Cum să scrieți o notă pentru un angajat: un exemplu

La orice loc de muncă, cea mai mare parte a documentelor de circulație internă sunt diverse tipuri de servicii sau memorii, documente explicative și alte documente. Adesea, o neînțelegere a diferenței dintre aceste documente duce la o muncă incorectă de birou, mai ales dacă firma start-up nu are angajați cu suficientă experiență în acest domeniu. Pentru ca „hârtiile” să nu devină o povară grea, ci, dimpotrivă, pentru a ajuta la desfășurarea afacerilor, trebuie să faceți față diferențelor dintre documente. Să ne oprim asupra documentului cel mai des folosit și solicitat - o notă.

O notă este necesară pentru orice întreprindere - privată sau publică. Cu ajutorul acestuia, șefii diviziilor structurale de un singur ordin, angajații care își desfășoară activitatea și au responsabilități specifice pot comunica între ei. Scopul acestui document este de a notifica celeilalte părți situația actuală și necesitatea de a lua o decizie de afaceri.

Notă: de regulă, serviciul nu este de natură administrativă, ceea ce înseamnă că cererea prevăzută în nota de serviciu nu este obligatorie.

Cu toate acestea, ignorarea lor și răspunsul lor cu refuzuri nu este, de asemenea, recomandată. Excepție fac acele documente care conțin informații pentru revizuire, iar a doua parte nu trebuie să ia nicio decizie, ci doar să citească conținutul textului.

Serviciul este una dintre cele mai comune modalități de interacțiune între angajații întreprinderii și superiorii acesteia.

Caracteristici de compilare a unei note

Dificultățile în compilarea acestor lucrări nu sunt nerezonabile, deoarece regulile de redactare a notificărilor în munca de birou nu sunt clar definite. Desigur, majoritatea cărților despre munca de birou vor conține recomandări pentru pregătirea unor astfel de documente. Cu toate acestea, este puțin probabil să se găsească o singură mostră - fiecare ediție va recomanda propriul eșantion, diferit de o altă carte. Acest lucru provoacă nedumerire în rândul angajaților care se confruntă cu nevoia de a scrie hârtie.

Pentru a înțelege specificul unei note, să numim câteva dintre caracteristicile acestui document:

• cel mai adesea documentul încurajează cealaltă parte să acționeze. De regulă, vorbim despre necesitatea de a lua decizii de afaceri asupra unor probleme;
• Lucrarea ar trebui să afișeze acele probleme care nu pot fi rezolvate oral, precum și cele care trebuie documentate. Nu ar trebui să creați un document dacă nu abordează în vreun fel întrebarea pe care o puneți;
• textul nu poate doar să încurajeze soluționarea unei probleme de afaceri, ci să fie și pur informativ, de natură explicativă. De exemplu, aceasta poate fi informații suplimentare despre o cerere depusă anterior, o sarcină actualizată pentru o unitate structurală; cerere sau propunere de activități comune a două departamente structurale etc.;
• este de remarcat faptul că lucrarea presupune comunicare între șefii unităților structurale echivalente care pot comunica la același nivel. Nu se creează un memoriu pentru subordonații acestora și nici nu se formează pentru conducerea de vârf, de care unitatea este separată prin mai multe trepte ierarhice;
• textul ar trebui să reflecte aspectele care sunt de competența celei de-a doua părți. Un exemplu clasic al modului în care este scris un memoriu este o aplicație adresată directorului, de la care așteptați o soluție la problema unității dvs.;
• documentul în esență poate fi de trei feluri: informativ, de raportare, de a determina o decizie. Nu amestecați toate cele trei tipuri într-un singur document. De regulă, acest lucru duce la o grămadă de fapte inutile, printre care este dificil să se evidențieze esența documentului;

Dacă lucrarea necesită în mod inerent o prezentare extinsă a informațiilor, atunci în acest caz este necesar să se respecte punctele principale ale prezentării materialului:

• o descriere a motivelor care au determinat crearea documentului;
• analiza situației, ceea ce duce la ideea necesității de a rezolva problema de către a doua parte;
• propuneri specifice pentru a aborda această problemă.

Detalii obligatorii ale unui memoriu

În ciuda faptului că un singur formular de notă în munca de birou nu a fost încă dezvoltat, există anumite reguli pentru compilarea unor astfel de documente. Un exemplu de compilare a unei note pentru a doua parte poate fi văzut în ilustrația următoare.

După cum se vede în exemplul prezentat, Nota trebuie să conțină următoarele elemente:

• destinatarul căruia i-a fost trimisă lucrarea, indicând funcția, prenumele și parafa;
• tipul documentului și numărul său de ieșire sunt indicate conform listei curente;
• o declarație a esenței memoriului, o descriere a problemei care trebuie rezolvată sau informații care ar trebui luate în considerare;
• o propunere de rezolvare a problemei pe care o vede partea care depune;
• data depunerii documentului, semnătura conducătorului unității structurale;
• persoanele de contact, numele și inițialele persoanei care poate fi contactată pentru a rezolva această problemă.

Reguli pentru emiterea unei note

De regulă, documentul este creat pe un computer în format .doc. Inițialele celei de-a doua laturi sunt scrise în colțul din dreapta sus, toate liniile trebuie să fie aliniate la stânga. Un exemplu despre cum să scrieți corect o notă unui manager poate fi creat sub forma unui antet dacă astfel de note sunt scrise des. Cuvintele „memo” sunt plasate în centrul foii. Un punct este plasat după cuvintele „memo”, deoarece acesta este cuvântul care este considerat sfârșitul propoziției.

În continuare, din paragraf este o declarație a esenței documentului. Propunerile pentru rezolvarea problemei se depun dintr-un rând nou, tot dintr-un paragraf. Data creării documentului este indicată în colțul din stânga de mai jos, iar semnătura funcționarului este plasată în colțul din dreapta.

Puțin mai jos decât data, sunt indicate contactele și datele persoanei autorizate să întreprindă acțiuni ulterioare cu privire la esența notei. Acesta poate fi contactul șefului unității sau al unui alt funcționar căruia i se încredințează rezolvarea problemei.

Tot textul este tastat în Times New Roman, ca font cel mai des folosit în munca de birou, dimensiunea 14.

Notă: indentațiile pe toate părțile nu sunt strict reglementate, totuși, acestea trebuie să aibă cel puțin un centimetru și jumătate pe fiecare parte. Acest lucru este pentru a vă asigura că lucrarea este depusă în folderul corespunzător de documentație internă.

Memo-urile pot fi scrise de mână, dar cel mai des se practică versiunea tipărită tastata pe computer.

Caracteristici ale depunerii unei note

Memo-urile au fost trimise anterior în formă fizică în două exemplare. Una dintre ele este datată și semnată de persoana care a acceptat documentul. Acesta poate fi un secretar, un asistent al șefului unei unități sau un alt funcționar autorizat să primească astfel de documente. A doua copie a documentului rămâne în unitatea structurală în cazul în care hârtia este pierdută sau expiră termenul de prescripție pentru rezolvarea problemei. Numai dacă aveți o a doua copie a memoriului, puteți dovedi faptul că ați contestat partea a doua.

Originalele sunt fie asistent, fie secretar, fie personal șef de unitate. Unele memorii sunt mai bine coordonate cu alte diviziuni structurale. De exemplu, dacă nu știți cum să scrieți o notă pentru un angajat, puteți descărca o mostră de sancțiune disciplinară din software sau o puteți solicita în departamentul de personal. Cu toate acestea, această metodă de transfer de hârtie nu este utilizată în prezent în multe companii. Majoritatea organizațiilor au trecut la gestionarea electronică a documentelor.

Dacă aveți o căsuță de e-mail funcțională, hârtia poate fi transferată prin Internet. În același timp, recomandările de înregistrare rămân aceleași, singura inovație este indicarea numelui și inițialei celei de-a doua părți în e-mail, subiectul scrisorii trebuie marcat „notă”, iar în corpul scrisorii - o cerere de confirmare a primirii atașamentului la scrisoare. În acest caz, scrisoarea de ieșire cu data și ora plecării va fi momentul de confirmare. Acceptarea lucrării va fi evidențiată printr-o scrisoare de răspuns care a sosit la unitate.