Memorandum di esempio: porto alla tua attenzione

Molti si riferiscono ai promemoria come a una formalità che richiede tempo e nervi. Ma ci sono situazioni in cui questa formalità può salvare il dipendente da pretese ingiuste della direzione. Le petizioni documentate ti proteggeranno dai guai in qualsiasi momento, cosa che non si può dire delle richieste orali, alle quali non sempre viene data nemmeno importanza. Pertanto, questi documenti confermano il fatto della relazione, sono registrati come documentazione in uscita.

Scrivere un rapporto

Il memorandum è un importante documento di comunicazione interna nessuna istituzione influente può farne a meno. Per il normale funzionamento dell'organizzazione, un memorandum campione dovrebbe essere a portata di mano per quasi tutti i dipendenti. La sua differenza rispetto a un promemoria è che ha un orientamento gerarchico, cioè proviene sempre da un subordinato a una dirigenza superiore. La nota funge da documento informativo, redatto per informare tempestivamente le autorità di un'autorità superiore o altro dipartimento strutturale sugli eventi che influiscono sulla stabilità del sistema di gestione dell'impresa.

Il rapporto ha forza legale, perché il suo scopo non è solo quello di informare la direzione dell'organizzazione, ma anche di indurre a prendere una certa decisione sulla situazione espressa. Un documento viene redatto su iniziativa personale del dipendente o su richiesta del dirigente. Nota il codice secondo il classificatore della documentazione di gestione - 0286041 secondo OKUD. Il documento dovrebbe descrivere chiaramente il problema che si è presentato e, poiché ha valore legale, dovrebbe essere privo di errori di ortografia e legali.

Definizione promemoria

Il documento non solo descrive in dettaglio l'incidente, ma scrive anche una conclusione con opzioni per risolvere la situazione. Successivamente, il capo è obbligato a studiare il documento e imporre la sua risoluzione. Successivamente, tale delibera costituisce la base per l'approvazione e l'attuazione di diversi provvedimenti (irrogazione di sanzioni, erogazione di incentivi, ecc.). Pertanto, un memorandum è un elemento di feedback tra un leader e un subordinato.

Finalità delle note

I principali obiettivi perseguiti nella formazione di questo documento:

• Aumentare l'efficacia delle prestazioni personali. Quando qualcosa interferisce con un dipendente e suggerisce modi per risolvere questo problema.
• Rettifica la situazione. Quando un dipendente conosce determinati fatti che non lo riguardano personalmente, ma, a suo avviso, interferiscono con un lavoro stabile ed efficiente. Si sta scrivendo un rapporto alla direzione in modo che la situazione venga risolta nel prossimo futuro.
• Liberati dalla responsabilità. Se il dipendente ha trasmesso alcune informazioni ai superiori e desidera sollevarsi dalla responsabilità di correggere l'incidente. Successivamente, non dovrebbero esserci reclami nei confronti del compilatore.
• Proteggiti quando i diritti vengono violati. Qui la nota è un tentativo di soluzione pacifica dell'incidente.

Uno degli scopi del memorandum è quello di declinare la responsabilità

Tipi di promemoria

Sono di due tipi:

1. Interno- è scritto su richiesta del dipendente o del suo capo al fine di aumentare l'efficienza dell'azienda. La firma è apposta dall'autore. Poiché il documento è considerato interno, l'esecuzione viene eseguita su carta A4.
2. Esterno- inviato alle autorità superiori. Questo tipo è firmato solo dal capo dell'azienda ed è stampato su carta intestata.

In entrambi i casi, la data è fissata nel giorno della scrittura e della firma.

• Informativo - di norma vengono redatti regolarmente, informano in dettaglio sui metodi e sulle caratteristiche del lavoro. Possono anche essere utilizzati per trasmettere idee alla direzione per migliorare il flusso di lavoro.
• Segnalazione- report sui risultati dell'ordine eseguito in un determinato periodo. Di norma, sono composti da dipendenti di livello più basso.
• Iniziativa - quelli in cui il dipendente invita le autorità a prendere una determinata decisione in relazione a eventi specifici: violazioni, tempi di inattività, ecc.

Nota interna

Spesso, tra le denunce, si devono scrivere note “repressive” alle autorità, sui dipendenti di cafoni e pigri. Dovrebbero essere redatti con molta attenzione, perché anche il minimo difetto può causare problemi in futuro. La violazione della disciplina è motivo di sanzione pecuniaria, solo per questo nel documento devono essere forniti argomenti forti. Un documento formulato in modo errato può essere citato in giudizio, lamentando che le autorità violano maliziosamente i diritti di uno specialista. Pertanto, è importante sapere come scrivere correttamente un promemoria.

Leggi anche: Esempio di modulo di domanda di lavoro: un esempio di compilazione

Struttura del documento

Il memorandum comprende due o tre sezioni semantiche:

1. Effettivo una parte in cui sono indicate le cause dell'incidente che ne hanno determinato la formazione con una descrizione dettagliata delle circostanze che l'accompagnano.
2. Analitico - presenta un'analisi della situazione con le potenziali conseguenze dell'incidente e varie opzioni per risolvere il problema.
3. Riassumendo la parte in cui l'oratore descrive la sua opinione, argomenta in modo convincente e raccomanda di intraprendere azioni specifiche per risolvere l'incidente. E poi lo stesso leader decide quali sanzioni prendere. Poiché le autorità non hanno tempo per i processi, molto spesso concordano con le proposte dell'autore senza entrare nei dettagli.

Nota esterna

Puoi creare un memorandum sia in forma testuale che tabellare. La sezione analitica nel documento può essere assente a seconda del tipo di domanda. In questo caso, il documento ha solo la parte fattuale e una conclusione con soluzioni al problema. Con esso, non solo puoi dare suggerimenti per migliorare alcuni processi produttivi, ma anche esprimere la tua insoddisfazione per le misure adottate. Prima di procedere con la presentazione della relazione, è necessario formulare chiaramente il problema o il proprio punto di vista e solo successivamente iniziare a presentarlo su carta.

In generale, le organizzazioni dovrebbero disporre di un modello speciale per scrivere un promemoria, su cui i dipendenti dovrebbero fare affidamento. Se per qualche motivo manca, portiamo alla tua attenzione un campione del design generale del documento. Solo l'interno della banconota cambia, a seconda della natura del contenuto.

La nota interna include dettagli secondo GOST:

• nome completo dell'unità strutturale o il reparto di lavoro da cui provengono le informazioni;
• data redazione di un documento;
• nome del documento;
• iniziali del destinatario;
• direttamente me stesso testo;
• firma compilatore.

Il nome del tipo di documento è scritto in maiuscolo, può essere al centro o dal bordo del margine sinistro.

I dettagli obbligatori di un memorandum esterno sono:

• nome completo dell'impresa;
• luogo di compilazione(indirizzo geografico e denominazione dell'unità strutturale);
• posto nell'angolo in alto a sinistra data e numero di registrazione del documento. La data è scritta in numeri arabi o alfanumerici;
• intestazione(che inizia con le parole "Riguardo a...", "A proposito di...");
• testo;
• le iniziali del compilatore e la carica ricoperta;
• firma capo imprese e la sua decodifica;
• numero di telefono guide.

Requisiti

Chiunque ne abbia bisogno ha il diritto di redigere una relazione, è importante solo sapere come redigere correttamente un documento in modo che le tue azioni successive non vadano oltre la legge. Questo vale sia per i lavoratori ordinari che per il dipartimento del personale in qualsiasi dipartimento contabile. Un documento è come una pesante conferma di azioni, in quanto sono state eseguite ragionevolmente. Spesso i servizi di varie istanze effettuano ispezioni delle istituzioni statali. Ciò è necessario per controllare la legittimità del flusso di cassa dei fondi di bilancio. I promemoria in tali situazioni sono una seria giustificazione. E quando l'azienda ha registrato l'ingiustificata maturazione di bonus o, al contrario, la trattenuta degli stipendi, le vengono inflitte sanzioni.

In relazione a quali rapporti vengono fatti

Considera quali rapporti possono essere redatti per:

1. Appunti, relative ad attività finanziarie ed economiche istituzioni.
2. Assenteismo quando il dipendente non si è presentato alla produzione, la nota chiede di portarlo a un rimprovero oa una multa.
3. Violazione dei doveri d'ufficio, dove nella sezione sommaria è richiesto di irrogare una sanzione disciplinare nei confronti del trasgressore.
4. Documento indirizzato al capo dell'impresa sull'offesa all'onore e alla dignità.
5. Violazione della disciplina del lavoro se il dipendente ha lasciato il posto di lavoro prima dell'orario previsto.
6. Se un dipendente si presenta al lavoro ubriaco o sotto droghe.
7. Se hai bisogno di dare un premio. Inoltre, vengono offerte anche tipologie di incentivi ai dipendenti sulla base della documentazione interna dell'ente.

Il rapporto è compilato per assenteismo

Promemoria per i dipendenti

Molto spesso, le imprese emettono segnalazioni relative a violazioni della disciplina del lavoro da parte dei dipendenti. Ciò include: ubriachezza sul posto di lavoro, assenteismo durante il processo lavorativo, violazione delle carte interne, ecc. Per tali incidenti, il dipendente può essere non solo rimproverato, ma anche licenziato con responsabilità amministrativa. Se hai una situazione incomprensibile quando redigi un rapporto su un dipendente, allora è meglio consultare un avvocato o un funzionario del personale su tutte le sottigliezze, poiché la punizione può essere mitigata a causa loro. Ad esempio, se un dipendente non è sul posto di lavoro da più di 4 ore, si tratta di assenteismo e, se inferiore, si tratta di assenteismo, che non viene punito in modo così severo. In un modo o nell'altro, prima di iniziare a redigere una nota, è necessario accettare una nota esplicativa da parte del dipendente, in cui espone il motivo che lo ha spinto a commettere una cattiva condotta.