Stesura ed esecuzione di verbali e note

"Dipartimento del personale di un'istituzione di bilancio", 2010, N 6

Stesura ed esecuzione di verbali e note

Memorandum e note si riferiscono ai documenti interni dell'organizzazione e non sono affatto rari, mentre spesso vengono richiesti dalle autorità regolatorie in caso di ispezioni. Allo stesso tempo, gli ufficiali del personale, così come i capi dipartimento, di norma, hanno domande sulla procedura per la compilazione e l'elaborazione di questi documenti. In questo articolo, prenderemo in considerazione le norme esistenti su questo tema, oltre a generalizzare la pratica dell'arbitrato.

Regolamento legale della registrazione ufficiale

E promemoria

Attualmente non esiste un unico atto normativo che definisca il termine, nonché che regoli la procedura per la compilazione e l'emissione di note ufficiali e memorandum. Nel Concise Dictionary of Types and Varieties of Documents, sviluppato dall'Archivio principale, VNIIDAD nel 1974, vengono proposte le seguenti definizioni di questi termini:

Memorandum - un documento indirizzato alla direzione, che indica qualsiasi problema con le conclusioni e le proposte del compilatore;

Nota di servizio: una nota sull'esecuzione di qualsiasi lavoro inviata da un funzionario a un altro.

Il classificatore tutto russo della documentazione di gestione OK 011-93, approvato dal decreto dello standard statale della Russia del 30 dicembre 1993 N 299 (come modificato l'8 giugno 2009, di seguito denominato OKUD), contiene una menzione di un memorandum solo in relazione a una violazione della disciplina del lavoro (modello unificato codice N 0286041). Di solito viene compilato dal capo dell'unità per informare il capo dell'organizzazione su una situazione e incoraggiare una decisione da prendere.

Ma i promemoria vengono redatti non solo in caso di violazione della disciplina del lavoro. Possono essere utilizzati per notificare al datore di lavoro i progressi o i risultati del lavoro, la necessità di ulteriori finanziamenti, manodopera o materiali, ecc. Cioè, i promemoria forniscono un collegamento verticale tra i livelli della gerarchia del lavoro e sono presentati dai funzionari inferiori ai superiori quelli. Tali note possono operare all'interno dell'organizzazione o essere inviate alle autorità superiori.

Per quanto riguarda il memorandum, possiamo dire quanto segue: non si fa menzione di tale documento in OKUD, tuttavia, in molti atti normativi che regolano le attività dei dipendenti pubblici, è menzionato alla pari del memorandum. Non essendoci particolari requisiti per la sua esecuzione, si consiglia di redigerlo con le stesse modalità di un verbale, con l'unica differenza che sarà indicato come destinatario un funzionario di pari livello dirigenziale (la corrispondenza va tra i servizi ). Molto spesso i promemoria contengono domande, richieste, proposte di supporto logistico, informativo, organizzativo ed economico.

È necessario dire sui termini di archiviazione di documenti di questo tipo. Ai sensi dei paragrafi 408 e 413 dell'Elenco dei documenti di gestione tipici generati nelle attività delle organizzazioni, che indica i periodi di conservazione, approvato dall'Archivio federale il 06.10.2000 (modificato il 27.10.2003), il servizio e le note vengono conservati per un anno. Successivamente, possono essere distrutti secondo le modalità previste dalla legge.

Predisposizione di report e note

Per la preparazione di un memorandum o promemoria, esistono regole stabilite in GOST 6.30-2003 "Sistemi di documentazione unificata. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la preparazione dei documenti" (di seguito - GOST R 6.30-2003). La prima cosa a cui dovresti prestare attenzione è che i documenti sono realizzati su carta intestata. I requisiti per la modulistica dei documenti sono stabiliti all'art. 4 GOST R 6.30-2003. In particolare si segnala che i formati standard per i documenti vergini sono A4 (210 x 297 mm) e A5 (148 x 210 mm). Per la produzione di moduli viene utilizzata carta bianca o carta di colore chiaro. Ogni foglio del documento deve avere margini di almeno 10 mm - a destra e di almeno 20 mm - a sinistra, in alto e in basso.

Inoltre, prestare attenzione alla composizione dei dettagli e alle regole per il loro posizionamento su un foglio di carta. L'elenco dei dettagli utilizzati nella predisposizione ed esecuzione degli atti è riportato all'art. 2 GOST R 6.30-2003. I più importanti e utilizzati in relazione alla progettazione di ufficiali e memorandum sono:

Nome dell'unità strutturale;

Nome del tipo di documento;

Data del documento;

Numero di registrazione;

Titolo del testo;

Destinazione;

Firma del compilatore (che indica la posizione);

Approvazione del documento di visto;

Risoluzione.

Se viene redatto un memorandum interno (memorandum), nell'angolo in alto a sinistra è indicato il nome dell'unità strutturale - l'autore del documento. Il nome del tipo di documento deve essere scritto in stampatello maiuscolo (promemoria) e posto al centro o dal bordo del margine sinistro (a seconda del modo di disporre l'intestazione del documento angolare o longitudinale) a due righe .

La data e l'indice della nota sono scritti sulla stessa riga. La data è scritta in numeri arabi, ad esempio: 02/02/2006, o in forma alfanumerica, ad esempio: 2 febbraio 2006.

Il numero di registrazione sulla nota di memoria interna (servizio), a seconda della procedura adottata nell'organizzazione, può essere apposto nel luogo di compilazione o nel luogo di ricezione.

Di norma, promemoria e promemoria hanno un'intestazione che rivela brevemente il contenuto del documento.

Il testo dei rapporti e delle note è espresso alla prima persona singolare ("offro", "chiedo"). Nella delibera, le informazioni sono indicate nello stesso ordine (ad esempio, "ordino").

Nel testo della nota memorandum (ufficiale) si distinguono due parti. La prima parte riporta i fatti che hanno dato luogo alla stesura del documento, la seconda espone specifiche conclusioni, richieste e proposte. Se nel testo della nota è necessario presentare un'analisi della situazione attuale, delle possibili soluzioni, ciò è indicato dopo il primo paragrafo, e solo nel terzo paragrafo vengono tratte le conclusioni e presentate proposte di azioni specifiche. Se il testo contiene più decisioni, conclusioni, ecc., può essere suddiviso in sezioni, sottosezioni, paragrafi, che sono numerati in numeri arabi.

Inoltre, le informazioni nel memorandum e nel promemoria possono essere presentate in forma tabellare. Le colonne e le righe della tabella devono avere intestazioni espresse da un sostantivo al nominativo. I sottotitoli di colonne e righe devono essere coerenti con le intestazioni. Se la tabella è stampata su più pagine, le colonne della tabella devono essere numerate e nelle pagine successive vengono stampati solo i numeri di queste colonne. Ciò è affermato nella clausola 3.20 di GOST R 6.30-2003.

Se esiste una domanda, viene fatta una nota al riguardo prima che venga emessa la firma.

La "Firma" richiesta include: il nome della posizione della persona che ha firmato il documento (completo, se il documento non è emesso sul modulo del documento, e abbreviato - sul documento, emesso sul modulo); firma personale; decodifica della firma (iniziali, cognome). Nell'attributo "Firma" è consentito centrare il titolo della posizione di chi ha firmato il documento, rispetto alla riga più lunga. Quando si redige un documento su carta intestata di un funzionario, la posizione di questa persona non è indicata nella firma.

Un memorandum esterno è redatto su un modulo comune e firmato dal capo dell'organizzazione. In questo caso, il nome completo o abbreviato dell'organizzazione madre viene utilizzato in conformità con lo statuto dell'organizzazione. Il nome dell'organizzazione-autore è posto sotto.

Dopo l'esame della nota da parte delle parti interessate, vengono apposti i visti di approvazione, compresa la firma e la posizione della persona che approva il documento, la decodifica della firma (iniziali, cognome) e la data della firma. Per un documento il cui originale rimane presso l'organizzazione, i visti sono apposti in fondo al retro dell'ultima pagina del documento originale. Per un documento il cui originale è inviato da un'organizzazione, i visti sono apposti nella parte inferiore del lato anteriore della copia. È possibile emettere un documento di visto su un foglio di approvazione separato. L'approvazione foglio per foglio del documento e la sua applicazione è consentita a discrezione dell'organizzazione.

Se ci sono commenti, sono riportati su un foglio separato, firmato e allegato al documento.

Dopo che la decisione è stata presa, sul documento viene inserita una risoluzione del capo. L'adozione di una risoluzione è la fase finale nell'esame del memorandum. La delibera, scritta sul documento dal funzionario competente, include i nomi, le iniziali degli esecutori, il contenuto dell'ordine (se necessario), la data di scadenza, la firma e la data. È consentito emettere una risoluzione su un foglio separato (clausola 3.17 di GOST R 6.30-2003).

Diamo esempi di promemoria e promemoria.

Capo medico del dipartimento di contabilità

Memorandum di MLPU N 18

N. 8 del 3 giugno 2010 a E. O. Simonov

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2. Ordine di pagamento del 06/02/2010 N 56.

Capo contabile Kroshenina /A. V.Kroshenina /

Dipartimento amministrativo ed economico Capo servizio

Nota di servizio di supporto informativo

Dal 27.05.2010 N 24

Circa l'interruzione di corrente

Venerdì 28/05/2010 dalle ore 11.00 alle ore 13.00 presso il palazzo dell'impresa sarà

Sono in corso lavori elettrici, in relazione a ciò, verranno eseguiti

Interruzione di corrente.

Vi chiedo di prendere le misure necessarie per prevenire la perdita di informazioni

Su supporti elettronici.

Capo dell'AHO Vetrov /P. A. Vetrov/

Funzionalità di registrazione di rapporti e promemoria

Nelle istituzioni di servizio pubblico

In generale, il lavoro d'ufficio e l'esecuzione di rapporti e promemoria nelle istituzioni di servizio pubblico sono conformi alle regole stabilite in GOST R 6.30-2003. Allo stesso tempo, atti giuridici dipartimentali separati possono stabilire casi della loro preparazione e caratteristiche dell'esecuzione. In particolare, l'Ordine del Servizio doganale federale della Russia del 18 ottobre 2004 N 160 ha approvato le Istruzioni standard per le operazioni burocratiche e archivistiche nelle autorità doganali. Nel sec. 3.8 mostra tre tipi di note: relazioni, ufficio, esplicative.

Un memorandum è inteso come un documento indirizzato alla direzione dell'autorità doganale, unità strutturale e che informa sulla situazione attuale, il fenomeno o il fatto che si è verificato, il lavoro svolto, contenente le conclusioni e le proposte del compilatore. È preparato sia su iniziativa del compilatore che sotto la direzione della direzione. Il memorandum è redatto su un foglio standard di carta A4 e presenta i seguenti dati di base: nome dell'unità strutturale, destinatario, nome del tipo di documento, data, numero, titolo del testo, testo, firma. L'ordine dei dettagli del memorandum è specificato nell'Allegato 8 alle Istruzioni Modello.

Le note di servizio sono utilizzate per risolvere questioni operative che sorgono nell'attività di gestione delle divisioni strutturali dell'autorità doganale (richieste, chiarimenti di compiti, informazioni su richieste, chiarimenti, ecc.). Queste note sono compilate solo su quelle questioni che richiedono prove documentali obbligatorie. Non è consentita la corrispondenza tra i reparti su questioni che possono essere risolte tempestivamente e che non richiedono documentazione.

La registrazione dei promemoria viene eseguita in modo simile ai promemoria.

In alcuni atti giuridici, vi è solo una menzione di un tale tipo di documento come servizio o nota ufficiale, ad esempio, nelle Istruzioni per le pratiche burocratiche nei tribunali arbitrali della Federazione Russa (istanza di prima, appello e cassazione), approvate da Ordine della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 25 marzo 2004 N 27. In questi casi in cui non ci sono istruzioni interdipartimentali su questo tema, è necessario essere guidati da standard generalmente vincolanti, incluso GOST R 6.30-2003.

KV Shestakova

Esperto di rivista

"Dipartimento Risorse Umane

istituto di bilancio"