Pregătirea unei scrisori de afaceri

Oricare ar fi scopul scrisorilor de afaceri, ele sunt scrise pentru a atinge scopul dorit în afaceri. Nu fiecare angajat al unei organizații are competența corespunzătoare în domeniul corespondenței de afaceri; cu o abordare ineptă, există riscul de a distruge complet reputația companiei cu o singură scrisoare. Dar dacă utilizați serviciul de scriere de scrisori de la agenția noastră, destinatarul va fi cu siguranță interesat să lucreze cu dvs.

Scopul scrisorilor de afaceri

Scrisorile de afaceri nu își pierd relevanța în rezolvarea problemelor de muncă și a sarcinilor de marketing. Informațiile furnizate în scris sunt convenabile, deoarece puteți oricând să reveniți la acestea sau să faceți recurs atunci când rezolvați probleme controversate. Textul scris vă permite să formulați gândurile mai succint și mai clar decât comunicarea orală. În plus, unii destinatari pot fi contactați doar prin trimiterea unei scrisori de afaceri. Și cu cât statutul acestui destinatar este mai înalt, cu atât textul ar trebui să fie mai profesionist. Tipuri de scrisori de afaceri la fel de divers ca sfera relaţiilor de afaceri. Corespondența comercială poate fi comercială (dorința de a încheia o afacere, o revendicare față de o parte la o tranzacție) și necomercială (o scrisoare de mulțumire, informații, o scrisoare de garanție, scrisori de cerere, invitații, mementouri etc.) Pe baza funcționalității lor, ei fac distincția între scrisorile de inițiativă și scrisorile de răspuns, precum și mesajele care nu necesită un răspuns.

Cum să scrieți corect scrisorile de afaceri.

Caracteristicile structurii și textului unei scrisori de afaceri

Scrisorile de afaceri au o compoziție clară:

Introducerea indică scopul și motivul scrisorii și oferă un link către documentul care a servit ca punct de plecare pentru acest mesaj;

Partea principală descrie starea de fapt, oferă o analiză a situației și argumente. Natura dovezilor depinde de direcția scrisorii: de exemplu, pentru a convinge să vină la o conferință, să investească într-un proiect, să achiziționeze un produs;

În concluzie, se trage o concluzie pe baza celor de mai sus: oferta, cererea, refuzul, dorința etc.

Înainte de textul scrisorii, este întotdeauna plasată o adresă politicoasă către destinatar (De exemplu, „Dragă Serghei Mihailovici!”) Și, de asemenea, la începutul sau la sfârșitul textului există o formulă de politețe întocmită conform canoanelor. a corespondenței de afaceri. Formulele de politețe încep de obicei astfel: „Îmi exprim recunoștința pentru asistența acordată... / recunoștința pentru invitație... / speranța unei cooperări fructuoase...”. La scrierea acestui tip de scrisoare se observă stilul de afaceri. Caracteristicile sale: concizie, claritate, lipsă de ambiguitate, utilizarea termenilor, ton neutru, standardizare.

Dificultăți în scrierea scrisorilor de afaceri

Fiți bine conștienți de destinatar și de informațiile pe care acesta le are deja cu privire la întrebarea dvs.;

Cunoașterea regulilor limbii ruse și a caracteristicilor stilului de afaceri: formule lingvistice, reguli de alcătuire a propozițiilor etc.;

Utilizarea corectă și adecvată a terminologiei;

Corectitudinea în adresarea destinatarului.

Cum să scrieți corect scrisorile de afaceri.

Dicționarele și mostrele de scris scrisori de afaceri vă pot ajuta să faceți față acestei sarcini pe cont propriu. Dar dacă nu există suficient angajat competent sau timp pentru a se pregăti pentru scrierea scrisorilor de afaceri, o agenție profesională poate oferi acest serviciu. Specialiștii agenției de comunicare Comagency vă vor ajuta să dezvoltați un antet de companie, să colectați documentele necesare pentru o argumentare convingătoare, să scrieți o scrisoare de afaceri competentă și prezentabilă, îmbunătățind astfel imaginea organizației dumneavoastră.

E-mailul este una dintre cele mai mari pierderi de timp de lucru. Am scris deja despre asta.

Dar responsabilitățile unora dintre angajații dvs. includ nu numai vizualizarea conținutului cutiei poștale, ci și scrierea scrisorilor de afaceri: potențiali angajați, colegi de muncă, parteneri de afaceri, reprezentanți ai diverselor companii și agenții guvernamentale...

Problema cu mulți angajați este că nu au abilitățile de a scrie scrisori de afaceri. Această sarcină îi încurcă, forțându-i să editeze textul pentru o lungă perioadă de timp.

Cum să scrii scrisori de afaceri rapid și astfel încât să fii înțeles

Aceeași problemă s-a confruntat și colega noastră. Dar, din fericire, biblioteca noastră corporativă are o carte Sasha Karepina „Arta scrierii în afaceri”. A ajutat mai mult de un angajat, ne vom bucura dacă este util în compania dumneavoastră.

Un angajat al companiei a împărtășit problema ei și soluția ei:

„Cred că fiecare dintre noi a scris scrisori cel puțin o dată în viață. (Nu contează corespondența cu copiii dintr-o tabără de copii și prietenii din sat, unde părinții mă trimiteau în fiecare vară să stau la bunica).

În acest articol, vreau să vă spun cât de greu mi-a fost să scriu scrisori către clienți și cum m-a ajutat cartea „Arta scrierii în afaceri” de Sasha Karepina să-mi depășesc temerile.

Totul a început cu faptul că am ajuns la un nou loc de muncă, unde, de fapt, m-am confruntat cu problema scrierii unei scrisori de afaceri. Scrisoarea, care conținea cel mult 10 rânduri, nu mi-a luat nici mai mult, nici mai puțin - 30 de minute.

Gândește-te bine, am petrecut 30 de minute scriind o scrisoare (citind-o acum, mi-e rușine), apăsând „Trimite” cu o mână tremurândă și așteptând cu răsuflarea tăiată un răspuns. Și totul pentru că nu știam din ce parte să abordez scrisoarea: de unde să încep și cum să scriu o scrisoare, astfel încât clientul să răspundă la ea.

Problema a fost că nici nu mi-au plăcut scrisorile pe care le-am scris. Dar nu puteam să scriu mai bine decât era - asta a fost acrobația mea.

Văzând cât de îngrijorat eram de fiecare dată, un coleg mi-a recomandat cartea „Arta scrierii în afaceri”.

Deci, cu ce dificultăți ne confruntăm atunci când scriem o scrisoare?

1. Sunt o mulțime de gânduri, dar de unde să începem scrisoarea?
2. În capul meu se învârt tot felul de lucruri: stimate domnule, luați măsuri... Asta face scrisoarea lungă și plictisitoare.
3. Vreau doar să notez expresiile clericale pe care le-am memorat încă de la școală. Și câte un cuplu în fiecare propoziție.
4. Cum să transmitem esența scrisorii pentru ca destinatarul să ne înțeleagă corect?

5 reguli care te vor ajuta să scrii scrisori de afaceri eficiente

1. Structurați scrisoarea

O scrisoare de afaceri trebuie să conțină următoarele elementele necesare:

1. Introducere.

• titlu;
• recurs;
• scopul scrisorii;

2. Partea principală.
3. Concluzie.

Trebuie să scrieți o scrisoare de la general la specific: cel mai important lucru și pe scurt la început, apoi descrieți detaliile.

Folosește cuvinte speciale în scrisoarea ta cuvinte de legatura, ca:

de exemplu, și anume, în plus, în plus, pentru că, drept urmare, astfel, totuși, etc.

Ele vă vor ajuta să conectați propoziții și paragrafe întregi, ceea ce înseamnă că gândurile tale nu vor fi confundate, iar cititorul va înțelege cu ușurință esența scrisorii tale.

2. Determinarea beneficiului pentru beneficiar

Principalul lucru într-o scrisoare este să intereseze cititorul să-ți răspundă sau să-ți îndeplinească cererea. Și pentru a face acest lucru, trebuie să încercați să înțelegeți nevoile sale, să încercați să înțelegeți ce interesează sau îngrijorează destinatarul. Dar nu uitați că toți destinatarii sunt diferiți. Este necesar să înțelegem ce va primi cititorul dacă face exact așa cum îi cerem noi. Și prezentați-l ca beneficii.

3. Stilul de scriere

O atenție deosebită trebuie acordată stilului în care scrieți scrisoarea.

Este necesar să distingem clar stiluri personale și formale. Folosirea unui stil sau altuia depinde de situație și de conținutul mesajului.

Aderând la un stil personal, ne subliniem personalitatea, ne arătăm atitudinea; Folosind un stil formal, prezentăm faptele.

Prin urmare, dacă vrem să arătăm că vorbim cu destinatarul pe picior de egalitate, îl înțelegem, vrem să ajungem la o înțelegere pe o bază umană sau vrem să-l lăudăm pentru munca bună, este mai bine să folosim un stil personal.

Dacă trebuie să scrieți o plângere sau o reclamație, un stil formal ar fi potrivit. Deoarece stilul formal este caracterizat de trăsături precum: presiunea din partea unei poziții, declararea faptelor, dominația asupra cuiva, critică. Dacă îi scrieți unui oficial guvernamental, cel mai bine este să scrieți într-un stil formal.

După ce ai scris scrisoarea, citește-o din nou și asigură-te că ai ales stilul corect. Atunci destinatarul nu numai că te va înțelege, dar va crede și în sinceritatea mesajului tău.

4. Concluzie

Cea mai mare greșeală făcută cel mai des atunci când scrieți o scrisoare este să nu scrieți finalul.

Ține minte, oricât de bine ai descrie esența propunerii tale, indiferent cum ai înfrumuseța totul cu fapte și detalii vii, scrisoarea trebuie să aibă un final. Ar trebui să fie simplu, clar și concis.

În concluzie, trebuie să subliniați încă o dată esența scrisorii și beneficiile pentru cititor. Acesta este un fel de efect de fixare.

După ce a citit finalul, destinatarul dvs. ar trebui să înțeleagă care ar trebui să fie reacția lui la scrisoare. Ce asteptari de la el? Acest lucru îl va împinge la acțiune, ceea ce, de fapt, te așteptai de la el.

5. Design

Un text frumos și, cel mai important, corect formatat nu numai că îl va interesa pe destinatar, ci îl va face și pe acesta să-și dorească să fie citit. Prin urmare, importanța formatării literelor nu poate fi subestimată.

Reguli de proiectare:

1. Selectați un font:

• serif - potrivit pentru citirea de pe hârtie;
• sans serif - pentru citire pe fuga sau pe ecran;

2. Realizarea de paragrafe în text
3. Selectați titluri;
4. Selectați textul de care avem nevoie:

• bold - evidențiază ideea principală a textului;
• cursive - puteți evidenția fragmente din textul scrisorilor către clienți VIP sau ceva mai puțin important;
• subliniat – dacă vrem să subliniem cu adevărat ceva.

5. Realizarea listelor:

• liste marcate - dacă numărul de articole este de la 3 la 5;
• liste numerotate - mai mult de 5.

Acestea sunt regulile simple, dar eficiente pe care le-am descoperit după ce am citit cartea „Arta scrierii în afaceri”. Acum petrec mult mai puțin timp scriind scrisori (iar destinatarii, sper, să înțeleagă mai bine ce se așteaptă de la ei).

Sper că articolul meu vă va fi de folos și vă va ajuta pe dumneavoastră și pe angajații dumneavoastră să scrieți scrisori de afaceri către clienți și parteneri de afaceri, precum și pentru corespondența internă cu angajații.

La urma urmei, trebuie să recunoști, totul este destul de simplu. Deci, de ce să nu punem în practică aceste principii simple?

Vă sfătuiesc să nu amânați cartea până mâine și să începeți să citiți astăzi.”

Puteți cumpăra cartea „Arta scrierii în afaceri” (sau oriunde o întâlniți))

16Aprilie

Buna ziua! În acest articol vom vorbi despre scrisorile de afaceri.

Astăzi vei învăța:

1. De ce corespondența de afaceri nu și-a pierdut relevanța;
2. Ce tipuri de scrisori comerciale există și cum sunt formatate;
3. Cum să scrii corect o scrisoare de afaceri.

Acum în afara ferestrelor noastre este vremea înaltei tehnologii și a internetului. Dar corespondența de afaceri nu și-a pierdut importanța și relevanța, pur și simplu s-a mutat în alte media. Să vorbim astăzi despre motivul pentru care este important să poți compune și formata scrisori de afaceri.

De ce ai nevoie de corespondență de afaceri?

În primul rând, aceasta este o oportunitate de a face schimb de opinii, sugestii și gânduri cu angajații sau partenerii de afaceri. Cu ajutorul corespondenței, ei formulează plângeri, solicitări și clarifică neînțelegerile dintre companii.

Corespondența de afaceri este unul dintre tipurile de corespondență oficială.

Diferențele dintre scrisorile de afaceri și altele

Principalele diferențe sunt următoarele:

• Stilistica prezentării;
• Vocabular care nu permite exprimarea clară a emoțiilor;
• Realizat pe antetul oficial al companiei;
• Fontul nu este prea mic, dar nici mare și este același pe tot textul;
• Rareori ocupă mai mult de 1 pagină;
• Prezența unui lanț oficial strict de comandă.

Tipuri de scrisori de afaceri

Toate scrisorile de afaceri pot fi împărțite în mai multe grupuri. Ne vom opri asupra fiecăruia mai în detaliu și vom oferi o scurtă descriere.

Scrisori la care nu trebuie răspuns.

• Scrisoare de garantie;
• Însoțitor;
• informativ;
• Scrisoare de avertizare;
• Scrisoare de reamintire.

Scrisori care necesită un răspuns.

• Recurs;
• Oferi;
• Cerere;
• Cerinţă;
• Petiţie.

Scrisori necomerciale.

• Scrisoare de invitație;
• Scrisori care exprimă condoleanțe;
• Scrisori care exprimă recunoștință;
• Scrisori care informează despre ceva;
• Scrisori care conțin recomandări;
• Scrisori de garanție;
• Scrisori care confirmă că bunurile au fost primite, serviciul a fost prestat și așa mai departe;
• Scrisori de felicitare cu diverse ocazii;
• Scrisoare de cerere;
• Scrisori de instrucțiuni;
• Scrisori de intenție.

Scrisori comerciale.

Ele sunt utilizate de obicei înainte de încheierea unui acord, precum și pe durata valabilității contractului.

Acestea includ:

• Scrisori de răspuns la întrebări;
• Solicitare directă;
• – o scrisoare în care se propune efectuarea unei tranzacții sau încheierea unui acord;
• Revendicare;
• Aducere aminte;
• O scrisoare care conține un avertisment cu privire la încetarea acordurilor sau necesitatea îndeplinirii obligațiilor etc.

Dacă vorbim despre clasificarea după structură, există 2 tipuri de scrisori comerciale:

• Conținând textul autorului și scris în formă liberă;
• Compilat după un model strict.

De către destinatar.

• Circulară – o scrisoare care este trimisă mai multor destinatari;
• Regular – trimis către un destinatar în numele unei persoane;
• Colectiv – trimis către un destinatar, dar de la mai multe persoane.

Scrisorile sunt, de asemenea, împărțite în funcție de forma în care au fost trimise:

• Trimis ca mesaj de fax;
• Trimis prin email;
• Cele trimise în plicuri obișnuite.

Există tipuri de scrisori care, din motive etice, ar trebui mai degrabă scrise de mână decât dactilografiate. Acest lucru este valabil pentru condoleanțe și felicitări.

Secretele unui design corect

Textul scrisorii este împărțit în părți introductive, principale și finale. Sunt conectate logic între ele. Partea introductivă include circumstanțele care au condus la crearea scrisorii, iar partea principală reprezintă conținutul în sine. Partea finală rezumă rezultatele, care exprimă cererea, refuzul etc.

În general, corespondența de afaceri cu toată responsabilitatea poate fi numită o artă, deoarece este necesar să înveți cum să o conduci corect, cu respectarea tuturor cerințelor. La urma urmei, cel mai adesea ne gândim doar la informațiile prezentate clar și uităm de faptul că scrisoarea poate fi considerată chipul companiei.

Stilistică.

Fiecare scrisoare este păstrată într-un stil de afaceri strict, folosind mijloace de vorbire caracteristice documentelor oficiale.

Cerințe pentru prezentarea informațiilor.

Toate informațiile conținute în scrisoare sunt prezentate după cum urmează:

• Adresat, destinat unei anumite persoane;
• Toate informațiile trebuie să fie actuale la data scrierii;
• De încredere;
• Imparţial;
• Raționat;
• Cât de complet posibil, astfel încât pe baza ei să se poată lua o decizie.

Formă.

În primul rând, scrisoarea este întocmită pe antet care este proprietatea companiei.

• Pentru a scrie o scrisoare de afaceri se folosesc foi de dimensiune A4;
• Marginea din stânga a formularului trebuie să fie de cel puțin 3 cm, deoarece după ceva timp vor fi trimise la dosar;
• Sunt indicate numele companiei, adresa legală și reală a acesteia și adresa de e-mail;
• Este mai bine să folosiți fontul standard Times New Roman, dimensiunea 12. Este cel mai optim și este ușor de citit;
• Este permisă întocmirea scrisorilor de afaceri fără a utiliza antet, dar atunci trebuie totuși să furnizați informațiile din formular.

Dacă scrisoarea tratează tranzacții mari legate de finanțare sau informații confidențiale de altă natură, nu se recomandă trimiterea unor astfel de scrisori prin fax sau electronic. Este mai bine la modă veche, într-un plic obișnuit de hârtie.

Numerotare.

Dacă litera este formată din mai multe pagini, atunci acestea sunt numerotate începând cu a doua. Numerele sunt marcate în partea de sus în mijloc cu cifre arabe. Nu există puncte lângă număr.

Împărțirea în părți.

Aceasta înseamnă împărțirea scrisorii în paragrafe. Textul nu ar trebui să curgă într-un flux continuu, altfel pur și simplu nu va fi perceput. Datorită împărțirii în paragrafe, puteți vedea unde se termină un gând și unde începe altul.

Disponibilitatea corecțiilor.

Nu este recomandabil să permiteți corecții, greșeli de scriere sau ștergeri. Scrisoarea trebuie scrisă corect, iar textul trebuie tipărit la intervale de 1,5 - 2.

Detalii folosite.

Vom indica doar cele principale, deoarece am vorbit deja pe scurt despre ele puțin mai devreme:

• Dacă întreprinderea este deținută de stat, se folosește stema Federației Ruse. Este situat la mijlocul formularului oficial;
• Numele complet al companiei;
• Numere de fax și telefon;
• Numarul contului bancar;
• Destinatar - iar numele firmei destinatare se foloseste in cazul nominativ; pentru a indica functia si prenumele destinatarului se foloseste cazul dativ;
• Dacă destinatarul are o diplomă sau un titlu academic, indicați-l înaintea numelui de familie al persoanei;
• Orice detalii sunt scrise pe un rând nou și cu majuscule.

Scrisoare de afaceri după o întâlnire

Ai avut o întâlnire de afaceri, era o perspectivă pentru. Vom discuta în continuare cum să reflectăm acest lucru într-o scrisoare.

1. În primul rând, la începutul scrisorii, referiți-vă la data și ora comunicării dvs. cu potențialul partener, chiar dacă au trecut câteva zile de la întâlnire.
2. Evitați greșelile sau frazele excesiv de complexe: păstrați scrisoarea scurtă și clară, dar în așa fel încât destinatarul să vrea să o citească.
3. Menționați despre ce a fost conversația. De exemplu: " Am discutat cât ar costa o vază în stil venețian.”
4. Asigurați-vă că destinatarul scrisorii își exprimă opinia cu privire la subiectul întâlnirii.
5. Indicați o oră în care puteți comunica prin telefon sau vă puteți întâlni personal.
6. Spuneți destinatarului că așteptați cu nerăbdare să lucrați cu el: „ Aștept cu nerăbdare relații de afaceri viitoare cu dvs«.
7. Încheiați scrisoarea cu următoarea expresie sau cu o expresie similară: „ Cele mai bune urări pentru tine...».

Scrisori de afaceri electronice

Este imposibil să ignorăm cerințele pentru proiectarea lor, deoarece acum din ce în ce mai multe scrisori sunt emise în formă electronică, mai degrabă decât în ​​formă de hârtie. La urma urmei, este secolul 21.

Pregătirea unei scrisori de afaceri electronice nu este dificilă; cerințele de formatare sunt identice cu scrisorile tradiționale. Singurul lucru este că o astfel de scrisoare ar trebui să aibă întotdeauna un titlu (sau linie de subiect), astfel încât pur și simplu să nu se piardă în fluxul documentației.

În plus, atunci când se răspunde la o astfel de scrisoare, este mai bine să nu schimbi subiectul scrisorii, astfel încât să înțelegi rapid ce se spune dacă primești o mulțime de e-mailuri.

De asemenea, nu trebuie să utilizați software de ultimă generație atunci când creați atașamente la astfel de scrisori; este departe de a fi un fapt că destinatarul dvs. are același lucru. Dacă nu este acolo, scrisoarea pur și simplu nu se va deschide.

Nu folosiți emoticoanele atunci când scrieți o scrisoare de afaceri electronic. Tehnologia este grozavă, dar păstrați-o ca în afaceri când scrieți.

Care este termenul limită pentru a răspunde la o scrisoare?

Dacă scrisoarea este clasificată ca necesitând un răspuns, atunci când să răspundeți depinde de informațiile conținute în scrisoare:

• Dacă primiți o solicitare, vă rugăm să confirmați că a fost primită în următoarele trei zile de la primire. Iar răspunsul final poate fi dat într-o lună;
• Dacă vorbim de condoleanțe, acesta poate fi transmis în termen de zece zile de la întâmplarea tristă;
• Este permis să trimiteți felicitări în termen de 8 zile din momentul în care ați aflat despre data specială;
• Dacă vorbim despre regulile generale ale bunelor maniere, atunci este mai bine să răspundem la scrisori în termen de șapte zile.

Cum se scrie o scrisoare de afaceri: într-un limbaj simplu despre lucruri complexe

Distingeți între o scrisoare de afaceri și corespondența personală. Am vorbit deja de mai multe ori astăzi despre care sunt aceste diferențe, nu trebuie să uităm de ele. Acum să ne uităm la scrierea unei scrisori pas cu pas.

Etapa 1. Indicăm destinatarul.

În colțul din dreapta sus al formularului scriem numele de familie, inițialele și funcția persoanei căreia îi adresăm scrisoarea. Dacă destinatarul este o organizație, indicați adresa legală a acesteia.

Etapa 2. Recurs.

Il asezam in mijlocul formei. Se desfășoară într-o manieră respectuoasă, fără abrevieri sau ștersături.

Exemplu: Dragă (nume, patronimic)! De asemenea, se poate adresa destinatarului prin indicarea funcției sale. Dar atunci când te adresezi unei persoane pe nume, reduce stresul psihologic și indică faptul că relația de afaceri este stabilă și stabilită.

Etapa 3. Declarație de scop.

Explicați scopul scrisorii, esența ei și ideile principale. Această parte este cea principală. Scrieți despre ceea ce doriți să spuneți, care este motivul apelului dvs. Dar nu uitați de stilul oficial și neutru.

Etapa 4. Efectuarea de propuneri și recomandări.

Aproape orice scrisoare de afaceri implică faptul că destinatarul va răspunde la aceasta. În general, acest lucru nu este cerut doar de scrisorile cu caracter informativ. Prin urmare, nu descrieți doar problema, ci și sugerați cum poate fi rezolvată.

Dacă depuneți o plângere, cereți să fie luate anumite măsuri; dacă vă oferiți să cooperați, spuneți-ne ce opțiuni sunt disponibile.

Mai simplu spus, cel care primește scrisoarea trebuie să vadă că nu numai că vrea ceva de la el, ci și să înțeleagă cum se poate realiza acest lucru.

Cum să închei o scrisoare de afaceri

O scrisoare de afaceri trebuie scrisă perfect. Dacă regulile de scriere nu sunt respectate, aceasta poate afecta negativ reputația companiei în ansamblu. Prin urmare, acum propunem să ne oprim mai în detaliu asupra designului părții finale a unei scrisori de afaceri.

La sfârșitul scrisorii, rezumați tot ce s-a discutat mai devreme. Dar nu ar trebui să vă întindeți concluziile în 10 propoziții; la urma urmei, concizia și concizia sunt apreciate în scrisorile de afaceri. Este mai bine să te limitezi la fraze simple.

Vom baza finalul pe 2 indicatori: ar trebui să fie cât mai politicos și corect posibil. Există diferite opțiuni pentru cum să-l construiți.

Aici sunt cateva exemple:

• Vă mulțumim pentru atenție sau ajutor: Mulțumesc! (Dă-mi voie să-ți mulțumesc...);
• Exprimați-vă speranțele pentru viitor: Sperăm într-o cooperare reciproc avantajoasă (Sperăm să primim un răspuns în viitorul apropiat...);
• Puteți construi o frază pentru a asigura destinatarul de ceva: Am fi bucuroși să cooperăm cu dumneavoastră;
• A face o cerere: Vă rugăm să raportați rezultatele;
• Ne cerem scuze pentru orice inconvenient cauzat: Îmi cer scuze pentru întârzierea neașteptată a plății pentru material.

Cum să-ți ia rămas bun de la destinatar.

În ciuda faptului că corespondența este oficială, vă puteți lua rămas bun în diferite moduri.

Iată câteva opțiuni:

• Cu respect pentru tine...;
• Cu urări de succes...;
• Cele mai bune gânduri…

Semnăm corect.

Când semnați scrisoarea, indicați funcția, prenumele și prenumele. Dacă te îndoiești de oportunitatea unei expresii precum: „ Cu stimă" - doar nu-l folosi.

Îți poți indica contactele, numărul de telefon suplimentar sau adresa de e-mail în semnătură, astfel încât să-i demonstrezi destinatarului că ești gata să comunici și să cooperezi cu el.

În următoarea parte a articolului nostru, aș dori să vorbesc despre scrisorile de afaceri în limba engleză.

Scrisori de afaceri în engleză

Nu există o formă reglementată pentru alcătuirea unor astfel de scrisori. Totul va depinde de scopul scrisorii și de cine este destinatarul acesteia. Iată câteva recomandări scurte pentru redactare.

Data scrierii.

Dacă scriem în SUA, atunci când indicăm data punem mai întâi luna, apoi ziua și numai apoi anul. Dacă în Marea Britanie, data este introdusă ca în Federația Rusă. În acest caz, scrieți luna cu litere pentru a evita confuzia.

Detalii despre destinatar.

• Dacă îi scrii unui bărbat, contactează-l astfel: domnul (introduceți numele de familie);
• Dacă o femeie căsătorită: Doamna (introduceți numele de familie);
• Pentru o doamnă necăsătorită: Domnișoară (indicați numele de familie);
• Dacă nu cunoașteți statutul doamnei: Dna (introduceți numele de familie).

Specificarea adresei.

Comanda este opusă celei acceptate în Federația Rusă: birou, număr de casă, numele străzii, codul poștal, numele statului (dacă este scris în SUA), numele județului și numele țării (dacă este scris în Marea Britanie).

Cum să contactați destinatarul.

Apeluri standard:

• Draga doamna;
• Stimate domn;
• Draga domnule sau doamna;
• Stimata doamna;
• Dragă.

După adresă punem virgulă (dacă scriem în Marea Britanie) sau două puncte (dacă scriem în SUA). Nu este obișnuit să puneți semnul exclamării.

Subiect.

Asigurați-vă că indicați subiectul scrisorii, la fel ca în Federația Rusă.

Textul principal.

Împărțiți-l în paragrafe. Sau scrieți fiecare propoziție pe un rând nou.

Cum să-ți spui la revedere.

De exemplu, așa: „ Vă mulțumim pentru ajutor, rămânem cu adevărat ai Dvs.”– Mulțumesc, devotatul meu..., deși ar putea fi mai puțin formal.

Înregistrarea semnăturii.

Ne punem semnătura sub paragraful de rămas bun, indicăm numele și prenumele, numele companiei și funcția.

Proiectarea aplicatiilor.

Dacă anexați vreun document, vă rugăm să indicați acest lucru la sfârșitul scrisorii: „ Enc.”și enumerați aplicațiile.

Ce să scrieți cu majuscule.

• Nume și inițiale;
• Numele companiilor;
• Numele orașelor, statelor etc.;
• Orice cuvinte care indică poziția ocupată;
• Primele cuvinte de rămas bun;
• Adrese de deschidere.

Înainte de a încheia conversația, iată câteva exemple de scrisori de afaceri în rusă și engleză.

Exemple de scrisori de afaceri în rusă și engleză

Concluzie

Pentru a rezuma, aș dori să spun că o scrisoare de afaceri este un instrument de comunicare în orice domeniu de activitate. Dacă este scris corect, cu siguranță vă va prezenta compania într-o lumină pozitivă.

Pe de altă parte, o scrisoare scrisă neglijent și cu erori poate distruge complet cea mai promițătoare afacere. Scrieți corect scrisorile și am încercat să vă spunem cum să o faceți.

Câte idei minunate nu așteaptă implementarea, câte litere sunt șterse după 3 secunde de atenție, câte neînțelegeri apar în fiecare zi din cauza incapacității de a-și exprima clar gândurile în scris! Un articol genial care merită citit pentru a înțelege cum să scrieți cel mai bine scrisori de afaceri. La MBA, am predat această abilitate simplu: când scriam lucrări scrise, ni s-a dat o limită a numărului de cuvinte. De exemplu, 3000. Pentru exces s-au scazut puncte. Și așa scrii o lucrare genială, magnifică, și primești 4000... și apoi petreci mult timp editării, gândindu-te la ce este cu adevărat important și la ce te poți descurca fără. Fiecare cuvânt trebuie să atingă ținta.

Probabil că scrii constant la serviciu: propuneri pentru clienți, memorii pentru șefi, un flux constant de e-mailuri către colegi. Deci, cum vă puteți asigura că mesajele sunt clare și bine structurate? Cum să le distingem de fluxul general de informații?

Ce spun experții

Managerii suprasolicitați, cu timp limitat, ar putea crede că dezvoltarea abilităților de scris în afaceri este un exercițiu obositor și, într-adevăr, inutil. Cu toate acestea, abilitatea de a structura o propunere interesantă și bine scrisă este cea care vă permite să comunicați eficient, să vă dezvoltați afacerea și să vă poziționați corect. „După cum a remarcat atât de bine Marvin Swift cândva, claritatea scrisului înseamnă claritate a gândirii”, spune Cara Blackburn, lector superior în comunicare la MIT Sloan School of Business. „Poți avea cele mai bune idei din lume, dar dacă nu poți comunica, nimeni nu va ști despre ele”, adaugă ea. „Din fericire, toată lumea are potențialul de a se îmbunătăți în ceea ce privește scrierea de afaceri”, spune Brian Garner, autorul cărții The HBR Guide to Business Writing. „Abilitatea de a scrie o scrisoare nu este un dar cu care oamenii se nasc”, spune el. „Este o abilitate pe care o dezvolți singur.” Iată cum să scrii simplu, clar și precis.

Gândește-te înainte de a începe să scrii

Înainte de a ridica un pix sau de a pune degetele pe o tastatură, gândește-te la ceea ce vrei să spui. „A începe să scrii imediat este o greșeală comună pe care o fac mulți oameni”, spune Garner. „Ei dezvoltă idei în timp ce scriu, motiv pentru care un astfel de mesaj se dovedește a fi prost structurat, gândurile sar de la subiect la subiect și se repetă. Întrebați-vă: Care este mesajul din spatele e-mailului meu de care destinatarul meu își va aminti după ce a citit acest e-mail, propunere sau raport? Dacă însuți nu poți răspunde rapid și simplu la întrebarea ta, este clar că te-ai grăbit când ai scris textul.”

„Ar trebui să-ți faci ceva timp pentru a-ți limpezi capul”, este de acord Blackburn.

Scrieți în mod specific

Treci direct la obiect. Mulți oameni constată că structura și stilul de scriere pe care le-au fost predați la școală nu se traduc prea bine în comunicare în lumea afacerilor. „Cea mai gravă greșeală care poate fi făcută în scrisul de afaceri este să lăsați ideea principală a mesajului în mijlocul scrisorii”, spune Garner. Dacă prezentați ideea cheie simplu și pe scurt chiar la începutul scrisorii, acesta va economisi timp destinatarului, iar argumentul dvs. ulterioară va părea mai convingător chiar înainte ca persoana să vă citească mesajul. Atunci când pregătesc memorii sau propuneri lungi, Garner recomandă să enunțați ideea principală sau soluția propusă „în 150 de cuvinte sau mai puțin” chiar la începutul primei pagini. „Îmbunătățiți-vă capacitatea de a generaliza și de a comunica ideile în mod concis”, spune el. „Dacă partea introductivă a scrisorii nu are succes, același lucru se poate spune despre întreaga scrisoare în ansamblu.”

Nu turnați apă

„Nu folosi trei cuvinte acolo unde unul ar fi suficient”, recomandă Blackburn. După ce ați citit, evaluați-vă critic propriul scris și asigurați-vă că fiecare cuvânt are ca scop transmiterea esenței literei. Eliminați fiecare cuvânt sau propoziție în plus. De exemplu, nu ar trebui să spuneți „unanimitate universală de opinie”, deoarece este suficient să spuneți „unanimitate”.

„În momentul în care cititorul realizează că mesajul devine prea pronunțat, atenția începe să se oprească”, spune Garner. El sugerează să folosiți un cuvânt în loc de o frază (este mai bine să înlocuiți expresia „punct de vedere” cu un singur cuvânt - „opinie”), înlocuirea construcțiilor complexe cu verbe specifice (a oferi protecție cuiva - a proteja), folosind abrevieri (Engleză: don't instead of do not and we're instead of we are) și, de asemenea, ori de câte ori este posibil, folosiți verbe active în loc de verbe pasive („do” în loc de „be done”).

Evitați jargonul și stilul științific

Corespondența de afaceri este însoțită de utilizarea argoului și a abrevierilor. Deși se întâmplă adesea ca utilizarea lor să nu poată fi evitată în corespondență și uneori chiar se dovedesc a fi utile, ele indică totuși lenea și confuzia în gânduri. Dacă există prea mult argo, destinatarul va începe să creadă că ați scris acest mesaj pe pilot automat și atunci va înceta complet să înțeleagă despre ce vorbiți. „Jargonul nu adaugă sens”, spune Blackburn, „în timp ce claritatea și concizia nu se demodează niciodată”. Garner sugerează să se creeze o „listă neagră” de cuvinte și expresii din argou care ar trebui evitate, cum ar fi lista de verificare, limitare, taxă etc. De asemenea, ar trebui să evitați utilizarea unui limbaj prea pretențios. Adesea, autorii cred în mod eronat că folosirea cuvintelor complexe și frumoase în locul celor simple este un semn de inteligență. Din păcate, acest lucru este departe de a fi cazul.

Recitiți ceea ce scrieți

Pune-te în pielea cititorului tău. Gândul tău este clar pentru el, este exprimat clar? Textul tău este format din propoziții simple și ușor de înțeles? Blackburn recomandă citirea paragrafelor cu voce tare. „Acest lucru face ca neajunsurile să iasă la lumină: o propoziție greoaie, o secțiune cu paragrafe inutil de lungi”, spune ea. Nu vă fie teamă să cereți unui coleg sau prieten să vă editeze lucrarea sau, mai bine, mai multor colegi sau prieteni. Oferă-le șansa de a-și exprima părerea și nu fi supărat de ea. „Corectarea unui loc de muncă este un serviciu prietenos”, spune Garner, „nu un act de agresiune”.

Practică în fiecare zi

„Scrisul este o abilitate”, spune Blackburn. „Și abilitățile se îmbunătățesc odată cu exersarea.” Garner sugerează să citești materiale bine scrise în fiecare zi și să fii atent în alegerea cuvintelor, structurarea propozițiilor și exprimarea ideilor. „Începeți să acordați atenție stilului The Wall Street Journal”, spune el. Cumpărați un ghid de stil și gramatică: Garner recomandă Utilizarea engleză modernă a lui Fowler. Cel mai important, alocă-ți timp în programul tău pentru corecturi și editare. „Scrierea unei lucrări și apoi corectarea ei este ceea ce îți îmbunătățește stilul. Nu vă așteptați la schimbări rapide, sfătuiește Blackburn. „Acest timp este petrecut pe ceea ce trebuie, pentru că cei care scriu texte de înaltă calitate își fac și treaba bine, iar acest lucru se observă.”

Amintiți-vă următoarele:

Ce să fac:

• Gândiți-vă dinainte la ceea ce trebuie să spuneți pentru a vă face mesajul cât mai specific și eficient posibil.
• Nu pierde cuvintele, folosește propoziții scurte și scrie întotdeauna la obiect.
• Evitați jargonul și cuvintele la modă. În schimb, ar trebui să depuneți eforturi pentru simplitate și claritate a prezentării.

Ce sa nu faci:

• Nu pretindeți că nu puteți scrie text. Cu o practică constantă, toată lumea își poate dezvolta abilitățile de scris.
• Nu presupuneți că prima versiune a scrisorii este cea mai bună sau cel puțin potrivită. Orice document poate fi modificat.
• Nu îngropa ideea cheie a mesajului. Esența mesajului ar trebui precizată chiar de la început.

Studiu de caz #1: Nu vă fie teamă să cereți ajutor cuiva.

Când David McCombie și-a luat un loc de muncă ca consultant senior la McKinsey & Company, și-a dat imediat seama că stilul de scriere pe care îl stăpânise la Harvard Law School era complet nepotrivit pentru comunicarea de afaceri la nivel executiv. „Problema a fost structura raționamentului meu”, își amintește David. „Obținerea perspectivei exterioare de care aveam nevoie m-a învățat cum să ajung mai repede la miezul problemei.”

„Stilul juridic sau academic se caracterizează prin construirea de material dintr-o descriere lungă și plictisitoare a întregului proces, în timp ce concluzia este amânată până la capăt”, explică el. „Cu toate acestea, în corespondența de afaceri, cel mai bine este să începeți cu concluzii, și nu invers.”

David a transferat această abordare a muncii către compania de investiții private pe care a creat-o în Miami - The McCombie Group. „Scrisorile care cred că sunt cele mai importante, le trimit partenerului meu pentru ca el să le poată citi din nou”, spune David, ceea ce consideră că este mai eficient decât să le editeze el însuși. Acum vorbim despre cum să transmitem cel mai bine cutare sau cutare idee, pentru a o exprima mai exact.

Lucrul la texte are o legătură directă cu faptul că opinia lui David este importantă în domeniul în care este un profesionist recunoscut. În prezent este ocupat să scrie o carte numită The Family Office Practitioner's Guide to Direct Investments, care revendică un loc aparte în mediul în care compania sa s-a stabilit.

„Chiar dacă aș înțelege totul despre scrierea scrisorilor de afaceri, aș prefera să continui să mă perfecționez în această chestiune, deoarece lucrul pe tine și pe abilitățile tale este cheia succesului”, afirmă David. Cu cât mai multă practică, cu atât mai bine.

Studiu de caz #2: Aflați cum să scrieți corect scrisorile

Tim Glova a reușit să-și construiască o carieră de succes în domeniul marketingului strategic, dar a decis să meargă mai departe. „Am vrut să fiu văzut nu doar ca un tehnocrat, ci și ca un lider atent”, spune Tim. „Pentru a face acest lucru, trebuia să vorbesc în public și să le prezint ideile mele.”

Știa că discursul trebuie să fie clar, să fie ușor de înțeles și să fie corect construit, iar atunci reputația lui va câștiga și mai multă greutate. Scrisorile sale au fost primite cu bubuitură de colegi și specialiști de același nivel cu el, dar experiența sa a stat mai mult în plan științific. Așa că Tim a început să citească tot felul de literatură de afaceri, precum McKinsey Quarterly, pentru a înțelege stilul. „Am studiat modul în care au comunicat”, spune Tim, „și am încercat să scriu astfel încât textul meu să pară clar și să sune convingător”.

Tim a putut să-și îmbunătățească nu numai textele, ci și e-mailurile și mesajele vocale. „Această abilitate pătrunde în întregul său stil de comunicare”, spun colegii săi. Și lucrările lui Tim și-au găsit cititorii. Unele dintre lucrările sale au fost descărcate de 100.000 de ori, iar o organizație Fortune 50 a folosit recent una dintre lucrările sale ca program intern pentru formarea și dezvoltarea personalului.

Tim este mulțumit de progresul său, dar în același timp crede că nu ar trebui să se oprească aici. „Nu trebuie să încetăm niciodată să lucrăm pe noi înșine”, rezumă el. „Odată ce dobândești o abilitate, aceasta trebuie întărită.”

Ceea ce nu este menționat încă în articol, dar cu siguranță l-aș adăuga, este importanța unui design corect, frumos, adecvat. Astfel de documente sunt ușor de citit. Puncte marcatoare, alinierea distanțelor dintre linii, dimensiunea fontului - toate acestea au fost inventate pentru a vă face documentul ușor de înțeles, nu elegant. Aspectul documentului este la fel de important ca și aspectul îngrijit și elegant atunci când vii la o întâlnire de afaceri.

În principiu, întrebările despre cum și prin ce mijloace pot fi create și trimise nu ar trebui să apară. Cu toate acestea, nu toată lumea este pregătită să înceapă imediat această sarcină atunci când vine vorba de scrisori oficiale, mai ales atunci când autorul scrisorii se așteaptă să primească un răspuns. Vă voi spune un mic secret al corespondenței de afaceri: cu cât caracterul și stilul scrisorii sunt mai stricte, cu atât sunt mai mari șansele unui răspuns din partea destinatarului. În această lecție, voi oferi câteva exemple de e-mailuri care ar trebui să ajute utilizatorii să decidă propriul stil și, ulterior, să compună mesaje în cel mai competent mod.

În primul rând, trebuie să decidem ce natură va fi scrisoarea pe care o creăm. Împărțim toate e-mailurile trimise în trei tipuri principale:

• Oferta de afaceri
• Cerere de afaceri
• Adresă prietenoasă

În consecință, pentru toate cele trei tipuri am șabloane, atât sub formă de fișiere text simple, cât și sub formă de șabloane adaptate pentru anumite programe de e-mail. Să trecem la fiecare dintre ele în ordine.

Oferta de afaceri

Bună ziua (Bună ziua), [numele persoanei căreia i se adresează]!

Este indicat să indicați numele în orice literă atunci când comunicați, deoarece o adresă personală pune o persoană într-o dispoziție prietenoasă. Cu toate acestea, dacă tot nu puteți afla numele, va fi suficient un șablon de salut.

Permiteți-mi să vă prezint atenției un nou serviciu (produs nou) de la compania noastră [numele companiei].

Permiteți-mi să ofer cooperare în domeniul [denumirea domeniului de activitate].

În continuare, descrieți pe scurt avantajele propunerii dumneavoastră în ceea ce privește prețul sau unele caracteristici de calitate. Principalul lucru este să nu exagerați. Megaocteți de text și chiar completați cu imagini strălucitoare, fără sens, nu fac decât să sperie oamenii. Daca destinatarul scrisorii este interesat de oferta ta de la primele randuri, cu siguranta te va contacta pentru informatii suplimentare.

Dacă dorești serios să convingi oamenii potriviți să te contacteze prima dată când îi contactezi, atunci este logic să te gândești la atingerea dincolo de e-mailuri. Ar fi o idee bună să creați conturi în servicii precum ICQ șiSkype. Uneori este mult mai ușor pentru o persoană să te contacteze prin telefon obișnuit, dacă, desigur, ai lăsat cu grijă numărul în semnătură.

De ce trebuie să vă duplicați propria adresă de e-mail în semnătură, vă întrebați, dacă este redirecționată automat de serverul de e-mail. Regula aici este că informațiile excesive în corespondența de afaceri nu sunt niciodată inutile. Să ne imaginăm o situație în care scrisoarea dvs. este primită de o persoană care poate nu este interesată de ofertă sau care pur și simplu nu este competentă să îi răspundă corect. Redirecționează mesajul primit către un alt utilizator, dar din anumite motive, informațiile despre expeditorul adevărat se pierd din datele adăugate automat, ceea ce face dificilă contactul cu tine. Cu toate acestea, va fi întotdeauna suficient să te uiți la semnătură pentru a determina autorul scrisorii și contactele sale necesare.

Cerere de afaceri

Salut buna ziua)!

Sau, dacă numele destinatarului este cunoscut, atunci (Dragă, [Nume, Patronimic])!

Vă rugăm să furnizați informații despre produs (serviciu) [denumirea produsului/serviciului] cu o descriere a caracteristicilor complete și a calităților competitive.

Pe baza Legii Federale a Federației Ruse [numărul și data documentului], vă rog să furnizați informații [descrieți datele necesare pentru a le obține].

De asemenea, puteți contacta conducerea unui anumit serviciu de pe Internet dacă drepturile dvs. sunt încălcate.

În legătură cu încălcarea clauzei [numărul clauzei din contractul de utilizare] din contractul de utilizare, și anume: „[citați textul integral al clauzei menționate]”, vă rog să efectuați o anchetă și să luați sancțiuni corespunzătoare împotriva vinovaților [ responsabil (dacă vorbim de angajații serviciului)] persoană [site (numele site-ului)]. Vă rugăm să raportați rezultatele inspecției și sancțiunile impuse la [propria adresă de e-mail].

Adresă prietenoasă

Salutări (Bună ziua) (Bună ziua), [numele persoanei]!

Când ne contactați prima dată într-o manieră prietenoasă, un indicator bun va fi caracterul complet al mesajului dvs. text. Un text scris corect, voluminos, va indica interesul dumneavoastră ridicat pentru a contacta persoana potrivită și va trezi dorința de răspuns. Nu uitați să deschideți conversația cu câteva întrebări inițiale.

Exemplu de e-mail