Kuidas töötajale memo kirjutada: näide

Igal töökohal moodustavad suurema osa siseringluse dokumentidest mitmesugused kättetoimetamis- või märgukirjad, seletus- ja muud dokumendid. Tihti viib nende dokumentide erinevusest arusaamatus ebakorrektse kontoritööni, eriti kui alustavas ettevõttes ei ole selles vallas piisava kogemusega töötajaid. Selleks, et “paberimajandus” ei muutuks raskeks koormaks, vaid, vastupidi, aitaks kaasa äritegevusele, tuleb tegeleda dokumentide erinevustega. Peatugem kõige sagedamini kasutataval ja nõutud dokumendil – memo.

Memo on vajalik igale ettevõttele – nii era- kui ka avalikule. Selle abil saavad omavahel suhelda ühe järjekorra struktuuriüksuste juhid, oma tegevust ajavad ja konkreetseid kohustusi omavad töötajad. Selle dokumendi eesmärk on teavitada teist osapoolt hetkeolukorrast ja ärilise otsuse tegemise vajadusest.

Märge: teenus ei ole reeglina administratiivse iseloomuga, mis tähendab, et kättetoimetamise teatises toodud taotlus ei ole siduv.

Kuid ka nende ignoreerimine ja keeldudega vastamine pole samuti soovitatav. Erandiks on need dokumendid, mis sisaldavad ülevaatamiseks vajalikku teavet ja teine ​​osapool ei peaks tegema mingeid otsuseid, vaid lugema ainult teksti sisu.

Teenindus on üks levinumaid suhtlusviise ettevõtte töötajate ja ülemuste vahel.

Memo koostamise tunnused

Raskused nende paberite koostamisel ei ole põhjendamatud, sest kontoritöö memode kirjutamise reeglid pole selgelt määratletud. Loomulikult sisaldab enamik kontoritööd käsitlevaid raamatuid soovitusi selliste dokumentide koostamiseks. Siiski on ebatõenäoline, et leitakse ühte näidist – iga väljaanne soovitab oma näidist, mis erineb teisest raamatust. See tekitab hämmingut töötajates, kes seisavad silmitsi vajadusega paberit kirjutada.

Memo üksikasjade mõistmiseks nimetame mõnda selle dokumendi funktsiooni.

• dokument ärgitab kõige sagedamini teist poolt tegutsema. Reeglina räägime vajadusest teha mõnes küsimuses ärilisi otsuseid;
• paberil tuleks välja tuua need probleemid, mida ei saa suuliselt lahendada, samuti need, mis vajavad dokumenteerimist. Te ei tohiks dokumenti luua, kui see ei käsitle mingil viisil teie esitatud küsimust;
• tekst ei saa mitte ainult julgustada mõne äriküsimuse lahendamist, vaid olla ka puhtalt informatiivne, selgitav. Näiteks võib see olla lisateave varem esitatud päringu kohta, struktuuriüksuse uuendatud ülesanne; kahe struktuuriosakonna ühistegevuse taotlus või ettepanek vms;
• väärib märkimist, et töö hõlmab suhtlust samaväärsete struktuuriüksuste juhtide vahel, kes suudavad suhelda samal tasemel. Nende alluvatele ei koostata märgukirja ega moodustata ka tippjuhtkonna jaoks, millest üksust eraldab mitu hierarhilist sammu;
• tekst peaks kajastama küsimusi, mis kuuluvad teise osapoole pädevusse. Klassikaline näide memo kirjutamisest on avaldus, mis on adresseeritud direktorile, kellelt ootate lahendust oma üksuse küsimusele;
• dokument võib oma olemuselt olla kolme tüüpi: informatiivne, aruandlus, otsust ärgitav. Ärge segage kõiki kolme tüüpi ühes dokumendis. Reeglina toob see kaasa hunniku tarbetuid fakte, mille hulgast on raske dokumendi olemust välja tuua;

Kui paber nõuab oma olemuselt teabe laiendatud esitamist, siis on sel juhul vaja kinni pidada materjali esitamise põhipunktidest:

• põhjuste kirjeldus, mis ajendasid dokumendi koostama;
• olukorra analüüs, mis viib ideeni, et teine ​​osapool peab probleemi lahendama;
• konkreetseid ettepanekuid selle probleemi lahendamiseks.

Memo kohustuslikud andmed

Hoolimata asjaolust, et kontoritöös pole ühtset märkmevormi veel välja töötatud, kehtivad selliste dokumentide koostamiseks teatud reeglid. Näide teisele osapoolele memo koostamise kohta on näha järgmisel joonisel.

Nagu näidatud näites, Memo peab sisaldama järgmisi üksusi:

• adressaat, kellele paber saadeti, märkides ametikoha, perekonnanime ja initsiaalid;
• dokumendi liik ja selle väljamineku number näidatakse vastavalt kehtivale loetelule;
• memo olemuse kirjeldus, lahendamist vajava probleemi kirjeldus või teave, mida tuleks arvesse võtta;
• ettepaneku probleemi lahendamiseks, mida esitaja näeb;
• dokumendi esitamise kuupäev, struktuuriüksuse juhi allkiri;
• selle isiku kontaktid, perekonnanimi ja initsiaalid, kellega saab selle probleemi lahendamiseks ühendust võtta.

Memo väljastamise reeglid

Reeglina luuakse dokument arvutis .doc formaadis. Teise külje initsiaalid on kirjutatud paremasse ülanurka, kõik read peavad olema vasakule joondatud. Näide, kuidas juhile memo õigesti kirjutada, saab luua kirjaplangi kujul, kui selliseid märkmeid kirjutatakse sageli. Sõnad "memo" asetatakse lehe keskele. Sõna "memo" järele asetatakse punkt, kuna seda sõna peetakse lause lõpuks.

Järgmisena on lõigust välja toodud dokumendi olemus. Ettepanekud küsimuse lahendamiseks esitatakse uuelt realt, ka lõikest. Allpool vasakus nurgas on märgitud dokumendi koostamise kuupäev ja paremasse nurka ametniku allkiri.

Kuupäevast veidi madalamal on märgitud selle isiku kontaktid ja andmed, kes on volitatud memo sisuliselt edasisi toiminguid tegema. See võib olla üksuse juhi või mõne muu ametniku kontakt, kellele on usaldatud probleemi lahendamine.

Kogu tekst on trükitud Times New Romaniga, mis on kontoritöös kõige sagedamini kasutatav font, suurus 14.

Märge: taanded kõikidel külgedel ei ole rangelt reguleeritud, kuid need peavad mõlemal küljel olema vähemalt poolteist sentimeetrit. Selle eesmärk on tagada, et paber sisestatakse vastavasse sisemise dokumentatsiooni kausta.

Memosid saab kirjutada käsitsi, kuid kõige sagedamini kasutatakse arvutis trükitud versiooni.

Memo esitamise omadused

Eelnevalt esitati memod füüsilisel kujul kahes eksemplaris. Üks neist on kuupäevastatud ja dokumendi vastu võtnud isiku poolt allkirjastatud. See võib olla sekretär, üksuse juhi assistent või muu ametnik, kes on volitatud selliseid dokumente vastu võtma. Dokumendi teine ​​eksemplar jääb struktuuriüksusesse juhuks, kui paber kaob või probleemi lahendamise aegumistähtaeg möödub. Ainult siis, kui teil on memo teine ​​eksemplar, saate teisele poolele oma kaebuse tõendada.

Originaalid on kas assistent või sekretär või üksuse juht isiklikult. Mõned memod on teiste struktuurijaotustega paremini kooskõlastatud. Näiteks kui te ei tea, kuidas töötajale märgukirja kirjutada, saate distsiplinaarkaristuse näidise alla laadida tarkvarast või küsida seda personaliosakonnast. Seda paberite edastamise meetodit aga praegu paljudes ettevõtetes ei kasutata. Enamik organisatsioone on läinud üle elektroonilisele dokumendihaldusele.

Kui teil on töökorras e-postkast, saab paberi edastada Interneti kaudu. Samas jäävad registreerimissoovitused samaks, ainsaks uuenduseks on e-kirjas teise osapoole perekonnanime ja initsiaalide märkimine, kirja teemaks tuleb märkida “memo” ja kirja sisu – taotlus kinnitada kirja manuse kättesaamist. Sel juhul on kinnitusmomendiks väljaminev kiri koos väljumiskuupäeva ja -kellaajaga. Paberi vastuvõtmist tõendab üksusesse saabunud vastuskiri.