Без их незаметного и упорного труда трудно было бы представить, какой была бы наша жизнь в настоящее время. Поэтому делопроизводство – ответственное дело, к которому допускаются только высокопрофессиональные сотрудники. За книгами, чертежами и сбором информации стоит огромный труд, очень сложный и кропотливый, поэтому обязательно нужно поздравить тех, кто трудиться в сфере делопроизводства и хочет совершенствоваться в любимом деле. Такие люди есть не только в МВД, но и в любой госструктуре. Не забудет поздравить их с профессиональным праздником и пожелать всего самого лучшего, здоровья, доброго отношения близких людей, а так же удачи в делах и в личной жизни. Поздравляем с днем делопроизводственной службы МВД России - 20 января.

Все делопроизводство МВД
Сегодня праздник дружно отмечает.
В январский и морозный ясный день
Их все коллеги дружно поздравляют.
Конечно, пожелания добра,
Порядка в документах и отчетах.
Пусть завтра будет лучше, чем вчера,
Пусть дарит радость нужная работа.

Делопроизводство МВД
Это кропотливо и серьезно.
Но вы благодарны так судьбе,
И ваш выбор был вполне осознан.
Праздник ваш сегодня наступил
Пожелать вам хочется так много.
Чтоб хватило времени и сил
Вам идти проторенной дорогой.

Вас ценят в МВД и уважают,
Все документы смело доверяют.
Ведь делопроизводство- ваша сфера,
И в ней вы разбираетесь умело.
Сегодня с вашим днем вас поздравляем,
Успехов вам в работе пожелаем.
Чтоб в документах был всегда порядок.
Чтоб не было загвоздок и накладок.

Вы в МВД еще не так давно,
Работаете в делопроизводстве.
Но многого достигли все равно,
Поздравить вас сегодня вы позвольте.
В работе пусть вас ждет всегда успех,
Пусть в документах будет все отлично.
Не будет пусть накладок и помех,
Карьерный рост пусть будет динамичным.

Ответственная миссия возложена на вас,
Ведь в МВД бумаги- все это так серьезно.
Но в делопроизводстве вы абсолютный ас,
Нет в вашей службе ляпов, ошибок и курьезов.
В ваш праздник мы хотим спасибо вам сказать
За безупречный труд, глубокие познания.
Так хочется добра и счастья пожелать.
Пусть сбудутся у вас мечты все и желания.

Работа с документами внимательности требует.
Вы с ней легко справляетесь, все вас благодарят.
А в праздник свой заслуженный вам отдохнуть уж следует,
Примите поздравление и пожеланий ряд.
Пусть делопроизводственный процесс течет стремительно,
Пусть ладятся и спорятся рабочие дела.
Желаем вам достичь высот таких головокружительных,
Чтоб ваша служба в радость вам и по душе была.

Работать в МВД- престижно и почетно.
На вас все документы, бумаги и отчеты.
Учет корреспонденции и много всяких дел.
Работы много всякой, и это не предел.
В ваш праздник поздравляем, за труд благодарим.
Порой он незаметен, но так неоценим.
Вам пожелать хотим мы спокойных будних дней.
Достатка, счастья в личном, и преданных друзей.

День делопроизводителя – как проходит рабочий день профессионалов и когда отмечают профессиональный праздник делопроизводителей и секретарей. Чем делопроизводитель отличается от секретаря?

День делопроизводителя - когда отмечается праздник

В России и в Украине нет официально установленного профессионального праздника - Дня делопроизводителя, и часто на предприятиях День делопроизводителя отмечается в день регистрации предприятия или в день подписания приказа о создании отдела делопроизводства на предприятии.

Как проходит рабочий день делопроизводителя

День делопроизводителя длится как обычный рабочий день у всех служащих - с 9:00 до 18:00, с перерывом на обед в 13:00 до 14:00. Конечно, бывают исключения в виде авралов по причине ошибок и неумения вышестоящим руководством планировать свою работу, но: не торопитесь домой в 18:00, если вас просят помочь. Это воздастся сторицей.

Во-первых, вы всегда можете рассчитывать на то, что вас отпустят к стоматологу или по другим делам в рабочее время, поэтому не надо жадничать в отношении своего личного времени после 18:00. Как говорил один из начальников: “ Можете вообще на работу не ходить, но если мне что-нибудь понадобится…”

В организациях, где возможно установить приёмное время для посетителей, приём входящей корреспонденции - писем, заявлений, приём посетителей в канцелярии планируется на первую половину дня. В первую половину дня входящая корреспонденция и регистрируется - вносится в общую базу данных на предприятии.

В 12:00 все принятые за утро документы зарегистрированы и передаются на рассмотрение руководителю. С 12:00 до обеденного перерыва в 13:00 в отделе делопроизводства обычно “ подчищают хвосты” вчерашнего дня, готовят организационно-распорядительные документы - печатают тексты приказов или распоряжений, готовят обзоры для руководителя.

После окончания обеденного перерыва делопроизводители снова приступают к работе и занимаются во второй половине дня так называемым “ закрытием” писем - со всех отделов делопроизводителю приносят информацию о том, каким образом выполнено или удовлетворено то или иное обращение в организацию. Делопроизводитель вносит в базу данных ссылки на информацию о выполнении документа - и таким образом документ считается отработанным и закрытым. В обязанности делопроизводителя входит поддерживать базу данных о всех документах организации в актуальном состоянии.

План работы делопроизводителя

Работа делопроизводителя напрямую зависит от внешних факторов - и строится на том, что события, которые необходимо отразить в деятельности предприятия, происходят незапланировано. Вы не можете чётко сказать, что именно вам придется делать завтра. Но общий план работы всё-таки должен быть - это помогает избегать нагромождения лишних поручений от руководства.

Раз в неделю

Раз в неделю - обычно в пятницу утром - готовится и сдаётся в вышестоящую организацию план работы на следующую неделю. Частично это пережитки советского прошлого, но: подготовку плана можно использовать для PR- компании - себя лично и своего отдела делопроизводства. Акцентируя внимание на сильных сторонах вашего отдела в делопроизводстве, вы рано или поздно добьетесь любых запланированных целей на профессиональной арене.

Раз в месяц

Часто в обязанности делопроизводителя входит стенографирование заседаний коллегиальных органов - разнообразных советов, комиссий etc. Состоятельная фирма может позволить пригласить для этого стенографистов, результатом работы которых будет подготовка стенограммы заседания. На основании этой стенограммы сотрудник отдела делопроизводства готовит протокол заседания, выписки из которого по окончании заседания рассылаются непосредственным исполнителям и заказчикам, рассмотрение заявок которых поднималось в ходе заседания.

Раз в году

Один-два раза в год на предприятиях практикуют приглашение студентов вузов для прохождения производственной практики. Хочется посоветовать студентам: постарайтесь максимально использовать этот шанс и ознакомиться с работой опытных делопроизводителей, ознакомиться с профессией в целом, вникайте во все нюансы их работы.

Как правило, вам будут поручать небольшие задания, чтобы разгрузить своих сотрудников - но зато это даст вам право расспросить делопроизводителей обо всём, что вам любопытно.

Используйте свой шанс получить работу в этой организации - обязательно подготовьте своё резюме, пускай даже оно состоит из одного высшего образования, ваших навыков и контактов, и оставьте его руководителю практики. Если вы хорошо проявили себя при исполнении поручений - не сомневайтесь, вас запомнят. Сейчас популярно привлекать сотрудников со стороны в случае аврала - ваша помощь в будущем может оказаться очень кстати, и вам обязательно позвонят.

Обязанности делопроизводителя

В обязанности делопроизводителя входит: приём и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, регистрация приказов или распоряжений по предприятию, подготовка протоколов заседаний коллегиальных органов и подготовка выписок из протоколов заявителям. При отсутствии архивариуса на предприятии в обязанности делопроизводителя входит архивирование документов.

Чем отличается делопроизводитель от секретаря

Делопроизводитель, конечно же, стоит на ступень выше по важности в организации, чем секретарь, поскольку делопроизводитель занимается документооборотом организации в целом, а не только документооборотом руководителя. Всё равно все документы в организации, так или иначе проходят через руководителя, но заносит-то их руководителю - секретарь. Поэтому и секретарь - более приближенное лицо к руководителю, чем делопроизводитель.

Однако грамотный руководитель всегда оценит, если служба делопроизводства на его предприятии хорошо выполняет свою работу.

Курсы делопроизводства

Курсы делопроизводства часто дают весьма общее понятие о делопроизводстве, но они могут влюбить вас в профессию делопроизводителя, а могут - и отвернуть, это дело личного вкуса. На курсах делопроизводства преподают основы делопроизводства, знакомят с типовой инструкцией по делопроизводству, с законодательством в сфере делопроизводства, обучают навыкам скоростного печатания вслепую (кстати, очень полезный навык, который сослужит вам добрую службу), а также обучают этике и правилам проведения деловых переговоров.

Профессиональные навыки делопроизводителя

Внимательность, усидчивость, внимание к деталям, ответственность, исполнительность, любовь к работе с документами, педантичность, спокойное отношение к тому, что в работе делопроизводителя необходимо чётко придерживаться инструкций.

Успех руководителя компании складывается из нескольких факторов – предпринимательской жилки, уютного рабочего места и расторопного секретаря. Первые два фактора еще можно исключить, но без умного помощника точно не обойтись. Секретарь выполняет большое количество функций, чем сильно облегчает работу своего шефа. Профессия требует максимальной стрессоустойчивости и прекрасной улыбки. Поэтому данную специальность часто выбирают женщины. Ежегодно сотрудники канцелярии получают поздравления с профессиональным праздником. Отмечают Международный день секретаря по средам на последней полной неделе апреля.

Становление праздника

Ввести такой праздник предложил журналист города Нью-Йорк Гарри Клемфусс. Впервые секретари отметили свой день в 1952 году. Официальное название звучит как День профессиональных административных работников. Семь дней недели, на которую приходится дата, именуются Неделей административных работников. В Соединенных Штатах празднование этих дат уже стало хорошей традицией.

В 1952 году неделя работников администрации пришлась на июль месяц. В то время ее называли Национальная неделя секретарей. Среда же именовалась Национальным днем секретаря.

Несколько позже, в 1955 году, Неделю секретарей сдвинули на апрель, оставив прежнее название. Лишь в 1981 году название изменилось на Неделю секретарских работников. В 2000 году внесли новые корректировки и переименовали в Неделю административных работников. В кругу же самих виновников торжества дата именуется просто – День офисных сотрудников.

Чей это праздник?

В настоящее время День секретаря отмечают не только помощники руководителей. Это праздник всех офисных работников – офис-менеджеров, референтов, ассистентов, стенографистов, делопроизводителей, ассистентов директора и руководителя предприятий.

Следует сказать, что профессия секретаря популярна. Она входит ТОП самых востребованных специальностей мира. Это люди, которые занимаются не только приемом звонков и планированием рабочего времени руководителя. Это профессионалы высокой квалификации, имеющие большой опыт. От них зачастую зависит успешная работа всей компании.

Неделя административных сотрудников – не просто праздник. Это официально зарегистрированная торговая марка. Она принадлежит Международной ассоциации административных работников.

Во многих компаниях существуют собственные традиции празднования. В честь коллег устраивают фуршеты и банкеты. Звучат поздравления, дарят подарки. Многие руководителя выписывают премии в честь праздника и стараются меньше нагружать своих помощников. Проще всего определиться с выбором подарка. Это может быть красивая ручка или блокнот, либо другая полезная вещь, которая пригодится в работе.

Так как праздник международный, он отмечается по всему миру. Но даты празднования различны. Так, в Австралии это первая неделя мая, в Пакистане – третья среда апреля. Национальный День секретаря в России назначен на третью пятницу сентября.

Добавим, что День секретаря в России отмечается ежегодно в третью пятницу сентября.

Праздник 20 января – День делопроизводственной службы

Работа делопроизводственной службы кому-то может показаться скучной и неинтересной. Только не самим сотрудникам подразделения. 20 января они с упоением отмечают свой профессиональный .
Делопроизводственные отделы МВД России начали свою деятельность еще в начале 19 века. Именно тогда была учреждена первая канцелярия, штат которой насчитывал 45 человек. Тогда же были составлены первые правила делопроизводства и положения о распределении должностных обязанностей. В России День всех делопроизводителей отмечается 20 января.

Земная канцелярия

Официальная дата Дня Делопроизводственной службы была установлена в 2003 году. На первый взгляд такая работа может показаться рутинной и скучной, но без умелого осуществления контроля документооборота нормальное функционирование системы МВД просто невозможно.

Работа с бумагами требует аккуратности и внимания. Подразделение осуществляет прием, регистрирование, подготовку документации для руководящих органов, передает соответствующую корреспонденцию в службы, следить за соблюдением секретности при обработке секретной информации.
Профессия делопроизводителя требует умения своевременно и четко выполнять поставленную задачу, ответственно относится к распоряжениям и приказам начальства, правильно общаться с людьми. Главное правило работы - строжайшая дисциплинированность.
Работы у делопроизводителей всегда много, порой приходится засиживаться на службе до позднего вечера. Такой режим под силу только тем, кто действительно любит свою работу и готов отдаваться ей полностью. Часто сотрудники подразделения работают с гражданами напрямую, оказывая консультативную помощь по многим вопросам, даже тем, которые не входят в их компетенцию. Заметный рост гражданской активности говорит о том, что доверие к правоохранительным органам стремительно растет.
Подразделения делопроизводства ежедневно кропотливо трудятся. Их деятельность подчас остается совершенно незаметной, однако она обеспечивает полное и правильное выполнение обязанностей Министерства Внутренних Дел Российской Федерации по защите прав и свобод граждан государства.

Сегодня практически каждая профессия имеет свой личный праздник. На этом фоне было бы несколько несправедливо, если бы не существовало Дня секретаря. Но такой праздник существует в статусе международного и российского. Давайте поближе познакомимся с датой его празднования, обычаями, традициями и историей.

Что это за дата?

День секретаря - это и Secretary"s Day, и День административных работников (Administrative Professionals Day), и Международный день данной специальности.

Кто же отмечает праздник? Конечно, не только секретари. Это день всех, от кого зависит жизнедеятельность, эффективность работы офиса:

• ассистенты (в т. ч. и специалисты, ассистирующие руководящему звену фирм и предприятий, начальству);
• помощники управляющего, директора;
• спич-райтеры;
• стенографисты;
• офис-менеджеры;
• референты;
• специалисты, занятые в делопроизводстве.

Какого числа День секретаря?

Определенной даты празднования это профессиональное торжество не имеет. Традиционно отмечается в границах Недели административных профессиональных работников, что проходит в Соединенных Штатах.

Пример поздравления на праздник: "Пусть ваша ответственность будет вознаграждена успехом, внимательность - карьерным ростом, трудолюбие - хорошим материальным вознаграждением, преданность общему делу - всесторонним признанием, несравненные личностные качества - личным счастьем. С Днем секретаря!"

Сам же праздник выпадает на среду последней полной апрельской недели. Если мы обратимся не к международной, а российской его версии, то дата в 2018 году выходит на 21 сентября (третья пятница месяца). Профессиональное торжество не является официальным выходным днем ни для секретарей, ни для всех трудящихся в целом.

Национальные праздники

Мы осветили празднование международного Дня административного работника. Помимо него, в ряде стран существуют и собственные национальные варианты:

• День секретаря в России отмечается в третью по счету сентябрьскую пятницу.
• В Пакистане - третья апрельская среда.
• Австралия отмечает профессиональный секретарский праздник в первую майскую пятницу.
• В Зимбабве это первая среда сентября.

История праздника

День секретаря - достаточно молодой праздник. Его впервые отметили в 1952 году. Случилось это в США по инициативе публициста Г. Клемфусса (Нью-Йорк).

Тогда Административная неделя проходила в первую неделю июня и носила другое название - Национальная неделя секретарей. Secretary"s Day отмечался в ее рамках в среду. Его прошлое название - Национальный день секретаря. У праздника имелось несколько спонсоров. Самый серьезный из них - Национальная американская ассоциация секретарей.

Уже в 1955 году Национальная неделя секретарей и административных сотрудников была перемещена на традиционную для сегодня последнюю неделю апреля. Само ее название тоже претерпело ряд изменений:

• В 1981 году произошло переименование на Неделю профессиональных секретарских сотрудников.
• В 2000 году было утверждено современное название. Это Неделя административных профессиональных работников.

Сегодня APW (Неделя административных работников) - это зарегистрированная торговая марка. Принадлежит она Международной ассоциации административных трудящихся.

История праздника в России

Что касается нашей страны, то в РФ до недавнего времени секретари не имели собственного дня. Ситуация изменилась в 2005 году. Тогда инициативная группа работников из Москвы, Новосибирска, Воронежа, Таганрога, Ростова-на-Дону при участии редакции журнала "Секретарь.ру" предложила выделить праздник в третью пятницу каждого сентября.

Как отмечается праздник?

Поздравления с Днем секретаря могут быть различными. В основном административных работников поздравляют их непосредственные руководители. Это может быть как словесное пожелание трудовых успехов, так и грамота, благодарность, памятный подарок или даже премия.

Во многих компаниях существует традиция организации фуршетов и банкетов в честь торжества. А в рабочий День секретаря руководители стараются как можно меньше нагружать обязанностями своих подчиненных. Велика вероятность и праздничного завершения трудовых часов.

Важное о профессии

Давайте познакомимся с современным специалистом:

• На работу секретарем-администратором в основном ведется набор людей до 30 лет, помощником руководства - до 40 лет.
• Сегодня секретарь - не сугубо женская профессия. Чаще всего работодателя не тревожит пол сотрудника. Более того, помощники руководителя - это чаще всего мужчины.
• В крупных компаниях обычно трудятся два секретаря - делопроизводитель и помощник руководителя. В зависимости от деятельности, необходим еще и референт-переводчик.
• Офис-менеджер и секретарь сегодня - лицо компании. Он должен показывать клиентам, партнерам, что им рады, вызывать положительные эмоции.
• Секретарь обязан не только успешно справляться со своей работой, но и помогать руководителю.
• Успешный специалист стрессоустойчив, коммуникабелен, имеет хорошее чувство юмора и в совершенстве владеет навыками делового общения с людьми.

Разобравшись с числом Дня секретаря, нам стоит узнать немного больше об этой профессии:

• В Древнем Риме секретарем традиционно называли доверенное лицо, человека, которому поручалось хранить тайны.
• Первые секретари-женщины начали свою работу в 1880-м. Связано это было с изобретением печатной машинки. До этого секретарями трудились только мужчины. А вот в 20-м столетии профессия стала практически полностью женской.
• Сегодня секретарь - это одна из пяти самых востребованных вакансий в мире.
• Современный специалист не только отвечает на телефонные звонки и является "ходячей записной книжкой" босса. Это высококвалифицированный сотрудник с достойным опытом работы, на котором фактически держится вся жизнь офиса.
• Сегодня в РФ работает более 1 млн секретарей, помощников руководителей, офис-менеджеров. Продолжительность их рабочего дня - 8-12 часов.
• Профессия далеко не современная. Доподлинно известно об ее существовании еще в XIX веке. Были введены такие занятости, как губернский и В Табели гражданских чинов они занимали 10-е и 12-е место из четырнадцати возможных. Требования к секретарю тогда были не такие, как в современной реальности - от работника требовалось только грамотно писать.
• По некоторым источникам, дата основания профессии в России - 27 февраля 1720 года. Однако еще в XV веке был популярен труд людей, ведущих деловые записи.

• Появлением профессии в нашей стране мы обязаны Петру Великому. Он даже возвел ее в отдельный чин. Трудились тогда секретари на благо самых крупных заводов своего времени.
• Первые профессиональные курсы для секретарей открылись в императорской России в 1868 году в Харькове.
• В 1884 году в нашей стране выпускалось целых 8 изданий, посвященных секретарскому делу.
• Профессия была достаточно популярной в XIX веке. А вот в 1925 году секретарей сравняли с посыльными. Новый виток популярности профессии в СССР пришелся на 70-е годы прошлого века.

Американская киноактриса Джей Фонда однажды отметила:

Офис может обойтись без директора, но пропадет без секретаря.

Это действительно так. В День секретаря мы поздравляем ответственных, высококвалифицированных и опытных работников.