Notă de serviciu: exemplu. Făcând o notă

Mulți angajați știu despre documentele interne ale organizației doar din auzite - memoriile sunt confundate cu cele oficiale și sunt compilate incorect. Acest lucru încalcă îndeplinirea funcției principale a unor astfel de documente - comunicarea oficială în cadrul echipei, ceea ce duce la imposibilitatea unei lucrări bine coordonate. De aceea, problema compilării unui memoriu, diferențele și asemănările sale cu alte lucrări, specificarea scrierii devine relevantă.

Terminologie

Un mijloc de comunicare între funcționari, divizii structurale. Uneori este definit ca un document despre finalizarea unei sarcini/lucrări, deși poate avea un caracter diferit. Exemplele care vor fi discutate în acest articol reflectă doar conținutul posibil al unui memoriu.

Oficial, clasificatorul documentelor de gestiune nu conține informații despre o astfel de hârtie ca un memoriu. Nu este oferit un exemplu despre cum să-l scrieți, dar acest lucru nu anulează faptul că un astfel de document este distribuit pe scară largă în sfera muncii din mai multe motive.

Motive pentru utilizare

Nota este cunoscută ca un document justificativ folosit frecvent. Este responsabil de asigurarea comunicarii intre elementele sistemului de munca, adica angajati. De ce este acest document atât de popular? Multe momente de lucru pot și ar trebui rezolvate fără intervenția funcțiilor superioare - asta dovedește independența și eficiența departamentelor în mod autonom și ca întreg sistem.

Particularități

Diferența față de memoriul de mai sus este că acesta din urmă implică un apel la grade superioare, iar memoriul, al cărui exemplu va fi discutat mai jos, formează o legătură la nivel orizontal. Acesta poate fi un apel către administratorul altui departament sau șeful altui departament. În oricare dintre cazuri, atâta timp cât persoanele menționate au funcții echivalente, putem vorbi despre un memoriu. Când apare o inegalitate, aceasta trebuie întocmită.Unele dintre exemplele prezentate aici pot fi ambigue în definiție, motivele pentru aceasta urmând a fi discutate mai târziu.

Tema memoriilor

De obicei, memoriile sunt scrise pe probleme de sprijin: informațional, economic, logistic sau organizațional. Adesea, o notă poate conține un fel de cerere sau sugestie. Pentru fiecare dintre elementele structurale, de obicei unele dintre subiecte sunt prioritare și se corelează cu zona în care funcționează elementul în sine.

Decor

Executarea unui memoriu se realizează în același mod ca și întocmirea unui memoriu. Prin urmare, doar conținutul se schimbă. Înregistrarea notificărilor este reglementată de GOST. Acest lucru vă permite să mențineți uniformitatea designului tuturor documentelor de management.

Un exemplu despre cum să scrieți o notă:

Departamentul de Tehnologia Informației ( partea de sus a paginii, partea stângă)

Şeful serviciului de securitate partea dreapta sus) Lyubchenko R.L.

NOTIFICARE

14.09.2015 № 11

Vineri 17.09.2015 va fi inlocuita materialul si baza tehnica. În acest sens, vă rog să oferiți acces următorilor angajați ai organizației PE „AMIR” pentru a efectua aceste lucrări:

1. Andenko Serghei Gennadievici.
2. Mișkov Lev Georgievici

Sef departament ( Din partea stângă) _pictură_ Antipov R. D. ( pe drumul cel bun)

Designul unei note presupune un format tipic de foaie - A4.

Avantaje

În esență, un analog al unui mesaj vocal, o notă are o serie de avantaje față de comunicarea obișnuită de lucru:

• păstrarea în scris;
• documentație oficială;
• comoditate în cazul transferului de informații complexe;
• capacitatea de a trimite un mesaj către mai multe persoane simultan.

Consecințele logice ale acestui lucru sunt:

• capacitatea de a confirma / infirma o afirmație;
• o declarație clară a sarcinii și implementarea ei precisă;
• oportunitatea implementării;
• eficienţă.

Caracter

Scrierea unei note poate avea următorul caracter:

• informativ (mesaj, notificare, briefing etc.);
• initiativa (cererea);
• raportare.

Nota, al cărei exemplu a fost oferit mai sus, este de natură informațională, deoarece șeful unui departament îl anunță pe celălalt despre lucrările viitoare, în plus, oferă o instrucțiune simplă despre ceea ce trebuie să facă.

Ultimele două puncte coexistă adesea: raportul este un răspuns la inițiativă (cerere).

Structura

Luați în considerare cum să scrieți corect o notă pe baza exemplului dat. Deci, acest document trebuie să conțină:

• detaliile destinatarului (în acest caz, rolul acestuia a fost jucat de șeful securității);
• numele documentului (inscripția corespunzătoare a fost imediat înaintea textului);
• data documentului;
• text;
• detaliile și semnătura destinatarului (șeful departamentului de informare).

Textul, la rândul său, poate fi distribuit și în funcție de structură. Adevărat, mult mai condiționat:

1. Prima parte definește baza și motivul scrisului. Nota, al cărei eșantion a fost prezentat mai sus, explică cererea chiar în prima propoziție.
2. A doua parte reflectă esența: în exemplu, vine după cuvintele „în legătură cu...”.
3. A treia parte este cea finală. Poate conține o declarație de fapt, o sugestie sau o cerere.

O notă de service, al cărei exemplu ne ajută să înțelegem regulile de proiectare, combină a doua și a treia parte într-una singură. Separarea devine mai vizibilă în notele complexe. A treia parte apare neapărat în documentele de răspuns.

Stilizare

Deși este permis un format liber pentru această lucrare, precum și pentru toate celelalte lucrări de management, pentru a ști să scrieți corect o notă, este necesar să vă exprimați liber gândurile într-un stil de afaceri, deoarece el este cel care este folosit la întocmirea oricărui tip de documentație.

feluri

Memo-urile nu au o clasificare clară, dar în același timp pot fi împărțite condiționat în tipuri.

De exemplu, există o notă:

• despre creșterea;
• pentru cumpărare;
• stergeri etc.

Fiecare tip are propria sa specificație de ortografie. Pentru o mai bună înțelegere a modului de redactare a unei note, vor fi date și exemple.

Despre mărire

Angajații care cred că primesc o remunerație monetară insuficientă pentru munca lor poate avea nevoie de o notă de creștere a salariilor. Este logic ca în primul rând să apeleze la șeful lor - vor scrie un memoriu.

O nota de acest tip este scrisa de seful departamentului angajatului adresata sefului de departament. Uneori și departamentul de resurse umane face acest lucru. Apoi, inițial vorbim despre comunicarea dintre departamentul unui angajat care dorește să primească un salariu mai mare și departamentul de personal. Motivele creșterii salariilor (modificări ale volumului de muncă, calificări ale angajaților etc.) trebuie să fie cuprinse într-un memoriu.

O mostră este prezentată mai jos.

Departamentul Contabilitate

Directorului general al PE „Agro Darina” Aninnikov G.L.

NOTIFICARE

09.04.2013 № 45

Saint Petersburg

Despre majorarea salariilor Furmanets G.V.

Furmanets Galina Viktorovna lucrează în starea de urgență „Agro Darina” din 4 martie 2011 în calitate de specialist de top în departamentul de contabilitate stocuri. Este un maestru calificat al meșteșugului ei, dând dovadă de performanță ridicată, punctuală, obligatorie și sârguincioasă. În timpul lucrărilor, ea nu a primit o singură sancțiune disciplinară. În legătură cu cele de mai sus, vă rog să creșteți salariul Galinei Viktorovna Furmanets de la 23.000 de ruble la 25.000 de ruble.

Șef Departament Contabilitate Materiale_Semnătură_Galkin S.A.

O creștere nu înseamnă doar o creștere a salariilor, ci poate însemna și trecerea pe o poziție mai înaltă. Un memoriu despre promovare este, de asemenea, scris de șeful departamentului.

Aceasta este o notă importantă: același memoriu către director, adică o notă de la un subordonat șefului este considerată un memorandum.

• îmbunătățirea calificărilor sale;
• studii superioare (primul / secund);
• vechime și experiență în muncă;
• pentru merit remarcabil.

Motivele trebuie precizate direct în memoriu. De exemplu, în continuare.

Departamentul de Logistica

S. Yu. Lyashenko, director general al Netflix PP

NOTIFICARE

19.02.2001 № 15

Despre promovarea lui Yu. O. Belousova

Belousova Yulia Olegovna lucrează la software-ul Netflix din 7 ianuarie 1999 ca administrator al departamentului de logistică. Este o profesionistă calificată în domeniul său. Angajatul este harnic si responsabil, are o mare capacitate de munca si rezistenta in situatii stresante. La 15 februarie 2001, ea a primit o diplomă de master în Contabilitate și Audit. În legătură cu cele de mai sus, o recomand pe Yulia Olegovna Belousova pentru promovarea în funcția de senior administrator.

Șef departament logistică_Semnătură_Elchaninov P.L.

De cumpărat

Achiziția se referă la repararea sau înlocuirea oricărui echipament. Un memoriu pentru achiziție este scris de un departament care trebuie să actualizeze baza materială și tehnică.

Nota, din care un eșantion este prezentat mai jos, a fost compilată pentru achiziționarea unui computer.

Departamentul de Resurse Umane

Către șeful departamentului IT al Epam LLC Penkov D.M.

NOTIFICARE

12.11.2009 № 4

Despre repararea calculatorului (înlocuire)

Aș dori să vă informez că, începând cu 6 noiembrie 2009, Tatyana Evgenievna Mashkina, administrator superior, angajat al Departamentului de Resurse Umane, a avut defecțiuni regulate la computerul ei personal.

În legătură cu motivul de mai sus, vă rugăm să reparați sau să înlocuiți acest computer cât mai curând posibil.

Şeful departamentului de personal _semnătură_ Chistenko V.T.

Concediu de odihna

Vacanța de memorare înseamnă aici nu în sensul de a merge într-o odihnă binemeritată, ci de a chema un angajat din concediu, scris de șeful departamentului în care este trecut angajatul corespunzător. Se precizează motivul revocării. Documentul este prezentat șefului companiei/organizației, acesta, la rândul său, trebuie să scrie un răspuns - consimțământ sau refuz.

Mai jos este un exemplu de astfel de notă, împreună cu un răspuns.

Eu nu mă supăr

Departamentul HR pentru intocmirea documentelor necesare__Sergeev 21.03.2014

Directorului general al PE „Aukro” Sergeev V.P.

NOTIFICARE

21.03.2014 № 1

Ținând cont de boala contabilului senior al Departamentului de Contabilitate și Audit Tatyana Viktorovna Morozova, propun să-l sun pe contabilul Pavel Sergeevna Matveychuk din vacanță din 22.03.2014.

Şef Compartiment Contabilitate şi Audit _semnătură_ Marinina R.A.

Trebuie remarcat faptul că, pe lângă scrierea și primirea unei rezoluții pentru o notă, este, de asemenea, necesar să obțineți consimțământul angajatului însuși.Acest lucru trebuie, de asemenea, să fie documentat oficial. Prin urmare, o notă este doar prima etapă a acestui proces.

Despre bonusuri

O nota de bonus este scrisă atunci când șeful dorește să recompenseze un angajat pentru munca productivă. Din punctul de vedere al angajatului, procesul de bonusare este simplu, dar pentru sef, mai ales daca organizatia nu are un regulament de bonusare si prefera sa se descurce fara el, devine mult mai laborios. Dar, în orice caz, una dintre etapele acestui proces va fi scrierea unei note.

În primul rând, trebuie să studiați specificațiile întreprinderii în acest sens - fiecare dintre companii are propriile condiții de bonus. Acestea pot fi cazuri specificate în care un angajat nu poate fi recompensat (acțiune disciplinară, încălcări administrative etc.), surse de bonusuri și altele asemenea. După un studiu atent, puteți trece direct la scriere.

Nota despre bonusuri trebuie să conțină în mod necesar motivele pentru care șeful de departament consideră că angajatul trebuie încurajat. Dacă clauza de bonus are clauze clare care indică ce fel de recompensă se datorează pentru ce, procesul este mult mai simplu. Șeful poate notifica directorul doar implementarea unor astfel de puncte. Atunci este o notificare. Într-un alt caz, șeful departamentului se oferă doar să încurajeze angajatul și determină el însuși valoarea bonusului - din nou, ținând cont de sistemul de stimulare material al organizației.

Este interesant că notele de serviciu despre bonusuri sunt adesea denumite note - deoarece sunt scrise în numele unui rang superior. O dilemă similară apare cu notele de reamintire a vacanțelor, note de promovare etc.

Pentru anulare

Noțiunile nu sunt necesare atunci când proprietatea este deteriorată sau baza logistică este depășită. Acest tip de document este strâns legat de notele de achiziție și este asemănător ca specificație: de exemplu, șeful de departament cu problema de mai sus scrie o notă similară departamentului care lucrează cu bunuri deteriorate (ca în exemplul computerului: contestația a mers la departamentul de informații).

Mai jos este o mostră a unui astfel de memoriu.

Departamentul de informatii si tehnica

Către șeful departamentului de control și revizuire al Troyanda LLC Sukhorukov D. D.

NOTIFICARE

22.01.2006 № 42

Despre scoaterea din funcțiune a calculatoarelor

Va informez ca in prezent calculatorul electronic detinut de departamentul de informatii si tehnica este invechit si nu este capabil sa calculeze puterea suficienta pentru performanta deplina a acestui departament.

În legătură cu motivul de mai sus, vă rog să anulați proprietatea de mai sus ca fiind învechită și să mă înștiințați cu privire la necesitatea reînnoirii bazei materiale și tehnice.

Şeful departamentului de informare şi tehnică _semnătură_ Chaschenko V.T.

Separarea notificărilor după tip

Toate exemplele de mai sus pot fi împărțite în două tipuri:

• memoriu către angajat, director;
• memoriu către orice departament.

În ceea ce privește dilema pe care o provoacă primul punct, aceasta a fost deja menționată în acest articol. În ciuda faptului că există o mulțime de informații despre cum să scrieți o notă directorului, precum și exemple și mostre de scris, în esență, acest lucru nu este în întregime adevărat. Acest principiu poate funcționa doar în organizațiile corporative, unde toate departamentele sunt egale, dar nu există un director executiv. Atunci scrierea notițelor între departamente devine automat un serviciu, nu un raport. În toate celelalte cazuri, se recomandă insistent ca atunci când scrieți note despre rechemarea unui angajat din vacanță, cu privire la bonusurile sale, concedierea, promovarea, să folosiți numele documentului „Memorandum”. Alte cerințe de scriere rămân aceleași.

Toate celelalte mostre sunt clasificate ca memorii către departamente - despre anulare, despre achiziție, etc. Ele oferă o idee mai corectă a esenței notelor: comunicarea între departamente echivalente care nu necesită intervenția conducerii.

Depozitare

Notele care se referă direct la angajații individuali sunt stocate în fișierele lor personale. Toate celelalte sunt trimise la arhivele firmei.

Notele originale pot fi necesare la verificarea organizației de către autoritățile superioare: acestea oferă informații detaliate despre activitățile interne ale companiei, interacțiunea elementelor structurale.

De asemenea, memoriile, ca documente oficiale, pot fi dovezi sau infirmare în procedurile oricărui caz.

Ca și alte documente justificative, memoriile pot fi considerate o anexă la documentația externă a unei companii.

Utilizarea frecventă a notificărilor servește drept criteriu de evaluare a stării generale a companiei și a angajaților săi pentru sociologii, marketerii și psihologii organizației de lucru a personalului.

Scrierea de memorii pe jumătate de afaceri, jumătate în stil liber reflectă în mod clar relațiile situaționale din cadrul echipei de lucru. Deosebit de interesantă este documentarea nu între departamente, ci între angajați specifici departamentelor - este mai puțin obișnuită și, prin urmare, mai vizuală.