Intocmirea si executarea de rapoarte si memorii

„Compartimentul de personal al unei instituții bugetare”, 2010, N 6

Intocmirea si executarea de rapoarte si memorii

Memo-urile și notele se referă la documentele interne ale organizației și nu sunt deloc neobișnuite, în timp ce sunt adesea solicitate de autoritățile de reglementare în cazul unor inspecții. În același timp, ofițerii de personal, precum și șefii de departamente, de regulă, au întrebări cu privire la procedura de compilare și prelucrare a acestor documente. În acest articol, vom lua în considerare normele existente în această problemă, precum și vom generaliza practica arbitrajului.

Reglementarea legală a înregistrării oficiale

Și memorii

În prezent, nu există un act juridic de reglementare unic care să definească termenul, precum și să reglementeze procedura de întocmire și emitere a notelor oficiale și de memorandum. În Dicționarul Concis de Tipuri și Varietăți de Documente, elaborat de Arhiva Principală, VNIIDAD în 1974, sunt propuse următoarele definiții ale acestor termeni:

Memorandum - un document adresat conducerii, care precizează orice problemă cu concluziile și propunerile compilatorului;

Notă de serviciu - o notă privind efectuarea oricărei lucrări trimise de un funcționar altuia.

Clasificatorul integral rusesc al documentației de management OK 011-93, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 30 decembrie 1993 N 299 (modificat la 8 iunie 2009, denumit în continuare OKUD), conține o mențiune despre un memoriu numai în legătură cu o încălcare a disciplinei muncii (cod formular unificat N 0286041). De obicei, este întocmit de șeful unității pentru a-l informa pe șeful organizației despre o situație și a încuraja luarea unei decizii.

Dar memoriile sunt întocmite nu numai în caz de încălcare a disciplinei muncii. Acestea pot fi utilizate pentru a notifica angajatorul despre progresul sau rezultatele muncii, necesitatea de finanțare suplimentară, forță de muncă sau materiale etc. Adică, memoriile oferă o legătură verticală între nivelurile ierarhiei posturilor și sunt transmise de funcționarii inferiori la nivel superior. cele. Astfel de note pot funcționa în cadrul organizației sau pot fi trimise autorităților superioare.

În ceea ce privește memoriul, putem spune următoarele: nu se menționează un astfel de document în OKUD, însă, în multe acte normative care reglementează activitatea funcționarilor publici, acesta este menționat la egalitate cu memoriul. Întrucât nu există cerințe speciale pentru executarea acestuia, recomandăm ca acesta să fie întocmit în același mod ca un proces-verbal, singura diferență fiind că va fi indicat ca destinatar un funcționar de același nivel de conducere (corespondența se face între compartimente). ). Cel mai adesea, notele conțin întrebări, solicitări, propuneri de sprijin logistic, informațional, organizatoric și economic.

Este necesar să spunem despre condițiile de stocare a documentelor de acest tip. Conform paragrafelor 408 și 413 din Lista documentelor tipice de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare, aprobată de Arhiva Federală la 10.06.2000 (modificată la 27.10.2003), serviciu și memorii sunt depozitate timp de un an. După aceea, ele pot fi distruse în modul prevăzut de lege.

Intocmirea de rapoarte si memorii

Pentru pregătirea unui memorandum sau a unui memoriu, există reguli stabilite în GOST 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor” (în continuare - GOST R 6.30-2003). Primul lucru la care ar trebui să acordați atenție este că documentele sunt făcute pe antet. Cerințele pentru formularele de documente sunt stabilite în sect. 4 GOST R 6.30-2003. În special, se indică faptul că formatele standard de documente sunt A4 (210 x 297 mm) și A5 (148 x 210 mm). Pentru fabricarea formularelor se folosește hârtie albă sau hârtie deschisă la culoare. Fiecare coală a documentului trebuie să aibă margini de cel puțin 10 mm - dreapta și de cel puțin 20 mm - stânga, sus și jos.

În plus, acordați atenție compoziției detaliilor și regulilor de plasare a acestora pe o foaie de hârtie. Lista detaliilor folosite la intocmirea si executarea documentelor este enumerata in sec. 2 GOST R 6.30-2003. Cele mai importante și mai utilizate dintre ele în ceea ce privește proiectarea documentelor oficiale și a memorandumurilor sunt:

Denumirea unității structurale;

Denumirea tipului de document;

Data documentului;

Număr de înregistrare;

Titlul textului;

Destinaţie;

Semnătura compilatorului (indicând poziţia);

Aprobarea documentului viza;

Rezoluţie.

Dacă se întocmește un memoriu intern (memorandum), în colțul din stânga sus este indicat numele unității structurale - autorul documentului. Denumirea tipului de document trebuie scrisă cu majuscule (memorandum) și plasată în centrul sau de la marginea marginii din stânga (în funcție de modalitatea de aranjare a antetului documentului este unghiulară sau longitudinală) la intervale de două rânduri .

Data și indexul notei sunt scrise pe același rând. Data este scrisă cu cifre arabe, de exemplu: 02/02/2006, sau în formă alfanumerică, de exemplu: 2 februarie 2006.

Numărul de înregistrare de pe nota internă (de serviciu), în funcție de procedura adoptată în organizație, poate fi aplicat la locul de întocmire sau la locul de primire.

De regulă, notele și notele au un titlu care dezvăluie pe scurt conținutul documentului.

Textul rapoartelor și memoriilor este menționat la persoana I singular („Ofer”, „Întreb”). În rezoluție, informațiile sunt indicate în aceeași ordine (de exemplu, „Comand”).

În textul notei de memorandum (oficiale) se disting două părți. Prima parte relatează faptele care au dus la elaborarea documentului, iar a doua prezintă concluzii, solicitări și propuneri specifice. Dacă în textul notei este necesar să se prezinte o analiză a situației actuale, posibile soluții, aceasta se indică după primul paragraf, iar doar în al treilea paragraf se trag concluzii și se depun propuneri de acțiuni specifice. Dacă textul conține mai multe decizii, concluzii etc., atunci acesta poate fi împărțit în secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe.

În plus, informațiile din memorandum și memoriu pot fi prezentate sub formă de tabel. Coloanele și rândurile tabelului trebuie să aibă anteturi exprimate printr-un substantiv în cazul nominativ. Subtitlurile coloanelor și rândurilor trebuie să fie în concordanță cu titlurile. Dacă tabelul este tipărit pe mai multe pagini, coloanele tabelului trebuie numerotate și numai numerele acestor coloane sunt tipărite pe paginile următoare. Acest lucru este menționat în clauza 3.20 din GOST R 6.30-2003.

Dacă există o cerere, atunci se face o notă despre aceasta înainte de emiterea semnăturii.

„Semnătura” necesară include: numele funcției persoanei care a semnat documentul (complet, dacă documentul nu este emis pe formularul documentului și prescurtat - pe document, eliberat pe formular); semnătură personală; decodificarea semnăturii (inițiale, prenume). Este permisă în atributul „Semnătură” să se centreze titlul funcției persoanei care a semnat documentul, raportat la rândul cel mai lung. La întocmirea unui document pe antetul unui funcționar, funcția acestei persoane nu este indicată în semnătură.

Se întocmește un memoriu extern pe un formular comun și se semnează de șeful organizației. În acest caz, numele complet sau prescurtat al organizației-mamă este utilizat în conformitate cu statutul organizației. Numele organizației-autor este plasat mai jos.

După luarea în considerare a notei de către părțile interesate, pe aceasta se aplică vize de aprobare, inclusiv semnătura și funcția persoanei care aprobă documentul, decodificarea semnăturii (inițiale, prenume) și data semnării. Pentru un document al cărui original rămâne la organizație, vizele sunt aplicate în partea de jos a versoului ultimei pagini a documentului original. Pentru un document al cărui original este trimis de la o organizație, vizele sunt aplicate în partea de jos a feței din față a copiei. Este posibil să se elibereze un document de viză pe o foaie de aprobare separată. Aprobarea foaie cu foaie a documentului și aplicarea acestuia este permisă la discreția organizației.

Dacă există comentarii, acestea sunt prezentate pe o foaie separată, care este semnată și atașată documentului.

După luarea deciziei, pe document se pune o rezoluție a capului. Adoptarea unei rezoluții este etapa finală în luarea în considerare a memorandumului. Rezoluția, înscrisă pe document de către funcționarul relevant, include numele, parafa interpreților, conținutul comenzii (dacă este necesar), data scadenței, semnătura și data. Este permisă emiterea unei rezoluții pe o foaie separată (clauza 3.17 din GOST R 6.30-2003).

Să dăm exemple de memorii și memorii.

Medic sef departament contabilitate

Memorandumul MLPU N 18

Nr 8 din 3 iunie 2010 către E. O. Simonov

Despre alocarea fondurilor

Pentru a participa la seminar

23.06.2010 Centrul de formare „Profrazvitie” va sustine un seminar pe tema

Subiectul „Nou în contabilitate și fiscalitate”, revelator

Modificări recente ale legislației necesare pentru competențe

Efectuarea lucrărilor de către personalul contabil.

Vă rog să alocați fonduri în valoare de 5680 de ruble. pentru vizitare

acest seminar.

Aplicație:

1. Programul seminarului „Nou în contabilitate și fiscalitate”

2. Ordin de plata din 06.02.2010 N 56.

Contabil șef Kroshenina /A. V. Kroshenina /

Compartiment administrativ si economic Sef serviciu

Notă de serviciu de asistență informativă

Din 27.05.2010 N 24

Despre pană de curent

Vineri 28.05.2010 de la 11.00 la 13.00 în clădirea întreprinderii va fi

Se efectuează lucrări electrice, în legătură cu aceasta se va efectua

Pana de curent.

Vă rog să luați măsurile necesare pentru a preveni pierderea informațiilor

Pe mediile electronice.

Şeful AHO Vetrov /P. A. Vetrov/

Caracteristici de înregistrare a rapoartelor și a memoriilor

În instituţiile de serviciu public

În general, munca de birou și execuția rapoartelor și memoriilor în instituțiile de serviciu public respectă regulile stabilite în GOST R 6.30-2003. Totodată, actele juridice departamentale distincte pot stabili cazuri de pregătire și caracteristici de executare a acestora. În special, Ordinul Serviciului Vamal Federal al Rusiei din 18 octombrie 2004 N 160 a aprobat Instrucțiunile standard pentru operațiunile de documentare și arhivă în autoritățile vamale. În sec. 3.8 prezintă trei tipuri de note - rapoarte, birou, explicative.

Prin memoriu se înțelege un document adresat conducerii autorității vamale, unității structurale și care informează despre situația actuală, fenomenul sau fapta care a avut loc, munca efectuată, care conține concluziile și propunerile compilatorului. Se intocmeste atat la initiativa compilatorului cat si la directia conducerii. Memorandumul este întocmit pe o foaie standard de hârtie A4 și are următoarele detalii de bază: denumirea unității structurale, destinatarul, denumirea tipului de document, data, numărul, titlul textului, textul, semnătura. Ordinea detaliilor memorandumului este specificată în Anexa 8 la Instrucțiunile Model.

Notele de serviciu sunt utilizate pentru rezolvarea problemelor operaționale apărute în activitățile de management ale diviziilor structurale ale autorității vamale (cereri, clarificarea sarcinilor, informații despre solicitări, clarificări etc.). Aceste note sunt întocmite numai pentru acele aspecte care necesită confirmare documentară obligatorie. Nu este permisă corespondența între departamente pe probleme care pot fi rezolvate cu promptitudine și nu necesită documentare.

Înregistrarea notelor se efectuează în mod similar cu notele.

În unele acte juridice, există doar o mențiune a unui astfel de tip de document ca un serviciu sau o notă oficială, de exemplu, în Instrucțiunile privind documentele în instanțele de arbitraj din Federația Rusă (prima instanță, recurs și casație), aprobate de Ordinul Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 25 martie 2004 N 27. În aceste cazuri În cazurile în care nu există instrucțiuni intradepartamentale cu privire la această problemă, este necesar să se ghideze după standarde generale obligatorii, inclusiv GOST R 6.30-2003.

K. V. Shestakova

Expert Jurnal

"Departamentul de Resurse Umane

institutie bugetara"