Preparazione di una lettera commerciale

Qualunque sia lo scopo delle lettere commerciali, sono scritte per raggiungere l'obiettivo desiderato negli affari. Non tutti i dipendenti di un'organizzazione hanno la competenza necessaria nel campo della corrispondenza commerciale, con un approccio inetto c'è il rischio di rovinare completamente la reputazione dell'azienda con una lettera. Ma se utilizzi il servizio di scrittura lettere della nostra agenzia, il destinatario sarà sicuramente interessato a lavorare con te.

Scopo delle lettere commerciali

Le lettere commerciali non perdono la loro rilevanza nella risoluzione di problemi di lavoro e attività di marketing. Le informazioni fornite per iscritto sono convenienti perché puoi sempre tornare ad esse o presentare ricorso quando si risolvono questioni controverse. Il testo scritto ti consente di formulare pensieri in modo più conciso e chiaro rispetto alla comunicazione orale. Inoltre, alcuni destinatari possono essere contattati solo inviando una lettera commerciale. E quanto più alto è lo status di questo destinatario, tanto più professionale dovrebbe essere la composizione del testo. Tipi di lettere commerciali tanto diversificato quanto la sfera delle relazioni commerciali. La corrispondenza commerciale può essere commerciale (desiderio di concludere un affare, reclamo verso una parte in una transazione) e non commerciale (lettera di ringraziamento, informazioni, lettera di garanzia, lettere di richiesta, inviti, solleciti, ecc.) In base alla loro funzionalità distinguono tra lettere di iniziativa e lettere di risposta, nonché messaggi che non richiedono risposta.

Come scrivere correttamente lettere commerciali.

Caratteristiche della struttura e del testo di una lettera commerciale

Le lettere commerciali hanno una composizione chiara:

L'introduzione indica lo scopo e il motivo della lettera e fornisce un collegamento al documento che è servito da punto di partenza per questo messaggio;

La parte principale descrive lo stato delle cose, fornisce un'analisi della situazione e un'argomentazione. La natura delle prove dipende dall'orientamento della lettera: ad esempio, convincere a partecipare a un convegno, a investire in un progetto, ad acquistare un prodotto;

In conclusione, si trae una conclusione in base a quanto sopra: offerta, richiesta, rifiuto, desiderio, ecc.

Prima del testo della lettera viene sempre posto un educato indirizzo al destinatario (Ad esempio, “Caro Sergei Mikhailovich!”) E anche all'inizio o alla fine del testo c'è una formula di cortesia redatta secondo i canoni della corrispondenza commerciale. Le formule di cortesia solitamente iniziano così: “Esprimo gratitudine per l'aiuto fornito... / gratitudine per l'invito... / spero in una fruttuosa collaborazione...”. Quando si scrive questo tipo di lettera, si osserva lo stile aziendale. Le sue caratteristiche: concisione, chiarezza, inequivocabilità, uso dei termini, tono neutro, standardizzazione.

Difficoltà nello scrivere lettere commerciali

Sii ben consapevole del destinatario e delle informazioni che ha già sulla tua domanda;

Conoscenza delle regole della lingua russa e delle caratteristiche dello stile aziendale: formule linguistiche, regole per comporre frasi, ecc.;

Uso corretto e appropriato della terminologia;

Correttezza nel rivolgersi al destinatario.

Come scrivere correttamente lettere commerciali.

Dizionari ed esempi di scrittura di lettere commerciali possono aiutarti a far fronte a questo compito da solo. Ma se non c'è abbastanza personale competente o tempo per prepararsi a scrivere lettere commerciali, un'agenzia professionale può fornire questo servizio. Gli specialisti dell'agenzia di comunicazione Coagency ti aiuteranno a sviluppare una carta intestata aziendale, a raccogliere i documenti necessari per un'argomentazione convincente, a scrivere una lettera commerciale competente e presentabile, migliorando così l'immagine della tua organizzazione.

La posta elettronica è una delle peggiori perdite di tempo lavorativo. Ne abbiamo già scritto.

Ma le responsabilità di alcuni dei tuoi dipendenti includono non solo la visualizzazione del contenuto della casella di posta, ma anche scrivere lettere commerciali: potenziali dipendenti, colleghi di lavoro, partner commerciali, rappresentanti di varie aziende ed enti governativi...

Il problema di molti dipendenti è che non hanno le competenze per scrivere lettere commerciali. Questo compito li confonde, costringendoli a modificare il testo per molto tempo.

Come scrivere lettere commerciali velocemente e in modo da farti capire

Anche il nostro collega ha dovuto affrontare lo stesso problema. Ma, fortunatamente, la nostra biblioteca aziendale ha un libro Sasha Karepina “L’arte della scrittura aziendale”. Ha aiutato più di un dipendente, saremo lieti se sarà utile nella tua azienda.

Un dipendente dell'azienda ha condiviso il suo problema e la sua soluzione:

“Credo che ognuno di noi abbia scritto lettere almeno una volta nella vita. (La corrispondenza con i bambini del campo per bambini e gli amici del villaggio, dove i miei genitori mi mandavano ogni estate a stare con mia nonna, non conta).

In questo articolo voglio raccontarvi di quanto sia stato difficile per me scrivere lettere ai clienti e di come il libro “The Art of Business Writing” di Sasha Karepina mi ha aiutato a superare le mie paure.

Tutto è iniziato con il fatto che sono arrivato a un nuovo lavoro, dove, appunto, mi sono trovato di fronte al problema di scrivere una lettera commerciale. La lettera, che conteneva al massimo 10 righe, mi ha richiesto né più né meno: 30 minuti.

Pensaci, ho passato 30 minuti a scrivere una lettera (leggendola adesso, mi vergogno), premendo “Invia” con mano tremante e aspettando con il fiato sospeso una risposta. E tutto perché non sapevo da che parte affrontare la lettera: da dove cominciare e come scrivere una lettera in modo che il cliente rispondesse.

Il problema era che neanche a me piacevano le lettere che scrivevo. Ma non potevo scrivere meglio di prima: quella era la mia acrobazia.

Vedendo quanto ero preoccupato ogni volta, un collega mi ha consigliato il libro "L'arte di scrivere in affari".

Quindi, quali difficoltà dobbiamo affrontare quando scriviamo una lettera?

1. Ci sono molti pensieri, ma da dove iniziare la lettera?
2. Mi gira di tutto per la testa: caro signore, agisca... Questo rende la lettera lunga e noiosa.
3. Voglio solo scrivere le espressioni clericali che ho memorizzato dai tempi della scuola. E un paio in ogni frase.
4. Come trasmettere l'essenza della lettera in modo che il destinatario ci capisca correttamente?

5 regole per aiutarti a scrivere lettere commerciali efficaci

1. Struttura la lettera

Una lettera commerciale deve contenere quanto segue elementi richiesti:

1. Introduzione.

• titolo;
• appello;
• scopo della lettera;

2. Parte principale.
3. Conclusione.

Devi scrivere una lettera dal generale allo specifico: la cosa più importante e brevemente all'inizio, quindi descrivere i dettagli.

Usa parole speciali nella tua lettera collegamenti, ad esempio:

per esempio, cioè, inoltre, inoltre, perché, di conseguenza, così, però, ecc.

Ti aiuteranno a collegare frasi e interi paragrafi, il che significa che i tuoi pensieri non saranno confusi e il lettore capirà facilmente l'essenza della tua lettera.

2. Determinazione del vantaggio per il destinatario

La cosa principale in una lettera è interessare il lettore a risponderti o a soddisfare la tua richiesta. E per fare questo bisogna cercare di capire i suoi bisogni, cercare di capire cosa interessa o preoccupa il destinatario. Ma non dimenticare che tutti i destinatari sono diversi. È necessario capire cosa riceverà il lettore se farà esattamente quello che gli chiediamo. E presentarlo come vantaggio.

3. Stile di scrittura

Particolare attenzione dovrebbe essere prestata allo stile con cui scrivi la lettera.

È necessario distinguere chiaramente stili personali e formali. L'uso di uno stile o di un altro dipende dalla situazione e dal contenuto del messaggio.

Aderendo ad uno stile personale, enfatizziamo la nostra personalità, mostriamo il nostro atteggiamento; Utilizzando uno stile formale, presentiamo i fatti.

Pertanto, se vogliamo dimostrare che stiamo parlando con il destinatario su un piano di parità, che lo comprendiamo, che vogliamo metterci d'accordo su base umana, o vogliamo lodarlo per il buon lavoro, è meglio usare uno stile personale.

Se devi scrivere un reclamo o un reclamo, uno stile formale sarebbe appropriato. Poiché lo stile formale è caratterizzato da caratteristiche quali: pressione dalla propria posizione, dichiarazione di fatti, dominio su qualcuno, critica. Anche se stai scrivendo a un funzionario governativo, è meglio scrivere in uno stile formale.

Dopo aver scritto la lettera, rileggila e assicurati di aver scelto lo stile corretto. Allora il destinatario non solo ti capirà, ma crederà anche nella sincerità del tuo messaggio.

4. Conclusione

L'errore più grande che si commette più spesso quando si scrive una lettera è non scriverne il finale.

Ricorda, non importa quanto bene descrivi l'essenza della tua proposta, non importa come abbellisci tutto con fatti e dettagli vividi, la lettera deve avere una fine. Dovrebbe essere semplice, chiaro e conciso.

In conclusione, è necessario sottolineare ancora una volta l'essenza della lettera e i vantaggi per il lettore. Questo è una sorta di effetto fissante.

Dopo aver letto il finale, il tuo destinatario dovrebbe capire quale dovrebbe essere la sua reazione alla lettera. Cosa ti aspetti da lui? Questo lo spingerà all'azione, cosa che, in effetti, ti aspettavi da lui.

5. Progettazione

Un testo bello e, soprattutto, formattato correttamente non solo interesserà il destinatario, ma gli farà anche venire voglia di essere letto. Pertanto, l’importanza della formattazione delle lettere non può essere sottovalutata.

Regole di progettazione:

1. Seleziona un carattere:

• serif: adatto per leggere da carta;
• sans serif: per leggere in corsa o sullo schermo;

2. Fare paragrafi nel testo
3. Seleziona le intestazioni;
4. Seleziona il testo di cui abbiamo bisogno:

• grassetto: evidenzia l'idea principale del testo;
• corsivo: puoi evidenziare frammenti del testo delle lettere ai clienti VIP o qualcosa di meno importante;
• enfatizzato - se vogliamo davvero enfatizzare qualcosa.

5. Creazione di elenchi:

• elenchi puntati - se il numero di elementi è compreso tra 3 e 5;
• elenchi numerati - più di 5.

Queste sono le regole semplici ma efficaci che ho scoperto dopo aver letto il libro “The Art of Business Writing”. Ora passo molto meno tempo a scrivere lettere (e i miei destinatari, spero, capiscano meglio cosa ci si aspetta da loro).

Spero che il mio articolo ti sia utile e aiuti te e i tuoi dipendenti a scrivere lettere commerciali a clienti e partner commerciali, nonché nella corrispondenza interna con i dipendenti.

Dopotutto, devi ammetterlo, tutto è abbastanza semplice. Allora perché non mettere in pratica questi semplici principi?

Ti consiglio di non rimandare la lettura del libro a domani e di iniziare a leggerlo oggi.

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16aprile

Ciao! In questo articolo parleremo di lettere commerciali.

Oggi imparerai:

1. Perché la corrispondenza commerciale non ha perso la sua rilevanza;
2. Quali tipi di lettere commerciali esistono e come sono formattate;
3. Come scrivere correttamente una lettera commerciale.

Ora fuori dalle nostre finestre è il momento dell'alta tecnologia e di Internet. Ma la corrispondenza commerciale non ha perso importanza e rilevanza, si è semplicemente spostata su altri media. Parliamo oggi del perché è importante essere in grado di comporre e formattare lettere commerciali.

Perché hai bisogno di corrispondenza commerciale?

Innanzitutto si tratta di un'opportunità per scambiare opinioni, suggerimenti e pensieri con dipendenti o partner commerciali. Con l'aiuto della corrispondenza esprimono reclami, richieste e chiariscono incomprensioni tra le aziende.

La corrispondenza commerciale è uno dei tipi di corrispondenza ufficiale.

Differenze tra lettere commerciali e altre

Le differenze principali sono le seguenti:

• Stilistica di presentazione;
• Vocabolario che non consente una chiara espressione delle emozioni;
• Fatto su carta intestata ufficiale della società;
• Il carattere non è troppo piccolo, ma nemmeno grande, ed è lo stesso in tutto il testo;
• Raramente occupano più di 1 pagina;
• Presenza di una rigida catena di comando ufficiale.

Tipi di lettere commerciali

Tutte le lettere commerciali possono essere suddivise in diversi gruppi. Ci soffermeremo su ciascuno in modo più dettagliato e forniremo una breve descrizione.

Lettere a cui non è necessario rispondere.

• Lettera di garanzia;
• Accompagnamento;
• Informativo;
• Lettera di avvertimento;
• Lettera di sollecito.

Lettere che richiedono una risposta.

• Appello;
• Offerta;
• Richiesta;
• Requisiti;
• Petizione.

Lettere non commerciali.

• Lettera di invito;
• Lettere di cordoglio;
• Lettere di gratitudine;
• Lettere che informano su qualcosa;
• Lettere contenenti raccomandazioni;
• Lettere di garanzia;
• Lettere che confermano che la merce è stata ricevuta, il servizio è stato fornito e così via;
• Lettere di congratulazioni in varie occasioni;
• Lettera di richiesta;
• Lettere di istruzioni;
• Lettere di copertura.

Lettere commerciali.

Di solito vengono utilizzati prima della conclusione di un accordo, nonché durante la validità del contratto.

Questi includono:

• Lettere di risposta a domande;
• Richiesta diretta;
• – una lettera in cui si propone di effettuare un'operazione o di concludere un accordo;
• Reclamo;
• Promemoria;
• Una lettera contenente un avvertimento sulla risoluzione dei contratti o sulla necessità di adempiere agli obblighi, ecc.

Se parliamo di classificazione per struttura, esistono 2 tipi di lettere commerciali:

• Contenente testo dell'autore e scritto in forma libera;
• Compilato secondo uno schema rigoroso.

Per destinatario.

• Circolare – una lettera inviata a più destinatari;
• Regolare: inviato a un destinatario per conto di una persona;
• Collettivo: inviato a un destinatario, ma da più persone.

Le lettere sono inoltre suddivise in base alla forma in cui sono state inviate:

• Inviato come messaggio fax;
• Inviato via e-mail;
• Quelli inviati in buste regolari.

Esistono tipi di lettere che, per ragioni etiche, dovrebbero essere scritte a mano anziché a macchina. Questo vale per le condoglianze e le congratulazioni.

Segreti di una corretta progettazione

Il testo della lettera è suddiviso in parti introduttive, principali e finali. Sono logicamente collegati tra loro. La parte introduttiva comprende le circostanze che hanno portato alla creazione della lettera, mentre la parte principale rappresenta il contenuto stesso. La parte finale riassume i risultati, che esprimono la richiesta, il rifiuto, ecc.

In generale, la corrispondenza commerciale con ogni responsabilità può essere definita un'arte, perché è necessario imparare a condurla correttamente, nel rispetto di tutti i requisiti. Dopotutto, molto spesso pensiamo solo alle informazioni presentate in modo chiaro e dimentichiamo il fatto che la lettera può essere considerata il volto dell'azienda.

Stilistica.

Ogni lettera è mantenuta in uno stile aziendale rigoroso, utilizzando mezzi di discorso caratteristici dei documenti ufficiali.

Requisiti per la presentazione delle informazioni.

Tutte le informazioni contenute nella lettera sono presentate come segue:

• Indirizzato, destinato a una persona specifica;
• Tutte le informazioni devono essere aggiornate alla data di scrittura;
• Affidabile;
• Imparzialmente;
• Ragionato;
• Nel modo più completo possibile, in modo che si possa prendere una decisione sulla base di esso.

Modulo.

Innanzitutto la lettera viene redatta su carta intestata di proprietà dell'azienda.

• Per scrivere una lettera commerciale si utilizzano fogli formato A4;
• Il margine sinistro del modulo deve essere di almeno 3 cm, poiché dopo qualche tempo verranno inviati al file;
• Sono indicati la denominazione sociale, la sede legale ed effettiva e l'indirizzo di posta elettronica;
• È preferibile utilizzare il carattere standard Times New Roman, dimensione 12. È il più ottimale ed è facile da leggere;
• È consentito redigere lettere commerciali senza utilizzare carta intestata, ma è comunque necessario fornire le informazioni contenute nel modulo.

Se la lettera riguarda transazioni di grandi dimensioni legate alla finanza o informazioni riservate di altra natura, non è consigliabile inviare tali lettere via fax o elettronicamente. È meglio alla vecchia maniera, in una normale busta di carta.

Numerazione.

Se la lettera è composta da più pagine, vengono numerate a partire dalla seconda. I numeri sono contrassegnati in alto al centro in numeri arabi. Non ci sono punti accanto al numero.

Divisione in parti.

Ciò significa dividere la lettera in paragrafi. Il testo non dovrebbe scorrere in un flusso continuo, altrimenti semplicemente non verrà percepito. Grazie alla divisione in paragrafi puoi vedere dove finisce un pensiero e ne inizia un altro.

Disponibilità di correzioni.

Non è consigliabile consentire correzioni, errori di battitura o cancellature. La lettera deve essere scritta correttamente e il testo deve essere stampato a intervalli di 1,5 - 2.

Dettagli utilizzati.

Indicheremo solo quelli principali, dato che ne abbiamo già brevemente parlato poco prima:

• Se l'impresa è di proprietà statale, viene utilizzato lo stemma della Federazione Russa. Si trova al centro del modulo ufficiale;
• Nome completo dell'azienda;
• Numeri di fax e telefono;
• Numero di conto bancario;
• Destinatario - e al nominativo si usa il nome dell'azienda destinataria; per indicare la carica e il cognome del destinatario si usa il dativo;
• Se il destinatario è in possesso di un titolo o titolo accademico, indicarlo prima del cognome della persona;
• Eventuali dettagli vengono scritti su una nuova riga e con la lettera maiuscola.

Lettera commerciale dopo una riunione

Hai tenuto un incontro di lavoro, c'era qualche prospettiva per. Discuteremo ulteriormente come riflettere questo in una lettera.

1. Innanzitutto, all'inizio della lettera, fai riferimento alla data e all'ora della tua comunicazione con il tuo potenziale partner, anche se sono trascorsi un paio di giorni dall'incontro.
2. Evita errori o frasi troppo complesse: mantieni la lettera breve e chiara, ma in modo tale che il destinatario voglia leggerla.
3. Menziona l'argomento della conversazione. Per esempio: " Abbiamo discusso di quanto costerebbe un vaso in stile veneziano”.
4. Assicurati che il destinatario della lettera esprima la sua opinione sull'argomento dell'incontro.
5. Indica un orario in cui puoi comunicare telefonicamente o incontrarti di persona.
6. Fai sapere al destinatario che non vedi l'ora di lavorare con lui: " Non vedo l'ora di futuri rapporti commerciali con voi«.
7. Termina la tua lettera con la frase seguente o simile: " I migliori auguri a te...».

Lettere commerciali elettroniche

È impossibile ignorare i requisiti per la loro progettazione, poiché ora sempre più lettere vengono emesse in formato elettronico anziché cartaceo. Dopotutto, è il 21° secolo.

Preparare una lettera commerciale elettronica non è difficile; i requisiti di formattazione sono identici a quelli delle lettere tradizionali. L'unica cosa è che tale lettera dovrebbe sempre avere un titolo (o oggetto) in modo che semplicemente non si perda nel flusso della documentazione.

Inoltre, quando si risponde a una lettera del genere, è meglio non cambiare l'oggetto della lettera, così capirai rapidamente cosa viene detto se ricevi molte email.

Inoltre, non dovresti utilizzare software all'avanguardia quando crei allegati a tali lettere; non è affatto un dato di fatto che il tuo destinatario abbia lo stesso. Se non è presente, la lettera semplicemente non si aprirà.

Non utilizzare emoticon quando si scrive una lettera commerciale in formato elettronico. La tecnologia è fantastica, ma mantienila professionale quando scrivi.

Qual è il termine ultimo per rispondere a una lettera?

Se la lettera è classificata come richiedente una risposta, il momento in cui rispondere dipende dalle informazioni contenute nella lettera:

• Se ricevi una richiesta, conferma che sia stata ricevuta entro i successivi tre giorni dal ricevimento. E la risposta definitiva potrà essere data entro un mese;
• Se si tratta di cordoglio, può essere inviato entro dieci giorni dal verificarsi del triste evento;
• È consentito inviare congratulazioni entro 8 giorni dal momento in cui hai appreso della data speciale;
• Se parliamo delle regole generali della buona educazione, allora è meglio rispondere alle lettere entro sette giorni.

Come scrivere una lettera commerciale: in un linguaggio semplice su cose complesse

Distinguere tra una lettera commerciale e una corrispondenza personale. Abbiamo già parlato più di una volta oggi di quali siano queste differenze, non dovremmo dimenticarcene. Ora vediamo come scrivere una lettera passo dopo passo.

Fase 1. Indichiamo il destinatario.

Nell'angolo in alto a destra del modulo scriviamo il cognome, le iniziali e la posizione della persona a cui indirizziamo la lettera. Se il destinatario è un'organizzazione, indicarne la sede legale.

Fase 2. Appello.

Lo posizioniamo al centro del modulo. Viene svolto in maniera rispettosa, senza abbreviazioni o cancellature.

Esempio: Caro (nome, patronimico)! Inoltre, è possibile rivolgersi al destinatario indicando la sua posizione. Ma quando ci si rivolge a una persona per nome, si riduce lo stress psicologico e si dimostra che il rapporto d'affari è stabile e consolidato.

Fase 3. Dichiarazione di scopo.

Spiega lo scopo della lettera, la sua essenza e le idee principali. Questa parte è quella principale. Scrivi cosa vuoi dire, qual è il motivo del tuo appello. Ma non dimenticare lo stile ufficiale e neutro.

Fase 4. Fare proposte e raccomandazioni.

Quasi tutte le lettere commerciali implicano che il destinatario risponderà. Generalmente ciò non è richiesto solo dalle lettere di carattere informativo. Pertanto, non limitarti a descrivere il problema, ma suggerire anche come risolverlo.

Se presenti un reclamo, chiedi che vengano adottate determinate misure; se ti offri di collaborare, indicaci quali opzioni sono disponibili.

In poche parole, chi riceve la lettera deve vedere che non solo vuole qualcosa da lui, ma anche capire come ciò può essere realizzato.

Come concludere una lettera commerciale

Una lettera commerciale deve essere scritta perfettamente. Il mancato rispetto delle regole di scrittura può influire negativamente sulla reputazione dell'azienda nel suo complesso. Pertanto, proponiamo ora di soffermarci più in dettaglio sulla progettazione della parte finale di una lettera commerciale.

Alla fine della lettera, riassumi tutto ciò che è stato discusso in precedenza. Ma non dovresti estendere le tue conclusioni in 10 frasi; dopo tutto, la brevità e la concisione sono apprezzate nelle lettere commerciali. È meglio limitarsi a frasi semplici.

Baseremo il finale su 2 indicatori: dovrebbe essere il più educato e corretto possibile. Ci sono diverse opzioni su come costruirlo.

Ecco alcuni esempi:

• Grazie per l'attenzione o l'aiuto: Grazie! (Permettimi di ringraziarti...);
• Esprimi le tue speranze per il futuro: Speriamo in una cooperazione reciprocamente vantaggiosa (speriamo di ricevere una risposta nel prossimo futuro...);
• Puoi costruire una frase per assicurare qualcosa al destinatario: Saremo lieti di collaborare con te;
• Fare una richiesta: Vi chiediamo di riportare i risultati;
• Ci scusiamo per eventuali disagi causati: Mi scuso per l'imprevisto ritardo nel pagamento del materiale.

Come dire addio al destinatario.

Nonostante la corrispondenza sia ufficiale, puoi salutarti in diversi modi.

Ecco alcune opzioni:

• Per quanto riguarda te...;
• Con auguri di successo...;
• Auguri…

Firmiamo correttamente.

Quando firmi la lettera, indica la tua posizione, nome e cognome. Se dubiti dell’appropriatezza di una frase del tipo: “ Cordiali saluti" - semplicemente non usarlo.

Puoi indicare i tuoi contatti, un numero di telefono aggiuntivo o un indirizzo email nella firma, così dimostrerai al destinatario che sei pronto a comunicare e collaborare con lui.

Nella prossima parte del nostro articolo vorrei parlare delle lettere commerciali in inglese.

Lettere commerciali in inglese

Non esiste una forma regolamentata per comporre tali lettere. Tutto dipenderà dallo scopo della lettera e da chi è il suo destinatario. Ecco alcune brevi raccomandazioni per la stesura.

Data di scrittura.

Se scriviamo negli Stati Uniti, quando indichiamo la data mettiamo prima il mese, poi il giorno e solo dopo l'anno. Se nel Regno Unito, la data viene inserita come nella Federazione Russa. In questo caso, scrivi il mese in lettere per evitare confusione.

Dettagli del destinatario.

• Se scrivi ad un uomo, contattalo in questo modo: Signor (inserire il cognome);
• Se una donna sposata: Signora (inserire il cognome);
• A una donna non sposata: Signorina (indicare il cognome);
• Se non conosci lo status della signora: Sig.ra (inserire il cognome).

Specificando l'indirizzo.

L'ordine è l'opposto di quello accettato nella Federazione Russa: ufficio, numero civico, nome della via, codice postale, nome dello stato (se si scrive negli USA), nome della contea e nome del paese (se si scrive nel Regno Unito).

Come contattare il destinatario.

Chiamate standard:

• Cara signora;
• Caro Signore;
• Gentile signore o signora;
• Cara signora;
• Caro.

Dopo l'indirizzo mettiamo una virgola (se scriviamo nel Regno Unito) o due punti (se scriviamo negli Stati Uniti). Non è consuetudine mettere un punto esclamativo.

Soggetto.

Assicurati di indicare l'oggetto della lettera, proprio come nella Federazione Russa.

Testo principale.

Dividilo in paragrafi. Oppure scrivi ogni frase su una nuova riga.

Come dire addio.

Ad esempio, in questo modo: " Ringraziandovi per l'assistenza, restiamo sinceramente Vostri"– Grazie, mio ​​devoto..., anche se potrebbe essere meno formale.

Registrazione della firma.

Mettiamo la nostra firma sotto il paragrafo di addio, indichiamo il nostro nome e cognome, il nome dell'azienda e la posizione.

Progettazione di applicazioni.

Se alleghi documenti, indicalo alla fine della lettera: “ Inc." ed elencare le applicazioni.

Cosa scrivere con la lettera maiuscola.

• Cognomi e iniziali;
• Nomi di società;
• Nomi di città, stati, ecc.;
• Qualsiasi parola che indichi la posizione ricoperta;
• Le prime parole di addio;
• Indirizzi di apertura.

Prima di concludere la conversazione, ecco alcuni esempi di lettere commerciali in russo e inglese.

Esempi di lettere commerciali in russo e inglese

Conclusione

Riassumendo, vorrei dire che una lettera commerciale è uno strumento di comunicazione in qualsiasi campo di attività. Se è scritto correttamente, presenterà sicuramente la tua azienda in una luce positiva.

D'altra parte, una lettera scritta in modo approssimativo e con errori può distruggere completamente l'attività più promettente. Scrivi le lettere correttamente e abbiamo provato a dirti come farlo.

Quante idee meravigliose non aspettano di essere realizzate, quante lettere vengono cancellate dopo 3 secondi di attenzione, quanti malintesi nascono ogni giorno a causa dell'incapacità di esprimere chiaramente i propri pensieri per iscritto! Un articolo brillante che vale la pena leggere per capire come scrivere al meglio lettere commerciali. All'MBA abbiamo insegnato questa abilità in modo semplice: quando scrivevamo articoli scritti, ci veniva dato un limite al numero di parole. Ad esempio, 3000. In caso di eccesso, sono stati detratti punti. E così scrivi un lavoro brillante, magnifico, e ottieni 4000... e poi passi molto tempo a fare editing, pensando a cosa è veramente importante e di cosa puoi fare a meno. Ogni parola deve colpire il bersaglio.

Probabilmente scrivi costantemente al lavoro: proposte per i clienti, promemoria per i capi, un flusso costante di e-mail ai colleghi. Quindi, come puoi assicurarti che i tuoi messaggi siano chiari e ben strutturati? Come distinguerli dal flusso generale di informazioni?

Cosa dicono gli esperti

I manager oberati di lavoro con tempo limitato potrebbero pensare che sviluppare le proprie capacità di scrittura aziendale sia un esercizio noioso e, in effetti, inutile. Tuttavia, è la capacità di strutturare una proposta interessante e ben scritta che ti permette di comunicare in modo efficace, sviluppare il tuo business e posizionarti correttamente. "Come ha giustamente notato una volta Marvin Swift, chiarezza di scrittura significa chiarezza di pensiero", afferma Cara Blackburn, docente senior di comunicazione presso il MIT Sloan School of Business. "Puoi avere le migliori idee del mondo, ma se non sai comunicare, nessuno le saprà", aggiunge. "Fortunatamente, ognuno ha il potenziale per migliorare nella scrittura aziendale", afferma Brian Garner, autore di The HBR Guide to Business Writing. "La capacità di scrivere una lettera non è un dono con cui le persone nascono", dice. "È un'abilità che sviluppi da solo." Ecco come scrivere in modo semplice, chiaro e preciso.

Pensa prima di iniziare a scrivere

Prima di prendere una penna o mettere le dita sulla tastiera, pensa a cosa vuoi dire. "Iniziare a scrivere subito è un errore comune che molte persone commettono", afferma Garner. “Sviluppano le idee mentre scrivono, motivo per cui un messaggio del genere risulta poco strutturato, i pensieri saltano da un argomento all'altro e si ripetono. Chiediti: qual è il messaggio dietro la mia email che il mio destinatario ricorderà dopo aver letto questa email, proposta o rapporto? Se tu stesso non riesci a rispondere in modo rapido e semplice alla tua domanda, è chiaro che avevi fretta mentre scrivevi il testo.”

"Dovresti prenderti un po' di tempo per schiarirti le idee", concorda Blackburn.

Scrivi in ​​modo specifico

Vai dritto al punto. Molte persone ritengono che la struttura e lo stile di scrittura insegnato a scuola non si traducano del tutto nella comunicazione nel mondo degli affari. "L'errore peggiore che si possa commettere nella scrittura aziendale è lasciare l'idea principale del messaggio nel mezzo della lettera", afferma Garner. Se presenti l’idea chiave in modo semplice e breve all’inizio della lettera, risparmierai tempo al destinatario e la tua ulteriore argomentazione sembrerà più convincente anche prima che la persona legga il tuo messaggio. Quando si preparano promemoria o proposte lunghi, Garner consiglia di dichiarare l'idea principale o la soluzione proposta "in 150 parole o meno" all'inizio della prima pagina. "Migliora la tua capacità di generalizzare e comunicare idee in modo conciso", afferma. "Se la parte introduttiva della lettera non ha successo, lo stesso si può dire dell'intera lettera nel suo insieme."

Non versare acqua

"Non usare tre parole quando una sola sarebbe sufficiente", consiglia Blackburn. Dopo aver letto, valuta criticamente la tua scrittura e assicurati che ogni parola sia mirata a trasmettere l'essenza della lettera. Rimuovi ogni parola o frase in più. Ad esempio, non si dovrebbe dire “unanimità universale di opinione”, perché dire semplicemente “unanimità” è sufficiente.

"Nel momento in cui il lettore si rende conto che il messaggio sta diventando troppo prolisso, l'attenzione inizia a spegnersi", afferma Garner. Suggerisce di usare una parola invece di una frase (è meglio sostituire la frase "punto di vista" con una parola - "opinione"), sostituendo costruzioni complesse con verbi specifici (fornire protezione a qualcuno - proteggere), usando abbreviazioni (inglese: don't invece di do not e we're invece di we are), e inoltre, quando possibile, utilizzare verbi attivi invece di quelli passivi (“do” invece di “be done”).

Evita il gergo e lo stile scientifico

La corrispondenza commerciale è accompagnata dall'uso di slang e abbreviazioni. Anche se spesso capita che il loro utilizzo non possa essere evitato nella corrispondenza, e talvolta si rivelano addirittura utili, indicano comunque pigrizia e confusione nei pensieri. Se c'è troppo slang, il destinatario inizierà a pensare che tu abbia scritto questo messaggio con il pilota automatico, e poi smetterà completamente di capire di cosa stai parlando. "Il gergo non aggiunge significato", afferma Blackburn, "mentre la chiarezza e la concisione non passano mai di moda". Garner suggerisce di creare una "lista nera" di parole ed espressioni gergali che dovrebbero essere evitate, come lista di controllo, limite, addebito, ecc. Dovresti anche evitare di usare un linguaggio troppo pretenzioso. Spesso gli autori credono erroneamente che usare parole complesse e belle invece di parole semplici sia un segno di intelligenza. Ahimè, questo è tutt’altro che vero.

Rileggi quello che scrivi

Mettiti nei panni del tuo lettore. Il tuo pensiero gli è chiaro, è espresso chiaramente? Il tuo testo è composto da frasi semplici e comprensibili? Blackburn consiglia di leggere i paragrafi ad alta voce. "Questo fa emergere i difetti: una frase pesante, una sezione con paragrafi inutilmente lunghi", dice. Non aver paura di chiedere a un collega o un amico di modificare il tuo lavoro, o meglio ancora, a diversi colleghi o amici. Dai loro la possibilità di esprimere la loro opinione e non offenderti. “Correggere un lavoro è un servizio amichevole”, afferma Garner, “non un atto di aggressione”.

Esercitati ogni giorno

"Scrivere è un'abilità", afferma Blackburn. "E le abilità migliorano con la pratica." Garner suggerisce di leggere ogni giorno materiale ben scritto e di fare attenzione nella scelta delle parole, nella strutturazione delle frasi e nell'espressione delle idee. "Inizia a prestare attenzione allo stile del Wall Street Journal", afferma. Acquista una guida allo stile e alla grammatica: Garner consiglia Fowler's Modern English Usage. Ancora più importante, dedica del tempo nel tuo programma alla correzione di bozze e alla modifica. “Scrivere un articolo e poi correggerlo è ciò che migliora il tuo stile. Basta non aspettarsi cambiamenti rapidi, consiglia Blackburn. “Questo tempo lo spendiamo per la cosa giusta, perché chi scrive testi di qualità fa anche bene il suo lavoro, e questo si nota”.

Ricorda quanto segue:

Cosa fare:

• Pensa in anticipo a ciò che devi dire per rendere il tuo messaggio il più specifico ed efficace possibile.
• Non sprecare parole, usa frasi brevi e scrivi sempre andando al sodo.
• Evita il gergo e le parole d'ordine. Dovresti invece puntare alla semplicità e alla chiarezza della presentazione.

Cosa non fare:

• Non affermare di non essere in grado di scrivere testi. Con la pratica costante, tutti possono sviluppare le proprie capacità di scrittura.
• Non dare per scontato che la primissima bozza della lettera sia la migliore, o almeno adatta. Qualsiasi documento può essere modificato.
• Non seppellire l'idea chiave del messaggio. L'essenza del messaggio dovrebbe essere dichiarata all'inizio.

Caso di studio n. 1: Non aver paura di chiedere aiuto a qualcuno.

Quando David McCombie iniziò a lavorare come consulente senior presso McKinsey & Company, si rese immediatamente conto che lo stile di scrittura che aveva imparato alla Harvard Law School era completamente inadatto alla comunicazione aziendale a livello dirigenziale. "Il problema era la struttura del mio ragionamento", ricorda David. "Ottenere la prospettiva esterna di cui avevo bisogno mi ha insegnato ad arrivare al nocciolo della questione più rapidamente."

"Lo stile giuridico o accademico è caratterizzato dalla costruzione di materiale a partire da una descrizione lunga e noiosa dell'intero processo, mentre la conclusione è rinviata alla fine", spiega. "Tuttavia, nella corrispondenza commerciale è meglio iniziare con le conclusioni e non viceversa."

David ha trasferito questo approccio al lavoro alla società di investimento privata che ha creato a Miami - The McCombie Group. "Le lettere che ritengo più importanti le invio al mio partner in modo che possa rileggerle", afferma David, cosa che trova più efficace che modificarle lui stesso. Stiamo ora parlando di come trasmettere al meglio questa o quell'idea, per esprimerla in modo più accurato.

Il lavoro sui testi ha una connessione diretta con il fatto che l'opinione di David è importante nel campo in cui è un professionista riconosciuto. Attualmente è impegnato a scrivere un libro intitolato The Family Office Practitioner's Guide to Direct Investments, che occupa un posto speciale nell'ambiente in cui la sua azienda si è affermata.

"Anche se avessi capito tutto sulla scrittura di lettere commerciali, preferirei continuare a migliorare in questa materia, perché lavorare su te stesso e sulle tue capacità è la chiave del successo", afferma David. Più pratica è, meglio è.

Caso di studio n. 2: Impara a scrivere correttamente le lettere

Tim Glova è riuscito a costruire una carriera di successo nel campo del marketing strategico, ma ha deciso di andare oltre. "Volevo essere visto non solo come un tecnocrate, ma come un leader premuroso", afferma Tim. “Per fare questo, avevo bisogno di parlare in pubblico e presentare loro le mie idee”.

Sapeva che il discorso doveva essere chiaro, doveva essere facile da capire e costruito correttamente, e allora la sua reputazione avrebbe guadagnato ancora più peso. Le sue lettere furono accolte con entusiasmo da colleghi e specialisti del suo stesso livello, ma la sua esperienza era più sul piano scientifico. Così Tim ha iniziato a leggere tutti i tipi di letteratura economica, come McKinsey Quarterly, per farsi un'idea dello stile. "Ho studiato il modo in cui comunicavano", dice Tim, "e ho cercato di scrivere in modo che il mio testo sembrasse chiaro e convincente".

Tim è riuscito a migliorare non solo i suoi messaggi, ma anche le sue e-mail e i messaggi vocali. "Questa capacità permea tutto il suo stile di comunicazione", affermano i suoi colleghi. E i lavori di Tim hanno trovato i loro lettori. Alcuni dei suoi lavori sono stati scaricati 100.000 volte e un'organizzazione Fortune 50 ha recentemente utilizzato uno dei suoi lavori come programma interno per la formazione e lo sviluppo del personale.

Tim è soddisfatto dei suoi progressi, ma allo stesso tempo crede che non dovrebbe fermarsi qui. “Non dobbiamo mai smettere di lavorare su noi stessi”, riassume. "Una volta acquisita un'abilità, è necessario rafforzarla."

Ciò che non viene ancora menzionato nell'articolo, ma lo aggiungerei sicuramente, è l'importanza di una progettazione corretta, bella, appropriata. Tali documenti sono facili da leggere. Elenchi puntati, allineamento delle distanze tra le linee, dimensione del carattere: tutto questo è stato inventato per rendere il tuo documento comprensibile, non elegante. L'aspetto del documento è importante quanto un aspetto ordinato ed elegante quando si arriva a una riunione di lavoro.

In linea di principio non dovrebbero sorgere domande su come e con quali mezzi possano essere creati e inviati. Tuttavia, non tutti sono pronti ad iniziare subito questo compito quando si tratta di lettere ufficiali, soprattutto quando l'autore della lettera si aspetta di ricevere una risposta. Ti svelo un piccolo segreto della corrispondenza commerciale: più rigoroso è il carattere e lo stile della lettera, maggiore è la possibilità di una risposta da parte del destinatario. In questa lezione fornirò diversi esempi di email che dovrebbero aiutare gli utenti a decidere il proprio stile e successivamente a comporre i messaggi nel modo più competente.

Per prima cosa dobbiamo decidere quale sarà la natura della lettera che stiamo creando. Divido tutte le email in uscita in tre tipologie principali:

• Offerta commerciale
• Inchiesta d'affari
• Indirizzo amichevole

Di conseguenza, per tutti e tre i tipi dispongo di modelli, sia sotto forma di semplici file di testo, sia sotto forma di modelli su misura per programmi di posta elettronica specifici. Passiamo a ciascuno di essi in ordine.

Offerta commerciale

Ciao (buon pomeriggio), [nome della persona a cui si rivolge]!

Si consiglia di indicare il nome in qualsiasi lettera durante la comunicazione, perché un indirizzo personale mette una persona in uno stato d'animo amichevole. Tuttavia, se ancora non riesci a trovare il nome, sarà sufficiente un modello di saluto.

Permettetemi di presentare alla vostra attenzione un nuovo servizio (nuovo prodotto) della nostra azienda [nome dell'azienda].

Permettetemi di offrire collaborazione nel campo di [nome del campo di attività].

Successivamente, descrivi brevemente i vantaggi della tua proposta in termini di prezzo o alcune caratteristiche di qualità. La cosa principale è non esagerare. Megabyte di testo, e persino integrati con immagini luminose e prive di significato, spaventano solo le persone. Se il destinatario della lettera è interessato alla tua offerta fin dalle prime righe, ti contatterà sicuramente per ulteriori informazioni.

Se sei seriamente intenzionato a convincere le persone giuste a contattarti la prima volta che le contatti, allora ha senso pensare a una portata oltre la semplice e-mail. Sarebbe una buona idea creare account in servizi come ICQ eSkype. A volte è molto più facile per una persona contattarti tramite telefono normale, se, ovviamente, hai lasciato premurosamente il numero nella tua firma.

Perché è necessario duplicare il proprio indirizzo e-mail nella firma, si chiede, se viene inoltrato automaticamente dal server di posta. La regola è che un eccesso di informazioni nella corrispondenza commerciale non è mai superfluo. Immaginiamo una situazione in cui la tua lettera viene ricevuta da una persona che potenzialmente non è interessata all'offerta o che semplicemente non è competente per rispondere correttamente. Inoltra il messaggio ricevuto a un altro utente, ma per qualche motivo le informazioni sul vero mittente vengono perse dai dati aggiunti automaticamente, il che rende difficile contattarti. Tuttavia, sarà sempre sufficiente guardare la firma per determinare l'autore della lettera e i suoi contatti necessari.

Inchiesta d'affari

Ciao buon pomeriggio)!

Oppure, se il nome del destinatario è noto, allora (Caro, [Nome, Patronimico])!

Si prega di fornire informazioni sul prodotto (servizio) [nome del prodotto/servizio] con una descrizione di tutte le caratteristiche e qualità competitive.

In base alla Legge Federale della Federazione Russa [numero e data del documento], chiedo di fornire informazioni [descrivere i dati necessari per ottenerli].

Puoi anche contattare la gestione di un particolare servizio su Internet se i tuoi diritti vengono violati.

In relazione alla violazione della clausola [numero della clausola nel contratto d'uso] del contratto d'uso, vale a dire: "[citare il testo completo di detta clausola]", vi chiedo di condurre un'indagine e di adottare sanzioni adeguate contro i colpevoli [ responsabile (se stiamo parlando di dipendenti del servizio)] persona [sito (nome del sito)]. Si prega di segnalare i risultati dell'ispezione e le sanzioni imposte a [il proprio indirizzo email].

Indirizzo amichevole

Saluti (buona giornata) (ciao), [nome della persona]!

Quando ci contatti per la prima volta in modo amichevole, un buon indicatore sarà la completezza del tuo messaggio di testo. Un testo voluminoso e scritto correttamente indicherà il tuo grande interesse nel contattare la persona giusta e susciterà il desiderio di una risposta. Non dimenticare di aprire la conversazione con alcune domande iniziali.

E-mail di esempio