Teenusmärkus: näide. Memo koostamine

Paljud töötajad teavad organisatsiooni sisedokumentidest vaid kuulujuttude järgi - memod aetakse segi ametlike omadega ja koostatakse valesti. See rikub selliste dokumentide põhifunktsiooni täitmist - ametlikku suhtlust meeskonnas, mis põhjustab hästi koordineeritud töö võimatust. Seetõttu muutub aktuaalseks memo koostamise küsimus, selle erinevused ja sarnasused teiste paberitega, kirjutamise täpsustus.

Terminoloogia

Suhtlusvahend ametnike, struktuuriüksuste vahel. Mõnikord määratletakse see dokumendina ülesande/töö täitmist, kuigi sellel võib olla erinev iseloom. Näidised, mida selles artiklis käsitletakse, kajastavad lihtsalt memo võimalikku sisu.

Ametlikult ei sisalda juhtimisdokumentide klassifikaator sellise paberi kohta teavet memona. Näidet selle kirjutamise kohta ei pakuta, kuid see ei muuda ümber tõsiasja, et sellist dokumenti levitatakse töövaldkonnas mitmel põhjusel.

Kasutamise põhjused

Memo on tuntud kui sageli kasutatav tõendav dokument. Ta vastutab suhtluse tagamise eest töösüsteemi elementide ehk töötajate vahel. Miks see dokument nii populaarne on? Paljusid töömomente saab ja tuleb lahendada ilma juhtivate ametikohtade sekkumiseta – see tõestab osakondade sõltumatust ja efektiivsust autonoomselt ja süsteemina tervikuna.

Iseärasused

Erinevus ülaltoodud memorandumist seisneb selles, et viimane eeldab pöördumist kõrgemate auastmete poole ja memo, mille näidet arutatakse allpool, moodustab seose horisontaalsel tasandil. See võib olla pöördumine mõne teise osakonna administraatori või teise osakonna juhataja poole. Igal juhul, kui nimetatud isikutel on samaväärsed ametikohad, saame rääkida memost. Ebavõrdsuse tekkimisel tuleb see koostada.Mõned siin toodud näited võivad olla definitsioonilt mitmetähenduslikud, selle põhjustest tuleb juttu hiljem.

Memode teema

Tavaliselt kirjutatakse memosid toetamise küsimustes: teabe-, majandus-, logistika- või organisatsioonilised. Sageli võib märkus sisaldada mingit taotlust või ettepanekut. Iga struktuurielemendi puhul on tavaliselt mõni teema prioriteetne ja korreleerub valdkonnaga, kus element ise töötab.

Dekoratsioon

Memo täitmine toimub samamoodi nagu memorandumi koostamine. Seetõttu muutub ainult sisu. Memode registreerimist reguleerib GOST. See võimaldab säilitada kõigi juhtimisdokumentide kujunduse ühtsuse.

Näide memo kirjutamisest:

Infotehnoloogia osakond ( lehe ülaosa, vasak pool)

Turvateenistuse juht üleval paremal küljel) Ljubtšenko R.L.

MÄRKUS

14.09.2015 № 11

Reedel 17.09.2015 toimub materiaaltehnilise baasi vahetus. Sellega seoses palun teil võimaldada nende tööde tegemiseks juurdepääs järgmistele organisatsiooni PE “AMIR” töötajatele:

1. Andeenko Sergei Gennadievitš.
2. Mishkov Lev Georgievich

osakonnajuhataja ( Vasakult küljelt) _maaling_ Antipov R. D. ( paremal pool)

Memo kujundus eeldab tüüpilist lehevormingut - A4.

Eelised

Põhimõtteliselt on häälsõnumi analoogil memo tavalise töösuhtluse ees mitmeid eeliseid:

• säilitamine kirjalikult;
• ametlik dokumentatsioon;
• mugavus keeruka teabeedastuse korral;
• võimalus saata üks sõnum mitmele inimesele korraga.

Selle loogilised tagajärjed on järgmised:

• võime mõnda väidet kinnitada / ümber lükata;
• ülesande ja selle täpse täitmise selge sõnastus;
• rakendamise õigeaegsus;
• tõhusust.

Iseloom

Memo kirjutamisel võib olla järgmine märk:

• informatiivne (sõnum, teade, infotund jne);
• algatus (taotlus);
• aruandlus.

Memo, mille näide oli ülalpool, on oma olemuselt informatiivne, kuna ühe osakonna juhataja teavitab teist eelseisvast tööst, lisaks annab lihtsa juhise, mida ta peab tegema.

Kaks viimast punkti eksisteerivad sageli koos: aruanne on vastus algatusele (taotlusele).

Struktuur

Mõelge antud näite põhjal, kuidas memo õigesti kirjutada. Seega peab see dokument sisaldama:

• adressaadi andmed (antud juhul mängis selle rolli turvajuht);
• dokumendi nimi (vastav silt oli vahetult enne teksti);
• dokumendi kuupäev;
• tekst;
• andmed ja adressaadi (infoosakonna juhataja) allkiri.

Teksti saab omakorda jaotada ka vastavalt ülesehitusele. Tõsi, palju tingimuslikum:

1. Esimeses osas määratletakse kirjutamise alus ja motiiv. Memo, mille näidis on esitatud ülal, selgitab taotlust juba esimeses lauses.
2. Teine osa peegeldab olemust: näites tuleb see pärast sõnu "seoses ...".
3. Kolmas osa on viimane. See võib sisaldada faktiväidet, ettepanekut või taotlust.

Teenusmärkus, mille näide aitab meil kujundusreegleid mõista, ühendab teise ja kolmanda osa üheks. Lahutus muutub keerukamates memodes märgatavamaks. Kolmas osa kajastub tingimata vastusdokumentides.

Stiliseerimine

Kuigi selle töö, nagu ka kõigi teiste juhtimistööde jaoks on lubatud vaba formaat, on memo õigesti kirjutamiseks vaja oma mõtteid vabalt ärilises stiilis väljendada, sest just teda kasutatakse igasuguse dokumentatsiooni koostamisel.

Liigid

Memodel puudub selge klassifikatsioon, kuid samas saab neid tinglikult jagada tüüpideks.

Näiteks on olemas memo:

• suurenemise kohta;
• ostmiseks;
• mahakandmised jne.

Igal tüübil on oma õigekirjaspetsifikatsioon. Memo kirjutamise paremaks mõistmiseks tuuakse ka näiteid.

Tõste kohta

Palkade tõstmise märgukirja võivad vaja minna töötajad, kes usuvad, et saavad oma töö eest ebapiisavat rahalist tasu. Loogiline, et kõigepealt pöörduvad nad oma ülemuse poole - kirjutavad memorandumi.

Seda tüüpi märgukirja kirjutab töötaja osakonnajuhataja, mis on adresseeritud osakonnajuhatajale. Mõnikord teeb seda ka personaliosakond. Siis räägime esialgu suhtlusest kõrgemat palka sooviva töötaja osakonna ja personaliosakonna vahel. Palgatõusu põhjused (muutused tööjõumahus, töötajate kvalifikatsioonis jne) peavad olema kirjas.

Näidis on näidatud allpool.

Raamatupidamise osakond

PE “Agro Darina” peadirektorile Aninnikov G.L.

MÄRKUS

09.04.2013 № 45

Peterburi

Palgatõusu kohta Furmanets G.V.

Furmanets Galina Viktorovna töötab eriolukorras "Agro Darina" alates 4. märtsist 2011 laoarvestuse osakonna juhtivspetsialistina. Ta on oma eriala kvalifitseeritud meister, kes näitab üles kõrgeid tulemusi, täpne, kohustuslik ja hoolas. Töö käigus ei saanud ma ainsatki distsiplinaarkaristust. Seoses eeltooduga palun tõsta Galina Viktorovna Furmanetsi töötasu 23 000 rublalt 25 000 rublale.

Materjalide arvestuse osakonna juhataja_Allkiri_Galkin S.A.

Tõus ei tähenda ainult palgatõusu, see võib tähendada ka kõrgemale ametikohale liikumist. Edutamise kohta kirjutab ka osakonnajuhataja memo.

See on oluline märkus: memorandumiks loetakse sama märgukiri direktorile, st alluva märge ülemusele.

• oma kvalifikatsiooni tõstmine;
• kõrgharidus (esimene / teine);
• staaž ja töökogemus;
• silmapaistvate teenete eest.

Põhjused tuleb märkida otse memos. Näiteks järgmine.

Logistika osakond

S. Yu. Lyashenko, Netflixi PP peadirektor

MÄRKUS

19.02.2001 № 15

Yu. O. Belousova edutamise kohta

Belousova Julia Olegovna on töötanud Netflixi tarkvaras alates 7. jaanuarist 1999 logistikaosakonna administraatorina. Ta on oma ala vilunud professionaal. Töötaja on hoolas ja vastutustundlik, kõrge töövõimega ja pingelistes olukordades vastupidavusega. 15. veebruaril 2001 omandas ta magistrikraadi raamatupidamise ja auditeerimise erialal. Seoses eeltooduga soovitan Julia Olegovna Belousova edutamiseks vanemadministraatori ametikohale.

Logistikaosakonna juhataja_Allkiri_Elchaninov P.L.

Ostmiseks

Omandamine tähendab mis tahes seadmete parandamist või asendamist. Memo soetamiseks kirjutab osakond, kes peab uuendama materiaaltehnilist baasi.

Memo, mille näidis on toodud allpool, koostati arvuti ostmiseks.

Personaliosakond

Epam LLC IT-osakonna juhatajale Penkov D.M.

MÄRKUS

12.11.2009 № 4

Teave arvuti remondi (vahetamise) kohta

Teatan, et alates 6. novembrist 2009 on personaliosakonna töötaja vanemadministraatoril Tatjana Evgenievna Maškinal esinenud regulaarseid tõrkeid oma personaalarvutis.

Seoses ülaltoodud põhjusega parandage või asendage see arvuti esimesel võimalusel.

Personaliosakonna juhataja _allkiri_ Chistenko V.T.

Puhkus

Memopuhkus ei tähenda siinkohal mitte väljateenitud puhkusele minemist, vaid töötaja puhkuselt kutsumist, mille on kirjutanud osakonnajuhataja, kus vastav töötaja on kirjas. Selles on märgitud tühistamise põhjus. Dokument esitatakse ettevõtte / organisatsiooni juhile, tema peab omakorda kirjutama vastuse - nõusoleku või keeldumise.

Allpool on näide sellisest memost koos vastusega.

Mul pole selle vastu midagi

Personaliosakond koostab vajalikud dokumendid__Sergeev 21.03.2014

PE “Aukro” peadirektorile Sergeev V.P.

MÄRKUS

21.03.2014 № 1

Võttes arvesse raamatupidamis- ja auditiosakonna vanemraamatupidaja Tatjana Viktorovna Morozova haigust, teen ettepaneku helistada raamatupidaja Pavel Sergeevna Matveychuk puhkuselt alates 22.03.2014.

Raamatupidamise ja auditi osakonna juhataja _allkiri_ Marinina R.A.

Tuleb märkida, et lisaks märgukirja kirjutamisele ja resolutsiooni saamisele on vaja saada ka töötaja enda nõusolek, mis tuleb ka ametlikult dokumenteerida. Seetõttu on memo alles selle protsessi esimene etapp.

Boonuste kohta

Boonusmemo kirjutatakse siis, kui ülemus soovib töötajat tulemusliku töö eest premeerida. Töötaja seisukohalt on boonusprotsess lihtne, kuid ülemuse jaoks, eriti kui organisatsioonil puudub lisatasude regulatsioon ja ta eelistab ilma selleta hakkama saada, muutub see palju töömahukamaks. Kuid üks selle protsessi etappe on igal juhul memo kirjutamine.

Kõigepealt peate selles osas uurima ettevõtte spetsifikatsiooni - igal ettevõttel on oma boonustingimused. Need võivad olla konkreetsed juhud, kui töötajat ei saa premeerida (distsiplinaarkaristus, haldusrikkumised jne), lisatasude allikad jms. Pärast hoolikat uurimist võite jätkata otse kirjutamist.

Lisatasude memo peab tingimata sisaldama põhjendusi, miks osakonnajuhataja leiab, et töötajat tuleks julgustada. Kui boonusklauslis on selged klauslid, mis näitavad, millist tasu mille eest tuleb maksta, on protsess palju lihtsam. Selliste ja selliste punktide rakendamisest saab ülemus ainult direktorit teavitada. Siis on see teade. Teisel juhul pakub osakonnajuhataja vaid töötaja julgustamist ja määrab lisatasu suuruse ise – jällegi võttes arvesse organisatsiooni materiaalset ergutussüsteemi.

Huvitav on see, et boonuste teenindusmärkmeid nimetatakse sageli memodeks - kuna need on kirjutatud kõrgema auastme nimel. Sarnane dilemma tekib puhkuse tagasikutsumise märkmete, edutamise märkuste jms puhul.

Mahakandmiseks

Märgukirju pole vaja, kui vara on kahjustatud või logistikabaas on aegunud. Seda tüüpi dokument on tihedalt seotud ostuteatistega ja on spetsifikatsioonilt sarnane: näiteks sarnaselt kirjutab osakonnajuhataja ülaltoodud probleemiga märkuse osakonnale, mis töötab kahjustatud varaga (nagu arvutinäites: pöördumine läks teabeosakonda).

Allpool on sellise memo näidis.

Info- ja tehniline osakond

Troyanda LLC kontrolli- ja revisjoniosakonna juhatajale Sukhorukov D. D.

MÄRKUS

22.01.2006 № 42

Arvutite dekomisjoneerimisest

Teatan, et hetkel on info- ja tehnikaosakonnale kuuluv elektrooniline arvuti aegunud ega suuda arvutada osakonna täielikuks tööks piisavat võimsust.

Seoses eeltoodud põhjusega palun ülaltoodud vara vananenuna maha kanda ja anda teada materiaaltehnilise baasi täiendamise vajadusest.

Info- ja tehnikaosakonna juhataja _allkiri_ Chastchenko V.T.

Memode eraldamine tüübi järgi

Kõik ülaltoodud näited võib jagada kahte tüüpi:

• märgukiri töötajale, direktorile;
• märgukiri mis tahes osakonnale.

Mis puutub dilemmasse, mille esimene punkt põhjustab, siis seda on selles artiklis juba mainitud. Hoolimata sellest, et infot selle kohta, kuidas direktorile memo kirjutada, ning ka näiteid ja kirjutamisnäidiseid on piisavalt, ei vasta see sisuliselt päris tõele. See põhimõte saab toimida ainult ettevõtete organisatsioonides, kus kõik osakonnad on võrdsed, kuid puudub tegevjuht. Siis muutub osakondadevahelisest märkmete kirjutamisest automaatselt teenus, mitte aruanne. Kõigil muudel juhtudel on tungivalt soovitatav töötaja puhkuselt tagasikutsumise, tema lisatasude, vallandamise, edutamise kohta märkmete kirjutamisel kasutada dokumendi nime "Memorandum". Muud kirjutamisnõuded jäävad samaks.

Kõik muud näidised liigitatakse osakondade memodeks - mahakandmise, omandamise jne kohta. Need annavad õigema ettekujutuse memode olemusest: suhtlusest samaväärsete osakondade vahel, mis ei vaja juhtkonna sekkumist.

Säilitamine

Üksikute töötajatega otseselt seotud memod salvestatakse nende isiklikesse failidesse. Kõik ülejäänud saadetakse ettevõtte arhiivi.

Originaalseid memosid võib vaja minna organisatsiooni kontrollimisel kõrgemate asutuste poolt: need annavad üksikasjalikku teavet ettevõtte sisetegevuse, struktuurielementide koostoime kohta.

Samuti võivad memod kui ametlikud dokumendid olla tõendiks või ümberlükkamiseks iga juhtumi menetlemisel.

Nagu teisigi tõendavaid dokumente, võib memosid pidada ettevõtte välisdokumentatsiooni lisaks.

Memode sagedane kasutamine on sotsioloogide, turundajate ja personali töökorralduse psühholoogide jaoks kriteeriumiks ettevõtte ja selle töötajate üldise meeleolu hindamisel.

Pool äri, pool vabastiilis memode kirjutamine peegeldab selgelt olukorra suhteid töökollektiivis. Eriti huvitav on dokumentatsioon mitte osakondade, vaid osakondade konkreetsete töötajate vahel - see on vähem levinud ja seetõttu visuaalsem.