Come scrivere correttamente le note esplicative. Esempio di una nota esplicativa per essere in ritardo al lavoro

A volte tutti hanno "forature" sul lavoro: ritardi, violazioni volontarie o involontarie della disciplina, ecc. Cosa ci si dovrebbe aspettare dal datore di lavoro in questi casi?

L'articolo 193 del Codice del lavoro stabilisce che l'irrogazione di una sanzione disciplinare da parte del datore di lavoro nei confronti del lavoratore in caso di violazione deve essere preceduta da una motivazione scritta di quest'ultimo. Cioè, è necessario prendere una nota esplicativa da lui. Cos'è? Come scrivere note esplicative? Di fronte a questo per la prima volta, spesso si perdono e iniziano a farsi prendere dal panico. Nel frattempo, tutto non è così spaventoso.

Una nota esplicativa è un documento contenente la versione ufficiale di quanto accaduto per conto di un dipendente "multato" con la sua firma e data. Il rifiuto di un subordinato di fornire la spiegazione richiesta non costituisce motivo per imporre una sanzione. Ma in tal caso (se il documento esplicativo non è disponibile entro due giorni lavorativi), occorre redigere apposito atto.

Chi può reclamarlo?

Da qui la conclusione: è il datore di lavoro che ha il diritto di richiedere una nota esplicativa, e non tutto di seguito (ad esempio, un rappresentante degli organismi di controllo non ha tale diritto). E l'altro - è ancora meglio scrivere una nota esplicativa per chiarire il più possibile la situazione e documentare le valide ragioni esistenti per la violazione.

In caso di ulteriore disaccordo con i superiori, una nota esplicativa è un documento adottato ufficialmente che può funzionare a tuo favore. L'assenza di esso conferisce alle autorità il diritto di interpretare le tue azioni a loro discrezione.

Non mentire!

Ci sono regole non dette su come scrivere note esplicative che devi seguire per evitare ulteriori problemi. Prima di tutto, non scrivere mai una bugia esplicativa. La probabilità di essere giudicati inaffidabili è molto alta e rovinerai ancora di più la tua reputazione con una bugia.

Non cercare di scaricare la colpa sui colleghi, poiché in questo caso saranno richieste anche note esplicative. Ognuno fornirà la propria versione, e non è ancora noto quali dettagli possano emergere in questo caso. E ti farai sicuramente dei nemici.

"Non lo sapevo..."

Non scrivere che qualcosa non ti è stato spiegato e qualcosa non ti è stato insegnato. C'è una descrizione del lavoro, l'hai firmata quando hai fatto domanda per un lavoro. Normalmente, tutti i tuoi doveri, le aree di responsabilità e la maggior parte delle situazioni di forza maggiore dovrebbero essere chiaramente specificate in esso. È meglio, prima di scrivere note esplicative, ripassare le sue disposizioni per sapere esattamente cosa non è necessario scrivere.

Se persisti nella tua stessa ignoranza, il datore di lavoro richiederà una nota esplicativa al tuo diretto superiore, il quale, al tuo appuntamento, era obbligato a raccontare e mostrare tutto. E questo non è migliore delle spiegazioni dei colleghi.

L'istruzione è il nostro tutto

Come scrivere note esplicative secondo tutte le regole? Per dare peso al documento, è meglio redigerlo, facendo riferimento ai punti della descrizione del lavoro. Errori evidenti possono essere presentati come un'interpretazione errata. E se proprio vuoi incolpare qualcuno, senza indebita emozione, fai riferimento a fraintendimenti basati su diverse interpretazioni di questi stessi punti. O, per lo meno, un atteggiamento prevenuto.

Un piccolo trucco: per ridurre al minimo il senso di colpa e dare alla situazione un carattere professionale, intitolare il documento non "Esplicativo" ma "Nota esplicativa".

Se la tua violazione è troppo evidente e non ha senso uscirne, la migliore via d'uscita è fare riferimento a malattia, cattiva salute, sovraccarico sul lavoro. In questo caso, alla fine, assicurati di indicare che riconosci l'errore e ti impegni a evitare che ciò accada in futuro.

Forma di scrittura

Come scrivere una buona spiegazione? Tutte le note esplicative sono scritte secondo un determinato modello, che include, prima di tutto, un'indicazione dell'organizzazione, della posizione e del nome completo della persona a cui è indirizzata. Quindi - da chi esattamente (indicando anche la posizione) e il nome "Nota esplicativa (o esplicativa)".

Il testo, di regola, inizia con le parole "Riguardo a ..." o "Riguardo a ...", seguite da una descrizione diretta della situazione. Dovrebbe essere informativo, ma senza dettagli irrilevanti e scritto rigorosamente al punto.

Alla fine della nota esplicativa è indicato il nome del compilatore, la sua firma e la data corrente.

Quando è richiesto

In quali casi viene scritta una lettera esplicativa al lavoro? Un elenco di possibili situazioni è fornito nel codice del lavoro. Diamo un'occhiata a loro in modo più dettagliato.

Molto spesso, le lettere esplicative vengono scritte in caso di violazione della disciplina del lavoro. Questi includono: essere in ritardo, essere assente per 4 ore o più dal posto di lavoro, apparire ubriachi al lavoro. A proposito, in quest'ultimo caso, puoi essere licenziato immediatamente.

Controlla l'ispettore

Un'altra opzione non meno frequente sono i controlli e le revisioni. Sulla base dei loro risultati, viene redatto un atto che elenca tutte le violazioni e le incongruenze identificate. Tale atto deve contenere un collegamento al paragrafo dell'istruzione che hai violato.

Succede che gli ispettori copiano la forma dell'atto da precedenti ispezioni (le violazioni sono solitamente dello stesso tipo), senza preoccuparsi di verificare la pertinenza di leggi e istruzioni. In tal caso è possibile il rinvio a disposizioni già abrogate.

Come scrivere una spiegazione in questo caso? Nel tuo stesso interesse, dovresti confrontare le violazioni che ti sono state imputate con gli elementi nella descrizione del lavoro. In alcuni casi, potrebbe risultare che non vi sia stata alcuna violazione in quanto tale. Si prega di indicarlo sul documento giustificativo. Se gli atti non sono redatti nella forma o contengono riferimenti normativi, sarà difficile, se non impossibile, provare una violazione.

Oh quei colleghi...

C'è anche un'opzione quando ti è stato "tratteggiato" un promemoria da un dipartimento o un'unità strutturale vicini. Ci possono essere molte ragioni per questo. Come reagire? Se le affermazioni sono fatte da autorità superiori, è meglio riferire in dettaglio per evitare equivoci.

Quando colleghi del tuo stesso livello si aggirano furtivamente, non sarà superfluo scoprire lo sfondo di ciò che sta accadendo e presentare la tua versione alle autorità. Come scrivere una spiegazione in questa situazione? La questione non è facile, molto dipende dai rapporti esistenti e dal clima in squadra.

Cosa bisogna scrivere nei casi in cui una spiegazione è inevitabile?

Se sei in ritardo

Quindi, considera di arrivare in ritardo al lavoro (un'opzione molto diffusa). A rigor di termini, non esiste il concetto di "ritardo" nell'attuale codice del lavoro. La legge opera con il termine "orario di lavoro" e fa riferimento ad "assenza dal posto di lavoro senza giustificato motivo". Cioè, il datore di lavoro ha il diritto di applicare sanzioni se non eri al lavoro in qualsiasi momento durante la giornata lavorativa.

Quali sono esattamente le sanzioni? Se, a causa della tua assenza, la produzione non è stata interrotta e non si sono verificate perdite, la sanzione massima è un biasimo o un'osservazione. Ma il concetto di "ritardo" è solitamente disciplinato dai regolamenti (interni) dell'organizzazione che hai firmato al momento dell'assunzione.

Non perderti

È abbastanza difficile fornire un esempio di nota esplicativa sull'arrivo in ritardo al lavoro: ogni caso è individuale. Ma i principi generali della sua scrittura, ovviamente, esistono. Questo documento, come altri, è scritto a nome del capo e riporta una spiegazione della situazione e dei motivi del ritardo. Assicurati di indicare la data di compilazione e, ovviamente, una firma personale.

Se hai intenzione di contestare ulteriormente le minacciose conseguenze del ritardo, fai attenzione a scrivere questo documento in duplice copia. Il primo andrà in ufficio, il secondo con il segno di accettazione della segretaria rimane con te.

Un buon esempio di nota esplicativa sul ritardo al lavoro è quando, dopo aver indicato i motivi della violazione, si chiarisce il proprio atteggiamento nei confronti della situazione, ad esempio, "sulla base di tutto quanto sopra, considero il motivo del ritardo essere valido."

Se ci sono documenti che giustificano la tua assenza dal lavoro (certificato di visita alla clinica, mandato di comparizione, ecc.), devono essere allegati alla nota esplicativa.

Sei un marinaio

Nel caso dell'assenteismo, che il codice del lavoro considera assenza per 4 o più ore sul posto di lavoro, il motivo è molto spesso irrispettoso. Un'eccezione può essere una situazione di forza maggiore: ad esempio, il corriere dell'organizzazione, mentre svolgeva compiti, è stato arrestato dagli agenti di polizia e portato al dipartimento per l'identificazione. Inoltre, non ha avuto l'opportunità di contattare i suoi superiori e chiarire la situazione. In giustificazione, è necessario fornire una copia del protocollo.

Se un dipendente è "perso" al lavoro da molto tempo (la situazione è possibile, ad esempio, in una grande impresa con molti negozi e un gran numero di dipendenti), le ragioni possono essere molto diverse. Ad esempio, mal di denti acuto e un viaggio urgente dal dentista. Succede che una persona non abbia tempo o non abbia l'opportunità di avvertire della necessità di lasciare urgentemente il lavoro. Quindi è necessario fare scorta di un certificato della clinica che indichi la data e l'ora dell'appuntamento.

Se hai un infortunio domestico

Non tutte le spiegazioni sono connesse con la colpa. A volte è necessario in circostanze al di fuori del tuo controllo. Ad esempio, in caso di infortunio domestico. Se sei riuscito a ferirti, che è registrato dal congedo per malattia, al lavoro dovrai descrivere in dettaglio per iscritto le circostanze dell'incidente. Questo è necessario per pagare il tuo congedo per malattia.

In questo caso, alle vittime viene fornita una nota esplicativa per l'infortunio alla commissione di previdenza sociale dell'organizzazione. Un campione può essere prelevato dal presidente della suddetta commissione. La nota deve contenere una descrizione dell'infortunio, indicando l'istituto medico che ha rilasciato il certificato di inabilità al lavoro e la validità di quest'ultimo.

Lettera esplicativa alla scuola

Oltre alle note esplicative sul lavoro, tutti i genitori di volta in volta devono redigere un documento simile per la scuola in cui studia il bambino. Di norma, è richiesta una cosa: indicare i motivi dell'assenza di lezioni da parte degli studenti. La forma di tale spiegazione può essere arbitraria, ma è comunque meglio aderire a una certa struttura.

Come scrivere una lettera esplicativa a scuola?

L'intestazione del documento deve contenere il numero e il nome dell'istituto scolastico e il cognome della persona di cui è scritto il nome (solitamente il direttore) al caso dativo. Il titolo "Nota esplicativa" è riportato senza virgolette.

Nel testo, dopo aver indicato il fatto delle lezioni mancanti (con la data esatta), vengono date le effettive ragioni di questo fatto. Molto spesso si tratta di una malattia o di un malessere, della partecipazione a una competizione o di circostanze familiari (ad esempio, un viaggio da qualche parte).

La nota esplicativa deve essere datata e firmata.