Nota di servizio - un esempio di scrittura

Un promemoria è un modello di circolazione documentale all'interno di un'organizzazione, che consente di rispondere efficacemente a ogni tipo di circostanza.

Finalità e tipologie del documento di servizio

Una lettera di servizio ha lo scopo di notificare a un determinato funzionario difficoltà esistenti o fornire suggerimenti in merito a problemi di produzione.

Inoltre, il documento di servizio è una sorta di conferma che il personale non solo svolge il proprio lavoro, ma vede anche i problemi esistenti, che vengono successivamente evidenziati in questa nota. Allo stesso tempo, il dipendente che ha scritto una nota al responsabile sulla presenza di eventuali violazioni declina completamente la responsabilità per la risoluzione di questo problema.

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Le note di servizio si dividono in:

• quelli in cui sono indicati alcuni fattori dell'atto o del fenomeno di natura negativa. Tali note di produzione includono note esplicative, promemoria, atti sulle violazioni rilevate e reclami;
• quelli che sono spiegazioni aggiuntive ai documenti principali. Queste possono essere note sulla cancellazione o sull'acquisto di materiali, sull'assegnazione di assistenza finanziaria, sulla promozione, sui bonus e simili.

A sua volta, il censimento ufficiale può essere effettuato sia tra i subordinati e il datore di lavoro (interno), sia tra i capi delle divisioni strutturali e il capo principale dell'impresa (esterno). Esternamente, i documenti di produzione sono destinati ad essere forniti all'esterno dell'organizzazione, il destinatario di questo tipo di nota è la dirigenza superiore.

Informazioni e forma della carta commerciale interna

Il contenuto dei documenti ufficiali di solito copre questioni di produzione, materiali, economiche, nonché questioni di bonus, promozioni o retrocessioni. Pertanto, un dipendente di qualsiasi dipartimento può richiedere con una richiesta scritta di fornirgli determinate risorse materiali o finanziarie, sia per la produzione che per uso personale. Inoltre, il contenuto di tale documento può evidenziare un reclamo nei confronti di uno specifico dipendente o diretto superiore.

Per quanto riguarda la ricompensa dei dipendenti, il datore di lavoro diretto scrive una nota sotto forma di petizione indirizzata al suo superiore. Dove mette in evidenza i meriti di un subordinato e dà suggerimenti sui modi per premiarlo.

Una lettera intra-produzione al capo dell'organizzazione da parte dei subordinati viene redatta a mano in forma libera. Tuttavia, per scrivere questo tipo di documento, è possibile utilizzare computer o apparecchiature di stampa.

Scrittura corretta di un documento

Sebbene questo atto non abbia un campione stabilito a livello legislativo, deve necessariamente contenere le seguenti informazioni:

• a chi è indirizzata la presente domanda (posizione, cognome e iniziali del destinatario), è indicato in alto a destra del documento; numero di nota e data di registrazione;
• il nome della lettera che si sta componendo;
• la parte introduttiva, di solito riporta l'ora, la data e l'ora dell'incidente;
• la parte principale, viene dichiarata l'essenza dettagliata dell'evento;
• la parte finale, comprende le proposte del compilatore, che chiede al capo dell'impresa di attuare;
• sotto il testo c'è la data di stesura del documento, la posizione o la professione del compilatore, il suo cognome e le sue iniziali.

Per quanto riguarda le lettere esterne, dovrebbero avere un contenuto simile, essere redatte su carta intestata dell'istituzione, preferibilmente in forma stampata, utilizzando la tecnologia informatica.

Molte aziende dispongono di un modello di promemoria già pronto sviluppato e approvato dalla direzione. Grazie a ciò, sarà molto più facile e competente per i lavoratori redigere un tale atto documentario.

Nelle lettere interne ed esterne, le informazioni dovrebbero essere espresse in modo conciso e chiaro, senza acqua inutile. Pertanto, viene salvato il tempo della persona che fa il documento e della persona a cui è indirizzato. E anche una chiara presentazione delle proposte contribuisce alla risposta più rapida del capo.

Formazione di lettere di produzione in formato elettronico

Molte aziende consentono la preparazione di promemoria utilizzando un computer, che consente di creare un modulo elettronico del documento. Questo metodo di registrazione, ogni unità strutturale sceglie in modo indipendente e lo prescrive in alcuni documenti previsti dalla legge. Pertanto, la versione elettronica semplifica notevolmente la preparazione del documento e il suo invio, il che riduce notevolmente i tempi per la revisione della nota e l'adozione di misure di risposta.

Il metodo elettronico di compilazione di una lettera commerciale non differisce molto dalla versione scritta a mano, ma presenta comunque le seguenti differenze:

• nel documento informatico non è necessario indicare a chi è diretto, poiché tale informazione è già scritta nella barra degli indirizzi;
• la firma dell'ordinante nella nota elettronica viene inserita automaticamente (firma scansionata pre-preparata);
• il mittente riceve una notifica dal destinatario che ha ricevuto la lettera e l'ha letta. Questo servizio è una conferma dell'invio di una nota.

Uno dei principali vantaggi della creazione di un modulo elettronico di una nota è un modello già esistente. Che può essere utilizzato nella successiva stesura di documenti simili. Di questo vantaggio godono i servizi dell'impresa oi loro singoli lavoratori, i quali, per la loro natura di attività, devono spesso redigere dei promemoria.

Aspetti compilativi

Quando si compilano i promemoria, è necessario tenere conto delle seguenti sfumature, che si applicano a seconda del tipo e dello scopo:

Il rispetto delle suddette sfumature consentirà anche a un dipendente inesperto di redigere un promemoria competente e comprensibile per il manager.

Significato del documento

I documenti di servizio aiutano a evitare situazioni di conflitto diretto tra i dipendenti di una determinata impresa, che influiscono positivamente sul suo lavoro. Svolgono anche un ruolo importante nella rendicontazione contabile e fiscale, dove i problemi finanziari richiedono una certa attenzione e il rispetto di varie sfumature.

Tra le altre cose, le lettere d'ufficio sono efficaci nella lotta contro i delinquenti nell'organizzazione. Inoltre, scrivere documenti di reclamo al datore di lavoro consente di risolvere il problema senza controversie e aggressioni. Poiché i reclami dell'ufficio possono essere scritti in forma anonima, o semplicemente il nome del compilatore, su sua richiesta, non sarà annunciato dal capo.

Pertanto, tale documento funge da strumento multifunzionale, grazie al quale la maggior parte dei problemi organizzativi può essere risolta in un periodo di tempo abbastanza breve.

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