Notă de serviciu - un exemplu de scriere

Un memoriu este un model de circulație documentară în cadrul unei organizații, care face posibil să se răspundă eficient la tot felul de circumstanțe.

Scopuri și tipuri de document de serviciu

O scrisoare de serviciu are scopul de a notifica un anumit funcționar cu privire la dificultățile existente sau de a face sugestii cu privire la problemele de producție.

În plus, documentul de serviciu este un fel de confirmare că personalul nu numai că își face treaba, ci vede și problemele existente, care sunt ulterior evidențiate în această notă. În același timp, angajatul care a scris un memoriu managerului despre prezența oricăror încălcări își declină complet responsabilitatea pentru rezolvarea acestei probleme.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

+7 (499) 350-63-18
(Moscova)

+7 (812) 627-14-92
(Saint Petersburg)

Este rapid și gratuit!

Notele de service sunt împărțite în:

• cele în care sunt indicaţi anumiţi factori ai actului sau fenomenului de natură negativă. Astfel de note de producție includ explicative, memorii, acte privind încălcările detectate și reclamații;
• cele care sunt explicații suplimentare la documentele principale. Acestea pot fi note despre anularea sau achiziționarea de materiale, despre alocarea de asistență financiară, despre promovare, despre bonusuri și altele asemenea.

La rândul său, recensământul oficial poate fi efectuat atât între subordonați și angajator (intern), cât și între șefii de divizii structurale și șeful principal al întreprinderii (extern). Pe plan extern, documentele de producție sunt destinate a fi furnizate în afara organizației, destinatarul acestui tip de note fiind conducerea superioară.

Informații și forma documentului de afaceri intern

Conținutul documentelor oficiale acoperă de obicei probleme de producție, materiale, economice, precum și probleme de bonusuri, promovare sau retrogradare. Astfel, un angajat al oricărui departament poate aplica cu o cerere scrisă pentru a-i pune la dispoziție anumite resurse materiale sau financiare, atât pentru producție, cât și pentru uz personal. În plus, conținutul unui astfel de document poate evidenția o plângere împotriva unui anumit angajat sau supervizor direct.

În ceea ce privește recompensarea angajaților, angajatorul direct scrie un memoriu sub forma unei petiții adresate superiorului său. Unde subliniază meritele unui subordonat și face sugestii cu privire la modalități de recompensă.

O scrisoare intra-producție către șeful organizației de la subordonați se întocmește manual în formă liberă. Cu toate acestea, pentru a scrie acest tip de document, puteți folosi computer sau echipamente de imprimare.

Scrierea corectă a unui document

Deși acest act nu are un eșantion stabilit la nivel legislativ, acesta trebuie să conțină în mod necesar următoarele informații:

• cui se adresează această cerere (funcția, prenumele și parafa destinatarului), este indicată în colțul din dreapta sus al documentului; numărul notei și data înregistrării;
• numele literei care se compune;
• partea introductivă, reflectă de obicei ora, data și ora incidentului;
• partea principală, esența detaliată a evenimentului este declarată;
• partea finală, cuprinde propunerile compilatorului, pe care acesta îi cere conducătorului întreprinderii să le implementeze;
• sub text se află data redactării documentului, funcția sau profesia compilatorului, precum și numele și parafa acestuia.

În ceea ce privește scrisorile externe, acestea să aibă un conținut similar, să fie întocmite pe antetul instituției, de preferință în formă tipărită, folosind tehnologia informatică.

Multe întreprinderi au un șablon de memo gata făcut dezvoltat și aprobat de conducere. Datorită căruia, lucrătorilor le va fi mult mai ușor și mai competent să întocmească un astfel de act documentar.

În scrisorile interne și externe, informațiile trebuie prezentate concis și clar, fără apă inutilă. Astfel, se salvează ora celui care face documentul și persoana căreia i se adresează. Și, de asemenea, o prezentare clară a propunerilor contribuie la cel mai rapid răspuns din partea șefului.

Formarea scrisorilor de producție în formă electronică

Multe întreprinderi permit pregătirea de memorii folosind un computer, ceea ce vă permite să creați o formă electronică a documentului. Această modalitate de înregistrare, fiecare unitate structurală o alege în mod independent și o prescrie în anumite documente prevăzute de lege. Astfel, versiunea electronică simplifică foarte mult pregătirea documentului și trimiterea acestuia, ceea ce reduce semnificativ timpul de revizuire a notei și luarea măsurilor de răspuns.

Metoda electronică de compilare a unei scrisori de afaceri nu diferă mult de versiunea scrisă de mână, dar are totuși următoarele diferențe:

• în documentul electronic, nu este necesar să se indice cui i se adresează, deoarece astfel de informații sunt deja scrise în bara de adrese;
• semnătura emitentului în nota electronică este pusă automat (semnătură scanată pre-întocmită);
• expeditorul primește o notificare de la destinatar că a primit scrisoarea și a citit-o. Acest serviciu este o confirmare a trimiterii unei note.

Unul dintre principalele avantaje ale creării unei forme electronice a unei note este un șablon deja existent. Care poate fi folosit în redactarea ulterioară a documentelor similare. De acest avantaj se bucură serviciile întreprinderii sau lucrătorii individuali ai acestora, care, prin natura lor de activitate, trebuie adesea să întocmească memorii.

Aspecte de compilare

La compilarea notificărilor, este necesar să se țină cont de următoarele nuanțe, care se aplică în funcție de tipul și scopul lor:

Respectarea nuanțelor de mai sus va permite chiar și unui angajat fără experiență să întocmească un memoriu competent și ușor de înțeles pentru manager.

Semnificația documentului

Documentele de serviciu ajută la evitarea situațiilor de conflict direct între angajații unei anumite întreprinderi, care afectează pozitiv activitatea acesteia. Ele joacă, de asemenea, un rol important în raportarea contabilă și fiscală, unde problemele financiare necesită o anumită atenție și respectarea diferitelor nuanțe.

Printre altele, scrisorile de birou sunt eficiente în combaterea infractorilor din organizație. În plus, scrierea documentelor de plângere către angajator vă permite să rezolvați problema fără dispute și atacuri. Deoarece reclamațiile la birou pot fi scrise în mod anonim, sau pur și simplu numele compilatorului, la cererea acestuia, nu va fi anunțat de către șef.

Prin urmare, un astfel de document servește ca un instrument multifuncțional, datorită căruia majoritatea problemelor organizaționale pot fi rezolvate într-o perioadă destul de scurtă de timp.

In contact cu