Xizmat eslatmasi - yozishga misol

Memo - bu tashkilot ichidagi hujjat aylanishining modeli bo'lib, u har qanday holatlarga samarali javob berishga imkon beradi.

Xizmat hujjatining maqsadi va turlari

Xizmat xati ma'lum bir mansabdor shaxsni mavjud qiyinchiliklar haqida xabardor qilish yoki ishlab chiqarish masalalari bo'yicha har qanday takliflar kiritish uchun mo'ljallangan.

Bundan tashqari, xizmat ko'rsatish hujjati xodimlarning nafaqat o'z ishlarini bajarishi, balki keyinchalik ushbu eslatmada ta'kidlangan mavjud muammolarni ko'rishining o'ziga xos tasdig'idir. Shu bilan birga, menejerga biron bir qoidabuzarlik mavjudligi to'g'risida eslatma yozgan xodim ushbu muammoni hal qilish uchun javobgarlikdan butunlay voz kechadi.

Hurmatli kitobxonlar! Maqolada huquqiy muammolarni hal qilishning odatiy usullari haqida gap boradi, ammo har bir holat individualdir. Qanday qilib bilmoqchi bo'lsangiz muammoingizni aniq hal qiling- maslahatchi bilan bog'laning:

+7 (499) 350-63-18
(Moskva)

+7 (812) 627-14-92
(Sankt-Peterburg)

Bu tez va tekinga!

Xizmat eslatmalari quyidagilarga bo'linadi:

• salbiy xarakterdagi harakat yoki hodisaning ayrim omillari ko'rsatilganlar. Bunday ishlab chiqarish yozuvlariga tushuntirish, bayonnoma, aniqlangan qoidabuzarliklar va shikoyatlar bo'yicha dalolatnomalar kiradi;
• asosiy hujjatlarga qo'shimcha tushuntirishlar bo'lganlar. Bu materiallarni hisobdan chiqarish yoki sotib olish, moddiy yordam ajratish, lavozimni ko'tarish, bonuslar va boshqalar to'g'risidagi eslatmalar bo'lishi mumkin.

O'z navbatida, rasmiy ro'yxatga olish ham bo'ysunuvchilar va ish beruvchi (ichki), ham tarkibiy bo'linmalar rahbarlari va korxonaning asosiy rahbari (tashqi) o'rtasida o'tkazilishi mumkin. Tashqi tomondan, ishlab chiqarish hujjatlari tashkilotdan tashqarida taqdim etilishi uchun mo'ljallangan, ushbu turdagi eslatmani oluvchi yuqori rahbariyat hisoblanadi.

Ichki ish qog'ozining ma'lumotlari va shakli

Rasmiy hujjatlarning mazmuni odatda ishlab chiqarish, moddiy, iqtisodiy masalalarni, shuningdek, mukofotlar, lavozimni oshirish yoki tushirish masalalarini qamrab oladi. Shunday qilib, har qanday bo'limning xodimi uni ishlab chiqarish uchun ham, shaxsiy foydalanish uchun ham ma'lum moddiy yoki moliyaviy resurslar bilan ta'minlash uchun yozma ariza bilan murojaat qilishi mumkin. Bundan tashqari, bunday hujjatning mazmuni muayyan xodimga yoki bevosita rahbarga nisbatan shikoyatni ta'kidlashi mumkin.

Xodimlarni mukofotlashga kelsak, to'g'ridan-to'g'ri ish beruvchi o'z boshlig'iga ariza shaklida eslatma yozadi. Bu erda u bo'ysunuvchining xizmatlarini ta'kidlaydi va mukofotlash usullari bo'yicha takliflar beradi.

Tashkilot rahbariga bo'ysunuvchilardan ishlab chiqarish ichidagi xat bepul shaklda qo'lda tuziladi. Biroq, bunday hujjatni yozish uchun siz kompyuter yoki bosma uskunalardan foydalanishingiz mumkin.

Hujjatni to'g'ri yozish

Garchi ushbu hujjat qonunchilik darajasida belgilangan namunaga ega bo'lmasa ham, unda quyidagi ma'lumotlar bo'lishi kerak:

• ushbu ariza kimga qaratilganligi (adresatning lavozimi, familiyasi va bosh harflari), hujjatning yuqori o'ng burchagida ko'rsatiladi; qayd raqami va ro'yxatga olingan sana;
• tuzilayotgan xatning nomi;
• kirish qismi, odatda, voqea sodir bo'lgan vaqt, sana va vaqtni aks ettiradi;
• asosiy qism, voqeaning batafsil mohiyati bayon qilinadi;
• yakuniy qism tuzuvchining takliflarini o'z ichiga oladi, u korxona rahbaridan amalga oshirishni so'raydi;
• matn ostida hujjat yozilgan sana, tuzuvchining lavozimi yoki kasbi, uning familiyasi va bosh harflari ko'rsatilgan.

Tashqi harflarga kelsak, ular o'xshash tarkibga ega bo'lishi kerak, muassasa blankida, yaxshisi bosma shaklda, kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda tuzilgan bo'lishi kerak.

Ko'pgina korxonalar rahbariyat tomonidan ishlab chiqilgan va tasdiqlangan tayyor eslatma shabloniga ega. Buning yordamida ishchilar uchun bunday hujjatli aktni tuzish ancha oson va malakali bo'ladi.

Ichki va tashqi xatlarda ma'lumotlar keraksiz suvsiz qisqa va aniq ifodalanishi kerak. Shunday qilib, hujjatni tuzayotgan shaxs va u murojaat qilingan shaxsning vaqti saqlanadi. Shuningdek, takliflarning aniq taqdimoti boshning eng tezkor javobiga yordam beradi.

Elektron shaklda ishlab chiqarish xatlarini shakllantirish

Ko'pgina korxonalar kompyuter yordamida eslatmalarni tayyorlashga ruxsat beradi, bu sizga hujjatning elektron shaklini yaratish imkonini beradi. Ro'yxatga olishning ushbu usuli, har bir tarkibiy bo'linma mustaqil ravishda tanlaydi va buni qonun hujjatlarida nazarda tutilgan muayyan hujjatlarda belgilaydi. Shunday qilib, elektron versiya hujjatni tayyorlash va uni yuborishni sezilarli darajada osonlashtiradi, bu esa eslatmani ko'rib chiqish va javob choralarini ko'rish vaqtini sezilarli darajada qisqartiradi.

Ish xatini tuzishning elektron usuli qo'lda yozilgan versiyadan unchalik farq qilmaydi, ammo baribir quyidagi farqlarga ega:

• elektron hujjatda kimga yo'naltirilganligini ko'rsatish shart emas, chunki bunday ma'lumotlar allaqachon manzil satrida yozilgan;
• elektron eslatmada muallifning imzosi avtomatik ravishda qo'yiladi (oldindan tayyorlangan skanerlangan imzo);
• jo'natuvchi adresatdan xatni olganligi va uni o'qiganligi to'g'risida bildirishnoma oladi. Ushbu xizmat eslatma yuborilganligini tasdiqlaydi.

Eslatmaning elektron shaklini yaratishning asosiy afzalliklaridan biri bu allaqachon mavjud shablondir. Keyinchalik shunga o'xshash hujjatlarni tuzishda foydalanish mumkin. Ushbu afzallikdan korxona yoki ularning individual ishchilari xizmatlaridan foydalaniladi, ular o'zlarining faoliyati tabiatiga ko'ra tez-tez eslatmalarni tuzishlari kerak.

Kompilyatsiya jihatlari

Eslatmalarni tuzishda ularning turi va maqsadiga qarab qo'llaniladigan quyidagi nuanslarni hisobga olish kerak:

Yuqoridagi nuanslarga rioya qilish hatto tajribasiz xodimga menejer uchun malakali va tushunarli eslatma tuzishga imkon beradi.

Hujjatning ahamiyati

Xizmat hujjatlari ma'lum bir korxona xodimlari o'rtasida uning ishiga ijobiy ta'sir ko'rsatadigan to'g'ridan-to'g'ri ziddiyatli vaziyatlarning oldini olishga yordam beradi. Ular, shuningdek, buxgalteriya hisobi va soliq hisobotida muhim rol o'ynaydi, bu erda moliyaviy muammolar biroz e'tibor va turli nuanslarga rioya qilishni talab qiladi.

Boshqa narsalar qatorida, ofis xatlari tashkilotdagi huquqbuzarlarga qarshi kurashda samarali. Bundan tashqari, ish beruvchiga shikoyat hujjatlarini yozish muammoni nizolar va hujumlarsiz hal qilish imkonini beradi. Ofis shikoyatlari anonim tarzda yozilishi mumkinligi sababli yoki oddiygina kompilyatorning nomi, uning iltimosiga binoan, rahbar tomonidan e'lon qilinmaydi.

Shu sababli, bunday hujjat ko'p funktsiyali vosita bo'lib xizmat qiladi, buning natijasida tashkiliy masalalarning ko'pini juda qisqa vaqt ichida hal qilish mumkin.

Bilan aloqada