Esempio di lettera di garanzia - documenti di esempio

La corrispondenza è una delle forme di relazioni d'affari nel business moderno. Naturalmente, le lettere scambiate tra organizzazioni e individui non hanno nulla a che fare con il genere letterario epistolare.

Sono scritti su moduli speciali e sono redatti secondo determinate regole. Il contenuto di tali messaggi è esclusivamente ufficiale. Una delle varietà di tale corrispondenza è una lettera di garanzia.

A proposito di cosa sono, come vengono elaborati e utilizzati, considereremo in dettaglio nel testo seguente.

Scopo della lettera di garanzia

Lo scopo principale di questo messaggio commerciale è quello di assicurare ulteriormente al destinatario che il mittente adempirà definitivamente agli obblighi assunti in precedenza. Ad esempio, eseguirà un lavoro prestabilito, pagherà i prodotti ricevuti o i servizi resi e così via.

Cioè, nel linguaggio commerciale, tali lettere sono una forma di un modo per garantire che una delle parti della transazione assuma un elenco di condizioni al momento della conclusione. Inoltre, viene redatto un messaggio con una garanzia come risposta ufficiale dell'organizzazione a un reclamo scritto. Il volume di un tale messaggio commerciale, nella maggior parte dei casi, non supera un foglio di formato A4.

Va subito notato che il messaggio di garanzia non è considerato dalla legge un documento giuridicamente vincolante sugli obblighi assunti (sebbene sia sigillato dalla firma del capo o capo contabile e dal sigillo dell'organizzazione), ma è semplicemente un conferma scritta della serietà delle intenzioni di adempiere ai termini della transazione precedentemente concordata.

Viene spesso utilizzato come aggiunta a un accordo già concluso, quando una delle parti dubita della capacità dell'altra parte di adempiere ai propri obblighi.

D'altra parte, questo tipo di corrispondenza commerciale ha lo status giuridico di un documento contrattuale. Ad esempio, le istituzioni finanziarie considerano le lettere di garanzia un motivo sufficiente per l'emissione di un prestito.

Pertanto, lo status giuridico delle lettere di garanzia dipende direttamente dal contenuto del testo del messaggio e dal metodo della sua esecuzione.

Va aggiunto che sia le persone giuridiche che le persone fisiche possono essere mittenti e destinatari di messaggi con obblighi. Tale corrispondenza con l'organizzazione è obbligatoriamente registrata dalla segreteria come corrispondenza in arrivo e ha un numero di registrazione assegnato.

Componenti di una lettera di garanzia

Esistono diversi tipi di tali lettere: ognuna ha il proprio scopo e le proprie caratteristiche di compilazione. È vero, la legislazione non fornisce alcuna istruzione sulla procedura per l'elaborazione di tali messaggi: le caratteristiche redazionali sono state formate sulla base delle consuetudini esistenti della corrispondenza commerciale.

Inoltre, non vengono utilizzati nemmeno uno, ma due tipi di design:

1. Inizia subito con le promesse, che sono ulteriormente decifrati nel testo (di solito inizia con la frase "Garantiamo questa lettera ...").
2. Inizia con un elenco di condizioni appello e termina con un obbligo (vengono utilizzate le frasi "garantisco questo, quello, quello ..." o "garantisco il rispetto delle condizioni ...").

La scelta del tipo di registrazione dipende dal livello dei rapporti commerciali dei partecipanti alla transazione e dalle condizioni accettate.
Indipendentemente dal tipo di design, i messaggi con obblighi sono composti da due parti: testo introduttivo e testo principale.

introduzione

Indipendentemente dal tipo di obbligo, ogni lettera ha una parte introduttiva, che informa dati personali del mittente e del destinatario:

• il nome ufficiale del mittente e del destinatario è indicato in alto a destra(per le organizzazioni con lo status di persone fisiche e/o giuridiche), forma di attività economica e nome completo (per le persone fisiche);
• nell'angolo in basso a sinistra del supporto cartaceo deve essere scritto- viene apposta la data corrente, il numero di corrispondenza in uscita (per le organizzazioni), la firma del capo (capo contabile) o del mittente della persona fisica e viene apposto un sigillo;

Principale (l'essenza della garanzia)

La parte principale del testo contiene l'obbligo dell'autore della lettera di compiere in futuro qualsiasi azione che rientri nella sfera degli interessi del destinatario o stipulata dalla transazione conclusa (eseguire un lavoro, pagare prodotti o servizi e Presto).

Lo stile di scrittura di un messaggio del genere è puramente professionale e conciso. Inoltre, il testo può inoltre indicare le coordinate bancarie del mittente o l'importo delle sanzioni per inadempimento degli obblighi assunti. Il titolo del ricorso può essere qualsiasi oggetto, ad esempio "In pagamento per servizi ricevuti" e così via.

Inoltre, non è affatto necessario utilizzare la parola "garantisco" stessa o le sue forme di parole a radice singola durante la scrittura, tali espressioni possono essere sostituite nel significato con sinonimi - lo stato legale della lettera non cambierà.

Se l'essenza del messaggio è la promessa di effettuare alcuni pagamenti, la lettera è firmata non solo dal capo dell'organizzazione, ma anche da una persona finanziariamente responsabile, molto spesso il capo contabile.
Vale la pena aggiungere che tali messaggi commerciali sono redatti su carta intestata delle organizzazioni.

Inoltre, possono essere allegati documenti aggiuntivi alle notifiche di obblighi (certificato di registrazione dell'imprenditorialità, motivi per la nomina di un direttore generale, certificato di registrazione fiscale, ecc.).

Tipi di lettere di garanzia

Esistono diverse varietà di tale corrispondenza in arrivo, che vengono utilizzate attivamente dai rappresentanti delle imprese nazionali per la corrispondenza ufficiale.

La caratteristica principale di tali messaggi è la possibilità di modificare, a seconda della situazione specifica e del rapporto dei partecipanti alla transazione, lo status giuridico del messaggio - dalla consueta garanzia della serietà delle intenzioni a un documento giuridicamente vincolante di natura contrattuale.

Per la corrispondenza commerciale possono essere utilizzati i seguenti tipi di messaggi con obblighi:

Un esempio di compilazione di questo messaggio aziendale è abbastanza facile da trovare su Internet.

I rappresentanti delle moderne imprese russe utilizzano attivamente diversi tipi di lettere di garanzia come mezzo di comunicazione commerciale. Il tipo di esecuzione del documento non è dettato dalla legge, ma è una conseguenza delle pratiche commerciali esistenti nella preparazione di tali messaggi.

La caratteristica principale delle lettere di garanzia è la capacità, a seconda della situazione, di modificare lo stato giuridico - da una normale lettera che conferma l'intenzione di qualsiasi azione a un documento di natura contrattuale, accettato come prova in tribunale nella risoluzione delle controversie economiche.

Noskova Elena

Svolgo la professione di ragioniere da 15 anni. Ha lavorato come capo contabile in un gruppo di società. Ho esperienza nel superare ispezioni, ottenere prestiti. Familiarità con i settori della produzione, del commercio, dei servizi, dell'edilizia.