Ish xatini tayyorlash

Ish xatlarining maqsadi nima bo'lishidan qat'i nazar, ular biznesda istalgan maqsadga erishish uchun yoziladi. Tashkilotning har bir xodimi ish yozishmalari sohasida tegishli malakaga ega emas, noto'g'ri yondashuv bilan kompaniyaning obro'sini bitta harf bilan butunlay buzish xavfi mavjud. Ammo agar siz bizning agentligimizdan xat yozish xizmatidan foydalansangiz, oluvchi siz bilan ishlashdan albatta manfaatdor bo'ladi.

Ish xatlarining maqsadi

Ish xatlari ish masalalari va marketing vazifalarini hal qilishda o'z ahamiyatini yo'qotmaydi. Yozma shaklda taqdim etilgan ma'lumotlar qulay, chunki siz har doim unga qaytishingiz yoki bahsli masalalarni hal qilishda murojaat qilishingiz mumkin. Yozma matn fikrlarni og'zaki muloqotga qaraganda qisqaroq va aniqroq shakllantirish imkonini beradi. Bundan tashqari, ba'zi oluvchilar bilan faqat ish xatini yuborish orqali bog'lanish mumkin. Va bu qabul qiluvchining maqomi qanchalik baland bo'lsa, matn shunchalik professional tarzda tuzilishi kerak. Ish xatlarining turlari ishbilarmonlik munosabatlari sohasi kabi xilma-xildir. Ish yozishmalar tijorat (bitim tuzish istagi, bitim tarafiga da'vo) va notijorat (minnatdorchilik maktubi, ma'lumot, kafolat xati, so'rov xatlari, taklifnomalar, eslatmalar va boshqalar) bo'lishi mumkin. Funktsionalligidan kelib chiqib, ular tashabbus xatlari va javob xatlarini, shuningdek, javobni talab qilmaydigan xabarlarni ajratadilar.

Ish xatlarini qanday qilib to'g'ri yozish kerak.

Ish xatining tuzilishi va matnining xususiyatlari

Ish xatlari aniq tarkibga ega:

Kirish xatning maqsadi va sababini ko'rsatadi va ushbu xabarning boshlang'ich nuqtasi bo'lib xizmat qilgan hujjatga havolani beradi;

Asosiy qism ishlarning holatini tavsiflaydi, vaziyatni tahlil qiladi va argumentatsiya qiladi. Dalillarning xarakteri xatning yo'nalishiga bog'liq: masalan, konferentsiyaga kelishga, loyihaga sarmoya kiritishga, mahsulotni sotib olishga ko'ndirish;

Xulosa qilib, yuqoridagilarga asoslanib xulosa chiqariladi: taklif, iltimos, rad etish, istak va boshqalar.

Xat matnidan oldin har doim qabul qiluvchiga xushmuomalalik bilan murojaat qilinadi (masalan, "Hurmatli Sergey Mixaylovich!"), Shuningdek, matnning boshida yoki oxirida qonunlarga muvofiq tuzilgan xushmuomalalik formulasi mavjud. ish yozishmalari. Xushmuomalalik formulalari odatda shunday boshlanadi: "Men ko'rsatilgan yordam uchun minnatdorchilik bildiraman ... / taklif uchun minnatdorchilik bildiraman ... / samarali hamkorlikka umid qilaman ...". Ushbu turdagi xatni yozishda biznes uslubi kuzatiladi. Uning xususiyatlari: ixchamlik, aniqlik, aniqlik, atamalardan foydalanish, neytral ohang, standartlashtirish.

Ish xatlarini yozishda qiyinchiliklar

Qabul qiluvchini va u sizning savolingiz bo'yicha mavjud bo'lgan ma'lumotlarni yaxshi biling;

Rus tili qoidalari va ishbilarmonlik uslubining xususiyatlarini bilish: til formulalari, jumlalar tuzish qoidalari va boshqalar;

Terminologiyadan to'g'ri va o'rinli foydalanish;

Qabul qiluvchiga murojaat qilishning to'g'riligi.

Ish xatlarini qanday qilib to'g'ri yozish kerak.

Lug'atlar va ish xatlarini yozish namunalari bu vazifani o'zingiz hal qilishingizga yordam beradi. Ammo agar biznes xatlarini yozishga tayyorgarlik ko'rish uchun malakali xodim yoki vaqt etarli bo'lmasa, professional agentlik ushbu xizmatni taqdim etishi mumkin. Comagency aloqa agentligi mutaxassislari sizga kompaniya blankasini ishlab chiqishda, ishonchli dalil uchun zarur hujjatlarni to'plashda, malakali va taqdim etiladigan ish xatini yozishda yordam beradi va shu bilan tashkilotingiz imidjini yaxshilaydi.

Elektron pochta - ish vaqtini behuda sarflashning eng yomon usullaridan biri. Biz bu haqda allaqachon yozganmiz.

Ammo ba'zi xodimlaringizning vazifalari nafaqat pochta qutisi tarkibini ko'rishni, balki ish xatlarini yozish: potentsial xodimlar, ishdagi hamkasblar, biznes hamkorlar, turli kompaniyalar va davlat idoralari vakillari...

Ko'pgina xodimlarning muammosi shundaki, ular ish xatlarini yozish ko'nikmalariga ega emaslar. Bu vazifa ularni chalkashtirib yuboradi, matnni uzoq vaqt tahrirlashga majbur qiladi.

Qanday qilib tez va tushunarli bo'lishingiz uchun biznes xatlarini yozish kerak

Hamkasbimiz ham xuddi shunday muammoga duch keldi. Lekin, xayriyatki, korporativ kutubxonamizda kitob bor Sasha Karepina "Biznes yozish san'ati". Bu bir nechta xodimga yordam berdi, agar u sizning kompaniyangizda foydali bo'lsa, biz xursand bo'lamiz.

Kompaniya xodimi o‘z muammosi va uning yechimi bilan o‘rtoqlashdi:

“Menimcha, har birimiz hayotimizda kamida bir marta xat yozganmiz. (Ota-onam har yozda meni buvimnikiga jo'natgan bolalar oromgohidagi bolalar va qishloqdagi do'stlar bilan yozishmalar hisobga olinmaydi).

Ushbu maqolada men sizga mijozlarga xat yozish qanchalik qiyin bo'lganligi va Sasha Karepinaning "Biznes yozish san'ati" kitobi qo'rquvlarimni engishga qanday yordam bergani haqida aytib bermoqchiman.

Hammasi men yangi ishga kelganimdan boshlandi, u erda men ish xatini yozish muammosiga duch keldim. Ko‘pi bilan 10 satrdan iborat bo‘lgan maktub menga ko‘p ham, kam ham yetmadi – 30 daqiqa.

O'ylab ko'ring, men 30 daqiqa xat yozishga (hozir uni o'qiyman, uyalaman), titrayotgan qo'lim bilan "Yuborish" tugmasini bosdim va nafasi sekin javob kutdim. Va barchasi, chunki men xatga qaysi tomondan murojaat qilishni bilmasdim: qaerdan boshlash kerak va mijoz unga javob berishi uchun xatni qanday yozish kerak.

Muammo shundaki, yozgan xatlarim menga ham yoqmadi. Ammo men bundan yaxshiroq yoza olmadim - bu mening aerobatikam edi.

Har safar qayg'urayotganimni ko'rib, bir hamkasbim menga "Biznes yozish san'ati" kitobini tavsiya qildi.

Xo'sh, xat yozishda qanday qiyinchiliklarga duch kelamiz?

1. Fikrlar ko'p, lekin xatni qaerdan boshlash kerak?
2. Boshimda har xil gaplar aylanyapti: aziz janob, chora ko‘ring... Bu xatni uzun va zerikarli qiladi.
3. Men faqat maktabdan beri yod olgan ruhoniy iboralarimni yozmoqchiman. Va har bir jumlada bir juft.
4. Xatning mohiyatini qabul qiluvchi bizni to'g'ri tushunishi uchun qanday etkazish kerak?

Samarali ish xatlarini yozishga yordam beradigan 5 ta qoida

1. Xatni tuzing

Ish xatida quyidagilar bo'lishi kerak zarur elementlar:

1.Kirish.

• sarlavha;
• Shikoyat qilish;
• xatning maqsadi;

2. Asosiy qism.
3. Xulosa.

Siz umumiydan o'ziga xosga xat yozishingiz kerak: eng muhimi va boshida qisqacha, so'ngra tafsilotlarni tasvirlab bering.

Maktubingizda maxsus so'zlardan foydalaning bog‘lovchi so‘zlar, kabi:

masalan, ya'ni, bundan tashqari, bundan tashqari, chunki, natijada, shunday, ammo, va hokazo.

Ular sizga jumlalarni va butun paragraflarni bog'lashga yordam beradi, ya'ni sizning fikrlaringiz chalkashmaydi va o'quvchi xatingizning mohiyatini osongina tushunadi.

2. Qabul qiluvchi uchun imtiyozni aniqlash

Maktubdagi asosiy narsa o'quvchini sizga javob berishga yoki so'rovingizni bajarishga qiziqtirishdir. Va buning uchun siz uning ehtiyojlarini tushunishga harakat qilishingiz, qabul qiluvchini nima qiziqtirayotganini yoki tashvishlantirayotganini tushunishga harakat qilishingiz kerak. Ammo barcha oluvchilar har xil ekanligini unutmang. Agar o'quvchi biz so'ragandek qilsa, nima olishini tushunish kerak. Va buni foyda sifatida taqdim eting.

3. Yozuv uslubi

Xat yozish uslubiga alohida e'tibor berilishi kerak.

Buni aniq ajratish kerak shaxsiy va rasmiy uslublar. U yoki bu uslubdan foydalanish vaziyatga va xabarning mazmuniga bog'liq.

Shaxsiy uslubga rioya qilish orqali biz shaxsiyatimizni ta'kidlaymiz, o'z munosabatimizni ko'rsatamiz; Rasmiy uslubdan foydalanib, biz faktlarni taqdim etamiz.

Shuning uchun, agar biz adresat bilan teng ravishda gaplashayotganimizni ko'rsatmoqchi bo'lsak, uni tushunamiz, biz insoniy asosda kelishuvga erishmoqchi bo'lamiz yoki uni yaxshi ish uchun maqtashni xohlasak, undan foydalangan ma'qul. shaxsiy uslub.

Agar siz shikoyat yoki da'vo yozishingiz kerak bo'lsa, rasmiy uslub mos keladi. Rasmiy uslub quyidagi xususiyatlar bilan tavsiflanadi: o'z pozitsiyasidan bosim, faktlarni bayon qilish, kimnidir ustidan hukmronlik qilish, tanqid qilish. Agar siz davlat amaldoriga yozayotgan bo'lsangiz, rasmiy uslubda yozganingiz ma'qul.

Xatni yozganingizdan so'ng, uni qayta o'qing va to'g'ri uslubni tanlaganingizga ishonch hosil qiling. Shunda qabul qiluvchi sizni nafaqat tushunadi, balki xabaringizning samimiyligiga ham ishonadi.

4. Xulosa

Xat yozishda eng ko'p yo'l qo'yiladigan eng katta xato bu oxirini yozmaslikdir.

Esingizda bo'lsin, siz taklifingizning mohiyatini qanchalik yaxshi tasvirlamasligingizdan qat'i nazar, hamma narsani faktlar va yorqin tafsilotlar bilan bezashingizdan qat'iy nazar, xatning oxiri bo'lishi kerak. Bu oddiy, aniq va qisqa bo'lishi kerak.

Xulosa qilib aytganda, maktubning mohiyatini va o'quvchi uchun foydasini yana bir bor ta'kidlashingiz kerak. Bu tuzatish effektining bir turi.

Oxirini o'qib chiqqandan so'ng, sizning manzilingiz xatga qanday munosabatda bo'lishi kerakligini tushunishi kerak. Undan nima kutyapsiz? Bu uni siz undan kutgan harakatlarga undaydi.

5. Dizayn

Chiroyli va eng muhimi, to'g'ri formatlangan matn nafaqat oluvchini qiziqtiradi, balki uni o'qish istagini uyg'otadi. Shuning uchun harflarni formatlashning ahamiyatini e'tiborsiz qoldirib bo'lmaydi.

Dizayn qoidalari:

1. Shriftni tanlang:

• serif - qog'ozdan o'qish uchun mos;
• sans serif - yugurishda yoki ekranda o'qish uchun;

2. Matnda paragraflar yasash
3. Sarlavhalarni tanlang;
4. Bizga kerakli matnni tanlang:

• qalin - matnning asosiy g'oyasini ajratib ko'rsatish;
• kursiv - siz VIP mijozlarga xatlar matnining qismlarini yoki unchalik muhim bo'lmagan narsalarni ajratib ko'rsatishingiz mumkin;
• ta'kidlangan - agar biz haqiqatan ham biror narsani ta'kidlamoqchi bo'lsak.

5. Ro'yxatlarni tuzish:

• markirovka qilingan ro'yxatlar - agar elementlar soni 3 dan 5 gacha bo'lsa;
• raqamlangan ro'yxatlar - 5 dan ortiq.

Bu oddiy, ammo samarali qoidalarni men "Biznes yozish san'ati" kitobini o'qiganimdan so'ng kashf qildim. Endi men xat yozishga ancha kam vaqt sarflayman (va mening oluvchilarim, umid qilamanki, ulardan nima kutilayotganini yaxshiroq tushunishadi).

Umid qilamanki, mening maqolam siz uchun foydali bo'ladi va sizga va sizning xodimlaringizga mijozlar va biznes sheriklariga ish xatlarini yozishda, shuningdek xodimlar bilan ichki yozishmalar uchun yordam beradi.

Axir, tan olishingiz kerak, hamma narsa juda oddiy. Xo'sh, nega bu oddiy tamoyillarni amalda qo'llamaysiz?

Kitobni ertaga qoldirmay, bugundan o‘qishni boshlashni maslahat beraman”.

Siz "Biznes yozish san'ati" kitobini (yoki qayerda uchratsangiz ham) sotib olishingiz mumkin.

16aprel

Salom! Ushbu maqolada biz biznes xatlari haqida gapiramiz.

Bugun siz quyidagilarni o'rganasiz:

1. Nima uchun biznes yozishmalari o'z ahamiyatini yo'qotmadi;
2. Ish xatlarining qanday turlari bor va ular qanday formatlanadi;
3. Qanday qilib biznes xatini to'g'ri yozish kerak.

Endi bizning derazalarimiz tashqarisida yuqori texnologiyalar va Internet davri. Biroq ishbilarmonlik yozishmalar o‘z ahamiyatini va dolzarbligini yo‘qotgani yo‘q, u shunchaki boshqa ommaviy axborot vositalariga o‘tdi. Keling, bugun biznes maktublarini yozish va formatlash nega muhimligi haqida gapiraylik.

Nima uchun sizga biznes yozishmalari kerak?

Bu, birinchi navbatda, xodimlar yoki biznes hamkorlar bilan fikr, taklif va fikr almashish imkoniyatidir. Yozuvlar yordamida ular shikoyatlar, so'rovlar bayon qiladilar, kompaniyalar o'rtasidagi tushunmovchiliklarga oydinlik kiritadilar.

Ish yozishmalari rasmiy yozishmalar turlaridan biridir.

Ish xatlari va boshqalar o'rtasidagi farqlar

Asosiy farqlar quyidagilardan iborat:

• Taqdimot stilistikasi;
• Tuyg'ularni aniq ifodalashga imkon bermaydigan lug'at;
• Kompaniyaning rasmiy blankida tuzilgan;
• Shrift juda kichik emas, lekin katta emas va butun matn bo'ylab bir xil;
• Kamdan-kam hollarda 1 dan ortiq sahifani egallaydi;
• Qattiq rasmiy buyruqlar zanjirining mavjudligi.

Ish xatlarining turlari

Barcha ish xatlarini bir necha guruhlarga bo'lish mumkin. Biz har biriga batafsil to'xtalib, qisqacha tavsif beramiz.

Javob berish kerak bo'lmagan xatlar.

• Kafolat xati;
• hamrohlik;
• Axborot;
• Ogohlantirish xati;
• Eslatma xati.

Javobni talab qiladigan xatlar.

• Shikoyat qilish;
• Taklif;
• So'rov;
• Talab;
• Ariza.

Tijorat bo'lmagan xatlar.

• Taklifnoma;
• hamdardlik bildirgan xatlar;
• Minnatdorchilikni bildiruvchi xatlar;
• Biror narsa haqida xabar beruvchi xatlar;
• Tavsiyalarni o'z ichiga olgan xatlar;
• Kafolat xatlari;
• Tovar qabul qilinganligi, xizmat ko'rsatilganligi va hokazolarni tasdiqlovchi xatlar;
• Turli vaziyatlarda tabrik xatlari;
• Talabnoma;
• Yo'riqnomalar;
• Yopuvchi harflar.

Tijorat xatlari.

Ular odatda shartnoma tuzishdan oldin, shuningdek, shartnomaning amal qilish muddati davomida qo'llaniladi.

Bularga quyidagilar kiradi:

• so'rovlarga javob xatlari;
• To'g'ridan-to'g'ri so'rov;
• – maktub, ki dar oid ba peshnihod namudani bitim yo shartnomai shartnomai;
• Talab;
• Eslatma;
• Shartnomalarni bekor qilish yoki majburiyatlarni bajarish zarurati to'g'risida ogohlantirishni o'z ichiga olgan xat va hokazo.

Agar tuzilma bo'yicha tasniflash haqida gapiradigan bo'lsak, biznes xatlarining 2 turi mavjud:

• Muallif matnini o'z ichiga olgan va erkin shaklda yozilgan;
• Qattiq naqsh bo'yicha tuzilgan.

Qabul qiluvchi tomonidan.

• Circular - bir nechta adresatlarga yuboriladigan xat;
• Muntazam - bir shaxs nomidan bitta oluvchiga yuboriladi;
• Kollektiv - bitta oluvchiga yuboriladi, lekin bir nechta shaxslardan.

Xatlar yuborilgan shaklga ko'ra ham bo'linadi:

• Faks xabari sifatida yuborilgan;
• Elektron pochta orqali yuborilgan;
• Oddiy konvertlarda yuborilganlar.

Xatlarning shunday turlari borki, ular axloqiy sabablarga ko'ra bosma emas, balki qo'lda yozilishi kerak. Bu hamdardlik va tabriklar uchun amal qiladi.

To'g'ri dizayn sirlari

Xat matni kirish, asosiy va yakuniy qismlarga bo'lingan. Ular bir-biri bilan mantiqiy bog'langan. Kirish qismi maktubning yaratilishiga sabab bo'lgan holatlarni o'z ichiga oladi, asosiy qism esa mazmunning o'zini ifodalaydi. Yakuniy qismda so'rov, rad etish va hokazolarni ifodalovchi natijalar umumlashtiriladi.

Umuman olganda, barcha mas'uliyat bilan ishbilarmon yozishmalarni san'at deb atash mumkin, chunki uni barcha talablarga rioya qilgan holda qanday qilib to'g'ri olib borishni o'rganish kerak. Axir, ko'pincha biz faqat aniq taqdim etilgan ma'lumot haqida o'ylaymiz va xatni kompaniyaning yuzi deb hisoblash mumkinligini unutamiz.

Stilistika.

Har bir xat rasmiy hujjatlarga xos bo'lgan nutq vositalaridan foydalangan holda qat'iy ishbilarmonlik uslubida saqlanadi.

Axborotni taqdim etishga qo'yiladigan talablar.

Maktubda keltirilgan barcha ma'lumotlar quyidagicha ko'rsatilgan:

• Muayyan shaxs uchun mo'ljallangan, manzilli;
• Barcha ma'lumotlar yozilish sanasida dolzarb bo'lishi kerak;
• Ishonchli;
• xolisona;
• asosli;
• Iloji boricha to'liq, shuning uchun uning asosida qaror qabul qilinishi mumkin.

Shakl.

Avvalo, xat kompaniyaga tegishli bo'lgan firma blankida tuziladi.

• Ish xatini yozish uchun A4 o'lchamdagi varaqlardan foydalaniladi;
• Shaklning chap cheti kamida 3 sm bo'lishi kerak, chunki bir muncha vaqt o'tgach ular faylga yuboriladi;
• Kompaniyaning nomi, uning yuridik va haqiqiy manzili, elektron pochta manzili ko'rsatilgan;
• Standart Times New Roman shriftidan foydalanish yaxshidir, o'lcham 12. U eng maqbul va o'qish oson;
• Ish xatlarini blankadan foydalanmasdan rasmiylashtirishga ruxsat beriladi, ammo keyin siz hali ham shakldagi ma'lumotlarni taqdim etishingiz kerak.

Agar xat moliya bilan bog'liq yirik operatsiyalar yoki boshqa xarakterdagi maxfiy ma'lumotlar bilan bog'liq bo'lsa, bunday xatlarni faks yoki elektron shaklda yuborish tavsiya etilmaydi. Oddiy qog'oz konvertda eski uslubda yaxshiroq.

Raqamlash.

Agar xat bir necha sahifadan iborat bo'lsa, ular ikkinchisidan boshlab raqamlanadi. Raqamlar yuqorida o'rtada arab raqamlari bilan belgilanadi. Raqamning yonida nuqta yo'q.

Qismlarga bo'linish.

Bu xatni paragraflarga bo'lish demakdir. Matn uzluksiz oqimda oqmasligi kerak, aks holda u shunchaki idrok etilmaydi. Paragraflarga bo'linish tufayli siz bir fikr qaerda tugashini va boshqasi qaerdan boshlanishini ko'rishingiz mumkin.

Tuzatishlar mavjudligi.

Tuzatishlar, matn terish xatolari yoki oʻchirishga ruxsat berish tavsiya etilmaydi. Xat to'g'ri yozilishi kerak va matn 1,5 - 2 oraliqda chop etilishi kerak.

Ishlatilgan tafsilotlar.

Biz faqat asosiylarini ko'rsatamiz, chunki biz ular haqida biroz oldinroq gaplashdik:

• Agar korxona davlat mulki bo'lsa, Rossiya Federatsiyasining Gerbi ishlatiladi. U rasmiy shaklning o'rtasida joylashgan;
• To'liq kompaniya nomi;
• Faks va telefon raqamlari;
• Bank hisob raqami;
• Murojaat qiluvchi - va oluvchi kompaniyaning nomi nominativ holatda ishlatiladi; oluvchining lavozimi va familiyasini ko'rsatish uchun sana belgisidan foydalaning;
• Qabul qiluvchining ilmiy darajasi yoki unvoni bo'lsa, uni shaxsning familiyasidan oldin ko'rsating;
• Har qanday tafsilotlar yangi satrda va bosh harf bilan yoziladi.

Uchrashuvdan keyin ish xati

Siz biznes uchrashuvini o'tkazdingiz, qandaydir istiqbol bor edi. Buni maktubda qanday aks ettirishni batafsil muhokama qilamiz.

1. Avvalo, xatning boshida, uchrashuvdan bir necha kun o'tgan bo'lsa ham, potentsial hamkoringiz bilan muloqot qilish sanasi va vaqtiga murojaat qiling.
2. Xatolar yoki o'ta murakkab iboralardan saqlaning: xatni qisqa va tushunarli qilib qo'ying, lekin qabul qiluvchi uni o'qishni xohlaydigan tarzda.
3. Suhbat nima haqida bo'lganini ayting. Masalan: " Biz venetsiya uslubidagi vaza qancha turishini muhokama qildik.
4. Xatni oluvchi yig'ilish mavzusi bo'yicha o'z fikrini bildirganligiga ishonch hosil qiling.
5. Telefon orqali muloqot qilishingiz yoki shaxsan uchrashishingiz mumkin bo'lgan vaqtni ko'rsating.
6. Qabul qiluvchiga u bilan ishlashni intiqlik bilan kutayotganingizni bildiring: " Men siz bilan kelajakdagi biznes aloqalarini orziqib kutaman«.
7. Maktubingizni quyidagi yoki shunga o'xshash ibora bilan tugating: " Sizga eng yaxshi tilaklar...».

Elektron biznes xatlar

Ularning dizayniga qo'yiladigan talablarni e'tiborsiz qoldirib bo'lmaydi, chunki endi qog'oz ko'rinishida emas, balki elektron shaklda ko'proq xatlar chiqarilmoqda. Axir, bu 21-asr.

Elektron ish xatini tayyorlash qiyin emas, formatlash talablari an'anaviy harflar bilan bir xil. Bitta narsa shundaki, bunday xat har doim hujjat oqimida yo'qolib qolmasligi uchun sarlavhaga (yoki mavzu qatoriga) ega bo'lishi kerak.

Bundan tashqari, bunday xatga javob berilganda, xat mavzusini o'zgartirmaslik yaxshiroqdir, shuning uchun siz ko'plab elektron pochta xabarlarini olsangiz, nima deyilganini tezda tushunasiz.

Bundan tashqari, bunday harflarga qo'shimchalar yaratishda siz eng so'nggi dasturiy ta'minotdan foydalanmasligingiz kerak, bu sizning qabul qiluvchingizda xuddi shunday bo'lishi haqiqatdan yiroq. Agar u erda bo'lmasa, xat shunchaki ochilmaydi.

Ish xatini elektron shaklda yozishda kulgichlardan foydalanmang. Texnologiya ajoyib, lekin yozayotganda uni ishbilarmonlik kabi saqlang.

Xatga javob berish muddati qancha?

Agar xat javobni talab qiladigan deb tasniflangan bo'lsa, unda qachon javob berish xatdagi ma'lumotlarga bog'liq:

• Agar so'rov olsangiz, uni olganingizdan keyingi uch kun ichida olinganligini tasdiqlang. Va yakuniy javob bir oy ichida berilishi mumkin;
• Agar ta'ziya haqida gapiradigan bo'lsak, u qayg'uli voqea sodir bo'lganidan keyin o'n kun ichida yuborilishi mumkin;
• Maxsus sana haqida bilgan paytdan boshlab 8 kun ichida tabriklarni yuborishga ruxsat beriladi;
• Agar biz odob-axloqning umumiy qoidalari haqida gapiradigan bo'lsak, unda etti kun ichida xatlarga javob berish yaxshiroqdir.

Ish xatini qanday yozish kerak: murakkab narsalar haqida oddiy tilda

Ish xati va shaxsiy yozishmalarni farqlang. Bugun biz bu farqlar nima haqida bir necha bor gaplashdik, ular haqida unutmasligimiz kerak. Keling, bosqichma-bosqich xat yozishni ko'rib chiqaylik.

1-bosqich. Biz qabul qiluvchini ko'rsatamiz.

Shaklning yuqori o'ng burchagida biz xat yozayotgan shaxsning familiyasini, bosh harflarini va lavozimini yozamiz. Agar qabul qiluvchi tashkilot bo'lsa, uning yuridik manzilini ko'rsating.

2-bosqich. Shikoyat qilish.

Biz uni shaklning o'rtasiga joylashtiramiz. U hurmatli tarzda, qisqartirishlar va o'chirishlarsiz amalga oshiriladi.

Misol: Hurmatli (ismi, otasining ismi)! Shuningdek, qabul qiluvchiga uning pozitsiyasini ko'rsatish orqali murojaat qilish mumkin. Ammo odamga ism-sharif bilan murojaat qilsangiz, bu psixologik stressni kamaytiradi va ish munosabatlari barqaror va mustahkam ekanligini ko'rsatadi.

3-bosqich. Maqsad bayoni.

Maktubning maqsadi, mohiyati va asosiy fikrlarini tushuntiring. Bu qism asosiy hisoblanadi. Aytmoqchi bo'lgan narsangiz haqida yozing, murojaatingizga nima sabab bo'lgan. Lekin rasmiy va neytral uslub haqida unutmang.

4-bosqich. Takliflar va tavsiyalar berish.

Deyarli har qanday ish xati qabul qiluvchining unga javob berishini anglatadi. Bu, odatda, faqat axborot xarakteridagi xatlar tomonidan talab qilinmaydi. Shuning uchun, nafaqat muammoni tasvirlab bering, balki uni qanday hal qilish mumkinligini ham taklif qiling.

Agar siz shikoyat qilsangiz, muayyan choralar ko'rishni so'rang, agar hamkorlik qilishni taklif qilsangiz, qanday variantlar mavjudligini ayting.

Oddiy qilib aytganda, xatni olgan kishi nafaqat undan nimanidir xohlashlarini, balki buni qanday amalga oshirish mumkinligini ham tushunishi kerak.

Ish xatini qanday tugatish kerak

Ish xati mukammal tarzda yozilishi kerak. Agar yozish qoidalariga rioya qilinmasa, bu butun kompaniyaning obro'siga salbiy ta'sir ko'rsatishi mumkin. Shuning uchun, endi biz biznes xatining yakuniy qismini loyihalash haqida batafsilroq to'xtalib o'tishni taklif qilamiz.

Xat oxirida avval muhokama qilingan hamma narsani umumlashtiring. Ammo siz o'z xulosalaringizni 10 ta jumlaga ajratmasligingiz kerak, chunki ish xatlarida qisqalik va ixchamlik qadrlanadi. O'zingizni oddiy iboralar bilan cheklash yaxshiroqdir.

Biz tugatishni 2 ko'rsatkichga asoslaymiz: u iloji boricha muloyim va to'g'ri bo'lishi kerak. Uni qanday qurish bo'yicha turli xil variantlar mavjud.

Mana bir nechta misollar:

• E'tiboringiz yoki yordamingiz uchun tashakkur: Rahmat! (Rahmat aytsam...);
• Kelajakka umidingizni bildiring: Biz o'zaro manfaatli hamkorlikka umid qilamiz (Yaqin kelajakda javob olamiz degan umiddamiz...);
• Siz oluvchini biror narsaga ishontirish uchun iborani yaratishingiz mumkin: Siz bilan hamkorlik qilishdan xursand bo'lamiz;
• Talab qiling: Natijalar haqida xabar berishingizni so'raymiz;
• Har qanday noqulaylik uchun uzr so'raymiz: Materialni to'lashda kutilmagan kechikish uchun uzr so'rayman.

Qabul qiluvchi bilan qanday xayrlashish kerak.

Yozuvlar rasmiy bo'lishiga qaramay, siz turli yo'llar bilan xayrlashishingiz mumkin.

Mana bir nechta variant:

• Sizga hurmat bilan...;
• Muvaffaqiyat tilab...;
• Eng yaxshi tilaklar bilan…

Biz to'g'ri imzolaymiz.

Xatga imzo chekayotganda lavozimingizni, ismingizni va familiyangizni ko'rsating. Agar siz quyidagi iboraning to'g'riligiga shubha qilsangiz: " Samimiy ehtirom bilan" - shunchaki foydalanmang.

Imzoda kontaktlaringizni, qo'shimcha telefon raqamingizni yoki elektron pochta manzilingizni ko'rsatishingiz mumkin, shuning uchun siz oluvchiga u bilan muloqot qilish va hamkorlik qilishga tayyor ekanligingizni ko'rsatasiz.

Maqolamizning keyingi qismida men ingliz tilidagi ish xatlari haqida gapirmoqchiman.

Ingliz tilida biznes xatlar

Bunday harflarni yozish uchun tartibga solinadigan shakl yo'q. Har bir narsa xatning maqsadiga va uning manzili kimligiga bog'liq bo'ladi. Bu erda loyihalash bo'yicha qisqacha tavsiyalar mavjud.

Yozilgan sana.

Agar biz AQShda yozayotgan bo'lsak, sanani ko'rsatayotganda birinchi navbatda oyni, keyin kunni va faqat keyin yilni qo'yamiz. Agar Buyuk Britaniyaga bo'lsa, sana Rossiya Federatsiyasidagi kabi kiritiladi. Bunday holda, chalkashmaslik uchun oyni harflar bilan yozing.

Qabul qiluvchi tafsilotlari.

• Agar siz erkakka yozsangiz, u bilan quyidagi tarzda bog'laning: Mr (familiyasini kiriting);
• Agar turmush qurgan ayol: Mrs (familiyasini kiriting);
• Turmushga chiqmagan ayolga: Miss (familiyasini ko'rsating);
• Agar siz ayolning holatini bilmasangiz: Ms (familiyani kiriting).

Manzilni belgilash.

Buyurtma Rossiya Federatsiyasida qabul qilinganidan teskari: ofis, uy raqami, ko'cha nomi, pochta indeksi, davlat nomi (agar AQShda yozilgan bo'lsa), okrug nomi va mamlakat nomi (Agar Buyuk Britaniyada yozilgan bo'lsa).

Qabul qiluvchi bilan qanday bog'lanish kerak.

Standart qo'ng'iroqlar:

• Hurmatli xonim;
• Hurmatli janob;
• Hurmatli janob yoki xonim;
• Hurmatli xonim;
• Azizim.

Manzildan keyin vergul (Agar Buyuk Britaniyaga yozilsa) yoki ikki nuqta (AQShga yozilsa) qo'yamiz. Undov belgisini qo'yish odatiy hol emas.

Mavzu.

Rossiya Federatsiyasidagi kabi xat mavzusini ko'rsatishni unutmang.

Asosiy matn.

Uni paragraflarga ajrating. Yoki har bir jumlani yangi qatorga yozing.

Qanday qilib xayrlashish kerak.

Masalan, bu kabi: " Yordam uchun rahmat, biz sizniki bo'lib qolamiz"- Rahmat, azizim..., garchi u kamroq rasmiy bo'lishi mumkin.

Imzoni ro'yxatdan o'tkazish.

Biz vidolashuv bandiga imzo qo'yamiz, ism va familiyamiz, kompaniya nomi va lavozimimizni ko'rsatamiz.

Ilovalar dizayni.

Agar siz biron bir hujjatni ilova qilayotgan bo'lsangiz, iltimos, xat oxirida buni ko'rsating: " Enc.” va ilovalar ro'yxati.

Bosh harf bilan nima yozish kerak.

• Familiyalar va bosh harflar;
• Kompaniya nomlari;
• Shaharlar, shtatlar va boshqalar nomlari;
• egallab turgan lavozimni ko'rsatadigan har qanday so'zlar;
• Vidolashuvdagi birinchi so'zlar;
• Ochilish manzillari.

Suhbatni yakunlashdan oldin, rus va ingliz tillarida ishbilarmonlik xatlaridan ba'zi misollar keltiramiz.

Rus va ingliz tillarida ish xatlar namunalari

Xulosa

Xulosa qilib aytmoqchimanki, ish xati har qanday faoliyat sohasida muloqot qilish vositasidir. Agar u to'g'ri yozilgan bo'lsa, u albatta sizning kompaniyangizni ijobiy tomondan taqdim etadi.

Boshqa tomondan, beparvo va xatolar bilan yozilgan xat eng istiqbolli biznesni butunlay yo'q qilishi mumkin. Harflarni to'g'ri yozing va biz buni qanday qilishni sizga aytib berishga harakat qildik.

Qanchadan-qancha ajoyib g'oyalar amalga oshishini kutmaydi, 3 soniya e'tibordan keyin qancha harflar o'chiriladi, o'z fikrlarini yozma ravishda aniq ifoda eta olmaslik tufayli har kuni qancha tushunmovchiliklar paydo bo'ladi! Biznes xatlarini qanday yozishni tushunish uchun o'qishga arziydigan ajoyib maqola. MBAda biz bu mahoratni oddiygina o'rgatganmiz: yozma ishlarni yozishda bizga so'zlar soniga cheklov qo'yilgan. Masalan, 3000. Ortiqcha ball olib tashlandi. Shunday qilib, siz ajoyib, ajoyib asar yozasiz va siz 4000 olasiz ... va keyin siz tahrirlashga ko'p vaqt sarflaysiz, nima muhimligi va ularsiz nima qilish mumkinligi haqida o'ylaysiz. Har bir so'z nishonga tegishi kerak.

Ehtimol, siz doimiy ravishda ish joyingizda yozasiz: mijozlar uchun takliflar, boshliqlar uchun eslatmalar, hamkasblarga doimiy elektron pochta xabarlari. Xo'sh, sizning xabarlaringiz aniq va yaxshi tuzilganligiga qanday ishonch hosil qilishingiz mumkin? Ularni umumiy axborot oqimidan qanday ajratish mumkin?

Mutaxassislar nima deyishadi

Vaqti cheklangan, haddan tashqari ishlagan menejerlar o'zlarining biznes yozish qobiliyatlarini rivojlantirish zerikarli va haqiqatan ham befoyda mashq deb o'ylashlari mumkin. Shunga qaramay, bu sizga samarali muloqot qilish, biznesingizni rivojlantirish va o'zingizni to'g'ri joylashtirish imkonini beradigan qiziqarli va yaxshi yozilgan taklifni tuzish qobiliyatidir. MIT Sloan Biznes maktabining aloqa bo'yicha katta o'qituvchisi Kara Blekbern: "Marvin Svift bir marta juda to'g'ri ta'kidlaganidek, yozishning ravshanligi fikrning ravshanligini anglatadi". "Siz dunyodagi eng yaxshi g'oyalarga ega bo'lishingiz mumkin, lekin agar siz muloqot qila olmasangiz, ular haqida hech kim bilmaydi", deb qo'shimcha qiladi u. "Yaxshiyamki, har bir kishi biznes yozishni yaxshilash imkoniyatiga ega", deydi Brayan Garner, HBR biznes yozish bo'yicha qo'llanma muallifi. "Xat yozish qobiliyati odamlarga tug'ilgan sovg'a emas", deydi u. "Bu siz o'zingiz rivojlantiradigan mahoratdir." Mana, qanday qilib oddiy, aniq va aniq yozish kerak.

Yozishni boshlashdan oldin o'ylab ko'ring

Qalamni olishdan yoki barmoqlaringizni klaviaturaga qo'yishdan oldin nima demoqchi ekanligingizni o'ylab ko'ring. "Darhol yozishni boshlash - ko'p odamlar qiladigan keng tarqalgan xato", deydi Garner. "Ular yozish paytida g'oyalarni rivojlantiradilar, shuning uchun bunday xabar noto'g'ri tuzilgan bo'lib chiqadi, fikrlar mavzudan mavzuga o'tadi va takrorlanadi. O'zingizdan so'rang: Mening elektron pochtam ortidagi xabarni qabul qiluvchim ushbu xat, taklif yoki hisobotni o'qib chiqqandan keyin eslab qoladimi? Agar siz o'zingiz savolingizga tez va oddiy javob bera olmasangiz, matnni yozishda shoshilganingiz aniq."

"Boshingizni tozalash uchun biroz vaqt kerak", - deydi Blekbern.

Maxsus yozing

To'g'ridan-to'g'ri nuqtaga boring. Ko'pchilik maktabda o'rgatilgan tuzilma va yozish uslubi biznes olamidagi muloqotga to'liq mos kelmasligini payqashadi. "Biznes yozishda yo'l qo'yilishi mumkin bo'lgan eng yomon xato - bu xatning o'rtasida xabarning asosiy g'oyasini qoldirishdir", deydi Garner. Agar siz maktubning boshida asosiy g'oyani sodda va qisqacha bayon qilsangiz, bu sizning qabul qiluvchining vaqtini tejaydi va sizning keyingi dalillaringiz xatingizni o'qishidan oldin ham ishonchliroq ko'rinadi. Uzoq eslatmalar yoki takliflarni tayyorlashda Garner birinchi sahifaning boshida asosiy g'oya yoki taklif qilingan yechimni "150 yoki undan kam so'z bilan" bayon qilishni tavsiya qiladi. "Umumlashtirish va fikrlarni qisqacha etkazish qobiliyatingizni yaxshilang", deydi u. "Agar maktubning kirish qismi muvaffaqiyatsiz bo'lsa, xuddi shu narsani butun xat haqida ham aytish mumkin."

Suv quymang

Blekbern tavsiya qiladi: "Biri kifoya qiladigan uchta so'zni ishlatmang". O'qiganingizdan so'ng, o'zingizning yozganingizni tanqidiy baholang va har bir so'z xatning mohiyatini etkazishga qaratilganligiga ishonch hosil qiling. Har bir qo'shimcha so'z yoki jumlani olib tashlang. Misol uchun, siz "umumiy fikr birligi" deb aytmasligingiz kerak, chunki "yakdillik" deb aytish kifoya.

"O'quvchi xabar juda so'zli bo'lib borayotganini anglagan zahoti, e'tibor o'chadi", deydi Garner. U ibora o'rniga bitta so'zdan foydalanishni taklif qiladi ("nuqtai" iborasini bitta so'z bilan - "fikr" bilan almashtirish yaxshiroq), murakkab konstruktsiyalarni o'ziga xos fe'llar bilan almashtirish (kimdirni himoya qilish - himoya qilish), qisqartmalardan foydalanish (Inglizcha: don't o'rniga do not and we're instead of we are), shuningdek, iloji bo'lsa, passiv fe'llar o'rniga faol fe'llardan foydalaning (“be done” o'rniga “do”).

Jargon va ilmiy uslubdan saqlaning

Ishbilarmonlik yozishmalari jargon va qisqartmalardan foydalanish bilan birga keladi. Ko'pincha yozishmalarda ulardan foydalanishning oldini olish mumkin bo'lmasa-da va ba'zida ular foydali bo'lib qolsa ham, ular hali ham fikrlardagi dangasalik va chalkashlikdan dalolat beradi. Agar jargon juda ko'p bo'lsa, qabul qiluvchi siz ushbu xabarni avtopilotda yozgan deb o'ylay boshlaydi va keyin u nima haqida gapirayotganingizni tushunishni butunlay to'xtatadi. "Jargon ma'no qo'shmaydi," deydi Blekbern, "aniqlik va ixchamlik hech qachon uslubdan chiqmaydi". Garner nazorat roʻyxati, qopqoq, toʻlov va h.k. kabi jarangsiz soʻzlar va iboralardan “qora roʻyxat” yaratishni taklif qiladi. Ko'pincha mualliflar oddiy so'zlar o'rniga murakkab va chiroyli so'zlarni ishlatish aql-idrok belgisi deb adashadi. Afsuski, bu holatdan uzoq.

Yozganlaringizni qayta o'qing

O'zingizni o'quvchingizning o'rniga qo'ying. Sizning fikringiz unga tushunarlimi, aniq ifodalanganmi? Sizning matningiz oddiy va tushunarli jumlalardan iboratmi? Blekbern paragraflarni ovoz chiqarib o'qishni tavsiya qiladi. "Bu kamchiliklarni ochib beradi: og'ir jumla, keraksiz uzun paragraflardan iborat bo'lim", deydi u. Hamkasbingiz yoki do'stingizdan ishingizni tahrir qilishni so'rashdan qo'rqmang, eng yaxshisi, bir nechta hamkasblaringiz yoki do'stlaringizdan. Ularga o'z fikrlarini bildirish imkoniyatini bering va bundan xafa bo'lmang. "Ishni to'g'rilash do'stona xizmatdir," deydi Garner, "tajovuzkorlik emas".

Har kuni mashq qiling

"Yozish - bu mahorat", deydi Blekbern. "Va ko'nikmalar amaliyot bilan yaxshilanadi." Garner har kuni yaxshi yozilgan materialni o'qishni va so'zlarni tanlashda, jumlalarni tuzishda va fikrlarni ifodalashda ehtiyot bo'lishni taklif qiladi. "The Wall Street Journal uslubiga e'tibor berishni boshlang", deydi u. Uslub va grammatik qo'llanmani sotib oling: Garner Faulerning zamonaviy ingliz tilidan foydalanishini tavsiya qiladi. Eng muhimi, o'zingizning jadvalingizda tuzatish va tahrirlash uchun vaqt ajrating. “Bir qog‘oz yozish va keyin uni qayta o‘qish uslubingizni yaxshilaydi. Faqat tez o'zgarishlar kutmang, Blekbern maslahat beradi. "Bu vaqt to'g'ri narsaga sarflanadi, chunki yuqori sifatli matnlarni yozadiganlar ham o'z ishlarini yaxshi bajaradilar va bu sezilarli".

Quyidagilarni yodda tuting:

Nima qilish kerak:

• Xabaringizni iloji boricha aniq va samarali qilish uchun nima deyish kerakligini oldindan o'ylab ko'ring.
• So'zlarni behuda sarflamang, qisqa jumlalardan foydalaning va har doim nuqtaga yozing.
• Jargon va shiddatli so'zlardan saqlaning. Buning o'rniga, siz taqdimotning soddaligi va ravshanligiga intishingiz kerak.

Nima qilmaslik kerak:

• Matn yoza olmaysiz deb da'vo qilmang. Doimiy mashq qilish bilan har bir kishi o'z yozish qobiliyatlarini rivojlantirishi mumkin.
• Maktubning birinchi loyihasi eng yaxshi yoki hech bo'lmaganda mos deb o'ylamang. Har qanday hujjat o'zgartirilishi mumkin.
• Xabarning asosiy g'oyasini ko'mib tashlamang. Xabarning mohiyati eng boshida bayon qilinishi kerak.

№1 misol: Kimdandir yordam so'rashdan qo'rqmang.

Devid Makkombi McKinsey & Company kompaniyasida katta maslahatchi bo'lib ishga kirgach, u Garvard yuridik fakultetida o'zlashtirgan yozuv uslubi boshqaruv darajasidagi biznes aloqalariga mutlaqo mos kelmasligini darhol angladi. "Muammo mening fikrlashimning tuzilishi edi", deb eslaydi Devid. "Menga kerak bo'lgan tashqi nuqtai nazarga ega bo'lish menga masalaning mohiyatiga tezroq kirishni o'rgatdi."

"Huquqiy yoki akademik uslub butun jarayonning uzoq va zerikarli tavsifidan material qurish bilan tavsiflanadi, xulosa esa oxirigacha qoldiriladi", deb tushuntiradi u. "Biroq, biznes yozishmalarida xulosalar bilan boshlash yaxshidir, aksincha emas."

Devid ushbu yondashuvni ishlash uchun Mayamida yaratgan xususiy investitsiya kompaniyasi - The McCombie Groupga o'tkazdi. "Men eng muhim deb hisoblagan xatlarni sherigimga yuboraman, shunda u ularni qayta o'qiy oladi", deydi Devid, bu xatlarni o'zi tahrir qilishdan ko'ra samaraliroq deb hisoblaydi. Biz hozir u yoki bu fikrni qanday eng yaxshi tarzda etkazish, uni aniqroq ifodalash haqida gapiramiz.

Matnlar ustida ishlash Devidning fikri u taniqli mutaxassis bo'lgan sohada muhim ekanligi bilan bevosita bog'liqdir. Ayni paytda u o‘z kompaniyasi o‘zini namoyon qilgan muhitda alohida o‘rin tutadigan “To‘g‘ridan-to‘g‘ri investitsiyalar bo‘yicha oilaviy ofis amaliyotchilari qo‘llanmasi” nomli kitob yozish bilan band.

Devid shunday dedi: «Agar men biznes xatlarini yozish haqida hamma narsani tushungan bo'lsam ham, men bu masalani yaxshilashda davom etishni ma'qul ko'raman, chunki o'zing va o'z mahorating ustida ishlash muvaffaqiyat kalitidir». Qanchalik ko'p mashq bo'lsa, shuncha yaxshi.

Vaziyat №2: Xatlarni to'g'ri yozishni o'rganing

Tim Glova strategik marketing sohasida muvaffaqiyatli martaba qurishga muvaffaq bo'ldi, ammo oldinga borishga qaror qildi. "Meni nafaqat texnokrat, balki o'ychan rahbar sifatida ko'rishni xohlardim", deydi Tim. "Buning uchun men omma oldida gapirishim va o'z g'oyalarimni ularga taqdim etishim kerak edi."

U nutq aniq bo'lishi, tushunilishi oson va to'g'ri tuzilgan bo'lishi kerakligini bilardi, shunda uning obro'si yanada og'irlashadi. Uning maktublari u bilan bir xil darajadagi hamkasblar va mutaxassislar tomonidan katta hayajon bilan qabul qilindi, ammo uning tajribasi ko'proq ilmiy tekislikda edi. Shunday qilib, Tim uslubni his qilish uchun McKinsey Quarterly kabi biznes adabiyotlarini o'qiy boshladi. "Men ular qanday muloqot qilganini o'rgandim, - deydi Tim, - va matnim aniq va ishonchli ko'rinishi uchun yozishga harakat qildim."

Tim nafaqat matnlarini, balki elektron pochta va ovozli xabarlarini ham yaxshilashga muvaffaq bo'ldi. "Bu qobiliyat uning barcha muloqot uslubiga singib ketgan", deydi uning hamkasblari. Va Timning asarlari o'z o'quvchilarini topdi. Uning ba'zi asarlari 100 000 marta yuklab olingan va Fortune 50 tashkiloti yaqinda uning asarlaridan birini xodimlarni o'qitish va rivojlantirish uchun ichki dastur sifatida ishlatgan.

Tim o'zining taraqqiyotidan mamnun, lekin shu bilan birga u bu bilan to'xtab qolmaslik kerak deb hisoblaydi. "Biz hech qachon o'z ustimizda ishlashni to'xtatmasligimiz kerak", deya xulosa qiladi u. "Siz mahoratga ega bo'lganingizdan so'ng, uni kuchaytirish kerak."

Maqolada hali aytilmagan, lekin men buni albatta qo'shib qo'yaman, bu to'g'ri, chiroyli, mos dizaynning ahamiyati. Bunday hujjatlarni o'qish oson. Belgilangan nuqtalar, satrlar orasidagi masofalarni tekislash, shrift o'lchami - bularning barchasi sizning hujjatingiz oqlangan emas, tushunarli bo'lishi uchun ixtiro qilingan. Hujjatning tashqi ko'rinishi ish uchrashuviga kelganingizda toza va nafis ko'rinish kabi muhimdir.

Asosan, qanday va qanday vositalar bilan yaratilishi va yuborilishi mumkinligi haqida savollar tug'ilmasligi kerak. Biroq, rasmiy xatlar haqida gap ketganda, ayniqsa xat muallifi javob olishni kutayotganda, hamma ham bu vazifani darhol boshlashga tayyor emas. Men sizga biznes yozishmalarining bir oz sirini aytib beraman: xatning xarakteri va uslubi qanchalik qattiq bo'lsa, qabul qiluvchidan javob olish imkoniyati shunchalik ko'p bo'ladi. Ushbu darsda men foydalanuvchilarga o'z uslublarini tanlashga va keyinchalik eng malakali tarzda xabarlar tuzishga yordam beradigan bir nechta namunali elektron pochta xabarlarini taqdim etaman.

Birinchidan, biz yaratayotgan xatning tabiati qanday bo'lishini hal qilishimiz kerak. Men barcha chiquvchi elektron pochta xabarlarini uchta asosiy turga ajrataman:

• Biznes taklif
• Biznes so'rovi
• Do'stona manzil

Shunga ko'ra, barcha uch tur uchun ham oddiy matnli fayllar ko'rinishida, ham maxsus elektron pochta dasturlari uchun mo'ljallangan shablonlar ko'rinishida shablonlarga egaman. Keling, ularning har biriga tartibda o'taylik.

Biznes taklif

Salom (Xayrli kun), [murojaat qilinayotgan shaxsning ismi]!

Muloqot paytida har qanday harfda ismni ko'rsatish tavsiya etiladi, chunki shaxsiy manzil odamni do'stona kayfiyatga soladi. Biroq, agar siz hali ham ismni topa olmasangiz, shablonni tabriklash kifoya qiladi.

E'tiboringizga kompaniyamizdan [kompaniya nomi] yangi xizmat (yangi mahsulot) bilan tanishtirishga ijozat bering.

[Faoliyat sohasi nomi] sohasida hamkorlikni taklif qilmoqchiman.

Keyin taklifingizning narxlari yoki ba'zi sifat xususiyatlari bo'yicha afzalliklarini qisqacha tavsiflang. Asosiysi, haddan oshib ketmaslik. Megabayt matn va hatto yorqin, ma'nosiz rasmlar bilan to'ldirilgan, faqat odamlarni qo'rqitadi. Agar xatni oluvchi sizning taklifingizga birinchi qatorlardan qiziqsa, u qo'shimcha ma'lumot olish uchun siz bilan albatta bog'lanadi.

Agar siz to'g'ri odamlar bilan birinchi marta bog'lanishingizga jiddiy yondashsangiz, shunchaki elektron pochtadan tashqari aloqa haqida o'ylash mantiqan. kabi xizmatlarda hisob qaydnomalarini yaratish yaxshi fikr bo'lardi ICQ vaSkype. Ba'zan odamga oddiy telefon orqali siz bilan bog'lanish osonroq bo'ladi, agar siz o'ylab qo'ygan bo'lsangiz, raqamni imzoingizda qoldirgan bo'lsangiz.

Nima uchun imzoda o'z elektron pochta manzilingizni ko'paytirishingiz kerak, siz pochta serveri tomonidan avtomatik ravishda uzatiladimi, deb so'rayapsiz. Bu erda qoida shundaki, biznes yozishmalarida ortiqcha ma'lumotlar hech qachon keraksiz bo'lmaydi. Sizning maktubingizni taklifga qiziqmaydigan yoki unga to'g'ri javob berishga qodir bo'lmagan shaxs tomonidan qabul qilingan vaziyatni tasavvur qilaylik. Qabul qilingan xabarni boshqa foydalanuvchiga yo'naltiradi, lekin negadir avtomatik ravishda qo'shilgan ma'lumotlardan haqiqiy jo'natuvchi haqidagi ma'lumotlar yo'qoladi, bu siz bilan bog'lanishni qiyinlashtiradi. Biroq, xat muallifini va uning kerakli aloqalarini aniqlash uchun imzoga qarash har doim etarli bo'ladi.

Biznes so'rovi

Salom (Xayrli kun)!

Yoki, agar qabul qiluvchining ismi ma'lum bo'lsa, unda (Hurmatli, [Ismi, otasining ismi])!

Iltimos, mahsulot (xizmat) [mahsulot/xizmat nomi] haqida to'liq xarakteristikalar va raqobatbardosh fazilatlar tavsifi bilan ma'lumot bering.

Rossiya Federatsiyasining Federal qonuniga [hujjatning raqami va sanasi] asoslanib, sizdan ma'lumot berishingizni so'rayman [olish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni tavsiflang].

Agar sizning huquqlaringiz buzilgan bo'lsa, Internetdagi ma'lum bir xizmat rahbariyatiga ham murojaat qilishingiz mumkin.

Foydalanuvchi shartnomasining [foydalanuvchi shartnomasidagi band raqami] bandi buzilganligi munosabati bilan, yaʼni: “[koʻrsatilgan bandning toʻliq matnini keltiring]”, tekshiruv oʻtkazib, aybdorga nisbatan tegishli jazo choralarini koʻrishingizni soʻrayman. mas'ul (agar xizmat xodimlari haqida gapiradigan bo'lsak)] shaxs [sayt (sayt nomi)]. Tekshiruv natijalari va qo'llanilgan sanksiyalar haqida [o'z elektron pochta manzilingizga] xabar bering.

Do'stona manzil

Salom (Xayrli kun) (Salom), [odamning ismi]!

Biz bilan birinchi marta do'stona munosabatda bo'lganingizda, matnli xabaringizning to'liqligi yaxshi ko'rsatkich bo'ladi. To'g'ri yozilgan, hajmli matn sizning to'g'ri odam bilan bog'lanishga bo'lgan qiziqishingizni bildiradi va javob berish istagini uyg'otadi. Suhbatni bir nechta dastlabki savollar bilan ochishni unutmang.

Misol elektron pochta