Aruannete ja memode koostamine ja täitmine

"Eelarvelise asutuse personaliosakond", 2010, N 6

Aruannete ja memode koostamine ja täitmine

Memod ja memod viitavad organisatsiooni sisedokumentidele ega ole sugugi haruldased, samas kui reguleerivad asutused nõuavad neid sageli kontrollide puhul. Samal ajal on personaliametnikel, aga ka osakonnajuhatajatel reeglina küsimusi nende dokumentide koostamise ja menetlemise korra kohta. Käesolevas artiklis käsitleme selles küsimuses kehtivaid norme ja üldistame vahekohtupraktikat.

Ametliku registreerimise õiguslik regulatsioon

Ja memod

Hetkel puudub ühtne normatiivne õigusakt, mis määratleks termini, samuti reguleeriks ametlike ja märgukirjade koostamise ja väljastamise korda. Peaarhiivi VNIIDADi poolt 1974. aastal välja töötatud dokumenditüüpide ja -sortide kokkuvõtlikus sõnastikus on pakutud nende mõistete järgmised definitsioonid:

Memorandum - juhtkonnale adresseeritud dokument, milles on märgitud kõik probleemid koos koostaja järelduste ja ettepanekutega;

Teenuskiri – ühe ametniku poolt teisele saadetud märge mis tahes töö tegemise kohta.

Ülevenemaaline juhtimisdokumentatsiooni klassifikaator OK 011-93, mis on heaks kiidetud 30.12.1993 Venemaa riikliku standardi dekreediga N 299 (muudetud 06.08.2009, edaspidi - OKUD), sisaldab memorandumi mainimist ainult seoses tööseadustiku 260410 rikkumisega (vorm 260410). Tavaliselt koostab selle üksuse juht, et teavitada organisatsiooni juhti olukorrast ja julgustada otsust langetama.

Kuid memod koostatakse mitte ainult töödistsipliini rikkumise korral. Nende abil saab teavitada tööandjat töö edenemisest või tulemustest, täiendava rahastamise, tööjõu või materjalide vajadusest jne. See tähendab, et memod loovad vertikaalse seose ametikohtade hierarhia tasandite vahel ja need esitavad madalamad ametnikud kõrgematele. Sellised märkmed võivad toimida organisatsiooni sees või saata kõrgematele asutustele.

Märgukirja kohta võib öelda järgmist: OKUD-s sellist dokumenti ei mainita, küll aga on paljudes riigiteenistujate tegevust reguleerivates normatiivaktides mainitud samaväärselt märgukirjaga. Kuna selle täitmisele erinõudeid ei ole, soovitame selle vormistada sarnaselt aktiga, ainsa erinevusega, et adressaadiks märgitakse sama juhtimistasandi ametnik (kirjavahetus käib osakondade vahel). Enamasti sisaldavad memod küsimusi, taotlusi, ettepanekuid logistilise, informatiivse, organisatsioonilise ja majandusliku toe kohta.

Seda tüüpi dokumentide säilitamise tingimuste kohta on vaja öelda. Vastavalt organisatsioonide tegevuses loodud tüüpiliste juhtimisdokumentide loendi punktidele 408 ja 413, mis näitavad säilitusaegasid, kinnitatud föderaalarhiivis 10.06.2000 (muudetud 27.10.2003), säilitatakse teenust ja memosid üks aasta. Pärast seda saab need seadusega ettenähtud viisil hävitada.

Aruannete ja memode koostamine

Memorandumi või memo koostamiseks kehtivad standardis GOST 6.30-2003 "Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide vormistamisele" (edaspidi - GOST R 6.30-2003) sätestatud reeglid. Esimene asi, millele peaksite tähelepanu pöörama, on see, et dokumendid koostatakse kirjaplangile. Nõuded dokumentide vormidele on kehtestatud punktis. 4 GOST R 6.30-2003. Eelkõige on märgitud, et tühjade dokumentide standardvormingud on A4 (210 x 297 mm) ja A5 (148 x 210 mm). Vormide valmistamiseks kasutatakse valget või heledat paberit. Dokumendi iga lehe veeris peab olema vähemalt 10 mm - parem ja vähemalt 20 mm - vasak, ülemine ja alumine.

Lisaks pöörake tähelepanu detailide koostisele ja nende paberilehele paigutamise reeglitele. Dokumentide koostamisel ja vormistamisel kasutatud detailide loetelu on loetletud punktis. 2 GOST R 6.30-2003. Ametkonna ja memorandumite kujundamisel on neist olulisemad ja kasutatavamad:

Struktuuriüksuse nimetus;

Dokumendiliigi nimi;

Dokumendi kuupäev;

Registreerimisnumber;

Teksti pealkiri;

Sihtkoht;

Koostaja allkiri (näitab ametikohta);

viisa dokumendi kinnitamine;

Resolutsioon.

Kui koostatakse sisemine memorandum (memorandum), märgitakse vasakus ülanurgas struktuuriüksuse nimi - dokumendi autor. Dokumendiliigi nimetus tuleb kirjutada suurtähtedega (memorandum) ja asetada keskele või vasaku veerise piirilt (olenevalt sellest, milline dokumendi päise paigutusviis on nurk- või pikisuunaline) kahe reavahega.

Märkme kuupäev ja indeks kirjutatakse samale reale. Kuupäev kirjutatakse araabia numbritega, näiteks: 02/02/2006 või tähtnumbrilises vormis, näiteks: 2. veebruar 2006.

Sisememorandumi (teenindus) märkuse registreerimisnumbri võib olenevalt organisatsioonis vastuvõetud korrast kinnitada koostamise või vastuvõtmise kohta.

Reeglina on memodel ja memodel pealkiri, mis paljastab lühidalt dokumendi sisu.

Aruannete ja memode tekst esitatakse ainsuse esimeses isikus ("pakun", "küsin"). Resolutsioonis on teave märgitud samas järjekorras (näiteks "Tellin").

Memorandumi (ametliku) märkuse tekstis eristatakse kahte osa. Esimeses osas esitatakse dokumendi koostamise aluseks olnud asjaolud ning teises esitatakse konkreetsed järeldused, taotlused ja ettepanekud. Kui märkuse tekstis on vaja esitada hetkeolukorra analüüs, võimalikud lahendused, märgitakse see esimese lõigu järel ning alles kolmandas lõigus tehakse järeldused ja esitatakse ettepanekud konkreetseteks tegevusteks. Kui tekst sisaldab mitut otsust, järeldust vms, siis võib selle jagada osadeks, alajaotisteks, lõikudeks, mis on nummerdatud araabia numbritega.

Lisaks saab memorandumis ja memos sisalduva teabe esitada tabelina. Tabeli veergudel ja ridadel peavad olema pealkirjad, mis on väljendatud nimisõnaga nimetavas käändes. Veergude ja ridade alampealkirjad peavad olema pealkirjadega kooskõlas. Kui tabel on trükitud rohkem kui ühele lehele, peavad tabeli veerud olema nummerdatud ja järgmistele lehtedele trükitakse ainult nende veergude numbrid. See on sätestatud GOST R 6.30-2003 punktis 3.20.

Kui avaldus on olemas, siis enne allkirja andmist tehakse selle kohta märge.

Rekvisiit "Allkiri" sisaldab: dokumendile alla kirjutanud isiku ametikoha nime (täielik, kui dokument ei ole välja antud dokumendi blanketil ja lühendatult - vormil välja antud dokumendil); isiklik allkiri; allkirja dekodeerimine (initsiaalid, perekonnanimi). Atribuudis "Allkiri" on lubatud tsentreerida dokumendile alla kirjutanud isiku ametikoha nimetust pikima rea ​​suhtes. Ametniku kirjaplangile dokumendi vormistamisel selle isiku ametikohta allkirjas ei märgita.

Välismemorandum koostatakse ühisel blanketil ja sellele kirjutab alla organisatsiooni juht. Sel juhul kasutatakse emaorganisatsiooni täielikku või lühendatud nime vastavalt organisatsiooni põhikirjale. Allpool on toodud organisatsiooni-autori nimi.

Pärast märkuse läbivaatamist huvitatud isikute poolt kantakse sellele kinnitusviisad, mis sisaldavad dokumendi kinnitaja allkirja ja ametikohta, allkirja dekodeerimist (initsiaalid, perekonnanimi) ja allkirjastamise kuupäeva. Dokumendi puhul, mille originaal jääb organisatsioonile, kinnitatakse viisa originaaldokumendi viimase lehe tagakülje allserva. Dokumendi puhul, mille originaal on saadetud organisatsioonist, kinnitatakse viisa koopia esikülje alla. Eraldi kooskõlastuslehel on võimalik väljastada viisadokument. Dokumendi ja selle rakenduse kinnitamine lehtede kaupa on lubatud organisatsiooni äranägemisel.

Märkuste olemasolul kantakse need eraldi lehele, mis allkirjastatakse ja lisatakse dokumendile.

Pärast otsuse tegemist kantakse dokumendile juhi otsus. Otsuse vastuvõtmine on memorandumi läbivaatamise viimane etapp. Vastava ametniku poolt dokumendile kirjutatud resolutsioon sisaldab esinejate nimesid, initsiaale, tellimuse sisu (vajadusel), tähtaega, allkirja ja kuupäeva. Resolutsioon on lubatud väljastada eraldi lehel (GOST R 6.30-2003 punkt 3.17).

Toome näiteid memorandumitest ja memodest.

Raamatupidamisosakonna peaarst

MLPU memorandum N 18

03.06.2010 nr 8 E. O. Simonovile

Raha eraldamise kohta

Seminaril osalemiseks

23.06.2010 toimub koolituskeskuses "Profrazvitie" seminar teemal

Teema "Uut raamatupidamises ja maksunduses", paljastav

Hiljutised muudatused seadusandluses vajalikud pädevaks

Tööde teostamine raamatupidamistöötajate poolt.

Palun teil eraldada raha 5680 rubla ulatuses. külastamiseks

see seminar.

Rakendus:

1. Seminari programm "Uut raamatupidamises ja maksunduses"

2. Maksekorraldus 06.02.2010 N 56.

Pearaamatupidaja Krošenina /A. V. Kroshenina /

Haldus- ja majandusosakond Talituse juhataja

Teenindusteatis teabetoe kohta

Alates 27.05.2010 N 24

Elektrikatkestuse kohta

Reedel 28.05.2010 kell 11.00-13.00 toimub ettevõtte majas

Elektritööd on teostamisel, seoses sellega teostatakse

Voolukatkestus.

Palun võtta kasutusele vajalikud meetmed, et vältida teabe kadumist

Elektroonilisel meedial.

AHO Vetrov juht /P. A. Vetrov/

Aruannete ja memode registreerimise funktsioonid

Avalikes asutustes

Üldjuhul vastavad avalikes asutustes kontoritöö ning aruannete ja memode koostamine GOST R 6.30-2003 kehtestatud reeglitele. Samas võib eraldi osakondade õigusaktidega kehtestada nende koostamise juhud ja täitmise tunnused. Eelkõige kinnitas Venemaa Föderaalse Tolliteenistuse 18. oktoobri 2004 korraldusega N 160 tolliasutuste paberimajanduse ja arhiivitoimingute tüüpjuhised. Sekundis 3.8 näitab kolme tüüpi märkmeid - aruanded, kontori-, selgitavad.

Märgukirja all mõistetakse dokumenti, mis on adresseeritud tolliasutuse, struktuuriüksuse juhtkonnale ja teavitab hetkeolukorrast, toimunud nähtusest või asjaolust, tehtud töödest ning sisaldab koostaja järeldusi ja ettepanekuid. See koostatakse nii koostaja initsiatiivil kui ka juhtkonna juhtimisel. Memorandum koostatakse A4 formaadis paberilehele ja sellel on järgmised põhiandmed: struktuuriüksuse nimi, adressaat, dokumendi liigi nimetus, kuupäev, number, teksti pealkiri, tekst, allkiri. Memorandumi detailide järjekord on toodud näidisjuhendi lisas 8.

Teenusmärkmeid kasutatakse tolliasutuse struktuuriüksuste juhtimistegevuses tekkivate operatiivküsimuste lahendamiseks (päringud, ülesannete täpsustamine, teave päringu kohta, täpsustused jne). Need märkmed on koostatud ainult nende küsimuste kohta, mis nõuavad kohustuslikku dokumentaalset kinnitust. Osakondadevaheline kirjavahetus küsimustes, mida saab kiiresti lahendada ja mis ei nõua dokumentatsiooni, ei ole lubatud.

Memode registreerimine toimub sarnaselt memodele.

Mõnes õigusaktis on sellist tüüpi dokumenti mainitud ainult teenistuse või ametliku märkena, näiteks Venemaa Föderatsiooni vahekohtute (esimesed, apellatsiooni- ja kassatsiooniastmed) arvestuse pidamise juhendis, mis on heaks kiidetud Vene Föderatsiooni kõrgeima vahekohtu määrusega 25. märtsist 2004 N, kui see osasisese juhendi väljaandmine ei ole üldjuhul vajalik. siduvad normid, sealhulgas GOST R 6.30- 2003.

K. V. Šestakova

Ajakirja ekspert

"Personaliosakond

eelarveasutus"