Nota di servizio: esempio. Fare un promemoria

Molti dipendenti conoscono i documenti interni dell'organizzazione solo per sentito dire: i promemoria vengono confusi con quelli ufficiali e compilati in modo errato. Ciò viola l'esecuzione della funzione principale di tali documenti: la comunicazione ufficiale all'interno del team, che porta all'impossibilità di un lavoro ben coordinato. Ecco perché la questione della compilazione di un promemoria, le sue differenze e somiglianze con altri documenti, la specificazione della scrittura diventa rilevante.

Terminologia

Un mezzo di comunicazione tra funzionari, divisioni strutturali. A volte è definito come un documento relativo al completamento di un compito/lavoro, sebbene possa avere un carattere diverso. Gli esempi che verranno discussi in questo articolo riflettono solo il possibile contenuto di un promemoria.

Ufficialmente, il classificatore dei documenti di gestione non contiene informazioni su tale documento come promemoria. Non viene fornito un esempio di come scriverlo, ma ciò non nega il fatto che un tale documento sia ampiamente distribuito nella sfera del lavoro per una serie di motivi.

Motivi per l'utilizzo

Il promemoria è noto come documento di supporto utilizzato di frequente. È responsabile di garantire la comunicazione tra gli elementi del sistema di lavoro, ovvero i dipendenti. Perché questo documento è così popolare? Molti momenti di lavoro possono e devono essere risolti senza l'intervento di posizioni dirigenziali - questo dimostra l'indipendenza e l'efficienza dei dipartimenti autonomamente e come sistema nel suo insieme.

Peculiarità

La differenza rispetto al suddetto memorandum è che quest'ultimo implica un appello ai ranghi superiori, e il memorandum, un esempio del quale verrà discusso in seguito, forma un collegamento a livello orizzontale. Questo può essere un appello all'amministratore di un altro dipartimento o al capo di un altro dipartimento. In ogni caso, purché le persone menzionate abbiano posizioni equivalenti, si può parlare di promemoria. Quando sorge la disuguaglianza, deve essere elaborata Alcuni degli esempi presentati qui possono essere ambigui nella definizione, le ragioni di ciò saranno discusse in seguito.

Tema dei promemoria

Solitamente i promemoria sono scritti su temi di supporto: informativi, economici, logistici o organizzativi. Spesso una nota può contenere qualche tipo di richiesta o suggerimento. Per ciascuno degli elementi strutturali, di solito alcuni degli argomenti sono prioritari e correlati all'area in cui l'elemento stesso opera.

Arredamento

L'esecuzione di un memorandum viene eseguita allo stesso modo della preparazione di un memorandum. Pertanto, cambia solo il contenuto. La registrazione dei promemoria è regolata da GOST. Ciò consente di mantenere l'uniformità del design di tutti i documenti di gestione.

Un esempio di come scrivere un promemoria:

Dipartimento di tecnologia dell'informazione ( parte superiore della pagina, lato sinistro)

Capo del servizio di sicurezza in alto a destra) Lyubchenko R.L.

PROMEMORIA

14.09.2015 № 11

Venerdì 17.09.2015 verrà sostituito il materiale e la base tecnica. A questo proposito, vi chiedo di fornire l'accesso ai seguenti dipendenti dell'organizzazione PE "AMIR" per eseguire questi lavori:

1. Andeenko Sergey Gennadievich.
2. Mishkov Lev Georgievich

Capo dipartimento ( Dal lato sinistro) _pittura_ Antipov R. D. ( dal lato giusto)

Il design di un promemoria presuppone un tipico formato di foglio: A4.

Vantaggi

Essenzialmente, un analogo di un messaggio vocale, un promemoria presenta una serie di vantaggi rispetto alla normale comunicazione di lavoro:

• conservazione per iscritto;
• documentazione ufficiale;
• convenienza in caso di trasferimento di informazioni complesse;
• la possibilità di inviare un messaggio a più persone contemporaneamente.

Le conseguenze logiche di ciò sono:

• la capacità di confermare / smentire alcune affermazioni;
• una chiara dichiarazione del compito e la sua precisa attuazione;
• tempestività di attuazione;
• efficienza.

Carattere

La scrittura di un promemoria può avere il seguente carattere:

• informativo (messaggio, avviso, briefing, ecc.);
• iniziativa (richiesta);
• segnalazione.

Il promemoria, un esempio del quale è stato fornito sopra, è di natura informativa, poiché il capo di un dipartimento informa l'altro del lavoro imminente, inoltre, fornisce una semplice istruzione su ciò che deve fare.

Gli ultimi due punti spesso coesistono: la relazione è una risposta all'iniziativa (richiesta).

Struttura

Considera come scrivere correttamente un promemoria in base all'esempio fornito. Quindi, questo documento deve contenere:

• dettagli del destinatario (in questo caso, il ruolo di questo è stato svolto dal capo della sicurezza);
• il nome del documento (l'iscrizione corrispondente era immediatamente prima del testo);
• data del documento;
• testo;
• dettagli e firma del destinatario (responsabile dell'ufficio informazioni).

Il testo, a sua volta, può anche essere distribuito secondo la struttura. Vero, molto più condizionale:

1. La prima parte definisce la base e il motivo della scrittura. Il promemoria, il cui esempio è stato presentato sopra, spiega la richiesta nella primissima frase.
2. La seconda parte riflette l'essenza: nell'esempio, viene dopo le parole "in connessione con ...".
3. La terza parte è quella finale. Può contenere una dichiarazione di fatto, un suggerimento o una richiesta.

Una nota di servizio, un esempio del quale ci aiuta a comprendere le regole di progettazione, unisce la seconda e la terza parte in una sola. La separazione diventa più evidente nei promemoria complessi. La terza parte appare necessariamente nei documenti di risposta.

Stilizzazione

Sebbene sia consentito un formato libero per questo documento, così come per tutti gli altri documenti di gestione, per sapere come scrivere correttamente un memo, è necessario esprimere liberamente i propri pensieri in uno stile aziendale, perché è lui che viene utilizzato durante la compilazione di qualsiasi tipo di documentazione.

Tipi

I promemoria non hanno una classificazione chiara, ma allo stesso tempo possono essere suddivisi condizionatamente in tipi.

Ad esempio, c'è un promemoria:

• sull'aumento;
• per l'acquisto;
• cancellazioni, ecc.

Ogni tipo ha la propria specifica ortografica. Per una migliore comprensione di come scrivere un promemoria, verranno forniti anche degli esempi.

A proposito dell'aumento

Un promemoria per aumentare i salari può essere necessario ai dipendenti che ritengono di ricevere una remunerazione monetaria insufficiente per il loro lavoro. È logico che prima di tutto si rivolgeranno al loro capo: scriveranno un memorandum.

Una nota di questo tipo è scritta dal capo del dipartimento del dipendente indirizzata al capo del dipartimento. A volte anche il dipartimento delle risorse umane fa questo. Quindi inizialmente si tratta di comunicazione tra il dipartimento di un dipendente che vuole ricevere uno stipendio più alto e il dipartimento del personale. Le ragioni dell'aumento dei salari (variazioni del volume di lavoro, qualifiche dei dipendenti, ecc.) Devono essere contenute in una nota.

Di seguito è mostrato un esempio.

Reparto contabilità

Al Direttore Generale di PE “Agro Darina” Aninnikov G.L.

PROMEMORIA

09.04.2013 № 45

San Pietroburgo

Sull'aumento dei salari Furmanets G.V.

Furmanets Galina Viktorovna lavora nello stato di emergenza "Agro Darina" dal 4 marzo 2011 come specialista leader nel dipartimento di contabilità dell'inventario. È una maestra qualificata del suo mestiere, che mostra prestazioni elevate, puntuale, obbligatoria e diligente. Durante il lavoro non ho ricevuto una sola sanzione disciplinare. In relazione a quanto sopra, ti chiedo di aumentare lo stipendio di Galina Viktorovna Furmanets da 23.000 rubli a 25.000 rubli.

Responsabile del reparto contabilità materiali_Firma_Galkin S.A.

Un aumento non significa solo un aumento dei salari, ma può anche significare passare a una posizione più elevata. Un promemoria sulla promozione è anche scritto dal capo del dipartimento.

Questa è una nota importante: la stessa nota al direttore, cioè una nota di un subordinato al capo, è considerata un memorandum.

• migliorare le sue qualifiche;
• istruzione superiore (prima/seconda);
• anzianità ed esperienza lavorativa;
• per merito eccezionale.

I motivi devono essere indicati direttamente nella nota. Ad esempio, il prossimo.

Dipartimento di Logistica

S. Yu Lyashenko, direttore generale del PP di Netflix

PROMEMORIA

19.02.2001 № 15

Sulla promozione di Yu. O. Belousova

Belousova Yulia Olegovna lavora al software Netflix dal 7 gennaio 1999 come amministratore del dipartimento logistico. È una professionista qualificata nel suo campo. Il dipendente è diligente e responsabile, ha un'elevata capacità di lavoro e resistenza in situazioni stressanti. Il 15 febbraio 2001 ha conseguito il Master in Contabilità e Revisione contabile. In relazione a quanto sopra, raccomando Yulia Olegovna Belousova per la promozione alla posizione di amministratore senior.

Capo del dipartimento di logistica_Firma_Elchaninov P. L.

Per l'acquisto

L'acquisizione si riferisce alla riparazione o alla sostituzione di qualsiasi attrezzatura. Un promemoria per l'acquisizione viene scritto da un dipartimento che deve aggiornare la base materiale e tecnica.

Il promemoria, di cui viene presentato un esempio di seguito, è stato compilato per l'acquisto di un computer.

Dipartimento Risorse Umane

Al capo del dipartimento IT di Epam LLC Penkov D.M.

PROMEMORIA

12.11.2009 № 4

Informazioni sulla riparazione del computer (sostituzione)

Vorrei informarvi che a partire dal 6 novembre 2009 Tatyana Evgenievna Mashkina, amministratore senior, dipendente del dipartimento delle risorse umane, ha avuto guasti regolari sul suo personal computer.

In relazione al motivo di cui sopra, si prega di riparare o sostituire questo PC il prima possibile.

Capo del dipartimento del personale _firma_ Chistenko V.T.

Vacanza

Il promemoria vacanza qui significa non nel senso di andare in meritato riposo, ma di chiamare un dipendente dalle ferie, scritto dal capo del dipartimento in cui è elencato il dipendente corrispondente. Indica il motivo della revoca. Il documento viene presentato al capo dell'azienda / organizzazione, che a sua volta deve scrivere una risposta - consenso o rifiuto.

Di seguito è riportato un esempio di tale promemoria, insieme a una risposta.

Non mi dispiace

Dipartimento delle risorse umane per preparare i documenti necessari__Sergeev 21/03/2014

Al Direttore Generale di PE “Aukro” Sergeev V.P.

PROMEMORIA

21.03.2014 № 1

Tenendo conto della malattia del contabile senior del dipartimento di contabilità e revisione contabile Tatyana Viktorovna Morozova, propongo di chiamare il contabile Pavel Sergeevna Matveychuk dalle ferie dal 22/03/2014.

Responsabile Ufficio Contabilità e Controllo _firma_ Marinina R.A.

Si precisa che oltre a scrivere e ricevere una delibera di nota, è necessario ottenere anche il consenso del dipendente stesso, che deve essere anche documentato ufficialmente. Pertanto, un promemoria è solo la prima fase di questo processo.

A proposito di bonus

Un promemoria bonus viene scritto quando il capo vuole premiare un dipendente per un lavoro produttivo. Dal punto di vista del dipendente l'iter del bonus è semplice, ma per il capo, soprattutto se l'organizzazione non ha un regolamento del bonus e preferisce farne a meno, diventa molto più laborioso. Ma una delle fasi di questo processo in ogni caso sarà scrivere un promemoria.

Prima di tutto, è necessario studiare le specifiche dell'impresa a questo proposito: ciascuna delle società ha le proprie condizioni di bonus. Questi possono essere casi specifici in cui un dipendente non può essere ricompensato (azione disciplinare, violazioni amministrative, ecc.), fonti di bonus e simili. Dopo un attento studio, puoi procedere direttamente alla scrittura.

La nota sui bonus deve necessariamente contenere i motivi per cui il capo dipartimento ritiene che il dipendente debba essere incoraggiato. Se la clausola bonus ha clausole chiare che indicano che tipo di ricompensa è dovuta per cosa, il processo è molto più semplice. Il capo può solo notificare al direttore l'attuazione di tali e tali punti. Allora è un avviso. In un altro caso, il capo del dipartimento si offre solo di incoraggiare il dipendente e determina lui stesso l'importo del bonus, sempre tenendo conto del sistema di incentivi materiali dell'organizzazione.

È interessante notare che le note di servizio sui bonus sono spesso indicate come promemoria, poiché sono scritte a nome di un rango superiore. Un dilemma simile sorge con le note di richiamo delle vacanze, le note promozionali, ecc.

Per cancellazione

I promemoria non sono necessari quando la proprietà è danneggiata o la base logistica non è aggiornata. Questo tipo di documento è strettamente correlato alle note di acquisto ed è simile nelle specifiche: ad esempio, analogamente, il capo del dipartimento con il problema di cui sopra scrive una nota al dipartimento che lavora con beni danneggiati (come nell'esempio informatico: il ricorso è andato all'ufficio informazioni).

Di seguito è riportato un esempio di tale promemoria.

Ufficio informazioni e tecnico

Al capo del dipartimento di controllo e revisione di Troyanda LLC Sukhorukov D. D.

PROMEMORIA

22.01.2006 № 42

Informazioni sullo smantellamento dei computer

La informo che allo stato attuale il calcolatore elettronico di proprietà dell'ufficio tecnico e informatico è obsoleto e non è in grado di calcolare la potenza sufficiente per il pieno svolgimento di tale ufficio.

In relazione al motivo di cui sopra, vi chiedo di cancellare la proprietà di cui sopra come obsoleta e di informarmi della necessità di reintegrare la base materiale e tecnica.

Capo dell'ufficio informazioni e tecnico _firma_ Chastchenko V.T.

Separazione dei promemoria per tipo

Tutti gli esempi precedenti possono essere suddivisi in due tipi:

• nota al dipendente, direttore;
• promemoria a qualsiasi dipartimento.

Per quanto riguarda il dilemma che il primo punto provoca, è già stato menzionato in questo articolo. Nonostante ci siano molte informazioni su come scrivere un promemoria al regista, nonché esempi ed esempi di scrittura, in sostanza, questo non è del tutto vero. Questo principio può funzionare solo nelle organizzazioni aziendali, dove tutti i reparti sono uguali, ma non esiste un amministratore delegato. Quindi la scrittura di note tra i reparti diventa automaticamente un servizio, non un rapporto. In tutti gli altri casi, si raccomanda vivamente che quando si scrivono note sul richiamo di un dipendente dalle ferie, sui suoi bonus, licenziamento, promozione, utilizzare il nome del documento "Memorandum". Gli altri requisiti di scrittura rimangono gli stessi.

Tutti gli altri campioni sono classificati come promemoria per i dipartimenti: sulla cancellazione, sull'acquisizione, ecc. Danno un'idea più corretta dell'essenza dei promemoria: comunicazione tra dipartimenti equivalenti che non richiedono l'intervento della direzione.

Magazzinaggio

I promemoria relativi direttamente ai singoli dipendenti sono archiviati nei loro file personali. Tutto il resto viene inviato agli archivi dell'azienda.

I promemoria originali possono essere necessari durante il controllo dell'organizzazione da parte delle autorità superiori: forniscono informazioni dettagliate sulle attività interne dell'azienda, l'interazione degli elementi strutturali.

Inoltre, i promemoria, in quanto documenti ufficiali, possono essere prove o confutazioni nel procedimento di qualsiasi caso.

Come altri documenti giustificativi, i promemoria possono essere considerati un'appendice alla documentazione esterna di un'azienda.

L'uso frequente di promemoria serve come criterio per valutare l'umore generale dell'azienda e dei suoi dipendenti per sociologi, esperti di marketing e psicologi dell'organizzazione lavorativa del personale.

La scrittura di promemoria per metà business e per metà freestyle riflette chiaramente le relazioni situazionali all'interno del gruppo di lavoro. Particolarmente interessante è la documentazione non tra reparti, ma tra specifici dipendenti dei reparti: è meno comune e quindi più visiva.