Выставки – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор PR-мероприятий Выставки – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму менее […] рублей.

5. Услуги, предоставляемые спонсорам Выставки

5.1. В соответствии с законодательством о спонсорстве Российской Федерации, п. 3.6 настоящего Положения и условиями договора о спонсорской поддержке, спонсору предоставляется пакет рекламных и информационных услуг, полный перечень которых содержится в приложении 1 к настоящему Положению и договору о спонсорской поддержке.

По согласованию со спонсором допускается внесение в данный перечень соответствующих изменений и дополнений.

5.2. Права всех категорий спонсоров приведены в приложении 2 к настоящему Положению и договору о спонсорской поддержке. Данные права могут быть реализованы только после поступления спонсорского взноса в распоряжение Оргкомитета в соответствии с договором о спонсорской поддержке и п. 3.2 настоящего Положения.

5.3. Направления, объемы и сроки расходования финансовых средств, предоставленных в качестве спонсорской поддержки, определяются рабочей группой по подготовке Выставки в составе Оргкомитета. Контроль за целевым расходованием средств спонсорской поддержки осуществляет Председатель Оргкомитета [наименование организации] в лице директора Имярек.

Оферта о размещении рекламы в обмен на спонсорскую поддержку выставки

1. Общие положения

1.1. Оргкомитет [наименование выставочного мероприятия] (в дальнейшем – Выставка) в лице Председателя Оргкомитета, директора [наименование компании, сформировавшей Оргкомитет] Имярек предлагает юридическим и физическим лицам [город, регион] принять участие в означенном выставочном проекте в качестве спонсоров. Порядок оказания спонсорской помощи для организации и проведения Выставки определяется Положением о спонсорской поддержке Выставки и договором о спонсорской поддержке.

1.2. В целях настоящей оферты под спонсорской поддержкой понимается осуществление юридическим или физическим лицом (спонсором) вклада в виде предоставления финансовых средств либо оказания работ, услуг на определенную сумму на организационные нужды Выставки на условиях распространения Оргкомитетом информации о спонсоре рекламного характера.

2. Целевое использование спонсорской помощи

2.1. Привлеченные от спонсоров финансовые средства предназначены

2.1.1. Для приобретения дополнительного выставочного оборудования.

2.1.2. Для покрытия расходов на обустройство павильонов и застройку стендов.

2.1.3. Для распространения информации о Выставке и ее участниках.

2.1.4. Для иных расходов, связанных с проведением Выставки.

2.2. Сроки оказания спонсорской помощи – до [дата].

2.3. Получатель – [наименовании компании].

3. Размер спонсорских взносов

3.1. Размер спонсорских взносов определяется спонсором и фиксируется в договоре о спонсорской поддержке.

4.1. Афиша (тираж […] шт.) – логотип (1 цвет).

4.2. Приглашения (тираж […] шт.) – логотип (1 цвет).

4.4. Буклет (тираж […] шт.) – логотип (полноцветный) на обложке; в разделе «Спонсоры» – информация о компании, включая наименование и контактную информацию.

4.6. Растяжка ([…] шт.) – логотип и указание на спонсорство.

5. Порядок оказания спонсорской помощи

5.1. Юридические или физические лица, желающие участвовать в Выставке в качестве спонсоров, направляют в Оргкомитет письмо о своем намерении осуществить спонсорский взнос для проведения данного мероприятия.

5.2. Договор на оказание спонсорской помощи заключается сторонами в течение 1 недели (семь дней) с даты заявления.

6. Основные положения договора на оказание спонсорской помощи

6.1. Права и обязанности сторон

6.1.1. Оргкомитет обязуется использовать полученные в качестве спонсорской помощи финансовые средства на цели, указанные в п. 2 настоящей оферты.

6.1.2. Оргкомитет обязуется предоставить спонсору пакет рекламных и информационных услуг в части, соответствующей размеру спонсорского взноса и оговоренной в договоре.

6.1.3. Спонсор имеет право указывать на факт поддержки Выставки в СМИ в течение 6 месяцев с момента проведения мероприятия.

6.1.4. Спонсор не вправе влиять на деятельность Оргкомитета.

6.1.5. Спонсор обязуется перечислить спонсорский вклад на расчетный счет Получателя [наименование компании] в срок, согласованный сторонами и зафиксированный в договоре.

6.1.6. В течение […] рабочих дней с момента перечисления средств, но не позднее [дата], спонсор имеет право отозвать выделенные средства. В этом случае спонсор обязуется уведомить в письменной форме Оргкомитет. При невыполнении этого условия полученные средства не возвращаются и используются по назначению в соответствии с ранее согласованными условиями.

6.1.7. Спонсор обязуется по просьбе Оргкомитета предоставить рекламные и иные материалы о своей деятельности (товарах, работах, услугах) в срок до [дата].

6.1.8. Спонсор обязуется предоставлять достоверную информацию о своей деятельности. Оргкомитет не несет ответственности за достоверность информации о деятельности спонсора.

6.1.9. Спонсор обязуется соблюдать регламент работы Выставки.

б) Дополнительные услуги:

Предоставление права выступить с приветственным обращением от имени своей компании во время церемонии официального открытия выставки;

Распространение информации о товарах и услугах, оказываемых спонсором среди посетителей выставки;

Предоставление возможностей для презентации своей продукции во время работы выставки.

в) предоставление спонсору права в течение 6 месяцев с момента перечисления средств использования со скидкой выставочного оборудования городского выставочного зала для проведения каких-либо собственных мероприятий.

6.2.2. Пакет услуг для спонсоров остальных категорий включает в себя:

а) услуги, указанные в п. 3.2 и 4 настоящей оферты;

б) Дополнительные услуги в зависимости от размера взноса:

Распространение информации о товарах и услугах, оказываемых спонсором, среди посетителей выставки;

Предоставление возможностей для презентации своей продукции во время работы выставки;

Предоставление спонсору права в течение шести месяцев с момента перечисления средств однократного использования выставочного оборудования павильона.

6.3. Ответственность сторон

6.3.1. Стороны несут ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязательств в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

6.3.2. Оргкомитет не несет ответственности за полноту выполнения своих обязательств при добровольном отказе спонсора от каких-либо услуг, предоставляемых Оргкомитетом выставки в соответствии с настоящей офертой и договором.

6.3.3. При возникновении споров Стороны будут решать их путем переговоров, а в случае недостижения согласия спорные вопросы подлежат разрешению в судебном порядке.

6.4. Форс-мажор

6.4.1. В случае наступления обстоятельств непреодолимой силы, оказавших влияние на выполнение обязательств по настоящей оферте и договору о спонсорской поддержке, сроки выполнения этих обязательств соразмерно отодвигаются на время действия этих обстоятельств.

6.4.2. В случае, если вследствие обстоятельств непреодолимой силы просрочка в выполнении обязательств по настоящей оферте и договору о спонсорской поддержке составит более […], любая из сторон вправе отказаться от невыполненной части договора. При этом ни одна из сторон не вправе требовать возмещения возможных убытков.

6.4.3. Стороны обязаны немедленно письменно известить друг друга о начале и окончании обстоятельств форс-мажора, препятствующих выполнению обязательств по настоящей оферте и договору о спонсорской поддержке.

6.4.4. Сторона, ссылающаяся на форс-мажорные обстоятельства, обязана предоставить для их подтверждения документ компетентного государственного органа.

7. Юридический/фактический адрес и банковские реквизиты получателя спонсорских средств (компании, формирующей Оргкомитет и являющейся его Председателем)

Договор о спонсорской поддержке (как вариант: договор спонсорства, договор об оказании спонсорской поддержки)

[Наименование организации-спонсора], в лице директора Имярек, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Спонсор», с одной стороны, и [наименование организатора выставки и получателя средств], в лице директора Имярек-2, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Спонсируемый», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Спонсор обязуется единовременно предоставить Спонсируемому спонсорский взнос в виде денежной суммы в размере […] рублей для организации проведения [наименование выставочного мероприятия] (в дальнейшем – Выставка), а Спонсируемый обязуется принять спонсорский взнос и распространить сведения о Спонсоре в порядке и на условиях, предусмотренных настоящим договором.

1.2. Передача денежных средств Спонсором производится для реализации целей, поставленных организатором и участниками Выставки.

1.3. Стоимость данного договора (величина спонсорского взноса) составляет […] рублей в соответствии с п. 1.1 настоящего договора.

2. Права и обязанности Спонсируемого

2.1. Спонсируемый обязуется распространить следующие сведения о Спонсоре согласно его статусу: […].

2.2. Спонсируемый обязуется распространить сведения о Спонсоре, перечисленные в п. 2.1 настоящего договора, в период организации, открытия и проведения Выставки: с […] по […] г.

3. Права и обязанности Спонсора

3.1. Спонсор не вправе обязать Спонсируемого распространять следующую информацию:

3.1.1. О политической деятельности руководителя организации-Спонсора.

3.1.2. О превосходстве качества производимых и реализуемых Спонсором товаров (выполняемых работах, оказываемых услугах) над качеством аналогичных товаров (выполняемых работах, оказываемых услугах), производимых или реализуемых иными организациями, в том числе участниками Выставки.

3.1.3. Иные сведения, которые действующим законодательством Российской Федерации признаются нарушающими конкуренцию в предпринимательской деятельности и признаются монополистической деятельностью.

3.2. Спонсор не вправе обязать Спонсируемого распространять информацию о себе, перечисленную в п. 2.1 настоящего договора, за пределами общего периода времени, указанного в п. 2.2 настоящего договора.

3.3. Спонсор не вправе вмешиваться в уставную деятельность Спонсируемого.

4. Способы выполнения обязательств перед Спонсором 4.1. Распространение сведений о Спонсоре производится в следующих периодических печатных (электронных) средствах массовой информации: […].

5. Урегулирование отношений между сторонами

5.1. Настоящий договор вступает в силу с момента заключения и заканчивается после полного и надлежащего выполнения принятых на себя обязательств сторонами в соответствии с условиями договора.

5.2. В случае нарушения какой-либо из сторон настоящего договора возложенных на нее обязанностей, другая сторона вправе в одностороннем порядке отказаться от его исполнения, в таком случае настоящий договор считается расторгнутым.

5.3. Любые изменения и дополнения к настоящему договору действительны, при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны надлежащим образом уполномоченными на то представителями сторон. Все уведомления и сообщения должны направляться в письменной форме.

5.4. Во всем, что не предусмотрено настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.

5.5. Договор составлен на русском языке в двух экземплярах, одинаковых по смыслу и содержанию, имеющих одинаковую юридическую силу, из которых один находится у Спонсора, второй у Спонсируемого.

6. Юридический/фактический адреса, банковские реквизиты и подписи сторон

7.3. Выбор выставочной программы и маркетинговых технологий

В современном нашему поколению маркетинге формируется концепция избыточной информации, пока еще, к сожалению, не принявшая строго научной формы. Сущность этой концепции сводится к тому, что клиент более дружелюбно воспринимает компанию, которая снабжает его избыточной информацией, если только эта информация обладает следующими качествами:

а) полезность;

б) интересность (увлекательность, занимательность);

в) полезность и интересность одновременно.

Это налагает определенные ограничения на планирование выставочной программы и применение в рамках данной программы тех или иных маркетинговых технологий. Программа должна строиться таким образом, чтобы посетители выставки смогли получить из рук экспонента, применяющего адекватные ситуации маркетинговые инструменты, достаточный объем избыточной информации. Только так можно склонить потенциальных клиентов к плодотворному сотрудничеству.

Распространение избыточной информации имеет значение уже на подготовительном этапе, когда выставочная программа в целом составлена. Следует знать, что посетителей как потенциальных клиентов более интересуют такие способы рекламного информирования о предстоящей выставке, которые не только содержат приглашение, но и сопровождаются какими-либо дополнительными возможностями. В том числе к таковым возможностям относится дополнительная программа по тематике выставки.

Означенная закономерность была выявлена в ходе специального маркетингового исследования, которое показало, что наибольшим спросом среди посетителей пользуются:

а) особые пригласительные билеты для перспективных клиентов – 11 % (против 17 % среди экспонентов);

б) приглашения для участия в конференции – 14 % (против 7 % среди экспонентов);

в) пригласительные билеты лучшим клиентам – 71 % (против 31 % среди экспонентов);

г) уведомление о программе выставки – 11 % (против 12 % среди экспонентов). Между тем простое приглашение посетить стенд, столь популярное среди экспонентов (21 %), не пользуется успехом в целевой аудитории (5 %).

В фазе работы выставки одним из наиболее действенных маркетинговых инструментов для поддержки участия становятся связи с общественностью, посредством которых совершенствуется имидж компании и параллельно развиваются деловые связи. В рамках осуществления паблисити выполняются следующие акции (расположены в порядке убывания значимости, условно оцененной по 8-балльной шкале).

1. Подлинно успешные акции разной степени эффективности:

а) придание стенду индивидуальности за счет специальных рекламных материалов, попутно несущих полезную и/ или интересную информацию для посетителя, – 8 баллов;

б) демонстрация видеофильмов, слайдов, компьютерных презентаций – 7–8 баллов;

в) проведение конференций, симпозиумов и пресс-конференций – 5–7 баллов;

г) раздача образцов товаров – 5–6 баллов;

д) организация различных специальных промомероприятий, в особенности с формированием жюри из участников и гостей выставки (шоу, конкурсы, дегустации) – 5 баллов.

2. Малопривлекательные акции, ошибочно считающиеся среди экспонентов успешными:

е) организация фуршетов и коктейлей – 3 балла;

ж) передача музыкальных программ – 2–3 балла;

з) бесплатная раздача мелких сувениров – 1–2 балла. В зависимости от вида и направленности мероприятия эффективность некоторых из таких «непривлекательных» акций может повышаться, что в особенности заметно на примере ярмарок В2С. (О раздаче сувениров и значении этой акции в рамках промышленных выставок В2В речь еще пойдет ниже.).

Эффективность работы стенда предприятия повышается за счет периодической, ежедневной проверки действий с последующей переоценкой собранных сведений на основе динамики развития событий. Фактически такая переоценка реализуется по механизму «обратной связи» (feedback), поддержание которого составляет неотъемлемую часть ежедневного контроля мероприятия. Кроме того, ежедневный контроль включает в себя проверку хода выполнения целей участия (предполагает качественную оценку результатов), изучение соотношения между результатами усилий по привлечению посетителей и ценой, которой они были достигнуты, качественный анализ содержания информации от посетителей и конкурентов, а также оценку замечаний, реакций и общей критики со стороны посетителей.

Раздаточные материалы как маркетинговый инструмент пользуются большой популярностью среди экспонентов, однако не всегда столь же интересны для посетителей, клиентуры. К примеру, подарки и сувениры, за которые ратуют 19 % экспонентов, могут немного заинтересовать лишь 4 % посетителей. При этом из лиц, получивших на выставке подарок (сувенир), отказываются от него на месте – 31 %, а еще 55 % берут с собой, но потом выбрасывают за ненадобностью. Впрочем, если бы подарок отличался оригинальностью при функциональной значимости, полезности и не нес на себе традиционный, сделанный под копирку логотип, но сам символизировал устремления экспонента.

Повышенное внимание уделяется экспонентами и таким раздаточным материалам, как проспекты и визитки (40 % и 76 % соответственно). Отчасти это правильно, поскольку посетителями данные материалы тоже оцениваются как значимые, необходимые, но вот энтузиазм клиентов по поводу проспектов и визиток несколько меньший – 36 % и 67 %. Это означает, что экспоненты чрезмерно концентрируют свое внимание на указанных материалах в ущерб остальным материалам. Не уделяется должного внимания прайс-листам (за них 71 % клиентов против 67 % экспонентов), буклетам (30 % клиентов против 25 % экспонентов), брошюрам с детальной информацией о товаре (53 % клиентов против 43 % экспонентов), каталогам (64 % клиентов против 62 % экспонентов), дополнительной информации по почте (3 % клиентов против 2 % экспонентов).

7.4. Выбор экспонатов

Планирование выставки завершают разработка экспозиции и подбор экспонатов. К этому этапу работ приступают в тот момент, когда четко обрисована цель и в общих чертах известны ожидаемые затраты. Начинаются разработка экспозиции и подбор экспонатов с определения сферы и темы события, в том числе с определения его масштабов и специфики. От маркетологов требуется безошибочное выявление факторов, которые уводят в сторону от темы (так называемые pitfalls).

Демонстрируемый товар или любой другой экспонат должен быть презентабелен, не содержать изъянов, но вместе с тем не выделяться принципиально из общей массы продукции, изготавливаемой фирмой. То есть такой предмет должен производить впечатление «среднестатистического» продукта – это лицо фирмы, символ ее трудов и вложений. «Образцовые образцы» только испортят экспозицию, поскольку производят впечатление неумелой, навязчивой показухи и не дают четкого представления о стиле и духе производства, культивируемом компанией.

Излишнее приукрашивание товара, трепетно-трогательное обращение с ним тоже в большинстве случаев излишне. Оно умиляет лишь на первых порах, а потом вызывает недоумение. Естественно, сказанное не относится к товарам, которые действительно должны подаваться не просто эффектно и зрелищно, но вместе с тем и с соблюдением определенного пиетета. Пиетета заслуживают вещи, давно уже составившие высший класс объектов материальной культуры, вещи, с которыми связаны славные традиции потребления материальных благ.

Удобно в качестве примера воспользоваться образцами автомобильной промышленности. Здесь прослеживается четкое разделение на культовые машины, популярные машины и расхожие марки. Культовые машины нуждаются в качественной подборке видео– и фотопрезентаций, в изящном дизайне подиума, в мягком освещении. Популярные машины менее требовательны, в отношении них допустима небрежность. Внедорожники, скажем, даже выгодно показать в видеоподборке заляпанными грязью. Рядовые марки нуждаются в украшениях, чтобы не затеряться среди знаменитостей, но вместе с тем визуальное выделение таких авто в оптимуме отличает скромность. Принципы, разработанные экспонентами автосалонов, допустимо перенести и на экспонирование остальных товаров.

Выдача товаров-образцов со склада оформляется обычными накладными на внутреннее перемещение товара по форме ТОРГ-13 или М-15, но с пометкой «для демонстрации», если предполагается, что продукция не подвергнется порче и по завершении выставки будет возвращена на склад. Часть образцов, которые могут быть проданы непосредственно на ярмарке, отпускаются по традиционным накладным без пометок.

Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13) применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (в нашем случае – товарной продукции) между материально ответственными лицами. Кладовщик оформляет этим документом выдачу ТМЦ менеджеру, ответственному за экспонаты. Документ составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом склада или иного структурного подразделения, сдающего ценности. Первый экземпляр накладной остается у кладовщика, а первый передается принимающему лицу.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) фактически заменяет предыдущий документ, но ее лучше составлять все-таки не на отпуск товара, а на отпуск материалов. Например, при демонстрации деревообрабатывающего электроинструмента экспонент вынужден вести с собой на выставку не только собственно инструментарий (товар), но и древесину, чтобы продемонстрировать на ней возможности своего оборудования. Именно так проводились в нашей стране замечательные выставки фирмы «Бош» (Bosch), в ходе кампании в поддержку пил, дрелей и прочего ручного инструмента для работ по дереву.

Таким образом, Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, на основании нарядов и других документов. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей (Доверенность (типовые межотраслевые формы № М-2 и № М-2а)), заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр накладной передается складу как основание для отпуска материалов, второй – получателю материалов.

По поводу движения товаров или материалов кладовщиком делается отметка в специальном документе – Карточке учета материалов (форма № М-17). Карточка М-17 применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут в день совершения операции на основании первичных приходно-расходных документов, в нашем случае – накладных ТОРГ-13 и М-15.

В том случае, когда демонстрационные образцы пришли в негодность и не могут быть возвращены на склад либо могут, но только в качестве вторсырья или оборудования к демонтажу, в бухгалтерии составляется Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (Унифицированная форма № ТОРГ-15) и сопутствующие ему документы.

7.5. Регистрация участника

Регистрация участника проводится в соответствии с позициями в отношении экспонентов, посетителей и гостей выставки, закрепленными в концепции выставочного проекта. Дополнительных организационно-распорядительных документов для этих целей, вероятно, не требуется, если не считать произвольно составляемую должностную инструкцию для персонала из Бюро регистраций.

В данной должностной инструкции оговаривается процедура, которой должны придерживаться сотрудники Бюро в ходе регистрации участников – экспонентов, посетителей, гостей. В противном случае, при использовании избыточной документации, неизбежна волокита и бюрократизм, что может оттолкнуть многих желающих присутствовать на событии.

В соответствии с условиями пребывания на выставке посетителям и участникам могут выдаваться наряду с купоном (билетом) регистрации некоторые сопроводительные элементы: бейджи, талоны на обед/парковку/экскурсию, билеты VIР-клиента/VIР-гостя/генерального спонсора (такие билеты дают право на высший уровень обслуживания).

7.6. Тренинг персонала

Исследования выявили высокую эффективность следующих средств привлечения клиентуры к стенду:

а) трансляция видео о продукции («за» высказались 40 % посетителей при 42 % экспонентов);

б) планшеты и вывески с информацией о продукте («за» высказались 62 % посетителей при 85 % экспонентов);

в) интересный раздаточный материал на видных местах («за» высказались 52 % посетителей при 76 % экспонентов). Прочие средства менее эффективны. Примерно 16 % посетителей одобряют и находят необходимыми ай-стопперы, 13 % обратили внимание на стенд благодаря громкой музыке и яркой графике (почему-то этот примитивный способ воздействия предпочитают 52 % экспонентов), а еще 12 % были привлечены персоналом.

Персонал, таким образом, слабо влияет на готовность потенциального клиента посетить стенд, если не принимать в расчет, конечно, действия промоутеров (промоутеры как информаторы крайне необходимы как минимум 13 % посетителей, чтобы отыскать нужную экспозицию и вообще сориентироваться в павильоне). Однако наблюдается следующий парадокс: если стендист не сможет завлечь клиентуру к экспозиции, то он с успехом может отпугнуть посетителей, внушить им отвращение к выставке. Тренинг персонала сводится к тому, чтобы выбрать оптимальную форму поведения стендиста.

К примеру, экспонент совершенно не обращает внимания на такую деталь, как перекус на рабочем месте. Желательно же, чтобы стендист обедал в специальных помещениях выставочного комплекса – за это будет 1 % посетителей. Конечно, 1 % привередливых – это ничтожно малое число, однако следует помнить, что сотая часть представлена лишь теми, кто осмелился высказаться вслух. Не стоит излишне эксплуатировать снисходительность остальных, наверняка тоже оставшихся недовольными.

Праздные разговоры стендистов между собой или по телефону раздражают 3 % клиентов, хотя уделяется этому внимание экспонентами лишь в 1 % случаев. Между тем наличию бейджа уделяют внимание 66 % экспонентов, хотя данная деталь важна лишь для 4 % посетителей: как видно, даже относительные числа познаются в сравнении – 4 % очень велики по отношению к сотой доле (в 4 раза больше!), но еще внушительнее разница 66 % и 4 %. Перегруженность, занятость стендистов тоже не производят благоприятного впечатления: выставка требует свободных сотрудников, готовых встретить каждого, кто приближается к стенду. Недовольными повышенной занятостью стендистов оказались 8 % посетителей. Примерно 11 % экспонентов пытаются как-то исправить эту ситуацию. Больше всего посетители не любят, однако, когда стендист вообще отсутствует на месте, из-за чего задать вопросы по экспозиции попросту не получается. Между тем на это обращают внимание лишь 3 % экспонентов против 24 % недовольных посетителей.

Опрятности и приятной внешности придают значение уже 18 % клиентов. Это очень много, но экспоненты явно преувеличивают роль таких факторов: опрятности требуют от стендистов 84 % экспонентов! Стоило бы вместо этого уделить внимание другому, а именно – чтобы стендист был приятен не одеждой, а в общении. Между тем навыков общения стендистам явно не хватает, на что указали 27 % посетителей. На плохое знание продукции и условий ее продажи пожаловались 53 % посетителей. Пожалуй, именно сюда экспоненту следует приложить свою организаторскую энергию.

Вместе с тем требования к персоналу не могут быть одинаковы, поскольку контингент выставочных работников неоднороден. Специалисты различают три категории работников, присутствие которых на экспозиции обязательно:

а) технические работники, которым вменяется в обязанность раздача рекламных материалов у входа и в проходах, обслуживание стенда, мелкая помощь в переговорном процессе. Это преимущественно промоутеры, к ним предъявляются требования опрятности и импозантности;

б) сотрудники службы «public relations», которые, работая непосредственно на стенде, должны завлекать посетителей, обсуждать с ними различные моменты. От «пиарщиков» требуется коммуникабельность (в том числе умение легко входить в контакт), знание политики своей компании, знание продукта и, в особенности, знание условий реализации последнего;

в) инженеры и другие сотрудники техслужбы, которым вменяется в обязанность демонстрировать технику в рабочем состоянии, следить за исправным функционированием оборудования стенда и экспонатов, отвечать на технические вопросы клиентов.

7.7. Техническое обеспечение

Настоящий раздел следует начать с описания оборудования, которое применяется при обустройстве выставочной территории. В первую очередь к такому оборудованию относятся средства по обеспечению работы с документами и рекламными материалами (полиграфической продукцией): буклетницы, рекламные стойки и подставки для печатной продукции. Буклетницы наиболее разнообразны, они различаются на металлические проволочные, перфобуклетницы, поворотные (они же вращающиеся), навесные, складные. Подставки представлены чаще всего настольными (для буклетов). Не меньшей популярностью пользуются на иных выставках стеллажи под книги и печатную продукцию. Стеллажи особенно необходимы на книжных ярмарках или на выставках с большим объемом технической документации.

Из прочего торгово-выставочного оборудования часто применяются промостойки, столы ресепшн, витрины, ограждения, подставки под информацию и ценники, подставки под меню, настольные таблички, лайтбоксы и световые короба, экспозиторы, опоры и подстолья для мебели, традиционная офисная мебель.

Для тех, кто организует собственную маленькую выставку, выгодны функциональные рекламные стойки, которые удобно приспособить в качестве стенда для раскладки буклетов и другой печатной продукции. Такие рекламные министенды помогают значительно сэкономить на застройке настоящего стенда.

На выставочной территории с ограниченной площадью удобно использовать настенные буклетницы, снабженные специальными карманами. Настенные буклетницы экономят экспозиционную площадь и недороги, хотя отличаются высоким качеством, надежностью, легкостью крепления и оригинальностью исполнения.

Заслуживают отдельного разговора карманы. Они могут применяться как навесные элементы для буклетниц из перфолиста. Таким образом перфобуклетницы дают экспоненту возможность управлять пространством, создавая индивидуальные композиции на стенде. Стоит только отметить, что прайс-листы показано размещать в карманах формата А4, крупные буклеты и брошюры формата А5 – соответственно в карманах формата А5, а буклеты формата 1/3А4 – в карманах 1/3А4. Также при необходимости можно приобрести карманы под визитки, что облегчит работу секретарю-референту.

Аналогичным образом применяются навесные полочки, которые формируют выставочное пространство на перфобуклетницах. Полочки полезны как для представления печатной продукции, так и для размещения CD-дисков. Навешивать карманы и полочки на перфорированные буклетницы нетрудно, поскольку они снабжены специальными крючками.

С установкой и монтажом более сложного оборудования, в особенности нуждающегося в пуско-наладке, фирме поможет справиться сторонняя организация, специализирующаяся на оказании монтажных работ или услуг по техническому обслуживанию. В этой связи стоит в рамках настоящего пособия ознакомиться с примерным текстом договоров подряда и об оказании подобных услуг. Для маленьких фирм, которые создают скромные стенды, важнее получать услуги по техническому обслуживанию, так как застройка большого стенда таким организациям не нужна. Текст этого документа приводится ниже.

Договор об оказании услуг по техническому обслуживанию

[Наименование компании], именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице директора Имярек, действующего на основании Устава, с одной стороны, и [наименование компании], именуемое в дальнейшем Исполнитель, в лице директора Имярек-2, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя оказание следующих услуг по техническому обслуживанию:

1.1.1. Осуществляет ремонт выставочного оборудования и наглядных пособий Заказчика в соответствии с приложением 1.

1.1.2. Оказывает услуги по сборке корпусной мебели в соответствии с приложением 2.

1.2. Заказчик обязуется оплачивать указанные в п. 1.1 услуги в порядке, установленном разделом 4 настоящего договора.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Исполнитель обязан:

2.1.1. Оказать услуги, предусмотренные п. 1.1 настоящего договора, по месту нахождения Заказчика: […].

2.1.2. Оказывать услуги по ремонту выставочного оборудования и наглядных пособий Заказчика в соответствии с приложением 1 на основании заявок Заказчика.

2.1.3. Приступить к выполнению работ по сборке корпусной мебели в течение […] с момента поступления мебели к Заказчику и произвести сборку мебели в течение […] с момента ее поступления.

2.2. Исполнитель имеет право:

2.2.1. Самостоятельно определять количество специалистов, необходимых для оказания услуг, а также график их работы.

2.2.2. Самостоятельно определять сроки выполнения заявок в зависимости от сложности заявки. Срок выполнения заявки не может быть более […]. В случае выполнения заявки в более длительный срок Исполнитель уплачивает Заказчику штраф в размере […].

2.2.3. Привлекать в случае необходимости для исполнения обязательств по настоящему договору третьих лиц, расчет с которыми производится Исполнителем за счет средств, полученных в соответствии с настоящим договором.

2.3. Заказчик обязан:

2.3.1. Оплатить услуги Исполнителя в размере и сроки, предусмотренные в разделе 4 настоящего договора.

2.3.2. Оперативно сообщать Исполнителю о необходимых объемах работ по сборке корпусной мебели.

2.3.3. Представлять Исполнителю заявки на оказание услуг по ремонту выставочного оборудования и наглядных пособий Заказчика в соответствии с приложением 1.

3. Порядок сдачи и приемки оказанных услуг

3.1. Исполнитель представляет Заказчику акт сдачи-приемки оказанных услуг не позднее […] с момента завершения работ.

3.2. В акте указывается:

Наименование оказанных услуг;

Стоимость оказанных за месяц услуг;

Качество оказанных услуг.

3.3. В акт может быть включена любая другая информация, которую стороны сочтут необходимой указать.

4. Размер и порядок оплаты услуг Исполнителя

4.1. Стоимость услуг, оказываемых по настоящему договору, определяется в размере […] рублей, в том числе налог на добавленную стоимость […] % – […] рублей.

4.2. Оплата Заказчиком оказанных Исполнителем услуг производится путем безналичного расчета в срок не позднее […] с момента подписания акта сдачи-приемки.

4.3. Стоимость услуг Исполнителя, указанная в п. 4.1, устанавливается на весь срок действия настоящего договора и изменению не подлежит.

4.4. В сумму, указанную в п. 4.1, включены все издержки Исполнителя, понесенные с выполнением обязанностей по настоящему договору.

5. Срок действия договора

5.1. Исполнитель приступает к выполнению своих обязательств в течение […] с момента подписания настоящего договора.

5.2. Настоящий договор заключен на срок с […] по […] г. и вступает в силу с момента его подписания.

5.3. Договор на техническое обслуживание может быть расторгнут каждой из сторон досрочно с предупреждением другой стороны за […].

6. Прочие условия

6.1. Договор может быть изменен и дополнен по соглашению сторон.

6.2. Ответственность сторон определяется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

6.3. Все споры между сторонами, возникающие по настоящему договору, будут решаться путем переговоров. Если стороны не достигнут соглашения в ходе переговоров, то спор подлежит рассмотрению в судебном порядке.

7. Юридические/фактические адреса, банковские реквизиты и подписи сторон.

Заметим, что приведенный образец может сильно изменяться в зависимости от потребности в тех или иных услугах. К примеру, у организатора выставки или экспонента может отсутствовать необходимость в ремонте оборудования и/или в сборке корпусной мебели, но может иметься потребность в диагностике и ином контроле компьютерной техники, обеспечивающей управление освещением и презентациями на стендах.

Далее в центре нашего внимания – договор на выполнение подрядных работ, как и было заявлено выше. Подрядный договор не может заключаться на оказание услуг, вне зависимости от вида последних, но предполагает исключительно выполнение работ. Работы отличаются от услуг тем, что результатом работ неизменно становится какой-либо материальный объект, продукт, тогда как результаты услуг потребляются заказчиком непосредственно в процессе оказания таковых. К работам можно отнести деятельность электромонтажников по сборке, установке и оснащению подвижной платформы под профессиональную кинокамеру (актуально для автосалонов, где проводятся высококачественные видеосъемки).

Договор подряда

[Наименование предприятия, выполняющего работу], именуемое в дальнейшем «Подрядчик», в лице директора Имярек, действующего на основании Устава, с одной стороны, и [наименование предприятия-заказчика], именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице директора Имярек-2, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. По настоящему договору Подрядчик обязуется выполнить по заданию Заказчика [определение работы], в дальнейшем – Работа, и сдать результат работы Заказчику, а Заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его в размере и на условиях, определенных в настоящем договоре.

1.2. Работа выполняется иждивением Подрядчика – из его материалов, его силами и средствами. Подрядчик несет ответственность за ненадлежащее качество предоставленных им материалов и оборудования, а также за предоставление материалов и оборудования, обремененных правами третьих лиц.

1.3. Срок действия настоящего договора: с […] по […] г. Отдельные этапы работы и сроки их завершения определены в приложении 1, являющемся неотъемлемой частью настоящего договора.

Ответственность за нарушение сроков выполнения работы несет Подрядчик, если иное не предусмотрено настоящим договором.

2. Стоимость договора и порядок расчетов по договору

2.1. Стоимость договора

2.1.1. Стоимость договора есть цена подлежащей выполнению работы. Цена работы по настоящему договору подряда включает компенсацию издержек Подрядчика и причитающееся ему вознаграждение.

2.1.2. Цена подлежащей выполнению работы по настоящему договору определяется по смете, представленной Подрядчиком (приложение 2 к настоящему договору) и составляет […] рублей, включая налог на добавленную стоимость […] % – […] рублей.

2.1.3. Смета приобретает силу и становится неотъемлемой частью настоящего договора с момента утверждения ее Заказчиком.

2.2. Заказчик выплачивает Подрядчику аванс в размере […] рублей в течение […] дней после подписания настоящего Договора. Окончательный расчет производится после окончательной сдачи работ Подрядчиком Заказчику при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованные сроки, установленные настоящим договором или досрочно с согласия Заказчика.

2.3. Если фактические расходы Подрядчика оказались меньше тех, которые значатся в смете, Подрядчик имеет право на оплату работы по цене, указанной в п. 1.2 настоящего договора. Если Заказчик не докажет, что полученная Подрядчиком экономия повлияла на качество выполненной работы, излишек присваивается Подрядчиком как часть вознаграждения.

3. Права и обязанности сторон

3.1. Подрядчик обязуется:

3.1.1. Нести всю полноту риска случайной гибели или случайного повреждения материалов и оборудования.

3.1.2. Нести всю полноту риска риск случайной гибели или случайного повреждения результата выполненной работы до ее приемки Заказчиком.

3.1.3. При просрочке передачи или приемки результата работы риски, предусмотренные в п. 3.1 настоящего договора несет сторона, допустившая просрочку.

3.1.4. Немедленно предупредить Заказчика о не зависящих от Подрядчика обстоятельствах, которые грозят годности или прочности результатов выполняемой работы либо создают невозможность ее завершения в срок.

3.1.5. Своевременно предупредить Заказчика, если возникнет необходимость в проведении дополнительных работ, и в связи с этим в существенном повышении цены работы на определенном этапе выполнения работ по настоящему договору. Если Заказчик не согласен на превышение согласованной первоначально по смете цены работы, он вправе отказаться от договора. В этом случае Заказчик уплачивает Подрядчику цену за выполненную часть работы.

Подрядчик, своевременно не предупредивший Заказчика о необходимости превышения указанной в п. 1.2 настоящего договора цены работы, обязан выполнить договор по цене, определенной в настоящем договоре подряда.

3.1.6. При существенном возрастании стоимости материалов и оборудования, предоставляемых Подрядчиком, которые нельзя было предусмотреть при заключении настоящего договора, Подрядчик имеет право требовать увеличения установленной по договору цены работы, а при отказе Заказчика выполнить это требование – расторгнуть договор в соответствии со ст. 451 ГК РФ.

3.2. Подрядчик имеет право:

3.2.1. Самостоятельно определять способы выполнения задания Заказчика.

3.2.2. Привлекать к выполнению работы третье лицо (субподрядчиком), оплата труда которого производится Подрядчиком (с этого момента – Генерального подрядчика) за счет средств, полученных от Заказчика в качестве вознаграждения.

3.3. Заказчик имеет право:

3.3.1. Во всякое время проверять ход и качество работы, выполняемой Подрядчиком, не вмешиваясь в его деятельность.

3.3.2. Отказаться от исполнения настоящего договора и потребовать возмещения убытков, если Подрядчик не приступает своевременно к исполнению настоящего договора или выполняет работу настолько медленно, что окончание ее к сроку, указанному в договоре становится явно невозможным.

3.3.3. Назначить Подрядчику разумный срок для устранения недостатков, если во время выполнения работы станет очевидным, что она не будет выполнена надлежащим образом, и при неисполнении Подрядчиком в назначенный срок этого требования отказаться от настоящего договора либо поручить исправление работ другому лицу за счет Подрядчика, а также потребовать возмещения убытков.

3.3.4. Заказчик вправе в любое время до сдачи ему результата работы отказаться от исполнения договора, уплатив Подрядчику часть установленной цены пропорционально части работы, выполненной до получения извещения об отказе Заказчика от исполнения договора.

Заказчик также обязан возместить Подрядчику убытки, причиненные прекращением настоящего договора, в пределах разницы между ценой, определенной за всю работу, и частью цены, выплаченной за выполненную работу.

4. Приемка Заказчиком работы, выполненной Подрядчиком

4.1. Заказчик обязан в сроки и в порядке, предусмотренные настоящим договором подряда, с участием Подрядчика осмотреть и принять выполненную работу (ее результат) по акту сдачи-приемки (приложение 3 к настоящему договору), а при обнаружении отступлений от договора, ухудшающих результат работы, или иных недостатков в работе немедленно заявить об этом Подрядчику.

4.2. Заказчик, обнаруживший недостатки в работе при ее приемке, вправе ссылаться на них только в случаях, если в акте приемки были оговорены эти недостатки либо возможность последующего предъявления требования об их устранении.

4.3. Заказчик, принявший работу без проверки, лишается права ссылаться на недостатки работы, которые могли быть установлены при обычном способе ее приемки (явные недостатки).

4.4. Заказчик, обнаруживший после приемки работы отступления от настоящего договора или иные недостатки, которые не могли быть установлены при обычном способе приемки (скрытые недостатки), в том числе такие, которые были умышленно скрыты Подрядчиком, обязан известить об этом Подрядчика в разумный срок по их обнаружении.

4.5. При уклонении Заказчиком от принятия выполненной работы (результата работы) Подрядчик вправе по истечении месяца со дня, когда согласно настоящему договору результат работы должен был быть передан Заказчику, и при условии последующего двукратного предупреждения Заказчика продать результат работы, а вырученную сумму, за вычетом всех причитающихся Подрядчику платежей, внести на имя Заказчика в депозит в порядке, предусмотренном статьей 327 ГК РФ.

5. Порядок разрешения споров

5.1. При возникновении между сторонами спора по поводу недостатков выполненной работы или их причин по требованию любой из сторон должна быть назначена экспертиза. Расходы по проведению экспертизы несет Подрядчик, за исключением случаев, когда экспертизой установлено отсутствие нарушений Подрядчиком настоящего договора или причинной связи между действиями Подрядчика и обнаруженными недостатками. В указанных случаях расходы на экспертизу несет сторона, потребовавшая назначения экспертизы, а если она назначена по соглашению между сторонами – обе стороны поровну.

5.2. Во всем ином, не урегулированном в настоящем договоре, в частности, касающемся ответственности сторон, сроков обнаружения ненадлежащего качества работы, сроков исковой давности, применяются нормы действующего гражданского законодательства Российской Федерации.

5.3. Все споры между сторонами, возникающие по настоящему договору, будут решаться путем переговоров. Если стороны не достигнут соглашения в ходе переговоров, то спор подлежит рассмотрению в судебном порядке.

6. Заключительные положения

6.1. Договор составлен в […] экземплярах на русском языке. Договор вступает в силу с момента его подписания.

6.2. Договор может быть изменен и дополнен по соглашению сторон.

6.3. Ответственность сторон определяется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

7. Юридический/фактический адрес, банковские реквизиты и подписи сторон.

Следует отметить, что во всех приведенных выше текстах договоров примерно однотипна структура «шапки»:

[Наименование предприятия], в лице директора Имярек, действующего на основании Устава, с одной стороны, и [наименование предприятия], в лице директора Имярек-2, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

На самом деле это не какое-то строгое юридическое требование, но небольшое упрощение. Такая «шапка» предусматривает текстовую перестройку в соответствии с реальными условиями. Так, вместо директора может фигурировать замдиректора или иное ответственное лицо, уполномоченное на заключение договора высшим руководством компании. Действовать это лицо может не только на основании устава, но и учредительного договора, маркетинговой политики, положения, паспорта и т. д.

Общие положения

Настоящим Положением формируются единые организационные и методологические основы для осуществления выставочной деятельности подразделениями Русской Православной Церкви.

Данный документ определяет цели, формат, статус, основные организационные моменты, а также виды выставочной деятельности, проводимой подразделениями Русской Православной Церкви.

Общецерковные учреждения и предприятия, епархии, духовные образовательные учреждения, приходы, монастыри, подворья, братства, сестричества Русской Православной Церкви (далее — подразделения Русской Православной Церкви) в вопросах организации и проведения выставочной деятельности руководствуются постановлениями Поместных и Архиерейских Соборов, определениями Священного Синода, Указами Патриарха Московского и всея Руси, Каноническим уставом Русской Православной Церкви.

Действия подразделений Русской Православной Церкви в вопросах организации и проведения выставочной деятельности не противоречат законодательству Российской Федерации.

Цели и задачи выставочной деятельности

Целями выставочной деятельности Русской Православной Церкви являются:

• распространение православной веры;
• укрепление внутрицерковного единства и соработничества;
• приобщение к духовному и культурному наследию Русской Православной Церкви широких слоев общества;
• обеспечение доступа населения к изделиям церковного искусства, народных промыслов и ремесел, печатной, аудио- и видеопродукции религиозного и духовно-нравственного содержания.

Исходя из целей, выставочная деятельность должна решать следующие задачи:

• информирование о жизни и деятельности Русской Православной Церкви, в том числе о решениях Соборов, Священного Синода, деятельности Межсоборного присутствия и синодальных учреждений;
• поддержка синодальных учреждений и епархий Русской Православной Церкви в развитии миссионерской, духовно-просветительской деятельности и социального служения;
• создание площадок для взаимодействия Русской Православной Церкви с органами государственной власти, общественными и иными организациями;
• содействие развитию церковного искусства, народных промыслов и ремесел, созданию печатной, аудио- и видеопродукции религиозного и духовно-нравственного содержания;
• укрепление межправославных и международных связей Русской Православной Церкви, распространение духовных и культурных, ценностей.

1. Виды выставочной деятельности

Выставочная деятельность Русской Православной Церкви подразумевает проведение следующих категорий мероприятий:

1) Православная выставка — мероприятие, направленное на популяризацию православных ценностей, знакомящее с историей Церкви и ее деятелей, способствующее приобщению к христианской культуре и содействующее духовно-нравственному просвещению. Выставка подразумевает создание выставочной экспозиции, с возможным проведением деловой и культурно-просветительской программ, организацией сопутствующей торговли на площади не более 10% от общего объема выставочных площадей.

2) Православная выставка-форум — комплексное мероприятие, посвященное значимым в жизни Церкви и общества событиям, подразумевающее создание масштабной выставочной экспозиции, обязательное проведение обширной деловой (конференций, слушаний, круглых столов и т.п.) и культурно-просветительской программ, с возможной организацией торговли на площади не более 30% от общего объема выставочных площадей.

3) Православная выставка-ярмарка — мероприятие, направленное на духовно-нравственное просвещение и популяризацию православных культуры и традиций, путем представления выставочной экспозиции, а также подразумевающее организацию торговли изделиями церковного искусства народных промыслов и ремесел, печатной, аудио- и видеопродукции религиозного и духовно-нравственного содержания на площади не более 70% от общего объема выставочных площадей. Выставке-ярмарке могут сопутствовать деловые и культурно-просветительские программы.

4) Православная ярмарка — мероприятие, направленное на реализацию изделий церковного искусства, народных промыслов и ремесел, печатной, аудио- и видеопродукции религиозного и духовно-нравственного содержания с возможной организацией культурно-просветительской программы.

Выставочное мероприятие может именоваться православным, если доля церковных организаций или экспонатов православной тематики представлена в общем объеме не менее 70%.

Исходя из функциональной направленности и периодичности проведения, православные выставочные мероприятия делятся на следующие категории:

1) Юбилейные. Выставки, посвященные какому-то значимому событию церковной жизни или юбилейной дате церковного деятеля.

2) Праздничные. Выставки, выставки-ярмарки и ярмарки, приуроченные к какому-то церковному или церковно-общественному празднику.

3) Проектные. Выставки, выставки-ярмарки и ярмарки, реализуемые в рамках заданного проекта. Например, «Православная Русь», «Радость слова» и др.

4) Тематические. Выставки, выставки-ярмарки и ярмарки, направленные на христианское просвещение, посвященные определенной тематике, виду деятельности или категории изделий.

Выставочные мероприятия указанных групп могут иметь статус:

A) общецерковных

Имеющих общецерковное значение.

Б) синодальных

Проводимых в рамках деятельности синодальных учреждений.

B) межъепархиальных

Организаторами выступают несколько епархий Русской Православной Церкви, либо большинство участников представляет не одну епархию.

Г) епархиальных

Организатором является епархиальное управление или епархиальная структура.

Письменное благословение Патриарха Московского и всея Руси обязательно получают выставочные мероприятия групп А и Б (последние согласовывают проведение с правящим архиереем епархии, на территории которой они будут проходить).

Группы В и Г должны иметь благословение правящих архиереев епархий, на территории которых они проводятся.

Особый статус имеют выставочные мероприятия, проводимые по благословению глав Самоуправляемых и Автономных Церквей в составе Московского Патриархата.

Выставочные мероприятия групп А, Б и В за пределами канонической территории Русской Православной Церкви проводятся с письменного благословения Патриарха Московского и всея Руси после согласования с Отделом внешних церковных связей Московского Патриархата.

Выставочные мероприятия на территории зарубежных епархий Русской Православной Церкви или ставропигиальных приходов за границей, не относящиеся к группам А, Б и В, проводятся по благословению правящих архиереев этих епархий или руководителя Управления по зарубежным учреждениям Московской Патриархии.

3. Организаторы и участники выставочных мероприятий

Организатором или соорганизатором православных выставочных мероприятий является подразделение Русской Православной Церкви, несущее ответственность за соответствие канонам и традициям Русской Православной Церкви выставочного мероприятия.

Соорганизаторами и партнерами в проведении выставочных мероприятий могут быть органы государственной власти, граждане и организации.

Ответственность за проведение выставочного мероприятия на должном уровне несет Организационный комитет выставочного мероприятия.

Материалы по теме

Слово Святейшего Патриарха Кирилла на заседании Высшего Церковного Совета 17 апреля 2019 года [Патриарх: Приветствия и обращения]

Святейший Патриарх Кирилл возглавил очередное заседание Высшего Церковного Совета