Acasă » Documentație » Exemplu de memorandum: Vă aduc la cunoștință

Exemplu de memorandum: Vă aduc la cunoștință

Mulți se referă la memorii ca la o formalitate care necesită timp și nervi. Există însă situații în care această formalitate îl poate salva pe angajat de pretențiile neloiale ale conducerii. Petițiile documentate vă vor asigura oricând de necazuri, ceea ce nu se poate spune despre cererile orale, cărora nici măcar nu li se acordă întotdeauna importanță. Astfel, aceste documente confirmă faptul relației, ele fiind înregistrate ca documentație de ieșire.

Scrierea unui raport

Memorandumul este un document important de comunicare internă nicio instituție influentă nu se poate descurca fără el. Pentru funcționarea normală a organizației, un model de memorandum ar trebui să fie la îndemână pentru aproape toți angajații. Diferența sa față de un memoriu este că are o orientare ierarhică, adică vine întotdeauna de la un subordonat unui management superior. Nota acționează ca un document informațional, care este scris cu scopul de a informa la timp autoritățile unei autorități superioare sau alt departament structural despre evenimentele care afectează stabilitatea sistemului de management la întreprindere.

Raportul are forță juridică, deoarece scopul său nu este doar de a informa conducerea organizației, ci și de a induce la luarea unei anumite decizii asupra situației exprimate. Un document se întocmește din inițiativa personală a salariatului sau la cererea managerului. Nota cod conform clasificatorului documentatiei de management - 0286041 conform OKUD. Documentul ar trebui să descrie în mod clar problema care a apărut și, deoarece are forță legală, ar trebui să fie lipsit de erori de ortografie și juridice.

Definiție de memorare

Documentul nu numai că detaliază incidentul, ci scrie și o concluzie cu opțiuni pentru rezolvarea situației. După aceea, șeful este obligat să studieze documentul și să-și impună rezoluția. Ulterior, această rezoluție servește drept bază pentru aprobarea și implementarea diferitelor măsuri (impunerea de penalități, acordarea de stimulente etc.). Astfel, un memorandum este un element de feedback între un lider și un subordonat.

Scopurile memoriilor

Principalele obiective urmărite în formarea acestui document:

Creșteți eficacitatea performanței personale. Când ceva interferează cu un angajat, și el sugerează modalități de a rezolva această problemă.
Remediați situația. Când un angajat cunoaște anumite fapte care nu îl privesc personal, dar, în opinia sa, interferează cu munca stabilă și eficientă. Se întocmește un raport către conducere pentru ca situația să fie rezolvată în viitorul apropiat.
Eliberați-vă de responsabilitate. Dacă angajatul a transmis unele informații superiorilor și dorește să se elibereze de responsabilitatea pentru corectarea incidentului. După aceea, nu ar trebui să existe pretenții la compilator.
Protejați-vă atunci când drepturile sunt încălcate. Aici nota este o încercare de soluționare pașnică a incidentului.

Unul dintre scopurile memorandumului este de a declina responsabilitatea

Tipuri de memorii

Sunt de două feluri:

Intern- se scrie la cererea angajatului sau a sefului acestuia in scopul cresterii eficientei firmei. Semnătura este pusă de autor. Deoarece documentul este considerat intern, atunci execuția se realizează pe hârtie A4.
Extern- trimis la autoritatile superioare. Acest tip este semnat doar de șeful companiei și este imprimat pe antet.

În ambele cazuri, data este stabilită în ziua scrierii și semnării.

informativ - de regulă, sunt întocmite în mod regulat, informează în detaliu despre metodele și caracteristicile lucrării. Ele pot fi, de asemenea, folosite pentru a transmite idei conducerii pentru a îmbunătăți fluxul de lucru.
Raportare- raportează rezultatele ordinului executat într-o anumită perioadă. De regulă, ei sunt formați din angajați de cel mai de jos nivel.
Inițiativă - cele în care angajatul invită autoritățile să ia o anumită decizie în legătură cu evenimente specifice - încălcări, timpi de nefuncționare etc.

Memorandum intern

Adesea, printre rapoarte, trebuie să scrieți însemnări „represive” către autorități, asupra angajaților boierilor și leneșilor. Ele ar trebui să fie întocmite cu mare atenție, deoarece chiar și cel mai mic defect poate duce la probleme în viitor. Încălcarea disciplinei este un motiv de sancțiune financiară, doar pentru aceasta, în document trebuie date argumente puternice. Un document incorect formulat poate fi dat în judecată, plângându-se că autoritățile încalcă cu răutate drepturile unui specialist. Prin urmare, este important să știți cum să scrieți corect o notă.

Citeste si: Exemplu de formular de cerere pentru muncă: un exemplu de completare

Structura documentului

Memorandumul include două sau trei secțiuni semantice:

Real o parte în care sunt precizate cauzele incidentului care au determinat formarea acestuia cu o declarație detaliată a circumstanțelor însoțitoare.
Analitic - prezintă o analiză a situației cu potențialele consecințe ale incidentului și diverse opțiuni de rezolvare a problemei.
Rezumând partea în care vorbitorul își descrie opinia, face un argument convingător și recomandă luarea unor măsuri specifice pentru a rezolva incidentul. Și atunci liderul însuși decide ce sancțiuni să ia. Întrucât autoritățile nu au timp de procese, cel mai adesea sunt de acord cu propunerile autorului fără a intra în detalii.

Memorandum extern

Puteți face un memoriu atât sub formă de text, cât și în formă tabelară. Secțiunea analitică din document poate fi absentă în funcție de tipul întrebării. În acest caz, documentul are doar partea de fapt și o concluzie cu soluții la problemă. Cu acesta, nu numai că puteți face sugestii pentru îmbunătățirea unor procese de producție, ci și vă puteți exprima nemulțumirea față de măsurile luate. Înainte de a continua cu prezentarea raportului, trebuie să formulați clar problema sau punctul dvs. de vedere și abia apoi să începeți să o prezentați pe hârtie.

În general, organizațiile ar trebui să aibă un șablon special pentru scrierea unei note, pe care angajații ar trebui să se bazeze. Dacă dintr-un motiv oarecare lipsește, atunci vă aducem la cunoștință o mostră din designul general al documentului. Doar interiorul notei se modifică, în funcție de natura conținutului.

Nota internă include detalii conform GOST:

numele complet al unității structurale sau departamentul de lucru de unde provin informațiile;
Data redactarea unui document;
numele documentului;
inițialele destinatarului;
direct pe mine text;
semnătură compilator.

Numele tipului de document este scris cu majuscule mari, poate fi în centru sau de la marginea marginii din stânga.

Detaliile obligatorii ale unui memorandum extern sunt:

numele complet al întreprinderii;
locul de compilare(adresa geografică și denumirea unității structurale);
plasat în colțul din stânga sus data și numărul de înregistrare al documentului. Data este scrisă cu cifre arabe sau alfanumerice;
antet(începând cu cuvintele „Cu privire la...”, „Despre...”);
text;
inițialele compilatorului și funcția deținută;
semnătură liderîntreprinderile și decodificarea acesteia;
număr de telefon ghiduri.

Rechizite

Oricine are nevoie de acest lucru are dreptul să întocmească un proces-verbal, este important doar să știi să întocmești corect un document pentru ca acțiunile tale ulterioare să nu depășească legea. Acest lucru se aplică atât lucrătorilor obișnuiți, cât și departamentului de personal din orice departament de contabilitate. Un document este ca o confirmare serioasă a acțiunilor, prin faptul că acestea au fost efectuate în mod rezonabil. Adesea, serviciile diferitelor instanțe efectuează inspecții ale instituțiilor statului. Acest lucru este necesar pentru a controla legitimitatea fluxului de numerar al fondurilor bugetare. Notele în astfel de situații reprezintă o justificare serioasă. Iar atunci când societatea a înregistrat acumularea nejustificată de sporuri sau, dimpotrivă, reținerea salariilor, atunci i se impun penalități.

În legătură cu ce rapoarte se fac

Luați în considerare pentru ce rapoarte pot fi întocmite:

note, legate de activități financiare și economice instituţiilor.
Absenteism cand salariatul nu s-a prezentat la productie, nota cere sa-l aduca la mustrare sau la amenda.
Încălcarea obligațiilor oficiale, unde în secțiunea de rezumat se impune aplicarea unei sancțiuni disciplinare contravenientului.
Document adresat conducătorului întreprinderii despre insultarea onoarei și a demnității.
Încălcarea disciplinei muncii dacă salariatul a părăsit locul de muncă înainte de ora programată.
Dacă un angajat se prezintă beat la serviciu sau sub droguri.
Dacă trebuie să acordați un premiu. Apoi, sunt oferite și tipuri de stimulente angajaților pe baza documentației interne a instituției.

Raportul este întocmit pentru absenteism

Note pentru angajați

Cel mai adesea, problemele întreprinderilor sesizări legate de încălcări ale disciplinei muncii de către salariați. Aceasta include: starea de ebrietate la locul de muncă, absenteismul în timpul procesului de muncă, încălcarea actelor interne etc. Pentru astfel de incidente, angajatul poate fi nu numai mustrat, ci și concediat cu răspundere administrativă. Dacă aveți o situație de neînțeles atunci când întocmiți un raport despre un angajat, atunci este mai bine să vă consultați cu un avocat sau un ofițer de personal despre toate subtilitățile, deoarece pedeapsa poate fi atenuată datorită acestora. De exemplu, dacă un angajat nu a fost la locul de muncă mai mult de 4 ore, acesta este absenteism, iar dacă este mai puțin, atunci acesta este absenteism, care nu este pedepsit atât de aspru. Într-un fel sau altul, înainte de a începe să întocmești o notă, trebuie să accepți o notă explicativă de la angajat, în care acesta expune motivul care l-a determinat să acționeze greșit.