Ärikirja koostamine

Mis iganes ärikirjade eesmärk on, on need kirjutatud äris soovitud eesmärgi saavutamiseks. Mitte igal organisatsiooni töötajal pole ärikirjavahetuse alal vajalikku kompetentsi, oskamatu lähenemise korral on oht ettevõtte maine ühe kirjaga täielikult rikkuda. Kuid kui kasutate meie agentuuri kirjade kirjutamise teenust, on saaja kindlasti huvitatud teiega koostööst.

Ärikirjade eesmärk

Ärikirjad ei kaota oma aktuaalsust tööküsimuste ja turundusülesannete lahendamisel. Kirjalikult edastatav teave on mugav, kuna saate selle juurde alati tagasi pöörduda või vaidlusi tekitavate küsimuste lahendamisel edasi kaevata. Kirjalik tekst võimaldab sõnastada mõtteid lakoonilisemalt ja selgemalt kui suuline suhtlus. Lisaks saab mõne adressaadiga ühendust võtta vaid ärikirja saates. Ja mida kõrgem on selle adressaadi staatus, seda professionaalsem peaks tekst olema koostatud. Ärikirjade tüübid sama mitmekesine kui ärisuhete sfäär. Ärikirjavahetus võib olla äriline (soov sõlmida tehing, nõue tehingu poolele) ja mitteäriline (tänukiri, teave, garantiikiri, nõudekirjad, kutsed, meeldetuletused jne). Funktsionaalsuse alusel eristavad nad algatus- ja vastuskirju, aga ka vastust mittevajavaid sõnumeid.

Kuidas ärikirju õigesti kirjutada.

Ärikirja struktuuri ja teksti tunnused

Ärikirjadel on selge koostis:

Sissejuhatus näitab kirja eesmärki ja põhjust ning annab lingi dokumendile, mis oli selle sõnumi lähtepunktiks;

Põhiosa kirjeldab asjade seisu, annab olukorra analüüsi ja argumentatsiooni. Tõendite iseloom sõltub kirja suunast: näiteks veenda konverentsile tulema, projekti investeerima, toodet ostma;

Kokkuvõttes tehakse eeltoodu põhjal järeldus: pakkumine, taotlus, keeldumine, soov jne.

Kirja teksti ette pannakse alati viisakas pöördumine adressaadi poole (Näiteks “Kallis Sergei Mihhailovitš!”) Ja ka teksti alguses või lõpus on kaanonite järgi koostatud viisakusvalem ärikirjavahetusest. Viisakusvormelid algavad tavaliselt nii: “Avaldan tänu osutatud abi eest... / tänu kutse eest... / loodan viljakale koostööle...”. Seda tüüpi kirjade kirjutamisel järgitakse äristiili. Selle tunnused: lakoonilisus, selgus, ühemõttelisus, terminite kasutamine, neutraalne toon, standardiseeritus.

Raskused ärikirjade kirjutamisel

Olge hästi kursis adressaadiga ja teabega, mis tal teie küsimuse kohta juba on;

Vene keele reeglite tundmine ja äristiili tunnused: keelevalemid, lausete koostamise reeglid jne;

Õige ja asjakohane terminoloogia kasutamine;

Korrektsus adressaadi poole pöördumisel.

Kuidas ärikirju õigesti kirjutada.

Sõnastikud ja ärikirjade kirjutamise näidised aitavad teil selle ülesandega iseseisvalt toime tulla. Kui aga ärikirjade kirjutamise ettevalmistamiseks pole piisavalt kompetentset töötajat või aega, võib seda teenust pakkuda professionaalne agentuur. Kommunikatsiooniagentuuri Comagency spetsialistid aitavad teil välja töötada ettevõtte kirjaplangi, koguvad kokku veenvaks argumendiks vajalikud dokumendid, kirjutavad pädeva ja esindusliku ärikirja, parandades seeläbi teie organisatsiooni mainet.

E-post on üks hullemaid tööaja raiskajaid. Oleme sellest juba kirjutanud.

Kuid mõne teie töötaja kohustuste hulka ei kuulu mitte ainult postkasti sisu vaatamine, vaid ka ärikirjade kirjutamine: potentsiaalsed töötajad, töökaaslased, äripartnerid, erinevate ettevõtete ja riigiasutuste esindajad...

Paljude töötajate probleem seisneb selles, et neil puuduvad oskused ärikirjade kirjutamiseks. See ülesanne ajab nad segadusse, sundides neid pikka aega teksti redigeerima.

Kuidas kirjutada ärikirju kiiresti ja nii, et sind mõistetakse

Ka meie kolleeg seisis silmitsi sama probleemiga. Aga meie ettevõtte raamatukogus on õnneks raamat olemas Sasha Karepina “Ärikirjutamise kunst”. See on aidanud rohkem kui üht töötajat, meil on hea meel, kui sellest on teie ettevõttes kasu.

Ettevõtte töötaja jagas oma probleemi ja selle lahendust:

«Arvan, et igaüks meist on vähemalt korra elus kirju kirjutanud. (Kirjavahetus lastelaagri lastega ja sõpradega külast, kuhu vanemad mind igal suvel vanaema juurde saatsid, ei lähe arvesse).

Selles artiklis tahan teile rääkida sellest, kui raske oli mul klientidele kirju kirjutada ja kuidas Sasha Karepina raamat “Ärikirjutamise kunst” aitas mul hirmudest üle saada.

Kõik sai alguse sellest, et tulin uude töökohta, kus tegelikult seisin silmitsi ärikirja kirjutamise probleemiga. Kirjale, mis sisaldas maksimaalselt 10 rida, ei kulunud mul ei rohkem ega vähem – 30 minutit.

Mõelda vaid, kirjutasin 30 minutit kirja (praegu lugedes tunnen häbi), vajutasin väriseva käega “Saada” ja ootasin hinge kinni pidades vastust. Ja kõik sellepärast, et ma ei teadnud, kummalt poolelt kirjale läheneda: kust alustada ja kuidas kirjutada kiri, et klient sellele vastaks.

Probleem oli selles, et mulle ei meeldinud ka minu kirjutatud kirjad. Aga ma ei saanud sellest paremini kirjutada – see oli minu vigurlend.

Nähes, kui mures ma iga kord olin, soovitas kolleeg mulle raamatut “Ärikirjutamise kunst”.

Niisiis, milliste raskustega me kirja kirjutades kokku puutume?

1. Mõtteid on palju, aga kust alustada kirja?
2. Peas keerlevad igasugused asjad: austatud härra, võta näpust... See teeb kirja pikaks ja igavaks.
3. Tahan lihtsalt kirja panna vaimulikud väljendid, mida olen kooliajast pähe õppinud. Ja igas lauses paar.
4. Kuidas anda edasi kirja olemust, et adressaat meist õigesti aru saaks?

5 reeglit, mis aitavad teil tõhusaid ärikirju kirjutada

1. Struktureerige kiri

Ärikiri peab sisaldama järgmist nõutavad elemendid:

1. Sissejuhatus.

• pealkiri;
• apellatsioonkaebus;
• kirja eesmärk;

2. Põhiosa.
3. Järeldus.

Peate kirjutama kirja üldisest konkreetsele: kõige olulisem ja alguses lühidalt ning seejärel kirjeldama üksikasju.

Kasutage oma kirjas erisõnu sidesõnad, nagu näiteks:

näiteks, nimelt lisaks, pealegi, kuna selle tulemusena seega siiski jne.

Need aitavad teil ühendada lauseid ja terveid lõike, mis tähendab, et teie mõtted ei lähe segadusse ja lugeja mõistab hõlpsasti teie kirja olemust.

2. Toetuse saajale hüvitise määramine

Kirjas on peamine, et lugeja huvitaks sulle vastama või palve täitma. Ja selleks peate püüdma mõista tema vajadusi, püüdma mõista, mis adressaati huvitab või muret teeb. Kuid ärge unustage, et kõik saajad on erinevad. Tuleb aru saada, mida lugeja saab, kui ta teeb täpselt nii, nagu me temalt palume. Ja esitage seda eelistena.

3. Kirjutamisstiil

Erilist tähelepanu tuleks pöörata kirja kirjutamise stiilile.

On vaja selgelt eristada isiklikud ja ametlikud stiilid. Ühe või teise stiili kasutamine oleneb olukorrast ja sõnumi sisust.

Isiklikust stiilist kinni pidades rõhutame oma isikupära, näitame oma suhtumist; Kasutades formaalset stiili, esitame faktid.

Seega, kui tahame näidata, et räägime adressaadiga võrdsetel alustel, mõistame teda, tahame jõuda inimlikule kokkuleppele või tahame teda kiita hea töö eest, on parem kasutada isikupärane stiil.

Kui teil on vaja kirjutada kaebus või pretensioon, oleks sobiv ametlik stiil. Kuna formaalset stiili iseloomustavad sellised tunnused nagu: surve oma positsioonilt, faktide väljaütlemine, domineerimine kellegi üle, kriitika. Kui kirjutate riigiametnikule, on kõige parem kirjutada ka ametlikus stiilis.

Pärast kirja kirjutamist lugege see uuesti läbi ja veenduge, et olete valinud õige stiili. Siis ei mõista adressaat teid mitte ainult, vaid usub ka teie sõnumi siirusse.

4. Järeldus

Suurim viga, mida kirja kirjutamisel kõige sagedamini tehakse, on lõpu kirjutamata jätmine.

Pidage meeles, et hoolimata sellest, kui hästi te oma ettepaneku olemust kirjeldate, kuidas te kõike faktide ja erksate detailidega kaunistate, peab kirjal olema lõpp. See peaks olema lihtne, selge ja lühike.

Kokkuvõtteks peate veel kord rõhutama kirja olemust ja kasu lugejale. See on omamoodi fikseeriv efekt.

Pärast lõpu lugemist peaks teie adressaat aru saama, milline peaks olema tema reaktsioon kirjale. Mida sa temalt ootad? See sunnib teda tegutsema, mida sa tegelikult temalt ootasid.

5. Disain

Ilus ja mis kõige tähtsam õigesti vormindatud tekst ei paku adressaadile mitte ainult huvi, vaid tekitab ka soovi, et teda loetaks. Seetõttu ei saa alahinnata ka kirjade vormistamise tähtsust.

Disaini reeglid:

1. Valige font:

• serif - sobib paberilt lugemiseks;
• sans serif – jooksvalt või ekraanilt lugemiseks;

2. Lõigete tegemine tekstis
3. Valige pealkirjad;
4. Valige vajalik tekst:

• paksus kirjas - tõsta esile teksti põhiidee;
• kaldkiri - saate esile tõsta VIP-klientidele saadetud kirjade teksti fragmente või midagi vähem olulist;
• rõhutatud – kui tahame midagi tõeliselt rõhutada.

5. Nimekirjade koostamine:

• täpploendid - kui üksuste arv on 3 kuni 5;
• nummerdatud loendid - rohkem kui 5.

Need on lihtsad, kuid tõhusad reeglid, mille avastasin pärast raamatu "Ärikirjanduse kunst" lugemist. Nüüd kulutan kirjade kirjutamisele oluliselt vähem aega (ja loodan, et mu adressaadid saavad paremini aru, mida neilt oodatakse).

Loodan, et minu artikkel on teile kasulik ning aitab teid ja teie töötajaid nii klientidele ja äripartneritele ärikirjade kirjutamisel kui ka töötajatega sisemises kirjavahetuses.

Lõppude lõpuks, peate tunnistama, on kõik üsna lihtne. Miks siis mitte neid lihtsaid põhimõtteid praktikas rakendada?

Soovitan raamatut mitte homsele edasi lükata ja alustada lugemist juba täna.

Saate osta raamatu "Ärikirjutamise kunst" (või kus iganes sellega kokku puutute)

16apr

Tere! Selles artiklis räägime ärikirjadest.

Täna õpid:

1. Miks ärikirjavahetus pole oma aktuaalsust kaotanud;
2. Mis tüüpi ärikirjad on olemas ja kuidas need vormistatakse;
3. Kuidas õigesti ärikirja kirjutada.

Nüüd on meie akende taga kõrgtehnoloogia ja Interneti aeg. Kuid ärikirjavahetus ei ole kaotanud oma tähtsust ja aktuaalsust, see on lihtsalt liikunud teistesse meediakanalitesse. Räägime täna sellest, miks on oluline osata ärikirju koostada ja vormistada.

Miks vajate ärilist kirjavahetust?

Esiteks on see võimalus töötajate või äripartneritega arvamusi, ettepanekuid ja mõtteid vahetada. Kirjavahetuse abil esitavad nad kaebusi, taotlusi, selgitavad ettevõtetevahelisi arusaamatusi.

Ärikirjavahetus on üks ametliku kirjavahetuse liike.

Erinevused ärikirjade ja muude vahel

Peamised erinevused on järgmised:

• Esitluse stilistika;
• Sõnavara, mis ei võimalda emotsioone selgelt väljendada;
• Koostatud ettevõtte ametlikul kirjaplangil;
• Kirjatüüp ei ole liiga väike, kuid mitte ka suur ning on kogu teksti ulatuses sama;
• Harva hõivavad rohkem kui 1 lehekülg;
• Range ametliku käsuliini olemasolu.

Ärikirjade tüübid

Kõik ärikirjad võib jagada mitmeks rühmaks. Peatume igaühel üksikasjalikumalt ja kirjeldame lühidalt.

Kirjad, millele ei ole vaja vastata.

• Kirjalik lubadus, kirjalik tõotus;
• Kaasnev;
• Informatiivne;
• Hoiatuskiri;
• Meeldetuletuskiri.

Kirjad, mis nõuavad vastust.

• Apellatsioonkaebus;
• Pakkumine;
• Taotlus;
• Nõue;
• Petitsioon.

Mitteärilised kirjad.

• Kutse;
• Kaastundeavaldused;
• Tänu väljendavad kirjad;
• Millestki teavitavad kirjad;
• Soovitusi sisaldavad kirjad;
• Garantiikirjad;
• kirjad, mis kinnitavad kauba kättesaamist, teenuse osutamist jne;
• Õnnitluskirjad erinevatel puhkudel;
• Nõudekiri;
• juhised;
• Saatekirjad.

Kaubanduslikud kirjad.

Tavaliselt kasutatakse neid enne lepingu sõlmimist, samuti lepingu kehtivuse ajal.

Need sisaldavad:

• Päringutele vastamise kirjad;
• Otsene päring;
• – kiri, milles tehakse ettepanek tehingu tegemiseks või lepingu sõlmimiseks;
• Nõue;
• Meeldetuletus;
• Kiri, mis sisaldab hoiatust lepingute lõpetamise või kohustuste täitmise vajaduse vms kohta.

Kui räägime struktuuri järgi klassifitseerimisest, on ärikirju kahte tüüpi:

• Sisaldab autori teksti ja on kirjutatud vabas vormis;
• Koostatud range mustri järgi.

Adressaadi järgi.

• Ringkiri – kiri, mis saadetakse mitmele adressaadile;
• Tavaline – saadetakse ühele saajale ühe isiku nimel;
• Kollektiiv – saadetakse ühele saajale, kuid mitmelt isikult.

Kirjad jagunevad ka vastavalt saatmisvormile:

• Saadetud faksisõnumina;
• Saadetud meili teel;
• Tavalistes ümbrikutes saadetud.

On teatud tüüpi tähti, mis tuleks eetilistel põhjustel kirjutada käsitsi, mitte kirjutada. See kehtib kaastundeavalduste ja õnnitluste kohta.

Õige disaini saladused

Kirja tekst on jagatud sissejuhatavaks, põhi- ja lõpuosaks. Need on üksteisega loogiliselt seotud. Sissejuhatav osa sisaldab asjaolusid, mis viisid kirja loomiseni, ja põhiosa esindab sisu ennast. Viimases osas võetakse kokku tulemused, mis väljendavad taotlust, keeldumist vms.

Üldiselt võib kogu vastutusega ärilist kirjavahetust nimetada kunstiks, sest on vaja õppida, kuidas seda õigesti ja kõiki nõudeid järgides läbi viia. Enamasti mõtleme ju ainult selgelt esitatavale infole ja unustame ära selle, et kirja võib pidada ettevõtte näoks.

Stilistika.

Iga tähte hoitakse ranges äristiilis, kasutades ametlikele dokumentidele iseloomulikke kõnevahendeid.

Nõuded teabe esitamisele.

Kogu kirjas sisalduv teave on esitatud järgmiselt:

• Adresseeritud, mõeldud konkreetsele isikule;
• Kogu teave peab olema kirjutamise kuupäeva seisuga ajakohane;
• Usaldusväärne;
• erapooletult;
• Põhjendatud;
• Nii täielikult kui võimalik, et selle põhjal otsus langetada.

Vorm.

Esiteks koostatakse kiri kirjaplangile, mis kuulub ettevõttele.

• Ärikirja kirjutamiseks kasutatakse A4 formaadis lehti;
• Vormi vasak veeris peab olema vähemalt 3 cm, kuna mõne aja pärast saadetakse need faili;
• Märgitakse ettevõtte nimi, juriidiline ja tegelik aadress ning e-posti aadress;
• Parem on kasutada standardset Times New Roman fonti, suurus 12. See on kõige optimaalsem ja seda on lihtne lugeda;
• Ärikirjade koostamine on lubatud ilma kirjaplangi kasutamata, kuid siis tuleb siiski esitada andmed vormilt.

Kui kiri käsitleb suuri finantstehinguid või muud laadi konfidentsiaalset teavet, ei ole soovitav selliseid kirju saata faksi või elektrooniliselt. Parem on vanamoodne, tavalises paberümbrikus.

Nummerdamine.

Kui kiri koosneb mitmest lehest, nummerdatakse need alates teisest. Numbrid on märgitud üleval keskel araabia numbritega. Numbri kõrval pole punkte.

Osadeks jagamine.

See tähendab kirja jagamist lõikudeks. Tekst ei tohiks voolata pidevas voolus, muidu seda lihtsalt ei tajuta. Tänu lõikudeks jaotusele on näha, kus üks mõte lõpeb ja teine ​​algab.

Paranduste saadavus.

Ei ole soovitatav lubada parandusi, kirjavigu ega kustutamisi. Täht peab olema õigesti kirjutatud ja tekst tuleb trükkida intervalliga 1,5–2.

Kasutatud üksikasjad.

Toome välja ainult peamised, kuna rääkisime neist juba veidi varem:

• Kui ettevõte on riigi omandis, kasutatakse Vene Föderatsiooni vappi. See asub ametliku vormi keskel;
• Ettevõtte täielik nimi;
• faksi- ja telefoninumbrid;
• Pangakonto number;
• Adressaat - ja saava ettevõtte nime kasutatakse nimetavas käändes, saaja ametikoha ja perekonnanime märkimiseks kasuta daattiivi;
• Kui saajal on akadeemiline kraad või tiitel, märgi see enne isiku perekonnanime;
• Kõik üksikasjad kirjutatakse uuele reale ja suure algustähega.

Ärikiri pärast koosolekut

Pidasite ärikohtumise, seal oli mingi väljavaade. Arutame edasi, kuidas seda kirjas kajastada.

1. Kõigepealt viita kirja alguses oma potentsiaalse partneriga suhtlemise kuupäevale ja kellaajale, isegi kui kohtumisest on möödas paar päeva.
2. Vältige vigu või liiga keerulisi fraase: hoidke kiri lühike ja selge, kuid nii, et saaja tahaks seda lugeda.
3. Mainige, millest vestlus rääkis. Nt: " Arutasime, kui palju Veneetsia stiilis vaas maksab.
4. Jälgi, et kirja saaja avaldaks oma arvamust koosoleku teema kohta.
5. Märkige aeg, millal saate telefoni teel suhelda või isiklikult kohtuda.
6. Andke saajale teada, et ootate temaga koostööd: " Ootan teiega tulevasi ärisuhteid«.
7. Lõpetage oma kiri järgmise või sarnase fraasiga: " Sulle parimat soovides...».

Elektroonilised ärikirjad

Nende kujunduse nõudeid ei saa eirata, kuna praegu väljastatakse üha rohkem kirju pigem elektroonilisel kujul kui paberkandjal. Lõppude lõpuks on käes 21. sajand.

Elektroonilise ärikirja koostamine pole keeruline, vormistamisnõuded on identsed tavakirjadele. Ainus asi on see, et sellisel kirjal peaks alati olema pealkiri (või teemarida), et see lihtsalt ei läheks dokumentatsioonivoogu kaduma.

Lisaks, kui sellisele kirjale vastatakse, on parem mitte muuta kirja teemat, nii saate kiiresti aru, mida öeldakse, kui saate palju kirju.

Samuti ei tohiks te sellistele kirjadele manuste loomisel kasutada tipptasemel tarkvara, see pole kaugeltki tõsiasi, et teie adressaadil on sama. Kui seda pole, siis kiri lihtsalt ei avane.

Ärge kasutage ärikirja elektroonilisel kirjutamisel emotikone. Tehnoloogia on suurepärane, kuid hoidke seda kirjutades asjalikuna.

Mis on kirjale vastamise tähtaeg?

Kui kiri on liigitatud vastamist nõudvaks, siis vastamise aeg sõltub kirjas sisalduvast teabest:

• Kui saate taotluse, kinnitage, et see on kätte saadud järgmise kolme päeva jooksul pärast selle kättesaamist. Ja lõpliku vastuse saab anda kuu aja jooksul;
• Kui räägime kaastundeavaldusest, võib selle saata kümne päeva jooksul pärast kurva sündmuse toimumist;
• Õnnitlusi on lubatud saata 8 päeva jooksul alates erikuupäevast teadasaamisest;
• Kui rääkida üldistest heade kommete reeglitest, siis on parem vastata kirjadele seitsme päeva jooksul.

Kuidas kirjutada ärikirja: lihtsas keeles keeruliste asjade kohta

Eristage ärikirja ja isiklikku kirjavahetust. Oleme täna juba rohkem kui korra rääkinud sellest, mis need erinevused on, me ei tohiks neid unustada. Vaatame nüüd kirja kirjutamist samm-sammult.

1. etapp. Märgime adressaadi.

Vormi paremasse ülanurka kirjutame selle isiku perekonnanime, initsiaalid ja ametikoha, kellele kirja adresseerime. Kui adressaat on organisatsioon, märkige selle juriidiline aadress.

2. etapp. Apellatsioonkaebus.

Asetame selle vormi keskele. Seda tehakse lugupidavalt, ilma lühendite ja kustutamisteta.

Näide: Kallis (nimi, isanimi)! Samuti saab adressaadi poole pöörduda, näidates ära tema positsiooni. Kuid kui pöördute inimese poole nimepidi, vähendab see psühholoogilist pinget ja annab märku, et ärisuhe on stabiilne ja väljakujunenud.

3. etapp. Eesmärgi avaldus.

Selgitage kirja eesmärki, olemust ja peamisi ideid. See osa on peamine. Kirjutage sellest, mida soovite öelda, mis on teie pöördumise põhjus. Kuid ärge unustage ametlikku ja neutraalset stiili.

4. etapp. Ettepanekute ja soovituste tegemine.

Peaaegu iga ärikiri eeldab, et adressaat vastab sellele. Seda ei nõua üldjuhul ainult informatiivse iseloomuga kirjad. Seetõttu ärge lihtsalt kirjeldage probleemi, vaid soovitage ka, kuidas seda lahendada.

Kui esitate kaebuse, paluge teatud meetmete võtmist; kui pakute koostööd, öelge meile, millised võimalused on saadaval.

Lihtsamalt öeldes peab see, kes kirja saab, nägema, et ta mitte ainult ei taha temalt midagi, vaid ka mõistma, kuidas seda on võimalik saavutada.

Kuidas ärikirja lõpetada

Ärikiri peab olema täiuslikult kirjutatud. Kui kirjutamisreegleid ei järgita, võib see negatiivselt mõjutada ettevõtte mainet tervikuna. Seetõttu teeme nüüd ettepaneku pikemalt peatuda ärikirja lõpuosa kujundusel.

Kirja lõpus võta kokku kõik, millest varem juttu oli. Kuid te ei tohiks oma järeldusi 10 lausesse venitada, ärikirjades hinnatakse ju lühidust ja ülevaatlikkust. Parem on piirduda lihtsate fraasidega.

Lõpu koostamisel lähtume kahest näitajast: see peaks olema võimalikult viisakas ja korrektne. Selle ehitamiseks on erinevaid võimalusi.

siin on mõned näidised:

• Täname tähelepanu või abi eest: Aitäh! (Las ma tänan...);
• Väljendage oma tulevikulootusi: Loodame vastastikku kasulikku koostööd (Loodame saada vastuse lähiajal...);
• Saate koostada fraasi, et kinnitada adressaadile midagi: Meil oleks hea meel teiega koostööd teha;
• Esitage taotlus: Palume tulemustest teatada;
• Vabandame võimalike ebamugavuste pärast: Vabandan materjali eest tasumisega ootamatu viivituse pärast.

Kuidas adressaadiga hüvasti jätta.

Vaatamata sellele, et kirjavahetus on ametlik, saab hüvasti jätta erineval viisil.

Siin on mõned valikud.

• Austusega sinu vastu...;
• Edu soovidega...;
• Parimate soovidega…

Allkirjastame õigesti.

Kirjale alla kirjutades märkige oma ametikoht, ees- ja perekonnanimi. Kui kahtlete sellise fraasi sobivuses nagu: " Lugupidamisega" - lihtsalt ära kasuta seda.

Allkirjas saate märkida oma kontaktid, täiendava telefoninumbri või meiliaadressi, nii demonstreerite saajale, et olete valmis temaga suhtlema ja koostööd tegema.

Meie artikli järgmises osas tahaksin rääkida inglisekeelsetest ärikirjadest.

Ärikirjad inglise keeles

Selliste kirjade koostamiseks ei ole reguleeritud vormi. Kõik sõltub kirja eesmärgist ja sellest, kes on selle adressaat. Siin on mõned lühikesed soovitused koostamiseks.

Kirjutamise kuupäev.

Kui kirjutame USA-s, siis kuupäeva märkimisel paneme esikohale kuu, siis päeva ja alles siis aasta. Ühendkuningriigi puhul sisestatakse kuupäev nagu Vene Föderatsioonis. Sel juhul kirjutage kuu tähtedega, et vältida segadust.

Saaja andmed.

• Kui kirjutad mehele, võta temaga ühendust järgmiselt: Mr (sisesta perekonnanimi);
• Kui naine on abielus: proua (sisesta perekonnanimi);
• Vallalisele daamile: Preili (märkige perekonnanimi);
• Kui te ei tea daami staatust: Ms (sisesta perekonnanimi).

Aadressi täpsustamine.

Järjestus on vastupidine Vene Föderatsioonis aktsepteeritule: kontor, majanumber, tänava nimi, sihtnumber, osariigi nimi (kui kirjutate USA-s), maakonna nimi ja riigi nimi (kui kirjutate Ühendkuningriigis).

Kuidas adressaadiga ühendust võtta.

Tavalised kõned:

• Kallis proua;
• Lugupeetud härra;
• Lugupeetud härra või proua;
• Lugupeetud proua;
• Kallis.

Aadressi järele paneme koma (kui kirjutate UK-sse) või kooloni (kui kirjutate USA-sse). Hüüumärki pole kombeks panna.

Teema.

Märkige kindlasti kirja teema, nagu Vene Föderatsioonis.

Põhitekst.

Jagage see lõikudeks. Või kirjuta iga lause uuele reale.

Kuidas hüvasti jätta.

Näiteks nii: " Täname teid abi eest, jääme siiralt teie omaks"– Aitäh, mu pühendunu... kuigi see võiks olla vähem formaalne.

Allkirja registreerimine.

Anname oma allkirja hüvastijätu lõigu alla, märgime oma ees- ja perekonnanime, ettevõtte nime ja ametikoha.

Rakenduste disain.

Kui lisate dokumente, märkige kirja lõppu: " Enc." ja loetlege rakendused.

Mida kirjutada suure algustähega.

• Perekonnanimed ja initsiaalid;
• ettevõtete nimed;
• linnade, osariikide jne nimed;
• Kõik sõnad, mis näitavad ametikohta;
• Esimesed sõnad hüvastijätuks;
• Avaaadressid.

Enne vestluse lõpetamist on siin mõned näited vene- ja inglisekeelsetest ärikirjadest.

Ärikirjade näidised vene ja inglise keeles

Järeldus

Kokkuvõtteks tahan öelda, et ärikiri on suhtlusvahend igal tegevusalal. Kui see on õigesti kirjutatud, näitab see kindlasti teie ettevõtet positiivses valguses.

Seevastu lohakalt ja vigadega kirjutatud kiri võib kõige lootustandvama äri täielikult hävitada. Kirjutage tähti õigesti ja proovisime teile öelda, kuidas seda teha.

Kui palju imelisi ideid ei oota elluviimist, kui palju tähti kustutatakse pärast 3-sekundilist tähelepanu, kui palju arusaamatusi tekib iga päev, kuna ei suudeta oma mõtteid kirjalikult selgelt väljendada! Geniaalne artikkel, mida tasub lugeda, et mõista, kuidas kõige paremini ärikirju kirjutada. MBA-s õpetasime seda oskust lihtsalt: kirjalike tööde kirjutamisel pandi sõnade arvule piirang. Näiteks 3000. Ületamise eest võeti punkte maha. Ja nii sa kirjutad hiilgava, suurejoonelise teose ja saad 4000... ja siis kulutad palju aega toimetamisele, mõeldes, mis on tegelikult oluline ja milleta saab hakkama. Iga sõna peab tabama sihtmärki.

Tõenäoliselt kirjutate tööl pidevalt: ettepanekud klientidele, märgukirjad ülemustele, pidev meilide voog kolleegidele. Kuidas siis veenduda, et teie sõnumid on selged ja hästi struktureeritud? Kuidas eristada neid üldisest infovoost?

Mida eksperdid ütlevad

Piiratud ajaga ületöötanud juhid võivad arvata, et oma ärikirjutamise oskuste arendamine on tüütu ja tõepoolest mõttetu tegevus. Sellegipoolest võimaldab just oskus struktureerida huvitav ja hästi kirjutatud ettepanek, mis võimaldab tõhusalt suhelda, oma äri arendada ja end õigesti positsioneerida. "Nagu Marvin Swift kunagi nii tabavalt märkis, tähendab kirjutamise selgus mõtte selgust," ütleb MIT Sloan School of Businessi kommunikatsiooni vanemlektor Cara Blackburn. "Sul võivad olla maailma parimad ideed, aga kui te ei saa suhelda, ei saa keegi neist teada," lisab ta. "Õnneks on kõigil potentsiaali ärikirjutamises paremaks muuta," ütleb Brian Garner, raamatu The HBR Guide to Business Writing autor. "Kirja kirjutamise oskus ei ole inimestele kaasasündinud kingitus," ütleb ta. "See on oskus, mida saate ise arendada." Siin on, kuidas kirjutada lihtsalt, selgelt ja täpselt.

Mõtle enne kui kirjutama hakkad

Enne pliiatsi kätte võtmist või sõrmede klaviatuurile panemist mõelge läbi, mida öelda soovite. "Kohe kirjutamise alustamine on tavaline viga, mida paljud inimesed teevad," ütleb Garner. «Nad arendavad kirjutades ideid, mistõttu osutub selline sõnum halvasti ülesehitatud, mõtted hüppavad teemalt teemale ja korduvad. Küsige endalt: milline on minu meili taga olev sõnum, mis mu adressaadile pärast selle meili, ettepaneku või aruande lugemist meelde jääb? Kui te ise ei suuda oma küsimusele kiiresti ja lihtsalt vastata, oli teil teksti kirjutamisel selgelt kiire.

"Sa peaksid võtma aega, et oma pea selgeks teha," nõustub Blackburn.

Kirjutage konkreetselt

Minge otse asja juurde. Paljud inimesed leiavad, et koolis õpetatud ülesehitus ja kirjutamisstiil ei tähenda päris ärimaailmas suhtlemist. "Halvim viga, mida ärikirjanduses teha saab, on sõnumi põhiidee jätmine kirja keskele," ütleb Garner. Kui esitate põhiidee kirja alguses lihtsalt ja lühidalt, säästab see teie adressaadi aega ja teie edasine argument tundub veenvam juba enne, kui inimene teie sõnumit loeb. Pikkade märgukirjade või ettepanekute koostamisel soovitab Garner kohe esimese lehekülje alguses välja tuua põhiidee või pakutud lahenduse "kuni 150 sõnaga". "Parandage oma üldistusvõimet ja ideid lühidalt edastades," ütleb ta. "Kui kirja sissejuhatav osa ebaõnnestub, võib sama öelda kogu kirja kohta tervikuna."

Ärge valage vett

"Ärge kasutage kolme sõna, kui ühest piisaks," soovitab Blackburn. Pärast lugemist hinnake oma kirjutatut kriitiliselt ja veenduge, et iga sõna oleks suunatud kirja olemuse edasiandmisele. Eemaldage kõik lisasõnad või laused. Näiteks ei tohiks öelda "üldine üksmeel", sest piisab lihtsalt "üksmeelsuse" ütlemisest.

"Sel hetkel, kui lugeja mõistab, et sõnum muutub liiga sõnaliseks, hakkab tähelepanu välja lülituma," ütleb Garner. Ta soovitab fraasi asemel kasutada ühte sõna (parem on asendada fraas "vaade" ühe sõnaga - "arvamus"), asendada keerulised konstruktsioonid konkreetsete tegusõnadega (kellelegi kaitset pakkuma - kaitsma), kasutada lühendeid. (inglise keeles: don't asemel ei tee ja me oleme selle asemel, et oleme) ning võimalusel kasutage passiivsete tegusõnade asemel aktiivseid tegusõnu ("do" asemel "be done").

Vältige žargooni ja teaduslikku stiili

Ärikirjavahetusega kaasneb slängi ja lühendite kasutamine. Kuigi sageli juhtub, et nende kasutamist ei saa kirjavahetuses vältida ja mõnikord osutuvad need isegi kasulikuks, viitavad need siiski laiskusele ja segadusele mõtetes. Kui slängi on liiga palju, hakkab adressaat arvama, et kirjutasite selle sõnumi autopiloodil, ja siis ei saa ta täielikult aru, millest te räägite. "Kžargoon ei lisa tähendust," ütleb Blackburn, "samas, kui selgus ja kokkuvõtlikkus ei lähe kunagi moest välja." Garner soovitab luua "musta nimekirja" slängi sõnadest ja väljenditest, mida tuleks vältida, nagu kontrollnimekiri, ülempiir, tasu jne. Samuti peaksite vältima liiga pretensioonika keelekasutust. Tihti arvavad autorid ekslikult, et keerukate ja ilusate sõnade kasutamine lihtsate sõnade asemel on intelligentsuse märk. Paraku pole see kaugeltki nii.

Loe uuesti, mida kirjutad

Pane end lugeja kingadesse. Kas teie mõte on talle selge, kas see on selgelt väljendatud? Kas teie tekst koosneb lihtsatest ja arusaadavatest lausetest? Blackburn soovitab lõike valjusti lugeda. "See toob esile puudused: tülikas lause, tarbetult pikkade lõikudega lõik," ütleb ta. Ärge kartke paluda oma tööd toimetada kolleegil või sõbral või veel parem, mitmel kolleegil või sõbral. Andke neile võimalus oma arvamust avaldada ja ärge laske end sellest solvuda. "Töö parandamine on sõbralik teenindus," ütleb Garner, "mitte agressiooniakt."

Harjuta iga päev

"Kirjutamine on oskus," ütleb Blackburn. "Ja oskused paranevad harjutades." Garner soovitab lugeda iga päev hästi kirjutatud materjali ning olla ettevaatlik sõnade valikul, lausete struktureerimisel ja ideede väljendamisel. "Hakkake tähelepanu pöörama The Wall Street Journali stiilile," ütleb ta. Ostke stiili- ja grammatikajuhend: Garner soovitab Fowleri kaasaegset inglise keelt. Kõige tähtsam on varuda oma ajakavas aega korrektuuriks ja toimetamiseks. „Paberi kirjutamine ja seejärel selle korrektuur parandab teie stiili. Lihtsalt ärge oodake kiireid muutusi, soovitab Blackburn. "See aeg kulub õigele asjale, sest need, kes kirjutavad kvaliteetseid tekste, teevad ka oma tööd hästi ja see on märgatav."

Pidage meeles järgmist.

Mida teha:

• Mõelge ette, mida peate ütlema, et muuta teie sõnum võimalikult konkreetseks ja tõhusaks.
• Ärge raisake sõnu, kasutage lühikesi lauseid ja kirjutage alati asja juurde.
• Vältige žargooni ja moesõnu. Selle asemel peaksite püüdlema esituse lihtsuse ja selguse poole.

Mida mitte teha:

• Ära väida, et sa ei oska teksti kirjutada. Pideva harjutamisega saab igaüks oma kirjutamisoskust arendada.
• Ärge eeldage, et kirja kõige esimene mustand on parim või vähemalt sobiv. Iga dokumenti saab muuta.
• Ärge matke sõnumi põhiideed maha. Sõnumi olemus tuleks kohe alguses ära öelda.

Juhtumiuuring nr 1: ärge kartke kelleltki abi küsida.

Kui David McCombie asus tööle McKinsey & Company vanemkonsultandina, mõistis ta kohe, et Harvardi õigusteaduskonnas omandatud kirjutamisstiil ei sobi täielikult ärisuhtluseks juhtide tasemel. "Probleem oli minu arutluskäigu ülesehituses," meenutab David. "Vajaliku välise vaatenurga saamine õpetas mulle, kuidas jõuda kiiremini asja tuumani."

"Juriidiline või akadeemiline stiil iseloomustab materjali ülesehitamist kogu protsessi pikast ja tüütust kirjeldusest, samas kui järeldus lükkub päris lõpuni," selgitab ta. "Ärikirjavahetuses on siiski kõige parem alustada järeldustest ja mitte vastupidi."

David viis selle lähenemisviisi tööle üle oma Miamis loodud erainvesteerimisettevõttesse The McCombie Group. "Kirjad, mida pean kõige olulisemaks, saadan oma partnerile, et ta saaks neid uuesti lugeda," ütleb David, mis on tema arvates tõhusam kui ise toimetada. Nüüd räägime sellest, kuidas seda või teist ideed kõige paremini edasi anda, täpsemalt väljendada.

Tekstide kallal töötamine on otseselt seotud sellega, et Davidi arvamus on oluline valdkonnas, kus ta on tunnustatud professionaal. Ta kirjutab praegu raamatut nimega The Family Office Practitioner's Guide to Direct Investments, mis pretendeerib erilisele kohale keskkonnas, kus tema ettevõte on end sisse seadnud.

"Isegi kui ma ärikirjade kirjutamisest kõigest aru saaksin, eelistaksin selles küsimuses edasi areneda, sest enda ja oma oskuste kallal töötamine on edu võti," nendib David. Mida rohkem harjutada, seda parem.

Juhtumiuuring nr 2: õppige tähti õigesti kirjutama

Tim Glova suutis luua eduka karjääri strateegilise turunduse valdkonnas, kuid otsustas minna kaugemale. "Ma tahtsin, et mind ei nähtaks mitte ainult tehnokraadina, vaid ka läbimõeldud juhina," ütleb Tim. "Selleks pidin avalikult rääkima ja oma ideid neile esitama."

Ta teadis, et kõne peab olema selge, lihtsalt arusaadav ja õigesti üles ehitatud ning siis saab tema maine veelgi kaalu. Tema kirjad võtsid temaga samal tasemel kolleegid ja spetsialistid vastu pauguga, kuid tema kogemused jäid rohkem teaduslikule tasandile. Nii hakkas Tim lugema igasugust ärikirjandust, nagu McKinsey Quarterly, et stiili tunnetada. "Ma uurisin, kuidas nad suhtlesid," ütleb Tim, "ja püüdsin kirjutada nii, et mu tekst näeks välja selge ja kõlaks veenvalt."

Tim suutis parandada mitte ainult oma tekste, vaid ka e-kirju ja kõnepostisõnumeid. "See võime läbib kogu tema suhtlusstiili," ütlevad tema kolleegid. Ja Timi teosed leidsid oma lugejad. Mõnda tema teost on alla laaditud 100 000 korda ja Fortune 50 organisatsioon kasutas just hiljuti üht tema teost personali koolitamise ja arendamise siseprogrammina.

Tim on oma edusammudega rahul, kuid samal ajal usub ta, et ta ei tohiks sellega peatuda. "Me ei tohi kunagi lõpetada enda kallal töötamist," võtab ta kokku. "Kui olete oskuse omandanud, tuleb seda tugevdada."

Mida artiklis veel ei mainita, aga kindlasti lisaksin, on õige, ilusa, sobiva disaini tähtsus. Selliseid dokumente on lihtne lugeda. Täpipunktid, ridade vahekauguste joondamine, fondi suurus - kõik see leiutati selleks, et muuta teie dokument arusaadavaks, mitte elegantseks. Ärikohtumisele tulles on dokumendi välimus sama oluline kui korralik ja elegantne välimus.

Põhimõtteliselt ei tohiks tekkida küsimusi, kuidas ja milliste vahenditega saab luua ja saata. Ametlike kirjade puhul pole aga kõik valmis seda ülesannet kohe alustama, eriti kui kirja autor ootab vastust. Ma räägin teile ärikirjavahetuse väikese saladuse: mida rangem on kirja iseloom ja stiil, seda suurem on adressaadi vastuse võimalus. Selles õppetükis annan teile mitu näidismeili, mis peaksid aitama kasutajatel oma stiili üle otsustada ja seejärel sõnumeid kõige pädevamal viisil koostada.

Esiteks peame otsustama, milline on loodava kirja olemus. Jagan kõik väljaminevad meilid kolme põhitüüpi:

• Äripakkumine
• Äripäring
• Sõbralik aadress

Seetõttu on mul kõigi kolme tüübi jaoks mallid nii lihtsate tekstifailide kui ka konkreetsete meiliprogrammide jaoks kohandatud mallide kujul. Liigume järjekorras igaühe juurde.

Äripakkumine

Tere (tere pärastlõunal), [kõnealuse nimi]!

Suhtlemisel on soovitav märkida nimi igas kirjas, sest isiklik aadress tekitab inimeses sõbraliku meeleolu. Kui te siiski nime teada ei saa, piisab tervitusmallist.

Lubage mul tutvustada teie tähelepanu meie ettevõtte [ettevõtte nimi] uut teenust (uus toodet).

Lubage mul pakkuda koostööd valdkonnas [tegevusala nimi].

Järgmisena kirjeldage lühidalt oma ettepaneku eeliseid hinna või mõne kvaliteedinäitaja osas. Peaasi, et mitte üle pingutada. Megabaidid teksti ja isegi heledate, mõttetute piltidega täiendatud peletavad inimesed ainult eemale. Kui kirja saaja tunneb Sinu pakkumise vastu huvi juba esimestest ridadest, võtab ta Sinuga kindlasti lisainfo saamiseks ühendust.

Kui tahate tõsiselt õigete inimestega ühendust võtta, kui nendega esimest korda ühendust võtate, on mõttekas mõelda ka katvusele peale e-posti. Hea mõte oleks luua kontod sellistes teenustes nagu ICQ jaSkype. Mõnikord on inimesel teiega tavatelefoni teel palju lihtsam ühendust saada, kui muidugi jätsite numbri mõtlikult allkirja.

Miks on vaja oma e-posti aadressi signatuuris dubleerida, küsite, kui meiliserver saadab selle automaatselt edasi. Siin kehtib reegel, et liigne teave ärikirjavahetuses pole kunagi tarbetu. Kujutagem ette olukorda, kus teie kirja saabub isik, kes pakkumisest potentsiaalselt huvitatud ei ole või lihtsalt ei ole pädev sellele õigesti vastama. See edastab saabunud kirja teisele kasutajale, kuid millegipärast läheb automaatselt lisatud andmete hulgast info tegeliku saatja kohta kaotsi, mistõttu on teiega ühenduse võtmine raskendatud. Alati piisab aga allkirja vaatamisest, et teha kindlaks kirja autor ja tema vajalikud kontaktid.

Äripäring

Tere head pärastlõunat)!

Või kui adressaadi nimi on teada, siis (Kallis [nimi, isanimi])!

Esitage teave toote (teenuse) [toote/teenuse nimi] kohta koos täielike omaduste ja konkurentsivõimeliste omaduste kirjeldusega.

Lähtudes Vene Föderatsiooni föderaalseadusest [dokumendi number ja kuupäev], palun teil esitada teave [kirjeldage saamiseks vajalikke andmeid].

Kui teie õigusi rikutakse, võite Internetis ühendust võtta ka konkreetse teenuse juhtkonnaga.

Seoses kasutuslepingu punkti [kasutuslepingu punkti number] rikkumisega, nimelt: “[tsiteerida nimetatud punkti täisteksti]”, palun viia läbi uurimine ja võtta süüdlaste suhtes asjakohased sanktsioonid [ vastutav (kui me räägime teenindustöötajatest)] isik [sait (saidi nimi)]. Palun teatage kontrolli tulemustest ja määratud sanktsioonidest [teie enda e-posti aadress].

Sõbralik aadress

Tervitused (Tere päeva) (Tere, [isiku nimi]!

Kui võtate meiega esimest korda sõbralikult ühendust, on teie tekstisõnumi täielikkus hea näitaja. Korrektselt kirjutatud mahukas tekst viitab teie suurele huvile õige inimesega ühendust võtta ja äratab soovi vastata. Ärge unustage avada vestlust mõne esialgse küsimusega.

Näidismeil