Come scrivere un promemoria per un dipendente: un esempio

In qualsiasi lavoro, la maggior parte dei documenti di circolazione interna sono vari tipi di servizio o promemoria, documenti esplicativi e di altro tipo. Spesso un fraintendimento della differenza tra questi documenti porta a un lavoro d'ufficio errato, soprattutto se la start-up non ha dipendenti con sufficiente esperienza in questo settore. Affinché le "scartoffie" non diventino un pesante fardello, ma, al contrario, aiutino a fare affari, è necessario fare i conti con le differenze nei documenti. Soffermiamoci sul documento più utilizzato e richiesto: un promemoria.

Un promemoria è necessario per qualsiasi impresa, privata o pubblica. Con l'aiuto di esso, i capi delle divisioni strutturali di un unico ordine, i dipendenti che conducono la loro gamma di affari e hanno responsabilità specifiche possono comunicare tra loro. Lo scopo di questo documento è informare l'altra parte della situazione attuale e della necessità di prendere una decisione aziendale.

Nota: di norma il servizio non è di natura amministrativa, il che significa che la richiesta formulata nella nota di servizio non è vincolante.

Tuttavia, non è consigliabile ignorarli e rispondere con rifiuti. L'eccezione sono quei documenti che contengono informazioni per la revisione e la seconda parte non dovrebbe prendere alcuna decisione, ma solo leggere il contenuto del testo.

Il servizio è uno dei modi più comuni di interazione tra i dipendenti dell'impresa e i suoi superiori.

Caratteristiche della compilazione di un promemoria

Le difficoltà nella compilazione di questi documenti non sono irragionevoli, perché le regole per scrivere promemoria nel lavoro d'ufficio non sono chiaramente definite. Naturalmente, la maggior parte dei libri sul lavoro d'ufficio conterrà raccomandazioni per la preparazione di tali documenti. Tuttavia, è improbabile che venga trovato un singolo campione: ogni edizione consiglierà il proprio campione, diverso da un altro libro. Ciò provoca sconcerto tra i dipendenti che si trovano di fronte alla necessità di scrivere su carta.

Per comprendere le specifiche di un promemoria, nominiamo alcune delle caratteristiche di questo documento:

• il documento più spesso incoraggia l'altra parte ad agire. Di norma, stiamo parlando della necessità di prendere decisioni aziendali su alcune questioni;
• il documento dovrebbe mostrare quei problemi che non possono essere risolti oralmente, così come quelli che devono essere documentati. Non dovresti creare un documento se non risponde in alcun modo alla domanda che stai ponendo;
• il testo può non solo incoraggiare la soluzione di un problema aziendale, ma anche essere di natura puramente informativa, esplicativa. Ad esempio, può trattarsi di informazioni aggiuntive su una richiesta presentata in precedenza, un'attività aggiornata per un'unità strutturale; richiesta o proposta di attività congiunte di due dipartimenti strutturali, ecc.;
• vale la pena notare che il documento prevede la comunicazione tra i capi di unità strutturali equivalenti che possono comunicare allo stesso livello. Non viene creata una nota per i loro subordinati, né viene formata per il top management, da cui l'unità è separata da diversi gradini gerarchici;
• il testo dovrebbe riflettere le questioni che sono di competenza della seconda parte. Un classico esempio di come si scrive una nota è una domanda indirizzata al direttore, dal quale si attende una soluzione al problema della propria unità;
• il documento nella sua essenza può essere di tre tipi: informativo, di segnalazione, di stimolo a una decisione. Non mescolare tutti e tre i tipi in un documento. Di norma, ciò porta a un mucchio di fatti inutili, tra i quali è difficile individuare l'essenza del documento;

Se il documento richiede intrinsecamente una presentazione estesa delle informazioni, allora in questo caso è necessario aderire ai punti principali della presentazione del materiale:

• una descrizione dei motivi che hanno spinto alla creazione del documento;
• analisi della situazione, che porta all'idea della necessità di risolvere la questione da parte della seconda parte;
• proposte specifiche per affrontare questo problema.

Dettagli obbligatori di un promemoria

Nonostante non sia stato ancora sviluppato un unico modulo di nota nel lavoro d'ufficio, esistono alcune regole per la compilazione di tali documenti. Un esempio di compilazione di una nota per la seconda parte può essere visto nella figura seguente.

Come si vede nell'esempio mostrato, La nota deve contenere i seguenti elementi:

• il destinatario a cui è stata inviata la carta, indicando la posizione, il cognome e le iniziali;
• il tipo di documento e il suo numero in uscita sono indicati secondo l'elenco in vigore;
• una dichiarazione dell'essenza del promemoria, una descrizione del problema che deve essere risolto o informazioni che dovrebbero essere prese in considerazione;
• una proposta per risolvere il problema che vede la parte presentante;
• data di presentazione del documento, firma del responsabile dell'unità strutturale;
• contatti, cognome e iniziali della persona che può essere contattata per risolvere questo problema.

Regole per l'emissione di una nota

Di norma, il documento viene creato su un computer nel formato .doc. Le iniziali del secondo lato sono scritte nell'angolo in alto a destra, tutte le righe devono essere allineate a sinistra. Un esempio di come scrivere correttamente un promemoria a un manager può essere creato sotto forma di carta intestata se tali note vengono scritte spesso. Le parole "memo" sono poste al centro del foglio. Dopo le parole "memo" viene inserito un punto, poiché questa è la parola considerata la fine della frase.

Successivamente, dal paragrafo è una dichiarazione dell'essenza del documento. Le proposte per risolvere la questione sono presentate da una nuova riga, anche da un paragrafo. La data di creazione del documento è indicata nell'angolo sinistro in basso e la firma del funzionario è posta nell'angolo destro.

Di poco inferiore alla data, sono indicati contatti e dati della persona autorizzata a compiere ulteriori atti sull'essenza della nota. Questo può essere il contatto del capo dell'unità o di un altro funzionario incaricato di risolvere il problema.

Tutto il testo è digitato in Times New Roman, come il carattere più comunemente usato nel lavoro d'ufficio, dimensione 14.

Nota: le rientranze su tutti i lati non sono rigorosamente regolamentate, tuttavia devono essere di almeno un centimetro e mezzo su ciascun lato. Questo per garantire che il documento sia archiviato nella cartella della documentazione interna appropriata.

I promemoria possono essere scritti a mano, ma la versione stampata digitata su un PC è più spesso praticata.

Caratteristiche di deposito di un promemoria

I promemoria sono stati precedentemente inviati in forma fisica in due copie. Uno di questi è datato e firmato dalla persona che ha accettato il documento. Può trattarsi di un segretario, di un assistente del capo unità o di un altro funzionario autorizzato a ricevere tali documenti. La seconda copia del documento rimane nell'unità strutturale in caso di smarrimento della carta o di scadenza dei termini di prescrizione per la risoluzione della questione. Solo se hai una seconda copia della nota puoi provare il fatto del tuo ricorso alla seconda parte.

Gli originali sono un assistente, o un segretario, o il capo dell'unità personalmente. Alcuni promemoria sono meglio coordinati con altre divisioni strutturali. Ad esempio, se non sai come scrivere una nota per un dipendente, puoi scaricare un campione di una sanzione disciplinare dal software o richiederlo all'ufficio del personale. Tuttavia, questo metodo di trasferimento dei documenti non è attualmente utilizzato in molte aziende. La maggior parte delle organizzazioni è passata alla gestione elettronica dei documenti.

Se hai una casella di posta elettronica funzionante, la carta può essere trasferita via Internet. Allo stesso tempo, le raccomandazioni per la registrazione rimangono le stesse, l'unica novità è l'indicazione del cognome e delle iniziali della seconda parte nella e-mail, l'oggetto della lettera deve essere contrassegnato come "memo", e nella corpo della lettera - una richiesta di conferma della ricezione dell'allegato alla lettera. In questo caso, la lettera in uscita con la data e l'ora di partenza sarà il momento della conferma. L'accettazione dell'elaborato sarà comprovata da una lettera di risposta pervenuta all'unità.