Teenusmärkus – kirjutamise näide

Memo on organisatsioonisisese dokumentaalse ringluse mudel, mis võimaldab tõhusalt reageerida kõikvõimalikele asjaoludele.

Teenusdokumendi eesmärgid ja liigid

Teeninduskiri on mõeldud teatud ametniku teavitamiseks olemasolevatest raskustest või ettepanekute tegemiseks tootmisprobleemide kohta.

Lisaks on teenistusdokument omamoodi kinnitus selle kohta, et töötajad mitte ainult ei tee oma tööd, vaid näevad ka olemasolevaid probleeme, mis on hiljem selles märkuses välja toodud. Samal ajal loobub töötaja, kes kirjutas juhile rikkumiste olemasolu kohta märgukirja, täielikult vastutusest selle probleemi lahendamise eest.

Head lugejad! Artiklis räägitakse tüüpilistest juriidiliste probleemide lahendamise viisidest, kuid iga juhtum on individuaalne. Kui soovite teada, kuidas lahendada täpselt oma probleem- võtke ühendust konsultandiga:

+7 (499) 350-63-18
(Moskva)

+7 (812) 627-14-92
(Peterburi)

See on kiire ja tasuta!

Teenusmärkmed jagunevad järgmisteks osadeks:

• need, milles on näidatud negatiivse iseloomuga teo või nähtuse teatud tegurid. Sellised tootmismärkmed sisaldavad seletuskirja, memorandumit, tuvastatud rikkumiste akte ja kaebusi;
• need, mis on põhidokumentide lisaselgitused. Need võivad olla märkused materjalide mahakandmise või ostmise, finantsabi eraldamise, edutamise, boonuste jms kohta.

Ametliku loenduse saab omakorda läbi viia nii alluvate ja tööandja (sisemine) kui ka struktuuriüksuste juhtide ja ettevõtte peajuhi vahel (välisjuht). Väliselt on tootmisdokumendid mõeldud väljastpoolt organisatsiooni, seda tüüpi sedeli saaja on kõrgem juhtkond.

Ettevõttesisese paberi teave ja vorm

Ametlike dokumentide sisu hõlmab tavaliselt tootmis-, materjali-, majandusküsimusi, aga ka preemiate, edutamise või alandamise küsimusi. Seega saab iga osakonna töötaja taotleda kirjaliku taotlusega talle teatud materiaalsete või rahaliste vahendite eraldamist nii tootmiseks kui ka isiklikuks kasutamiseks. Lisaks võib sellise dokumendi sisu esile tuua kaebuse konkreetse töötaja või otsese juhi vastu.

Töötajate premeerimise osas kirjutab otsene tööandja oma ülemusele pöördumise vormis memo. Kus ta tõstab esile alluva teeneid ja teeb ettepanekuid premeerimisviiside kohta.

Tootmissisene kiri alluvatelt organisatsiooni juhile vormistatakse käsitsi vabas vormis. Sellise dokumendi kirjutamiseks võite aga kasutada arvutit või trükiseadmeid.

Dokumendi korrektne kirjutamine

Kuigi sellel aktil ei ole seadusandlikul tasandil kehtestatud valimit, peab see tingimata sisaldama järgmist teavet:

• kellele see avaldus on adresseeritud (adressaadi ametikoht, perekonnanimi ja initsiaalid), on märgitud dokumendi paremas ülanurgas; märkuse number ja registreerimise kuupäev;
• koostatava tähe nimi;
• sissejuhatav osa kajastab tavaliselt juhtumi kellaaega, kuupäeva ja kellaaega;
• põhiosas on välja toodud sündmuse detailne olemus;
• lõpposa sisaldab koostaja ettepanekuid, mida ta palub ettevõtte juhil ellu viia;
• teksti all on dokumendi kirjutamise kuupäev, koostaja ametikoht või amet ning perekonnanimi ja initsiaalid.

Mis puutub väliskirjadesse, siis need peaksid olema sarnase sisuga, vormistatud asutuse kirjaplangile, soovitavalt trükituna, kasutades arvutitehnoloogiat.

Paljudel ettevõtetel on valmis memo mall, mille juhtkond on välja töötanud ja heaks kiitnud. Tänu millele on töötajatel palju lihtsam ja pädevam sellist dokumentaalset akti koostada.

Sise- ja väliskirjades tuleks teave esitada lühidalt ja selgelt, ilma liigse veeta. Seega salvestatakse dokumendi koostaja ja isiku aeg, kellele see on adresseeritud. Ja ka ettepanekute selge esitamine aitab kaasa pea kõige kiiremale reageerimisele.

Tootmiskirjade vormistamine elektroonilisel kujul

Paljud ettevõtted võimaldavad koostada memosid arvuti abil, mis võimaldab teil luua dokumendi elektroonilise vormi. Selle registreerimisviisi valib iga struktuuriüksus iseseisvalt ja näeb selle ette teatud seaduses sätestatud dokumentides. Seega lihtsustab elektrooniline versioon oluliselt dokumendi koostamist ja saatmist, mis vähendab oluliselt märkme läbivaatamiseks ja reageerimismeetmete võtmiseks kuluvat aega.

Ärikirja elektrooniline koostamise meetod ei erine palju käsitsi kirjutatud versioonist, kuid sellel on siiski järgmised erinevused:

• elektroonilises dokumendis ei ole vaja märkida, kellele see on suunatud, kuna selline teave on aadressiribal juba kirjutatud;
• koostaja allkiri elektroonilises märkuses pannakse automaatselt (eelvalmistatud skaneeritud allkiri);
• saatja saab adressaadilt teate, et ta on kirja kätte saanud ja sellega tutvunud. See teenus on märkme saatmise kinnitus.

Märkme elektroonilise vormi loomise üks peamisi eeliseid on juba olemasolev mall. Mida saab kasutada sarnaste dokumentide hilisemal koostamisel. Seda eelist kasutavad ettevõtte teenused või nende üksikud töötajad, kes oma tegevuse iseloomu tõttu peavad sageli koostama memosid.

Koostamise aspektid

Memode koostamisel on vaja arvestada järgmiste nüanssidega, mis kehtivad sõltuvalt nende tüübist ja eesmärgist:

Ülaltoodud nüansside järgimine võimaldab isegi kogenematul töötajal koostada juhile pädeva ja arusaadava memo.

Dokumendi tähendus

Teenindusdokumendid aitavad vältida otseseid konfliktsituatsioone teatud ettevõtte töötajate vahel, mis mõjutab positiivselt selle tööd. Samuti on neil oluline roll raamatupidamises ja maksuaruandluses, kus finantsprobleemid nõuavad teatud tähelepanu ja erinevate nüansside järgimist.

Muuhulgas on kontorikirjad tõhusad organisatsiooni õigusrikkujate vastu võitlemisel. Lisaks võimaldab tööandjale kaebuste dokumentide kirjutamine lahendada probleemi ilma vaidluste ja kallaletungideta. Kuna bürookaebusi saab kirjutada anonüümselt või lihtsalt koostaja nime, siis tema palvel juhataja ei avalda.

Seetõttu toimib selline dokument multifunktsionaalse tööriistana, tänu millele saab enamiku organisatsioonilisi probleeme lahendada üsna lühikese aja jooksul.

Kokkupuutel